RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE DU CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION FINANCIÈRE DES INITIATIVES LIÉES AU PLAN D ACTION ÉCONOMIQUE DU CANADA (PAE) RAPPORT

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1 RAPPORT DE VÉRIFICATION INTERNE DU CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION FINANCIÈRE DES INITIATIVES LIÉES AU PLAN D ACTION ÉCONOMIQUE DU CANADA (PAE) RAPPORT Juillet 2010 PRÉPARÉ PAR LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA VÉRIFICATION INTERNE (DGVI) Projet n o : DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE CANADA

2 TABLE DES MATIÈRES 1. SOMMAIRE EXÉCUTIF CONTEXTE OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION MÉTHODOLOGIE DÉCLARATION D ASSURANCE OPINION DE VÉRIFICATION BONNES PRATIQUES CONSTATÉES SOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS INTRODUCTION CONTEXTE OBJECTIF ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION MÉTHODOLOGIE REMERCIEMENTS RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION GESTION DES RISQUES IDENTIFIÉS DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION DES COMPTES DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC AUTRES CONTRÔLES CLÉS EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE CONCLUSION PLAN D ACTION Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

3 1. SOMMAIRE EXÉCUTIF 1.1 CONTEXTE Le Gouvernement du Canada a mis en place le Plan d action économique du Canada (PAE) afin de répondre aux difficultés économiques engendrées par la crise financière. Le principal objectif du PAE est de protéger et de créer des emplois en cette période de ralentissement économique mondial. L Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC ou l Agence) a été désignée pour la livraison de plusieurs initiatives découlant du PAE. Les deux principales initiatives sont le Fonds d adaptation des collectivités (FAC) et le Programme d infrastructure de loisirs du Canada (PILC). Le FAC est livré à partir des programmes réguliers de l Agence, soit Diversification des collectivités et Croissance des entreprises et des régions. Il est à noter que le FAC inclut aussi un volet avec le Québec portant sur la foresterie. Les deux volets du FAC pour le Québec s élèvent à 209,8 M$ sur deux ans. La seconde initiative, le PILC, est dotée d un fond de 500 M$ pour l ensemble du Canada. Il vise à augmenter les activités de construction pour les infrastructures de loisirs et à créer des emplois. Du 500 M$ annoncé en janvier 2009, une somme de 80 M$ a été allouée au Québec. Le Gouvernement du Québec est le principal maître d œuvre pour la livraison du PILC. La courte durée des initiatives (deux ans), ainsi que l augmentation substantielle des fonds alloués aux subventions et contributions accroissent les risques associés à la livraison des programmes. La présente vérification a donc été incluse dans le Plan triennal de vérification interne fondé sur les risques. Dans cette optique, nous avons voulu fournir l assurance que DEC s acquitte de ses responsabilités au niveau de la gestion financière dans la mise en œuvre du FAC et du PILC. De plus, la mise en œuvre du FAC et du PILC comptait parmi les priorités de l Agence pour l exercice OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION La présente vérification vise { fournir l assurance que le cadre de contrôle de gestion financière applicable au FAC et au PILC permet l efficacité des activités du secteur des finances ministérielles et la conformité aux lois et politiques en vigueur. 1.3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION La vérification porte sur le cadre de contrôle de gestion financière de l Agence pour la livraison des programmes découlant du PAE. Cette vérification inclut les contrôles financiers et budgétaires reliés aux éléments suivants : la gestion des risques; les activités de surveillance en vertu de l application de l article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques; les systèmes et procédures nécessaires pour tenir les registres et contrôler les engagements; la ségrégation des tâches de façon à limiter les risques de pertes financières. La vérification sur place s est déroulée d octobre 2009 { janvier 2010 et a porté sur la période du 1 er avril 2009 au 18 janvier Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 3 -

