Documentation produit SAP Business ByDesign août Gestion de l'application et des utilisateurs

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1 Documentation produit PUBLIC Gestion de l'application et des utilisateurs

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3 Table des matières 1 Gestion de l'application et des utilisateurs Vue Travail Guide de consultation rapide Travail (Gestion de l'application et des utilisateurs) Vue Incidents et tâches de service Vue Incidents Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) Vue Tâches de service Guide de consultation rapide Tâches de service Vue Gestion des utilisateurs et des accès Guide de consultation rapide Travail (Gestion des utilisateurs et des accès) Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels Guide de consultation rapide Utilisateurs support et techniques Guide de consultation rapide Rôles utilisateurs Guide de consultation rapide Stratégies de sécurité Guide de consultation rapide OAuth Guide de consultation rapide Remplacements Fondamentaux Gestion des utilisateurs et des accès Séparation des responsabilités Utiliser les rôles utilisateurs Vue Cohérence des données de gestion Vue Écarts de synchron. docs commerciaux Guide de consultation rapide Écarts de synchronisation des documents commerciaux Vue Résultats de la vérification des flux de données Guide de consultation rapide Résultats de la vérification des flux de données Tâches Vue Cycles de vérification des flux de données Guide de consultation rapide Cycles de vérification des flux de données Fondamentaux Tâches Vue Erreurs de communication du processus Guide de consultation rapide Erreurs de communication dans les processus Vue Répartition des tâches Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 3

4 6.1 Vue Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Gestion des tâches de gestion Vue Processus d'approbation Guide de consultation rapide Processus d'approbation Contexte de gestion Vue Remplacements pour tâches Guide de consultation rapide Remplacements pour tâches Vue Répartition du travail au niveau des salariés Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés Contexte de gestion Vue Gestion des entrées et des sorties Vue Files d'impression Guide de consultation rapide Files d'impression Contexte de gestion Tâches Vue Files d'attente des fax et des s Guide de consultation rapide Files d'attente des fax et des s Contexte de gestion Vue Saisie de fichiers Guide de consultation rapide Saisie de fichiers Contexte de gestion Vue Sélection de modèles de formulaires Guide de consultation rapide Sélection de modèles de formulaires Contexte de gestion Vue Sélection du canal de sortie Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie Vue Suivi de la communication commerciale Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale Contexte de gestion Vue Suivi de message pour service Web Guide de consultation rapide Suivi de message pour service Web Vue Systèmes de communication Guide de consultation rapide Systèmes de communication Vue Accords de communication Guide de consultation rapide Accords de communication Vue Scénarios de communication Scénarios de communication Vue Service Explorer Guide de consultation rapide Service Explorer Vue Certificats Guide de consultation rapide Certificats de communication Vue Jobs d'arrière-plan Guide de consultation rapide Jobs d'arrière-plan SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

5 8.2 Fondamentaux Exécutions en masse Vue Création de nouvelles Guide de consultation rapide Création de nouvelles Vue Conformité Vue Conformité IT Guide de consultation rapide Mise en conformité IT Fondamentaux Vue SAP Live Link Guide de consultation rapide SAP Live Link Vue Flexibilité de gestion Vue Services Web pour mashups Guide de consultation rapide Services Web pour mashups Contexte de gestion Tâches Vue Création de mashups Guide de consultation rapide Création de mashups Contexte de gestion Tâches Vue Gestion des modèles de base Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base Tâches Vue Gestion des modèles de formulaires Guide de consultation rapide Gestion des modèles de formulaires Contexte de gestion Tâches Vue Gestion des modèles Microsoft Office Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Contexte de gestion Tâches Vue Journal des modifications pour flexibilité Guide de consultation rapide Journal des modifications pour flexibilité Contexte de gestion Vue Centre de télédéchargement Guide de consultation rapide Centre de télédéchargement Logiciels disponibles dans le centre de télédéchargement Vue Rapports Incidents créés/résolus (12 derniers mois) Incidents créés/résolus - 3 derniers mois Historique des incidents (12 derniers mois) Historique des incidents - Trois derniers mois Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 5

6 12.5 Incidents en cours de traitement Détails des affectations de rapports Contrôle de l'état de préparation des salariés Journal des modifications des droits d'accès Tous les droits d'accès actuels Conflits de séparation des responsabilités Tous les utilisateurs actuels Journal d'activation et de désactivation des utilisateurs Historique logiciel Tous les rôles utilisateurs Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs Notification - Incident mis à jour [par gestionnaire] Notification - Échéance d'incident dépassée [pour demandeur] Tâche : Contrôler l'incident [pour tous les utilisateurs clés] Notification - Incident mis à jour [par demandeur ou fournisseur] Notification - Échéance d'incident dépassée [pour gestionnaire] Tâche : Indiquer les données utilisateur et d'accès Tâche - Gérer les utilisateurs et les données d'accès Tâche - Explication sur les autorisations utilisateurs Tâche : Résoudre un problème de connectivité Tâche : Résoudre un incident de mappage (message reçu) Tâche : Résoudre un incident de mappage (message envoyé) Notification : Vos droits d'accès ont été modifiés Tâche : Résoudre une erreur de sortie Tâche Confirmer l'activité de processus de mise en conformité IT Tâche : Tâches créées manuellement Guide de consultation rapide Règles de workflow SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

7 1 Gestion de l'application et des utilisateurs Après la mise en production de SAP Business ByDesign, il est nécessaire de gérer les opérations journalières de votre entreprise. Gestion de l'application et des utilisateurs vous permet, en tant qu'utilisateur clé, d'exécuter les principales activités d'administration de l'application à partir d'un emplacement central. Il vous permet notamment de : traiter et gérer les incidents ; gérer les utilisateurs et leur accès aux postes de travail, verrouiller et déverrouiller des ID utilisateur et réinitialiser les mots de passe ; contrôler, tester et suivre les changements informatiques apportés à votre système ; créer, modifier et supprimer des nouvelles, ainsi qu'affecter des nouvelles à différents flux de postes de travail ; configurer et gérer de nombreux autres aspects de l'application. Fonctionnalités Gestion de l'application et des utilisateurs comporte les sections suivantes : Vue Travail Incidents et tâches de service Gestion des utilisateurs et des accès Cohérence des données de gestion Répartition des tâches Gestion des entrées et des sorties Jobs d'arrière-plan Création de nouvelles Conformité Flexibilité de gestion Vue Rapports Types de tâches de la gestion de l'application et des utilisateurs Gestion de l'application et des utilisateurs P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 7

8 2 Vue Travail 2.1 Guide de consultation rapide Travail (Gestion de l'application et des utilisateurs) En tant qu'utilisateur clé, vous avez besoin d'une synthèse permettant de voir d'un coup d'œil les tâches qui requièrent votre attention. La vue Travail regroupe tous les éléments de gestion des tâches de gestion en cours provenant des vues du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, par exemple les tâches de gestion des droits d'accès ou des données utilisateur, et fournit des informations importantes telles que le statut, la priorité et l'échéance de chaque élément. Les utilisateurs clés peuvent accéder à la vue Travail à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Gestion des tâches de gestion La gestion des tâches de gestion (BTM) garantit l'exécution des activités liées à un processus de gestion au sein de votre organisation pour atteindre des objectifs commerciaux définis. Grâce à BTM, le travail est adressé aux utilisateurs, qui peuvent recevoir, gérer et exécuter efficacement les éléments de gestion des tâches de gestion liés à un processus. Des éléments BTM sont créés lorsque l'intervention d'un utilisateur est nécessaire sur un document commercial associé. Ces éléments permettent aux utilisateurs de vérifier, modifier et clarifier les informations, de clôturer des éléments ou de prendre une décision dans le cadre d'un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des tâches de gestion. Tâches Suivre votre travail La liste déroulante Afficher vous permet de sélectionner un ensemble de work items à consulter et à traiter. Vous pouvez, par exemple, sélectionner Tâches en cours ou un ensemble de work items que vous avez défini et sauvegardé en tant que requête. La liste déroulante Grouper par vous permet de regrouper les work items selon des critères définis, par exemple l'échéance. Traiter votre réserve de travail Vous disposez des options suivantes pour réaliser votre travail plus efficacement : Pour afficher et traiter les documents liés à l'élément dans votre réserve de travail, cliquez sur Traiter SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Travail

9 Pour créer un nouvel élément de gestion des tâches de gestion lié à un élément de votre réserve de travail, sélectionnez ce dernier, cliquez sur Nouveau, puis sélectionnez le type d'élément à créer. Pour plus d'informations, voir Utiliser les tâches, les notifications et les alertes et Utiliser les demandes de clarification. Pour traiter une tâche, sélectionnez l'élément, puis cliquez sur Actions pour sélectionner une des options suivantes. Ces options sont également disponibles à partir du menu contextuel affiché à droite du titre de la tâche. Transférer Dans la zone À, entrez le matricule ou recherchez-le via l'aide à la saisie. Vous pouvez suivre les éléments transférés dans la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Dans la vue Tâches déléguées, dans la liste déroulante Afficher, sélectionnez Transféré par moi. Modifier priorité Dans la liste déroulante Priorité, vous pouvez définir la priorité comme faible, moyenne, élevée ou très élevée. Ouvrir détails Cette option vous permet d'afficher les détails de la tâche. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur la tâche, comme l'expéditeur de l'élément, le gestionnaire, les documents liés, la description de la tâche et son avancement. Ajouter ou afficher des notes Vous pouvez saisir un commentaire ou afficher les commentaires saisis par d'autres utilisateurs. Ajouter ou afficher des pièces jointes Vous pouvez ajouter un fichier ou un lien, ou afficher des pièces jointes d'autres utilisateurs. Vous pouvez également supprimer ou remplacer des pièces jointes. Selon la configuration de la tâche, les actions suivantes sont également disponibles. Annuler Permet d'annuler la tâche et de la supprimer de la réserve de travail. Terminer Permet d'activer le statut de la tâche sur Terminé et entraîne son retrait des tâches en cours. Exporter des données vers Microsoft Excel Pour exporter des données de gestion vers Microsoft Excel, cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel. Vue Travail P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 9

10 3 Vue Incidents et tâches de service 3.1 Vue Incidents Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) En tant qu'utilisateur clé, vous êtes responsable de la gestion des incidents signalés par les utilisateurs de votre société, et, dans certains cas, de ceux signalés automatiquement suite à des contrôles de fonctionnement. Si vous ne pouvez pas résoudre un incident vous-même, vous pouvez le transférer à votre fournisseur pour qu'il vous aide. Comme le fournisseur et le demandeur ne peuvent pas se contacter directement, vous êtes responsable, en tant que gestionnaire de l'incident, du flux d'informations, par exemple du transfert d'une proposition de solution par le fournisseur au demandeur de l'incident. La vue Incidents vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour gérer les incidents. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Synthèse des incidents Un incident est une anomalie qui survient dans le système et qui interrompt l'exécution d'un service ou qui est susceptible de détériorer dans l'immédiat ou dans le futur la qualité d'un service. Un incident apparaît à l'utilisateur comme un comportement inattendu du système, tel que : l'apparition à l'écran d'un message d'erreur inattendu ou imprécis ; des données incorrectes ou manquantes ; des problèmes de performance du système. Si vous rencontrez un problème dans l'application, vous pouvez rechercher une solution dans les bases de connaissances existantes. Si aucune solution n'est disponible, vous pouvez signaler un incident à votre utilisateur clé afin de demander de l'aide pour résoudre le problème. Pour plus d'informations sur la recherche de solutions et le signalement des incidents, voir la documentation Signaler un incident. Pour plus d'informations sur l'utilisation des incidents que vous avez signalés, voir la documentation Utiliser les incidents. Priorités et catégories d'incident Lorsqu'un utilisateur signale un incident, il doit lui affecter une catégorie et une priorité de façon à ce que le gestionnaire cerne rapidement le type de problème concerné et son impact sur la productivité. Les priorités suivantes sont disponibles : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

11 Priorité des incidents d'après l'impact sur l'activité Priorité Très élevée Élevée Moyenne Faible Impact sur l'activité Des processus de gestion critiques sont affectés et des tâches cruciales ne peuvent pas être exécutées. L'incident nécessite une attention immédiate car il peut entraîner des temps d'arrêt de gestion pour votre entreprise. Cette priorité doit systématiquement être affectée aux incidents relatifs à la sécurité. Des processus de gestion clés sont affectés et des tâches cruciales ne peuvent pas être exécutées. L'incident nécessite une intervention rapide car il risque de retarder des processus de gestion. Des processus de gestion sont affectés, mais l'incident a seulement un impact mineur sur la productivité. L'incident a peu ou pas d'incidence sur les processus de gestion. Les catégories suivantes sont disponibles : Catégories d'incidents Catégorie Support d'aide incorrect ou manquant Question concernant la procédure Capacité système insuffisante Problème d'intégration avec un autre système ou service Problème avec un logiciel SAP supplémentaire Problème de sortie ou de communication Problème avec le compte utilisateur Données ou texte manquant(es) ou incorrect(es) Fonctionnalité manquante ou incorrecte Demande de service Panne système inattendue Description Vous ne parvenez pas à trouver d'informations concernant un aspect du système, ou bien les informations que vous trouvez sont imprécises. Vous avez une question quant à la façon de mener à bien une activité dans le système. La capacité de votre système présente une incidence négative sur les processus de gestion. Vous rencontrez des difficultés lors de la configuration de l'échange de données entre le système et d'autres applications. Vous rencontrez des difficultés avec un logiciel SAP supplémentaire, comme le logiciel pouvant être télédéchargé sous Page d'accueil Libres-services Synthèse des libres-services en cliquant sur Installer logiciel supplémentaire sous Mon ordinateur. Vous avez des problèmes d'intégration de la solution avec les unités de sortie ou de communication comme votre imprimante ou votre logiciel de messagerie. Vous avez des problèmes avec votre compte utilisateur. Si vous ne pouvez pas accéder au système, demandez à votre manager de signaler un incident pour votre compte. Pour plus d'informations, voir Cas exceptionnel : Signaler un incident pour le compte d'un salarié ci-dessous. Les données ou le texte qui s'affichent à l'écran est/sont incorrect(es). Une partie de la solution ne fonctionne pas comme prévu ou des données ou fonctions essentielles sont manquantes (la situation peut être due à des problèmes d'autorisation). Vous voulez solliciter un service, tel qu'un formulaire ou un rapport ajouté. Une erreur fatale est survenue dans votre système. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 11

12 Catégorie Message d'avertissement ou d'erreur Description Un message d'erreur est affiché qui requiert l'intervention de l'utilisateur clé, par exemple, un message d'erreur vous informant que des données principales que vous ne pouvez pas gérer vousmêmes sont manquantes. Statuts d'incident Le statut d'un incident change selon les actions effectuées par le demandeur, par vous en tant que gestionnaire et par votre fournisseur si vous lui transférez l'incident. Les statuts que vous voyez sont légèrement différents des statuts que le demandeur voit. En tant que gestionnaire de l'incident, vous voyez les statuts suivants : Description des statuts des incidents Statut Nouveau En cours de traitement En cours de traitement Action du fournisseur En cours de traitement Action du demandeur En cours de traitement Solution proposée En cours de traitement Rouvert Terminé Solution acceptée Terminé Solution refusée Terminé Clôturé Clôturé Solution acceptée Description L'incident a été signalé récemment et aucun utilisateur clé ne l'a pris en charge. L'incident est en cours de traitement par un utilisateur clé. Le gestionnaire a transféré l'incident au fournisseur. Une action est désormais requise de la part du fournisseur. Une action est requise de la part du demandeur de l'incident. Une solution a été proposée au demandeur et une action est requise de sa part. Le demandeur a rejeté une solution proposée et l'incident requiert une action de la part du gestionnaire. Le demandeur a accepté la solution proposée et l'incident est résolu pour sa part. Le demandeur a refusé une solution proposée mais a annulé l'incident parce qu'il n'est plus valide ou a été résolu d'une autre manière, ou le gestionnaire a terminé l'incident pour le compte du demandeur une fois que la solution proposée a été refusée. Le demandeur a annulé l'incident, le gestionnaire a terminé l'incident pour le compte du demandeur, ou aucune modification n'a été apportée à l'incident depuis 90 jours et l'incident a été terminé automatiquement. Le gestionnaire a clôturé l'incident après que le demandeur l'a annulé ou après que l'incident a été terminé automatiquement car aucune modification n'y avait été apportée depuis 90 jours. Le gestionnaire a clôturé l'incident après que le demandeur a accepté la solution proposée. Pour plus d'informations sur les statuts visibles pour le demandeur, voir Suivre vos incidents dans la section Tâches du document Utiliser les incidents. Incidents détectés lors des contrôles de fonctionnement Des incidents peuvent être signalés automatiquement suite à des contrôles de fonctionnement. Les contrôles de fonctionnement sont des tests automatisés qui surveillent le système de manière proactive et alertent les utilisateurs clés ou les fournisseurs en cas de problème. La plupart des incidents identifiés lors des contrôles de fonctionnement sont directement transmis au fournisseur à des fins de traitement. Lorsqu'un contrôle de fonctionnement détecte SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

13 un problème qui requiert l'attention d'un utilisateur clé, l'incident apparaît dans la vue Incidents du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Assistance : Informations générales L'assistance est disponible 24h/24, 7j/7 pour tous les utilisateurs clés et est assurée dans la langue locale pendant les heures d'ouverture (de 9h à 17h, heure locale du client). En dehors des heures d'ouverture, l'assistance est assurée en anglais pour les incidents de priorité très élevée uniquement. Tâches et notifications Lorsqu'un nouvel incident est signalé ou que des modifications sont apportées à un incident que vous avez pris en charge, vous recevez une tâche ou une notification. Vous pouvez afficher vos tâches et notifications en cliquant sur Gestion de l'application et des utilisateurs tâches et de notifications suivants : Tâche : Contrôler l'incident [pour tous les utilisateurs clés] [Page 294] Travail. En tant qu'utilisateur clé, vous pouvez recevoir les types de Tous les utilisateurs clés reçoivent cette tâche lorsqu'un nouvel incident est signalé. Notification Incident mis à jour [par demandeur ou fournisseur] [Page 295] Vous recevez cette notification lorsque le demandeur ou le fournisseur ajoute de nouvelles informations à l'incident. Notification Échéance d'incident dépassée [pour gestionnaire] [Page 296] Vous recevez cette notification si dans les 30 derniers jours, aucune modification n'a été apportée à un incident que vous traitez pour vous informer que l'incident sera terminé automatiquement d'ici 60 jours si aucune modification n'y est apportée d'ici là. Options de configuration Vous pouvez configurer certains éléments de certaines de ces notifications à l'aide de l'activité de configuration personnalisée Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation sur l'exécution de la liste des activités. Analyse des incidents Les rapports suivants concernant les incidents sont disponibles : Incidents en cours [Page 284] Affiche tous les incidents en cours et indique si le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Incidents créés/résolus : 3 derniers mois [Page 281] Affiche une comparaison des incidents signalés aux incidents résolus au cours des trois derniers mois. Incidents créés/résolus : 12 derniers mois [Page 280] Affiche une comparaison des incidents signalés aux incidents résolus au cours des douze derniers mois. Historique des incidents : 3 derniers mois [Page 283] Affiche le délai de traitement nécessaire pour la clôture des incidents dans les trois derniers mois. Historique des incidents : 12 derniers mois [Page 282] Affiche le délai de traitement nécessaire pour la clôture des incidents dans les douze derniers mois. En tant qu'utilisateur clé, vous pouvez consulter ces rapports à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 13

14 Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Options de configuration L'activité de configuration de gestion Profil de temps pour la gestion des incidents vous permet de configurer le délai d'intervention et le temps de traitement maximal pour les incidents, quelle que soit leur priorité. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Profil de temps pour la gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Profil des temps pour la gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation décrivant comment compléter la liste des activités. Tâches Suivre et reprendre des incidents Suivre ses incidents Tous les incidents signalés par des utilisateurs et par quelques contrôles de fonctionnement sont transférés au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, dans lequel les utilisateurs clés peuvent les suivre. La vue Synthèse du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs répertorie le nombre d'incidents actuellement en cours en fonction de leur statut. La vue Incidents affiche les incidents plus en détail. Vous pouvez contrôler les incidents affichés dans la vue Incidents en sélectionnant l'une des valeurs suivantes dans la liste déroulante Afficher : Description des statuts des incidents Statut Nouveaux incidents Mes incidents en cours Incidents pour lesquels le fournisseur a besoin d'informations complémentaires Incidents avec une proposition de solution du fournisseur Incidents en cours de traitement Incidents en cours de mon équipe Incidents en cours de traitement par le fournisseur Description Incidents non encore repris par un utilisateur clé pour traitement. Incidents en cours pour lesquels vous êtes indiqué comme gestionnaire. Incidents que le fournisseur a renvoyés au gestionnaire accompagnés d'une demande d'informations complémentaires pour l'aider à résoudre le problème. Incidents pour lesquels le fournisseur a proposé une solution mais que le gestionnaire n'a pas encore proposée au demandeur. Incidents qui requièrent une action de la part du gestionnaire, c'està-dire les incidents que le gestionnaire a repris pour traitement et ceux retournés par le demandeur au gestionnaire. Incidents pour lesquels votre équipe est responsable. (L'équipe est basée sur votre affectation organisationnelle.) Si vous êtes responsable d'une équipe, vous pourrez afficher les incidents que votre équipe traite. Incidents transférés à votre fournisseur pour qu'il cherche une solution SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

15 Statut Incidents nécessitant une action de la part du demandeur Incidents terminés Incidents clôturés Tous les incidents Description Incidents renvoyés au demandeur avec une proposition de solution ou une demande d'informations complémentaires. Incidents résolus du point de vue du demandeur, c'est-à-dire les incidents que le demandeur a annulés car ils ne sont plus pertinents ou ont été résolus d'une autre manière, ou pour lesquels le demandeur a accepté la solution proposée. Les incidents terminés par le gestionnaire pour le compte du demandeur ou terminés automatiquement car aucune modification n'y a été apportée dans les 90 derniers jours sont également affichés dans cette liste. Incidents résolus du point de vue du gestionnaire, c'est-à-dire les incidents que le gestionnaire a clôturés. Une fois l'incident clôturé, il ne peut plus être traité. Tous les incidents, quel que soit leur statut. Si vous sélectionnez Incidents avec une proposition de solution du fournisseur, vous pouvez affiner la liste d'incidents affichée en filtrant la zone Solution fournisseur. Les statuts suivants sont disponibles : Statut Vide Solution proposée Solution refusée Informations supplémentaires requises Description Le fournisseur n'a proposé aucune solution. Le fournisseur de services a proposé une solution. Le gestionnaire a rejeté la solution du fournisseur et retourné l'incident au fournisseur pour analyse complémentaire. Votre fournisseur a besoin d'un complément d'informations de votre part (ou de celle du demandeur) pour résoudre l'incident. Pour afficher les détails d'un incident, cliquez sur son ID. Affecter un incident à un autre utilisateur Si, par exemple, vous partez en congé et que vous voulez que les incidents à votre charge, nouveaux ou en cours de traitement, soient traités par l'un de vos collègues, vous pouvez affecter un gestionnaire spécifique à un incident. Vous pouvez également utiliser cette option si vous n'êtes pas capable de résoudre un incident à votre charge et que vous voulez l'affecter à un collègue pour analyse complémentaire. 1. Ouvrez l'incident pour traitement en le sélectionnant dans la liste de la vue Incidents et cliquez sur Traiter. 2. Dans la zone Gestionnaire, saisissez le nom du collègue auquel vous voulez affecter l'incident. 3. Saisissez les informations pour ce collègue si nécessaire en cliquant sur Ajouter, puis en sélectionnant Commentaire interne. Cliquez sur Sauvegarder. L'utilisateur clé auquel vous avez affecté l'incident est informé qu'il doit traiter celui-ci. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 15

16 Reprendre un nouvel incident pour traitement 1. Dans la zone Afficher, sélectionnez Nouveaux incidents. 2. Sélectionnez l'incident que vous voulez traiter et cliquez sur Traiter. 3. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Lancer traitement. Cliquez sur Sauvegarder. Votre nom apparaît dans la zone Gestionnaire et le statut de l'incident passe de Nouveau à En cours de traitement. Reprendre un incident de n'importe quel statut pour traitement Si par exemple l'un de vos collègues est malade et que vous devez prendre ses tâches en charge à court terme, vous pouvez reprendre un incident qu'il a déjà commencé de traiter. Dans la liste de la vue Incidents, sélectionnez l'incident que vous voulez traiter et cliquez sur Reprendre. Votre nom apparaît alors dans la zone Gestionnaire mais le statut de l'incident ne change pas. Traiter un incident Rechercher une solution 1. Reprenez l'incident et ouvrez-le pour traitement. Si vous voulez rechercher une solution sans reprendre l'incident pour traitement, par exemple si vous parcourez une liste de nouveaux incidents dans l'objectif de détecter ceux que vous pouvez résoudre rapidement et ceux qui demandent plus de temps et doivent donc éventuellement être répartis parmi les autres utilisateurs clés, cliquez sur l'id de l'incident pour afficher ses détails puis sur Lancer recherche de solution. Vous pouvez alors rechercher une solution comme décrit plus bas. 2. Consultez les détails de l'incident et déterminez si vous pouvez le résoudre immédiatement. Les informations figurant sur l'onglet Capture d'écran sont particulièrement utiles : elles présentent une capture d'écran du système au moment où le problème est survenu. Le demandeur peut annoter cette capture d'écran afin d'illustrer le problème de manière plus détaillée et de vous aider à le comprendre plus rapidement. L'onglet Capture d'écran est affiché uniquement si une capture d'écran a été jointe à l'incident. Une capture d'écran est automatiquement jointe à chaque incident au moment où il est signalé, sauf dans les cas suivants : Le demandeur a décoché la case Capture d'écran pertinente au cours de l'étape Saisir les informations sur l'incident lorsqu'il a signalé l'incident. Le demandeur a signalé l'incident à partir de la vue Synthèse des libresservices du poste de travail Page d'accueil. Le demandeur a signalé l'incident pour le compte d'un salarié depuis le poste de travail Gérer mon équipe, tâche commune Appeler services aux salariés pour un tiers. Le demandeur a signalé l'incident à partir de l'add-in pour Microsoft Excel. Aucune capture d'écran n'a pu être effectuée pour des raisons techniques SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

17 3. Si vous ne pouvez pas résoudre l'incident immédiatement, cliquez sur Recherche de solution pour rechercher une solution au problème dans les bases de connaissances existantes. 4. Sur l'onglet Recherche, zone Rechercher, saisissez les termes clés liés à l'incident (par exemple commande client). Pour affiner votre recherche, vous pouvez cliquer sur Avancé et définir des critères de recherche supplémentaires, comme le poste de travail et la vue où le problème est survenu. Il est possible que le système ait pré-rempli certaines zones de critères de recherche affichées lorsque vous cliquez sur Avancé. Pour accroître le nombre de résultats renvoyés par la recherche, supprimez les valeurs de ces zones. Cliquez sur Lancer. Des solutions sont recherchées dans les référentiels suivants : Types de référentiels Référentiel Ressources de la communauté Analyse des erreurs Aide intégrée Description Forums de discussion où les utilisateurs peuvent poser des questions et discuter de certains sujets Regroupement de problèmes courants avec leurs solutions et leurs solutions de contournement Documents et contenu de formation fournis avec la solution Les documents correspondant à vos termes clés sont affichés. La recherche de solution n'est pas spécifique de la langue. Autrement dit, la liste des résultats peut contenir des documents rédigés dans des langues différentes de celle de votre application si vos termes clés ont été trouvés dans ces documents. La langue d'affichage des documents dépend de la langue d'affichage de votre navigateur Internet. Ainsi, si dans la liste des résultats vous cliquez sur un document dont le titre est en anglais mais que la langue de votre navigateur Internet est l'allemand, ce document s'ouvrira en allemand (s'il existe dans cette langue). Pour modifier la langue d'affichage de vos documents, modifiez la langue de votre navigateur Internet. Pour regrouper les résultats par type de référentiel, dans la liste déroulante Regrouper par, sélectionnez Type de référentiel. Si vous saisissez des mots clés dans une autre langue que l'anglais et que vous obtenez peu de résultats, relancez une recherche avec des mots clés en anglais pour obtenir plus de résultats. Si vous ne recevez pas assez de résultats, il est également possible que le système ait pré-rempli certaines zones de critères de recherche affichées lorsque vous cliquez sur Avancé. Pour accroître le nombre de résultats renvoyés par la recherche, supprimez les valeurs de ces zones. 5. Cliquez sur le titre du document que vous voulez lire et déterminez s'il résout le problème. 6. Si vous trouvez un document qui permet de résoudre le problème, ajoutez-le à l'incident en cochant la case Dans collection. Les documents que vous joignez à l'incident comme propositions de solution sont répertoriés sur l'onglet Collection de solutions. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 17

18 Si vous ne trouvez aucun document permettant de résoudre l'incident, transférez l'incident à votre fournisseur avec une demande d'assistance comme décrit ci-dessous, sous Transférer un incident au fournisseur. Vous pouvez également poser une question sur l'un des forums de Business Center en cliquant sur ESPACE AIDE Communauté SAP Business ByDesign Accéder à la communauté SAP Business ByDesign. Dans les forums de discussion, vous pouvez contacter d'autres clients, partenaires et contreparties du fournisseur. Si vous n'avez pas accès à Business Center, contactez le chef de projet de votre partenaire d'implémentation. Demander plus d'informations au demandeur Si vous avez une question sur le problème, vous pouvez retourner l'incident au demandeur pour lui demander plus d'informations. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Envoyer au demandeur. 3. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le demandeur et saisissez votre question dans la zone de texte. Si vous avez besoin d'un enregistrement des actions effectuées par le demandeur juste avant que l'erreur survienne, saisissez une note dans la zone de texte en demandant au demandeur d'utiliser la fonction de traçage et de reproduire le problème. Une explication de cette fonction est affichée au passage de la souris sur le bouton Lancer trace sur l'écran de modification de l'incident. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Action du demandeur et le demandeur est informé qu'une action est requise de sa part. Traiter un incident sans modifier son statut Si vous avez déjà commencé à traiter un incident, vous pouvez y ajouter des informations sans en modifier le statut. Par exemple, le demandeur a signalé que le niveau d'encre de l'imprimante était faible et vous voulez signaler que vous avez commandé de nouvelles cartouches qui arriveront dans quelques jours. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le prestataire, Commentaire interne ou Note pour le demandeur et saisissez votre commentaire dans la zone de texte. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous sélectionnez Note pour le prestataire, le fournisseur est informé que vous avez ajouté des informations à l'incident et il peut ouvrir l'incident pour afficher les informations ajoutées. Si vous sélectionnez Commentaire interne, vous seuls pouvez afficher les informations que vous avez ajoutées. Cependant, si vous retournez l'incident au demandeur ou le transférez à un autre utilisateur clé, ces informations sont également affichées pour l'utilisateur concerné. Cette option est utile par exemple lorsque le statut d'un incident est Terminé, Terminé Solution acceptée ou Terminé Solution refusée et que vous voulez ajouter une note pour vous-mêmes avec les informations qui vous ont aidés à résoudre l'incident. Si vous sélectionnez Note pour le demandeur, le demandeur est informé que vous avez ajouté des informations à l'incident et il peut ouvrir l'incident pour afficher les informations ajoutées SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

19 Transférer un incident au fournisseur Si vous ne trouvez pas de solution à un problème, transférez l'incident à votre fournisseur pour demander de l'aide. Si vous transférez l'incident au fournisseur, il peut le transférer à SAP pour analyse complémentaire. Si l'analyse des causes profondes de SAP montre que l'incident résulte d'un produit du partenaire acheté sous licence, SAP peut transmettre cet incident ainsi que toutes les données de contexte correspondantes à l'organisation de support du partenaire responsable. Conditions préalables Vous devez gérer vos informations de contact. Vous devez fournir un numéro de téléphone et une adresse afin que le fournisseur puisse vous contacter directement. Vous pouvez mettre à jour ces informations dans le poste de travail Page d'accueil, vue Synthèse des libresservices sous Carnet d'adresses de la société Traiter mes données de contact. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Envoyer au prestataire de services. 3. Vérifiez que l'entrée dans la zone Domaine d'application est correcte et modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le prestataire. 5. Dans la zone de texte, expliquez pourquoi vous envoyez l'incident au fournisseur. Si vous transférez un incident de priorité très élevée, indiquez l'impact sur l'activité dans cette zone pour qu'il soit immédiatement visible pour le fournisseur. Pour des raisons de sécurité, n'indiquez jamais votre mot de passe ou celui du demandeur dans l'incident. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Action du fournisseur. La réception de l'incident par le fournisseur est indiquée de deux manières : Une valeur est affichée dans la zone ID référence externe. Il s'agit de l'id affecté à l'incident dans le système du fournisseur. Une note du prestataire indiquant que l'incident est arrivé chez le fournisseur est affichée sur l'onglet Général. Si la réception de l'incident n'est pas confirmée par l'un de ces moyens dans l'heure suivant son transfert au fournisseur, signalez un incident dans Business Center comme décrit plus bas sous Cas exceptionnels : Signaler un incident à partir de SAP Business ByDesign Business Center. Envoyer des informations supplémentaires au fournisseur Si vous avez déjà transféré un incident à votre fournisseur et que vous voulez lui donner des informations supplémentaires, exécutez les étapes suivantes : 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le prestataire. 3. Saisissez les informations que vous voulez fournir dans la zone de texte. Si besoin, ajoutez un fichier ou un lien à l'incident comme pièce jointe. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 19

20 Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident n'est pas modifié. Répondre à une question du fournisseur Si le fournisseur vous a retourné l'incident avec une demande d'informations, répondez à sa question en exécutant les étapes suivantes : 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Envoyer au prestataire de services. 3. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le prestataire. 4. Saisissez les informations que vous voulez fournir dans la zone de texte. Si besoin, ajoutez un fichier ou un lien à l'incident comme pièce jointe. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Action du fournisseur. Proposer une solution au demandeur Si vous trouvez une solution au problème, ou si votre fournisseur a proposé une solution, retournez l'incident au demandeur avec cette solution. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Proposer solution. 3. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le demandeur et saisissez une explication dans la zone de texte. Si vous avez trouvé un document qui décrit la solution que vous voulez proposer, ajoutez-le à l'incident comme décrit plus haut sous Rechercher une solution. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Solution proposée et le demandeur reçoit la notification qu'une action est requise de sa part. Retourner un incident au fournisseur Si la solution proposée par votre fournisseur ne règle pas le problème, retournez-lui l'incident. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Envoyer au prestataire de services. 3. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Note pour le prestataire. 4. Dans la zone de texte, saisissez la raison pour laquelle vous retournez l'incident. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Action du fournisseur. Clôturer un incident Si le statut d'un incident est Terminé, Terminé Solution acceptée ou Terminé Solution refusée, l'option Clôturer devient disponible dans la liste déroulante Action pour que vous puissiez indiquer que l'incident est résolu de votre point de vue. 1. Dans la liste déroulante Afficher, sélectionnez Incidents terminés. 2. Ouvrez l'incident pour traitement. 3. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Fermer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

21 4. Si nécessaire, cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Commentaire interne et saisissez une note dans la zone de texte. Cliquez sur Sauvegarder. Si le statut de l'incident était Terminé Solution acceptée, il devient Clôturé Solution acceptée. Si le statut de l'incident était Terminé ou Terminé Solution rejetée, il devient Clôturé. L'incident est désormais clôturé et ne peut plus être traité. Utiliser le partage d'application Le fournisseur de services peut lancer une session de partage d'application sécurisée avec vous ou un autre utilisateur de votre société. Pour cela, le fournisseur vous envoie une demande de session avec le numéro de session. Lorsque vous recevez une demande, vous devez démarrer la session à l'heure prévue en exécutant les étapes suivantes : 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Cliquez sur Lancer la téléassistance. Une nouvelle session de navigateur s'ouvre et la page Web Netviewer apparaît. 3. Sélectionnez la langue pour votre session puis cliquez sur l'icône sous Démarrez le programme participant Netviewer one2meet ici. 4. Cliquez sur Exécuter. Selon vos options de sécurité, vous devrez peut-être cliquer sur Exécuter à plusieurs reprises. Vous accédez à l'écran Lancer session. 5. Saisissez le numéro de session indiqué dans la demande du fournisseur de services. (Vous n'avez pas besoin de mot de passe pour rejoindre la session.) 6. Cliquez sur Connecter. L'écran Netviewer apparaît. 7. Suivez les étapes indiquées sur l'écran et acceptez de partager le contenu de votre écran avec le fournisseur de services. 8. Si vous voulez conserver une copie du fichier journal de la session Netviewer, cliquez sur Sauvegarder. Pour afficher le fichier journal, vous avez besoin de Netviewer NetPlayer, que vous pouvez télédécharger sur la page Web à partir de laquelle vous avez lancé la session. Traiter un incident issu d'un contrôle de fonctionnement Lorsque vous recevez un incident issu d'un contrôle de fonctionnement, les étapes à suivre pour résoudre le problème sont listées dans le message. Les contrôles de fonctionnement s'affichent dans la langue de votre application. Par défaut, la description est présentée en anglais. Cela permet de s'assurer que le fournisseur peut la comprendre. Pour afficher les informations dans la langue de votre application, cliquez sur Contrôle de fonctionnement. Pour résoudre l'incident, procédez comme suit : 1. Reprenez l'incident et ouvrez-le pour traitement. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 21

22 2. Lisez les instructions dans le message de contrôle de fonctionnement et effectuez les étapes indiquées. 3. Si l'exécution des étapes résout l'incident, sélectionnez Terminer dans la liste déroulante Action. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient Terminé et vous pouvez le clôturer. 4. Si l'exécution des étapes ne résout par l'incident, sélectionnez Envoyer au prestataire de services dans la liste déroulante Action pour transférer l'incident au fournisseur. Si vous voulez inclure des informations supplémentaires dans l'incident que vous transférez, vous pouvez ajouter ou mettre à jour des pièces jointes ou cliquer sur Ajouter puis sélectionner Note pour toutes les parties impliquées pour saisir des informations supplémentaires dans la zone de texte. Si vous ajoutez du texte à l'aide de cette fonction, toutes les personnes impliquées dans le traitement de l'incident (le gestionnaire et le fournisseur) pourront le lire. Si nécessaire, vous pouvez également modifier la priorité de l'incident. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident devient En cours de traitement Action du fournisseur. Cas exceptionnels Signaler un incident pour le compte d'un salarié Utilisez cette fonction en cas d'urgence uniquement, car aucune information contextuelle utile, telle qu'une capture d'écran, ne peut être jointe à l'incident. Si vous êtes manager, vous pouvez signaler un incident pour le compte de l'un de vos salariés si il ou elle n'a pas la possibilité de le faire. 1. Lancez la tâche courante Appeler Services au salarié pour un tiers, qui fait partie du poste de travail Gérer mon équipe. 2. Sélectionnez le nom du salarié pour le compte duquel vous voulez signaler un incident et cliquez sur Nouvel incident sous Service et support. 3. Recherchez une solution au problème comme décrit ci-dessus. Si aucune solution n'est disponible, signalez l'incident à votre utilisateur clé. Signaler un incident à partir de SAP Business ByDesign Business Center Si votre application est indisponible, vous pouvez signaler un incident à partir de Business Center. 1. Connectez-vous à Business Center ( et cliquez sur Aide. 2. Sélectionnez la catégorie, l'urgence et la langue de votre incident. 3. Dans la zone Objet, saisissez une courte description du problème. 4. Dans la zone Message, répondez aux questions répertoriées pour fournir des informations détaillées sur le problème. Cliquez sur Envoyer. Lorsque vous signalez un incident dans Business Center, vous devez le suivre sur ce site sous Mon espace de travail MA BOÎTE DE RÉCEPTION. Vous recevez une notification par e SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

23 mail lorsque le fournisseur vous retourne l'incident avec une demande d'informations ou une proposition de solution. Appeler la ligne directe d'urgence Utilisez la ligne directe d'urgence si votre application et l'assistance sur Business Center sont indisponibles. Appelez le numéro de ligne directe d'urgence pour votre pays. Les numéros de téléphone sont listés dans Business Center, sur la page Aide. Notez le numéro pour votre pays et conservezle de manière à y avoir accès quand Business Center est indisponible. Lorsque vous signalez un problème via la ligne directe d'urgence, aucun incident n'est signalé dans votre application. La communication est traitée exclusivement par téléphone ou par . Faire remonter un incident La gestion des escalades pour les incidents est un processus exceptionnel de gestion des incidents critiques, qui ne peuvent pas être résolus avec une qualité ou dans un délai satisfaisant(e) via le processus de gestion des incidents. Conditions préalables Vous avez soumis un incident avec une priorité très élevée et le délai d'intervention est dépassé. Un incident de priorité très élevée est justifié dans les situations suivantes : Votre application est totalement inaccessible. La mise en production de votre application ou une montée de version de votre système est compromise. Vos processus de gestion centraux sont mis en attente et aucun processus alternatif n'est disponible. Votre incident requiert une attention immédiate car le problème en cours entraîne des pertes sévères pour votre entreprise. Pour demander une escalade, appelez la ligne directe d'urgence pour votre pays et donnez les informations suivantes : ID incident ; impact de l'incident sur l'activité ; nom d'au moins un contact, son numéro de téléphone et son adresse (assurezvous que cette personne est joignable 24h/24, 7j/7). Terminer un incident pour le compte du demandeur Si le demandeur ne peut pas terminer un incident, par exemple parce qu'il a quitté la société, vous devez, en tant que gestionnaire, terminer l'incident pour le compte du demandeur. 1. Ouvrez l'incident pour traitement. 2. Dans la liste Action, sélectionnez Terminer. Cliquez sur Sauvegarder. Le statut de l'incident est modifié en Terminé (ou Terminé Solution refusée si le demandeur a déjà refusé une solution proposée) et vous pouvez le clôturer. Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 23

24 3.2 Vue Tâches de service Guide de consultation rapide Tâches de service La vue Tâches de service vous permet de gérer des services automatisés comme des tâches administratives qui requièrent votre attention. Elle répertorie toutes les tâches de service créées automatiquement. Dans la liste déroulante Afficher, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes pour définir l'ensemble de tâches de services à afficher : Tâches de service en cours Les tâches de service qui doivent être validées ou exécutées (après avoir été validées). Tâches de service terminées Les tâches de service dotées du statut Terminé, Échec ou Refusé. Toutes les tâches de service Toutes les tâches de service, quel que soit leur statut. Les administrateurs peuvent accéder à la vue Tâches de service à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Les tâches de service permettent de détecter les incohérences dans votre application, vos documents commerciaux ou vos composantes principales, ce qui requiert votre approbation. Ces tâches de service sont importantes pour assurer l'accessibilité et le bon fonctionnement de votre système de manière continue. Les administrateurs sont responsables de la résolution des incohérences dans les processus de gestion. Les tâches de service vous aident à accomplir cette mission. Votre fournisseur assure un suivi de votre système SAP Business ByDesign en contrôlant fréquemment les alertes générées et envoyées automatiquement par votre système. Si votre fournisseur détecte des incohérences ou d'autres problèmes, il vous envoie une tâche de service automatisée comprenant un ou plusieurs services. Chaque service comprend une description synthétique du problème et les étapes effectuées par le service pour résoudre le problème. Vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes pour la tâche de service : replanifier la tâche de service pour l'exécuter ultérieurement ; valider la tâche de service pour l'exécuter immédiatement ; refuser la tâche de service pour ne pas l'exécuter. Par défaut, toutes les tâches de service requièrent une action de votre part. Si vous n'entreprenez aucune action avant la date de fin, la tâche de service est automatiquement rejetée. Dans certains cas, les tâches de service sont exécutées sans votre intervention ; la tâche de service est alors automatiquement validée et le bouton Refuser est désactivé. Pour plus d'informations, voir la description de la tâche de service SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

25 Lors d'un contrôle automatique de votre système, le fournisseur découvre une incohérence dans des commandes clients. Pour résoudre ce problème, il utilise un service pour supprimer cette incohérence et créer une tâche de service. Jack Goldblume, administrateur chez Akron Heating Technologies Inc., se rend compte du problème en lisant la tâche de service. Il contrôle ses incidents pour voir si un utilisateur a utilisé ou utilise le document commercial concerné. Il résout l'incohérence en validant la tâche de service puis vérifie que les documents commerciaux correspondants ne comportent plus d'incohérence après l'exécution de la tâche de service. Tâches Valider une tâche de service 1. Sélectionnez la tâche de service que vous voulez valider et cliquez sur Traiter. 2. Pour connaître les documents commerciaux susceptibles d'être affectés par l'exécution de cette tâche, cliquez sur le lien hypertexte (nombre) après Documents commerciaux liés. L'écran Documents commerciaux liés apparaît. 3. Vérifiez si des incidents liés aux documents commerciaux qui requièrent ce service sont en cours. 4. Cliquez sur Valider pour lancer la tâche de service à l'heure de début et cliquez sur Fermer pour retourner à la vue Tâches de service. Replanifier une tâche de service Avant de valider une tâche de service, vous pouvez en replanifier l'exécution. Le prestataire de services planifie l'heure d'exécution de la tâche de service lors de sa création. La date et l'heure apparaissent dans la zone Période d'exécution planifiée de l'écran. Une fois validée, une tâche de service peut démarrer à n'importe quel moment entre la date de début et la date de fin. Pour la nouvelle date de début, vous pouvez choisir n'importe quelle date entre la date du jour et la date de fin affichée à l'écran. La tâche de service, une fois validée, reste inactive jusqu'au moment d'exécution que vous avez planifié. La replanification de la date d'exécution d'une tâche de service vous permet de planifier les tâches administratives aux moments où l'activité de gestion est plus faible de façon à ne pas affecter la performance. 1. Sélectionnez la tâche de service que vous voulez replanifier et cliquez sur Traiter. 2. Pour connaître les documents commerciaux susceptibles d'être affectés par l'exécution de cette tâche, cliquez sur le lien hypertexte (nombre) après Documents commerciaux liés. L'écran Documents commerciaux liés apparaît. 3. Cliquez sur Replanifier pour modifier l'heure et la date auxquelles vous voulez que le service soit exécuté. 4. Dans la zone Nouvelle date de début, sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous voulez que le service soit exécuté et cliquez sur OK. 5. Cliquez sur Valider puis sur Fermer pour retourner à la vue Tâches de service. Refuser une tâche de service Si vous ne voulez pas qu'une tâche de service donnée soit exécutée, procédez comme suit : Vue Incidents et tâches de service P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 25

26 Dans certains cas, la tâche de service doit obligatoirement être exécutée. Vous ne pouvez alors pas cliquer sur Refuser. Vous pouvez replanifier la tâche pour qu'elle soit exécutée à un autre moment. 1. Sélectionnez la tâche de service que vous voulez refuser et cliquez sur Traiter. 2. Cliquez sur Refuser puis sur Fermer pour retourner à la vue Tâches de service. Voir aussi Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Incidents et tâches de service

27 4 Vue Gestion des utilisateurs et des accès 4.1 Guide de consultation rapide Travail (Gestion des utilisateurs et des accès) La vue Travail affiche une liste de tous vos work items et activités en cours. Vous pouvez ainsi analyser la quantité de travail que vous devez accomplir et déterminer les priorités. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des utilisateurs et des accès. Contexte de gestion La gestion des tâches de gestion (BTM) garantit l'exécution des activités liées à un processus de gestion au sein de votre organisation pour atteindre des objectifs commerciaux définis. Grâce à BTM, le travail est adressé aux utilisateurs, qui peuvent recevoir, gérer et exécuter efficacement les éléments de gestion des tâches de gestion liés à un processus. Des éléments BTM sont créés lorsque l'intervention d'un utilisateur est nécessaire sur un document commercial associé. Ces éléments permettent aux utilisateurs de vérifier, modifier et clarifier les informations, de clôturer des éléments ou de prendre une décision dans le cadre d'un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des tâches de gestion. Tâches Suivre votre travail La liste déroulante Afficher vous permet de sélectionner un ensemble de work items à consulter et à traiter. La liste déroulante Grouper par vous permet de regrouper les work items selon des critères définis, par exemple l'échéance. Traiter votre réserve de travail Vous disposez des options suivantes pour réaliser votre travail plus efficacement. Pour afficher et traiter les documents liés à un élément de votre réserve de travail, cliquez sur Traiter et sélectionnez l'option voulue. Pour créer un nouvel élément de gestion des tâches de gestion associé à l'élément dans votre réserve de travail, cliquez sur Créer puis sélectionnez l'option pertinente. Pour plus d'informations sur les tâches, notifications et alertes, voir Utiliser les tâches, les notifications et les alertes. Pour plus d'informations sur les demandes de clarification, voir Utiliser les demandes de clarification. Pour traiter une tâche, sélectionnez l'élément, puis sélectionnez l'une des options suivantes via le bouton de sélection Actions. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 27

28 Ces options sont également disponibles à partir du menu contextuel affiché à droite du titre de la tâche. Transférer Dans la zone À, entrez le matricule ou recherchez-le via l'aide à la saisie. Vous pouvez suivre les éléments transférés dans la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Dans la vue Tâches déléguées, dans la liste déroulante Afficher, sélectionnez Transféré par moi. Modifier priorité Dans la liste déroulante Priorité, vous pouvez définir la priorité comme faible, moyenne, élevée ou très élevée. Ouvrir détails Cette option vous permet d'afficher les détails de la tâche. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur la tâche, comme l'expéditeur de l'élément, le gestionnaire, les documents liés, la description de la tâche et son avancement. Ajouter ou afficher des notes Vous pouvez saisir un commentaire ou afficher les commentaires saisis par d'autres utilisateurs. Ajouter ou afficher des pièces jointes Vous pouvez ajouter un fichier ou un lien, ou afficher des pièces jointes d'autres utilisateurs. Vous pouvez également supprimer ou remplacer des pièces jointes. Selon la configuration de la tâche, les actions suivantes sont également disponibles. Annuler Permet d'annuler la tâche et de la supprimer de la réserve de travail. Terminer Permet d'activer le statut de la tâche sur Terminé et entraîne son retrait des tâches en cours. 4.2 Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels La vue Utilisateurs fonctionnels vous permet de gérer les utilisateurs et de leur affecter des droits d'accès. Vous pouvez créer et traiter les attributs de l'utilisateur, affecter des droits d'accès et définir des stratégies de sécurité. Cette vue vous fournit en outre des informations personnelles sur les utilisateurs, telles que matricule, entité organisationnelle, adresse , numéro de téléphone et site. Selon votre solution, vous pouvez accéder à la vue Utilisateurs fonctionnels à partir du poste de travail Administrateur ou du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Gestion des utilisateurs et des accès La gestion des utilisateurs et des accès vous permet, en tant qu'administrateur, de gérer des utilisateurs et de leur affecter des droits d'accès. Elle vous permet de bloquer et de débloquer des utilisateurs, d'affecter des postes de travail et des vues et de restreindre l'accès en lecture et en écriture à des données spécifiques. Pour plus d'informations, voir Gestion des utilisateurs et des accès SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

29 Séparation des responsabilités La séparation des responsabilités est conçue pour minimiser le risque de fraude et d'erreur tout en protégeant les biens de la société, comme les données ou les stocks. Elle s'effectue en répartissant la responsabilité des procédures et des processus de gestion entre plusieurs utilisateurs via une affectation appropriée des droits d'accès. Il peut, par exemple, être nécessaire d'affecter la responsabilité du processus de paiement à deux salariés : l'un crée un chèque et l'autre le signe. La responsabilité des dépenses de la société est ainsi partagée entre deux utilisateurs. Le contrôle de séparation des responsabilités facilite le travail des administrateurs dans le domaine de l'administration des accès et des utilisateurs, en leur permettant d'affecter des droits d'accès sans générer de conflit. Il leur permet de signaler les conflits existants aux propriétaires des processus de gestion, de sorte que ceux-ci peuvent implémenter les pilotages de processus adéquats en vue d'atténuer ces conflits. Pour plus d'informations, voir Séparation des responsabilités. Tâches Rechercher des utilisateurs fonctionnels Vous pouvez rechercher des utilisateurs fonctionnels à l'aide des détails des salariés grâce à l'option de recherche avancée. De nouvelles zones telles que Prénom, Nom de famille, ID société, vous permettent de rechercher un salarié en particulier. 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez Avancée. 2. Entrez les détails pertinents dans une ou plusieurs zones. 3. Cliquez sur Lancer pour afficher les résultats de la recherche. Débloquer un mot de passe 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez débloquer le mot de passe. 2. Cliquez sur Traiter, puis sélectionnez Attributs. 3. Décochez la case Mot de passe bloqué. 4. Sauvegardez vos modifications. Générer ou désactiver un mot de passe 1. Cliquez sur Actions et sélectionnez Générer mot de passe. 2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK. Un contenant le nouveau mot de passe est envoyé à l'adresse du poste de travail de l'utilisateur. Si aucune adresse n'a été renseignée dans le système, le mot de passe est affiché en bas de l'écran. 3. Pour désactiver le mot de passe d'un utilisateur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Désactiver mot de passe. Si vous désactivez le mot de passe d'un utilisateur, le salarié ne pourra plus se connecter au système via ce mot de passe. L'action Générer mot de passe est à privilégier en cas d'oubli du mot de passe. Générer ou désactiver des mots de passe en masse Vous pouvez générer ou désactiver des mots de passe pour plusieurs utilisateurs à la fois. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 29

30 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs pour lesquels vous voulez générer ou désactiver des mots de passe. 2. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Générer mot de passe ou Désactiver mot de passe selon l'action que vous souhaitez effectuer. Lorsque vous générez un nouveau mot de passe, un automatique est envoyé à tous les utilisateurs sélectionnés avec leur nouveau mot de passe. Si vous n'avez pas géré d'adresse pour l'un des utilisateurs fonctionnels sélectionnés, le système affiche le nouveau mot de passe à l'écran. Vous ne pouvez pas générer de mots de passe pour les utilisateurs bloqués. Débloquer et bloquer un utilisateur fonctionnel 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez bloquer ou débloquer. 2. Cliquez sur Bloquer utilisateur ou Débloquer utilisateur. Vous ne pouvez pas bloquer votre propre nom d'utilisateur dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels. Débloquer et bloquer plusieurs utilisateurs fonctionnels Vous pouvez bloquer ou débloquer plusieurs utilisateurs à la fois. 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs que vous souhaitez bloquer ou débloquer. 2. Cliquez sur Bloquer utilisateur ou Débloquer utilisateur en fonction de l'action que vous voulez effectuer. Vous ne pouvez pas bloquer un utilisateur déjà bloqué. Affecter des rôles utilisateurs Vous pouvez affecter un même rôle utilisateur à plusieurs utilisateurs fonctionnels à la fois. 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs auxquels vous voulez affecter un rôle utilisateur particulier. 2. Cliquez sur Affecter rôle utilisateur et sélectionnez le rôle utilisateur que vous voulez affecter aux utilisateurs fonctionnels sélectionnés. 3. Pour sauvegarder les affectations, cliquez sur OK. Vous ne pourrez pas voir l'affectation de rôle utilisateur immédiatement dans votre système. Lorsque vous avez sauvegardé l'affectation, un job d'arrière-plan est déclenché automatiquement. Quand celui-ci est terminé, vous pouvez voir l'affectation de postes de travail et de vues pour l'utilisateur sélectionné. Le temps nécessaire à l'affichage des affectations dépend du nombre d'utilisateurs sélectionnés et du rôle utilisateur affecté SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

31 Traiter les attributs utilisateurs 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez l'utilisateur que vous voulez traiter. 2. Cliquez sur Traiter, puis sélectionnez Attributs. 3. Vous pouvez saisir ou modifier l'id utilisateur, la période de validité, le mot de passe et les options générales du salarié, par exemple la langue et le fuseau horaire. Si vous saisissez ou modifiez le mot de passe, le salarié est invité à modifier le mot de passe lors de la prochaine connexion au système. Pour plus d'informations sur les options de langue, voir la section Options régionales dans le document Personnaliser mes options. Vous pouvez également indiquer la stratégie de sécurité à appliquer au mot de passe de l'utilisateur. Si vous n'indiquez aucune stratégie de sécurité, la stratégie par défaut est utilisée. Vous ne pouvez pas modifier votre propre mot de passe dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels. Vous pouvez seulement modifier votre mot de passe dans l'écran de connexion ou dans la personnalisation, sous Personnaliser Mes options. 4. Si vous voulez traiter les certificats affectés à l'utilisateur, cliquez sur Actions et sélectionnez Gérer les certificats. Vous pouvez supprimer ici des certificats de l'utilisateur et bloquer des certificats émis avant une date et une heure spécifiques. Cette fonction de blocage par date vous permet de protéger le système contre l'accès par des personnes non autorisées qui disposent d'un certificat utilisateur valide. Vous pouvez également télécharger des certificats S/MIME. Pour plus d'informations, voir la documentation sur la sécurité des s. 5. Sauvegardez vos modifications. Affecter et traiter des droits d'accès SAP vous recommande d'utiliser les rôles utilisateurs pour affecter des droits d'accès aux utilisateurs. Vous pouvez affecter un rôle utilisateur à un utilisateur à partir de l'onglet Affectation de rôle utilisateur dans l'écran Traiter droits d'accès de la vue Utilisateurs fonctionnels. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Rôles utilisateurs [Page 36]. Si vous voulez accorder des droits d'accès individualisés à un petit nombre d'utilisateurs, vous pouvez aussi affecter les droits d'accès directement à chaque utilisateur. 1. Dans la sous-vue Utilisateurs fonctionnels, sélectionnez l'utilisateur à traiter. Cliquez ensuite sur Traiter et sélectionnez Droits d'accès. 2. Sélectionnez l'une des options suivantes : Copier les droits d'un rôle utilisateur : cliquez sur Actions et sélectionnez Copier les droits d'un rôle utilisateur. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 31

32 L'option Copier les droits d'un rôle utilisateur n'entraîne pas l'affectation du rôle utilisateur à l'utilisateur. Sélectionnez cette option si les conditions suivantes s'appliquent : Vous ne voulez pas créer d'affectation entre l'utilisateur fonctionnel et le rôle utilisateur comme décrit plus haut. ET Aucun rôle utilisateur n'est actuellement affecté à l'utilisateur. Quand vous sélectionnez cette option, vous pouvez également sélectionner Conserver autorisations existantes. Dans ce cas, l'utilisateur conserve ses autorisations existantes et acquiert les autorisations dans le rôle utilisateur. Notez que cela ne crée pas pour autant une affectation entre le rôle utilisateur et l'utilisateur fonctionnel. Traiter sans rôles utilisateurs : cliquez sur Traiter sans rôles utilisateurs. Sélectionnez cette option si les conditions suivantes s'appliquent : Vous avez précédemment accordé des droits d'accès à un utilisateur fonctionnel à l'aide d'un rôle utilisateur et vous voulez que cet utilisateur conserve ces droits d'accès. Cette option supprime tous les rôles utilisateurs affectés mais conserve les droits d'accès existants. Copier l'utilisateur : cliquez sur Actions et sélectionnez Copie de l'utilisateur. Sélectionnez l'utilisateur dont vous voulez copier les droits d'accès. Les affectations de vues et de postes de travail sont copiées, de même que les restrictions d'accès. Affecter tous les postes de travail et vues proposés : cliquez sur Actions et sélectionnez Affecter tous les postes de travail et vues proposés. Le système propose le poste de travail selon la fonction de l'entité organisationnelle à laquelle l'utilisateur est affecté. Si vous voulez affecter tous les postes de travail proposés et leurs vues, cliquez sur Actions et sélectionnez Affecter tous les postes de travail et vues proposés. Si aucune fonction n'est affectée à l'entité organisationnelle de l'utilisateur, ni poste de travail ni vue ne sont proposés. Dans ce cas, l'option Affecter tous les postes de travail et vues proposés est désactivée. Affecter les droits d'accès manuellement à l'utilisateur : sélectionnez Affectation des postes de travail et des vues. 1. Sélectionnez les postes de travail à affecter à l'utilisateur dans la liste des postes de travail disponibles et cochez la case Affecté à l'utilisateur. 2. Pour supprimer un poste de travail, décochez la case correspondante. 3. Pour chaque poste de travail sélectionné, les vues correspondantes sont affichées dans la liste des vues et postes de travail disponibles. Sélectionnez les vues que vous voulez affecter à l'utilisateur et cochez la case Affecté à SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

33 l'utilisateur. Vous pouvez également supprimer des vues en décochant la case correspondante. Lorsque vous affectez une vue à un utilisateur, vous pouvez également lui affecter la vue mobile correspondante. Il existe quelques exceptions pour certaines applications mobiles. Pour plus d'informations, voir la documentation de votre application mobile SAP. 4. Vérifiez si les affectations sont en conflit avec la séparation des responsabilités. Les conflits avec la séparation des responsabilités sont affichés avec une icône de statut rouge. Dans le cas d'éventuels conflits avec la séparation des responsabilités, voir la section Solutions pour résoudre le conflit. 5. Si vous voulez restreindre l'accès en lecture et en écriture, sélectionnez Restrictions d'accès. a. Sélectionnez la vue pour laquelle vous voulez restreindre les droits d'accès et sélectionnez la restriction d'accès correspondante dans les colonnes Accès en lecture et Accès en écriture. Vous pouvez choisir parmi les options de restrictions d'accès suivantes : Aucun accès (uniquement disponible pour l'accès en écriture) L'utilisateur n'a aucun accès en écriture. Accès illimité L'utilisateur a accès à toutes les données de gestion associées à la vue. Accès restreint L'utilisateur n'a accès qu'à certaines données de gestion, en fonction du contexte d'accès. Si vous sélectionnez Accès restreint, vous pouvez restreindre l'accès en lecture et en écriture sur la base du groupe d'accès sous Restrictions détaillées. Par exemple, si une vue a le contexte d'accès Site, vous pouvez restreindre l'accès en écriture dans cette vue aux documents commerciaux qui appartiennent à un site spécifique. Pour ce faire, cochez ou décochez la case correspondante dans la colonne Accès en lecture ou Accès en écriture. b. Si vous voulez accorder à l'utilisateur un accès aux données qui ne sont plus utilisées, sélectionnez Restrictions - Historique. Cochez ou décochez la case correspondante dans la colonne Accès en lecture ou Accès en écriture. 3. Contrôler la cohérence des droits d'accès 1. Pour vérifier si les droits d'accès sont cohérents, cliquez sur Actions et sélectionnez Contrôler la cohérence des droits d'accès. Chaque vue affiche les activités spécifiques qui peuvent être effectuées par l'utilisateur qui dispose des droits d'accès correspondants. Notez qu'une même activité peut être effectuée dans plusieurs vues. Il se peut que vous définissiez des restrictions d'accès différentes pour des vues qui proposent les mêmes activités. Les droits d'accès effectifs pour l'exécution de ces activités sont la somme des différentes restrictions d'accès pour toutes les vues qui comprennent ces activités. Le contrôle de cohérence vous permet d'identifier ces vues et activités. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 33

34 2. Si des activités sont affichées dans l'écran Contrôler la cohérence des droits d'accès, certains droits d'accès sont incohérents. Dans ce cas, vérifiez si vous devez redéfinir les droits d'accès. Dans l'écran Contrôler la cohérence des droits d'accès, la zone de liste Afficher vous permet de choisir l'une des options suivantes : Incohérences excluant la vue Autorisations générales Toutes les incohérences Incohérences excluant toutes les vues de la page d'accueil 4. Sauvegardez vos modifications. Mettre à jour les utilisateurs/simuler la mise à jour des utilisateurs Lorsqu'un rôle utilisateur est affecté à un utilisateur, celui-ci doit bénéficier de tous les droits d'accès définis dans le rôle utilisateur affecté. Si les droits d'accès ne sont pas conformes aux rôles utilisateurs affectés, vous pouvez simuler ou lancer une mise à jour des utilisateurs afin d'identifier les divergences. Des divergences peuvent se produire si l'utilisateur était bloqué pour traitement lors du lancement de la dernière mise à jour des utilisateurs ou si un rôle utilisateur a été modifié sans que le processus de mise à jour soit lancé. Des divergences sont également possibles si l'utilisateur bénéficie de droits d'accès qui lui ont été accordés manuellement auparavant. Pour évaluer les effets d'une mise à jour des utilisateurs, vous pouvez simuler le processus de mise à jour. Dans la vue Utilisateurs fonctionnels, cliquez sur Mettre à jour droits d'accès, puis sélectionnez Simuler mise à jour d'utilisateur unique ou Simuler mise à jour de tous les utilisateurs. Pour afficher les résultats de la mise à jour ou de la simulation, cliquez sur Mettre à jour droits d'accès, puis sélectionnez Afficher exécutions en arrière-plan de tous les utilisateurs. Vous pouvez voir le statut de traitement de n'importe quelle exécution de mise à jour. Cliquez sur Afficher journal pour afficher les informations détaillées de l'exécution de mise à jour. Une fois que vous avez résolu les problèmes éventuels survenus lors de la simulation, vous pouvez lancer la mise à jour réelle depuis la vue Rôles utilisateurs ou Utilisateurs fonctionnels : Dans la vue Utilisateurs fonctionnels, cliquez sur Mettre à jour droits d'accès, Mettre à jour utilisateur unique ou Mettre à jour tous les utilisateurs. Dans la vue Rôles utilisateurs, sélectionnez le rôle utilisateur pertinent. Cliquez sur Utilisateurs affectés puis Mettre à jour utilisateurs. Si vous n'avez pas résolu les divergences survenues lors de la simulation, vous obtiendrez des messages d'erreur relatifs à ces divergences. Vous pouvez consulter ces messages dans le journal des applications. Traiter ou affecter des stratégies de sécurité Pour plus d'informations sur la sécurité, reportez-vous au guide de sécurité de votre solution Cloud sur SAP Service Marketplace à l'adresse Vous devez disposer d'un ID ouvert SAP Service Marketplace pour accéder à ces informations. Si vous êtes administrateur et n'avez pas d'id utilisateur, rendez-vous sur SAP Service Marketplace à l'adresse pour en demander un. Afficher les conflits de séparation des responsabilités Pour afficher les conflits de séparation des responsabilités, procédez comme suit : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

35 1. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Afficher conflits de séparation des responsabilités. 2. Vous pouvez également afficher les conflits de séparation des responsabilités par utilisateur ou vue de poste de travail. 1. Cliquez sur Afficher conflits de séparation des responsabilités. 2. Entrez l'utilisateur et la vue de poste de travail. 4.3 Guide de consultation rapide Utilisateurs support et techniques La vue Utilisateurs support et techniques vous permet d'afficher tous les utilisateurs support et techniques disponibles dans le système à des fins de conformité. Vous ne pouvez pas apporter de modifications aux utilisateurs support et techniques dans le système. Un utilisateur support peut être un partenaire qui a besoin d'accéder au système pour effectuer du développement ou de la maintenance, tandis qu'un utilisateur technique peut correspondre à un processus ou à un service servant à automatiser une tâche technique dans le système. Exemple : un utilisateur d'impression qui a besoin de configurer l'impression centrale via le gestionnaire d'impression. Pour plus d'informations, voir Configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression [Page 104]. Vous pouvez accéder à ces vues à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des utilisateurs et des accès. Contexte de gestion Gestion des utilisateurs et des accès La gestion des utilisateurs et des accès vous permet, en tant qu'utilisateur clé, de gérer des utilisateurs et de leur affecter des droits d'accès. Elle vous permet également de bloquer et de débloquer des utilisateurs, d'affecter des postes de travail et des vues, et de restreindre l'accès en lecture et en écriture à des données spécifiques. Pour plus d'informations, voir la documentation relative à la Gestion des utilisateurs et des accès. Tâches Afficher les utilisateurs support et techniques Selon le type d'utilisateur, vous pouvez afficher les informations suivantes dans la vue Utilisateurs support et techniques : ID utilisateur ID technique Validité Stratégie de sécurité Vous pouvez également voir si un utilisateur ou un mot de passe est bloqué. Une stratégie de sécurité par défaut est affectée à chaque utilisateur support et technique. Vous pouvez modifier cette stratégie ou en affecter une différente. Pour plus d'informations, voir la documentation sur les Stratégies de sécurité. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 35

36 4.4 Guide de consultation rapide Rôles utilisateurs Un rôle utilisateur est un ensemble de droits d'accès que vous pouvez affecter à plusieurs utilisateurs fonctionnels qui réalisent des tâches de gestion similaires. Vous pouvez aussi affecter des salariés pour définir les responsables de la modification d'un rôle utilisateur, par exemple des managers devant modifier les rôles utilisateurs pertinents pour leurs domaines de gestion. Selon votre solution, vous pouvez accéder à la vue Rôles utilisateurs à partir du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Utiliser les rôles utilisateurs Les rôles utilisateurs vous permettent d'affecter des droits d'accès à plusieurs utilisateurs fonctionnels qui exécutent les mêmes activités. Lorsque vous créez et traitez un rôle utilisateur, vous pouvez affecter des postes de travail et des vues de postes de travail, ainsi que définir des restrictions d'accès pour chaque vue. Vous pouvez aussi définir un rôle utilisateur principal ou par défaut lorsque vous associez ce rôle à une relation. Pour plus d'informations, voir Utiliser les rôles utilisateurs [Page 51]. Tâches Créer un rôle utilisateur 1. Dans la vue Rôles utilisateurs, cliquez sur Créer, puis sélectionnez Rôle utilisateur. 2. Sélectionnez Général. Entrez l'id, le nom et la description du rôle utilisateur. 3. Sous Utilisateurs responsables, vous pouvez saisir d'autres utilisateurs à qui vous souhaitez affecter le rôle utilisateur. Ces utilisateurs peuvent alors voir le rôle utilisateur en sélectionnant Afficher - Mes rôles utilisateurs dans la réserve de travail des rôles utilisateurs. Notez que l'utilisateur qui crée le rôle utilisateur est automatiquement ajouté à cette liste. Toute personne autorisée à effectuer des modifications dans la vue Rôles utilisateurs peut néanmoins modifier le rôle utilisateur. 4. Dans l'onglet Affectation des postes de travail et des vues, sélectionnez les postes de travail que vous voulez affecter au rôle utilisateur dans la liste des postes de travail disponibles et cochez la case Affecté au rôle utilisateur. Vous pouvez également supprimer des postes de travail en décochant la case correspondante. Si vous voulez copier les droits d'accès à partir d'un utilisateur fonctionnel ou d'un autre rôle utilisateur, cliquez sur Copier et sélectionnez Depuis utilisateur ou À partir du rôle utilisateur. 5. Pour chaque poste de travail sélectionné, les vues correspondantes sont affichées dans la liste des vues et postes de travail disponibles. Sélectionnez les vues que vous voulez affecter au rôle utilisateur et cochez la case Affecté au rôle utilisateur. Vous pouvez également supprimer des vues en décochant la case correspondante. Lorsque vous affectez une vue de poste de travail à un rôle utilisateur, vous lui affectez également la vue mobile correspondante. Il y a des exceptions pour certaines SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

37 applications mobiles. Pour plus d'informations, voir la documentation de votre application mobile SAP. 6. Vérifiez si les affectations sont en conflit avec la séparation des responsabilités. Les conflits avec la séparation des responsabilités sont affichés avec une icône de statut rouge. En cas de conflit avec la séparation des responsabilités, voir la solution au bas de l'écran dans la table Conflits de séparation des responsabilités. 7. Si vous voulez restreindre l'accès en lecture et en écriture pour les utilisateurs à qui ce rôle utilisateur est attribué, sélectionnez Restrictions d'accès. a. Sélectionnez la vue pour laquelle vous voulez restreindre les droits d'accès et sélectionnez la restriction d'accès correspondante dans les colonnes Accès en lecture et Accès en écriture. Vous pouvez choisir parmi les options de restrictions d'accès suivantes : Aucun accès (uniquement disponible pour l'accès en écriture) L'utilisateur n'a aucun accès en écriture. Non restreint L'utilisateur a accès à toutes les données de gestion associées à la vue. Restreint L'utilisateur a uniquement accès à certaines données de gestion, en fonction du contexte d'accès. Si vous sélectionnez Restreint, vous pouvez restreindre l'accès en lecture et en écriture sur la base de règles de restriction prédéfinies à sélectionner dans la liste déroulante Règle de restriction. Si vous sélectionnez la règle de restriction Définir des restrictions spécifiques, vous pouvez restreindre l'accès à des données spécifiques définies par le groupe d'accès dans la nouvelle liste qui apparaît. Par exemple, si une vue a le contexte d'accès Site, vous pouvez restreindre l'accès en écriture dans cette vue aux documents commerciaux qui appartiennent à un site spécifique. Pour ce faire, sélectionnez Restrictions détaillées et cochez ou décochez la case correspondante dans la colonne Accès en lecture ou Accès en écriture. b. Si vous voulez accorder à l'utilisateur un accès aux données qui ne sont plus utilisées, sélectionnez Restrictions - Historique. Cochez ou décochez la case correspondante dans la colonne Accès en lecture ou Accès en écriture. 8. Pour vérifier si les droits d'accès sont cohérents, cliquez sur Actions et sélectionnez Contrôler cohérence des droits d'accès. Chaque vue contient des activités spécifiques qui peuvent être exécutées par un utilisateur disposant des droits d'accès nécessaires sur la vue. Certaines activités peuvent être exécutées dans plusieurs vues. Par conséquent, lorsque vous accordez des droits d'accès, vous devez savoir qu'en cas de conflit, les droits d'accès illimités priment sur les restrictions que vous avez définies. Les vues A et B contiennent toutes les deux l'activité C. Un utilisateur bénéficie d'un accès illimité en lecture et en écriture sur la vue A mais ce même utilisateur a un accès en lecture seule à la vue B. Dans la mesure où les droits d'accès illimités priment sur les droits d'accès limités, l'utilisateur bénéficie en réalité d'un accès en lecture et en écriture sur les deux vues. Le contrôle de cohérence vous permet d'identifier ces vues et activités. 9. Si des activités sont affichées dans l'écran Contrôler la cohérence des droits d'accès, les droits d'accès sont incohérents. Vérifiez si vous devez redéfinir les droits d'accès. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 37

38 10. Avant de pouvoir affecter le rôle utilisateur à un utilisateur fonctionnel, vous devez tout d'abord l'activer en cliquant sur Actions puis en sélectionnant Activer. Le statut du rôle utilisateur est alors modifié de En cours de traitement en Actif. Vous pouvez sauvegarder le rôle utilisateur sans l'activer. Affecter un rôle utilisateur à un utilisateur fonctionnel 1. Accédez à la vue de poste de travail Utilisateurs fonctionnels. 2. Sélectionnez l'utilisateur fonctionnel auquel vous voulez attribuer les droits d'accès définis pour le rôle utilisateur. 3. Cliquez sur Traiter, puis sélectionnez Droits d'accès. 4. Sélectionnez Affectation de rôle utilisateur. 5. Sous Rôles utilisateurs disponibles, vous pouvez voir tous les rôles utilisateurs disponibles dans le système. Pour affecter un rôle à l'utilisateur, cochez la case correspondante dans la colonne Affecté à l'utilisateur. La case à cocher Affecté à l'utilisateur permet de créer une affectation entre l'utilisateur fonctionnel et le rôle utilisateur. Ainsi les droits d'accès de l'utilisateur fonctionnel sont mis à jour lors de la modification du rôle utilisateur et du lancement d'une exécution de mise à jour de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur l'exécution de la mise à jour des utilisateurs, voir la section Traiter un rôle utilisateur ci-dessous. Le système copie les droits d'accès du rôle utilisateur vers l'utilisateur fonctionnel. Si un rôle utilisateur est affecté à un utilisateur et si vous sauvegardez les droits d'accès de l'utilisateur, les droits d'accès dans le rôle utilisateur écrasent les droits d'accès précédemment attribués à l'utilisateur manuellement. Si vous voulez conserver les droits d'accès actuels de l'utilisateur, vous pouvez travailler sans rôles utilisateurs ou mettre à jour les rôles utilisateurs avec les droits d'accès manquants. Pour plus d'informations sur l'affectation de droits d'accès sans affectation de rôles utilisateurs, voir Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels [Page 28]. 6. Sauvegardez vos modifications. Traiter un rôle utilisateur 1. Dans la vue Rôles utilisateurs, sélectionnez le rôle utilisateur que vous voulez traiter. 2. Cliquez sur Traiter et opérez les modifications requises comme expliqué plus haut sous Créer un rôle utilisateur. 3. Sauvegardez vos modifications : Avant de lancer une mise à jour de l'utilisateur, SAP vous recommande de faire une simulation. Pour ce faire, accédez à la vue Utilisateurs fonctionnels. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels [Page 28] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

39 1. Pour sauvegarder vos modifications et lancer une mise à jour de l'utilisateur, cliquez sur Sauvegarder et sélectionnez Confirmer dans la fenêtre pop-up Mettre à jour utilisateurs fonctionnels affectés. 2. Pour sauvegarder vos modifications sans lancer une mise à jour de l'utilisateur, cliquez sur Sauvegarder et sélectionnez Sauvegarder sans mettre à jour utilisateur dans la fenêtre pop-up Mettre à jour utilisateurs fonctionnels affectés. Si un ou plusieurs utilisateurs fonctionnels ne peuvent pas être mis à jour lors de l'exécution de la mise à jour des utilisateurs, la solution envoie des messages d'erreur qui détaillent les problèmes spécifiques de ces utilisateurs fonctionnels. Par exemple, cela peut se produire si un utilisateur fonctionnel est affecté à un rôle utilisateur et dispose de droits d'accès supplémentaires qui lui ont été attribués manuellement. Si vous voulez conserver les droits d'accès actuels de l'utilisateur, vous pouvez travailler sans rôles utilisateurs ou mettre à jour les rôles utilisateurs avec les droits d'accès manquants. Pour plus d'informations sur l'affectation de droits d'accès sans affectation de rôles utilisateurs, voir Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels [Page 28]. Les autres utilisateurs fonctionnels sont mis à jour avec les droits d'accès modifiés. 4. Pour afficher les résultats de la mise à jour, sélectionnez Utilisateurs affectés, Afficher exécutions en arrière-plan. Vous pouvez voir le statut de traitement de n'importe quelle exécution de mise à jour. Cliquez sur Afficher journal pour afficher les informations détaillées de l'exécution de mise à jour. Dans l'onglet Général, vous pouvez voir des messages affichant les résultats de l'exécution de mise à jour. Pour obtenir des informations détaillées, accédez à l'onglet Résultats dans lequel vous pouvez voir le détail des erreurs survenues pour chaque utilisateur fonctionnel. À partir de ces informations, vous pouvez choisir de modifier le rôle utilisateur, de créer un rôle utilisateur ou de modifier les droits d'accès de l'utilisateur sans rôle utilisateur. Supprimer un rôle utilisateur 1. Dans la vue Rôles utilisateurs, sélectionnez le rôle utilisateur que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur Actions et sélectionnez Activer statut Obsolète. Le statut du rôle utilisateur est modifié en Obsolète. 3. Pour supprimer le rôle utilisateur, cliquez sur Supprimer. Un rôle utilisateur obsolète peut uniquement être supprimé s'il n'est plus affecté à aucun utilisateur fonctionnel. Pour réactiver un rôle utilisateur qui présente le statut Obsolète, sélectionnez Actions et Annuler statut Obsolète. Modifier la synthèse des libres-services Pour plus d'informations, voir Modifier la synthèse des libres-services. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 39

40 4.5 Guide de consultation rapide Stratégies de sécurité La vue Stratégies de sécurité vous permet de créer et de traiter des stratégies de sécurité relatives à l'accès au système depuis des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables et des terminaux mobiles, en respectant les exigences de sécurité de votre société. Vous pouvez accéder à la tâche courante Traiter stratégies de sécurité dans le poste de travail Administrateur/ Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Une stratégie de sécurité est un ensemble de règles qui définit la complexité d'un mot de passe (présence de chiffres) et sa validité (modification du mot de passe obligatoire après une période donnée). Vous pouvez définir plusieurs stratégies de sécurité dans la mesure où les espaces de travail ou les services ont des besoins en sécurité différents en ce qui concerne les mots de passe. Tâches Créer une stratégie de sécurité 1. Pour créer une stratégie de sécurité, vous disposez des options suivantes : Cliquez sur Ajouter ligne. Une nouvelle stratégie de sécurité est créée et un ID stratégie associé est généré automatiquement. Pour créer une stratégie de sécurité similaire à une stratégie existante, sélectionnez la stratégie de sécurité qui vous intéresse, puis cliquez sur Copier. 2. Le cas échéant, modifiez l'id stratégie. 3. Entrez un nom et une description pour la nouvelle stratégie de sécurité. 4. Définissez les règles de complexité et de validité des mots de passe à affecter à la stratégie de sécurité. Pour les règles de complexité, les valeurs suivantes sont autorisées : Nombre minimal de caractères : 3-40 Nombre minimal de caractères modifiés : 1-40 Nombre minimal de lettres minuscules : 0-40 Nombre minimal de majuscules : 0-40 Nombre minimal de chiffres : 0-40 Nombre minimal de caractères spéciaux : 0-40 Pour les règles de validité, les valeurs suivantes sont autorisées : Historique du mot de passe : Vous pouvez indiquer le nombre de nouveaux mots de passe à utiliser avant qu'un ancien mot de passe puisse être réutilisé. Temps d'attente minimal avant modification du mot de passe : jours Validité maximale d'un mot de passe : jours SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

41 Validité d'un mot de passe initial non utilisé : jours Validité d'un mot de passe productif non utilisé : jours 5. Le cas échéant, définissez les options pour les terminaux mobiles. Vous pouvez paramétrer les options suivantes pour les terminaux mobiles : Général Mot de passe d'application activé Activez le mode Mot de passe d'application activé pour autoriser les utilisateurs à définir un mot de passe d'application. Lorsque l'utilisateur se connecte au système depuis un terminal mobile, le mot de passe d'application renseigne automatiquement l'id utilisateur et le mot de passe de connexion au système. Le système fournit ensuite au terminal mobile les données d'application supplémentaires requises pour utiliser le mode hors ligne. Le mode hors ligne permet aux utilisateurs d'accéder aux données d'application même s'ils n'ont pas accès au serveur et que le mot de passe de l'application chiffre des données stockées sur le terminal mobile. Sans mot de passe de l'application, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser le mode hors ligne sur leurs terminaux mobiles. Complexité du mot de passe d'application mobile Nombre minimal de caractères : 3-40 Nombre minimal de lettres minuscules : 0-40 Nombre minimal de majuscules : 0-40 Nombre minimal de chiffres : 0-40 Nombre minimal de caractères spéciaux : 0-40 Validité du mot de passe d'application mobile Demander le mot de passe de l'application après Vous pouvez indiquer le délai après lequel l'utilisateur mobile doit saisir à nouveau le mot de passe d'application pour se connecter au système après un temps d'inactivité. Si vous définissez cette valeur sur 0 minute, l'utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe à chaque lancement de l'application. Nombre maximal de tentatives de saisie du mot de passe : 3-20 Vous pouvez indiquer le nombre maximal de saisies successives de mot de passe erroné autorisé avant la suppression des données d'application du terminal mobile. 6. Sauvegardez vos modifications. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 41

