Composant pour Microsoft Outlook. Collaborez en utilisant Outlook et MDaemon

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1 MDaemon GroupWare Composant pour Microsoft Outlook Collaborez en utilisant Outlook et MDaemon Version 1 Manuel Utilisateur 2003 Alt-N Technologies. Tous droits réservés. MDaemon, WorldClient, et RelayFax sont des marques déposées de Alt-N Technologies. Les noms des sociétés et produits cités dans ce document peuvent être les marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Document traduit et adapté de l anglais par Watsoft.

2 Table des matières Table des matières Table des matières...2 MDaemon GroupWare...3 Introduction... 3 Configuration requise... 3 Installation... 3 Télécharger le composant MDaemon GroupWare... 3 Installer le composant MDaemon GroupWare... 4 Configurer le composant MDaemon GroupWare...5 Utiliser l assistant MDaemon GroupWare... 5 Créer une boîte aux lettres GroupWare manuellement... 6 Choisir un fichier de stockage personnel PST... 7 Partager les éléments et dossiers Outlook...8 Liste des dossiers Outlook et MDaemon GroupWare... 8 Comptes IMAP... 8 Comptes POP... 8 Créer des dossiers...8 Partager les dossiers Outlook... 9 Synchronisation de vos dossiers partagés Aide avec Microsoft Outlook Index...12 Table des matières 2 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

3 MDaemon GroupWare Composant pour Microsoft Outlook Version 1 Manuel Utilisateur Introduction A cause de la quantité de temps que réclame la planification de rendez-vous, le travail par , la gestion des contacts, avoir la possibilité de collaborer simplement avec vos collègues peut vous faire gagner du temps, et largement augmenter votre productivité. Le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook peut vous aider à atteindre ce but. Le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook rend possible le partage de vos calendriers, contacts, et les autres éléments Microsoft Outlook avec les autres utilisateurs MDaemon GroupWare. Le composant GroupWare offre le partage d éléments Outlook en autorisant Microsoft Outlook à utiliser des dossiers IMAP spécifiques situés sur votre serveur MDaemon avec GroupWare. Ces dossiers peuvent être configurés pour stocker n importe quel type d éléments Outlook de votre choix : calendriers, contacts, notes, tâches, et les autres. De plus, vous pouvez définir pour chacun de ces dossiers plusieurs niveaux de droits d accès pour les autres utilisateurs MDaemon GroupWare. Par exemple, vous voudrez pouvoir donner une autorisation à un utilisateur de lecture sur l un de vos calendriers mais sans autoriser l ajout d éléments, mais pour un autre vous voudrez accorder un accès complet équivalent au votre. Quand vous donnez à un utilisateur MDaemon GroupWare la permission de voir l un de vos dossiers, celui-ci apparaîtra dans sa liste de dossiers Outlook, et les dossiers pour lesquels vous avez des autorisations d accès apparaîtront dans la votre. De plus le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook peut vous aider à être plus efficace en autorisant le partage de vos éléments Outlook et collaborer avec vos collègues directement en utilisant les fonctionnalités productives incluses dans Outlook. Configuration requise Le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook requiert Microsoft Windows 9x ou plus, et Microsoft Outlook 98 ou plus doit être installé sur votre système. De plus, une connexion Internet ou réseau est requise afin de se connecter au serveur MDaemon qui héberge vos services de courrier, et ce serveur doit avoir MDaemon avec GroupWare. Enfin, le droit d utiliser MDaemon GroupWare doit être définit pour votre compte utilisateur MDaemon seuls les comptes GroupWare activés sur le même serveur de messagerie peuvent partager leurs éléments Outlook via GroupWare. Installation Le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook est disponible avec un module d installation autonome qui peut être téléchargé depuis WorldClient, le client de messagerie MDaemon par le web. Si vous n avez pas accès à WorldClient veuillez alors contacter votre superviseur ou administrateur de messagerie pour obtenir le composant par un autre moyen, tel qu une disquette ou un téléchargement sur serveur réseau. Télécharger le composant MDaemon GroupWare Pour télécharger le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook depuis WorldClient: MDaemon GroupWare 3 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

