Pense Transformation Consulting C.P. 388, Pense, Saskatchewan S0G 3W Proposition de projet

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1 Pense Transformation Consulting C.P. 388, Pense, Saskatchewan S0G 3W Proposition de projet Plan de développement global communautaire ( ) Fédération franco- ténoise Le 21 août 2015 Bonjour, Notre équipe, par la présente, souhaite répondre à votre appel d offres pour l élaboration d un nouveau plan de développement global communautaire (PDG) pour les francophones des Territoires du Nord- Ouest. Nous aimerions vous proposer une démarche originale, qui a fait ses preuves et qui se distingue des processus traditionnels déployés par les consultants connus dans le monde associatif/corporatif au Canada. Elle intègre les meilleures pratiques connues et émergentes telles que l enquête appréciative, la sociocratie, le dialogue co- créatif, la méthode SOAR (forces, opportunités, aspirations et résultats), et l écriture visuelle. Ces pratiques s appuient sur les principes d intelligence collective, d équivalence, d authenticité et d efficacité écosystémique. Notre méthode novatrice assurera l éclairage et l engagement nécessaire des acteurs pour identifier clairement les pistes d avenir que veut développer la communauté franco- ténoise. Notre travail vise principalement à la mobilisation des acteurs clés vers la transformation positive de leur organisation afin d atteindre les résultats souhaités. Nous sommes persuadés que ce sont les individus eux- mêmes qui sont la source de la créativité nécessaire pour réaliser un changement social, qui soit durable et rassembleur. Grâce à notre méthode unique nous allons faciliter le transfert d habiletés et d outils permettant aux parties prenantes de la FFT de participer activement à la conception et à la réalisation d un plan de développement global communautaire. Nous sommes heureux de vous présenter, ci- après, un plan de travail préliminaire, ainsi que nos échéanciers et le budget associé, suivi par des termes d entente proposés. Vous trouverez aussi en annexe une brève présentation des membres de notre équipe: soit Francine Proulx- Kenzle et Frédéric Dupré. Dans cette dernière, nous détaillons notre expérience en ce qui a trait à la tenue de planifications stratégiques communautaires, notre connaissance du fonctionnement d organismes sans but lucratif, et nos compétences approfondies au niveau de la gestion de projets d envergure semblable. Vous trouverez aussi nos lettres de références sur d autres contrats réalisés dernièrement. 1

2 En conclusion, nous sommes fiers de vous offrir nos services afin de mettre en place un PDG communautaire et un plan stratégique qui soit à la hauteur de vos attentes. Nous croyons sincèrement que notre approche innovatrice deviendra un lègue que la FFT pourra utiliser dans l avenir pour continuer son développement. Il nous fera plaisir de répondre à toutes vos questions relatives à notre proposition. Bien cordialement, Francine Proulx- Kenzle Frédéric Dupré, M.A. 2

3 Plan de travail Notre collaboration avec la FFT dans la préparation du PDG et du plan stratégique pour la communauté franco- ténoise se déroulera en quatre grandes étapes. Ces étapes mèneront au renouvèlement du PDG et assureront que la communauté participe en grand nombre dans un dialogue constructif. La réalisation de notre plan de travail s échelonne de septembre 2015 à février Nous envisageons qu en début d année (2016) un consensus émergera autour d un PDG communautaire novateur et rassembleur. La FFT aura ainsi un nouveau plan stratégique ( ) ancré dans la réalité et les aspirations de ses membres. La première étape se doit d être rétrospective et informative. Elle doit permettre d identifier les résultats et succès atteint et de définir les défis majeurs traversés et/ou récurrents. Cette étape va aussi nous permettre de mieux cerner le contexte spécifique à la FFT ainsi que d identifier les parties prenantes du milieu associatif, communautaire, et institutionnel. Nous nommons cette ouverture dans le processus: «Définir l écosystème». Cette étape cruciale qui doit durer environ 40 heures va nous éclairer sur l état des lieux et les dynamiques en cours dans votre communauté, l écosystème social dans lequel vous vous développez. Ce travail se réalisera à distance avec quelques rencontres par vidéoconférences selon les besoins et le temps disponible. 1. Définir l écosystème: clarifications des objectifs et des enjeux (septembre) 1.1. Analyser l évaluation du PDG précédent ( ) 1.2. Définir les défis et succès significatifs ( ) 1.3. Identifier les parties prenantes (communautaires et institutionnelles) 1.4. Identifier les facteurs et dynamiques actuelles dans la communauté 1.5. Consultations informelles avec les leaders communautaires sur les objectifs/enjeux du PDG , par le biais de rencontres à distance Temps prévu: environ 40 heures / trois semaines à un mois 3