42 L'utilisateur clé d'administration des utilisateurs peut définir un mot de passe initial pour chaque utilisateur existant dans le système. À la première connexion, l'utilisateur doit modifier le mot de passe car il est connu par l'administrateur (utilisateur clé). L'application du changement de mot de passe administrateur vous permet d'ignorer ou d'appliquer la modification du mot de passe de connexion initial défini par l'administrateur. La zone Application du changement de mot de passe administrateur est visible uniquement si Connexion par mot de passe activée est sélectionné pour une stratégie de sécurité donnée. Si vous activez Ignorer, vous serez invité à modifier le mot de passe initial mais si vous cliquez sur Annuler; vous serez tout de même autorisé à vous connecter. Si vous activez Appliquer, vous serez invité à modifier le mot de passe initial et vous ne pourrez pas vous connecter sans l'avoir modifié. Traiter une stratégie de sécurité existante 1. Sélectionnez la stratégie de sécurité que vous voulez traiter. Vous ne pouvez pas modifier les stratégies commençant par S_ ; il s'agit de stratégies de sécurité par défaut fournies par SAP. 2. Modifiez les règles de complexité et de validité des mots de passe affectés à la stratégie de sécurité. 3. Sauvegardez vos modifications. Si le mot de passe d'un utilisateur ne respecte pas les règles de mot de passe modifiées, l'utilisateur est invité à changer de mot de passe lors de la prochaine connexion système. Définir la stratégie de sécurité par défaut Lors de la création d'un utilisateur fonctionnel, la stratégie de sécurité par défaut est automatiquement affectée à cet utilisateur. Pour définir cette stratégie par défaut, exécutez les étapes suivantes : 1. Dans la colonne Par défaut, cochez la case pour la stratégie de sécurité que vous voulez définir comme stratégie par défaut. 2. Sauvegardez vos modifications. Vous pouvez modifier l'affectation de la stratégie de sécurité dans la vue Utilisateurs fonctionnels. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels [Page 28]. Supprimer une stratégie de sécurité existante 1. Sélectionnez la stratégie de sécurité que vous voulez supprimer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

43 Notez les points suivants : si vous avez sélectionné une stratégie de sécurité commençant par S_, le bouton Supprimer est désactivé car la suppression d'une stratégie de sécurité par défaut fournie par SAP n'est pas autorisée. Vous ne pouvez pas supprimer une stratégie de sécurité actuellement affectée à des utilisateurs. 2. Cliquez sur Supprimer. 3. Sauvegardez vos modifications. 4.6 Guide de consultation rapide OAuth 2.0 En tant qu'administrateur, vous pouvez accorder à des applications tierces un accès à vos ressources basées sur le Web, sans partager les justificatifs d'identité des utilisateurs, à l'aide du protocole de détention d'autorisation SAML OAuth 2.0. Pour utiliser ce protocole, dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vous pouvez accéder à la vue Enregistrement du client OAuth 2.0 et à la tâche courante Configurer le fournisseur d'identités OAuth 2.0. Contexte de gestion Le protocole de détention d'autorisation SAML OAuth 2.0 vous permet, en tant qu'administrateur, d'accorder à des applications tierces un accès à vos ressources basées sur le Web, sans partager les justificatifs d'identité des utilisateurs de votre système. Vous pouvez aussi restreindre les droits d'accès des applications à certaines ressources Web. Dans ce protocole, lorsqu'un utilisateur fonctionnel s'est connecté à un client et qu'il tente d'accéder à un service d'un fournisseur de services, le client demande une assertion SAML (Security Assertion Markup Language) à un fournisseur d'identités, puis l'envoie via le serveur d'autorisation. Une assertion SAML est un jeton de sécurité XML émis par un fournisseur d'identités et utilisé par un fournisseur de services. Ce dernier se repose sur le contenu de l'assertion SAML pour identifier le sujet de la connexion. En l'occurrence, ce sujet est l'utilisateur fonctionnel. Pour garantir l'authenticité de l'assertion, cette dernière est généralement signée par le fournisseur d'identités. Dans la mesure où le serveur d'autorisation fait confiance au fournisseur d'identités, il émet un jeton d'accès pour le client. Pour les appels de service ultérieurs, le client utilise le jeton d'accès correspondant à l'authentification de l'utilisateur fonctionnel. En général, le serveur d'autorisation et le fournisseur de services figurent sur le même serveur et, dans plusieurs cas, le fournisseur d'identités est présent localement sur le même serveur que le client. Les clients OAuth 2.0 agissent généralement pour le compte d'un utilisateur fonctionnel de la solution Cloud SAP et ils accèdent aux services Web associés. Néanmoins, ces clients disposent d'autorisations restreintes, notamment à un ensemble de services spécifique, et ils n'héritent pas de l'ensemble des autorisations de l'utilisateur fonctionnel correspondant. Cette limitation est possible en affectant une étendue limitée aux clients lorsqu'ils sont enregistrés auprès des fournisseurs de services. L'étendue des services auxquels le client peut accéder est définie par les postes de travail qui lui sont affectés. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 43

44 Tâches Configurer le fournisseur d'identités pour OAuth Lancez la tâche courante Configurer le fournisseur d'identités OAuth Cliquez sur Nouveau fournisseur OAuth Dans la fenêtre qui est ensuite affichée, entrez les informations pertinentes dans les zones suivantes : Zone Nom de l'entité émettrice Certificat de signature primaire Certificat de signature secondaire Sélectionner format d'identificateur de nom Description Il s'agit du nom du fournisseur d'identités. Il doit concorder avec le nom affiché dans l'assertion SAML. Ce certificat primaire fourni par le fournisseur d'identités doit être téléchargé. Ce certificat secondaire fourni par le fournisseur d'identités peut être téléchargé. Le fournisseur d'identités se base sur ce format dans l'assertion SAML pour identifier l'utilisateur. Il peut s'agir du format de l'id du compte utilisateur ou de l'adresse . Si les deux sont sélectionnés, l'id du compte utilisateur est prioritaire. 4. Cliquez sur Soumettre. Enregistrer le client pour OAuth Allez à la vue Enregistrement du client OAuth Pour enregistrer un nouveau client, cliquez sur Créer. 3. Les zones suivantes sont présentes : Zone ID client Clé secrète du client Description L'ID du client est généré automatiquement et la zone est en lecture seule. Il s'agit du mot de passe utilisé pour enregistrer le client. Lors de l'émission de l'assertion SAML pour la lecture du jeton d'accès pertinent de l'utilisateur, l'id et la clé secrète du client sont obligatoires pour l'authentification de base dans l'en-tête HTTP. Description Nom de l'émetteur Durée de vie du jeton Cette zone affiche une brève description du client. Il s'agit du nom du fournisseur d'identités. Il doit concorder avec le nom affiché dans l'assertion SAML et dans le certificat de signature primaire. Cette zone indique la validité en secondes du jeton émis par le serveur d'autorisation pour le client SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

45 4.7 Guide de consultation rapide Remplacements La vue Remplacements vous permet de remplacer des salariés, par exemple lorsque des salariés sont en congé maladie pour une longue durée. Lorsque vous définissez des salariés comme suppléants, tous les droits d'accès du salarié qu'ils remplacent leur sont automatiquement accordés. Cette fonction de remplacement est différente de la fonction de remplacement pour tâches des postes de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et Libres-services car les droits d'accès supplémentaires sont accordés lorsque vous transférez des tâches aux suppléants. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Remplacements [Page 79]. Les fonctions suivantes sont disponibles : Vous pouvez créer des remplacements comme remplacements temporaires avec une date de début et une date de fin. Tous les droits d'accès du salarié à remplacer sont accordés au suppléant ou vous pouvez sélectionner quels sont les droits d'accès à accorder au suppléant. Les modifications apportées aux droits d'accès du salarié remplacé doivent également être répercutées sur les droits d'accès accordés au suppléant. Pour cela, affectez un nouveau rôle utilisateur au suppléant ou mettez à jour un rôle utilisateur existant. Si le suppléant est remplacé par un autre salarié, ce dernier devra disposer des mêmes droits d'accès que le salarié initialement remplacé. Les suppléants peuvent afficher les salariés du responsable à remplacer dans la vue Appeler Services au salarié pour un tiers du poste de travail Gérer mon équipe et réaliser des tâches pour le compte de ces salariés. Vous pouvez définir des remplacements uniquement si des rôles utilisateurs ont été affectés aux deux salariés. Autrement dit, vous ne pouvez pas accorder de droits d'accès directement. Les suppléants ne sont pas autorisés à afficher toutes les données dans la vue Mon équipe du poste de travail Gérer mon équipe. Tâches Démarrer un remplacement 1. Dans la sous-vue Remplacement, sélectionnez Créer Remplacement. 2. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'id du salarié à remplacer et l'id du suppléant. 3. Saisissez une date de début et une date de fin. 4. Sélectionnez les droits d'accès à accorder en cochant la case Autoriser l'accès pour les postes de travail appropriés. 5. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Terminer un remplacement Dans la sous-vue Remplacement, sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez mettre fin au remplacement et cliquez sur Terminer le remplacement. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 45

46 Voir aussi Guide de consultation rapide Utilisateurs fonctionnels [Page 28] 4.8 Fondamentaux Gestion des utilisateurs et des accès Synthèse La gestion des utilisateurs et des accès vous permet, en tant qu'administrateur, de gérer des utilisateurs et de leur affecter des droits d'accès. Elle vous permet de bloquer et de débloquer des utilisateurs, d'affecter des postes de travail et des vues et de restreindre l'accès en lecture et en écriture à des données spécifiques. Intégration Les utilisateurs peuvent être créés pour les salariés et les prestataires de services. Pour les salariés, les utilisateurs sont créés automatiquement lorsque le gestionnaire administratif saisit et sauvegarde les données du salarié dans le poste de travail Administration du personnel. Pour les prestataires de services, les utilisateurs doivent être demandés manuellement en sélectionnant la fonction correspondante dans le poste de travail Données des partenaires. Des utilisateurs peuvent être également créés lors du téléchargement en masse initial des salariés. Lorsqu'un utilisateur est créé, une tâche est automatiquement créée et envoyée au manager du salarié ou au prestataire de services. Le manager saisit une note décrivant l'accès dont doit bénéficier le salarié et transfère la tâche à l'administrateur responsable de la gestion des utilisateurs et des accès. Ce dernier active l'utilisateur et affecte les droits d'accès suivant la note du manager. Si le manager ne peut être déterminé, la tâche est directement envoyée à l'administrateur. Attributs utilisateur La gestion des utilisateurs et des accès vous permet de créer et de modifier des attributs propres à un utilisateur fonctionnel, par exemple son ID, son mot de passe ou sa validité. Lorsque vous activez un utilisateur, vous devez définir le mot de passe initial de l'utilisateur dans ses attributs. À sa première connexion, le salarié est invité à modifier le mot de passe initial. Au bout d'un certain nombre d'échecs de connexion, le mot de passe de l'utilisateur est bloqué. Vous pouvez le débloquer dans ses attributs. De plus, vous pouvez bloquer et débloquer un utilisateur. Cette opération peut être nécessaire pour éviter qu'un salarié ne se connecte au système lorsqu'un projet de modification est exécuté, par exemple. La différence entre un blocage de mot de passe et un blocage d'utilisateur est la suivante : si le mot de passe est bloqué, le salarié ne peut pas se connecter au système via l'écran de connexion, mais uniquement en utilisant un certificat. En revanche, si l'utilisateur est bloqué, le salarié ne peut pas se connecter du tout au système. Dans SAP Business ByDesign, le mot de passe de l'utilisateur est soumis à la stratégie de sécurité, qui définit la complexité et la validité d'un mot de passe. Si votre société a des exigences différentes en matière de sécurité de mot de passe pour des espaces de travail et des services spécifiques, vous pouvez affecter différentes stratégies de mot de passe aux utilisateurs SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

47 La validité d'un utilisateur est dérivée du contrat de travail du salarié auquel il appartient. Vous pouvez la modifier, par exemple si l'utilisateur d'un salarié n'est plus requis, car le salarié en question a quitté la société. Droits d'accès Affectation de postes de travail et de vues Les droits d'accès dans SAP Business ByDesign sont basés sur des postes de travail et des vues. Vous pouvez affecter des droits d'accès à chaque salarié qui dispose d'un utilisateur dans le système. Un salarié est affecté à une entité organisationnelle dans la gestion de l'organisation. L'implication de l'entité organisationnelle dans un domaine de gestion est déterminée par la fonction affectée à cette entité. La fonction d'une entité organisationnelle détermine les propositions de postes de travail et de vues pour les utilisateurs. Si vous affectez, par exemple, un salarié à une entité organisationnelle à laquelle est affectée la fonction Comptabilité générale, le poste de travail Comptabilité générale est proposé pour cet utilisateur dans la gestion des utilisateurs et des accès. Vous pouvez affecter à l'utilisateur le poste de travail proposé ainsi que des postes de travail et des vues supplémentaires. Si vous avez affecté plusieurs vues à un utilisateur, le système vérifie que les vues affectées ne sont pas en conflit avec la séparation des responsabilités. La séparation des responsabilités est conçue pour minimiser le risque de fraude et d'erreur tout en protégeant les biens de la société, comme les données ou les stocks. Le contrôle de séparation des responsabilités dans la gestion des utilisateurs et des accès vous permet d'affecter des droits d'accès qui ne présentent pas de conflit. En cas de conflit, le système fournit une description détaillée du conflit et propose une solution adaptée. Pour plus d'informations sur la séparation des responsabilités, voir Séparation des responsabilités [Page 51]. Pour certains processus de gestion, une vue peut être uniquement affectée si elle est associée à une ou plusieurs autres vues. Si vous affectez une vue de ce type à un utilisateur, le système vous informe que d'autres vues sont automatiquement affectées à l'utilisateur. Pour les postes de travail et les vues ci-après, l'affectation des droits d'accès dévie du processus standard décrit plus haut : Poste de travail Page d'accueil Ce poste de travail est affecté automatiquement à chaque utilisateur avec toutes les vues qui appartiennent au poste de travail Page d'accueil. Vous ne pouvez pas modifier l'affectation des vues ni limiter l'accès en lecture et en écriture. Poste de travail Gérer mon équipe Lorsque vous affectez ce poste de travail, vous devez prendre en compte le profil de gestion du manager. Vous devez affecter les vues correspondant à ce profil. Pour le profil de gestion d'entreprise, seules les vues appropriées doivent être affectées. Par exemple, si l'utilisateur a un profil de directeur financier pour les immobilisations et les stocks, vous devez lui affecter les vues Immobilisations et Valorisation des stocks afin qu'il puisse accéder au contenu de gestion dont il a besoin. Notez que ces vues ne sont pas visibles dans le poste de travail Gérer mon équipe, mais qu'elles doivent être affectées pour que le contenu correspondant soit disponible. Pour le profil de responsable hiérarchique, les vues suivantes, si elles sont affectées, sont visibles : Indicateurs de performance clés Suivre les indicateurs de performance clés du point de vue de la gestion de la performance. Mon budget Gérer les coûts sur les centres de coûts. Mon organisation Gérer la structure organisationnelle. Mes projets Gérer les projets du point de vue du responsable hiérarchique. Mon équipe Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 47

48 Gérer des équipes. Poste de travail Configuration de gestion Lorsque vous affectez ce poste de travail, vous pouvez définir le domaine de gestion dans lequel l'administrateur est autorisé à exécuter des activités de configuration en lui affectant la vue correspondante. Ces vues ne sont pas visibles dans le poste de travail Configuration de gestion, mais elles doivent être affectées pour que le contenu correspondant soit disponible. Poste de travail Audit Ce poste de travail contient uniquement des vues provenant d'autres postes de travail. Par défaut, l'accès aux vues du poste de travail Audit est en lecture seule. Cependant, si un utilisateur dispose d'un accès en écriture à une vue également utilisée dans le poste de travail Audit, il dispose également d'un accès en écriture à cette même vue dans le poste de travail Audit. Vue Synthèse Cette vue est une synthèse des vues associées à un poste de travail. Vue Rapports Les rapports sont affectés à des vues, mais ne sont pas visibles dans ces vues. La vue Rapports agrège tous les rapports des vues d'un poste de travail et les rend accessibles à l'utilisateur qui dispose des droits d'accès correspondants. Les utilisateurs ayant accès à une vue qui contient des rapports sont automatiquement affectés à la vue Rapports. Pour plus d'informations, voir Vue Rapports. Vue Travail Les postes de Gestion des tâches de gestion sont affectés à des vues, mais ne sont pas visibles dans ces vues. La vue Travail agrège tous les postes de gestion des tâches de gestion des vues d'un poste de travail et les rend accessibles à l'utilisateur qui dispose des droits d'accès correspondants. Les utilisateurs ayant accès à une vue qui contient des postes de Gestion des tâches de gestion sont automatiquement affectés à la vue Travail. Certaines vues ont des vues correspondantes à utiliser sur les terminaux mobiles. Si vous affectez une vue de ce type à un utilisateur, vous lui affectez automatiquement la vue mobile correspondante. L'accès à la vue doit être autorisé pour pouvoir activer la fonctionnalité mobile correspondante, telle qu'elle est prise en charge par l'application mobile SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations, voir la documentation de vos applications mobiles SAP Business ByDesign. Les vues suivantes sont associées à des vues mobiles correspondantes : Vues et vues mobiles correspondantes ID vue Vue Poste de travail BPM_ACCOUNTS Comptes Gestion des comptes/données des partenaires BPM_CONTACTSCRM Comptes Gestion des comptes Vue mobile correspondante Comptes Contacts CC_COMMONEMPLOYEESELFSERVICE Autorisations générales Page d'accueil Toutes les vues pour le salarié CPM_KEYPERFORMANCEINDICATORS Indicateurs de Performance Mon équipe - KPI et performance clés d'entreprise Performance - KPI CRM_ACTIVITIES Activités Gestion des comptes Activités CRM_OPPORTUNITYTABLEVIEW Vue de table Affaires nouvelles Opportunités SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

49 ID vue Vue Poste de travail Vue mobile correspondante CRM_OPP_LEADS_WHO / CRM_OPP_LEADS_WOHO Intérêts potentiels Affaires nouvelles Intérêts potentiels CRM_SALESORDERS Commandes clients Commandes clients Commandes clients FIN_DUNNING Relances Comptabilité clients Encaissement MMA_CASHLIQUIDITYMANAGEMENT Gestion des flux de Gérer mon équipe Approbations trésorerie et des liquidités MMA_KEYPERFORMANCEINDICATORS Indicateurs de Gérer mon équipe Approbations performance clés MMA_MARKETING Marketing Gérer mon équipe Approbations MMA_MYBUDGET Mon budget Gérer mon équipe Approbations MMA_MYPROJECTS Mes projets Gérer mon équipe Approbations MMA_MYTEAM Mon équipe Gérer mon équipe Approbations MMA_OPERATIONALPURCHASING Approvisionnement Gérer mon équipe Approbations opérationnel MMA_PAYABLES Comptabilité fournisseurs Gérer mon équipe Approbations MMA_RECEIVABLES Comptabilité clients Gérer mon équipe Approbations MMA_SALES Ventes Gérer mon équipe Approbations MMA_SALESPRICEMAINTENANCE Gestion des prix de vente Gérer mon équipe Approbations MMA_STRATEGICPURCHASING Achats stratégiques Gérer mon équipe Approbations MMA_SUPPLIERINVOICING Facturation fournisseur Gérer mon équipe Approbations MMA_TAXMANAGEMENT Gestion des taxes Gérer mon équipe Approbations MMA_TIMEADMINISTRATION Administration des temps Gérer mon équipe Approbations PLM_INSPECTIONS Contrôles Maîtrise de la qualité Contrôles Restrictions d'accès Pour chaque vue, vous pouvez indiquer si l'utilisateur dispose d'un accès en lecture et en écriture aux données associées (documents commerciaux, éléments de gestion des tâches de gestion, rapports et objets Enterprise Search). Par défaut, si vous affectez une vue à un utilisateur, le système autorise l'accès à toutes les données associées à cette vue. Cependant, vous pouvez restreindre l'accès à des données spécifiques sur la base du contexte d'accès. Le contexte d'accès est prédéfini pour chaque vue et détermine les données de gestion pour lesquelles vous pouvez restreindre les droits d'accès de l'utilisateur. Par exemple, le contexte d'accès d'une vue peut être site, société ou salarié. Lorsque vous définissez des restrictions pour un utilisateur dans la gestion des utilisateurs et des accès, vous pouvez afficher toutes les vues avec leur contexte d'accès. Certains vues n'ont pas de contexte d'accès. Dans ce cas, il n'est pas possible de restreindre l'accès à des données spécifiques. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 49

50 Le contexte d'accès de la vue Intérêts potentiels du poste de travail Affaires nouvelles est Salarié. Cela signifie que vous pouvez limiter l'accès de l'utilisateur à des intérêts potentiels spécifiques au niveau du salarié. Dans les restrictions d'accès pour les Intérêts potentiels de la gestion des utilisateurs et des accès, vous pouvez identifier les salariés dont les intérêts potentiels ne doivent pas être accessibles à l'utilisateur et en restreindre l'accès en lecture et en écriture. Par la suite, l'utilisateur peut uniquement accéder aux intérêts potentiels créés par des salariés spécifiques. Vues associées à la gestion des utilisateurs et des accès Dans le système, la gestion des utilisateurs et des accès est associée aux vues suivantes : Travail Cette vue affiche une liste de tous vos work items et tâches en cours associés à la gestion des utilisateurs et des accès. Vous pouvez ainsi analyser la quantité de travail que vous devez accomplir et déterminer les priorités. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Travail (Gestion des utilisateurs et des accès) [Page 27]. Utilisateurs fonctionnels Cette vue vous permet de créer et de traiter des attributs et d'affecter des droits d'accès. Pour plus d'informations, voir la documentation sur les utilisateurs fonctionnels. Utilisateurs support et techniques Cette vue vous permet d'afficher les utilisateurs support et techniques. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Utilisateurs support et techniques [Page 35]. Rôles utilisateurs Cette vue vous permet de créer et de modifier des rôles utilisateurs. Pour plus d'informations, voir la documentation sur les Rôles utilisateurs. Enregistrements d'utilisateurs pour services Web OAuth2 Cette vue vous permet d'afficher la liste des utilisateurs actuellement enregistrés pour les services Web OAuth2 ainsi que les statuts d'enregistrement. Vous pouvez accéder à ces vues à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des utilisateurs et des accès. Par ailleurs, la gestion des utilisateurs et des accès propose les tâches courantes suivantes : Traiter stratégies de sécurité Cette tâche courante vous permet de créer et de traiter des stratégies de sécurité selon les besoins de votre société en termes de sécurité. Pour plus d'informations, voir la documentation sur les Rôles utilisateurs. Vue Liste des postes de travail Cette tâche courante vous permet d'afficher l'ensemble des postes de travail et des vues qu'il est possible d'affecter à un utilisateur, ainsi que les activités pouvant être réalisées dans ces vues. Voir aussi Gestion de l'organisation Répartition du travail [Page 82] Gestion des tâches de gestion SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

51 4.8.2 Séparation des responsabilités Synthèse La séparation des responsabilités est conçue pour minimiser le risque de fraude et d'erreur tout en protégeant les biens de la société, comme les données ou les stocks. Elle s'effectue en répartissant la responsabilité des procédures et des processus de gestion entre plusieurs utilisateurs, par l'intermédiaire d'une affectation appropriée des droits d'accès. Il peut, par exemple, être nécessaire d'affecter la responsabilité du processus de paiement à deux salariés : l'un crée un chèque et l'autre le signe. La responsabilité des dépenses de la société est ainsi partagée entre deux utilisateurs. Le contrôle de la séparation des responsabilités aide les utilisateurs clés à effectuer leur travail dans la vue Gestion des utilisateurs et des accès du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs en leur permettant d'affecter des droits d'accès exempts de tout conflit. Grâce à ces informations, les utilisateurs clés peuvent signaler les conflits existants aux propriétaires des processus de gestion, qui peuvent eux-mêmes implémenter les pilotages de processus adéquats pour atténuer ces conflits. Lorsque vous affectez des droits d'accès à un utilisateur sous la forme de vues, le système vérifie s'il existe un conflit de séparation des responsabilités dans l'affectation de la vue. Un tel conflit se produit lorsqu'un utilisateur a accès à un ensemble de vues qui pourrait le mettre en situation de faire une erreur ou de commettre une fraude, portant ainsi atteinte aux biens de la société. En cas de conflit, celui-ci est indiqué par un feu rouge et les détails du conflit s'affichent sous Description conflit. Selon l'affectation, le système affiche la liste des vues en conflit ainsi qu'une solution possible (par exemple, affecter les deux vues à des utilisateurs différents). S'il n'est pas possible de séparer les tâches, un responsable doit s'assurer que des contrôles d'atténuation sont en place hors du système, afin d'empêcher une dissimulation facile des erreurs et de garantir l'impossibilité d'irrégularités financières. Il existe d'autres mécanismes de contrôle non préventifs pouvant contribuer à atténuer les conflits de séparation des responsabilités : pistes de vérification, rapports, journaux, examens par un superviseur, etc. Règles de séparation des responsabilités Le système met à votre disposition une série de règles destinées à vous aider à protéger les biens de votre société et à prévenir d'éventuelles irrégularités. En cas de violation d'une règle, des détails sont fournis sur le conflit de séparation des responsabilités, la violation et la solution possible, et propose des contrôles d'atténuation. Le système ne vérifie pas la séparation de la gestion des données principales et des données de transaction pour tous les postes de travail. Le fait de veiller à l'implémentation de chaque règle ne garantit pas la conformité du système. La liste des règles est incomplète et sera enrichie avec chaque nouvelle version du logiciel Utiliser les rôles utilisateurs Synthèse Les rôles utilisateurs vous permettent d'affecter des droits d'accès à plusieurs utilisateurs fonctionnels qui exécutent les mêmes activités. Lorsque vous créez et traitez un rôle utilisateur, vous pouvez lui affecter des postes de travail et des vues, ainsi que définir des restrictions d'accès pour chaque vue. Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 51

52 Affectation de rôle utilisateur Lorsque vous affectez un rôle utilisateur, tous les postes de travail, vues et restrictions d'accès définis dans le rôle utilisateur sont copiés vers les utilisateurs fonctionnels concernés. Statuts de rôle utilisateur Statut Valeur du statut Description Statut du cycle de vie Statut de mise à jour des utilisateurs En cours de préparation Actif Actif incohérent Obsolète Non lancé En cours de traitement Terminé Échec Statut initial d'un nouveau rôle utilisateur. Le rôle utilisateur peut être affecté à des utilisateurs fonctionnels. Une montée de version peut être à l'origine de l'incohérence suivante dans une version active du rôle utilisateur : Le rôle utilisateur comporte des vues qui ne peuvent plus être affectées à un utilisateur fonctionnel car des vues sont en conflit ou une vue requise manque. Un incident est alors envoyé à l'administrateur. Si vous activez un rôle utilisateur sur obsolète, vous ne pouvez plus lui faire de nouvelles affectations. Les affectations existantes restent inchangées. La mise à jour des utilisateurs n'a pas encore été lancée. Les utilisateurs fonctionnels auxquels est affecté le rôle utilisateur sont mis à jour avec les droits d'accès de la version active. La mise à jour des utilisateurs est terminée. La mise à jour des utilisateurs a échoué en raison d'un ou de plusieurs utilisateurs fonctionnels bloqués. Débloquez les utilisateurs fonctionnels concernés et relancez la mise à jour des utilisateurs. Pour le faire à partir de la vue Rôles utilisateurs, cliquez sur Utilisateurs affectés, puis sélectionnez Mettre à jour utilisateurs. Pour le faire à partir de la vue Utilisateurs fonctionnels, cliquez sur Mettre à jour droits d'accès, puis sélectionnez Mettre à jour utilisateur unique ou Mettre à jour tous les utilisateurs. Scénarios de rôles utilisateurs Vous pouvez affecter un ou plusieurs rôles utilisateurs à un utilisateur fonctionnel. Si vous affectez plusieurs rôles utilisateurs contenant les mêmes vues mais différentes restrictions d'accès, toutes les restrictions d'accès sont agrégées pour l'utilisateur fonctionnel. Par exemple, le rôle utilisateur 1 contient la vue A qui est restreinte au groupe d'accès 1 et le rôle utilisateur 2 contient également la vue A qui est restreinte au groupe d'accès 2. Si les deux rôles utilisateurs sont affectés aux mêmes utilisateurs fonctionnels, ils disposent d'un accès aux données du groupe d'accès 1 et 2 dans la vue A. Le scénario décrit ci-dessus est illustré dans le graphique suivant : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

53 Deux rôles utilisateurs affectés à un utilisateur fonctionnel Les restrictions d'accès qui se chevauchent sont automatiquement recalculées. Par exemple, le rôle utilisateur 1 contient la vue A qui est restreinte au groupe d'accès 1 et le rôle utilisateur 2 contient également la vue A sans aucune restriction. Si vous affectez les deux rôles utilisateurs à des utilisateurs fonctionnels, ils disposent d'un accès complet à la vue A sans aucune restriction. Cependant, si vous supprimez le rôle utilisateur 2, les utilisateurs fonctionnels disposent uniquement d'un accès aux données du groupe d'accès 1 dans la vue A. Le scénario décrit ci-dessus est illustré dans le graphique suivant : Deux rôles utilisateurs avec vues identiques et restrictions d'accès qui se chevauchent Les restrictions d'accès peuvent être déterminées à l'aide de règles de calcul. Ces règles sont nécessaires lorsque le groupe d'accès est spécifique du salarié, mais que le rôle utilisateur est affecté à plusieurs utilisateurs fonctionnels. Dans ce cas, des règles de calcul prédéfinies au niveau du contexte d'accès sont fournies. Lorsque vous affectez le rôle utilisateur aux utilisateurs fonctionnels concernés, les règles de calcul sont utilisées pour déterminer le groupe d'accès pour chaque utilisateur fonctionnel. Le scénario décrit ci-dessus est illustré dans le graphique suivant : Vue Gestion des utilisateurs et des accès P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 53

54 Affectation de rôle utilisateur avec règle de calcul SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des utilisateurs et des accès

55 5 Vue Cohérence des données de gestion 5.1 Vue Écarts de synchron. docs commerciaux Guide de consultation rapide Écarts de synchronisation des documents commerciaux Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données de gestion, la sousvue Écarts de synchronisation des documents commerciaux répertorie tous les écarts de synchronisation des documents commerciaux actuellement présents dans le système et détectés lors de vérifications des flux de données. Vous pouvez afficher tous les écarts existants ou seulement les écarts détectés la semaine ou le mois précédent. Pour traiter ces écarts, vous pouvez lancer un contrôle de répétition ou la synchronisation des documents. Contexte de gestion Il est important d'assurer l'intégrité des données dans toutes les applications de votre solution SAP. La communication asynchrone fondée sur les messages implique qu'il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux obligations légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Cette application est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données commerciales. Pour plus d'informations, voir Vérification des flux de données [Page 60]. Tâches Lancer un contrôle de répétition 1. Vous pouvez répéter le contrôle pour une paire de documents commerciaux si, pour cette paire, l'icône de statut présente dans la colonne Répéter contrôle disponible est verte. 2. Pour lancer un nouveau contrôle pour une paire de documents commerciaux, sélectionnez cette paire et cliquez sur Lancer contrôle de répétition. 3. Le contrôle de répétition est effectué et ses date et heure d'exécution sont enregistrées dans la colonne Dernier contrôle répété. Lancer une synchronisation des documents 1. Vous pouvez lancer une synchronisation des documents pour une paire de documents commerciaux si, pour cette paire, l'icône de statut présente dans la colonne Synchronisation des documents disponible est verte. 2. Pour lancer la synchronisation des documents pour une paire de documents commerciaux, sélectionnez cette paire et cliquez sur Lancer la synchronisation des documents. Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 55

56 3. La synchronisation des documents est effectuée et ses date et heure d'exécution sont enregistrées dans la colonne Dernière synchronisation des documents. Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données Pour plus d'informations, voir Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données [Page 57]. 5.2 Vue Résultats de la vérification des flux de données Guide de consultation rapide Résultats de la vérification des flux de données Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Cohérence des données de gestion, sélectionnez la sous-vue Résultats de la vérification des flux de données pour analyser les résultats d'un cycle de vérification des flux de données. Au cours d'un cycle de vérification des flux de données, le document commercial contenant les données d'origine et le document commercial contenant les données répliquées sont comparés, et les éventuels écarts survenus lors du processus de gestion sont identifiés. La vue Résultat de la vérification des flux de données répertorie tous les couples de documents commerciaux comportant des écarts de synchronisation détectés lors du cycle de vérification des flux de données. Contexte de gestion Il est important d'assurer l'intégrité des données dans toutes les applications de votre solution SAP. La communication asynchrone fondée sur les messages implique qu'il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux obligations légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Cette application est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données commerciales. Pour plus d'informations, voir Vérification des flux de données [Page 60]. Tâches Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données [Page 57] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

57 5.2.2 Tâches Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données Procédure 1. Allez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez la vue Cohérence des données de gestion puis la vue Résultats de la vérification des flux de données. Dans la liste Afficher, sélectionnez Résultats en cours avec écarts. Tous les résultats en cours des cycles de vérification des flux de données contenant des écarts s'affichent. Vous pouvez sélectionner plus d'un résultat dans la vue Résultats de la vérification des flux de données et exécuter les tâches suivantes directement depuis la réserve de travail, sans cliquer sur un cycle individuel : Modifier le statut en "Clôturé" Lancer un contrôle de répétition Lancer une synchronisation des documents 2. Afin de travailler avec le résultat d'un cycle de vérification des flux de données, sélectionnez un résultat de la vérification des flux de données et cliquez sur Traiter. L'écran Résultat de la vérification des flux de données s'ouvre et affiche des informations relatives aux écarts détectés au cours du cycle de vérification. 3. Pour répéter le contrôle de la vérification des flux de données pour le couple de documents commerciaux, sélectionnez un ou plusieurs écarts et cliquez sur Lancer contrôle de répétition. Le contrôle de répétition revérifie les documents commerciaux qui ont été vérifiés lors du cycle de vérification des flux de données. En effet, les écarts détectés initialement peuvent avoir été corrigés entre temps. 4. Si le contrôle de répétition ne suffit pas à résoudre l'écart de données, il peut être utile d'identifier les erreurs de communication dans les processus qui ont entraîné les écarts entre les documents commerciaux. Tentez de résoudre les erreurs de communication dans les processus, puis lancez un contrôle de répétition sur le couple de documents commerciaux. a. Allez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Cohérence des données de gestion puis la sous-vue Erreurs de communication du processus. b. Reprenez et tentez de résoudre chaque erreur de communication liée à la vérification des flux de données. c. Une fois toutes les erreurs de communication dans les processus relatives au couple de documents commerciaux résolues, revenez à l'écran Résultat de la vérification des flux de données. Sélectionnez les écarts et cliquez sur Lancer contrôle de répétition. 5. Si l'écart de données n'a pas été résolu aux étapes précédentes, vous pouvez lancer une synchronisation de documents, en fonction de votre couple de documents commerciaux. a. Dans l'écran Résultat de la vérification des flux de données, sélectionnez l'écart et cliquez sur Lancer la synchronisation des documents. b. Assurez-vous que la synchronisation des documents a fonctionné en lançant un contrôle de répétition. Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 57

58 6. Pour afficher le journal des applications du cycle de vérification des flux de données initial, cliquez sur l'id du journal des applications. Vous pouvez également afficher les journaux pour tout contrôle de répétition. Le journal des applications pour les cycles de vérification des flux de données affiche des données détaillées spécifiques relatives aux erreurs survenues au cours du cycle. Vous pouvez également consulter les options spécifiées pour le cycle. 7. Si les étapes précédentes n'ont pas suffi à résoudre les écarts de données, signalez un incident et transférezle au prestataire de services. Ne signalez pas un incident pour tous les résultats présentant des écarts qui satisfont les critères suivants : Pour l'exécution associée, l'option Contrôler seulement les documents modifiés depuis la dernière vérification est activée, le résultat est doté du statut En cours et comprend des écarts non résolus après un contrôle de répétition automatique. Dans ce cas, le système crée automatiquement les incidents qui sont envoyés à SAP après une période définie. 8. Si vous avez terminé le traitement du résultat de la vérification des flux de données, cliquez sur Activer le statut sur "Clôturé". Une fois le statut activé sur Clôturé, aucune action supplémentaire ne peut être appliquée à ce résultat. 9. Fermez l'écran Résultat de la vérification des flux de données. Résultat Vous avez répondu aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données. Voir aussi Guide de consultation rapide Cycles de vérification des flux de données [Page 58] 5.3 Vue Cycles de vérification des flux de données Guide de consultation rapide Cycles de vérification des flux de données Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données de gestion, les utilisateurs clés peuvent sélectionner la sous-vue Cycles de vérification des flux de données pour créer et planifier un cycle de vérification des flux de données. Ils ont la possibilité par la suite d'analyser les résultats d'un cycle de vérification des flux de données dans la sous-vue Résultats de la vérification des flux de données. Au cours d'un cycle de vérification des flux de données, le document commercial contenant les données d'origine et le document commercial contenant les données répliquées sont comparés, et les éventuels écarts survenus lors du processus de gestion sont identifiés. Une ou plusieurs paires de documents commerciaux peuvent être comparées au cours d'un cycle. Le cycle de vérification des flux de données recherche les types d'incohérences suivants : Toutes les données de document commercial sont manquantes dans le deuxième document commercial. Par exemple, lors de la création d'une commande client, le processus de gestion crée également une demande client. Si la demande client n'est pas créée, le cycle de vérification des flux de données détecte l'absence des données du document commercial SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

59 Certains attributs de données sont incohérents entre les documents commerciaux. Par exemple, lors d'une mise à jour de commande client, le processus de gestion met aussi à jour la demande client. Si seule une partie des données de la demande client est correctement mise à jour, le cycle de vérification des flux de données identifie la présence d'incohérences entre les documents commerciaux. Contexte de gestion Vérification des flux de données Il est important d'assurer l'intégrité des données dans toutes les applications de votre solution SAP. La communication asynchrone fondée sur les messages implique qu'il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux obligations légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Cette application est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données commerciales. Pour plus d'informations, voir Vérification des flux de données [Page 60]. Création de cycles de vérification des flux de données Il est important d'assurer l'intégrité des données relatives aux transactions commerciales. Compte tenu de la nature de la communication asynchrone fondée sur les messages, il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux spécifications légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Elle est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données de gestion, sous-vues Cycles de vérification des flux de données et Résultats de la vérification des flux de données. Pour plus d'informations, voir Cycles de vérification des flux de données [Page 62]. Paires de documents commerciaux pour la vérification des flux de données Pour plus d'informations, voir Paires de documents commerciaux pour la vérification des flux de données [Page 64]. Tâches Créer un cycle de vérification des flux de données Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici [Page 67]. Planifier un cycle de vérification des flux de données 1. Assurez-vous que le cycle de vérification des flux de données que vous voulez planifier a le statut Actif. 2. Si le cycle de vérification des flux de données a le statut En cours de préparation, sélectionnez-le et cliquez sur Statut, puis Activer. 3. Pour planifier le cycle actif, sélectionnez-le et cliquez sur Planifier. 4. Dans l'écran Planification du job, planifiez le job en fonction de vos besoins et cliquez sur Sauvegarder et fermer. Une fois qu'un cycle de vérification des flux de données a été planifié, il est représenté sous forme de job. Une fois que vous avez planifié un cycle, vous pouvez l'afficher en cliquant sur Afficher jobs dans la vue Cycles de vérification des flux de données, ou le trouver dans la vue Jobs d'arrière-plan. Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 59

60 Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Répondre aux résultats d'un cycle de vérification des flux de données [Page 57] Fondamentaux Vérification des flux de données Synthèse Il est important d'assurer l'intégrité des données dans toutes les applications de votre solution SAP. La communication asynchrone fondée sur les messages implique qu'il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux obligations légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Cette application est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données commerciales. La vérification des flux de données compare les couples de documents commerciaux liés dans le cadre d'un cycle de vérification des flux de données. La vérification des flux de données est disponible pour un ensemble défini de couples de documents commerciaux et couvre l'ensemble des applications de SAP Business ByDesign. Si le système s'exécute correctement et que toutes les données y sont gérées correctement, les documents commerciaux comprennent les mêmes données. Si les données sont incorrectes, la vérification des flux de données détecte des écarts dans les données lors de la comparaison des documents commerciaux. Ces écarts sont répertoriés dans les résultats de vérification des flux de données et le journal des applications associé. Informations générales Les critères de sélection les plus importants pour déterminer les documents commerciaux à contrôler sont les suivants : L'ID société vous permet de contrôler les documents commerciaux créés dans une société donnée ou dans plusieurs sociétés. La date de la transaction comptable vous permet de contrôler les documents commerciaux comptabilisés dans la comptabilité à une date ou à une période donnée. L'option Contrôler seulement les documents modifiés depuis la dernière vérification est disponible pour les couples de documents commerciaux qui ont pour critère de sélection Date de dernière modification et pour tous les groupes prédéfinis de documents commerciaux. Si vous sélectionnez cette option, la période pertinente pour la prochaine exécution du cycle de vérification des flux de données (DFV) est automatiquement calculée. Le système vérifie que la période prise en compte lors de la dernière exécution du cycle DFV et la période de la prochaine exécution du cycle ne se chevauchent pas, ne présentent pas de discontinuité et comprennent les documents commerciaux pertinents pour l'exécution du cycle de vérification des flux de données. Puis, il contrôle uniquement les documents commerciaux qui ont été modifiés depuis la dernière exécution du cycle de vérification des flux de données. La date de dernière modification permet de contrôler les documents dont la dernière modification est intervenue à une date ou au cours d'une période donnée. L'option Date de sélection, uniquement disponible pour des groupes de documents commerciaux prédéfinis, vous permet d'indiquer que les documents commerciaux à contrôler dans le cycle de vérification des flux de données doivent être sélectionnés comme suit : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

61 Pour les documents commerciaux compris dans le groupe de documents dont le critère de sélection est la date de dernière modification, le système considère la date de dernière modification comme date de sélection et inclut les couples de documents commerciaux pertinents dans le cycle de vérification des flux de données. Pour les documents commerciaux dont le critère de sélection est la date de la transaction comptable, le système considère la date de la transaction comptable comme date de sélection. Pour le couple de documents commerciaux Inventaire et Vue de planification de l'inventaire, tous les documents commerciaux sont contrôlés. Les paramètres de pilotage suivants vous permettent de définir le traitement automatique des résultats de la vérification : Sélectionnez l'option Inclure les informations sur les documents présentant des écarts dans le journal des applications pour que les documents commerciaux présentant des écarts soient répertoriés dans le journal des applications des résultats de la vérification des flux de données. Sélectionnez l'option Inclure les informations sur les documents ne présentant aucun écart dans le journal des applications pour que les documents ne présentant aucun écart soient répertoriés dans le journal des applications des résultats de la vérification des flux de données. Sélectionnez l'option Corriger automatiquement les écarts pour que le système tente de résoudre automatiquement les écarts détectés en lançant une synchronisation de documents. L'option Corriger automatiquement les écarts n'est pas disponible pour tous les couples de documents commerciaux. Sélectionnez l'option Activer automatiquement le statut de résultat sur "Terminé" si aucun écart n'est détecté pour que le résultat de la vérification des flux de données soit modifié en Terminé si aucun écart n'est trouvé et qu'ainsi, le résultat ne soit pas affiché dans la liste des résultats en cours. Vous pouvez traiter les écarts détectés et qui n'ont pas pu être résolus automatiquement de l'une des manières suivantes : Contrôle de répétition Le contrôle de répétition compare à nouveau les données déjà comparées dans le cadre du cycle de vérification des flux de données initial ou précédent. En effet, les écarts détectés initialement peuvent avoir été corrigés entre temps. Cette fonction vous permet donc de voir si des écarts ont été corrigés. Si le contrôle de répétition ne trouve pas d'écart, les écarts initialement détectés sont retirés des résultats et les utilisateurs peuvent continuer à utiliser les documents commerciaux. Synchronisation de documents Lorsque vous lancez la synchronisation de documents pour un écart détecté, les données à jour sont automatiquement transmises du document commercial source au document commercial récepteur. Après une synchronisation de documents réussie, les deux documents commerciaux comprennent des données correctes. Cela signifie que l'écart détecté au cours du cycle de vérification des flux de données est corrigé et que les utilisateurs peuvent continuer à utiliser les documents commerciaux concernés. Pour vérifier que la synchronisation de documents a permis la correction des données dans les documents commerciaux, lancez un contrôle de répétition. Le contrôle de répétition met à jour les résultats de la vérification des flux de données. Des incidents sont automatiquement créés après une période définie pour les résultats de vérification des flux de données qui remplissent les conditions suivantes : pour l'exécution associée, l'option Contrôler seulement les documents modifiés depuis la dernière vérification est activée, le résultat est doté du statut En cours et comprend des écarts non résolus après le contrôle de répétition automatique. Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 61

62 Création de cycles de vérification des flux de données Synthèse Il est important d'assurer l'intégrité des données relatives aux transactions commerciales. Compte tenu de la nature des communications asynchrones fondées sur les messages, il est important de vérifier que les données sont répliquées correctement entre les documents commerciaux. Ce processus est essentiel pour garantir la conformité aux obligations légales. Pour contrôler et vérifier l'intégrité des données, vous pouvez utiliser l'application de vérification des flux de données. Elle est disponible dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vue Cohérence des données de gestion, sous-vues Cycles de vérification des flux de données et Résultats de la vérification des flux de données. Création de cycles de vérification des flux de données Informations/données générales Lorsque vous créez un nouveau cycle de vérification des flux de données, vous indiquez un ID d'exécution, autrement dit un identifiant unique, et une description de l'exécution, qui correspond au texte descriptif du contenu du cycle. Par exemple, MRDO 001 Facture client-transcpt, A-K est un cycle comparant les documents commerciaux Facture client et Transaction commerciale pour comptabilité pour les sociétés dont la première lettre est comprise entre A et K. Vous pouvez sélectionner le couple de documents commerciaux dont vous voulez analyser les différences ou un groupe de couples à analyser simultanément en fonction de l'importance du point de vue de la gestion. Couples de documents commerciaux Vous pouvez créer un cycle de vérification des flux de données pour chacun des couples de documents commerciaux listés ici [Page 64]. Groupes de couples de documents commerciaux Vous pouvez créer un cycle de vérification des flux de données pour des groupes prédéfinis de couples de documents commerciaux. Les groupes reposent sur l'importance de gestion affectée à chaque couple. L'importance de gestion de chaque couple est déterminée par celle des documents commerciaux, et est utilisée comme critère pour les groupes de couples : Nom de groupe Périmètre fondamental Périmètre étendu Périmètre maximum Importance de gestion Tous les couples de documents avec une importance de gestion élevée sont couverts par la vérification des flux de données. Tous les couples de documents avec une importance de gestion élevée ou moyenne sont couverts par la vérification des flux de données. Tous les couples de documents sont couverts par la vérification des flux de données. Bien que le cycle de vérification des flux de données du groupe compare plusieurs couples de documents commerciaux en même temps, un résultat séparé est fourni pour chaque couple de documents commerciaux au sein du groupe. Vous pouvez afficher les résultats pour chaque couple dans la vue Écarts entre documents commerciaux SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

63 SAP_Common est un cycle à exécution régulière fourni par votre système. Il incorpore le groupe Périmètre maximum qui compare toutes les paires de documents commerciaux incluses dans la vérification des flux de données. Vous pouvez afficher ce cycle, le replanifier ou l'annuler. Si le cycle SAP_COMMON fournit des résultats incomplets, le système contrôle les documents commerciaux lors du cycle suivant. Pour obtenir une liste exhaustive des paires de documents commerciaux, voir Paires de documents commerciaux pour le contrôle des flux de données [Page 64]. Données/critères de sélection En fonction du couple de documents commerciaux ou du groupe sélectionné, vous pouvez spécifier les critères à contrôler pour les instances de documents commerciaux. Vous pouvez par exemple sélectionner toutes les sociétés dont la première lettre est comprise entre A et K, pour le mois de novembre. Les options de sélection suivantes sont disponibles pour les couples de documents commerciaux : Date de la transaction comptable ID société ID centre de coûts Contrôler uniquement les documents qui ont été modifiés depuis la dernière vérification L'option Contrôler seulement les documents modifiés depuis la dernière vérification est disponible pour les couples de documents commerciaux qui ont pour critère de sélection Date de dernière modification et pour tous les groupes prédéfinis de documents commerciaux. Si vous sélectionnez cette option, la période pertinente pour la prochaine exécution du cycle de vérification des flux de données (DFV) est automatiquement calculée. Le système vérifie que la période prise en compte lors de la dernière exécution du cycle DFV et la période de la prochaine exécution du cycle ne se chevauchent pas, ne présentent pas de discontinuité et comprennent les documents commerciaux pertinents pour l'exécution du cycle de vérification des flux de données. Le système contrôle ensuite uniquement les documents commerciaux qui ont été modifiés depuis la dernière exécution du cycle de vérification des flux de données. Date d'exécution du paiement Date de la dernière modification ID produit ID domaine de planification des approvisionnements La seule option de sélection possible pour les groupes de documents commerciaux est Date de sélection. Paramètres de pilotage pour l'exécution Vous pouvez décider d'inclure les paramètres de pilotage suivants pour l'exécution : Inclure les informations sur les documents présentant des écarts dans le journal des applications ; Inclure les informations sur les documents ne présentant pas d'écarts dans le journal des applications ; Corriger automatiquement les écarts ; Activer automatiquement le statut du résultat sur Clôturé si aucun écart n'est détecté. Voir aussi Guide de consultation rapide Cycles de vérification des flux de données [Page 58] Créer un cycle de vérification des flux de données [Page 67] Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 63

64 Couples de documents commerciaux pour la vérification des flux de données Cette table affiche les couples de documents commerciaux qui peuvent être contrôlés au cours d'un cycle de vérification des flux de données. Vous pouvez créer des cycles de vérification des flux de données pour des couples de documents commerciaux ou pour des groupes de couples en fonction de l'importance de gestion. Le Périmètre maximum inclut la totalité des couples de documents commerciaux. Les couples de documents commerciaux inclus dans les groupes Périmètre fondamental, Périmètre étendu et Périmètre maximum sont présentés dans la table. Document commercial 1 Document commercial 2 Synchronisation de documents disponible Groupe de documents commerciaux Extrait de compte Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Effets à déposer Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Effets à recevoir Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Transfert de fonds Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Remise de chèques Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Facture client Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Retour client Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Commande à livraison directe Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Paiement dû Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Calendrier des temps du Transaction commerciale Oui Tout salarié pour la comptabilité Décompte des frais Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Confirmation de biens et Transaction commerciale Non Tout activités pour la comptabilité Accusé de réception de biens Transaction commerciale Oui Tout et services pour la comptabilité Chèque reçu Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Écriture au journal Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

65 Document commercial 1 Document commercial 2 Synchronisation de documents disponible Groupe de documents commerciaux Avis de paiement Transaction commerciale Non Périmètre étendu et pour la comptabilité maximum Compensation des paiements Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Ordre de paiement Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Détermination du traitement Transaction commerciale Non Tout des paiements pour la comptabilité Confirmation de production Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Déclaration de la taxe sur les Transaction commerciale Non Tout produits pour la comptabilité Commande d'achat Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Commande client Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Confirmation de service Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Ordre de service Transaction commerciale Oui Tout pour la comptabilité Confirmation de logistique de Transaction commerciale Oui Tout site pour la comptabilité Facture fournisseur Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Paiement de créances et Transaction commerciale Non Tout dettes fiscales pour la comptabilité Saisie des impôts à payer et à Transaction commerciale Non Tout recevoir pour la comptabilité Déclaration d'honoraires Transaction commerciale Non Tout pour la comptabilité Commande client Demande client Oui Périmètre étendu et maximum Ordre de service Demande client Oui Périmètre étendu et maximum Détermination du traitement des paiements Paiement dû Non Tout Projet Vue de comptabilité Oui Tout financière du projet État de référence de projet Vue de comptabilité Oui Tout financière du projet Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 65

66 Document commercial 1 Document commercial 2 Synchronisation de documents disponible Groupe de documents commerciaux Instantané de projet Vue de comptabilité Oui Tout financière du projet Processus de paie Vue Human Capital Oui Périmètre étendu et Management du processus maximum de paie Livraison Avis de réception Oui Périmètre étendu et maximum Demande d'exécution logistique Appel sur contrat d'approvisionnement Commande à livraison directe Demande d'exécution logistique Demande de réception Oui Périmètre étendu et maximum Demande de livraison Oui Tout Demande de livraison Demande de livraison Oui Périmètre étendu et maximum Paiement dû Ordre de paiement Non Tout Inventaire Vue de planification de Oui Périmètre étendu et l'inventaire maximum Détails de la planification des demandes de production Accusé de réception de biens et services Demande de production Oui Périmètre étendu et maximum Vue frais de projet Oui Périmètre étendu et maximum Facture fournisseur Vue frais de projet Oui Périmètre étendu et maximum Commande d'achat Détails logistiques de la Oui Périmètre étendu et commande d'achat maximum Détails de la planification des demandes d'achat Demande d'achat Oui Périmètre étendu et maximum Facture fournisseur Contrat d'achat Oui Périmètre maximum Accusé de réception de biens Demande de facture Oui Tout et services fournisseur Commande d'achat Demande de facture Oui Tout fournisseur Facture fournisseur Registre des impôts à payer et Non Tout à recevoir Facture fournisseur Registre clients et Non Tout fournisseurs Voir aussi Création de cycles de vérification des flux de données [Page 62] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

67 5.3.3 Tâches Créer un cycle de vérification des flux de données Procédure 1. Accédez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez la vue Cohérence des données de gestion, puis Cycles de vérification des flux de données. 2. Cliquez sur Créer. L'écran Nouveau cycle de contrôle des flux de données s'ouvre. 3. Dans l'étape Entrer données générales, saisissez les détails suivants : Dans la zone ID exécution, saisissez un ID unique pour le cycle. Dans la zone Description cycle, vous pouvez saisir une description textuelle du contenu du cycle. Sous Évaluation, sélectionnez l'analyse de deux documents commerciaux spécifiques ou d'un groupe prédéfini de documents commerciaux. Cliquez sur Suivant. 4. Dans l'étape Saisir des critères de sélection (partie 1), en fonction de votre choix lors de l'étape précédente, sélectionnez les deux documents commerciaux ou le groupe de documents commerciaux à analyser lors du cycle de vérification des flux de données. Cliquez sur Suivant. Pour plus d'informations sur les paires de documents commerciaux et les définitions de groupes de documents commerciaux, voir Création de cycles de vérification des flux de données [Page 62]. 5. Dans l'étape Saisir des critères de sélection (partie 2), les zones disponibles dépendent des documents commerciaux ou des groupes sélectionnés, comme Date de la transaction comptable, Société ou Domaine de planification des approvisionnements. Saisissez les critères de sélection dans les zones disponibles. Si la zone Date de la dernière modification est disponible, vous pouvez indiquer que seuls les documents ayant été modifiés depuis la dernière exécution du cycle de vérification des flux de données doivent être vérifiés. Cliquez sur Suivant. Pour plus d'informations sur les critères de sélection possibles, voir Création de cycles de vérification des flux de données [Page 62]. 6. Dans l'étape Saisir des paramètres de pilotage, vous pouvez cocher les cases suivantes : Inclure les informations sur les documents présentant des écarts dans le journal des applications ; Inclure les informations sur les documents ne présentant pas d'écarts dans le journal des applications ; Activer automatiquement le statut du résultat sur Clôturé si aucun écart n'est détecté. Cliquez sur Suivant. Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 67

68 Pour plus d'informations sur les paramètres de pilotage pour l'exécution, voir Création de cycles de vérification des flux de données [Page 62]. 7. Dans l'étape Vérification, contrôlez les détails du cycle de vérification des flux de données. 8. Cliquez sur Terminer pour sauvegarder le nouveau cycle de vérification des flux de données, puis sur Fermer pour fermer l'activité guidée. Résultat Vous venez de créer et de sauvegarder un nouveau cycle de vérification des flux de données. Une fois que vous avez créé le cycle, vous devez l'activer afin de pouvoir le planifier. Une fois qu'un cycle de vérification des flux de données a été planifié, il est représenté sous forme de job. Une fois que vous avez planifié un cycle, vous pouvez l'afficher en cliquant sur Afficher jobs, ou le trouver dans la vue Jobs d'arrièreplan. 5.4 Vue Erreurs de communication du processus Guide de consultation rapide Erreurs de communication dans les processus Lorsque des données de gestion sont créées, supprimées ou mises à jour, une communication est envoyée d'un document commercial à un autre pour le mettre à jour dans le cadre d'un processus de gestion. Une erreur de communication de processus peut survenir si le système n'est pas en mesure de traiter la communication entre ces documents commerciaux. Lorsqu'une erreur se produit, les données ne sont plus cohérentes dans les documents commerciaux. Suivant les documents concernés, le système est configuré pour appliquer les stratégies suivantes afin de résoudre l'erreur : Le système crée une tâche et l'adresse à des utilisateurs définis. Le système crée un incident et le signale à votre fournisseur. Le système redémarre la communication ; l'erreur est résolue automatiquement ou ne requiert aucune action de la part des utilisateurs. Contexte de gestion Les documents commerciaux peuvent être mis à jour soit à partir de documents internes, soit à partir de documents externes (communication interentreprises). Pour plus d'informations sur la surveillance de la communication du système avec des documents commerciaux externes, voir le Guide de consultation rapide Business Communication Monitoring SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Cohérence des données de gestion

69 Tâches Résoudre les problèmes liés aux erreurs de communication de processus Pour afficher les tâches liées aux erreurs de communication dans les processus, ouvrez la liste déroulante Afficher et sélectionnez Ouvrir erreurs avec tâches. Si vous n'êtes pas affecté en tant que gestionnaire d'une erreur en cours avec tâche, cliquez sur Reprendre la tâche, puis sur Traiter pour ouvrir la tâche et noter la proposition de solution. Pour plus d'informations sur le traitement des tâches liées aux erreurs de communication de processus, voir Tâche Résoudre un problème dans les documents commerciaux. Afficher les erreurs en cours avec incidents Pour afficher les erreurs de communication dans les processus pour lesquelles le système a créé un incident, ouvrez la liste déroulante Afficher et sélectionnez Ouvrir erreurs avec incidents. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Vue Cohérence des données de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 69

70 6 Vue Répartition des tâches 6.1 Vue Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Gestion des tâches de gestion La vue Gestion des tâches de gestion permet aux utilisateurs clés de suivre et de traiter les activités de gestion des tâches de gestion dans le système. Vous pouvez accéder à la vue Gestion des tâches de gestion à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Répartition des tâches. Détails Suivi des éléments de gestion des tâches de gestion À partir de la liste déroulante Afficher, vous pouvez sélectionner un ensemble d'éléments à surveiller. Éléments non affectés Il s'agit des éléments de gestion des tâches de gestion qui n'ont pas pu être affectés. Vous pouvez déterminer une affectation, affecter manuellement des éléments à la personne responsable et analyser la cause de l'échec de l'affectation grâce aux informations disponibles dans le journal d'application pour chaque tâche de la liste. Vous pouvez également annuler des notifications non affectées et des tâches créées manuellement. Les raisons possibles pour lesquelles une tâche ne peut pas être affectée sont, par exemple, des problèmes avec les règles de responsabilité référencées dans le document commercial ou des problèmes avec les règles de répartition du travail. Pour plus d'informations, voir Répartition du travail [Page 82]. Tâches automatiques erronées Il s'agit de toutes les tâches d'arrière-plan qui ont été interrompues en cours d'exécution. Une tâche automatique est une tâche technique utilisée pour réaliser une action sur un document commercial. Les erreurs associées à la tâche automatique empêchent l'exécution de la tâche. Des erreurs peuvent survenir, par exemple, si le document commercial référencé associé à la tâche est définitivement verrouillé car il contient des données incohérentes ou si la configuration de gestion comporte des erreurs. L'exécution des tâches doit alors être replanifiée après la résolution de l'erreur. Tous les éléments Cette option affiche tous les éléments de gestion des tâches de gestion. Lorsque vous sélectionnez cette option, la réserve de travail est vide par défaut. En utilisant la recherche étendue, vous pouvez définir des requêtes de recherche dédiées pour trouver les informations dont vous avez besoin. Définissez votre requête dans la recherche étendue puis cliquez sur Lancer. À partir de la liste déroulante Regrouper par, vous pouvez regrouper des work items selon des critères définis comme le Type de document commercial du document commercial associé SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

71 Traitement des éléments de gestion des tâches de gestion Pour chaque élément de gestion des tâches de gestion, vous trouverez des détails sous la réserve de travail, comme les vues dans lesquelles l'élément peut être traité et le processus pour lequel l'élément est pertinent. Dans la zone de fenêtre Détails, vous trouverez des informations supplémentaires spécifiques de l'élément. Pour toutes les activités, un journal des applications est disponible sur l'onglet Général pour vous aider à déterminer la cause du problème. Vous disposez des options suivantes pour vous aider dans le traitement des éléments. Créer une activité liée à un élément dans la réserve de travail Pour créer de nouveaux éléments de gestion des tâches de gestion associés à l'élément dans votre réserve de travail, cliquez sur Créer puis sélectionnez l'option pertinente. Pour plus d'informations sur les tâches, notifications et alertes, voir Utiliser les tâches, les notifications et les alertes. Pour plus d'informations sur les demandes de clarification, voir Utiliser les demandes de clarification. Exporter vers Microsoft Excel Pour exporter des données de gestion vers Microsoft Excel, cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel. Déterminer l'affectation Pour les activités non affectées, le système détermine si et à qui l'activité peut être affectée. L'affectation d'une tâche n'est pas possible tant que les options de répartition du travail ne sont pas correctement définies. Pour plus d'informations, voir Répartition du travail [Page 82]. Une fois le problème identifié et résolu par rapport à l'affectation manquante de l'activité, si cette dernière peut être affectée automatiquement, un message de confirmation est affiché lorsque vous cliquez sur Déterminer affectation. Si l'affectation automatique est impossible, lorsque vous avez cliqué sur Déterminer affectation, la case Affectation redéterminée est automatiquement cochée et l'onglet Résultats de la redétermination d'affectation affiche le responsable auquel l'activité peut être affectée. Vous devez vérifier si le salarié dispose des vues correspondantes lui accordant des droits d'accès suffisants pour traiter l'activité. Les résultats de la redétermination d'affectation ne sont plus affichés lorsque vous quittez l'écran. Affecter manuellement une activité Pour affecter manuellement une activité, cliquez sur Actions et sélectionnez Affecter activité. Vous pouvez manuellement affecter un élément non affecté à tout moment. Toutefois, il est malgré tout nécessaire de résoudre la cause profonde du problème afin d'éviter d'affecter manuellement des instances de l'élément de gestion des tâches de gestion dans le futur. Ouvrir détails Pour afficher les détails relatifs à une tâche, cliquez sur Actions et sélectionnez Ouvrir détails. Cette option vous permet d'afficher les détails de la tâche. Vous pouvez afficher des informations détaillées sur cet élément, comme les documents liés, une description de la tâche et son avancement. Annuler une activité Le système annule l'activité si cela est possible. Replanifier les tâches Vous pouvez consulter les détails de l'erreur dans le journal des applications de la tâche. Essayez de corriger l'erreur, puis cliquez sur Replanifier pour replanifier la tâche. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 71

72 Voir aussi Gestion des tâches de gestion Configuration de la gestion des tâches de gestion Configuration des approbations 6.2 Vue Processus d'approbation Guide de consultation rapide Processus d'approbation La vue Processus d'approbation permet aux administrateurs de créer et de traiter des processus d'approbation de manière à répondre aux exigences de gestion. Vous pouvez accéder à la vue Processus d'approbation à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Répartition des tâches. Contexte de gestion Par défaut, le processus d'approbation lié à un document commercial dans la solution se fait toujours en une étape. Cependant, certains processus de gestion peuvent nécessiter plusieurs étapes d'approbation. Dans le cas d'une commande client pour des matériaux de construction par exemple, une approbation par un architecte et une approbation par un spécialiste de l'analyse des contraintes peuvent être requises avant que la commande puisse être validée. L'intégration de conditions dans le processus d'approbation peut également être nécessaire, par exemple : le montant qu'un approbateur est autorisé à approuver. Vous pouvez en outre avoir besoin d'approuver un salarié donné, comme un contrôleur, si un panier contient des articles pour lesquels une carte de paiement est utilisée. Pour plus d'informations, voir Processus d'approbation [Page 73]. Pour plus d'informations sur les règles d'approbation dans les achats, voir Règles d'approbation. Tâches Suivre les processus d'approbation Vous pouvez afficher et suivre les processus d'approbation. Les options suivantes sont disponibles dans la liste déroulante Afficher : Valeur Tous les processus Processus actifs Processus inactifs Description Affiche tous les processus d'approbation disponibles dans le système, y compris tous les processus d'approbation par défaut. Affiche les processus d'approbation dont la période de validité n'a pas expiré. Affiche les processus d'approbation dont la période de validité a expiré et les processus d'approbation dont le statut est Version préliminaire SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

73 Valeur Processus expirés avec tâches d'approbation en cours Processus actifs et planifiés Description Affiche les processus d'approbation qui ont expiré mais contiennent des tâches d'approbation qui n'ont pas été traitées au cours de la période de validité du processus. Affiche les processus d'approbation actifs et les processus d'approbation dont la période de validité est à venir. Vous avez également la possibilité de regrouper les processus d'approbation par document commercial lié. Créer et traiter un processus d'approbation Pour plus d'informations, voir Créer et traiter un processus d'approbation [Page 76]. Traiter la validité d'un processus d'approbation 1. Sélectionnez le processus d'approbation du document commercial lié pour lequel vous voulez traiter les périodes de validité. Le processus doit avoir le statut Version préliminaire, Actif ou Planifié. 2. Cliquez sur Traiter validité. Tous les processus d'approbation correspondant à un document commercial lié qui n'ont pas expiré sont affichés. 3. Indiquez des périodes de validité pour un ou plusieurs processus d'approbation. Vous pouvez définir une période de validité d'un processus d'approbation comme illimitée en cochant la case Validité illimitée. Afficher les tâches d'approbation en cours Pour les processus d'approbation qui ont le statut Actif et qui affichent le statut Terminé avec tâches d'approbation en cours, vous pouvez afficher les tâches en cours en cliquant sur Afficher tâches d'approbation en cours. Supprimer un processus d'approbation Vous pouvez supprimer uniquement les processus d'approbation qui présentent le statut Version préliminaire. Pour les processus qui ont le statut Planifié, les processus d'approbation peuvent être supprimés uniquement via la suppression la période de validité ; le statut du processus concerné passe alors à Version préliminaire. Pour supprimer la période de validité, cliquez sur Traiter validité, supprimez la période de validité, puis supprimez le processus d'approbation Contexte de gestion Processus d'approbation Synthèse Par défaut, le processus d'approbation lié à un document de gestion dans la solution se fait toujours en une étape. Cependant, certains processus de gestion peuvent nécessiter plusieurs étapes d'approbation. Dans le cas d'une commande client pour des matériaux de construction par exemple, une approbation par un architecte et une approbation par un spécialiste de l'analyse des contraintes peuvent être requises avant que la commande puisse être validée. L'intégration de conditions dans le processus d'approbation peut également être nécessaire, par exemple : le montant qu'un approbateur est autorisé à approuver. Vous pouvez en outre avoir besoin Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 73

74 d'approuver un salarié donné, comme un contrôleur, si un panier contient des articles pour lesquels une carte de paiement est utilisée. Dans la vue Processus d'approbation, les administrateurs peuvent définir les processus de manière à répondre aux exigences de gestion. Ils disposent de différents approbateurs et attributs de conditions, en fonction du document de gestion concerné. Approbateurs Vous pouvez définir un ou plusieurs approbateurs pour une étape d'un processus d'approbation via la répartition du travail. Pour plus d'informations, voir Répartition du travail. Les options suivantes sont disponibles pour définir un manager comme approbateur. Pour plus d'informations, voir Affectation de manager. Manager de premier niveau Il s'agit du manager direct d'un salarié. Le système accède à la structure organisationnelle au niveau du salarié qui a soumis la tâche d'approbation et effectue sa recherche en remontant dans la hiérarchie jusqu'à trouver le manager direct du salarié. Manager du niveau suivant Il s'agit du manager qui est deux niveaux au-dessus du salarié. Le système accède à la structure organisationnelle au niveau du salarié qui a soumis la tâche d'approbation et effectue sa recherche en remontant dans la hiérarchie jusqu'à trouver le manager qui est deux niveaux audessus du salarié. Responsable du centre de coûts Ce manager est responsable du centre de coûts. Par exemple, si le processus de gestion nécessite l'identification du responsable du centre de coûts par rapport à la création d'un panier, le système accède à la hiérarchie au niveau du salarié qui a créé ce panier et effectue sa recherche en remontant dans la hiérarchie jusqu'à trouver le responsable du centre de coûts. Les options suivantes sont disponibles pour définir la répartition du travail par catégorie de travail ou par sélection d'un ou de plusieurs salariés. Catégorie de travail Une catégorie de travail représente une partie spécifique d'un travail dans un domaine de gestion. Elle est liée à un ou plusieurs documents de gestion. Approbateur direct Vous pouvez sélectionner des salariés responsables donnés comme approbateurs. Ils devront donner leur approbation. Ces responsables doivent disposer des droits d'accès correspondants pour le type de tâche et le document de gestion concernés. Ils doivent pouvoir accéder en lecture aux données du document de gestion et avoir accès en écriture aux notes du document. Cas particuliers Aucun approbateur n'est identifié. Si aucun approbateur ne peut être identifié pour une étape, le système procède comme suit : Le système crée une tâche non affectée avec approbation automatique pour l'étape si la case Approbation automatique a été cochée. L'administrateur doit s'assurer qu'un approbateur peut être identifié, par exemple en gérant des règles de répartition du travail au niveau des salariés. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des tâches de gestion SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

75 Conditions Pour chaque étape du processus, vous pouvez créer des conditions. Par exemple, le responsable d'un centre de coûts reçoit une tâche d'approbation pour une commande d'achat si la valeur nette est supérieure ou égale à 500. Notez que les attributs disponibles dépendent du document de gestion lié. Le système suit la séquence des étapes du processus même si une condition pour une étape donnée n'est pas remplie. Le processus d'approbation pour un document de gestion associé se termine seulement lorsqu'un approbateur rejette la demande comme décrit dans la tâche d'approbation. Les conditions sont organisées en groupes. Elles présentent différents attributs en fonction du document de gestion associé, comme le statut ou la phase d'une opportunité. Ces attributs peuvent être utilisés pour définir des conditions ET et OU. Les conditions au sein d'un groupe sont des conditions ET. Si toutes les conditions sont remplies, le groupe entier de conditions est rempli et une approbation est nécessaire. Les groupes de conditions sont liés par OU. Si toutes les conditions dans au moins un des groupes sont remplies, une approbation est nécessaire. Si une valeur de zone que vous sélectionnez dans la liste déroulante d'une condition est suivie de crochets (catégorie de produits []), cet attribut apparaît plusieurs fois dans l'objet de gestion associé, par exemple au niveau des postes d'un document commercial. Si vous utilisez Contient comme opérateur de comparaison, la condition est remplie uniquement si au moins une des valeurs de l'objet de gestion est identique à celle de la condition. Dans une condition, vous pouvez sélectionner un opérateur relationnel afin de comparer les éléments suivants : Une valeur Vous pouvez définir une comparaison à l'aide d'une valeur, par exemple le statut. Une zone Vous pouvez définir une comparaison à l'aide d'une zone dans un objet de gestion. Vous pouvez uniquement comparer des zones similaires dans une condition ; par exemple, vous ne pouvez pas comparer une zone de date avec une zone de devise. Vous pouvez uniquement comparer des valeurs de zones qui apparaissent une seule fois dans l'objet de gestion associé ; ce qui veut dire que vous ne pouvez pas sélectionner une valeur de zone suivie de crochets, par exemple catégorie de produits []. Périodes de validité Les processus d'approbation sont valides uniquement pour une période déterminée, car ils dépendent du temps. Lorsque vous traitez la validité d'un processus d'approbation, le système affiche les processus d'approbation encore en cours du document de gestion lié. Il n'autorise ni écart ni chevauchement dans la période de validité des processus. Notez qu'un des processus d'approbation doit avoir une date de fin illimitée ; son statut peut être soit Actif soit Planifié. La période de validité des processus d'approbation en version préliminaire n'est pas définie. Lorsque vous définissez la validité d'un processus dont le statut est Version préliminaire, la date de début de validité doit être postérieure ou identique à la date du jour. La définition de la validité induit la modification en conséquence du statut du processus. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 75

76 Représentation de la période de validité d'un processus d'approbation Voir aussi Guide de consultation rapide Processus d'approbation [Page 72] Créer et traiter un processus d'approbation [Page 76] Créer et traiter un processus d'approbation Synthèse La vue Processus d'approbation permet aux administrateurs de créer et de traiter des processus d'approbation de manière à répondre aux exigences de gestion. Vous pouvez accéder à la vue Processus d'approbation à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Répartition des tâches. Pour plus d'informations sur les processus d'approbation, voir Processus d'approbation [Page 73]. Processus d'approbation pour les décomptes des frais : ne modifiez pas la règle de répartition du travail par défaut ni la condition par défaut fournies pour les décomptes des frais. Aucune autre répartition du travail ou condition n'est prise en charge par SAP. La répartition du travail par défaut correspond à Approbateur du coût le plus élevé. La condition par défaut pour les décomptes des frais correspond à Configuration d'approbation de décompte des frais (Oui). Procédure 1. Sélectionnez le processus d'approbation pour le document commercial pertinent et cliquez sur Copier. Le système copie le processus d'approbation sélectionné. 2. Sur l'écran suivant, entrez le nom du processus d'approbation. 3. Indiquez les étapes du processus d'approbation. Par défaut, chaque processus d'approbation comporte une étape SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

77 Cette étape est une première étape obligatoire pour tous les processus d'approbation impliquant les paniers, les demandes d'achat projet et les commandes d'achat (toutes deux étant basées sur l'entête et le poste). Tous ces processus doivent d'abord être approuvés par le chef de projet ou le responsable du centre de coûts. a. Pour préciser le nombre d'étapes, cliquez selon le cas sur Ajouter ligne ou Supprimer. Vous devez également définir la séquence des étapes. Pour permettre des étapes parallèles, plusieurs étapes peuvent porter le même numéro de séquence. Les étapes parallèles seront exécutées simultanément et généreront deux tâches. Si les informations sur la répartition du travail appropriées pour les deux étapes parallèles sont identiques, une seule tâche d'approbation sera générée. b. Indiquez le nom d'étape. c. Définissez la répartition du travail pour chaque étape en sélectionnant l'entrée pertinente dans la liste déroulante Répartition du travail. Si vous sélectionnez Approbateur direct, vous devez sélectionner un responsable en cliquant sur Traiter. Sur l'écran suivant, sélectionnez un ou plusieurs responsables. Si vous cochez la case Toutes les approbations requises, tous les salariés responsables de cette étape doivent donner leur approbation et le nombre correspondant de tâches d'approbation sera généré. Pour en savoir plus sur les différentes règles présentes dans la liste déroulante Répartition du travail, voir le Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés [Page 80]. 4. Facultatif : créer et traiter une condition a. Sélectionnez l'étape du processus pour laquelle vous voulez créer ou traiter des conditions. b. Pour ajouter une nouvelle condition, cliquez sur Ajouter groupe. Pour traiter une condition dans un groupe, cliquez sur. Vous pouvez également ajouter des conditions à un groupe en cliquant sur ou les supprimer en cliquant sur. Pour traiter un processus d'approbation existant avec des conditions déjà définies qui n'utilisent pas de groupes, cliquez sur Traiter conditions et ajoutez ou supprimez des conditions dans la fenêtre popup qui s'affiche. Notez que les attributs disponibles dépendent du document commercial correspondant. La table ci-dessous présente des exemples de conditions possibles : Attribut Opérateur Valeur Explication Centre de coûts Contient * Le document commercial pertinent (commande d'achat ou facture fournisseur, par exemple) est envoyé pour approbation s'il est affecté à un centre de coûts. Centre de coûts Contient ID ou ID* Le document commercial pertinent est envoyé pour approbation s'il est affecté au centre de coûts entré. Vous pouvez également entrer une partie d'un identifiant suivie d'un astérisque (*). Par exemple, MC200*. Centre de coûts Ne contient pas * Le document commercial pertinent est envoyé pour approbation s'il n'est affecté à aucun centre de coûts. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 77

78 Attribut Opérateur Valeur Explication Poste sans Égal à Case Toutes les factures fournisseurs qui contiennent au moins un commande cochée poste sans référence à une commande d'achat/un contrat d'achat d'achat sont envoyées pour approbation. Poste sans contrat d'achat Poste sans Différent Case non Toutes les factures fournisseurs qui contiennent au moins un commande de cochée poste faisant référence à une commande d'achat/un contrat d'achat d'achat sont envoyées pour approbation. Poste sans contrat d'achat Référence à commande d'achat Référence à contrat d'achat Contient ID ou ID* Toutes les factures fournisseurs contenant une référence à la commande d'achat/au contrat d'achat saisi(e) sont envoyées pour approbation. Vous pouvez également entrer une partie d'un identifiant suivie d'un astérisque (*). Par exemple, 40*. Pour cet attribut, ne saisissez pas simplement un astérisque (*). Si vous voulez envoyer toutes les factures fournisseurs contenant une référence à une commande d'achat/un contrat d'achat pour approbation, utilisez l'attribut Poste sans commande d'achat/contrat d'achat. Valeur nette Supérieur Le document commercial pertinent est envoyé pour totale à euros approbation si la valeur nette totale est supérieure à euros. Pour les opérateurs relationnels Contient/Ne contient pas et Contient un modèle/ne contient pas de modèle, vous pouvez utiliser les caractères génériques suivants : * Utilisez ce caractère pour les chaînes de caractères, y compris une espace. Par exemple, A*A + # pour AxxxA et AA. Utilisez ce caractère pour exactement un seul caractère. Par exemple, A+A pour AAA et ABA, mais pas pour AA. Utilisez ce caractère comme caractère générique pour les caractères spéciaux *, + et #. Par exemple, A+A pour AAA, ABA et A+A, alors que A#+A fonctionne uniquement pour A+A. Lorsque les conditions reposent sur des attributs purement numériques (Centre de coûts, Fournisseur, ID catégorie de produits, etc.), saisissez l'id complet sans utiliser de caractère générique ou saisissez un astérisque (*) avant et après la valeur numérique. Pour rechercher " ", par exemple, vous pouvez saisir *13456*. 5. Facultatif : Approbation automatique d'une étape Si vous cochez la case Approbation automatique, le système approuvera automatiquement l'étape si aucun salarié responsable n'est trouvé. 6. Facultatif : Toutes les approbations requises SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

79 Si vous cochez la case Toutes les approbations requises, tous les salariés responsables de l'étape en question doivent donner leur approbation. Si la case n'est pas sélectionnée, seul un salarié responsable doit donner son approbation. 6.3 Vue Remplacements pour tâches Guide de consultation rapide Remplacements pour tâches La vue du poste de travail Remplacements pour tâches vous permet d'ajouter, de supprimer, d'activer et de désactiver les remplacements pour le compte de tous les salariés. Autrement dit, les administrateurs peuvent affecter le travail d'un salarié à un autre sur une base temporaire, par exemple, dans le cas d'une absence imprévue. Vous pouvez également créer des remplacements de salariés dans la vue Remplacements sous Gestion des utilisateurs et des accès. Pour plus d'informations, voir la documentation sur les remplacements. Contexte de gestion Le remplacement pour tâches intervient lorsqu'un salarié reprend temporairement le travail effectué par un autre. Cette situation peut avoir pour cause un événement tel que des congés planifiés ou une maladie. Le remplacement pour tâches est lié à la gestion des tâches de gestion au sein du système. Lorsque des remplacements sont activés, le suppléant reçoit toutes les tâches qui appartiennent au salarié remplacé. Le suppléant peut traiter les éléments de la gestion des tâches pour le compte du salarié absent. Plusieurs suppléants peuvent recevoir l'ensemble des tâches affectées à l'employé remplacé. Toutefois, il n'est pas possible d'affecter des éléments de tâches distincts à différents suppléants. Notez que vous pouvez affecter n'importe quel salarié comme suppléant. Par conséquent, assurez-vous que le suppléant a les mêmes droits d'accès ou des droits d'accès supérieurs ou des affectations de postes de travail afin de permettre un traitement approprié des éléments de gestion des tâches de gestion. Les salariés peuvent définir un remplacement inactif par défaut. Celui-ci peut être activé par leur responsable, suppléant ou administrateur, en cas d'absence imprévue, afin de garantir une poursuite de l'activité. La fonction de remplacement n'est pas utilisée pour remplacer un salarié qui a quitté la société. Si vous définissez un suppléant pour un salarié qui est lui-même déjà suppléant, le suppléant que vous avez défini ne recevra pas les tâches appartenant au salarié remplacé initialement. Tâches Afficher les remplacements Sous Afficher, sélectionnez Tous les remplacements. La liste de tous les remplacements existants du système s'affiche. Vous pouvez activer ou désactiver les remplacements existants. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 79

80 Traiter les remplacements 1. Sous Afficher, sélectionnez Remplacements de chaque salarié. 2. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaiter traiter le remplacement puis cliquez sur Traiter remplacement. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des remplacements à l'aide des boutons Ajouter ligne et Supprimer. 3. Sous Remplacements, dans la colonne Salarié, cliquez sur la ligne pour entrer le salarié que vous avez sélectionné à l'étape précédente. 4. Sous Type de relation, définissez une personne suppléante ou une personne que le salarié remplace. 5. Sous Salarié associé, utilisez l'aide à la saisie pour sélectionner le salarié qui est le suppléant du salarié sélectionné ou pour le compte duquel le salarié sélectionné agit. L'utilisateur associé sera également affiché. Vous pouvez alors activer ou désactiver le remplacement. Les points suivants s'appliquent aux suppléants : L'activation d'un remplacement prend effet instantanément. Une fois le statut du remplacement défini sur Actif, le suppléant reçoit toutes les tâches ouvertes du salarié remplacé. La désactivation d'un remplacement prend effet instantanément. Une fois le remplacement désactivé, toutes les tâches du salarié remplacé dotées du statut Nouveau sont supprimées des réserves de travail du suppléant. Le suppléant conserve les tâches qu'il a commencé à traiter afin de les terminer. Si nécessaire, il peut transférer les tâches au salarié qu'il remplace. 6. Sauvegardez vos modifications et fermez l'écran. 6.4 Vue Répartition du travail au niveau des salariés Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés La vue Répartition du travail au niveau des salariés vous permet de gérer la répartition du travail au niveau des salariés en créant des règles de répartition du travail qui permettent au système d'évaluer les work items et d'en déterminer le responsable. Selon la catégorie de travail, le système oriente les work items vers le salarié déterminé ou propose le salarié dans le document commercial concerné. Vous pouvez accéder à la vue Répartition du travail au niveau des salariés à partir des postes de travail suivants : poste de travail Gestion de l'organisation, sous Répartition du travail ; poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Répartition des tâches SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

