Edito. Sommaire. L'équipe de projet agorha N 1 / OCTOBRE Edito...p1

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1 / Sommaire Edito.....p1 Le modèle ONP et ses impacts sur la chaîne GA paye du ministère et les activités du gestionnaire de corps...p2 Deux nouvelles entités ministérielles : le PESE et le PNP...p2 Un nouveau cycle de paye et des nouvelles activités de paye...p3 Un calendrier de paie rénové...p4 Un nouvel outil de travail pour le gestionnaire: le portail ONP...p4 Accompagnement du changement: la formation...p4 Un plan de formation adapté et modulable...p4 Les actions de formation en cours......p5 Edito N 1 / OCTOBRE 2012 Les principaux enjeux portés par le modèle ONP, ses impacts sur le SIRH agorha, sur l organisation et le fonctionnement de la chaîne de GA-paye du ministère vous ont été présentés, dans ses grandes lignes, dans le numéro de la Lettre de septembre A ce stade avancé du projet agorha-onp, où les échéances du raccordement de notre ministère à l opérateur national de paie (ONP) se précisent (début des tests de raccordement prévu en février 2013), nous vous proposons, dans la 1 ère partie de ce numéro, de vous apporter des compléments d information sur les évolutions organisationnelles et métiers induits par l ONP, au sein de la sousdirection mobilité, emploi, carrières (SDMEC) du service des ressources humaines (SRH). Il est à noter que les deux autres volets importants du projet agorha-onp vous seront détaillés dans les prochains numéros de la Lettre : - le déploiement, correspondant à la période de tests qui permettra de préparer la bascule de notre ministère en paye ONP - la mise en conformité d agorha avec l'onp, correspondant à une adaptation de notre SIRH pour qu'il puisse échanger avec le nouveau système d information de calcul de paye de l ONP (le SI Paye) L arrivée de l ONP va nécessiter un accompagnement important de l ensemble des acteurs impactés qui s appuiera, en particulier, sur des actions de formation adaptées. Vous trouverez, en deuxième partie de ce numéro, une présentation générale du plan de formation conçu pour agorha-onp et un focus sur les premières formations destinées aux gestionnaires de corps. L ONP est devenu indissociable du projet agorha. C est pourquoi, nous avons décidé de renommer la Lettre en y faisant clairement apparaître la dimension ONP. Désormais, votre bulletin d information s appelle la Lettre agorha-onp. Au sommaire du prochain numéro : - la mise en service du module Primes dans agorha - un point sur la correction des anomalies dans la version d'agorha-ga actuellement en production - un point sur la recette utilisateur d agorha mis en conformité avec l'onp L'équipe de projet agorha Page 1

2 agorha-onp Le modèle ONP et ses impacts sur la chaîne GA-paye du ministère et les activités des gestionnaires de corps Le fonctionnement de la paye selon le modèle ONP induit, au ministère, des évolutions sur l'organisation de la GA paye et les activités de paye des gestionnaires de corps. Ces changements organisationnels et métier ont été présentés et expliqués aux gestionnaires lors de réunions animées par l'onp, durant les mois de juillet et septembre dernier. En voici un résumé. Deux nouvelles entités ministérielles: le PESE et le PNP Le modèle ONP repose sur deux acteurs ministériels, le PESE et le PNP avec chacun, des missions bien définies. Le PESE Dans la cible ONP, les activités de GA et de paye sont intégrées et mutualisées au sein de Pôles d Expertise et de Services (PESE). Ces PESE ont un rôle de production en matière de GA, de paye et de validation de la paye. Au MAAF, un PESE unique a été créé au sein de la SDMEC, constitué des 3 bureaux de gestion (BAAC 1, BBC 2, BEFFR 3 ) et du CEGEIPEF 4 où sont déjà centralisées les activités de GA et de paye. Une petite réorganisation a toutefois été nécessaire puisque quelques gestionnaires, ayant des activités de GA paye, étaient affectés hors bureau de gestion (en particulier au bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires). Ces gestionnaires ont récemment rejoint le PESE. Au sein du PESE, le gestionnaire de GA-paye est responsable des dossiers de ses agents qu'il gère de bout en bout. Cette gestion embarque les actes de gestion administrative mais également les éléments de paye, incluant la majeure partie des primes et indemnités. 1 Bureau des catégories A et des agents contractuels 2 Bureau des personnels de catégories B et C 3 Bureau des personnels enseignants, des personnels formation recherche et des personnels sous statuts d'emplois de l'enseignement 4 Centre interministériel de gestion des ingénieurs des ponts, des eaux et des forêts Le PNP Pour optimiser le pilotage de la paye, l'onp a défini un deuxième acteur ministériel, le Pilote National de la Paye (PNP). Celui-ci coordonne la chaîne GA-paye, garantit le bon fonctionnement et la qualité de la production de la paye et assure, pour le compte du ministère, les relations avec l ONP. Au MAAF, le PNP s'organise à partir du bureau de la coordination de la paye et des régimes indemnitaires (BCPRI), responsable, actuellement, de la définition des orientations en matière de politique indemnitaire. Outre ses activités de pilotage de la paye, le PNP a en charge d'autres missions importantes, qui sont nouvelles pour les ministères et donc à créer: - l animation et le pilotage de la nouvelle chaîne d assistance aux utilisateurs sur l ensemble du périmètre «paye». Un nouvel outil informatique (portail ONP) sera mis à disposition des gestionnaires de PESE pour contrôler et valider la paye de leurs agents, ce qui va nécessiter la mise en place d un dispositif d assistance spécifique. - la conception et le pilotage du dispositif de contrôle interne. Il s agit d identifier les risques majeurs pour chaque processus de GA paye, et de définir les contrôles que chaque gestionnaire doit mettre en œuvre, à son niveau, pour limiter ces risques (activités de maitrise de risque). Il est à noter qu au ministère, la majorité des processus GA paye font déjà l objet de contrôles automatiques (ex: contrôles informatiques effectués dans le SIRH) ou intellectuels (ex: visas, par les chefs de bureau, des notifications ou des arrêtés). Toutefois, un travail de formalisation de ces contrôles doit être réalisé, sous la forme de fiches de procédures détaillées. La mise en place du contrôle interne est une contrepartie à la disparition, avec l ONP, de l envoi des pièces justificatives au comptable. - L'animation et le suivi de la veille réglementaire Il s'agit d'anticiper les évolutions réglementaires de façon à ce qu'elles soient prises en compte, à la fois dans le SIRH du ministère et dans le système d'information de calcul de paie de l'onp (SI paye), au moment de la parution des textes. Page 2

