Sage direct. Version Manuel de référence Sage

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1 Sage direct Version 4.00 Manuel de référence 2012 Sage

2 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : - le cédérom sur lequel est enregistré le programme, - la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SAGE SAS -Société par Actions Simplifiée au capital social de euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor Paris Cedex 17 R.C.S. Paris Code APE 5829C. La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT Sage

3 Sommaire Sommaire Bienvenue... 5 Nouveautés de la version... 5 Introduction générale... 5 Télé-transfert des déclarations fiscales et sociales... 5 Télé-transfert des fichiers bancaires... 6 Archivage fiscal des données... 8 Télédéclarer Installer et configurer Introduction Configuration Démarrage Assistant de configuration Exploitation de direct sur serveur TSE Télédéclarer depuis votre application métier Envoyer une déclaration : Principe Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) Transfert des Données Fiscales et Comptables (TDFC) et CVAE Déclaration EDI Paiement Déclaration Attestation Employeur Dématérialisée (AED) Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales ( DUCS) Déclaration Automatisée des Données S ociales Unifiée (DADS-U) Déclaration Unique d Embauche (DUE) Générer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires Télédéclarer avec direct Télédéclarer - Introduction Editer ou saisir dans le formulaire de TVA Créer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires depuis un fichier au format CSV Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV 30 Suivre l'évolution des informations sur les déclarations Déclarations multi-destinataires ou multidocuments Liste des envois Comment consulter les aperçus des déclarations Consulter le détail des déclarations et paiements composant un envoi Comment consulter les bilans de retour des déclarations Impression des attestations AER en rafale Consulter le journal des événements sur les déclarations Comment recevoir les s de notification des destinataires Interroger ses contrats d'assurances depuis Sage direct : Contrats Assurances Transférer des ordres bancaires Transferts bancaires - Introduction Interface de suivi - Administration Sage 1

4 Sommaire Pré requis des Transferts bancaires Contrat Ebics Contrat et Portail Signature personnelle Configurer mes banques Configurer mes banques - Présentation Assistant de récupération des données de Telbac Créer une banque par assistant Paramétrer manuellement mes banques Initialiser une banque Supprimer une banque Assistant de génération de certificats bancaires Configurer mes services bancaires Services - Introduction Créer un service Modifier un service Supprimer un service Lancer un service Récupérer le fichier selon la date Aperçu Configurer mes sessions bancaires Sessions - Introduction Créer une session Modifier une session Supprimer une session Lancer une session Lancer un ordre bancaire : Communication Communication - Introduction Tableau de bord Signer un ordre de remise Lancement en mode de commande Suivre ses ordres bancaires Journal/Historique Sauvegarde Mise en place d'un dispositif de signature S3Key Installation du dispositif 3SKey Configurer une banque avec un certificat 3SKey Exploitation d'un service avec une clé de signature 3SKey Archiver des données légales Archives - Présentation Générer une archive Phase de génération de l'archive par l'application métier Composition de la fenêtre «Archives» Consulter mes archives Liste des archives Onglet «Table des matières» Onglet «Identification» Stockage des archives Graver/Enregistrer une archive - Introduction Graver une archive Enregistrer sur un media de stockage Créer une archive Sage 2

5 Sommaire Portail directdéclaration Options et paramètres avancés Options et paramètres avancés - Présentation Outils / Options Options - Introduction Onglet Connexion Onglet Préférences Onglet Déclarations Onglet Transferts bancaires Onglet Archives Consultation de vos envois sur le Portail directdéclaration Portail directdéclaration - Présentation Accueil Tableau de bord Contrats Transfert de poste à poste Transfert de poste à poste - Introduction Génération de la déclaration Transmission indirecte Pourquoi une transmission indirecte Envoyer la déclaration Exporter une déclaration Transmission par transfert de fichier Importer une déclaration Interface Fenêtre de l'application Fenêtre de l'application - Présentation générale Barre de navigation verticale Fenêtre de consultation Barre d'outils Barre de menus Barre de menus - Introduction Menu Fichier Menu Affichage Menu Services Menu Outils Menu Aide Boutons de fonctions Boutons de fonctions des Déclarations Boutons de fonctions des Transferts bancaires Boutons de fonctions du Journal des événements Boutons de fonctions des Archives Annexes Annexes - Introduction Structure d un fichier.csv d'enrichissement IBAN et BIC Erreurs de transmission Erreurs de transmission - Introduction Transmission depuis l application métier Transmission vers le Portail d authentification150 Transmission vers le Portail déclaratif Transformation du fichier par le portail déclaratif Sage 3

6 Sommaire Transmission du portail déclaratif vers l organisme destinataire Fichiers d archives générés Codes erreur liés à l utilisation du service Bancaires Codes erreur en phase d initialisation Codes erreur en phase de communication Index Sage 4

7 Bienvenue Bienvenue Nouveautés de la version La version 4.0 de Sage directdéclaration dispose des nouveautés fonctionnelles suivantes : Nouveautés de la version 4.0 Sage directdéclaration V4.0 est associé à la mise à jour du nouveau millésime 2013 de la DADS-U (norme V01X07). Cette version accompagne la version de Sage Paie Cf. Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées (DADS-U) Cette version est désormais compatible avec une exploitation de Sage direct sur un serveur TSE en mode multi-instances ou en mode partagé mono-instance. Les procédures d'installation et de configuration sont détaillées dans le Introduction à l'exploitation de direct sur TSE. Cette version autorise désormais l'exploitation d'un dispositif de signature 3SKey qui permet aux entreprises de signer les messages et les fichiers financiers envoyés à leurs banques, en utilisant un périphérique de signature unique. Les procédures d'installation et de configuration sont détaillées dans le Installation du dispositif 3SKey. Une nouvelle fonctionnalité vous propose l'impression en rafale des AER disponibles, depuis la liste des AED. Cf. Impression des attestations AER en nombre. Introduction générale Bienvenue dans Sage direct, la solution de télé-transfert : des déclarations fiscales et sociales des fichiers bancaires et d archivage fiscal de vos données Pour plus d informations... Télé-transfert des déclarations fiscales et sociales Télé-transfert des fichiers bancaires Archivage fiscal de vos données Télé-transfert des déclarations fiscales et sociales Sage direct vous assure une transmission transparente et sécurisée de vos déclarations, à partir de votre application métier vers vos organismes déclaratifs officiels (DGFiP, URSSAF, CNAV, etc.). Sage direct s interface automatiquement avec votre application métier Sage, dès l installation du produit sur votre ordinateur Sage 5

8 Bienvenue Lorsqu une télé-déclaration est lancée, que ce soit pour une déclaration de TVA, pour la DUCS, la DADS-U, l'aed, la TDFC ou la DUE, la demande est immédiatement prise en compte par Sage direct. Les flux d EDIpaiement vers la DGFiP peuvent également être télétransmis de la même manière. Sage direct analyse dans un premier temps votre déclaration, de manière à recevoir de la part du Portail d authentification, un certificat grâce auquel votre déclaration pourra être transmise au Portail déclaratif de Sage, avec toutes les garanties de sécurité souhaitées. Ce portail se chargera de traiter vos données au format adéquat avant de les transmettre à l organisme déclaratif concerné et vous serez informé en retour de l acceptabilité de votre demande et de sa bonne réception. A chaque changement d état de ce processus, Sage direct vous apportera une information sur le suivi de votre télé-déclaration qui s affichera sous forme d'une icône et d'un libellé dans la liste de vos déclarations et, de manière explicite, sous la forme d un message contenu dans une vignette de notification puis sous la forme d un commentaire, dans votre Journal des événements. Avec Sage direct : vos données sont transmises en temps et en heure, la transmission se déroule sans incident, vos destinataires reconnaissent votre transmission comme conforme et recevable, vous disposez des meilleures garanties quant à la transmission des données de votre entreprise. Schéma de fonctionnement A partir d une application métier Sage, vous pouvez par exemple dialoguer avec votre portail qui gère vos droits applicatifs, ainsi qu un Portail déclaratif afin de transmettre vos déclarations avec les normes de sécurité requises auprès d un organisme déclaratif comme la DGFiP, l URSSAF, ou des caisses de retraite. Télé-transfert des fichiers bancaires Sage direct vous assure une transmission sécurisée de vos fichiers de données bancaires avec votre ou vos banques. L utilisation du service Bancaire nécessite au préalable la souscription d un contrat avec votre ou vos organismes bancaires, la souscription d un contrat avec Sage définissant les droits de connexion, le paramétrage de différentes données et la génération de certificats permettant de garantir la sécurité des éléments bancaires transmis Sage 6

