Un outil pour le calcul des prix en boucherie Version 1.03

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1 Un outil pour le calcul des prix en boucherie Version 1.03 Présentation Nous mettons à votre disposition une série de 6 classeurs Excel destinés à faciliter le calcul des prix dans les rayons viande. Ces classeurs ont été développés et testés sous Windows avec Excel A chaque espèce viande correspond un classeur différent. Pour faciliter la prise en main, les classeurs fournis incluent la liste officielle des morceaux pour les espèces les plus couramment commercialisées. La feuille supplémentaire «simulation_vierge.xls» pourra être utilisée comme modèle si vous vendez une espèce moins courante que le bœuf, le veau, l agneau, le porc ou le cheval. Chaque classeur est déjà construit. Les formules de calcul et la mise en page sont définies. Vous n avez qu à fournir les éléments intervenant dans le calcul : 1. Les caractéristiques du rayon viande : Coefficient de marge, marge /Kg,, mode d arrondi, % de Tva 2. Votre liste personnalisée de morceaux. 3. Vos découpes ou rendements. 4. Pour chaque morceau, son prix moyen de vente et le prix TTC affiché en boutique. 5. Votre achat : Le poids, le prix d achat et le type de carcasse achetée. Les quatre premiers éléments devront être renseignés dans le cadre d une procédure de mise en route. Ensuite, dans la mesure où vous prenez soin d enregistrer le classeur après chaque usage, seules les caractéristiques de l arrivage du jour auront à être renseignées (poids, prix d achat et type de carcasse) pour que vous ayez immédiatement en main les éléments chiffrés justifiant ou pas un réajustement de prix. L objectif de cet outil est donc de : Vérifier rapidement si une grille de prix de vente permet de dégager la marge prévue dans un rayon viande. Rectifier simplement les prix de vente en cas de marge incorrecte ou de besoin d une grille de prix promotionnelle. Table des matières Présentation...1 La mise en route...2 Chargement du classeur...2 Présentation des éléments du classeur...3 La feuille «Simulateur»...3 La feuille «Entier»...4 La description du rayon...5 Le nom des morceaux de l espèce...7 Les prix boutique...8 Les prix moyens...9 La saisie de la découpe...10 Comment ajouter une découpe?...11 Le calcul des prix...13 Rectifier vos prix manuellement...15 Rectifier vos prix automatiquement...15 Revenir à une étape précédente de la simulation...17 Annexes...18 Supprimer la fenêtre d avertissement au chargement de la feuille...18 Page 1 sur 18

2 La mise en route La mise en route n est à faire qu une fois. Elle consiste à personnaliser le classeur à vos usages. Le mode de fonctionnement de chacun des classeurs est identique. Pour l exemple, nous simulerons la mise en route de l agneau car le nombre de morceaux est relativement restreint. Le classeur correspondant à cette espèce se nomme «simulation_agneau.xls» Avant de commencer il est préférable de sauvegarder simulation_agneau.xls dans un autre répertoire de votre disque dur ou sous un autre nom, de manière à pouvoir revenir à la version d origine en cas de fausse manipulation. Chargement du classeur Ouvrez le classeur simulation_agneau.xls sous Excel Selon le niveau de sécurité relatif aux macros vous pouvez obtenir dans Excel la fenêtre d alerte reproduite ici. Ce message est normal. Nous avons été obligés d enrichir les fonctionnalités d Excel de quelques macros afin de mieux gérer le calcul des prix. Excel vous avertit que l exécution de toute macro d origine inconnue présente un risque. Les macros du classeur n effectuant aucune opération dommageable, Voir en annexe comment éviter l apparition systématique de ce message. Cliquez sur le bouton «Activer les macros» Votre classeur est chargé.!! Page 2 sur 18

3 Présentation des éléments du classeur Pour le moment, le classeur est composé deux feuilles. La première s intitule «Simulateur» et la suivante «Entier» La feuille «Simulateur» A E B F C G D H Elément A B C D E F G H Descriptif Encadré destiné à recevoir les paramètres de fonctionnement de votre rayon. Encadré où vous devrez saisir les caractéristiques de l achat du jour. Colonne où vous devez saisir votre liste personnelle de morceaux Nom de la feuille de calcul active. Barre d outils destinée à recalculer les prix, enregistrer un instantané de la simulation, restituer un instantané, ou effectuer diverses recopies. Encadré où apparaît le bilan financier calculé automatiquement à partir de l achat, des prix boutique etc.. Triangle rouge indiquant l existence d une bulle d aide. Placez votre pointeur souris dans la cellule pour la faire apparaître. Nom de la feuille décrivant la découpe d un entier. C est dans la feuille «Simulateur» que vous allez, indiquer vos principaux paramètres de fonctionnement, enregistrer l achat du jour, vérifier la marge et éventuellement rectifier la grille de prix. Les feuilles suivantes sont réservées à la description de vos découpes. Bien qu il n y en ait pour le moment qu une seule, vous pourrez avoir autant de découpes que le tableur autorise de feuilles dans un classeur. Soit un nombre largement suffisant pour vos besoins. Pour calculer vos prix, vous devez avoir au moins une découpe. Pour cette raison, le classeur est livré avec la feuille correspondant à la découpe de l entier. Cliquez sur l onglet du bas intitulé «Entier» pour faire apparaître la fiche découpe. Page 3 sur 18

