Les fiches d'interbibly

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1 N 8 Les fiches d'interbibly agence de coopération entre les bibliothèques, les services d'archives et les centres de documentation de Champagne-Ardenne siège social : Bibliothèque municipale 1, passage Henri Vendel Châlons en Champagne bureau : 7 bis rue Thiers Châlons en Champagne tél : fax : mél : interbibly@wanadoo.fr Site : Les fiches d'interbibly sont publiées avec le concours de la Direction Régionale des Affaires Culturelles de Champagne-Ardenne et le Conseil Régional de Champagne-Ardenne. avril 2000 CRÉATION ET MAINTENANCE D'UN SITE WEB EN BIBLIOTHÈQUE, SERVICE D'ARCHIVES ET CENTRE DE DOCUMENTATION Le monde des bibliothèques est en constante évolution : évolution des enjeux, évolution des missions, évolution des publics, qui s accompagnent d une évolution (d une Révolution?) technologique. Le développement extrêmement rapide du nombre des connexions électroniques des bibliothèques, services d archives et centres de documentation, aussi bien en milieu urbain qu en milieu rural, renouvelle considérablement la coopération entre ces différents établissements. Les bibliothèques, les services d archives et les centres de documentation font partie d un réseau déjà ancien (l existence des agences régionales de coopération comme Interbibly et leurs réseaux en sont la preuve), mais les Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication ont transformé ces réseaux souvent locaux en véritables noeuds nationaux, voire internationaux. C est l instantanéité offerte par l Internet, le «réseau des réseaux», qui transforme les échanges d informations et renouvelle les liens unissant les établissements interconnectés. L avenir des bibliothèques, services d archives et centres de documentation passe par ces évolutions technologiques. Lorsqu un établissement est connecté, plusieurs applications lui sont offertes : l échange d informations sommaires par le biais du courrier électronique et la simple consultation des sites Internet sur le World Wide Web (www) ou la participation au réseau et la diffusion d informations de tout ordre, par la création d un site web propre. La création d un site web en bibliothèque, service d archives ou centre de documentation peut apparaître comme une nécessité, car elle permet non seulement de communiquer vers l extérieur, mais aussi de proposer ses services, de diffuser ses propres informations et de les mettre à la disposition de tous les ordinateurs connectés, c est-à-dire à un nombre sans cesse croissant d utilisateurs. Enfin, parce que virtuel et instantané, un site web n est jamais figé ou «fermé» comme peut l être une édition papier. En constante évolution, toujours innovant, il permet, à condition d être mis à jour régulièrement, une diffusion de l information récente, instantanée, et sans cesse réactualisée. Cette fiche d Interbibly s applique à décrire la démarche à suivre lorsque l on veut créer un site web. Elle s adresse principalement aux petites et moyennes structures n ayant aucune expérience en la matière et s appuie sur l exemple de la création récente du site d Interbibly ( I- Réflexions préalables et cahier des charges La première chose à faire lorsque l on souhaite créer un site web, c est de définir clairement son contenu, les publics visés et les moyens alloués, de répartir les tâches selon les compétences de

2 chacun et de prévoir un calendrier de réalisation et la périodicité de la maintenance. Tout doit être clairement défini, au cours de plusieurs réunions regroupant l ensemble des décideurs et des acteurs. Un certain nombre de questions doivent être posées et les réponses apportées doivent servir de cahier des charges. 1. Pourquoi créer un site web? A quoi doit servir le site? S agit-il : - d une simple carte de visite, pour se faire connaître ; - d un outil de travail, pour faire connaître ses ressources et activités et les diffuser. Pour quel(s) public(s)? le grand public : informations pratiques sur l établissement, agenda, catalogue, etc. ; un public spécifique (étudiants, chercheurs...) : communication et/ou valorisation des collections ; un public de professionnels : coopération entre bibliothèques ; institutionnels. 