Manuel de Formation COMPTABILITE 2002

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1 Manuel de Formation COMPTABILITE Création d'une société Paramétrage général 4 a. Les coordonnées 4 b. Les préférences 5 c. Les racines de comptes 7 d. Les utilisateurs 7 e. Le plan comptable 8 f. Les journaux La saisie des écritures 12 a. La saisie standard 12 b. La saisie guidée 15 c. Saisie d une écriture en Devises La consultation de compte et le lettrage 19 a. La consultation et le lettrage manuel 19 b. Le lettrage automatique Le rapprochement bancaire La recherche d écritures Les éditions courantes 22 a. Les journaux 22 b. Le grand-livre 23 c. La balance Les autres éditions 25 a. La déclaration de TVA 25 b. La balance agée et la prévision de règlement 25 c. Les relances clients Les clôtures mensuelles et annuelles 26 a. La centralisation des journaux 26 b. La clôture mensuelle 26 c. Les éditions de fin d'année 26 d. La clôture annuelle Traitements particuliers 28 a. maintenance 28 b. réimputation La sauvegarde 28 1

2 1 - Création d'une société : Menu Dossier - Nouveau 1 er écran : permet aux utilisateurs d'une version antérieure de récupérer leurs données. 2 ème écran : lorsqu'une société a déjà été créée avec un autre logiciel EBP, vous pouvez récupérer les données communes c est à dire l adresse, le siret On vous demande ensuite les dates d exercice, ATTENTION, après validation de la création, la date de début d'exercice n'est plus modifiable. 2

3 Vous devrez aussi sélectionner les journaux que vous aurez à utiliser, le logiciel les créera par défaut avec les codes AC pour les achats, VE pour les ventes, OD pour les opérations diverses, BQ pour la banque, CA pour la caisse et AN pour les A-nouveaux. Vous n êtes pas obliger d utiliser ces codes surtout pour les banques où les initiales (SG, BNP, BPROP ) seront plus faciles à retenir que BQ1, BQ2 Sélectionnez ensuite le type de rapprochement bancaire que vous désirerez faire dans vos journaux de banque. Le type dépendra de la manière dont vous saisirez vos écritures en banque. Deux méthodes sont possibles : a - Contrepartie en pied de journal : on fera alors un rapprochement par journal La contrepartie sur la banque se fait en fin de mois uniquement MARION Règlement F , DUPOND Règlement F , MARTIN Règlement F , RICHARD CHQ SG N , BNP Total Recettes , BNP Total Dépenses 6 700,00 b - Contrepartie Ligne à Ligne : on fera alors un rapprochement par compte La contrepartie sur la banque se fait quand vous la voulez MARION Règlement F , BNP Règlement F , DUPOND Règlement F , MARTIN Règlement F , BNP Total Remise , RICHARD CHQ SG N , BNP CHQ SG N ,00 Sélectionnez ensuite le Plan Comptable Général que votre société utilisera (Abrégé, de Base, ou Développé). Cliquez sur Terminer et la société se crée. 3

4 2 - Paramétrage général a. Menu Dossier - Propriétés - Coordonnées On retrouve l'adresse, le statut de la société (...) saisi lors de la création du dossier. On peut aussi mettre un mot de passe pour le dossier (le saisir 2 fois pour s'assurer qu'aucune erreur de saisie n'a été faite). L'onglet "Trésor Public" devra être rempli si vous désirez éditer votre déclaration de TVA par le logiciel. Attention, dans l adresse du trésor public, pensez à mettre le nom du Centre des Impôts où vous envoyez votre déclaration. 4