4 La feuille «Entier» A B E F G C H D Elément Descriptif A Encadré destiné à recevoir votre description de la découpe. Ces informations n interviennent pas dans le calcul des prix. Elles sont affichées pour information dans la feuille «Simulateur» si la découpe est sélectionnée. B Encadré où figure le récapitulatif des poids de la découpe et le rendement. Seul le poids avant découpe doit être saisi. C Votre liste de morceaux. D Le nom de la feuille de calcul active. E Colonne où vous devez saisir le poids de chaque morceau après découpe. F Colonne où vous devez saisir le pourcentage de pertes que vous pensez avoir à subir sur le morceau avant qu il soit ne commercialisé. G Colonne calculée automatiquement H Colonne calculée automatiquement Nous verrons plus tard comment compléter cette feuille et enrichir votre classeur d une nouvelle découpe. Pour le moment, nous allons commencer la mise en route. Cliquez sur l onglet Simulateur pour revenir à la première feuille. Page 4 sur 18

5 Important!!!! Toutes cellules écrites à l encre bleue dans le classeur peuvent être librement modifiées. Il s agit de vos paramètres de calcul. Par contre, ne surtout pas modifier le contenu des cellules écrites à l encre noire. Elles contiennent généralement des libellés ou des formules de calcul qu il ne faut pas altérer sous peine de dysfonctionnements. Il est également interdit d insérer, de supprimer des lignes ou colonnes et de trier dans le classeur. La description du rayon La première chose à faire est de compléter l encadré intitulé Description du Rayon 1) Le mode de calcul de la marge idéale dans le rayon (Cellule B5) Rectifiez l intitulé de l espèce s il ne vous convient pas Choisissez dans la liste le mode de calcul de la marge idéale Saisissez le coefficient de marge à appliquer dans le rayon. ou le montant de la marge en au kilo à dégager. (voir explications plus bas) Rectifiez le taux de tva si nécessaire. Choisissez dans la liste le type d arrondi souhaité lors des calculs de prix (voir explications plus bas) Vous avez le choix entre 2 modes. Soit appliquer un coefficient de marge, soit dégager un montant en par kilo de viande achetée Contrairement aux autres cellules, la sélection du mode de calcul de la marge idéale se fait en choisissant dans une liste. N essayez pas de taper une valeur.!!! Dès que vous êtes positionné(e) dans la cellule B5 Cliquez sur le triangle noir pour ouvrir la liste. Cliquez dans la liste sur la valeur qui vous convient. NB : Le mode de calcul, comme tous les arguments pourra être rectifié par la suite. 2) Le coefficient de marge, le montant de la marge en par kilo ou le % de marque sur TTC ou le % de marge sur CA HT (Cellule D5) Il s agit de l information la plus importante de cet encadré. C est à vous d indiquer la valeur qui vous semble la plus appropriée pour atteindre vos objectifs. A) Si vous avez choisi d appliquer un coefficient de marge : Ce coefficient peut s exprimer de plusieurs manières selon que l on prenne le chiffre d affaires comme base ou le montant des achats. Page 5 sur 18