2. Que mettre en ligne, sous quelle forme et comment? Quelles informations mettre en ligne? informations pratiques à destination du grand public (horaires d ouverture, services proposée, etc.) ; collections : description des fonds, catalogue informatisé (voir quelle solution propose le logiciel de gestion pour mettre le catalogue en ligne) ; liens avec la ville, le site de la ville, les bibliothèques de la région, les associations culturelles, les organismes de formation, les institutions ; divers : nouvelles acquisitions, bibliographies, dossiers ou revues de presse, courrier des lecteurs, expositions virtuelles, forum de discussion (attention aux forums, dont la gestion est difficile et qui nécessitent un modérateur). Quel type de site? Commencer par une observation critique de sites existants dont le contenu se rapproche de celui à créer. S intéresser à leur forme, leur contenu. Les analyser avec une personne expérimentée. Différentes tendances se dessineront à l issue de cette observation : une présentation visuelle allégée (sobriété) ; une présentation ludique : animation, photos, illustrations (attention au poids et donc au temps de chargement!) ; des sites uniquement informatifs privilégiant le texte ; de véritables «vitrines technologiques» (souvent vides mais clinquantes!). Un dosage de tous ces éléments s impose selon le type de site voulu et selon le type d informations et de services proposés. Qui sera chargé de la réalisation du site? un prestataire dont la principale activité est la réalisation de sites web ; un prestataire «amateur» qui a une expérience dans la création de sites web ; une personne de l établissement, qui n a pas ou peu d expérience dans ce domaine. Qui sera chargé de la maintenance du site? un prestataire ; une personne de l établissement. Quelle sera la fréquence de cette maintenance? fréquence journalière ; fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire ; fréquence bimensuelle ou mensuelle. Observations importantes définir une charte graphique : elle doit être la plus proche possible de celle déjà utilisée pour la communication sur papier. Eviter une charte trop contraignante qui rend difficile la mise à jour des pages ou qui, par l usage abusif d images, rend les pages trop lentes à se charger ; prendre en compte une constante technique : le temps de chargement selon la taille de la page ; s interroger sur la compatibilité : - compatibilité avec les écrans VGA (taille standard : 480x640 pixels) ; - compatibilité avec les navigateurs Netscape Communicator et/ou Internet Explorer, et avec leurs différentes versions ; - utilisation ou non de logiciels d animation de type «Flash». II- Réalisation Une fois toutes les questions préalablement posées et lorsque toutes les réponses ont été trouvées, il est possible de passer à la réalisation du site.

3 1. Budget et coût de réalisation Budget de création matériel (micro-ordinateur, imprimante, scanner,...) et logiciels (création de pages html) : entre et F TTC (selon le choix de l hébergement, la qualité du matériel, la maintenance ou non du matériel, etc.) ; installation téléphonique : ligne analogique ou numérique pour la connexion, modem analogique ou numérique ; nom de domaine ou non, ce qui définit l adresse du site (voir rubrique «Budget de fonctionnement» pour plus de détails) ; référencement : gratuit (voir le site ou payant par «Le Relais Internet», de France Télécom, par exemple ( Coût salarial sans intervenant extérieur si compétence interne ; par un prestataire associatif : 1500 F / page créée (le coût d une page dépend de sa complexité) ; par un prestataire spécialisé privé ; avec l aide d un graphiste pour la création artistique : logo, papier peint, menu, animations (attention cependant aux droits) ; formations sur les logiciels (Photoshop, Dream Weaver, etc.) et/ou sur la création de pages web ; mise à jour régulière (dépouillement des informations, validation de la sélection, saisie, mise en page et relecture, mise en ligne, règlement des problèmes occasionnels, etc.) : - en interne (qui fait quoi et combien de temps cela nécessite-t-il?) ; - par un prestataire (coût financier et contreintes). Budget de fonctionnement abonnement téléphonique et coût des connexions ; abonnement à un fournisseur d accès payant ou fournisseur d accès gratuit ; concernant l adresse du site : - sur les pages perso d un fournisseur d accès payant, sans nom de domaine ( bibliotheque-ville...) ; - sur le site d un fournisseur d accès gratuit ( ; - en souscrivant un nom de domaine, c est-à-dire une adresse facilement identifiable ( pour un coût annuel d environ F TTC ; hébergement : - hébergement interne (pour les grandes structures uniquement) qui nécessite l achat de matériel pour la sécurité et le stockage des informations ; - hébergement en pages perso (jusqu à 30 Mo à disposition), gratuit chez les fournisseurs d accès payants (Wanadoo, AOL, Club-Internet, etc.) ; - hébergement gratuit sur le site d un fournisseur d accès gratuit (Libertysurf.fr) ou d un hébergeur gratuit (Multimania.com, chez.com) ; - hébergement sur un site déjà existant (quelques pages sur le site d une autre structure). statistiques de consultation gratuites (E-stat) ou payantes. Observations Concernant les logiciels à utiliser pour la création et/ou la maintenance du site, penser au centre de ressources considérable que constitue le «réseau des réseaux» : de nombreux logiciels (freewares ou sharewares) sont accessibles en ligne et téléchargeables, le plus souvent gratuitement. 