Version 2009/01. 1 Généralités... 6

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2 1 Généralités Fiche article Catalogue des articles Création d une fiche article Informations impératives En-tête de la fiche Onglet Caractéristiques Onglets Tarifs et Unités Onglet Fournisseurs Onglet Emplacements Valorisation du stock et saisie du stock initial d un article Evaluation du stock : le CMUP Saisie du stock initial Modes de tarification dans Zinia Tarifs de base : la fiche article Descriptif Exemple : Paramétrages nécessaires Tarifs propres à un CR Descriptif Paramétrages nécessaires Remise par catégorie de client Descriptif Paramétrages nécessaires Familles d articles Types de tarifs Catégories de clients Lien client/catégorie Exemple Tarification en TTC Opérations d approvisionnement Création de la commande fournisseur Création de l en-tête de commande Création des lignes de commandes Procédure de saisie Utilisation de l engagement Edition et validation du bon de commande fournisseur Réception de la commande fournisseur

3 5 Opérations de vente Saisie de la vente Création de l en-tête de bon de sortie Création des lignes de bon de sortie Sortie de stock et expédition de la commande (bon de livraison) Facturation Numérotation des factures Numérotation n 1 (QUA) Descriptif Paramétrage Numérotation n 2 (ULP) Descriptif Paramétrage Numérotation n 3 (INP) Descriptif Paramétrage Numérotation n 4 (UPV) Descriptif Paramétrage Calcul des factures Saisie des factures Saisie de l en-tête de facture Saisie des lignes de facture Validation et édition des factures Validation simple des factures Edition de la pré-facture Validation de la pré-facture Edition de la facture Validation comptable des factures Description des étapes de validation des factures Paramétrage Description des écrans (ZINIA)

4 7 Gestion de l inventaire Principe général Inventaire périodique Procédure Détail de la procédure Ouverture de l inventaire sur un emplacement Préparation de l inventaire Saisie de l inventaire physique («stock réel») Validation de l inventaire Inventaire ponctuel

5 ZINIA contient de nombreuses fonctionnalités de gestion des stocks et de la facturation : - gestion du catalogue d articles et de prestations ; - gestion des stocks depuis l approvisionnement jusqu à la revente et la facturation clients ; - édition, validation et interface de comptabilisation des factures générées par Epsilon dans le cadre d un contrat de recherche ; - saisie, édition, validation et interface de comptabilisation des prestations internes. 5

6 1 Généralités Lors de la connexion à Zinia, l utilisateur doit spécifier le Centre de Responsabilité (CR) sur lequel il souhaite travailler. La liste des CR auxquels l utilisateur a accès est paramétrable dans le module In Situ. De manière générale, seuls les informaticiens ont accès à ce module. Figure 1 : connexion à la structure L écran de connexion présente la structure budgétaire de l établissement (exercice, site, unité budgétaire, centre de responsabilité) telle qu elle existe dans l application budgétaire et comptable de l établissement. L utilisateur doit sélectionner le CR sur lequel il souhaite se connecter puis cliquer sur le bouton Ok (figure 1). 6

7 Figure 2 : menu général de Zinia Une fois connecté, l utilisateur accède au menu général de Zinia (figure 2).Ce menu est composé : - d une barre de menus déroulants (horizontale), qui permettent d accéder à tous les écrans de gestion des stocks et de la facturation ; - d une barre de raccourcis (verticale) qui permet d accéder rapidement aux écrans les plus couramment utilisés : catalogues (articles et prestations), fiches clients et fournisseurs, commandes fournisseurs et commandes clients ; - d une barre de message (partie basse de l écran) qui contient l UB de connexion, le code de l utilisateur connecté, l exercice de connexion et le numéro de version de Zinia. Le menu général de Zinia est composé des menus déroulants suivants : - Fichier : ce menu permet notamment d accéder aux écrans de configuration de l imprimante et de modification du mot de passe. - Paramètres : permet d accéder aux écrans de paramétrages généraux du logiciel (clients, fournisseurs, articles, stocks et structures). - Données : permet d accéder aux principaux catalogues utilisés pour les opérations de commandes et de ventes (notamment clients, fournisseurs, articles, prestations). - Stocks : permet d accéder aux menus de consultation et de gestion du stock (mouvements, régularisations, état du stock, transferts). 7

8 - Gestion Fournisseurs : permet de gérer toutes les opérations en relation avec les fournisseurs (commandes d approvisionnement). - Gestion Clients : permet de gérer toutes les opérations en relation avec les clients (ventes, facturation, retours, interface comptable) - Exploitation : permet d accéder à des écrans de recherches et de statistiques d activité -? : permet d accéder à l aide en ligne. Il est important de bien noter que Zinia permet de gérer les opérations effectuées avec des partenaires (clients ou fournisseurs) internes ou externes à l établissement. Ainsi, les opérations d approvisionnement s adressent généralement à un fournisseur externe mais il est tout à fait possible de s approvisionner auprès d un autre CR de l établissement. De même, les opérations de ventes d articles peuvent concerner soit des clients internes (CR de l établissement), soit des clients externes (laboratoires d EPST partenaires etc.). Dans Zinia, les termes génériques de «client» et de «fournisseur» recouvrent donc ces deux aspects possibles : interne ou externe à l établissement. Figure 3 : menu Fichier 8