6 Dans ce classeur, la base de calcul est le montant hors taxes de l achat. Saisir un coefficient de indique que vous voulez que chaque 1,00 de marchandise achetée génère un chiffre d affaires hors taxes de 1,50 et donc une marge brute de 0,50 Si vous ne connaissez pas exactement le coefficient appliqué dans votre rayon, indiquez pour le moment une valeur estimée. Dès la saisie du premier achat, il sera calculé avec précision et affiché dans la cellule J7. Si vous le jugez satisfaisant, vous pourrez le reporter en tant que coefficient de marge pour le rayon. Notez bien que le coefficient de marge, comme tous les arguments de calcul pourra être rectifié par la suite. B) Si vous avez choisi de dégager un montant de marge au kilo La base de calcul est le poids de viande achetée. Saisir un montant de 5,00 indique que vous voulez que chaque kilo viande acheté génère une marge brute de 5,00 Si vous ne connaissez pas exactement ce montant, indiquez pour le moment une valeur estimée. Dès la saisie du premier achat, il sera calculé avec précision et affiché dans la cellule J7. Si vous le jugez satisfaisant, vous pourrez le reporter en tant que montant par défaut pour le rayon. C) Si vous avez choisi de dégager un % de marque La base de calcul est la recette TTC. Saisir un taux de marque de indique que dans chaque 1,00 de recette TTC, vous désirez trouver 0,43 de marge brute. D) Si vous avez choisi de dégager un % de marge sur le chiffre d affaires hors taxes La base de calcul est la recette HT. Saisir un taux de marge de indique que dans chaque 1,00 de recette HT, vous désirez trouver 0,40 de marge brute. Si vous ne connaissez pas exactement ce taux, indiquez pour le moment une valeur estimée. Dès la saisie du premier achat, il sera calculé avec précision et affiché dans la cellule J7. Si vous le jugez satisfaisant, vous pourrez le reporter en tant que taux par défaut pour le rayon. Comme précédemment, tous les arguments de calcul pourront être rectifiés par la suite. 3) Le mode d arrondi La saisie du mode d arrondi se fait selon le même principe que le mode de calcul de la marge idéale. Dès que vous êtes positionné(e) dans la cellule D7, Cliquez sur le triangle noir pour ouvrir la liste. Cliquez dans la liste sur la valeur qui vous convient. NB : Le mode d arrondi, comme tous les arguments de calcul pourra être rectifié par la suite. Page 6 sur 18

7 Le nom des morceaux de l espèce Saisissez ici votre liste personnelle de morceaux Le classeur contient par défaut la liste officielle des morceaux de l espèce. Il est peu probable qu elle vous convienne parfaitement. Pour créer une liste adaptée à vos usages, le plus simple est de remplacer ou de modifier les noms existants par les vôtres, et dans l ordre qui vous convient. Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez reprendre la liste des morceaux affichée dans le magasin. Si votre liste personnelle contient moins de morceaux que la liste officielle, remplacez par un espace ou un point le nom des morceaux dont vous ne voulez pas. Pour gagner en clarté, vous pouvez séparer les groupes de morceaux par une ligne vide. Si votre liste personnelle est plus détaillée, utilisez les cellules vides où figure un point et saisissez y le nom des morceaux qui manquent. Notez cependant que le nombre de morceaux est limité à 50. Le nom des morceaux saisi dans la feuille «Simulateur» sera automatiquement repris dans toutes vos découpes. Si en saisissant une découpe vous vous apercevez qu un morceau manque ou qu il a mal été orthographié, c est ici qu il faudra le rectifier et non dans la fiche découpe. Vous avez le droit à l erreur. Comme pour tous les paramètres de fonctionnement, cette liste pourra être rectifiée ultérieurement. Page 7 sur 18

8 Les prix boutique Saisissez ici le prix TTC de chaque morceau tel qu il est actuellement affiché en boutique. Il n est pas nécessaire de taper le signe. Laissez 0.00 si la ligne ne concerne aucun morceau. Page 8 sur 18

9 Les prix moyens Saisissez ici le prix TTC moyen de vente de chaque morceau. Il n est pas nécessaire de taper le signe. Laissez 0.00 si la ligne ne concerne aucun morceau. Cette colonne semble faire double emploi avec la colonne des prix boutique mais il s agit bien d une notion différente. On aurait pu parler de «valeur d usage» ou de «prix psychologique» Les prix moyens que vous indiquez ici vont être utilisés pour proposer des prix psychologiquement corrects lorsqu un recalcul des prix s avèrera nécessaire. Cette colonne apprend au tableur la valeur marchande de chaque morceau de manière à respecter les usages et la hiérarchie des prix. Que penseraient vos clients d une grille où les prix du pot au feu et du faux-filet auraient été permutés? Cette valeur marchande moyenne peut d ailleurs parfaitement varier en fonction de la saison. Pour que le tableur intègre cette variation lors d un calcul, il suffira simplement d avoir au préalable retouché le prix des morceaux dans cette colonne. Si vous manquez d inspiration, vous pouvez reprendre les prix actuellement affichés en boutique, dans la mesure où ces prix n incluent aucune offre promotionnelle agressive qui fausserait la valeur marchande moyenne. Pour recopier les prix boutique dans la colonne «prix moyens», Cliquez sur le dernier bouton de la barre d outil «simulation» Ce bouton permet d effectuer l opération inverse Pour le moment, il n y a rien de plus à indiquer dans la feuille simulateur Enregistrez votre travail L étape suivante consiste à renseigner la fiche découpe. Cliquez ici Page 9 sur 18