4 MDaemon GroupWare 1. Ouvrez votre navigateur web sur la page d accueil de WorldClient. Dans la plupart des cas, l adresse de cette page est de la forme : ou 2. Saisissez votre adresse et mot de passe dans les champs adéquats, et cliquez sur Signature pour accéder à votre compte WorldClient. 3. Cliquez sur Options (ou cliquez sur le bouton Options si le thème WorldClient que vous utilisez possède des boutons au lieu de liens textuels). 4. Cliquez sur MDaemon GroupWare. 5. Cliquez sur Télécharger le module MDaemon GroupWare pour Outlook. 6. Télécharger OutlookPluginInstall.exe en prenant soin de noter le dossier dans lequel vous voulez le sauvegarder. Installer le composant MDaemon GroupWare Pour installer le composant MDaemon GroupWare pour Microsoft Outlook: 1. Fermer Microsoft Outlook s il est lancé. Il est également recommandé de fermer toutes les autres applications Windows qui peuvent tourner avant de continuer l installation. 2. Cliquez sur Démarrer, et Exécuter dans le menu de démarrage. 3. Dans Ouvrir, saisissez le chemin vers OutlookPluginInstall.exe, ou cliquez sur Parcourir pour le localiser. 4. Cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Suivant. 6. Lisez l Accord de licence et cliquez sur J accepte pour poursuivre l installation. 7. Cliquez sur Suivant. 8. Cliquez sur Terminer. MDaemon GroupWare 4 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

5 Configurer le composant MDaemon GroupWare Configurer le composant MDaemon GroupWare Utiliser l assistant MDaemon GroupWare La première fois que vous lancez Microsoft Outlook après avoir installé le composant MDaemon GroupWare, l assistant MDaemon GroupWare sera affiché. Utilisez cet assistant pour créer votre boîte aux lettres MDaemon GroupWare dans Outlook. Avant de continuer avec l assistant, il y a certaines choses que vous devez connaître : le nom d hôte de votre serveur de messagerie active avec MDaemon GroupWare (généralement sous la forme mail.example.com), votre nom d utilisateur (généralement votre adresse ), et votre mot de passe. Quand vous êtes prêt à poursuivre l assistant d installation MDaemon GroupWare : 1. Lisez le premier écran et cliquez Suivant. 2. Saisissez le Nom d hôte du serveur MDaemon GroupWare qui héberge votre compte. 3. Laissez le Port à la valeur par défaut 143 a moins que votre administrateur de messagerie ne vous ait demandé de spécifier une autre valeur. 4. Saisissez le Nom d utilisateur et Mot de passe de votre compte GroupWare sur MDaemon. 5. Cliquez sur Retenir le mot de passe si vous souhaitez que MDaemon GroupWare mémorise votre mot de passe et se connecte automatiquement à votre compte dans le future. Décochez cette case si vous souhaitez ressaisir le mot de passe à chaque fois que vous lancez Outlook. 6. Cliquez sur Ping du serveur pour tester vos paramètres. Si vous rencontrez des erreurs durant le test veuillez alors vérifier vos paramètres et contacter votre administrateur de messagerie le cas échéant. 7. Cliquez sur Suivant. Configurer le composant MDaemon GroupWare 5 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

6 Configurer le composant MDaemon GroupWare 8. Un fichier PST (personal storage) sera utilisé pour les éléments partagés Outlook stockés localement. Cliquez sur Créer un nouveau fichier PST si vous souhaitez en créer un nouveau, ou, si vous souhaitez en utiliser un qui existe déjà, cliquez Utiliser un fichier PST existant et cliquez alors sur le fichier à utiliser. Si vous n êtes pas sûr de l option à utiliser, reportez-vous à Choisir un fichier de stockage personnel page Cliquez sur Suivant. 10. Cliquez sur Terminer. Créer une boîte aux lettres GroupWare manuellement Si vous choisissez de passer outre l assistant d installation MDaemon GroupWare, vous pouvez créer des boîtes aux lettres MDaemon GroupWare manuellement. Pour ce faire : 1. Cliquez sur Boîtes aux lettres GroupWare sur la barre d outils. Si vous ne voyez pas la barre d outils GroupWare cliquez sur Affichage Barre d outils MDaemon GroupWare pour l activer. Sinon, vous pouvez aussi atteindre l écran de boîtes aux lettres MDaemon GroupWare dans la boîte de dialogue Options d Outlook (Outils Options MDaemon GroupWare). 2. Cliquez sur Ajouter. 3. Un fichier PST (personal storage) sera utilisé pour les éléments partagés Outlook stockés localement. Cliquez sur Créer un nouveau fichier PST si vous souhaitez en créer un nouveau, ou, si vous souhaitez en utiliser un qui existe déjà, cliquez Utiliser un fichier PST existant et cliquez alors sur le fichier à utiliser et passez à l étape 6 ci-dessous. Si vous n êtes pas sûr de l option à utiliser, reportez-vous à Choisir un fichier de stockage personnel page Saisissez un nom de fichier pour votre nouveau fichier PST, ou acceptez celui par défaut qui est généré automatiquement. Configurer le composant MDaemon GroupWare 6 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

