CIRCULAIRE PERS 793 RELATIVE AUX INDEMNITES DE DEPLACEMENT

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1 INFO AUX RESPONSABLES N du 28 Mai 2014 CIRCULAIRE PERS 793 RELATIVE AUX INDEMNITES DE DEPLACEMENT Contexte La Pers 793 relative aux indemnités de déplacement dispose que : «Le remboursement des frais de repas et de chambre exposés à l'occasion de déplacements pour le service hors de la résidence normale ou provisoire d'emploi des intéressés, est effectué suivant un régime de forfaits fixés en fonction des prix réels pratiqués dans les hôtels et restaurants de la région considérée.» L ouverture à indemnité pour les repas intervient comme suit : «Pour qu'il y ait ouverture du droit à cette indemnité, il faut que l'agent se soit trouvé en déplacement pour raison de service pendant les heures normales de repas, lesquelles sont comprises entre 11 heures et 13 heures pour le déjeuner et entre 18 heures et 21 heures pour le dîner, étant entendu que ces heures sont celles de fin de travail ou de fin de déplacement». Ainsi, au regard de la règlementation propre aux IEG, comme l ont confirmé plusieurs jugements de Conseils de Prud hommes et de tribunaux de grande instance, il n est nullement nécessaire de présenter une facture ou tout autre justificatif de frais engagés pour bénéficier du forfait dès lors que le déplacement s inscrit dans l activité du salarié (bon de travail, ordre de mission permanent ou ponctuel, convocation ). Le niveau des indemnités est fondé sur un barème géographique revalorisé annuellement selon l indice INSEE de la restauration et de l hôtellerie. Ce barème est fonction du collège d appartenance du salarié (cadre ou autres collèges). Il est rappelé qu en cas de déplacement avec un cadre, l indemnité cadre s applique à tout le monde. Il faut préciser que la Pers 793 parle bien d indemnité et non pas seulement de remboursement de frais. Il est donc nécessaire de noter qu un déplacement professionnel constitue une contrainte pour un salarié et que cette contrainte mérite une compensation. En complément aux déplacements, la Pers traite également de l indemnité de panier. Les employeurs, ne se satisfaisant plus de ces modalités, souhaiteraient revoir complètement les modalités de versement de ces indemnités au motif que celles-ci génèrent des redressements ainsi que des pénalités URSSAF. Un autre argument officiel porte sur l évolution des territoires des entreprises et la difficulté à suivre les barèmes. Il est par contre acceptable de considérer que la différenciation barème cadre et autres collèges n a plus lieu d être. Il en est de même de constater que les barèmes ne concordent plus forcément avec la réalité des prix et qu il n est pas toujours possible pour un salarié de faire une avance d argent pour ces déplacements.

2 A ces motifs, il faut ajouter les vraies raisons des employeurs : ils veulent réduire le coût des indemnités de déplacement, car celles-ci représentent pas loin de 200M. Aussi, compte tenu des réformes d organisation continuelles, il y a lieu de s attendre à une nouvelle augmentation des territoires, donc des déplacements et donc du volume des indemnités de déplacement. Les employeurs en mettant en place de nouvelles modalités de prise en charge des frais de déplacement peuvent espérer plusieurs dizaines de millions d euros de gain. Ces gains porteraient certes sur la fin des redressements par l URSSAF, mais aussi sur la récupération de la TVA sur les dépenses de restaurant et d hôtels et des économies sur les frais de déplacement eux-mêmes. Comment peut se dérouler la négociation? Nous rappelons que la modification d une Pers étendue ne peut se faire que par un accord de branche étendu ou par décision des pouvoirs publics (art L du code de l énergie). Les employeurs ne peuvent donc pas changer les choses unilatéralement. Contenu de la 1 ère proposition des employeurs Le premier élément à mettre immédiatement en exergue est l intitulé et l objet : il s agit pour les employeurs d un projet d accord sur les frais de déplacement et non pas sur les indemnités. La contrainte et le désagrément que peuvent engendrer un déplacement ne sont jamais évoqués dans le texte. Le projet prévoit donc uniquement la prise en charge des frais de restauration et d hébergement. Cette prise en charge se ferait selon le choix de l entreprise et non du salarié, comme suit : «Soit sous la forme de remboursement "aux frais réels plafonnés" sur justificatif ainsi que sur présentation d une facture,». Le justificatif porte sur la justification du déplacement (ordre de mission, bon de travail, attestation de présence, titre de transport, convocation, etc.). «Le déplacement professionnel s entend du déplacement réalisé et justifié, pour l exercice des activités inhérentes à l emploi, pour une mission particulière, pour un mandat représentatif, pour participer à un stage, dans le cadre d une mutation ou pour répondre à toute convocation de l entreprise La facture doit attester du montant réellement payé par le salarié (sur laquelle doivent obligatoirement figurer l identité sociale et les coordonnées de l établissement, y compris restaurant d entreprise, le montant de la TVA, la date, etc.).». Les plafonds sont définis dans le tableau ci-dessous en TTC à l entrée en vigueur de l accord : Aires Urbaines * - territoires Petit Déjeuner Repas Chambre Paris Aires Urbaines * suivantes et Corse Reste du Territoire métropolitain Autres : DOM *Une aire urbaine est un ensemble de communes d un seul tenant et sans enclave, constitué par un pôle urbain et par une couronne périurbaine. Cette dernière est formée de communes rurales (au sens du découpage en unités urbaines) ou d unités urbaines dont au moins 40% de la population résidente ayant un emploi travaille dans le pôle ou dans des communes attirées par celui-ci. La couronne périurbaine est construite à partir d un processus itératif. On effectue quelques corrections finales pour éliminer les communes isolées géographiquement et pour inclure les communes enclavées. Cependant, il peut arriver qu une aire urbaine se réduise au seul pôle urbain. La liste des aires urbaines est actualisée par l'insee. Les 29 aires seront précisées, elles correspondent aux grandes agglomérations.