9 Bienvenue Les échanges de données bancaires sont soumis au protocole Ebics (Banking Internet Communication Standard) respectant la norme Ebics V2.4 ou ultérieure. Un protocole IP dédié sous tunnel IPSec permet d accéder au serveur de la banque en toute sécurité afin de transmettre des flux. Le protocole implémenté dans votre logiciel est applicable en France et en Allemagne. La norme Ebics permet les télétransmissions bancaires des fichiers au format fixe (CFONB) et variable (SEPA, SWIFT...). Elle couvre depuis sa première version la norme Etebac3, qui réglementait jusqu alors les télétransmissions bancaires de fichiers au format fixe.. La sécurité des données est assurée par l échange et l utilisation de certificats (X509 auto-signés pouvant être générés directement sur le poste utilisateur). Les certificats sont nécessaires pour l'initialisation des banques, phase primordiale sans laquelle les communications bancaires ne peuvent se faire. L'option Signature personnelle permet d authentifier nominativement, par un certificat au format X509V3, la personne unique réalisant un télé-transfert de fichiers bancaires. Ce certificat est délivré par une Autorité de Certification qui garantit et contrôle la chaîne de certification. Grâce à la Signature personnelle, il n est plus nécessaire d envoyer un fax de confirmation à la banque pour valider la phase d initialisation. Le certificat au format X509V3 de la Signature personnelle contient : la clé publique : correspondant à l image de la signature manuscrite. les données publiques : pays, localité, organisation, nom courant du titulaire etc. Ces informations permettent d associer à la griffe de la signature l identité de la personne qu elle représente. la clé privée : correspondant à la manière unique, selon les graphologues, d écrire la signature. Elle est protégée par un certificat fichier au format PKCS12. La combinaison de la clé publique et de la clé privée est liée par une fonction mathématique permettant le chiffrement et le déchiffrement des données transmises. La signature personnelle est stockée sur une clé USB dédiée, qui permet de délivrer un certificat de signature personnelle. Sage direct supporte les offres des tiers certificateurs agréés par le CFONB. La phase d'initialisation consiste à envoyer les certificats du client à la banque (phase INI pour le certificat de signature et HIA pour les certificats d'authentification et de chiffrement) et en retour la banque renvoie ses propres certificats (phase HPB). Ainsi, la banque reconnaît l'utilisateur qui souhaite échanger avec ses serveurs. Cette phase se fait une fois. Par la suite, les communications bancaires (envois et réceptions de fichiers ) sont possibles. Cela implique que l utilisateur fera autant d'initialisations qu il aura de banques différentes paramétrées dans Sage direct. La génération des certificats est facilitée par l'utilisation d'un assistant. Les pré-requis aux transmissions bancaires sont donc les suivants : la souscription d un Contrat Ebics auprès de la banque qui délivre en retour des paramètres de connexion à renseigner dans Sage direct (Host ID, User ID, Partner ID et URL du serveur bancaire). la souscription d un contrat bancaire auprès de Sage direct pour être autorisé par le Portail directfinance à télétransmettre des ordres bancaires. Voir Contrat et Portail. les paramétrages complémentaires dans Outils / Options / onglet «Transferts bancaires». Voir la partie Onglet «Transferts bancaires». le dispositif de Signature personnelle, si cette option a été choisie. le paramétrage des banques, des services et éventuellement des sessions. Voir Onglet «Transferts bancaires». Voir l Assistant de configuration. D autre part, dans le cadre de l enrichissement des coordonnées bancaires, vous pouvez désormais dans Sage direct importer et exporter des fichiers de conversion des RIB et IBAN + BIC au format CSV. Voir Importer une liste de RIB au format CSV et Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV Sage 7

10 Bienvenue Archivage fiscal des données Définition Les applications Sage vous proposent un archivage électronique de vos documents répondant aux normes légales approuvées par la DGFiP pour les comptabilités informatisées et toutes les autres applications participant au chemin de révision (Gestion commerciale, Etats comptables et fiscaux, Immobilisation, Moyens de paiement, Trésorerie). Sage direct vous permet de graver ces documents sur CD-ROM, mais également d'enregistrer les archives sur une autre unité de stockage, de différer l'opération, et de les transférer sur un autre poste. Cadre légal de l'archivage fiscal des données L archivage fiscal des données s appuie sur le cadre légal suivant : La Loi n du 13 mars 2000 modifie les règles de preuves du Code civil : - Dorénavant, l'article du Code civil reconnaît que "l'écrit sur support électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont l'écrit émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité". - D'autre part, l'article du Code civil reconnaît que la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, sous réserve que le procédé de signature électronique soit fiable. Il prévoit également le principe d'une présomption légale de fiabilité du procédé de signature électronique; les conditions permettant de bénéficier de cette présomption étant détaillées dans le Décret n du 30 mars Le Décret n du 30 mars 2001 précise les conditions à réunir afin de bénéficier de la présomption de fiabilité d'un procédé de signature électronique : - mise en œuvre d'une signature électronique sécurisée, - la signature électronique sécurisée doit être établie grâce à un dispositif sécurisé de création, - utilisation d'un certificat électronique qualifié pour vérifier la signature électronique. Schéma synoptique du processus d archivage Le schéma ci-après donne un aperçu des étapes suivies par le processus d archivage de documents émanant de plusieurs applications métier Sage Sage 8

11 Bienvenue Les étapes de l archivage : 1. Chaque application métier génère une archive composée d un ensemble de documents légaux (Grand livre Clients, Journal exercice 2008, etc.). Ces documents sont stockés sous forme de fichiers de différents formats (pdf, doc, txt, etc..). dont le nom et l emplacement dans l arborescence des répertoires sont prédéterminés) dans différents sous-répertoires en arborescence à partir d un répertoire racine. Par défaut : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\Archivage. Ce chemin peut être personnalisé dans les applications métiers. 2. Sage direct enregistre les informations qui lui sont communiquées par l application métier lorsqu elle le sollicite pour un traitement d archives. 3. Sage direct scanne les fichiers dans l arborescence des sous-répertoires du répertoire principal de génération puis crée une liste des documents à archiver et de leur chemin sous la forme d un fichier XML Sage 9

12 Bienvenue 4. Sage direct affiche la Table des matières consolidée sous la forme d une page HTML présentant l ensemble des fichiers appartenant à l archive. Vous pouvez ainsi : - consulter la table des matières et vérifier qu elle est complète, - accéder par hyperlien aux documents générés et vérifier qu ils sont bien conformes, - valider la génération afin de pouvoir procéder ensuite à la copie sur CD-ROM. 5. Sage direct interroge le Portail d authentification pour vérifier vos droits d accès au service. 6. Le Portail d authentification génère et retourne un certificat unique pour l archive, afin de venir s ajouter à la liste des documents à graver sur un CD-ROM. Ce certificat équivaut à un scellement de vos données en ce sens qu il n est plus possible de modifier les données stockées par Sage direct si l on souhaite qu elles correspondent au certificat attribué. 7. La réception d un certificat par Sage direct déclenche la préparation du processus de génération de la copie des fichiers sur CD-Rom. L utilisateur doit préalablement saisir un nom pour le CD-Rom ainsi que le nombre de copies qu il souhaite graver (par défaut, 1 exemplaire). 8. Sage direct procède à la gravure sur CD-ROM et vérifie : - que les fichiers soient copiés sur un support sain (simulation optionnelle), - que la place disponible sur le CD soit suffisante pour la taille de l archive. Une fois la gravure sur CD terminée, Sage direct historise l opération à des fins de traçabilité. Ces informations seront également disponibles sur le tableau de bord directarchivage du portail d authentification Sage 10