5 b. Menu Dossier - Propriétés Préférences Pour pouvoir créer plusieurs utilisateurs qui auront plus ou moins de droits. A chaque lancement de la comptabilité, le logiciel ouvrira le dernier dossier Si vous avez des abonnements (ex : 500 de loyer tous les mois), le logiciel les détectera à chaque ouverture du dossier et vous proposera de les é é Permet de saisir l'analytique sur les comptes de classe 6 et 7 Permet d'avoir un Total Recettes/Dépenses si on utilise une contrepartie pied de journal Ouvre toujours le journal d'an sur le 1 er mois de l'exercice Une écriture d attente peut être générée si le journal est déséquilibré Permet de faire de l'analytique sur les comptes de classe 2. 3 solutions : - Indique le nom du compte à chaque ligne. - Reprend le libellé de la 1 ère écriture - Vous devez saisir le libellé sur chaque ligne d'écriture. Permet de définir une date d'échéance pour les comptes clients et fournisseurs. - Automatique : la date d'échéance sera calculée suivant les conditions du tiers et ne sera pas modifiable. - Une seule échéance : la date d'échéance sera calculée suivant les conditions du tiers et pourra être modifiée en saisie. - Echéancier détaillé (Version Pro) : La saisie de plusieurs dates d'échéances 5 sera possible pour une même facture

6 L'onglet Consultation : On va indiquer les dates de consultation par défaut. Par exemple : lorsque l'on consulte un compte, le plus souvent on le consulte du début de l'exercice jusqu'à la date du jour (mois courant). On indiquera aussi l'écart maximum que l'on va autoriser pour le lettrage MANUEL. Le lettrage approché se fait lorsque l'on a une différence entre la facture et son règlement. Le logiciel propose de générer une OD, que l'on accepte ou non. L'onglet Impression : Permet de définir les dates d'impression que l'on souhaite le plus souvent. L onglet Création : Permet de modifier le type de rapprochement bancaire que l on veut faire ainsi que de sélectionner le plan comptable général auquel on veut accéder (différent du plan comptable entreprise) L'onglet Exercice : donne les dates d'exercice du dossier, seule la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie sont modifiables jusqu à un maximum de 24 mois après la date de début. L'onglet Analytique : Permet de définir jusqu'à 3 axes analytiques. Un axe analytique va représenter une analyse, on peut par exemple avoir une analyse par services, une autre par produits... 6

7 c. Menu Dossier - Propriétés - Racines de Comptes L'onglet TVA : Permet de définir les différents taux de TVA et leurs racines comptables ainsi que le type (TVA sur les débits : on déclare la TVA d après les factures, TVA sur les encaissements : on déclare la TVA lors du règlement.) L'onglet Tiers : Permet de définir les racines de comptes sur lesquels on veut faire du lettrage (Par défaut de 4 à 469). Attention si on ne fait pas du lettrage sur un compte et que celui-ci est coché lettrable, lors de la clôture annuelle, le logiciel conservera le détail. Les racines Clients et Fournisseurs seront utilisées lors de l impression de la balance générale ou du grand livre général c est à dire que le logiciel ne donnera pas de détail pour tous les comptes commençant par ces racines. L onglet Comptes de Gestion : Les comptes de charges exceptionnelles ou produits exceptionnels sont les comptes que le logiciel utilisera par défaut lors des différences en lettrage manuel approché. L onglet Comptes Divers : C est ici que l on mettra le compte d attente que le logiciel utilisera dans le cas où on ferme un journal non équilibré. ATTENTION : Après modification des racines de comptes, toujours lancer un recalcul des soldes (Menu Outils Maintenance). d. Menu Dossier - Utilisateurs - Liste des Utilisateurs Permet de créer plusieurs utilisateurs qui auront chacun certains droits. (Droit de consulter mais pas d'imprimer, droit de clôturer...) Lors de l ouverture de la comptabilité, il faudra alors saisir le code de l utilisateur, son mot de passe puis celui du dossier s il y en a un sur le dossier. 7

8 e. Plan comptable et gestion des comptes (Menu Données - Plan Comptable Entreprise) Les comptes sont classés par classe comptable (différents onglets). On n'est pas obligé de se mettre sur la bonne classe pour créer un compte. Pour consulter et lettrer un compte Pour imprimer l'extrait de compte. Imprimer l'échéancier prévisionnel du tiers. Saisir ici les premiers chiffres ou lettres du comptes cherché. Le bouton P.C.G ouvre la liste des comptes du plan comptable général. On peut alors récupérer les comptes sélectionnés par le bouton Transférer". 8

