Société de généalogie de l Outaouais (SGO) Rapport annuel du président pour l année

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1 Introduction Société de généalogie de l Outaouais (SGO) Rapport annuel du président pour l année Il me fait plaisir de vous présenter le rapport annuel pour l année Vous le savez déjà, la Société de généalogie de l Outaouais (SGO) est une société sans but lucratif incorporée en L année dernière, nous avons célébré avec fierté son 35 e anniversaire d existence. Trente-cinq années sans interruption! Le conseil d administration En juin 2013, après de l assemblée générale annuelle, le conseil d administration était composé de six administrateurs. Entre juin 2013 et juin 2014, le conseil a accueilli quatre nouveaux administrateurs et au cours de cette même période, quatre administrateurs ont quitté le conseil. La présidence a été assurée successivement par M. Jean-Guy Ouimet, Mme Suzanne Bigras et M. Raymond Hamel. À la fin de la période , ce conseil était composé de : MM Jean-Claude Trottier, Denis Ouimet, Germain Carignan, Raymond Hamel et de Mmes Hélène Valentine et Suzanne Lesage. Les membres et les bénévoles La Société comptait 572 membres en date du 13 juin 2014, comparativement à 529 au 1er juin En 2012, il y en avait 509 à pareille date. N ayant pas de personnel rémunéré, la SGO compte sur le soutien des bénévoles pour assurer son bon fonctionnement, que ce soit au sein du conseil d administration ou au sein des différentes équipes appuyant ses activités. Au cours de la dernière année, plus de 85 bénévoles ont contribué à la bonne marche de la Société. Comme elle le fait chaque année, la Société les a honorés en leur offrant un souper d honneur le 13 avril À cette occasion, la Société a remis des certificats de reconnaissance pour souligner les 5, 10 et 15 années de service de certains d entre eux et elles. Nous aimerions rappeler ici que la Société a constamment besoin de sang neuf. Statistiques En date du 13 juin 2014, la Société comptait 572 membres au total. Répartition dans la région selon le lieu Nombre de membres % Gatineau ,3 % Outaouais (Collines de l Outaouais) 21 3,7 % Outaouais (Pontiac) 19 3,3 % Outaouais (Petite-Nation) 11 1,9 % Outaouais (Haute-Gatineau) 6 1,0 % Ottawa 85 15,4 % Est ontarien 2 0,3 % Nombre de membres demeurant dans la région ,0 % Nombre total de membres de la SGO ,0 % page 1 sur 5

2 Les partenaires La SGO continue de créer et d entretenir des liens de partenariat avec d autres organismes logeant dans le même édifice comme, entre autres, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, le Centre régional d archives de l Outaouais et la section des archives de la Ville de Gatineau. Représentation de la SGO à l extérieur de Gatineau M. Germain Carignan a représenté la SGO au Congrès de généalogie et à l assemblée générale annuelle de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie (FQSG) qui se sont tenus le 3 mai 2014 à Sherbrooke. Représentation de la SGO dans notre région Le 17 août 2013, M. Jean-Guy Ouimet et Mme Suzanne Bigras ont donné une conférence dont le thème était Le Cimetière Barber, dans le cadre de la programmation estivale 2013 de la Ville de Gatineau. Le 18 septembre 2013, Mme Bigras a représenté la SGO à l'ouverture officielle de la nouvelle exposition permanente du Musée de la Société d histoire de Buckingham. Le 8 février 2014, Mme Bigras a représenté la SGO à la réception du patrimoine de la Ville de Gatineau qui a eu lieu à Buckingham. À cette occasion, Mme Suzanne Bigras et M. Jean-Guy Ouimet ont reçu un certificat honorifique. La SGO a aussi participé à quelques événements promotionnels de ces partenaires. Représentation au sein du Réseau du patrimoine gatinois (RPG). Mis sur pied en novembre 2009, le Réseau du patrimoine gatinois (RPG) est un organisme à but non lucratif qui regroupe des organisations œuvrant dans le domaine de la muséologie, des archives, de la généalogie et de la mise en valeur du patrimoine. Mme Hélène Valentine a représenté la SGO au conseil d administration du RPG, à titre de 1 re représentante de la Société; le rôle de 2 e représentant a été assuré successivement par M. Jean- Guy Ouimet, Mme Suzanne Bigras et M. Raymond Hamel. M. Jean-Guy Ouimet a représenté la SGO au sein de sous-comités. Mme Hélène Valentine a participé au processus d embauche d une étudiante pour la période estivale. Contribution au projet de BMS2000 La SGO est une des cinq sociétés pionnières du Groupe BMS2000 fondé en 1998 et contribue activement à ce projet coopératif pour la mise en commun de données généalogiques. Au cours de , elle a été représentée par M. Jean-Guy Ouimet, coordonnateur de l équipe de saisie de données, et très brièvement par Mme Suzanne Bigras et Mme Suzanne Lesage. Version 18 La préparation de la version 18 est complétée et comprendra nouvelles fiches. Il y a 25 bénévoles qui s occupent de la saisie et des diverses autres activités liées à BMS e anniversaire du déménagement du siège social de la Société dans l édifice actuel Pour souligner le 10 e anniversaire de l aménagement de la Société dans les locaux actuels sur le page 2 sur 5