2. Rassembler l information à mettre en ligne Sur papier, définir l arborescence du site Toute la structure (le «corps» ou «plan» du site) doit être élaborée sur papier, rubrique par rubrique. Les différentes rubriques du site (ne pas les multiplier excessivement), définies lors de l analyse préalable (voir «Réflexions préalables») doivent apparaître clairement sur la page d accueil. Un «plan du site» peut permettre une navigation plus facile. Penser aux liens entre les différentes rubriques et indiquer toujours le chemin d accès sur chaque page, ce qui permet de «remonter» rapidement à la page d accueil et de naviguer de rubriques en rubriques, directement. Choisir un système de navigation, à l intérieur du site utilisation des «frames» (= cadres) ; sans «frame» ; utilisation de séparateurs et d ascenseurs graphiques pour se déplacer à l intérieur de chaque page. Avantage des «frames» : le menu est toujours présent à l écran et la gestion de ce menu est simplifiée pour le webmestre. Inconvénients des «frames» : ils rendent l impression des pages difficile, empêchent un référencement efficace par les moteurs de recherche et masquent l URL de la page consultée. En conséquence, il est impossible de poser un signet (ou favori) sur une page précise. Les «frames» compliquent l organisation du site pour le webmestre et sont sources de nombreuses erreurs de liens. Ils compliquent la gestion des statiques de consultation et les moteurs de recherche peuvent conduire vers des éléments isolés (menu, logo, texte, etc.). L internaute ne sait plus, alors, sur quel site il se trouve, ni comment naviguer à l intérieur de ce site. Les «frames» incitent «l emprisonnement»

4 de sites externes, empêchent la lecture du site par les mal-voyants utilisant des logiciels de synthèse vocale et prennent de la place à l écran, au détriment du contenu. Les frames ont donc plus d inconvénients que d avantages et sont de moins en moins utilisés. Ecrire des pages efficaces n utiliser que du HTML standard (et non pas des «tags» propres à certains navigateurs comme Nestcape ou Internet Explorer) ; pas trop lourdes, en évitant de dépasser les 40Ko par page, images incluses) ; vérifier tous les liens et le faire régulièrement (afin de changer ceux qui doivent l être) ; vérifier souvent les liens vers d autres sites et les ouvrir dans une nouvelle fenêtre, afin de ne pas emprisonner la mise en page des autres, dans vos propre cadres (TARGET= «_blank»). III- Communication et mises à jour Une fois le site créé, il est essentiel de le faire connaître afin qu il se démarque des milliers d autres sites qui peuplent le «réseau des réseaux». Une bonne communication autour du site assurera sa fréquentation par les internautes du monde entier. Ses qualités graphiques, la qualité de son contenu et de la navigation proposée assurant quant à elles la fidélisation des visiteurs. Plusieurs choses très simples sont essentielles. 1. Communication autour du site Diffuser largement l adresse du site sur le papier à en-tête de l établissement et sur tous les documents de communication (cartes de visite, cartes de correspondance, affiches, affichettes, dépliants promotionnels, bulletins, bibliographies et autres publications) ; dans la signature de vos messages électroniques ; en diffusant son adresse auprès des webmestres des sites de même type, afin que ces derniers créent un lien vers lui. Référencement du site sur les annuaires et moteurs de recherche référencement gratuit : vous trouverez des conseils utiles sur le site ; référencement payant : voir sur le site qui propose un référencement au tarif de 904,50 F TTC. 2. Maintenance et mises à jour Mettre à jour le site régulièrement être à l affût des informations utiles pour le site ; passer le site en revue périodiquement pour voir quelles informations sont à supprimer ou à actualiser ; interroger les différents acteurs pour recueillir des idées. Quelques conseils pratiques pour la maintenance tenir à jour un tableau des fichiers utilisés ou créés, en local et en distant ; supprimer régulièrement du site les fichiers inutilisés et vérifier les liens. Certains logiciels de gestion de site facilitent ces tâches. Un site qui n est pas maintenu régulièrement devient rapidement un site fossile. Perfectionner régulièrement son savoir-faire de webmestre quelques sites recommandés : Philpage Le Guide-âne du webmestre UNGI (Un Nouveau Guide Internet) L aide-mémoire HTML de l ADBDP Axance Auditweb Eons Fiche adaptée par Interbibly (Arnaud Degrève, Magali Le Coënt et Sabine Schepens-Malthet) sur la base de l expérience de la création de son site web et de la fiche rédigée par Alain Caraco, directeur de la BDP de Savoie, vice-président et webmestre de l ADBDP (