81 Contexte de gestion Répartition du travail La répartition du travail définit le processus d'affectation de travail à une entité organisationnelle ou un salarié. Les work items dans SAP Business ByDesign sont par défaut visibles de tous les utilisateurs qui disposent des droits d'accès correspondants. Pour certains processus de gestion cependant, l'entité organisationnelle ou le salarié responsable d'un work item doit être déterminé(e). Pour ces domaines, vous pouvez définir des règles de répartition du travail qui vous permettent d'affecter automatiquement des documents commerciaux et des tâches à des entités organisationnelles ou des salariés dédiés. Pour plus d'informations, voir Répartition du travail [Page 82]. Catégories de travail La catégorie de travail est l'élément central sur lequel repose la répartition du travail. Une catégorie de travail représente un travail spécifique dans un domaine de gestion et est liée à un ou plusieurs documents commerciaux. Chaque catégorie de travail contient des paramètres que vous pouvez utiliser pour définir des règles de répartition du travail, qui permettent de déterminer automatiquement l'entité organisationnelle ou le salarié responsable d'un document commercial. Pour plus d'informations, voir Catégories de travail [Page 84]. Tâches Créer une règle de répartition du travail 1. Dans la vue Répartition du travail au niveau des salariés, sélectionnez une catégorie de travail. 2. Cliquez sur Traiter. Vous ne pouvez pas modifier la répartition du travail d'une date passée. Si le bouton Traiter est désactivé, vérifiez que la date d'entrée en vigueur que vous avez saisie n'est pas passée. 3. Sélectionnez Règles de répartition du travail puis cliquez sur Ajouter. Si vous voulez copier une règle existante, cliquez sur Copier. Lorsque vous ajoutez une règle, vous en créez une qui est ajoutée en bas de la liste. Si vous voulez insérer une règle de priorité plus élevée, modifiez la priorité en déplaçant les règles dans la table. 4. Saisissez le nom de la règle. 5. Saisissez le matricule du responsable. 6. Saisissez la période de validité de la règle. Si vous modifiez ou supprimez une règle de répartition du travail qui devient applicable avant la date d'entrée en vigueur, cette règle est uniquement valide jusqu'à la date d'entrée en vigueur. Si vous modifiez uniquement la règle, le système crée une nouvelle règle basée sur la règle existante et inclut vos modifications. La nouvelle règle est alors valide à partir de la date d'entrée en vigueur. 7. Passez à la section Détails de la règle et indiquez les paramètres pour la règle. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 81

82 Chaque paramètre apparaît sous forme d'onglet, par exemple, Société. Ces paramètres vous permettent d'indiquer précisément le paramètre à inclure dans la règle ou à exclure de la règle. 8. Cliquez sur Contrôler pour vérifier que votre règle est cohérente. 9. Cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder et fermer. Supprimer une règle de répartition du travail 1. Dans la vue Répartition du travail au niveau des salariés, sélectionnez une catégorie de travail. 2. Cliquez sur Traiter. Vous ne pouvez pas modifier la répartition du travail d'une date passée. Si le bouton Traiter est désactivé, vérifiez que la date d'entrée en vigueur que vous avez saisie n'est pas passée. 3. Sélectionnez Règles de répartition du travail. 4. Sélectionnez la règle de répartition du travail que vous voulez supprimer et cliquez sur Supprimer. 5. Cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder et fermer. Définir une catégorie de travail sur Indéfinie 1. Dans la vue Répartition du travail au niveau des salariés, sélectionnez une catégorie de travail qui a le statut Répartition du travail définie. 2. Cliquez sur Action et sélectionnez l'option Définir sur Indéfinie Contexte de gestion Répartition du travail Synthèse La répartition du travail définit le processus d'affectation de travail à une entité organisationnelle ou un salarié. Les work items dans SAP Business ByDesign sont par défaut visibles de tous les utilisateurs qui disposent des droits d'accès correspondants. Pour certains processus de gestion cependant, l'entité organisationnelle ou le salarié responsable d'un work item doit être déterminé(e). Pour ces domaines, vous pouvez définir des règles de répartition du travail qui vous permettent d'affecter automatiquement des documents commerciaux et des tâches à des entités organisationnelles ou des salariés dédiés. Détails de la répartition du travail Dans SAP Business ByDesign, la répartition du travail permet de déterminer les entités organisationnelles et les responsables de certains documents commerciaux. La catégorie de travail est l'élément central sur lequel repose la répartition du travail ; par exemple, la catégorie de travail Entité de ventes pour factures manuelles. Une catégorie de travail représente un travail spécifique dans un domaine de gestion et est liée à un ou plusieurs documents commerciaux. Chaque catégorie de travail fournit un ou plusieurs paramètres équivalents aux paramètres du document commercial correspondant. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour définir des règles permettant de SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

83 déterminer l'entité organisationnelle ou le responsable d'un document commercial. Les données indiquées pour les paramètres dans les règles de répartition du travail sont comparées à celles du document commercial. Selon la catégorie de travail concernée, si les données correspondent, les opérations suivantes sont effectuées : L'entité organisationnelle ou le salarié déterminé est proposé dans le document commercial concerné. Le document commercial est affecté à la réserve de travail correspondante. Un élément de la Gestion des tâches de gestion est envoyé aux salariés de l'entité organisationnelle déterminée ou à un salarié dédié. Cependant, tous les processus de gestion ne répartissent pas le travail à l'aide de la Gestion des tâches de gestion ou d'une affectation de réserve de travail. Dans certains cas, le mécanisme de répartition du travail est utilisé uniquement pour proposer l'entité organisationnelle ou le responsable dans le document commercial. La répartition du travail détermine uniquement le responsable d'un document commercial donné, mais ne définit pas les droits d'accès aux documents commerciaux. Pour accéder aux documents commerciaux et aux éléments liés de la Gestion des tâches de gestion, la vue pertinente doit être affectée à l'utilisateur correspondant. Pour plus d'informations, voir Gestion des utilisateurs et des accès [Page 46]. Dans le système, la répartition du travail est composée de la répartition du travail par entité organisationnelle et de la répartition du travail au niveau des salariés. Répartition du travail par entité organisationnelle La répartition du travail par entité organisationnelle contient toutes les catégories de travail utilisées pour déterminer automatiquement l'entité organisationnelle responsable d'un document commercial spécifique. Une catégorie de travail pour la répartition du travail par entité organisationnelle est toujours liée à la fonction définie pour cette entité organisationnelle ; par exemple, la catégorie de travail Facturation fournisseur est liée à la fonction Facturation fournisseur. La fonction d'une entité organisationnelle définit le rôle de l'entité organisationnelle dans le processus de gestion. Chaque fonction représente un domaine de gestion donné et un ensemble de postes de travail et vues nécessaires à l'utilisateur affecté pour travailler dans ce domaine. Pour plus d'informations sur les différentes fonctions, voir Fonctions. La configuration correcte de votre structure organisationnelle dans le poste de travail Gestion de l'organisation constitue une condition préalable à la répartition du travail par entité organisationnelle. Celleci comprend l'affectation correcte des fonctions aux entités organisationnelles en fonction du travail effectué dans ces entités. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Structures organisationnelles. Répartition du travail au niveau des salariés La répartition du travail au niveau des salariés contient toutes les catégories de travail utilisées pour déterminer automatiquement le responsable d'un document commercial spécifique. Certains processus de gestion requièrent la détermination des propriétaires ou responsables pour un document commercial (par exemple, le directeur commercial responsable d'un compte). La répartition du travail au niveau des salariés est toujours configurée indépendamment de la répartition du travail par entité organisationnelle. Pour utiliser la répartition du travail au niveau des salariés, il n'est pas nécessaire d'avoir préalablement défini de règles de répartition du travail par entité organisationnelle. Approbations La détermination d'un approbateur dans un processus d'approbation constitue un cas particulier de la répartition du travail au niveau des salariés. Les approbations sont des tâches envoyées aux salariés affectés comme managers dans la structure organisationnelle ou explicitement déclarés comme approbateurs. Pour plus d'informations, voir Affectation de manager. Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 83

84 Pour gérer les approbations, l'approbateur correspondant doit être affecté au poste de travail Gérer mon équipe. L'approbateur est généralement déterminé à partir de la structure organisationnelle. Toutefois, certains processus de gestion requièrent la définition de règles de répartition du travail spécifiques pour déterminer l'approbateur. Pour ces processus de gestion, des catégories de travail spécifiques sont fournies pour la répartition du travail au niveau des salariés. La détermination des approbateurs peut toutefois dépendre d'autres critères spécifiques à l'application, tels que les seuils ou la sélection du périmètre. Certains domaines de gestion fournissent des types d'approbation pour lesquels vous pouvez nommer des salariés en tant qu'approbateurs alternatifs. Dans le cadre de la facturation fournisseur, par exemple, vous pouvez avoir besoin d'approbateurs alternatifs pour les utilisateurs de l'approvisionnement. Dans ce cas, des catégories de travail sont fournies pour les approbateurs alternatifs. Une tâche d'approbation est envoyée automatiquement à l'approbateur correspondant défini dans la structure organisationnelle et à l'approbateur alternatif défini dans la catégorie de travail. Pour plus d'informations, voir Configurer des approbations. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Catégories de travail [Page 84] Catégories de travail La catégorie de travail est l'élément central sur lequel repose la répartition du travail. Une catégorie de travail représente un travail spécifique dans un domaine de gestion et est liée à un ou plusieurs documents commerciaux. Chaque catégorie de travail contient des paramètres que vous pouvez utiliser pour définir des règles de répartition du travail, qui permettent de déterminer automatiquement l'entité organisationnelle ou le salarié responsable d'un document commercial. Pour plus d'informations, voir Répartition du travail [Page 82]. Catégories de travail pour la répartition du travail par entité organisationnelle Vous pouvez définir une répartition du travail pour les entités organisationnelles dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sous Répartition du travail Répartition du travail par entité organisationnelle. Initialement, toutes les catégories de travail dans la répartition du travail par entité organisationnelle sont activées sur le mode Répartition globale du travail, ce qui signifie que le système ne peut déterminer aucune entité organisationnelle responsable pour un document commercial ou une activité de gestion des tâches de gestion, et la zone correspondante reste vide. Une fois les règles de répartition du travail créées dans le système, le mode standard de Répartition globale du travail ne s'applique plus aux documents commerciaux ni aux éléments de la gestion des tâches de gestion. Le système contrôle donc dans tous les documents commerciaux et éléments de la gestion des tâches de gestion si une règle de répartition du travail s'applique. Si tel est le cas, le document ou l'élément correspondant est affecté à l'entité organisationnelle déterminée à l'aide de la règle. Les règles de répartition du travail sont traitées avec leurs priorités pour la répartition par entité organisationnelle. S'il existe plusieurs règles pour une catégorie de travail, seule la première règle qui s'applique aux propriétés du document commercial évalué est utilisée SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

85 Pour plus d'informations sur la création et la modification des règles de répartition du travail par entité organisationnelle, voir Guide de consultation rapide Répartition du travail par entité organisationnelle. Les catégories de travail suivantes sont disponibles pour la répartition du travail par entité organisationnelle : Achats Approvisionnement opérationnel Facturation fournisseur Ventes et marketing Unité de facturation pour les ventes et la facturation Canaux de distribution pertinents Entité de ventes pour factures manuelles Entité de ventes pour les ventes Entité marketing pour intérêts potentiels Service et assistance Équipe d'exécution du service pour commandes clients et contrats Équipe d'exécution du service pour ordres de service Équipe service et assistance pour demandes de service Équipe service et assistance pour ordres de service Entité contractante Catégories de travail pour la répartition du travail au niveau des salariés Vous pouvez définir une répartition du travail pour les salariés dans le poste de travail Gestion de l'organisation, sous Répartition du travail Répartition du travail au niveau des salariés ou dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Répartition des tâches Répartition du travail au niveau des salariés. Toutes les catégories de travail de la répartition du travail au niveau des salariés sont initialement définies sur Indéfinie, ce qui signifie que le système ne peut pas affecter les documents commerciaux et tâches de gestion correspondants à un salarié dédié. Une fois les règles de répartition du travail créées dans le système, ce dernier contrôle dans tous les documents et éléments si une règle de répartition du travail s'applique. Si tel est le cas, le document ou l'élément correspondant est affecté au salarié déterminé à l'aide de la règle. Si vous avez géré plusieurs règles pour une catégorie de travail, seule la première règle qui s'applique aux propriétés du document commercial évalué est utilisée. Pour plus d'informations sur la création et la modification des règles de répartition du travail au niveau des salariés, voir le Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés [Page 80]. Les catégories de travail suivantes sont disponibles pour la répartition du travail au niveau des salariés : Finances et administration Approbateur pour la comptabilité fournisseurs Approbateur pour la comptabilité clients Approbateur pour la gestion des taxes Approbateur pour Gestion des liquidités Approbateur alternatif de décomptes des frais Achats Comptable supplémentaire Approbateur alternatif pour commandes d'achat Approbateur alternatif pour factures fournisseurs Vue Répartition des tâches P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 85

86 Approbateur alternatif pour contrats d'achat Demandes et commandes d'achat Factures fournisseurs Ventes et marketing Approbateur alternatif pour listes de prix de vente Approbateur alternatif pour offres client Approbateur alternatif pour retours client Responsabilité de compte par rôle de partie Administrateur de contrat Responsable des ventes Notification d'opportunité Service et assistance Prestataire de services pour commandes clients et contrats Prestataire de services pour ordres de service Responsable des demandes de service Responsable des ordres de service Administrateur de contrat Voir aussi Fonctions SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Répartition des tâches

87 7 Vue Gestion des entrées et des sorties 7.1 Vue Files d'impression Guide de consultation rapide Files d'impression La vue Files d'impression permet aux utilisateurs clés de configurer des files d'impression pour gérer l'impression intégrée au processus des documents et de suivre les jobs d'impression présents dans chaque file d'impression. Les files d'impression servent à collecter tous les documents édités via le canal de sortie Impression. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des entrées et des sorties. Files d'impression File d'impression par défaut SAP propose un scénario d'impression par défaut où tous les propriétaires de document impriment manuellement leurs propres documents. Par défaut, les jobs d'impression de tous les utilisateurs sont collectés dans la file d'impression par défaut à partir de laquelle ils sont envoyés vers la vue Tâches d'impression manuelles de chaque utilisateur. Chaque utilisateur peut consulter et imprimer ses jobs d'impression en sélectionnant d'accueil Travail Tâches d'impression manuelles. L'utilisation de la file d'attente par défaut peut être modifiée en Impression centrale via le gestionnaire d'impression, mais pas en Impression centrale par un utilisateur dédié. Affectation d'utilisateur aux files d'impression Une file d'impression peut être affectée aux utilisateurs suivants : Page Aucun utilisateur Si une file d'impression a l'utilisation Impression par propriétaire du document et qu'aucun utilisateur n'est affecté, tous les documents envoyés vers la file d'impression sont affichés dans la vue Tâches d'impression manuelles du propriétaire du document jusqu'à ce que le statut du document soit activé manuellement par le propriétaire sur Effectué correctement. Si le propriétaire du document a installé la fenêtre de collaboration et s'y est connecté, les documents sont immédiatement extraits et imprimés par la fenêtre de collaboration. Dans ce cas, les documents ne s'affichent pas dans la vue Tâches d'impression manuelles. La file d'impression par défaut a l'utilisation Impression par propriétaire du document. Sauf si vous avez besoin de plusieurs langues d'imprimante, vous n'avez généralement besoin que d'une seule file d'impression avec cette utilisation. Un utilisateur d'impression Si une file d'impression a l'utilisation Impression centrale via le gestionnaire d'impression, elle doit être affectée à un utilisateur d'impression. Comme chaque file d'impression avec cette utilisation est ultérieurement affectée à une imprimante physique dans le gestionnaire d'impression, chaque file représente une imprimante physique. Un utilisateur fonctionnel Si une file d'impression a l'utilisation Impression centrale par un utilisateur dédié, elle doit être affectée à un utilisateur fonctionnel. Cet utilisateur fonctionnel peut consulter et imprimer tous les documents dans cette file d'impression en sélectionnant Page d'accueil Travail Tâches d'impression manuelles. Cet utilisateur imprime pour le compte du propriétaire du document. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 87

88 Pour plus d'informations sur les options disponibles pour configurer des files d'impression pour différents scénarios, voir Impression intégrée au processus. Statut de la file d'impression Par défaut, toutes les nouvelles files d'impression ont le statut Lancé. Autrement dit, les documents envoyés à ces files d'impression seront immédiatement traités ; par exemple, les documents seront envoyés à la vue Tâches d'impression manuelles d'un utilisateur. Vous pouvez mettre une file d'impression sur pause afin de corriger les erreurs. Jobs d'impression Dans chaque file d'impression, vous pouvez afficher tous les jobs d'impression et vérifier leur statut respectif ; pour cela, sélectionnez la file d'attente et cliquez sur Traiter. Un job d'impression peut avoir l'un des statuts suivants : En file d'attente Le document est en attente dans la file d'impression. Impression Le document a été collecté par la fenêtre de collaboration ou le gestionnaire d'impression et un statut n'a pas encore été renvoyé. Erreur Le document a été collecté par la fenêtre de collaboration ou le gestionnaire d'impression et une erreur a été renvoyée, ou une erreur se produit quand un document a le statut Impression depuis plus de 12 heures. Notez que si une erreur se produit, une tâche d'erreur de sortie est créée et envoyée au propriétaire du document, qui peut voir les tâches sous Page d'accueil Travail Corbeille d'arrivée. Il est également possible pour les utilisateurs clés de reprendre et de résoudre une tâche appartenant à un autre utilisateur. Effectué avec succès Le document a été collecté par la fenêtre de collaboration ou le gestionnaire d'impression et le statut Effectué avec succès a été renvoyé. Sinon, un utilisateur a activé manuellement le statut sur Effectué avec succès. Pour afficher les jobs d'impression de la file d'attente, sélectionnez l'onglet Documents dans la file d'attente dans l'éditeur de file d'impression. Les jobs d'impression qui présentent le statut Impression, Échec ou Effectué avec succès sont disponibles dans l'onglet Documents traités. Contexte de gestion Impression intégrée au processus La configuration de l'impression par défaut de SAP Business ByDesign nécessite que chaque responsable d'un document soit également responsable de l'impression manuelle de ce document. Si vous voulez qu'un document soit imprimé par un utilisateur autre que le propriétaire du document, ou automatiquement sans intervention du propriétaire du document, vous devez configurer un des scénarios d'impression décrits dans ce document. Pour plus d'informations, voir Impression intégrée au processus. Gestion des sorties La gestion des sorties comprend toutes les activités relatives à la sortie des documents au format impression, e- mail ou fax. Les documents basés sur des formulaires peuvent être édités sur une base ad hoc ou comme partie intégrée à un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des sorties [Page 92] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

89 Tâches Files d'impression Configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression Pour plus d'informations, voir Configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression [Page 104]. Configurer une impression par un utilisateur dédié Pour plus d'informations, voir Configurer une impression par un utilisateur dédié [Page 105]. Créer une file d'impression pour un scénario d'impression spécifique Vous pouvez créer des files d'impression supplémentaires pour la prise en charge des scénarios d'impression Impression par le propriétaire des documents, Impression centrale via le gestionnaire d'impression et Impression centrale par un utilisateur dédié. Ces files d'impression peuvent ensuite être affectées à un document commercial à l'aide d'une règle de détermination du canal de sortie ou sélectionnées par un utilisateur dans les options d'édition d'un document. 1. Dans la vue Files d'impression, cliquez sur Nouveau. 2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle file d'attente, saisissez un ID file d'attente. L'ID file d'attente est affiché dans les options d'édition des différents documents commerciaux lorsqu'un utilisateur sélectionne le canal de sortie Impression. Par conséquent, il est recommandé de définir un ID compréhensible par tous les utilisateurs. Si, par exemple, vous configurez une file d'attente pour l'impression centralisée par le gestionnaire d'impression, vous pouvez lui donner le nom de l'imprimante sur laquelle les documents seront édités. En revanche, si vous créez une file d'attente pour l'impression centralisée par un utilisateur dédié, vous pouvez donner le nom de l'utilisateur à la file d'attente. 3. Sélectionnez une langue d'imprimante. Les langues suivantes sont prises en charge : PDF - Cette langue de l'imprimante peut être utilisée sur toutes les imprimantes prises en charge par un système d'exploitation Microsoft Windows. PCL 5c (couleur) PCL 5e (monochrome) Adobe PostScript niveau 2 Adobe PostScript niveau 3 Datamax 203 dpi Datamax 300 dpi Datamax 406 dpi Datamax 600 dpi Intermec 203 dpi Intermec 300 dpi Intermec 400 dpi Toshiba 203 dpi Toshiba 305 dpi Toshiba 600 dpi ZPL 203 dpi ZPL 300 dpi Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 89

90 ZPL 600 dpi Si vous créez une file d'impression en vue de l'impression manuelle par le propriétaire des documents ou par un utilisateur dédié, sélectionnez le langage d'impression PDF, qui est requis pour l'impression manuelle. 4. Sélectionnez l'utilisation de la file d'attente. Pour plus d'informations sur les différents scénarios d'impression, voir Impression intégrée au processus. 5. Procédez comme suit : Si vous avez sélectionné Impression centrale via le gestionnaire d'impression, vous devez définir un utilisateur d'impression. Cet utilisateur est obligatoire pour authentifier le gestionnaire d'impression lors de l'accès au système SAP Business ByDesign. Si vous avez sélectionné Impression centrale par utilisateur dédié, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur SAP Business ByDesign du salarié qui doit imprimer les documents. Il s'agit de son ID utilisateur fonctionnel dans SAP Business ByDesign. 6. Sauvegardez vos modifications. 7. Pour créer une règle de détermination du canal de sortie visant à définir les cas d'emploi de cette file d'impression, sélectionnez Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Sélection du canal de sortie. 8. Dans la vue Sélection du canal de sortie, sélectionnez un document commercial et créez une règle de détermination du canal de sortie pour définir à quel moment la file d'impression doit être utilisée comme canal de sortie. Pour plus d'informations sur les règles de détermination du canal de sortie, voir Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie. Interrompre une file d'impression 1. Dans la vue Files d'impression, sélectionnez une file d'impression. 2. Cliquez sur Pause. La file d'impression est interrompue. Cette opération vous permet d'arrêter la collecte des documents par le gestionnaire d'impression tandis que vous effectuez des réparations ou modifiez l'affectation de l'imprimante dans le gestionnaire d'impression. 3. Pour redémarrer la file d'impression, cliquez sur Lancer. Nettoyer une file d'impression 1. Dans la vue Files d'impression, sélectionnez une file d'impression. 2. Cliquez sur Nettoyer. Tous les jobs d'impression qui ont le statut Effectué avec succès sont supprimés de la file d'impression. Vous pouvez, par exemple, utiliser cette fonction pour supprimer les jobs d'impression terminés d'une file d'impression fréquemment utilisée ou pour supprimer les anciens jobs d'impression d'une file d'attente que vous voulez supprimer. Supprimer une file d'impression Vous pouvez supprimer une file d'impression si elle ne contient aucun document et si elle n'est utilisée par aucune règle de détermination du canal de sortie. Pour supprimer une file d'impression, vous devez la retirer des règles de sortie dans lesquelles elle est utilisée et vous devez nettoyer la file d'impression ou vous devez faire en sorte que tous les documents soient traités ou supprimés de quelque manière que ce soit. La file d'impression PAR DÉFAUT ne peut pas être supprimée. 1. Dans la vue Files d'impression, vérifiez que la file d'attente ne contient aucun job d'impression SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

91 Pour supprimer les anciens jobs d'impression qui ont le statut Effectué avec succès, cliquez sur le bouton Nettoyer. Pour supprimer les autres jobs d'impression restants, ouvrez la file d'impression et supprimez manuellement les jobs d'impression. 2. Sous Détails, vérifiez si la file d'impression est utilisée dans des règles de détermination du canal de sortie. Pour pouvoir supprimer la file d'impression, vous devez au préalable la retirer des règles de détermination du canal de sortie. 3. Sélectionnez la file d'impression et cliquez sur Supprimer. Modifier le mot de passe de l'utilisateur d'impression 1. Sur l'ordinateur équipé du gestionnaire d'impression, arrêtez Print Service SAP. 2. Dans le système SAP Business ByDesign, accédez à la vue Files d'impression, sélectionnez la file d'attente et cliquez sur Traiter. 3. Dans l'éditeur File d'impression, sélectionnez l'onglet Détails et cliquez sur Traiter en regard de la zone Utilisateur affecté. 4. Saisissez un nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Sauvegardez vos modifications. 6. Sur l'ordinateur équipé du gestionnaire d'impression, redémarrez Print Service SAP. Si vous modifiez le mot de passe sans arrêter Print Service SAP, l'utilisateur pour l'impression sera bloqué. Pour le débloquer, accédez à l'écran Traiter utilisateur d'impression et décochez la case Bloqué. Jobs d'impression Répéter un job d'impression 1. Dans la vue Files d'impression, sélectionnez une file d'impression. 2. Cliquez sur Traiter. 3. Dans l'onglet Documents traités, sélectionnez un document ayant le statut Échec et cliquez sur Réimprimer. Le document du job d'impression est renvoyé à l'imprimante ou à la vue Tâches d'impression manuelles selon le type d'impression qui a été configuré pour la file d'impression. Les options d'édition du document ne sont pas affectées. Supprimer un job d'impression 1. Dans la vue Files d'impression, sélectionnez une file d'impression. 2. Cliquez sur Traiter. 3. Dans l'onglet Documents dans la file d'attente ou Documents traités, sélectionnez un document et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez supprimer les documents qui ont le statut Mis en attente, Impression ou Échec. Activer le statut d'un job d'impression sur Effectué avec succès 1. Dans la vue Files d'impression, sélectionnez une file d'impression. 2. Cliquez sur Traiter. 3. Dans l'onglet Documents traités, sélectionnez un document ayant le statut Échec et cliquez sur Modifier statut sur "Correct". Le statut d'édition du document dans la file d'impression est modifié en Effectué avec succès. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 91

92 7.1.2 Contexte de gestion Gestion des sorties Synthèse La gestion des sorties comprend toutes les activités relatives à la sortie des documents au format impression, e- mail ou fax. Les documents basés sur des formulaires peuvent être édités sur une base ad hoc ou comme partie intégrée à un processus de gestion. Une sortie ad hoc est générée lorsqu'un utilisateur affiche l'aperçu d'un document dans Adobe Reader et imprime un exemplaire papier ou sauvegarde un exemplaire électronique du document au format PDF (Portable Document Format). Ce type de sortie ne requiert aucune configuration et peut être effectué à tout moment. La sortie intégrée au processus signifie que la sortie d'un document est déclenchée et exécutée automatiquement dans le cadre d'un processus de gestion. Prenons l'exemple d'une commande d'achat créée par un salarié, puis envoyée à son manager pour approbation. Une fois approuvé par le manager, le document est automatiquement envoyé vers le canal de sortie défini dans les options d'édition correspondantes. Il peut s'agir d'une impression, d'un ou d'un fax. Les administrateurs peuvent créer des options d'édition et des règles de détermination de canal de sortie et de modèle de formulaire par défaut pour définir les modalités d'édition automatique d'un document particulier. Pour chaque document de votre solution, SAP fournit un scénario d'édition prédéfini qui permet d'utiliser la sortie ad hoc et/ou intégrée au processus. Ce document décrit uniquement les sorties basées sur des formulaires. Vous pouvez aussi imprimer un écran à l'aide du bouton Imprimer lors de la consultation d'un document commercial ou d'un objet de gestion. Pour plus d'informations, voir Imprimer un écran. Ce document ne décrit pas les accords de communication ou les cycles de saisie de fichiers. Pour plus d'informations sur ces sujets, voir Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131] et Guide de consultation rapide Saisie de fichiers [Page 109]. Sortie ad hoc Vous pouvez afficher n'importe quel document basé sur un formulaire dans Adobe Reader en cliquant sur le bouton Aperçu lorsque vous consultez ou traitez le document. Un fichier PDF du document est affiché ; vous pouvez le consulter, l'imprimer ou le sauvegarder à l'aide des fonctions de l'application Adobe Reader intégrée. Si le document dont vous affichez l'aperçu a été configuré pour être utilisé avec la sortie intégrée au processus, le fichier PDF contient un filigrane qui indique qu'il s'agit d'une version préliminaire. Ainsi, l'exemplaire final du document peut uniquement être édité de manière automatique. Notez que certains processus de gestion, comme les paniers ou les articles de la base de connaissances, prennent seulement en charge l'édition via le bouton Aperçu. Sortie intégrée au processus La sortie intégrée au processus garantit que les documents envoyés à vos partenaires contiennent uniquement des données complètes et approuvées dans le cadre d'un processus de gestion défini. Elle permet également de suivre l'historique de sortie du document SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

93 La sortie intégrée au processus est, par exemple, déclenchée pour un document lorsque ce document est validé par son propriétaire ou qu'un manager l'a approuvé. Ce processus diffère selon la configuration du processus de gestion sous-jacent. Lors du déclenchement de l'édition d'un document, le système utilise les options d'édition du document pour déterminer le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser lors de la création du document. Selon le canal de sortie défini, le document est dirigé vers une file d'impression, envoyé par sous forme de pièce jointe au format PDF ou envoyé par fax. L'apparence et le contenu de chaque document sont définis par un modèle de formulaire. Pour chaque type de document commercial, l'administrateur peut définir un canal de sortie et un modèle de formulaire par défaut. Le responsable d'un document peut remplacer les options par défaut correspondantes avant la transmission. Pour plus d'informations sur la configuration de la sortie intégrée au processus, voir Options de sortie intégrée au processus dans l'espace Aide de votre solution. Impression intégrée au processus La configuration de l'impression par défaut de la solution Cloud de SAP requiert que chaque responsable de l'édition d'un document soit également responsable de l'impression manuelle du document. Si vous voulez qu'un document soit imprimé par un utilisateur autre que le propriétaire du document, ou automatiquement sans intervention du propriétaire du document, vous devez configurer un scénario d'impression alternatif. Pour plus d'informations, voir Impression intégrée au processus dans l'espace Aide de votre solution. Canaux de sortie Les canaux de sortie suivants sont pris en charge : Files d'impression Les files d'impression servent à collecter les documents dont l'impression est lancée de manière automatique ou manuelle. Pour plus d'informations sur le concept d'impression, voir Impression intégrée au processus dans l'espace Aide de votre solution. Le système génère le document sous forme de fichier PDF, puis l'envoie en tant que pièce jointe à l'adresse électronique de votre partenaire. Les options d'édition par sont configurées lors de la mise en production et peuvent être modifiées dans le poste de travail Configuration de gestion, via l'activité Options d'édition par et par fax dans la phase Configuration personnalisée de la liste des activités. Pour plus d'informations, voir Configuration : Options des s et des fax dans l'espace Aide. Notez que la taille des s est limitée à 10 Mo et celle des pièces jointes à 8 Mo. Afin d'offrir une sécurité renforcée, votre solution SAP permet de chiffrer les s sortants et de contrôler la signature dans les s reçus à l'aide de la norme Secure/Multipurpose Internet Mail Extension (S/ MIME). Pour plus d'informations, voir Sécurité des s dans l'espace Aide. Fax Le document est généré sous forme de fichier PDF, puis envoyé par à un fournisseur de services de fax, qui convertit le contenu et l'envoie au numéro de fax de votre partenaire. Les options de fax sont configurées lors de la mise en production et peuvent être modifiées dans le poste de travail Configuration de gestion, via l'activité Options d'édition par et par fax dans la phase Configuration personnalisée de la liste des activités. Pour plus d'informations, voir Configuration : Options des s et des fax dans l'espace Aide. Pièces jointes Vous pouvez choisir d'inclure des pièces jointes lors de l'édition d'un document commercial. Pour cela, ajoutez les pièces jointes au document ou ajustez les options d'édition d'un document auquel des pièces jointes sont déjà Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 93

94 attachées. Pour les documents à imprimer, notez que le gestionnaire d'impression peut uniquement imprimer des pièces jointes au format PDF. Pour les documents à envoyer par ou par fax, tous les types de pièces jointes peuvent être ajoutés. Pour les documents commerciaux qui sont édités sur une base ad hoc à l'aide du bouton Aperçu, les pièces jointes sont mises à disposition dans l'écran Aperçu du document commercial concerné. Pour les documents commerciaux qui sont édités dans le cadre de la sortie intégrée au processus, la pièce jointe est automatiquement ajoutée à l' ou au fax, ou envoyée à la file d'impression définie, pour les impressions. Exemple Un commercial a créé et validé une commande client. Les options d'édition du document indiquent que celui-ci doit être envoyé au client par . Un fichier PDF est créé à l'aide du modèle de formulaire défini dans les options d'édition, puis envoyé au client sous forme de pièce jointe à un . Si le serveur de messagerie ne renvoie aucune erreur, la sortie présente le statut "Réussie" dans l'onglet Historique de sortie de l'éditeur de commande client Impression intégrée au processus Synthèse La configuration de l'impression par défaut de la solution Cloud de SAP requiert que chaque responsable de l'édition d'un document soit également responsable de l'impression manuelle du document. Si vous voulez qu'un document soit imprimé par un utilisateur autre que le propriétaire du document, ou automatiquement sans intervention du propriétaire du document, vous devez configurer un des scénarios d'impression fournis par la solution. Les administrateurs qui sont autorisés à accéder à la vue Files d'impression du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs peuvent créer d'autres scénarios d'impression. Il leur suffit de créer et de configurer des files d'impression supplémentaires. Ces files d'impression doivent ensuite être référencées dans les options d'impression des documents. Les scénarios d'impression pris en charge se divisent en deux groupes principaux : Impression par propriétaire du document Le propriétaire d'un document est l'utilisateur responsable de l'édition du document. En général, il s'agit du salarié qui a déclenché la sortie du document. Toutefois, les exceptions suivantes s'appliquent : le propriétaire du document des chèques émis est toujours le créateur du chèque et, dans les achats, l'acheteur responsable est toujours le propriétaire du document. Impression centrale automatique ou par utilisateur dédié La figure suivante vous aidera à choisir le scénario qui répond le mieux à vos besoins : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

95 Impression par le propriétaire des documents À l'aide de la vue Tâches d'impression manuelles (scénario 1) Dans ce scénario, chaque propriétaire de documents imprime manuellement ses propres documents. Lorsque l'édition d'un document est déclenchée, le document est envoyé dans la vue Tâches d'impression manuelles de son propriétaire, au niveau du poste de travail Page d'accueil. Le propriétaire ouvre le document dans la vue Tâches d'impression manuelles, puis il l'imprime sur une imprimante locale. Ce scénario vous permet de laisser le propriétaire des documents libre de décider du moment auquel lancer l'impression et de l'imprimante à utiliser. Tous les documents validés par le propriétaire sont mis en file d'attente dans la vue Tâches d'impression manuelles jusqu'à ce que le propriétaire imprime le document et active le statut d'impression Effectué avec succès. L'impression manuelle est la configuration proposée en standard par SAP ; aucune activité de configuration n'est nécessaire de la part de l'administrateur. La file d'impression PAR DÉFAUT est utilisée comme canal de sortie pour tous les documents si aucun canal de sortie alternatif n'est défini. Les propriétaires de documents peuvent accéder à leurs propres documents et les imprimer depuis la vue Tâches d'impression manuelles. Impression centralisée Par un utilisateur dédié (scénario 2) Dans ce scénario, un utilisateur affecté imprime les documents pour le compte de leurs propriétaires. Lorsque l'édition d'un document est déclenchée, le document est envoyé dans la vue Tâches d'impression manuelles de cet utilisateur, au niveau du poste de travail Page d'accueil. Puis, l'utilisateur imprime chaque document manuellement. Ce scénario vous permet d'affecter des tâches d'impression à un salarié dédié responsable de l'impression. Vous pouvez, par exemple, faire en sorte que toutes les factures clients soient imprimées manuellement par un comptable. Ce scénario peut également vous permettre de confier l'impression des documents sensibles, comme les chèques émis, à un salarié de confiance. Pour plus d'informations sur la configuration de ce scénario, voir Configurer l'impression par un utilisateur dédié [Page 105]. À l'aide du gestionnaire d'impression (scénario 3) Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 95

96 Dans ce scénario, les documents sont automatiquement envoyés à des imprimantes prédéfinies. Vous pouvez ainsi configurer des imprimantes par défaut à l'échelle de la société. Les documents qui doivent être imprimés de manière centralisée sont placés dans une file d'impression centrale, puis automatiquement collectés par le gestionnaire d'impression et envoyés vers une imprimante que vous avez définie. Pour utiliser ce scénario, vous devez d'abord installer le gestionnaire d'impression sur votre réseau. Le gestionnaire d'impression sert à établir une connexion entre votre solution SAP Cloud et les imprimantes du réseau. Ce scénario vous permet de configurer une ou plusieurs imprimantes centrales pour différents types de documents. Vous pouvez, par exemple, configurer l'impression automatique de toutes les factures clients sur une imprimante dédiée du service Comptabilité. Ce scénario prend également en charge l'impression des documents sensibles (comme les chèques émis), qui doivent être édités sur une imprimante sûre à l'aide de papier pré-imprimé. Pour plus d'informations sur la configuration de l'impression automatique via le gestionnaire d'impression, voir Configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression [Page 104]. Vous disposez d'un autre scénario qui consiste à installer le gestionnaire d'impression et à l'utiliser depuis un site tiers. Vous pouvez ainsi intégrer vos processus de gestion à ceux de vos partenaires. Vous pouvez, par exemple, imprimer les listes de prélèvement directement sur une imprimante située dans un magasin externe. Conditions préalables à la configuration du scénario Configuration requise pour le scénario d'impression Scénario d'impression Exemple d'utilisation Configuration de l'administrateur requise Configuration de l'utilisateur fonctionnel requise Par défaut : Impression Les documents sont imprimés Non Non manuelle par le propriétaire manuellement par le salarié qui en est des documents (scénario 1) responsable. Vous pouvez utiliser cette option pour permettre à vos salariés de lancer des impressions manuelles, par exemple si vous voulez qu'un acheteur imprime ses propres commandes d'achat. Impression centralisée par un Les documents sont imprimés de manière Oui, l'administrateur Non utilisateur dédié (scénario 2) centralisée par un salarié défini. doit configurer une file Vous pouvez utiliser cette option si vous d'impression et créer voulez qu'un salarié défini puisse lancer des règles de canal de manuellement des impressions de sortie. manière centralisée, notamment si vous utilisez un format spécifique ou une imprimante sécurisée. Tel peut, par exemple, être le cas pour l'impression de factures clients ou de chèques SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

97 Scénario d'impression Exemple d'utilisation Configuration de l'administrateur requise Configuration de l'utilisateur fonctionnel requise Impression centralisée via le Les documents sont imprimés Oui, l'administrateur Non gestionnaire d'impression automatiquement sur une imprimante doit installer le (scénario 3) centrale. gestionnaire Cette option permet de lancer une d'impression, impression centralisée et automatique, configurer une file notamment si vous utilisez un format d'impression et créer spécifique ou une imprimante sécurisée. des règles de canal de Tel peut, par exemple, être le cas pour sortie. l'impression de factures clients ou de chèques Guide de consultation rapide Gestionnaire d'impression Le gestionnaire d'impression sert à établir une connexion entre une solution SAP Cloud et les imprimantes disponibles sur le réseau. Le gestionnaire d'impression est requis pour permettre l'impression automatique des documents sur des imprimantes prédéfinies. Pour utiliser l'impression centrale via le gestionnaire d'impression, vous devez installer le gestionnaire d'impression sur votre réseau. Le gestionnaire d'impression est disponible en tant que service Microsoft Windows pour tous les processus de la solution Cloud de SAP, tant que l'ordinateur fonctionne et que le service n'a pas été arrêté manuellement. Par conséquent, SAP vous recommande de l'installer sur un ordinateur central qui n'est pas utilisé pour la gestion opérationnelle et qui fonctionne en continu ou au moins qui fonctionne au moment où l'impression est requise. Vous devez installer le gestionnaire d'impression plusieurs fois uniquement si vous avez plusieurs réseaux distincts avec des imprimantes que vous voulez utiliser pour l'impression intégrée au processus. Conditions préalables Vous disposez des droits d'administration pour l'ordinateur sur lequel le gestionnaire d'impression doit être installé. Lorsque le gestionnaire d'impression collecte des documents depuis une file d'impression et les envoie à une imprimante, les documents sont temporairement stockés dans un dossier sur l'ordinateur sur lequel le gestionnaire d'impression est installé. Si vous utilisez le gestionnaire d'impression pour imprimer des documents confidentiels, assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à ce dossier. Vous disposez de l'url de votre solution SAP Cloud. Il s'agit du lien à l'écran de connexion qui vous a été fourni par SAP. Vous avez défini au moins une file d'impression et l'avez affectée à un utilisateur d'impression. Pour ce faire, dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. Pour plus d'informations sur la configuration d'une file d'impression, voir Configurer une impression à l'aide du gestionnaire d'impression [Page 104]. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 97

98 Tâches Configurer le gestionnaire d'impression Définir les options de connexion 1. Lancez le gestionnaire d'impression. 2. Dans le menu Options, sélectionnez Proxy pour configurer une connexion à Internet. Vos options de proxy doivent être les mêmes que celles de la configuration requise par votre société pour l'accès à Internet. 3. Dans le menu Options, sélectionnez Utilisateur de type Service. Entrez un utilisateur de type Service pour exécuter le service Windows. Cet utilisateur doit disposer des droits d'administration sur l'ordinateur local et doit être autorisé à accéder à vos imprimantes réseaux. Lorsque ces options sont paramétrées, le service d'impression est lancé et exécuté comme service Microsoft Windows Print Service SAP. En outre, un deuxième service Microsoft Windows est lancé : Print Watcher SAP. Il sert à relancer le service d'impression si celui-ci est arrêté pour une raison quelconque. De cette manière, la disponibilité du service d'impression est garantie même en cas d'arrêt non prévu. Ajouter un système 1. Dans le menu Runtime System, sélectionnez Nouveau pour ajouter une solution SAP Cloud au gestionnaire d'impression. 2. Entrez les informations suivantes : Nom : saisissez un nom pour le système. Protocole : par défaut, le protocole est HTTPS. Hôte : Entrez le nom de l'hôte de votre solution SAP Cloud. Inutile de saisir ou avant le nom de l'hôte. Vous trouverez le nom de l'hôte dans l'url utilisé pour accéder à la solution SAP Cloud. Par exemple : my sapbydesign.com Port : par défaut, le port est 443 pour HTTPS et 80 pour HTTP. Utilisateur : saisissez l'utilisateur d'impression que vous avez créé lors de la configuration des files d'impression dans la vue Files d'impression. Mot de passe : saisissez le mot de passe de l'utilisateur d'impression. 3. Cliquez sur Test pour tester la connexion au système. Si le nom de l'hôte ne peut pas être résolu, vérifiez la zone Hôte ainsi que vos options de proxy et retentez l'opération. 4. Cliquez sur OK. Dès que vous avez ajouté le système, le service d'impression commence à collecter les files d'impression depuis la solution SAP Cloud. Toutes les files d'impression qui ont été affectées à cet utilisateur d'impression sont affichées dans le gestionnaire d'impression. Pour lancer l'impression, vous devez affecter des imprimantes aux files d'impression. Si vous ne voyez pas de files d'impression immédiatement, sélectionnez Contrôler maintenant dans le menu Système d'exécution pour lancer la connexion SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

99 Définir des options d'édition pour une file d'impression 1. Sous Systèmes d'exécution, sélectionnez un système dans la liste. Toutes les files d'impression qui ont été affectées à l'utilisateur d'impression sont affichées. 2. Sous Files d'impression, sélectionnez une file d'impression, puis cliquez sur Options d'édition dans le menu File d'impression. La boîte de dialogue Options d'édition affichée présente les options d'édition suivantes : Envoyer à l'imprimante Si vous sélectionnez cette option, tous les documents sont envoyés à l'imprimante sélectionnée. Vous pouvez également imprimer le même document depuis cinq imprimantes différentes au maximum. Sauvegarder dans fichier Cette option permet de sauvegarder les documents sous forme de fichier dans un répertoire donné. Vous pouvez définir si vous voulez sauvegarder le document au format XML et si les pièces jointes liées doivent être archivées. 3. Sélectionnez l'option d'édition pertinente et cliquez sur OK. Notez que l'imprimante que vous affectez à la file doit prendre en charge la langue de l'imprimante définie dans la file. Vous pouvez consulter ces informations dans la colonne Format de la liste Files d'impression. Ne sélectionnez pas une imprimante nécessitant une intervention de l'utilisateur pour chaque job d'impression. Par exemple, ne sélectionnez pas une imprimante qui exécute l'impression vers un fichier car un utilisateur devrait alors sauvegarder ou traiter le fichier généré à chaque impression d'un document. Dès que les options d'édition pour la file d'impression sont définies, le gestionnaire d'impression commence à collecter et imprimer les documents qui ont été envoyés à cette file. Tester une file d'impression 1. Dans votre solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. 2. Sélectionnez la file d'impression et cliquez sur Traiter. 3. Cliquez sur Impression test. Une page test est envoyée vers l'imprimante définie. La page test contient une phrase test en anglais, en chinois, en français et en allemand. Si vous rencontrez des problèmes, reportez-vous à la section Correction des erreurs ci-dessous. Autres fonctions Réinitialiser les statistiques 1. Sous Systèmes d'exécution, sélectionnez un système. 2. Dans le menu Options, sélectionnez Réinitialiser les statistiques. Toutes les données de statut de document, comme les documents disponibles, récupérés, imprimés et en échec relatifs au système, sont réinitialisées. Consulter les informations de journal 1. Dans le menu Aide, sélectionnez À propos de. 2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez utiliser les liens pour accéder aux informations suivantes : Protocole de document : tous les documents extraits par le gestionnaire d'impression à partir de la solution SAP Cloud. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 99

100 Journal des erreurs : toutes les erreurs. Journal d'impression : journal général du gestionnaire d'impression. 3. Si vous devez fournir des informations de journal plus détaillées pour faciliter la correction d'une erreur, cochez la case Sortie débogage et reproduisez l'erreur. Des informations détaillées de l'erreur sont ajoutées aux fichiers journaux. 4. Si nécessaire, cliquez sur Sauvegarder informations de support pour créer un fichier d'archive contenant toutes les informations de journal que vous pouvez alors joindre à un incident pour le support. Analyse des erreurs Si le message d'erreur "Impossible de récupérer la liste des files d'impression depuis l'exécution (erreur : le nom distant n'a pas pu être corrigé)", est affiché après que vous avez tenté de configurer la connexion à la solution SAP Cloud, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez le système, puis sélectionnez Traiter dans le menu Système d'exécution et vérifiez que la zone Hôte est correctement renseignée. Retentez la connexion. Dans le gestionnaire d'impression, vérifiez que les options de proxy sont gérées correctement. Si le message d'erreur "Impossible d'accorder à l'utilisateur le droit d'exécuter un service via son compte : des droits d'administration sont nécessaires (erreur : échec LookupAccountName() (erreur 1332))" est affiché après que vous avez tenté de saisir ou de modifier l'utilisateur de type Service, sélectionnez Utilisateur de type Service dans le menu Options et vérifiez que l'utilisateur de type Service et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Si le message d'erreur "Échec du test de connexion : le serveur distant retourne une erreur : (401) Non autorisé." s'affiche au moment de tester la connexion au système, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Traiter dans le menu Système d'exécution et vérifiez que l'utilisateur d'impression et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et sorties Files d'impression et vérifiez que l'utilisateur pour l'impression et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Si la connexion fonctionne correctement mais qu'une partie ou la totalité des files d'impression est manquante, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Afficher tout dans le menu déroulant situé au-dessus du volet Files d'impression. Si Afficher files d'impression non affectées est sélectionné, vous ne voyez pas les files d'impression qui ne sont pas encore affectées à une imprimante. Dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et sorties Files d'impression et vérifiez que les files d'impression manquantes ont été affectées au même utilisateur pour l'impression que celui que vous utilisez pour vous connecter au gestionnaire d'impression. Si vous essayez d'affecter une imprimante à une file d'impression et que vous ne trouvez pas l'imprimante que vous cherchez, procédez de la manière suivante : Vérifiez que l'imprimante existe comme imprimante Windows. Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Utilisateur de type Service dans le menu Options et vérifiez que l'utilisateur actuel est autorisé à accéder à l'imprimante. Si un document n'a pas été imprimé alors que son statut dans la solution SAP Cloud est activé sur Réussi, (dans l'historique de sortie du document ou dans la vue Files d'impression) et que le statut dans le gestionnaire d'impression indique que le document est disponible, vérifiez qu'une imprimante a été affectée à la file d'impression dans le gestionnaire d'impression) SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

101 Si un document n'a pas été imprimé alors que son statut dans la solution SAP Cloud est activé sur Réussi, (dans l'historique de sortie du document ou dans la vue Files d'impression) et que le statut dans le gestionnaire d'impression indique que le document a été imprimé, procédez de la manière suivante : Vérifiez que le document n'est pas bloqué dans la file d'impression Windows. S'il l'est, redéclenchez le job d'impression dans la file d'impression Windows. Lorsqu'un document issu de la solution SAP Cloud est transmis à une file d'impression Windows, l'uuid du document est utilisé comme nom de fichier. Pour identifier des documents individuels dans une file d'impression Windows, vous pouvez activer l'affichage de l'uuid dans l'éditeur de files d'impression. Pour ce faire, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression et traitez la file d'impression. Dans les onglets Documents dans la file d'attente et Documents traités, vous pouvez ajouter la colonne masquée UUID à la table en sélectionnant Cet écran dans le menu Personnaliser. Si vous ne pouvez pas redéclencher l'impression depuis la file d'impression Windows, vous pouvez utiliser la fonction de ressoumission dans l'historique de sortie du document ou bien redéclencher la sortie du document directement à partir du document dans la solution SAP Cloud. Bien qu'un document, par exemple la page d'impression test, ait été imprimé, une partie du texte n'est pas lisible ou n'a pas été imprimée. Si votre imprimante ne prend pas en charge une langue spécifique comme le chinois, qui est utilisée dans le document, il se peut que l'imprimante n'ait pas réussi à imprimer correctement une partie ou l'intégralité du contenu. Installez la police manquante sur votre imprimante Historique de sortie Synthèse Lorsqu'un document commercial est édité depuis le système comme sortie intégrée au processus, un enregistrement de chaque sortie est sauvegardé dans l'historique de sortie du document. Vous pouvez consulter l'historique de sortie d'un document afin de vous assurer de sa sortie. Affichage des détails du document Selon votre solution, vous pouvez afficher des détails dans l'onglet Historique de sortie ou Sortie lorsque vous affichez ou traitez un document commercial. Les détails incluent le canal de sortie utilisé (colonne Envoyé par), le statut de la transmission, ainsi que l'heure et la date de soumission du document. Vous pouvez aussi afficher les détails du destinataire, le contenu du document et toutes les pièces jointes éventuellement envoyées au destinataire. Pour afficher le document, cliquez sur le lien dans Nom du document. Si le document a été édité sous forme de copie imprimée, les pièces jointes ne sont pas imprimées. Les statuts d'édition suivants peuvent être affectés à un document : En cours de traitement Le document a été envoyé au canal de sortie défini, mais aucun statut n'a été retourné jusqu'à présent. Erreur Une erreur a été signalée par le canal de sortie auquel le document a été envoyé. Succès Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 101

102 Le canal de sortie a signalé le succès de la sortie, ou un utilisateur a défini manuellement ce statut. C'est le cas, par exemple, si le document a été imprimé manuellement. Notez que ce statut ne garantit pas que la sortie a bien atteint sa destination. Cette absence de garantie tient au fait que la chaîne de sortie peut comporter de nombreuses autres étapes susceptibles d'échouer sans forcément signaler d'erreur. Dans ce contexte, la notion de succès indique que la sortie du document a bien été transmise au composant suivant dans la chaîne de sortie. En attente Ce statut signifie que le document est en attente pour l'un des motifs suivants : informations manquantes, retard ou erreur dans le canal de communication et les jobs d'arrière-plan (impression) ; en cas de fax, d'impression ou d' incomplet, l'élément concerné n'est pas livré au destinataire. Resoumettre un document Si vous devez renvoyer un document pour une raison donnée (par exemple, un partenaire a reçu une copie papier d'un document par courrier, mais souhaite aussi en recevoir une copie électronique par ), vous pouvez resoumettre le document. Pour ce faire, cliquez sur Resoumettre et modifiez les options d'édition. Vous pouvez également indiquer que le document à resoumettre doit contenir un filigrane montrant qu'il s'agit d'un doublon. Pour pouvoir resoumettre le document, son statut doit être activé sur Effectué avec succès. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Activer sur "Effectué correctement" puis sur Resoumettre. Traitement des erreurs En cas d'erreur, cliquez sur le lien dans la colonne Statut afin d'accéder directement à l'écran Erreurs de sortie et d'y traiter l'erreur en question. Pour plus d'informations sur le traitement des erreurs de sortie, voir Tâche : Corriger une erreur de sortie [Page 303]. Si le statut indique Erreur alors que vous avez déjà résolu le problème, vous pouvez activer manuellement le statut Effectué avec succès. L'onglet Historique de sortie ou Sortie permet aux administrateurs de télédécharger les données XML pour la sortie du document sélectionné. Elles peuvent alors servir de données échantillons pour l'adaptation de formulaires. Pour plus d'informations sur les sorties, voir Gestion des sorties dans l'espace Aide de votre solution Délais de conservation des documents Délais de conservation En règle générale, l'historique de sortie d'un document PDF est conservé dans le système aussi longtemps que le document correspondant reste dans le système. Cependant, pour certains documents, les données utilisées pour créer le document PDF sont supprimées après une période de 30 jours ou d'une année. Les tables ci-dessous fournissent la durée de conservation des historiques de sortie en fonction du groupe de modèles de formulaires. Selon votre solution, les documents ne sont pas tous pertinents SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

103 Pour les groupes de modèles de formulaires suivants, les entrées des historiques de sortie et les objets liés sont supprimés. Les entrées des historiques de sortie ne sont plus visibles. Délais de conservation : Historiques de sortie et objets liés supprimés Groupe de modèles de formulaires Effets à payer Effets à recevoir Bordereau de remise de chèque Chèque émis Avis de remise Délai de conservation de données PDF 30 jours 30 jours 30 jours 30 jours 30 jours Pour les groupes de modèles de formulaires suivants, les données de sortie, les données d'erreur de sortie et tous les documents PDF pouvant être stockés sont supprimés de l'historique de sortie. Vous pouvez toujours afficher l'historique de sortie mais vous ne pouvez plus réaliser les actions suivantes, par exemple resoumettre. Délais de conservation : Données supprimées de l'historique de sortie Groupe de modèles de formulaires Tâche de contrôle final Demande de facture Étiquette contenu mixte Liste de mouvements Ordre de production Tâche de production Étiquette produit avec numéro de série Tâche d'approvisionnement de production Étiquette de contenu uniforme Étiquette pour contenu non spécifié Délai de conservation de données PDF 30 jours 2 ans 30 jours 1 an 1 an 1 an 30 jours 1 an 30 jours 30 jours Calcul des délais de conservation Pour les documents dont le délai de conservation est d'un an, ce délai est calculé sur la base de l'année de création du document et non pas sur la base de la date exacte de création. Pour un document créé le 1er septembre de l'année en cours, par exemple, le délai de conservation est calculé en ajoutant le nombre d'années de conservation à la date du 31 décembre de l'année en cours. Dans cet exemple, le document sera conservé jusqu'au 31 décembre de l'année suivante. Voir aussi Historique de sortie [Page 101] Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 103

104 7.1.3 Tâches Configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression Synthèse Pour configurer l'impression à l'aide du gestionnaire d'impression, les administrateurs doivent créer une file d'impression, installer et configurer le gestionnaire d'impression et adapter les options de sortie du document pour référencer la nouvelle file d'impression. Pour utiliser l'impression centrale via le gestionnaire d'impression, vous devez installer le gestionnaire d'impression sur votre réseau. Le gestionnaire d'impression est disponible en tant que service Microsoft Windows pour tous les processus de la solution Cloud de SAP, tant que l'ordinateur fonctionne et que le service n'a pas été arrêté manuellement. Par conséquent, SAP vous recommande de l'installer sur un ordinateur central qui n'est pas utilisé pour la gestion opérationnelle et qui fonctionne en continu ou au moins qui fonctionne au moment où l'impression est requise. Si vous disposez d'un autre réseau avec des imprimantes que vous voulez utiliser pour l'impression intégrée au processus, vous devez installer un gestionnaire d'impression distinct sur ce réseau. Procédure 1. Créer une file d'impression La file d'impression sert à collecter les documents qui doivent être imprimés par le gestionnaire d'impression. Pour autoriser l'accès à ces documents par le gestionnaire d'impression, un utilisateur d'impression doit être affecté à la file d'impression. a. Accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. b. Dans la vue Files d'impression, cliquez sur Créer pour créer une file d'impression. c. Dans la boîte de dialogue Nouvelle file d'attente, procédez comme suit : 1. Entrez un ID et un nom de file d'attente. Il est recommandé de donner à la file d'attente un ID significatif tel que le nom de l'imprimante réseau que vous utiliserez pour l'impression. 2. Sélectionnez une langue pour l'imprimante. Pour obtenir la liste des langues d'imprimante prises en charge, voir Guide de consultation rapide Files d'impression. 3. Dans la liste déroulante Utilisation de la file d'attente, sélectionnez Impression centrale via le gestionnaire d'impression. 4. Créez et affectez un utilisateur d'impression ou affectez un utilisateur d'impression, si un tel utilisateur est disponible. L'utilisateur d'impression est requis par le gestionnaire d'impression pour un accès sécurisé à la file d'impression. En règle générale, vous ne devez créer qu'un seul utilisateur d'impression par gestionnaire d'impression, sauf si vous avez des besoins en autorisations complexes SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

105 N'utilisez pas un utilisateur d'impression que vous utilisez déjà dans une autre installation de gestionnaire d'impression. Notez également que l'utilisateur d'impression ne peut pas être un utilisateur fonctionnel existant ; vous devez créer un nouvel utilisateur qui n'est utilisé que par le gestionnaire d'impression. 5. Sauvegardez vos modifications. 2. Installer et configurer le gestionnaire d'impression Le gestionnaire d'impression sert à établir une connexion entre une solution Cloud de SAP et les imprimantes disponibles sur le réseau. Le gestionnaire d'impression est un composant supplémentaire qui doit être installé sur votre réseau pour permettre l'impression centrale des documents sur des imprimantes prédéfinies. a. Pour télédécharger le gestionnaire d'impression, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Centre de télédéchargement. Suivez les instructions de l'assistant à l'installation. Il est recommandé d'installer le gestionnaire d'impression sur un ordinateur central qui peut accéder à toutes les imprimantes sur lesquelles vous voulez imprimer et qui s'exécute en permanence ou au moins pendant les heures ouvrées. Par exemple, si vous disposez d'un serveur d'imprimante, le gestionnaire d'impression pourrait être installé sur cet ordinateur. b. Configurez le gestionnaire d'impression et affectez une imprimante à la file d'impression. Pour plus d'informations sur la configuration du gestionnaire d'impression et l'affectation d'imprimantes, voir Guide de consultation rapide Gestionnaire d'impression [Page 97]. 3. Adapter les options de sortie Vous pouvez créer les règles de détermination du canal de sortie pour définir à quel moment les documents doivent être envoyés à la file d'attente du gestionnaire d'impression que vous avez créée dans les étapes précédentes. Pour plus d'informations, voir Options de sortie intégrée au processus [Page 116]. a. Accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Sélection du canal de sortie. b. Dans la vue Sélection du canal de sortie, sélectionnez un document commercial et créez une règle de détermination du canal de sortie pour définir à quel moment la file d'impression doit être utilisée comme canal de sortie. Pour plus d'informations sur les règles de détermination du canal de sortie, voir Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie [Page 118] Configurer une impression par un utilisateur dédié Synthèse Vous pouvez créer une file d'impression et l'affecter à un utilisateur responsable de l'impression de tous les documents envoyés à cette file d'impression. L'utilisateur affecté reçoit les documents dans sa vue Tâches d'impression manuelle. Procédure 1. Accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 105

106 2. Dans la vue Files d'impression, cliquez sur Créer pour créer une file d'impression. 3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle file d'impression, procédez comme suit : a. Entrez un ID et un nom de file d'impression. b. Sélectionnez une langue pour l'imprimante. c. Dans la liste déroulante Utilisation de la file d'attente, sélectionnez Impression centrale par utilisateur dédié. d. Entrez un ID utilisateur dans la zone Affecté à pour affecter l'utilisateur responsable de l'impression de la file d'impression. Il s'agit de l'identifiant de l'utilisateur fonctionnel dans la solution Cloud. e. Sauvegardez vos modifications. 4. Accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Sélection du canal de sortie. 5. Dans la vue Sélection du canal de sortie, sélectionnez un document commercial et créez une règle de détermination du canal de sortie pour définir à quel moment la file d'impression doit être utilisée comme canal de sortie. Pour plus d'informations sur les règles de détermination du canal de sortie, voir Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie [Page 118]. Résultat Lorsqu'un document est envoyé dans cette file d'impression, il est mis en attente dans la vue Tâches d'impression manuelle de l'utilisateur affecté. Pour imprimer le document, l'utilisateur passe à Page d'accueil Travail Tâches d'impression manuelle. Il sélectionne alors le document et clique sur Afficher pour l'ouvrir dans Adobe Reader. À l'aide des fonctions intégrées d'adobe Reader, l'utilisateur peut imprimer le document. 7.2 Vue Files d'attente des fax et des s Guide de consultation rapide Files d'attente des fax et des e- mails La vue Files d'attente des s et des fax permet aux administrateurs de gérer tous les documents sortis par fax et . Elle présente tous les jobs en attente de traitement ou déjà traités ainsi que leur statut. Un job peut avoir l'un des statuts suivants : En attente Le job n'a pas encore été traité. En cours de traitement Le job est en cours de traitement. Suspendu Le job a été mis en attente manuellement, par exemple parce qu'une erreur technique est en cours de correction. Échec SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

107 Une erreur est survenue lors du traitement du job. Pour en connaître la cause, sélectionnez le document dans la liste. Une description de l'erreur est affichée sous Détails de sortie. Terminé Le job a été traité et le document envoyé par ou fax. Si une erreur se produit, une tâche d'erreur de sortie est créée et envoyée au propriétaire du document, qui peut afficher les tâches sous Page d'accueil Travail Corbeille d'arrivée. Les administrateurs peuvent également reprendre et résoudre une tâche appartenant à un autre utilisateur. Selon votre solution, vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur sous Gestion des entrées et des sorties. Contexte de gestion Gestion des sorties La gestion des sorties comprend toutes les activités relatives à la sortie des documents au format impression, e- mail ou fax. Les documents basés sur des formulaires peuvent être édités sur une base ad hoc ou comme partie intégrée à un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des sorties dans l'espace Aide de votre solution. Tâches Supprimer un job 1. Dans la vue Files d'attente des fax et des s, sélectionnez un job avec le statut En attente, Suspendu ou Échec. 2. Cliquez sur Supprimer. Le job est supprimé. Relancer un job 1. Dans la vue Files d'attente des fax et des s, sélectionnez un job avec le statut Échec. 2. Cliquez sur Relancer. Le job est renvoyé à l'adresse ou au numéro de fax du partenaire. Suspendre un job 1. Dans la vue Files d'attente des fax et des s, sélectionnez un job avec le statut Dans la file d'attente. 2. Cliquez sur Suspendre. Le job est suspendu jusqu'à ce que vous le repreniez manuellement. Reprendre un job 1. Dans la vue Files d'attente des fax et des s, sélectionnez un job avec le statut Suspendu. 2. Cliquez sur Reprendre. Le document est envoyé au canal de sortie défini dans ses options de sortie. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 107

108 7.2.2 Contexte de gestion Configuration : Options d' s et de fax Synthèse Ce document contient des détails et des instructions relatifs aux options de configuration. Ces options sont en principe paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Pour accéder à cette activité, allez à la vue Configuration de gestion Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée puis l'activité concernée dans la liste des activités. L'activité Options d' s et de fax vous permet de définir les options générales des canaux de sortie " " et "fax". Ces canaux sont utilisés dans le cadre de la sortie intégrée au processus pour l'envoi automatique de documents commerciaux aux partenaires. Notez que si vous n'avez pas activé le canal de sortie "fax" dans la configuration de votre solution, alors les options de fax ne sont pas visibles dans cette activité. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous que l'entrée Gestion des processus de gestion Gestion des entrées/sorties intégrée au processus est bien sélectionnée dans Communication et échange d'informations. À l'étape Questions, développez l'élément Communication et échange d'informations et sélectionnez Gestion des processus de gestion. Sélectionnez ensuite Gestion des entrées/sorties intégrée au processus et répondez à la question relative au canal de sortie "fax". Domaines de messagerie expéditeurs autorisés Lorsqu'un est envoyé automatiquement à l'un des vos partenaires, l'adresse de l'expéditeur doit appartenir à un domaine de messagerie autorisé. Si ce n'est pas le cas, l' n'est pas envoyé. Cette règle vise à empêcher le mauvais usage d'adresses non souhaitées. Les adresses des expéditeurs sont déterminées différemment en fonction du processus de gestion sousjacent de chaque document. En général, l'adresse utilisée est celle du responsable du document. Cette adresse est gérée dans les détails personnels du salarié. Si elle n'appartient pas à un des domaines listés ici, le salarié ne pourra pas envoyer d' s automatiques. Adresse de l'expéditeur par défaut Vous pouvez aussi indiquer une adresse d'expéditeur par défaut à utiliser si aucune adresse d'expéditeur ne peut être déterminée par le système. Si vous n'indiquez pas cette donnée, l'adresse utilisée est l'adresse d'expéditeur par défaut SAP. Fax via Pour utiliser Fax via comme canal de sortie, vous devez avoir accès à un service de fax qui peut convertir des s et les envoyer comme fax SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

109 Ce service de fax doit pouvoir recevoir des s envoyés depuis la solution SAP Cloud. L'adresse d'expéditeur de l'enveloppe de l' envoyé au service de fax depuis la solution SAP Cloud se présente toujours au format du système>, où <domaine du système> est le domaine de votre système. Par exemple, pour un système dont l'url est l'adresse d'expéditeur de l'enveloppe sera Assurez-vous que votre prestataire de services de fax accepte les fax provenant de cette adresse. Contactez votre prestataire de services pour plus d'informations sur le format d'adresse requis pour intégrer le numéro de fax. Ce dernier est toujours représenté par un signe dollar $. Envoi d' s et de fax dans un système non productif Si vous utilisez un système non productif, tel qu'un système de test, vous pouvez entrer une adresse ou un numéro de fax alternatif auquel tous les s et fax de test sont envoyés. Vous évitez ainsi l'envoi accidentel d' s et de fax à des partenaires réels. Si vous n'utilisez aucun système non productif actuellement, SAP vous recommande néanmoins d'indiquer une adress ou un numéro de fax de test pour le cas où vous demanderiez un système de test ultérieurement. Voir aussi Gestion des sorties [Page 92] 7.3 Vue Saisie de fichiers Guide de consultation rapide Saisie de fichiers En tant qu'administrateur, la saisie de fichiers vous permet de créer et de planifier des exécutions en masse pour le téléchargement de fichiers depuis vos systèmes externes. Si votre système n'inclut pas toutes les zones disponibles dans votre solution Cloud, vous pouvez planifier des cycles réguliers pour importer des données fournies sous la forme de fichiers et provenant d'autres systèmes. Selon votre solution, vous pouvez accéder à la vue Saisie de fichiers à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou du poste de travail Administrateur. Contexte de gestion Saisie de fichiers Grâce au processus de saisie de fichiers, les documents commerciaux contenant des fichiers à importer n'ont pas besoin de fonctionnalité spécifique. Pour plus d'informations, voir Saisie de fichiers [Page 113]. Scénarios de saisie de fichiers Les fichiers que vous pouvez télécharger dépendent de la solution Cloud que vous possédez. Pour voir les fichiers que vous pouvez télécharger, consultez la section Scénarios de saisie de fichiers dans l'espace Aide de votre solution. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 109

110 Tâches Préparer vos fichiers pour un cycle de saisie de fichiers Télédéchargez les fichiers de votre système dans le format XML approprié. En fonction du type de fichiers que vous importez dans la solution, vous devrez utiliser le schéma XML approprié pour que l'importation se déroule correctement. Vous trouverez des exemples de schémas XML sur le site SAP Business Center sous Ressources supplémentaires. Vous pouvez formater les fichiers à importer en utilisant l'un des exemples de schémas XML comme modèle. Vous devez vous connecter à Business Center pour afficher la documentation. Pour les factures fournisseurs, il ne faut pas de fichier XML, mais deux fichiers créés à partir d'une facture numérisée : une image (de préférence au format PDF) et un fichier texte (au format TXT, RTF ou DOC). Pour ouvrir le dossier WebDAV qui donne accès aux fichiers sur le serveur d'applications du fournisseur de services, vous pouvez utiliser la solution Cloud ou les opérations disponibles dans votre système d'exploitation. Si vous n'avez que quelques fichiers à télécharger, vous pouvez utiliser votre solution Cloud. Dans la vue Saisie de fichiers, vous pouvez télécharger des fichiers issus d'autres systèmes en les sélectionnant manuellement : 1. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Saisie de fichiers puis la sous-vue Fichiers non traités. 2. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir une boîte de dialogue permettant d'ajouter les fichiers. 3. Indiquez des critères de téléchargement en sélectionnant l'interface de service pertinente. 4. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger. Le nom du fichier est maintenant visible. 5. Cliquez sur OK pour télécharger ce fichier dans le dossier WebDAV. Votre fichier est alors visible dans la liste des fichiers non traités. Vous pouvez également supprimer des fichiers du dossier WebDAV en utilisant votre solution Cloud. 1. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Saisie de fichiers puis la sous-vue Fichiers non traités. 2. Sélectionnez la ligne contenant le fichier à supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer puis de nouveau sur Supprimer pour confirmer la suppression du fichier du dossier WebDAV. Vous pouvez vérifier votre dossier WebDAV directement dans la liste des fichiers non traités : les liens des fichiers de réception et de sortie sont affichés en bas de la page. Ces vues servent uniquement à afficher les fichiers, pas à les traiter. Si vous devez télécharger un grand nombre de fichiers, vous pouvez accéder au dossier WebDAV par le biais de votre système d'exploitation : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

111 Si vous montez un dossier WebDAV au moyen de l'explorateur Windows, aucune lettre de lecteur n'est affectée au dossier au niveau du système d'exploitation. Cela empêche les programmes externes de copier des fichiers en provenance ou à destination de ce dossier. Vous pouvez faire appel à un logiciel externe pour affecter une lettre de lecteur aux dossiers WebDAV. 1. Mappez un répertoire réseau sur le système d'exploitation de votre client local (Windows Explorer) et, selon votre système, indiquez l'adresse en tant que site Web, emplacement réseau ou site FTP. Dans la barre d'adresse, entrez l'url du dossier WebDAV. Le format de l'url du dossier WebDAV utilisé pour la saisie de fichiers est du type : http(s)://server:port/sap/ ap/fileio/docs/in. Copiez l'url de votre solution Cloud, par exemple : portal. Supprimez le suffixe irj/portal et remplacez-le par sap/ap/fileio/docs/in. Par exemple, si l'url de votre système est entrez l'url Connectezvous en utilisant votre nom d'utilisateur pour la solution. Vous pouvez à présent voir le serveur d'application du prestataire de services par le biais du dossier WebDAV. Sauvegardez l'adresse de l'url du dossier WebDAV afin de pouvoir facilement le retrouver. 2. Copiez vos fichiers dans le dossier WebDAV approprié, dont le nom est dérivé de l'interface de service de réception. À ce stade, le système place chaque document XML pour l'échange de fichiers dans son format d'origine au sein d'un document commercial. Les documents commerciaux qui figurent dans le dossier WebDAV ont le statut Non lancé avant le cycle de saisie de fichiers et En cours de traitement lors du cycle. 3. Vous pouvez modifier dans le dossier WebDAV les fichiers XML dotés du statut Non lancé à l'aide d'un éditeur XML prenant en charge l'utilisation d'un dossier WebDAV. Si votre éditeur ne prend pas en charge l'utilisation d'un dossier WebDAV, vous pouvez copier le fichier dans un dossier local pour le modifier. Les documents commerciaux sont créés et sauvegardés dans le serveur d'application du prestataire de services. Ils peuvent à présent être importés. À l'issue de l'exécution en masse, le statut de chaque document commercial est défini sur Réussi ou Échec. Si le cycle a été exécuté correctement, le fichier disparaît de la vue Fichiers non traités et du dossier WebDAV. En cas d'échec, le fichier reste dans la liste et vous pouvez consulter les résultats dans le journal des applications du cycle de saisie de fichiers en question. Créer un cycle de saisie de fichiers La vue Saisie de fichiers vous permet d'importer des fichiers d'autres systèmes. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Saisie de fichiers. 1. Cliquez sur Créer pour ouvrir l'éditeur Cycle de saisie de fichiers. 2. Entrez un ID ainsi qu'une description pour le cycle. Il s'agit d'une description textuelle du cycle, par exemple, Exécution en masse 001 Facture client - Numéro de compte. 3. Indiquez des critères de sélection en sélectionnant le code d'interface de service pertinent : Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 111

112 Le cas échéant, le centre de services SAP peut vous aider à intégrer un autre type de donnée. Accédez à Business Center, sélectionnez Marketplace Get Services Overview, puis cliquez sur Integration Services. 4. En haut de l'éditeur Cycle de saisie de fichiers, cliquez sur Sauvegarder et Fermer pour revenir à la vue Saisie de fichiers. Vous pouvez combiner ces deux actions en cliquant sur Sauvegarder et fermer. Vous pouvez activer le cycle dès maintenant ou ultérieurement, juste avant sa planification. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Activer pour activer le cycle. Le nouveau cycle de saisie de fichiers a été créé et sauvegardé dans le système. Planifier un cycle de saisie de fichiers Un cycle doit être actif et planifié pour l'exécution dans le système. Dans la vue Jobs d'arrièreplan, vous pouvez décider d'exécuter immédiatement le cycle sélectionné. Vous pouvez aussi indiquer une date et une heure futures ou planifier l'exécution après une instance particulière d'un cycle ou d'un job. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Saisie de fichiers. Si votre cycle n'a pas le statut Actif, sélectionnez Cycles en préparation dans la liste Afficher. Sélectionnez votre cycle, cliquez sur Actions et sélectionnez Activer. 1. Dans la liste Afficher, sélectionnez Actif pour afficher tous les cycles actifs. Sélectionnez le cycle à exécuter puis cliquez sur Planifier pour ouvrir l'éditeur Planifier job. 2. Sous Planification, sélectionnez l'option pertinente pour planifier le cycle : Pour exécuter le cycle de suite, cliquez sur Lancer immédiatement. Cliquez sur Exécuter après job et sélectionnez le job. Le cycle sera exécuté immédiatement après l'exécution du job spécifié. Cliquez sur Exécution individuelle pour définir une date et une heure pour le cycle. Cliquez sur Périodicité pour exécuter le cycle à intervalles réguliers. Sélectionnez la périodicité (journalière, hebdomadaire ou mensuelle, par exemple) et entrez les variables nécessaires. Dans la vue Saisie de fichiers, vous pouvez également exécuter le cycle immédiatement. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Exécuter immédiatement pour exécuter le cycle immédiatement. 3. Sauvegardez la planification SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

113 7.3.2 Contexte de gestion Saisie de fichiers Synthèse Grâce au processus de saisie de fichiers, les documents commerciaux contenant des fichiers à importer n'ont pas besoin de fonctionnalité spécifique. Lors d'un cycle, tous les fichiers du même type sont importés, par exemple, les factures clients. Le cycle de saisie de fichiers collecte les fichiers téléchargés et envoie les documents commerciaux qui s'y trouvent à l'interface de service adéquate via la communication d'application à application (A2A). Un cycle de saisie de fichiers doit avoir le statut Actif et doit être planifié pour l'exécution dans le système. Pour modifier le statut d'un cycle, sélectionnez le cycle, cliquez sur Actions et sélectionnez Activer. Vous pouvez indiquer que le cycle doit être exécuté immédiatement comme job, planifier son exécution régulière à une heure définie ou le planifier après un job spécifique. Pour voir la liste des cycles de saisie de fichiers planifiés comme jobs, cliquez sur Afficher jobs. Vous pouvez replanifier, valider, rappeler et annuler les jobs et également consulter l'historique d'un job. La vue Saisie de fichiers est paramétrée uniquement pour la saisie de fichiers, et non pour l'exportation. Si nécessaire, le SAP Cloud Service Center peut vous aider à intégrer un autre type de fichier. Pour plus d'informations, accédez au Business Center, sélectionnez votre solution sous les solutions métier et consultez la rubrique Adapter & Développer. Pour voir les types de cycles de saisie de fichiers que vous pouvez créer et traiter, voir Scénarios de saisie de fichiers dans l'espace Aide de votre solution SAP Cloud. Conditions préalables Pour utiliser le cycle de saisie de fichiers, vous devez fournir les fichiers au format XML. Avant d'exécuter le cycle, vous devez télécharger les fichiers depuis vos autres systèmes dans le serveur d'application du prestataire de services à l'aide du dossier WebDAV. Vous disposez de deux options pour télécharger les fichiers dans votre solution Cloud de SAP : Avec une solution Cloud de SAP Vous pouvez utiliser cette option pour des fichiers isolés à traiter ponctuellement. Les fichiers sont téléchargés manuellement par l'utilisateur. Avec un dossier WebDAV Cette option permet d'effectuer des téléchargements en masse et des transports automatiques d'un système externe vers la solution Cloud de SAP. Vous pouvez télécharger les fichiers si vous avez mappé le dossier WebDAV pour votre scénario et le canal de sortie. Le format de l'url du dossier WebDAV pour la saisie de fichiers est http(s)://server:port/sap/ a1s/cd/fileio/docs/in Le format de l'url du dossier WebDAV pour la sortie de fichiers est http(s)://server:port/sap/ a1s/cd/fileio/docs/out Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 113

114 Si vous utilisez la deuxième option, vous pouvez créer un utilisateur technique. Cet utilisateur peut être utilisé dans tous les scénarios et présente l'avantage de ne jamais voir son mot de passe expirer. Pour créer un utilisateur technique, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur, en fonction de votre solution. Sélectionnez ensuite sorties Gestion des entrées et des Accords de communication. Cliquez sur Créer, puis sélectionnez le scénario Accéder aux documents via WebDAV dans la liste des scénarios. Pour plus d'informations sur la création d'un accord de communication, voirguide de consultation rapide Accords de communication [Page 131]. Vérifier les cycles de saisie de fichiers exécutés Vous pouvez afficher la liste des cycles de saisie de fichiers qui ont été créés. Pour voir les détails de chaque cycle, sélectionnez le cycle, puis Données générales. Pour voir le statut de chaque exécution d'un cycle de saisie de fichiers, sélectionnez le cycle, puis Détails de l'exécution. Cliquez sur ID journal des applications pour ouvrir le journal des applications, où figurent les détails et les résultats de chaque cycle. L'application consigne les erreurs de sélection et de traitement de fichier ultérieur. Traitement des erreurs de réception Lors d'un cycle de saisie de fichiers, les messages XML contenus dans le fichier sont fournis à l'interface de service de réception appropriée. Si une erreur se produit lors du traitement des messages entrants, le même traitement des erreurs que pour les messages des autres sources s'applique. Les options suivantes sont disponibles pour suivre et gérer les erreurs de réception. Si une erreur se produit lors du téléchargement du fichier d'origine vers le serveur d'application du prestataire de services, un message d'erreur est envoyé au client du dossier WebDAV et affiché dans la solution Cloud de SAP, dans le journal des applications lors du traitement du fichier par le cycle de saisie de fichiers. Si des erreurs se produisent sur les messages entrants, elles s'affichent dans la vue Erreurs de communication dans les processus, ou une tâche BTM est créée et affectée à l'utilisateur responsable du traitement des messages entrants. Cette personne peut varier en fonction de l'utilisateur qui télécharge le fichier. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Erreurs de communication dans les processus. Exemple Jack Goldblume, administrateur informatique chez Akron Heating Technologies Inc., utilise une solution SAP Cloud qui inclut les composants financiers, mais a recours à un autre système pour la gestion de la relation client. Jack doit SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

115 importer les informations de gestion de la relation client dans la solution. Il utilise le dossier WebDAV pour télécharger les fichiers sur le serveur d'application du prestataire de services. En fonction de la solution, il passe au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur et sélectionne Saisie de fichiers. Il crée une exécution en masse qui indique les fichiers du serveur d'application du prestataire de services. Il planifie ensuite le nouveau cycle pour une exécution à 3 h du matin. Dans tous les cas, les documents commerciaux doivent être traités dans des systèmes externes. Il peut s'agir d'un système CRM externe dans lequel vous effectuez toutes vos activités de vente, ou d'un système de CAO du bureau d'études, tandis que votre service financier utilise une solution SAP Cloud. Vous devez vous assurer que toutes les données pertinentes des systèmes externes sont disponibles dans tous les systèmes, que tous vos processus de gestion sont cohérents et qu'ils fonctionnent sans interruption. Pour automatiser les interfaces entre la solution Cloud de SAP et les systèmes externes, la saisie de fichiers peut vous aider à exécuter correctement le transfert de vos données commerciales depuis les systèmes externes vers la solution, et inversement. 7.4 Vue Sélection de modèles de formulaires Guide de consultation rapide Sélection de modèles de formulaires La vue Sélection de modèles de formulaires permet aux administrateurs de créer des règles de détermination du modèle de formulaire à utiliser pour la sortie d'un document commercial sous certaines conditions. SAP fournit une affectation par défaut des modèles de formulaires aux documents. Si vous créez des modèles, vous devez créer une règle de modèle de formulaire pour définir quand les modèles sont utilisés. Vous pouvez définir une règle de modèle de formulaire qui s'applique à toutes les instances du document commercial sélectionné ou utiliser les paramètres fournis pour créer des règles plus complexes. Si vous créez plusieurs règles pour un même document, vous devez définir l'ordre à respecter. Les règles sont traitées dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la table jusqu'à ce qu'une règle satisfaisant les conditions soit trouvée. Vous devez par conséquent saisir les règles spécifiques en haut de la liste et les règles génériques en bas. Si vous créez une règle et que vous laissez un paramètre vide, celui-ci est considéré comme générique, et toute valeur est considérée comme remplissant la condition. Notez que dans certains cas, un document commercial représente un groupe de types de documents liés. Par exemple, le document commercial Facture client comprend les factures, les avoirs, les factures de correction et les acomptes. Selon votre solution, vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur sous Gestion des entrées et des sorties. Contexte de gestion Gestion des sorties La gestion des sorties comprend toutes les activités relatives à la sortie des documents au format impression, e- mail ou fax. Les documents basés sur des formulaires peuvent être édités sur une base ad hoc ou comme partie intégrée à un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des sorties dans l'espace Aide de votre solution. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 115

116 Formulaires Les modèles de formulaires permettent de définir le contenu et la mise en forme des documents pouvant être édités via le système. Pour plus d'informations, voir Formulaires [Page 210]. Tâches Créer une règle de modèle de formulaire 1. Dans la vue Sélection de modèles de formulaires, sélectionnez le document commercial pour lequel vous souhaitez créer une règle de modèle de formulaire dans la liste déroulante Afficher règles pour et cliquez sur Lancer. 2. Cliquez sur Créer. L'activité Créer règle de modèle de formulaire apparaît. 3. Sélectionnez un modèle de formulaire dans la liste déroulante Modèle de formulaire. 4. Sous Options de paramètres, entrez les paramètres pour lesquels cette règle doit s'appliquer. Les paramètres disponibles dépendent du document commercial que vous avez sélectionné. Ces paramètres déterminent le moment où le modèle de formulaire sélectionné à l'étape précédente sert à produire le document. Si vous ne renseignez pas un des paramètres, celui-ci est considéré comme générique. 5. Sauvegardez vos modifications. Notez que vous devrez peut-être modifier l'ordre dans lequel les règles de canal de sortie sont appliquées afin que la règle soit appliquée correctement. Voir Modifier la séquence des règles de modèle de formulaire ci-dessous. Modifier l'ordre des règles de modèle de formulaire 1. Dans la vue Sélection de modèles de formulaires, sélectionnez le document commercial pour lequel vous souhaitez modifier l'ordre des règles de modèle de formulaire dans la liste déroulante Afficher règles pour et cliquez sur Lancer. 2. Cliquez sur Modifier la séquence. 3. Dans l'écran Modifier la séquence, utilisez les boutons Décaler vers le haut et Décaler vers le bas pour modifier la séquence des règles. Les règles sont traitées dans leur ordre d'apparition dans la liste. Ainsi, il est pertinent de placer les règles les plus spécifiques en haut de la liste. 4. Sauvegardez vos modifications Contexte de gestion Options de sortie intégrée au processus Synthèse Vous pouvez configurer, à différents niveaux, les options d'édition utilisées pour la sortie intégrée au processus des documents. Vous pouvez définir ces options pour chaque type de document commercial, pour un partenaire SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