9 Figure 4 : menu paramètres Figure 5 : menu Données 9

10 Figure 6 : menu Stocks Figure 7 : menu Gestion Fournisseurs 10

11 Figure 8 : menu Gestion Clients Figure 9 : menu Exploitation 11

12 Figure 10 : menu? 12

13 2 Fiche article 2.1 Catalogue des articles Le catalogue des articles permet de gérer la liste de toutes les références que le magasin est amené à commander, que ce soit pour son usage interne ou en vue d une revente à un client (interne ou externe). L accès au catalogue des articles se fait par le menu Données/Articles. Il est aussi possible d utiliser le bouton «Articles» situé, dans la barre de raccourcis du menu général. Le catalogue des articles se présente sous la forme d un tableau au dessus duquel se trouve une zone de recherche qui permet d effectuer une recherche sur le code barre (EAN), le code ou la désignation de l article. Le bouton «chercher» permet d afficher les résultats de la recherche dans le tableau (figure 11). Ce tableau contient le code, la désignation, le prix unitaire Hors Taxe et le prix unitaire Hors Taxe Recalculé (HTR). Sous le tableau, on trouve une série de boutons permettant de créer, modifier, supprimer une fiche mais aussi d imprimer les données du tableau. Afin de faciliter les recherches et les tris, il est possible trier une colonne en cliquant sur son en-tête. Un premier clic sur une colonne opère un tri par ordre croissant tandis qu un deuxième clic permet de trier la colonne par ordre décroissant. Lorsqu un tri est opéré sur colonne, une flèche située sur l en-tête de celle-ci en indique le sens. Dans l exemple (figure 11), le tableau est trié par code croissant. 13

14 Figure 11 : catalogue d'articles Il est aussi possible d effectuer une recherche parmi les lignes affichées dans le tableau à l aide de la loupe située sur l en-tête des colonnes. Le clic sur une de ces loupes ouvre alors un champ de saisie dans lequel l utilisateur peut renseigner le début de la valeur recherchée. Le bandeau de sélection se place alors automatiquement sur la première ligne dont la valeur correspond (figure 12). 14

15 Figure 12 : recherche à l'aide de la loupe 15

16 Enfin, un clic droit opéré sur le tableau permet d accéder à des menus d export des données (Excel, Word, XML) et de constituer un graphique à partir des données du tableau (figure 13). Figure 13 : menu d'export de table Le tri des colonnes, la loupe de recherche, les exports et la génération de graphique sont des fonctionnalités intégrées à chaque table du logiciel. 16

17 2.2 Création d une fiche article A partir du catalogue des articles, le bouton «Nouveau» permet de créer une fiche article. L en-tête de l écran de création d une fiche article contient notamment le code et la désignation de l article. Etant donné le nombre d informations nécessaires au paramétrage d une fiche article, cet écran est ensuite divisé en plusieurs onglets : - l onglet caractéristique permet de renseigner les codifications liées à l article ; - l onglet tarifs et unités concerne les tarifs et les paramètres de livraison et de conservation de l article ; - l onglet fournisseurs permet de référencer le ou les fournisseurs de l article ; - l onglet emplacements permet de déclarer le ou les emplacements de stockage de cet article ; - l onglet marchés permet de préciser s il existe un marché pour cet article ; - l onglet détail permet de saisir un commentaire libre. Figure 14 : fiche article onglet caractéristiques 17

18 2.2.1 Informations impératives Lors de la création d une fiche article, les informations suivantes doivent être renseignées impérativement : En-tête de la fiche Code article Il s agit de l identifiant de la fiche. Une fois saisi, cet identifiant ne peut pas être modifié. Il est donc important d adopter une convention pour la saisie de ce code (utilisation de majuscules par exemple) car c est ce code qui servira de référence pour toutes les recherches de fiches. Désignation Il s agit du libellé complet de la fiche article qui précise sa nature Onglet Caractéristiques Famille La famille permet de classifier les articles (produits chimiques, produits d entretiens etc.). Le bouton de recherche [ ] permet d accéder à la liste des familles d articles (figure 14). Code TVA Il s agit du code TVA applicable sur l article. Le bouton [ ] permet d accéder à l écran de recherche des codes TVA existants. Ce code TVA dépend uniquement de la nature de l article. Ce code TVA n est lié qu à l article lui-même et pas au client : en cas de facturation à un client externe (Centre de Responsabilité), le programme utilisera automatiquement le code TVA exonéré. Ce taux de TVA n apparaîtra donc que sur les factures adressées à des clients externes Onglets Tarifs et Unités Il s agit des différents tarifs utilisés pour les achats et les ventes de la fiche article (figure 15) : PU d achat par défaut Prix d achat HT chez le fournisseur défini comme fournisseur principal pour cette fiche (voir l onglet «fournisseurs») Prix d achat HTR Prix d achat HTR (Hors Taxe Recalculé). Il s agit du prix d achat par défaut auquel on applique le taux de prorata de l UB ou du CR de connexion. Le taux de prorata indique le pourcentage de TVA récupéré par l UB ou le CR de connexion. Le HTR correspond donc au calcul suivant o Prix HTR = prix d achat HT + TVA non récupérée o Par exemple, si le prix d achat est de 100 HT et le taux de prorata est de 40% (taux de TVA à 19.6%), cela veut dire que 60% de la TVA ne 18

19 sera pas récupérée sur cette article : HTR=100+(TVA*60%)=100+(19.6*60%)= = PU de vente externe HT Ce tarif s obtient en appliquant le taux de marge externe au tarif HTR PU de vente externe TTC Ce tarif s obtient en appliquant le taux de TVA au prix unitaire de vente externe HT PU de vente interne HT: Ce tarif s obtient en appliquant le taux de marge interne au tarif HTR Figure 15 : fiche article onglet tarifs et unités 19

20 Onglet Fournisseurs Il s agit de référencer le ou les fournisseurs de l article. Attention! Il faut bien sur référencer le ou les fournisseurs internes auprès duquel le magasin va s approvisionner mais, dans le cas d un article que le magasin revendra, il faut aussi enregistrer le magasin de chimie en tant que fournisseur de cet article (figure 16). Figure 16 : fiche article onglet fournisseurs Il y a donc deux types d enregistrements à créer sur cet onglet : - Fournisseur externe (pour l approvisionnement) Cliquer sur le bouton Nouveau puis renseigner au minimum (figure 17) : o Le fournisseur : le bouton [ ] permet d accéder l écran de recherche des fournisseurs. Cet écran affiche la liste des fournisseurs référencés dans votre application budgétaire et comptable. o Le code et le libellé externes de l article, c'est-à-dire le code et le libellé de l article chez ce fournisseur. Ce sont ces informations qui apparaîtront ensuite sur les bons de commande passés auprès de ce 20

