GUIDE D UTILISATION : CLIENT PORTAL

Transcription

1 Notre cabinet vous a créé un portail pour échanger avec vous des documents de manière fiable et sécuritaire. Ce portail assurera une plus grande sécurité lors de l échange des données contrairement aux courriels conventionnels, particulièrement en ce qui a trait à vos données financières et à vos renseignements confidentiels. Chaque portail possède une capacité maximale de téléchargement qui est de 4GB. Vous pourrez à votre guise créer des utilisateurs qui pourront eux aussi avoir accès à votre portail et aux échanges de documents. Toute personne utilisant le courriel affilié au portail pourra recevoir et transmettre des documents. Lorsque vous recevrez un document de la part de notre cabinet, par le biais du portail, vous recevrez un courriel dans votre boîte de réception vous invitant à vous connecter à votre portail à partir de notre site internet et à télécharger le fichier. Lorsque vous nous transmettrez un fichier par le biais du portail, nous recevrons un courriel nous indiquant qu il y a des documents à récupérer sur votre portail à notre attention. Configuration du système: Notre portail est configuré à partir de la dernière technologie web de Microsoft Silverlight qui fonctionne sur la plupart des ordinateurs utilisant les navigateurs les plus populaires du web. Veuillez vous assurer que vous avez les configurations suivantes installées afin de profiter de tous les avantages et les bénéfices de l'utilisation de votre portail. Silverlight : le Portail est configuré à partir de Microsoft Silverlight technology. Si Silverlight n'est pas installé sur votre ordinateur, vous devez l'installer à partir du site web de Microsoft, afin de s'assurer que vous avez une version sécuritaire. Navigateurs compatibles : Client Portal est une application compatible avec de multiples navigateurs et plateformes, mais les fonctions peuvent différer légèrement d'un navigateur à l'autre. N'hésitez pas à communiquer avec nous si vous éprouvez des problèmes de connexion. Dès l activation de votre compte, vous recevrez un mot de passe temporaire. Votre nom d'utilisateur ne doit pas être sujet à changement, mais votre mot de passe temporaire doit être modifié. Pour des raisons de sécurité vous devez changer votre mot de passe temporaire lors de la première visite sur votre portail.

2 Pour accéder à votre portail À partir de notre site internet : Cliquer sur l icône notre page d accueil situé sur Entrer votre nom d'utilisateur ID Entrer votre mot de passe Password Note: Si vous n'avez pas reçu votre mot de passe temporaire, vérifiez dans vos courriers indésirables ou utilisez le lien Forgot Your Password? sur la page d'accueil. Lors de votre première visite vous serez invité à inscrire une question et une réponse afin de vous identifier. Conseils pour la création de votre nouveau mot de passe: Votre nouveau mot de passe doit contenir de 8 à 32 caractères incluant au minimum une lettre majuscule, un caractère numérique et un caractère spécial #,*, etc.) Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en tout temps en cliquant sur Forgot Your Password? 2

3 Pour transmettre un fichier à notre cabinet: Connectez-vous à client portal à partir de notre site internet Dans la section Files and Folders directement sur la page principale de votre portail Nom de votre portail Sélectionner dans le menu de gauche Courrier Cliquer sur Sélectionner le fichier de votre ordinateur que vous désirez transmettre à notre cabinet. Cliquer sur ouvrir. Ce message vous apparaîtra afin de vous inviter à transmettre votre document : Cliquer sur Une fois le téléchargement terminé votre fichier apparaîtra avec la mention automatiquement transmis pour aller récupérer votre document., un courriel nous sera ** Veuillez noter que les courriels sont envoyés à la personne assignée à votre dossier et/ou à Mme Émilie Forget, adjointe administrative qui se chargera de joindre votre fichier à votre dossier le cas échéant ** 3

4 Pour récupérer un fichier que notre cabinet vous a transmis: Lorsque le cabinet vous transmet un document, vous recevez un courriel vous indiquant qu un fichier vous a été transmis par notre cabinet avec un lien direct vers celui-ci. Cliquez sur le lien pour vous connecter à Client Portal. Sur la page principale, dans la section de droite : Files recently added, le fichier sera affiché. Vous pouvez le télécharger en cliquant directement dessus ou en allant dans le dossier approprié. Le dossier Courrier est utilisé pour tous les documents autres que des états financiers projet. Le dossier États financiers projets est utilisé par notre firme seulement pour vous transmettre des états financiers qui demande une vérification et/ou une approbation de votre part avant que ceux-ci soient imprimés en version finale. 4

5 Pour ajouter un utilisateur à votre compte : Vous pourrez créer un autre utilisateur qui aura accès à votre compte pour télécharger et nous transmettre des documents, cet utilisateur doit avoir un courriel différent du vôtre. Vous devez le créer en allant dans la section Administration dans le menu de gauche de votre page principale. Cliquer sur Manage portal users Cliquer sur Create Adresse courriel Conserver tel quel Entrer le courriel du nouvel utilisateur. Nom de famille Prénom Garder le rôle par défault : Standard User Indiquer le nom et prénom de la personne. Les autres informations ne sont qu à titre indicatif et ne sont pas obligatoires. Cliquer sur Save Le nouvel utilisateur recevra un courriel l invitant à se connecter à votre portail et son mot de passe temporaire afin de se créer son propre mot de passe. 5

6 Pour supprimer un utilisateur de votre compte : Vous pouvez supprimer un utilisateur existant, en allant dans la section Administration dans le menu de gauche de votre page principale. Cliquer sur Manage portal users Cocher l utilisateur à supprimer Cliquer sur Delete selected Suppression des documents : Vous pourrez en tout temps supprimer les fichiers de votre dossier, nous avons instauré comme politique de faire le nettoyage des comptes portal et de supprimer tous les documents une fois le dossier de fin d année terminé et prêt pour l impression. Si en cours d année vous désirez nous transmettre des documents, vous pouvez le faire en tout temps. Les documents transmis seront alors supprimés lorsque téléchargés et mis à votre dossier ou transmis à la personne désirée. 6