CAHIER DES CHARGES LOCATION MAINTENANCE D UNE MACHINE A AFFRANCHIR LE COURRIER AVEC PESEE AU PASSAGE ANNEES

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1 Service des Moyens généraux Dossier suivi par M elle Annick MARTIN Tél Télécopie : Courriel :annick.martin@mairie-charlevillemezieres.fr CAHIER DES CHARGES LOCATION MAINTENANCE D UNE MACHINE A AFFRANCHIR LE COURRIER AVEC PESEE AU PASSAGE ANNEES MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE Page 1/15

2 Table des matières 1.OBJET DU MARCHE... 3 Description des flux actuels... 3 Objectif du marché CARACTERISTIQUE DES SERVICES ATTENDUS... 4 Description de la prestation attendue... 4 Mise en place de la machine à affranchir...5 Démonstration du matériel...5 Formation du personnel... 5 Maintenance attendue PROCEDURES DE PASSATION CONDITIONS GENERALES PRIX DES SERVICES COMMANDE ET FACTURATION DUREE DU MARCHE NEGOCIATION REGLEMENT DES LITIGES OFFRE DETAILLEE DU SOUMISSIONNAIRE CLAUSES SOCIALES CONTENU DE L'OFFRE SITUATION JURIDIQUE ET FISCALE ATTRIBUTAIRES CONDITIONS D'ENVOI ET REMISES DES OFFRES CRITERES DE SELECTION ET D'ATTRIBUTION Sélection des offres BORDEREAU DE REMISE DES OFFRE Page 2/15

3 1. OBJET DU MARCHE Ce MAPA a pour objet la conclusion d un contrat de location-maintenance d une machine à affranchir le courrier avec pesée au passage, alimenteur et bac de réception, logiciel d'affranchissement de courrier et de suivi des consommations d'affranchissement. Cette machine devra inclure la taxation des régimes intérieur et international, elle devra être équipée d un plateau de pesée d au moins 10 kilos (10 Kg). La prestation comprendra également la fourniture des consommables (étiquettes, encre, liasses pour colissimo expert France et international etc ), l'assurance, l'installation et la mise en marche de l'appareil, la formation des agents ainsi que la reprise en fin de marché. Description des flux actuels Coût moyen mensuel des affranchissements : Volume en moyenne mensuelle : plis Quantité variant de 500 à 4000 plis quotidiens lors de périodes identifiées Types d'enveloppes : tous en entre 5g et 3000 g Types d'envois : lettre prioritaire ; lettre verte ; écopli ; recommandés ; France ; International Nombre de comptes de gestion : 100 environ Objectif du marché L'objectif de ce marché est d'avoir un système de contrôle des dépenses postales. La machine à affranchir avec pesée au passage devra permettre de peser les plis au gramme près et donc de les affranchir au plus juste tarif. Page 3/15

4 2. CARACTERISTIQUE DES SERVICES ATTENDUS 1/ Automatisation accrue de l'affranchissement Description de la prestation attendue la machine à affranchir devra prendre en charge le traitement des affranchissements pour les lettres, les plis épais et les colis.elle doit pouvoir gérer plusieurs types d'envois : lettre prioritaires, recommandés, étiquettes pour colis, envois de marchandises etc... et permettre d'expédier des lettres de formats différents ou des types de courriers spécifiques. envois standard en France ; envois sécurisés en France et à l'international ; envois à l'international ; envois de colis ; envois de mailing. Etc Pour l'affranchissement des enveloppes, la machine imprimera directement sur l'enveloppe et proposera en plus une fonction de distribution d'étiquettes pour les colis et les plis épais. Elle devra comporter également toutes les fonctionnalités d'un envoi en nombre (ex impression sur enveloppes de EN ou C ou...). 2/ Polyvalence et rapidité Différents formats d'envois ; Différentes tailles de courriers : petites enveloppes, grandes enveloppes avec fenêtre ou sans, enveloppes à soufflet; Différentes destinations : nationale ou internationale Etc. La machine doit être capable de répondre en termes d'affranchissement de volume et de vitesse de traitement. 3/ fonctionnalités La machine devra comporter les fonctionnalités suivantes : gestion multi-comptes. Le service du courrier gère actuellement une centaine de comptes. Téléchargement des tarifs postaux et des flammes publicitaires ; statistiques des dépenses d'affranchissement ; suivi en temps réel de la consommation ; Tout autre besoin supplémentaire proposé qui pourrait intéresser la Ville. Page 4/15

