Cahier de clauses techniques Particulières (CCTP) Audit et mise en place d un service informatique et système d information

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1 Cahier de clauses techniques Particulières (CCTP) Audit et mise en place d un service informatique et système d information 145 avenue de la Condamine Vauvert T F Page 1 sur 9-

2 SOMMAIRE I INTRODUCTION 1 CONTEXTE 1.1.Présentation 2 OBJET DE LA CONSULTATION 2.1.Audit 2.2 Etude de 3 scénarios 2.3 Assistance à la maîtrise d ouvrage 3 CONTRAINTES 3.1. Géographiques 3.2 Techniques 3.3 Délais II DESCRIPTION DES PRESTATIONS DEMANDEES 1 INTERLOCUTEURS DU PROJET 1.1 Les chefs de projet 1.2 Le comité de pilotage 1.3 Référents SI et utilisateurs 2 L AUDIT 2.1 Déroulement 2.2 Prise en compte des objectifs et des projets 2.3 Analyse technique et financière 3 LES SCENARIOS 3.1 Conditions générales 3.2 Déroulement 3.3 Les attentes 4 ASSISTANCE A LA MISE EN PLACE 4.1 Maître d ouvrage 4.2 Nature de l assistance 5 RESULTATS DES ETUDES 5.1 Conditions générales 5.2 Les livrables 5.3 Présentations des études Page 2 sur 9-

3 I INTRODUCTION 1 CONTEXTE 1.1.Présentation La Communauté de Communes de Petite Camargue est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) situé entre Nîmes et Montpellier regroupant cinq communes : Aimargues, Aubord, Beauvoisin, Le Cailar, et Vauvert. Elle compte plus de habitants sur une superficie de hectares. Le siège social se situe 145 avenue de la Condamine VAUVERT. La Communauté de Communes a été créée en 2002 et a compétence notamment pour le développement économique et l aménagement de l espace qui sont les compétences obligatoires des communautés de communes, mais elle exerce aussi de nombreuses compétences optionnelles et facultatives qui requièrent pour chacune d entre elles des besoins technologiques spécifiques. 2 OBJET DE LA CONSULTATION Depuis sa création la Communauté de Communes de Petite Camargue bénéficie du service informatique de la commune de Vauvert par le biais d une convention de service. La structure en constante évolution souhaite maintenant se doter d un service informatique et système d information pour aider l ensemble de ses services dans l exercice de leurs missions et les assister dans le déploiement de solutions innovantes et pérennes dans l intérêt du service public. Elle aspire à créer un service structuré, performant et opérationnel. Elle souhaite trouver la solution optimum et en faire un véritable levier pour la structure. Elle souhaite s appuyer sur ses études pour prendre une décision sur le mode de gestion de ce futur service et organiser sa mutation et son financement. 2.1 Audit Pour se faire, il est attendu du prestataire en tranche ferme l analyse objective de ses services informatiques et communication (téléphonie, web..) L audit doit analyser à «360» toutes les composantes actives liées au service informatique et communication (téléphonie, web ) tant en terme de matériel que de performance et de réglementation (conformité licence et protocole de sécurité ) Les éléments recueillis serviront de base à l étude de cas. 2.2 Etude de 3 scénarios Le prestataire devra soumettre en tranche ferme les études de cas chiffrées suivant : Scénario 1 : Internalisation du S.I. Page 3 sur 9-

4 Prise en charge totale, matérielle et humaine, d un service informatique et du système d information (informatique, réseau et Télécom) Scénario 2 : Infogérance totale Prestation de service pour la prise en charge totale, matérielle et humaine, d un service informatique et système d information Scénario 3 : Infogérance partielle Prestation de service partielle pour la prise en charge, humaine ou matérielle, d un service informatique et système d information. 2.3 Assistance à la mise en place Le prestataire devra prévoir, en tranche conditionnelle, une assistance au maître d ouvrage pour le déploiement du scénario retenu. Ce service prendra fin, après constat du bon fonctionnement des solutions, celles-ci devront tenir les objectifs d amélioration déterminés par l audit. 3 CONTRAINTES 3.1 Géographiques Le siège de la structure est situé sur la commune de Vauvert, au 145 avenue de la Condamine, toutefois de nombreux services sont délocalisés sur cette même commune : -706 Avenue ampère, - Rue du Chaillot, -Rue Emile Zola -Avenue Jean Moulin Des antennes sont aussi présentes sur chaque commune membre pour les services environnement, restauration scolaire ainsi que l école de musique. 3.2 Techniques Composition du parc Informatique : Les services sont majoritairement en réseau local sur quatre serveurs de la commune de Vauvert, déclinés en 1 serveur bureautique sous windows 2000 serveur, un serveur d application C/S, SGBD et LDAP (AD), un serveur WEB (sur patte DMZ) pour les applications FullWeb et un serveur Linux (sur patte DMZ) pour la messagerie collaborative (Postfix et webmail Horde). 47 postes de travail (il s agit de micro-ordinateurs en environnement windows) 5 postes de travail fixes non reliés au réseau local communal 1 serveur non utilisé disposant d une licence windows FAX 17 Imprimantes Page 4 sur 9-