21 fournisseur. Si cette information n est pas renseignée, le programme utilisera automatiquement le code et le libellé de la fiche article. o Le prix unitaire hors taxe de l article chez ce fournisseur. Si ce fournisseur est défini comme fournisseur principal pour cet article, c est ce prix qui servira de base au calcul du HTR et des prix de revente (interne et externe) de l article. - Fournisseur interne (pour la revente) Cliquer sur le bouton Nouveau puis cocher la ligne qui contient le CR magasin de Chimie. Cela permet d indiquer que cet article sera utilisé à la revente par le magasin de chimie (figure 18). Si cette information n est pas saisie, cet article ne sera pas disponible dans les écrans de saisie de vente. Figure 17 : fiche article saisie d'un fournisseur externe 21

22 Figure 18 : fiche article saisie du magasin en tant que fournisseur 22

23 Onglet Emplacements Cet onglet permet de spécifier le ou les emplacements de stockage de cet article (figure 19). Cette opération permettra lors des opérations d approvisionnement et de vente d impacter automatiquement cet emplacement (respectivement pour une entrée en stock ou pour une sortie de stock). Pour enregistrer cette information, il suffit de cliquer sur le bouton «Nouveau». Dans l écran qui s affiche alors, l en-tête propose l emplacement de connexion de l utilisateur. Il faut alors cocher la ligne dans le tableau puis cliquer sur le bouton «Enregistrer» (figure 20). Figure 19 : fiche article onglet emplacements 23

24 Figure 20 : fiche article saisie d'un emplacement de stockage 24

25 2.3 Valorisation du stock et saisie du stock initial d un article Evaluation du stock : le CMUP Dans Zinia, le stock est valorisé par la méthode du Coût Moyen Unique Pondéré (CMUP). Le CMUP d un article est obtenu en divisant le coût total des quantités entrées en stock par le nombre d unités entrées en stock. Ce sont donc les entrées en stock (stock initial et commandes fournisseurs) qui impactent le calcul du CMUP. Il est donc important de bien renseigner la valeur du stock initial et des commandes fournisseurs Saisie du stock initial Après avoir créé et paramétré un article, il est possible d indiquer le stock initial de cet article sur chaque emplacement de stockage. Pour cela, dans le menu Stock / Saisie du stock initial / Saisie en liste. L utilisateur doit saisir dans cet écran le CR et l emplacement puis cliquer sur «charger» pour afficher dans le tableau la liste des articles. Dans le tableau, il est possible de renseigner : - La quantité dans la colonne «stock initial» - La valeur totale de ce stock initial (pas la valeur unitaire) dans la colonne «valeur». Le bouton «enregistrer» permet d enregistrer les données saisies dans le tableau. Attention! Si la colonne «valeur» reste à 0 alors le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP) initial sera de 0, ce qui faussera le calcul du CMUP en fin d année. Dans l exemple ci-dessous, l utilisateur indique que le stock initial de l article CETAC001 est de 15 unités valorisées à 615. Si l on ne tient compte que de ce stock initial, le CMUP de cet article est donc de 615/15=41 25

26 Figure 21 : saisie du stock initial 26

27 3 Modes de tarification dans Zinia Il existe plusieurs manières de paramétrer les tarifs dans Zinia : - Le tarif utilisé peut être celui de la fiche article - Le tarif utilisé peut être propre à un CR - Il est possible de calculer automatiquement les tarifs de vente en appliquant des taux de marge sur le prix d achat - Il est possible de paramétrer un tarif de base pour chaque article et de pratiquer une remise automatique en pourcentage par catégorie de client. - Il est possible de pratiquer une tarification en TTC (cas des ouvrages par exemple) 3.1 Tarifs de base : la fiche article Descriptif Le catalogue d articles est commun à tous les utilisateurs de Zinia. Les tarifs qui apparaissent dans l onglet «tarifs et unités» de la fiche article sont donc les tarifs utilisés par défaut dans l ensemble du logiciel. - A partir du tarif du fournisseur principal d un article (onglet «fournisseurs» de la fiche article), le programme reporte automatiquement cette information dans la fiche article en tant que «prix d achat par défaut». - Ensuite, il est possible soit de saisir les prix unitaires de vente, soit de les déduire automatiquement les prix de vente à l aide du taux de prorata de TVA et des taux de marge interne et externe (voir «paramétrages nécessaires»). PU d achat par défaut Prix d achat HT chez le fournisseur défini comme fournisseur principal pour cette fiche (voir l onglet «fournisseurs» de la fiche article) Prix d achat HTR Prix d achat HTR (Hors Taxe Recalculé). Il s agit du prix d achat par défaut auquel on applique le taux de prorata de l UB ou du CR de connexion. Le taux de prorata indique le pourcentage de TVA récupéré par l UB ou le CR de connexion. Le HTR correspond donc au calcul suivant o Prix HTR = prix d achat HT + TVA non récupérée o Par exemple, si le prix d achat est de 100 HT et le taux de prorata est de 40% (taux de TVA à 19.6%), cela veut dire que 60% de la TVA ne sera pas récupérée sur cette article : HTR=100+(TVA*60%)=100+(19.6*60%)= = PU de vente externe HT Ce tarif s obtient en appliquant le taux de marge externe au tarif HTR PU de vente externe TTC Ce tarif s obtient en appliquant le taux de TVA au prix unitaire de vente externe HT 27