5 Mise en place de la machine à affranchir Le matériel sera livré et installé dans les locaux du service utilisateur, les emballages seront évacués par les soins du titulaire. La livraison et la mise en place se feront dans des délais permettant la formation des agents en amont, la mise en fonctionnement devra être opérationnelle après agrément de la poste et à partir 5 janvier Démonstration du matériel Le soumissionnaire proposera obligatoirement une démonstration du matériel soit sur un site déjà équipé par ses soins dans la limite du département des Ardennes, soit en amenant une machine à affranchir dans la collectivité. Cette démonstration devra avoir lieu obligatoirement entre le 10 et 21 novembre Le rendez-vous pourra être pris soit par . annick.martin@mairiecharlevillemezieres.fr ou par téléphone au ( Madame MARTIN Annick). Formation du personnel La formation du personnel avant la mise en service de l'appareil sera assurée par le titulaire. Elle consistera en une formation initiale théorique et pratique pour l'ensemble des agents du service Courrier (7 agents actuellement). Le calendrier sera défini en concertation avec le service utilisateur afin que les agents soient opérationnels pour la date de mise en service du matériel Maintenance attendue La maintenance de l'appareil devra comprendre obligatoirement : La fourniture des consommables nécessaires au fonctionnement de l'appareil Les vérifications et réglages périodiques pour un parfait fonctionnement La main d'œuvre, les déplacements et les pièces détachées Un délai d'intervention pour remise en fonctionnement n'excédant pas 24 heures suite à une panne, avarie etc. de tout ou partie du matériel suivant l'appel téléphonique, fax ou courriel de l'utilisateur. Une machine à affranchir de remplacement de caractéristiques identiques si la remise en état excède 2 jours. Page 5/15

6 La prise en charge de tous les frais d'enlèvement, de transport et de réinstallation en cas de réparation avec retour en atelier. Une assistance à distance pour envoi de consommables, problèmes de fonctionnements légers etc 3. PROCEDURES DE PASSATION Marché à procédure adaptée : article 28 du Code des Marchés Publics Marché à bons de commande : article 77 du Code des Marchés Publics 4. CONDITIONS GENERALES Une présentation générale du contrat avec le matériel proposé et les consommables nécessaires (fiches, CD ROM, etc. ) seront fournis avec le(s) tarif(s) correspondant et le(s) pourcentage(s) de réductions accordés. Les délais minima d'installation de la machine à affranchir seront indiqués par le soumissionnaire. En tout état de cause, ces délais ne pourront excéder le délai maximum de 5 jours. Le prestataire devra assurer une formation à l'utilisation de la machine et du logiciel pour l'ensemble des agents du service (actuellement : 7 agents). Cette formation sera proposée selon un calendrier qui permettra aux agents utilisateurs d'être opérationnels pour la mise en service de l'appareil. Une démonstration du matériel devra être proposée sur tout site déjà équipé dans les limites du département des Ardennes. 5. PRIX DES SERVICES Le délai de validité des offres de prix est fixé pour un an. L'actualisation des tarifs du contrat location maintenance pour les années suivantes se fera selon la formule de révision proposée dans le contrat du soumissionnaire, celui-ci transmettra aux services municipaux concernés ses nouveaux tarifs actualisés avec la formule de révision détaillée avant la date de révision. Page 6/15

7 6. COMMANDE ET FACTURATION La location de l'appareil sera réglée semestriellement ou annuellement, commandées par bon de commande administratif. Le fournisseur transmettra ses factures en trois exemplaires ou sera indiqué le N du Bon de commande concerné, directement au Service des Finances de la Ville de Charleville- Mézières (Mairie place du Théâtre BP 490). Aucun frais de facturation ne sera accepté. Aucun frais autre à ceux proposés dans l'offre ne sera accepté. Les factures seront adressée directement au Service des Finances de la Ville de Charleville-Mézières (Mairie place du Théâtre BP 490), elles seront réglées par mandats administratifs du Comptable public dans un délai de 30 jours, à compter de leur date de réception dans la Collectivité. Le Décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, impose en cas de retard de paiement : le versement d'intérêts moratoires aux taux d'intérêt de la BCE (Banque Centrale Européenne) augmenté de 8 points de pourcentage, le montant forfaitaire pour frais de recouvrement à 40 Euros. 7. DUREE DU MARCHE Le présent marché est passé pour l année 2015 reconductible par tacite reconduction (article 16 du Code des Marchés Publics, alinéa 3 décret N du 25/08/2011 JO du 26/08/2011) 3 fois pour les années 2016, 2017 et La reconduction se fera 2 mois avant l échéance annuelle par courrier adressé au titulaire du présent marché (article 16 du Code des Marchés Publics, alinéa 3). Il peut être dénoncé ou résilié à tout moment pour non respect des clauses du cahier des charges. La non reconduction ou la résiliation ne donne droit à aucune indemnité. Cependant le présent MAPA pourra être prolongé jusqu à l attribution d un prochain marché, la prolongation restera exceptionnelle et ne pourra excéder la durée maximale de 2 mois afin de respecter l équilibre économique du présent marché. 8. NEGOCIATION Code des Marchés Publics, Section 3 : Procédure adaptée - article 28, alinéa 2 : Page 7/15