3 La création du PESE et du PNP a été officialisée au MAAF via l'arrêté du 04 juillet 2012, portant organisation et attributions du secrétariat général. Cet arrêté a été pris, après avis du comité technique SG qui a permis un échange approfondi sur ce sujet avec les représentants du personnel Un nouveau cycle de paye et de nouvelles activités de paye En fonctionnement ONP, la pré-liquidation de la paye (envoi mensuel de "cartes paye" au comptable) et l'ensemble des activités associées (listings paye) disparaissent. Un nouveau cycle de paye est mis en place, s'appuyant sur des échanges quotidiens entre le SIRH agorha et le SI paye de l'onp. Dans ce fonctionnement, toute validation faite par le gestionnaire de PESE dans le SIRH agorha d'un élément ayant un impact sur la paye d'un agent entraîne l envoi d un événement de gestion administrative (EGA) vers le SI paye et la nuit suivante, un calcul de paye. Le gestionnaire de PESE est informé, dès le lendemain de la saisie, de la traduction en paye des données transmises. A charge pour lui de vérifier que les calculs de paye sont bien conformes à la situation réelle de ses agents (dans le cas la paye où est acquittée) ou de traiter les anomalies ou rejets le cas échéant. L objectif du gestionnaire est donc de s assurer que la paye est complète et juste et de procéder aux contrôles nécessaires pour être en mesure de valider avant la date butoir (vers le 20 du mois) la paye de ses agents pour le mois en cours. Dans ce fonctionnement, il est important que le gestionnaire suive au jour le jour l'intégration de ses saisies dans le Si paye et apporte les corrections en temps réel si nécessaire. Page 3

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5 Ces besoins sont bien évidemment différents selon les acteurs, les gestionnaires de corps, futurs gestionnaires de PESE, étant, par exemple, beaucoup plus impactés par l ONP que les gestionnaires de proximité, pour lesquels le changement sera limité. Des actions spécifiques ont donc été définies selon les populations à former. Pour les gestionnaires de PESE mais également les futurs agents du PNP, les compétences à acquérir portent essentiellement sur les domaines de la GA, de la paye et des nouveaux outils qu ils auront à utiliser. Des formations pour répondre à ces différents besoins leur seront donc proposées. Elles seront adaptées en fonction des compétences actuelles et des besoins de chacun. Les formations aux outils concernent à la fois les outils ONP (le portail ONP) mais également le SIRH agorha en cours d'adaptation (agorha conforme) pour pouvoir échanger avec le SI paye de l ONP. Cette mise en conformité se traduira par de nouvelles données, par l implémentation de nouvelles fonctionnalités et l évolution de fonctionnalités existantes D un point de vue pédagogique, il est important que les utilisateurs puissent rapidement mettre en pratique les formations outils qu ils auront suivies. Cet élément sera donc pris en compte autant que possible dans la planification de ces formations, sachant que d autres contraintes sont également à considérer, notamment celle de la disponibilité des gestionnaires. Pour les gestionnaires de proximité, les besoins de formation concernent l utilisation d agorha et particulièrement les procédures et fonctionnalités impactées par la mise en conformité avec l ONP. La formation de cette population s appuiera sur le réseau des formateurs internes RH qui, pour l occasion, est en cours de renforcement. Les formateurs internes seront, quant à eux, préalablement formés aux évolutions d agorha et pour les nouveaux formateurs, à l'animation pédagogique. Rappelons qu en complément des formations en présentiel, les utilisateurs peuvent également se former, via les modules d auto-formation d agorha, accessibles à partir du portail agorha gestionnaire. Les actions de formation en cours La formation à la GA paye des futurs gestionnaires de PESE et agents du PNP a d ores et déjà commencé. En matière de réglementation GA, une session de formation sur la gestion des contractuels a eu lieu les les 11 et 12 octobre, destinée aux gestionnaires arrivés récemment. Des sessions de mise à niveau en GA pourront être organisées en fonction des demandes et des besoins exprimés par les gestionnaires. En matière de paye, des formations aux fondamentaux de la paye publiques sont en cours depuis la fin du mois de septembre et se termineront fin octobre. Ces formations s adressent à l ensemble des gestionnaires de PESE qui, dans leurs futures activités de contrôle et de validation de la paye, devront être en capacité d analyser et de contrôler les résultats de paye fournis par le SI Paye. Ministère de l agriculture, de l agroalimentaire et de la forêt Secrétariat général Service des ressources humaines 78 rue de Varenne Paris 07SP Directeur de la publication : Philippe Mérillon Coordinatrice de la rédaction : Fabienne Lusetti Page 5