117 spécifique ou, individuellement, pour une instance de document commercial. Ces options sont utilisées pour déterminer le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser pour l'édition d'un document. Règles du canal de sortie et du modèle de formulaire Les règles du canal de sortie et du modèle de formulaire permettent de sélectionner le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser pour une combinaison donnée de document et de paramètres que vous avez définie. Vous pouvez, par exemple, indiquer que, pour le service A, toutes les demandes d'offre doivent être envoyées par fax, alors qu'elles doivent être envoyées par pour tous les autres services. Vous pouvez également définir une règle similaire pour le modèle de formulaire à utiliser dans chaque cas. Cela vous permet, par exemple, de définir un canal de sortie par défaut ou un modèle de formulaire pour chaque document commercial ainsi que de définir plusieurs canaux de sortie alternatifs et des modèles de formulaire pour les exceptions. Selon votre solution, vous pouvez définir des règles pour les canaux de sortie et les modèles de formulaires à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur sous Gestion des entrées et des sorties. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie [Page 118] et Guide de consultation rapide Sélection du modèle de formulaire [Page 115]. Options d'édition spécifiques au partenaire Les options d'édition spécifiques au partenaire vous permettent de définir la façon dont les documents commerciaux sont envoyés à vos comptes ou vos fournisseurs. Ces options sont prioritaires sur les règles de détermination du canal de sortie et de modèle de formulaire. Pour définir ces options, procédez comme suit : Dans le poste de travail Partenaires, sélectionnez la vue Comptes. Sélectionnez un compte, puis sélectionnez Général dans le menu Traiter. Passez à la section Collaboration de l'onglet Communication. Dans le poste de travail Partenaires, sélectionnez la vue Fournisseurs. Sélectionnez un fournisseur, puis sélectionnez Général dans le menu Traiter. Passez à la section Collaboration de l'onglet Communication. Dans la section Collaboration, vous pouvez consulter tous les documents valides pour le partenaire sélectionné. Vous pouvez soit définir un canal de sortie valide pour tous les documents commerciaux appartenant à ce partenaire, soit indiquer un canal de sortie pour un ou plusieurs documents commerciaux individuels. Pour les comptes, vous pouvez également définir un modèle de formulaire pouvant être utilisé à la place du modèle de formulaire par défaut. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Comptes et Guide de consultation rapide Fournisseurs. Options d'édition d'une instance de document commercial Les utilisateurs peuvent modifier les options d'édition des documents commerciaux qu'ils sont autorisés à traiter avant la transmission du document pour la sortie intégrée au processus. Ces options sont uniquement valides pour la prochaine édition du document actuel et annulent toute autre option ayant été définie pour le type de document ou le partenaire. Les utilisateurs peuvent traiter les options d'édition du document en sélectionnant Traiter options d'édition à partir du menu Vous pouvez également. Cette option est habituellement disponible lors du traitement d'un document commercial. Prenons l'exemple d'un salarié qui veut s'assurer qu'un partenaire reçoive un document le plus rapidement possible. Plutôt que d'utiliser le canal de sortie par défaut, l'impression, qui impliquerait l'envoi du document par la poste, le salarié décide de remplacer les options d'édition existantes et d'envoyer le document par . Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 117

118 Détermination des options d'édition Lorsque la sortie intégrée au processus d'un document commercial est lancée, le système détermine le canal de sortie et le modèle de formulaire à utiliser en se basant sur le niveau suivant de priorité : 1. Options d'édition d'une instance de document commercial 2. Options d'édition spécifiques au partenaire 3. Règles de détermination du canal de sortie et de modèle de formulaire Le système contrôle la disponibilité des options dans chaque niveau de la liste. Si une option existe, alors elle est ensuite utilisée, sinon, la prochaine option disponible dans l'ordre défini de la liste est utilisée. Détermination de la langue et du pays pour le modèle de formulaire Vous n'avez aucune option à configurer pour la sélection des variantes de pays et de langue du modèle de formulaire. En effet, ces valeurs sont déterminées automatiquement d'après les règles suivantes : Les variantes de pays sont déterminées en fonction du site de la société de l'émetteur. Par exemple, si un salarié d'une société allemande crée une commande client, le système recherche une variante de pays allemande du modèle de formulaire Commande client, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante spécifique au pays n'est disponible, le modèle de formulaire générique est utilisé. Les variantes de langue sont déterminées par la langue de communication du partenaire récepteur. Pour les comptes particuliers, la langue de communication est récupérée dans l'éditeur Compte, onglet Général, section Compte, zone Langue. Pour les comptes entreprises et les fournisseurs, la langue de communication est récupérée dans l'éditeur Compte ou Fournisseur, onglet Général, section Communication principale, zone Langue. Par exemple, si un salarié d'une société allemande envoie une commande client à un partenaire implanté en France pour lequel la langue de communication Français a été gérée, le système recherche une variante de langue française du modèle de formulaire, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante de langue n'est disponible dans la langue de communication du destinataire, le système utilise le modèle de formulaire rédigé dans la langue de secours Anglais. Pour plus d'informations, voir Gestion des sorties dans l'espace Aide de votre solution. 7.5 Vue Sélection du canal de sortie Guide de consultation rapide Sélection du canal de sortie La vue Sélection du canal de sortie permet aux administrateurs de créer des règles de détermination du canal de sortie à utiliser pour la sortie d'un document commercial en fonction d'un ensemble de conditions définies. Par défaut, tous les documents sont envoyés vers le canal de sortie Impression où ils sont collectés dans la file d'impression par défaut. Les documents envoyés vers la file d'impression par défaut peuvent être imprimés manuellement par le propriétaire du document. Vous pouvez définir une règle de canal de sortie qui s'applique à toutes les instances du document commercial sélectionné ou utiliser les paramètres fournis pour créer des règles plus complexes. Si vous créez plusieurs règles pour un même document, vous devez définir l'ordre à respecter. Les règles sont traitées dans l'ordre dans lequel SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

119 elles apparaissent dans la table jusqu'à ce qu'une règle satisfaisant les conditions soit trouvée. Il convient, par conséquent, de saisir les règles spécifiques en haut de la liste et les règles génériques en bas. Si vous créez une règle et que vous laissez un paramètre vide, celui-ci est considéré comme générique, et toute valeur est considérée comme remplissant la condition. Par exemple, une règle de canal de sortie spécifie que toutes les commandes clients doivent être éditées comme e- mails. Vous souhaitez désormais que les commandes clients envoyées à un partenaire spécifique soient sorties comme fax. Pour cela, vous devez créer une nouvelle règle de canal de sortie pour le document commercial Commande client. Indiquez fax comme canal de sortie et saisissez le nom du partenaire dans les options de paramètres. Après la création de la règle, vous devez changer la séquence des règles dans la table pour vous assurer que cette règle est appliquée avant la règle générique. Pour cela, modifiez la séquence des règles et déplacez la nouvelle règle en haut de la liste. Notez que dans certains cas, un document commercial représente un groupe de types de documents liés. Par exemple, le document commercial Facture client comprend les factures, les avoirs, les factures de correction et les acomptes. Selon votre solution, vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur sous Gestion des entrées et des sorties. Contexte de gestion Gestion des sorties La gestion des sorties comprend toutes les activités relatives à la sortie des documents au format impression, e- mail ou fax. Les documents basés sur des formulaires peuvent être édités sur une base ad hoc ou comme partie intégrée à un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des sorties dans l'espace Aide de votre solution. Tâches Créer une règle de canal de sortie 1. Dans la vue Sélection du canal de sortie, sélectionnez le document commercial pour lequel vous souhaitez créer une règle de canal de sortie dans la liste déroulante Afficher règles pour et cliquez sur Lancer. 2. Cliquez sur Créer. La boîte de dialogue Créer règle de canal de sortie apparaît. 3. Sélectionnez un canal de sortie dans la liste déroulante Canal de sortie. La liste des canaux de sortie disponibles dépend du document commercial que vous avez sélectionné. Généralement, vous pouvez envoyer des documents commerciaux de manière électronique par fax ou , ou les envoyer vers une imprimante. Si vous sélectionnez Imprimante comme canal de sortie, vous devez définir une file d'impression et le nombre de copies que vous souhaitez imprimer. 4. Sous Options de paramètres, entrez les paramètres pour lesquels vous souhaitez que cette règle s'applique. Les paramètres disponibles dépendent du document commercial que vous avez sélectionné. Ces paramètres déterminent les conditions selon lesquelles le canal de sortie sélectionné à l'étape précédente est utilisé pour éditer le document. Si vous ne renseignez pas un des paramètres, celui-ci est considéré comme générique. 5. Sauvegardez vos modifications. Notez que vous devrez peut-être modifier l'ordre dans lequel les règles de canal de sortie sont appliquées afin d'assurer une application correcte de la règle. Voir Modifier la séquence des règles de canal de sortie cidessous. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 119

120 Modifier la séquence des règles de canal de sortie 1. Dans la vue Sélection du canal de sortie, sélectionnez le document commercial pour lequel vous souhaitez modifier la séquence des règles dans la liste déroulante Afficher règles pour et cliquez sur Lancer. 2. Cliquez sur Modifier la séquence. 3. Sur l'écran Modifier la séquence, utilisez les boutons Décaler vers le haut et Décaler vers le bas pour modifier la séquence des règles. Les règles sont traitées dans leur ordre d'apparition dans la liste. Ainsi, il est pertinent de placer les règles les plus spécifiques en haut de la liste. 4. Sauvegardez vos modifications. 7.6 Vue Suivi de la communication commerciale Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale Une solution SAP Cloud envoie un message commercial à un partenaire ou à un système externe lorsqu'un document commercial est sauvegardé dans cette même solution. Elle reçoit un message commercial lorsqu'un partenaire ou un système externe lui envoie un document commercial. La vue Suivi de la communication commerciale permet d'assurer le suivi de ces messages et, si nécessaire, de les redémarrer ou de les annuler. Vous pouvez également suivre les erreurs qui ne peuvent pas être affectées à un message commercial spécifique. Ces erreurs incluent les erreurs de connectivité, les erreurs d'autorisation, les incohérences de configuration de communication et les erreurs survenues lors d'une communication synchrone. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs. Vous disposez aussi d'une autre vue pour résoudre les erreurs système. La vue Erreurs de communication dans les processus vous permet de surveiller les erreurs survenant dans les applications. Elle fournit une aide à la résolution d'erreurs que votre administrateur système peut utiliser pour corriger une erreur. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Erreurs de communication dans les processus. Contexte de gestion Suivi de la communication commerciale Le suivi de la communication commerciale permet de vérifier si les messages de commerce interentreprises et les messages de communication d'application à application tierce ont été envoyés ou reçus avec succès et permet de savoir avec quels processus ils ont été envoyés ou reçus. Si des erreurs techniques se sont produites, le suivi de la communication commerciale permet de les identifier et de les résoudre. Vous pouvez également effectuer le suivi des appels de service Web rejetés qui incluent les erreurs de connectivité, les erreurs d'autorisation, les incohérences de configuration de la communication et les erreurs survenues lors d'une communication synchrone. Pour plus d'informations, voir Suivi de la communication commerciale [Page 122] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

121 Erreurs de connectivité : analyse des erreurs Les erreurs de connectivité peuvent se produire côté client ou côté serveur. Les erreurs survenant côté client signifient généralement qu'il n'a pas été possible d'établir la connexion technique HTTP(S) au serveur au niveau du réseau. Les erreurs survenant côté serveur sont habituellement signalées par un code d'erreur HTTP. Vous trouverez les codes d'erreur dans la vue Suivi de la communication commerciale du poste de travail Administrateur et/ou Gestion de l'application et des utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Erreurs de connectivité : analyse des erreurs [Page 125]. Services Web Pour plus d'informations sur les problèmes liés aux appels de services Web, voir Services Web. Tâches Terminer le suivi Si vous avez terminé le suivi d'un document commercial et que vous ne voulez plus qu'il figure dans la réserve de travail, cliquez sur Marquer comme terminé. Le document est supprimé de la réserve de travail, mais vous pouvez le récupérer à l'aide de la recherche étendue pour la requête Tous les messages. Pour réafficher le document dans la réserve de travail, cliquez sur Marquer comme En attente. Relancer un message Si un message n'a pas pu être traité en raison de problèmes temporaires ou de données principales manquantes, cliquez sur Relancer pour relancer la communication du message après avoir corrigé l'erreur. Notez que si l'erreur ne peut pas être corrigée, vous pouvez annuler le message. Annuler un message Pour stopper le traitement d'un message contenant des données erronées ou manquantes, cliquez sur Interrompre. Notez que vous pouvez annuler uniquement les messages dotés du statut Erreur technique, Erreur de contenu ou Délai expiré. Selon l'interface de service, cette action n'est pas toujours disponible. Notez qu'un message annulé ne peut pas être renvoyé. Dans ce cas, une nouvelle transmission doit être lancée. Rafraîchir la liste Pour mettre à jour le statut de messages existants dans la réserve de travail et vérifier la présence d'éventuels nouveaux messages, cliquez sur Rafraîchir liste. Afficher les données utiles Pour visualiser les informations jointes au message, vous pouvez afficher les données utiles du message. Les options suivantes sont disponibles : Pour afficher les données utiles de la communication avec SAP Business Suite, cliquez sur Afficher données utiles et sélectionnez IDoc. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 121

122 Pour afficher les données utiles de la communication avec tous les autres systèmes, cliquez sur Afficher données utiles et sélectionnez SAP ESD. Selon l'interface de service, cette action n'est pas toujours disponible. Exporter des messages vers Microsoft Excel Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 219] Contexte de gestion Suivi de la communication commerciale Synthèse Le suivi de la communication commerciale permet de vérifier si les messages de commerce interentreprises et les messages de communication d'application à application tierce ont été envoyés ou reçus avec succès et permet de savoir avec quels processus ils ont été envoyés ou reçus. Si des erreurs techniques se sont produites, le suivi de la communication commerciale permet de les identifier et de les résoudre. Vous pouvez également effectuer le suivi des appels de service Web rejetés qui incluent les erreurs de connectivité, les erreurs d'autorisation, les incohérences de configuration de la communication et les erreurs survenues lors d'une communication synchrone. Pour pouvoir envoyer des messages interentreprises ou à des tiers, vous devez configurer un accord de communication pour chaque site de votre partenaire, document commercial et méthode de communication. Les détails de l'accord de communication, y compris le partenaire ou le système de communication, le modèle de collaboration et l'authentification, sont configurés dans la vue Accords de communication du poste de travail Administrateur et/ou Gestion de l'application et des utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131] et Guide de consultation rapide Systèmes de communication [Page 129]. Rechercher des messages Vous pouvez sélectionner différentes requêtes pour rechercher des messages, comme : Tâches en cours Toutes les tâches BTM créées qui n'ont pas encore été résolues sont affichées. Notez que les tâches créées pour des erreurs de mappage ne sont pas incluses dans les résultats de la recherche. Messages échangés avec SAP Les incidents signalés par le client, par exemple, sont affichés. Tous les messages commerciaux Le système affiche tous les messages commerciaux avec des tâches et des erreurs, ainsi que les messages de confirmation. Les exemples incluent les commandes d'achat ou les factures. Notez que les appels de services Web rejetés ne sont pas inclus dans les résultats de la recherche. Messages commerciaux avec erreurs Le système affiche les messages commerciaux pour lesquels une erreur est survenue et qui présentent donc le statut Erreur de contenu, Erreur technique ou À exécution longue. Il s'agit de la requête par défaut. Messages commerciaux avec tâches SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

123 Le système affiche les messages commerciaux pour lesquels des erreurs de connectivité ou de mappage sont survenues et qui comportent une tâche BTM avec le statut Nouvelle ou En cours de traitement. Appels de services Web rejetés Les erreurs qui ne peuvent pas être affectées à un message commercial spécifique sont affichées. Il s'agit notamment des erreurs de connectivité, des erreurs d'autorisation, des incohérences de configuration de communication et des erreurs survenues lors d'une communication synchrone. Vous pouvez rechercher un message avec différents paramètres : Document commercial : type de document commercial transmis. L'aide à la saisie propose tous les documents pouvant être transmis via un message commercial. Sens : les sélections possibles sont Entrant ou Sortant. Nom du partenaire : nom du partenaire impliqué dans la communication. ID partenaire : identifiant du partenaire impliqué dans la communication. Cet ID doit être interne lorsque la requête est exécutée. Cependant, vous pouvez également saisir un numéro DUNS dans cette zone. L'aide à la saisie recherche alors les parties comportant cet ID. Si une entrée est sélectionnée depuis l'aide à la saisie, l'id interne est copié dans cette zone. Statut : statut de transmission du message. Si vous sélectionnez Messages commerciaux avec erreurs dans la zone Afficher, un filtre est appliqué aux messages ayant un statut d'erreur spécifique. ID document : identifiant du document tel qu'il figure dans le système. Si l'identifiant du document commercial transmis ne peut pas être déterminé, par exemple en raison d'une erreur technique, vous ne pouvez pas trouver le message correspondant à l'aide de cette zone. Nom de la société : nom de la société qui a envoyé ou reçu un message. Cette zone est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez Tous les messages commerciaux dans la zone Afficher. ID société : identifiant de la société locale, par défaut la société pour laquelle vous travaillez. Cette zone est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez Tous les messages commerciaux dans la zone Afficher. Créé le : date à laquelle le message a été créé. Pour les appels de services Web rejetés, la date par défaut est définie sur quatre semaines avant la date du jour. Statut modifié le : date à laquelle le statut du message a été modifié pour la dernière fois. La valeur par défaut est définie sur quatre semaines avant la date du jour, étant donné que les messages plus anciens ne sont vraisemblablement plus pertinents. Messages en attente uniquement : si cette option est sélectionnée, la requête renvoie uniquement les messages qui n'ont pas été marqués comme terminés. La transmission du message est considérée comme étant terminée lorsque le message est reçu par son destinataire. Tous les autres messages sont donc considérés comme étant en attente. Cette zone est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez Tous les messages commerciaux dans la zone Afficher. Interface de service : interface de service sur laquelle l'erreur est survenue. Cette zone est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez Appels de services Web rejetés. Afficher les détails d'un message Pour afficher les détails d'un document commercial, vous pouvez le sélectionner dans la réserve de travail, puis consulter les informations qui figurent en bas de l'écran. L'onglet Général présente des informations spécifiques, par exemple : Type de message : nom du message. ID société : identifiant de la société qui a envoyé le message sortant ou qui a reçu le message entrant. ID partenaire : identifiant du partenaire qui a reçu le message sortant ou qui a envoyé le message entrant. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 123

124 ID/Type de société alternatif : identifiant standard utilisé pour la société dans la communication, et type d'identifiant. Le type correspond au type sélectionné dans l'accord de communication lors de la configuration de la connexion. ID/Type de partenaire alternatif : identifiant standard utilisé pour le partenaire dans la communication, et type d'identifiant. Le type correspond au type sélectionné dans l'accord de communication lors de la configuration de la connexion. Statut modifié le : date et heure de la dernière modification de statut. Il peut s'agir : de la date et de l'heure auxquelles le statut du message a été modifié automatiquement pour la dernière fois (lorsqu'un message précédemment erroné a été relancé, par exemple) ; de la date et de l'heure auxquelles le statut du message a été modifié par le moniteur (lorsque le statut À exécution longue a été affecté à un message, par exemple) ; de la date et de l'heure auxquelles le statut du message a été modifié par l'utilisateur (en cliquant sur Marquer comme terminé, par exemple). Informations de statut : dans certains cas d'erreur, des informations supplémentaires sont disponibles sur le statut du message ; elles sont alors affichées dans cette zone. Méthode de traitement des erreurs : lorsqu'une erreur survient dans l'application au cours du traitement d'un message entrant, l'application affecte une méthode de traitement à l'erreur. Il peut s'agir soit d'une tâche, soit d'un incident. Dans le premier cas, vous pouvez accéder à la tâche. Gestionnaire : uniquement visible si une tâche a été créée. Cette zone indique le gestionnaire actuel de la tâche, s'il a été affecté. L'onglet Détails du message présente des informations supplémentaires relatives à une erreur, comme un texte descriptif, une liste d'objets de gestion susceptibles de vous aider à résoudre l'erreur (Accord de communication, Partenaire, etc.) ainsi que d'éventuelles erreurs supplémentaires survenues en plus de l'erreur principale. L'onglet Historique fournit le statut du message ainsi que tous ses statuts antérieurs avec les dates correspondantes. Les colonnes correspondent aux colonnes ou zones respectives de la table principale ou de l'onglet Général. Chaque modification de la valeur du statut entraîne la création d'une nouvelle entrée dans l'historique. La première entrée de l'historique indique toujours les valeurs en cours. L'onglet Flux de documents vous permet de visualiser le message affiché sous forme d'objet dans le flux de documents. Vous pouvez cliquer sur l'icône qui figure dans l'objet pour ouvrir les infos-clés à partir du poste de travail d'où provient le message. Vous pouvez également cliquer sur le lien ID document dans la réserve de travail pour accéder aux infos-clés. Descriptions de statut Les valeurs suivantes sont possibles pour le statut de transmission des messages : En cours de traitement : la transmission du message a démarré, mais n'est pas encore terminée. Cela signifie soit que la communication technique est toujours en cours, soit que le traitement du message n'est pas terminé côté réception. Reçu : le message a été reçu par son destinataire. Cela signifie généralement que la transmission du message est également terminée. Ce message n'apparaît pas lorsque vous sélectionnez Messages en attente uniquement dans la zone Afficher. À exécution longue : le message est resté en cours de traitement mais n'a pas pu être envoyé (sortant) ou traité (entrant) dans le délai prévu. La période au terme de laquelle un message en cours de traitement est considéré comme étant à exécution longue est affichée dans la section Statut du message de l'onglet Général. Erreur de contenu : le message a été transmis correctement d'un point de vue technique, mais le destinataire a considéré que son contenu était incorrect. Généralement, ce statut s'applique uniquement aux messages SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

125 entrants. Dans ce cas, la zone Informations de statut de la section Détails affiche les messages d'erreur créés par l'application. Erreur technique : un problème technique est survenu pendant la transmission du message. Cependant, vous pouvez parfois résoudre ce problème. Annulée : la transmission du message a été annulée par l'utilisateur. Seuls les messages dotés du statut Erreur de contenu, Erreur technique ou À exécution longue peuvent faire l'objet d'une annulation. L'annulation d'une transmission de message est irréversible. Autrement dit, un message annulé ne peut pas être renvoyé. Dans ce cas, une nouvelle transmission doit être lancée. Obsolète : le message est considéré comme n'étant pas pertinent pour le processus de gestion. Pour les appels de Services Web rejetés, seuls les statuts Erreur de contenu et Erreur technique sont disponibles. Traitement des erreurs Les types d'erreurs suivants peuvent survenir : Erreurs techniques Les erreurs peuvent survenir pour des raisons techniques, si un message est trop long à traiter ou s'il comporte une erreur de contenu. Concernant les messages obsolètes, le système considère qu'ils ne sont pas (ou plus) pertinents pour le processus de gestion. Plusieurs causes sont possibles pour ces erreurs : données principales du partenaire incorrectes, erreur dans l'accord de communication, voire temps d'arrêt du serveur. Pour essayer de résoudre un problème sans créer d'incident au préalable, vous pouvez vérifier que les données principales sont configurées correctement, contrôler l'absence d'erreur dans l'accord de communication puis relancer le message. Pour plus d'informations sur l'analyse des erreurs de connectivité, voir Erreurs de connectivité : analyse des erreurs [Page 125]. Erreurs de contenu Si un message ne peut pas être transmis à votre partenaire en raison d'une erreur de contenu, vous pouvez accéder au poste de travail d'origine du document commercial et ainsi traiter ce dernier. Vous pouvez également corriger le mappage de code ou d'identifiant, ou encore les données principales (voir l'onglet Détails du message ). Lorsqu'une erreur survient dans l'application au cours du traitement d'un message entrant, l'application affecte une méthode de traitement à l'erreur. Il peut s'agir soit d'une tâche, soit d'un incident. Si une tâche est créée, vous pouvez y accéder. Appels de services Web rejetés La fenêtre Description erreur de la section Détails fournit une description plus détaillée de l'erreur. Notez que la description est uniquement disponible en anglais. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale dans l'espace Aide de votre solution Erreurs de connectivité : analyse des erreurs Synthèse Les erreurs de connectivité peuvent se produire côté client ou côté serveur. Les erreurs survenant côté client signifient généralement qu'il n'a pas été possible d'établir la connexion technique HTTP(S) au serveur au niveau du réseau. Les erreurs survenant côté serveur sont habituellement signalées par un code d'erreur HTTP. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 125

126 Vous trouverez les codes d'erreur dans la vue Suivi de la communication commerciale du poste de travail Administrateur et/ou Gestion de l'application et des utilisateurs. Erreurs de sortie La table suivante récapitule les codes des erreurs de sortie, ainsi que les motifs de ces erreurs et les actions recommandées pour les résoudre. Code d'erreur ICM_HTTP_UNAUTHORIZED Motifs et actions recommandées La connexion a échoué. Motif : Soit le nom d'utilisateur et le mot de passe sont faux, soit la paire de clés utilisée est incorrecte. Action : Selon la méthode d'authentification, vérifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe ou la paire de clés dans la vue Accords de communication. ICM_HTTP_CONNECTION_REFUSED Connexion au serveur refusée. Motif : Soit le numéro de port utilisé est faux, soit le nom de l'hôte utilisé existe mais il n'accepte pas les connexions. Action : Corrigez le numéro de port ou le nom de l'hôte dans la vue Accords de communication. ICM_HTTP_HOST_UNKNOWN ICM_HTTP_SSL_ERROR Nom d'hôte inconnu. Motif : Le nom d'hôte configuré côté client n'existe pas. Action : Corrigez le nom de l'hôte dans la vue Accords de communication. Erreur SSL. Cette erreur peut se produire pour différents motifs. Selon le motif, procédez comme suit : Motif : Le port configuré existe mais n'est pas un port SSL. Action : Corrigez le numéro de port dans la vue Accords de communication. Motif : Le certificat du serveur SSL est signé par une autorité de certification inconnue ou ne figurant pas dans la liste de confiance. Action : Vérifiez le certificat du serveur. S'il est signé correctement et par l'autorité de certification correcte, ajoutez le certificat à la liste de confiance à l'aide de la tâche courante Traiter la liste de confiance de certificats dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Motif : Le certificat du serveur ne fait pas partie de la chaîne de certificats ou il est envoyé dans une séquence incorrecte, ou bien la chaîne contient des certificats superflus. Action : Vérifiez que la chaîne de certificats envoyée par le serveur est conforme à RFC5246. ICM_HTTP_SSL_CERT_MISMATCH Nom d'hôte incorrect dans le certificat du serveur SSL. Motif : Le nom du serveur ou le modèle de nom de serveur figurant dans le certificat du serveur ne correspond pas au nom d'hôte du serveur. Action : Contactez le responsable du serveur et demandez-lui de vérifier la configuration du certificat du serveur et de la corriger si nécessaire. Si le serveur est configuré correctement, cette erreur peut indiquer une attaque Man in the Middle SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

127 Code d'erreur Motifs et actions recommandées ICM_HTTP_PROXY_CONN_REFUSED Connexion refusée par le serveur proxy. Motif : Présence d'une erreur dans l'infrastructure réseau. Action : Créez un incident. ICM_HTTP_PROXY_HOST_UNKNOWN Nom d'hôte inconnu. Motif : Présence d'une erreur dans l'infrastructure réseau. Action : Créez un incident. 7.7 Vue Suivi de message pour service Web Guide de consultation rapide Suivi de message pour service Web La vue Suivi de message pour service Web vous permet de contrôler et de traiter des messages entrants et sortants asynchrones. Ces messages peuvent être internes ou externes. Les messages ITSAM et de collecticiel ne sont pas affichés. Lorsque vous définissez le périmètre du Moniteur de message pour service Web, un job est planifié et vérifie les messages entrants et sortants à intervalles réguliers. Les messages traités sont automatiquement nettoyés sous un certain délai. Le Moniteur de message pour service Web est destiné à des personnes techniquement qualifiées avec une très bonne maîtrise de la technologie SOA. Les fonctions suivantes sont disponibles : Vous pouvez gérer d'importantes quantités de messages entrants et sortants. Vous pouvez rechercher, trier et filtrer des messages en utilisant plusieurs critères. Vous pouvez regrouper des messages présentant, par exemple, le même statut et les traiter. Vous pouvez afficher des informations techniques détaillées sur un message d'erreur et accéder à la tâche associée dans la Gestion des tâches de gestion, le cas échéant. Vous pouvez afficher des messages inférieurs et accéder au message parent correspondant. Vous pouvez afficher et télécharger le contenu d'un message spécifique (vue des données utiles). Si vous activez cette fonction dans la Configuration de gestion, la personne qui exécute le Moniteur de message pour service Web aura accès aux messages pouvant contenir des données confidentielles, par exemple, des données de paie ou partenaire. Tâches Exporter des données vers Microsoft Excel Vous pouvez télédécharger les messages avec les détails d'erreur dans un fichier Excel en fonction de critères de recherche définis. Par exemple, vous pouvez télédécharger tous les messages avec une erreur de mappage de listes de codes. Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel [Page 219]. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 127

128 Exporter avec erreurs Pour avoir des informations détaillées sur les messages de service erronés, cliquez sur Exporter avec erreurs. Relancer un message Si un message n'a pas pu être traité en raison de problèmes temporaires, par exemple à cause de données bloquées ou de données principales manquantes, cliquez sur Relancer pour relancer la communication du message après avoir corrigé l'erreur. Si l'erreur ne peut pas être corrigée, vous pouvez annuler le message. Si vous voulez filtrer certains types de messages et les relancer ensemble, cliquez sur Relancer, En fonction des critères de filtre. Vous pouvez également relancer des messages en masse en fonction de critères de recherche définis. Par exemple, vous pouvez sélectionner toutes les erreurs de mappage de listes de codes pour une interface donnée et les traiter toutes à nouveau. Pour afficher le nouveau statut du message relancé, cliquez sur Rafraîchir. Annuler un message Pour interrompre le traitement d'un message, cliquez sur Annuler. Vous ne pouvez supprimer que des messages présentant le statut Erreur d'application ou Erreur système. Les erreurs d'application sont dues à des données manquantes ou incorrectes, alors que les erreurs système sont liées à des problèmes d'intégration ou de configuration. Vous ne pouvez pas renvoyer un message annulé. Un message annulé est définitivement annulé. Dans ce cas, une nouvelle transmission doit être lancée. Si vous voulez filtrer certains types de messages et les annuler ensemble, cliquez sur Annuler, En fonction des critères de filtre. Rafraîchir la liste des résultats Pour mettre à jour le statut des messages existants dans la liste des résultats et vérifier la présence d'éventuels nouveaux messages, cliquez sur Rafraîchir liste. Afficher les informations détaillées sur l'erreur Pour afficher les informations détaillées sur l'erreur pour un message spécifique, sélectionnez un message d'erreur dans la liste des résultats. Vous pouvez accéder à la tâche associée dans la Gestion des tâches de gestion, le cas échéant. Le compteur d'erreurs affiche le nombre d'erreurs pour lesquelles des informations détaillées sont disponibles, alors que le compteur de réessais affiche le nombre de messages qui sont relancés automatiquement. Afficher le journal des erreurs Pour afficher le journal des erreurs pour un message, procédez comme suit : 1. Sélectionnez un message dans la liste des résultats. 2. Dans la vue Suivi de message pour service Web, sélectionnez Vue Journal des erreurs. Une fenêtre popup s'ouvre. Elle contient le texte du message d'erreur, l'erreur détaillée et, si besoin, une procédure pour réparer l'erreur. Afficher les données utiles Pour afficher les informations qui ont été envoyées avec le message, procédez comme suit : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

129 1. Sélectionnez un message dans la liste des résultats. 2. Dans la vue Suivi de message pour service Web, sélectionnez Vue Données utiles. Une fenêtre contenant le message au format XML est affichée. 3. Cliquez sur Télédécharger pour sauvegarder le message en vue de son analyse et de la réparation de l'erreur. 4. Dans la fenêtre popup, indiquez un emplacement et cliquez sur OK. 5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Données utiles. Afficher les messages inférieurs Pour afficher les messages inférieurs d'un message qui a été fractionné, procédez comme suit : 1. Sélectionnez un message qui contient un ID parent. 2. Dans la vue Suivi de message pour service Web, sélectionnez Vue Messages inférieurs. Rechercher des messages d'erreur ID objet distant : Vous pouvez rechercher des messages de service Web spécifiques avec l'id du service, par exemple les erreurs pour un ID de compte ERP. Vous pouvez rechercher des messages entrants et sortants. Texte d'erreur détaillé : Vous pouvez rechercher un message d'erreur à l'aide des mots-clés du texte d'erreur. Par exemple, s'il y a plusieurs erreurs détaillées pour un message donné, vous pouvez faire une recherche dans toutes ces erreurs. En outre, si un service Web a échoué avec plusieurs messages d'erreur, vous pouvez rechercher n'importe lequel de ces messages de texte. 7.8 Vue Systèmes de communication Guide de consultation rapide Systèmes de communication La vue Systèmes de communication vous permet de créer et de traiter des systèmes de communication pour échanger des documents commerciaux par voie électronique. Vous pouvez accéder à cette vue depuis l'onglet Administrateur sous Options générales Intégration et/ou depuis le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Systèmes de communication et accords de communication Un système de communication est un système externe utilisé pour l'intégration de l'application. Les systèmes de communication sont, par exemple, des systèmes externes de saisie des temps et de gestion des données principales. Pour pouvoir utiliser un système de communication dans un scénario d'intégration d'application, vous devez créer un accord de communication. Pour plus d'informations sur les accords de communication, voir Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131]. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 129

130 Tâches Créer un système de communication 1. Dans la vue Systèmes de communication, cliquez sur Créer. 2. Dans la section Informations de base, entrez les détails du système de communication. a. Dans la zone ID, entrez un ID unique pour le système de communication. b. Si le système de communication fait partie intégrante de SAP Business Suite, cochez la case SAP Business Suite. Dans la section Instance système, les colonnes ID système de gestion et ID système logique IDoc et Client SAP sont affichées. c. Dans la zone Nom d'hôte, entrez le nom de l'hôte pour le système de communication. d. Dans la liste Type d'accès au système, sélectionnez la méthode de communication pertinente pour votre système de communication. 3. Dans la section Contact technique, entrez les détails du contact du système de communication. 4. Facultatif : dans la section Commentaire interne, saisissez une note. 5. Dans la section Instance système, entrez un ID unique dans la colonne ID instance du système. Si vous utilisez un système SAP, entrez les données suivantes : a. Dans la colonne ID système de gestion, entrez l'identifiant du système de gestion comme défini dans le System Landscape Directory (SLD), par exemple PRD_999. b. Dans la colonne ID système logique IDoc, entrez l'identifiant du système logique IDoc, qui participe à l'échange de messages IDoc en tant que système SAP émetteur ou récepteur, par exemple PRDCLNT999. c. Dans la colonne Client SAP, entrez le client SAP du système SAP, par exemple Après avoir saisi tous les détails, cliquez sur Sauvegarder et fermer pour revenir à la vue Systèmes de communication. Le système de communication que vous venez de créer présente le statut En cours de préparation. 7. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez le système de communication que vous venez de créer, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Activer. Si le statut devient Actif, la configuration est prête à être utilisée. Traiter un système de communication 1. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez une ligne et cliquez sur Traiter pour ouvrir l'écran Système de communication. 2. Modifiez les options correspondantes. 3. Sauvegardez vos modifications et fermez l'écran pour revenir à la réserve de travail. Définir un système de communication comme obsolète Si vous ne souhaitez plus utiliser un système de communication ayant le statut Actif, vous pouvez le définir comme obsolète. Pour pouvoir supprimer un système de communication, vous devez d'abord le définir comme obsolète. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez une ligne et cliquez sur Actions statut Obsolète., puis sélectionnez Activer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

131 Dans la colonne Statut, le statut passe sur Obsolète. Si vous avez défini un système de communication comme obsolète, vous pouvez annuler cette action. Pour cela, cliquez sur Actions et sélectionnez Annuler l'obsolescence. Dans la colonne Statut, le statut passe sur Actif. Supprimer un système de communication Si le système de communication a le statut En cours de préparation : 1. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez une ligne et cliquez sur Supprimer. 2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression. Si le système de communication a le statut Actif : 1. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez une ligne et cliquez sur Actions, puis sélectionnez Activer statut Obsolète. 2. Si la case Utilisé est cochée, cela signifie que des accords sont affectés au système de communication. Supprimez ces accords dans la vue Accords de communication. 3. Dans la vue Systèmes de communication, sélectionnez de nouveau la ligne et cliquez sur Supprimer. 4. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression. 7.9 Vue Accords de communication Guide de consultation rapide Accords de communication La vue Accords de communication permet aux administrateurs de créer et de modifier les accords de communication que votre société a définis avec un partenaire de communication. Vous pouvez accéder à cette vue depuis le poste de travail Administrateur sous Options générales Intégration et/ou depuis le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Accords de communication Les accords de communication vous aident à configurer l'échange électronique de données entre la solution et un partenaire de communication. Vous pouvez définir des accords pour plusieurs documents commerciaux et méthodes de communication. La solution propose des scénarios pour les communications entrantes et sortantes. Libre à vous de vous en inspirer pour créer des accords de communication. La communication entrante définit la façon de recevoir des documents commerciaux d'un partenaire de communication ; la communication sortante définit la façon de les envoyer. Dans la vue Accords de communication, les types de communication suivants sont pris en charge : Interentreprises (B2B) Ce type de communication définit un échange électronique de données avec un partenaire. Intégration d'application Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 131

132 Ce type de communication définit un échange électronique de données avec un système de communication. Pour plus d'informations sur les systèmes de communication, voir Guide de consultation rapide Systèmes de communication [Page 129]. Certains accords de communication sont automatiquement créés dans la configuration de votre solution. Si tel est le cas, la case Prédéfini est cochée dans la réserve de travail de la vue Accords de communication. En cas d'accord prédéfini pour la communication entrante, il ne vous reste qu'à définir le compte de communication. Tâches Créer un accord de communication 1. Pour ouvrir l'activité guidée Nouvel accord de communication dans la vue Accords de communication, cliquez sur Créer. 2. À l'étape Sélectionner un scénario, sélectionnez le scénario de communication pour lequel vous souhaitez créer un accord de communication, puis cliquez sur Suivant. Selon le scénario de communication que vous avez sélectionné, le système affiche les valeurs par défaut dans les zones des étapes suivantes. Chaque fois que cela est possible, vous pouvez modifier les valeurs par défaut en fonction de vos besoins. 3. À l'étape Définir les données commerciales, saisissez vos données commerciales. Les zones de saisie de l'écran varient en fonction du type de communication du scénario de communication choisi. a. Si vous avez opté pour un scénario interentreprises, saisissez l'id du partenaire ainsi que le Type d'identification associé. Si nécessaire, vous pouvez aussi entrer l'id de la personne à contacter chez le partenaire. Si vous avez opté pour un scénario d'intégration d'application, saisissez l'id instance du système du système de communication avec lequel vous souhaitez établir un accord de communication. Avant de créer un accord de communication, vous devez créer un système de communication. Pour plus d'informations, voir le Guide de consultation rapide Systèmes de communication [Page 129]. b. Dans la section Mes données de communication, vérifiez les valeurs par défaut et apportez les corrections nécessaires. Entrez la société qui communique avec votre partenaire de communication. Par défaut, la zone ID société est prérenseignée et contient la société à laquelle vous êtes affecté. En cas d'utilisation de scénario interentreprises, vous devez aussi entrer un type d'identification correct. c. Si un accord de communication présente une interface de service qui prend en charge le mappage des listes de codes, la zone Mappage de la liste des codes est affichée. Dans cette zone, vous pouvez sélectionner le groupe de mappages de listes de codes approprié pour le scénario de communication que vous utilisez. Pour plus d'informations, consultez le guide d'intégration sur SAP Service Marketplace à l'adresse suivante (Vous devez disposer d'un ID utilisateur SAP Service Marketplace pour accéder à ces informations. Si vous êtes administrateur et n'avez pas d'id utilisateur, rendez-vous sur SAP Service Marketplace à l'adresse pour en demander un.) d. Cliquez sur Suivant SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

133 4. À l'étape Définir les données techniques, définissez les options techniques requises pour la communication entrante et sortante. a. Sélectionnez le Mode de communication à utiliser dans le cadre de l'accord de communication. Pour communiquer avec votre partenaire, vous pouvez soit établir une connexion directe, soit recourir à un fournisseur de services collaboratifs assurant la communication interentreprises. b. Si vous utilisez la communication entrante, sélectionnez le Protocole d'application et la Méthode d'authentification dans la section Communication entrante : options de base. c. Dans la zone ID utilisateur, cliquez sur Traiter justificatifs d'identité. En fonction de la méthode d'authentification sélectionnée, vous devez définir les justificatifs d'identité de l'utilisateur de communication comme décrit dans la table suivante. L'ID utilisateur de l'utilisateur de communication est créé automatiquement. Méthode d'authentification Certificat client SSL Options Avec cette méthode d'authentification, vous devez télécharger le certificat de clé publique que vous a fourni votre partenaire de communication. Si ce dernier ne peut pas vous fournir de certificat, vous pouvez créer et télédécharger un fichier de bi-clé PKCS#12. Le fichier PKCS#12 est protégé par un mot de passe et contient un certificat de clé publique et une clé privée. Vous devez fournir le fichier PKCS#12 à votre partenaire de communication. 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Télécharger certificat et sélectionnez le certificat pertinent. 3. Cliquez sur OK. Pour créer un fichier de bi-clé PKCS#12, exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Créer et télédécharger bi-clé. 3. Définissez un nom pour le fichier PKCS#12 et sauvegardez-le. 4. Définissez un mot de passe pour le fichier PKCS#12 et cliquez sur OK. 5. Cliquez sur OK. Vous devez fournir le fichier PKCS#12 et le mot de passe correspondant à votre partenaire de communication. Pour importer le fichier bi-clé PKCS#12 dans un outil tiers, voir Importer un fichier bi-clé dans un outil tiers. ID utilisateur et mot de passe Avec cette méthode d'authentification, vous devez définir un mot de passe en procédant comme suit : 1. Sélectionnez Modifier le mot de passe. 2. Entrez un mot de passe. Vous devez fournir l'id utilisateur et le mot de passe à votre partenaire de communication. 3. Cliquez sur OK. d. Si vous utilisez la communication sortante, sélectionnez le Protocole d'application, la Méthode d'authentification, puis saisissez le Nom d'hôte dans la section Communication sortante : options de base. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 133

134 En fonction de la méthode d'authentification sélectionnée, vous devez définir les options pertinentes comme décrit dans la table suivante. Méthode d'authentification Authentification Options Certificat client SSL Bi-clé système SAP Si vous utilisez cette méthode d'authentification, le certificat correspondant doit être connu du partenaire de communication. Vous devez, par conséquent, télédécharger le certificat en procédant comme suit : 1. Dans la zone Authentification, cliquez sur Télédécharger. 2. Choisissez l'emplacement où sauvegarder le certificat. 3. Transmettez le certificat télédéchargé à votre partenaire de communication. Bi-clé tiers de confiance Avec cette méthode d'authentification, vous devez télécharger le fichier de bi-clé PKCS#12 que vous a fourni votre partenaire de communication. Le fichier PKCS#12 est protégé par un mot de passe et contient un certificat de clé publique et une clé privée. 1. Dans la zone Authentification, cliquez sur Traiter bi-clé. 2. Cliquez sur Télécharger bi-clé et sélectionnez le fichier PKCS#12 à télécharger. 3. Entrez le mot de passe demandé et cliquez sur OK. ID utilisateur et mot de passe Avec cette méthode d'authentification, vous devez saisir l'id utilisateur et le mot de passe utilisés par le partenaire de communication dans le cadre du même accord de communication. 1. Dans la zone ID utilisateur, cliquez sur Traiter justificatifs d'identité. 2. Saisissez le Nom d'utilisateur et le Mot de passe. 3. Cliquez sur OK. e. Dans les options avancées, vous pouvez si nécessaire configurer individuellement chacun des services utilisés dans le scénario de communication. Les URL de service à utiliser en cas de communication entrante sont dérivés du protocole, du port, du nom d'hôte et du chemin. Si vous utilisez le protocole SAP NetWeaver XI ou IDoc, ne modifiez aucune des options avancées puisque le chemin est prédéfini. En revanche, si vous avez recours à Web Services Reliable Messaging, vous devez entrer le chemin pour chaque service, dans les options avancées. Pour accéder aux options avancées, cliquez sur Traiter les options avancées. Sélectionnez le service que vous voulez configurer. Dans la section Détails, décochez la case Utiliser options de base et apportez les modifications voulues. f. Cliquez sur Suivant. 5. À l'étape Vérification, vérifiez les données saisies au cours des étapes précédentes. a. Pour vous assurer de l'exactitude des données, cliquez sur Contrôler intégralité. Les URL de service pour les communications entrante et sortante sont également affichées. Si vous utilisez un scénario entrant, vous devez transmettre à votre partenaire de communication les URL à utiliser pour la communication entrante puisque les messages devront être envoyés à cette adresse SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

135 b. Pour créer et activer votre accord de communication dans le système, cliquez sur Terminer. Vous pouvez également sauvegarder une version inactive de l'accord de communication en cliquant sur Sauvegarder comme projet. 6. Si vous avez créé un accord de communication pour un scénario interentreprises sortant, vous devez activer le canal de sortie utilisé dans ce scénario pour le document commercial. Le système procède désormais à l'échange électronique de données pour le scénario de communication configuré. Créer un accord de communication pour l'intégration On-Premise Plusieurs accords de communication peuvent être créés pour une intégration On-Premise grâce à une activité guidée. Plutôt que de répéter les informations courantes à chaque fois que vous créez un accord de communication, vous pouvez entrer ces informations courantes une seule fois et créer les accords de communication en masse. accédez à la tâche courante Administrateur Créer un accord de communication pour l'intégration On- Premise. Cette fonctionnalité est valide uniquement pour les intégrations On-Premise. 1. Pour ouvrir l'activité guidée Nouvel accord de communication dans la vue Accords de communication, cliquez sur Créer. 2. À l'étape Sélectionner le système de communication, entrez les données de gestion. a. Sous Détails de l'intégration, sélectionnez le système que vous voulez intégrer ainsi que le middleware d'intégration que vous voulez utiliser. Si PI est sélectionné comme middleware, renseignez les détails du système dans la zone Système de gestion PI b. Sous Système de communication, entrez l'id instance du système du système de communication avec lequel vous voulez configurer un accord de communication. Avant de créer un accord de communication, vous devez créer un système de communication. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Systèmes de communication [Page 129]. Cette action permet de renseigner automatiquement le système de communication, l'id utilisateur (données d'identification pour communication entrante) et le nom d'hôte. Si un accord de communication contient une interface de service qui prend en charge le mappage des listes de codes, la zone Mappage des listes de codes est affichée. Dans cette zone, vous pouvez sélectionner le groupe de mappage de listes de codes pertinent pour le scénario de communication que vous utilisez. Pour plus d'informations, consultez le guide d'intégration correspondant sur SAP Service Marketplace à l'adresse (Un ID utilisateur SAP Service Marketplace est requis pour pouvoir accéder à ces informations. Si, en tant qu'administrateur, vous ne disposez pas d'un ID utilisateur, demandez-en un sur SAP Service Marketplace, à l'adresse c. Si vous utilisez une communication entrante, sélectionnez la méthode d'authentification dans la section Données d'identification pour communication entrante. Dans la zone ID utilisateur, cliquez sur Traiter données d'identification. En fonction de la méthode d'authentification choisie, vous devez définir les données d'identification de l'utilisateur de communication décrites dans le tableau suivant. L'ID de l'utilisateur de communication est créé automatiquement. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 135

136 Méthode d'authentification Certificat client SSL Options Si vous utilisez cette méthode d'authentification, vous devez télécharger le certificat de clé publique fourni par votre partenaire de communication. Si celui-ci ne peut fournir un certificat, vous pouvez créer et télédécharger un fichier de bi-clé PKCS#12. Le fichier PKCS#12 est chiffré par un mot de passe et contient un certificat de clé publique et une clé privée. Vous devez fournir le fichier PKCS#12 à votre partenaire de communication. 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Télécharger Certificat et sélectionnez le certificat approprié. 3. Cliquez sur OK. Pour créer un fichier de bi-clé PKCS#12, exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Créer et télédécharger bi-clé. 3. Définissez un nom pour le fichier PKCS#12 et sauvegardez-le. 4. Définissez un mot de passe pour le fichier PKCS#12 et cliquez sur OK. 5. Cliquez sur OK. Notez que vous devez fournir à votre partenaire de communication le fichier PKCS#12 ainsi que le mot de passe correspondant. ID utilisateur et mot de passe Si vous utilisez cette méthode d'authentification, vous devez définir un mot de passe de la manière suivante : 1. Sélectionnez Modifier mot de passe. 2. Entrez un mot de passe. Notez que vous devez fournir à votre partenaire de communication l'id utilisateur et le mot de passe. 3. Cliquez sur OK. Si vous utilisez une communication sortante, sélectionnez la méthode d'authentification. En fonction de la méthode d'authentification choisie, vous devez définir les options correspondantes décrites dans le tableau suivant SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

137 Méthode d'authentification Authentification Options Certificat client SSL Bi-clé du système SAP Si vous utilisez cette authentification, le certificat correspondant doit être connu du partenaire de communication. Vous devez donc télédécharger le certificat de la manière suivante : 1. Dans la zone Authentification, cliquez sur Télédécharger. 2. Choisissez un emplacement pour sauvegarder le certificat. 3. Transmettez à votre partenaire de communication le certificat télédéchargé. Bi-clé tierce sécurisée Si vous utilisez cette authentification, vous devez télécharger le fichier de bi-clé PKCS#12 fourni par votre partenaire de communication. Le fichier PKCS#12 est chiffré par un mot de passe et contient un certificat de clé publique et une clé privée. 1. Dans la zone Authentification, cliquez sur Traiter bi-clé. 2. Cliquez sur Télécharger bi-clé et sélectionnez le fichier PKCS#12 à télécharger. 3. Entrez le mot de passe requis et cliquez sur OK. ID utilisateur et mot de passe Si vous utilisez cette méthode d'authentification, vous devez entrer l'id utilisateur et le mot de passe utilisés par le partenaire de communication pour le même accord de communication. 1. Dans la zone ID utilisateur, cliquez sur Traiter données d'identification. 2. Entrez l'id utilisateur et le mot de passe. 3. Cliquez sur OK. 3. À l'étape Accords de communication, sélectionnez un ou plusieurs scénarios de communication. Statut Créer Non créé Existe déjà Interprétation Ce statut indique que vous avez sélectionné un scénario de communication à créer pour l'accord de communication concerné. Ce statut indique que le scénario de communication n'a pas encore été créé. La case n'est pas cochée. Ce statut indique qu'un scénario de communication a déjà été créé. La case à cocher est désactivée. 4. Les onglets Entrant et Sortant sont affichés en fonction du scénario de communication sélectionné. Par exemple, si un accord de communication a uniquement une interface de service de réception, l'onglet Entrant est affiché. 5. Effectuez les actions suivantes sous l'onglet Entrant si nécessaire : Activé Service La case peut être décochée si cette option n'est pas obligatoire. Si le service est obligatoire, la case est désactivée. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 137

138 Protocole d'application URL du service Sélectionnez un protocole dans la liste déroulante. Affiche l'url du service. Pour vérifier les informations sur le service entrant, cliquez sur Contrôler service Effectuez les actions suivantes sous l'onglet Sortant si nécessaire : Activé Service Protocole d'application Nom d'hôte Port URL du service La case peut être décochée si cette option n'est pas obligatoire. Si le service est obligatoire, la case est désactivée. Sélectionnez un protocole dans la liste déroulante. Cette zone affiche le nom d'hôte du système et n'est pas modifiable. Entrez le port ou le chemin du service sortant. Affiche l'url du service. 6. Pour vérifier que toutes les données sont correctes, cliquez sur Contrôle intégralité. 7. Pour créer et activer votre accord de communication dans le système, cliquez sur Terminer. Un message vous confirme que l'accord de communication a bien été créé. Une fois que le système de communication est configuré, vous pouvez vérifier la connectivité du système en cliquant sur Tester la connexion dans l'écran relatif aux accords de communication. Vous pouvez afficher le résultat du test dans l'écran Résultat de la connexion. L'écran répertorie les messages par type ainsi que la description des messages. À partir de la liste de messages, vous pouvez ainsi sélectionner un message pour afficher sa description complète. Traiter un accord de communication 1. Pour ouvrir l'activité guidée Traiter l'accord de communication dans la vue Accords de communication, sélectionnez l'accord de communication pertinent et cliquez sur Traiter. Il est impossible de modifier des accords de communication prédéfinis. 2. Modifiez les options correspondantes. 3. Pour sauvegarder vos modifications et retourner à la réserve de travail, cliquez sur Save and Reactivate. 4. Dans la réserve de travail, vous pouvez cliquer sur Contrôler intégralité pour vérifier si vos modifications ont été prises en compte. La mise à jour des informations dans le système demande environ une minute. Traiter les données d'identification pour communication d'un accord de communication prédéfini Cette tâche ne concerne que les accords de communication prédéfinis pour une communication entrante. 1. Dans la vue Accords de communication, sélectionnez l'accord de communication concerné. Les accords de communication prédéfinis sont faciles à identifier puisque la case Prédéfini correspondante est cochée. 2. Cliquez sur Traiter justificatifs d'identité. 3. En fonction de la méthode d'authentification convenue avec votre partenaire de communication, vous devez définir les justificatifs d'identité de l'utilisateur de communication comme décrit dans la table suivante. L'ID utilisateur de l'utilisateur de communication est créé automatiquement SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

139 Méthode d'authentification Certificat client SSL Options Avec cette méthode d'authentification, vous devez télécharger le certificat de clé publique que vous a fourni votre partenaire de communication. Si ce dernier ne peut pas vous fournir de certificat, vous pouvez créer et télédécharger un fichier de bi-clé PKCS#12. Le fichier PKCS#12 est protégé par un mot de passe et contient un certificat de clé publique et une clé privée. Vous devez fournir le fichier PKCS#12 à votre partenaire de communication. Pour télécharger un certificat de clé publique, exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Télécharger certificat et sélectionnez le certificat pertinent. Pour créer un fichier de bi-clé PKCS#12, exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez Certificat. 2. Cliquez sur Créer et télédécharger bi-clé. 3. Définissez un nom pour le fichier PKCS#12 et sauvegardez-le. 4. Définissez un mot de passe pour le fichier PKCS#12 et cliquez sur OK. Vous devez fournir le fichier PKCS#12 et le mot de passe correspondant à votre partenaire de communication. Pour importer le fichier bi-clé PKCS#12 dans un outil tiers, voir Importer un fichier bi-clé dans un outil tiers. ID utilisateur et mot de passe Avec cette méthode d'authentification, vous devez définir un mot de passe. L'ID utilisateur est prédéfini automatiquement. Procédez comme suit : 1. Sélectionnez Modifier le mot de passe. 2. Entrez un mot de passe. Vous devez fournir l'id utilisateur et le mot de passe à votre partenaire de communication. 4. Cliquez sur OK. Supprimer un accord de communication 1. Dans la vue Accords de communication, sélectionnez l'accord de communication concerné. 2. Cliquez sur Supprimer. 3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression. Vous ne pouvez pas supprimer des accords de communication prédéfinis. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 139

140 7.10 Vue Scénarios de communication Scénarios de communication La vue Scénarios de communication vous permet d'afficher et de configurer des scénarios de communication prépackagés, mais également de créer et de configurer vos propres scénarios de communication. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des entrées et des sorties. Les fonctions suivantes sont disponibles : Vous pouvez créer des scénarios de communication définis par le client et les configurer. Vous pouvez traiter des scénarios de communication définis par le client. Vous pouvez rechercher et afficher des scénarios de communication prépackagés et définis par le client. Vous pouvez configurer des scénarios de communication prépackagés. Vous ne pouvez pas traiter ni supprimer des scénarios de communication prépackagés, mais vous pouvez créer des accords de communication pour ces scénarios. Contexte de gestion Vous pouvez utiliser des services Web pour la communication inter-systèmes. Les services Web sont des interfaces de programmation d'applications (API) basées sur le Web qui vous permettent d'accéder aux données et de les modifier dans les solutions Cloud SAP. La table suivante fournit des informations détaillées sur la consommation de services Web. Pour activer la consommation de services Web, suivez les instructions dans les Guides de consultation rapide dans la séquence indiquée : Vue Chemin Description Guide de consultation rapide Service Explorer Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Catalogue des services Web qui sont disponibles dans votre solution Cloud SAP et que vous pouvez utiliser. Guide de consultation rapide Service Explorer [Page 142] Scénarios de communication Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Ensemble de services prépackagés ou définis par le client Guide de consultation rapide Scénarios de communication [Page 140] que vous pouvez utiliser SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

141 Systèmes de communication Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Système utilisé pour l'intégration d'applications entre votre solution Cloud Guide de consultation rapide Systèmes de communication [Page 129] SAP et un système externe. Accords de communication Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Accord entre deux systèmes pour échanger des données Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131] électroniquement. Certificats de communication Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Certificat utilisé pour les accords de communication. Guide de consultation rapide Certificats de communication [Page 145] Tâches Afficher un scénario de communication Pour afficher un scénario de communication prépackagé ou défini par le client, procédez comme suit : 1. Dans la vue Scénarios de communication, sélectionnez un scénario de communication prépackagé dans la liste. Les scénarios de communication prépackagés sont précédés d'un symbole représentant un diamant blanc. 2. Dans l'onglet Opérations, vous pouvez afficher les opérations de services Web liées. Dans l'onglet Accords de communication, vous pouvez afficher l'accord de communication lié, si disponible. 3. Pour créer un accord de communication, cliquez sur Nouvelle configuration et réalisez les activités guidées. Créer un scénario de communication Pour créer un scénario de communication défini par le client, procédez comme suit : 1. Dans la vue Scénarios de communication, cliquez sur Créer. 2. Saisissez un nom. 3. Cliquez sur Ajouter opérations pour affecter des opérations de services Web au scénario de communication. 4. Dans la fenêtre popup, sélectionnez une ou plusieurs opérations de services Web. Pour cela, cochez la case Ajouter opération. 5. Cliquez sur OK. 6. Cliquez sur Sauvegarder. 7. Cliquez sur Nouvelle configuration pour créer un accord de communication. Vous serez guidé vers les étapes requises. 8. Après avoir réalisé ces étapes, cliquez sur Fermer pour revenir à l'écran de saisie. Les scénarios de communication définis par le client sont précédés d'un symbole représentant un diamant noir. Traiter un scénario de communication Pour traiter un scénario défini par le client existant, procédez comme suit : Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 141

142 1. Dans la vue Scénarios de communication, sélectionnez un scénario de communication défini par le client. 2. Sélectionnez Traiter. 3. Apportez les modifications. Vous pouvez, par exemple, ajouter ou supprimer des opérations de services Web. 4. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Vous ne pouvez pas modifier un scénario de communication si un ou plusieurs accords de communication pour ce scénario existent déjà. Si vous voulez modifier le scénario, supprimez les accords de communication pour ce scénario. Configurer un accord de communication pour un scénario de communication Pour configurer un accord de communication pour un scénario de communication prépackagé ou défini par le client, procédez comme suit : 1. Dans la vue Scénarios de communication, sélectionnez un scénario de communication prépackagé ou défini par le client. 2. Cliquez sur Nouvelle configuration et réalisez les activités guidées. Supprimer un scénario de communication Pour supprimer un scénario de communication défini par le client, procédez comme suit : 1. Dans la vue Scénarios de communication, sélectionnez un scénario de communication défini par le client. 2. Cliquez sur Supprimer. Vous ne pouvez pas supprimer un scénario de communication si un ou plusieurs accords de communication pour ce scénario existent déjà. Si vous voulez supprimer le scénario, supprimez les accords de communication pour ce scénario Vue Service Explorer Guide de consultation rapide Service Explorer La vue Service Explorer permet aux utilisateurs de consulter une liste de tous les services entrants disponibles dans la solution. Elle contient de la documentation et des données techniques pour chaque service Web. Depuis cette vue, vous pouvez également télédécharger les services WSDL affectés. Une fois que les utilisateurs savent quel service est disponible, ils peuvent créer un nouvel accord de communication avec un des scénarios de communication disponibles contenant un ou plusieurs services. Si vous possédez un outil de développement qui lit les services WSIL, vous pouvez ouvrir un service WSIL et obtenir la liste de tous les URL des points d'accès actifs inclus dans le périmètre et des services WSDL liés. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Gestion des entrées et des sorties SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

143 Contexte de gestion Scénarios de communication Les scénarios de communication regroupent des services entrants et sortants et permettent de créer des accords de communication dans la solution. Les services Web entrants sont des services Web que vous avez créés sur la base de processus de gestion de SAP ou sur la base de services Web fournis par SAP. Les services sortants sont des services Web externes que vous avez intégrés dans votre solution. Accords de communication Les accords de communication vous aident à configurer l'échange électronique de données entre la solution et un partenaire de communication. Vous pouvez définir des accords pour plusieurs documents commerciaux et méthodes de communication. Votre solution propose des scénarios pour les communications entrantes et sortantes. Libre à vous de vous en inspirer pour créer des accords de communication. Un accord de communication est basé sur un scénario de communication et fournit une méthode alternative pour autoriser un utilisateur à accéder à un service. La vue Accords de communication prend en charge l'échange électronique de données avec un partenaire (B2B) ou avec un système de communication (intégration de l'application) qui peut être aussi un système interne. Pour plus d'informations sur les accords de communication, voir Accords de communication [Page 131]. Web Services Description Language (WSDL) Le Web Services Description Language (WSDL) est un langage XML utilisé pour décrire les fonctions proposées par un service Web. Le WSDL est souvent utilisé avec SOAP et un document de schéma XML pour définir des services Web sur Internet. Les fichiers WSDL peuvent être télédéchargés et utilisés pour intégrer des services externes dans la solution. Pour plus d'informations sur les services Web, voir Services Web. WSIL Le Web Services Inspection Language (WSIL) est une méthode de recherche de services utilisée pour regrouper différents types de descriptions de services. Le service WSIL livre une liste des URL de points d'accès actifs disponibles et des services WSDL liés du système. Tâches Parcourir les services disponibles 1. Dans la zone de liste déroulante Afficher, sélectionnez Toutes les opérations entrantes synchronisées. 2. Dans la zone de liste déroulante Regroupement par, sélectionnez l'ordre de tri de la liste. 3. Entrez au besoin un mot-clé dans la zone Rechercher. Cliquez sur Lancer. 4. Résultat : La liste des services disponibles est affichée. Rechercher des services par nom ou par objet de gestion 1. Dans la zone de liste déroulante Afficher, sélectionnez Toutes les opérations entrantes synchronisées. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 143

144 2. Saisissez le nom d'un service ou d'un objet de gestion, par exemple Comptes ou Commandes clients, dans la zone Rechercher. Vous pouvez également utiliser la recherche étendue pour spécifier le nom du service, de l'opération ou de l'objet de gestion que vous recherchez. 3. Cliquez sur Lancer. 4. Résultat : La liste des services disponibles comportant le mot-clé est affichée. Trouver des détails techniques et de la documentation sur une opération de service 1. Dans la zone de liste déroulante Afficher, sélectionnez Toutes les opérations entrantes synchronisées. 2. Sélectionnez l'opération de service pour laquelle vous avez besoin d'informations détaillées. Vous pouvez déterminer le type d'accès d'une opération à partir de son nom. Si le nom d'une opération de service commence par Contrôler, il s'agit d'une opération en lecture seule, s'il commence par Gérer, il s'agit d'une opération modifier/écrire. 3. Dans le volet Détails en bas de l'écran, vous trouverez les informations techniques de l'opération, comme l'espace nom du service, l'url du service, la description de l'opération, le statut de validation et la version obsolète de l'opération. 4. Pour afficher la documentation relative au service et aux opérations pertinents, cliquez sur le lien de la documentation, dans la section Service. La documentation contient des informations techniques sur la définition, le contexte commercial, les conditions préalables, les exemples et les contraintes du service et de ses opérations. Télécharger le Web Services Description Language (WSDL) 1. Dans la zone de liste déroulante Afficher, sélectionnez Opérations synchronisées dans le périmètre. 2. Dans la zone de liste déroulante Regroupement par, sélectionnez l'ordre de tri de la liste. 3. Entrez au besoin un mot-clé dans la zone Rechercher. Cliquez sur Lancer. 4. La liste des services validés disponibles dans le périmètre de votre solution apparaît à l'écran. 5. Sélectionnez le service de votre choix et cliquez sur Télédécharger WSDL. 6. La boîte de dialogue Sauvegarder sous s'affiche. 7. Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur. Ouvrir un Web Services Inspection Language (WSIL) Pour obtenir la liste de tous les services inclus dans le périmètre au format WSIL, cliquez sur OUVRIR WSIL. Le fichier WSIL s'ouvre dans une nouvelle fenêtre avec un URL de type Vous pouvez ensuite utiliser l'url directement dans votre outil de développement de services Web pour sélectionner les services à utiliser et pour importer leurs WSDL SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

145 7.12 Vue Certificats Guide de consultation rapide Certificats de communication La vue Certificats de communication vous permet d'afficher les certificats client qui ont été créés pour les accords de communication. Vous pouvez suivre les certificats qui arrivent à expiration et, au besoin, supprimer les certificats non valides ou obsolètes. En fonction de votre solution, cette vue est intitulée Certificats de communication ou Certificats. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Gestion des entrées et des sorties. Contexte de gestion Accords de communication Les accords de communication vous aident à configurer l'échange électronique de données entre la solution et un partenaire de communication. Vous pouvez définir des accords pour plusieurs documents commerciaux et méthodes de communication. La solution propose des scénarios pour les communications entrantes et sortantes. Libre à vous de vous en inspirer pour créer des accords de communication. La vue Accords de communication prend en charge l'échange électronique de données avec un partenaire (B2B) ou avec un système de communication (intégration de l'application) qui peut être aussi un système interne. Lorsqu'un accord de communication est créé pour une communication entrante, un certificat client peut être généré et télédéchargé, ou téléchargé. Dans les deux cas, un certificat de sécurité est affecté. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131]. Tâches Affecter un certificat client Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Accords de communication [Page 131]. Afficher un certificat client Pour suivre le statut des certificats client existants, passez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Certificats de communication/certificats. Cette vue affiche tous les certificats client valides, obsolètes ou arrivant à expiration, ainsi que la date d'expiration de chaque certificat. Supprimer un certificat client Pour supprimer un certificat client, sélectionnez le certificat client et cliquez sur Supprimer affectation, puis sauvegardez vos modifications. Vue Gestion des entrées et des sorties P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 145

146 Renouveler la validité d'un certificat Pour renouveler la validité d'un certificat client, sélectionnez le certificat client correspondant et cliquez sur Renouveler la validité d'un certificat. Si le certificat a été créé par l'autorité de certification SAP Passport (AC), cliquez sur Renouveler avec AC SAP. La demande de certificat est envoyée à SAP Trust Center et le certificat est renouvelé automatiquement. Si le certificat a été créé par l'autorité de certification SAP Passport CA, exécutez les étapes suivantes : a. Pour renouveler un certificat émanant d'une autre autorité de certification, cliquez sur Renouveler la validité d'un certificat, puis cliquez sur Créer demande de renouvellement. b. Copiez-collez le texte contenu dans la boîte de dialogue et téléchargez-le sur le site Web de l'autorité de certification correspondante. L'autorité de certification renouvelle alors le certificat et envoie une réponse à l'adresse indiquée dans le certificat original. c. Pour télécharger, cliquez sur Renouveler la validité d'un certificat, puis sur Télécharger réponse. d. Cliquez sur OK pour terminer le processus SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Gestion des entrées et des sorties

147 8 Vue Jobs d'arrière-plan 8.1 Guide de consultation rapide Jobs d'arrière-plan Les jobs constituent une part importante du fonctionnement de l'application. Un job est une instance planifiée d'une exécution en masse. Les utilisateurs créent des exécutions en masse dans la solution, puis les planifient pour les lancer immédiatement, régulièrement à un moment défini ou après un autre job indiqué. Lorsque l'utilisateur planifie une exécution en masse, elle est représentée sous forme de job. Plusieurs jobs peuvent être planifiés pour une même exécution en masse. La vue Jobs d'arrière-plan des postes de travail Administrateur et Gestion de l'application et des utilisateurs permet d'afficher les jobs dans la solution. Vous pouvez ajuster la liste pour afficher tous les jobs planifiés, erronés, en cours d'exécution et exécutés la semaine précédente. Le statut de chaque job est affiché dans la colonne Statut. Il indique si un job a échoué, est terminé ou si sa validation a été annulée. Contexte de gestion Exécutions en masse Une exécution en masse représente le traitement automatique en masse d'une tâche ou d'une transaction commerciale. Les exécutions en masse permettent le traitement en masse des données de gestion et sont utilisées dans les processus de gestion, par exemple les cycles de facturation, les cycles d'autorisation de paiement par carte de crédit ou les exécutions de la confirmation de solde. Lorsqu'un utilisateur planifie une exécution en masse, elle est représentée sous forme de job d'arrière-plan. Lors de la sélection du périmètre, il est possible d'indiquer des variantes d'exécution en masse par défaut. Les exécutions en masse sont créées et gérées dans les postes de travail. À l'aide du planificateur de jobs, l'utilisateur planifie l'exécution pour qu'elle se déclenche une seule fois ou régulièrement, à une date et heure déterminées. La vue Jobs d'arrière-plan vous permet de suivre et de replanifier les jobs d'exécution en masse créés par les utilisateurs dans d'autres postes de travail. Pour plus d'informations, voir la documentation relative aux exécutions en masse. Journal des applications Les journaux des applications sont créés dans le cadre des processus de gestion nécessitant la journalisation des étapes de traitement ; par exemple, les exécutions en masse. Le journal des applications affiche des informations détaillées sur les étapes de processus de gestion et leurs résultats, ce qui permet de les contrôler ultérieurement. Pour plus d'informations, voir Journal des applications. Tâches Afficher le journal du job Vous pouvez afficher le journal de tous les jobs planifiés et exécutés dans la solution. Ce journal vous permet de savoir, par exemple, pourquoi un job a échoué et vous indique les corrections à apporter avant de le replanifier. 1. Sélectionnez la vue Jobs d'arrière-plan. Vue Jobs d'arrière-plan P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 147

148 2. Dans la zone Afficher, sélectionnez Tous les jobs erronés ou Tous les jobs exécutés la semaine dernière pour visualiser les exécutions en masse pour lesquelles afficher le journal. 3. Sélectionnez le job pour lequel vous souhaitez afficher le journal, puis sélectionnez Afficher le journal du job pour ouvrir l'écran Journal du job. 4. Contrôlez le journal du job. 5. Sélectionnez Fermer pour fermer le journal du job et revenir à la synthèse des jobs d'arrière-plan. Afficher le journal des applications Vous pouvez afficher le journal des applications pour n'importe quel job planifié et exécuté dans la solution. Le journal des applications affiche, par exemple, la synthèse et les données d'administration. 1. Sélectionnez la vue Jobs d'arrière-plan. 2. Dans la zone Afficher, sélectionnez Tous les jobs erronés ou Tous les jobs exécutés la semaine dernière pour visualiser les exécutions en masse pour lesquelles afficher le journal. 3. Sélectionnez le job pour lequel vous souhaitez afficher le journal, puis sélectionnez Afficher journal des applications pour ouvrir l'écran Journal des applications. 4. Contrôlez le journal des applications. 5. Sélectionnez Fermer pour fermer le journal des applications et revenir à la synthèse des jobs d'arrière-plan. Replanifier un job Vous pouvez replanifier un job qui a été créé et planifié par un autre utilisateur. 1. Sélectionnez la vue Jobs d'arrière-plan. 2. Dans la zone Afficher, sélectionnez Tous les jobs planifiés et cliquez sur Lancer. 3. Pour replanifier un job, sélectionnez-le, puis cliquez sur Replanifier. L'écran Replanifier job s'affiche. 4. Sous Planifier, sélectionnez l'une des options suivantes pour la durée d'exécution du job : Cliquez sur Exécuter immédiatement. Saisissez la date et l'heure de l'exécution du job. Dans la liste Périodicité, sélectionnez la périodicité de l'exécution. Sélectionnez le job après lequel il doit être exécuté. 5. Cliquez sur Sauvegarder et fermer pour sauvegarder la nouvelle planification du job et revenir à la synthèse des jobs d'arrière-plan. Le job replanifié est sauvegardé dans la solution. Le job est exécuté au moment où il est planifié. Annuler un job Vous pouvez annuler un job planifié ou un job en cours d'exécution. 1. Sélectionnez la vue Jobs d'arrière-plan. 2. Dans la zone Afficher, sélectionnez Tous les jobs en cours d'exécution ou Tous les jobs planifiés et cliquez sur Lancer. 3. Pour annuler un job, sélectionnez-le, puis cliquez sur Annuler job. Le job est à présent annulé et son statut est activé sur Obsolète dans la liste Jobs d'arrière-plan SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Jobs d'arrière-plan

149 8.2 Fondamentaux Exécutions en masse Synthèse Une exécution en masse est le traitement en masse automatique d'une tâche ou d'une transaction commerciale. Les exécutions en masse permettent de traiter en masse des données commerciales et sont utilisées dans les processus de gestion, tels que les cycles de facturation, les cycles d'autorisation de paiement ou les cycles de confirmation de soldes. Lorsqu'un utilisateur planifie une exécution en masse, le système la représente sous forme de job d'arrière-plan. Cependant, lors de la sélection du périmètre, il est possible de fournir des variantes par défaut des exécutions en masse. Les exécutions en masse sont créées et gérées dans les postes de travail. Le Planificateur de jobs permet de planifier l'exécution de manière ponctuelle ou régulièrement à des heures définies. Dans la vue Jobs d'arrière-plan du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vous pouvez surveiller et replanifier les jobs d'exécution en masse créés par des utilisateurs dans d'autres postes de travail. Le traitement en arrière-plan de volumes plus faibles de données commerciales est géré via des tâches automatiques de gestion des tâches de gestion. Fonctions d'exécution en masse Des exécutions peuvent être créées, mises à jour et planifiées par un utilisateur final. La planification s'effectue une fois, en fonction d'un schéma de récurrence (incluant la prise en charge d'un calendrier d'entreprise) ou d'un événement, en tant qu'activité de suivi consécutive à une autre exécution en masse. Vous pouvez également lancer une exécution pour un démarrage immédiat à partir du poste de travail. Les exécutions en masse vous permettent d'automatiser des tâches de gestion ou des activités répétitives, par exemple, des jobs d'arrière-plan exécutés la nuit lorsque l'activité du système est faible. Les exécutions en masse sont utiles pour définir des jobs asynchrones, de longue durée ou consommateurs de ressources tels que des exécutions nocturnes et des impressions en masse. Vous pouvez définir la quantité de contrôle et d'automatisation dans les exécutions en masse. Par exemple, vous pouvez valider automatiquement des demandes d'expédition pour certains clients, et pour d'autres clients, vérifier manuellement les informations avant de les valider. Le système planifie automatiquement des packages de travail parallèles afin de raccourcir la durée de traitement d'une exécution en masse. Flux de processus d'exécution en masse Les exécutions en masse peuvent être créées par des utilisateurs finaux dans les postes de travail individuels. Les étapes suivantes expliquent les processus habituels de création d'une exécution en masse et de sa planification en tant que job. Lors de ce processus, vous accédez au poste de travail et au planificateur de jobs. 1. L'utilisateur crée ou planifie une nouvelle exécution en masse dans son poste de travail en entrant un nom unique dans la zone ID exécution en masse, et en définissant les paramètres de l'exécution. Par exemple, dans Vue Jobs d'arrière-plan P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 149

150 le poste de travail Logistique d'expédition, l'utilisateur sélectionne Validation automatique et crée une nouvelle exécution en masse. 2. Dans le planificateur de jobs générique, l'utilisateur peut lancer l'exécution en masse immédiatement, la planifier afin qu'elle soit exécutée à un moment donné ou déclenchée par un événement indiqué : Basée sur le temps : l'exécution en masse peut être planifiée pour être exécutée immédiatement en arrière-plan, pour être exécutée une fois à une date et une heure donnée, ou être planifiée en tant qu'événement répétitif. Notez que le traitement d'exécutions en masse en arrière-plan affecte de façon négative les performances de votre système. SAP vous recommande de planifier les exécutions en masse à une fréquence minimale d'une fois toutes les quatre heures. La fréquence peut être réduite à une heure, en cas d'absolue nécessité. La planification des exécutions en masse à une fréquence inférieure à une heure n'est pas recommandée. Basée sur les événements : l'exécution en masse est déclenchée pour être exécutée après la fin d'un autre job. 3. Vous pouvez, à tout moment, suivre, replanifier ou annuler le job d'arrière-plan lié à l'exécution à partir de la vue Jobs d'arrière-plan du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. La vue Jobs d'arrièreplan vous permet de voir tous les jobs du système. 4. L'utilisateur peut ouvrir le Journal des applications pour toute exécution en masse effectuée, afin de visualiser le temps et le statut de chaque exécution et de vérifier la présence d'éventuels erreurs, avertissements et messages. Une erreur au cours d'une exécution en masse peut avoir une incidence sur l'activité. L'utilisateur peut se reporter au journal des applications pour déterminer la cause exacte de l'erreur. Exécutions en masse Le tableau suivant vous permet d'afficher certaines des différentes exécutions en masse pouvant être définies dans le système, et les postes de travail dans lesquels elles sont définies. Poste de travail Vue de poste de travail Sous-vue Exécution en masse Gestion de l'application et des Cohérence des données de Cycles de contrôle des flux de Cycle de contrôle des flux de utilisateurs gestion données données Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et sorties Entrée de fichiers Cycle de saisie de fichiers Gestion des flux de trésorerie Situation de trésorerie et Cycles de prévisions de Cycle de prévisions de et des liquidités prévisions liquidités liquidités Coûts et produits Tâches périodiques Répartition des charges et produits Coûts et produits Tâches périodiques Projets avec coûts directs : imputation des frais généraux Coûts et produits Tâches périodiques Projets de frais généraux Imputation des frais généraux Coûts et produits Tâches périodiques Ordres de service Imputation des frais généraux Cycle de répartition Cycle des frais généraux pour projets avec coûts directs Cycle de frais généraux pour projets de frais généraux Cycle de frais généraux pour ordres de service Coûts et produits Tâches périodiques Constatation de produits Cycle de constatation de produits SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Jobs d'arrière-plan

151 Poste de travail Vue de poste de travail Sous-vue Exécution en masse Facturation client Cycles de facturation Cycle de facturation Facturation client Cycle d'autorisation de carte de crédit Cycle d'autorisation de carte de crédit Planification de la demande Actions automatiques Cycle de prévision Cycle de prévision Planification de la demande Actions automatiques Cycle de préparation Cycle de préparation Planification de la demande Actions automatiques Cycle de validation Cycle de validation Planification de la demande Actions automatiques Cycle glissant Cycle glissant E-Commerce E-Commerce Cycles d'exportation de comptes Cycles de suppression des commandes Internet Cycles d'exportation de comptes Cycles de suppression des commandes Internet Immobilisation Tâches périodiques Amortissement Cycle d'amortissement Comptabilité générale Tâches périodiques Report de solde Cycle de report de solde Comptabilité générale Tâches périodiques Comptabiliser des écritures d'abonnement Cycle d'écritures d'abonnement Comptabilité générale Tâches périodiques Rapports légaux Cycle d'état des écritures Logistique interne Actions automatiques Cycle d'ajustement des niveaux de stocks magasins Valorisation des stocks Tâches périodiques Rapprochement entrée de marchandises/entrée de facture Valorisation des stocks Tâches périodiques Imputation des frais généraux pour lots de production Valorisation des stocks Tâches périodiques Rapprochement d'en-cours de fabrication Valorisation des stocks Cycle d'ajustement des niveaux de stocks magasins Cycle de rapprochement entrée de marchandises/ entrée de facture Cycle de frais généraux pour lots de production Cycle de rapprochement d'en-cours de fabrication Cycle de modification de coût unitaire de stock Pilotage de la logistique d'expédition Pilotage de la logistique d'expédition Actions automatiques Actions automatiques Cycle de mise à jour des confirmations Cycle de validation des livraisons échues Comptabilité fournisseurs Tâches périodiques Exécutions de la confirmation de solde Comptabilité fournisseurs Tâches périodiques Réévaluation en devise étrangère Exécution de la confirmation de solde Cycle de réévaluation en devise étrangère Comptabilité fournisseurs Tâches périodiques Cycles de paiement Cycle de paiement Comptabilité fournisseurs Tâches périodiques Reclassement des comptes fournisseurs Gestion des paiements Tâches périodiques Cycles de règlement par carte de crédit Cycle de reclassement des comptes fournisseurs Cycle de règlement par carte de crédit Vue Jobs d'arrière-plan P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 151

152 Poste de travail Vue de poste de travail Sous-vue Exécution en masse Gestion des paiements Tâches périodiques Réévaluation en devise étrangère Réévaluation en devise étrangère pour la caisse Gestion des paiements Tâches périodiques Supports de paiement Cycles de support de paiement Contrôle de la production Actions automatiques Cycle de clôture des lots en masse Contrôle de la production Actions automatiques Cycle de création d'ordres en masse Contrôle de la production Actions automatiques Cycle de validation d'ordres en masse Gestion de projets Gestion des modifications Définitions d'exécution d'instantané Gestion de projets Projets Cycles de demandes d'achat projet Comptabilité clients Tâches périodiques Exécutions de la confirmation de solde Définitions d'exécution d'instantané Cycles de demandes d'achat projet Exécution de la confirmation de solde Comptabilité clients Tâches périodiques Cycles de relance Cycle de relance Comptabilité clients Tâches périodiques Réévaluation en devise étrangère Cycle de réévaluation en devise étrangère pour les créances Comptabilité clients Tâches périodiques Cycles de paiement Cycle de paiement Comptabilité clients Tâches périodiques Reclassement des comptes clients Cycle de reclassement des comptes clients Facturation fournisseur Traitement des avoirs Traitement des avoirs Facturation fournisseur Vue Factures récurrentes Factures récurrentes Exécution des factures récurrentes Pilotage des Validation automatique Cycle de proposition de Cycle de validation de approvisionnements production propositions de production Pilotage des approvisionnements Validation automatique Cycle de proposition d'achat Cycle de validation des propositions d'achat Planification des Planification automatique Cycle de mise à jour des Cycle de mise à jour des approvisionnements confirmations confirmations Planification des approvisionnements Planification automatique Cycle de planification Nouveau cycle de planification Gestion des taxes Tâches périodiques Cycles de déclaration d'échange de biens Gestion des taxes Tâches périodiques Cycles de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Cycle de déclaration d'échange de biens Cycle de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Gestion des taxes Tâches périodiques Cycles de déclaration de TVA Cycle de déclaration de TVA SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Jobs d'arrière-plan