28 PU de vente interne HT: Ce tarif s obtient en appliquant le taux de marge interne au tarif HTR Exemple : Dans l exemple ci-dessous : - le tarif d achat par défaut est de 100 HT - le taux de prorata est de 40%, ce qui veut dire que l on récupère 40% de la TVA - le taux de marge interne est de 5% - le taux de marge interne est de 9% Calcul du HTR : HTR = 100+TVA non récupérée HTR = 100+(19.6*60%) HTR = HTR = Calcul du prix de vente interne : PU HT interne = HTR + 5% de marge PU HT interne = (111.76*5%) PU HT interne = PU HT interne = Calcul du prix de vente externe HT : PU HT externe = HTR + 9% de marge PU HT externe = (111.76*9%) PU HT externe = PU HT externe = Calcul du prix de vente externe TTC : PU TTC externe = PU HT externe + TVA PU TTC externe = (111.76*9%) PU TTC externe =

29 Figure 22 : fiche article onglet tarifs et unités Paramétrages nécessaires Le menu Paramètres / Structure / Prorata et taux de marge permet de renseigner pour l UB de connexion : - Le taux de prorata de TVA - Le taux de marge interne - Le taux de marge externe Par exemple, la figure ci-dessous montre le cas d une UB qui pratique un taux de marge interne de 5%, un taux de marge externe de 9% et qui récupère 40% de la TVA (voir application sur l onglet «tarifs et unités» de la fiche article) 29

30 Figure 23 : paramétrage au niveau UB 30

31 3.2 Tarifs propres à un CR Descriptif Les tarifs de la fiche article étant communs à l ensemble des utilisateurs, il est possible qu un CR pratique des tarifs qui lui sont propres. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton «tarifs» situé en bas de la fiche article. Le mode de calcul dans cet écran est le même que dans l onglet «tarifs et unités» de la fiche article. La seule différence provient de la possibilité d utiliser un taux de prorata et des taux de marge propres au CR de connexion (voir paragraphe suivant). 31

32 3.2.2 Paramétrages nécessaires Il est possible de paramétrer le taux de prorata et les taux de marge au niveau du CR. Dans ce cas, si l utilisateur est connecté sur ce CR, ce sont ces taux qui primeront sur les taux paramétrés au niveau de l UB. Figure 24 : paramétrage au niveau CR 32

33 3.3 Remise par catégorie de client Descriptif Pour la fixation des prix de vente, il est possible de ne pas utiliser le mécanisme des taux de marge mais de définir un prix de vente de base puis d appliquer une remise par catégorie de client. C est le cas notamment des ventes d ouvrages pour lesquelles le prix de vente est fixé (prix éditeur) puis on applique par exemple 5% de remise pour les particuliers, 20% pour les libraires etc Paramétrages nécessaires Familles d articles - Pour chaque famille d article qui le nécessite, indiquer le type de tarification «taux de remise par catégorie de client» (menu Paramètres / Articles / Familles). - Par exemple, il est possible de créer une famille pour les publications. Tous les tarifs des articles de cette famille seront alors calculés en fonction du taux de remise par catégorie de client Types de tarifs - Créer les types de tarifs, pour indiquer les remises qui peuvent s appliquer (menu Paramètres / Clients / Types de tarifs) - Attention, le taux est un pourcentage par rapport au tarif de base. Ainsi, si l on veut indiquer une remise de 5%, il faut enregistrer un taux de 95%. 33

34 Catégories de clients - Créer les catégories de client et les lier à un type de tarif (pour indiquer le taux de remise de cette catégorie). Il s agit du menu Paramètres / Clients / Catégories Lien client/catégorie - Lier chaque client à sa catégorie (menu Données / Clients, onglet caractéristiques). 34

35 3.3.3 Exemple Si le tarif de base de la fiche article (HTR) est de 100 et que le taux de remise du client est de 5% alors le tarif de vente pour ce client sera de Tarification en TTC Dans Zinia, tous les tarifs sont saisis HT et le tarif TTC n est que le résultat de l application du taux de TVA sur ce tarif HT. Le tarif TTC n est donc jamais saisi puisqu il est calculé automatiquement. Or, certaines familles d article telles que les publications ont un prix de vente TTC fixé (prix éditeur). Le prix HT est ensuite déduit de ce prix TTC. Afin d éviter les erreurs d arrondis, il est possible d indiquer dans une famille d article que celle-ci est gérée en TTC. Dans ce cas, l utilisateur pourra saisir le prix unitaire TTC dans la fiche article. Le programme déduira le prix HT à partir de ce prix TTC (et pas l inverse). 35

36 4 Opérations d approvisionnement Dans Zinia, l approvisionnement consiste en 3 étapes successives : 1) Saisie de la commande fournisseur 2) Edition et validation du bon de commande 3) Réception des marchandises (bon d entrée) Toutes ces opérations sont réalisées dans le menu Gestion Fournisseurs / Articles. 4.1 Création de la commande fournisseur Le menu Gestion Fournisseurs / Articles / Saisie des commandes permet d accéder à la liste des commande fournisseurs enregistrés et non validées. Pour créer une commande fournisseur, cliquer sur le bouton «Annuler». L écran de saisie de la commande s ouvre alors. Il comprend : - Un en-tête : numéro de commande, client, fournisseur et date de commande ; - Un tableau qui contient les lignes de commandes. Les boutons situés sous le tableau permettent de créer modifier et supprimer une ligne de commande. Dans la partie basse de l écran, un ensemble de bouton permettent de créer, modifier, supprimer ou chercher une commande. Les boutons situés sous le tableau concernent donc les lignes de commande tandis que les boutons situés dans la partie basse de l écran concernent l en-tête de commande Création de l en-tête de commande Pour débuter la création de la commande fournisseur, cliquer sur le bouton «Nouveau». A ce niveau, il suffit de saisir le fournisseur de la commande par le bouton de recherche [ ] prévu à cet effet. Le CR client (magasin) et le numéro de commande sont renseignés automatiquement par le programme. Si la date de commande n est pas saisie, le programme utilisera automatiquement la date du jour. Pour valider l en-tête, cliquer sur le bouton «Ok» (figure 25) Création des lignes de commandes Procédure de saisie Une fois l en-tête validé, l écran de saisie de la première ligne de commande fournisseur s ouvre automatiquement (figure 26). La saisie d une ligne de commande nécessite de renseigner : - L article : pour renseigner l article, il est possible de renseigner son code barre (champ EAN), de renseigner son code ou d utiliser l écran de recherche prévu à cet effet (bouton [ ]). - La quantité 36

