Evaluation des établissements, des entités de recherche et des formations & diplômes

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1 Evaluation des établissements, des entités de recherche et des formations & diplômes GUIDE PRATIQUE DE TRANSMISSION DES DOSSIERS ET DES INFORMATIONS A L AERES 1 Dates à retenir Envoi par l établissement d une adresse mel générique qui servira d identifiant de connexion, d une part, pour le dépôt des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN (cf 2), d autre part, pour l envoi automatique de mel pour la consultation des rapports de l AERES et le dépôt des observations sur l application de gestion électronique de document (GED) de l AERES. Dans le cas des unités de recherche, cette adresse générique servira aussi pour l envoi des tableaux de notes aux établissements. Pour éviter les dépôts multiples de dossier pour une même entité, les établissements et/ou organismes concernés par cette entité désignent l un d entre eux comme responsable du dépôt 3 juin 2013 (délai maximum) Envoi à : aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr Entités de recherche Liste des unités de recherche, des structures fédératives et des centres d investigation clinique (à titre principal et secondaire) Envoi à: er@aeres-evaluation.fr Licences La liste des mentions qui font partie de l offre de formation actuelle Envoi à: li@aeres-evaluation.fr Licences professionnelles La liste des spécialités qui font partie de l offre de formation actuelle Envoi à: lp@aeres-evaluation.fr Masters La liste des mentions qui font partie de l offre de formation actuelle Envoi à: ma@aeres-evaluation.fr 15 octobre 2013 (délai maximum) A partir de novembre 2013 Ecoles doctorales La liste des écoles doctorales en projet pour le prochain contrat Envoi à: ed@aeres-evaluation.fr Dépôt de l ensemble des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN (cf. 3). Dépôt à l adresse : Consultation des rapports d évaluation (si disponibles) et dépôt des observations sur l application de gestion électronique de document (GED) de l AERES (cf. 4). Consultation et dépôt à l adresse : 2 Modalités d accès sécurisé aux applications informatiques Les accès à l application PELICAN (dépôt des dossiers d évaluation) et à la GED de l AERES (consultation des rapports d évaluation de l AERES et dépôt des observations par les entités évaluées) sont sécurisés et nécessitent un identifiant et un mot de passe. L identifiant doit être une adresse de messagerie, de préférence fonctionnelle et pouvant être partagée entre plusieurs personnes. Il y aura au maximum 2 identifiants par établissement ou organisme : un identifiant permettant le dépôt des dossiers qui seront évalués, un identifiant permettant la consultation des rapports d évaluation et le dépôt des observations.