4 Il est important de noter que notre vérification désirait cibler les contrôles financiers adoptés pour la livraison du FAC et du PILC, excluant les obligations découlant de la Politique sur la gouvernance financière notamment au niveau de l élaboration, la communication et le maintien d un cadre de contrôle de gestion financière pour le ministère. Ce sujet sera traité lors de la vérification du cadre de contrôle de gestion financière des programmes réguliers qui est prévue au Plan de vérification interne basé sur le risque. Ces initiatives n étant en vigueur que depuis le 1 er avril 2009, certaines étapes du cycle de vie des programmes ne sont pas encore tout à fait arrivées à terme, tel que le suivi des ententes ou le remboursement de l aide financière par le promoteur et le recouvrement. Nous nous sommes donc limités à valider la présence de procédures documentées existantes en prévision de leurs applications éventuelles dans le contexte du FAC et du PILC. 1.4 MÉTHODOLOGIE L approche retenue se compose des actions suivantes : 1. Planification selon le risque; 2. Élaboration de programmes et de critères de vérifications; 3. Entrevues avec les représentants du secteur des Finances de DEC et de celui des Opérations; 4. Examen de documents pertinents du Conseil du Trésor (CT) et de l Agence, telles les politiques et les procédures; 5. Examen des rapports internes concernant le résultat de l application des contrôles financiers et comparaison aux critères de vérification; 6. Validation des constats avec les intervenants concernés; 7. Rédaction du rapport; 8. Présentation du rapport au Comité de gestion ministérielle; et 9. Obtention du plan d action de la haute direction. 1.5 DÉCLARATION D ASSURANCE Nous avons terminé la vérification du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives de l Agence reliées au Plan d action économique du Canada. La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et a été planifiée conformément aux Normes relatives à la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes (IIA). Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré élevé de certitude que l Agence exerce des contrôles acceptables en matière de gestion financière applicables au FAC et au PILC, incluant ceux reliés à la gestion des risques, la surveillance en vertu de l application de l article 33 de la LGFP, les systèmes et procédures nécessaires pour tenir les registres et contrôler les engagements et déboursés et, la ségrégation des tâches. La vérification s est déroulée d octobre 2009 à janvier Elle a porté sur la période du 1 er avril 2009 au 18 janvier Elle comportait la rencontre des personnes-ressources et un volet d examen des pratiques mises en place par DEC dans le cadre du FAC et PILC pour assurer le contrôle de ses activités financières-clés mentionnées ci-dessus. Les critères de vérification ont été développés à partir des sections pertinentes de la LGFP, de la Politique sur les paiements de transfert, des politiques et directives du gouvernement fédéral encadrant la gestion du risque et les contrôles financiers, le plan de vérification interne fondé sur les risques de l Agence ainsi que plusieurs autres ouvrages. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 4 -

5 En ma qualité de dirigeant principal de la vérification, je juge que les procédés de vérification suivis et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour nous permettre d appuyer l exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur des constats tirés des situations retenues, à la lumière des critères établis. 1.6 OPINION DE VÉRIFICATION À mon avis, des améliorations aux pratiques observées sont nécessaires pour permettre à l Agence de réduire à un niveau acceptable les risques identifiés liés aux activités examinées. Certains points forts ont été observés lors de la vérification, tel que le développement d un outil de suivi des risques pour les projets découlant du programme FAC et l utilisation d un modèle d allocation des ressources qui prend en compte les spécificités du programme. Toutefois, la vérification a révélé que le cadre de contrôle de gestion financière présentait des possibilités d amélioration en particulier au niveau de l application de la surveillance active en tant qu outil de contrôle clé des paiements de contribution en particulier, ainsi que du paiement d avances, ce qui compromet l efficacité des interventions de la DGFM. Les travaux précédents de la DGVI ont démontré l application de mesures satisfaisantes de suivi financier et de résultats reliés aux ententes de contributions (article 34 de la LGFP) par le secteur des Opérations. Toutefois, les contrôles reliés à l application de l article 33 par la DGFM relativement aux dépenses de contributions dans le cadre du FAC et du PILC présentent des possibilités d amélioration afin d assurer un contrôle financier adéquat. 1.7 BONNES PRATIQUES CONSTATÉES Parmi les points forts constatés en matière du cadre de contrôle de gestion financière, il a été noté durant la présente vérification que : Un outil de suivi des risques et des conditions particulières au PAE a été développé; L Agence a défini des mesures d atténuation afin de gérer les risques identifiés pour le FAC et le PILC; Un processus approprié de vérification des comptes, pour les dépenses de fonctionnement, a été développé et documenté par la DGFM; et Un modèle d allocation des ressources qui prend en compte les spécificités du FAC et du PILC a été développé. 1.8 SOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS Compte tenu des bonnes pratiques constatées, des améliorations sont néanmoins jugées nécessaires sur certains aspects du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au PAE. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 5 -