5 4 liaisons radio (dont 2 appartenant à la CCPC) raccordées à une dorsale en fibre optique, interconnectant le siège de la CCPC, la restauration scolaire, les services techniques et l APP. Le réseau IP mutualise le transport de la data et de la voix de la CCPC. Téléphonie : La téléphonie analogique : Postes fixes = 17 Standard = 1 Fax = 2 La téléphonie ToIP (Cisco) est composée de: Postes fixes répartis sur les différents sites = 39 La téléphonie mobile : Téléphones =16 Logiciels : Plusieurs logiciels métiers sont en place pour la gestion des services : Finances = Ste Berger Levrault produit finance C/S( licence d usage Mairie de Vauvert) Paie/RH = Ste Cegid produit RH Full Web (licence d usage Mairie de Vauvert) Restauration scolaire = Ste Abélium, produit Full Web Oligo sous SGBD Webdev (avec base de donnée commune avec le service ALSH de la Mairie de Vauvert) Contrôle de l assainissement SPANC = Ste Appia produit CONTROLE A sous Oracle (avec transfert de données sur tablette via Oracle 10g, pour déplacement sur le terrain) Dématérialisation des actes administratifs = Ste Caisse des dépôt, plateforme FAST Urbanisme = Ste OCI produit Netads/NetadsWeb sous Oracle SIG = QUANTUM GIS /ESRI / STAR APIC Marché public = Ste Agysoft produit MARCO sous Oracle Fiscalité = Ste FININDEV, produit Infine sous Oracle Messagerie électronique = POSTFIX et webmail HORDE Communication = Gimp/ XnView/Inkscape Bureautique = Word Excel et Power Point (MSoffice version XP 2002 ) et Libre Office 3.3 DELAIS La réalisation de l'audit ne devra toutefois pas dépasser 3 mois. Les scénarios devront être établis avant les premières commissions des finances fin décembre II DESCRIPTION DES PRESTATIONS DEMANDEES 1 INTERLOCUTEURS DU PROJET 1.1 Les chefs de projet Le directeur général des services sera le chef de projet. Il a en charge : Page 5 sur 9-

6 La création d un comité de pilotage L organisation des réunions de concertation et d information avec le personnel L organisation des réunions avec le titulaire Les présentations en bureau et en commission des finances Il a la possibilité de réunir le comité de pilotage tout au long du projet. 1.2 Le comité de pilotage La présidente de la communauté de communes assurera la présidence du comité de pilotage où chaque commune sera représentée par un élu. L administration sera représentée par le directeur général des services. Il a pour rôle de valider ou non la fin d'une phase, une étape ou une proposition clé. Elle engage la responsabilité de la collectivité et se fait sur des conclusions écrites. 1.3 Référents Pour les besoins techniques : Il sera fait appel au service en charge de l informatique pour la communauté de communes suivant la convention de mise à disposition du service informatique de la commune de Vauvert domicilié place du 8 mai 1945 à Vauvert ainsi que de la personne en charge de la téléphonie et des copieurs. Pour les besoins fonctionnels : Il sera fait appel au référent informatique désigné par la Communauté de Communes, il est par ailleurs chargés de centraliser et hiérarchiser les priorités des demandes d évolutions des utilisateurs. Le titulaire pourra faire appel au service financier pour toutes demandes liées à l analyse du parc. 2 L AUDIT 2.1 Déroulement : En collaboration avec les services concernés de la Communauté de communes, avec lesquels un allerretour permanent se déroulera, le titulaire devra organiser au moins trois réunions formelles et une présentation. Les réunions : 1 er Lancement du projet : Présentation des intervenants et de la méthode, Reformulation des objectifs et des attentes, Cadrage précis de la mise en œuvre et la méthodologie Proposition de planning de réalisation sur 3 mois maximum, 2 eme Concertation : Présentation des premières analyses Echanges sur les besoins et problèmes 3 eme Avant présentation au bureau : Page 6 sur 9-

