Chargement des données et des emplois du temps de l ENT

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1 Guide technique des bonnes pratiques Version UDT Version 2.1 Date 03/01/2014 Auteur V 2.0 : Emmanuelle Perrier V 2.1 : Caroline L Helgoualc h

2 1. Introduction... 3 Objectifs... 3 Avant-propos Schéma général des interactions entre l ENT, les outils académiques et le logiciel d emploi du temps Détail des étapes... 7 Etape 1 - Import des élèves, des enseignants et des nomenclatures dans le logiciel d emploi du temps... 7 Fichier STS-Web / SIECLE UDT... 7 Etape 2 - Création de l emploi du temps... 9 Mise en correspondance... 9 Création des emplois du temps... 9 Bonnes pratiques... 9 Création des groupes dans UDT Etapes 3, 4, 5 - Transfert des données UDT vers STS-Web et SIECLE Vérification de la présence des groupes dans SIECLE Etapes 6 et 7 - Alimentation automatique de l annuaire fédérateur et de l ENT Vérification de la présence des groupes dans l ENT Etape 8- Import des fichiers emp_sts et sts_emp dans l ENT Export du fichier sts_emp depuis STS-Web Export du fichier emp_sts depuis UDT Import dans l ENT Bonnes pratiques STS-Web SIECLE Annexe 1 : Préparation de la structure de l établissement en début d année Annexe 2 : Peuplement des groupes à la main dans SIECLE Annexe 3 : Importer les données de STS-Web dans UDT en cours d année WebServices pour l Education 2

3 1. Introduction Le système d information de l établissement repose sur plusieurs sources d informations : les applications de l Education Nationale et le logiciel d emploi du temps. Ces applications couvrent la gestion des élèves, de la vie scolaire, des personnels enseignants et non enseignants. Les Espaces Numériques de Travail (ENT) sont alimentés par l annuaire fédérateur qui permet notamment la création automatique des comptes. L annuaire fédérateur est généré à partir du SI de l Education Nationale. La mise en place des ENT implique donc une base de données établissement fiable et complète afin que les professeurs puissent accéder notamment à leurs groupes d élèves à travers l ENT. Le bon fonctionnement d un ENT requiert la remontée vers STS-Web (qui a également pour objectif la rémunération des enseignants). C est la raison pour laquelle il est impératif de la réaliser dès que possible, même si l emploi du temps n est pas complètement finalisé. Cela n a aucune conséquence puisqu il est possible de faire autant de remontées que l on veut. Cette remontée servira à associer les professeurs avec leurs classes et de remonter les regroupements sur SIECLE. Les procédures de ce guide sont basées sur l utilisation du logiciel UnDeuxTtemps édité par la société OMT. Elles sont données à titre indicatif et leur mise en œuvre dans les établissements est à la charge de l équipe de direction. Objectifs L objectif de ce guide est d apporter aux chefs d établissement : Une visibilité sur le système d information de l Education Nationale, des interactions entre les différents modules de ce SI et des interactions avec les logiciels de vie scolaire des éditeurs privés ; Une description des bonnes pratiques pour garantir l obtention de données complètes et fiables, nécessaires à l usage des ENT ; Les points de vigilance pour assurer une alimentation correcte de l annuaire fédérateur. Pour chaque acteur du Système d Information une attention particulière doit être apportée aux éléments suivants : la saisie des élèves ; la saisie des responsables légaux ; la gestion des groupes ; l affectation des élèves dans les groupes. Avant-propos Ce guide technique s appuie sur les travaux de l Académie et le document «Guide technique des pratiques de saisie dans le Système d Information», publié par les Académies de Créteil, Paris et Versailles en mai WebServices pour l Education 3

4 2. Schéma général des interactions entre l ENT, les outils académiques et le logiciel d emploi du temps Etapes à réaliser manuellement Synchronisation automatique WebServices pour l Education 4

