1.1 TEMPS DE TRAVAIL ET CONGES ANNUELS RAPPEL : GRILLE DE REFERENCE

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2 SOMMAIRE 1.1 Temps de travail et congés annuels Grille de référence Prise en compte du compte épargne temps Accéder à l application Présentation du mode utilisateur Saisie d une absence Demandes en-cours Echanges de jours Présentation du mode responsable Validation des demandes de congés Ajout de congés Calendrier des absences...8 p1

3 L application congés permet à un utilisateur de poser ses congés et au responsable de les valider. Le principe de fonctionnement est simple : les utilisateurs (personnels de l établissement) sont rattachés à un responsable. L utilisateur émet des demandes de congés qui sont validées par le responsable. L utilisateur a accès à l historique de ses congés. Pour le bon fonctionnement de toutes les fonctionnalités de ce logiciel, un navigateur web respectant les standards du web est fortement conseillé (Firefox ou Opera par exemple). (L utilisation de Microsoft Internet Explorer pourra engendrer quelques défauts d affichage.) PhP_Conges est un logiciel libre distribué sous licence GPL (

4 1.1 TEMPS DE TRAVAIL ET CONGES ANNUELS L application congés a été paramétré en conformité avec les dispositions de l accord du 10 septembre 2002, modifié le 9 mars RAPPEL : L horaire hebdomadaire est fixé à 35h15, Les congés sont décomptés en année universitaire du 1er septembre N au 31 août N+1, Les éventuels reliquats de congés annuels dus pour une année universitaire doivent être pris avant le 31 décembre N+1, Les jours de congés non pris peuvent être reversés au compte épargne temps, dans la limite de 22 jours par an GRILLE DE REFERENCE Quotité de travail Emploi du temps Nbre de jours de congés 100% 5 jours % 4,5 jours 42,5 90% 4,5 jours 42,5 90% 4 jours 37,5 80% 4 jours 37,5 80% 3,5 jours 33 70/60% 4 jours 37,5 70/60% 3,5 jours 33 70/60% 3 jours 28 50% 3 jours 28 50% 2,5 jours 23,5 A cette grille s ajoutent : le pont de l ascension qui ne doit être ni ajouté, ni décompté, la journée dite «du Président» qui fera l objet après paramétrage d un jour de congés supplémentaire. p3

5 1.1.2 PRISE EN COMPTE DU COMPTE EPARGNE TEMPS Peut-être versé sur le compte épargne temps (CET) tout ou partie du solde de congés non pris au titre de l année universitaire (cf. circulaire sur intranet). Dans L application congés, le gestion du CET n est pour le moment pas prise en compte. Pour le personnel concerné, le solde sera renseigné et le nombre de congés déposés sur le CET sera déduit du solde de congés et ajouté au solde du CET (procédure non automatisée). 1.2 ACCEDER A L APPLICATION L application congés est disponible dans votre ent : Pour se connecter à l application, utiliser votre identifiant (login en minuscule) et mot de passe. 1.3 PRESENTATION DU MODE UTILISATEUR Les utilisateurs «standard» (non responsable de service) ont accès à cet écran :

6 1.3.1 SAISIE D UNE ABSENCE Pour saisir une demande d absence, cliquer sur «Nouvelle absence» : A l aide des flèches et, faire défiler les calendriers de début et de fin pour obtenir les mois souhaités. Dans la grille «Début», cliquer sur le jour de début et sur la case matin ou après-midi pour indiquer le début des congés. Opérer de la même manière pour la fin des congés avec la grille «Fin». Note : un congé d une matinée seulement commence le matin et se termine le matin du même jour. p5

7 Un congé d une après-midi seulement commence un après-midi et se termine l après-midi du même jour. Cliquer sur le type de congé : «Congés payé» ou «Congé exceptionnel». Il est également possible d indiquer les absences pour déplacement (formation, concours ou autres), il n y a dans ce cas pas de décompte des congés. Cliquer sur «Valider», un courriel est automatiquement envoyé à la personne gérant les congés DEMANDES EN COURS Le bouton «Demandes en cours» permet de visualiser les demandes effectuées et non encore traitées par le responsable. Il est possible de les modifier ou de les supprimer tant que le responsable ne les a pas encore validées. Le solde de congés n est modifié qu après validation des congés par le responsable ECHANGES DE JOURS De manière exceptionnelle, il est possible pour un utilisateur d échanger sa ½ journée non travaillée par une autre : Un courriel sera alors envoyé à son responsable.

8 1.4 PRESENTATION DU MODE RESPONSABLE VALIDATION DES DEMANDES DE CONGES Le responsable est informé par courriel des demandes à valider. Il peut aussi gérer toutes les demandes de ses agents en cliquant sur le bouton «Traiter toutes les demandes» : Pour chaque ligne, le responsable peut soit accepter, soit refuser, soit laisser en attente la demande. Une absence validée peut être annulée, l état de l absence passera alors à «absence annulée» et les jours seront ré crédités AJOUT DE CONGES Le bouton du mode responsable permet d ajouter des ½ journées ou journées aux agents, permettant ainsi la gestion des récupérations. p7

9 1.5 CALENDRIER DES ABSENCES Sur la page principale, en haut à droite, le bouton permet d obtenir le calendrier du service : Les cases grisées correspondent aux congés validés, celles en rouge aux congés en-cours de validation et les jaunes aux journées ou ½ journées non travaillées.

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