9 Pour les comptes de tiers. Interdit la saisie dans un sens ou dans l'autre. Pour les comptes 445, 6 et 7, pour éditer la déclaration de TVA : France : opérations imposables, CEE : intracommunautaire, Export : export. hors CEE... Sans échéance : ne donne pas l écran de l échéancier détaillé pour les comptes de tiers. Sans analytique : ne donne pas l écran d analytique pour les comptes 6, 7 et 2 (version Pro) Pour les comptes de TVA : Débit, on déclare la TVA d après les factures. Encaissement, on déclare la TVA d après les règlements. Centralisation physique : supprime le détail d'un compte pour générer un cumul : DECONSEILLE Centralisation Grand Livre : Peut cacher le détail d un compte en n imprimant qu un total mensuel (pratique pour les compte de TVA si on est sur les débits) Centralisation Journal : Peut cacher le détail d un compte en n imprimant qu un total pour la période demandé. Les centralisations Journal et Grand livre ne sont pas dangereuses car ne se font qu à l impression et que si on le demande. Lors de la création d'un compte, s'il s'agit d'un tiers, les onglets Adresse, Contact, Banque et Fact, vont permettre de saisir des informations complémentaires. Les conditions de règlement (Onglet Fact) permettront un calcul automatique de la date d'échéance lors de la saisie. L'onglet Analytique permettra pour les comptes de classe 6 et 7 d'affecter une grille analytique. L'onglet Divers est le plus important à remplir. Seuls les comptes de type "Détail" permettent la saisie d'écritures, les types "Racine" sont des comptes collectifs qui apparaissent en bleu lorsqu'ils correspondent à une sous-classe (2 chiffres) ou en italique autrement. 9

10 f. Les journaux (Menu Données - Journaux) Permet de saisir dans une devise différente de la devise du dossier. Informations sur la banque (adresse, RIB...) Le numéro de pièce peut être directement saisi (Manuelle) ou automatiquement incrémenté à partir du "Dernier numéro de Pièce" (Continue). La numérotation Périodique change le numéro en début de mois. Pour un journal de banque : Aucune : Il faut saisir le compte de contrepartie Ligne à ligne : Propose le compte de trésorerie à chaque ligne. On fera alors un rapprochement bancaire par compte (Cf page 3 Pied de journal : Calcule les soldes en fin de mois uniquement. On fera alors un h b i (Cf 3 Il faut indiquer le compte qui correspond au journal pour que la contrepartie soit automatique. Permet d'associer un numéro de compte ou un libellé souvent utilisés à un raccourci clavier. En faisant Ctrl + 1 au moment de saisir le numéro de compte, on aura le 580 En faisant Ctrl + 2 au moment de saisir l'intitulé on aura "Règlement de" qu'il suffira de compléter. 10

11 Permet d'interdire certaines fourchettes de comptes sur le journal pour éviter les erreurs de saisie. Ici, on ne pourra pas utiliser un compte de caisse (53) ou le compte CCP (514). Permet la centralisation physique qui est déconseillé 11

12 3 - La saisie des écritures Il existe 2 méthodes de saisie, la première, dite standard et la deuxième, dite guidée. a. La saisie Standard Menu Quotidien Saisie Standard ou CTRL + S Monter ou descendre une ligne Modifier les options de saisie Journal précédent Journal suivant Mois précédent Mois suivant Liste des journaux Liste des mois Commentaire 1 - Sélectionner le journal en tapant son code ou en allant le rechercher dans la liste qui apparaît en cliquant sur le petit livre ou en tapant *. Taper ensuite sur TABULATION. 2 - Sélectionner le mois de saisie (avec les flèches ou la souris), puis TABULATION pour arriver dans la grille. 3 - Utilisez alors la touche " + " pour commencer une ligne. Lors de la saisie vous pouvez vous déplacer de zone en zone en utilisant la touche ENTREE ou la touche TABULATION. Nous vous déconseillons d utiliser la souris lorsque vous êtes en saisie (sauf si vous avez appeler une fenêtre). Vous pouvez saisir en réel ou en simulé. Le choix se fait au niveau des options de saisie (Icône en haut). La simulation a de particulier, qu elle apparaît en bleue, elle peut être exclue des impressions si on le désire et elle empêche les clôtures. Il faut alors la valider ou la supprimer pour clôturer (Menu Quotidien Ecritures de simulation). 12