153 Poste de travail Vue de poste de travail Sous-vue Exécution en masse Gestion des taxes Tâches périodiques Déclarations des honoraires Cycle de déclaration des honoraires Gestion des taxes Tâches courantes Nouveau cycle de déclaration de taxes Cycle de déclaration de taxes Administration des temps Clôtures journalières Cycle de clôture journalière Cycle de clôture de période d'évaluation des temps des salariés Vue Jobs d'arrière-plan P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 153

154 9 Vue Création de nouvelles 9.1 Guide de consultation rapide Création de nouvelles Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, en tant qu'utilisateur clé, vous pouvez consulter les différents flux RSS provenant de sources externes et qui ont été ajoutés par votre société, fournir des informations supplémentaires sur ces flux et en ajouter ou en supprimer. Vous pouvez également ajouter un nouveau flux comportant des nouvelles de votre société, y compris des liens (URL) vers des sources internes ou externes. Ces nouvelles sont alors affichées sur l'écran de synthèse du poste de travail d'un utilisateur sous Dernières nouvelles ainsi que dans la vue Nouvelles du poste de travail Page d'accueil lorsque l'utilisateur lance SAP Business ByDesign. Tâches Afficher un flux RSS 1. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Création de nouvelles. Par défaut, cette vue présente toutes les nouvelles qui ont été ajoutées jusqu'alors, y compris les nouvelles de SAP et celles ajoutées par votre société. 2. Pour filtrer les postes de nouvelles, sélectionnez l'une des options en regard de Afficher. Vous pouvez consulter les nouvelles ajoutées par SAP ou celles de votre société. 3. Pour ouvrir un flux de nouvelles existant, cliquez sur son titre. La Synthèse de document de flux RSS s'ouvre. Elle vous permet de voir tous les postes actuellement disponibles pour le flux concerné. 4. Pour ouvrir un poste particulier dans le flux RSS, cliquez sur son titre. Le poste de nouvelles s'ouvre dans un nouvel écran. Vous pouvez ajouter un flux comportant des nouvelles de la société interne que vous écrivez, y compris des liens vers des sources externes, en sélectionnant Flux RSS dans l'écran Nouveau flux RSS de la société. Si vous voulez ajouter un flux RSS provenant d'une source interne ou externe, sélectionnez Flux RSS Web. Ajouter un flux avec des nouvelles de la société 1. Allez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez la vue Création de nouvelles. 2. Cliquez sur Créer. L'activité rapide Nouveau flux RSS de la société s'ouvre. 3. Cochez la case d'option Flux RSS (normalement sélectionnée par défaut). 4. Saisissez le titre de votre flux dans la zone Titre. Si vous le voulez, vous pouvez également ajouter des informations générales sur le flux dans la zone Synthèse SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Création de nouvelles

155 5. Sous Affectations de poste de travail, affectez le ou les postes de travail dans lesquels vous voulez voir s'afficher vos nouvelles. Après chaque sélection, cliquez sur la flèche droite pour l'ajouter à la liste Postes de travail affectés. 6. Pour ajouter des postes de nouvelles spécifiques à votre flux, ouvrez Postes et cliquez sur Ajouter poste. Vous pouvez saisir le titre de votre poste de nouvelles dans la ligne figurant sous l'en-tête Titre. Si vous voulez supprimer l'une des nouvelles de la liste, cliquez sur Supprimer. La création de nouvelles nécessite toujours la présence d'un poste, faute de quoi les nouvelles ne sont pas visibles dans le poste de travail Page d'accueil. 7. Sous Détails, vous pouvez saisir le contenu de votre poste de nouvelles dans la zone Contenu. Si vous voulez fournir un URL pour les sources Web internes ou externes, ajoutez-le dans la zone URL. 8. Quand vous en avez terminé avec votre poste de nouvelles, cliquez sur Sauvegarder pour ajouter une autre nouvelle et sur Sauvegarder et fermer si vous ne voulez plus en ajouter. Modifier un flux avec des nouvelles de la société 1. Pour traiter le flux de nouvelles d'une société, cliquez sur le titre du flux dans la table Création de nouvelles. Le flux s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. 2. Modifiez les détails du flux en affectant de nouveaux postes de travail ou en changeant les informations de synthèse, par exemple. Vous pouvez supprimer des postes de nouvelles ou les traiter sous Postes. 3. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Sauvegarder et fermer. Ajouter un poste de flux aux nouvelles de la société 1. Pour ajouter un nouveau poste de flux aux nouvelles de la société, sélectionnez le flux auquel appartient le poste dans le tableau sous Création de nouvelles. Le flux s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. 2. Ouvrez l'onglet Postes et cliquez sur Ajouter poste. Vous pouvez saisir le titre de votre poste de nouvelles dans la ligne figurant sous l'en-tête Titre. La création de nouvelles nécessite toujours la présence d'un poste, faute de quoi les nouvelles ne sont pas visibles dans le poste de travail Page d'accueil. 3. Sous Détails, vous pouvez saisir le contenu de votre poste de nouvelles dans la zone Contenu. Si vous voulez fournir un URL pour les sources Web internes ou externes, ajoutez-le dans la zone URL. 4. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Sauvegarder et fermer. 5. Pour voir votre nouvelle entrée dans l'écran suivant, cliquez sur Lancer ou rafraîchissez l'écran. Ajouter un flux RSS Web 1. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sélectionnez la vue Création de nouvelles. 2. Cliquez sur Créer. Vue Création de nouvelles P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 155

156 L'activité rapide Nouveau flux RSS de la société s'ouvre. 3. Cochez la case d'option en regard de Flux RSS Web et saisissez l'url du flux Web à ajouter dans la zone URL. 4. Cliquez sur Vérifier URL pour vous assurer que l'url est correct. 5. Sous Affectations de poste de travail, affectez le ou les postes de travail dans lesquels vous voulez voir s'afficher vos nouvelles. Après chaque sélection, cliquez sur la flèche droite pour l'ajouter à la liste Postes de travail affectés. 6. Sous Postes, vous pouvez voir les postes qui sont inclus dans le flux RSS. Vous ne pouvez pas modifier ni traiter ces postes de nouvelles. 7. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder et fermer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Création de nouvelles

157 10 Vue Conformité 10.1 Vue Conformité IT Guide de consultation rapide Mise en conformité IT La vue Mise en conformité IT vous permet de contrôler et de documenter les modifications de nature informatique effectuées dans votre système. La documentation automatique de ces modifications fournit un enregistrement des activités liées à la conformité à des fins d'audit. Les types d'activités de contrôle requis sont activés au cours de la configuration personnalisée. Ces choix peuvent être modifiés par le biais de l'activité de configuration personnalisée Contrôles généraux IT dans le poste de travail Configuration de gestion. Contexte de gestion Les processus de modification informatique, notamment les mises à jour logicielles, se nomment processus de mise en conformité IT. Chaque processus de mise en conformité IT comprend une ou plusieurs activités, qui peuvent nécessiter une intervention de l'utilisateur. Pour plus d'informations, voir Processus de mise en conformité IT [Page 158]. Tâches Contrôler les processus de mise en conformité IT 1. Sélectionnez le processus que vous voulez contrôler. 2. Cliquez sur Traiter. 3. Dans la section Activités de mise en conformité IT, sélectionnez l'activité que vous voulez contrôler. 4. Vérifiez le statut des messages d'information de l'activité sélectionnée. Vérifiez également si une action manuelle est requise. Les activités qui nécessitent une action manuelle sont de catégorie Action utilisateur. Vue Conformité P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 157

158 Fondamentaux Processus de mise en conformité IT Synthèse Les processus de modification informatique, notamment les mises à jour logicielles, se nomment processus de mise en conformité IT. Chaque processus de mise en conformité IT comprend une ou plusieurs activités, qui peuvent nécessiter une intervention de l'utilisateur. Processus de mise en conformité IT - Détails Les processus de mise en conformité IT vous permettent de contrôler et de documenter les modifications informatiques apportées à votre système. Il existe cinq types de processus de mise en conformité IT : Accès fournisseur de services Ce processus documente l'accès à votre système par le fournisseur de services. L'accès peut être nécessaire à certaines activités telles que l'analyse d'incident. Migration de données Ce processus contrôle et documente les activités de modification logicielle effectuées dans votre système dans le cadre de projets de migration de données. Gestion du déploiement - Hotfix Ce processus contrôle et documente les activités de modification logicielle relatives aux hotfixes. Gestion des modifications - Mise à jour Ce processus contrôle et documente toutes les modifications logicielles mises en œuvre dans votre système. Prestation de services On-Demand Ce processus contrôle et documente tous les services fournis à la demande. Chacun de ces processus génère une ou plusieurs activités de mise en conformité IT qui composent l'enregistrement de documentation du processus dans votre système. Les activités d'un processus de mise en conformité IT sont classées en catégories à partir desquelles vous pouvez identifier si une intervention manuelle est nécessaire. Les catégories suivantes sont disponibles : Action utilisateur Les activités de ce type requièrent une action manuelle de l'utilisateur. L'activité décrit les tâches que l'utilisateur doit exécuter. L'utilisateur documente les résultats de l'action dans l'activité. Notification Les activités de ce type contiennent des actions qui sont exécutées par le système. L'activité elle-même documente uniquement les résultats. Chaque activité d'un processus de mise en conformité IT a un statut qui reflète l'état de traitement actuel de l'activité. En outre, les messages de notification fournissent des détails sur les étapes de processus d'une activité SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Conformité

159 Statut d'une activité dans un processus de mise en conformité IT Statut Non démarrée Action requise En cours de traitement Confirmée Terminée sans confirmation Terminée automatiquement Annulée Description L'activité n'a pas commencé. L'activité requiert une action utilisateur. L'activité est en cours de traitement. L'activité a été confirmée après une exécution réussie. L'activité a été terminée sans confirmation en raison de problèmes lors de l'exécution. L'activité a été terminée automatiquement après l'expiration du délai de traitement maximal. L'activité de processus est annulée. Dans le système, vous pouvez gérer les processus de mise en conformité IT dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous la vue Conformité, sous-vue Mise en conformité IT. Un nouveau formulaire propre au client est fourni, qui lance un processus de mise en conformité IT de type prestation de services On-Demand. Les activités possibles pour ce processus sont : 1. Développement et validation du formulaire 2. Déploiement du formulaire dans le système de test 3. Test et acceptation du formulaire dans le système de test 4. Déploiement du formulaire dans le système de production 5. Test et acceptation du formulaire dans le système de production Voir aussi Guide de consultation rapide Mise en conformité IT [Page 157] 10.2 Vue SAP Live Link Guide de consultation rapide SAP Live Link Afin d'améliorer les processus de service et de support, SAP collecte de manière régulière des données sur le système et se les retransfère via l'infrastructure SAP Live Link. Cette vue vous permet d'accéder en lecture seule aux informations collectées par SAP Live Link. Vous pouvez accéder à la vue SAP Live Link à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Contexte de gestion Les collecteurs de données automatiques réunissent les informations sur le système périodiquement et les regroupent en paquets de données, avant de les transférer ensuite à SAP. Occasionnellement, des catégories de paquets de données variées sont combinées pour un cycle de service spécifique. La vue SAP Live Link affiche les Vue Conformité P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 159

160 paquets de données transférés le plus récemment, ainsi que les cycles de service, accompagnés de la date et de l'heure du dernier transfert. Une copie de chaque paquet de données transféré est sauvegardée en local pendant six mois, puis supprimée automatiquement. Catégories de paquets de données Les paquets de données sont regroupés dans les catégories suivantes : Signe de vie Données indiquant que l'application est connectée au système du fournisseur et qu'elle peut échanger des informations avec SAP. Données de performance Données relatives aux statistiques de performance de l'application. Mise à jour automatique Données déterminant le statut de l'application par rapport aux mises à jour logicielles. Fonctionnement du système Données relatives aux contrôles automatiques de fonctionnement chargés de surveiller le système et d'identifier tout problème éventuel. Données de formation Données relatives au contenu de formation de l'application. Configuration de gestion Données relatives à la configuration de votre système. Il est plus facile pour SAP de supporter votre solution lorsque ces informations sont disponibles. Données d'utilisation Données relatives à la fréquence d'accès ou d'utilisation des différentes zones du système. Gestion des utilisateurs Données relatives au nombre d'utilisateurs et aux droits d'accès dont ils disposent dans le système. Seules les données agrégées sont envoyées à SAP et non pas les informations sur les utilisateurs individuels. Les données de contact des administrateurs, telles que le nom et l'adresse , sont envoyées à SAP pour faciliter la gestion des incidents. Ces informations ne sont pas mises en correspondance avec les données générales d'utilisation du système. Support intégré Données relatives aux fonctions et services du support intégré, notamment les statistiques des incidents et les informations concernant les ressources de connaissances. Tâches Afficher les données transférées Pour afficher les données relatives à un paquet de données, sélectionnez le paquet dans la liste. Une description du paquet de données est ensuite affichée sous la liste. Pour afficher le contenu du transfert le plus récent d'un paquet de données, sélectionnez le paquet dans la liste et cliquez sur Afficher le contenu XML. Le contenu du paquet de données est affiché au format XML dans une fenêtre séparée. Pour consulter le contenu d'un précédent transfert, sélectionnez un paquet de données dans la liste et cliquez sur Historique du transfert de données SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Conformité

161 L'écran Historique du paquet de données s'ouvre et répertorie les transferts qui ont déjà eu lieu. Vous pouvez filtrer cette liste par la date et l'heure du transfert et par le service via lequel les données ont été transférées. Vue Conformité P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 161

162 11 Vue Flexibilité de gestion 11.1 Vue Services Web pour mashups Guide de consultation rapide Services Web pour mashups La vue Services Web pour mashups permet aux administrateurs d'intégrer des services Web tiers et de les utiliser dans les mashups de données et HTML. SAP fournit des services Web préconfigurés qui sont utilisés dans les mashups fournis par SAP. Vous pouvez afficher les options de configuration des services Web préconfigurés en cliquant sur le nom d'un service dans la liste. Les types de services Web supportés sont les suivants : REST SOAP Flux RSS et ATOM Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Services Web pour mashups. Contexte de gestion Mashups et services Web Les mashups sont utilisés pour intégrer des données de votre solution SAP Cloud aux données provenant d'un service Web ou d'une application en ligne. Les utilisateurs peuvent accéder au contenu fourni par ces services Web ou applications et l'utiliser dans leur travail quotidien. Les mashups peuvent fournir des fonctions de recherche sur le Web, des informations sur les sociétés et les branches ou des fonctions de recherche cartographique en ligne. Pour plus d'informations, voir Mashups et services Web dans le Centre d'aide de votre solution. Tâches Créer un service Web pour mashups Pour plus d'informations, voir Créer un service Web pour mashups [Page 166]. Activer un service Web 1. Dans la vue Services Web pour mashups, sélectionnez un service Web. 2. Cliquez sur Activer. Le service Web est disponible pour utilisation dans les mashups. Pour plus d'informations sur la création de mashups, voir À propos de la création de mashups [Page 169] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

163 Désactiver un service Web 1. Dans la vue Services Web pour mashups, sélectionnez un service Web. 2. Cliquez sur Désactiver. Le service Web n'est plus disponible pour utilisation dans les mashups. Supprimer un service Web Vous pouvez supprimer les services Web créés par les autres utilisateurs. 1. Dans la vue Services Web pour mashups, sélectionnez un service Web. Les services Web créés par d'autres utilisateurs de votre société peuvent être identifiés par l'id service, qui commence par CW*. 2. Cliquez sur Supprimer. Le service Web est supprimé de la liste. Entrer des clés API 1. Dans la vue Services Web pour mashups, sélectionnez un service Web qui nécessite une clé API et cliquez sur Entrer clés API. La boîte de dialogue Entrer clés API affiche les clés API qui sont requises par le service Web sélectionné. Sous Détails clé API, un lien renvoie au Business Center. Vous y trouverez une liste de tous les partenaires SAP et un lien vers le site Web correspondant. Vous devez générer la clé API sur le site Web du prestataire de services. 2. Cliquez sur Afficher clés API et, dans la colonne Valeur de clé API, entrez la clé API fournie par le prestataire de services. 3. Sauvegardez vos modifications Contexte de gestion Mashups et services Web Synthèse Les mashups sont utilisés pour intégrer des données de la solution Cloud de SAP aux données provenant d'un service Web ou d'une application en ligne. Les utilisateurs peuvent accéder au contenu fourni par ces services Web ou applications et l'utiliser dans leur travail quotidien. Les mashups peuvent fournir des fonctions de recherche sur le Web, des informations sur les sociétés et les branches ou des fonctions de recherche cartographique en ligne. Conditions préalables Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous avez activé Gestion des communautés, des documents et des services externes dans la configuration de votre système. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 163

164 la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que l'option Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes est sélectionnée sous Communication et échange d'informations. À l'étape Questions, développez l'élément Communication et échange d'informations et sélectionnez Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes. Sélectionnez Gestion des communautés, des documents et des services externes et répondez à la question portant sur l'intégration de mashups, de services Web et de fournisseurs de recherche externes. Pour qu'un mashup soit utilisable, il doit être activé par un administrateur. Cet administrateur doit posséder une autorisation pour les vues de poste de travail Création de mashups et Services Web pour mashups. Certains mashups ne sont peut-être pas applicables dans votre pays. Votre administrateur doit s'assurer que le mashup est valide pour votre pays avant de l'activer pour une utilisation à l'échelle de la société. Comment obtenir des mashups Un mashup peut être obtenu de plusieurs façons : En fonction de votre solution, certains mashups préconfigurés sont fournis. L'administrateur peut créer des mashups pour votre organisation. L'administrateur peut créer des mashups URL, HTML ou de données d'après une catégorie de mashup fournie par SAP. Selon votre solution, l'administrateur peut créer des mashups à l'aide de services Web pour mashups préconfigurés. Comment utiliser les mashups Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups. Comment accéder aux mashups Une fois le mashup activé et visible dans les écrans, vous pouvez y accéder de l'une des manières suivantes : Affichez un mashup en tant qu'écran intégré. Cliquez sur un lien de l'écran. Cliquez sur Services Web et sélectionnez le mashup. Utilisez Enterprise Search et accédez aux fournisseurs de recherche externes intégrés. Fonctionnalités Il existe quatre types de mashups : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

165 Mashups URL Ces mashups envoient des données depuis la solution Cloud de SAP à l'url d'un prestataire de services en ligne. Celui-ci utilise les données, par exemple, pour effectuer une recherche, et les résultats sont affichés dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Mashups HTML Ces mashups intègrent une page Web HTML ou JavaScript directement dans un écran. Mashups de données Ces mashups combinent et affichent des données provenant à la fois de sources internes et de sources externes. Pour créer un mashup de données, un outil de création intégré est utilisé pour transformer ou fusionner les services Web externes avec les données de gestion internes à l'aide de protocoles dédiés aux services Web et respectant les normes industrielles. Mashups personnalisés Ces mashups ont été créés en tant que solutions add-on par SAP. Les administrateurs peuvent créer des mashups de données, URL et HTML. Les mashups personnalisés peuvent uniquement être créés par SAP. Les mashups se distinguent notamment par les caractéristiques suivantes : Catégories de mashups Les mashups sont classés par catégories, en fonction du type de service ou d'information qu'ils fournissent. Liaison de port Certaines zones à l'écran sont prédéfinies en tant que ports d'entrée et de sortie d'écran. Les ports sont regroupés pour former une liaison de port. La liaison de port définit le type d'information pouvant être utilisé dans le mashup et détermine les écrans dans lesquels le mashup peut être utilisé. La catégorie de mashup indique les liaisons de port disponibles. Pour plus d'informations, voir Catégories de mashups [Page 175]. Clés API et authentification Clés API Pour accéder à certains services Web, vous avez besoin d'une clé API unique. Vous pouvez générer une clé API spécifique de votre société sur le site Web du prestataire de services, puis l'utiliser pour accéder au service à partir de la solution Cloud de SAP. L'icône affichée dans la colonne Clés API vous permet d'identifier les mashups nécessitant une clé API. La boîte de dialogue Entrer clés API affiche les clés API requises par le mashup sélectionné. Authentification de base L'authentification de base vous permet de saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accéder à un service Web. Ce nom d'utilisateur et ce mot de passe sont ensuite utilisés pour authentifier automatiquement tous les autres utilisateurs accédant au service. Authentification sécurisée Vous pouvez configurer une authentification sécurisée pour les services Web qui supportent le protocole d'authentification OAuth. Le protocole OAuth permet un accès sécurisé, basé sur l'utilisateur, à des services Web à partir de la solution Cloud de SAP. Contrairement aux autres méthodes d'authentification, OAuth donne à l'utilisateur un contrôle total sur ses détails d'authentification. Pour utiliser un mashup basé sur un service Web authentifié avec OAuth, les utilisateurs doivent s'authentifier sur le site Web du prestataire de services qui leur fournit un code PIN unique. Ce code PIN est ensuite utilisé pour accéder au service à partir de la solution Cloud de SAP. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 165

166 Configurer des mashups Les administrateurs peuvent configurer des mashups comme suit : De manière centralisée Selon votre solution, passez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Création de mashups ou Administrateur Flexibilité de gestion Création de mashups. Dans un écran spécifique Utilisez la fonction Adapter dans tout écran activé pour les mashups, de façon à accéder au panneau latéral d'adaptation. Les administrateurs peuvent configurer des mashups comme suit : activer les mashups pour une utilisation par tous les utilisateurs ou désactiver les mashups indésirables ; activer des solutions partenaires de mashups dans SAP Store ; modifier l'affichage des mashups, tester les modifications et les publier pour tous les utilisateurs ; créer des mashups en copiant un mashup existant puis en adaptant les paramètres dans le mashup copié ; ajouter des services Web pour utilisation dans les mashups de données ; créer des mashups URL, HTML ou de données d'après une catégorie de mashup fournie par SAP. Voir aussi Guide de consultation rapide Création de mashups [Page 169] Guide de consultation rapide Services Web pour mashups [Page 162] Tâches Créer un service Web pour mashups Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des services Web pour mashups afin d'intégrer des services Web externes à la solution Cloud de SAP et de les utiliser dans des mashups de données ou HTML. Vous pouvez intégrer les types de services Web suivants : RSS/Atom REST SOAP Conditions préalables Pour les flux RSS ou Atom, vous devez connaître l'url du service Web ou l'emplacement WSDL. Pour les services Web REST, vous devez connaître l'url de demande ainsi que tout autre paramètre pertinent. Pour les services Web SOAP, vous devez connaître l'emplacement WSDL (URL). En général, ces informations sont disponibles sur le site Web du fournisseur de services SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

167 Procédure Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups. Cliquez sur Créer, sélectionnez le type de service Web que vous voulez créer et procédez comme suit : 1. Entrez un nom et une description pour le service Web. 2. Sélectionnez le statut que doit avoir le service Web : Actif ou Inactif. Seuls les services Web actifs peuvent être utilisés. 3. Selon le type de mashup que vous créez, procédez comme suit : Flux RSS ou Atom a. Dans l'écran Nouveau service RSS/Atom, sous Informations de service, sélectionnez une méthode d'authentification, si nécessaire. Vous pouvez utiliser la norme OAuth pour authentifier les utilisateurs accédant au service uniquement si cette norme est prise en charge par le fournisseur. Vous trouverez toutes les informations requises sur le site Web du fournisseur. b. Entrez l'url du flux RSS ou Atom et cliquez sur Extraire paramètres. Tous les paramètres sont extraits et affichés sous Paramètres d'entrée. Vous pouvez les modifier si besoin. Lors de la création d'un mashup de données, seuls les paramètres ayant des constantes vides peuvent par la suite être mappés sur un port d'entrée de mashup ou une entrée utilisateur avec des valeurs par défaut ou des valeurs dynamiques. REST Pour les URL qui n'utilisent pas de requêtes, vous pouvez ajouter manuellement des accolades qui jouent le rôle de caractères génériques pour encadrer les termes. Par exemple, dans l'url mail.google.com/mail/#search/sap, vous pouvez remplacer le mot SAP par un critère de recherche entre accolades, tel que {terme}. Si vous saisissez ensuite mail/#search/{terme} dans la zone de l'url et que vous cliquez sur Extraire paramètres, le mot entre accolades est extrait comme paramètre. a. Dans l'écran Nouveau service REST, sous Informations de service, sélectionnez une méthode d'authentification, si nécessaire. Vous pouvez utiliser la norme OAuth pour authentifier les utilisateurs accédant au service uniquement si cette norme est prise en charge par le fournisseur. Vous trouverez toutes les informations requises sur le site Web du fournisseur. b. Sélectionnez une méthode HTTP. c. Selon la méthode sélectionnée, procédez comme suit : Si vous avez sélectionné la méthode GET : 1. Entrez l'url du service Web et cliquez sur Extraire paramètres. 2. Tous les paramètres sont extraits et affichés sous Paramètres d'entrée. Vous pouvez les modifier si besoin. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 167

168 Pour les URL qui n'utilisent pas de requêtes, vous pouvez ajouter manuellement des accolades qui jouent le rôle de caractères génériques pour encadrer les termes. Pour plus d'informations, voir la note correspondante dans la section Flux RSS ou Atom ci-dessus. Si vous avez sélectionné la méthode POST : 1. Sélectionnez un type de contenu. Si vous sélectionnez Formulaire, procédez comme pour la méthode GET. Si vous sélectionnez Corps XML, procédez comme suit : 2. Entrez l'url du service Web et le code XML. 3. Cliquez sur Générer paramètres du corps pour extraire les paramètres à partir du code, le cas échéant. Tous les paramètres sont extraits et affichés sous Paramètres d'entrée. Vous pouvez les modifier si besoin. Lors de la création d'un mashup de données, seuls les paramètres ayant des constantes vides peuvent par la suite être mappés sur un port d'entrée de mashup ou une entrée utilisateur avec des valeurs par défaut ou des valeurs dynamiques. Vous pouvez également utiliser des accolades pour définir des paramètres dans les corps POST XML. Ainsi, vous pouvez remplacer une valeur renvoyée par le service REST par un caractère générique, par exemple {caractère générique}, qui peut alors être mappé avec un port de sortie d'écran dans un mashup. d. Sous Paramètres de sortie, cliquez sur Simuler pour avoir un aperçu des informations retournées par le service Web. SOAP a. Dans l'écran Nouveau service SOAP, sous Informations de service, entrez l'url WSDL et cliquez sur Importer. Le contenu WSDL est extrait. b. Sélectionnez une opération de service. c. Si nécessaire, cliquez sur Copier description pour copier la description de l'opération de service dans la zone Description service du mashup, sous Informations générales. d. Entrez des constantes, si nécessaire. Lors de la création d'un mashup de données, seuls les paramètres ayant des constantes vides peuvent par la suite être mappés sur un port d'entrée de mashup ou une entrée utilisateur avec des valeurs par défaut ou des valeurs dynamiques. Les restrictions suivantes s'appliquent pour la création de services Web basés sur SOAP : les extensions XSD de type union, list et restriction ne sont pas prises en charge ; vous ne pouvez pas utiliser de messages d'en-tête, d'importations dans des WSDL ni d'indicateurs d'occurrences maximum ou minimum ; la structure XSD de type complexe est toujours traitée comme une séquence ; en ce qui concerne les WSDL comprenant plus d'un service, plusieurs ports ne peuvent pas porter le même nom ; SOAP 2.0 n'est pas pris en charge. e. Sous Paramètres de sortie, cliquez sur Simuler pour avoir un aperçu des informations retournées par le service Web. 4. Sauvegardez vos modifications. Résultat Si le service Web présente le statut Actif, il est mis à disposition pour être intégré à un mashup HTML ou de données SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

169 Si le service Web présente le statut Inactif, vous pouvez le traiter et l'activer ultérieurement dans la vue Services Web pour mashups de la solution Cloud de SAP Vue Création de mashups Guide de consultation rapide Création de mashups La vue Création de mashups vous permet en tant qu'administrateur d'activer les mashups préconfigurés et de créer des mashups de bout en bout ou en copiant un mashup préconfiguré. Selon votre solution, vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups. Contexte de gestion Mashups et services Web Les mashups sont utilisés pour intégrer des données de la solution Cloud de SAP aux données provenant d'un service Web ou d'une application en ligne. Les utilisateurs peuvent accéder au contenu fourni par ces services Web ou applications et l'utiliser dans leur travail quotidien. Les mashups peuvent fournir des fonctions de recherche sur le Web, des informations sur les sociétés et les branches ou des fonctions de recherche cartographique en ligne. Pour plus d'informations, voir Mashups et services Web dans l'espace Aide de votre solution. Catégories de mashups Lors de la création d'un mashup, vous devez sélectionner une catégorie de mashup. Les catégories de mashups servent à regrouper des mashups par type de service ou par information fourni(e). Selon la catégorie de mashup sélectionnée, vous pouvez ensuite sélectionner une liaison de port. Elle définit les paramètres de port de sortie écran pouvant être utilisés dans un mashup, ainsi que les écrans dans lesquels un mashup peut ensuite être rendu visible. Pour plus d'informations, voir Catégories de mashups [Page 175]. Tâches Activer un mashup préconfiguré Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Activer un mashup préconfiguré [Page 185]. Activer une solution partenaire de mashup Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Activer une solution partenaire de mashup [Page 186]. Rendre un mashup visible dans un écran Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 169

170 Créer un mashup de données Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un mashup de données [Page 191]. Créer un mashup URL Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un mashup URL [Page 189]. Créer un mashup HTML Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un mashup HTML [Page 194]. Créer un mashup pour une zone d'extension Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un mashup pour une zone d'extension [Page 199]. Copier un mashup existant Vous pouvez créer une copie d'un mashup fourni par SAP ou un partenaire. Ainsi, vous pourrez adapter des mashups préconfigurés ou créer votre propre mashup à partir des options de configuration d'un mashup existant. 1. Dans la vue Création de mashups, sélectionnez le mashup à copier en cliquant sur son nom. 2. Dans l'écran des détails du mashup, cliquez sur Sauvegarder sous. Une copie du mashup est ouverte. 3. Entrez un nouveau nom pour le mashup et adaptez les options de configuration en fonction de vos besoins. 4. Sauvegardez vos modifications. Désactiver un mashup 1. Dans la vue Création de mashups, sélectionnez un mashup. 2. Cliquez sur Désactiver. Le mashup n'est plus visible dans les écrans et il n'est plus affiché dans la section Mashups et services Web du panneau latéral. Supprimer un mashup Vous pouvez supprimer les mashups créés par vous et d'autres utilisateurs. 1. Dans la vue Création de mashups, sélectionnez un mashup. 2. Cliquez sur Supprimer. Le mashup est supprimé de la vue Création de mashups et de tous les écrans où il est visible SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

171 Contexte de gestion Mashups et services Web Synthèse Les mashups sont utilisés pour intégrer des données de votre solution SAP Cloud aux données provenant d'un service Web ou d'une application en ligne. Les utilisateurs peuvent accéder au contenu fourni par ces services Web ou applications et l'utiliser dans leur travail quotidien. Les mashups peuvent fournir des fonctions de recherche sur le Web, des informations sur les sociétés et les branches ou des fonctions de recherche cartographique en ligne. Conditions préalables Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous avez activé Gestion des communautés, des documents et des services externes dans la configuration de votre système. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que l'option Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes est sélectionnée sous Communication et échange d'informations. À l'étape Questions, développez l'élément Communication et échange d'informations et sélectionnez Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes. Sélectionnez Gestion des communautés, des documents et des services externes et répondez à la question portant sur l'intégration de mashups, de services Web et de fournisseurs de recherche externes. Pour qu'un mashup soit utilisable, il doit être activé par un administrateur. Cet administrateur doit posséder une autorisation pour les vues de poste de travail Création de mashups et Services Web pour mashups. Certains mashups ne sont peut-être pas applicables dans votre pays. Votre administrateur doit s'assurer que le mashup est valide pour votre pays avant de l'activer pour une utilisation à l'échelle de la société. Comment obtenir des mashups Un mashup peut être obtenu de plusieurs façons : Quelques mashups préconfigurés sont fournis dans SAP Business ByDesign. Votre organisation peut se procurer des mashups via SAP Store. Ces solutions partenaires de mashups sont fournies par les partenaires de SAP. L'administrateur peut créer des mashups pour votre organisation. Mashups préconfigurés fournis dans SAP Business ByDesign Les mashups préconfigurés suivants pour les services Web sont fournis dans SAP Business ByDesign : Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 171

172 Mashups préconfigurés pouvant être configurés par l'administrateur Nom du mashup Type de mashup Catégorie de mashup Liaison de port SAP (sap.com) Mashup URL Nouvelles et référence Fournisseur de recherche Communauté SAP Business ByDesign (sap.com) Mashup URL Nouvelles et référence Fournisseur de recherche Carte intégrée (bing.com) Mashup personnalisé Emplacement et déplacement Itinéraire intégré (bing.com) Mashup personnalisé Emplacement et déplacement Carte Web Planificateur d'itinéraires Sales Intelligence pour comptes (insideview.com) Mashup HTML Commerce et finance Informations de compte InsideView L'administrateur peut configurer ces mashups dans la vue Création de mashups du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. En outre, les mashups préconfigurés suivants sont mis à disposition pour faciliter le traitement automatique des paiements clients par carte de crédit, notamment la génération de jetons, les autorisations et le règlement des paiements avec l'établissement bancaire. Ces mashups ne peuvent pas être configurés. Pour plus d'informations sur ces mashups, voir Paiements clients par carte de crédit. Mashups préconfigurés ne pouvant pas être configurés par l'administrateur Nom du mashup Type de mashup Catégorie de mashup Liaison de port Service d'autorisation de paiement (computop.com) Service d'autorisation de paiement (paymetric.com) Mashup URL Commerce et finance Autorisation de paiement par carte de crédit Mashup URL Commerce et finance Autorisation de paiement par carte de crédit Solutions partenaires de mashups fournies par SAP Store Votre organisation peut également se procurer des solutions partenaires de mashups dans SAP Store, à l'adresse store.sap.com. Ces solutions sont alors installées dans votre système. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide SAP Store. Les mashups préconfigurés et les solutions partenaires de mashups sont configurés pour une utilisation dans certains écrans de SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations sur les écrans activés pour chaque catégorie de mashup, voir Catégories de mashups [Page 175]. Créer des mashups pour votre organisation L'administrateur peut créer des mashups URL, HTML ou de données d'après une catégorie de mashup fournie par SAP. Selon votre solution, l'administrateur peut créer des mashups HTML ou de données à l'aide de services Web pour mashups préconfigurés. Pour les afficher, passez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Services Web pour mashups. Comment utiliser les mashups Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

173 L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups. Comment accéder aux mashups Une fois le mashup activé et visible dans les écrans, vous pouvez y accéder de l'une des manières suivantes : Affichez un mashup en tant qu'écran intégré. Cliquez sur un lien de l'écran. Cliquez sur Services Web et sélectionnez le mashup. Utilisez Enterprise Search et accédez aux fournisseurs de recherche externes intégrés. Fonctionnalités Il existe quatre types de mashups : Mashups URL Ces mashups envoient des données depuis la solution Cloud de SAP à l'url d'un prestataire de services en ligne. Celui-ci utilise les données, par exemple, pour effectuer une recherche, et les résultats sont affichés dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Mashups HTML Ces mashups intègrent une page Web HTML ou JavaScript directement dans un écran. Mashups de données Ces mashups combinent et affichent des données provenant à la fois de sources internes et de sources externes. Pour créer un mashup de données, un outil de création intégré est utilisé pour transformer ou fusionner les services Web externes avec les données de gestion internes à l'aide de protocoles dédiés aux services Web et respectant les normes industrielles. Mashups personnalisés Ces mashups ont été créés en tant que solutions add-on par SAP. Les administrateurs peuvent créer des mashups de données, URL et HTML. Les mashups personnalisés peuvent uniquement être créés par SAP. Les mashups se distinguent notamment par les caractéristiques suivantes : Catégories de mashups Les mashups sont classés par catégories, en fonction du type de service ou d'information qu'ils fournissent. Liaison de port Certaines zones à l'écran sont prédéfinies en tant que ports d'entrée et de sortie d'écran. Les ports sont regroupés pour former une liaison de port. La liaison de port définit le type d'information pouvant être utilisé dans le mashup et détermine les écrans dans lesquels le mashup peut être utilisé. La catégorie de mashup indique les liaisons de port disponibles. Pour plus d'informations, voir Catégories de mashups [Page 175]. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 173

174 Clés API et authentification Clés API Pour accéder à certains services Web, vous avez besoin d'une clé API unique. Vous pouvez générer une clé API spécifique de votre société sur le site Web du prestataire de services, puis l'utiliser pour accéder au service à partir de la solution Cloud de SAP. L'icône affichée dans la colonne Clés API vous permet d'identifier les mashups nécessitant une clé API. La boîte de dialogue Entrer clés API affiche les clés API requises par le mashup sélectionné. Authentification de base L'authentification de base vous permet de saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accéder à un service Web. Ce nom d'utilisateur et ce mot de passe sont ensuite utilisés pour authentifier automatiquement tous les autres utilisateurs accédant au service. Authentification sécurisée Vous pouvez configurer une authentification sécurisée pour les services Web qui supportent le protocole d'authentification OAuth. Le protocole OAuth permet un accès sécurisé, basé sur l'utilisateur, à des services Web à partir de la solution Cloud de SAP. Contrairement aux autres méthodes d'authentification, OAuth donne à l'utilisateur un contrôle total sur ses détails d'authentification. Pour utiliser un mashup basé sur un service Web authentifié avec OAuth, les utilisateurs doivent s'authentifier sur le site Web du prestataire de services qui leur fournit un code PIN unique. Ce code PIN est ensuite utilisé pour accéder au service à partir de la solution Cloud de SAP. Configurer des mashups Les administrateurs peuvent configurer des mashups comme suit : De manière centralisée Selon votre solution, passez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Création de mashups ou Administrateur Flexibilité de gestion Création de mashups. Dans un écran spécifique Utilisez la fonction Adapter dans tout écran activé pour les mashups, de façon à accéder au panneau latéral d'adaptation. Les administrateurs peuvent configurer des mashups comme suit : activer les mashups pour une utilisation par tous les utilisateurs ou désactiver les mashups indésirables ; activer des solutions partenaires de mashups dans SAP Store ; modifier l'affichage des mashups, tester les modifications et les publier pour tous les utilisateurs ; créer des mashups en copiant un mashup existant puis en adaptant les paramètres dans le mashup copié ; ajouter des services Web pour utilisation dans les mashups de données ; créer des mashups URL, HTML ou de données d'après une catégorie de mashup fournie par SAP. Voir aussi Guide de consultation rapide Création de mashups [Page 169] Guide de consultation rapide Services Web pour mashups [Page 162] SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

175 Catégories de mashups Synthèse Lors de la création d'un mashup, vous devez sélectionner une catégorie de mashup. Les catégories de mashups servent à regrouper des mashups par type de service ou par information fourni(e). Selon la catégorie de mashup sélectionnée, vous pouvez ensuite sélectionner une liaison de port. Elle définit les paramètres de port de sortie écran pouvant être utilisés dans un mashup, ainsi que les écrans dans lesquels un mashup peut ensuite être rendu visible. Fonctionnalités La table suivante offre un aperçu des différentes catégories de mashups disponibles dans les solutions Cloud de SAP et du type d'information utilisable dans chaque catégorie. Le type de port de sortie correspond à un ou plusieurs paramètres pouvant être utilisés lors de la création d'un mashup. Les catégories de mashups et liaisons de port disponibles dépendent de la solution Cloud que vous utilisez. Lorsque vous créez un mashup, vous pouvez afficher les catégories de mashups et liaisons de port disponibles via la liste déroulante. Catégories de mashups et liaisons de port Catégorie de mashup Liaison de port Description Type de port de sortie Commerce et finance Informations de compte Afficher des informations Informations relatives à supplémentaires supplémentaires pour un l'intitulé de compte compte dédié Informations financières et Rechercher des informations Numéro DUNS et nom de la commerciales par nom de commerciales sur la base d'un société société ou DUNS nom de société ou d'un numéro DUNS Informations financières et Rechercher des informations Nom de la société commerciales par nom de commerciales sur la base d'un société nom de société Informations financières et Rechercher des informations Nom de la branche commerciales par branche commerciales sur la base de la branche Informations financières et Rechercher des informations Code Nielsen commerciales par code commerciales sur la base du Nielsen code Nielsen Recherche de transactions au Rechercher une transaction Informations relatives à la point de vente au point de vente dans un transaction au point de vente système de point de vente externe Flux RSS Web par nom de Afficher des flux RSS Web Nom de la société société filtrés par nom de société Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 175

176 Catégorie de mashup Liaison de port Description Type de port de sortie Emplacement et Recherche de point de vente Rechercher une adresse Informations relatives à la déplacement professionnelle locale par branche et à l'adresse adresse ou par branche Planificateur d'itinéraire Planifier un itinéraire à partir Adresse de départ, adresse d'une liste d'adresses d'arrivée et destinations supplémentaires Météo Afficher la météo à partir Informations relatives à d'une adresse l'adresse Carte Web Afficher une adresse Informations relatives à professionnelle sur une carte l'adresse ou obtenir des directions à partir d'une adresse Nouvelles et référence Recherche Web de partenaire Rechercher un partenaire par nom Critère de recherche Recherche Web de produit Rechercher des informations produit par nom Critère de recherche pour produit Fournisseur de recherche Rechercher un terme Critère de recherche Productivité et outils Recherche inversée Rechercher une adresse professionnelle à partir d'une adresse partielle Informations relatives au nom et à l'adresse Recherche inversée par téléphone Service d'expédition Détermination des sources d'approvisionnement Navigation URL Rechercher une adresse professionnelle à partir d'un numéro de téléphone Intégrer des services d'expédition (limité) Rechercher des informations de détermination des sources d'approvisionnement sur la base d'une description de produit Naviguer dans un URL de ressource interne ou externe Numéro de téléphone Informations d'expédition Critère de recherche Informations relatives à la navigation URL Social et communication Réseau social Afficher le profil d'un individu ou d'un partenaire figurant dans un réseau social Informations relatives au profil d'un individu ou d'un partenaire La table suivante affiche les écrans dans lesquels un mashup peut être affiché pour chaque liaison de port. Liaison de port par écran Liaison de port Poste de travail Écran Informations de compte supplémentaires Partenaires Infos-clés Synthèse compte SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

177 Liaison de port Poste de travail Écran Recherche de point de vente Partenaires Infos-clés Synthèse partenaire Éditeur Compte particulier Infos-clés Synthèse contact Gestion des liquidités Marketing Partenaires Infos-clés Synthèse Ma banque Infos-clés Synthèse concurrent Vue Fournisseurs Éditeur Fournisseur Infos-clés Synthèse fournisseur Activité Nouveau fournisseur Infos-clés Synthèse prestataire de services Gestion des taxes Infos-clés Synthèse administration fiscale Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 177

178 Liaison de port Poste de travail Écran Recherche Web de partenaire et Fournisseur de recherche Partenaires Partenaires Gestion des liquidités Marketing Administration du personnel Partenaires Gestion des taxes Infos-clés Synthèse partenaire Infos-clés Synthèse contact Éditeur Contact Activité Nouveau contact Infos-clés Synthèse compte Vue Comptes Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Éditeur Compte particulier Éditeur Organisation partenaire Éditeur Personne partenaire Infos-clés Synthèse Ma banque Infos-clés Synthèse concurrent Activité Nouvelle caisse d'assurance sociale Infos-clés Synthèse caisse d'assurance sociale Vue Fournisseurs Éditeur Fournisseur Activité Nouveau fournisseur Infos-clés Synthèse prestataire de services Infos-clés Synthèse administration fiscale SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

179 Liaison de port Poste de travail Écran Informations financières et commerciales par nom de société et Flux RSS Web par nom de société Partenaires Partenaires Gestion des liquidités Marketing Administration du personnel Partenaires Gestion des taxes Infos-clés Synthèse compte Vue Comptes Éditeur Contact Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau contact Activité Nouveau compte entreprise Activité Nouveau partenaire Éditeur Compte particulier Infos-clés Synthèse partenaire Éditeur Partenaire Vue Partenaires Éditeur Organisation partenaire Vue Partenaires Vue Chambres de compensation Éditeur Chambre de compensation Infos-clés Synthèse Ma banque Éditeur Ma banque Vue Mes banques Vue Concurrents Éditeur Concurrent Infos-clés Synthèse concurrent Éditeur Caisse d'assurance sociale Infos-clés Synthèse caisse d'assurance sociale Activité Nouvelle caisse d'assurance sociale Vue Fournisseurs Éditeur Fournisseur Activité Nouveau fournisseur Infos-clés Synthèse fournisseur Infos-clés Synthèse administration fiscale Éditeur Administration fiscale Vue Administrations fiscales Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 179

180 Liaison de port Poste de travail Écran Informations financières et commerciales par numéro DUNS Informations financières et commerciales par branche Informations financières et commerciales par code Nielsen Recherche de transactions au point de vente Partenaires Partenaires Partenaires Partenaires Partenaires Partenaires Partenaires Facturation client Infos-clés Synthèse compte Vue Comptes Éditeur Compte entreprise Éditeur Fournisseur Vue Fournisseurs Infos-clés Synthèse compte Vue Comptes Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Éditeur Organisation partenaire Vue Partenaires Activité Nouveau fournisseur Éditeur Fournisseur Vue Fournisseurs Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Infos-clés Synthèse compte Infos-clés Synthèse compte Éditeur Transaction au point de vente Infos-clés Synthèse transaction au point de vente Vue Transactions au point de vente Recherche Web de produit Commandes clients Éditeur Commande client SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

181 Liaison de port Poste de travail Écran Recherche inversée Partenaires Activité Nouveau partenaire Éditeur Contact Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Éditeur Compte particulier Activité Nouveau compte particulier Partenaires Activité Nouvelle organisation partenaire Activité Nouvelle personne partenaire Gestion des liquidités Activité Nouvelle banque Activité Nouvelle chambre de compensation Marketing Administration du personnel Partenaires Activité Nouveau concurrent Activité Nouvelle caisse d'assurance sociale Éditeur Fournisseur Activité Nouveau fournisseur Gestion des taxes Activité Nouvelle administration fiscale Recherche inversée par téléphone Partenaires Activité Nouveau partenaire Éditeur Contact Activité Nouveau contact Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Éditeur Compte particulier Activité Nouveau compte particulier Partenaires Activité Nouvelle organisation partenaire Activité Nouvelle personne partenaire Gestion des liquidités Administration du personnel Partenaires Activité Nouvelle banque Éditeur Caisse d'assurance sociale Éditeur Fournisseur Activité Nouveau fournisseur Gestion des taxes Activité Nouvelle administration fiscale Planificateur d'itinéraire Service sur site et réparation Vue Pipeline des ordres Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 181

182 Liaison de port Poste de travail Écran Service d'expédition Logistique d'expédition Vue Livraisons Éditeur Livraison Réseau social Partenaires Infos-clés Synthèse compte Éditeur Contact Infos-clés Synthèse contact Vue Contacts Activité Nouveau contact Activité Nouveau compte particulier Éditeur Compte particulier Partenaires Éditeur Contact partenaire Infos-clés Synthèse contact partenaire Vue Contacts partenaire Éditeur Organisation partenaire Infos-clés Synthèse partenaire Éditeur Personne partenaire Vue Salariés Activité Nouveau contact partenaire Activité Nouvelle organisation partenaire Activité Nouvelle personne partenaire Activité Nouveau salarié Gestion des ressources Éditeur Profil ressource Infos-clés Synthèse profil ressource Vue Profils des ressources Partenaires Activité Nouveau prestataire de services Activité Nouveau fournisseur Éditeur Prestataire de services Infos-clés Synthèse prestataire de services Vue Prestataires de services Éditeur Fournisseur Infos-clés Synthèse fournisseur Vue Fournisseurs Gérer mon équipe Éditeur Profil du salarié Infos-clés Synthèse profil du salarié SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

183 Liaison de port Poste de travail Écran Détermination des sources d'approvisionnement Demandes et commandes d'achat Partenaires Source d'approvisionnement affectée à la demande d'achat Vue Demandes d'achat Éditeur Fournisseur Navigation URL Partenaires Vue Comptes Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 183

184 Liaison de port Poste de travail Écran Météo et Carte Web Partenaires Partenaires Logistique de réception Gestion des liquidités Infos-clés Synthèse partenaire Activité Nouveau partenaire Éditeur Partenaire Vue Partenaires Vue Contacts Infos-clés Synthèse contact Éditeur Contact Activité Nouveau contact Infos-clés Synthèse compte Vue Comptes Éditeur Compte entreprise Activité Nouveau compte entreprise Éditeur Compte particulier Activité Nouveau compte particulier Infos-clés Synthèse contact partenaire Éditeur Contact partenaire Éditeur Organisation partenaire Éditeur Personne partenaire Infos-clés Synthèse partenaire Vue Partenaires Infos-clés Données de contact salarié Activité Nouvelle organisation partenaire Activité Nouvelle personne partenaire Activité Nouveau contact partenaire Activité Nouveau produit enregistré Éditeur Produit enregistré Infos-clés Synthèse produit enregistré Éditeur Avis de réception Activité Nouvel avis de réception Infos-clés Synthèse Ma banque Vue Mes banques Éditeur Ma banque Activité Nouvelle banque Vue Chambres de compensation Éditeur Chambre de compensation SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Marketing Activité Nouvelle chambre de compensation Vue Concurrents Vue Flexibilité de gestion

185 Liaison de port Poste de travail Écran Widget Web Les widgets Web peuvent être ajoutés à tous les écrans, notamment à la vue Synthèse du poste de travail Page d'accueil, ainsi qu'à toutes les autres synthèses. Voir aussi Guide de consultation rapide Création de mashups [Page 169] Tâches Activer un mashup préconfiguré Synthèse Des mashups préconfigurés donnant accès aux services et aux contenus des fournisseurs de services externes sont fournis selon votre solution Cloud. En tant qu'administrateur, vous pouvez activer ces mashups préconfigurés et les rendre visibles dans des écrans donnés. Pour afficher une synthèse des mashups préconfigurés fournis par SAP et les partenaires, voir Mashups et services Web dans l'espace Aide de votre solution. Certains services Web peuvent transmettre vos données de gestion à une organisation tierce. Exemple : les données de compte sont transmises à un moteur de recherche lors d'une recherche inversée dans un carnet d'adresses en ligne. Avant d'activer le mashup, SAP vous recommande de vérifier s'il est conforme à la politique de confidentialité des données de votre société. Procédure Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur, puis sélectionnez Flexibilité de gestion Création de mashups, et exécutez les étapes suivantes : Pour activer un mashup URL ou de données : 1. Dans le menu déroulant Afficher, sélectionnez Mashups URL ou Mashups de données. 2. Repérez le mashup voulu et, si nécessaire, cliquez sur le nom du mashup pour afficher plus de détails. 3. Cliquez sur Activer. Certains services Web nécessitent des clés API. Si un mashup utilise l'un de ces services Web, assurez-vous qu'il a été activé et que vous avez entré les clés API requises. Pour ce faire, utilisez la vue Services Web pour mashups. Le partenariat entre SAP et Google Maps permet à SAP de proposer Google Maps dans son application à l'aide de la clé API mise à disposition par Google et fournie par SAP. SAP a pré-payé l'utilisation de Google Maps par nos clients pendant toute la durée de ce partenariat. Ce partenariat se termine à la fin de l'année 2014 et s'il n'est pas reconduit, la clé API fournie par SAP expirera et nos clients devront obtenir la clé API directement auprès de Google. Pour activer un mashup HTML ou personnalisé : 1. Dans le menu déroulant Afficher, sélectionnez Mashups HTML ou Mashups personnalisés. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 185

186 2. Repérez le mashup voulu et, si nécessaire, cliquez sur le nom du mashup pour afficher plus de détails. 3. Vérifiez la colonne Clés API. Si un symbole rouge est affiché, vous devez alors créer une clé API unique à partir du site Web du fournisseur de services Web et entrer cette clé API dans la solution Cloud de SAP. Un symbole gris indique qu'aucune clé API n'est nécessaire et un symbole vert indique que la clé API a déjà été entrée. 4. Sélectionnez le mashup et cliquez sur Entrer clés API. Dans la boîte de dialogue Entrer clés API, cliquez sur Afficher clés API et entrez la clé fournie par le fournisseur de services Web dans la colonne Valeur, puis sauvegardez vos modifications. 5. Cliquez sur Activer. La solution génère les mashups personnalisés dans un iframe. Certains mashups personnalisés ne sont pas conçus pour être générés dans un iframe, qui est une restriction du mashup sélectionné. Puisque la solution ne peut pas déterminer si un mashup personnalisé sera généré dans un iframe ou non, tous les mashups personnalisés apparaissent dans la liste des mashups disponibles. Pour vérifier si le mashup peut être généré correctement, utilisez l'option d'aperçu dans l'outil de création de mashups. En cas d'erreur, le mashup sélectionné ne fonctionnera pas dans la solution. Résultat Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups. Le mashup pour Google Maps n'est pris en charge que pour les écrans basés sur HTML5. Le mashup pour Bing Maps n'est pris en charge que pour les écrans basés sur Microsoft Silverlight. Vous devez activer l'une des applications en fonction du client que vous utilisez Activer une solution partenaire de mashup Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez activer une solution partenaire de mashup dans votre solution SAP Cloud. Conditions préalables Vous avez acquis une solution partenaire de mashup sur le site SAP Store, à l'adresse store.sap.com. Procédure Contrôler un élément SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

187 1. Accédez au poste de travail Configuration de gestion, vue Projets d'implémentation. 2. Sélectionnez votre projet et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. 3. À l'étape 3 de l'activité Traiter le périmètre du projet, vérifiez que l'élément Communication et échange d'informations Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes Communautés, gestion des documents et services externes est sélectionné. Répondre à une question clé 1. À l'étape 4 de l'activité, accédez à Communication et échange d'informations Collaboration interpersonnelle, Intranet et services externes externes. Communautés, gestion des documents et services 2. Sélectionnez Oui en regard de la question clé pour la solution partenaire de mashup. 3. Terminez et déployez votre projet. Contrôler les options du mashup Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion ou Administrateur Flexibilité de gestion, et exécutez les étapes suivantes : 1. Dans la vue Services Web pour mashups, vérifiez que tous les services Web appartenant à la solution partenaire de mashup sont activés et que les clés API ont été gérées. 2. Dans la vue Création de mashups, vérifiez que les mashups appartenant à la solution partenaire de mashup sont activés et que toutes les clés API nécessaires sont gérées. Si la solution partenaire de mashup comporte plusieurs mashups alors que seul un de ces mashups doit être disponible pour les utilisateurs fonctionnels, vous pouvez désactiver les mashups inutiles dans la vue Création de mashups en les sélectionnant et en cliquant sur Désactiver. Résultat Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups Rendre un mashup visible dans un écran Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter un mashup à un écran et le rendre visible pour tous les utilisateurs. Chaque mashup peut être ajouté à un ensemble prédéfini d'écrans en fonction de sa catégorie et de sa liaison de port. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 187

188 Si un mashup ne doit pas être visible pour tous les utilisateurs qui ont accès à l'écran correspondant, les utilisateurs individuels peuvent l'ajouter à l'aide de la fonction Personnaliser Cet écran. Ainsi, seuls les utilisateurs qui ont personnalisé l'écran peuvent le voir. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Conditions préalables Les prérequis suivants s'appliquent : Le mashup est activé. L'administrateur est affecté à la vue Journal des modifications pour flexibilité dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Cette condition doit être remplie pour pouvoir utiliser le mode d'adaptation. Procédure 1. Passez à l'écran dans lequel vous voulez mettre le mashup à la disposition de tous les utilisateurs. 2. Dans le menu Adapter, sélectionnez Entrer mode d'adaptation. Le mode d'adaptation vous permet de modifier un écran puis de tester vos modifications avant de les publier et de les mettre à la disposition de tous les utilisateurs. Une boîte de dialogue s'affiche vous demandant si vous souhaitez poursuivre. 3. Cliquez sur Oui pour confirmer. La barre Mode d'adaptation s'affiche en haut de l'écran. 4. Dans le menu Adapter, sélectionnez Traiter écran. Le volet d'adaptation s'ouvre à droite de l'écran. 5. Cliquez sur le volet Mashups et services Web. 6. Cochez la case Visible en regard du mashup que vous voulez afficher. 7. Si nécessaire, vous pouvez modifier l'aspect du mashup en sélectionnant l'une des options suivantes sous Propriétés. Les options disponibles varient selon le mashup. Menu Services Web Le mashup est accessible à l'aide du bouton de sélection Services Web barre de menus en haut de l'écran. Menu Services Web dans la section <nom de la section> Le mashup est accessible à l'aide du bouton de sélection Services Web d'écran., généralement situé dans la disponible dans une section Lien dans la section <nom de la section> Le mashup est accessible via un lien directement intégré dans une section d'écran. Nouvelle section d'écran Le mashup est directement intégré dans l'écran en tant que nouvelle section. Intégré près de la section <nom de la section> Le mashup est directement intégré dans l'écran en tant que nouvelle section. Cette section est située à côté ou sous la section désignée SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

189 Pour afficher un mashup intégré sur toute la largeur de l'écran plutôt que sur la moitié de la largeur (valeur par défaut), cochez la case Largeur complète. 8. Si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à afficher ou à masquer le mashup directement dans l'écran sans passer par Personnaliser, commencez par créer une zone d'extension de type Indicateur et rendez-la visible dans l'écran. SAP recommande que le nom de la zone d'extension reflète celui du mashup. Vous pouvez ensuite sélectionner cette zone d'extension dans la liste déroulante de la zone Afficher/ Masquer. Cette zone s'affiche alors dans l'écran sous forme de case à cocher, que l'utilisateur peut activer ou désactiver à sa guise. 9. Si la section Liaison d'entrée ou Liaison de sortie est affichée, sélectionnez les zones d'extension à mapper aux paramètres. 10. Sauvegardez vos modifications et fermez le volet d'adaptation. L'écran est rafraîchi. 11. Restez en mode d'adaptation pour tester le mashup. Vous pouvez par exemple exécuter le mashup depuis les services Web. Dans le cas d'un mashup intégré, vous pouvez afficher le résultat directement dans l'écran. 12. Si vous êtes satisfait du résultat, sélectionnez Traiter écran dans le menu Adapter. 13. Dans le volet Mashups et services Web du volet d'adaptation, cliquez sur Publier pour publier vos modifications d'adaptation pour tous les utilisateurs. 14. Fermez le volet d'adaptation. 15. Dans le menu Adapter, sélectionnez Quitter mode d'adaptation Créer un mashup URL Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des mashups URL pour envoyer des données de votre solution Cloud vers un URL d'un fournisseur de services Web. Les résultats sont affichés sur le site du fournisseur de services Web, qui s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Certains services Web peuvent transmettre vos données de gestion à une organisation tierce. Exemple : les données de compte sont transmises à un moteur de recherche lors d'une recherche inversée dans un carnet d'adresses en ligne. Avant d'activer le mashup, SAP vous recommande de vérifier s'il est conforme à la politique de confidentialité des données de votre société. Conditions préalables Vous connaissez l'url du point d'accès au site Web qui fournit le service. Il peut, par exemple, s'agir de la page des résultats de recherche d'un fournisseur de recherche en ligne. Procédure Passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups. Cliquez sur Créer Nouveau mashup URL, et exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez une catégorie de mashup. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 189

190 La catégorie de mashup est utilisée pour regrouper les mashups en fonction du type d'information qu'ils fournissent. Les utilisateurs fonctionnels la voient lorsqu'ils personnalisent les mashups dans le panneau latéral. 2. Pour la catégorie de mashup, vous pouvez alors sélectionner la liaison de port que vous voulez utiliser dans le mashup. Ces informations ne sont pas affichées pour les utilisateurs fonctionnels. La liaison de port définit les ports de sortie ou d'entrée d'écran dans le mashup ainsi que les écrans dans lesquels le mashup peut être utilisé. 3. Entrez un nom et une description pour le mashup. Lors de l'utilisation du mashup, son nom sera affiché pour les utilisateurs fonctionnels. Par défaut, le statut du mashup est Actif. Il est donc utilisable dès sa sauvegarde. Si vous ne voulez pas qu'il soit accessible immédiatement, attribuez-lui le statut Inactif. 4. Sous Informations d'url, entrez l'url du service Web et cliquez sur Extraire paramètres. Vous pouvez récupérer l'url directement dans la page Web des résultats de recherche d'un fournisseur de recherche en ligne, par exemple. Copiez et collez cet URL directement dans la zone. Tous les paramètres sont alors extraits automatiquement de l'url et affichés dans une table. Notez que pour les URL qui n'utilisent pas de requêtes, vous pouvez ajouter manuellement des accolades qui jouent le rôle de caractères génériques pour encadrer les termes. Par exemple, dans l'url vous pouvez remplacer le mot SAP par un critère de recherche entre accolades, tel que {terme}. Si vous saisissez ensuite dans la zone de l'url et que vous cliquez sur Extraire paramètres, le mot entre accolades est extrait comme paramètre. 5. Pour tous les paramètres qui demandent une constante, contrôlez et ajustez la valeur dans la colonne Constante. 6. Pour les paramètres dynamiques, dans la colonne Liaison de paramètres, mappez les paramètres dynamiques avec les ports de sortie écran en sélectionnant un port de sortie dans l'aide à la saisie. La boîte de dialogue Liaison de paramètres affiche la liste des ports de sortie écran configurés pour la catégorie de mashup et l'écran sélectionnés. Sélectionnez le paramètre que vous voulez lier au paramètre d'url. Notez que, si vous créez un mashup pour la catégorie Planificateur d'itinéraires, vous pouvez également définir les options facultatives suivantes : Conversion de format de code : pour les paramètres contenant du code, vous pouvez modifier le mode de conversion des formats de codes. Index de début pour liste : vous pouvez définir si le paramètre de tableau commence par 0 ou 1. Préfixe pour première valeur/préfixe pour valeur suivante : vous pouvez uniquement définir des préfixes pour les URL qui présentent le modèle d'index $I et pour lesquels l'index de début a été défini sur zéro. 7. Cliquez sur le lien Aperçu pour afficher le résultat final du mashup. 8. Sauvegardez vos modifications. Résultat Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

191 Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups Créer un mashup de données Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des mashups de données pour intégrer les données fournies par des services Web tiers aux données de gestion de votre solution SAP cloud. Certains services Web peuvent transmettre vos données de gestion à une organisation tierce. Exemple : les données de compte sont transmises à un moteur de recherche lors d'une recherche inversée dans un carnet d'adresses en ligne. Avant d'activer le mashup, SAP vous recommande de vérifier s'il est conforme à la politique de confidentialité des données de votre société. Conditions préalables Vous avez soit intégré un nouveau service Web, soit décidé de baser le mashup sur un ou plusieurs des services Web préconfigurés fournis par SAP ou des partenaires. Les services Web que vous avez intégrés pour les utiliser dans les mashups de données doivent utiliser le protocole de service XML. Selon votre solution, vous pouvez afficher une liste des services Web disponibles dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Passez à Flexibilité de gestion Services Web pour mashups. Pour plus d'informations sur l'intégration d'un nouveau service Web, voir Créer un service Web pour mashups [Page 166]. Procédure Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups. Cliquez sur Créer Nouveau mashup de données, et exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez une catégorie de mashup. La catégorie de mashup est utilisée pour regrouper les mashups en fonction du type d'information qu'ils fournissent. Les utilisateurs fonctionnels la voient lorsqu'ils personnalisent les mashups dans le panneau latéral. 2. Pour la catégorie de mashup, vous pouvez alors sélectionner la liaison de port que vous voulez utiliser dans le mashup. Ces informations ne sont pas affichées pour les utilisateurs fonctionnels. La liaison de port définit les ports de sortie ou d'entrée d'écran dans le mashup ainsi que les écrans dans lesquels le mashup peut être utilisé. 3. Entrez un nom et une description pour le mashup. Lors de l'utilisation du mashup, son nom sera affiché pour les utilisateurs fonctionnels. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 191

192 Par défaut, le statut du mashup est Actif. Il est donc utilisable dès sa sauvegarde. Si vous ne voulez pas qu'il soit accessible immédiatement, attribuez-lui le statut Inactif. 4. À l'étape Définir détails du mashup, créez le mashup en ajoutant des modules au canvas de création et en ajustant les propriétés. Commencez par définir la source de l'entrée pour le mashup. Vous disposez des options suivantes : Ports d'entrée mashup S'il existe des ports d'entrée mashup pour la catégorie de mashup sélectionnée, le module Port d'entrée mashup est automatiquement ajouté au canvas de création. Cliquez sur le module Port d'entrée mashup pour afficher et ajuster les paramètres correspondants. Entrées utilisateurs Les entrées utilisateurs permettent de définir une zone dans laquelle l'utilisateur peut entrer ou sélectionner une valeur. Celle-ci est ensuite utilisée comme entrée pour le mashup. Pour ajouter une entrée utilisateur au mashup, sélectionnez-la dans le volet à gauche de l'écran et déposez-la sur le canvas de création. Entrées utilisateurs Saisie de texte Entrée numérique Sélectionner entrée d'option Permet à l'utilisateur de saisir une chaîne de caractères comme entrée pour le mashup. Permet à l'utilisateur de saisir un nombre comme entrée pour le mashup. Permet à l'utilisateur de sélectionner, dans une liste déroulante, une option comme entrée pour le mashup. Une fois le module ajouté au canvas de création, cliquez sur le module pour afficher et ajuster ses propriétés. Vous pouvez saisir un nom dans la zone Entrer nom. Ce nom peut ensuite être mappé avec un paramètre d'entrée, par exemple dans un service de recherche. Dans la zone Étiquette d'entrée, indiquez le descripteur de zone à afficher aux utilisateurs pour cette zone de saisie. Pour les saisies de texte et les entrées numériques, vous pouvez aussi définir une valeur par défaut, qui peut être écrasée par les autres utilisateurs. Si vous avez sélectionné un module Sélectionner entrée d'option, cliquez sur le bouton en regard de la zone Options pour définir la liste des options que l'utilisateur peut sélectionner. Sources de données Les sources de données vous permettent d'utiliser les données sauvegardées dans un fichier distinct comme entrées pour le mashup. Il peut s'agir, par exemple, d'un fichier XML fourni par un prestataire de services en ligne. Sources de données Source de données CSV Source de données XML Utilisez un fichier CSV comme entrée pour le mashup. Vous pouvez choisir de télécharger un fichier ou de référencer un fichier CSV en ligne. Utilisez un fichier XML comme entrée pour le mashup. 5. Sélectionnez les services à intégrer au mashup. Tous les services Web configurés et activés dans la vue Services Web pour mashups sont répertoriés dans le volet situé à gauche de l'écran et peuvent être intégrés au mashup. Il s'agit soit de services fournis par des partenaires SAP, soit de services supplémentaires que vous avez créés. Glissez-déplacez un service existant sur le canvas de création ou utilisez le menu Créer pour créer un service Web. 6. À l'aide du curseur de la souris, reliez les ports d'entrée mashup, les entrées utilisateurs ou les sources de données et le service Web SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

193 Vous établissez ainsi un ordre logique pour le mashup. Vous pouvez connecter un port d'entrée à plusieurs services. Une fois le lien établi entre un service et une entrée utilisateur ou un port d'entrée, vous pouvez traiter les paramètres du service, le cas échéant. 7. Ajoutez des actions au mashup : déposez-les sur le canvas de création par glisser-déplacer et reliez-les au service. Les actions vous permettent de transformer le contenu récupéré par les services Web. Vous disposez des options suivantes : Actions Filtrer données Trier données Tronquer données Fusionner données Regrouper données Ajouter zone Renommer zone Supprimer zone Extraire zone Remplacer texte Convertir texte Concaténer texte Remplacer valeur Opération arithmétique Permet de filtrer les éléments retournés par le service. Vous pouvez créer des règles à partir des paramètres fournis par le service. Permet de trier l'ordre d'affichage des éléments dans les résultats en fonction des paramètres fournis par le service. Permet de tronquer le nombre d'éléments affichés dans un flux après un nombre donné. Permet de fusionner plusieurs flux pour un affichage dans une liste de résultats commune. Vous pouvez ainsi combiner les données provenant de deux sources au format identique en une liste de résultats unique. Permet de regrouper deux sources de données pour en former une nouvelle, sur la base de règles conditionnelles. Vous pouvez ainsi combiner les données provenant de deux sources aux formats différents. Permet d'ajouter une ou plusieurs zones disponibles dans les paramètres retournés par le service aux résultats. Permet de renommer une ou plusieurs zones dans les résultats. Permet de supprimer une ou plusieurs zones dans les résultats. Permet d'extraire des résultats une information spécifique, par exemple pour l'utiliser comme entrée pour un autre service dans le même mashup. Permet de remplacer dans les résultats un texte spécifique par un autre texte. Permet de convertir un texte, sur la base de règles conditionnelles. Vous pouvez, par exemple, appliquer une mise en forme au texte. Permet de concaténer le texte dans les résultats. Vous pouvez ainsi concaténer deux paramètres dans les résultats de la recherche pour un affichage dans une seule zone, par exemple. Permet de remplacer une valeur dans les résultats, sur la base de règles conditionnelles. Permet d'exécuter une opération arithmétique avec les résultats, sur la base de règles conditionnelles. 8. Pour les catégories de mashups qui permettent de réintégrer dans l'écran les résultats retournés par le service, vous pouvez ajouter au mashup un module Port de sortie mashup à l'aide de la fonction glisserdéplacer. 9. Cliquez sur Afficher aperçu du résultat. Pour afficher l'aperçu des résultats du mashup, vous devrez peut-être ajouter manuellement une valeur à la zone de saisie du port d'entrée mashup ou de l'entrée utilisateur. Pour ce faire, sélectionnez le module et entrez une valeur sous les propriétés. Dans la version d'exécution, ces valeurs seront remplacées automatiquement soit par le paramètre provenant du port de sortie d'écran soit par la valeur entrée par l'utilisateur. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 193

194 Si un service utilise la méthode d'authentification OAuth, vous devrez vous connecter au service et générer un code PIN pour pouvoir afficher l'aperçu des résultats. Les utilisateurs qui accéderont ensuite au mashup seront invités à créer leur propre code PIN. 10. Ajustez les options d'affichage des résultats du mashup. Par défaut, ils sont affichés sous forme de tableau. Cliquez sur Traiter options d'affichage et sélectionnez un ou plusieurs formats dans lesquels le mashup sera mis à la disposition de tous les utilisateurs. Vous devez indiquer une option d'affichage par défaut. Pour chaque option d'affichage, vous pouvez également configurer des propriétés d'affichage supplémentaires, telles que le nombre maximal d'éléments à afficher. Notez que la vue XML est affichée pour votre information lors de la création du mashup mais ne sera pas visible par les autres utilisateurs. 11. Si nécessaire, vous pouvez aussi modifier les options de rafraîchissement par défaut, qui permettent de déterminer le moment auquel le service Web utilisé dans le mashup est appelé. Vous disposez des options suivantes : Rafraîchir lors du chargement du mashup : décochez cette case si vous ne voulez pas que le service Web soit appelé lors du chargement initial du mashup. Rafraîchir en cas de modification des données du port d'entrée : décochez cette case si vous ne voulez pas que le service Web soit appelé lorsque l'utilisateur modifie la valeur du port d'entrée. Ces options peuvent être utilisées si, par exemple, votre mashup intègre des services complexes tels que des calculs ou s'il utilise un service payant tel qu'un service d'envoi de SMS qui ne doit être déclenché que manuellement. 12. Dans l'étape Vérification, vous voyez comment le mashup sera affiché aux utilisateurs. Vérifiez vos options et cliquez sur Terminer pour créer le mashup. Résultat Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups Créer un mashup HTML Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des mashups HTML afin d'intégrer une page Web HTML ou JavaScript à un écran de votre solution SAP Cloud SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

195 Certains services Web peuvent transmettre vos données de gestion à une organisation tierce. Exemple : les données de compte sont transmises à un moteur de recherche lors d'une recherche inversée dans un carnet d'adresses en ligne. Avant d'activer le mashup, SAP vous recommande de vérifier s'il est conforme à la politique de confidentialité des données de votre société. Conditions préalables You know the URL of the Web site that you want to embed. Procédure Passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups. Cliquez sur Créer Nouveau mashup HTML, et exécutez les étapes suivantes : 1. Sélectionnez une catégorie de mashup. La catégorie de mashup est utilisée pour regrouper les mashups en fonction du type d'information qu'ils fournissent. Les utilisateurs fonctionnels la voient lorsqu'ils personnalisent les mashups dans le panneau latéral. 2. Pour la catégorie de mashup, vous pouvez alors sélectionner la liaison de port que vous voulez utiliser dans le mashup. Ces informations ne sont pas affichées pour les utilisateurs fonctionnels. La liaison de port définit les ports de sortie ou d'entrée d'écran dans le mashup ainsi que les écrans dans lesquels le mashup peut être utilisé. 3. Entrez un nom et une description pour le mashup. Lors de l'utilisation du mashup, son nom sera affiché pour les utilisateurs fonctionnels. Par défaut, le statut du mashup est Actif. Il est donc utilisable dès sa sauvegarde. Si vous ne voulez pas qu'il soit accessible immédiatement, attribuez-lui le statut Inactif. 4. Sous Informations de configuration, ajustez la hauteur d'affichage, le cas échéant. La hauteur par défaut est de 327 pixels. 5. Indiquez le type de mashup à créer. Autrement dit, précisez si vous souhaitez saisir du code HTML ou un URL. 6. Selon votre sélection, effectuez l'une des opérations suivantes : Saisie d'un URL 1. Entrez un URL dans la zone URL et cliquez sur Extraire paramètres. Le système extrait alors les paramètres de l'url et les ajoute à la table située au-dessous, où vous pouvez traiter les constantes et lier les paramètres aux ports de sortie d'écran disponibles pour la liaison de port sélectionnée. Pour les URL qui n'utilisent pas de requêtes, vous pouvez ajouter manuellement des accolades qui jouent le rôle de caractères génériques pour encadrer les termes. Par exemple, dans l'url vous pouvez remplacer le mot SAP par un critère de recherche entre accolades, tel que {terme}. Si vous saisissez ensuite dans la zone URL et que vous cliquez sur Extraire paramètres, le mot entre crochets est extrait comme paramètre. 2. Cliquez sur Aperçu pour afficher le résultat final du mashup. Saisie de code HTML Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 195

196 1. L'éditeur de code HTML vous permet de copier ou de saisir votre propre code HTML. Vous pouvez, en outre, recourir à un service REST tiers ou créer votre propre service REST. SAP vous recommande d'utiliser le protocole de service JSON pour votre service REST. Pour ajouter le service Web au mashup HTML, cliquez sur Ajouter service REST et sélectionnez un service Web via la boîte de dialogue Services REST. Le modèle de code de l'api est inséré automatiquement dans l'éditeur de code HTML. Pour vous aider dans le codage de mashups HTML, vous trouverez des exemples d'api sous : Exemples d'api pour mashups HTML [Page 196]. 2. Sous Paramètres d'entrée et Paramètres de sortie, les paramètres sont répertoriés selon la liaison de port sélectionnée. Si nécessaire, vous pouvez copier le code de la chaîne d'un paramètre dans l'éditeur de code HTML. Pour ce faire, sélectionnez le paramètre et cliquez sur Copier. Le code de la chaîne du paramètre est copié sur la première ligne de l'éditeur. Vous pouvez ensuite déplacer cette chaîne vers l'emplacement qui vous convient dans le code. 3. Cliquez sur Aperçu pour afficher le résultat final du mashup. 4. Pour tester le mashup, vous pouvez saisir des exemples de valeurs pour les paramètres et cliquer sur Mettre à jour valeurs de paramètres, à droite de l'éditeur de code HTML. Si vous modifiez le code, cliquez de nouveau sur Aperçu pour actualiser le résultat du mashup. 7. Sauvegardez vos modifications. Résultat Une fois activé, le mashup peut être rendu visible dans les écrans pour lesquels il est configuré. Il existe deux façons de procéder : L'administrateur effectue ce paramétrage de façon centralisée pour tous les utilisateurs dans le menu Adapter. Pour plus d'informations, voir Rendre un mashup visible dans un écran [Page 187]. L'utilisateur effectue lui-même ce paramétrage dans le menu Personnaliser. Pour plus d'informations, voir Personnaliser un mashup. Si un mashup n'a pas encore été activé, l'administrateur peut le traiter et l'activer ultérieurement à partir de la vue Création de mashups Exemples d'api pour mashups HTML Synthèse Ce document fournit des exemples d'api qui vous aideront à coder des mashups HTML. Les codes ou lignes/chaînes de code ("Code") de logiciel de cette documentation sont fournis uniquement à titre d'exemples, et ne sont pas destinés à être utilisés dans un système de production. Le code permet simplement de mieux expliquer et de visualiser les règles de syntaxe et de formulation de certains codes SAP. SAP ne garantit pas l'exactitude ni l'exhaustivité du code fourni, et ne saurait être tenu responsable des erreurs ou dommages résultant de l'utilisation de ce code, sauf si ces dommages ont pour origine une négligence grave ou intentionnelle de SAP SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

197 Appel du service REST externe Méthode sap.byd.ui.mashup.callservice(serviceoptions) Utilisation Lorsque vous cliquez sur Ajouter service REST dans la barre d'outils de l'éditeur, le modèle de code de cette API est inséré automatiquement. Paramètres serviceoptions est un objet JSON doté des paramètres suivants : Paramètre Description Obligatoire/Facultatif serviceid ID du service REST appelé Obligatoire parameter Objet JSON qui paramètre le service Facultatif oncomplete Nom de la méthode de rappel si l'appel de service réussit Facultatif onerror Nom de la méthode de rappel si l'appel de service échoue Facultatif Exemple sap.byd.ui.mashup.callservice({ serviceid: 'CW00001' parameter: {'query': 'SAP',}, oncomplete: 'servicecallback_cw00001', onerror: 'exceptionhandler_cw00001' }); Réponse à une mise à jour du contexte de l'application Méthode sap.byd.ui.mashup.oncontextupdate() Utilisation Si une liaison de port est définie dans le mashup, les paramètres de contexte du port de sortie de l'application et les paramètres système prédéfinis sont tous affichés dans la table Paramètres d'entrée. Si vous sélectionnez un paramètre d'entrée et que vous cliquez sur Copier, le système copie automatiquement le paramètre de la ligne sélectionnée en tant que chaîne de code dans la première ligne de l'éditeur. Vous pouvez ensuite déplacer cette chaîne vers l'emplacement qui vous convient dans le code. Après avoir saisi l'intégralité du code et cliqué sur Aperçu pour visualiser les résultats du mashup, vous pouvez tester l'api oncontextupdate. Pour ce faire, entrez des exemples de valeurs pour les paramètres d'entrée et cliquez sur Mettre à jour les valeurs des paramètres. Paramètres Le contexte est accessible via sap.byd.ui.mashup.context, qui est un objet JSON doté des objets suivants : Port d'entrée Si le mashup définit la liaison de port, les valeurs du port de sortie correspondant de l'application sont accessibles en utilisant inport.parametername. Système Paramètres système du mashup Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 197

198 Paramètre system.logonlanguage system.productversion system.shorthostname Description Langue d'affichage actuelle dans votre solution SAP Version actuelle de votre solution SAP Nom d'hôte court de votre solution SAP Exemple sap.byd.ui.mashup.oncontextupdate = function() { var ctx = sap.byd.ui.mashup.context; // context parameters console.log('logon language:' + ctx.system.logonlanguage); // whole list of parameters for Port Binding Reverse Lookup console.log('company name:' + ctx.inport.companyname); console.log('address:' + ctx.inport.address); console.log('street:' + ctx.inport.addressstreet); console.log('street with house No.:' + ctx.inport.addressstreethousenumber); console.log('house No.:' + ctx.inport.addresshousenumber); console.log('city:' + ctx.inport.addresscity); console.log('country:' + ctx.inport.addrsscountry); console.log('country code:' + ctx.inport.addresscountrycode); console.log('postal code:' + ctx.inport.addresspostalcode); console.log('state/province:' + ctx.inport.addressstateprovince); console.log('state/province code:' + ctx.inport.addressstateprovincecode); }; Réécrire les données dans l'iu de l'application Méthode sap.byd.ui.mashup.fireresultupdate(resultobject) Utilisation Pour utiliser cette API, spécifiez une liaison de port de réécriture (par exemple, Recherche inversée) dans le mashup. La table Paramètres de sortie contient les paramètres utilisés pour réécrire les données sur le port d'entrée correspondant de l'application. Cliquez sur Copier pour copier le paramètre correspondant de la ligne sélectionnée dans l'éditeur. Cette méthode d'api permet de renseigner les valeurs d'aperçu avec les valeurs de l'application HTML. Paramètres resultobject est un objet JSON qui reflète le port d'entrée correspondant de l'iu de l'application. Exemple // Example: Port Binding Reverse Lookup // Address is a local object. sap.byd.ui.mashup.fireresultupdate({ 'CompanyName': address.name, 'AddressStreetHouseNumber': address.street, 'AddressStreet': address.street, 'AddressCountryCode': address.country, 'AddressStateProvinceCode': address.state, 'AddressCity': address.city, 'AddressPostalCode': address.zipcode }); SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

199 Voir aussi Créer un mashup HTML [Page 194] Créer un mashup pour une zone d'extension Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez créer un mashup dans lequel vous utiliserez comme paramètre une zone d'extension existante. Une fois le mashup activé et visible dans l'écran, l'utilisateur final peut saisir des données dans la zone d'extension afin d'appeler le service Web pour ce mashup. Le résultat d'un mashup de données est renvoyé à la zone d'extension dans la solution SAP Cloud. Conditions préalables Une zone d'extension a été créée et rendue visible sur l'écran auquel vous voulez ajouter le mashup. Procédure Commencez par créer le mashup puis ajoutez-le à l'écran. Selon votre solution, passez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur. Sélectionnez ensuite Flexibilité de gestion Création de mashups, et exécutez les étapes suivantes : Créer un mashup 1. Dans la vue Création de mashups, cliquez sur Créer et sélectionnez le type de mashup souhaité. 2. Sélectionnez une catégorie de mashup reflétant le type de contenu du mashup. Cette catégorie sera affichée aux utilisateurs fonctionnels lors de la personnalisation du mashup. 3. Ne renseignez pas la zone Liaison de port. 4. Poursuivez la création du mashup, puis sauvegardez vos modifications. 5. Vérifiez que le mashup a été activé. Ajouter le mashup à un écran 1. Pour ajouter le mashup à un écran, passez à l'écran dans lequel la zone d'extension est visible et où vous voulez ajouter le mashup. 2. Cliquez sur Adapter puis sélectionnez Entrer mode d'adaptation. 3. Cliquez de nouveau sur Adapter, puis sélectionnez Traiter écran. 4. Dans le panneau latéral, cliquez sur Mashups et services Web. 5. Sélectionnez le mashup que vous avez créé. Sous Liaison d'entrée ou Liaison de sortie, sélectionnez la zone d'extension dans la liste déroulante située à côté du nom du paramètre. Seules les zones d'extension qui ont été rendues visibles à l'écran sont disponibles dans la liste déroulante. 6. Ajustez l'aspect du mashup selon vos besoins. Les options d'aspect peuvent varier selon la zone d'extension sélectionnée. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 199