37 Le programme propose alors automatiquement le prix paramétré dans la fiche du fournisseur (voir onglet fournisseur de la fiche article). Il est bien sur possible de modifier ce prix avant de valider la ligne. Le bouton «Ok» permet d enregistrer la ligne. La ligne s ajoute à la liste dans la commande (figure 27). Il est alors possible de saisir une nouvelle ligne. Figure 25 : saisie de l'en-tête d'une commande fournisseur 37

38 Figure 26 : saisie d'une ligne de commande fournisseur Figure 27 : affichage d'une ligne de commande fournisseur 38

39 Utilisation de l engagement L écran de saisie d une ligne de commande fournisseur permet de renseigner l engagement budgétaire. Par défaut, la saisie de cette information n est pas obligatoire mais il est possible de rendre cette information obligatoire par paramétrage, via le module d administration de Pléiade In Situ. Ce paramètre doit avoir les coordonnées suivantes : - Code application : ZINIA - Idposte : Exercice comptable - Domaine : GES_ENG - Index : code établissement (g_n1_cod) - Type valeur : N - Valeur numérique : 1 Pour renseigner l engagement, il est possible de passer par la commande (soit en saisissant son numéro soit en passant par le bouton de recherche [ ]). Il est aussi possible de saisir directement le numéro de l engagement ou de passer par le bouton de recherche [ ]). 39

40 4.1.3 Edition et validation du bon de commande fournisseur Cet écran est accessible à partir du menu Gestion Fournisseurs / Articles / Bons de commandes / Edition validation des bons de commandes (figure 28). Pour éditer et valider le bon de commande, il faut : - sélectionner le type «commande» à l aide du sélecteur «type de commande», ce qui permet d afficher la liste des commandes fournisseurs dans le tableau ; - cocher la ou les commandes à éditer ; - lancer l édition, soit en aperçu avant impression (bouton «aperçu»), soit en impression directe (bouton «impression») ; - une fois l édition terminée, le programme demande s il doit valider cette édition, ce qui permet de valider le bon de commande fournisseur. Après cette validation, il n est plus possible de modifier le bon de commande. Figure 28 : édition d'une commande fournisseur 40

41 4.2 Réception de la commande fournisseur Lorsque le fournisseur livre tout ou partie de la commande, le menu Gestion Fournisseurs / Articles / Bons d entrée en stock / Saisie des bons d entrée permet de procéder à la réception de la commande et d impacter le stock. Cet écran affiche la liste des commandes en attente de réception ainsi que les bons d entrée non validés (figure 29). La partie supérieure de l écran contient une zone de recherche qui permet de réduire le nombre de lignes affichées dans le tableau. Le bouton «chercher» permet de lancer la recherche sur les critères renseignés par l utilisateur. Dans l exemple, nous avons affiché la liste des bons de commande en attente de réception datés du 15/06/2006, ce qui nous a permis de retrouver la commande fournisseur que nous avons validé précédemment. Pour débuter la réception de la commande, sélectionner celle-ci dans la liste puis cliquer sur le bouton «Ok». La commande s affiche alors à l écran avec un rappel de l en-tête et des lignes de commande. Pour réceptionner une ligne de commande, il faut (figure 30) : - Cocher la ligne à traiter. - Renseigner la quantité réceptionnée dans le tableau (si la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée). - Cliquer sur le bouton «valider» situé sous le tableau. En cas de livraison partielle, le programme propose de générer automatiquement une ligne de reliquat pour le reste à livrer. La ligne réceptionnée apparaît en vert dans le tableau et l éventuelle ligne de reliquat s ajoute pour une quantité égale au reste à réceptionner (figure 31). - Lorsque la ou les lignes ont été réceptionnées, il est possible d éditer le bon d entrée (bouton «imprimer le bon») puis de le valider. Lorsqu une ligne a été validée par erreur, il est possible de l annuler en la cochant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton «annuler». Cela a pour effet de repasser la ligne en statut «non réceptionnée». Dans certains cas, il arrive que le fournisseur avertisse qu il ne sera pas en mesure d honorer la commande. Pour traiter cela, il suffit de cocher les lignes concernées puis de cliquer sur le bouton «sortir». Ce bouton permet de sortir les lignes du bon d entrée sans les entrer en stock. Ces lignes passent alors en couleur bleu clair. Le bouton «valider» le bon permet ensuite d indiquer au programme de ne plus proposer ces lignes. 41

42 Figure 29 : saisie d'un bon d'entrée - sélection de la commande à réceptionner Figure 30 : saisie d'un bon d'entrée - validation d'une ligne 42