7 Configurer le composant MDaemon GroupWare 5. Saisissez un nom pour votre boîte aux lettres GroupWare. Ce nom est celui qui sera affiché dans votre liste de dossiers Outlook et sert uniquement à titre informatif il ne sera pas visible par les autres utilisateurs. 6. Cliquez sur OK. 7. Saisissez le Nom d hôte du serveur de messagerie activé en GroupWare et qui héberge votre compte utilisateur. 8. Laissez le Port à la valeur par défaut 143 a moins que votre administrateur de messagerie ne vous ait demandé de spécifier une autre valeur. 9. le Nom d utilisateur et Mot de passe de votre compte GroupWare sur MDaemon. 10. Cliquez sur Retenir le mot de passe si vous souhaitez que MDaemon GroupWare mémorise votre mot de passe et se connecte automatiquement à votre compte dans le future. Décochez cette case si vous souhaitez ressaisir le mot de passe à chaque fois que vous lancez Outlook 11. Cliquez sur Ping du serveur pour tester vos paramètres. Si vous rencontrez des erreurs durant le test veuillez alors vérifier vos paramètres et contacter votre administrateur de messagerie le cas échéant. 12. Cliquez sur OK et OK. Choisir un fichier de stockage personnel PST Vos données d éléments partagés Outlook sont stockées sur votre serveur de messagerie activé en GroupWare avec des dossiers IMAP spéciaux. Cependant, Outlook synchronise et stocke aussi ces données partagées dans des fichiers de stockage personnels (PST). Que vous choisissiez de créer une boîte aux lettres GroupWare manuellement, ou en utilisant l assistant MDaemon GroupWare, vous devez choisir de créer un nouveau fichier PST ou d en utiliser un existant. Si vous n êtes pas sûr de l option à utiliser, voici quelques conseils pour orienter votre décision : Si vous n avez pas encore de compte ou GroupWare configuré dans Outlook, choisir de créer un nouveau fichier PST est sans doute la meilleure option. Si vous avez déjà un compte IMAP configuré dans Outlook, un nouveau fichier PST peut être le mieux. Si vous avez déjà un compte POP dans Outlook qui est associé avec un fichier PST existant, sélectionner le fichier PST existant est alors sans doute la meilleure option. Si un compte existe (soit POP ou IMAP) et que vous utilisez déjà certains éléments Outlook (calendriers, contacts, ou autre), alors choisir d utiliser le fichier PST existant est sans doute la meilleure option. Configurer le composant MDaemon GroupWare 7 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

8 Partager les éléments et dossiers Outlook Partager les éléments et dossiers Outlook Liste des dossiers Outlook et MDaemon GroupWare Le contenu de votre liste de dossiers Outlook dépend du type de comptes que vous avez paramètres dans Outlook: POP ou IMAP. Comptes IMAP Les comptes IMAP sont affichés comme boîtes aux lettres séparées contenant uniquement vos dossiers de courrier IMAP. Les dossiers contenant les données Outlook partagées ne peuvent être visualisées dans la liste des dossiers du compte IMAP. Les boîtes aux lettres GroupWare seront affichées séparément même si elles reprennent les mêmes informations associées au compte IMAP. Par exemple, si vous avez un compte IMAP dans Outlook pour alors une boîte aux lettres apparaîtra pour ce compte dans la liste des dossiers Outlook. Elle contiendra une arborescence avec une boîte de réception ainsi que les autres dossiers de courrier que vous aurez créés pour ce compte. Il ne peut cependant pas contenir de dossiers Outlook partagés tels que les calendriers ou les contacts, même si vous avez créé une boîte aux lettres MDaemon GroupWare qui utilise les mêmes informations de connexion - frank@exemple.net dans notre exemple. La boîte au x lettres GroupWare sera affichée séparément dans la liste des dossiers Outlook, et contiendra vos éléments Outlook partagés. Elle pourra être associée à Outlook Aujourd hui, ou à une autre arborescence de dossiers indépendante, ceci dépendant du fichier PST associé. Comptes POP Plus simple, un compte POP aura ses messages déposés dans le dossier Boîte de réception (ou autre) appartenant à l arborescence Outlook Aujourd hui. La liste des dossiers de cette arborescence peut être associée à une boîte aux lettres GroupWare et donc contenir à la fois les dossiers partagés Outlook et les dossiers de courrier. Créer des dossiers Vous pouvez créer des dossiers et sous-dossiers dans n importe quelle boîte aux lettres de l arborescence de dossiers Outlook. Quand vous créez un nouveau dossier vous désignez le type d éléments qui seront associés avec celui-ci : courrier, calendriers, contacts, tâches, notes, etc. Vos boîtes aux lettres IMAP ne peuvent cependant contenir que des éléments de type courrier (dossiers ) ils ne peuvent pas contenir d autres éléments Outlook tels que les calendriers ou les contacts. Les dossiers pour ces éléments Outlook peuvent être créés dans vos boîtes aux lettres GroupWare. Bien que vos dossiers IMAP et dossiers partagés Outlook seront toujours listés dans différentes sections de la liste des dossiers. Pour créer un nouveau dossier dans la liste des dossiers Outlook: Partager les éléments et dossiers Outlook 8 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