5 ANNEXE N 1 Exemples de sites à consulter (aide à la réflexion) Bibliothèques Bibliothèque nationale de France Bibliothèque publique d information (BPI) Bibliothèque de Clairvaux Bibliothèque municipale de Lisieux Bibliothèque multimédia francophone de Limoges Bibliothèque municipale de Lyon Bibliothèque municipale de Reims Archives Direction des Archives de France (Ministère de la Culture) Association des Archivistes français Associations de bibliothécaires, centres régionaux des lettres (CRL) et agences de coopération entre les bibliothèques ABF (Association des bibliothécaires français) ADBDP (Association des directeurs de BDP) CRL Basse-Normandie CRL Midi-Pyrénées FFCB (Fédération française de coopération entre les bibliothèques) Interbibly CLLR Centres de documentation CIELJ (Centre international d études en littérature de jeunesse) Divers Biblio On Line Club Utilisateurs Opsys Rhône-Alpes Le Relais Internet ReVoDoc Quelques sites multimédia * (utilisant des animations de type «Flash») Time Code Production (créations graphiques, Reims) La Maison Poaplume (créations graphiques, Bordeaux) Mono*crafts (créations graphiques, Tokyo, Japon) * Pour lire les animations que proposent ces sites, il est nécessaire de télécharger le plug-in «Flash» (petit programme gratuit), disponible entre autres, sur le site de Macromedia ( D autres sites multimédia sont référencés sur le site consacré aux animations de type «Flash».

6 ANNEXE N 2 Questionnaire préalable, reproduit avec l aimable autorisation de Alain Caraco, directeur de la BDP de Savoie, webmestre du site de l ADBDP ( 1. A quoi va servir le site web? - une carte de visite - un outil de travail 2. Quel est le public visé? - les professionnels - le grand public 3. Quelle information mettre en ligne? - présenter tous les documents, sur papier et, si possible, sur disquette ou cédérom - quelle solution propose votre logiciel de gestion pour mettre le catalogue en ligne? 4. Quel hébergeur? - hébergeur gratuit (Multimania.com, chez.com, etc.) - fournisseur d accès payant (Wanadoo, AOL, Club-Internet...) - hébergeur local 5. Quel nom de domaine? Le nom pressenti est-il libre? exemples de nom de domaine : - sur multimania : - sur page perso de wanadoo : - sur le site de la ville : - nom de domaine propre : ou (ou.org ou.net) 6. Quel look? - sobre - clinquant 7. Quel mode de navigation? - simple - sophistiqué 8. Quels critères techniques? - compatible écrans VGA (480 X 640 pixels) - compatible tous navigateurs - avec ou sans «frame» 9. Quelle charte graphique? - préparer un maximum de spécimens sur papier et, si possible sur disquette ou cédérom 10. Qui va collecter l information? - lors de la création initiale du site - lors des mises à jour 11. Qui va valider l information? - lors de la création initiale du site - lors des mises à jour 12. Qui va réaliser le site? - un sous-traitant - un membre de l équipe (quels sont son équipement et sa formation?) 13. Qui va maintenir le site? - un sous-traitant - un membre de l équipe (quels sont son équipement et sa formation?) 14. Quelles statistiques? - statistiques payantes - statistiques gratuites 15. Quel référencement dans les annuaires et moteurs de recherche? - référencement gratuit - référencement payant

7 Pour pouvoir répondre de façon motivée à ces questions, il est nécessaire de se faire une «culture du web», en visitant de nombreux sites, intéressants par leur contenu et par leur forme, et de les analyser, à l aide d une personne expérimentée (voir liste de sites à consulter, en ANNEXE N 1) ANNEXE N 3 L exemple du site d Interbibly Calendrier de réalisation Janvier 1999 : lancement de l idée d un site web pour Interbibly, lors d un Conseil d Administration. Mise en place d une commission «Site web Interbibly». Février-avril 1999 : renseignements sur les coûts, les tarifs des prestataires, le matériel nécessaire, etc., auprès de professionnels, et demande de subventions. Choix d un prestataire. 