13 Lorsque vous êtes sur l écran de saisie journal, il faut distinguer 2 états : la ligne en cours de saisie Pour appeler le plan comptable Soulignée d'un trait rouge. Pour appeler le convertisseur de devises Pour appeler le plan comptable sans utiliser la souris, taper le début du compte suivi de * (du clavier numérique ou F4) Pour appeler l écran de conversion de monnaie sans utiliser la souris, avant de saisir votre montant dans les colonnes Débit ou Crédit, taper *, sélectionner la devise puis saisissez votre montant. En version Pro si vous avez demandé la saisie de l analytique en temps réel, (Cf Préférences page 4) une fenêtre de ventilation apparaîtra pour les comptes de classe 6, 7 voir page 5 En version Pro, si vous avez demandé l échéancier détaillé, (Cf Préférences page 5) une fenêtre de saisie des différentes échéances apparaîtra pour les comptes de tiers. Sur les journaux de banque, cette fenêtre d échéancier, apparaîtra systématiquement afin d affecter le règlement à la bonne facture, information très importante si vous êtes en TVA sur Encaissement. Vous pouvez éviter cette saisie en cochant l option «Sans Echéance» sur le Tiers (Cf Plan Comptable page 8) Sur la dernière ligne d une écriture vous pouvez éviter de saisir le montant en récupérant le solde du journal pour la touche F12. Attention vérifier le solde avant de le récupérer afin d éviter des erreurs. la ligne sélectionnée : C'est uniquement à partir d'une ligne sélectionnée que l'on peut insérer (Touche Inser), déplacer (Icônes se trouvant en haut de la fenêtre), supprimer (Touche Suppr, répondre ensuite Oui ou Non) Pour passer de la saisie à la sélection : Echap, si vous refaite une deuxième fois Echap, vous sortez alors complètement de la saisie. Pour passer de la sélection à la saisie : Entrée. 13

14 cette icône ouvre la fenêtre de CONSULTATION et de lettrage pour le compte de la ligne en cours, saisie) pour imprimer le BROUILLARD (Les écritures sont imprimées dans l ordre de pour imprimer le JOURNAL (Les écritures sont imprimées après un reclassement par date puis par pièce) vide. dans la liste des mois on voit si le journal est clôturé, en cours de saisie ou 14

15 b. La saisie Guidée Les guides d'écritures sont des structures prédéfinies pour les écritures comptables les plus courantes. 1 - Le paramétrage des guides Menu Données - Guides d écritures Le type de journal dans lequel on peut utiliser ce guide. Le guide est constitué de lignes (autant que l'on veut) et chacune a ses propriétés... Ex : La 1 ère ligne Le compte proposé commencera par 201, on pourra le modifier. Il faut saisir l'intitulé de la première ligne et le montant. 15

16 La 2 ème ligne Le numéro de compte est fixé, l'intitulé sera le même que celui de la première ligne et le montant sera calculé à partir de celui saisi. Chaque guide ne peut être utilisé que dans un type de journal. Ils peuvent être modifiés ou crées en respectant certains règles... Les formules à retenir sont : $L pour reprendre l'intitulé d'un compte, IDEM pour reprendre le libellé de la ligne précédente $1 pour reprendre le montant de la ligne 1 (ou 2,3...) NB : Avant de créer un guide d abonnement, vous devez définir un guide d écritures contenant toutes les lignes d écritures à générer et où toutes les cases à saisir sont décochées. 2 L utilisation du Guide Menu Quotidien Saisie Guidée Sélectionner le guide que l on vient de voir, cela donnera l écran suivant. Les zones blanches sont les éléments "à saisir" ou à compléter et les zones grises se rempliront automatiquement. Il suffit alors de compléter ou de saisir ces cases puis de faire ajouter pour passer une nouvelle écriture avec le même guide ou bien OK pour en changer. La saisie assistée fonctionne aussi avec les guides ; seule la présentation est différente. 16