5 Import des élèves, des enseignants et des nomenclatures dans le logiciel d emploi du temps Cette étape s effectue avant le début d année, il n est pas nécessaire d attendre que tous les enseignants soient nommés. Les points d attention à avoir avec l arrivée de l ENT sont détaillés ci-dessous. Sélection des nomenclatures dans SIECLE Dans le module Nomenclatures de SIECLE, l établissement effectue la sélection des formations, des matières et si nécessaire la définition des matières ETP (Enseignement Technologique et Professionnel). L ENT utilise le libellé des matières de la nomenclature pour chaque MEF. Il faut donc prévoir, si besoin, de demander la création de matières académiques à la plateforme d assistance académique lorsque la matière de la nomenclature n est pas assez précise. 1 Inscription et saisie des élèves L établissement procède aux inscriptions des nouveaux élèves dans SIECLE dans l ordre suivant : Importation des dossiers issus de l affectation (post 3 ème, 6 ème ) Transfert des dossiers entre établissements publics et privés sous contrat de l Académie. Création des élèves uniquement en provenance d autres académies ou d établissements privés hors contrat ou de l étranger. Important : les élèves déjà présents dans le système d information SIECLE de l Académie ne doivent pas être recréés. Les fiches élèves ne doivent pas comporter d erreur (doublon, responsable principal non déclaré, etc.). Toute fiche élève comportant des erreurs aura des conséquences dans la remontée des données vers l annuaire de l ENT. Export STS-Web vers UDT Cette étape est essentielle pour l ensemble du dispositif notamment pour la création des comptes dans les ENT. Elle doit être réalisée au plus tôt avant la rentrée scolaire. Les enseignants, les divisions, les groupes et les nomenclatures des matières sont exportés depuis STS-Web vers le logiciel d emploi du temps. Il est essentiel de procéder à la «mise en concordance» des données STS-Web avec celles du logiciel d emploi du temps (matières, enseignants, groupes). Export SIECLE - Base élèves vers UDT Cette étape permet de récupérer les élèves dans le logiciel d emploi du temps pour, par exemple, diffuser des emplois du temps nominatifs aux élèves. Les fichiers XML à importer sont les suivants : Nomenclature, Géographie, Structures, Elèves avec adresses, Responsables avec adresses et Communs. Il convient de vérifier les rattachements matière/enseignant/discipline lors de l import dans UDT. Constitution des emplois du temps et création des groupes 2 Lors de la création des groupes et des emplois du temps, les élèves doivent obligatoirement être inscrits dans les groupes. À défaut, les agendas et les cahiers de texte des élèves n afficheront pas les enseignements dispensés en groupe dans l ENT. Lors de la création de cours complexes, vérifier la répartition en utilisant la fonction permettant d extraire les cours non exportables vers STS-Web. WebServices pour l Education 5

6 3 Transfert des données UDT vers STS-Web Avant d effectuer cette remontée, il est important de vérifier la correspondance entre les matières UDT et STS-Web. Faire de même avec les groupes n ayant pas de correspondant. Copie automatique des groupes 4 5 Les groupes d enseignement remontés dans STS-Web sont automatiquement copiés dans SIECLE. Ces groupes existent donc bien dans SIECLE mais sont vides (ils ne contiennent pas d élèves). Import des données dans SIECLE Cette opération permet de peupler vos groupes d enseignement. Elle consiste à exporter la relation élèves-groupes d UDT vers SIECLE. Cette opération est indispensable pour l affichage des cours en groupes dans l agenda et les cahiers de textes. Il est nécessaire d attendre le lendemain pour continuer la procédure (les étapes 6 et 7 se réalisent au cours de la nuit). Alimentation automatique de l annuaire fédérateur 6 L annuaire est alimenté automatiquement par les données présentes dans STS-Web et SIECLE. Les divisions, les groupes de l établissement avec leurs enseignants et élèves associés sont chargés dans l annuaire fédérateur. Alimentation automatique de l ENT 7 8 et 9 Les données présentes dans l annuaire fédérateur alimentent automatiquement l ENT. De ce fait, l ENT récupère les données de STS-Web et de SIECLE via l annuaire. Ainsi, l ENT contient la structure de votre établissement : divisions, groupes avec les utilisateurs. Il ne connaît en revanche pas encore les emplois du temps de votre établissement. Import des fichiers emp_sts et sts_emp dans l ENT Les fichiers sont à extraire depuis STS-Web (sts_emp) et depuis l emploi du temps (emp_sts) et à importer directement dans l ENT. Ce sont ces fichiers qui permettent de charger l emploi du temps dans l ENT. Il est nécessaire d attendre 15 minutes pour vérifier le bon chargement des emplois du temps. À chaque nouvel élève entrant en cours d année scolaire et ayant des enseignements en groupe, il sera nécessaire de renouveler l opération 5. Une mise à jour de la base STS-Web par le Rectorat (nomination d un enseignant) entraînera une modification de l emploi du temps et nécessitera de renouveler les étapes 1 (la partie STS-Web), 2, 3 et 8. Une modification de l emploi du temps par l établissement nécessitera de renouveler les étapes 1 et 8. WebServices pour l Education 6