8 «le pouvoir adjudicateur peut négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l'offre, notamment sur le prix» (Décret n du 19 décembre 2008, article 36) Conformément à cet article 28 du Code des Marchés Publics, la Ville peut négocier avec les soumissionnaires de ce présent MAPA, sous quelque forme que ce soit (écrite, verbale, téléphonique ou courriel) après ouverture des offres. La négociation pourra porter sur tous les éléments de l'offre, notamment sur le prix. Elle sera conduite dans le respect du principe d égalité de traitement de tous les candidats ayant soumissionné à ce MAPA et sera formalisée par écrit. 9. REGLEMENT DES LITIGES Tous litiges pouvant intervenir à l occasion de l exécution du présent MAPA seront de la compétence exclusive du : Tribunal Administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE 25 rue du Lycée, Châlons-en-Champagne Cedex Tél. : Fax : Courriel : greffe.ta-chalons-en-champagne@juradm.fr 10. OFFRE DETAILLEE DU SOUMISSIONNAIRE L'offre détaillée et chiffrée comprendra précisément : La présentation du matériel (tout autre support : fiches, CD ROM, etc. ) avec le tarif correspondant et le(s) taux de remise(s) consenti(s), la nature et les caractéristiques techniques des matériels proposés. Les conditions de maintenance. Les fréquences de facturation location-maintenance. Le coût de la location-maintenance du matériel. Les services inclus dans l'offre y compris la mise à jour des tarifs postaux. Le délai de mise en œuvre de la solution proposée. Les conditions de formation à l'utilisation du matériel. Le mode de fourniture et le coût de tous les consommables. Toute autre précision si nécessaire. 11. CLAUSES SOCIALES L article 14 du Code des Marchés Publics précise que «les conditions d exécution d un marché peuvent comporter des éléments à caractère social qui prennent en compte les objectifs de progrès social». Page 8/15

9 1 Clauses Sociales Les soumissionnaires produiront un document (plaquette ou présentation de l'entreprise) relatif aux clauses sociales déterminées comme conditions d exécution du présent MAPA : Ce document permettra par exemple de montrer que l'entreprise agit pour : - promouvoir l emploi de personnes rencontrant des difcultés partculières d inserton (chômeurs de longue durée ou inscrit à Pôle Emploi depuis plus d un an en contnu ou depuis plus de deux ans en chômage récurrent, travailleurs handicapés reconnus par la COTOREP, jeunes sans qualifcaton ou ayant un faible niveau de formaton, allocataires de minima sociaux, etc...) - respect des conditons de travail et de producton - accès à la formaton professionnelle pour les travailleurs - parité hommes/femmes - fournitures importées produites par des «travailleurs adultes» (lute contre le travail des enfants dans les pays sous-développés) - etc. (liste non exhaustve) 12. CONTENU DE L'OFFRE L offre comprendra obligatoirement : L offre détaillée et chiffrée du fournisseur, L Acte d engagement dûment complété, daté et signé, Le cahier des charges dûment complété, daté et signé, Le bordereau de remise des offres dûment complété, daté et signé, Tout(s) document(s) relatif(s) aux clauses sociales spécifiées dans le présent marché, Relevé d identité bancaire ou postal. TOUTE OFFRE INCOMPLETE DANS SON CONTENU POURRA ETRE REJETEE. Page 9/15

10 13. SITUATION JURIDIQUE ET FISCALE Pièces à produire obligatoirement pour le(s) attributaire(s ) : articles 46 et 47 du Code des Marchés Publics Le formulaire type DC1 lettre de candidature et/ou habilitation du mandataire par ses co-traitants ou attestation sur l honneur*, Le formulaire type DC2 (condition nécessaires pour le candidat d'accéder aux marchés publics et de présenter les garanties techniques, professionnelles et financières suffisantes ou attestation sur l honneur*, Le formulaire type DC6 (déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé articles D , D du Code du Travail ou attestation sur l honneur*, Le formulaire type DC7 ou attestation sur l honneur*. Pour l attributaire, le DC6 ou attestation sur l honneur sera à produire obligatoirement tous les 6 mois et les DC1, DC2et DC7 ou attestation fiscale ou attestations sur l honneur* tous les ans, jusqu à la fin de l exécution du présent marché. Ces documents peuvent prendre la forme des formulaires NOTI1 e t NOTI2 téléchargeables gratuitement sur le site Internet du ministère chargé de l'économie disponibles sur à 16 H 00 délai de rigueur. 14. ATTRIBUTAIRES Le(s) fournisseur(s) attributaire(s) du présent marché s engage (ent) à informer dans les meilleurs délais la Ville de Charleville-Mézières (en particulier le Service des Achats ou le Service responsable du marché) de tout changement nécessitant un avenant à ce contrat ou une modification du fichier fournisseur, à savoir : -modification de l intitulé de la société -modification du N Siret -modification du compte bancaire ou compte postal -rachat de la société par un autre établissement -mise en liquidation judiciaire, faillite ou fin d activité de la société. 15. CONDITIONS D'ENVOI ET REMISES DES OFFRES Vos propositions, catalogues et documents administratifs, sous enveloppe cachetée, seront soit adressés par la poste, soit remis obligatoirement au Service des Moyens Généraux à l adresse suivante : Monsieur Le Maire de la Ville de CHARLEVILLE-MEZIERES Page 10/15