28 mai 1999 : première réunion des membres de la commission «Site web Interbibly». Visite des sites conseillés par le prestataire et réponses au questionnaire préalable fourni, afin de définir la structure générale du site et son contenu, réflexion sur la charte graphique, les moyens et les coûts matériels et humains, etc. 7 Juillet 1999 : seconde réunion des membres de la commission «Site web Interbibly» en compagnie du prestataire choisi. Nouvelle visite des sites conseillés, établissement d un cahier des charges d après les réponses apportées au questionnaire préalable. Définition du calendrier de réalisation Août 1999 : livraison du matériel et création de la structure principale du site (dans les bureaux de l association et sur le matériel acheté). Création réalisée par le prestataire et formation de la personne devant maintenir le site. Septembre 1999 : achèvement de la réalisation de la structure principale du site d Interbibly en interne, en vue de sa démonstration en Conseil d Administration. Octobre 1999-Mars 2000 : évolution du site et développement de son contenu, mises à jour hebdomadaires. Novembre-Décembre 1999 : promotion de l adresse du site auprès des partenaires et adhérents de l association. Janvier-Avril 2000 : développement du contenu du site (nouveaux services et nouvelle mise en page). Mars 2000 : référencement auprès des moteurs de recherche par «Le Relais Internet». Mai 2000 : présentation officielle du site d Interbibly en Assemblée Générale. Budget et coût * Matériel utilisé Unité centrale Hewlett Packard Pentium III 450MH - 128Mo SDRAM- 8,4Go - Windows 98 Ecran HP pouces Scanner HP 6200 C SCSI&USB Imprimante HP couleur deskjet 895Cxi Modem Djinn USB (numérique) Carte PCI Ethernet DE528CT BNC Lecteur ZIP 250Mo Iomega ou graveur externe HP 2x2x6 port parallèle Onduleur APC 650 Va min Prise multiple anti-foudre APC Kit de 5 disquettes ZIP 250 Mo Logiciels utilisés MS Office Pro 2000 Photoshop 5.5 Omnipage Pro 9.0 Macromedia Dream Weaver 2.0 Winzip Logiciel de télémaintenance Laplink Tech Contrat de maintenance souscrit Support Pack HP Vectra 3 ans Support Pack Ecran HP Support Pack Scanner HP 6200 Support Pack Imprimante HP Budget de création et de fonctionnement Installation d'une ligne numérique Nom de domaine (interbibly.org) Référencement par «Le Relais Internet» Abonnement Wanadoo (France Telecom) Communications téléphoniques Formation sur les logiciels, stages, etc. * La configuration (matériel et logiciels utilisés) choisie, le contrat de maintenance souscrit et le budget de création et de fonctionnement décrits ici ne constituent en aucun cas une obligation et ne sont donnés que pour illustrer l exemple de la création du site d Interbibly. Cette configuration est susceptible de varier considérablement selon le type de site choisi.

8 Quelques conseils... pour finir Temps pour la réalisation et la mise à jour (exemple pour le site d Interbibly) Temps bien plus long que ce qui avait été prévu initialement pour créer toute la structure du site, en évolution constante. Compter un jour à un jour et demi de travail hebdomadaire sur le site, si sa structure n est pas achevée, mais seulement deux à quatre heures pour une simple mise à jour (de l agenda, des actualités ou nouvelles images, etc.). Compétences Acheter le matériel et les logiciels selon les compétences du webmestre (matériel de qualité mais logiciels simples d utilisation dans le cas d un webmestre débutant). Penser à la formation que nécessitent des logiciels comme Dream Weaver ou Photoshop (logiciels professionnels). Référencement Faire le référencement soi-même ou confier cette tâche à un prestataire, selon les compétences du webmestre. «Le Relais Internet» s occupe de ce référencement (prestation payante). Mise en ligne et calendrier Eviter de mettre le site en ligne avant que sa structure générale ne soit complètement achevée. Ne pas définir un calendrier de réalisation trop court et ne pas programmer la démonstration officielle du site trop tôt. Attendre que le site soit achevé pour communiquer son adresse et en faire la promotion. Validation de l information La validation par le responsable de l établissement, de toutes les informations mises en ligne est essentielle mais difficile à appliquer. Imprimer sur papier les pages du site avant leur mise en ligne permet bien souvent de voir (et donc de corriger) les erreurs et/ou fautes d orthographe. Consultation du site Consulter son site dès que l on vient de mettre à jour certains de ses fichiers permet de vérifier que toutes les mises à jour ont été correctement effectuées. Penser à mettre en ligne les nouvelles images sur le site distant. Une consultation régulière du site, en ligne, permet de s assurer de son bon fonctionnement, de sa cohérence et de sa mise à jour, et de le faire évoluer pour le rendre encore plus performant (pertinent).