6 Mes recommandations sont les suivantes : Mieux structurer la fonction de surveillance active pour lui permettre d effectuer de façon efficace le contrôle financier des paiements de transfert; En rapport avec l outil de suivi des risques qui a été développé, documenter le processus d identification des risques relatifs aux projets FAC et PILC; et Renforcer le rôle de surveillance de la DGFM en matière de gestion des avances. Dirigeant principal de la vérification Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 6 -

7 2. INTRODUCTION 2.1 CONTEXTE Le Gouvernement du Canada a mis en place le Plan d action économique du Canada (PAE) afin de répondre aux difficultés économiques engendrées par la crise financière. Le principal objectif du PAE est de protéger et de créer des emplois en cette période de ralentissement économique mondial. L Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC ou l Agence) a été désignée pour la livraison de plusieurs initiatives découlant du PAE. Les deux principales initiatives sont le Fonds d adaptation des collectivités (FAC) et le Programme d infrastructure de loisirs du Canada (PILC). Le FAC est livré principalement à partir des programmes réguliers de l Agence, soit Diversification des collectivités et Croissance des entreprises et des régions. Il est à noter que le FAC inclut aussi un volet avec le Québec portant sur la foresterie. Les deux volets du FAC pour le Québec s élèvent à 209,8 M$ sur deux ans. La seconde initiative, le PILC, est dotée d un fond de 500 M$ pour l ensemble du Canada. Il vise { augmenter les activités de construction pour les infrastructures de loisirs et à créer des emplois. Du 500 M$ annoncé en janvier 2009, une somme de 80 M$ a été allouée au Québec. Le Gouvernement du Québec est le principal maître d œuvre pour la livraison du PILC. La courte durée des initiatives (deux ans), ainsi que l augmentation substantielle des fonds alloués aux subventions et contributions accroissent les risques associés à la livraison des programmes. La présente vérification a donc été incluse dans le Plan triennal de vérification interne fondé sur les risques. Dans cette optique, nous avons voulu fournir l assurance que DEC s acquitte de ses responsabilités au niveau de la gestion financière dans la mise en œuvre du FAC et du PILC. De plus, la mise en œuvre du FAC et du PILC comptait parmi les priorités de l Agence pour l exercice OBJECTIF ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION L objectif et les critères définis ci-dessous représentent les attentes envers la gestion de l Agence et tiennent compte des risques pertinents identifiés dans le plan triennal de vérification interne ainsi que dans les documents reliés au FAC et au PILC, à savoir : La capacité de mise en œuvre du FAC et du PILC { l intérieur des délais impartis; et Les responsabilités additionnelles de suivi et de reddition de comptes reliés aux caractéristiques du FAC et du PILC. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 8 -

8 Objectif Fournir l assurance que le cadre de contrôle de gestion financière applicable au FAC et au PILC permet l efficacité des activités du secteur des finances ministérielles et la conformité aux lois et politiques en vigueur. 1. Gestion des risques identifiés dans le cadre du FAC et du PILC En fonction des risques de contrôle financier corporatifs concernant le FAC et le PILC, l Agence a pris des mesures d atténuations appropriées. 2. Activités de surveillance de l Agence en vertu de l application de l article 33 de la LGFP Critères Dans le cadre du FAC et du PILC, l Agence a mis en place des contrôles financiers efficaces pour surveiller les activités de contribution du PAE et en assurer leur conformité aux politiques et règles en vigueur. L Agence veille notamment à ce que de solides procédures de vérification des comptes soient en place conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (article 33 de la LGFP) pour assurer le contrôle des déboursés relatifs au FAC et au PILC. 3. Autres contrôles clés en matière de gestion financière L Agence a élaboré et mis en œuvre les systèmes et les procédures nécessaires pour tenir les registres et contrôler ses engagements, ainsi que les déboursés. La ségrégation des tâches est effectuée de manière à limiter les risques de pertes financières. 2.3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION La vérification porte sur le cadre de contrôle de gestion financière de l Agence pour la livraison des programmes découlant du PAE. Cette vérification inclut les contrôles financiers et budgétaires reliés aux éléments suivants : la gestion des risques; les activités de surveillance en vertu de l application de l article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques; les systèmes et procédures nécessaires pour tenir les registres et contrôler les engagements; la ségrégation des tâches de façon à limiter les risques de pertes financières. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada - 9 -