13 Télédéclarer Télédéclarer Installer et configurer Introduction Dans un premier temps vous devez installer le produit puis le configurer. Pour toute informations, voir : Equipement matériel Environnement logiciel Démarrage Assistant de configuration Configuration Equipement matériel Sage direct fonctionne avec un ordinateur PC équipé comme suit : d un processeur cadencé à 1,5 GHtz minimum, 2 Go de mémoire vive (RAM), 1 Go de mémoire disponible sur le disque dur ou plus, selon votre système d exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste, Circuit graphique SVGA ou supérieur, Moniteur acceptant une résolution de 1024 x 768 ou supérieure en couleurs, Connexion Internet via une liaison ADSL. Environnement logiciel Sage direct fonctionne sous l environnement logiciel suivant : Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista ou Seven 32 et 64 bit (services pack à jour) version française, Internet Explorer service pack à jour, le progiciel «métier» Sage en rapport avec le service web de Sage direct utilisé, une version récente de Adobe Reader. Sage direct est une application monoposte. Un mode de transmission indirect permet toutefois un transfert de données de poste à poste. Il est toutefois possible d'exploiter Sage direct, en configuration TSE selon l'un des modes suivants : en partageant la même base de données : les utilisateurs ne peuvent alors accéder à Sage direct que tour à tour, 2012 Sage 11

14 Télédéclarer en exploitant ses propres données sans les partager : les utilisateurs peuvent alors travailler simultanément avec Sage direct sur le même serveur TSE. Pour plus de détails, voir le Introduction à l'exploitation de Sage direct sur TSE Démarrage Le démarrage classique de Sage direct est automatique. En effet, Sage direct s interface dès l installation avec vos progiciels Sage : l exécution d une commande d envoi de déclaration, de TVA par exemple, déclenche le démarrage de l application, ce qui vous permet de suivre les différentes étapes d envoi de la déclaration. Vous pouvez également accéder à Sage direct depuis le menu Démarrer de Windows. Pour votre première approche de Sage direct, nous vous suggérons de le démarrer de la sorte. Sélectionnez : 1. le menu Programmes à partir du bouton [Démarrer], 2. dans le groupe de programmes Sage, sélectionnez le sous-menu direct 3. choisissez enfin la commande Sage direct. L écran d accueil de Sage direct s affiche alors pour vous signaler son chargement. Avant de lancer pour la première fois Sage direct, il est recommandé de lancer l'assistant de configuration depuis le menu Outils. Assistant de configuration Assistant de configuration - Introduction Outils / Assistant de configuration L assistant de configuration regroupe l ensemble des paramètres indispensables pour l utilisation de Sage direct, qu il s agisse de points techniques ou de l acceptation des contrats de services de télétransmission de Sage. Ces paramétrages sont également accessibles par le Menu Outils de l application Sage 12

15 Télédéclarer Les paramétrages sont regroupés par thème dans chacun des écrans de l assistant. Passez d un écran à l autre en utilisant les boutons [Suivant] et [Précédent] : Le bouton [Annuler] ferme l assistant sans enregistrer les modifications de saisie. Cet assistant propose les paramétrages suivants : Identification Adresses de notification Obligations administratives et légales Fin de l assistant Si vous ne connaissez pas l ensemble des informations demandées, vous pouvez en saisir une partie seulement, passer rapidement au dernier écran puis cliquer sur le bouton [Terminer]. Les paramètres renseignés seront bien pris en compte dès la fermeture de l assistant Identification Cet écran permet de renseigner vos identifiant et mot de passe de connexion au portail d authentification Sage 13

16 Télédéclarer Indiquez le code client ainsi que le mot de passe qui vous ont été fournis par Sage. Cet écran apparaît si vous n avez pas déjà renseigné votre identifiant et votre mot de passe. Identifiant / Mot de passe / Confirmation Veuillez saisir l identifiant (code client) et le mot de passe fournis par Sage ces renseignements étant indispensables pour vous identifier auprès du portail d authentification (ils sont identiques à ceux renseignés lors de la connexion à l'espace client du site ). Il vous faut confirmer le mot de passe une deuxième fois par mesure de sécurité. Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions Vous pouvez cocher la case Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions ; vous n aurez ainsi pas à le saisir à chaque utilisation du produit. Ce bouton [Modifier] est présent sur l écran lorsque votre identifiant et votre mot de passe ont déjà été saisis. Il permet de les renseigner ou de les modifier. Vous devez dans ce cas disposer de l ancien mot de passe. Dans le cas où votre ancien mot de passe est erroné et que vous ne vous en souvenez plus, choisissez [Tester la connexion ]. Votre mot de passe sera alors rejeté et supprimé. Ceci vous permettra de saisir cette fois correctement votre mot de passe. Nous vous conseillons de tester immédiatement la connexion internet, afin de vous assurer qu elle permet l envoi d une déclaration. Ce bouton permet de vous assurer que votre connexion Internet fonctionne correctement pour vous connecter : au portail d authentification, pour la partie authentification des droits, au portail déclaratif pour vos télé-déclarations. Une fois la procédure de vérification achevée, un message vous confirmera le bon fonctionnement de votre connexion internet. Pour plus d informations sur la procédure à suivre en cas de problème de connexion, consultez l'annexe : Les erreurs de transmission Sage 14

17 Télédéclarer Lorsque l accès à Internet de votre entreprise nécessite depuis votre poste la saisie d un identifiant et mot de passe, le bouton [Paramètres réseau] vous permet de renseigner ou de modifier vos identifiants de connexion réseau. Paramètres du proxy Un proxy peut être installé par l administrateur réseau de votre société vous autorisant ou non à vous connecter sur certains sites Internet. Par défaut l option Utiliser la configuration de proxy par défaut est sélectionnée. Si votre société utilise un Proxy pour se connecter à Internet, vous choisissez l une des options suivantes : Utiliser la configuration de proxy par défaut, Utiliser la configuration de proxy suivante, et vous spécifiez l adresse et le port de ce dernier sur les zones devenues accessibles en saisie. Paramètres de la connexion internet Si vous utilisez une connexion avec proxy, saisissez si nécessaire sur les zones Identifiant et Mot de passe vos paramètres de connexion. Ces paramétrages sont également accessibles par le menu Outils de l application. Voir Options. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant], certains paramètres Internet complémentaires sont testés via le portail déclaratif. Ces vérifications durent quelques instants, avant l affichage de l écran suivant. Adresses de notification Un courriel de notification peut être envoyé pour attester de la bonne réception de la télétransmission Sage 15

18 Télédéclarer Cet écran permet d indiquer une adresse courriel pour chaque type de télétransmission. Ce bouton permet d ajouter un nouveau destinataire pour le service sélectionné. Il ouvre la boîte de dialogue «Adresse de notification» dans laquelle vous devez sélectionner un type de transmission dans la zone de liste déroulante Déclaration puis saisir l Adresse du destinataire de vos envois. Service La zone Service permet de choisir la déclaration pour laquelle vous souhaitez demander la notification : Toutes, TVA, TDFC, DUCS, DADS-U (TDS, IRC, IP, Assurances, BTP), AED, IBAN, DUE et Edi-Paiement. Le choix Toutes permet de saisir une seule adresse pour tous les flux. Adresse Un sera envoyé à l adresse indiquée ici lors de l envoi de la déclaration au portail déclaratif. Conserver cette adresse pour les déclarations suivantes Lorsque vous renseignez une adresse , il est important de prendre ce paramètre en compte. Il permet en effet de définir si l adresse renseignée sera permanente ou volatile. Cochez cette case si vous voulez qu une adresse reçoive un de confirmation à chaque envoi de la déclaration pour laquelle elle est définie Sage 16

19 Télédéclarer Il est possible d ajouter autant de notifications que nécessaire en cliquant à nouveau sur le bouton [Ajouter]. Ces paramétrages sont disponibles dans l application dans le menu Outils/Options. Voir Onglet «Connexion». Obligations administratives et légales Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez avoir adhéré à la télé-déclaration auprès de l organisme destinataire. Cet écran vous donne un accès rapide aux CGU ainsi qu aux formulaires de souscription et d adhésion. Pour accéder à un document, il vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ouvrir]. Il vous appartient de faire parvenir par courrier les documents d adhésion à la télé-déclaration et/ou au télé-paiement aux organismes concernés. Fin de l assistant Cet écran marque la fin de l assistant de configuration. Vous devez impérativement cliquer sur le bouton [Terminer] afin d enregistrer les paramètres saisis dans les écrans précédents Sage 17