2 Si l établissement le souhaite, il peut choisir de n avoir qu un seul identifiant pour ces 2 types d accès et pour les deux applications. En outre, la plateforme PELICAN est adaptable aux organisations internes des établissements et organismes de recherche. Un compte principal est créé par l AERES et d autres pourront être créés à volonté par les organisations ellesmêmes. Les identifiants, ainsi que les coordonnées (nom, fonction et numéro de téléphone) des correspondants responsables des dépôts de dossiers, de la consultation des rapports et du dépôt des observations, doivent être communiqués à l AERES pour le 3 juin 2013 à l adresse : aide.pelican@collecte.evaluation-contractualisation.fr 3 Dépôt des dossiers d évaluation sur la plateforme PELICAN 3.1 Etapes de dépôt d un dossier d évaluation La plateforme d échanges commune PELICAN mise en place par l AERES et le Ministère de l enseignement supérieur et de la recherche permet de transmettre les dossiers pour l évaluation des établissements, des unités de recherche, des structures fédératives, des centres d investigation clinique, des licences, des licences professionnelles, des masters et des écoles doctorales. Les informations saisies et transmises par les établissements et organismes seront utilisées par l AERES et par les experts pour la réalisation des évaluations. Le dépôt d un dossier d évaluation se déroule en 3 étapes : 1. Vérification et complémentation des informations préenregistrées dans les formulaires. Les masques de saisie des formulaires en ligne permettent de décrire chaque entité évaluée (responsable, coordonnées, établissements et organismes de rattachement, disciplines ). Certains champs sont pré-remplis à partir des listes envoyées à l AERES et/ou des référentiels connus du Ministère de l enseignement supérieur et de la recherche ; 2. Complémentation des indicateurs. Certains indicateurs sont prédéfinis et initialisés par l AERES et/ou le MESR et leur saisie est obligatoire. Des indicateurs complémentaires peuvent être créés par les établissements et organismes directement sur la plateforme pour un type d évaluation donné (établissement, unité de recherche, licence, ) jusqu au début du dépôt des dossiers ; 3. Dépôt des différents fichiers, puis validation du dépôt. Tant que la validation du dépôt des fichiers n est pas effectuée, les dossiers restent modifiables et l évaluation ne peut pas débuter (cf. 4). Pour toute information complémentaire sur la plateforme PELICAN, il est possible de consulter en ligne, sans authentification préalable, le guide de l utilisateur ainsi qu une foire aux questions (FAQ). 3.2 Dépôt des fichiers composant les dossiers d évaluation L AERES ne souhaite pas recevoir d exemplaire «papier» des dossiers d évaluation, à l exception des pièces suivantes du dossier établissement (Cf. page 3), à communiquer en trois exemplaires à la section des établissements : la déclaration des axes stratégiques de développement de l établissement ; le rapport d auto-évaluation incluant un bilan synthétique des résultats du contrat en cours ; les données de caractérisation de l établissement ; les indicateurs propres à l établissement, dont les indicateurs contractuels. Par ailleurs, il conviendra d adresser une version papier à l expert ou au représentant AERES qui en ferait directement la demande. Les fichiers ne devront pas dépasser 5 Mo, ce qui suppose d éviter au maximum les logos, images, copies de page Internet. Mai

3 Evaluation des établissements Les éléments suivants seront déposés sur la plateforme PELICAN : Déclaration des axes stratégiques de développement de l établissement [1 fichier Word ou PDF 5 pages] ; Document de politique en matière de formation de l établissement [1 fichier Word ou PDF 5 pages] joint à la liste définitive des formations (à titre principal et secondaire), y compris les formations délocalisées [1 fichier excel] (document partagé avec la Section des formations et des diplômes) ; Document de politique en matière de recherche de l établissement [1 fichier word ou PDF 5 pages] joint à la liste définitive des unités de recherche, des structures fédératives (à titre principal et secondaire), y compris des centres d investigation clinique (document partagé avec la Section des unités de recherche) [1 fichier excel] ; Rapport d autoévaluation incluant un bilan synthétique des résultats du contrat en cours [1 fichier Word ou PDF - 60 pages maximum] ; Organigramme fonctionnel de l établissement [1 fichier Word ou PDF] ; Données de caractérisation de l établissement [1 fichier excel] (fichier mis à disposition courant mars 2013) ; Indicateurs propres à l établissement, dont les indicateurs contractuels [1 fichier excel]. Comptes financiers tels que présentés au CA pour les quatre dernières années (2009 à 2012) [1 archive zip de l ensemble de ces fichiers] ; Evaluations externes conduites à l initiative de l établissement [1 archive zip de l ensemble de ces fichiers] ; CPER, investissements d avenir, opération Campus, Evaluation des entités de recherche Dans le cas d unités mixtes entre établissement(s) d enseignement supérieur et organisme(s), ou entre organismes, l établissement ou organisme ayant la responsabilité du dépôt du dossier devra veiller à mentionner les autres établissements et organismes de rattachement et la liste des autres partenaires éventuels. Le document de politique en matière de recherche est un document partagé entre les trois sections d évaluation de l AERES. Par convention, il devra être déposé dans la zone de dépôt du dossier «Etablissement». Les informations à renseigner correspondent à celles du dossier d évaluation mis en ligne sur le site internet de l AERES : Unités de recherche (UR) Structures fédératives (SF) Centres d investigation clinique (CIC) Dossier d évaluation d une unité de recherche [1 fichier.pdf] ; Présentation synthétique de l entité Unité de recherche [1 fichier.pdf] ; Formulaire résultats Unité de recherche [1 fichier excel] ; Formulaire prévision Unité de recherche [1 fichier excel]. Structure fédérative Dossier d évaluation [1 fichier] Présentation synthétique de l entité Structure fédérative [1 fichier.pdf]. Dossier d évaluation d un centre d investigation clinique [1 fichier.pdf] Présentation synthétique de l entité CIC [1 fichier.pdf] Formulaire résultats - CIC [1 fichier excel] ; Formulaire prévision - CIC [1 fichier excel]. Liste des unités de recherche, des structures fédératives et des CIC à évaluer Mai