10 La saisie de la découpe C est la dernière étape de la mise en route. Comme précédemment, seules les cellules écrites à l encre bleue sont à renseigner. Le poids commercialisable, le rendement ; les colonnes F et G doivent se calculer automatiquement au fur et à mesure de votre saisie. Fournir vos éléments descriptifs ici Indiquez le poids de la carcasse avant découpe (Cellule D9) (Il n est pas nécessaire de saisir «Kg») Saisissez le poids obtenu après découpe de chaque morceau (Il n est pas nécessaire de saisir «Kg») Rectifiez le % de pertes si nécessaire Quand la saisie est terminée, Enregistrez votre travail Voilà un exemple de découpe que nous utiliserons pour la suite. Si une seule découpe vous suffit, la mise en route est terminée. Sinon, voir le chapitre suivant «Comment ajouter une découpe» Page 10 sur 18

11 Comment ajouter une découpe? Si vous avez besoin d autres découpes (car vous achetez dans plusieurs catégories de bêtes), la procédure consiste à dupliquer l une des découpes déjà enregistrées pour ensuite rectifier les libellés et les poids. En procédant ainsi, la nouvelle feuille héritera des formules et de la mise en page de son modèle. Nous allons créer une découpe supplémentaire en prenant pour modèle la découpe d entier déjà enregistrée. Faites un clic droit sur l onglet «Entier» Dans le menu, choisissez l option Déplacer ou copier Dans la fenêtre qui s ouvre, Indiquez où vous voulez placer la feuille correspondant à la nouvelle découpe. Ne surtout pas la mettre avant la feuille «Simulateur»!!!! Cochez la case Créer une copie Cliquez sur OK Page 11 sur 18

12 C est fait. Vous disposez désormais d une deuxième découpe et vous êtes automatiquement positionné(e) dessus. Vous devez ensuite rectifier le nom de la feuille de manière à ce qu il ne contienne pas d espace. Profitez en pour lui donner un nom plus parlant pour vous. Refaites un clic droit sur l onglet de la nouvelle découpe Choisissez l option Renommer Saisissez le nouveau nom directement dans l onglet Ici le nom attribué à cette nouvelle découpe est «entier_concours» Vous pouvez ensuite modifier le contenu de votre nouvelle découpe. (Poids avant découpe, poids des morceaux, % de perte) Une fois la saisie effectuée, Enregistrez votre travail Cliquez sur l onglet Simulateur pour vous placer sur la feuille principale Page 12 sur 18

13 Le calcul des prix La mise en route est supposée terminée. Si vous avez choisi de respecter un coefficient de marge, ce coefficient est connu Si vous avez choisi de respecter une marge en / Kilo ce montant est connu Les prix affichés en boutique et les prix moyens figurent en regard de chaque morceau. Vos découpes ont été décrites. Dans la suite du manuel, on a opté pour le respect d un coefficient de marge de 1,5000. Il va de soi que cette valeur est prise à titre d exemple!.le classeur ne nous donne que les moyens de calculer rapidement. C est à vous de déterminer le coefficient idéal pour votre point de vent. Si vous aviez opté pour le respect d un montant de marge au kilo, les manipulations seraient identiques. La différence se situe au niveau de l affichage. Lors des simulations, là où le tableur affichera le coefficient de marge dégagé par les prix boutique, vous aurez à la place le montant de la marge au kilo dégagé par les prix boutique. Votre quotidien consiste simplement à saisir les caractéristiques de l achat du jour et de laisser la vérification marge se faire. Là, deux situation sont possibles : Situation Action Prix boutiques corrects. Enregistrez le classeur et retournez à vos clients jusqu à l arrivage suivant. Prix boutique insuffisants ou prix promotionnels à définir. Redéfinir les prix au moyen d une simulation dans le tableur. Imprimer et afficher en boutique la nouvelle grille. Enregistrer le classeur de manière à récupérer la grille de prix affichée en boutique pour l arrivage suivant. Voyons un exemple concret. Chargez le classeur Saisissez le poids acheté Dès cette information fournie, le tableur calcule pour chaque morceau: Le poids théorique commercialisable (l application des % calculés dans la découpe sélectionnée aux Kg achetés) La recette TTC théorique du morceau (Le poids théorique commercialisable X prix boutique) Page 13 sur 18