20 Télédéclarer La fenêtre d accueil de l'application s ouvre ensuite, vous permettant ainsi de découvrir son interface. Celle-ci a été conçue pour pouvoir être abordée de manière intuitive Sage 18

21 Télédéclarer Exploitation de direct sur serveur TSE Introduction à l'exploitation de direct sur TSE Pour répondre au souhait réciproque de Sage et de ses clients de simplifier l'installation des applications, nous avons été amenés à envisager une gestion du mode d'exploitation TSE pour Sage direct à compter de la version 4.0. Contexte d'emploi En version 3.8 et antérieure, Sage direct est une application monoposte nécessitant que l'application métier appelant soit installée sur le même poste. Pour les versions ultérieures, Sage direct peut être exploité sur serveur TSE à la condition limitative qu'une instance Sage direct ne soit pas déjà lancée au moment où on veut l'exploiter. Dans le cas contraire, le message suivant apparaît : "L'application est en cours de démarrage ou a déjà été lancée. Vérifiez éventuellement sa présence dans les gestionnaires de tâches Windows." Possibilités d'exploitation de direct sur TSE Trois possibilités d'exploitation sont possibles : soit en local : chaque utilisateur doit pouvoir, comme dans les versions antérieures, exploiter localement Sage direct. Il s'agit d'un mode d'exploitation monoposte. soit en TSE sans partage des données Sage direct avec d'autres utilisateurs : chaque utilisateur n'a alors accès qu'aux données qu'il a télétransmises, indépendamment de ses collègues. Dans ce cas de figure, il peut utiliser alors Sage direct au même moment que ses collègues. C'est un mode d'exploitation partagé multi-instances avec base Sage direct mono-utilisateur sur un serveur qui accepte le multi-sessions (TSE). Au quotidien, chaque utilisateur exploite et consulte ses propres envois et réceptions (déclarations, transferts bancaires, archivages) sans partage possible en simultané avec ses collègues. soit en TSE avec partage des données Sage direct avec d'autres utilisateurs (BDD partagée). Dans ce cas de figure, deux sessions simultanées sont alors interdites sur Sage direct, c'est à dire que l'utilisateur doit attendre que l'utilisateur précédent ait fermé Sage direct pour pouvoir l'exploiter. C'est un mode d'exploitation partagé mono-instance sur la même base Sage direct. Au quotidien, chaque utilisateur peut tour à tour consulter ses envois et réceptions dans Sage direct mais aussi ceux de ses collègues en partage. En cas de demande d'accès par un utilisateur alors que la base est occupée, un message lui demandant de patienter s'affiche. Procédure d'installation de direct sur TSE Sage direct, lors de l'installation, vérifie s'il se trouve dans le cas d'une configuration monoposte ou en configuration TSE. Lorsqu'il s'agit d'une configuration TSE, une phase de configuration se déclenche afin de définir le mode d'exploitation partagée de Sage direct et la reprise ou non des données existantes. La procédure d'installation monoposte de Sage direct installe par défaut : l'applicatif sous C:\Program files (x86)\sage\direct et les données métier et de configuration sous C:\ProgramData\Sage\direct La base, les fichiers logs, de configuration et de settings ne sont créés qu'au premier lancement de Sage direct. Configuration de direct sur TSE Au premier lancement, Sage direct identifie s'il se trouve dans une configuration monoposte ou bien sur un serveur TSE. Après détection d'un environnement TSE, un écran de configuration s'affiche Sage 19

22 Télédéclarer Mode de partage La section Mode de partage des données vous propose la sélection : d'une exploitation individuelle des données (Je veux exploiter mes propres données) ou d'une exploitation partagée des données (Je veux exploiter mes données en partage avec d'autres utilisateurs) Je veux exploiter mes propres données Sélectionnez cette option si vous êtes dans la configuration TSE sans partage des données. Vous pourrez alors travailler simultanément avec plusieurs autres utilisateurs mais les données ne seront pas partagées. Cette configuration concerne des utilisateurs qui ont chacun des tâches parallèles bien définies et distinctes. Si le chemin à utiliser n'existe pas encore, la base de données, les fichiers métier et de configuration sont alors copiés dans une arborescence correspondant aux données locales de l'utilisateur sur le serveur TSE. Exemple : C:\Users\[LOGIN_WIN]\AppData\Roaming\Sage puis «direct» Je veux exploiter mes données en partage avec d'autres utilisateurs Sélectionnez cette option si vous êtes dans la configuration TSE avec partage des données. Cette configuration concerne par exemple des utilisateurs dont les attributions nécessitent de partager des dossiers communs mais sur des périodes différentes. La même arborescence doit être copiée dans le chemin désigné pour tous les utilisateurs qui partagent les mêmes données. Si d'autres utilisateurs renseignent un chemin vers un autre dossier, les utilisateurs du premier dossier n'auront pas accès aux données du second dossier. Exemple : C:\ProgramData\Sage/Direct/Dossier client 1 C:\ProgramData\Sage/Direct/Dossier client 2 Dans notre exemple, les utilisateurs du dossier client 1 partageront les données renseignées dans le Dossier client 1. Les utilisateurs du Dossier client 2 partageront les données du Dossier client2 mais n'auront pas accès au Dossier client 1 et inversement pour l'autre fichier. Les utilisateurs ayant accès aux mêmes dossiers ne pourront pas travailler simultanément dans 2012 Sage 20

23 Télédéclarer Exemple : l'application. Dans le cas d'un choix de partage des données, lorsqu'une application métier comme la paie génère une déclaration puis la transmet à Sage direct, un message d'erreur apparaît si Sage direct est utilisé par un autre utilisateur ou si ce dernier a simplement oublié de le refermer. La déclaration générée est alors perdue pour l'application métier et l'utilisateur devra la générer à nouveau ultérieurement. Intégration de l'existant Cette rubrique vous permet de demander la récupération de vos anciennes données dans la nouvelle configuration. Je veux récupérer mes données antérieures dans ma nouvelle configuration Cette option, lorsqu'elle est cochée, autorise le transfert de toute l'arborescence des données existantes dans le répertoire de travail choisi. Par défaut, le chemin proposé est : C:\ProgramData\Sage\direct. Vous pouvez, bien entendu, préciser un autre chemin. Dans le cas de la sélection de l'option Je veux exploiter mes données en partage avec d'autres utilisateurs, seul le premier utilisateur pourra transférer ses données dans le dossier de travail sélectionné. Pour les autres utilisateurs, l'option sera grisée. Méthodologie Lors de la première ouverture de l'application, lorsque l'écran de configuration s'affiche : Si vous sélectionnez l'option "Je veux exploiter seul mes propres données" si vous n'avez pas coché l'option "Je veux intégrer mes données antérieures à cette nouvelle configuration", un jeu de fichiers vides sera créé sur votre répertoire local (par défaut : C:\Users\[LOGIN]\AppData\Roaming\Sage\direct) dans le serveur TSE. Si vous avez coché l'option "Je veux intégrer mes données antérieures à cette nouvelle configuration", une copie des données sera faite votre poste. En fonction de la réussite ou non de l'opération, des messages de confirmation ou d'échec s'afficheront. Une fois les sélections effectuées, l'écran de configuration ne s'affichera plus aux prochains lancements de l'application. En cas de besoin, l'administrateur peut restaurer l'affichage de l'écran de configuration en intervenant manuellement dans le serveur. Si vous sélectionnez l'option "Je veux exploiter mes données en partage avec d'autres utilisateurs" Si vous êtes le premier utilisateur à ouvrir l'application, c'est vous qui avez accès à l'option "Je veux intégrer mes données antérieures à cette nouvelle configuration". Dans ce cas, seules vos données seront transférées sur le fichier de travail commun que vous avez renseigné. Les utilisateurs suivants auront la possibilité de se connecter sur le fichier de travail partagé défini par le premier utilisateur mais ne pourront pas transférer leurs données. Une fois les sélections effectuées, l'écran de configuration ne s'affichera plus aux prochains lancements de l'application. En cas de besoin, l'administrateur peut restaurer l'affichage de l'écran de configuration en intervenant manuellement dans le serveur. Premier lancement de direct sur TSE Une fois la configuration de Sage direct effectuée, l'application peut se lancer pour vous permettre de démarrer son exploitation Sage 21