43 Figure 31 : réception d'une commande - ligne de reliquat 43

44 5 Opérations de vente Zinia permet de gérer les ventes différées, par opposition aux ventes comptoirs, traitées par le module Orion. - Dans une vente différée, il y a un délai entre la prise de commande et la sortie de stock effective. Par exemple, cela permet d enregistrer dans le logiciel toutes les ventes d une période (en général la journée) puis de grouper les sorties de stock et les expéditions. - Dans une vente comptoir, le client vient lui-même s approvisionner au magasin sans avoir préalablement passé de commande et se sert dans les «rayons du magasin». Il y a donc simultanéité entre l enregistrement de la vente et la sortie de stock effective. Dans Zinia, les opérations successives nécessaires à l accomplissement d une vente sont les suivantes : 1) Saisie de la vente (bon de sortie) 2) Sortie de stock 3) Edition et validation du bon de livraison Toutes ces opérations sont réalisées dans le menu Gestion Clients. 5.1 Saisie de la vente Cet écran est accessible à partir du menu Gestion Clients / Saisie des ventes Articles / Pré-ventes. L écran de saisie du bon de sortie comprend : - Un en-tête : numéro de bon de sortie, client, fournisseur et date de commande ; - Un tableau qui contient les lignes de bon de sortie. Les boutons situés sous le tableau permettent de créer modifier et supprimer une ligne de bon de sortie. Dans la partie basse de l écran, un ensemble de boutons permettent de créer, modifier, supprimer ou chercher un bon de sortie. Les boutons situés sous le tableau concernent donc les lignes de bons de sortie tandis que les boutons situés dans la partie basse de l écran concernent l en-tête du bon de sortie Création de l en-tête de bon de sortie Pour débuter la création du bon de sortie, cliquer sur le bouton «Nouveau». A ce niveau, il suffit de saisir le client par le bouton de recherche [ ] prévu à cet effet. Un client peut être externe ou interne à l établissement. Une liste permet de spécifier le type de client («externe» ou «CR»). En fonction du type de client demandé, le bouton de recherche [ ] donnera accès respectivement à la liste des clients externes ou à la liste des CR de l établissement. Le CR fournisseur (magasin) et le numéro de bon de sortie sont renseignés automatiquement par le programme. Si la date de bon de sortie (date de réalisation) n est pas saisie, le programme utilisera automatiquement la date du jour. Pour valider l en-tête, cliquer sur le bouton «Ok» (figure 32). 44

45 Figure 32 : saisie de l'en-tête de vente (bon de sortie) Création des lignes de bon de sortie Une fois l en-tête validé, l écran de saisie de la première ligne de bon de sortie s ouvre automatiquement (figure 33). La saisie d une ligne de bon de sortie nécessite de renseigner : - L article : pour renseigner l article, il est possible de renseigner son code barre (champ EAN), de renseigner son code ou d utiliser l écran de recherche prévu à cet effet (bouton [ ]). - La quantité Le programme propose alors automatiquement le prix paramétré dans la fiche article (prix de vente interne ou prix de vente externe selon le type de client). Le bouton «Ok» permet d enregistrer la ligne. La ligne s ajoute à la liste dans le bon de sortie. Il est alors possible de saisir une nouvelle ligne (figure 34). De manière analogue à la saisie d une commande fournisseur, il est possible d indiquer le numéro d engagement à utiliser. Par défaut, cette information n est pas obligatoire mais il est possible de rendre cette information obligatoire par paramétrage, via le module d administration de Pléiade In Situ. Ce paramètre doit avoir les coordonnées suivantes : - Code application : ZINIA 45

46 - Idposte : Exercice comptable - Domaine : GES_ENG - Index : code établissement (g_n1_cod) - Type valeur : N - Valeur numérique : 1 Pour renseigner l engagement, il est possible de passer par la commande (soit en saisissant son numéro soit en passant par le bouton de recherche [ ]). Il est aussi possible de saisir directement le numéro de l engagement ou de passer par le bouton de recherche [ ]). Figure 33 : saisie d'une ligne de vente (bon de sortie) 46

47 Figure 34 : affichage de la vente (bon de sortie) 47

48 5.2 Sortie de stock et expédition de la commande (bon de livraison) Lorsque le bon de sortie est prêt à être expédié, le menu Gestion Clients / Sorties de stocks permet de procéder à la sortie de stock et d éditer le bon de livraison (BL). Cet écran affiche la liste des bons de sortie en attente de traitement. La partie supérieure de l écran contient une zone de recherche qui permet de réduire le nombre de lignes affichées dans le tableau. Le bouton «chercher» permet de lancer la recherche sur les critères renseignés par l utilisateur. Dans l exemple, nous pouvons voir le bon de sortie 2616 que nous avons saisi précédemment (figure 35). Pour débuter la sortie de stock, sélectionner le bon de sortie dans la liste puis cliquer sur le bouton «Ok». Figure 35 : sortie de stock - sélection du bon de sortie à traiter 48

49 Le bon de sortie s affiche alors à l écran avec un rappel de l en-tête et des lignes qu il contient. Pour procéder à la sortie de stock, il faut : - Cocher la ligne à traiter. - Renseigner la quantité expédiée dans le tableau (si la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée). - Cliquer sur le bouton «valider» situé sous le tableau (figure 36). En cas de livraison partielle, le programme propose de générer automatiquement une ligne de reliquat pour le reste à livrer. La ligne livrée apparaît en vert dans le tableau et l éventuelle ligne de reliquat s ajoute pour une quantité égale au reste à livrer (figure 37). - Lorsque la ou les lignes ont été livrées, il est possible d éditer le bon de livraison (bouton «aperçu BL») puis de le valider. Lorsque le BL est validé, il n est plus modifiable et sera facturé lors du prochain calcul de facture. Lorsqu une ligne a été validée par erreur, il est possible de l annuler en la cochant dans le tableau puis en cliquant sur le bouton «annuler». Cela a pour effet de repasser la ligne en statut «non réceptionnée». Figure 36 : validation d'une ligne de sortie de stock 49

50 Figure 37 : affichage de la ligne de reliquat 50

51 6 Facturation Dans Zinia, il est possible d obtenir des factures par calcul ou par saisie manuelle. Une fois la pré-facture calculée ou saisie, il est nécessaire de la valider et de l éditer. Dans cette section, nous verrons comment : - Paramétrer la numérotation des factures - Calculer des factures (à partir des bons de livraison validés) - Saisir des factures - Editer et valider des factures 6.1 Numérotation des factures Dans Zinia, il est possible de paramétrer la numérotation automatique des factures parmi plusieurs numérotations standards. Il est important de procéder à ce paramétrage avant de calculer ou de saisir des factures. Ce paramétrage s effectue via le module In Situ De manière générale, chaque numérotation est composée de deux parties : - le préfixe donne des informations sur la provenance de la facture (millésime, établissement, UB émettrice etc.) - la séquence donne le numéro de la facture et assure l unicité d un numéro de facture pour un préfixe donné Numérotation n 1 (QUA) Descriptif Schéma : (Type de document : 3) (Exercice : 4) (Site : 3) (UB : 3) (Séquence : 7) Type de document = «FAC» pour une facture ou «AVO» pour un avoir Exemple : FAC Facture n Emise sur l exercice Emise par le site (établissement) Emise par l UB Paramétrage Le préfixe a pour taille 13 et la séquence a pour taille 7. 3 paramètres doivent être créés : Pour la numérotation : - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFAC - Index : Code établissement («g_n1_cod») 51