7 3. Détail des étapes Etape 1 - Import des élèves, des enseignants et des nomenclatures dans le logiciel d emploi du temps Avant de réaliser ces étapes, il faut s assurer que la préparation de la structure de l établissement s est bien réalisée. Pour plus d informations, consultez l annexe 1. Fichier STS-Web / SIECLE UDT Ce premier fichier d échange, issu de STS-Web, contient les informations disponibles sur l établissement (les enseignants, la structure en divisions et les nomenclatures de matières). L'export des données issues de STS-Web a pour but d'alimenter le logiciel d'emploi du temps. Le deuxième fichier provenant de SIECLE permet de récupérer tous les élèves de l établissement dans votre logiciel UDT. Seuls les élèves déjà présents dans SIECLE seront importés dans UDT. Vous pourrez recommencer cette opération lorsque la majorité de vos élèves seront inscrits. Exportation du fichier depuis STS-Web (il est conseillé d utiliser Mozilla Firefox) 1. Ouvrir STS-Web en mode mise à jour. 2. Dans la rubrique «Export», choisir «Emploi du temps» : STS-Web crée un fichier de la forme sts_emp_rne_année.xml. 3. Enregistrer le fichier dans un dossier que vous utiliserez pour tous vos échanges de fichiers. Ne cherchez pas à ouvrir ce fichier. Exportation du fichier depuis SIECLE 1- Ouvrir l application SIECLE. 2- Sélectionner dans le menu de gauche «Exportations» puis «En XML». 3- Choisir les fichiers «Nomenclature», «Structures», «Elèves sans adresses» et «Responsables avec adresses». 4- Les enregistrer les dans votre dossier d échange. Ne pas chercher pas à ouvrir ces fichiers. Importation des fichiers dans UDT 1. Ouvrir le logiciel d emploi du temps. 2. Dans le menu «Fichier», «Liaison STS-WEB/SIECLE», choisir «Importer de la base STS- WEB/SIECLE». WebServices pour l Education 7

8 3. Dans la fenêtre qui s ouvre, choisir d abord l onglet «Elèves» et y charger le fichier provenant de SIECLE. Attention, rester sur l onglet «Elèves» et cocher la case «Conserver les élèves» avant de cliquer sur «Importer». 4. Rouvrir la fenêtre précédente et choisir ensuite l onglet «Structures et emplois du temps». Suivre les indications pour charger le fichier provenant de STS-Web. WebServices pour l Education 8