4 La deuxième étape se déroule principalement lors d un Cercle de dialogue 1 qui rassemblera au plus une vingtaine de personnes; elles seront issues de vos membres et représentatives de l ensemble de votre communauté. Ce cercle se tient au cours d une journée dans un lieu adéquat, idéalement spacieux et lumineux. Cette étape entame réellement le processus de co- création du plan d action. Les participants seront alors invités à renouveler les impacts stratégiques. Les résultats de la journée de dialogue seront ensuite diffusés au grand public pour rétroaction. Nous utiliserons des outils web: tel que des sondages en lignes et des sites interactifs pour informer et recueillir des rétroactions constructives. Notre équipe se chargera d analyser et d intégrer ces rétroactions dans l élaboration des impacts du PDG Cette étape nécessitera un séjour de quelques jours à Yellowknife. 2. Cercle de dialogue: cibler les impacts visés (octobre- novembre) 2.1 Sélection des participants clés (10-20 personnes) pour le Cercle 2.2 Animation du Cercle de dialogue et prise de note (début octobre) 2.3 Discussion sur les succès et défis de la période Développement des nouvelles propositions d impacts 2.5 Validation avec les participants du Cercle 2.6 Diffusion des impacts sur une plateforme- web interactive (fin octobre) 2.7 Compilation et analyse des commentaires du public 2.8 Présentation de la nouvelle version des impacts au Cercle pour validation (début novembre) Temps prévu: environ 50 heures / un mois, dont deux jours à Yellowknife La troisième étape vise à transformer les impacts en actions réalisables par les membres associatifs de la FFT. Cette étape se réalise grâce à un dialogue avec, essentiellement, les mêmes participants au cercle précédent. Chaque impact sera développé sous forme d actions stratégiques. Ce travail devrait prendre une journée entière. Notre équipe remettre les résultats de la rencontre quelques jours après pour validation avant la diffusion publique. Notre présence sur place est aussi nécessaire pour cette étape. 1 Cette méthode originale de dialogue a été expérimentée dans différents contextes par notre équipe. Elle permet une participation optimale des parties prenantes dans un espace respectueux, engageant, et co- créatif. 4

5 3. Cercle de dialogue: élaborer les actions stratégiques (novembre - janvier) 3.1 Animation du Cercle de dialogue et prise de note (mi- novembre) 3.2 Développer des propositions d actions pour chaque impact 3.3 Validation avec les participants du Cercle 3.4 Définir les indicateurs de mesures associés 3.5 Diffusion des actions identifiées sur une plateforme- web interactive (début décembre) 3.6 Compilation et analyse des rétroactions de la communauté (début janvier) 3.7 Présentation de la nouvelle version du plan stratégique (fin janvier) Temps prévu: environ 70 heures / un mois, dont deux jours à Yellowknife La quatrième et dernière étape du processus sert à la fois de conclusion et de célébration des résultats atteint dans la démarche de dialogue. Cette étape doit être précédée par une rétroaction par les participants sur le nouveau plan stratégique. Ces derniers devront alors prendre en compte les actions et mesurer leurs capacités à les mettre en oeuvre. 4. Engagement et célébration (février) 4.1 Analyse par la FFT du nouveau plan stratégique 4.2 Identification des acteurs responsables et des nouvelles ressources nécessaires 4.3 Présentation publique du PDG 4.4 Dernières modifications et bonifications du PDG 4.5 Soumission de la version finale du PDG 4.6 Évaluation, orale et écrite, du processus de co- création 4.7 Soirée de célébration communautaire Temps prévu: environ 35 heures, dont trois jours à Yellowknife 5

6 Budget et échéancier Étapes Temps estimé Période Coût Définir l écosystème 40 heures 8-25 Septembre $ Cibler les impacts visés Rédaction de l ébauche du PDG 50 heures 5-30 Octobre $ Élaborer les actions stratégiques 50 heures 9-27 novembre $ Rédaction de l ébauche du plan stratégique 20 heures 4 au 15 janvier $ Engagement et célébration 35 heures 1-12 février 4 375$ $ Dépenses associées 1) Trois rencontres à Yellowknife, TNO pour deux personnes Hébergement 150$ x 2 nuits x 2 personnes x $ Per diem 50$ x 3 jours x 2 personnes x 3 900$ Transport 800$ x 2 personnes x $ Sous- total 7 500$ 2) Services web (sondages, zoom) 300$ 3) Impression et papeterie 200$ Total estimé 8 000$ Montant demandé à la Fédération franco- ténoise pour nos services et dépenses: $ + TPS = $ 6

7 Termes d entente proposés Modalités de paiement Paiement exigible dans les 30 jours qui suivent la réception de chaque facture : 25% des honoraires après la signature du contrat (6 563$) 25% des honoraires par le 30 octobre 2015 (6 562$) 40% des honoraires par le 15 janvier 2016 (10 500$) 10% des honoraires après la remise du PDG et du plan stratégique, par la mi février (2 625$) Les responsabilités La Fédération franco- ténoise sera responsable de fournir au Consultant tous les rapports et études pertinentes au projet, de gérer les activités de communications reliées à ce projet, de réaliser les exercices d engagement communautaires, d organiser les rencontres avec les membres du réseau associatif communautaire, de distribuer l ébauche du plan aux principaux intervenants communautaire et de soumettre les commentaires et suggestions proposées pour fin d analyse finale par le Consultant. Les besoins technologiques Travailler virtuellement est de seconde nature pour le Consultant. L utilisation du logiciel Zoom pour les rencontres rend la communication facile et abordable, tout ce qu il faut est une connexion internet et un ordinateur avec capacité de vidéo pour participer aux rencontres virtuelles. Entente de non- divulgation Le Consultant s engage à respecter le caractère confidentiel de toutes communications avec la Fédération franco- ténoise, pendant la durée ou la prolongation du présent contrat; cette entente de non- divulgation restera en vigueur pendant et après la durée du présent contrat. La garantienous garantissons la qualité de notre travail à la satisfaction du client. Une fois acceptée, la présente proposition ne peut pas être annulée et l échéancier de paiement doit être respecté. Cependant, la Fédération franco- ténoise peut reporter ce projet si ses besoins le nécessitent, sans pénalité et sans limites de temps, tenant compte d un échéancier convenu mutuellement. Droit d auteur et publication Le Consultant accepte et atteste que la Fédération franco- ténoise est détenteur de tous les droits de propriété, droits d auteur, brevets ou secrets commerciaux, concernant le travail effectué dans le cadre du présent contrat, y compris les publications, les rapports et le matériel qui font partie de ce projet ou qui en découlent. 7