200 7. Rendez le mashup visible et publiez vos modifications Vue Gestion des modèles de base Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base La vue Gestion des modèles de base vous permet de créer des modèles de base spécifiques de la société à utiliser dans les modèles de formulaires et de traiter des modèles de base Microsoft Office pour Microsoft Excel et Microsoft Word. En fonction de votre solution, vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs sous Flexibilité de gestion. Contexte de gestion Modèles de base pour formulaire Les modèles de base pour formulaire permettent de définir le logo, l'en-tête, l'adresse de l'expéditeur et un pied de page dépendant de la langue à utiliser dans les documents commerciaux basés sur des formulaires. Les modèles de base pour formulaire comportent en outre une clause de non-responsabilité dans les s qui est ajoutée aux s lors de l'envoi d'un document à un partenaire dans le cadre d'une sortie intégrée au processus. SAP fournit un modèle de base pour formulaire par défaut pour votre solution. Si vous avez besoin de différents logos ou adresses d'expéditeur pour les différentes sociétés ou entités organisationnelles de votre organisation, vous pouvez créer des modèles de base pour formulaire supplémentaires. Vous pouvez ensuite affecter ces modèles à la société/l'entité organisationnelle appropriée. Vous pouvez également utiliser des modèles de base pour formulaire pour créer un logo, un en-tête, une adresse d'expéditeur et un pied de page pour différents canaux de sortie. Si vous ne souhaitez utiliser aucun modèle de base pour formulaire pour un document commercial, vous pouvez désactiver l'utilisation des modèles de base dans le modèle de formulaire. Si vous indiquez qu'aucun modèle de base ne doit être utilisé pour un modèle de formulaire, vous pouvez créer un en-tête, un logo et un pied de page uniques pour ce modèle de formulaire via Adobe LiveCycle Designer. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de formulaires [Page 204]. Détermination du modèle de base pour formulaire Lors de la sortie d'un document commercial, le système utilise la logique suivante pour déterminer le modèle de base pour formulaire à utiliser : 1. Le système recherche un modèle de base pour formulaire affecté à la société/l'entité organisationnelle dans laquelle le document commercial a été créé et au canal de sortie approprié. Par exemple, si une facture créée dans l'unité de facturation Sales US West Coast doit être envoyée par e- mail, le système recherche un modèle de base affecté à l'entité organisationnelle Sales US West Coast et au canal de sortie Si aucun résultat ne correspond à ces critères, le système élargit la recherche à l'entité organisationnelle Sales US West Coast et au canal de sortie Tous. 3. Si aucun résultat ne correspond à ces critères, le système remonte dans la structure organisationnelle pour rechercher un modèle de base affecté à une entité organisationnelle de plus haut niveau et au canal de sortie SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

201 4. Si aucun résultat ne correspond à ces critères, le système remonte dans la structure organisationnelle pour rechercher un modèle de base affecté à une entité organisationnelle de plus haut niveau et au canal de sortie Tous. 5. En l'absence de résultat, le système utilise le modèle de base par défaut. Modèles de base Microsoft Office Les modèles de base Microsoft Office vous permettent d'insérer ou de supprimer des logos et de traiter les styles d'une cellule dans Microsoft Excel ou Microsoft Word (police ou format de date, par exemple). Tâches Modifier un modèle de formulaire principal Pour plus d'informations, cliquez ici [Page 202]. Créer un modèle de base pour formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de base, sélectionnez un modèle de base pour formulaire. 2. Cliquez sur Créer. 3. Entrez un nom pour le nouveau modèle de base. Vous pouvez également, si nécessaire, fournir une traduction du nom du modèle de base pour d'autres langues de connexion utilisées dans le système. 4. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Vous pouvez à présent modifier le modèle de base et l'affecter ensuite à un(e) ou plusieurs sociétés, entités organisationnelles ou canaux de sortie. Affecter des sociétés, des entités organisationnelles et des canaux de sortie à un modèle de base pour formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de base, sélectionnez un modèle de base pour formulaire. 2. Cliquez sur Affecter. 3. Dans l'écran Affecter sociétés, entités organisationnelles et canaux de sortie, cliquez sur Ajouter ligne et entrez une règle spécifiant à quel moment le modèle doit être utilisé. Notez qu'une société ou une entité organisationnelle donnée ne peut être affectée qu'à un seul modèle de base pour formulaire à la fois. 4. Sauvegardez vos modifications. 5. Si vous utilisez plusieurs modèles de base pour formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Vérifier affectation pour vérifier le modèle que le système utilisera pour une combinaison société/entité organisationnelle et/ou un canal de sortie donnés. Pour plus d'informations sur la façon dont le système détermine le modèle de base pour formulaire à utiliser, voir la section Détermination du modèle de base pour formulaire. Définir un modèle de base pour formulaire par défaut Le modèle de base par défaut pour formulaire est utilisé pour générer un formulaire chaque fois qu'aucun modèle de base ne peut être déterminé pour la société ou l'entité organisationnelle de l'expéditeur du document, ou encore pour le canal de sortie sélectionné. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 201

202 1. Dans la vue Gestion des modèles de base, sélectionnez un modèle de base pour formulaire. 2. Cliquez sur Définir comme valeur par défaut. Lorsque vous définissez un modèle de base en tant que valeur par défaut, toute affectation existante de société, d'entité organisationnelle ou de canal de sortie est ignorée. Notez que ces affectations ne sont pas supprimées. Si vous définissez un modèle différent en tant que valeur par défaut, les affectations existantes sont réactivées. Pour plus d'informations sur la façon dont le système détermine le modèle de base pour formulaire à utiliser, voir la section Détermination du modèle de base pour formulaire. Modifier le nom d'un modèle de base 1. Dans la vue Gestion des modèles de base, sélectionnez un modèle de base et cliquez sur Gérer les informations générales. 2. Modifiez le nom selon les besoins. 3. Si votre système compte plusieurs langues de connexion, vous pouvez aussi fournir une traduction du nom du modèle. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter. Sélectionnez une langue et entrez la traduction dans la colonne Nom. La traduction sera affichée aux utilisateurs qui se connecteront au système dans la langue sélectionnée. Gérer un modèle de base Microsoft Office Vous pouvez télédécharger les modèles de base Microsoft Office et les adapter à vos besoins. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Gérer les modèles de base Microsoft Office [Page 203] Tâches Modifier un modèle de base pour formulaire Synthèse En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier des modèles de base pour formulaires. Ces modèles permettent de définir les en-têtes, pieds de page et logos utilisés dans les modèles de formulaire. Ils comprennent également une clause de non-responsabilité juridique pour les s, qui est ajoutée aux s générés automatiquement pour envoi aux partenaires lorsqu'un document est édité. Procédure 1. Passez à Gestion de l'application et des utilisateurs ou Administrateur Flexibilité de gestion Gestion des modèles de base. 2. Dans la vue Gestion des modèles de base, sélectionnez Modèles de base pour formulaire dans le menu Afficher. 3. Sélectionnez le modèle de base à traiter, puis cliquez sur Traiter. 4. Dans l'onglet Modèle de base pour formulaire, procédez comme suit : Sous En-tête, cliquez sur Télécharger et sélectionnez le fichier que vous voulez utiliser comme logo. Ajustez la taille et l'alignement du logo à votre convenance SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

203 Les formats de fichiers supportés sont :.gif,.bmp,.jpg,.png et.tif. La taille du logo ne peut pas dépasser 40 mm de largeur x 20 mm de hauteur. Si vous téléchargez une image plus grande, elle est automatiquement redimensionnée. Cochez la case Ligne de séparation de l'en-tête si vous voulez qu'une ligne de séparation graphique soit affichée sur votre formulaire. Sous Adresse de l'expéditeur, entrez l'adresse de votre société. Dans une lettre, l'adresse de l'expéditeur est affichée au-dessus de l'adresse du destinataire. Sous Pied de page, sélectionnez le nombre de colonnes que vous voulez afficher dans le pied de page. Saisissez le texte du pied de page tel que vous voulez qu'il apparaisse dans le formulaire. Vous pouvez gérer jusqu'à quatre pieds de page de 10 lignes maximum. Notez que la largeur de chaque bloc de pied de page est divisée en parts égales dans l'espace disponible. Si une ligne de texte d'un pied de page est trop longue pour la taille de police choisie, un renvoi à la ligne est automatiquement inséré. Si ce renvoi à la ligne automatique ne répond pas à vos besoins, vous devrez peut-être saisir sur une ligne distincte le texte actuellement situé après le renvoi. Pour gérer plusieurs langues, vous devez d'abord ajouter une langue depuis le menu Ajouter puis gérer les textes dans cette langue en la sélectionnant dans la liste déroulante. 5. Cliquez sur Rafraîchir pour afficher les modifications. Dans la liste déroulante sous Aperçu, vous pouvez sélectionner un pays. L'aperçu s'affiche en respectant le modèle du pays. Certains pays, par exemple, n'utilisent pas d'adresses d'expéditeurs ou ont des formats de papier différents. 6. Dans l'onglet Clause de non-responsabilité dans les s, vous pouvez saisir une clause de non-responsabilité ou d'autres informations juridiques spécifiques de votre société. Ce texte est ajouté au corps du texte des s créés lorsqu'un document est édité. Vous ne pouvez pas créer plusieurs versions de ce texte. Si votre société utilise plusieurs langues de communication, saisissez toutes les versions de la clause de non-responsabilité dans cet onglet. 7. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Résultat Si nécessaire, vous pouvez maintenant affecter le modèle de base pour formulaire à une société, une entité organisationnelle et/ou un canal de sortie. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base [Page 200]. Remarque : la vue Gestion des modèles de formulaires vous permet d'activer et de désactiver les modèles de base pour chaque modèle de formulaire. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de formulaires [Page 204] Gérer les modèles de base Microsoft Office Synthèse La solution propose des modèles de base prédéfinis que vous pouvez utiliser pour définir des modèles Microsoft Office dans la vue Gestion des modèles Office. Selon vos besoins, vous pouvez modifier le modèle de base existant pour Microsoft Word ou Microsoft Excel en adaptant la mise en forme du modèle, par exemple le style des différentes cellules dans Microsoft Excel. Conditions préalables Pour pouvoir utiliser Microsoft Excel, vous devez avoir installé le dernier add-in pour Microsoft Excel. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 203

204 Procédure 1. Accédez à la vue Gestion des modèles de base sous Flexibilité de gestion des postes de travail Administrateur et/ou Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez Modèle de base Office dans le menu Afficher. 2. Sélectionnez le modèle de base que vous voulez traiter. 3. Télédéchargez le modèle sur votre machine locale en cliquant sur Télédécharger. 4. a. Microsoft Excel : Ouvrez le modèle que vous avez sauvegardé et sélectionnez Configuration du modèle de base dans la barre d'outils. Dans l'éditeur des modèles de base, vous pouvez procéder comme suit : Dans Éditeur de logos, vous pouvez insérer ou supprimer le logo de votre société. Dans Éditeur de styles, vous pouvez modifier la mise en forme des différents styles de cellules. 1. Pour modifier le style d'une cellule, sélectionnez la cellule à traiter et cliquez sur Traiter le style dans la ligne mise en surbrillance. 2. Cliquez sur Format et utilisez les fonctions Microsoft Excel pour adapter la mise en forme en fonction de vos besoins. b. Microsoft Word : ouvrez le modèle que vous avez sauvegardé et apportez les modifications souhaitées. 5. Téléchargez le modèle modifié, de votre machine locale vers le système, en cliquant sur Télécharger pour remplacer. 6. Sélectionnez le fichier depuis votre machine locale. 7. Pour mettre le modèle de base que vous avez modifié à la disposition de tous les utilisateurs, vous devez le publier en cliquant sur Publier. Dès que vous avez publié un modèle, vous pouvez le rétablir à une version antérieure en sélectionnant la version que vous voulez utiliser et en cliquant sur Versions puis sur Rétablir. Veillez à publier une version valide pour la mettre à disposition des utilisateurs Vue Gestion des modèles de formulaires Guide de consultation rapide Gestion des modèles de formulaires La vue Gestion des modèles de formulaires permet aux administrateurs de créer et d'adapter des modèles de formulaires, ainsi que de gérer différentes versions de modèles de formulaires. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs sous Flexibilité de gestion. Cette vue affiche toutes les variantes de modèles de formulaires par pays et par langue qui sont disponibles dans le système. Par défaut, les variantes sont regroupées par modèle de formulaire. Pour chaque variante, seule la version la plus récente, publiée ou non, est présentée. Si une version non publiée existe pour un modèle, vous pouvez afficher la version publiée actuelle en sélectionnant la variante correspondante et en cliquant sur Versions SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

205 Versions de modèles de formulaires Lorsque vous adaptez une variante de modèle de formulaire, différentes versions de cette variante sont créées. Par exemple, une nouvelle version du modèle adapté est créée avec le statut Non publié. Vous pouvez ainsi adapter le modèle sans qu'il soit disponible pour d'autres utilisateurs. Une fois l'adaptation terminée, vous pouvez publier le modèle et le rendre disponible pour les utilisateurs finaux. Parallèlement, le statut de la version précédente est automatiquement activée sur Archivée. Elle ne peut plus être utilisée pour la sortie de nouveaux documents. Une version de variante de modèle de formulaire peut prendre l'un des statuts suivants : Non publiée : modèle de formulaire qui a été adapté ou créé comme une copie ou en téléchargeant un fichier XDP. Les versions ayant le statut Non publiée peuvent être affichées et traitées par les administrateurs clés mais elles ne peuvent pas être utilisées par d'autres utilisateurs. Il ne peut exister qu'une seule version non publiée d'une variante de modèle à la fois. Publiée : modèle de formulaire qui est disponible pour une utilisation générale quand les utilisateurs éditent des documents à partir du système. Les versions de modèles d'origine fournies par SAP ou des partenaires ont généralement le statut Publiée et sont prêtes pour une utilisation en production. Les administrateurs peuvent publier des modèles de formulaires nouveaux ou adaptés. Il ne peut exister qu'une seule version publiée d'une variante de modèle à la fois. Archivée : statut attribué aux versions devenues obsolètes suite à des montées de version ou une personnalisation plus récentes. Supprimée : statut attribué à une version de modèle de formulaire qui a été supprimée. Vous pouvez réactiver un modèle de formulaire supprimé en réactivant la dernière version archivée. Nouvelle : toutes les versions de modèles fournies par SAP ont par défaut le statut Publiée. Lorsqu'un modèle initialement fourni par SAP fait l'objet d'une montée de version suite à une montée de version du système, la nouvelle version est automatiquement utilisée comme la nouvelle version publiée et l'ancienne version est activée sur Archivée. Toutefois, si une version personnalisée du modèle existe et est publiée, la version de variante de modèle mise à niveau prend le statut Nouvelle. La version personnalisée n'est donc pas écrasée par les montées de version SAP ou partenaires. Contexte de gestion Formulaires Les modèles de formulaires permettent de définir le contenu et la mise en forme des documents pouvant être édités via le système. Pour plus d'informations, voir Formulaires [Page 210]. Adaptation des modèles de formulaires Les administrateurs peuvent adapter le contenu et la mise en forme de formulaires d'impression à l'aide de la version intégrée d'adobe LiveCycle Designer, qui peut être télédéchargée à partir du centre de télédéchargement sous Flexibilité de gestion dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Adaptation des modèles de formulaires [Page 212]. Tâches Tâches générales Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 205

206 Afficher un modèle de formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez un modèle. 2. Dans le menu Ouvrir, sélectionnez Adobe Reader. Le modèle de formulaire est affiché avec un jeu de données de démonstration spécifique. Notez que tous les documents pouvant être générés par ce modèle ne sont pas nécessairement représentés. Modifier un modèle de formulaire Pour plus d'informations sur la modification d'un modèle de formulaire à l'aide d'adobe LiveCycle Designer, voir ici [Page 218]. Copier un modèle de formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez le modèle à copier. 2. Procédez comme suit : Pour créer une nouvelle variante spécifique d'une langue et/ou d'un pays d'un modèle de formulaire existant : 1. Sélectionnez Comme nouvelle variante dans le menu Copier. 2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle variante, sélectionnez une langue et un pays, le cas échéant. 3. La case Modèle de formulaire principal est cochée par défaut. Si vous ne voulez pas utiliser des modèles principaux spécifiques de la société, décochez cette case. Notez que si vous n'utilisez aucun modèle principal, vous pouvez définir individuellement pour le modèle l'en-tête, les pieds de page, le logo et l'adresse de l'expéditeur. 4. Cliquez sur OK. Une nouvelle variante du modèle de formulaire sélectionné est créée. Vous pouvez maintenant traiter la variante à l'aide d'adobe LiveCycle Designer. Pour créer un nouveau modèle de formulaire : 1. Sélectionnez Comme nouveau modèle dans le menu Copier. 2. Dans la boîte de dialogue Nouveau modèle, entrez un nom de modèle et, si nécessaire, une description. 3. Sélectionnez une langue. Si vous créez un modèle de formulaire spécifique d'un pays, sélectionnez le pays ; sinon, laissez la zone vierge. 4. Si vous voulez utiliser des modèles principaux pour déterminer la mise en forme du modèle, cochez la case Modèle de formulaire principal. Décochez la case pour utiliser une mise en forme différente. 5. Cliquez sur OK. Un nouveau modèle est créé. Vous pouvez maintenant traiter le modèle de formulaire à l'aide d'adobe LiveCycle Designer. Télédécharger une variante de modèle de formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire que vous voulez télédécharger et cliquez sur Télédécharger. 2. Sauvegardez le fichier archive avec l'extension de fichier.zip. Le fichier ZIP contient les fichiers suivants : un fichier XML Data Package (XDP) contenant la variante de modèle de formulaire sélectionnée ; un fichier de définition de schéma XML (XSD) définissant la structure du document XML, requis pour le traitement hors ligne ; SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

207 si disponibles, des fichiers XML contenant des données de démonstration pour afficher un aperçu de vos modifications. Si aucun fichier de données de démonstration n'est disponible, vous pouvez créer vos propres fichiers de ce type en cliquant sur le bouton Afficher données XML dans l'historique de sortie d'un document. Télécharger une variante de modèle de formulaire Pour télécharger une nouvelle variante de modèle de formulaire : 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez une variante du modèle de formulaire pour lequel vous voulez télécharger une nouvelle variante. 2. Dans le menu Télécharger, sélectionnez Nouvelle variante. 3. Recherchez et sélectionnez un fichier XDP. 4. Saisissez les informations requises et cliquez sur OK. Une nouvelle variante spécifique d'un pays et/ou d'une langue d'un modèle de formulaire existant est ajoutée à la liste. Pour télécharger et remplacer une variante de modèle de formulaire existante : 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire à remplacer. 2. Dans le menu Télécharger, sélectionnez Remplacer variante existante. 3. Recherchez et sélectionnez un fichier XDP, puis cliquez sur OK. Publier une variante de modèle de formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire à publier. 2. Cliquez sur Publier. Le statut Publiée est attribué à la version non publiée du modèle et cette version est mise à la disposition de tous les utilisateurs. Créer un modèle d' 1. Dans la vue Flexibilité de gestion, sous-vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez le modèle de formulaire pour lequel vous voulez créer un modèle d' . 2. Cliquez sur Actions Créer modèle d' . Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 207

208 Vous pouvez créer des modèles d' s uniquement pour des groupes de modèles de formulaires donnés et pour les modèles de formulaires qui ont été publiés. Vous êtes autorisé à créer des modèles d' s pour les modèles de formulaires qui s'appliquent aux domaines de gestion suivants : Commande client Offre client Commande d'achat Contrat client Demande de facture Facture client Avis de remise Décompte des frais Reçu de fonds de caisse État des écritures Déclaration de taxes Confidentialité des données Demande d'expédition de logistique de tierce partie 3. Dans la fenêtre pop-up Créer modèle d' qui est affichée, téléchargez le fichier du modèle d' requis et cliquez sur OK. Seuls les téléchargements avec les formats de fichier HTM/HTML sont pris en charge. 4. Une fois le fichier téléchargé, l'hyperlien Oui est affiché dans la colonne Modèle d' du modèle de formulaire sélectionné. Vous pouvez cliquer dessus pour afficher le modèle d' téléchargé. Afin que les données appropriées soient intégrées au modèle d' , vous devez saisir les chemins de caractères génériques corrects, disponibles dans les attributs des types de messages des formulaires. Par exemple, si vous voulez le montant total de la facture, le caractère générique doit dire "Le montant total de la facture est [FactureClient-PrixEtTaxes-MontantBrut] [FactureClient- ConditionsDéterminationPrix-CodeDevise]". Pour consulter le caractère générique approprié, sélectionnez le modèle de formulaire requis, puis cliquez sur Ouvrir Éditeur simplifié de formulaires. Supprimer un modèle d' Procédez comme suit pour supprimer un modèle d' existant : 1. Dans la vue Flexibilité de gestion, sous-vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez le modèle de formulaire avec un modèle d' existant que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur Actions Supprimer modèle d' . 3. Une fois le modèle supprimé, l'hyperlien Non est affiché dans la colonne Modèle d' du modèle de formulaire sélectionné. Modifier l'utilisation comme modèle principal d'un modèle 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire dont vous voulez modifier l'utilisation comme modèle principal. 2. Dans le menu Actions, sélectionnez Modifier utilisation comme modèle principal. 3. Procédez comme suit : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

209 Cochez la case si vous voulez utiliser le modèle de formulaire principal spécifique de la société pour la variante de modèle. Le modèle principal par défaut est utilisé si vous ne trouvez aucun modèle principal spécifique de la société. Décochez la case si vous ne voulez pas utiliser de modèle de formulaire principal. Notez que les modèles de formulaires principaux définissent des données utilisées dans le formulaire telles que l'en-tête, le pied de page et l'adresse de l'expéditeur. Si vous n'utilisez aucun modèle principal, le document sera généré sans en-tête, pied de page ou logo. Vous pouvez également traiter l'en-tête, les pieds de page et le logo de ce modèle de formulaire à l'aide d'adobe LiveCycle Designer. Modifier le nom et la description d'un modèle de formulaire 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez une variante du modèle de formulaire dont vous voulez modifier le nom ou la description. 2. Dans le menu Actions, sélectionnez Gérer les informations générales. 3. Modifiez le nom et la description selon les besoins. Notez que toute modification effectuée ici sera appliquée à toutes les variantes de ce modèle de formulaire. Supprimer une variante de modèle de formulaire Vous pouvez supprimer une variante de modèle de formulaire ou, si vous supprimez toutes les variantes d'un modèle de formulaire, vous pouvez supprimer le modèle de formulaire complet. 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez une variante de modèle de formulaire. 2. Cliquez sur Supprimer. La variante sélectionnée est supprimée. Si vous tentez de supprimer la dernière variante d'un modèle alors que celui-ci est référencé dans les options d'édition d'un document, vous devrez sélectionner un autre modèle à utiliser pour l'édition de documents. L'autre modèle hérite de toutes les options d'édition dans lesquels l'ancien modèle était référencé. Notez qu'il n'est pas possible de supprimer un modèle de formulaire qui a déjà été utilisé pour éditer un document. Dans ce cas, le modèle est référencé dans l'historique de sortie du document. Gestion des versions de modèles de formulaires Rétablir une version précédente d'un modèle Cette fonction vous permet de rétablir la version d'un modèle personnalisé ou le dernier modèle fourni par SAP ou un partenaire. 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire et cliquez sur Versions. 2. Dans la boîte de dialogue Versions, sélectionnez une version archivée du modèle et cliquez sur Rétablir. Si vous rétablissez un modèle non personnalisé, celui-ci est publié automatiquement. Mais si la version rétablie avait été personnalisée, elle prend le statut Non publiée. Vous pouvez ensuite tester et publier le modèle selon vos besoins. Supprimer une version non publiée d'un modèle 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire et cliquez sur Versions. 2. Dans la boîte de dialogue Versions, sélectionnez la version actuelle non publiée du modèle et cliquez sur Supprimer. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 209

210 Notez que vos modifications seront supprimées et ne pourront être réactivées si vous supprimez une version non publiée d'un modèle. Réactiver une version supprimée d'un modèle Vous pouvez réactiver les versions de modèles de formulaires supprimées dont le statut était Publiée. Si vous avez supprimé un modèle avec le statut Non publiée, il ne peut plus être réactivé. 1. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez Formulaires supprimés dans la liste déroulante Afficher. 2. Sélectionnez un modèle de formulaire supprimé et cliquez sur Versions. 3. Dans la boîte de dialogue Versions, sélectionnez la version archivée du modèle de formulaire et cliquez sur Rétablir. Pratiques d'excellence Les sections suivantes décrivent les adaptations de formulaires les plus fréquemment demandées : Adapter un modèle de formulaire pour l'envoi d'une pièce jointe à un La pratique d'excellence suivante décrit comment adapter un modèle de formulaire qui est envoyé aux partenaires sous forme de pièce jointe à un . L'hypothèse est que vous envoyez à vos partenaires vos documents par e- mail. Les modèles de formulaires principaux définissent les éléments à utiliser dans les documents, tels que le logo, l'en-tête, les pieds de page et l'adresse de l'expéditeur. Vous pouvez également créer une clause de nonresponsabilité juridique pour les s. En général, un modèle de formulaire principal est créé pour chaque société de l'organisation. 1. Dans la vue Gestion des modèles principaux, modifiez le modèle principal. 2. Sur l'onglet Modèle de formulaire principal, ajoutez le logo, l'en-tête, les pieds de page et l'adresse de l'expéditeur à utiliser pour les documents envoyés en tant que pièce jointe à un . Sur l'onglet Clause de non-responsabilité juridique de l' , ajoutez une clause de non-responsabilité juridique ou tout autre texte que vous voulez ajouter à la fin des s envoyés à vos partenaires. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base [Page 200]. 3. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, vérifiez si l'utilisation des modèles de formulaires principaux est bien activée pour la variante de modèle de formulaire. Lorsque des documents sont édités à partir de ce modèle de formulaire, la mise en forme définie dans le modèle principal est utilisée pour générer un fichier PDF qui est ensuite envoyé à vos partenaires par en tant que pièce jointe. Si vous avez défini une clause de non-responsabilité juridique pour l' , elle sera ajoutée à la fin du corps du message Contexte de gestion Formulaires Synthèse Les modèles de formulaires permettent de définir le contenu et la mise en forme des documents pouvant être édités via le système. Il existe deux types de formulaires : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

211 Formulaire d'impression : document PDF (Portable Document Format) en lecture seule généré à partir des données présentes dans le système. Un formulaire d'impression peut être imprimé, envoyé par sous forme de pièce jointe ou faxé à un partenaire. Formulaire interactif : fichier PDF interactif pouvant être généré depuis le système et envoyé à un partenaire sous forme de pièce jointe d' . Le partenaire saisit les données directement dans le formulaire, puis il le renvoie. Ces données peuvent ensuite être téléchargées dans le système. Les formulaires interactifs sont basés sur la technologie Interactive Forms by Adobe (IFbA). Modèles de base pour formulaire Les modèles de base pour formulaire permettent de créer un en-tête, un pied de page et une adresse d'expéditeur normalisés pour tous les documents générés par les salariés d'une même société ou entité organisationnelle. Les modèles de base pour formulaire peuvent également être affectés à un canal de sortie spécifique. Ils servent également à définir les clauses de non-responsabilité ajoutées aux s créés et envoyés aux partenaires lors de l'édition automatique d'un document. Vous pouvez activer ou désactiver les modèles de base pour formulaire pour un modèle de formulaire. Si vous décidez de n'utiliser aucun modèle de base pour un formulaire, vous pouvez modifier individuellement l'en-tête, les pieds de page et le logo du formulaire via Adobe LiveCycle Designer. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base [Page 200]. Variantes de modèles de formulaires SAP fournit un modèle de formulaire pour tous les documents commerciaux pouvant être édités à partir du système. Si un modèle de formulaire est spécifique d'un pays, SAP fournit la variante propre au pays dans la langue du pays et dans la langue de secours (anglais). Pour tous les modèles de formulaires qui ne sont spécifiques d'aucun pays en particulier, SAP propose une variante de langue pour toutes les langues disponibles dans votre système. Les variantes de pays contiennent les informations propres à un pays. Il est également possible de créer des variantes de modèles de formulaires spécifiques au pays s'il existe une réglementation particulière pour un document dans un pays donné ou si un pays exige une présentation ou une taille de papier différente. Les variantes de langue permettent de proposer des traductions de modèles de formulaires dans d'autres langues. Détermination de la langue et du pays pour le modèle de formulaire Lors de l'édition d'un document, le système détermine automatiquement la variante de langue et de pays à utiliser. Cela signifie que vous n'avez aucune option à configurer pour la sélection des variantes de pays et de langue du modèle de formulaire. En effet, ces valeurs sont déterminées d'après les règles suivantes : Les variantes de pays sont déterminées en fonction du site de la société de l'émetteur. Par exemple, si un salarié d'une société allemande crée une commande client, le système recherche une variante de pays allemande du modèle de formulaire Commande client, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante spécifique au pays n'est disponible, le modèle de formulaire générique est utilisé. Les variantes de langue sont déterminées par la langue préférée du partenaire récepteur. Par exemple, si un salarié d'une société allemande envoie une commande client à un partenaire implanté en France, le système recherche une variante de langue française du modèle de formulaire, puis l'utilise pour générer le document. Si aucune variante de langue n'est disponible dans la langue du destinataire, le système utilise le modèle de formulaire rédigé dans la langue de secours Anglais. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 211

212 Adaptation des modèles de formulaires Synthèse Les administrateurs peuvent adapter le contenu et la mise en forme des formulaires d'impression, et traiter les formulaires interactifs à l'aide de la version intégrée d'adobe LiveCycle Designer. Les administrateurs peuvent exécuter les tâches suivantes : créer une copie d'un modèle de formulaire en copiant un modèle existant, puis en adaptant le contenu et la mise en forme du modèle ; créer une variante de pays pour un modèle de formulaire en copiant le modèle existant en tant que variante, en indiquant un pays, puis en adaptant le modèle de formulaire au nouveau pays ; créer une variante de langue d'un modèle de formulaire en copiant un modèle existant, en définissant une langue, puis en traduisant manuellement le modèle de formulaire dans la nouvelle langue ; traiter un modèle de formulaire ou une variante de modèle. Il est recommandé de traiter les modèles de formulaires fournis par SAP ou ses partenaires plutôt que de créer de nouveaux modèles. Ainsi, vous évitez de devoir modifier les options d'édition et pouvez également gérer toutes les versions du modèle. Les versions personnalisées de modèles de formulaires ne sont pas écrasées par les montées de version SAP ou de partenaires. Il est également impossible de copier ou de modifier les formulaires d'impression qui contiennent du texte à caractère légal. Fonctionnalités Pour modifier un modèle de formulaire avec Adobe LiveCycle Designer, vous devez installer les composants frontend Adobe LiveCycle Designer et Add-In pour Adobe LiveCycle Designer sur votre ordinateur. Vous pouvez installer ces composants à partir de la vue Centre de télédéchargement dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Flexibilité de gestion. Pour plus d'informations sur le traitement d'un modèle de formulaire, voir Modifier un modèle de formulaire via Adobe LiveCycle Designer [Page 218]. Il est préférable que les modifications soient apportées uniquement par les utilisateurs familiarisés avec Adobe LiveCycle Designer. Notez que la version intégrée d'adobe LiveCycle Designer ne contient pas l'intégralité des fonctions ; les guides de formulaire, les fragments et la définition de fichiers PDF en tant que maquettes en arrière-plan, par exemple, ne sont pas pris en charge. La table ci-dessous répertorie les actions possibles avec Adobe LiveCycle Designer. Fonction Commentaires Modifier la position du titre, du logo et des zones Modifier l'alignement du titre et du logo Vous pouvez le faire pour les modèles qui n'utilisent pas de modèle de base. Modifier le texte du titre et du modèle SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

213 Fonction Modifier l'adresse de l'expéditeur, le nombre et le contenu des pieds de page Commentaires Vous pouvez le faire pour les modèles qui n'utilisent pas de modèle de base. Modifier le style et la taille de la police Modifier le style des lignes et ajouter des cadres Adapter la visibilité des zones, modifier les descripteurs de zone et la séquence des zones Adapter la visibilité des colonnes, modifier l'ordre des colonnes et leurs en-têtes Ajouter des zones standard - disponibles dans la structure de données du formulaire Ajouter de nouvelles zones - non disponibles dans la structure de données du formulaire Vous pouvez ajouter des zones d'extension. D'autres zones requièrent l'assistance du SAP Cloud Service Center. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Adaptation par les administrateurs. Ajouter des emplacements réservés pour des blocs de texte libre Ajouter de nouveaux textes, légendes etc. Afficher et masquer les numéros de page, les marques de dossiers etc. Prévisualiser avec des données de démonstration Vous pouvez le faire en télédéchargeant manuellement des données de démonstration à partir du système et en les référençant dans Adobe LiveCycle Designer. Si vous voulez apporter des modifications complexes à un formulaire d'impression, vous pouvez également contacter le SAP Cloud Service Center. Ce centre peut vous aider à créer des scripts complexes pour afficher ou masquer des zones de manière dynamique, trier les lignes de table, ajouter de nouvelles zones ou des zones d'extension à un formulaire ou créer un formulaire de bout en bout. Pour plus d'informations, voir Business Center Types de police compatibles avec les formulaires Synthèse Vous pouvez utiliser les types de police suivants pour les formulaires de votre solution SAP Cloud : Polices Adobe Nom Nom complet Nom complet d'origine AdobeArabic-Bold AdobeArabic-BoldItalic AdobeArabic-Italic Adobe Arabic Bold Adobe Arabic Bold Italic Adobe Arabic Italic Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 213

214 Nom Nom complet Nom complet d'origine AdobeArabic-Regular AdobeHebrew-Bold AdobeHebrew-BoldItalic AdobeHebrew-Italic AdobeHebrew-Regular Adobe Arabic Regular Adobe Hebrew Bold Adobe Hebrew Bold Italic Adobe Hebrew Italic Adobe Hebrew Regular KozGoPr6N-Bold Kozuka Gothic Pr6N B 小 小 小 小 小 小 Pr6N B KozGoPr6N-ExtraLight Kozuka Gothic Pr6N EL 小 小 小 小 小 小 Pr6N EL KozGoPr6N-Heavy Kozuka Gothic Pr6N H 小 小 小 小 小 小 Pr6N H KozGoPr6N-Light Kozuka Gothic Pr6N L 小 小 小 小 小 小 Pr6N L KozGoPr6N-Medium Kozuka Gothic Pr6N M 小 小 小 小 小 小 Pr6N M KozGoPr6N-Regular Kozuka Gothic Pr6N R 小 小 小 小 小 小 Pr6N R KozGoProVI-Bold Kozuka Gothic Pro-VI B 小 小 小 小 小 小 Pro-VI B KozGoProVI-ExtraLight Kozuka Gothic Pro-VI EL 小 小 小 小 小 小 Pro-VI EL KozGoProVI-Heavy Kozuka Gothic Pro-VI H 小 小 小 小 小 小 Pro-VI H KozGoProVI-Light Kozuka Gothic Pro-VI L 小 小 小 小 小 小 Pro-VI L KozGoProVI-Medium Kozuka Gothic Pro-VI M 小 小 小 小 小 小 Pro-VI M KozGoProVI-Regular Kozuka Gothic Pro-VI R 小 小 小 小 小 小 Pro-VI R KozMinPr6N-Bold Kozuka Mincho Pr6N B 小 小 小 小 Pr6N B KozMinPr6N-ExtraLight Kozuka Mincho Pr6N EL 小 小 小 小 Pr6N EL KozMinPr6N-Heavy Kozuka Mincho Pr6N H 小 小 小 小 Pr6N H KozMinPr6N-Light Kozuka Mincho Pr6N L 小 小 小 小 Pr6N L KozMinPr6N-Medium Kozuka Mincho Pr6N M 小 小 小 小 Pr6N M KozMinPr6N-Regular Kozuka Mincho Pr6N R 小 小 小 小 Pr6N R KozMinProVI-Bold Kozuka Mincho Pro-VI B 小 小 小 小 Pro-VI B KozMinProVI-ExtraLight Kozuka Mincho Pro-VI EL 小 小 小 小 Pro-VI EL KozMinProVI-Heavy Kozuka Mincho Pro-VI H 小 小 小 小 Pro-VI H KozMinProVI-Light Kozuka Mincho Pro-VI L 小 小 小 小 Pro-VI L KozMinProVI-Medium Kozuka Mincho Pro-VI M 小 小 小 小 Pro-VI M KozMinProVI-Regular Kozuka Mincho Pro-VI R 小 小 小 小 Pro-VI R AdobeGothicStd-Bold Adobe Gothic Std B Adobe 小 小 Std B AdobeMyungjoStd-Medium Adobe Myungjo Std M Adobe 小 小 Std M AdobePiStd AdobeSansMM AdobeSerifMM Adobe Pi Std Adobe Sans MM Adobe Serif MM SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

215 Nom Nom complet Nom complet d'origine CourierStd CourierStd-Bold CourierStd-BoldOblique CourierStd-Oblique LetterGothicStd LetterGothicStd-Bold LetterGothicStd-BoldSlanted LetterGothicStd-Slanted MinionPro-Bold MinionPro-BoldIt MinionPro-It MinionPro-Regular MinionPro-Semibold MinionPro-SemiboldIt MyriadPro-Black MyriadPro-BlackIt MyriadPro-Bold MyriadPro-BoldIt MyriadPro-It MyriadPro-Light MyriadPro-LightIt MyriadPro-Regular MyriadPro-Semibold MyriadPro-SemiboldIt Symbol SymbolStd Courier Std Medium Courier Std Bold Courier Std Bold Oblique Courier Std Medium Oblique Letter Gothic Std Medium Letter Gothic Std Bold Letter Gothic Std Bold Slanted Letter Gothic Std Slanted Minion Pro Bold Minion Pro Bold Italic Minion Pro Italic Minion Pro Minion Pro Semibold Minion Pro Semibold Italic Myriad Pro Black Myriad Pro Black Italic Myriad Pro Bold Myriad Pro Bold Italic Myriad Pro Italic Myriad Pro Light Myriad Pro Light Italic Myriad Pro Myriad Pro Semibold Myriad Pro Semibold Italic Symbol Symbol Std Medium AdobeHeitiStd-Regular Adobe Heiti Std R Adobe 小 小 Std R AdobeSongStd-Light Adobe Song Std L Adobe 小 小 Std L AdobeThai-Bold AdobeThai-BoldItalic AdobeThai-Italic AdobeThai-Regular Adobe Thai Bold Adobe Thai Bold Italic Adobe Thai Italic Adobe Thai Regular AdobeFanHeitiStd-Bold Adobe Fan Heiti Std B Adobe 小 小 小 Std B AdobeMingStd-Light Adobe Ming Std L Adobe 小 小 Std L Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 215

216 Autres polices Nom Nom complet Nom complet d'origine EuroSig OCRAStd OCRBStd Euro Sign OCR A Std OCR B Std Voir aussi Formulaires [Page 210] Adaptation des modèles de formulaires [Page 212] Tâches Modifier un modèle de formulaire avec l'éditeur simplifié de formulaires Synthèse Les administrateurs peuvent utiliser l'éditeur simplifié de formulaires pour adapter le contenu de modèles de formulaires. Si vous avez désactivé l'utilisation des modèles principaux pour le modèle de formulaire, vous pouvez également modifier l'en-tête, le pied de page et le logo du modèle dans l'onglet Mise en forme. Vous pouvez afficher l'aperçu de vos modifications à l'aide des données de démonstration fournies. Dans l'éditeur simplifié de formulaires, chaque formulaire est divisé en plusieurs sections affichées selon leur ordre d'apparition dans le formulaire : A. Les blocs infos contiennent une liste de zones, généralement affichées dans leur ordre d'apparition. Il peut, par exemple, s'agir d'une section d'informations d'adresse dans la partie supérieure d'une lettre. B. Les blocs de table contiennent les colonnes et sous-sections de table correspondant aux différentes parties d'une table (lignes de remarque et lignes de synthèse, par exemple). C. Les blocs de texte libre contiennent une section de texte libre, comme une lettre ou une note. Procédure 1. Allez à Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Gestion des modèles de formulaires. 2. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez le modèle de formulaire à modifier, puis dans le menu Ouvrir, sélectionnez Éditeur simplifié de formulaires. 3. L'éditeur simplifié de formulaires vous permet d'apporter les modifications suivantes : Modifier le titre du modèle : apportez directement les modifications dans la zone Titre. Modifier le titre d'une section : sélectionnez la section et modifiez le texte dans la colonne Titre de la table Sections SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

217 Modifier un descripteur de zone : sélectionnez la section dont la zone dépend puis, sous Détails, modifiez le texte affiché dans la colonne ID. Si la section que vous modifiez est une table, vous pouvez modifier les intitulés de colonne de la même façon. Modifier l'ordre des zones dans une section : sélectionnez la section et utilisez les flèches pour modifier l'ordre des zones. Modifier un bloc de texte libre : sélectionnez la section et modifiez le texte sous Détails. Modifier la visibilité des zones d'une section : sélectionnez la section puis, sous Détails, sélectionnez une option d'affichage dans la colonne Afficher. Pour les zones des blocs infos, vous pouvez sélectionner l'option Toujours visible, auquel cas la zone est toujours visible même si aucune donnée n'est disponible, l'option Afficher si disponible, auquel cas la zone est seulement affichée si des données sont disponibles, ou l'option Masquer, ce qui signifie que la zone est toujours masquée. Dans une table, les zones peuvent avoir la visibilité Toujours visible ou Masquer. Ajouter une zone à une section : sélectionnez la section puis, sous Détails, sélectionnez Zone dans le menu Ajouter. La boîte de dialogue Sélectionner zones affiche une liste des zones que vous pouvez ajouter au modèle de formulaire. Vous pouvez ajouter une zone à un modèle de formulaire si elle est disponible dans la structure de données sur laquelle le formulaire est basé. Notez que la liste des zones disponibles est restreinte en fonction de la section à laquelle vous voulez ajouter une zone. Par exemple, il n'est pas possible d'ajouter une zone qui appartient au niveau de l'en-tête d'un document à une table comportant une liste de postes. Pour ajouter une zone, sélectionnez-la dans la liste et utilisez les touches de direction pour l'ajouter à la liste des zones sélectionnées. Si vous voulez concaténer plusieurs zones sur une ligne, vous devez les ajouter à la liste des zones sélectionnées, puis sélectionner un séparateur. Il peut s'agir d'une virgule, d'un trait d'union ou d'un espace. Si vous voulez ajouter plusieurs zones, mais que vous voulez les afficher sur des lignes différentes dans le formulaire, sélectionnez comme séparateur "aucun". Une fois que vous avez ajouté une zone, vous pouvez modifier le descripteur correspondant. Vous pouvez suivre la même procédure pour ajouter des zones à une colonne de table, une ligne de synthèse ou une ligne de remarque. Pour ajouter une zone à un bloc de texte libre, vous devez saisir un paramètre substituable pour la zone. Lorsque vous sélectionnez une zone dans la liste déroulante Zone, le paramètre substituable correspondant est affiché. Copiez-collez ce paramètre substituable ({txtcontact}, par exemple) dans le bloc de texte libre et placez-le à la position requise dans le texte. Supprimer une zone d'une section : sélectionnez la zone et cliquez sur Supprimer. Ajouter une ligne vierge à une section : sélectionnez la section dans la table supérieure puis, sous Détails, sélectionnez Zone dans le menu Ajouter. 4. Pour tester vos modifications en les affichant dans la fenêtre d'aperçu, cliquez sur Rafraîchir. Vous pouvez également tester vos modifications avec des données de démonstration différentes : cliquez sur Modifier données de démonstration et sélectionnez un autre set de données de démonstration. Le volet d'aperçu est automatiquement mis à jour. Si un modèle que vous traitez ne s'affiche pas correctement en raison d'une erreur dans le PDF, vous pouvez cocher la case Trace, puis rafraîchir l'écran d'aperçu. Cela permet d'attacher les informations de traçage Adobe Document Services (ADS) au PDF. 5. Si vous traitez un modèle de formulaire pour lequel aucun modèle principal n'est utilisé, vous pouvez également traiter la mise en forme du modèle de formulaire. Pour modifier l'en-tête, les pieds de page, l'adresse de l'expéditeur et le logo, cliquez sur l'onglet Mise en forme du formulaire. Pour plus d'informations sur les modifications possibles, voir Modifier un modèle de base pour formulaire [Page 202]. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 217

218 6. Sauvegardez vos modifications. Résultat Une nouvelle version du modèle de formulaire est créée, avec le statut Non publié. Vous pouvez publier le modèle immédiatement à partir de l'éditeur simplifié de formulaires ou le publier ultérieurement : Si vous avez publié le modèle de formulaire, les autres utilisateurs peuvent y accéder en mode productif. Si le modèle que vous avez traité était une copie d'un modèle de formulaire existant, vous devez dans certains cas mettre à jour les options d'édition pour qu'elles correspondent au nouveau modèle de formulaire. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Sélection de modèles de formulaires [Page 115]. Si vous avez sauvegardé le modèle de formulaire sans le publier, vous pouvez le publier ultérieurement à partir de la vue Gestion des modèles de formulaires. Pour cela, sélectionnez le modèle et cliquez sur Publier Traiter un modèle de formulaire via Adobe LiveCycle Designer Synthèse Les administrateurs peuvent utiliser l'application intégrée Adobe LiveCycle Designer pour apporter des modifications avancées aux modèles de formulaires. Conditions préalables Les composants frontend Adobe LiveCycle Designer et Add-In pour Adobe LiveCycle Designer sont installés sur votre ordinateur. Procédure 1. Sélectionnez Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs Flexibilité de gestion Gestion des modèles de formulaires. 2. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire à modifier, puis sélectionnez Adobe LiveCycle Designer dans le menu Ouvrir. La version intégrée d'adobe LiveCycle Designer s'ouvre. 3. Apportez les modifications. Pour plus d'informations sur l'utilisation d'adobe LiveCycle Designer, voir la documentation produit Adobe. 4. Pour prévisualiser vos modifications avec des données de démonstration, procédez comme suit : a. Dans la vue Gestion des modèles de formulaires, sélectionnez la variante de modèle de formulaire que vous traitez et cliquez sur Télédécharger. b. Sauvegardez le fichier archive sur votre ordinateur local avec l'extension de fichier.zip. Ce fichier archive contient un fichier XDP, un fichier schéma XSD et des fichiers de données de démonstration XML, le cas échéant. En règle générale, les données de démonstration sont proposées dans trois tailles différentes pour la prévisualisation du modèle de formulaire SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

219 c. Procédez à l'extraction du fichier de données de démonstration XML à utiliser pour afficher l'aperçu de vos modifications à partir du fichier archive. d. Dans Adobe LiveCycle Designer, affectez le fichier de données de démonstration XML au modèle que vous traitez. Pour plus d'informations, voir la documentation Adobe LiveCycle Designer en ligne. Vous pouvez également créer et utiliser vos propres données de démonstration en naviguant dans l'historique des sorties d'un document qui a déjà été édité. Sur l'écran Historique des sorties, sélectionnez un document et cliquez sur Voir données XML. Vous pouvez alors télédécharger ces données XML et effectuer l'étape 4 cidessus pour utiliser ce fichier comme données de démonstration dans Adobe LiveCycle Designer. 5. Pour sauvegarder vos modifications, cliquez sur Sauvegarder dans la barre d'outils SAP. Résultat Une nouvelle version du modèle de formulaire est créée, avec le statut Non publié. Vous pouvez publier le modèle immédiatement depuis la vue Gestion des modèles de formulaires ou le publier ultérieurement Vue Gestion des modèles Microsoft Office Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez exporter différents types de données de la solution SAP vers Microsoft Excel. Vous pouvez ensuite utiliser Microsoft Excel pour organiser et analyser ces informations. Vous pouvez exporter des données depuis un rapport ou une réserve de travail. Conditions préalables Vous avez installé le dernier add-in pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action à partir de : de la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil ; de la vue Centre de télédéchargement dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ; du lien Télédécharger disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent être définies correctement. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Vous devez avoir l'autorisation d'effectuer un export vers Microsoft Excel. Procédure 1. Accédez à l'écran contenant les données à exporter. 2. Selon le type de données, sélectionnez l'une des options suivantes : Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 219

220 Pour un rapport, vous pouvez exporter soit un graphique soit une table. Pour cela, sélectionnez le rapport et cliquez sur Basculer vers graphique ou Basculer vers table. Pour une réserve de travail, sélectionnez la réserve de travail et cliquez sur Lancer. 3. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. 4. Facultatif : personnalisez votre exportation vers Excel 1. Pour sélectionner les colonnes dans votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la barre de titre, cliquez sur Personnaliser Cet écran. b. Dans le panneau latéral, sélectionnez Afficher options. c. Dans la boîte de dialogue Afficher options, vous pouvez exporter toutes les colonnes de la vue en sélectionnant Tout dans la zone Exporter colonnes. La valeur par défaut de cette zone est Visible ; elle permet d'exporter uniquement les colonnes actuellement affichées. 2. Pour sélectionner la langue de votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la boîte de dialogue Afficher options, définissez la valeur Afficher pour la zone Sélection langue et cliquez sur OK. b. Cliquez sur Sauvegarder. c. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. d. Sélectionnez une langue dans la boîte de dialogue qui apparaît. Dans cette boîte de dialogue, la préférence en termes de sélection de colonne vous permet de remplacer l'option personnalisée. Cette sélection est valide uniquement pour l'exportation en cours. 5. Sélectionnez le modèle dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Si un seul modèle contient la variante de la langue de connexion, l'exportation est effectuée dans la langue de connexion et aucune interaction utilisateur n'est requise. S'il n'existe qu'un seul modèle dans le système pour ce scénario d'exportation, mais que la variante de la langue de connexion n'est pas disponible, l'exportation est effectuée en anglais. Si plusieurs modèles existent dans le système pour ce scénario d'exportation, la boîte de dialogue Liste de modèles s'affiche. Vous pouvez y sélectionner le modèle Microsoft Excel à utiliser pour l'exportation. Ce modèle vous indique comment seront formatées les données exportées. La version Microsoft Excel pertinente pour chaque modèle s'affiche. 6. Cliquez sur Télédécharger. 7. Un message vous indique que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder le fichier qui contient les données que vous venez d'exporter depuis la solution. Cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder selon ce que vous voulez faire avec les données exportées. Selon que vous cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder, deux résultats sont possibles : Si vous cliquez sur Ouvrir, une feuille de travail comportant les données s'ouvre dans Microsoft Excel. Le fichier a un nom temporaire, mais n'est pas sauvegardé. Vous pouvez utiliser toutes les fonctions de Microsoft Excel pour organiser les données et sauvegarder cette feuille de travail. Si vous cliquez sur Sauvegarder, une boîte de dialogue Sauvegarder sous s'ouvre. Vous pouvez indiquer un nom de fichier et un emplacement dans lequel sauvegarder le fichier Microsoft Excel exporté. Un message s'affiche lorsque le télédéchargement est terminé SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

221 Vous pouvez ultérieurement accéder à l'emplacement dans lequel vous avez sauvegardé le modèle et l'ouvrir Contexte de gestion Gérer les modèles Microsoft Office Synthèse Vous pouvez utiliser des modèles Microsoft Office pour exporter et télécharger des données. Vous pouvez adapter ces modèles d'après vos besoins personnels et modifier certains de leurs attributs ou ajouter des colonnes et des fonctionnalités dans Microsoft Excel, par exemple. La vue Gestion des modèles Microsoft Office des postes de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs (en fonction de votre solution) vous permet de gérer des modèles. Fonctionnalités Vous pouvez télédécharger des modèles, les adapter en fonction de vos besoins, puis les télécharger à nouveau dans le système en vue d'une utilisation ultérieure. Gestion des modèles Vous pouvez sélectionner différentes vues dans la réserve de travail pour afficher vos modèles Office. Vous pouvez sélectionner les modèles suivants : Modèles Office actifs Affiche tous les modèles publiés et non publiés Modèles Office non publiés Modèles Office supprimés Affiche tous les modèles Office qui ont été marqués pour suppression. Tous les modèles disponibles dans la réserve de travail de la vue Gestion des modèles Microsoft Office sont prédéfinis et fournis par SAP. Si vous voulez télédécharger les modèles Microsoft Excel prédéfinis et les modifier, vous devez les exporter depuis le poste de travail associé dans l'application. Les modèles Microsoft Word peuvent être télédéchargés directement depuis la vue Gestion des modèles Microsoft Office. Pour Microsoft Word et Microsoft Excel, vous pouvez créer vos propres modèles et les télécharger dans la vue Gestion des modèles Microsoft Office. Types de modèles Il existe trois types de modèles de base : Modèles destinés à l'exportation de données Vous pouvez exporter les données, en général depuis une réserve de travail ou un rapport, pour les consulter dans Microsoft Excel. Vous pouvez également exporter des données de certains écrans vers Microsoft Word pour rédiger une lettre. Modèles destinés au téléchargement de données Vous pouvez créer des données dans Microsoft Excel et les télécharger dans le système. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 221

222 Les modèles peuvent aussi varier selon la version Microsoft Office utilisée. Groupes de modèles Les modèles sont organisés en groupes. Il existe toujours un groupe de modèles pour une réserve de travail ou un plan d'ensemble. Vous pouvez rechercher des modèles par groupe de modèles dans la réserve de travail. Noms de modèles Chaque modèle doit avoir un nom décrivant sa finalité. Vous pouvez filtrer la réserve de travail par nom de modèle. Utiliser les modèles de base Un modèle de base peut s'appliquer à tous les modèles Office. Il définit les polices, couleurs et autres formats de vos modèles Office. En général, les modèles prédéfinis fournis par SAP utilisent un modèle de base par défaut. Vous ne pouvez pas modifier cette option. Versions Un historique de version est disponible pour les modèles. Vous pouvez rétablir la version précédente d'un modèle. Pour rétablir la version précédente d'un modèle, vous devez sélectionner la version voulue et la publier. Publier des modèles Pour rendre un modèle disponible en vue d'une utilisation générale, vous devez le publier. Supprimer des modèles Vous pouvez supprimer les types de modèles suivants : Modèles dotés du statut Non publié Le modèle sera supprimé physiquement. Il est impossible de restaurer la version supprimée du modèle. Modèles dotés du statut Publié Le modèle est marqué comme devant être supprimé et peut, si besoin, être restauré. Exporter des listes de modèles Pour certains écrans de synthèse, vous pouvez exporter les données vers Microsoft Excel en cliquant sur Exporter Vers Microsoft Excel Utiliser le modèle d'information financière électronique - Royaume-Uni Synthèse Une documentation sur ce sujet est disponible pour le Royaume-Uni. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Royaume-Uni. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

223 Tâches Gérer les modèles Microsoft Excel Synthèse Votre solution est fournie avec différents modèles prédéfinis pour l'exportation de données vers Microsoft Excel ou la création de données à partir de ce logiciel. En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier les modèles existants selon les besoins de votre société en adaptant les propriétés d'un modèle comme la mise en forme ou l'ordre des colonnes. Libre à vous également de créer des modèles, par exemple, pour les différentes langues que vous utilisez. Vous pouvez en outre ajouter des graphiques, des diagrammes ou des formules au modèle. Conditions préalables Vous devez installer le dernier Add-In pour Microsoft Excel à partir de la zone de télédéchargement. Procédure 1. Dans la vue Gestion des modèles Microsoft Office du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Flexibilité de gestion, allez au groupe de modèles dont vous avez besoin pour votre réserve de travail ou plan d'ensemble. Si vous voulez modifier un modèle prédéfini, exportez le modèle depuis le poste de travail de l'application pertinente en cliquant sur Exporter et Vers Microsoft Excel. Supprimez les enregistrements de données qui ont été exportés depuis le système avant de modifier le modèle. 2. Sélectionnez le type de modèle en fonction de votre objectif : exporter des données ou créer des données à partir de Microsoft Excel, puis sélectionnez la langue pertinente. 3. Télédéchargez le modèle à modifier sur votre ordinateur local. Pour cela, sélectionnez le modèle et cliquez sur Télédécharger. 4. Utilisez les fonctions de Microsoft Excel pour adapter le modèle à vos besoins en changeant, par exemple, l'ordre des colonnes, les textes des différentes zones ou la mise en forme. Si vous voulez modifier la mise en forme générale du modèle Microsoft Excel, comme les polices des différentes cellules ou le format de date ou d'autres styles pour les cellules, accédez à la vue Gestion des modèles de base. Pour plus d'informations, voir Gérer les modèles de base Microsoft Office [Page 203]. Lorsque vous télédéchargez un modèle Microsoft Excel du type Export, toutes les zones d'extension relatives au contexte de gestion sont automatiquement incluses dans le modèle et vous pouvez les mapper en tant que colonnes supplémentaires. Une fois la nouvelle zone ajoutée, vous pouvez formater l'en-tête de colonne et la colonne selon vos besoins. Pour plus d'informations sur l'activation et le lancement des outils XML, ainsi que sur l'ajout de l'onglet Développeur requis pour ce mappage, reportez-vous à l'aide de Microsoft Excel. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 223

224 Notez que cette fonction n'est pas disponible pour les fichiers Microsoft Excel du type Réenregistrement. Si vous voulez importer des données supplémentaires via des mappages XML, reportez-vous à l'aide de Microsoft Excel pour plus d'informations. 5. Téléchargez le modèle adapté, de votre machine locale vers le système, en cliquant sur Télécharger. Vous disposez des options suivantes : Remplacer un modèle existant en choisissant Remplacer variante de langue existante. Créer un modèle en sélectionnant Nouveau modèle ou Nouvelle variante de langue, si vous souhaitez créer un modèle dans une autre langue. 6. Sélectionnez le fichier depuis votre machine locale. 7. En cas de création d'un modèle, vous devez saisir le nom du modèle, la description et la langue, et décider si vous voulez en faire un modèle de base. L'option Modèle de base Office utilisé est sélectionnée par défaut. Vous pouvez également modifier le nom et la description d'un modèle dans la réserve de travail en sélectionnant le modèle et en cliquant sur Actions et Gérer les informations générales. De même, vous pouvez modifier la définition d'un modèle en tant que modèle de base. Pour cela, sélectionnez le modèle et cliquez sur Actions et Modifier l'utilisation du modèle de base. 8. Pour mettre le modèle que vous avez créé ou modifié à la disposition de tous les utilisateurs, vous devez le publier en cliquant sur Publier. 1. Une fois que vous avez publié un modèle dans différentes versions, vous pouvez revenir à une version antérieure du modèle. Sélectionnez la version voulue et cliquez sur Versions, puis sur Rétablir. 2. Publiez la version valide pour la mettre à disposition des utilisateurs. 9. Si vous voulez supprimer un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Si vous avez supprimé un modèle avec le statut Non publié, vous ne pouvez pas le restaurer Gérer les modèles Microsoft Word Synthèse Votre solution est fournie avec des modèles Microsoft Word prédéfinis que vous pouvez utiliser en cliquant sur Écrire lettre dans certaines vues de poste de travail. En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier les modèles existants ou prédéfinis selon vos besoins en adaptant leurs propriétés, comme la mise en forme ou la signature. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles pour différentes langues, par exemple. La vue Gestion des modèles Microsoft Office du poste de travail Administrateur ou Gestion de l'application et des utilisateurs (en fonction de votre solution) vous permet d'accéder à ces modèles. Procédure 1. Dans la vue Gestion des modèles Microsoft Office, recherchez le modèle Microsoft Word dans le groupe de modèles correspondant. Vous pouvez utiliser la recherche étendue pour filtrer les modèles Microsoft Word existants SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

225 2. Vous disposez ensuite de trois options : Modifier un modèle prédéfini tout en conservant l'ancienne variante du modèle a. Pour modifier un modèle prédéfini tout en conservant l'ancienne variante, sélectionnez le modèle existant et cliquez sur Télédécharger. b. Commencez par extraire les fichiers contenus dans le fichier ZIP télédéchargé, puis adaptez le document Microsoft Word (docx) existant en fonction de vos besoins sur votre PC local. c. Sauvegardez vos modifications. d. Cliquez sur Télécharger, Nouvelle variante de langue, puis recherchez et sélectionnez le fichier docx modifié. Cliquez sur OK. Notez que le fichier ZIP contient un fichier docx et un fichier xsd. Lors du téléchargement d'une nouvelle variante, vous pourrez uniquement sélectionner le fichier docx. Le fichier xsd réside au niveau de l'en-tête et toutes les variantes d'un modèle utilisent le même fichier xsd. Remplacer une variante de modèle existante a. Pour remplacer une variante de modèle existante, sélectionnez le modèle existant et cliquez sur Télédécharger. b. Commencez par extraire les fichiers contenus dans le fichier ZIP télédéchargé, puis adaptez le document Microsoft Word (docx) existant en fonction de vos besoins sur votre PC local. c. Sauvegardez vos modifications. d. Cliquez sur Télécharger, Nouvelle variante de langue, puis recherchez et sélectionnez le fichier docx local. Cliquez sur OK. Notez que le fichier ZIP contient un fichier docx et un fichier xsd. Lors du téléchargement d'une variante, vous pourrez uniquement sélectionner le fichier docx. Le fichier xsd réside au niveau de l'en-tête et toutes les variantes d'un modèle utilisent le même fichier xsd. Télécharger un nouveau modèle a. Pour télécharger un tout nouveau modèle, sélectionnez un modèle existant, cliquez sur Télécharger et sélectionnez Nouveau modèle. b. Pour sélectionner votre fichier docx sauvegardé en local (le document Microsoft Word proprement dit) et le fichier xsd (le fichier de schéma associé), recherchez à la fois le fichier et le schéma. Si vous n'avez aucun fichier xsd adapté, vous pouvez télédécharger un modèle existant à partir du groupe de modèles auquel vous voulez ajouter un nouveau modèle et utiliser le fichier xsd associé pour le téléchargement. c. Entrez le nom, la description et la langue du modèle, et indiquez si vous voulez utiliser le modèle de base. L'option Modèle de base Office utilisé est sélectionnée par défaut. Vous pouvez ensuite modifier le nom et la description d'un modèle dans la réserve de travail en sélectionnant le modèle et en cliquant sur Actions puis Gérer les informations générales. De même, vous pouvez modifier la définition d'un modèle en tant que modèle de base. Pour cela, sélectionnez le modèle et cliquez sur Actions puis Modifier l'utilisation du modèle de base. Pour plus d'informations sur les modèles de base, voir Guide de consultation rapide Gestion des modèles de base [Page 200]. 3. Pour rendre le modèle que vous avez créé ou modifié accessible à tous les utilisateurs, cliquez sur Publier. Une fois que vous avez publié un modèle dans différentes versions, vous pouvez toujours revenir à une version antérieure du modèle. Sélectionnez la version voulue et cliquez sur Versions puis sur Rétablir. Publiez la version valide pour la rendre accessible à tous. 4. Facultatif : pour supprimer un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Si vous avez supprimé un modèle avec le statut Non publié, vous ne pouvez pas le restaurer. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 225

226 Résultat Le modèle que vous avez téléchargé est disponible à la sélection lorsque vous cliquez sur Écrire lettre dans une vue qui propose cette fonction et est associée au groupe de modèles Utiliser l'add-in pour Microsoft Excel Synthèse L'Add-In pour Microsoft Excel permet d'intégrer Microsoft Excel à la solution SAP. Des fonctions différentes sont disponibles selon l'endroit où vous ouvrez l'add-in pour Microsoft Excel. Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel pour : créer des données de gestion ; exporter des données de gestion ; analyser les données des rapports. Utiliser Microsoft Excel pour créer des données de gestion Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel en vue de créer des objets, tels qu'un compte ou un intérêt potentiel. Il suffit pour cela de les saisir dans un modèle Microsoft Excel prédéfini puis de les télécharger dans votre solution. Les administrateurs peuvent également adapter le modèle Microsoft Excel prédéfini et gérer des informations spécifiques du modèle. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Guide de consultation rapide Gestion des modèles Microsoft Office. Si vous pouvez vous connecter à la solution via un navigateur Web, comme d'habitude, mais que vous ne parvenez pas à vous connecter au système à partir de l'add-in pour Microsoft Excel, contactez votre administrateur système pour qu'il contrôle vos options de serveur proxy et s'assure que la connexion au système n'est pas bloquée. Utiliser Microsoft Excel pour exporter des données de gestion Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel afin d'exporter des données de gestion (une liste de comptes ou de commandes clients, par exemple) dans un modèle Microsoft Excel prédéfini. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Exporter les données de gestion à l'aide de Microsoft Excel. Utiliser Microsoft Excel pour analyser les données des rapports et des plans L'Add-In pour Microsoft Excel permet d'exécuter des analyses ad hoc, de créer des classeurs et des données de plan et de définir les objectifs des ventes. Notez que les fonctions disponibles dépendent de vos droits d'accès et de vos affectations de postes de travail et de vues. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Utiliser les rapports et les plans dans Microsoft Excel SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

227 Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Synthèse Vous pouvez exporter différents types de données de la solution SAP vers Microsoft Excel. Vous pouvez ensuite utiliser Microsoft Excel pour organiser et analyser ces informations. Vous pouvez exporter des données depuis un rapport ou une réserve de travail. Conditions préalables Vous avez installé le dernier add-in pour Microsoft Excel. Selon la configuration de votre solution, vous pouvez effectuer cette action à partir de : de la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil ; de la vue Centre de télédéchargement dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs ; du lien Télédécharger disponible directement dans l'interface utilisateur. Les options de votre navigateur doivent être définies correctement. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Contrôler les options de mon ordinateur dans l'écran de connexion. Vous devez avoir l'autorisation d'effectuer un export vers Microsoft Excel. Procédure 1. Accédez à l'écran contenant les données à exporter. 2. Selon le type de données, sélectionnez l'une des options suivantes : Pour un rapport, vous pouvez exporter soit un graphique soit une table. Pour cela, sélectionnez le rapport et cliquez sur Basculer vers graphique ou Basculer vers table. Pour une réserve de travail, sélectionnez la réserve de travail et cliquez sur Lancer. 3. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. 4. Facultatif : personnalisez votre exportation vers Excel 1. Pour sélectionner les colonnes dans votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la barre de titre, cliquez sur Personnaliser Cet écran. b. Dans le panneau latéral, sélectionnez Afficher options. c. Dans la boîte de dialogue Afficher options, vous pouvez exporter toutes les colonnes de la vue en sélectionnant Tout dans la zone Exporter colonnes. La valeur par défaut de cette zone est Visible ; elle permet d'exporter uniquement les colonnes actuellement affichées. 2. Pour sélectionner la langue de votre exportation vers Excel, procédez comme suit : a. Dans la boîte de dialogue Afficher options, définissez la valeur Afficher pour la zone Sélection langue et cliquez sur OK. b. Cliquez sur Sauvegarder. c. Cliquez sur Exporter et sélectionnez Vers Microsoft Excel. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 227

228 d. Sélectionnez une langue dans la boîte de dialogue qui apparaît. Dans cette boîte de dialogue, la préférence en termes de sélection de colonne vous permet de remplacer l'option personnalisée. Cette sélection est valide uniquement pour l'exportation en cours. 5. Sélectionnez le modèle dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Si un seul modèle contient la variante de la langue de connexion, l'exportation est effectuée dans la langue de connexion et aucune interaction utilisateur n'est requise. S'il n'existe qu'un seul modèle dans le système pour ce scénario d'exportation, mais que la variante de la langue de connexion n'est pas disponible, l'exportation est effectuée en anglais. Si plusieurs modèles existent dans le système pour ce scénario d'exportation, la boîte de dialogue Liste de modèles s'affiche. Vous pouvez y sélectionner le modèle Microsoft Excel à utiliser pour l'exportation. Ce modèle vous indique comment seront formatées les données exportées. La version Microsoft Excel pertinente pour chaque modèle s'affiche. 6. Cliquez sur Télédécharger. 7. Un message vous indique que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder le fichier qui contient les données que vous venez d'exporter depuis la solution. Cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder selon ce que vous voulez faire avec les données exportées. Selon que vous cliquez sur Ouvrir ou sur Sauvegarder, deux résultats sont possibles : Si vous cliquez sur Ouvrir, une feuille de travail comportant les données s'ouvre dans Microsoft Excel. Le fichier a un nom temporaire, mais n'est pas sauvegardé. Vous pouvez utiliser toutes les fonctions de Microsoft Excel pour organiser les données et sauvegarder cette feuille de travail. Si vous cliquez sur Sauvegarder, une boîte de dialogue Sauvegarder sous s'ouvre. Vous pouvez indiquer un nom de fichier et un emplacement dans lequel sauvegarder le fichier Microsoft Excel exporté. Un message s'affiche lorsque le télédéchargement est terminé. Vous pouvez ultérieurement accéder à l'emplacement dans lequel vous avez sauvegardé le modèle et l'ouvrir Vue Journal des modifications pour flexibilité Guide de consultation rapide Journal des modifications pour flexibilité La vue Journal des modifications pour flexibilité contient toutes les modifications qui ont été apportées par les administrateurs en mode d4adaptation dans la vue Création de mashups. Il s'agit des modifications apportées aux écrans, aux zones d'extension et aux mashups intégrés. Cette vue permet aux administrateurs et aux auditeurs de suivre la manière dont les utilisateurs accèdent aux données. Par exemple, les administrateurs peuvent créer des zones d'extension calculées et des mashups pour permettre aux utilisateurs d'accéder à des données auxquelles ils n'avaient pas accès auparavant. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs sous Flexibilité de gestion. Vous pouvez utiliser cette vue pour suivre et gérer les modifications apportées aux objets. Par défaut, la liste des objets modifiés répertorie tous les objets que vous avez modifiés. Pour afficher les modifications apportées par d'autres utilisateurs, sélectionnez une option dans le menu déroulant Afficher. Dans la colonne Statut de SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

229 modifications, vous pouvez voir si les objets contiennent des modifications qui n'ont pas encore été publiées. Vous pouvez alors décider de publier ou rejeter toutes les modifications apportées à l'objet. Pour chaque objet modifié, vous pouvez également consulter l'historique des modifications qui est un journal détaillé de chaque modification apportée. Pour vous aider à suivre le motif des modifications apportées, vous pouvez ajouter des mots-clés aux différentes modifications dans l'historique des modifications d'un objet. Tâches Afficher l'historique des modifications d'un objet 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez un objet modifié. 2. Cliquez sur Historique des modifications. L'écran Historique des modifications s'ouvre en affichant une liste de toutes les modifications apportées à l'objet. Vous pouvez filtrer vos modifications uniquement ou afficher les modifications faites par tous les utilisateurs. Vous pouvez également trier la liste en fonction des modifications qui n'ont pas encore été publiées. Ajouter des mots-clés aux modifications Vous pouvez ajouter des mots-clés aux modifications présentes dans l'historique des modifications d'un objet. Cela vous permet de suivre le motif des modifications que vous avez apportées, par exemple si vous avez apporté des modifications dans le cadre d'un projet de modification du périmètre. 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez un objet modifié et cliquez sur Historique des modifications. L'écran Historique des modifications s'ouvre en affichant une liste de toutes les modifications apportées à l'objet. 2. Dans l'écran Historique des modifications, sélectionnez une ligne dans la table et saisissez un texte dans la colonne Mot-clé. Il est recommandé d'utiliser un ou plusieurs mots-clés relatifs au motif pour lequel vous avez apporté cette modification. Si vous saisissez plusieurs mots-clés pour les différentes modifications, celles-ci sont affichées pour l'objet modifié dans l'écran Journal des modifications pour flexibilité. Publier les modifications non publiées Vous pouvez publier les modifications qui ont été apportées à un objet mais qui n'ont pas encore été publiées. 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez un objet modifié qui contient des modifications non publiées. 2. Cliquez sur Publier. Les modifications sont alors visibles pour les autres utilisateurs. Rejeter une seule modification Vous pouvez rejeter une modification individuelle d'un objet qui n'a pas encore été publié. 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez un objet modifié et cliquez sur Historique des modifications. 2. Dans l'écran Historique des modifications, sélectionnez une ligne dans la table et cliquez sur Rejeter. La modification administrateur est supprimée de l'objet. Rejeter toutes les modifications pour un objet Vous pouvez rejeter toutes les modifications administrateur apportées à un objet. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 229

230 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez un objet modifié. 2. Cliquez sur Rejeter. Toutes les modifications administrateur sont supprimées de l'objet qui est alors rétabli à son état original. Exporter une liste de tous les objets modifiés Vous pouvez exporter une liste détaillée de tous les objets modifiés comprenant toutes les modifications apportées à chaque objet. Pour utiliser cette fonction, vous devez installer l'add-in pour Microsoft Excel sur votre ordinateur. Pour plus d'informations, voir Installer un logiciel supplémentaire. 1. Dans la vue Journal des modifications pour flexibilité, sélectionnez Toutes les modifications dans le menu déroulant Afficher. Tous les objets modifiés sont affichés ainsi que toutes les modifications apportées. 2. Cliquez sur Exporter. 3. Dans le dialogue Exporter vers Microsoft Excel, sélectionnez une langue et cliquez sur Télédécharger Contexte de gestion Flexibilité de gestion La flexibilité de gestion permet aux administrateurs d'adapter et d'étendre la solution SAP ainsi que de l'intégrer à des services externes. Visuels de la société et adaptation de l'interface utilisateur Vous pouvez personnaliser votre solution SAP de façon à respecter les visuels de votre société et adapter l'interface utilisateur en fonction de vos besoins. Le menu Adapter vous permet d'effectuer les modifications suivantes : ajouter le logo de votre société et modifier l'image de prise en main ; assortir l'arrière-plan, les couleurs et le logo dans la barre de titre en cas d'utilisation du thème Gold Reflection ; renommer les sections et zones d'écrans, afficher et masquer les sections et zones, modifier l'ordre des zones, et adapter le mode d'affichage des tables ; créer une zone d'extension et l'ajouter aux écrans, modèles de formulaires, sources et rapports de données analytiques, scénarios d'extension et catégories d'enterprise Search. Voir ci-dessous pour plus d'informations. rendre les mashups visibles sur un écran. Voir ci-dessous pour plus d'informations. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Adaptation par les administrateurs. Aide et formation intégrées Libre à vous de télécharger votre propre contenu de formation et d'aide pour compléter les supports de formation et d'aide intégrés fournis par SAP. Pour plus d'informations, voir Contenu d'aide spécifique de la société SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

231 Zones d'extension Vous pouvez créer vos propres zones dans l'interface utilisateur de la solution SAP. Les zones d'extension peuvent être intégrées aux processus de gestion, aux modèles de formulaires, aux reports analytiques, entre autres. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Zones d'extension. Mashups pour entreprise Vous pouvez activer l'utilisation de mashups tiers préconfigurés pour aider vos utilisateurs à accéder aux données et services externes directement à partir de la solution SAP. Vous pouvez également créer vos propres mashups. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Création de mashups [Page 169]. Formulaires Vous pouvez adapter les modèles de formulaires existants afin de définir le contenu des documents envoyés à vos partenaires, et créer de nouveaux modèles de formulaires. Pour plus d'informations, voir Adaptation des modèles de formulaires [Page 212]. Suivre les modifications effectuées par les administrateurs Le journal des modifications pour flexibilité contient toutes les modifications qui ont été apportées par les administrateurs en mode adaptation et dans la vue Création de mashups. Il s'agit des modifications apportées aux écrans, aux zones d'extension et aux mashups. Cette vue permet aux administrateurs et aux auditeurs de suivre la manière dont les utilisateurs accèdent aux données. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Journal des modifications pour flexibilité [Page 228] Vue Centre de télédéchargement Guide de consultation rapide Centre de télédéchargement La vue de poste de travail Centre de télédéchargement vous permet de télédécharger et d'installer des composantes logicielles pour améliorer la solution au moyen de fonctions supplémentaires. Ainsi, vous pourrez par exemple intégrer plus facilement la solution avec d'autres programmes nécessaires à vos activités quotidiennes, tels que Microsoft Excel. Vous pouvez accéder à la vue Centre de télédéchargement à partir du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Flexibilité de gestion. Tâches Installer un logiciel supplémentaire 1. Pour installer un logiciel supplémentaire, cliquez sur l'hyperlien correspondant. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 231

232 2. Suivez les instructions de l'assistant à l'installation pour installer la composante logicielle. Vous pouvez également vérifier si vous avez bien installé la version la plus récente des composantes logicielles listées. Désinstaller un logiciel Pour désinstaller une composante logicielle de votre ordinateur, voir la documentation de Microsoft Windows Logiciels disponibles dans le centre de télédéchargement Utiliser l'add-in pour Microsoft Excel Synthèse L'Add-In pour Microsoft Excel permet d'intégrer Microsoft Excel à la solution SAP. Des fonctions différentes sont disponibles selon l'endroit où vous ouvrez l'add-in pour Microsoft Excel. Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel pour : créer des données de gestion ; exporter des données de gestion ; analyser les données des rapports. Utiliser Microsoft Excel pour créer des données de gestion Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel en vue de créer des objets, tels qu'un compte ou un intérêt potentiel. Il suffit pour cela de les saisir dans un modèle Microsoft Excel prédéfini puis de les télécharger dans votre solution. Les administrateurs peuvent également adapter le modèle Microsoft Excel prédéfini et gérer des informations spécifiques du modèle. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Guide de consultation rapide Gestion des modèles Microsoft Office. Si vous pouvez vous connecter à la solution via un navigateur Web, comme d'habitude, mais que vous ne parvenez pas à vous connecter au système à partir de l'add-in pour Microsoft Excel, contactez votre administrateur système pour qu'il contrôle vos options de serveur proxy et s'assure que la connexion au système n'est pas bloquée. Utiliser Microsoft Excel pour exporter des données de gestion Vous pouvez utiliser l'add-in pour Microsoft Excel afin d'exporter des données de gestion (une liste de comptes ou de commandes clients, par exemple) dans un modèle Microsoft Excel prédéfini. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Exporter les données de gestion à l'aide de Microsoft Excel SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

233 Utiliser Microsoft Excel pour analyser les données des rapports et des plans L'Add-In pour Microsoft Excel permet d'exécuter des analyses ad hoc, de créer des classeurs et des données de plan et de définir les objectifs des ventes. Notez que les fonctions disponibles dépendent de vos droits d'accès et de vos affectations de postes de travail et de vues. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Utiliser les rapports et les plans dans Microsoft Excel Guide de consultation rapide Intégration de Microsoft Outlook L'intégration de Microsoft Outlook vous permet d'échanger des informations entre Microsoft Outlook et l'application CRM de votre système. Vous pouvez synchroniser contacts, s, rendez-vous et tâches à partir de et vers Microsoft Outlook, créer des demandes de service dans le système à partir d' s entrants, et associer e- mails, tâches et rendez-vous aux comptes, campagnes, opportunités et intérêts potentiels dans SAP Business ByDesign. L'intégration de Microsoft Outlook prend en charge Microsoft Outlook 2007 et Contexte de gestion Conseil de sécurité et guide de dépannage concernant l'intégration de Microsoft Outlook Pour plus d'informations, voir Conseil de sécurité et guide de dépannage concernant l'intégration de Microsoft Outlook. Gestion des activités Dans le cadre de votre travail quotidien, vous devez gérer différentes activités telles que des tâches, des rendezvous, des appels téléphoniques, des lettres, des fax ou des s. Pour vous garantir productivité et efficacité, la rubrique de gestion Gestion des activités vous permet d'optimiser toutes les activités liées au domaine Customer Relationship Management et vous évite de passer un temps précieux sur la coordination des tâches et activités journalières afin de pouvoir vous consacrer pleinement aux ventes. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Activités et Gestion des activités. Tâches Activités préalables à l'installation Avant de pouvoir installer et utiliser les fonctions d'intégration de Microsoft Outlook, vous devez avoir été autorisé à accéder au poste de travail Gestion des comptes, dans lequel sont gérées toutes les données pertinentes pour ces fonctions. Pour plus d'informations sur ce poste de travail, consultez la documentation disponible dans l'espace Aide. Assurez-vous qu'un administrateur définit les options suivantes dans la configuration de gestion : 1. Activez l'intégration de Microsoft Outlook. Dans le système standard, l'intégration de Microsoft Outlook n'est pas prévue dans le périmètre de la solution. Activez cette fonction lors de la phase de sélection du périmètre, en sélectionnant Communication et échange Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 233

234 d'informations, puis l'option de gestion Intégration bureau. Cochez la case Intégration de Microsoft Outlook. L'intégration de Microsoft Outlook avec la Gestion des activités, l'intégration de Microsoft Outlook avec la Gestion des comptes et la synchronisation des comptes à partir de Microsoft Outlook sont désormais automatiquement incluses dans votre périmètre. Répondez aux questions clés pour synchroniser les comptes et les contacts à partir de et vers Microsoft Outlook. La synchronisation bidirectionnelle est proposée par défaut. Les options définies ici sont valides pour tous les utilisateurs de l'intégration de Microsoft Outlook. 2. Sélectionnez Gestion des demandes de service. Cette étape est facultative. Pour activer la création automatique ou manuelle de demandes de service à partir d' s entrants, accédez à la sélection du périmètre pour Service Assistance à la clientèle et sélectionnez Gestion des demandes de service. Répondez aux questions clés correspondantes sous Intégration des s avec la gestion des demandes de service et Création automatique de demandes de service. 3. Affectez des comptes aux utilisateurs de l'intégration de Microsoft Outlook. Pour synchroniser un compte, ou des activités associées à ce compte, l'utilisateur doit être le responsable. Cette étape comporte une activité facultative de configuration personnalisée, en plus de l'activité obligatoire d'affectation de comptes aux utilisateurs. Facultatif Si vous souhaitez affecter des comptes sans utiliser ni modifier la détermination normale du responsable, accédez à la configuration personnalisée pour Ventes Définition du rôle de la partie (Option de gestion Ventes : Gestion des comptes et des activités : Gestion des comptes : Définition du rôle de la partie). Créez un nouveau rôle de partie en veillant à ce que la description indique que ce rôle est réservé aux utilisateurs de l'intégration de Microsoft Outlook. Obligatoire Il existe deux méthodes permettant d'affecter un compte. Crée une règle de responsabilité (recommandé) Passez à la vue Répartition des tâches (poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs). Dans la vue Répartition du travail au niveau des salariés, sélectionnez la ligne Responsabilité de compte par rôle de la partie, puis cliquez sur Traiter. Ajoutez une règle pour chaque rôle de responsabilité pertinent pour l'intégration de Microsoft Outlook. Modifier la responsabilité directement dans le compte Passez à la vue Comptes du poste de travail Gestion des comptes. Cliquez sur Traiter et sélectionnez Contacts. Dans l'onglet Relations et responsabilités, ajoutez une nouvelle ligne au niveau de la section Responsabilités. Sélectionnez un type de responsabilité, entrez l'id de l'utilisateur pour lequel ce compte doit apparaître dans la liste Mes comptes et cochez la case Responsable direct. Pour finir, vous devez gérer une adresse professionnelle dans le poste de travail Page d'accueil ( d'accueil Libres-services Traiter mes données de contact ). Page Vérifiez que cette adresse n'est affectée qu'à un seul utilisateur. Installer et se connecter à SAP Business ByDesign Add-In pour Intégration de Microsoft Outlook Synthèse Le SAP Business ByDesign Add-In pour Microsoft Outlook modifie les écrans de cette application de façon à inclure les fonctions d'intégration de Microsoft Outlook qui permettent de synchroniser Microsoft Outlook et votre système SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