11 SERVICE DES MOYENS GENERAUX B.P CHARLEVILLE-MEZIERES CEDEX Pour le vendredi 28 novembre à 16 H 00, délai de rigueur. L enveloppe cachetée, contenant vos offres complètes, devra impérativement comporter la mention : «MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE POUR LA LOCATION MAINTENANCE D'UNE MACHINE A AFFRANCHIR LE COURRIER AVEC PESEE AU PASSAGE» NE PAS OUVRIR. Toute enveloppe ne portant pas la mention «NE PAS OUVRIR» ne sera pas prise en compte. 16. CRITERES DE SELECTION ET D'ATTRIBUTION Sélection des offres Les offres sélectionnées seront ensuite notées selon le barème suivant : 40 % : Critères techniques appréciés au regard du matériel proposé, de sa fonctionnalité et de la facilité de son utilisation (démonstration). 35 % : Montant des prestations 25 % : Délais d'interventions maximums La valeur technique sera appréciée en fonction de l'adéquation du matériel proposé par rapport aux caractéristiques attendus et des facilités de son utilisation (démonstration). Le prix de l'offre devra détailler le montant annuel de la location du matériel, le coût de la maintenance, le montant de la formation, le coût des services (n+1) ainsi que la quantité et le coût annuels des consommables. Les délais maximums pris en compte concernent les délais d'intervention pour panne, et les délais maximums de mise à disposition d'une machine de remplacement si panne. Page 11/15

12 Les critères seront évalués selon les formules suivantes : Critère technique Valeur du critère Points attribués selon grille d'évaluation en fonction de l'adéquation du matériel proposé par rapport aux caractéristiques attendus et aux facilités de son utilisation (démonstration). Critères prix et délais Valeur du critère proposition la plus avantageuse pour ce critère sur l'ensemble des candidats X proposition du candidat pour ce critère Renseignements techniques ou autres renseignements complémentaires : SERVICE DES MOYENS GÉNÉRAUX Mme : Annick MARTIN Tél. : Fax : Courriel : annick.martin@mairie-charlevillemezieres.fr Renseignements administratifs : DIRECTION DES FINANCES ET DE L ACHAT PUBLIC Service Commun de la Commande Publique Cellule Fournitures et Services 5 place Ducale Mme Liliane GARREAU Tél. : Fax : Courriel : liliane.garreau@mairie-charlevillemezieres.fr Page 12/15

13 Nom et adresse du soumissionnaire :... M.....reconnaît avoir pris connaissance du présent Cahier des Charges et en accepte les clauses. Cachet de l entreprise, date et signature du Responsable, La Conseillère Municipale Chargée des Marchés Publics Odile GLACET. Page 13/15

14 Service des Moyens généraux Dossier suivi par : Annick MARTIN Tél Télécopie : Courriel : annick.martin@mairie-charlevillemezieres.fr BORDEREAU DE REMISE DES OFFRE MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE POUR LA LOCATION MAINTENANCE D'UNE MACHINE A AFFRANCHIR LE COURRIER AVEC PESEE AU PASSAGE Raison sociale de l entreprise : Services proposées : Remises accordées sur services proposées :. Interlocuteur de la Ville et N de téléphone assistance à distance : Page 14/15

15 Date et lieu proposés pour la démonstration (sur site extérieur ou dans la collectivité) du matériel entre le 10 et le 21 novembre 2014 :. Délai maximum d'intervention suite à panne : Délai maximum pour mise à disposition d'une machine de remplacement si panne : Délai maximum de mise à jour des tarifs postaux: Date, signature et cachet de l entreprise Négociation le :.... La Conseillère Municipale Chargée des Marchés Publics Odile GLACET. Page 15/15