Solution de gestion pour fiduciaires

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1 Solution de gestion pour fiduciaires

2 SOMMAIRE HISTORIQUE SEPTEMBRE 2010 L ORIGINE Historique 3 Comparatif 4 Les avantages 5 Gestion complète des documents relatifs à la loi anti-blanchiment 6 Un dossier permanent complet 8 Suivi des échéances légales 10 Timesheet 12 Facturation 13 Mailing 14 Portail client 16 Notifications 17 Rapports 18 Témoignages 19 Début de la collaboration entre A++ Informatique et TFRS, fiduciaire de neuf personnes, pour développer ensemble un outil de gestion spécifiquement adapté aux bureaux comptables. JUIN 2012 ÉCHÉANCES LÉGALES, TIMESHEET ET FACTURATION Tout le suivi des échéances légales est géré par Fid-Manager, et l encodage du temps ainsi que la facturation sont intégrés, pour diminuer le nombre de logiciels nécessaires à la gestion de la fiduciaire. OCTOBRE S AUTOMATIQUES L envoi manuel d s chaque mois/trimestre est un gouffre à temps. L envoi des s est intégré dans Fid-Manager afin d automatiser les envois périodiques. NOVEMBRE 2014 DOSSIER PERMANENT, LOI ANTI-BLANCHIMENT ET NOTIFICATIONS En tant qu outil spécifiquement conçu pour les fiduciaires, Fid-Manager se devait d apporter une solution pour permettre au bureau comptable de répondre au mieux aux exigences légales d anti-blanchiment auxquelles il doit faire face. JANVIER 2015 DÉBUT DE LA COMMERCIALISATION Plus de quatre ans de développement et d utilisation quotidienne font de Fid-Manager un outil complet et fiable. La commercialisation peut commencer. JUIN 2015 PORTAIL CLIENT En plus d être un fabuleux outil marketing, le portail client répond à la demande des clients de fiduciaire qui désirent avoir accès à leurs informations depuis leur Smartphone, tablette, ordinateur de domicile FÉVRIER 2016 ARCHIVAGE DES S CLIENTS Le classement des s de Fid-Manager permet de centraliser de manière automatique et intelligente tous les s importants qu il faut pouvoir retrouver dans les dossiers clients. MARS 2016 PLUS DE 100 FIDUCIAIRES Plus de 100 fiduciaires à travers toute la Belgique gagnent du temps chaque jour et simplifient leur administration en utilisant Fid-Manager. - À venir - Gestion des ressources humaines, gestion avancée des tâches exceptionnelles, et toujours plus de liaisons avec les documents de l administration