14 L encadré «Bilan financier» s est également recalculé. Total des recettes TTC de chaque morceau Recettes TTC TVA Montant de l achat HT Pour le moment, le prix d achat n a pas été renseigné. Il est donc normal que cette valeur soit encore à 0.00 Recettes HT Achat HT Le bilan financier est pour le moment incomplet. Il manque de prix unitaire d achat pour que le tableur puisse chiffrer la charge. Saisissez le prix unitaire d achat. Choisissez dans la liste la découpe qui correspond à votre achat. Le bilan financier est immédiatement réévalué. Cette fois, le bilan inclut le coût d achat de la carcasse. Les recettes TTC et HT n ont pas varié. Le coût HT de l achat est de (25.00 Kg * 7.00 ), soit 175,00 La marge brute dégagée est ( ,00 ), soit Le coefficient de marge du rayon étant fixé à , pour un achat de , la marge idéale est de (175,00 * ) 175,00, soit 87,50 comme indiqué ici. La marge idéale étant supérieure à la marge dégagée par les prix boutique en vigueur, le montant de l écart est affiché en rouge. et un texte invite à rectifier les prix. Page 14 sur 18

15 Rectifier vos prix manuellement Saisissez un nouveau le prix de vente pour les morceaux dans la colonne «Prix boutique» A chaque saisie d un nouveau prix, le bilan financier est immédiatement réévalué. En procédant par tâtonnements successifs, vous pouvez parvenir à définir une grille de prix satisfaisante. Vous pouvez également demander à que ce travail soit fait automatiquement. Rectifier vos prix automatiquement Dans la barre d outil «simulation», cliquez sur le cœur. Après un rapide traitement, vous obtenez cette fenêtre d information. Cliquez sur OK Les prix boutique ont été recalculés de manière à : Dégager l objectif de marge. Respecter le mode d arrondi demandé. Respecter la hiérarchie des prix définie par les prix moyens C est plus commode, non? Page 15 sur 18

16 Imposer des prix de vente Dans le cadre d un opération promotionnelle, vous pouvez imposer un ou plusieurs prix de vente pour certains morceaux tout en préservant votre marge. Dans ce cas, le tableur se rattrape sur les morceaux dont le prix n est pas imposé. Saisir le prix imposé dans la colonne «Prix boutique» Faire apparaître le signe «!» dans la colonne de droite (soit en le sélectionnant dans la liste, soit en le saisissant) Cliquez sur le cœur de la barre d outil simulation. Voilà le résultat. L objectif de marge est atteint Les prix calculés respectent les valeurs d usage indiquées. Les prix imposés par le signe «!» n ont pas varié. Les morceaux 3,4 et 5 de même valeur marchande dans les prix moyen, ont une prix boutique identique Les autres prix ont été réajustés. Vous pouvez faire autant de calculs que vous voulez tout en faisant varier tous les arguments. (Coefficient de marge, mode d arrondi, prix unitaire d achat, type de la découpe achetée, prix imposés, etc ) Page 16 sur 18

17 Revenir à une étape précédente de la simulation Un «cliché» de la feuille est automatiquement mémorisé dans un fichier annexe. Lors de l ouverture du classeur. Avant et après chaque calcul. (chaque nouveau cliché est ajouté après le dernier mémorisé) Vous pouvez ainsi revenir à une étape antérieure de la simulation et explorer plusieurs hypothèses, avant de trouver la grille de prix idéale. Le nombre de cliché n est pas limité. Détail des boutons réservés à cet usage Prendre un cliché de l état actuel de la feuille Restituer le tout premier cliché Afficher le cliché suivant Afficher le cliché précédent Afficher le dernier cliché Démonstration : Cliquez sur ce bouton de la barre d outil Vous retrouvez le classeur dans l état où il était juste avant le précédent calcul. Le cliché n 2 a été restauré Pour faciliter votre navigation parmi les différents clichés, vous pouvez consulter : Le nombre total de clichés Le numéro du cliché en cours Page 17 sur 18

18 Annexes Supprimer la fenêtre d avertissement au chargement de la feuille. Vous pouvez la désactiver, mais n oubliez pas que vous ne serez plus avertis lors du chargement d autres feuilles de calculs d une autre provenance. Prudence donc. Cliquez sur l option «Outil» du menu Choisissez l option Macro, puis Sécurité Cochez cette option Cliquez sur OK C est tout. Pour revenir au niveau de sécurité normal, il suffit d accéder à cet écran et de cocher l option «Niveau de sécurité moyen. Page 18 sur 18