4 Evaluation des formations et diplômes Le document de politique en matière de formation est un document partagé entre les trois sections d évaluation de l AERES. Par convention, il devra être déposé dans la zone de dépôt du dossier «Etablissement». Licences Pour chaque mention, le dossier comportera les éléments suivants : Dossier de présentation de la mention (qui ne devra pas dépasser 30 pages par mention et, le cas échéant, il pourra être augmenté de 5 pages maximum par spécialité) ; co-habilitation ou de partenariats [1 fichier zip]. Fiches RNCP et Annexe Descriptive au Diplôme [1 fichier zip]. son projet pédagogique) [1 fichier]. Licences professionnelles Pour chaque spécialité, le dossier comportera les éléments suivants : Dossier de présentation de la spécialité. co-habilitation ou de partenariats [1 fichier zip] Fiche RNCP et Annexe Descriptive au Diplôme [1 fichier zip] ; son projet pédagogique) [1 fichier] Masters Pour chaque mention, le dossier comportera les éléments suivants : Dossier de présentation de la mention (qui ne devra pas dépasser 30 pages par mention et, le cas échéant, il pourra être augmenté de 5 pages maximum par spécialité) ; co-habilitation ou de partenariats [1 fichier zip] Fiches RNCP et Annexe Descriptive au Diplôme [1 fichier zip] son projet pédagogique) [1 fichier] Ecoles doctorales Les dossiers comporteront les éléments suivants : Pour chaque école du précédent contrat : Dossier d analyse des résultats ; Annexes : effectifs doctorants, thèses soutenues, potentiel d encadrement, devenir des diplômés Liste des mentions de licence, des spécialités de licence professionnelle, des mentions de master et des écoles doctorales à évaluer Pour chaque école du prochain contrat : Dossier projet. Mai

5 4 Consultation des rapports d évaluation de l AERES et dépôt des observations Le rapport d évaluation élaboré par l AERES sera transmis aux établissements et organismes, au moyen de la GED, l application sécurisée de suivi des évaluations propre à l AERES et accessible par internet à l adresse L application permettra aux établissements et organismes de prendre connaissance des rapports d évaluation les concernant. Les correspondants des établissements et organismes déclarés sur l application (cf 2) recevront ces rapports, par mel automatique, dès leur disponibilité. Ce mel leur précisera aussi les modalités de transmission à l AERES des observations relatives à chaque rapport. Un guide d utilisation de la GED pour l accès au rapport d évaluation de l AERES et le dépôt des observations sera joint au mel automatique. Liens utiles Site internet de l AERES : L ensemble de la documentation sur les modalités d évaluation et les contacts utiles sont disponibles sur le site de l AERES. Site de dépôt des dossiers d évaluation (plateforme PELICAN) : Support de la plateforme PELICAN : aide.pelican@ collecte.evaluation-contractualisation.fr Site de suivi des évaluations de l AERES (GED) : Support de la GED de l AERES : aide.ged@aeres-evaluation.fr Mai