3 COMPARATIF LES AVANTAGES Fid-Manager Solution Web Logiciel de gestion traditionnel Application locale Solution de gestion pour fiduciaires belges Depuis 1986, A++ Informatique est une entreprise de développement de logiciels de gestion. Après plus de 25 ans d expérience dans le domaine des logiciels comptables, A++ informatique s est spécialisée dans le développement de solutions spécifiques pour fiduciaires. Installation Aucune installation requise. Nécessite un serveur local avec les bonnes versions de base de données et généralement une installation sur site par un spécialiste. Fid-Manager est le fruit de notre collaboration commencée en 2010 avec le bureau comptable TFRS afin de développer ensemble l outil de gestion dont ses membres avaient besoin. Mises à jour Sécurité Accessibilité Partage de données avec vos clients Accès collaborateurs Automatiques et transparentes. Un avec les nouveautés est envoyé à chaque mise à jour. L application est hébergée sur des serveurs hautement sécurisés. Tous les composants (serveurs, réseaux, connexion, alimentation...) sont présents en double pour maintenir le système disponible en cas de panne. Toutes les données sont sauvegardées quotidiennement. Disponible de partout, une connexion Internet suffit. Tout étant déjà sur Internet, un accès pour les clients n est plus un problème. Le bureau comptable décide des informations qu il veut partager avec ses clients. Chaque collaborateur inscrit dans le système peut accéder depuis tous ses ordinateurs (au bureau, au domicile, en clientèle...). Une mise à jour est un moment délicat qu il faut planifier avec le spécialiste, le responsable IT et les personnes ayant un accès à l application. Dépend de la sécurité mise en place envers les accès physiques et à distance au serveur, de la fréquence et de la qualité des back-up, du temps de dépannage en cas de catastrophe ou de vol Il faut généralement passer par un outil tiers, comme remote desktop, teamviewer, log me in, citrix pour accéder à ses données depuis un autre ordinateur, avec tous les risques et ennuis que cela peut comporter. Il faut déployer un moyen d accès depuis l extérieur sur le serveur local, configurer les accès à distance, définir les dossiers visibles et non visibles sur le serveur, adapter le site Internet... Licence par collaborateur avec restriction du nombre d installations du logiciel. Les avantages Pas d installation et accessible de partout : En tant qu application web, Fid-Manager ne nécessite aucune installation. Si vous avez un accès Internet, vous aurez accès à Fid-Manager depuis n importe quel média, PC, Mac, tablette, Smartphone Une sécurité accrue : Vos données sont hébergées sur des serveurs ultra haute disponibilité et ne sont accessibles que par connexion sécurisée SSL encryptée. Une maintenance automatique : Nous nous chargeons entièrement des sauvegardes et des mises à jour. Ce n est plus votre problème : on se charge de tout. SAAS, software as a service, ou logiciel en tant que service : En tant que SAAS, tout est inclus dans le prix de base mensuel : intégration, formations, support en ligne. Pas de coût d achat ou de coût supplémentaire. Une base de données unique à la fiduciaire : Toutes les informations de la fiduciaire sont centralisées dans une base de données structurée et propre à la fiduciaire afin, d avoir une vision identique des dossiers au sein du bureau comptable. Solution clé en main : En partant d une base de données vide, il faut compter en moyenne 3 heures d intégration par fiduciaire. À la fin de ces 3 heures, vous aurez votre version de Fid-Manager prête à l emploi, dossiers créés, tâches configurées et planifiées, et facturation prête à l emploi. Liste des «modules» Plateformes Windows, Mac, Android, Linux, peu importe le système d exploitation, il suffit d avoir une connexion Internet. Généralement conçu pour un seul système d exploitation, il sera compliqué, voire impossible, de travailler avec une autre configuration informatique. Rapports GED (gestion électronique des documents) Protection contre les pannes, incidents et catastrophes naturelles L infrastructure Fid-Manager est composée de plusieurs serveurs. Chaque serveur peut fonctionner indépendamment des autres en cas de panne. Un réseau de répartiteurs de charge permet de basculer d un serveur à un autre instantanément lorsqu une panne est détectée. Les données de chaque serveur sont sauvegardées quotidiennement sur des disques de sauvegarde de très haute disponibilité localisés dans des sites distants de plus de 100 km. Timesheet & Facturation DOSSIER PERMANENT Anti-blanchiment Protection contre le piratage et le vol de données Les centres de données accueillant nos serveurs sont conçus, bâtis et équipés pour résister à toute forme d intrusion ou d aléa. Dotés de portes blindées et antifeu, ils sont sous la protection continue de systèmes de vidéosurveillance et de détection de mouvement. Leurs périmètres sont sécurisés par des clôtures. De plus, des agents de sécurité se relaient 24h/24 afin de réagir en cas d événement et de vérifier l identité de chaque employé, lequel doit présenter son badge électronique et se soumettre à un contrôle biométrique pour accéder aux bâtiments. L ensemble de ces procédures permet de garantir l inviolabilité des sites, et donc l impossibilité pour un tiers d accéder physiquement à vos données. L accès à distance aux données est protégé par plusieurs pare-feu ainsi que par un réseau de mitigation anti-ddos, et la confidentialité de la connexion est garantie par un cryptage continu en SSL/TLS. Gestion des échéances légales Portails & s 4 5