24 Télédéclarer Si vous êtes utilisateur du module Transferts bancaires, une opération supplémentaire de configuration est nécessaire en cas de reprise des données existantes. Elle concerne l'intégration des certificats utilisés pour chaque banque dans le magasin personnel Windows de l'utilisateur. Cette intégration doit se faire manuellement selon la procédure décrite d'import/export des certificats. La procédure d'intégration des certificats est accessible dans la rubrique Créer une banque manuellement. Télédéclarer depuis votre application métier Envoyer une déclaration : Principe Sage direct a été conçu pour s interfacer avec les applications métier Sage : APIServices Comptabilité, Sage Comptabilité Start, 30 ou 100, Collectivités locales, Ligne 1000 et Intégrale, Paie Base, Pack et Pack + pour la DUCS, la DADS-U, les Assurances, l'aed et la DUE, Sage Etats Comptables et Fiscaux, Edition Artisans et Petites Entreprises, Sage Ligne 30, Ligne 100 et Ligne 1000, Collectivités locales pour la TDFC. Cette liste n est pas obligatoirement exhaustive et est sujette à des mises à jour fréquentes en fonction de la disponibilité des télé-services sur les différentes gammes de produits. Pour en savoir plus... Générer la déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) Transfert des Données Fiscales et Comptables (TDFC) et CVAE Déclaration EDI Paiement Déclaration Attestation Employeur Dématérialisée (AED) Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS) Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) Déclaration Unique d Embauche (DUE) Générer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires Vous pouvez également modifier les Options des télédéclarations, Si le poste déclarant ne dispose pas de connexion Internet, vous devrez effectuer un transfert de poste à poste expliqué dans : Transfert de poste à poste. En cas de problème lors de la création de la déclaration, reportez vous à la documentation de chacun des logiciels. Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) La déclaration de TVA est effectuée depuis les progiciels de Comptabilité. Lorsque vous lancez la télé-déclaration, Sage direct s'ouvre. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration de Sage : 2012 Sage 22

25 Télédéclarer depuis l assistant, en vous connectant au portail directdéclaration. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. Transfert des Données Fiscales et Comptables (TDFC) et CVAE Le Transfert des Données Fiscales et Comptables (TDFC) est effectué par les progiciels Sage Etats Comptables et Fiscaux, Sage Collectivités Locales, Sage GFDI 1000 (CVAE) et Sage Fa7. La Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) a été créée par la loi de finance pour Il s agit d un impôt local en France qui remplace la Taxe Professionnelle (TP). Elle s applique aux entreprises réalisant un chiffre d affaires supérieur à et se calcule en fonction de la valeur ajoutée. Elle est ensuite répartie entre les communes, les départements et les régions. Envoyer votre déclaration Si vous devez : déposer un fichier EDI auprès de la DGFiP et des autres destinataires (OGA, Banque de France ), Sage direct se charge de la conversion puis de l émission de la déclaration aux différents destinataires. produire un fichier EDI pour le communiquer à des tiers, Sage direct se charge de la transformation de votre déclaration en un fichier au format EDI adéquat que vous pourrez ensuite transmettre à ces tiers par vos propres moyens. Si vous souhaitez effectuer un test de fonctionnement de l envoi de TDFC, vous pouvez cocher l option Envoi pour test. La déclaration sera ainsi transmise au portail déclaratif pour envoi au(x) destinataire(s) en mode test. A la fermeture de l assistant de télé-déclaration, Sage direct démarre afin de vous permettre de suivre les différentes étapes d envoi de la déclaration. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration en vous connectant au portail. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. Déclaration EDI Paiement La téléprocédure Edi Paiement est effectuée par les progiciels Etats Comptables et Fiscaux, Sage GFDI 1000 et Sage Fa7 pour télédéclarer et télé-payer à la DGFiP les acomptes et soldes de CVAE (imprimés 1329AC et 1329DEC), ainsi que les acomptes et soldes de l'impôt sur les sociétés. Pour pourrez prochainement l utiliser pour les acomptes et soldes de la taxe sur les salaires. Envoyer votre déclaration Dans votre application métier, lorsque vous lancez la commande Formulaires Edi-Paiement, vous choisissez l imprimé que vous souhaitez télétransmettre et après l avoir rempli, activez la commande Générer. L assistant de télé-déclaration vous permettra alors de choisir les paramètres de votre envoi et d indiquer les paiements souhaités. A la fermeture de l assistant de télé-déclaration, direct démarre afin de vous permettre de suivre les différentes étapes d envoi de la déclaration. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations Sage 23

26 Déclaration Attestation Employeur Dématérialisée (AED) Télédéclarer L'attestation employeur d assurance chômage (ou AED) est le document prévu à l'article du code du travail susceptible d être utilisé lorsqu un salarié se fait connaître de Pôle emploi en vue de faire valoir ses droits aux prestations d assurance chômage. A compter du 1er janvier 2012, les employeurs de 10 salariés et plus ont l obligation de transmettre l attestation d assurance chômage à Pôle emploi par voie électronique, soit via un logiciel de paie, soit par Internet sur le portail pole-emploi.fr. Ce document doit être remis au salarié avec le certificat de travail et le dernier bulletin de salaire lors de son départ de l'entreprise. Il faut obligatoirement conserver cette attestation car l'employeur n'est pas tenu d'en délivrer un duplicata. Si le préavis n est pas effectué l attestation doit être remise au salarié au moment du départ de l'entreprise. Cette déclaration doit être transmise dans les cinq jours qui suivent la fin de contrat de travail du salarié. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration de Sage, en vous connectant au portail, si vous ne l avez pas fait depuis l assistant de configuration de Sage direct. L'attestation employeur Dématérialisée (AED) est envoyée par les progiciels de Paie à destination de Pôle emploi. Envoyer votre déclaration Lorsque que vous demandez la transmission de la déclaration depuis votre progiciel de Paie, Sage direct démarre et télétransmet directement votre déclaration vers Pôle emploi. Assurez-vous ensuite du bon paramétrage de l AED de votre logiciel de Paie dans le module Déclaration Sociales. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. En retour vous recevrez de la part de Pôle emploi un bilan de votre déclaration précisant si elle est acceptée ou non et dans ce dernier cas, une Attestation Employeur au format PDF que vous pourrez transmettre au salarié qui fait l objet de la déclaration. Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales ( DUCS) La Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS) est envoyée par les progiciels de Paie. Envoyer la déclaration Lorsque vous lancez la télé-déclaration depuis le progiciel de Paie, Sage direct s'ouvre. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration, en vous connectant au portail, si vous ne l avez pas fait depuis l assistant de configuration de Sage direct. Assurez-vous du bon paramétrage de la DUCS-EDI de votre logiciel de Paie à l aide de l Assistant DUCS dans la boîte Paramétrer. Cette commande ouvre l assistant de télé-déclaration de la DUCS-EDI, vous devez suivre les étapes de l assistant pas à pas. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) La Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) ainsi que la DADS-U pour le BTP et les assurances sont envoyées par les progiciels de Paie Sage 24