9 La vérification sur place s est déroulée d octobre 2009 à janvier 2010 et a porté sur la période du 1 er avril 2009 au 18 janvier Il est important de noter que notre vérification désirait cibler les contrôles financiers adoptés pour la livraison du FAC et du PILC, excluant les obligations découlant de la Politique sur la gouvernance financière notamment au niveau de l élaboration, la communication et le maintien d un cadre de contrôle de gestion financière pour le ministère. Ce sujet sera traité lors de la vérification du cadre de contrôle de gestion financière des programmes réguliers qui est prévue au Plan de vérification interne basé sur le risque. Ces initiatives n étant en vigueur que depuis le 1 er avril 2009, certaines étapes du cycle de vie des programmes ne sont pas encore tout à fait arrivées à terme, tel que le suivi des ententes ou le remboursement de l aide financière par le promoteur et le recouvrement. Nous nous sommes donc limités à valider la présence de procédures documentées existantes en prévision de leurs applications éventuelles dans le contexte du FAC et du PILC. 2.4 MÉTHODOLOGIE L approche retenue se compose des actions suivantes : 1. Planification selon le risque; 2. Élaboration de programmes et de critères de vérifications ; 3. Entrevues avec les représentants du secteur des Finances de DEC et de celui des Opérations; 4. Examen de documents pertinents du Conseil du Trésor (CT) et de l Agence, telles les politiques et les procédures; 5. Examen des rapports internes concernant le résultat de l application des contrôles financiers et comparaison aux critères de vérification; 6. Validation des constats avec les intervenants concernés; 7. Rédaction du rapport; 8. Présentation du rapport au Comité de gestion ministérielle; et 9. Obtention du plan d action de la haute direction. 2.5 REMERCIEMENTS Nous aimerions remercier les représentants de l Agence pour leur excellente collaboration et leur intérêt manifesté tout au cours du déroulement de cette vérification. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

10 3. RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION L Agence a la responsabilité de mettre en place des mesures d atténuation efficaces des risques liés à la livraison du FAC et du PILC. Nous nous attendions donc à ce que la DGFM ait mis en place des contrôles efficaces pour atténuer les risques financiers corporatifs de mise en œuvre du PAE par l Agence. Les résultats de notre travail de vérification sont présentés en fonction des critères ayant servi à effectuer notre analyse. Opinion : À mon avis, des améliorations aux pratiques observées sont nécessaires pour permettre { l Agence de réduire à un niveau acceptable les risques identifies liés aux activités examinées. Certains points forts ont été observés lors de la vérification, tel que le développement d un outil de suivi des risques pour les projets découlant du programme FAC et l utilisation d un modèle d allocation des ressources qui prend en compte les spécificités du programme. Toutefois, la vérification a révélé que le cadre de contrôle de gestion financière présentait des possibilités d amélioration en particulier au niveau de l application de la surveillance active en tant qu outil de contrôle clé { l Agence des paiements de contribution, incluant du paiement d avances, ce qui compromet l efficacité du cadre de contrôle de gestion financière de l Agence. Les travaux précédents de la DGVI ont démontré l application de mesures satisfaisantes de suivi financier et de résultats reliés aux ententes de contributions (article 34 de la LGFP) par le secteur des Opérations. Toutefois, les contrôles reliés à l application de l article 33 par la DGFM relativement aux dépenses de contributions dans le cadre du FAC et du PILC présentent des possibilités d amélioration afin d assurer un contrôle financier adéquat. Bonnes pratiques constatées: Parmi les points forts constatés en matière du cadre de contrôle de gestion financière, il a été noté durant la présente vérification que : Un outil de suivi des risques et des conditions particulières au PAE a été développé; L Agence a défini des mesures d atténuation afin de gérer les risques identifiés pour le FAC et le PILC; Un processus approprié de vérification des comptes, pour les dépenses de fonctionnement, a été développé et documenté par le secteur des Finances ministérielles; et Un modèle d allocation des ressources qui prend en compte les spécificités du FAC et du PILC a été développé. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