17 c La saisie d une écriture en Devise Lors de la saisie d une écriture en devises, utilisez la calculatrice se trouvant dans les colonnes Débit/Crédit et la fenêtre ci-dessous apparaît. Pour saisir en devise : - cliquez sur le bouton Montant en devises - Sélectionner la devise - Saisir le montant de votre transaction La contrevaleur en devise du dossier (EUR) se calcule automatiquement La validation de cet écran permet l'enregistrement de la ligne d'écriture. Si l'écriture comporte, dans la colonne DEVISE, USD, la transaction a été saisie en dollars : la colonne Débit ou crédit Euros contient la correspondance de la valeur dans la devise du dossier (EUR) Si l'écriture ne comporte pas d'information dans la colonne DEVISE, la transaction a été saisie en devise du dossier (EUR) Remarque importante : La saisie d'une écriture en Devise par la saisie guidée passe obligatoirement par l'utilisation d'un journal dont la devise est identique à celle utilisée. Ex : Créer un journal en dollars pour les transactions effectuées dans cette monnaie et sélectionner lors de la saisie guidée, le journal créé. 17

18 4 - La consultation de compte et le lettrage a. La consultation et le lettrage manuel. Menu Quotidien - Consultation / Lettrage Le compte à consulter ou à lettrer... Ouvre la fiche du compte sélectionné. Lettrées vous ne voyez que les écritures déjà lettrées, Non pour voir les autres (les "non" lettrées) Toutes pour consulter l'intégralité des écritures. Les cumuls du compte, sur tout l'exercice et sur la période demandée. En cas d'erreur vous pouvez retirer le lettrage de la ligne Une fois les lignes sélectionnées, le bouton Lettrer va vous proposer un code, valider alors le lettrage. A partir de la fenêtre de consultation, vous pouvez aller en saisie par le raccourci Ctrl + S ou bien par l'icône Ces lignes sont sélectionnées pour le lettrage ce qui vous permet de vérifier les écritures. Au fur et à mesure que vous sélectionnez des lignes, leurs cumuls apparaissent ici avec l'écart correspondant. 18

19 Si vous avez un écart entre la facture et son règlement et que celui-ci est inférieur ou égal à l écart se trouvant dans les Préférences du dossier dans l onglet consultation, alors, cette fenêtre apparaît. Le montant de l écart est indiqué en en haut de la fenêtre Pour équilibrer l'ensemble, le logiciel vous propose de générer une écriture (dans ce cas un produit exceptionnel) pour solder le compte du client et lettrer la facture, le règlement et la Les régularisation comptes à lettrer... ensemble. Vous pouvez en modifier tous les éléments puis valider par OK ou encore faire Annuler si vous n êtes pas d accord. b. Le lettrage Automatique Menu Quotidien - Lettrage automatique Il peut être fait sur un ou plusieurs comptes. Le logiciel ne prendra que les comptes dont l option Automatique est cochée (Cf Plan comptable page 8) Les comptes à lettrer Le logiciel recherche les factures et règlements qui ont le même numéro de pièce. Pour le lettrage par montant, fixe le nombre de combinaisons à analyser (dans ce cas on peut avoir un seul règlement pour une facture). 19 Si vous désirez faire du lettrage automatique approché, cocher alors Lettrage sur solde nul ce qui vous permettra de cocher sur Lettrage sur solde quasi nul qui permettra enfin d accéder à la touche Lettrage Approché.