27 Envoyer votre déclaration Télédéclarer La déclaration est immédiatement transmise aux organismes destinataires : CNAV et/ou AGIRC-ARRCO, Assurances, Net-Entreprises, BTP. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration de Sage, en vous connectant au portail, si vous ne l avez pas fait depuis l assistant de configuration de Sage direct. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. Déclaration Unique d Embauche (DUE) La Déclaration Unifiée d Embauche (DUE) est envoyée par les progiciels de Paie. Envoyer votre déclaration Lorsque vous demandez la génération de la déclaration depuis votre progiciel de Paie, Sage direct démarre et se charge de convoyer la déclaration vers l organisme déclaratif final. Avant de télé-déclarer pour la première fois, vous devez accepter les Conditions Générales d Utilisation du service de télé-déclaration de Sage, en vous connectant au portail. Pour suivre le processus, voir Boîte d envoi des déclarations. Générer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires L'enrichissement des coordonnées bancaires peut être généré depuis votre application métier. L assistant d enrichissement des coordonnées bancaires vous permet de choisir : soit de transmettre les RIB de vos fiches tiers afin de les convertir en codes IBAN et BIC, soit de récupérer les codes IBAN et BIC associés aux RIB de ces fiches. Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer le traitement ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Télédéclarer avec direct Télédéclarer - Introduction Il est possible de télédéclarer à partir de Sage direct : Editer ou saisir dans le formulaire de TVA Créer une demande de remboursement de TVA 3519 Créer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires depuis un fichier au format CSV Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV 2012 Sage 25

28 Editer ou saisir dans le formulaire de TVA Télédéclarer Le module de saisie de TVA permet de consulter et modifier la déclaration de TVA, directement depuis Sage direct. Si vous le souhaitez, les données déclarées depuis votre application de Comptabilité peuvent être reprises dans un formulaire type Cerfa, au format pdf via une interface Adobe Reader (version 7.08 ou supérieure). Vous devez pour cela avoir coché l option correspondante dans la commande Outils / Options / Onglet Déclarations Sélectionnez la déclaration devant être vérifiée ou modifiée, puis cliquez sur le bouton [Editer]. Le formulaire de saisie de la Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée remplace à l écran la boîte d envoi. Les zones sur fond bleu sont saisissables Sage 26

29 Télédéclarer Pour plus de visibilité, vous pouvez les mettre en surbrillance en cliquant sur le bouton ci-contre en haut à droite de la page de visualisation. Vous disposez de toutes les possibilités de consultation offerte par Adobe Acrobat Reader. Pour plus d informations sur les fonctions Adobe Reader, consultez la documentation fournie par Adobe. Une fois les modifications effectuées, vous cliquez sur le bouton [Recalculer] de la barre d outils «TVA», afin de mettre à jour les différents soldes et cumuls. Si une erreur a été commise, un message vous en informe. Le bouton [Réinitialiser] remet à zéro l ensemble des données saisies, et ne conserve que les données d identification de la société et de la déclaration. Si vous avez utilisé ce bouton par erreur, il vous suffit de fermer le module de saisie de TVA sans transmettre la déclaration, puis de le rouvrir, pour retrouver la déclaration telle qu elle était à sa réception par Sage direct. Cliquez sur le bouton [Envoyer] afin que Sage direct poursuive l envoi de la déclaration à la DGFiP. Le module de suivi est fermé, et vous pouvez suivre l évolution des statuts de la déclaration de TVA dans la boîte d envoi. Le bouton [Fermer] permet de quitter le formulaire de TVA sans l envoyer. Toutes les modifications apportées sont alors perdues. Particularité : Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée et gestion des OGA Le formulaire de saisie de la Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée vous permet de demander la transmission de cette dernière à un OGA : vous saisissez ses coordonnées directement dans le formulaire (feuillet complémentaire des déclarations de TVA CA3 et CA12). L envoi d une déclaration à l OGA est purement informative : cela permet à l OGA de disposer d une copie de la déclaration DGFIP lors de son contrôle de TVA de fin d année. Cochez l'option Envoi OGA pour saisir les coordonnées de l'organisme de Gestion Agrée auquel vous souhaitez délivrer une copie de la déclaration. Si votre logiciel vous permet de renseigner des informations sur l OGA : elles sont alors automatiquement proposées dans les zones ci-dessus. Les informations OGA sont mémorisées et vous seront automatiquement proposées lors du prochain envoi (pour le même siret déclarant). Première demande de remboursement 3519 Dans le cas d une première demande de remboursement 3519, Sage direct vous permet également de saisir le relevé des factures d achats demandé par la DGFIP Sage 27

30 Créer une demande de remboursement de TVA 3519 Télédéclarer Sage direct propose trois méthodes pour générer une demande de remboursement de crédit de TVA (imprimé 3519 de la DGFiP) au format EDITVA : 1. Vous pouvez initier la demande de remboursement de crédit de TVA dans votre Comptabilité. Le montant de remboursement demandé dans votre déclaration de TVA CA3 sera automatiquement repris dans le formulaire 3519 inclus dans le PDF TVA dans Sage direct. Vous n aurez plus qu à finaliser la demande (notamment le demandeur et les coordonnées bancaires) puis à envoyer. 2. Vous pouvez demander le remboursement de TVA dans Sage direct lorsque le PDF est ouvert (si vous n'avez pas demandé de remboursement de TVA dans la déclaration CA3 de l'application Comptable). Il convient dans ce cas de renseigner le montant de remboursement demandé dans la déclaration CA3 et de remplir la demande de remboursement Vous pouvez enfin créer une demande de remboursement directement dans Sage direct en partant d'une déclaration CA3 préexistante en suivant la procédure décrite ci-dessous. Dans ce dernier cas (méthode dans Sage direct), lorsque vous sélectionnez une déclaration de TVA dans Sage direct, le bouton [Remboursement] devient accessible. Si la déclaration sélectionnée est une déclaration 3310CA3, un formulaire de demande de remboursement de crédit de TVA 3519 est initialisé dans Sage direct et un PDF s'ouvre pour vous permettre de saisir et d'envoyer la demande de remboursement seule. Attention! Vous devez finaliser et envoyer la déclaration pour qu'elle soit mémorisée dans Sage direct : si vous fermez sans envoyer, la déclaration sera supprimée mais vous pourrez en refaire une ultérieurement. Si vous essayez d'activer la demande de remboursement à partir d'une déclaration de TVA autre qu'une déclaration 3310CA3, un message vous indique que ce n'est pas possible. Créer une demande d'enrichissement des coordonnées bancaires depuis un fichier au format CSV La fonction Fichier / Importer une liste de RIB au format CSV permet de convertir une liste de RIB au format.csv, préalablement généré par une application Sage ou non, en codes IBAN et codes BIC associés. Voir l'annexe : Structure d un fichier.csv pour une description du fichier. A l appel de cette fonction, la fenêtre «Importer fichier de sauvegarde» apparaît Sage 28

31 Télédéclarer Sélectionnez le fichier.csv contenant la liste des RIB à convertir, puis validez en cliquant sur le bouton [Ouvrir]. Le bouton [Annuler] permet d abandonner le traitement. Lorsque l option d envoi manuel a été définie dans le Outils / Options / Préférences, le programme attend votre intervention pour communiquer le fichier de données au Portail déclaratif où la conversion des RIB en IBAN et BIC sera réalisée. La télétransmission reste alors dans la «Boîte d envoi - IBAN» avec le statut «A envoyer...» jusqu à ce que vous cliquiez sur le bouton [Envoyer]. Une fois le traitement réalisé sur le Portail déclaratif, l enrichissement IBAN revient dans Sage direct avec le statut «Correctement traitée au format attendu». Il sera nécessaire pour cela de cliquer sur le bouton [Actualiser] après un délai de quelques minutes, afin d actualiser le statut évolutif de votre traitement de conversion et ce, jusqu à obtention du statut final «Correctement traitée au format attendu». Aperçu de l enrichissement IBAN Pour visualiser le fichier.csv à transmettre, cliquez sur le bouton [Aperçu] après 2012 Sage 29

32 Télédéclarer l avoir sélectionné dans la liste de la fenêtre «Boîte d envoi». Le bouton [Bilan de retour] permet de visualiser le fichier après enrichissement par les codes IBAN et BIC. Vous avez la possibilité de demander une impression en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Pour sortir de la fenêtre, cliquez sur le bouton [Fermer]. Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV La fonction Fichier / Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV s utilise après la conversion des RIB en codes IBAN et BIC associés via la fonction précédente Importer une liste de RIB au format CSV. Elle permet d enregistrer, au format.csv et dans le répertoire de stockage de votre choix, un enrichissement IBAN ayant le statut «Correctement traitée au format attendu». Ceci dans le but de pouvoir ensuite traiter la liste des codes IBAN et BIC dans une application métier ou dans Excel. Pour ce faire, positionnez-vous sur le fichier d enrichissement IBAN souhaité. A l appel de cette fonction par le menu contextuel ou par le menu Fichier, la fenêtre «Enregistrer sous...» apparaît Sage 30