9 Partager les éléments et dossiers Outlook 1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dans lequel vous souhaitez créer un nouveau sousdossier, et cliquez sur Nouveau dossier. De la même façon, vous pouvez utiliser le menu Fichier Nouveau Dossier de la barre d outils Outlook. 2. Saisissez un Nom pour votre dossier. 3. Dans Contenu du dossier, choisissez le type d éléments Outlook que le dossier doit contenir : calendrier, contact, journal, tâche, courrier, etc. Les boîtes aux lettres IMAP peuvent uniquement contenir des éléments courrier. 4. Sélectionnez l emplacement où vous souhaitez que votre dossier soit placé (si vous n avez pas encore choisit d emplacement dans l étape 1, ou si vous voulez choisir un emplacement différent). 5. Cliquez sur OK. Partager les dossiers Outlook Vous pouvez utiliser le composant MDaemon GroupWare pour partager vos boîtes aux lettres avec les autres utilisateurs MDaemon GroupWare. Vous pouvez désigner quels utilisateurs seront capables d y accéder, ainsi que le niveau d accès qui sera autorisé. Pour partager un dossier non-courrier Outlook : 1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur le dossier que vous voulez partager, et cliquez ensuite sur Dossier de la barre d outils GroupWare. Vous également faire ceci en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Propriétés, et cliquez sur Dossier MDaemon GroupWare. 2. Choisissez la méthode de synchronisation principale que vous voulez utiliser pour ce dossier avec quelle fréquence GroupWare fera la synchronisation entre la copie locale du dossier et celle résident sur le serveur. Vous avez trois options de synchronisation : Chaque fois que je sélectionne ce dossier les copies locales et serveur seront synchronisés chaque fois que vous sélectionnez le dossier dans votre liste de dossier. Manuellement (cliquez sur le bouton Synchroniser ) les dossiers seront synchronisés lorsque vous cliquerez sur le bouton Synchroniser de la barre d outils GroupWare. Quand Outlook se lance et s arrête les dossiers seront synchronisés quand vous lancez Outlook, et quand vous le fermez. 3. Si vous voulez que le dossier soit synchronisé à intervalles réguliers, cliquez sur Synchroniser ce Partager les éléments et dossiers Outlook 9 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