4 GESTION COMPLÈTE DES DOCUMENTS RELATIFS À LA LOI ANTI-BLANCHIMENT Génération et classement automatique des documents LAB Fid-Manager génère des documents LAB remplis à partir des données du dossier permanent : moins de risque d erreur et énorme gain de temps pour le bureau comptable. Les documents ainsi générés seront aussi automatiquement classés dans le dossier permanent une fois signés. Alerte pour les CI/PASSEPORTS qui arrivent à terme Chaque gestionnaire de dossier est alerté à l avance dès qu un document d identité arrive à échéance. La liste de contrôle des documents lab La liste de contrôle donne une vue globale avec lien direct des documents LAB, ce qui vous permet de savoir en un coup d œil qui est en ordre, quels documents manquent et quelles cartes d identité sont périmées. Très pratique en cas de contrôle. Cartes d identité électroniques ou pdf automatiquement reconnues Alertes pour les CI arrivées à échéance Les cartes d identité sont entièrement reconnues et classées. Elles permettent de créer les clients et de compléter les différents formulaires LAB. Écran de contrôle des documents LAB Fiche client créée à partir de la carte d identité 6 7

5 UN DOSSIER PERMANENT COMPLET Création automatique sur la base des documents de la fiduciaire Les signalétiques clients sont complétées sur la base des fichiers Intervat, BNB ou Biztax. En quelques minutes, tous les clients sont créés et paramétrés sans risque d erreur ou de doublon. Une GED complète et adaptable La gestion électronique des documents de Fid-Manager permet à la fiduciaire d avoir tous ses documents classés de manière structurée et globale. Ici aussi, la fiduciaire peut personnaliser la structure de classement. Comprend toutes les informations nécessaires Signalétique complète Liste du/des gérant(s)/actionnaire(s) Tâches à effectuer Tiers liés (secrétariat social, recettes TVA ) Tous les documents liés au client Historique de facturation Historique des s Menu documents Vue dossier permanent du dossier client Gestion complète des accès par utilisateur Documents légaux de l année 2015 vue Fid-Manager Définissez pour chaque collaborateur les accès auxquels il a droit. Documents légaux de l année 2015 vue Windows Accès par profil utilisateur 8 9

6 SUIVI DES ÉCHÉANCES LÉGALES Une vision globale des dossiers par type d échéance TVA Listing annuel ISOC Attribution des tâches par collaborateur Fid-Manager permet d afficher les tâches par collaborateur afin que chacun sache précisément ce qui lui reste à faire. IPP Précomptes Planning mensuel Filtrer, trier, analyser, ajouter un commentaire à l étape : vous avez toute la flexibilité nécessaire. Suivi des TVA pour le collaborateur Marc Reconnaissance automatique des accusés de réception Seul l accusé de réception garantit qu une tâche est terminée. C est pour cette raison qu ils sont tous reconnus par Fid-Manager (TVA, ISOC, BNB, IPP ). C est la présence de l accusé de réception qui valide que la tâche est terminée. Suivi des TVA du mois d août 2015 Historique des modifications de la ligne TVA Historique complet des modifications Qui a fait quoi et quand : tout est sauvegardé dans un historique complet. Suivi des clôtures sociétés de mars

7 TIMESHEET FACTURATION Encodage rapide par collaborateur Vue sous forme de calendrier et encodage entièrement au clavier. Gestion complète de la facturation Spécialement conçue pour la profession comptable, la facturation de Fid-Manager permet de : reporter, modifier et ajouter des prestations ; visualiser l historique client ; gérer forfait et régie ; analyser le résultat sous Excel ; Écran d encodage d une prestation envoyer toutes les factures par avec un suivi d ouverture ; avoir son format de facture 100 % paramétrable ;... Rappel des tâches effectuées pour ne rien oublier Semaine d encodage pour le collaborateur Toni Chaque tâche effectuée peut générer un rappel visible au niveau de l encodage du temps afin de ne rien oublier : pas de perte sèche. Actions disponibles sur le groupe de factures Rendu visuel de la facture client Tâches effectuées qu il ne faut pas oublier d encoder Prestations 100 % configurables par la fiduciaire Prix et prestations entièrement configurables par portefeuille client et par collaborateur. Écran d édition de la facture 12 13