52 - Type valeur : T - Valeur texte : QUA Pour le préfixe: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACPREF - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 13 Pour la séquence: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACSEQ - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : Numérotation n 2 (ULP) Descriptif Schéma : (Type de document : 2) (Module : 1) (Millésime : 2) (UB : 3) (Séquence : 6) Type de document : - PI pour une prestation interne - FA pour une facture - AI pour un avoir interne - AF pour un avoir externe Module : - Z pour Zinia - O pour Orion Exemple : FAZ Facture n Emise par le module Zinia - Emise sur l exercice 07 - Emise par l UB Paramétrage Le préfixe a pour taille 8 et la séquence a pour taille 6. 3 paramètres doivent être créés : Pour la numérotation : 52

53 - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFAC - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : T - Valeur texte : ULP Pour le préfixe: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACPREF - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 8 Pour la séquence: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACSEQ - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : Numérotation n 3 (INP) Descriptif Schéma : (Type de document : 2) (Millésime: 2) (UB : 3) «/» (Code client : 7) «/» (Séquence : 4) Cette séquence est particulière car le code client constitue une constante. En effet, le préfixe est constitué du type de document, du millésime et de l UB : le numéro de facture (séquence) est unique pour un type de document, un millésime et une UB. Le code client n est qu informatif. Type de document : - PI pour une prestation interne - FA pour une facture - AI pour un avoir interne - AF pour un avoir externe Exemple : FA07902/ / Facture n Emise sur l exercice Emise par l UB Pour le client (identifiant du fichier client) 53

54 Paramétrage Le préfixe a pour taille 7, la constante a pour taille 9 et la séquence a pour taille 4. 4 paramètres doivent être créés : Pour la numérotation : - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFAC - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : T - Valeur texte : INP Pour le préfixe: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACPREF - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 7 Pour la constante : - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACCST - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 9 Pour la séquence: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACSEQ - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : Numérotation n 4 (UPV) Descriptif Schéma : (Type de document : 2) (Millésime : 2) (UB : 3) (Séquence : 5) Type de document : - PI pour une prestation interne - FA pour une facture - AI pour un avoir interne 54

55 - AF pour un avoir externe Exemple : FA Facture n Emise sur l exercice 07 - Emise par l UB Paramétrage Le préfixe a pour taille 7 et la séquence a pour taille 5. 3 paramètres doivent être créés : Pour la numérotation : - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFAC - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : T - Valeur texte : UPV Pour le préfixe: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACPREF - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 7 Pour la séquence: - Code application : *************** - IdPoste : ***** - Domaine : NUMFACSEQ - Index : Code établissement («g_n1_cod») - Type valeur : N - Valeur numérique : 5 55

56 6.2 Calcul des factures L écran de calcul des factures est accessible à partir du menu Gestion clients / Calcul des factures / Ventes. Le calcul des factures se base sur les bons de livraison validés d une période, en général un mois. Pour lancer le calcul des factures, il faut sélectionner le type de facturation (articles ou/et prestations), la période des bons de livraison à facturer et la date de facturation qui apparaitra sur toutes les factures générées par le calcul. De plus, le sélecteur «facturation» permet de limiter le calcul à un type de client (interne ou externe) ou à un client particulier. Une fois renseignés les critères de calcul, le bouton «calculer» permet de lancer le calcul des factures. Dans l exemple (figure 38), on lance le calcul des factures d articles de juin 2006 pour tous les clients. Figure 38 : écran de calcul des factures 56

57 6.3 Saisie des factures La saisie manuelle des factures est accessible à partir du menu Gestion Clients / Saisie & modifications des pré-factures / Pré-factures articles ou prestations. La saisie se passe en deux étapes : - Saisie de l en-tête de pré-facture - Saisie des lignes de pré-facture Saisie de l en-tête de facture Le menu Gestion Clients / Saisie & modifications des factures / Factures articles ou prestations permet d accéder à un écran de recherche des factures existantes : - Cet écran n affiche que des pré-factures, c'est-à-dire des factures non encore validées et donc modifiables (voir section «validation et édition des factures» pour la notion de pré-facture et de facture) - Le cadre «rechercher» permet d indiquer des critères de recherche sur les pré-factures à afficher dans le tableau - Le bouton «chercher» permet d afficher dans le tableau les factures correspondant aux critères indiqués. - Les boutons «nouveau» et «modifier» situés sous le tableau permettent respectivement de créer une nouvelle pré-facture ou de modifier une préfacture sélectionnée dans le tableau. Les champs à renseigner de manière obligatoire sont les suivants : - Type de document : avoir ou facture (valeur par défaut : facture) - Type d objet à facturer : articles ou prestations (valeur par défaut : prestations) - Type de client (client externe ou CR) et client à facturer - CR fournisseur : il s agit du CR émetteur de la facture (valeur par défaut : CR de connexion) Le bouton «valider» permet d enregistrer l en-tête de la pré-facture. Il est aussi possible de renseigner les informations suivantes : - Devise et taux de change : il est possible de procéder à des facturations en devises. Dans ce cas, il est nécessaire de paramétrer les devises et les taux de change applicables dans le menu Paramètres / Clients / Devises - Date d échéance de la pré-facture : par défaut, cette date d échéance est proposée à 30 jours date de facture, toutefois il est possible de paramétrer un calcul d échéance propre à chaque client (paramétrage de la durée de crédit et de l échéance dans l onglet «divers» de la fiche client) - Adresse du client : par défaut, l adresse de la facture sera celle qui apparait en tant qu adresse de facturation dans la fiche client. Toutefois, si votre logiciel comptable propose plusieurs adresses par client, le bouton [ ] permet de sélectionner une de ces adresses - Numéro de facture liée : o dans le cas d une saisie de pré-facture, ce champ permet d indiquer la facture annulée et remplacée par la pré-facture en cours de saisie 57