3 boulevard de la Gappe, diverses activités ont eu lieu les 17, 18 et 19 octobre 2013, notamment, une présentation des travaux des membres, une activité portes ouvertes et des visites guidées de la salle de recherche et des locaux d archives. La célébration s est déroulée conjointement avec ses partenaires logeant dans le même édifice. Le jeudi 17 octobre, un vin d honneur a été servi au cours d un événement 5 à 7. On se rappellera qu auparavant, la SGO logeait au sous-sol de l édifice Jos Monferrand situé sur la rue Hôtel-de-ville. Visibilité et promotion Dans la mesure de ses moyens, la SGO a participé à diverses activités qui ont permis de faire valoir son rôle et de contribuer à l effort collectif pour la promotion et la protection du patrimoine. En voici quelques-unes : Semaine nationale de généalogie, 23 au 30 novembre 2013 Il s agit d une initiative de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie visant à faire connaître davantage la généalogie. Dans le cadre de cet événement, les activités de la SGO incluaient : tables rondes, conférences, cours d initiation à la généalogie, visites guidées, qui ont connu un franc succès. La journée portes ouvertes du 30 novembre a attiré plus de 80 personnes, dont une quarantaine d entre elles sont devenues membres. Nos partenaires, Bibliothèque et Archives nationales du Québec à Gatineau, le Centre régional d archives de l Outaouais et la Ville de Gatineau ont aussi contribué au succès de cette journée. Salon du patrimoine de l Outaouais, 15 et 16 février 2014 Dans le cadre du Mois du patrimoine, la SGO a participé au Salon du patrimoine de l Outaouais tenu les 15 et 16 février La SGO y a maintenu un kiosque et a accueilli de nombreux visiteurs. Rencontres du patrimoine, 3 et 4 mai 2014 Il s agit de la première édition d un événement organisé par la Société Pièce sur pièce, en collaboration avec la Ville de Gatineau, qui portait sur l histoire et le patrimoine de l Outaouais. Plusieurs membres de la SGO ont assisté aux nombreuses conférences qui y ont été présentées. Quelques membres de la SGO ont prononcé des conférences à titre personnel sur des sujets qui leur tiennent à cœur. La Société Pièce sur Pièce prévoit récidiver en 2016; la SGO devrait profiter de cette nouvelle tribune pour faire connaître la généalogie de personnes et personnages de l Outaouais et par la même occasion, confirmer l importance de sa présence en Outaouais. L Outaouais généalogique bulletin trimestriel de la Société L Outaouais généalogique est publié depuis Au cours de , quatre numéros ont été produits : Automne 2013, Hiver 2014 et Printemps 2014, ainsi qu un numéro spécial du 35 e anniversaire paru en septembre Deux autres numéros seront produits d ici la fin de l année 2014, soit un en septembre et un autre en novembre. On se rappellera que la SGO avait annoncé la publication de quatre numéros par année à partir de Activités pour les membres Programmation, animation, formation Au cours de l année, la SGO a offert 6 conférences qui étaient aussi ouvertes au public. Elle a organisé 8 rencontres d entraide ainsi que des ateliers sur des sujets particuliers. La SGO a offert 7 ateliers d initiation à la généalogie, et 1 cours de paléographie. page 3 sur 5