8 ING demande documents TVA 1 s types proposés automatiquement Demande de documents TVA aux clients 1, lettre TVA 2, Mail IPP 3 Simplifiez la communication avec vos clients et gardez l historique des s au sein du dossier permanent. De votre logiciel d vers Fid-Manager Transférez tous vos s importants vers le dossier permanent du client. Les s sont regroupés automatiquement par conversations, et sont classés par type et par client. TVA 2 Conversation vision Fid-Manager IPP 3 Historique complet enregistré dans le dossier permanent De Fid-Manager vers votre logiciel d Vous pouvez partir d une conversation en cours pour envoyer un nouvel à toutes les personnes concernées. Nouvel généré depuis Fid-Manager 14 15

9 PORTAIL CLIENT NOTIFICATIONS Vue globale Accès aux clients de la fiduciaire pour les documents publics Rendez une partie du dossier permanent ainsi que l avancement des tâches visibles pour vos clients. La vue globale permet de savoir, toutes tâches confondues et pour tout le bureau, quelles échéances sont urgentes. Vue globale de toutes les échéances du bureau Vue par collaborateur La vue par collaborateur permet à chaque collaborateur de se concentrer sur son travail. Cet écran permet aussi de déplacer des échéances d un collaborateur vers un autre en cas de besoin. Vue par collaborateur Alertes spécifiques à une tâche Les alertes d une tâche spécifique pour une période spécifique sont aussi visibles dans le suivi des tâches. Visuel adapté à la fiduciaire Portail personnalisable aux couleurs de la fiduciaire et présence du logo. Vos clients savent qu ils sont bien sur votre portail. Un bel outil marketing. Notifications par tâche 16 17

10 RAPPORTS TÉMOIGNAGES Facturation Rentabilité par client et par collaborateur. «L application Fid-Manager est l application de gestion de cabinet qui répond aux attentes du cabinet comptable du futur. Notre fiduciaire a pris le parti du 100 % cloud, et nous étions à la recherche d une solution de gestion de cabinet. Après plusieurs essais, Fid-Manager s est imposé. Ce logiciel permet, d une part d avoir une vue globale de toutes les tâches à accomplir, et, d autre part, de disposer d une gestion détaillée et proactive du dossier client tout en respectant les contraintes légales de notre profession. Fid-Manager est une solution innovante en perpétuelle amélioration!» Lawrence Claes Expert-comptable et conseil fiscal Rapport facturation détail client par collaborateur «Mes collaborateurs et moi avons une vue globale des tâches à effectuer et de l évolution de celles-ci. Fid-Manager permet de disposer d un suivi et d une vision plus rapides des échéances comptables et fiscales. Le fonctionnement d affectation des documents est un plus et va dans la continuité du «tout numérique». Nous apprécions particulièrement son interface moderne et la proactivité du support technique.» Damien Brion Expert-comptable et conseil fiscal «Actif dans la comptabilité-fiscalité-gestion depuis près de 20 ans, notre cabinet a connu un essor important ces dernières années. L application Fid-Manager est un outil aux fonctionnalités incontournables pour la gestion des différentes tâches devant être accomplies pour nos clients. Les nombreuses fonctionnalités permettent également une gestion du temps rigoureuse et performante. Je recommande l application à tous les bureaux, quelle que soit leur taille.» Philippe Delcorps Licencié en sciences fiscales Export complet sous Excel Toutes les données sont disponibles sur Excel. Analyse de la consommation des forfaits Vous savez précisément et à tout moment si votre forfait est cohérent par rapport au travail fourni. «Notre cabinet a enfin trouvé un outil de gestion simple et accessible pour tous les collaborateurs. La gestion des tâches et la visibilité des obligations comptables sont d une incroyable efficacité. L import des documents officiels est extrêmement fiable et très pratique. Le produit est spécialement conçu pour les professionnels du chiffre, ce qui rend le logiciel encore plus convivial. Quant à l utilisation de la gestion du temps et de la facturation automatique, tout fonctionne très bien également. Les statistiques sont aussi très simples à utiliser, et correctes. Un beau gain de temps, qui peut être consacré à notre travail de fond...bravo pour cet excellent produit!» O. Lewkowicz Expert-comptable et conseil fiscal 18 19

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