58 o dans le cas d une saisie de pré-avoir, ce champ permet d indiquer la facture annulée par le pré-avoir en cours de saisie Figure 39 : création d'une pré-facture Saisie des lignes de facture Lorsque l en-tête de pré-facture et validé ou lorsque l on sélectionne une pré-facture pour la modifier, on accède à un écran de visualisation de l ensemble de la facture (figure ci-dessous) Le bouton «Modifier en-tête» permet d accéder au détail des informations de l en-tête de pré-facture. o Si aucune ligne de pré-facture n a été enregistrée, alors il est possible de modifier l ensemble des informations de l en-tête o Si au moins une ligne de pré-facture a été enregistrée, alors il n est possible de ne modifier que la date d échéance, l adresse du client et le numéro de facture liée. En effet, si l on pouvait modifier les autres informations de l en-tête, cela risquerait de provoquer des incohérences avec la numérotation et les lignes déjà saisies. - Le bouton «Supprimer pré-facture» permet de supprimer l ensemble de la pré-facture (lignes et en-tête) - Le bouton «Nouvelle ligne» permet d ajouter une ligne de pré-facture L écran de saisie d une ligne de pré-facture comporte :

59 - une zone qui rappelle les informations principales de l en-tête : numéro de préfacture, client, fournisseur etc. - une zone qui permet la saisie des informations de la ligne de pré-facture Les champs à renseigner de manière obligatoire sont les suivants : - Elément à facturer : article ou prestation (valeur par défaut : article). Cette information doit être renseignée sur la première ligne et sera ensuite automatiquement répétée sur les autres lignes de la pré-facture. Il n est pas possible de facturer à la fois des articles et des prestations sur la même facture. - Article ou prestation : le bouton de recherche [ ] permet d accéder au catalogue des articles ou des prestations (selon la valeur du champ «élément à facturer»). Dans le cas d une pré-facture d article, l écran de recherche ne propose que les articles pour lesquels le CR émetteur de la facture a été déclaré comme fournisseur au niveau de la fiche article (voir descriptif de l onglet «fournisseurs» de la fiche article). - La quantité - Le tarif : par défaut, le logiciel affiche automatiquement le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC en fonction du paramétrage sur le calcul des tarifs (voir section sur les modes de tarification dans Zinia) et du code TVA de la fiche article ou prestation. Le tarif HT est modifiable manuellement au niveau de la ligne de facture. De plus, si le client est un CR ou si la fiche client indique que le pays du client n est pas la France, alors il n y aura pas de facturation de TVA. Les champs à renseigner de manière optionnelle sont les suivants : - Commande et engagement : l écran de saisie d une ligne de facture permet de renseigner l engagement budgétaire. Par défaut, la saisie de cette information n est pas obligatoire mais il est possible de rendre cette information obligatoire par paramétrage, via le module d administration de Pléiade In Situ. Ce paramètre doit avoir les coordonnées suivantes : o Code application : ZINIA o Idposte : Exercice comptable o Domaine : GES_ENG_F o Index : code établissement (g_n1_cod) o Type valeur : N o Valeur numérique : 1 Pour renseigner l engagement, il est possible de passer par la commande (soit en saisissant son numéro soit en passant par le bouton de recherche [ ]). Il est aussi possible de saisir directement le numéro de l engagement ou de passer par le bouton de recherche [ ]). - Date de prestation - Commentaire : ce commentaire peut permettre de détailler l objet de cette ligne - La convention: ce champ permet de faire le lien avec un contrat saisi dans les modules Centaure ou Epsilon 59

60 Figure 40 : écran de saisie d'une pré-facture 60

61 Figure 41 : saisie d'une ligne de pré-facture 61

62 Figure 42 : écran de saisie avec une ligne de pré-facture 62

63 6.4 Validation et édition des factures Lorsqu une facture est saisie ou calculée, celle-ci est modifiable et porte un numéro provisoire : il s agit d une pré-facture. La pré-facture doit ensuite être validée pour obtenir un numéro définitif et ne plus pouvoir la modifier. Dans Zinia, il existe deux mécanismes de validation des pré-factures : - La validation simple - La validation comptable des factures La validation simple consiste simplement en une seule étape de validation. La validation comptable comprend plusieurs étapes de validation : validation de la facture par le gestionnaire puis validation par l agence comptable Validation simple des factures Il s agit du mode de validation par défaut dans Zinia, il n y a donc pas de paramétrage particulier à effectuer pour l activer. Dans Pléiade, lorsqu une facture est générée ou saisie (Zinia), celle-ci est en statut «pré-facture». A ce stade, le numéro est provisoire et la pré-facture est modifiable. La validation d une pré-facture dans Zinia lui attribue un numéro définitif unique, on parle alors de facture et le contenu de celle-ci n est plus modifiable. Toute facture doit donc passer par les 3 étapes suivantes : 1) édition de la pré-facture pour contrôle avant envoi; 2) validation de la pré-facture ; 3) édition de la facture définitive Edition de la pré-facture L édition et la validation des factures est disponible à partir du menu Gestion Clients / Edition des factures. Tous les écrans d éditions des factures contiennent une partie «recherche» qui permet de sélectionner les critères suivants : - type d édition : pré-facture ou facture ; - date début et/ou date de fin ; - type de client : indifférent, interne ou externe ; - client. Le bouton «chercher» permet d afficher dans le tableau les factures (ou préfactures) correspondant aux critères sélectionnés par l utilisateur. Pour afficher les pré-factures, il faut donc positionner le type d édition sur «pré-facture». Lorsque le type d édition est positionné sur «pré-facture» : - la facture est modifiable - le numéro de la pré-facture est un numéro provisoire ; 63