33 Télédéclarer Saisissez un nom et un répertoire de stockage pour le fichier.csv qui contiendra la liste des IBAN et BIC convertis, puis validez en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Le bouton [Annuler] permet d abandonner le traitement. Lorsque vous ouvrez un fichier.csv dans Excel, les données se présentent de la façon suivante : Suivre l'évolution des informations sur les déclarations Déclarations multi-destinataires ou multi-documents Sage direct permet de télétransmettre une seule déclaration à destination de plusieurs organismes (DUCS, DADS-U, TDFC ou TVA) ou plusieurs documents dans un même envoi à destination d'un organisme (TDFC ou TVA), ce qui implique un affichage détaillé de l'envoi Sage 31

34 Télédéclarer Le suivi des déclarations se visualise dans ce cas sous la forme d un regroupement qui identifie chaque télé-transmission. Il est possible de visualiser, le détail et le statut des différents émetteurs et destinataires de la déclaration. Un double clic sur une ligne ouvre le Journal des événements de la déclaration. Vous pouvez à tout moment revenir à la liste des envois, en cliquant le bouton ci-contre. Le bouton [Tout afficher] supprime les filtres d affichage, et affiche le contenu entier du Journal des événements. Pour en savoir plus... Liste des envois Consulter les aperçus des déclarations Consulter le détail des déclarations et paiements composant un envoi Consulter les bilans de retour des déclarations Consulter le journal des événements sur les déclarations Recevoir les s de notification des destinataires Interroger ses contrats d'assurances depuis Sage direct Liste des envois Liste des envois - Introduction La liste des envois permet de suivre l évolution du statut des envois réalisés Sage 32

35 Télédéclarer Pour plus d informations... Actualisation des statuts Vignettes de notification Affichage des informations Colonnes supplémentaires Actualisation des statuts Le statut est actualisé automatiquement jusqu à la traduction du fichier au format EDI par le portail déclaratif. Ce processus est relativement rapide et s exécute classiquement en quelques minutes. Vous pouvez observer son évolution dans la liste des envois : la colonne Statut affiche le dernier statut atteint par l envoi tandis que la colonne processus d envoi. vous donne une indication sur l étape d avancement du Nous vous conseillons de réduire la fenêtre de l application tant que la déclaration n'a pas atteint le statut transformé par le portail déclaratif. Vous continuerez à être informé de l'avancée du processus par des vignettes de notification. Suite à sa traduction, la déclaration est préparée pour être envoyée par le portail déclaratif ; ce processus n est pas immédiat ; vous devrez donc actualiser vous même les statuts. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Tout Actualiser], situé au-dessous de la liste, afin d observer son évolution. Ce bouton actualise le statut de la déclaration sélectionnée. Si vous voulez actualiser le statut de l ensemble des déclarations, cliquez sur le bouton [Tout actualiser], dans la barre d outils. La réception de la déclaration par le portail déclaratif n est pas le statut définitif de la déclaration. Il est donc important que vous consultiez régulièrement Sage direct et que vous actualisiez manuellement les statuts. Vous serez ainsi au courant de l évolution du processus de transmission, et des éventuels problèmes qui pourraient survenir Sage 33

36 Vignettes de notification Télédéclarer Lorsqu une télé-déclaration est transmise depuis votre application métier, il n est pas nécessaire d afficher Sage direct à l écran pour suivre l évolution de celle-ci. Vous pouvez continuer de travailler sur une autre application, et être informé de l avancée du processus par de petites vignettes qui s affichent dans la partie basse de l écran. Ces vignettes vous informent à chaque modification de statut d une déclaration en cours d envoi. La déclaration est identifiée par sa date d envoi, l établissement redevable, ainsi que son numéro de SIRET et son identifiant. Cliquez sur le statut si vous souhaitez revenir sur Sage direct et obtenir plus d informations sur la déclaration en question. Affichage des informations La présentation des informations est globalement commune à l ensemble des déclarations. Lorsque vous sélectionnez l option Toutes (déclarations), les colonnes sont les suivantes : Colonne Dans la liste affichée dans la boîte d envoi, la colonne affiche une icône permettant d identifier d un simple coup d œil l état d évolution d une déclaration. Les états possibles sont les suivants : Icône Statut A envoyer En cours En cours avec acceptations En cours avec rejets Partiellement rejeté Accepté Rejeté Clôturé après remise Description La déclaration est en attente d envoi. La déclaration a été envoyée, elle est en attente de réponse des destinataires. Tous les comptes rendus relatifs à cet envoi ne sont pas encore revenus mais il y a déjà des retours positifs. Tous les comptes rendus relatifs à cet envoi ne sont pas encore revenus mais il y a déjà des retours négatifs. Tous les comptes rendus relatifs à cet envoi sont revenus : une partie de l envoi est acceptée mais une autre est rejetée, il faut consulter le bilan de retour pour déterminer les actions à mener. La totalité de l envoi a été acceptée. La totalité de l envoi a été rejetée. L envoi a été clôturé après transfert au destinataire (cas d un destinataire qui ne délivre pas de compte rendu). Consulter le Journal des événements, et voir Annexe : Erreurs de transmission, qui présente les différents messages d erreur existants et expose la conduite à tenir en cas de problème Sage 34

37 Télédéclarer Déclaration La colonne Déclaration identifie le type de la déclaration envoyée : TVA TDFC DUCS DADS-U DUE Edi-paiement AED IBAN Assurances Statut La colonne Statut informe sur l état actuel de la transmission de la déclaration. Ce statut se modifie au cours du temps ; de même que les informations affichées dans cette colonne. La liste suivante détaille les filtres disponibles dans la colonne Statut, selon l étape franchie par la déclaration : Sage direct, Portail d authentification, Portail déclaratif, Organisme destinataire. Ces filtres ne sont disponibles que si au moins un des éléments de la liste présente ce statut. Si aucun élément n a le statut Autorisée par le Portail d authentification, cette option de filtrage n apparaîtra pas. La transmission d une déclaration se déroulant correctement va afficher les statuts suivants : 2012 Sage 35

38 Télédéclarer Statut A envoyer... Autorisée par le portail d authentification Reçue par le portail déclaratif Fichier correctement traité au format attendu Envoyée à l organisme destinataire Acceptée par l organisme destinataire Explication Sage direct a reçu la déclaration transmise par l application métier Votre demande de déclaration est validée par le portail d authentification La déclaration a bien été reçue par le Portail déclaratif Le fichier de déclaration a été transformé par le Portail déclaratif La déclaration a été envoyée par le portail d authentification à l organisme destinataire L organisme destinataire accepte votre déclaration Il peut arriver que la transmission n arrive pas à son cours pour une raison quelconque ; dans ce cas, un statut d erreur est affiché. Les causes des anomalies les plus courantes sont détaillées au chapitre Annexe : Erreurs de transmission. Identifiant La colonne Identifiant affiche l identifiant unique de votre déclaration. Les 35 caractères alphanumériques le constituant sont utilisés par l ensemble des intervenants (portail EDI, organisme déclaratif, service d assistance au client...) pour identifier sans doute possible une déclaration transmise par Sage direct. Vous pouvez récupérer le contenu de la colonne Identifiant : 1. sélectionnez la ligne choisie, 2. activez la fonction Copier l identifiant du menu contextuel (clic droit de la souris). Vous pourrez coller l identifiant dans un document externe (un mail envoyé à notre service d assistance par exemple) ou dans les critères de filtre du Journal des événements. Société La colonne Société indique le nom du «dossier» ouvert dans le logiciel à partir duquel la déclaration a été envoyée. Si votre entreprise n est pas multi-sociétés, l information qui figurera dans cette colonne sera toujours la même. Commentaire Vous pouvez saisir dans cette colonne un commentaire pour chacune des déclarations réalisées. Dès que vous sélectionnez un type de déclaration précis, la fenêtre «Boîte d envoi» se décompose en deux parties : Partie haute : présente les différentes lignes de communication ; Partie basse : affiche le détail de chaque communication. De ce fait, en fonction du type de déclaration sélectionné (TVA, DUCS, IBAN...) des colonnes supplémentaires peuvent s afficher en partie haute ou basse, telles que : Créé La colonne Créé indique la date et l heure d envoi de la déclaration à la date et à l heure définies par le système d exploitation de votre ordinateur Sage 36