11 Constatations de vérification et recommandations 3.1 GESTION DES RISQUES IDENTIFIÉS DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC La Direction générale, Finances ministérielles (DGFM) a participé activement { l analyse de risque effectué par l Agence lors de l élaboration des soumissions pour le FAC et le PILC. Chacun des secteurs a pu apporter sa contribution { l identification des risques et { l amorce des mesures d atténuation permettant la mise en œuvre des initiatives. L Agence a identifié les risques suivants interpellant notamment la DGFM : La capacité de mise en œuvre du FAC et du PILC { l intérieur des délais impartis; et Les responsabilités additionnelles de suivi et de reddition de comptes reliés aux caractéristiques du FAC et du PILC. Afin d atténuer ces risques la DGFM a pris la décision de porter une attention particulière au FAC et au PILC dans le cadre de leurs activités de surveillance active. Deux nouvelles ressources ont été allouées à l équipe de surveillance active. Constat 1 Cette décision nous apparaît être une mesure d atténuation des risques pertinente. Faisant suite à cette décision, la DGFM a développé un outil de surveillance basé sur les risques et adapté aux caractéristiques propres aux initiatives du PAE. Elle a aussi développé un plan de travail pour la mise en œuvre de l outil. Cependant, DGFM n a pas suffisamment documenté certaines des étapes du processus d identification des risques appuyant l outil de surveillance, notamment, les suivantes: Définition et évaluation des secteurs à risque; Mesure de la probabilité et de l incidence des risques; Établissement des résultats désirés et définition du niveau de tolérance au risque; Classification des risques par ordre de priorité; Élaboration et choix des stratégies d atténuation ; et Périodicité du suivi de l exercice d identification des risques. Le manque de documentation ne nous permet pas de nous prononcer sur l intégralité et le degré de pertinence des risques considérés. Effet/Risque Le manque de documentation soutenant le processus d identification des risques augmente la possibilité que des risques pertinents aient été omis. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

12 Recommandation 1 (Risque faible) Pour s assurer que l ensemble des risques relatifs aux projets du FAC et du PILC soient pris en compte, la DGFM devrait documenter son processus d identification des risques et en effectuer le suivi périodiquement. 3.2 ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION DES COMPTES DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC Nous avons porté notre attention sur les processus de vérification des comptes du FAC et du PILC afin de nous assurer qu ils soient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP art. 33). L application de l article 33 est effectuée par un agent financier de la DGFM. La gestion et l approbation des demandes de paiement se fait à partir du système Hermès finance. Les demandes qui émanent de l application de l article 34 par une personne déléguée sont saisies par l agent financier qui fait une vérification sommaire des demandes, notamment au niveau du codage financier et de l intégralité des données transférées au système. Il y a donc ségrégation des tâches au niveau de l application des articles 33 et 34 de la LGFP. Constat 2 Pour le volet des contributions, qui représente environ 280 M$ pour la période allant de avril 2009 à mars 2011, l agent financier responsable de l application de l article 33 effectue le paiement dès le moment de la réception sur la base de la visualisation de la demande de paiement. Les modalités de certification prévues { l article 33 de la LGFP résident { l Agence entièrement dans l application des activités de surveillance active. L Agence a choisi de s appuyer sur ses activités de surveillance active a posteriori pour effectuer la diligence raisonnable nécessaire lui permettant de gérer le risque d approbation des paiements en vertu de l article 33. Or, en date de notre vérification, cet exercice n avait pas été appliqué. Une autre approche prévaut concernant les modalités de certification des dépenses de fonctionnement, qui s élevaient à environ 8,6 M$ pour la période de 2009 à En effet, un agent financier effectue une vérification prépaiement de certains éléments des transactions qui correspondent à certains critères de risque et examine également a posteriori un nombre limité de dossiers, sélectionnés selon son jugement guidé par la nature et les montants en cause, pour valider les paiements effectués. Surveillance des contributions : L assurance suffisante, qui sous-tend l application de l article 33 de la LGFP pour les contributions, repose sur le travail du groupe de la surveillance active. De plus, la Politique sur la surveillance active du CT, qui encadre le travail du groupe de surveillance de la DGFM, requiert la définition d un régime efficace pour surveiller activement l état des pratiques et des contrôles de gestion. Ce travail inclut des évaluations en temps opportun et des mesures de prévention ou de correction dans les domaines où des déficiences et des lacunes en matière de contrôle ont Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