7 Présentation des supports Echanges Présentation : Présentation de l analyse au bureau communautaire En dehors de ces réunions, la Communauté de communes pourra être sollicitée si besoin pour tout renseignement, et elle pourra également en fonction des besoins, programmer d autres réunions. Un compte-rendu de toutes les réunions sera systématiquement établi par le prestataire. Une importance majeure sera accordée à la méthodologie de travail proposée par les candidats. Le délai de réalisation de l audit ne devra toutefois pas dépasser 3 mois. 2.2 Prise en compte des objectifs et des projets : Lors des réunions le prestataire devra prendre en compte les objectifs d améliorations et projets d évolution des services à court et moyen terme. 2.3 Analyse technique et financière: L audit doit permettre l analyse à 360 de tous les composants actifs du maillage informatique existant à la Communauté de Communes tant matériel que financier et réglementaire. Notamment le prestataire devra établir un diagnostic sur : Etude de l existant (bilan du parc) Les performances et le niveau de mise à jour des postes utilisateurs le réseau et ses moyens de connexion au serveur Les serveurs Les politiques de : sauvegarde, sécurité, confidentialité. Les licences et contrats de maintenances Les coûts de fonctionnement pour une période d amortissement (6ans) concernant * les contrats de prestation pour les logiciels et outils systèmes, les progiciels métiers et bureautiques, le matériel, le réseau et les télécoms) * Les interventions liées à l assistance des utilisateurs et au bon fonctionnement du parc informatique, téléphonique, du réseau et de sa sécurité, des photocopieurs et imprimantes qu il s agisse de visites programmées ou d intervention pour pannes ou dysfonctionnements. La satisfaction des utilisateurs 3 LES SCENARIOS 3.1 Conditions : L ensemble des solutions proposées ne pourra pas être en deçà des performances préétablies par l audit et il devra tendre à une amélioration générale et être donc une force de propositions d amélioration du service. 3.2 Déroulement Les trois scénarios devront être établis avant les premières commissions des finances fin décembre afin de permettre le débat dans cette instance. Ils seront l objet à minima de deux réunions et deux présentations. Page 7 sur 9-

8 Les réunions 1 ère Lancement Proposition de planning (fin d étude pour novembre) Cadrage précis de la mise en œuvre 2 ème Avant présentation Présentation des supports Echanges Présentations 1 ère Bureau communautaire 2 ème Commission des finances En dehors de ces réunions, la Communauté de communes pourra être sollicitée si besoin pour tout renseignement, et elle pourra également en fonction des besoins, programmer d autres réunions. Un compte-rendu de toutes les réunions sera systématiquement établi par le prestataire. 3.2 Les attentes : Les investissements nécessaires : Il doit être établi la nature des investissements ainsi que les démarches réglementaires à organiser pour un résultat optimum pour la qualité du service informatique et système d information (il peut être proposé un phasage). Les coûts de fonctionnement et d investissement : Il doit être établi de façon précise les budgets nécessaires à leurs fonctionnements pour une période d amortissement (6ans) Les impacts Il doit être établi les aspects négatifs et positifs notamment en terme de sécurité et de pérennité des solutions proposées. 4 ASSISTANCE A LA MISE EN PLACE 4.1 Nature de l assistance Le prestataire devra faire une offre d assistance au maître d ouvrage pour le déploiement du scénario retenu. Il devra notamment porter assistance dans : L acquisition des moyens à mettre en œuvre La rédaction des documents techniques du dossier de consultation L analyse technique et financière des offres La participation aux différentes étapes de passation du marché jusqu'à sa notification La mise en place de procédures, d organisation et de sécurité La création de fiche de poste si besoin. Page 8 sur 9-

9 5 RESULTATS DES ETUDES 5.1 Conditions générales Il est demandé au prestataire de se conformer aux obligations de confidentialité, les données recueillies celles-ci ne pourront pas être divulguées à des fins commerciales ou personnelles. Dans le cadre de sa mission de conseil vis-à-vis de la personne publique, le titulaire est tenu d'actualiser ses connaissances durant toute l'année du marché en fonction de l'évolution de cette réglementation et de proposer spontanément l'adaptation de son système d'information. Le prestataire ne pourra affecter un (ou des) consultants autre(s) que celui ou (ceux) proposé(s) dans son offre pour exécuter cette mission, sans l'accord préalable de la Communauté de Communes de Petite Camargue. En tout état de cause, l'expérience et les compétences des personnes proposées alors devront être comparables à celles proposées initialement. 5.2 Les livrables : A l issue de chaque phase, le titulaire devra remettre des rapports écrit aux formats, papiers et numérique (Word et/ou Excel), rapportant l ensemble des éléments d analyse. Il aura aussi la charge de produire tous les documents utiles pour les présentations. 5.3 Présentations aux élus Au terme de l audit il sera demandé une présentation des conclusions lors d un bureau communautaire. Les scénarios seront quant à eux présentés au bureau communautaire et en commission des finances. Page 9 sur 9-