9 Etape 2 - Création de l emploi du temps Mise en correspondance Avant de créer vos emplois du temps, il faut vérifier que les données issues de STS-Web sont compatibles avec le logiciel UDT. Création des emplois du temps Lors de la création des emplois du temps, les MEF et matières issus de STS-Web ne doivent pas être modifiés dans UDT pour assurer la bonne cohérence des données lors de la remontée des emplois du temps vers STS-Web. Il est également indispensable que les élèves soient inscrits dans les groupes. Bonnes pratiques Les groupes sont créés dans le logiciel d'emploi du temps. Faire attention à les nommer de la façon la plus claire possible. Il faut que chaque futur lecteur (chef d établissement, adjoint, secrétaire, administrateur de l ENT) puisse savoir à quoi correspondent exactement ces groupes. Le nom des groupes ne doit jamais dépasser 8 caractères. À éviter euros13 Ces intitulés n ont aucune signification À faire 3HGF-34 : regroupement d élèves francophones de 3 e 3 ou 3 e 4 en histoire-géographie. 3SEA-68 : regroupement d élèves de section européenne anglais de 3 e 6 ou 3 e 8. 3EPSG-34 : regroupement des garçons de 3 e 3 ou 3 e 4 en EPS. 3LA-3568 : regroupement des latinistes de 3 e 3, 3 e 5, 3 e 6 ou 3 e 8. 3AL1-23 : regroupement d élèves de première langue allemand de 3 e 2 ou 3 e 3. 3AL2-46 : regroupement d élèves de seconde langue allemand de 3 e 4 ou 3 e 6. WebServices pour l Education 9

10 Création des groupes dans UDT Chargement des données et La procédure suivante vous permet de peupler vos groupes dans votre logiciel d emploi du temps. Si vous ne souhaitez pas peupler les groupes dans UDT, il faudra peupler les groupes dans SIECLE (voir annexe 2). Une fois que les bases élèves sont importées dans le logiciel UDT, vous pouvez vérifier classe par classe et pour chaque groupe que la cellule Gpe est bien renseignée. La compléter si nécessaire. Cliquer sur : «Affectations» > «Répartition des élèves dans les groupes». Une fenêtre s ouvre. Cocher les élèves afin de leur attribuer des groupes. Les noms des groupes en haut du tableau en violet sont des noms compatibles avec STS-Web. Effectifs Une case rouge indique une incompatibilité : un élève ne peut être dans le groupe A et dans le groupe B. WebServices pour l Education 10

11 Vérification de la compatibilité des noms des groupes avec STS-Web : Lorsque les regroupements sont réalisés par le logiciel d emploi du temps, celuici donne parfois des noms de regroupements «exotiques» qui ne correspondent à rien. Vous devez les modifier! Aller dans le menu «Affectation» puis «Groupes locaux / Regroupements». Cliquer sur l onglet «Regroupements» afin de visualiser tous les regroupements. La fenêtre affiche tous les regroupements fabriqués dans le logiciel UDT. Prenons comme exemple le regroupement : 4LATIN- 1. Le regroupement 4LATIN-1 est bien composé de 8 caractères. Par contre personne ne peut se douter que des élèves de la classe de 4 e 2 en font partie! WebServices pour l Education 11

12 Ce nommage ne correspond donc pas à la réalité. Il est judicieux pour la suite de le renommer en 4LAT-12 qui correspond à un regroupement d élèves latinistes du niveau 4 e appartenant à la classe de 4 e 1 ou 4 e 2. Etapes 3, 4, 5 - Transfert des données UDT vers STS-Web et SIECLE Il n'est pas nécessaire que l'emploi du temps complet (grille horaire et salles de cours) soit finalisé pour effectuer cette opération d'export. Vous pouvez sélectionner les cours à ne pas exporter depuis le logiciel d'emploi du temps (cours qui sont affectés à un enseignant par exemple). Cet export a une valeur fonctionnelle et non administrative. Il est normal que certaines informations ne soient pas définitives, cela ne doit pas être un frein pour effectuer cette remontée dès que possible. Vous pouvez donc effectuer l export de votre emploi du temps dès la rentrée sans attendre que tout soit définitif. La vraie remontée administrative des services aura lieu plus tard, début octobre. Si vous utilisez un ENT, il est indispensable de réaliser ce transfert dès la fin du mois d août même si des données sont incomplètes. Des modifications pouvant être demandées, il est indispensable de réaliser une copie de votre base d emploi du temps, cette base ne servant que pour l'export vers STS-Web. Export des fichiers depuis UDT Dans «Fichier» > «Liaison STS- WEB/SIECLE», choisir «Exporter vers la base STS- WEB/SIECLE». Dans la fenêtre qui s ouvre, cocher deux cases : La case «Export STS-WEB» qui sert à remonter les services. La case «Export SCONET (SIECLE)» qui permet de remonter les groupes dans SIECLE. L étape de remontée vers SIECLE est importante car elle permet de peupler vos groupes dans SIECLE. C est une pratique que vous n avez généralement pas l habitude de réaliser et il est important de la faire pour que l ENT soit pleinement fonctionnel. WebServices pour l Education 12