235 Procédure 1. Installez l'add-in. Passez à Page d'accueil > Libres-services. Sous Mon ordinateur, vous pouvez vérifier que votre ordinateur satisfait à la configuration minimale requise puis installer l'add-in. 2. Redémarrez Microsoft Outlook. Redémarrez Microsoft Outlook pour activer l'add-in. Lorsque vous redémarrez Outlook, vous constatez que la barre d'outils SAP Business ByDesign figure désormais dans votre écran Microsoft Outlook. Cette barre d'outils contient tous les boutons requis pour se connecter/déconnecter du système SAP Business ByDesign, ajouter des activités, créer des demandes de service et accéder à l'espace Aide de SAP Business ByDesign. 3. Connectez-vous au système SAP Business ByDesign. Dans Microsoft Outlook, connectez-vous au système SAP Business ByDesign en cliquant sur Se connecter dans la barre d'outils SAP. La connexion est liée à un certificat et s'exécute automatiquement en arrière-plan. En cas de problème lié au certificat de votre utilisateur, si vous ne travaillez pas avec les certificats, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez indiquer votre ID utilisateur et votre mot de passe. Saisissez votre URL dans la zone Système SAP, sans mentionner la portion /irj/portal/. Par exemple, vous devez vous connecter avec l'url et pas Si vous travaillez hors connexion et ne pouvez pas vous connecter au système, toutes les modifications apportées aux s, rendez-vous et tâches ou à tout autre nouvel élément à synchroniser avec le système SAP Business ByDesign sont conservés en file d'attente dans Microsoft Outlook. La synchronisation réelle de ces éléments intervient automatiquement dès que vous vous connectez au système SAP Business ByDesign, via l'add-in. Si vous vous connectez au système SAP Business ByDesign via l'add-in depuis plusieurs heures sans effectuer d'actions, vous risquez de recevoir une erreur d'autorisation lorsque vous tentez d'utiliser une fonction d'intégration de Microsoft Outlook. Dans ce cas, les cookies associés à votre utilisateur sont probablement arrivés à expiration. Déconnectez-vous tout simplement et reconnectez-vous. 4. Vérifiez l'emplacement des dossiers SAP Business ByDesign. Dans le menu Microsoft Outlook, sélectionnez Outils > Options SAP Business ByDesign (Microsoft Outlook 2007), ou cliquez sur le ruban Add-Ins puis sur Options SAP Business ByDesign (Microsoft Outlook 2010). Ici, l'add-in crée automatiquement les dossiers utilisés lors de la synchronisation, notamment : Dossier par défaut Principal dossier SAP Business ByDesign où sont stockées les informations relatives aux erreurs et aux conflits. Comptes Dossier contenant les comptes télédéchargés du système SAP Business ByDesign. Contacts Dossier contenant les contacts télédéchargés du système SAP Business ByDesign. Pour modifier l'un de ces dossiers, cliquez sur le lien correspondant, choisissez un nouveau dossier, puis cliquez sur OK. 5. Dans la section Options avancées, procédez ainsi : Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 235

236 a. Cochez la case Afficher notifications de synchronisation si vous voulez que le système affiche les notifications liées à la synchronisation dans une fenêtre pop-up dans la barre des tâches Microsoft Windows. b. Cochez la case Afficher erreurs de synchronisation si vous voulez que le système affiche les erreurs liées à la synchronisation dans une fenêtre pop-up dans la barre des tâches Microsoft Windows. c. Cliquez sur Télédécharger contacts pour procéder à une première synchronisation. Seuls les comptes dont vous êtes directement responsable sont synchronisés. Ainsi, vous devez vous assurer que les comptes associés aux contacts à synchroniser figurent bien dans la liste Mes comptes de la vue Comptes (poste de travail Gestion des comptes). Ensuite, les comptes et les contacts sous votre responsabilité sont automatiquement synchronisés avec Microsoft Outlook en cas d'ajout ou de modification. En raison de problèmes de contraintes liés à la mémoire, le télédéchargement des contacts peut ne pas fonctionner si la charge de contacts et de comptes dans le système est importante. SAP vous recommande de synchroniser uniquement les contacts qui sont nécessaires dans Microsoft Outlook, par exemple en vérifiant les affectations de responsabilités appropriées. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du SAP Business ByDesign Add-In dans la barre d'outils Microsoft. Vous pouvez afficher les erreurs de synchronisation et les notifications directement, accéder aux dossiers de conflit et d'erreur, ouvrir la liste des activités et envoyer des demandes de réunion. Résultat Une fois les comptes et les contacts synchronisés avec Microsoft Outlook, vous pouvez synchroniser les s, les rendez-vous et les tâches. Synchroniser des contacts Les contacts qui ont été affectés à vos comptes dans le système SAP Business ByDesign sont automatiquement synchronisés (dans les deux sens) avec Microsoft Outlook. Pour synchroniser un contact avec Microsoft Outlook, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des comptes, accédez à la vue Contacts et affichez Tous les contacts. 2. Cliquez sur le compte voulu, puis sur Afficher tout. 3. Passez à l'onglet Relations. 4. Dans la section Responsabilités, ajoutez une ligne. 5. Entrez un rôle de partie. Vous pouvez choisir un rôle spécifique pour l'intégration de Microsoft Outlook. 6. Entrez votre ID de salarié. 7. Sauvegardez et rafraîchissez. Ce contact et le compte qui lui est associé sont désormais affichés dans Mes contacts et Mes comptes. Le compte, le contact et les éventuelles pièces jointes sont synchronisés avec Microsoft Outlook, où vous pouvez retrouver ces éléments dans la liste de contacts sous Contacts Comptes SAP Business ByDesign ou Contacts SAP Business ByDesign. Toutes les modifications ultérieures apportées à ce contact dans le système sont synchronisées automatiquement SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

237 . Toutefois, aucune synchronisation automatique n'est effectuée si vous modifiez dans Microsoft Outlook un contact qui a déjà été synchronisé. Dans ce cas, vous devez l'ajouter de nouveau à partir du Plug-In pour déclencher la synchronisation avec le système. Pour s'abonner à la synchronisation des contacts avec Microsoft Outlook, procédez comme suit : Les options de configuration sont normalement paramétrées par un administrateur. Si vous n'avez pas l'autorisation nécessaire, contactez votre administrateur. Vous pouvez vous abonner à la synchronisation des contacts avec Microsoft Outlook uniquement si l'option de gestion Responsabilité pour contacts est sélectionnée dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Dans l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que Partenaires est sélectionné sous Données générales de gestion. Dans l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Gestion des partenaires et répondez aux questions relatives à la responsabilité pour contacts. Si vous avez inclus la Gestion des contacts dans le périmètre de votre solution pour synchroniser les contacts avec Microsoft Outlook, vous devez télédécharger le dernier programme d'installation de SAP Business ByDesign Add-In pour Intégration de Microsoft Outlook dans la vue Libres-services. 1. Dans le poste de travail Gestion des comptes, accédez à la vue Contacts et répétez toutes les étapes de la synchronisation de client avec Microsoft Outlook. 2. Cochez la case Synchronisation du collecticiel pour tous les contacts que vous voulez synchroniser avec Microsoft Outlook. 3. Sauvegardez et rafraîchissez. Pour synchroniser un contact avec le système, procédez comme suit : 1. Sélectionnez un contact dans la vue de liste de contacts de Microsoft Outlook et cliquez sur Ajouter un contact. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts pour synchronisation. 2. Associez le contact à un compte. 3. Cliquez sur Soumettre. Les informations de synchronisation relatives à ce contact sont affichées dans le cadre inférieur du contact dans Microsoft Outlook. Pour ouvrir une session du système CRM en accédant directement au contact sélectionné, cliquez simplement sur le lien Cliquez ici pour plus d'informations. Pour désabonner un contact du système, sélectionnez-le dans la liste des contacts dans Microsoft Outlook et cliquez sur Désabonner un contact. Vous pouvez également désabonner un contact en décochant la case Synchronisation du collecticiel dans la vue Contacts du poste de travail Gestion des comptes. Une fois que le contact est désabonné, la synchronisation entre Microsoft Outlook et SAP Business ByDesign n'est plus effectuée. Le contact est supprimé de Microsoft Outlook. Seuls les contacts abonnés à la synchronisation de collecticiel sont affichés dans Microsoft Outlook. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 237

238 Pour créer un contact ou un compte en vue de sa synchronisation avec le système, procédez comme suit : 1. Créez un nouveau contact en sélectionnant, par exemple, Contacts SAP Business ByDesign dans la vue de liste de contacts de Microsoft Outlook. Faites un clic droit et sélectionnez Nouveau contact. 2. Entrez et sauvegardez vos données, puis sélectionnez directement l'onglet SAP Business ByDesign dans l'écran des contacts. Cliquez sur Ajouter un contact. 3. Dans la fenêtre pop-up Ajouter un contact, vous pouvez associer le contact à un compte existant : cliquez sur Relier à et sélectionnez un compte dans la liste ou entrez un critère de recherche pour rechercher un compte spécifique. Si le compte n'existe pas dans votre système, vous pouvez en créer un nouveau à partir de Microsoft Outlook en cliquant sur Créer, puis sur Compte. Entrez les détails et cliquez sur Créer. Associez le contact à ce nouveau compte. Le nouveau contact et le nouveau compte sont synchronisés avec le système. Toutes les modifications ultérieures apportées au contact ou au compte dans le système sont synchronisées automatiquement. Toutefois, les modifications apportées au contact dans Microsoft Outlook doivent être synchronisées à partir du Plug-In. La mise à jour d'un compte depuis Microsoft Outlook et la synchronisation vers le système ne peuvent pas être effectuées. Pour pouvoir être synchronisés, les contacts doivent être affectés à un compte. La possibilité de créer et de synchroniser des comptes et des contacts dépend de vos autorisations système ainsi que de vos options de synchronisation. Pour toutes questions ou difficultés, contactez un administrateur. L'utilisateur qui crée et synchronise un nouveau compte à partir de Microsoft Outlook devient automatiquement le responsable de ce compte. Même si un contact de Microsoft Outlook peut être supprimé, la suppression n'est pas synchronisée. Pour supprimer le contact, vous devez le supprimer de la responsabilité affectée dans le système : sa suppression est alors déclenchée dans Microsoft Outlook. Une fois que vous avez synchronisé les contacts de Business ByDesign vers Microsoft Outlook, le numéro peut apparaître devant le nom de rue de l'adresse. Pour la synchronisation de contacts partagés, procédez comme suit : Seuls les contacts abonnés à la synchronisation de collecticiel sont affichés dans Microsoft Outlook. 1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Contacts SAP Business ByDesign, sélectionnez Partager puis Partager contacts. Un mail donnant les droits de partage pour les contacts s'ouvre. Envoyez l' à l'utilisateur voulu. Les contacts dans Microsoft Outlook sont désormais affichés pour tous les utilisateurs dans la section Contacts partagés. 2. L'utilisateur avec lequel vous avez partagé votre liste de contacts peut désormais ajouter un contact à votre liste de contacts ; vous serez responsable de ces nouveaux contacts. L'utilisateur qui ajoute des contacts à votre liste de contacts peut les voir dans son dossier Contacts partagés. 3. Vous serez aussi responsable du compte créé dans la section Contact partagé par un utilisateur avec lequel vous avez partagé votre liste de contact. 4. Vous pouvez gérer l'abonnement des contrats pour un utilisateur ayant partagé sa liste de contacts avec vous. Pour cela, procédez comme suit : a. Sélectionnez le dossier de contacts partagé. b. Dans l'onglet SAP Business ByDesign, cliquez sur SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

239 c. Cliquez sur Gérer abonnement. À l'écran Gérer abonnement (du contact partagé) qui est affiché, vous pouvez abonner ou désabonner des contacts en vue de la synchronisation. Synchroniser des s Tout peut faire l'objet d'une synchronisation bidirectionnelle entre le système SAP Business ByDesign et Microsoft Outlook. Pour ajouter un à la synchronisation, procédez ainsi dans Outlook : 1. Sélectionnez et ouvrez l' dans votre boîte de réception. 2. Dans la barre d'outils du SAP Business ByDesign Add-In, cliquez sur Ajouter un . Notez que vous pouvez ajouter un directement, sans l'ouvrir. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l' dans votre boîte de réception et sélectionnez Ajouter un parmi les options affichées. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs s dans la liste et cliquer sur Ajouter un Associez un compte si vous le souhaitez. 4. Cliquez sur Soumettre. Une activité est créée dans le système SAP Business ByDesign à partir des informations issues de l' Outlook. Pour ouvrir une activité dans le système à la suite d'une synchronisation avec Outlook, accédez au poste de travail Gestion des comptes et choisissez la vue Activités. Pour afficher vos s synchronisés dans les infos-clés du compte, procédez comme suit : 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes, puis sélectionnez la vue Comptes. 2. Sélectionnez le compte du contact dont vous souhaitez contrôler l' . 3. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Vous pouvez également Ouvrir la synthèse. Vous trouverez l' dans la section Activités. Côté système, les s reprennent directement toutes les informations de l'en-tête et du corps de l' Outlook, ainsi que les pièces jointes. Ils sont classés par date. Les options de filtre et de recherche sont disponibles. Pour créer une activité dans le système en vue de sa synchronisation avec Outlook, procédez ainsi : 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes. 2. Cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez Nouvel Complétez les zones obligatoires et facultatives et sauvegardez. Votre nouvelle activité est synchronisée avec Microsoft Outlook. Synchroniser des rendez-vous Tout rendez-vous peut faire l'objet d'une synchronisation bidirectionnelle entre le système SAP Business ByDesign et Microsoft Outlook. Pour ajouter un rendez-vous à la synchronisation, procédez ainsi dans Outlook : 1. Sélectionnez et ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier. 2. Cliquez sur Ajouter un rendez-vous. Notez que vous pouvez ajouter un rendez-vous directement, sans l'ouvrir. Cliquez sur votre rendez-vous avec le bouton droit dans votre calendrier et sélectionnez Ajouter un rendez-vous parmi les options affichées. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs rendez-vous et cliquer sur Ajouter un rendez-vous. 3. Associez un compte si vous le souhaitez. 4. Cliquez sur Soumettre. Une activité de rendez-vous est créée dans le système à partir des informations associées au rendez-vous Microsoft Outlook. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 239

240 Pour ouvrir une activité de rendez-vous dans le système à la suite d'une synchronisation avec Outlook, accédez au poste de travail Gestion des comptes et choisissez la vue Activités. Les rendez-vous synchronisés peuvent également être consultés dans les infos-clés du compte concerné. 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes, puis sélectionnez la vue Comptes. 2. Sélectionnez le compte du contact dont vous souhaitez contrôler le rendez-vous. 3. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Vous pouvez également Ouvrir la synthèse. Vous trouverez le rendez-vous dans la section Activités. Pour créer une activité de rendez-vous dans le système en vue de sa synchronisation avec Outlook, procédez ainsi : 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes. 2. Cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez Nouveau rendez-vous. 3. Complétez les zones obligatoires et facultatives. Si vous gérez des participants pour ce rendez-vous, une fois qu'une demande de réunion est synchronisée avec Microsoft Outlook, vous pouvez envoyer les invitations aux participants. Vous pouvez procéder manuellement ou utiliser l'icône SAP Business ByDesign dans la zone des icônes système, puis sélectionner l'option Envoyer des demandes de réunion aux participants depuis Microsoft Outlook une fois le rendez-vous synchronisé. 4. Sauvegardez. Votre nouvelle activité de rendez-vous est synchronisée avec Microsoft Outlook. Les rendez-vous périodiques ne peuvent pas faire l'objet d'une synchronisation. Toutes les modifications ultérieures apportées à ce rendez-vous dans le système sont synchronisées automatiquement. Toutefois, les modifications effectuées dans Microsoft Outlook ne sont pas synchronisées automatiquement : elles doivent être synchronisées à partir du Plug-In. Pour désactiver la synchronisation, cliquez sur Annuler le suivi dans la barre d'outils du SAP Business ByDesign Add-In de Microsoft Outlook. Pour supprimer entièrement le rendez-vous, cliquez sur Supprimer dans la barre d'outils du SAP Business ByDesign Add-In de Microsoft Outlook. Synchroniser des tâches Toute tâche peut faire l'objet d'une synchronisation bidirectionnelle entre le système SAP Business ByDesign et Microsoft Outlook. Pour ajouter une tâche à la synchronisation, procédez ainsi dans Outlook : 1. Sélectionnez et ouvrez la tâche dans votre liste de tâches. 2. Cliquez sur Ajouter une tâche. Notez que vous pouvez ajouter une tâche directement, sans l'ouvrir. Cliquez sur votre tâche avec le bouton droit dans votre liste de tâches et sélectionnez Ajouter une tâche parmi les options affichées. Vous pouvez également sélectionner une ou plusieurs tâches et cliquer sur Ajouter une tâche. 3. Associez un compte si vous le souhaitez. 4. Cliquez sur Soumettre. Une activité de tâche est créée dans le système à partir des informations associées à la tâche Microsoft Outlook SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

241 Pour ouvrir une activité de tâche dans le système à la suite d'une synchronisation avec Outlook, accédez au poste de travail Gestion des comptes et choisissez la vue Activités. Pour afficher les tâches synchronisées dans les infos-clés du compte concerné, procédez comme suit : 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes, puis sélectionnez la vue Comptes. 2. Sélectionnez le compte du contact dont vous souhaitez contrôler la tâche. 3. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Vous pouvez également Ouvrir la synthèse. Vous trouverez la tâche dans la section Activités. Pour créer une activité de tâche dans le système en vue de sa synchronisation avec Outlook, procédez ainsi : 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes. 2. Cliquez sur Tâches courantes et sélectionnez Nouvelle activité tâche. 3. Complétez les zones obligatoires et facultatives et sauvegardez. Votre nouvelle activité de tâche est synchronisée avec Microsoft Outlook. Si vous modifiez une tâche dans le système, les modifications sont automatiquement synchronisées avec Microsoft Outlook. Toutefois, aucune synchronisation automatique n'est effectuée si vous modifiez dans Microsoft Outlook une tâche qui a déjà été synchronisée. Dans ce cas, vous devez ajouter à nouveau la tâche pour déclencher la synchronisation avec le système. Pour désactiver la synchronisation, cliquez sur Annuler le suivi dans la barre d'outils du SAP Business ByDesign Add-In de Microsoft Outlook. Pour supprimer entièrement la tâche, cliquez sur Supprimer dans la barre d'outils du SAP Business ByDesign Add-In de Microsoft Outlook. Associer des activités Vous pouvez associer des s, des rendez-vous et des tâches aux comptes, campagnes, opportunités ou intérêts potentiels de votre choix dans Business ByDesign. Pour associer une activité à un compte (une activité dans cet exemple), procédez comme suit : 1. Cliquez sur Ajouter un dans Microsoft Outlook pour synchroniser un entrant avec le système. 2. Le SAP Business ByDesign Add-In pour Microsoft Outlook détermine s'il existe un compte lié à l'adresse e- mail de l'expéditeur et, le cas échéant, l'affiche dans une fenêtre pop-up. 3. Cliquer sur Associer compte pour lier ce compte à l' , ou sélectionnez un autre compte dans la liste. 4. Une activité est automatiquement créée dans le système pour le compte que vous avez choisi. Pour cette activité , le système détermine le contact d'après l'adresse électronique. Pour associer une activité à un document commercial (une activité dans cet exemple), procédez comme suit : 1. Cliquez sur Ajouter un dans Microsoft Outlook pour synchroniser un entrant avec le système. 2. Associez l' à un compte si vous le souhaitez. 3. Cliquez sur Relier à. Choisissez le type de document commercial (par exemple, campagne, opportunité ou intérêt potentiel) et sélectionnez l'id document approprié dans la liste qui s'affiche. Vous pouvez également entrer un critère de recherche pour rechercher un document spécifique. 4. Une activité est automatiquement créée dans le système en tant que document lié à la campagne, l'opportunité ou l'intérêt potentiel que vous avez sélectionné. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 241

242 Les informations de synchronisation sont affichées dans le cadre inférieur de l'activité dans Microsoft Outlook. Pour ouvrir une session du système CRM en accédant directement au document sélectionné, cliquez simplement sur le lien Cliquez ici pour plus d'informations. Créer des activités pour une opportunité Vous pouvez créer, mettre à jour et synchroniser des activités pour une opportunité. Ces opérations peuvent être effectuées à partir de votre système, comme dans l'exemple ci-après, ou à partir de Microsoft Outlook. 1. Dans le poste de travail Affaires nouvelles, passez à la vue Vue de table, sélectionnez une opportunité, puis cliquez sur Traiter. 2. Dans l'onglet Activités de vente, créez une nouvelle tâche ou sélectionnez-en une dans la liste Activités suggérées si celle-ci est proposée par le système. 3. Sauvegardez l'activité. Votre nouvelle activité est automatiquement synchronisée avec Microsoft Outlook, avec un lien vers l'opportunité. Pour plus d'informations sur la création d'activités dans une opportunité, voir Guide de consultation rapide Opportunités. Créer des demandes de service à partir d' s Si votre système a été configuré pour cette fonction, vous pouvez créer une demande de service directement à partir d'un dans Microsoft Outlook. Les détails de l' sont ajoutés à une nouvelle demande de service et à une nouvelle activité dans le système. Pour créer une demande de service, procédez comme suit : 1. Dans votre boîte de réception Microsoft Outlook, identifiez l' que vous voulez associer à une demande de service. 2. Sélectionnez et ouvrez l' . 3. Cliquez sur Créer une demande de service. Notez que vous pouvez créer directement une demande de service, sans ouvrir l' . Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l' dans votre corbeille d'arrivée et sélectionnez Créer une demande de service parmi les options affichées. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs s dans la liste et cliquer sur Créer une demande de service. 4. Une activité et une demande de service sont synchronisées avec le système et associées l'une à l'autre. Vous pouvez vérifier cette association dans le flux de documents. Les détails figurant dans l'activité et la demande de service sont issus de l' Outlook : Le titre de l'activité est repris de l'objet de l' Outlook. Les notes de l'activité sont reprises du corps du texte de l' Outlook. Dans la demande de service, la description de l'incident est reprise du corps de l' Outlook. Pour ouvrir une demande de service, passez à la vue Demandes de service du poste de travail Centre de services. Vous pouvez également ouvrir le document dans les infos-clés du compte concerné. 1. Accédez au poste de travail Gestion des comptes, puis sélectionnez la vue Comptes. 2. Filtrez et sélectionnez le compte voulu. 3. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Vous pouvez également Ouvrir la synthèse et passez à l'onglet Services SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

243 Voir aussi Configuration de gestion pour l'intégration de Microsoft Outlook Configuration de gestion pour la création automatique de demandes de service Add-in pour Crystal Reports Synthèse L'add-In SAP Business ByDesign pour Crystal Reports permet d'accéder aux données analytiques du système SAP Business ByDesign pour créer ou traiter des rapports formatés. Pour obtenir des informations à propos de Crystal Reports 2008, consultez la documentation d'aide Crystal Reports Pour des informations supplémentaires à propos de Crystal Reports 2008, voir help.sap.com. Sur l'onglet SAP BusinessObjects sous Synthèse SAP BusinessObjects, cliquez sur Tous les produits. Sélectionnez la version de langue correspondante de Crystal Reports 2008 avec la version adéquate. Conditions préalables Vous avez installé le logiciel suivant : Crystal Reports 2008 (version 12.2 ou supérieure) Crystal Reports 2008 doit être acheté séparément. Vous pouvez acheter Crystal Reports 2008 auprès de SAP BusinessObjects. SAP vous recommande d'installer les derniers Support Packages et HotFixes pour Crystal Reports Dans SAP Service Marketplace, sous la colonne Pour les clients, cliquez sur Support SAP Crystal Solutions. Sur la page suivante, sous Télédéchargements, cliquez sur Télédéchargements, puis sur Accéder aux télédéchargements SAP Crystal Solutions. Sur la page suivante Support Business Objects, cliquez sur Rechercher après avoir saisi les critères de sélection suivants. Pour les Support Packages : Produit logiciel : Crystal Reports Version de produit : Crystal Reports 2008 Type de logiciel : Support Package Pour les HotFixes : Produit logiciel : Crystal Reports Version de produit : Crystal Reports 2008 Type de logiciel : HotFix Pour installer le Support Package et le HotFix, cliquez sur le titre de fichier correspondant. Installer l'add-in pour Crystal Reports Vous pouvez installer l'add-in SAP pour Crystal Reports 2008 à partir du poste de travail Page d'accueil. Dans la vue Synthèse des libres-services, sous Mon ordinateur, sélectionnez Installer un logiciel supplémentaire. Sur l'écran suivant, cliquez sur le lien de télédéchargement. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 243

244 Procédures 1. Ouvrez Crystal Reports 2008 à partir de votre bureau. 2. Dans la barre d'outils de menus Crystal Reports, cliquez sur Fichier puis sur Nouveau et sélectionnez l'option Rapport vide. Notez que l'écran Expert Base de données n'est pas utilisable avec l'add-in SAP pour Crystal Reports. Vous devez donc cliquer sur Annuler. 3. L'add-in est disponible dans le menu sous Add-ins - >Add-in SAP Business ByDesign. Pour rendre la barre d'outils de l'add-in visible, dans le menu sous Afficher, sélectionnez Barres d'outils puis Commande externe. 4. Pour vous connecter au système SAP Business ByDesign, cliquez sur l'une des fonctions de l'add-in, comme l'icône affichant l'explication au passage de la souris Ouvrir le rapport formaté. Sur l'écran de connexion, saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au système SAP Business ByDesign. L'URL qui doit être affiché est l'url de base de votre système SAP Business ByDesign. Créer des rapports formatés Pour créer des rapports formatés, dans la barre d'outils de menus Crystal Reports, cliquez sur Fichier puis sur Nouveau et sélectionnez l'option Rapport vide. Notez que l'écran Expert Base de données n'est pas applicable pour utiliser l'add-in SAP Business ByDesign pour Crystal Reports. Vous devez donc cliquer sur Annuler. Pour plus d'informations sur la création de rapports formatés, voir le document suivant : Créer ou traiter un rapport formaté. Options de la barre d'outils de l'add-in Crystal Reports À propos Indique la version du produit et les informations techniques de l'add-in. Ouvrir le rapport formaté Vous pouvez ouvrir les rapports formatés fournis par SAP ou personnalisés à partir de la liste de rapports disponibles dans le système. Sélectionner rapport Sélectionnez les rapports à utiliser dans un rapport à partir d'une liste de rapports disponibles. Sélectionner les caractéristiques Sélectionnez les caractéristiques à utiliser dans le rapport à partir de la liste de caractéristiques disponibles. Rafraîchir le rapport formaté La mise en forme et les données du rapport actuel sont mises à jour. Sauvegarder le rapport Pour sauvegarder le rapport dans le système SAP Business ByDesign, assurez-vous que vous avez sélectionné Sauvegarder le rapport dans l'add-in SAP pour Crystal Reports. Sauvegarder sous Sauvegardez un rapport dans le système SAP Business ByDesign sous un nouveau nom. Déconnexion Déconnectez-vous du système SAP Business ByDesign SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

245 Guide de consultation rapide SAP Collaboration Window SAP Collaboration Window est un outil d'intégration sur le bureau qui coordonne de multiples aspects de votre travail quotidien en une même application. Cette fenêtre agit comme un concentrateur central pour la collaboration interpersonnelle ainsi que pour les unités et services externes. SAP Collaboration Window permet de communiquer avec vos partenaires via différents canaux de communication ( et messagerie instantanée). Cet outil vous communique les informations relatives au contexte de gestion d'un partenaire et d'un workflow. De plus, SAP Collaboration Window fournit des informations sur les alertes, tâches et notifications manquées dans le système SAP Business ByDesign, ainsi que sur les appels manqués au cas où un Add-In d'intégration de la téléphonie a été installé avec SAP Business ByDesign. Zone de contenu de SAP Collaboration Window La zone de contenu de SAP Collaboration Window est définie par la page que vous sélectionnez. Éléments manqués Lorsque vous vous connectez à SAP Collaboration Window après une période d'absence ou que vous désactivez le statut Ne pas déranger, une alerte sur le bureau vous signale les tâches, alertes ou notifications reçues pendant la période de déconnexion, ainsi que les appels manqués ou refusés. La page Éléments manqués de SAP Collaboration Window affiche les tâches, alertes et avis du système SAP Business ByDesign qui ont été manqués et qui nécessitent une attention particulière, ainsi que les appels manqués au cas où un add-in d'intégration de la téléphonie a été installé avec le système. L'option par défaut affiche tous les éléments manqués en les groupant selon le Type et en les triant selon l'heure, en commençant par le plus récent. Contacts La page Contacts vous fournit les contacts professionnels gérés dans le système SAP Business ByDesign tels que les partenaires et collègues. Vous pouvez communiquer avec vos contacts à partir de la page Contacts à l'aide de fonctionnalités comme l' . Pour travailler avec un contact, il faut qu'il soit géré comme partenaire ou salarié dans le système SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Partenaires ou Guide de consultation rapide Tâches courantes (Administration du personnel). Vous pouvez ajouter, supprimer ou rechercher des contacts. D'autre part, lorsque vous sélectionnez un contact de la liste, les informations s'y rapportant s'affichent immédiatement en dessous. Les informations de contact affichées dépendent des informations gérées pour le contact dans le système SAP Business ByDesign. Par exemple, si aucune adresse n'est gérée pour un client dans le système, aucune adresse ne pourra s'afficher dans SAP Collaboration Window pour ce contact, sauf si un alias a été géré. Contexte de gestion La page Contexte de gestion de SAP Collaboration Window vous fournit des informations sur vos partenaires. En plus du nom et des détails de contact, vous pouvez voir toutes les informations et transactions liées au contexte de gestion (ordres de service, produits installés ou historique de l'interaction, par exemple). Vous pouvez ainsi déclencher les actions liées au contexte d'un partenaire défini directement depuis SAP Collaboration Window, sans devoir accéder manuellement à l'écran dédié du système SAP Business ByDesign. Les actions que vous pouvez déclencher dépendent du rôle et des vues de poste de travail qui vous sont affectées dans le système SAP Business ByDesign, ainsi que du type de partenaire. Notez que si un Add-In d'intégration de la téléphonie a été installé avec SAP Business ByDesign, chaque fois que Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 245

246 vous passez ou recevez un appel via SAP Collaboration Window, les informations sur le partenaire se chargent automatiquement sur la page à onglet Contexte de gestion. Impression SAP Collaboration Window peut être configurée de façon à autoriser l'impression de documents dont vous êtes responsable à partir du système SAP Business ByDesign. Il vous appartient de définir votre imprimante par défaut dans les préférences système de SAP Collaboration Window. Lorsqu'un document est sorti dans le système AP Business ByDesign, il est répertorié dans la sous-vue Tâches d'impression manuelles de la vue Travail, dans le poste de travail Page d'accueil. Lorsque vous vous connectez à SAP Collaboration Window, tous les documents en attente dans la sous-vue Tâches d'impression manuelles sont automatiquement imprimés. Pendant que vous êtes connecté, SAP Collaboration Window recherche continuellement tout nouveau document apparaissant dans la sous-vue Tâches d'impression manuelles et les imprime immédiatement sur votre imprimante par défaut. Vous gardez ainsi une totale liberté quant à l'imprimante à utiliser pour imprimer vos documents. Alertes sur le bureau SAP Collaboration Window émet des alertes sur le bureau pour vous informer d'une activité requérant votre attention, comme des tâches ou des appels entrants. Le fonctionnement des alertes émises sur le bureau dépend de votre comportement. Si vous ne répondez pas à une alerte, elle disparaît et le statut de l'icône de la barre d'état change pour afficher un élément manqué. Si vous répondez à une alerte, SAP Collaboration Window ne l'ajoute pas à la liste des éléments manqués. En revanche, si vous refusez un appel entrant, SAP Collaboration Window ajoute l'appel refusé à la liste des appels manqués de la page Éléments manqués. Si l'élément est une alerte, une tâche ou un avis et que vous décidez de l'ouvrir, l'activité rapide associée s'ouvre automatiquement dans le système SAP Business ByDesign. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, le système vous invite à saisir votre ID utilisateur et mot de passe pour le faire. La téléphonie ne fait pas partie de la solution SAP Business ByDesign standard. Par conséquent, les fonctionnalités de téléphonie décrites ne seront disponibles que si vous achetez l'une des solutions d'intégration de la téléphonie existantes. Téléchargement automatique des factures fournisseurs numérisées Vous pouvez utiliser le service de téléchargement automatique pour télécharger les documents de facturation fournisseur numérisés via SAP Collaboration Window. Lorsque vous recevez le document de facturation - généralement sous forme de fichier TIF ou GIF -, vous devez le numériser au format PDF et au format TXT, RTF ou DOC. La plupart des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) fournis avec les scanners prennent en charge ces types de fichiers. Ces deux fichiers sont ensuite sauvegardés automatiquement dans un dossier dédié en vue de leur traitement. Lorsque vous êtes connecté à SAP Collaboration Window et que vous êtes affecté au poste de travail Facturation fournisseur, le service de téléchargement automatique exécute une recherche permanente des nouveaux fichiers dans le dossier défini, puis déclenche le téléchargement de ces fichiers vers le système SAP Business ByDesign. D'après les informations reçues du service de téléchargement, le système crée le document de facturation, propose les données de facturation, puis joint automatiquement les fichiers PDF et TXT, DOC ou RTF au document de facturation. Les nouveaux documents de facturation ont le statut Prêt pour comptabilisation ou Exception dans le système SAP Business ByDesign ; vous pouvez les traiter de la même façon que les factures téléchargées manuellement. Tous les événements qui surviennent lors du téléchargement automatique sont enregistrés par un service de surveillance des statuts et les informations sont placées dans des sous-dossiers du dossier dédié. Il est recommandé d'utiliser le type de fichier TXT avec ce service SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

247 Pour plus d'informations sur le service de téléchargement automatique, voir Télécharger des factures fournisseurs numérisées à l'aide du service de téléchargement automatique. Pour plus d'informations sur les documents de facturation fournisseur, voir Guide de consultation rapide Travail (Facturation fournisseur). Intégration de la téléphonie La téléphonie ne fait pas partie de la solution SAP Business ByDesign standard. Par conséquent, les fonctionnalités de téléphonie décrites ne seront disponibles que si vous achetez l'une des solutions d'intégration de la téléphonie existantes. Si SAP Business ByDesign est intégré avec vos systèmes locaux de téléphonie via un add-in d'intégration de la téléphonie, SAP Collaboration Window sert d'interface entre SAP Business ByDesign et la solution d'intégration de la téléphonie. Vous pouvez ainsi contrôler les fonctions d'appels entrants et sortants dans SAP Collaboration Window, par exemple passer et recevoir des appels d'un clic et activer la reconnaissance automatique des détails et de l'historique de transactions du partenaire à partir des appels entrants. Contexte de gestion SAP Business ByDesign Enterprise Search L'icône ByDesign Enterprise Search, située à haut de la fenêtre Collaboration de SAP, permet d'ouvrir SAP Business ByDesign Enterprise Search. SAP Business ByDesign Enterprise Search permet de rechercher efficacement documents commerciaux, rapports et personnes dans l'ensemble de votre système. Pour plus d'informations, voir SAP Business ByDesign Enterprise Search. Gestion des tâches de gestion La gestion des tâches de gestion (BTM) garantit l'exécution des activités liées à un processus de gestion au sein de votre organisation pour atteindre des objectifs commerciaux définis. Grâce à BTM, le travail est adressé aux utilisateurs, qui peuvent recevoir, gérer et exécuter efficacement les éléments de gestion des tâches de gestion liés à un processus. Des éléments BTM sont créés lorsque l'intervention d'un utilisateur est nécessaire. Ces éléments permettent aux utilisateurs de vérifier, modifier et clarifier les informations, de clôturer des éléments ou de prendre une décision dans le cadre d'un processus de gestion. Pour plus d'informations, voir Gestion des tâches de gestion. Partenaires Un partenaire est une personne ou une organisation présentant un intérêt commercial pour votre société. Un grand nombre de personnes et d'organisations sont considérées comme des partenaires. Les fournisseurs et les clients, par exemple, entrent dans cette catégorie. Pour plus d'informations, voir Partenaires. Tâches Installer ou mettre à jour SAP Collaboration Window Pour pouvoir installer ou mettre à jour SAP Collaboration Window, vous devez disposer de droits d'administration pour votre ordinateur. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 247

248 1. Dans la vue Synthèse des libres-services du poste de travail Page d'accueil, sous Mon ordinateur, cliquez sur Installer logiciels supplémentaires. 2. Sur la ligne SAP Collaboration Window de l'écran Installer logiciels supplémentaires, cliquez sur Télédécharger et suivez les instructions affichées. Ouvrir SAP Collaboration Window à partir du bureau 1. Cliquez sur Lancer Tous les programmes SAP Business ByDesign SAP Collaboration Window SAP Collaboration Window. SAP Collaboration Window s'ouvre alors. Si vous aviez précédemment ouvert SAP Collaboration Window sans sélectionner Quitter dans le menu contextuel, l'icône de SAP Collaboration Window est visible dans la zone des icônes système même si vous n'êtes pas connecté. Cliquez sur l'icône et sélectionnez Ouvrir une fenêtre de collaboration. 2. Dans l'écran de connexion, saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Vous êtes désormais connecté à SAP Collaboration Window. Inutile d'être connecté au système SAP Business ByDesign pour travailler dans SAP Collaboration Window. Toutefois, si vous effectuez une action comme ouvrir une tâche manquée, vous serez automatiquement invité à vous connecter au système SAP Business ByDesign. Pour vous connecter sur un serveur différent ou utiliser un autre ID utilisateur, quittez SAP Collaboration Window et connectez-vous avec les informations requises. Selon vos options système, vous aurez peut-être à sélectionner un certificat différent. Ouvrir SAP Collaboration Window à partir du système SAP Business ByDesign Dans le thème Gold Reflection : Dans la barre d'outils à gauche de n'importe quel écran du système SAP Business ByDesign, cliquez sur l'icône à laquelle l'info-bulle Collaborer est associée. Dans le thème Blue Signature : Dans la barre de menus en haut de n'importe quel écran du système SAP Business ByDesign, cliquez sur Collaborer. Se connecter SAP Collaboration Window et se déconnecter Connexion Pour vous connecter à SAP Collaboration Window, vous devez saisir l'url de votre système SAP Business ByDesign, choisir un certificat, puis saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. Si nécessaire, vous devez également définir des options de proxy telles que l'url ou le port proxy. Déconnexion Pour vous déconnecter de SAP Collaboration Window, cliquez sur Menu et sélectionnez l'option Quitter. Vous pouvez également cliquer sur l'icône SAP Collaboration Window à l'aide du bouton droit de la souris dans la zone des icônes système, puis sélectionner l'option Quitter SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

249 Définir des options Après avoir cliqué sur Menu, vous pouvez définir les options suivantes. Options générales Option URL serveur Connexion automatique Masquer si réduit Terminer sans invite Journalisation détaillée Imprimante Description Adresse du serveur auquel vous voulez vous connecter, au format protocol//serverid:port. Les valeurs prises en charge pour le protocole sont : http et https. L'adresse du serveur peut être une adresse IP (Internet Protocol) ou un nom de réseau. Si vous modifiez cette propriété, vous devez redémarrer SAP Collaboration Window. Si cette option est sélectionnée, vous êtes connecté automatiquement à SAP Collaboration Window. Si cette option est sélectionnée, lorsque vous réduisez SAP Collaboration Window, l'icône correspondante n'apparaît plus dans la barre des tâches en bas de l'écran. Si cette option est sélectionnée, le message vous invitant à confirmer que vous voulez quitter SAP Collaboration Window ne s'affiche plus. Si cette option est sélectionnée, des entrées détaillées sont consignées dans les fichiers journaux et stockées dans le répertoire des journaux. Liste déroulante des imprimantes disponibles. Options relatives aux éléments manqués Option Nombre maximal d'éléments à afficher par type d'élément Priorité minimale des tâches à afficher Priorité minimale des notifications à afficher Description Vous pouvez définir le nombre d'éléments à afficher. Vous pouvez définir la priorité minimale des tâches à afficher. Par exemple, si vous sélectionnez Moyenne, les tâches dont la priorité est Faible ne sont pas affichées. Vous pouvez définir la priorité minimale des notifications à afficher. Par exemple, si vous sélectionnez Moyenne, les notifications dont la priorité est Faible ne sont pas affichées. Options de téléphonie Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 249

250 Option Fournisseur de téléphonie Description Liste déroulante des solutions d'intégration de la téléphonie disponibles. La téléphonie ne fait pas partie de la solution SAP Business ByDesign standard. Par conséquent, les fonctionnalités de téléphonie décrites ne seront disponibles que si vous achetez l'une des solutions d'intégration de la téléphonie existantes. OpenScape pour SAP Business ByDesign Pour plus d'informations, accédez au Business Center ( Cliquez sur Mon Business Nos partenaires. Sous Catégories, cliquez sur Communication et échange d'informations. Dans la liste affichée, repérez Procédure de gestion soutenue par la communication Siemens. Consultez les informations détaillées. SAP BCM Si vous sélectionnez SAP BCM comme fournisseur de téléphonie, vous devez définir les options en cliquant sur Traiter fournisseur téléphonie. Pour plus d'informations sur les options pour SAP BCM, cliquez ici. Options de lecture optique des factures Option Activer service Factures numérisées Description Si cette option est sélectionnée, vous pouvez utiliser un service de téléchargement automatique pour télécharger les factures fournisseurs numérisées SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

251 Option Dossier observé Description Dossier source pour le téléchargement des factures numérisées. Vous pouvez saisir le dossier source ou le sélectionner. Vérifiez votre logiciel de numérisation pour identifier l'emplacement où les fichiers numérisés sont copiés par défaut, puis choisissez ce dossier par défaut comme dossier observé. Pour utiliser le service de téléchargement, tous les documents doivent être numérisés à la fois en tant que fichiers PDF et TXT, RTF, ou DOC. La plupart des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) fournis avec les scanners prennent en charge ces types de fichiers. Nous vous recommandons l'utilisation de fichiers TXT avec les fichiers PDF. Le nom des deux fichiers doit être identique afin de permettre au service de téléchargement de les reconnaître en tant que paire de fichiers, par exemple : facture_001.pdf et facture001.txt. Le service de téléchargement traite tous les fichiers TXT, DOC, RTF et PDF dans le dossier observé et ses sous-dossiers. Si le service de téléchargement Factures numérisées est activé, SAP Collaboration Window surveille en permanence le dossier par défaut pour détecter toute modification apportée à ce dossier. Pour configurer le dossier par défaut, vous pouvez entrer manuellement le chemin ou utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le dossier. SAP Collaboration Window valide automatiquement le chemin saisi. Une fois le dossier par défaut configuré, SAP Collaboration Window crée automatiquement les sous-dossiers suivants dans le dossier observé : Réessayer Ce dossier contient les fichiers des téléchargements qui ont été redémarrés manuellement. Fichiers non téléchargés Ce dossier contient tous les fichiers qui n'ont pas été téléchargés correctement. Fichiers téléchargés Ce dossier contient tous les fichiers qui ont été téléchargés correctement. Historique Historique des factures fournisseurs téléchargées manuellement. Vous pouvez ouvrir les dossiers de téléchargement automatique ou en supprimer le contenu. Actions de déclenchement du menu contextuel Dans la zone des icônes système, cliquez avec le bouton droit sur l'icône SAP Collaboration Window, puis sélectionnez l'action pertinente dans le menu déroulant : Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 251

252 Action Ouvrir SAP Collaboration Window Page d'accueil Ne pas déranger Aide Quitter Description Ouvre et agrandit SAP Collaboration Window. Accède au poste de travail Accueil du système SAP Business ByDesign. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, le système vous invite à saisir votre ID utilisateur et mot de passe pour le faire, avant d'ouvrir le poste de travail Accueil. Désactive toutes les alertes sur le bureau si bien qu'elles ne s'affichent plus à l'écran. Lorsque vous annulez ce statut, une alerte est émise sur votre bureau pour vous informer de tous les éléments manqués reçus pendant toute la durée de la période Ne pas déranger. Ouvre le contenu de l'aide relative à SAP Collaboration Window. Si vous êtes connecté à SAP Collaboration Window, le système vous déconnecte et l'icône SAP Collaboration Window disparaît de la zone des icônes système. Vous pouvez rouvrir SAP Collaboration Window en cliquant sur Démarrer Tous les programmes SAP Business ByDesign SAP Collaboration Window SAP Collaboration Window. Cette action est toujours visible dans le menu contextuel. Travailler avec les éléments manqués Dans la page à onglet Éléments manqués, les fonctions suivantes sont disponibles : Ouvrir un élément manqué (alerte, tâche ou notification) Dans la page Éléments manqués, sélectionnez une alerte, une tâche ou une notification, puis cliquez sur Ouvrir pour afficher les détails correspondants à l'élément manqué choisi. L'activité rapide correspondante s'ouvre automatiquement dans le système SAP Business ByDesign. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, vous êtes invité à saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. Supprimer un élément manqué (appel, alerte, tâche ou notification) de la liste Éléments manqués Dans la page Éléments manqués, sélectionnez un élément manqué, puis cliquez sur Supprimer pour le supprimer de la page Éléments manqués. Travailler avec les contacts Dans la page à onglet Contacts, les fonctions suivantes sont disponibles : Gérer la liste des contacts Pour créer une nouvelle liste de contacts, cliquez sur Listes et sélectionnez l'option Nouvelle. Pour renommer ou supprimer une liste de contacts, sélectionnez-la, cliquez sur Listes et sélectionnez l'option pertinente. Créer un nouveau contact SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

253 Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Contacts et sélectionnez l'option Nouveau. Dans l'écran Sélectionner un partenaire, recherchez le partenaire à ajouter en tant que contact et cliquez sur Lancer. Tous les partenaires répondant à vos critères de recherche s'affichent dans une liste. Sélectionnez le partenaire à ajouter en tant que contact, puis cliquez sur OK. Gérer les contacts Pour modifier ou supprimer un contact, sélectionnez-le, cliquez sur Contacts sélectionnez l'option pertinente. et Gérer les alias Si vous gérez des alias, les données que vous entrez viennent compléter les informations de contact dans SAP Collaboration Window. Ces informations sont affichées lorsque le contact vous appelle ou que vous sélectionnez ses détails. Les alias vous permettent d'ajouter des numéros de téléphone et des adresses aux données d'origine stockées dans le système SAP Business ByDesign sans avoir à modifier ces dernières dans le système. Pour créer ou modifier des alias, sélectionnez un contact, cliquez sur Contacts et sélectionnez l'option Traiter. Dans l'écran Traiter contact, vous pouvez alors ajouter un alias à utiliser dans les communications par téléphone et par , en indiquant le format et le fournisseur. Notez que le seul fournisseur de messagerie actuellement pris en charge est Microsoft Outlook. Envoyer un , une demande de réunion, ou ouvrir un calendrier Notez que seul Microsoft Outlook est actuellement pris en charge. Pour envoyer un ou une demande de réunion, ou ouvrir un calendrier partagé, cliquez sur le contact pertinent avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option correspondante. En ce qui concerne les demandes de réunion, la durée de réunion par défaut est de 30 minutes. Travailler avec le contexte de gestion Dans la page à onglet Contexte commercial, les fonctions suivantes sont disponibles : Obtenir des détails sur le contexte commercial du partenaire sélectionné Recherchez le nom du partenaire avec qui vous souhaitez interagir. Une fois le partenaire affiché sous Mes liens, cliquez sur son nom affiché en tant lien hypertexte ou sur Afficher. SAP Business ByDesign s'ouvre et affiche une synthèse du partenaire ou du salarié. Créer un partenaire Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le type de partenaire que vous voulez créer (par exemple, Fournisseur). L'écran associé s'ouvre automatiquement dans le système SAP Business ByDesign. Il vous reste à créer directement le partenaire. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, vous êtes invité à saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. Dès que vous sauvegardez le nouveau partenaire, les détails sont immédiatement disponibles dans SAP Collaboration Window. Pour plus d'informations sur la création de partenaires dans le système, voir le Guide de consultation rapide Partenaires. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 253

254 Envoyer un Sous la zone Nom, cliquez sur l'adresse du contact. Un modèle d' adressé au contact sélectionné s'ouvre. Ouvrir un lien dans Vous pouvez également Vous pouvez également dans votre contexte commercial Cliquez sur le lien pertinent sous Vous pouvez également (Nouvelle commande client, par exemple). Les liens sous Vous pouvez également dépendent de votre rôle et des postes de travail qui vous sont affectés dans le système SAP Business ByDesign. Vous pouvez également dans le contexte commercial du partenaire sélectionné Cliquez sur le lien pertinent sous Vous pouvez également (Nouvelle commande d'achat, par exemple). Les liens sous Vous pouvez également dépendent du type de partenaire dans le système SAP Business ByDesign, ainsi que de votre propre rôle et des vues de poste de travail qui vous sont affectées dans le système. L'écran associé s'ouvre automatiquement dans le système SAP Business ByDesign ; vous pouvez alors effectuer la tâche requise (création d'une commande client ou d'une commande d'achat, par exemple). Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, vous êtes invité à saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. Pour plus d'informations sur les tâches de gestion des activités, telles que les s, cliquez ici. Ouvrir un lien associé Liens associés dans votre contexte commercial Cliquez sur le lien pertinent sous Liens associés (Mes commandes clients en cours, par exemple). Les liens de la liste Liens associés dépendent de votre rôle et des vues de poste de travail qui vous sont affectées dans le système SAP Business ByDesign. Liens associés dans le contexte commercial du partenaire sélectionné Cliquez sur le lien pertinent sous Liens associés (Commandes d'achat en cours, par exemple). Les liens de la liste Liens associés dépendent du type de partenaire dans le système SAP Business ByDesign, ainsi que de votre propre rôle et des postes de travail qui vous sont affectés dans le système. Une boîte de dialogue affiche tous les documents commerciaux en rapport avec ce lien (une liste de commandes clients en cours, par exemple). La liste contient l'id, le statut et les détails du compte pour chaque document. En bas de la liste se trouve le nombre total de documents répertoriés. Ce nombre vous est également communiqué entre parenthèses à côté de chacun des liens associés. Pour ouvrir le document dans le système SAP Business ByDesign, cliquez sur l'id dans la liste. L'écran associé s'ouvre automatiquement dans le système SAP Business ByDesign. Vous pouvez consulter ou modifier le document à votre gré. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, vous êtes invité à saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. Pour plus d'informations sur les tâches de gestion des activités, telles que les s, cliquez ici SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

255 Utiliser la téléphonie La téléphonie ne fait pas partie de la solution SAP Business ByDesign standard. Par conséquent, les fonctionnalités de téléphonie décrites ne seront disponibles que si vous achetez l'une des solutions d'intégration de la téléphonie existantes. Passer un appel 1. Dans n'importe quelle page de SAP Collaboration Window, saisissez un numéro de téléphone dans la zone de saisie polyvalente, située en bas de la page. 2. Cliquez sur l'icône téléphone pour appeler. L'add-in de téléphonie démarre et passe automatiquement l'appel. Si vous ne vous trouvez pas déjà dans la page Contexte de gestion, SAP Collaboration Window y accède automatiquement pour vous permettre de consulter ou d'ajouter les détails concernant la personne que vous appelez, ou prendre des notes à propos de cette conversation. Dans la page à onglet Contacts, vous pouvez appeler directement un contact. Vous pouvez par exemple saisir un numéro de téléphone dans la zone de saisie polyvalente, située en bas de la page Contacts, puis cliquer sur l'icône téléphone pour passer l'appel. Accepter ou refuser un appel entrant Si vous recevez un appel entrant alors que vous êtes connecté à SAP Collaboration Window, une alerte apparaît automatiquement sur votre bureau. Cliquez sur Accepter pour accepter l'appel entrant. Si SAP Collaboration Window était réduite sur votre bureau, elle s'agrandit automatiquement et s'affiche à la page Contexte de gestion. Vous pouvez ainsi consulter ou ajouter les détails concernant la personne qui vous appelle ou prendre des notes à propos de cette conversation. Cliquez sur Refuser pour refuser l'appel entrant. Si vous refusez l'appel entrant, il est ajouté à la liste Appel de la page Éléments manqués. Vous pouvez y revenir plus tard ou le supprimer de la page Éléments manqués. Placer un appel en attente Dans n'importe quelle page de SAP Collaboration Window, dans la zone de saisie polyvalente, située au bas de la, cliquez sur l'icône Mettre en attente. L'appel est placé en attente. Pour récupérer l'appel placé en attente, cliquez une nouvelle fois sur l'icône Mettre en attente. Transférer un appel Sur n'importe quelle page de SAP Collaboration Window, vous pouvez entrer le numéro de téléphone vers lequel vous souhaitez transférer l'appel dans la zone de saisie polyvalente située en bas de la page, puis cliquer sur l'icône Transférer. Envoyer la tonalité sur la ligne téléphonique Cette fonction vous permet d'utiliser la double tonalité multifréquence (DTMF- Dual Tone Multi Frequency) pour communiquer, par exemple, avec un système informatisé. Certains systèmes affectent des options à différents chiffres et vous invitent à appuyer sur un chiffre pour indiquer l'option désirée. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 255

256 1. Dans n'importe quelle page de SAP Collaboration Window, vous pouvez saisir le numéro de téléphone auquel vous souhaitez envoyer la tonalité dans la zone de saisie polyvalente située au bas de la page. 2. Une fois l'appel accepté, cliquez sur l'icône Envoyer la tonalité sur la ligne téléphonique. 3. Cliquez sur les touches qui conviennent sur le pavé numérique. Ouvrir le système SAP Business ByDesign 1. Pour ouvrir le système SAP Business ByDesign à partir de SAP Collaboration Window, cliquez sur l'icône Ouvrir SAP Business ByDesign dans le navigateur située dans le coin supérieur droit de l'écran SAP Collaboration Window. Le système SAP Business ByDesign est agrandi sur votre bureau. 2. Dans l'écran Connexion de SAP Business ByDesign, saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Utiliser SAP Business ByDesign Enterprise Search Pour lancer rapidement une recherche dans l'ensemble du système SAP Business ByDesign à partir de SAP Collaboration Window, entrez vos critères de recherche dans le champ de saisie situé dans le coin supérieur droit de l'écran SAP Collaboration Window et cliquez sur l'icône Recherche. Le système SAP Business ByDesign est agrandi sur votre bureau et vous recevez la liste des résultats de la recherche. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, le système vous invite à saisir votre ID utilisateur et mot de passe pour le faire. Pour plus d'informations, voir SAP Business ByDesign Enterprise Search. Vérifier l'historique des documents imprimés Pour afficher l'historique des documents imprimés via SAP Collaboration Window, cliquez sur Impression. Dans la page à onglet Impression, vous pouvez vérifier l'heure, le nom et le statut des documents que vous avez imprimés via SAP Collaboration Window, ainsi qu'un historique des éventuelles erreurs survenues. Vous pouvez également ouvrir et vérifier les fichiers journaux suivants : Fichier journal des documents Ce fichier journal répertorie les documents qui ont été imprimés via SAP Collaboration Window ainsi que l'imprimante sélectionnée pour l'impression. Fichier journal d'erreurs Ce fichier journal répertorie toutes les erreurs survenues pour les documents à imprimer via SAP Collaboration Window. Fichier journal d'impression Ce fichier journal répertorie toutes vos activités d'impression effectuées via SAP Collaboration Window. Les fichiers journaux sont disponibles dans l'écran Options générales. Cliquez sur Menu, sélectionnez Options générales, puis cliquez sur Répertoire des journaux SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

257 Contrôler le statut de téléchargement automatique des documents de facturation fournisseur 1. Dans la zone des icônes système, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de téléchargement automatique, à côté de l'icône SAP Collaboration Window, puis sélectionnez Afficher l'avancement du téléchargement. L'écran Statut de téléchargement apparaît et indique si le téléchargement des nouvelles factures numérisées a réussi. L'icône de téléchargement automatique est une croix rouge ou un triangle d'avertissement jaune en cas d'échec du téléchargement. Lorsque le téléchargement est terminé, le nouveau numéro de facture s'affiche à l'écran. Si vous cliquez sur le lien, la facture s'ouvre dans le système SAP Business ByDesign. Si vous n'êtes pas connecté au système SAP Business ByDesign, vous êtes invité à saisir votre ID utilisateur et votre mot de passe. En cas d'échec, la raison s'affiche. Selon l'erreur, essayez de relancer le téléchargement. 2. Pour afficher les fichiers des factures numérisées, selon la réussite ou l'échec du téléchargement : Cliquez sur Ouvrir dossier des fichiers téléchargés. Le dossier Fichiers téléchargés s'ouvre ; double-cliquez sur le fichier qui vous intéresse. Cliquez sur Ouvrir dossier des fichiers non téléchargés. Le dossier Fichiers non téléchargés s'ouvre ; double-cliquez sur le fichier qui vous intéresse. 3. Pour afficher le journal des téléchargements, cliquez sur Afficher journal. Le fichier journal s'ouvre. Il vous indique la date et l'heure du téléchargement, les détails s'y rapportant et le lien vers le fichier téléchargé. 4. Pour supprimer une entrée de l'écran Statut téléchargement, cliquez sur Supprimer. 5. Pour supprimer toutes les entrées de l'écran Statut téléchargement, cliquez sur Effacer la liste. Annuler le téléchargement automatique des documents de facturation fournisseur 1. Dans la zone des icônes système, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de téléchargement automatique, à côté de l'icône SAP Collaboration Window, puis sélectionnez Annuler tous les téléchargements. L'écran Statut téléchargement apparaît et affiche une liste des factures numérisées qui n'ont pas pu être téléchargées. La raison de l'erreur est alors Téléchargement annulé par l'utilisateur. Les fichiers de factures numérisées sont stockés dans le Dossier des fichiers non téléchargés. 2. Pour afficher les fichiers de factures numérisées, cliquez sur Ouvrir dossier des fichiers non téléchargés, puis double-cliquez sur le fichier qui vous intéresse. 3. Pour afficher le journal des téléchargements, cliquez sur Afficher journal. Le fichier journal s'ouvre. Il vous indique la date et l'heure du téléchargement, les détails s'y rapportant et le lien vers le fichier stocké dans le dossier Fichiers non téléchargés. 4. Pour supprimer une entrée de l'écran Statut téléchargement, cliquez sur Supprimer. 5. Pour supprimer toutes les entrées de l'écran Statut téléchargement, cliquez sur Effacer la liste. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 257

258 Signaler un incident Si vous rencontrez un problème dans SAP Collaboration Window, vous pouvez signaler un incident pour demander de l'aide. Cet incident peut être une réponse à un message d'erreur, à un problème de performance ou à une réaction inattendue du système. 1. Cliquez sur Menu et sélectionnez l'option À propos. 2. Pour aider l'organisation de support à résoudre l'incident, sauvegardez les fichiers dans un emplacement spécifique en cliquant sur Sauvegarder les infos de support dans l'écran À propos de SAP Collaboration Window. 3. Cliquez sur l'icône Ouvrir SAP Business ByDesign dans le navigateur, dans le coin supérieur droit de l'écran SAP Collaboration Window. 4. Suivez les instructions et les informations présentées dans le document suivant : Corriger le problème ou signaler un incident. 5. Avant d'envoyer l'incident, assurez-vous que vous avez joint les fichiers sauvegardés Installation et options (pour smartphones BlackBerry ) Cette application nomade SAP Business ByDesign permet d'accéder à la plupart des fonctions principales du système, adaptées à une utilisation mobile. Pour que cette application fonctionne correctement sur votre terminal mobile, suivez les instructions d'installation et de configuration ci-dessous. Les fonctionnalités de l'application dépendent en grande partie des options définies par un utilisateur clé dans le système SAP Business ByDesign. Ces options ne peuvent pas être modifiées via l'application mobile. Avant de vous connecter avec votre terminal mobile, vous devez accéder au moins une fois au système SAP Business ByDesign à partir d'un ordinateur de bureau pour modifier votre mot de passe initial. Ensuite, pour accéder au système SAP Business ByDesign à partir de votre terminal mobile, vous devez disposer de l'url du système ainsi que d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe valides. Lorsque votre mot de passe a expiré, vous devez le modifier en vous connectant au système à partir d'un ordinateur de bureau. Informations pour les administrateurs Options de configuration de gestion Tous les types d'activités standard peuvent être traités à partir du terminal mobile : rendez-vous, s, appels téléphoniques, lettres, fax et tâches. Les types d'activités sont définis dans la configuration personnalisée des catégories d'activités. Pour qu'une nouvelle commande client pour un compte spécifique soit visible dans la liste des commandes clients du terminal mobile, l'utilisateur nomade doit être défini dans le système comme responsable (ventes) du compte. Cette opération s'effectue dans la configuration personnalisée des parties impliquées dans les commandes clients. Sélectionnez la ligne du responsable, puis sélectionnez Gérer détermination. Marquez l'entrée pour l'utilisateur connecté et désactivez les autres entrées. Cette opération peut également être effectuée dans la vue Règles de répartition du travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ou encore directement dans le poste de travail Gestion des comptes via la vue Comptes ou Contacts, en définissant la responsabilité directe de l'utilisateur. Le traitement des intérêts potentiels sans transfert depuis le marketing vers le ventes doit être configuré dans la configuration personnalisée du traitement des intérêts potentiels sans transfert. Pour l'activer, vous devez désactiver SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

259 le paramètre Création d'intérêts potentiels dans Marketing et activer le paramètre Création d'intérêts potentiels dans Affaires nouvelles. Sécurité et accès utilisateur En tant qu'utilisateur clé, vous pouvez augmenter au besoin le niveau de sécurité en traitant et en étendant la stratégie de mot de passe. Vous pouvez par exemple modifier la complexité et la validité pour tous les mots de passe conformément aux exigences de sécurité de votre société. Pour cela, procédez comme suit : 1. Dans SAP Business ByDesign, sélectionnez le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. 2. Sous Tâches courantes, sélectionnez Traiter stratégies de sécurité. L'écran Stratégies de sécurité est affiché. Il vous permet de modifier les options pour le mot de passe d'application qui est utilisé pour stocker les données d'identification système de l'utilisateur et pour protéger les données de gestion sauvegardées sur le terminal. La zone Mémoriser mot de passe d'application pendant vous permet d'indiquer le délai à partir duquel l'utilisateur mobile doit à nouveau saisir le mot de passe d'application lorsqu'il a quitté l'application. Lorsque l'utilisateur mobile quitte l'application, elle se bloque automatiquement après un délai donné. Vous devez alors à nouveau saisir le mot de passe d'application pour y accéder. Si vous définissez un délai de 5 minutes, par exemple, l'utilisateur mobile peut, après l'avoir quittée, revenir à l'application pendant 5 minutes sans avoir à saisir à nouveau son mot de passe. Une fois ces 5 minutes passées, le blocage automatique est activé et l'utilisateur doit à nouveau saisir son mot de passe pour accéder à l'application. Pour des raisons de sécurité, SAP vous recommande de définir ce délai sur 0 minute. Bien que cette application prenne en charge Feature Pack 3.5, le paramétrage du backend permettant de définir le délai avant d'avoir à saisir à nouveau le mot de passe d'application est disponible uniquement à partir de Feature Pack 4.0. Si votre système est Feature Pack 3.5, ou si vous décidez de ne pas définir le délai pour la nouvelle saisie du mot de passe d'application dans Feature Pack 4.0, l'utilisateur mobile peut paramétrer l'option Mémoriser mot de passe d'application directement sur le terminal. Lorsque le délai pour la nouvelle saisie du mot de passe d'application est défini dans le backend de Feature Pack 4.0, l'option Mémoriser mot de passe d'application n'est plus disponible sur le terminal. Pour plus d'informations sur la sécurité, consultez le guide de sécurité SAP Business ByDesign qui contient notamment une section sur les règles de sécurité applicables aux utilisateurs mobiles. Vous trouverez ce document dans SAP Business ByDesign Business Center sous SAP Business ByDesign Mise en production Sécurité Guides de sécurité et FAQ. Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vérifiez pour chaque vue mobile accessible à partir d'un terminal mobile, que la vue correspondante du poste de travail de bureau est affectée à l'utilisateur du terminal. Pour plus d'informations sur la méthode d'affectation des droits d'accès aux utilisateurs nomades, voir la documentation relative à la vue Gestion des utilisateurs et des accès et au Guide de consultation rapide Gestion des utilisateurs et des accès dans l'environnement de formation intégré de SAP Business ByDesign. Pour les approbations, les utilisateurs de terminaux mobiles doivent également être affectés au poste de travail d'origine des approbations et aux vues pertinentes du poste de travail Gérer mon équipe. Rapports mobiles Vous pouvez configurer et personnaliser les indicateurs de performance clés (KPI) pour les utilisateurs nomades dans la vue Conception de KPI du poste de travail Reporting analytique. Dans le système standard, onze rapports sont destinés à une utilisation nomade : Volume des factures, Volume des offres clients, Taux de retour des ventes, Nombre d'intérêts potentiels, Documents de vente liés aux intérêts Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 259

260 potentiels, Documents de vente liés à l'opportunité, Pipeline des opportunités, Volume d'opportunités, Pipeline des ventes, Documents de vente liés aux offres clients et taux de réussite et Volume des commandes clients. Vous seul êtes autorisé à en affecter d'autres, le cas échéant. Pour plus d'informations sur la configuration des rapports mobiles, voir Utiliser les rapports mobiles dans l'environnement de formation intégré de SAP Business ByDesign. Pour appeler des rapports sur votre terminal mobile, personnalisez vos rapports et les variantes en fonction de vos besoins dans le système SAP Business ByDesign (à l'aide d'un ordinateur de bureau). Accédez à la vue Rapports (dans le poste de travail Page d'accueil), affichez la liste des rapports et filtrez-la d'après le type de rapport Rapports mobiles. Chacun de ces rapports est désigné par l'icône de type de rapport spécial correspondant aux rapports mobiles. Pour personnaliser un rapport mobile, passez au poste de travail Page d'accueil et ouvrez le rapport mobile à gérer. Modifiez et sauvegardez les vues et variantes de rapport que vous voulez pouvoir consulter sur votre terminal mobile. Sélectionnez un rapport pour l'ouvrir, puis affichez-le sous forme de graphique. Vous pouvez aussi modifier l'affichage par défaut, ce qui modifiera l'aspect initial du rapport sélectionné sur le terminal mobile. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter une zone d'extension existante à une vue de téléphone portable. Pour plus d'informations, voir Ajouter une zone d'extension à une vue de téléphone portable dans l'environnement de formation intégré de SAP Business ByDesign. Instructions relatives à l'installation Cette application a été optimisée pour les smartphones BlackBerry Torch, Curve et Bold équipés des versions 4.5 à 7.0 du logiciel. Bien qu'ils puissent exécuter cette application, les autres Smartphones BlackBerry ne sont pas pris en charge. Installation standard Si votre Smartphone présente la configuration ci-dessus, télédéchargez et installez l'application SAP Business ByDesign à partir de la vitrine virtuelle BlackBerry App World. Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre terminal mobile, voir la documentation du fabricant. SAP ne garantit pas la disponibilité continue ou permanente du logiciel et/ou des fonctions décrit(es) ici. Nous attirons votre attention sur le fait que la disponibilité est du ressort exclusif de l'opérateur du magasin d'application. L'opérateur du magasin d'application peut, à tout moment et sans préavis, limiter, interrompre ou interdire l'utilisation du logiciel, supprimer le logiciel de votre terminal mobile, ou encore imposer à SAP de prendre l'une quelconque des mesures mentionnées précédemment. Installation manuelle Si vous ne pouvez pas installer l'application SAP Business ByDesign via la vitrine virtuelle BlackBerry App World, un administrateur peut télédécharger l'application à partir du système SAP Business ByDesign : Dans les systèmes Feature Pack 3.0 : sélectionnez Gestion de l'application et des utilisateurs Centre de télédéchargement, et télédéchargez l'application pertinente. Dans les systèmes Feature Pack 3.5 : sélectionnez Page d'accueil Libres-services Synthèse des libresservices. Sous Mon ordinateur, cliquez sur Installer logiciel supplémentaire et télédéchargez l'application pertinente SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

261 Si l'application est installée manuellement, aucune notification n'est affichée sur le terminal mobile lorsque des mises à jour de version sont disponibles dans la vitrine virtuelle BlackBerry App World ou qu'une nouvelle version de l'application est disponible pour télédéchargement dans le système SAP Business ByDesign. Pour installer l'application SAP Business ByDesign pour BlackBerry, vous devez d'abord installer un logiciel d'installation pour votre terminal mobile sur votre PC. Votre ordinateur doit également être équipé d'un logiciel d'archivage qui vous permettra d'extraire un fichier archive.zip. Si une version antérieure de l'application SAP Business ByDesign pour BlackBerry est déjà installée sur votre terminal mobile, vous devez d'abord la désinstaller. Pour cela, suivez les instructions ci-dessous. Une fois le fichier.zip télédéchargé, vous devez extraire les fichiers d'archive vers un dossier local (c:\temp, par exemple). Lancez l'application logicielle que vous avez installée sur votre PC et procédez comme suit. Installation avec Blackberry Desktop Manager Pour installer l'application SAP Business ByDesign pour BlackBerry, procédez comme suit : 1. Lancez BlackBerry Desktop Software et raccordez le terminal à l'ordinateur à l'aide d'un câble de données. 2. Si le terminal est protégé par un mot de passe, entrez le mot de passe sur le terminal et, si besoin, dans l'application BlackBerry Desktop Manager. 3. Avec l'application de bureau BlackBerry, installez le fichier ByD2Go.alx que vous trouverez dans le dossier dans lequel vous avez sauvegardé les fichiers extraits. N'interrompez pas le processus d'installation manuellement. Une fois le processus d'installation terminé, l'application SAP Business ByDesign est disponible dans le dossier de télédéchargement de votre terminal BlackBerry. Lancement de l'application Lancez l'application mobile SAP Business ByDesign depuis le dossier de télédéchargement sur votre terminal BlackBerry et procédez comme suit : 1. Sélectionnez le bouton Options. 2. Saisissez l'url de votre système SAP Business ByDesign. 3. Définissez une durée pour Mémoriser mot de passe d'application. Le mot de passe d'application garantit que votre utilisateur et votre mot de passe de backend sont chiffrés et sauvegardés sur votre terminal mobile à l'aide des fonctionnalités de stockage sécurisé fournies par le système d'exploitation du terminal. Lorsque vous vous connectez au système SAP Business ByDesign depuis votre terminal mobile, le mot de passe d'application renseigne automatiquement l'id utilisateur et le mot de passe. L'application suppose l'utilisation de trois mots de passe : Un mot de passe de terminal mobile qui vous permet de vous connecter à votre terminal mobile. Un mot de passe d'application qui vous donne accès à l'application et garantit le chiffrement des données. Un mot de passe de backend qui vous autorise à transférer des données depuis et vers votre système SAP Business ByDesign. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 261

262 Si l'option Mémoriser mot de passe d'application n'est pas affichée sur votre terminal, cela signifie que votre utilisateur clé l'a déjà définie dans le backend. L'option relative au mot de passe d'application est alors désactivée sur votre terminal. 4. Retournez à l'écran de connexion pour saisir votre utilisateur et votre mot de passe pour le système SAP Business ByDesign et sélectionnez Connexion. Si vous vous connectez pour la première fois au système depuis l'application, vous devez créer un mot de passe d'application. Ce mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et sera utilisé pour renseigner automatiquement votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sur la base de la durée que vous avez définie pour Mémoriser mot de passe de l'application. Vous pouvez réinitialiser le mot de passe de votre application dans l'écran Options. Vous pouvez modifier le mot de passe de votre système SAP Business ByDesign directement dans l'écran de connexion de l'application. Il vous suffit de cliquer sur le lien Modifier votre mot de passe système. Si vous n'avez pas les informations nécessaires pour configurer ces options ou que vous avez régulièrement des problèmes de connexion à l'application, contactez votre administrateur système. Désinstallation de l'application sur un Smartphone BlackBerry Pour désinstaller l'application SAP Business ByDesign pour BlackBerry et la supprimer de votre Smartphone, procédez comme suit : 1. Supprimez l'application SAP Business ByDesign de votre terminal. Si vous ne trouvez pas l'application, parcourez la liste des applications tierces de votre terminal. 2. Redémarrez votre terminal. Le redémarrage du terminal peut demander plusieurs minutes. Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre terminal mobile, voir la documentation du fabricant. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de SAP Business ByDesign, voir la documentation du système, dans l'environnement de formation intégré du système SAP Business ByDesign. Analyse des erreurs Connexion Si vous rencontrez des problèmes de connexion : Vérifiez que votre connexion réseau fonctionne (vous pouvez, par exemple, ouvrir un navigateur Web et parcourir des pages Internet). Vérifiez que vous avez saisi l'url correcte dans votre système SAP Business ByDesign et assurez-vous que vous avez correctement orthographié votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si vous n'avez jamais changé votre mot de passe dans le système SAP Business ByDesign ou si votre mot de passe a expiré, vous ne pourrez pas accéder au système à partir de votre terminal mobile tant que vous n'aurez pas résolu ce problème de sécurité en vous connectant à partir d'un ordinateur de bureau SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

263 Réponse du serveur lente Lorsque la connexion au réseau de données est médiocre, l'application peut fonctionner lentement ou sembler ne plus répondre lors de l'envoi ou de la réception de données. Dans ce cas, vous pouvez soit attendre la fin du transfert de données, soit vous déconnecter et réessayer à un moment où la connexion au réseau est meilleure. Dans certains cas, si vous rencontrez un problème de lenteur de connexion via BlackBerry Enterprise Server, essayez de modifier l'option Type de connexion. Pour cela, accédez à l'écran Options de l'application. Modifiez le type de connexion en BIS (BlackBerry Internet Service) ou Connexion directe (uniquement si la connexion s'effectue à l'aide du réseau mobile pour la connectivité des données). Accès au support Pour obtenir de l'assistance en cas d'erreurs techniques, contactez votre administrateur. Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre terminal mobile, voir la documentation du fabricant. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de SAP Business ByDesign, voir la documentation du système, dans l'environnement de formation intégré du système SAP Business ByDesign. Informations sur les copyrights et marques commerciales Les marques commerciales BlackBerry App World, Torch, Curve et Bold sont la propriété de Research In Motion Limited. Elles sont déposées aux États-Unis et peuvent être en attente ou déposées dans d'autres pays. SAP AG n'est pas avalisée, parrainée, associée ni approuvée en aucune autre façon par Research In Motion Limited. Copyrights et marques commerciales 2012 SAP AG. Tous droits réservés SAP Business ByDesign (pour smartphones BlackBerry ) L'application mobile SAP Business ByDesign permet d'accéder à la plupart des fonctions principales du système SAP Business ByDesign, adaptées à une utilisation nomade. Ces fonctions concernent notamment la gestion des comptes, des contacts et des activités, la création de commandes clients, l'envoi des approbations et le transfert des tâches, la gestion et la soumission des décomptes des frais, le traitement ultérieur des factures en retard et le recouvrement des montants dus, le suivi des modifications d'indicateurs de performance clés critiques tel que Liquidité, l'enregistrement des résultats d'un contrôle qualité et l'affichage de rapports personnalisés. Les modifications apportées sur votre Smartphone BlackBerry sont automatiquement mises à jour dans le système via Internet, en ligne et en temps réel. SAP ne garantit pas la disponibilité continue ou permanente du logiciel et/ou des fonctions décrit(es) ici. Nous attirons votre attention sur le fait que la disponibilité est du ressort exclusif de l'opérateur du magasin d'application. L'opérateur du magasin d'application peut, à tout moment et sans préavis, limiter, interrompre ou interdire l'utilisation du logiciel, supprimer le logiciel de votre terminal mobile, ou encore imposer à SAP de prendre l'une quelconque des mesures mentionnées précédemment. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 263

264 Prise en main Recherche et navigation Sélectionnez une vue dans votre liste de vues pour accéder aux données détaillées et aux tâches liées. Lorsque vous appelez une synthèse, vos documents ou autres enregistrements sont automatiquement affichés dans l'ordre alphabétique ou chronologique. Dans la plupart des cas, vous pouvez basculer vers la liste de tous les documents ou autres enregistrements disponibles. Pour filtrer une liste, il vous suffit d'entrer un critère de recherche manuellement. Aucun caractère générique n'est requis. Comptes Vous pouvez afficher et traiter les comptes ainsi que créer un nouveau compte entreprise ou particulier. Si vous créez un compte entreprise, notez que la zone Code de juridiction fiscale est spécifique du pays et elle est uniquement affichée si elle est pertinente pour le pays concerné. Dans la vue Comptes, une icône de statut de couleur jaune ou rouge en regard d'un compte indique son statut dans le système : la couleur jaune signifie que le compte est en préparation et la couleur rouge que le compte est bloqué. La présence d'une icône jaune ou rouge ne vous empêche pas de traiter le compte sur le terminal mobile. Dans la synthèse, les données d'adresse et de communication du compte sont affichées dans l'onglet Général. Utilisez le pavé tactile ou la bille de commande du terminal pour afficher le menu rapide. Ce menu permet d'ouvrir une adresse Internet, d'envoyer un , d'appeler un numéro de téléphone et d'afficher une adresse sur une carte. Utilisez la touche de menu pour accéder au menu étendu contenant toutes les actions disponibles. Les onglets Contacts et Activités vous permettent de rechercher, d'afficher et de traiter les contacts ou activités liés au compte. Pour ouvrir une synthèse, sélectionnez le contact ou l'activité. Vous accédez ici aux informations de contact et données de communication, ainsi qu'aux activités relatives au contact concerné ou au compte en général. Contacts Les informations d'adresse du contact, les données de communication et les activités sont affichées dans la synthèse. Utilisez la touche de menu pour modifier les données générales d'un contact ou l'option Ajouter pour créer un contact en saisissant son nom, son adresse, ses données de communication, etc. Si vous créez un contact pour un compte existant, vous pouvez rechercher et sélectionner l'id du compte dans la zone Compte/partenaire. Si une photo du contact existe dans le système, elle est automatiquement affichée. Vous pouvez aussi ajouter une photo à l'aide de l'appareil photo intégré au Smartphone. Activités Dans la synthèse, utilisez la touche de menu et sélectionnez Traiter pour modifier une activité. Des valeurs sont proposées pour de nombreuses zones, comme l'organisateur, les dates et les heures, la catégorie et la priorité. Vous pouvez modifier ces valeurs manuellement et rechercher ou sélectionner d'autres valeurs, comme le compte et les contacts pour l'activité. Vous pouvez également modifier manuellement le statut des activités. Le nom du compte associé s'affiche à l'ouverture d'une activité. Cliquez sur le nom du compte pour afficher l'écran du compte. Mes rendez-vous La vue Mes rendez-vous vous permet de vérifier et de traiter vos rendez-vous de la journée précédente, de la journée en cours et du lendemain SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

265 Commandes clients La vue Commandes clients vous permet d'accéder à la réserve de travail des commandes avec le statut En cours ou En cours de préparation dont vous êtes responsable (ventes). Sélectionnez une commande pour contrôler les détails d'en-tête et de poste, modifier des données, ajouter des postes ou effectuer d'autres actions, comme les suivantes : sauvegarder une version préliminaire ; valider la commande ; envoyer une confirmation de commande au compte. Vous pouvez modifier manuellement les données proposées par le système et rechercher ou sélectionner d'autres informations, comme le compte, le contact et le réceptionnaire. Pour créer une commande, utilisez la touche de menu et sélectionnez Créer. Saisissez les données nécessaires (compte, produit et date de livraison demandée), puis sélectionnez Contrôler disponibilité. Si vous obtenez une icône de statut de couleur verte, vous pouvez sélectionner Ajouter à la commande, et lancer ainsi la création d'une commande client. Vous pouvez également ouvrir la vue directement depuis le poste de travail Page d'accueil sur votre terminal mobile. Offres clients La vue Offres clients vous permet d'accéder à la réserve de travail de toutes les offres clients. Cette vue vous permet également de créer une nouvelle offre. Sélectionnez une offre pour contrôler les détails d'entête et de poste, modifier les détails du produit, ajouter de nouveaux postes ou effectuer d'autres actions comme : sélectionner un autre compte réceptionnaire ; remplacer un produit. Pour créer une offre client, cliquez sur Ajouter et saisissez les données d'en-tête et de poste requises. Vous pouvez modifier manuellement les valeurs proposées par le système et rechercher ou sélectionner d'autres valeurs, comme le compte, le contact et le réceptionnaire. Pour contrôler la disponibilité d'un article, saisissez le compte, le produit, la quantité et la date demandée, puis cliquez sur Contrôler disponibilité. Une icône verte, jaune ou rouge est affichée selon le résultat. Si un article est disponible, vous pouvez l'ajouter à l'offre en cliquant sur le bouton Ajouter à l'offre. Approbations La fonctionnalité complète d'approbation de la vue Gérer mon équipe est prise en charge sur votre terminal mobile. Notez que dans l'application mobile, les écrans de tâches d'approbation sont regroupés. Dans la synthèse, vous pouvez entrer un commentaire ou effectuer des actions complémentaires en appuyant sur la touche de menu, par exemple : approuver la demande d'approbation ; refuser l'approbation ; retourner l'approbation pour révision ; transférer l'approbation à un collègue. Pour transférer la tâche, recherchez le responsable et sélectionnez-le dans la zone À, puis sélectionnez une priorité et entrez vos commentaires. Intérêts potentiels et Opportunités Les vues Intérêts potentiels et Opportunités permettent d'accéder à des réserves de travail d'intérêts potentiels et d'opportunités, et de créer de nouvelles entrées. Sélectionnez une entrée existante dans la réserve de travail pour contrôler les détails, modifier des données ou créer les activités et documents liés. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 265

266 Vous pouvez également accepter ou refuser un intérêt potentiel qui vous a été transféré depuis le back-office, ou modifier la chance de réussite et le statut d'une opportunité. Décomptes des frais Vous pouvez créer, afficher et traiter des décomptes des frais en cours ou terminés (y compris saisir des notes de frais), et les soumettre à vérification ou approbation. Vous pouvez également sauvegarder vos mises à jour pour compléter votre décompte ultérieurement. La fonctionnalité de décompte des frais est configurée uniquement pour les utilisateurs des États-Unis et d'allemagne. Les autres utilisateurs peuvent également enregistrer leurs frais dans cette vue mais, à l'étape de vérification, ils devront ajouter des détails spécifiques de leur pays via des vues non disponibles dans l'application mobile. Gestion des encaissements Cette vue vous permet d'afficher rapidement une liste des principaux comptes en retard de paiement et la somme des montants impayés, y compris les intérêts perdus, afin de contacter ces comptes directement. Cliquez sur Étendue pour filtrer les résultats à l'aide de différents paramètres. Sélectionnez un poste pour afficher les détails d'encaissement pertinents, comme les détails de contact et de facture. Mon équipe - KPI et Performance - KPI En tant que manager, vous pouvez afficher vos propres évaluations basées sur les indicateurs de performance clés (KPI) définis pour votre équipe ou afficher les KPI de performance générale. Vous pouvez également définir les KPI d'évaluation à afficher dans le catalogue d'évaluation mobile. Saisies des temps projet Vous pouvez afficher et saisir rapidement les temps pour une date spécifique, ou encore traiter les saisies des temps projet existantes. Sélectionnez une date (la date du jour est proposée par défaut) et cliquez sur le total des heures pour afficher, traiter et créer des saisies des temps projet. Au fur et à mesure de la saisie, la zone Total est mise à jour pour refléter les heures totales enregistrées pour la journée. Notez que vous devez déjà disposer d'une affectation projet dans le système pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Contrôles Vous pouvez sélectionner un document de contrôle et le traiter depuis votre terminal mobile. Vous pouvez par exemple ajouter et mettre à jour des défauts, enregistrer une décision qualité et télécharger des photos de défauts existantes dans l'album photo de votre Smartphone ou prises avec l'appareil photo intégré. La majorité des zones sont mises à jour de manière dynamique ; leur comportement peut différer selon les données enregistrées et les options d'assurance qualité définies dans le système SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations, voir le document Processus de contrôle dans l'environnement de formation intégré de SAP Business ByDesign.. Rapports Pour appeler des rapports sur votre terminal mobile, personnalisez vos rapports et les variantes en fonction de vos besoins dans le système SAP Business ByDesign (à l'aide d'un ordinateur de bureau). Accédez à la vue Rapports (dans le poste de travail Page d'accueil), affichez la liste des rapports et filtrez-la d'après le type de rapport Rapports mobiles. Chacun de ces rapports est désigné par l'icône de type de rapport spécial correspondant aux rapports mobiles. Pour personnaliser un rapport mobile, passez au poste de travail Page d'accueil et ouvrez le rapport mobile à gérer. Modifiez et sauvegardez les vues et variantes de rapport que vous voulez pouvoir consulter sur votre terminal mobile. Sélectionnez un rapport pour l'ouvrir, puis affichez-le sous forme de graphique. Vous pouvez aussi modifier l'affichage par défaut, ce qui modifiera l'aspect initial du rapport sélectionné sur le terminal mobile SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