3 «Soit sous forme de prise en charge directe par l employeur dans le cadre de conventions passées avec des prestataires». Ce volet peut s entendre via des conventions avec des restaurateurs ou des hôtels bien définis où le salarié en déplacement sera tenu de manger ou de se loger, ou encore via un prestataire tel qu aujourd hui Protravel pour EDF ou HRG pour GDF SUEZ ou toute autre agence. «Soit de tout support de paiement remis par l'employeur au salarié pour lui permettre d'acquitter son repas.». Il faut comprendre ici des moyens tels que carte de crédit à paiement différé ou bon de restauration ou même éventuellement ticket restaurant. «Soit, pour les salariés contraints de se restaurer hors des locaux de l'entreprise ou sur le chantier, sur la base du forfait ACOSS correspondant». Le forfait ACOSS est une allocation forfaitaire qui ne doit pas excéder certains montants fixés par un arrêté ministériel du 20 décembre 2002 et revalorisés chaque année. Pour 2014, il est de 6,10 (prime de panier) pour un salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé), de 8,70 pour un salarié non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l'entreprise ou sur chantier), de 17,90 pour un salarié contraint de prendre son repas dans un restaurant, de 64,10 pour une chambre en Ile de France et 47,60 ailleurs. Le forfait ACOSS ne nécessite pas de facture, mais le déplacement doit être avéré. L entreprise ne paie alors pas de charges sociales sur ce forfait. Dans la proposition des employeurs, les frais sont remboursés de manière identique pour tous les collèges. Il n y a plus de zone habituelle de travail. Chaque entreprise déterminerait par accord avec les organisations syndicales représentatives les modalités appliquées chez elle. En cas de non accord, l accord de branche s appliquerait. De fait, en absence d accord d entreprise, celle-ci a toute liberté pour décider ce qu elle fait. Le risque d un non accord est important et ne doit pas être sous-estimé. Une mesure de raccordement serait mise en œuvre pour compenser l incidence de l instauration des nouvelles mesures. Cette mesure correspondrait à un capital à définir à partir des remboursements réellement perçus par le salarié sur les 12 ou 24 derniers mois. Pour la prime de panier, le différentiel sur 12 mois sera indemnisé. La prime de panier serait ensuite limitée au montant ACOSS. Comparatif entre la pers 793 et la proposition des employeurs Forfait actuel pers 793 Ce forfait a l intérêt de la simplicité de sa mise en œuvre. Il laisse toute liberté au salarié dans le choix de sa restauration ou de son hébergement. Il permet de compenser le désagrément du déplacement par un éventuel différentiel entre le forfait et coût de la solution choisie par le salarié : il peut donc indemniser la contrainte liée au déplacement. Il nécessite l avance des frais s il n y a pas d avance permanente de l employeur. Les niveaux de remboursement sont globalement satisfaisants hormis pour l hébergement dans certaines