10 Partager les éléments et dossiers Outlook dossier chaque et sélectionnez le nombre de minutes désirées. 4. Dans la section Permissions, cliquez sur Ajouter pour spécifier un utilisateur avec qui partager ce dossier. 5. Choisir l utilisateur souhaité dans la liste déroulante ou saisissez en un manuellement. Dépendant de ce que votre administrateur de messagerie a configuré, la liste des utilisateurs comprendra : tous les comptes MDaemon activés en GroupWare sur votre serveur sans restriction de domaine, du même domaine que vous, ou aucune adresse du tout. Si toutes les adresses sont masquées alors vous devrez saisir manuellement chacune des adresses activées en GroupWare pour lesquelles vous souhaitez partager votre dossier. Cliquez sur OK. 6. Cliquez sur l utilisateur dans la liste de permissions et cliquez ensuite sur les cases correspondantes aux droits d accès que vous souhaitez accorder : Lire éléments l utilisateur a le droit de voir le contenu du dossier partagé (ex. voir les calendriers, contacts, ou autre). Ajouter éléments de nouveaux éléments peuvent être placés dans le dossier partagé. Modifier éléments les éléments Outlook contenus dans le dossier peuvent être modifies par l utilisateur (combinaison Ajouter + Effacer). Effacer éléments les éléments contenus dans ce dossier peuvent être supprimés par l utilisateur. Dossier visible autorise le dossier à apparaître dans la liste des dossiers de l utilisateur. Si cette option n est pas activée alors l utilisateur ne pourra pas voir le dossier partagé même si d autres droits d accès ont été affectés. Créer des sous-dossiers l utilisateur peut créer des sous-dossiers. Administrer l utilisateur a les pleines permissions sur le dossier. Il peut ajouter, supprimer, effacer, et modifier les dossiers et tous les éléments qu ils contiennent. 7. Cliquez sur Synchroniser maintenant si vous souhaitez synchroniser ce dossier immédiatement. 8. Cliquez sur Options de boîte aux lettres si vous désirez modifier les paramètres de boîte aux lettres GroupWare. 9. Cliquez sur OK. Synchronisation de vos dossiers partagés Les éléments Outlook partagés sont créés et modifiés en local sur votre ordinateur et ensuite synchronisés avec les dossiers stockés sur le serveur. Les dossiers partagés doivent être synchronisés avant que quelqu un d autre ne puisse voir les modifications que vous avez effectuées sur vos dossiers partagés Outlook. Vous pouvez synchroniser vos dossiers partagés manuellement, et vous pouvez les configurer pour être synchronisés automatiquement. Vous pouvez aussi définir les paramètres de synchronisation pour chaque dossier. De ce fait, un dossier peut être synchronisé toutes les 5 minutes tandis qu un autre peut être synchronisé uniquement lorsque vous cliquez manuellement sur le bouton Synchroniser maintenant. Pour configurer les paramètres de synchronisation d un dossier Outlook : 1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur le dossier que vous souhaitez synchroniser, et cliquez alors sur Dossiers dans la barre d outils Outlook. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquer sur Propriétés, et cliquer Dossier MDaemon GroupWare. 2. Sélectionnez la méthode de synchronisation principale que vous souhaitez utiliser pour le dossier. Vous disposez de trois options de synchronisation : Partager les éléments et dossiers Outlook 10 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

11 Partager les éléments et dossiers Outlook Chaque fois que je sélectionne ce dossier les copies locales et serveur seront synchronisés chaque fois que vous sélectionnez le dossier dans votre liste de dossier. Manuellement (cliquez sur le bouton Synchroniser ) les dossiers seront synchronisés lorsque vous cliquerez sur le bouton Synchroniser de la barre d outils GroupWare. Quand Outlook se lance et s arrête les dossiers seront synchronisés quand vous lancez Outlook, et quand vous le fermez. 3. Si vous voulez que le dossier soit synchronisé à intervalles réguliers, cliquez sur Synchroniser ce dossier chaque et sélectionnez le nombre de minutes désirées. 4. Effectuez toutes les modifications ou ajouts nécessaires dans la section permissions. 5. Cliquez sur Synchroniser maintenant si vous souhaitez synchroniser ce dossier immédiatement. 6. Cliquez sur OK. Aide avec Microsoft Outlook Pour de plus amples informations sur Outlook et la gestion des calendriers, contacts, tâches, ou autre, et pour tout connaître des nombreuses autres fonctionnalités d Outlook, référez vous au système d aide en ligne et à la documentation de Outlook. Partager les éléments et dossiers Outlook 11 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook

12 Index A Accéder à WorldClient, 3 Adresse , 5 Assistant MDaemon GroupWare, 5 C Comptes IMAP, 8 Comptes POP, 8 Configuration requise, 3 Créer des boîtes aux lettres GroupWare manuellement, 6 Créer des dossiers, 8 D Déclarer le serveur activé en GroupWare, 5 Dossiers, 8 Dossiers IMAP, 8 Droits d accès, 9 Eléments Outlook, 8 E F Fichiers de stockage personnel, 5, 7 Fichiers PST, 5, 7 Installation, 3 Installer le composant MDaemon GroupWare, 5 Installer le composant MDaemon GroupWare, 4 Introduction, 3 I L Liste des dossiers Outlook, 8 M Méthodes de synchronisation, 9, 10 Mot de passe, 5 Nom d hôte, 5 Nom d utilisateur, 5 N O Obtenir le composant GroupWare, 3 Partager des dossiers, 9 Partager les éléments et dossiers Outlook, 8 Partager les éléments Outlook, 9 Permissions, 9 Port GroupWare, 5 Se connecter à WorldClient, 3 Synchronisation de vos dossiers partagés, 10 P S T Télécharger le composant GroupWare, 3 U Utiliser l assistant MDaemon GroupWare, 5 Vue d ensemble, 3 WorldClient, 3 V W Index 12 Composant MDaemon GroupWare p Microsoft Outlook