267 Sélectionnez un rapport pour l'ouvrir, puis affichez-le sous forme de graphique. L'affichage graphique vous permet de sélectionner chaque barre pour afficher ses valeurs et sa description. Utilisez la touche de menu pour vérifier et activer les vues par défaut ou personnalisées du rapport et pour sélectionner une variante. Vous pouvez modifier un rapport puis le trier et le filtrer. Vous pouvez aussi opérer un agrandissement ou passer de l'affichage graphique à l'affichage tabulaire. Informations sur les copyrights et marques commerciales Les marques commerciales BlackBerry App World, Torch, Curve et Bold sont la propriété de Research In Motion Limited. Elles sont déposées aux États-Unis et peuvent être en attente ou déposées dans d'autres pays. SAP n'est pas avalisée, parrainée, associée ni approuvée en aucune autre façon par Research In Motion Limited. Copyrights et marques commerciales 2012 SAP AG. Tous droits réservés Guide de consultation rapide Gestionnaire d'impression Le gestionnaire d'impression sert à établir une connexion entre une solution SAP Cloud et les imprimantes disponibles sur le réseau. Le gestionnaire d'impression est requis pour permettre l'impression automatique des documents sur des imprimantes prédéfinies. Pour utiliser l'impression centrale via le gestionnaire d'impression, vous devez installer le gestionnaire d'impression sur votre réseau. Le gestionnaire d'impression est disponible en tant que service Microsoft Windows pour tous les processus de la solution Cloud de SAP, tant que l'ordinateur fonctionne et que le service n'a pas été arrêté manuellement. Par conséquent, SAP vous recommande de l'installer sur un ordinateur central qui n'est pas utilisé pour la gestion opérationnelle et qui fonctionne en continu ou au moins qui fonctionne au moment où l'impression est requise. Vous devez installer le gestionnaire d'impression plusieurs fois uniquement si vous avez plusieurs réseaux distincts avec des imprimantes que vous voulez utiliser pour l'impression intégrée au processus. Conditions préalables Vous disposez des droits d'administration pour l'ordinateur sur lequel le gestionnaire d'impression doit être installé. Lorsque le gestionnaire d'impression collecte des documents depuis une file d'impression et les envoie à une imprimante, les documents sont temporairement stockés dans un dossier sur l'ordinateur sur lequel le gestionnaire d'impression est installé. Si vous utilisez le gestionnaire d'impression pour imprimer des documents confidentiels, assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à ce dossier. Vous disposez de l'url de votre solution SAP Cloud. Il s'agit du lien à l'écran de connexion qui vous a été fourni par SAP. Vous avez défini au moins une file d'impression et l'avez affectée à un utilisateur d'impression. Pour ce faire, dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. Pour plus d'informations sur la configuration d'une file d'impression, voir Configurer une impression à l'aide du gestionnaire d'impression [Page 104]. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 267

268 Tâches Configurer le gestionnaire d'impression Définir les options de connexion 1. Lancez le gestionnaire d'impression. 2. Dans le menu Options, sélectionnez Proxy pour configurer une connexion à Internet. Vos options de proxy doivent être les mêmes que celles de la configuration requise par votre société pour l'accès à Internet. 3. Dans le menu Options, sélectionnez Utilisateur de type Service. Entrez un utilisateur de type Service pour exécuter le service Windows. Cet utilisateur doit disposer des droits d'administration sur l'ordinateur local et doit être autorisé à accéder à vos imprimantes réseaux. Lorsque ces options sont paramétrées, le service d'impression est lancé et exécuté comme service Microsoft Windows Print Service SAP. En outre, un deuxième service Microsoft Windows est lancé : Print Watcher SAP. Il sert à relancer le service d'impression si celui-ci est arrêté pour une raison quelconque. De cette manière, la disponibilité du service d'impression est garantie même en cas d'arrêt non prévu. Ajouter un système 1. Dans le menu Runtime System, sélectionnez Nouveau pour ajouter une solution SAP Cloud au gestionnaire d'impression. 2. Entrez les informations suivantes : Nom : saisissez un nom pour le système. Protocole : par défaut, le protocole est HTTPS. Hôte : Entrez le nom de l'hôte de votre solution SAP Cloud. Inutile de saisir ou avant le nom de l'hôte. Vous trouverez le nom de l'hôte dans l'url utilisé pour accéder à la solution SAP Cloud. Par exemple : my sapbydesign.com Port : par défaut, le port est 443 pour HTTPS et 80 pour HTTP. Utilisateur : saisissez l'utilisateur d'impression que vous avez créé lors de la configuration des files d'impression dans la vue Files d'impression. Mot de passe : saisissez le mot de passe de l'utilisateur d'impression. 3. Cliquez sur Test pour tester la connexion au système. Si le nom de l'hôte ne peut pas être résolu, vérifiez la zone Hôte ainsi que vos options de proxy et retentez l'opération. 4. Cliquez sur OK. Dès que vous avez ajouté le système, le service d'impression commence à collecter les files d'impression depuis la solution SAP Cloud. Toutes les files d'impression qui ont été affectées à cet utilisateur d'impression sont affichées dans le gestionnaire d'impression. Pour lancer l'impression, vous devez affecter des imprimantes aux files d'impression. Si vous ne voyez pas de files d'impression immédiatement, sélectionnez Contrôler maintenant dans le menu Système d'exécution pour lancer la connexion SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

269 Définir des options d'édition pour une file d'impression 1. Sous Systèmes d'exécution, sélectionnez un système dans la liste. Toutes les files d'impression qui ont été affectées à l'utilisateur d'impression sont affichées. 2. Sous Files d'impression, sélectionnez une file d'impression, puis cliquez sur Options d'édition dans le menu File d'impression. La boîte de dialogue Options d'édition affichée présente les options d'édition suivantes : Envoyer à l'imprimante Si vous sélectionnez cette option, tous les documents sont envoyés à l'imprimante sélectionnée. Vous pouvez également imprimer le même document depuis cinq imprimantes différentes au maximum. Sauvegarder dans fichier Cette option permet de sauvegarder les documents sous forme de fichier dans un répertoire donné. Vous pouvez définir si vous voulez sauvegarder le document au format XML et si les pièces jointes liées doivent être archivées. 3. Sélectionnez l'option d'édition pertinente et cliquez sur OK. Notez que l'imprimante que vous affectez à la file doit prendre en charge la langue de l'imprimante définie dans la file. Vous pouvez consulter ces informations dans la colonne Format de la liste Files d'impression. Ne sélectionnez pas une imprimante nécessitant une intervention de l'utilisateur pour chaque job d'impression. Par exemple, ne sélectionnez pas une imprimante qui exécute l'impression vers un fichier car un utilisateur devrait alors sauvegarder ou traiter le fichier généré à chaque impression d'un document. Dès que les options d'édition pour la file d'impression sont définies, le gestionnaire d'impression commence à collecter et imprimer les documents qui ont été envoyés à cette file. Tester une file d'impression 1. Dans votre solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression. 2. Sélectionnez la file d'impression et cliquez sur Traiter. 3. Cliquez sur Impression test. Une page test est envoyée vers l'imprimante définie. La page test contient une phrase test en anglais, en chinois, en français et en allemand. Si vous rencontrez des problèmes, reportez-vous à la section Correction des erreurs ci-dessous. Autres fonctions Réinitialiser les statistiques 1. Sous Systèmes d'exécution, sélectionnez un système. 2. Dans le menu Options, sélectionnez Réinitialiser les statistiques. Toutes les données de statut de document, comme les documents disponibles, récupérés, imprimés et en échec relatifs au système, sont réinitialisées. Consulter les informations de journal 1. Dans le menu Aide, sélectionnez À propos de. 2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez utiliser les liens pour accéder aux informations suivantes : Protocole de document : tous les documents extraits par le gestionnaire d'impression à partir de la solution SAP Cloud. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 269

270 Journal des erreurs : toutes les erreurs. Journal d'impression : journal général du gestionnaire d'impression. 3. Si vous devez fournir des informations de journal plus détaillées pour faciliter la correction d'une erreur, cochez la case Sortie débogage et reproduisez l'erreur. Des informations détaillées de l'erreur sont ajoutées aux fichiers journaux. 4. Si nécessaire, cliquez sur Sauvegarder informations de support pour créer un fichier d'archive contenant toutes les informations de journal que vous pouvez alors joindre à un incident pour le support. Analyse des erreurs Si le message d'erreur "Impossible de récupérer la liste des files d'impression depuis l'exécution (erreur : le nom distant n'a pas pu être corrigé)", est affiché après que vous avez tenté de configurer la connexion à la solution SAP Cloud, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez le système, puis sélectionnez Traiter dans le menu Système d'exécution et vérifiez que la zone Hôte est correctement renseignée. Retentez la connexion. Dans le gestionnaire d'impression, vérifiez que les options de proxy sont gérées correctement. Si le message d'erreur "Impossible d'accorder à l'utilisateur le droit d'exécuter un service via son compte : des droits d'administration sont nécessaires (erreur : échec LookupAccountName() (erreur 1332))" est affiché après que vous avez tenté de saisir ou de modifier l'utilisateur de type Service, sélectionnez Utilisateur de type Service dans le menu Options et vérifiez que l'utilisateur de type Service et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Si le message d'erreur "Échec du test de connexion : le serveur distant retourne une erreur : (401) Non autorisé." s'affiche au moment de tester la connexion au système, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Traiter dans le menu Système d'exécution et vérifiez que l'utilisateur d'impression et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et sorties Files d'impression et vérifiez que l'utilisateur pour l'impression et le mot de passe associé ont été gérés correctement. Si la connexion fonctionne correctement mais qu'une partie ou la totalité des files d'impression est manquante, procédez de la manière suivante : Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Afficher tout dans le menu déroulant situé au-dessus du volet Files d'impression. Si Afficher files d'impression non affectées est sélectionné, vous ne voyez pas les files d'impression qui ne sont pas encore affectées à une imprimante. Dans la solution SAP Cloud, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et sorties Files d'impression et vérifiez que les files d'impression manquantes ont été affectées au même utilisateur pour l'impression que celui que vous utilisez pour vous connecter au gestionnaire d'impression. Si vous essayez d'affecter une imprimante à une file d'impression et que vous ne trouvez pas l'imprimante que vous cherchez, procédez de la manière suivante : Vérifiez que l'imprimante existe comme imprimante Windows. Dans le gestionnaire d'impression, sélectionnez Utilisateur de type Service dans le menu Options et vérifiez que l'utilisateur actuel est autorisé à accéder à l'imprimante. Si un document n'a pas été imprimé alors que son statut dans la solution SAP Cloud est activé sur Réussi, (dans l'historique de sortie du document ou dans la vue Files d'impression) et que le statut dans le gestionnaire d'impression indique que le document est disponible, vérifiez qu'une imprimante a été affectée à la file d'impression dans le gestionnaire d'impression) SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

271 Si un document n'a pas été imprimé alors que son statut dans la solution SAP Cloud est activé sur Réussi, (dans l'historique de sortie du document ou dans la vue Files d'impression) et que le statut dans le gestionnaire d'impression indique que le document a été imprimé, procédez de la manière suivante : Vérifiez que le document n'est pas bloqué dans la file d'impression Windows. S'il l'est, redéclenchez le job d'impression dans la file d'impression Windows. Lorsqu'un document issu de la solution SAP Cloud est transmis à une file d'impression Windows, l'uuid du document est utilisé comme nom de fichier. Pour identifier des documents individuels dans une file d'impression Windows, vous pouvez activer l'affichage de l'uuid dans l'éditeur de files d'impression. Pour ce faire, accédez à Gestion de l'application et des utilisateurs Gestion des entrées et des sorties Files d'impression et traitez la file d'impression. Dans les onglets Documents dans la file d'attente et Documents traités, vous pouvez ajouter la colonne masquée UUID à la table en sélectionnant Cet écran dans le menu Personnaliser. Si vous ne pouvez pas redéclencher l'impression depuis la file d'impression Windows, vous pouvez utiliser la fonction de ressoumission dans l'historique de sortie du document ou bien redéclencher la sortie du document directement à partir du document dans la solution SAP Cloud. Bien qu'un document, par exemple la page d'impression test, ait été imprimé, une partie du texte n'est pas lisible ou n'a pas été imprimée. Si votre imprimante ne prend pas en charge une langue spécifique comme le chinois, qui est utilisée dans le document, il se peut que l'imprimante n'ait pas réussi à imprimer correctement une partie ou l'intégralité du contenu. Installez la police manquante sur votre imprimante Adaptation des modèles de formulaires Synthèse Les administrateurs peuvent adapter le contenu et la mise en forme des formulaires d'impression, et traiter les formulaires interactifs à l'aide de la version intégrée d'adobe LiveCycle Designer. Les administrateurs peuvent exécuter les tâches suivantes : créer une copie d'un modèle de formulaire en copiant un modèle existant, puis en adaptant le contenu et la mise en forme du modèle ; créer une variante de pays pour un modèle de formulaire en copiant le modèle existant en tant que variante, en indiquant un pays, puis en adaptant le modèle de formulaire au nouveau pays ; créer une variante de langue d'un modèle de formulaire en copiant un modèle existant, en définissant une langue, puis en traduisant manuellement le modèle de formulaire dans la nouvelle langue ; traiter un modèle de formulaire ou une variante de modèle. Il est recommandé de traiter les modèles de formulaires fournis par SAP ou ses partenaires plutôt que de créer de nouveaux modèles. Ainsi, vous évitez de devoir modifier les options d'édition et pouvez également gérer toutes les versions du modèle. Les versions personnalisées de modèles de formulaires ne sont pas écrasées par les montées de version SAP ou de partenaires. Il est également impossible de copier ou de modifier les formulaires d'impression qui contiennent du texte à caractère légal. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 271

272 Fonctionnalités Pour modifier un modèle de formulaire avec Adobe LiveCycle Designer, vous devez installer les composants frontend Adobe LiveCycle Designer et Add-In pour Adobe LiveCycle Designer sur votre ordinateur. Vous pouvez installer ces composants à partir de la vue Centre de télédéchargement dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, sous Flexibilité de gestion. Pour plus d'informations sur le traitement d'un modèle de formulaire, voir Modifier un modèle de formulaire via Adobe LiveCycle Designer [Page 218]. Il est préférable que les modifications soient apportées uniquement par les utilisateurs familiarisés avec Adobe LiveCycle Designer. Notez que la version intégrée d'adobe LiveCycle Designer ne contient pas l'intégralité des fonctions ; les guides de formulaire, les fragments et la définition de fichiers PDF en tant que maquettes en arrière-plan, par exemple, ne sont pas pris en charge. La table ci-dessous répertorie les actions possibles avec Adobe LiveCycle Designer. Fonction Commentaires Modifier la position du titre, du logo et des zones Modifier l'alignement du titre et du logo Vous pouvez le faire pour les modèles qui n'utilisent pas de modèle de base. Modifier le texte du titre et du modèle Modifier l'adresse de l'expéditeur, le nombre et le contenu des pieds de page Vous pouvez le faire pour les modèles qui n'utilisent pas de modèle de base. Modifier le style et la taille de la police Modifier le style des lignes et ajouter des cadres Adapter la visibilité des zones, modifier les descripteurs de zone et la séquence des zones Adapter la visibilité des colonnes, modifier l'ordre des colonnes et leurs en-têtes Ajouter des zones standard - disponibles dans la structure de données du formulaire Ajouter de nouvelles zones - non disponibles dans la structure de données du formulaire Vous pouvez ajouter des zones d'extension. D'autres zones requièrent l'assistance du SAP Cloud Service Center. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Adaptation par les administrateurs. Ajouter des emplacements réservés pour des blocs de texte libre Ajouter de nouveaux textes, légendes etc. Afficher et masquer les numéros de page, les marques de dossiers etc. Prévisualiser avec des données de démonstration Vous pouvez le faire en télédéchargeant manuellement des données de démonstration à partir du système et en les référençant dans Adobe LiveCycle Designer SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

273 Si vous voulez apporter des modifications complexes à un formulaire d'impression, vous pouvez également contacter le SAP Cloud Service Center. Ce centre peut vous aider à créer des scripts complexes pour afficher ou masquer des zones de manière dynamique, trier les lignes de table, ajouter de nouvelles zones ou des zones d'extension à un formulaire ou créer un formulaire de bout en bout. Pour plus d'informations, voir Business Center Installation et options (pour terminaux tout terrain) L'application d'exécution mobile SAP Business ByDesign permet d'exécuter et de confirmer des tâches dans le magasin à partir d'un terminal mobile tout terrain ainsi que d'effectuer des mouvements de marchandises, de demander un réapprovisionnement pour la production et de retirer des articles de la production. La lecture de codes à barres permet d'éviter la saisie manuelle des données, mais vous pouvez utiliser les deux méthodes dans l'application mobile. Le lecteur de codes à barres peut être directement connecté au réseau, aucun middleware n'est requis. Les modifications apportées à partir de l'application mobile sont répercutées automatiquement et en temps réel dans votre système via Internet. Pour que l'application fonctionne correctement sur votre terminal mobile, suivez les instructions d'installation et de configuration ci-dessous. Les fonctionnalités de l'application dépendent en grande partie des options définies par un administrateur dans le système SAP Business ByDesign. Ces options ne peuvent pas être modifiées via l'application mobile. Avant de vous connecter avec votre terminal mobile, vous devez accéder au moins une fois au système SAP Business ByDesign à partir d'un ordinateur de bureau pour modifier votre mot de passe initial. Ensuite, pour accéder au système SAP Business ByDesign à partir de votre terminal mobile, vous devez disposer de l'url du système ainsi que d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe valides. Lorsque votre mot de passe a expiré, vous devez le modifier en vous connectant au système à partir d'un ordinateur de bureau. Informations pour les administrateurs Options de configuration de gestion Conditions préalables à l'utilisation de l'exécution mobile Lors de la sélection du périmètre, vous devez avoir sélectionné Tâches magasin et automatisation et activé les rubriques de gestion Terminaux mobiles et Identification automatique. Configuration de gestion pour l'exécution mobile La solution mobile SCM est basée sur la lecture de codes à barres GS1-128 (anciennement EAN-128). En outre, les types d'étiquettes SAP Business ByDesign suivants peuvent être scannés : contenu mixte, en série, contenu uniforme et contenu non spécifique. Les codes à barres concaténés sont pris en charge. Lors de la sélection du périmètre et de la configuration personnalisée, vous devez activer l'utilisation d'un lecteur de codes à barres mobile et définir le type de lecteur et de code à barres à utiliser (traitez la table pour autoriser l'utilisation d'autres types de codes à barres). Vous pouvez également autoriser la navigation à l'écran automatique pour l'application et configurer l'utilisation de touches de fonction sur votre terminal mobile. Les données de codes à barres sont décodées via les identifiants suivants : Identifiant Description 01 Global Trade Item Number (GTIN) Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 273

274 10 Stock identifié 21 Numéro de série 30 Quantité (Qté) L'unité de quantité par défaut est la pièce. 402 Document de référence (comme un bon de livraison ou une commande client) 91 ID produit 93 Zone logistique 94 Unité logistique 95 Unité de quantité 97 ID étiquette 98 Spécification produit Les activités Type de code à barres UCC/EAN 128 et Accès aux systèmes mobiles et types de terminaux sont disponibles dans la vue Configuration de gestion Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis l'activité dans la liste des activités. Options de gestion des utilisateurs et des accès Dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vous devez affecter le poste de travail Exécution mobile à tous les utilisateurs qui utiliseront l'application magasin mobile, ainsi que toutes les vues du poste de travail que vous voulez mettre à disposition sur le terminal mobile. L'affectation du poste de travail Exécution mobile est indispensable pour permettre aux utilisateurs de se connecter. Assurez-vous également que pour chaque vue du poste de travail Exécution mobile est affectée la vue correspondante du poste de travail de bureau Exécution. L'application magasin mobile exécute les tâches de réception et d'expédition en fonction des options des données de base pour les modèles logistiques (exécution à une ou deux étape(s)). Le déclenchement du réapprovisionnement et de l'évacuation dépend des options des données de base dans la vue Modèle de site (règles d'approvisionnement et d'évacuation) du poste de travail Données de base de conception de la chaîne logistique. Pour l'exécution des tâches guidée par le système, des dossiers de tâches logistiques doivent être gérés. Informations supplémentaires Vous n'êtes pas obligé d'utiliser la fonctionnalité d'étiquetage SAP Business ByDesign. Cependant, les étiquettes créées dans SAP Business ByDesign ont un ID unique qui peut être utilisé pour rechercher une tâche spécifique. Si une autre source d'étiquettes est utilisée, les données peuvent être lues et utilisées pour information, mais elles ne sont pas intégrées au processus. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter une zone d'extension existante à une vue de téléphone portable. Pour plus d'informations, voir le document suivant : Ajouter une zone d'extension à une vue de téléphone portable. Instructions relatives à l'installation Installation et lancement de l'application Configuration minimale requise du terminal mobile Lecteur de codes à barres intégré Terminaux pris en charge : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

275 a. Microsoft Windows Mobile 6.1 Intermec CK3 et CN3 Motorola MC9090, MC55 et MC70 Enterprise Digital Assistant b. Microsoft Windows Mobile 6.5 Motorola MC9190G Les terminaux doivent être équipés d'un clavier alphanumérique complet. La présence de touches de fonction (F1 à F12) est vivement recommandée pour une utilisation efficace de la solution. Instructions de télédéchargement et d'installation Si votre terminal mobile répond aux conditions ci-dessus, vous pouvez télédécharger et installer l'application. Vous devez être un administrateur pour pouvoir télédécharger l'application via Page d'accueil Libresservices Synthèse des libres-services. Sous Mon ordinateur, cliquez sur Installer logiciel supplémentaire puis télédéchargez l'application correspondant à votre type de terminal mobile. Si une version antérieure de l'application est déjà installée sur votre terminal mobile, vous devez commencer par la désinstaller (supprimer le programme de votre terminal). Installez l'application magasin SAP Business ByDesign (fichier.cab télédéchargé). Selon la configuration de votre réseau sans fil, vous pouvez être amené à passer par un serveur proxy pour accéder à la solution. Contactez votre administrateur système pour savoir si c'est le cas, et si oui, pour le configurer. Lancement de l'application Au premier lancement de l'application, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Options. Vous serez invité à saisir EXITAPP à des fins de vérification. 2. La section À propos vous donne la version du système SAP Business ByDesign sur lequel vous travaillez. Vous y trouverez également un lien vers la licence. 3. Saisissez l'url de votre système. 4. L'option Masquer code à barres est sélectionnée par défaut. Cela vous permet de lire les codes à barres. Décochez la case si vous souhaitez saisir manuellement les codes à barres en plus de pouvoir les lire. 5. Chaque fois que vous fermez l'application ou que vous cliquez sur Options, si vous voulez éviter de taper EXITAPP, cochez la case Désactiver Quitter l'application. Elle est cochée par défaut. 6. L'option Activer la journalisation est désélectionnée par défaut. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, voir la section Activer la journalisation ci-dessous. 7. Retournez à l'écran de connexion pour saisir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour le système SAP Business ByDesign et sélectionnez Connexion. Activer la journalisation Si vous avez sélectionné l'option Activer la journalisation dans l'écran Options, chaque fois que vous exécutez une opération, le système crée un journal de cette action sous la forme d'un fichier.txt qui est stocké dans la mémoire du terminal. Pour accéder à ces journaux, sur votre terminal, cliquez sur Démarrer, allez à Programmes > Explorateur de fichiers > Mon terminal > Données d'application >.data.byd2go > Journaux. Pour accéder à ces journaux sur votre bureau, connectez le terminal à votre ordinateur, allez dans le dossier de stockage du terminal, puis Données d'application > data.byd2go > Journaux. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 275

276 SAP vous recommande de désactiver la journalisation avant d'utiliser l'application. Cependant, en cas de dépannage, vous serez peut-être invité à activer cette option, de sorte que les opérations posant problème puissent être détectées. Niveau de journalisation Lorsque vous sélectionnez l'option Activer la journalisation, la liste déroulante Niveau de journalisation est activée. La valeur par défaut est Erreur. Vous pouvez également choisir trois autres options, à savoir Avertissement, Info et Trace. Selon la valeur choisie, différents journaux sont sauvegardés. Valeur Erreur Avertissement Info Trace Types de journaux Erreurs et erreurs fatales enregistrées. Avertissements, erreurs et erreurs fatales enregistrés. Informations sur les processus, avertissements, erreurs et erreurs fatales enregistrés. Rapports détaillés sur les processus, informations sur les processus, avertissements, erreurs et erreurs fatales enregistrés. Options de l'application Après avoir lancé l'application et vous y être connecté, vous pouvez afficher les options de l'application et les modifier. Pour cela, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Options. 2. Sélectionnez un type de terminal correspondant au terminal mobile utilisé. 3. Saisissez un identifiant de site en fonction de vos activités. 4. Sélectionnez un profil en fonction de vos activités. 5. Sauvegardez vos modifications. Veillez à définir ces options avant la première utilisation de l'application. Ces options sont nécessaires au bon déroulement de l'exécution des tâches. Si vous n'avez pas les informations nécessaires pour configurer ces options ou que vous avez régulièrement des problèmes de connexion à l'application, contactez votre administrateur système. Désinstallation de l'application Pour désinstaller l'application mobile SAP Business ByDesign, il vous suffit de supprimer l'application de votre terminal mobile comme vous le feriez pour n'importe quel autre programme sur votre terminal tout terrain. Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre terminal mobile, voir la documentation du fabricant. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de SAP Business ByDesign, voir la documentation du système, dans l'environnement de formation intégré du système SAP Business ByDesign. Analyse des erreurs Connexion Si vous rencontrez des problèmes de connexion : SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

277 Vérifiez que votre connexion réseau fonctionne (vous pouvez, par exemple, ouvrir un navigateur Web et parcourir des pages Internet). Vérifiez que vous avez saisi l'url correcte dans votre système SAP Business ByDesign et assurez-vous que vous avez correctement orthographié votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si vous n'avez jamais changé votre mot de passe dans le système SAP Business ByDesign ou si votre mot de passe a expiré, vous ne pourrez pas accéder au système à partir de votre terminal mobile tant que vous n'aurez pas résolu ce problème de sécurité en vous connectant à partir d'un ordinateur de bureau. Réponse du serveur lente Si vous rencontrez un problème de connectivité, l'application peut fonctionner lentement ou sembler ne plus répondre lors de l'envoi ou de la réception de données. Dans ce cas, vous pouvez soit attendre la fin du transfert de données, soit vous déconnecter et réessayer à un moment où la connexion réseau est meilleure. Support Pour obtenir de l'assistance en cas d'erreurs techniques, contactez votre administrateur. Pour plus d'informations sur l'utilisation de votre terminal mobile, voir la documentation du fabricant. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de SAP Business ByDesign, voir la documentation du système, dans l'environnement de formation intégré du système SAP Business ByDesign. Copyrights et marques commerciales 2012 SAP AG. Tous droits réservés Exécution mobile de SAP Business ByDesign (pour terminaux tout terrain) L'application d'exécution mobile SAP Business ByDesign permet d'exécuter et de confirmer des tâches dans le magasin à partir d'un terminal mobile tout terrain ainsi que d'effectuer des mouvements de marchandises (demander un réapprovisionnement ou une évacuation) d'une zone logistique à une autre. La lecture de codes à barres permet d'éviter la saisie manuelle des données, mais vous pouvez utiliser les deux méthodes dans l'application mobile. Le lecteur de codes à barres peut être directement connecté au réseau, aucun middleware n'est requis. Les modifications apportées à partir de l'application mobile sont répercutées automatiquement et en temps réel dans votre système via Internet. Prise en main Recherche et navigation Tous les boutons de l'application peuvent être activés par des touches de fonction. Vous pouvez configurer l'application de façon à ce qu'elle navigue automatiquement vers un écran prédéfini à la lecture d'un code à barres. Par exemple, vous pouvez configurer le système pour que l'écran de confirmation de la source soit affiché lorsque vous lisez un code à barres d'identifiant de tâche dans une liste de prélèvement. La recherche avec caractère générique (*) est prise en charge. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 277

278 Utiliser le profil de lecture optique aléatoire Vous pouvez utiliser votre terminal mobile avec différents profils. Par défaut, toute lecture optique doit être effectuée dans l'ordre requis par le système. Si vous décidez d'utiliser le profil de lecture optique aléatoire, lors du traitement d'une tâche de prélèvement, vous pourrez numériser les codes à barres dans l'ordre de votre choix. Seules les tâches de prélèvement peuvent être traitées de cette manière. Pour activer le profil de lecture optique aléatoire, lancez l'application Exécution mobile sur votre terminal mobile, connectez-vous au système à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe, allez à l'écran Options et sélectionnez LECTURE OPTIQUE ALÉATOIRE dans le menu déroulant Profil. Sauvegardez et fermez pour commencer à utiliser ce profil. Une fois le profil de lecture optique aléatoire activé, vous pouvez sélectionner une tâche de prélèvement puis lire les codes à barres identifiant les postes dans l'ordre de votre choix, jusqu'à ce qu'une correspondance unique soit trouvée dans la liste de prélèvement. Vous pouvez ainsi prélever et confirmer rapidement et efficacement tous les postes et quantités d'une liste de prélèvement. Vues Sélectionner tâche de réception, Sélectionner tâche interne, Sélectionner tâche d'expédition et Sélectionner tâches en cours Vous pouvez rechercher manuellement une tâche en utilisant les critères de recherche disponibles, ou par identifiant de tâche en utilisant un caractère générique (*) puis en naviguant manuellement vers la tâche voulue (avec les flèches à l'écran ou la touche de fonction). Notez que dans la vue Sélectionner tâches en cours, seules les tâches de statut En cours (y compris les tâches avec confirmations cibles incomplètes) sont proposées. Cliquez sur Lancer tâche pour lancer l'exécution de la tâche affichée. Lors de l'exécution de la tâche, vous pouvez afficher les détails de la tâche, confirmer les quantités complètement ou partiellement, signaler les écarts et fractionner une tâche. Vous pouvez également annuler la confirmation de quantités en transit. Lorsque vous lisez plusieurs quantités de produits ou d'unités logistiques pour confirmation (par exemple, dans une tâche d'entrée en stock cible), les quantités s'accumulent au fur et à mesure dans la zone Qté. Le système force l'utilisation d'un lecteur de codes à barres pour l'exécution des tâches si celle-ci a été configurée de cette manière lors de la configuration personnalisée (dans la configuration du profil de vérification). L'exécution des tâches à une ou deux étape(s) est déterminée en fonction de vos options de données de base dans le poste de travail Exécution. Vue Guidé par le système par dossier Vous pouvez exécuter vos tâches en fonction du dossier auquel elles appartiennent. Dans cette vue guidée par le système, les tâches du dossier sélectionné sont automatiquement proposées. Si vous utilisez un modèle logistique d'expédition à deux étapes, la confirmation d'une tâche de prélèvement crée automatiquement une tâche de chargement dans le dossier des tâches de chargement. Vous devez retourner à ce dossier pour exécuter cette tâche. Vue Mouvement de marchandises Vous pouvez confirmer rapidement un mouvement de marchandises en saisissant les informations obligatoires suivantes : source, produit, quantité et propriétaire. Vous pouvez confirmer le mouvement des marchandises de type restreint, à utilisation libre ou contrôle. Vue Demander réapprovisionnement Vous pouvez réapprovisionner rapidement une zone logistique ou un ordre de production en indiquant la zone logistique ou le produit à réapprovisionner, ou l'ordre de production pour lequel vous voulez réapprovisionner des composants. Pour une zone logistique (ou un produit), une tâche de réapprovisionnement est automatiquement SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Flexibilité de gestion

279 créée si le réapprovisionnement est requis selon la règle de réapprovisionnement par défaut gérée pour la zone logistique dans la vue Modèle de site du poste de travail Données de base de conception de la chaîne logistique. Pour un ordre de production, une tâche de réapprovisionnement est automatiquement créée pour chacun des composants, à condition qu'il ne soit pas marqué pour approvisionnement de la production et qu'aucune règle de réapprovisionnement n'existe pour la zone logistique cible. Vue Demander évacuation Vous pouvez créer rapidement une demande d'évacuation en indiquant la zone logistique et les informations de produit correspondants. Une tâche d'évacuation est automatiquement créée si l'évacuation est requise selon la règle d'évacuation par défaut gérée pour la zone logistique dans la vue Modèle de site du poste de travail Données de base de conception de la chaîne logistique. Vue Effectuer comptage zone logistique La vue Effectuer comptage zone logistique permet d'effectuer un comptage dans la zone logistique entrée dans le document de comptage. Effectuez une lecture optique de la zone logistique puis des produits, et si nécessaire, également des séparateurs de stock. Si le produit est restreint, cochez la case Restreint ; sinon, il sera compté comme un poste séparé. De même, si le produit appartient au stock en contrôle qualité, cochez la case Contrôle. Touchez le bouton Comptabiliser poste pour entrer les données numérisées ; vous pouvez afficher ces données en touchant le bouton Afficher postes. Une fois le comptage des produits effectué, touchez le bouton Terminer comptage. Si certains postes répertoriés dans le document de comptage sont inexistants dans la zone logistique, lorsque vous touchez le bouton Terminer comptage, vous devez confirmer que le comptage de ces postes est nul. Pour cela, vous pouvez également toucher le bouton Confirmer quantité nulle pour tout. Vous pouvez effectuer les tâches à l'aide des touches de fonction. Par exemple, vous pouvez utiliser la touche F4 pour comptabiliser des postes. Si la tâche de comptage comporte plusieurs zones logistiques, elle n'est pas terminée. Vous devez alors la terminer manuellement dans le système. Le comptage des unités logistiques ne peut pas être effectué à partir du terminal mobile. Copyrights et marques commerciales 2012 SAP AG. Tous droits réservés. Vue Flexibilité de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 279

280 12 Vue Rapports 12.1 Incidents créés/résolus (12 derniers mois) Synthèse Ce rapport présente le nombre d'incidents signalés qui ont été résolus dans les 12 derniers mois. Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Par mois et domaine d'application Cette vue présente le nombre d'incidents signalés et le nombre d'incidents résolus par année/mois de création/d'achèvement et domaine d'application, ainsi que le nombre d'incidents, tous domaines d'applications confondus, qui ont été signalés et résolus chaque mois. Par mois et priorité Cette vue présente le nombre d'incidents signalés et le nombre d'incidents résolus par année/mois de création/d'achèvement et priorité, ainsi que le nombre total d'incidents, toutes les priorités confondues, qui ont été signalés et résolus chaque mois. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des valeurs de variables. Vous devez sélectionner une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable suivante : 12 derniers mois à partir d'aujourd'hui Indique la période d'affichage des données. Par défaut, elle est activée sur 12 derniers mois à partir d'aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner une période prédéfinie dans la liste déroulante ou bien définir votre propre période en entrant une date de début et de fin. Analyse du rapport Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir de ce rapport, vous pouvez naviguer vers un incident spécifique en faisant glisser la caractéristique ID incident dans les lignes, en cliquant sur l'id incident et en cliquant sur Afficher incident. Voir aussi Vue Rapports SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

281 Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.2 Incidents créés/résolus - 3 derniers mois Synthèse Ce rapport présente le nombre d'incidents signalés et le nombre d'entre eux qui ont été résolus au cours des 3 derniers mois. Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil ; Gestion de l'application et des utilisateurs. Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Par semaine et domaine d'application Cette vue présente le nombre d'incidents signalés et le nombre d'incidents résolus par année/semaine de création/d'achèvement et domaine d'application, ainsi que le nombre total d'incidents, tous domaines d'applications confondus, qui ont été signalés et résolus chaque semaine. Par semaine et priorité Cette vue présente le nombre d'incidents signalés et le nombre d'incidents résolus par année/semaine de création/d'achèvement et priorité, ainsi que le nombre total d'incidents, toutes les priorités confondues, qui ont été signalés et résolus chaque semaine. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Vous devez spécifier une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable suivante : Trois derniers mois à partir d'aujourd'hui Cette variable indique la période d'affichage des données. Par défaut, elle est activée sur Trois derniers mois à partir d'aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner une période prédéfinie dans la liste déroulante ou bien définir votre propre période en entrant une date de début et de fin. Analyse du rapport Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir de ce rapport, vous pouvez naviguer vers un incident spécifique en faisant glisser la caractéristique ID incident dans les lignes, en cliquant sur l'id incident et en cliquant sur Afficher l'incident. Voir aussi Vue Rapports Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 281

282 Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.3 Historique des incidents (12 derniers mois) Synthèse Ce rapport affiche le nombre d'incidents résolus au cours des 12 derniers mois et le temps consacré par les demandeurs et les fournisseurs à leur résolution. Le temps de traitement, qu'il s'agisse du temps de réponse initial ou du temps maximal de traitement, s'applique uniquement aux scénarios de centre de services client et non aux incidents nécessitant l'intervention du support SAP. Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Par mois et domaine d'application Présente le nombre d'incidents résolus par année/mois d'achèvement et domaine d'application, ainsi que le délai de réponse initiale, le temps de traitement moyen chez le fournisseur et le demandeur, et le nombre d'incidents pour lesquels le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Par mois et priorité Présente le nombre d'incidents résolus par année/mois d'achèvement et priorité, ainsi que le délai de réponse initiale, le temps de traitement moyen chez le fournisseur et le demandeur, et le nombre d'incidents pour lesquels le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des valeurs de variables. Vous devez sélectionner une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable suivante : 12 derniers mois à partir d'aujourd'hui Indique la période d'affichage des données. Par défaut, elle est activée sur 12 derniers mois à partir d'aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner une période prédéfinie dans la liste déroulante ou bien définir votre propre période en entrant une date de début et de fin. Analyse du rapport Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir de ce rapport, vous pouvez naviguer vers un incident spécifique en faisant glisser la caractéristique ID incident dans les lignes, en cliquant sur l'id incident et en cliquant sur Afficher incident SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

283 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.4 Historique des incidents - Trois derniers mois Synthèse Ce rapport affiche le nombre d'incidents résolus au cours des trois derniers mois et le temps consacré par les demandeurs et les fournisseurs à leur résolution. Le temps de traitement, qu'il s'agisse du temps de réponse initial ou du temps maximal de traitement, s'applique uniquement aux scénarios de centre de services client et non aux incidents nécessitant l'intervention du support SAP. Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Par semaine et domaine d'application Présente le nombre d'incidents résolus par année/semaine d'achèvement et domaine d'application, ainsi que le délai de réponse initiale, le temps de traitement moyen chez le fournisseur et le demandeur, et le nombre d'incidents pour lesquels le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Par semaine et priorité Présente le nombre d'incidents résolus par année/semaine d'achèvement et priorité, ainsi que le délai de réponse initiale, le temps de traitement moyen chez le fournisseur et le demandeur, et le nombre d'incidents pour lesquels le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Vous devez spécifier une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable suivante : Trois derniers mois à partir d'aujourd'hui Cette variable indique la période d'affichage des données. Par défaut, elle est activée sur Trois derniers mois à partir d'aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner une période prédéfinie dans la liste déroulante ou bien définir votre propre période en entrant une date de début et de fin. Analyse du rapport Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 283

284 Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir de ce rapport, vous pouvez naviguer vers un incident spécifique en faisant glisser la caractéristique ID incident dans les lignes, en cliquant sur l'id incident et en cliquant sur Afficher incident. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.5 Incidents en cours de traitement Synthèse Ce rapport affiche le nombre d'incidents actuellement en cours de traitement et indique si le délai d'intervention et le temps de traitement maximal ont été dépassés. Le temps de traitement, qu'il s'agisse du temps de réponse initial ou du temps maximal de traitement, s'applique uniquement aux scénarios de centre de services client et non aux incidents nécessitant l'intervention du support SAP. Un incident en cours de traitement peut avoir un des statuts suivants : Nouveau En cours de traitement En cours de traitement Action du fournisseur En cours de traitement Action du demandeur En cours de traitement Solution proposée En cours de traitement Rouvert Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Par domaine d'application Par affectation Par affectation (graphique) Par priorité Par priorité (graphique) Par équipe de traitement Par gestionnaire Par demandeur SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

285 Fonctionnalités Analyse du rapport Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir de ce rapport, vous pouvez naviguer vers un incident spécifique en faisant glisser la caractéristique ID incident dans les lignes, en cliquant sur l'id incident et en cliquant sur Afficher l'incident. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.6 Détails des affectations de rapports Synthèse Ce rapport résente l'historique des affectations de rapports aux postes de travail, y compris les données de modification, les détails d'affectation et les restrictions d'accès aux rapports. Ce rapport peut être utilisé à des fins d'audit et de mise en conformité. Les affectations de rapports peuvent être modifiées par les administrateurs. Pour plus d'informations, accédez à l'espace Aide à partir de l'écran pertinent. Notez que vous pouvez accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Vues Les vues suivantes sont disponibles dans ce rapport : Affectations de rapports par postes de travail Postes de travail par affectations de rapports Les vues du rapport affichent différentes analyses descendantes du contenu disponible. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez indiquer les données que vous voulez afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez sélectionner une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Afficher historique complet Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 285

286 Affiche l'historique complet des affectations de rapports depuis qu'ils existent dans votre système. Par défaut, cette variable est activée sur Non et affiche l'affectation de rapport actuel. La caractéristique Action n'affiche donc aucune action pertinente, par exemple Ajouter. Si vous sélectionnez Oui, l'affectation de rapport complète est affichée et la caractéristique Action affiche des valeurs, comme décrit plus bas. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse des rapports par données de modification, y compris l'auteur des modifications et les actions appliquées à l'affectation de rapport. Des informations supplémentaires sont disponibles pour les caractéristiques suivantes : Date de modification - fuseau horaire UTC Affiche la date à laquelle un rapport a été modifié. La date est définie sur le fuseau horaire UTC (temps universel coordonné). Si la date doit être affichée dans votre fuseau horaire local, vous devez la convertir manuellement. Heure de modification - fuseau horaire UTC Affiche l'heure à laquelle un rapport a été modifié. L'heure est définie sur le fuseau horaire UTC (temps universel coordonné). Si l'heure doit être affichée dans votre fuseau horaire local, vous devez la convertir manuellement. Accès illimité Indique si le rapport a été affecté indépendamment de droits d'accès conflictuels. Cette caractéristique est dépendante des dates et heures de modification. Action Affiche l'action appliquée au rapport par l'utilisateur indiqué sous Modifié par. Les actions suivantes sont possibles : Ajouter Indique que l'affectation de rapport spécifiée a été ajoutée. Supprimer Indique que l'affectation de rapport spécifiée a été supprimée. Traiter Indique que l'affectation de rapport spécifiée a été traitée. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes Contrôle de l'état de préparation des salariés Synthèse Ce rapport présente la proportion du contenu de formation terminé par les salariés affectés aux unités de ligne hiérarchique directe d'un manager. Il est ainsi possible de déterminer si les salariés d'une unité de ligne hiérarchique spécifique sont suffisamment formés au système pour pouvoir effectuer leur travail. Tous les salariés doivent avoir suivi les unités de formation qui leur ont été affectées avant de démarrer leur travail opérationnel. Contenu filtré pour l'organisation hiérarchique Des contenus différents sont filtrés dans ce rapport, en fonction de l'organisation hiérarchique : Contrôle de l'état de préparation des salariés - Mon domaine Le filtre Mon équipe représente la responsabilité globale couvrant toutes les entités organisationnelles auxquelles un manager est affecté, y compris toutes les entités subordonnées SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

287 Contrôle de l'état de préparation des salariés - Mes subordonnés directs Le filtre Mes subordonnées directs représente une responsabilité directe, telle que celle définie pour les salariés et les centres de coûts. Contrôle de l'état de préparation des salariés - Mes équipes Le filtre Mes équipes représente les responsabilités déléguées. Il est équivalent au filtre Mon équipe agrégé par équipes. Fonctionnalités Contenu du rapport Les données de ce rapport sont initialement affichées sous forme de tableau. Ce rapport présente une analyse des salariés par unité de ligne hiérarchique et communique notamment les éléments suivants : Nombre total d'unités de formation Nombre d'unités de formation réussies Nombre d'unités de formation avec évaluation Ratio des unités de formation réussies Nombre d'unités de formation affectées et réussies Analyse du rapport Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs 12.8 Journal des modifications des droits d'accès Synthèse Ce rapport affiche la liste de tous les utilisateurs du système et les droits d'accès qui leur sont affectés. Il indique aussi la date, l'auteur et le type des modifications apportées aux droits d'accès. Dans le cadre du respect de la conformité, ces informations permettent de prémunir le système contre les fraudes et de retrouver l'auteur des modifications en cas de fraude avérée. Vues La vue suivante est disponible avec ce rapport : Journal des modifications des droits d'accès Cette vue de rapport présente une description détaillée prédéfinie du contenu disponible. Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 287

288 Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse des droits d'accès modifiés. Il est trié selon l'id utilisateur (affichage par ordre alphabétique), les informations liées aux modifications, y compris les anciens et les nouveaux droits d'accès, les restrictions et le nom de l'auteur de la modification Tous les droits d'accès actuels Synthèse Ce rapport affiche la liste de tous les utilisateurs du système et les droits d'accès qui leur sont affectés. Il affiche également la liste des rôles utilisateurs affectés et les vues de poste de travail correspondantes. Ces informations servent à surveiller le système contre les fraudes, dans le cadre du respect de la conformité. Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Droits d'accès actuels par poste de travail Droits d'accès actuels par utilisateur Type de rôle Vue de poste de travail ou rôle utilisateur Ces vues de rapport présentent des descriptions détaillées prédéfinies des contenus disponibles. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse de tous les utilisateurs du système ainsi que leurs droits d'accès actuels et rôles utilisateurs SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

289 12.10 Conflits de séparation des responsabilités Synthèse Ce rapport affiche les conflits de séparation des responsabilités entre les vues de poste de travail affectées à l'utilisateur. Ces informations servent à surveiller le système pour empêcher les fraudes, dans le cadre du respect de la conformité. Vues La vue des conflits de séparation des responsabilités est disponible avec ce rapport. Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse des conflits de séparation des responsabilités entre les vues de poste de travail affectées à l'utilisateur Tous les utilisateurs actuels Synthèse Ce rapport présente la liste de tous les utilisateurs du système. Ces informations servent à prémunir le système contre les fraudes, dans le cadre du respect de la conformité. Vues La vue suivante est disponible avec ce rapport : Tous les utilisateurs actuels Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse de tous les utilisateurs actuellement dans votre système, notamment le nom d'utilisateur, la validité et si l'utilisateur est bloqué. Il indique également la date de création et le créateur de chaque utilisateur. Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 289

290 12.12 Journal d'activation et de désactivation des utilisateurs Synthèse Ce rapport affiche la liste des utilisateurs du système et la date de leur activation ou désactivation. Ces informations servent à prémunir le système contre les fraudes, dans le cadre du respect de la conformité. Vues La vue suivante est disponible avec ce rapport : Journal d'activation/de désactivation des utilisateurs Cette vue de rapport présente une description détaillée prédéfinie du contenu disponible. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse des utilisateurs et des modifications de leur statut d'activation. Les données sont triées par ID utilisateur (affichage par ordre alphabétique) et indiquent notamment quand et par qui un utilisateur a été bloqué ou débloqué Historique logiciel Synthèse Ce rapport fournit des données sur l'historique complet de votre système, notamment les données de modification, les données de version de produit, les patchs et les support packages. Vous pouvez ainsi voir d'un coup d'œil les modifications qui ont été apportées à votre système sur une période donnée. Les informations de ce rapport vous permettent de déterminer la version logicielle de votre système à tout moment. Cet élément est important, par exemple, si vous signalez un incident à SAP qui vous répond que le problème sera réglé à partir d'une collection de HotFix donnée. Ce rapport indique quand la collection de HotFix a été importée dans votre système ou, dans le cas d'un add-on, si celui-ci a été implémenté dans votre système ou version logicielle. Les utilisateurs clés peuvent accéder à ce rapport à partir de la vue Rapports des postes de travail suivants : Page d'accueil Gestion de l'application et des utilisateurs Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Vous devez spécifier une valeur pour toutes les variables obligatoires. Dans le système, les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*) SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Rapports

291 La valeur par défaut de la variable Date de début de l'historique est exactement un an avant la date du jour. Analyse du rapport Ce rapport répertorie les modifications logicielles apportées à votre système par date, en ordre décroissant. Les données suivantes sont filtrées pour ce rapport : La date Modifié le est postérieure ou identique à la date de début de l'historique. Pour une analyse plus détaillée des données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans Gestion de l'application et des utilisateurs Synthèse des sources de données dans Gestion de l'application et des utilisateurs Tous les rôles utilisateurs Synthèse Ce rapport affiche une liste des Postes de travail et Vue de poste de travail affectés à un Identifiant rôle utilisateur. Il affiche également la Restriction d'accès ou les Règles de restriction pour les vues incluses en mode d'affectation limité. Ces informations servent à surveiller les autorisations que chaque rôle utilisateur accorde aux utilisateurs, dans le cadre du respect de la conformité. Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Identifiant rôle utilisateur Poste de travail Vue Ces vues de rapport présentent des descriptions détaillées prédéfinies des contenus disponibles. Fonctionnalités Exécution du rapport Avant d'exécuter ce rapport, vous pouvez préciser les données à afficher en sélectionnant des variables. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse de tous les rôles utilisateurs du système, ainsi que le poste de travail, la vue et les restrictions et règles de restriction correspondantes qui leur sont affectés, le cas échéant. Vue Rapports P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 291

292 13 Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs 13.1 Notification - Incident mis à jour [par gestionnaire] Synthèse Le système crée cette notification pour indiquer au demandeur que le gestionnaire a ajouté de nouvelles informations à l'incident. La priorité par défaut de cette notification est la même que celle de l'incident mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Cette notification n'a pas de date d'échéance, mais elle expire automatiquement à la date spécifiée dans la configuration de gestion. Pertinence Cette notification apparaît dans la réserve de travail du demandeur lorsque le gestionnaire a ajouté des informations à l'incident sans en modifier le statut. L'utilisateur concerné reçoit cette notification dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Vous pouvez ouvrir l'incident en cliquant sur le lien dans la zone Objet pour afficher les modifications qui ont été effectuées, mais aucune action n'est requise de votre part. Pour plus d'informations, voir la documentation Utiliser les incidents. Vous pouvez confirmer la notification en sélectionnant Actions Confirmer. Si vous ne la confirmez pas, la notification expire automatiquement à la date spécifiée dans la configuration de gestion. La notification est supprimée de la réserve de travail si l'incident est clôturé ou s'il a été renvoyé au demandeur par le gestionnaire. Configuration Les options de configuration sont normalement paramétrées par votre utilisateur clé. Si vous n'avez pas l'autorisation nécessaire, contactez votre utilisateur clé. Cette notification est activée par défaut dans l'activité de configuration personnalisée Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents. Vous avez la possibilité de la désactiver ainsi que de spécifier la date d'expiration de la notification dans cette activité. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

293 la phase de configuration personnalisée puis l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation sur l'exécution de la liste des activités. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Corbeille de travail 13.2 Notification - Échéance d'incident dépassée [pour demandeur] Synthèse Le système crée cette notification pour informer le demandeur qu'un incident nécessitant une action de sa part n'a pas été modifié depuis 30 jours et sera clôturé automatiquement dans 60 jours si aucune modification n'y a été apportée d'ici-là. La priorité par défaut de cette notification est la même que celle de l'incident mais vous pouvez la modifier si nécessaire. L'échéance de cette notification est de 90 jours à partir de la date de la dernière modification de l'incident. Cette notification n'expire pas automatiquement, mais elle est supprimée de la réserve de travail lorsque le demandeur modifie l'incident ou lorsque l'incident est clôturé. Pertinence Si un incident nécessitant une action de la part du demandeur n'a fait l'objet d'aucune modification pendant 30 jours, cette notification est envoyée au demandeur. L'utilisateur concerné reçoit cette notification dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour répondre à cette notification, ouvrez l'incident pour traitement en cliquant sur le lien dans la zone Objet et effectuez l'une des actions suivantes : Si le statut de l'incident est Action du demandeur, le gestionnaire vous a retourné l'incident avec une question et vous pouvez : ajouter votre réponse et renvoyer l'incident au gestionnaire ; annuler l'incident s'il n'est plus valide. Si le statut de l'incident est Solution proposée, vous pouvez : accepter la solution proposée, et ainsi terminer l'incident ; refuser la solution proposée et renvoyer l'incident au gestionnaire ; annuler l'incident s'il n'est plus valide. Pour plus d'informations sur l'exécution de ces actions, voir la documentation Utiliser les incidents. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs PU BL IC 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 293

294 Une fois que vous avez exécuté l'une de ces actions, la notification est automatiquement terminée et supprimée de votre réserve de travail. Si vous retournez l'incident au gestionnaire, la tâche Contrôler l'incident [pour le gestionnaire] est envoyée au gestionnaire pour l'informer qu'une action est requise de sa part. Si vous choisissez de ne pas répondre à cette notification, l'incident est clôturé 90 jours après la date de la dernière modification qui y a été apportée. La notification est également terminée et supprimée de votre réserve de travail. Configuration Les options de configuration sont normalement paramétrées par votre utilisateur clé. Si vous n'avez pas l'autorisation nécessaire, contactez votre utilisateur clé. Cette notification est activée par défaut dans l'activité de configuration personnalisée Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents. Vous avez la possibilité de la désactiver dans cette activité. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation sur l'exécution de la liste des activités. Les attributs de cette notification sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Corbeille de travail 13.3 Tâche : Contrôler l'incident [pour tous les utilisateurs clés] Synthèse Le système crée cette tâche pour informer tous les utilisateurs clés qu'un nouvel incident a été signalé et qu'un gestionnaire doit lui être affecté. La priorité par défaut de cette tâche est la même que celle de l'incident mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Cette tâche n'a pas d'échéance et n'expire pas automatiquement, mais elle est supprimée de la réserve de travail lorsqu'un gestionnaire a été affecté à l'incident ou lorsque le demandeur annule l'incident. Pertinence Cette tâche apparaît dans la réserve de travail de tous les utilisateurs clés lorsqu'un nouvel incident est signalé, car n'importe quel utilisateur clé peut prendre en charge le traitement de l'incident ou affecter un autre utilisateur clé à l'incident en tant que gestionnaire SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

295 Les utilisateurs concernés reçoivent cette tâche dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour répondre à cette tâche, ouvrez l'incident pour traitement en cliquant sur le lien dans la zone Objet et effectuez l'une des actions suivantes : reprenez l'incident pour le traiter ; affectez un autre utilisateur clé à l'incident en tant que gestionnaire. Pour plus d'informations sur l'exécution de ces actions, voir Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 10]. Une fois que vous avez exécuté l'une de ces actions, la tâche est automatiquement terminée et supprimée de votre réserve de travail, ainsi que des réserves de travail de tous les autres utilisateurs clés. Le système envoie la tâche Contrôler l'incident [pour le gestionnaire] au gestionnaire pour l'informer qu'une action de sa part est nécessaire. Configuration Les attributs de cette tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Travail (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 8] 13.4 Notification - Incident mis à jour [par demandeur ou fournisseur] Synthèse Le système crée cette notification pour indiquer au gestionnaire que le demandeur ou le fournisseur a ajouté de nouvelles informations à l'incident. La priorité par défaut de cette notification est la même que celle de l'incident mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Cette notification n'a pas de date d'échéance, mais elle expire automatiquement à la date spécifiée dans la configuration de gestion. Pertinence Cette notification apparaît dans la réserve de travail du gestionnaire lorsque le demandeur ou le fournisseur a ajouté des informations à l'incident sans en modifier le statut. L'utilisateur concerné reçoit cette notification dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P UB LI C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 295

296 Réponse Vous pouvez ouvrir l'incident en cliquant sur le lien dans la zone Objet pour afficher les modifications qui ont été effectuées, mais aucune action n'est requise de votre part. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 10]. Vous pouvez confirmer la notification en sélectionnant Actions Confirmer. Dans le cas contraire, la notification expire automatiquement à la date spécifiée dans la configuration de gestion. La notification est supprimée de la réserve de travail lorsque l'incident est clôturé. Configuration Cette notification est activée par défaut dans l'activité de configuration personnalisée Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents. Vous avez la possibilité de la désactiver ainsi que de spécifier la date d'expiration de la notification dans cette activité. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation sur l'exécution de la liste des activités. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Travail (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 8] 13.5 Notification - Échéance d'incident dépassée [pour gestionnaire] Synthèse Le système crée cette notification pour informer le gestionnaire qu'un incident nécessitant une action de sa part n'a pas été modifié depuis 30 jours et sera clôturé automatiquement dans 60 jours si aucune modification n'y a été apportée d'ici-là. La priorité par défaut de cette notification est la même que celle de l'incident mais vous pouvez la modifier si nécessaire. L'échéance de cette notification est de 90 jours à partir de la date de la dernière modification de l'incident. Cette notification n'expire pas automatiquement, mais elle est supprimée de la réserve de travail lorsque le gestionnaire modifie l'incident ou lorsque l'incident est clôturé SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

297 Pertinence Si un incident nécessitant une action de la part du gestionnaire n'a fait l'objet d'aucune modification pendant 30 jours, cette notification est envoyée au gestionnaire. L'utilisateur concerné reçoit cette notification dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour répondre à cette notification, ouvrez l'incident pour traitement en cliquant sur le lien dans la zone Objet et effectuez l'une des actions suivantes : Vous pouvez proposer une solution au demandeur. Vous pouvez poser une question au demandeur ou répondre à une question de ce dernier. Vous pouvez poser une question au prestataire ou répondre à une question de ce dernier. Pour plus d'informations sur l'exécution de ces actions, voir Guide de consultation rapide Incidents (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 10]. Une fois que vous avez exécuté l'une de ces actions, la notification est automatiquement terminée et supprimée de votre réserve de travail. Si vous retournez l'incident au demandeur, la tâche Contrôler l'incident [pour le demandeur] est envoyée au demandeur pour l'informer qu'une action est requise de sa part. Si vous choisissez de ne pas répondre à cette notification, l'incident est clôturé 90 jours après la date de la dernière modification qui y a été apportée. La notification est également terminée et supprimée de votre réserve de travail. Configuration Cette notification est activée par défaut dans l'activité de configuration personnalisée Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents. Vous avez la possibilité de la désactiver dans cette activité. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents dans la liste des activités. Pour cela, vous devez ajouter l'activité Gestion des tâches de gestion pour gestion des incidents à votre projet. Pour plus d'informations, voir Ajouter ou supprimer des activités facultatives dans la section Autres tâches de la documentation sur l'exécution de la liste des activités. Les attributs de cette notification sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Guide de consultation rapide Travail (Gestion de l'application et des utilisateurs) [Page 8] Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs PU B LIC 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 297

298 13.6 Tâche : Indiquer les données utilisateur et d'accès Synthèse Cette tâche est générée automatiquement lors de la création d'un utilisateur. Un utilisateur est automatiquement créé une fois que le gestionnaire des ressources humaines a saisi les détails du salarié dans le système ou qu'un utilisateur est créé pour un partenaire. Ce type de tâche a par défaut une priorité moyenne. Cette tâche arrive à échéance un jour après la création de l'utilisateur et expire 28 jours après avoir été créée. Pertinence La tâche est destinée au manager de l'utilisateur. Le manager de l'utilisateur reçoit cette tâche dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour répondre à cette tâche, procédez comme suit : Précisez le nom du nouvel utilisateur et les restrictions d'accès pertinentes. Ajoutez les postes de travail, les vues et les restrictions d'accès dans une note jointe à la tâche puis transférez la tâche à l'utilisateur clé chargé de la gestion des utilisateurs et des accès. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion 13.7 Tâche - Gérer les utilisateurs et les données d'accès Synthèse Cette tâche est automatiquement créée lorsque : Le manager d'un nouvel utilisateur définit les droits d'accès de ce dernier et les transmet à l'utilisateur clé chargé de la gestion des utilisateurs et des accès. Un nouvel utilisateur est créé et le système n'arrive pas à déterminer son manager. Le manager répond à une demande de clarification SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

299 Ce type de tâche a par défaut une priorité moyenne. Cette tâche arrive à échéance un jour après la création de l'utilisateur et expire 28 jours après avoir été créée. Pertinence Cette tâche est destinée à l'utilisateur clé chargé de la gestion des utilisateurs et des accès. L'utilisateur clé reçoit cette tâche dans la sous-vue Travail de la vue Gestion des utilisateurs et des accès dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour répondre à cette tâche, procédez comme suit : contrôlez les données de l'utilisateur, par exemple entrez un mot de passe et affectez les postes de travail et les vues mentionnés dans Notes ; créez une demande de clarification si des précisions sont requises et envoyez-la au manager de l'utilisateur. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion 13.8 Tâche - Explication sur les autorisations utilisateurs Synthèse L'utilisateur clé chargé de la gestion des utilisateurs et des accès crée cette tâche lorsqu'il a besoin d'informations supplémentaires pour gérer les droits d'accès d'un utilisateur. Ce type de tâche a par défaut une priorité moyenne. Cette tâche arrive à échéance un jour après la création de l'utilisateur et expire 28 jours après avoir été créée. Pertinence La tâche est destinée au manager de l'utilisateur. Le manager de l'utilisateur reçoit cette tâche dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour répondre à cette tâche, saisissez les informations requises et renvoyez la tâche à l'utilisateur clé chargé de la gestion des utilisateurs et des accès. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P U BL IC 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 299

300 Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion 13.9 Tâche : Résoudre un problème de connectivité Synthèse En cas d'échec de la transmission de messages interentreprises (B2B) en raison de problèmes de connectivité, une tâche est automatiquement créée pour que l'utilisateur corrige l'erreur. Les erreurs de connectivité peuvent par exemple être dues à un mot de passe erroné, à un certificat Secure Sockets Layer (SSL) expiré ou à un temps d'arrêt du système. Cette tâche a une priorité moyenne et n'expire pas automatiquement. Pertinence Les utilisateurs clés reçoivent cette tâche dans les vues Travail et Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour corriger l'erreur et terminer cette tâche, exécutez cette dernière et suivez la proposition de solution. La proposition de solution décrite sous Description erreur et solution répertorie les actions recommandées et le résultat attendu. Vous pouvez traiter la tâche de la manière suivante : 1. Dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ouvrez la recherche étendue et sélectionnez le type de document Vue de suivi du message de document commercial. Vous pouvez également aller à la vue Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs puis sélectionner l'option d'affichage Tâches en cours. 2. Dans les deux cas, sélectionnez la tâche à traiter, cliquez sur Traiter ou sur le lien figurant dans la colonne Objet, et notez la proposition de solution. Pour plus d'informations, voir Erreurs de connectivité : analyse des erreurs [Page 125]. Une fois l'erreur corrigée, vous pouvez relancer le message. Si l'erreur ne peut pas être corrigée, vous pouvez annuler le message SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

301 Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale Gestion des tâches de gestion Tâche : Résoudre un incident de mappage (message reçu) Synthèse En cas d'échec de la transmission de messages interentreprises (B2B) reçus en raison de problèmes de mappage, une tâche est automatiquement créée pour que l'utilisateur clé résolve l'erreur. Une erreur de mappage peut par exemple survenir si l'unité de quantité utilisée par le système émetteur pour un produit est inconnue du système SAP Business ByDesign. Cette tâche a une priorité moyenne et n'expire pas automatiquement. Pertinence Les utilisateurs clés reçoivent cette tâche dans les vues Travail et Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour corriger l'erreur et terminer cette tâche, exécutez cette dernière et suivez la proposition de solution. La proposition de solution décrite sous Description erreur et solution répertorie les actions recommandées et le résultat attendu. Vous pouvez traiter la tâche de la manière suivante : 1. Dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ouvrez la recherche étendue et sélectionnez le type de document Vue de suivi du message de document commercial. Vous pouvez également aller à la vue Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs puis sélectionner l'option d'affichage Tâches en cours. 2. Dans les deux cas, sélectionnez la tâche à traiter, cliquez sur Traiter ou sur le lien figurant dans la colonne Objet, et notez la proposition de solution. Une fois l'erreur corrigée, vous pouvez relancer le message. Si l'erreur ne peut pas être corrigée, vous pouvez annuler le message. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P UB L IC 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 301

302 Voir aussi Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale Gestion des tâches de gestion Tâche : Résoudre un incident de mappage (message envoyé) Synthèse En cas d'échec de la transmission de messages interentreprises (B2B) envoyés en raison de problèmes de mappage, une tâche est automatiquement créée pour que l'utilisateur corrige l'erreur. Une erreur de mappage peut par exemple survenir si le code de motif utilisé par le système SAP Business ByDesign pour annuler un poste de commande d'achat est inconnu du système récepteur. Cette tâche a une priorité moyenne et n'expire pas automatiquement. Pertinence Les utilisateurs clés reçoivent cette tâche dans les vues Travail et Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Réponse Pour corriger l'erreur et terminer cette tâche, exécutez cette dernière et suivez la proposition de solution. La proposition de solution décrite sous Description erreur et solution répertorie les actions recommandées et le résultat attendu. Vous pouvez traiter la tâche de la manière suivante : 1. Dans la vue Travail du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, ouvrez la recherche étendue et sélectionnez le type de document Vue de suivi du message de document commercial. Vous pouvez également aller à la vue Suivi de la communication commerciale du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs puis sélectionner l'option d'affichage Tâches en cours. 2. Dans les deux cas, sélectionnez la tâche à traiter, cliquez sur Traiter ou sur le lien figurant dans la colonne Objet, et notez la proposition de solution. Une fois l'erreur corrigée, vous pouvez relancer le message. Si l'erreur ne peut pas être corrigée, vous pouvez annuler le message. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Guide de consultation rapide Suivi de la communication commerciale SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

303 Gestion des tâches de gestion Notification : Vos droits d'accès ont été modifiés. Synthèse Lorsque les droits d'accès d'un salarié changent, le système en informe automatiquement l'intéressé. Les salariés qui reçoivent la notification peuvent l'utiliser pour confirmer le changement, contrôler directement les droits d'accès révisés ou contacter la personne responsable en cas de besoin de changement supplémentaire. Ce type de tâche a par défaut une priorité moyenne. Elle arrive à échéance un jour après la création de l'utilisateur et expire 28 jours après avoir été créée. Pertinence Chaque notification de ce type fait référence à un salarié spécifique. L'utilisateur concerné reçoit alors cette notification dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour répondre à cette notification, procédez de l'une des manières suivantes : Ouvrez la notification et confirmez-la directement. Cette action retire automatiquement la notification de la réserve de travail dans votre sous-vue Corbeille d'arrivée. Ouvrez la notification et contrôlez les droits d'accès révisés : Si les droits d'accès révisés sont appropriés, confirmez la notification. Si les droits d'accès révisés ne sont pas appropriés, faites suivre la notification à la personne chargée de leur modification, en ajoutant une note pour solliciter une modification ou des informations supplémentaires. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion Tâche : Résoudre une erreur de sortie Synthèse Lorsqu'un document est envoyé à une file d'attente, une adresse ou un numéro de fax et que la transmission échoue, le propriétaire du document reçoit une notification d'erreur de sortie. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P UB LI C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 303

304 Pertinence Le propriétaire du document reçoit cette tâche dans le poste de travail Page d'accueil, au niveau de la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail. En général, il s'agit du salarié qui a déclenché la sortie du document. Toutefois, les exceptions suivantes s'appliquent : le propriétaire du document des chèques émis est toujours le créateur du chèque et, dans les achats, l'acheteur responsable est toujours le propriétaire du document. Chaque tâche d'erreur de sortie correspond à un type d'erreur différent. Cela signifie que si plusieurs documents sont envoyés au même canal de sortie qui contient l'erreur, plusieurs documents sont listés dans une même tâche d'erreur de sortie. En cliquant sur le titre de l'erreur de sortie dans la colone Objet, vous pouvez afficher tous les documents de sortie en échec en raison de l'erreur décrite dans la tâche. Les erreurs de sortie peuvent avoir différentes causes. Vous pouvez parvenir à en résoudre certaines, alors que d'autres demandent l'intervention d'un utilisateur clé. Lisez toujours les informations détaillées sur l'erreur afin de trouver la meilleure façon de la résoudre. Vous pouvez également accéder à l'écran Erreur de sortie à partir de l'onglet Historique de sortie du document commercial dont la transmission a échoué. Dans l'historique de sortie, un lien vers l'écran Erreur de sortie est affiché si la sortie d'un document a échoué. Dans ce cas, seuls les détails de l'erreur concernant le document individuel sont affichés, mais les autres documents affectés n'apparaissent pas. Réponse Pour résoudre cette erreur : 1. Ouvrez l'écran Erreur de sortie en cliquant sur la ligne d'objet de la tâche. 2. Lisez la description et, selon le type d'erreur, procédez de l'une ou l'autre des façons suivantes : Si vous pouvez résoudre l'erreur, cliquez sur Détails pour consulter les informations détaillées concernant la façon de la résoudre. Si l'erreur peut uniquement être résolue par un utilisateur clé, cliquez sur Détails pour consulter les informations détaillées sur l'erreur, puis contactez l'utilisateur clé. Lorsque l'envoi d'un document réussit, le document est retiré de la liste. Une fois toutes les erreurs résolues, la tâche est retirée de votre corbeille d'arrivée. Sinon, vous pouvez également supprimer la tâche de votre réserve de travail. Cela peut être nécessaire si le problème a été résolu par d'autres moyens. Configuration Les attributs de ce type de tâche sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés. Voir aussi Gestion des tâches de gestion SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

305 13.14 Tâche Confirmer l'activité de processus de mise en conformité IT Synthèse Cette tâche est créée automatiquement pour informer un utilisateur qu'il doit documenter et confirmer l'activité de processus de mise en conformité IT. Ce type de tâche a toujours une priorité moyenne. La tâche arrive automatiquement à expiration lorsque le temps de traitement maximal est écoulé. Ce temps de traitement est indiqué dans l'accord de service que vous avez avec SAP. Si vous n'avez pas terminé cette tâche à l'issue de ce temps de traitement, l'activité est automatiquement confirmée et fermée. Pertinence Cette tâche figure dans la réserve de travail de l'utilisateur affecté comme responsable de l'activité de processus de mise en conformité IT. L'utilisateur concerné reçoit cette tâche dans la sous-vue Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour répondre à cette tâche, procédez comme suit : 1. Ouvrez l'activité à partir de la tâche et effectuez les étapes décrites. 2. Documentez vos actions dans la zone Commentaire. Vous pouvez aussi ajouter une pièce jointe ou un rapport d'incident, si nécessaire. 3. Sauvegardez l'activité. La tâche est alors supprimée de votre corbeille d'arrivée. Configuration Les options de configuration sont normalement paramétrées par votre utilisateur clé. Si vous n'avez pas l'autorisation nécessaire, contactez votre utilisateur clé. Vous pouvez activer une fonction de rappel qui activera la priorité de la tâche sur Élevée au-delà d'un délai défini. Vous avez la possibilité de configurer certains éléments de ce type de tâche à l'aide de l'activité de configuration personnalisée Contrôles généraux IT. Pour trouver cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Contrôles généraux IT dans la liste des activités. Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P UB L IC 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 305

306 Voir aussi Gestion des tâches de gestion Processus de mise en conformité IT [Page 158] Guide de consultation rapide Mise en conformité IT [Page 157] Tâche : Tâches créées manuellement Synthèse Vous pouvez créer des tâches dans tous les contextes commerciaux. Vous créez manuellement une tâche avec référence à un document commercial lié. Vous entrez l'objet, fournissez des détails en ajoutant une note ou des pièces jointes et envoyez la tâche au destinataire concerné. La liste des destinataires potentiels disponibles de la zone À est restreinte aux utilisateurs qui disposent d'une autorisation d'accès au document commercial pour lequel vous créez la tâche. Les tâches créées manuellement ont par défaut la priorité Moyenne et ont une échéance de sept jours. Elles doivent être traitées manuellement par le destinataire. Pertinence Les utilisateurs reçoivent les tâches créées manuellement dans la Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Réponse Pour exécuter la tâche créée manuellement, reportez-vous aux informations fournies par l'expéditeur. Ouvrez les détails du document commercial associé et effectuez les actions requises pour résoudre le problème. Les tâches créées manuellement sont créées en dehors du scénario de gestion standard et offrent aux utilisateurs un plus grand éventail d'actions possibles. C'est pourquoi il n'existe pas d'actions prédéfinies à utiliser pour traiter une tâche créée manuellement. C'est au destinataire de décider quelles actions sont appropriées. Une fois que vous avez effectué les actions permettant de résoudre le problème, vous devez fermer la tâche créée manuellement. Sélectionnez la tâche correspondante dans la Corbeille d'arrivée de la vue Travail du poste de travail Page d'accueil. Sous Actions, cliquez sur Terminer. Vous pouvez également terminer la tâche en ouvrant sa description détaillée, en cliquant sur Actions puis en sélectionnant Terminer. Si vous ne répondez pas à la tâche créée manuellement, elle reste dans votre réserve de travail. Les tâches créées manuellement ne sont pas automatiquement fermées. Configuration Les attributs des tâches créées manuellement sont entièrement prédéfinis et ne peuvent pas être configurés SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs

307 Voir aussi Gestion des tâches de gestion Utiliser les tâches, les notifications et les alertes Types de tâches Gestion de l'application et des utilisateurs P UB LI C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 307

308 14 Guide de consultation rapide Règles de workflow À propos de ce document Sous Gestion de l'application et des utilisateurs Règles de workflow, vous pouvez créer, traiter et activer des règles de mises à jour des zones automatiques et de notifications flexibles. Les mises à jour des zones permettent la modification automatique du contenu d'une zone lorsque des conditions définies sont remplies. Des notifications sont envoyées aux utilisateurs fonctionnels pour leur indiquer que des postes ont été modifiés sous diverses conditions et les tenir informés des tâches à effectuer consécutivement à ces modifications. Des notifications par peuvent également être envoyées aux clients. Lorsque vous définissez des règles de workflow, vous indiquez des données de base pour chaque règle, par exemple les conditions déterminant l'appel de la règle et la mise à jour d'une zone. Vous pouvez également indiquer le mode d'envoi de la notification et la liste des destinataires. Contexte de gestion Vous pouvez définir des règles de workflow portant sur les mises à jour des zones automatiques pour les éléments suivants : Tâche d'activité Taux de change Opportunité Intérêt potentiel Tâches Créer une règle de workflow Pour créer une règle de workflow, sélectionnez Créer dans la réserve de travail des règles de workflow. 1. Saisir les données de base a. Saisissez la description pour identifier la règle dans la réserve de travail. La description n'est pas visible par le destinataire de la notification. Vous pouvez également saisir la description dans les autres langues disponibles. Pour cela, cliquez sur. Pour chaque description supplémentaire à saisir, cliquez sur Ajouter ligne, sélectionnez la langue, indiquez la description et cliquez sur OK. En réponse, la solution affiche cette description aux utilisateurs qui se connectent dans la langue concernée. b. Sélectionnez l'objet de gestion (opportunité ou tâche d'activité, par exemple) auquel la règle doit être appliquée. c. Sélectionnez le calendrier d'application de la règle (facultatif). Vous pouvez choisir d'appliquer la règle lorsqu'un objet est créé ou chaque fois que l'objet est sauvegardé. Si vous ne voulez pas que la règle soit appliquée lors de la sauvegarde de l'objet, ne renseignez pas cette zone. d. Pour définir les conditions de la règle, cliquez sur Suivant. 2. Définir des conditions (facultatif) SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Guide de consultation rapide Règles de workflow

309 a. À l'étape Définir conditions, cliquez sur Ajouter groupe pour définir une condition. b. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la zone (Statut, par exemple) pour l'expression de la condition. Indiquez ensuite un opérateur relationnel et une valeur. Vous pouvez également créer des conditions à l'aide de zones d'extension. Pour pouvoir sélectionner des zones d'extension dans cet écran, vous devez auparavant les créer. c. Cochez la case Valeur avant modification de l'objet si vous voulez comparer la valeur de la zone avant la modification de l'objet. d. Le cas échéant, indiquez des conditions supplémentaires à l'aide des options suivantes : Pour ajouter une expression ET, cliquez sur Ajouter condition. Les conditions au sein d'un groupe sont des expressions ET logiques. Toutes les conditions au sein d'un groupe doivent être remplies pour que le groupe de conditions soit considéré comme rempli. Pour ajouter une expression OU, cliquez sur Ajouter groupe. Si toutes les conditions d'au moins un groupe sont remplies, la condition globale pour la règle est considérée comme remplie. e. Pour supprimer ou traiter une condition, cliquez sur les icônes correspondantes. Pour supprimer un groupe de conditions, cliquez sur Supprimer groupe. f. Pour définir les actions associées à la règle, cliquez sur Suivant. 3. Définir les actions de la règle (obligatoire) À l'étape Définir actions, sélectionnez le type de règle. Les règles de notification entraînent la création d'un élément dans Page d'accueil Travail Corbeille d'arrivée. Les règles d' entraînent l'envoi d'un de notification à la liste des destinataires et nécessitent un fichier HTML à utiliser comme modèle d' . Pour les notifications par , vous devez ajouter des fichiers HTML à la liste des types MIME autorisés dans l'activité de configuration personnalisée Types MIME autorisés pour téléchargement de document si vous voulez utiliser des modèles HTML prédéfinis pour les e- mails. Les règles d'action déclenchent des actions. Pour les règles de notification et d' , procédez comme suit : 1. Saisissez l'objet visible par le destinataire de la notification. Vous pouvez également saisir l'objet dans les autres langues disponibles. Pour cela, cliquez sur. 2. Si vous créez une notification, vous pouvez indiquer la période d'expiration de la notification (10 jour(s), par exemple). Si vous ne saisissez aucune période d'expiration, la notification expire au bout de 30 jours. 3. Si vous créez une notification par , recherchez et téléchargez le fichier HTML à utiliser comme fichier modèle. 4. Si vous créez une notification par , vous devez mapper les espaces réservés utilisés dans le modèle avec des zones de la solution. a. Cliquez sur Ajouter ligne. b. Saisissez l'espace réservé tel qu'il apparaît dans le fichier modèle que vous avez sélectionné. Guide de consultation rapide Règles de workflow P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 309

310 Tous les espaces réservés inclus dans les modèles de notifications par doivent se présenter en majuscules uniquement, ne contenir aucun caractère spécial et commencer et se terminer par le signe dièse (#). Par exemple : #ID# #COMPTE# #100# c. Effectuez une sélection dans la liste de zones affichée. La liste est dépendante de l'objet de gestion que vous avez sélectionné pour la règle de workflow. d. Vous pouvez également utiliser les espaces réservés que vous avez définis dans la ligne d'objet de la notification par Si vous créez une règle de notification, vous pouvez également définir des espaces réservés utilisables dans la ligne d'objet. Sélectionnez une valeur de zone en regard du nom de l'espace réservé prédéfini (limitée à quatre au total), puis ajoutez l'espace réservé dans le texte de l'objet. Vous pouvez, par exemple, créer une règle de workflow pour les opportunités et définir les espaces réservés prédéfinis comme suit : Espace réservé Zone &1 Statut &2 ID d'opportunité Puis, dans la ligne d'objet, ajoutez les espaces réservés comme suit : Contrôler opportunité &2 ; Opportunité a statut &1. 6. Pour les règles de notification, utilisez l'une des options suivantes ou les deux : a. Pour définir un salarié particulier comme destinataire, cliquez sur Ajouter salarié. Répétez cette sélection jusqu'à ce que vous ayez défini tous les destinataires de la notification. b. Pour définir comme destinataires les salariés d'une catégorie de responsabilité donnée, cliquez sur Ajouter détermination. Effectuez ensuite une sélection dans la liste disponible et répétez cette sélection, si besoin. 7. Pour les règles d' , utilisez l'une des options suivantes ou les deux : a. Pour définir un salarié particulier comme destinataire, cliquez sur Ajouter salarié. Répétez cette sélection jusqu'à ce que vous ayez défini tous les destinataires de la notification. b. Pour définir comme destinataires les salariés d'une catégorie de responsabilité donnée, cliquez sur Ajouter détermination. Effectuez ensuite une sélection dans la liste disponible et répétez cette sélection, si besoin. Tous les rôles partenaire peuvent être sélectionnés dans la liste. La liste de sélection complète est ajoutée de façon dynamique à l'aide de la liste de codes. De ce fait, les valeurs de la liste de sélection peuvent être modifiées. Vous pouvez utiliser les zones Responsable du compte supérieur et Équipe du compte supérieur comme filtres pour inclure uniquement la société mère dans une notification. 8. Pour vérifier et activer la règle de workflow, cliquez sur Suivant. 4. Vérifier et activer la règle de workflow SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Guide de consultation rapide Règles de workflow

311 1. Vérifiez les données de base, les conditions et les destinataires que vous avez définis pour la règle de workflow. 2. Si la règle vous semble correcte, cliquez sur Activer. Vous pouvez également activer ou désactiver les règles de workflow directement depuis la réserve de travail. 3. Cliquez sur Terminer. 4. À l'étape Confirmation, cliquez sur Fermer. Activer les règles Pour activer ou désactiver les règles, procédez comme suit : 1. Cliquez sur Actions. 2. Cliquez sur Activer ou Désactiver. Supprimer les règles Pour supprimer une règle, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer. Guide de consultation rapide Règles de workflow P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 311

312 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. Toute reproduction ou communication de la présente publication, même partielle, par quelque procédé et à quelque fin que ce soit, est interdite sans l'autorisation expresse et préalable de SAP SE ou d'une société affiliée SAP. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées par SAP AG sans préavis. Certains logiciels commercialisés par SAP SE et ses distributeurs contiennent des composants logiciels qui sont la propriété d'éditeurs tiers. Les spécifications des produits peuvent varier d un pays à l autre. Elles sont fournies par SAP SE ou une société affiliée SAP uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie d'aucune sorte. SAP ou ses sociétés affiliées ne pourront en aucun cas être tenus responsables des erreurs ou omissions relatives à ces informations. Les seules garanties pour les produits et les services de SAP ou d'une société affiliée SAP sont celles énoncées dans les éventuelles déclarations expresses de garantie qui accompagnent lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire. SAP et tous les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP SE (ou d'une société affiliée SAP) en Allemagne ainsi que dans d'autres pays. Tous les autres noms de produits et de services mentionnés sont des marques commerciales de leurs détenteurs respectifs. Pour plus d'informations sur les marques déposées, voir legal/copyright/index.epx., logo de W3C, voir licenses/by/3.0/.