13 3.2 ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION DES COMPTES DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC été cernées. La DGFM a développé un bon outil de suivi des dossiers FAC en fonction de critères de risque préétablis et documentés dans la cadre de l initiative FAC. L outil fait notamment le suivi des avances versées, du degré d avancement des projets et de la présence des dépenses reliées { la fin de l exercice. L application de l article 33 doit s appuyer sur l assurance raisonnable que l article 34 a été correctement appliqué dans le contexte du PAE. Dans ce contexte, nous avons constaté les lacunes suivantes en regard des pratiques de la surveillance active : Malgré l identification de zones de risques qui apparaissent pertinentes, absence d une méthode de sélection de dossiers permettant d appuyer l échantillon à examiner aux fins de surveillance active, afin de conclure sur l application faite de l article 34 par les bureaux d affaires; Aucune surveillance (FAC ou PILC) n a été observée au moment de notre vérification. Nous avons cependant pu observer qu un calendrier de production de rapport de surveillance active avait été développé; et, Absence du PILC dans l approche de surveillance adoptée. Bien qu aucun déboursé n ait été effectué lors de la vérification, le plan de surveillance n aborde pas ce programme. Définition des rôles et des responsabilités La surveillance active est une activité de contrôle essentielle dans le cadre du FAC et du PILC puisqu elle est la seule activité qui permet de supporter l application de l article 33 par la DGFM en regard des contributions versées. Afin d assurer que le contrôle effectué par la surveillance active soit efficace, une définition claire et complète des rôles et responsabilités (protocole) doit être documentée, communiquée et mise en œuvre. La définition des rôles et responsabilités encadre la mise en place et l application des contrôles. Ainsi, une fois la stratégie de contrôle retenue, il faut en assurer l application par les individus responsables de sa mise en œuvre. De plus, pour assurer l efficacité de la stratégie de contrôle lorsque des faiblesses sont constatées, il est impératif que des mesures correctives soient mises en place par les responsables à la satisfaction de la DGFM. Il est donc important que cette activité soit bien étayée par une définition appropriée des rôles et responsabilités approuvée par la haute direction. Dans le cadre de la livraison des programmes du PAE, nous avons observé un seul document décrivant sommairement les activités de contrôle dans le cadre du FAC. Ce document ne couvre pas de façon claire et complète le mandat et les responsabilités en matière d activités Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

14 3.2 ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION DES COMPTES DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC de surveillance active. Notamment, nous avons constaté que ce document ne couvre pas les éléments suivants : Confirmation et communication du mandat auprès de tous les secteurs concernés; Communication des résultats du travail de surveillance aux différents niveaux de responsabilité; Suivi à accorder aux résultats obtenus et règlement des situations décelées. Surveillance des dépenses de fonctionnement : Par dépenses de fonctionnement, nous entendons tout type de dépenses qui ne sont pas des contributions. La DGFM a consigné par écrit une stratégie encadrant le travail de l agent financier responsable de l application du processus de certification des comptes sous l article 33 de la LGFP. L agent financier effectue l examen a posteriori de 5 à 6 déboursés de fonctionnement par semaine dont la sélection est effectuée selon son jugement guidé par la nature et les montants en cause. De plus, la DGFM a défini les paiements à risque qui nécessitent une vérification avant paiement. Compte tenu des ressources limitées de l Agence, nous jugeons la stratégie adoptée concernant les paiements des dépenses de fonctionnement acceptable. Nous ne pouvons nous prononcer sur le processus d identification des risques, ni sur l efficacité du processus en regard du nombre de transaction sélectionnée, faute de documentation suffisante à cet effet. Effet/Risque Les possibilités d amélioration au niveau de l architecture des activités de surveillance financière augmentent le risque d une assurance incomplète pour appuyer l article 33. Afin d obtenir l assurance nécessaire { la certification des dépenses sous l article 33 de la LGFP, la DGFM devrait : Dépenses de contributions Recommandation 2 (Risque élevé) Compléter, approuver et communiquer le mandat du groupe de surveillance active, incluant le plan de communication des résultats aux secteurs concernés et le suivi à accorder à ces résultats. Définir et mettre en œuvre une méthode de sélection des dossiers permettant d appuyer l échantillon { examiner à des fins de surveillance active, afin de conclure sur l application de l article 34 par les bureaux d affaires; Procéder sans délai { l application des mesures de surveillance prévues; Inclure les dossiers PILC dans l approche de surveillance Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