13 Cliquer ensuite sur Démarrer, on obtient l écran suivant. Vérifier les 5 points de la nouvelle fenêtre 1 - Contrôle des cohérences Le logiciel contrôle que votre emploi du temps est cohérent. Si ce n est pas le cas il vous indique les problèmes et ajustements à réaliser. Vous ne pouvez passer outre ces remarques. Par exemple, les groupes ne peuvent être sans élève et sont par défaut à «0». Il suffit de mettre «1» dans tous les groupes pour lever ce bloquant. De la même manière, si deux professeurs enseignent à une même classe sur une même plage horaire, il est nécessaire de préciser qu il s agit d un cours en coenseignement. 2/3 - Contrôle de la cohérence avec votre nomenclature Le logiciel contrôle ensuite la cohérence avec votre nomenclature. Il suffit de lui indiquer l emplacement du fichier «nomenclature.xml» que vous avez récupéré pour passer cette étape. 4 - Création du fichier d échange avec STS-Web et SIECLE. Les fichiers sont créés. Le logiciel indique clairement l emplacement des fichiers. Vous pouvez le copier dans le même dossier que les autres fichiers d échange. 5 - Remontée du ou des fichiers sur STS-Web et SIECLE. Il faut alors suivre le pas à pas décrit dans la capture d écran pour finaliser l opération. Le détail des transmissions est rappelé ci-dessous. Import du fichier dans STS-Web 1. Lancer STS-Web en mode mise à jour. 2. Dans le menu «Imports» choisir «Emploi du temps». 3. Indiquer l'emplacement du fichier emp_sts_rne_année.xml 4. Cocher «Importer toutes les données» et valider. WebServices pour l Education 13

14 Import du fichier dans SIECLE 1. Lancer SIECLE base élèves en mode mise à jour. 2. Aller dans «Importations» «Liens élèves-groupes depuis un logiciel privé» et suivre la procédure pour importer le fichier <RNE>ELEGROUPE<année><AAMMJJHHMMSS>.zip L intégration de ces données peut prendre jusqu à 24h. Il est nécessaire d attendre le lendemain pour continuer la procédure. Si vous obtenez un message d erreur lors de l import de fichier (du type «fichier mal formaté»), cela est dû à un problème de majuscules/minuscules dans le nom du fichier. Pour modifier le nom du fichier, aller dans le dossier correspondant, faites un clic droit sur le nom du fichier et changer la casse des lettres (majuscule/minuscule de ELEGROUPE). Ne modifiez pas les chiffres, le problème ne vient pas de là. Vérification de la présence des groupes dans SIECLE Ouvrir l application SIECLE BEE puis vérifier la présence des groupes dans «AFFECTATION» puis «Divisions/Groupes» (ne pas oublier de cocher la case Groupe). Sélectionner le groupe à vérifier puis cliquer sur «Suite». Pour vérifier le bon peuplement du groupe, vous pouvez lancer la recherche en cochant «Affectés au groupe XXX». Les élèves qui apparaissent appartiennent bien au groupe. Si vous n avez aucun élève affecté à ce groupe, cela signifie qu il est vide. WebServices pour l Education 14