20 5 - Le rapprochement bancaire Menu Quotidien Rapprochement Bancaire Par compte ou Par Journal Les étapes : 1 ) Sélectionner le compte ou le journal à pointer 2 ) Saisir le solde de l extrait (dans le même sens que le relevé) 3 ) Saisir le code pointage (N de relevé ) 4 ) Double-cliquer sur les lignes à rapprocher, 5 ) L écart de Rapprochement doit être à 0 lorsque tout est pointé (sinon la banque a enregistré des opérations qui n ont pas été passées en comptabilité). 6 ) Imprimer les écritures non rapprochées. 1 Le journal ou le compte dont on fait le rapprochement. Pour visualiser les écritures rapprochées, non rapprochées ou toutes. Le solde du compte sur la période demandée. 2 Le solde du relevé à saisir. 3 Ex : N de relevé, Mettre si possible un code différent entre chaque relevé Date de valeur pour la gestion de trésorerie. 4 5 Lorsque toutes les lignes sont pointées, il n'y a plus d'écart... 20

21 6 - La recherche d'écriture Menu Quotidien Recherche d écriture La Recherche Simple se fait sur une fourchette de comptes, de dates et de montant ou simplement un ou deux de ces critères. La Recherche par Critères permet de combiner autant de conditions que vous le souhaitez L option Avancés permet aussi de combiner les critères mais d une manière encore plus approfondie. 21

22 7 - Les éditions courantes Vous pouvez réaliser des exports vers Excel dans la plupart des éditions proposées : Journaux, Grand-Livre, Balance, Echéancier prévisonnel De plus, depuis l aperçu de ces éditions vous pouvez générer un fichier au format PDF (acrobat) par le menu contextuel. Ne pas oublier lors de l installation «Personnalisée» de cocher «PDF». a. Les Journaux Menu Impression - Journal ou Dans toutes les impressions on retrouve ces trois boutons : Imprimer envoie le document directement sur l'imprimante. Aperçu envoie le document à l'écran. Paramètrer lance le programme WinGénérateur pour la personnalisation des éditions. Cliquer pour sélectionner les journaux à prendre en compte pour l'édition. Si les comptes où l'option Centralisation journaux est cochée ils seront centralisés. Une page reprend tous les comptes mouvementés avec leurs cumuls pour chaque journal. Il est possible d'ignorer ou de n'éditer que les écritures de simulation. 22

23 b. Le Grand Livre Menu Impression - Grand Livre ou Général donne les lignes "Centralisation fournisseurs" et "Centralisation clients" alors que Global donne le détail des comptes de tiers. Pour ignorer ou éditer les écritures lettrées Si l'option Centralisation - Grand livre est cochée dans la fiche du compte alors seul un sous-total mensuel apparaîtra pour le compte. Pour ignorer ou éditer seulement les écritures de simulation. Si l'édition est sur une période au delà de la date de début d'exercice vous aurez le montant cumulé des écritures antérieures. Si vous avez demandé au moment de la clôture de conserver les écritures non lettrées, vous pouvez visualiser le détail de ces écritures au lieu du solde de l'a nouveau. 23

24 c. La Balance Menu Impression - Balance ou Mêmes types que le Grand Livre (Générale donne les centralisations clients et fournisseurs...). Permet d'avoir les cumuls par sousclasse selon le nombre de chiffres : Niveau 2 : on aura les totaux des comptes 60, 61 Niveau 3 : on aura les totaux des comptes 600, 601, 602. Etc. L'intégralité des comptes qui ont été mouvementés sera imprimée même si le solde est à 0. Il est préférable de cocher l option si l on désire avoir un total grand livre égal au total balance. 24

25 8 - Les autres éditions a. La déclaration de TVA Si vous êtes assujetti à TVA, pour utiliser la déclaration de TVA, vous devez respecter certains principes : Pour chaque taux de TVA vous devez utiliser un compte comptable différent Pour chaque type de TVA vous devez utiliser un compte comptable différent Pour chaque opération de TVA vous devez utiliser un compte comptable différent Ex : TVA 19.6 sur les Encaissements France Compte de TVA Collectée TVA 19.6 sur les Encaissements CEE Compte de TVA Collectée TVA 19.6 sur les Débits France Compte de TVA Collectée TVA 19.6 sur les Débits CEE Compte de TVA Collectée Les factures doivent être saisies sur des journaux de type Achats ou Ventes Les comptes de HT doivent être différenciés en fonction de l opération Ex : Ventes Produits finis France Compte 7011 Ventes Produits finis CEE Compte 7012 Si vous êtes en TVA sur les Encaissements, les règlements doivent être saisis dans un journal de trésorerie et vous devez affecter le règlement à la facture par le système de l échéancier. Si vous avez mis le même numéro de pièce entre la facture et le règlement, l échéancier se remplira alors tout seul. Les déclarations de TVA CA 3 et CA 12 sont disponibles par le menu «Impression» b. La balance agée et les prévisions de règlements Par rapport à une date de référence, le logiciel va placer les échéances en retard ou à venir pour les clients et les fournisseurs. N apparaissent sur ces 2 impressions que les lignes qui n ont pas été lettrées ou dont l échéancier n a pas été rempli Date de Référence PASSE (retard de règlement) BALANCE AGEE FUTUR (règlements à venir) PREVISIONS DE REGLEMENTS