15 3.2 ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION DES COMPTES DANS LE CADRE DU FAC ET DU PILC adoptée; et Dépenses de fonctionnement Documenter le processus servant à cerner les transactions à risque. 3.3 AUTRES CONTRÔLES CLÉS EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE Contrôles budgétaire et des engagements (article 32 de la LGFP) À l Agence, le secteur des Opérations est responsable d effectuer le suivi budgétaire des paiements de transfert. La DGFM est responsable de l inscription des affectations budgétaires aux registres comptables de l Agence. Les gestionnaires des unités administratives sont individuellement imputables du suivi de leur budget de fonctionnement. Budget de fonctionnement Constat 3 Un budget de 8,6 M $ a été demandé et autorisé pour l enveloppe salariale et les dépenses de fonctionnement liées au FAC et au PILC pour l ensemble de DEC. Pour le FAC, le budget de fonctionnement des bureaux d affaires a été alloué au prorata de la variation des budgets de contribution découlant de FAC. En ce qui a trait au PILC, l Agence a développé des estimations de temps consacré à ce programme. Le suivi des dépenses de fonctionnement est effectué dans les bureaux d affaires. Budget de contribution du FAC Un modèle d allocation des fonds a été développé qui prend compte des critères spécifiques au programme, de la population visée et du potentiel économique des régions. Le secteur des Opérations a développé des outils de suivi budgétaire pour assurer un contrôle des montants engagés, notamment des rapports de suivi budgétaires. Une réserve virtuelle a été crée pour redistribuer les fonds entre les bureaux d affaires en fonction de la disponibilité des projets méritants, ce qui permet de réajuster l allocation des fonds pour atteindre les objectifs du programme. Nous avons constaté qu une souplesse au niveau de l allocation des fonds était présente pour assurer le financement selon la disponibilité Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

16 3.3 AUTRES CONTRÔLES CLÉS EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE des projets. Budget de contribution du PILC Le Gouvernement du Québec étant le maître d œuvre du programme et des projets, le rôle de DEC est plus limité dans la livraison du programme. La direction des infrastructures a toutefois développé des outils de suivi adéquat afin d assurer un contrôle au niveau des engagements, de l analyse et de l approbation des projets du PILC. La Direction des infrastructures qui est responsable du PILC produit de façon hebdomadaire des rapports de suivi pour assurer un contrôle des budgets alloués. Les rapports de suivi couvrent les sujets suivants : Projets soumis; Projets au stade de l analyse; Projets approuvés; Projets engagés; et Bilan du PILC. Système Hermès La gestion des programmes de contribution est faite par l entremise du système Hermès. Des contrôles budgétaires ont été inclus dans ce système. Les montants engagés ou l aide autorisée pour chaque projet sont enregistrés dans le système. Le système empêche la validation de dépenses au-delà du seuil autorisé. Nous sommes satisfaits des procédures en place pour effectuer le contrôle des engagements. Gestion des avances Dans la présentation remise au Conseil du Trésor pour le financement du FAC, DEC s est engagé à appliquer certains contrôles pour encadrer les paiements anticipés. Les contrôles incluent entre autres, que les paiements anticipés ne devraient être effectués qu en cas de nécessité, justifiés par les besoins de trésorerie du bénéficiaire. Constat 4 La responsabilité de la justification et de la documentation des avances demeure entièrement au niveau des bureaux d affaires. Afin de s assurer que les avances émises par l Agence dans le cadre du FAC et du PILC soient soutenues par une analyse adéquate des besoins de trésorerie, la DGFM aurait avantage à être impliquée formellement dans ce processus. Notre vérification a révélé que le cadre de contrôle de gestion financière ne prévoit pas la validation des besoins { l appui d une avance par la DGFM. Nous avons noté que l émission d avance a été identifiée comme Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

17 3.3 AUTRES CONTRÔLES CLÉS EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE un critère de risque en vue de guider la sélection des dossiers à examiner lors de la surveillance active après le paiement. Effet/Risque Recommandation 3 (Risque faible) L absence de validation par la DGFM lors de l octroi des avances augmente le risque que ces paiements ne soient pas justifiés. Il en résulte une application potentiellement inadéquate de l article 33 en regard des avances. Compte tenu des termes des soumissions du FAC et du PILC, la DGFM devrait renforcer son rôle de surveillance en matière de gestion des avances par la mise en œuvre d une stratégie de validation d émission d avances. 4. CONCLUSION Certains points forts ont été observés lors de la vérification, tel que le développement d un outil de suivi des risques pour les projets découlant du programme FAC et l utilisation d un modèle d allocation des ressources qui prend en compte les spécificités des programmes. Toutefois, la vérification a révélé que le cadre de contrôle de gestion financière présente des possibilités d amélioration en particulier au niveau de l application de mesures de surveillance active en tant qu outil de contrôle clé { l Agence des paiements de contribution aux bénéficiaires, incluant le paiement d avances, ce qui compromet l efficacité du cadre de contrôle de gestion financière de l Agence. Les travaux précédents de la DGVI ont démontré l application de mesures satisfaisantes de suivi financier et de résultats reliés aux ententes de contributions (article 34 de la LGFP) par le secteur des Opérations. Toutefois, les contrôles reliés à l application de l article 33 par le DGFM en regard des dépenses de contribution dans la cadre du FAC et du PILC comportent des possibilités d amélioration en vue d assurer un contrôle financier adéquat. Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