15 Etapes 6 et 7 - Alimentation automatique de l annuaire fédérateur et de l ENT Les groupes peuplés dans SIECLE vont se synchroniser dans l annuaire fédérateur puis dans l ENT. Vous pouvez vérifier le bon déroulement de ces étapes en suivant la procédure suivante. Vérification de la présence des groupes dans l ENT Lorsque tous les groupes sont peuplés dans SIECLE, il faut attendre qu ils soient visibles dans l ENT avant de faire quoi que ce soit. Actuellement la remontée de SIECLE vers l annuaire fédérateur puis la descente vers l ENT se fait en fin de semaine (le samedi soir). En tant qu administrateur de l ENT, ouvrir la console d administration de votre ENT. Pour ouvrir facilement les arborescences il faut juste cliquer sur la petite flèche à gauche du nom des groupes. Dans la fenêtre de gauche cliquer sur «Groupes» puis sur «Groupes locaux» : la fenêtre de droite apparait. Cliquer ensuite dans la fenêtre de droite sur la petite flèche qui se trouve à gauche du nom de l établissement (ici «George Sand») : l arborescence s ouvre. On peut alors vérifier la présence des élèves, des professeurs, des classes, des groupes. WebServices pour l Education 15

16 On cherche la présence du groupe 4LATIN-1. Cliquer donc sur «Elèves» puis «Groupe d enseignement». Le groupe 4LATIN-1 est bien présent mais est-il peuplé? Cliquer sur la petite flèche à gauche pour ouvrir l arborescence et afficher la liste des élèves présents dans ce groupe. Ici, les différents groupes d'utilisateurs de l'ent sont bien peuplés! Il est donc possible de réaliser la liaison entre les professeurs et leurs classes / groupes dans l ENT pour qu ils puissent remplir leurs cahiers de texte, faire l appel et saisir les notes. Etape 8- Import des fichiers emp_sts et sts_emp dans l ENT Le cycle de chargement des données dans l ENT est presque terminé. Il faut maintenant importer les fichiers emp_sts et sts_emp dans l ENT pour créer les liens entre les professeurs, leurs classes/groupes et leurs emplois du temps. Les manipulations sont les mêmes que celles réalisées précédemment, ce sont les fichiers qui sont différents. WebServices pour l Education 16

17 Export du fichier sts_emp depuis STS-Web Aller dans STS-Web, menu «Exports», puis «Emploi du temps». Le fichier doit être enregistré dans le même dossier que les précédents. Ce fichier sera placé, à priori, dans votre dossier qui contient déjà un fichier portant ce nom-là, il sera renommé en sts_emp_rne_année(1).xml ou (2) ou (3) selon le nombre d exports déjà réalisés. Export du fichier emp_sts depuis UDT Ouvrir UDT puis «Fichier» «Liaison avec l ENT» «Générer les emplois du temps au format STS-Web» : Suivre ensuite le processus en 4 étapes : WebServices pour l Education 17

18 Les quatre étapes s enchainent rapidement car les vérifications ont été faites lors de la remontée vers STS-Web. Il reste à cliquer sur «Générer les fichiers de publication» pour terminer le processus. Notez l endroit où se trouve le fichier pour le retrouver rapidement. Copiez-le ensuite dans le même dossier que les fichiers précédents. Import dans l ENT 1. Se connecter à l ENT avec un compte Administrateur. 2. Dans l onglet «Vie scolaire», choisir «Scolarité». 3. Cliquer sur «Parcourir» pour aller chercher les deux fichiers générés précédemment. WebServices pour l Education 18