4 Des visites à l intention des membres ont été organisées au Centre de préservation de Bibliothèque et Archives Canada. Publications de la SGO Toutes les publications de la SGO ont été numérisées. La Société n a publié aucun titre nouveau, hormis un CD contenant 300 ascendances de membres, pour souligner son 35 e anniversaire à l été À la même époque, elle a produit un DVD contenant tous les numéros de L Outaouais généalogique publiés entre janvier 1979 et décembre Bibliothèque La bibliothèque a acquis moins de livres neufs cette année, comparativement aux années antérieures. Le budget n est pas en cause. Cependant, un grand nombre de dons ont été enregistrés au catalogue. Plus d une centaine de livres et au moins 163 numéros de périodiques ont été ajoutés à la collection de la SGO. Comme vous le savez, les nouvelles acquisitions sont affichées sur la page des membres du site internet et sont aussi annoncées de notre bulletin L Outaouais généalogique. Nous déplorons la disparition de quelques livres uniques et d un grand intérêt pour les membres; ces ouvrages ne sont plus disponibles. Gestion de la salle de recherche Une équipe de 35 bénévoles, composée de 26 hommes et 9 femmes, aidée à quelques occasions d anciens bénévoles, offre des services d aide aux chercheurs. Cette équipe a fourni un total de 661 tours de garde soit heures, afin : d assurer la surveillance de la salle de recherche; et de guider un total de usagers (5 805 l an passé) dans leurs recherches. Parmi ces usagers, il y avait membres de la SGO (4 927 l an passé), et non-membres (878 l an passé). Nos statistiques démontrent que répertoires et documents ont été consultés et que 685 microfilms et 88 fiches ont été visualisés. La recherche généalogique Depuis le 20 juin 2013, date de son entrée en fonction, le responsable des recherches a ouvert 38 nouveaux dossiers et a encaissé une somme cumulative, à ce jour, de $. Communications La SGO continue d informer ses membres sur les activités offertes en diffusant régulièrement des communiqués internes. La SGO fait aussi la promotion de son organisation dans divers média : publications de la Ville de Gatineau, site du Réseau du patrimoine gatinois. Informatique En octobre 2013, la priorité a été donnée au transfert du site web et des bases de données vers le nouvel hébergeur, Hébergement Canada, et la mise en place du système de courriel d envoi de masse. Le resserrement de la sécurité au niveau de l envoi des courriels nous a forcés de changer d hébergeur pour notre site web et d utiliser un nouveau système d envoi. page 4 sur 5

5 De nouveaux ordinateurs ont été mis en service dans la salle de recherche et nous continuerons de rajeunir notre parc informatique afin de mieux vous servir. BMS2000 est maintenant disponible sur tous les postes de travail. Vers l avenir Année après année, la Société est toujours très active. Est-il nécessaire de rappeler que pour poursuivre ses activités, la SGO aura toujours besoin de bénévoles, que ce soit au sein du conseil d administration ou pour faire partie d une des nombreuses équipes qui soutiennent les activités. La SGO doit constamment renouveler ses efforts pour maintenir et accroître sa visibilité, non seulement dans le but d «attirer de nouveaux membres», mais aussi pour mieux faire comprendre l importance de son rôle dans la communauté en contribuant à des projets de nature historique et généalogique. Les publications virtuelles constituent un bon exemple et pour y arriver; la SGO devra s assurer du soutien de personnes déterminées à s engager dans de tels projets. À titre d exemple, en 2013, la Société a contribué à l exposition virtuelle «Regard sur des familles pionnières d ici» sur le site du Réseau du patrimoine gatinois; on y trouve également un outil interactif «Mosaïque des familles d aujourd hui» : Les publications et les articles portant sur la généalogie dans l Outaouais constituent d autres moyens de faire connaître le rôle de la Société. page 5 sur 5