26 c. Les relances clients Date à partir de laquelle le logiciel va comparer les échéances clients Le logiciel ne relancera que les échéances qui ont au plus de 10 jours de retard. Le logiciel ne relancera que les clients qui doivent au minimum textes sont disponibles (Relance Niveau 1, 2 ou 3). Si l on veut que le logiciel fasse le changement de niveau à chaque relance, cocher alors l incrémentation et la sélection. 9 - Les Clôtures mensuelles et annuelles (Menu Clôture) a. La centralisation des journaux Il s agit de la centralisation physique qui supprime le détail des écritures d'un compte sur un journal donné pour ne conserver que le cumul. b. La Clôture mensuelle La clôture mensuelle interdit toute modification, ajout ou suppression sur les journaux des mois clôturés. On ne peut clôturer un journal si celui-ci contient des écritures de simulations. Pour valider ou supprimer ces écritures, passer par le menu Quotidien Ecritures de simulation. c. Les éditions de fin d année Journal Général : donne le journal centralisateur par mois et journaux. Bilan : les liasses 2033A (réel simplifié), (réel normal) Compte de résultat : les liasses 2033B (réel simplifié), (réel normal). 26

27 d. La clôture annuelle Les dates du nouvel exercice (la date de début est le jour suivant la date de fin de l'exercice en cours). Journal dans lequel seront passés les reports à nouveau. Journal et comptes pour générer l'écriture de Résultat. Afin de poursuivre le lettrage au delà de la clôture vous pouvez conserver toutes les écritures de tiers non lettrées ; en consultation vous aurez alors ce détail à la place de l'an. Même principe pour les écritures non-rapprochées. Permet de générer physiquement les écritures de soldes des comptes de classe 6 et 7 afin de générer le résultat. ATTENTION, après cette génération, vous ne pourrez plus réimprimer le compte de résultat de l année qui sera clôturée. 27

28 10 - Traitements particuliers a. Menu Outils - Maintenance Le recalcul des soldes reprend le détail des écritures et recalcule les soldes de chaque compte. La réindexation tri les écritures selon la date et le numéro de pièce. La réorganisation des fichiers regénère les fichiers (en cas de problèmes). Dans tous les cas, il est fortement conseillé d effectuer une sauvegarde avant de lancer ces options. b. Menu Outils - Révision comptable La réimputation permet de déplacer des écritures d un compte sur un autre, d un journal vers un autre. c. Les éditions particulières (Menu Outils Révision comptable) Comparatif N/N-1 met côte à côte les soldes de chaque compte sur les exercices N et N-1. Aide à la révision : divers états pour les contrôles et vérifications La Sauvegarde Menu Dossier - Sauvergarde 1 er écran : Sélectionner le logiciel que vous désirez sauvegarder, c est à dire la compta. 2 ème écran : Sélectionner le dossier que vous désirez sauvegarder. Vous avez la possibilité de ne sauvegarder que le dernier exercice, c est à dire celui sur lequel vous êtes en train de travailler. 3 ème écran : Indiquer le lieu de la sauvegarde, sur disquette ou dans un endroit de votre disque dur (voir du réseau) Lorsque vous faites SUIVANT, le logiciel lance alors la sauvegarde et vous demande de mettre une disquette si vous avez choisi l option de sauvegarde sur disque amovible. 28