19 La synchronisation se fait dans le quart d heure qui suit. Vous trouverez alors un rapport de synchronisation dans la rubrique «Scolarité», résumant les données transmises à l ENT et signalant les éventuelles erreurs. Les professeurs doivent alors retrouver l intégralité des cahiers de texte de leurs classes / groupes. Ils peuvent utiliser le logiciel «Notes» et aussi faire l appel à condition que l établissement ait choisi d utiliser les modules notes et absences de l'ent. 4. Bonnes pratiques STS-Web Commencer à travailler au plus tôt sur N+1 Basculer les structures (a minima) Ne pas attendre les campagnes pour mettre STS-Web à jour o Pour traiter les problèmes en amont des échéances o Parce que les ENT utilisent les données de STS En cas d interface avec UDT o Toujours partir de STS : export des nomenclatures, structures, enseignants SIECLE Il est recommandé avant toute saisie de procéder à la recherche d un responsable déjà existant pour éviter la création de doublons. Les règles de saisie des informations élèves et responsables dans SIECLE sont rappelées ci-dessous : WebServices pour l Education 19

20 Annexe 1 : Préparation de la structure de l établissement en début d année Cette étape se réalise à la bascule d année. On ne travaille donc pas sur l année en cours! La bascule permet de créer une année de préparation et de transférer des données de l'année en cours vers l'année en préparation et d'éviter ainsi de les ressaisir. Vous pouvez choisir de reconduire ou pas votre structure pédagogique, en fonction de ce qui vous semble le plus rapide à réaliser. Concernant les groupes, il est préférable de ne pas les reconduire et de les gérer directement dans le logiciel d'emploi du temps. Vous pouvez créer et/ou modifier vos divisions si nécessaire. Contrairement à STS-Web, la bascule d'année scolaire dans SIECLE est une opération académique résultant d'une mise à jour applicative (fin mai/début juin). L'établissement scolaire n'a aucune opération à effectuer pour avoir accès à l'année en préparation : courant juin, le rectorat diffuse aux établissements scolaires les «nomenclatures profilables». Le terme «profilables» signifie qu'il appartient à chaque établissement de sélectionner les nomenclatures dont il a besoin pour sa gestion : 3 e 2, matières optionnelles. Une fois cette sélection réalisée, l établissement lance le «profilage» sur SIECLE en cliquant sur «Lancer le profilage». Ce lancement va transmettre les nomenclatures à STS-Web et initialiser la base élèves pour l année en préparation. Lors de cette étape il faut également inscrire les élèves dans l établissement et créer les nouvelles fiches élèves si besoin dans le logiciel SIECLE. WebServices pour l Education 20

21 Annexe 2 : Peuplement des groupes à la main dans SIECLE La procédure présentée en étape 5 permet de peupler automatiquement les groupes dans SIECLE. Si en cours d année vous avez seulement un élève ou deux à ajouter à des groupes d enseignements, vous pouvez les ajouter manuellement. Ouvrir SIECLE BEE en mise à jour puis vérifier la présence des groupes dans BEE menu «Affectation» puis «Divisions/Groupes» (ne pas oublier de cocher la case «Groupe»). Sélectionner le groupe souhaité et cliquer sur «Suite» (exemple ici avec le groupe de latin de 3 e ). Choix des élèves Les élèves latinistes du niveau 3 e sont connus par SIECLE. Dans les établissements l option 1 est souvent réservée à la première langue vivante, l option 2 à la seconde Ici, l option 3 est réservée au latin ou au grec. On sélectionne donc l option 3, on fait le choix du latin et on clique sur Rechercher. Tous les latinistes de 3 e NON AFFECTES apparaissent. Dans notre exemple choisissons le regroupement 3BCLAT Cocher les élèves à affecter à ce groupe puis cliquer sur «Valider». C est fait, les élèves sont affectés à ce groupe! WebServices pour l Education 21

22 Annexe 3 : Importer les données de STS-Web dans UDT en cours d année Ouvrir le logiciel UDT. Dans le menu «Fichier», sélectionner «Liaison STS- WEB/SIECLE» puis «Voir/Archiver les données de la base STS-WEB». On obtient la fenêtre suivante. Cliquer sur «Choisir» afin de trouver le fichier sts_emp que vous avez récupéré puis cliquer sur «Extraire et archiver les données STS-WEB». WebServices pour l Education 22