4 grandes villes où le forfait est bien en deçà des tarifs constatés. Une remise à niveaux serait nécessaire. Ce forfait pose problème aux employeurs du fait de son assujettissement aux cotisations sociales. Pour le salarié, la seule contrainte qui pourrait apparaître est la fiscalisation sur le revenu de la part du forfait excédent le forfait ACOSS et la nécessité de fournir un justificatif du déplacement. L autre inconvénient est la différenciation des niveaux de forfait par collèges qui est totalement archaïque. Il convient également de noter la référence à la zone habituelle de travail avec minoration de 10% de l indemnité et que celle-ci est inégalement mise en œuvre selon l unité ou l entreprise. Frais réel plafonnés proposition des employeurs Ce système offre une totale transparence tant vis-à-vis de l URSSAF que du fisc, il ne laisse planer aucune suspicion vis-à-vis du salarié. Il nécessite une avance de frais de la part du salarié comme dans le système pers 793. Il ne rémunère pas la contrainte. Le plafonnement doit tenir compte de l histoire des IEG (forfait) et non pas servir de prétexte à une réduction du niveau de remboursement. Pour l employeur, ce système est simple à mettre en œuvre pour diminuer le coût des déplacements : Récupération de la TVA sur les factures de restaurant et d hôtel ; Remboursement sur des frais réellement engagés ; Pas de problème URSSAF ; Maîtrise de l évolution des coûts ; Baisse probable du poste «frais de déplacements» ; Le seul inconvénient pour l employeur porte sur la gestion du système, mais cela reste limité. Accords avec des partenaires Ce système est très favorable aux employeurs. Il leur offre les mêmes avantages que le précédent surtout en matière de maîtrise de coûts. Pour les salariés, il y a les mêmes désagréments que le précédent avec, en plus, ne pas pouvoir choisir librement son lieu de restauration ou d hébergement. Support de paiement remis par l'employeur au salarié Ce mode offre les mêmes caractéristiques que les frais réels, hormis que le salarié ne fait plus d avance. Forfait ACOSS Système simple et efficace pour les employeurs, il supprime, pour eux, tous les inconvénients du forfait actuel avec en plus à la clé une réduction des coûts. Seul bémol, ils ne récupèrent pas la TVA. Pour le salarié, il conserve la liberté de son mode de restauration ou d hébergement, mais les niveaux de forfaits constituent une régression par rapport au forfait actuel IEG. Risques que porte la négociation Il y a tout d abord l opposition entre deux textes réglementaires : le statut (Pers) et la réglementation sécurité sociale (URSSAF). Il y a une injonction contradictoire entre ces deux textes et les employeurs peuvent légitimement s en prévaloir auprès des pouvoir publics pour faire évoluer le contexte réglementaire : Si la tutelle (ministères de tutelle) décide que l URSSAF n a rien à dire, le statu quo s impose.

5 Si elle décide que la Pers est obsolète, il y a nécessité de négocier pour éviter un choix abrupt de la tutelle qui pourrait desservir les salariés. Deux solutions sont alors possibles : Maintien du forfait actuel avec systématiquement cotisations URSSAF au-delà du forfait ACOSS. Les employeurs respectent les deux textes, mais les coûts croissent. Cet accroissement reste tout de même très marginal au regard des chiffres d affaires des entreprises, de la masse salariale et même de l ensemble des frais de déplacements. Nous pouvons penser qu il s agit donc ici d un non problème et que les employeurs s agitent pour pas grand-chose. Le risque pour les salariés est l intégration dans le revenu imposable de la part au-dessus de l ACOSS via un alignement du fisc sur l URSSAF comme c est le cas pour les tarifs particuliers énergie des agents. Choix d une ou des solutions du projet d accord. Les salariés y perdent et les employeurs ont toute liberté de manœuvre. La négociation devrait intégrer impérativement l aspect contrainte du déplacement. Pour les employeurs, la contrainte est traitée par la PERS 691, (indemnité de grand déplacement), pour nous la PERS 691 ne répond pas au problème des déplacements quotidiens et de la contrainte qu ils imposent tant pour les repas que pour l hébergement. Toute évolution devra admettre que la contrainte est aujourd hui indemnisée, certes de manière tacite, et que les salariés ne doivent pas perdre ce revenu non officialisé lié à la contrainte. Il est toutefois peu probable que les employeurs adhèrent à notre perception. Conclusion La négociation porte un risque syndical : les salariés des IEG sont attachés au forfait. Pour certains métiers, le forfait est un facteur d attrait pour les postulants. Nous pouvons difficilement aller à l encontre des souhaits des salariés. Et ce d autant plus que ce dossier ne met pas en péril les entreprises de la branche. En conclusion, nous devons revendiquer au niveau de la branche l indemnisation de la contrainte.