18 PLAN D ACTION Recommandations Commentaire de la gestion Date prévue d achèvement Entités responsables Recommandation 1 : (Risque faible) Pour s assurer que l ensemble des risques relatifs aux projets du FAC et du PILC soient pris en compte, la DGFM devrait documenter son processus d identification des risques et en effectuer le suivi périodiquement. Nous regrouperons les différentes informations existantes en un seul endroit afin de documenter plus formellement notre processus d identification des risques et nous nous assurerons de faire le suivi périodiquement des risques afin d ajuster nos mesures de surveillance si nécessaire. L équipe de surveillance active sera impliquée dans le processus et sera tenu informée des résultats. 31 août 2010 Direction de la surveillance active et du contrôle interne Recommandation 2 : (Risque élevé) Afin d obtenir l assurance nécessaire à la certification des dépenses sous l article 33 de la LGFP, la DGFM devrait : Dépenses de contribution Compléter, approuver et communiquer le mandat du groupe de surveillance active, incluant le plan de Le mandat du groupe de surveillance active et le plan d échantillonnage ont été discutés avec les directeurs généraux du secteur des Opérations et le directeur de la planification en janvier Nous présenterons également le mandat, y compris le plan de communication et les mesures de suivi, aux membres du CGM ainsi que notre plan d échantillonnage août 2010 Direction de la surveillance active et du contrôle interne et Direction des Opérations comptables Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

19 Recommandations Commentaire de la gestion Date prévue d achèvement Entités responsables communication des résultats aux secteurs concernés et le suivi à accorder à ces résultats. Définir et mettre en œuvre une méthode de sélection des dossiers permettant d appuyer l échantillon { examiner { des fins de surveillance active, afin de conclure sur l application de l article 34 par les bureaux d affaires; Procéder sans délai à l application des mesures de surveillance prévues; Inclure le PILC dans l approche de surveillance adoptée; et Dépenses de fonctionnement Documenter le processus servant à cerner les transactions à risque. La méthode de sélection des dossiers permettant d appuyer l échantillon { examiner qui est utilisée actuellement, basée sur les risques identifiés, a été tout récemment documentée pour guider les nouveaux membres de l équipe de la surveillance active. La documentation sera remise { l équipe de vérification interne. Treize dossiers ont fait l objet d une vérification approfondie et nous anticipons vérifier entre 15 et 20 dossiers par mois ce que nous jugeons adéquat en fonction de nos ressources, de l approche préconisée et du nombre de projets financés dans le cadre du PAE. Les projets approuvés sous PILC seront inclus au plan d échantillonnage Une ébauche du processus d échantillonnage sera remise Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada

20 Recommandations Commentaire de la gestion Date prévue d achèvement Entités responsables au Dirigeant principal pour son approbation. Recommandation 3 : (Risque faible) Compte tenu des termes des soumissions du FAC et du PILC, la DGFM devrait renforcer son rôle de surveillance en matière de gestion des avances par la mise en œuvre d une stratégie de validation d émission d avances. Depuis que nous appliquons nos mesures de surveillance, nous considérons que notre rôle est adéquat. D une part, le délai pour la récupération des avances est un facteur de risque : les dossiers dont les avances ne sont pas récupérées dans un délai de 60 jours sont systématiquement vérifiés. D autre part, lors de notre vérification approfondie des dossiers, nous nous assurons que la gestion des avances est conforme aux directives opérationnelles émises par les Opérations qui reflètent les modalités de programmes approuvées, les exigences du SCT et celles des présentations au CT. s/o Rapport de vérification interne du cadre de contrôle de gestion financière des initiatives liées au Plan d action économique du Canada