39 Télédéclarer Mode La colonne Mode peut afficher Test ou Réel suivant le type de déclaration envoyé au destinataire (à des fins de test ou d un envoi réel). Période Cette colonne indique la période couverte par la déclaration envoyée. Redevable Cette colonne indique l établissement qui est redevable de la déclaration. Destinataire Cette colonne indique l organisme destinataire de la déclaration. Actualisé La colonne Actualisé indique la date et l heure du dernier statut de la déclaration, à la date et à l heure définies par le serveur du portail déclaratif. L heure système de votre ordinateur et celle du serveur du portail déclaratif peuvent ne pas être exactement identiques. Dans ces conditions, il est possible que l heure de modification apparaisse comme antérieure à l heure de création de la déclaration. Colonnes supplémentaires Vous avez également la possibilité d afficher les colonnes suivantes en le spécifiant de manière ponctuelle par le Sélecteur de champs, ou permanente dans l onglet «Colonnes» de la commande Affichage / Préférences. Pour plus d informations sur ces options d affichage, consultez les chapitres Onglet «Colonnes» et Sélecteur de champs. Type Cette colonne indique la nature des envois ainsi que le progiciel ayant généré la déclaration à l origine. Notification Cette colonne affiche le destinataire de l accusé de réception qui sera envoyé, une fois le processus de déclaration terminé. SIRET La colonne SIRET fait apparaître le numéro de SIRET de la société émettrice de la déclaration. SIRET Redevable Cette colonne indique le SIRET de l établissement qui est redevable de la déclaration. SIRET Société Indique le SIRET du «dossier» ouvert dans le logiciel à partir duquel la déclaration a été envoyée. Si votre entreprise n est pas multi-sociétés, l information qui figurera dans cette colonne sera toujours la même. SIRET destinataire Cette colonne indique le SIRET de l'établissement destinataire de la déclaration (caisse Urssaf d'un département par exemple). Compte Il s agit de votre compte client Sage qui est utilisé ici pour vos télétransmissions. Comment consulter les aperçus des déclarations Le bouton [Aperçu] affiche la déclaration pour consultation Sage 37

40 Télédéclarer Le bouton [Aperçu] permet également de visualiser le fichier.csv à transmettre et.xml lors de l'enrichissement de l'iban. Consulter le détail des déclarations et paiements composant un envoi Déclarations - Introduction Le sous-menu Déclarations affiche l ensemble des types de déclarations dont vous disposez dans Sage direct : 2012 Sage 38

41 Télédéclarer TVA (Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée) TDFC (Transfert des Données Fiscales et Comptables) et CVAE DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) DADS-U (Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée) DADS-U Assurances DUE (Déclaration Unique d Embauche) EDI Paiement AED (Attestation Employeur Dématérialisée) IBAN Les types s affichent au fur et à mesure des envois. Lorsque vous cliquez sur l une des commandes de ce sous-menu, la liste des déclarations concernées apparaît dans la boîte d envoi. La commande Toutes permet d afficher la liste de toutes vos déclarations. Pour tout information, voir Boîte d envoi des déclarations. Boîte d envoi des déclarations La boîte d envoi des déclarations vous permet de consulter les étapes suivies par la déclaration, une fois l envoi effectué depuis l application métier Sage. L affichage de cette boîte d envoi est divisé en deux panneaux. Partie supérieure La partie supérieure affiche la liste des déclarations et permet de suivre l évolution du statut des envois réalisés. La présentation des informations est globalement commune à l ensemble des déclarations. Voir Liste des envois Sage 39

42 Télédéclarer Partie inférieure La déclaration de TVA dispose d un module de saisie directe, qui vous permet de corriger la déclaration avant envoi ; nous vous le présentons au chapitre Module de saisie de TVA. Sage direct permet d obtenir rapidement le détail d une déclaration et de supprimer celles qui sont devenues inutiles. Lorsque l envoi d une déclaration est impossible, il peut être nécessaire de recourir à une importation de déclaration. La procédure d import est exposée dans Importer une déclaration. Comment consulter les bilans de retour des déclarations Lorsque vous déclenchez la création d une déclaration avec ces progiciels, Sage direct s ouvre automatiquement et le processus de télé-déclaration s enclenche immédiatement. Lorsqu une télétransmission est au moins partiellement terminée, vous pouvez consulter le résultat final donné par l organisme destinataire, avec les éventuelles erreurs rencontrées, en cliquant sur le bouton [Bilan de retour] dans la fenêtre «Boîte d envoi». Ce bilan de retour donne des informations supplémentaires sur le statut de vos déclarations. Le bouton [Bilan de retour] permet également de visualiser le fichier après enrichissement par les codes IBAN et BIC. L'utilisation du mode Test lors d'une télétransmission ne délivre pas de bilan de retour. Pour imprimer les bilans en rafale, voir la rubrique Impression des attestations AER en rafale Sage 40

43 Impression des attestations AER en rafale Certains clients de Sage direct doivent transmettre jusqu'à 850 déclarations dans la même journée. Télédéclarer La procédure d'impression des bilans décrite dans la rubrique Comment consulter les bilans de retour des déclarations se révèle alors fastidieuse depuis Sage direct. Une fonctionnalité vous propose l'impression en rafale des PDF souhaités à partir d'une fenêtre listant les AER disponibles. La fonction est accessible depuis la liste des déclarations AED. Un clic sur le bouton [Attestations AER] ouvre directement une fenêtre présentant la liste de tous les AER reçus par Sage direct. Lorsque l'on sélectionne ces PDF, l'action clic droit / Imprimer, transmet les documents à l'imprimante sans lancer l'éditeur Adobe Reader. Consulter le journal des événements sur les déclarations Présentation du journal des événements Le Journal des événements vous apporte un suivi complet sur l ensemble des envois effectués à partir de Sage direct. Pour y accéder, deux chemins sont possibles : le bouton [Journal] de la barre d outils affiche l ensemble des évènements de toutes les déclarations ; un double clic sur une déclaration dans la boîte d envoi affiche les évènements relatifs à cette déclaration uniquement Sage 41

44 Télédéclarer Voir pour toute information : Affichage des informations Colonnes supplémentaires Déclarations multi-destinataires Affichage des informations Les informations disponibles dans le Journal des événements sont les suivantes : Colonne La première colonne de la liste des événements intervenus lors de la transmission de vos déclarations affiche sous forme d icône le statut de l événement concerné. De cette manière, vous pouvez identifier d un rapide coup d œil les événements requérant votre attention. Symbole Description Cette icône vous informe sur l état de transmission de votre déclaration. Cette icône vous indique qu une erreur a eu lieu lors de la transmission de votre déclaration. Cette colonne ne peut être ni déplacée ni supprimée. Les différents types d informations disponibles dans le Journal des événements sont détaillés dans les colonnes suivantes. Statut La colonne Statut regroupe l ensemble des actions possibles dans Sage direct pour la transmission de vos déclarations et la gestion de vos droits : 2012 Sage 42

45 Télédéclarer Demande d autorisation : ce code retrace vos demandes d autorisation au portail d authentification pour effectuer vos déclarations. La signature obtenue en retour sera ensuite transmise au portail déclaratif en même temps que la transmission de la déclaration elle-même. Envoi déclaration : ce code est relatif à un événement consécutif à l envoi d une déclaration. Erreur : ce code indique que la transmission de la déclaration a échoué. Exception : ce code indique qu une erreur survenue lors de la transmission de votre déclaration, n a pas permis l acheminement de votre envoi. Mise à jour du statut : ce code signale un événement par lequel une mise à jour des statuts des déclarations et des droits a été demandée. Description La colonne Description détaille les circonstances de l événement identifié précédemment de par le code. Création Les colonnes Date et Heure vous indiquent, respectivement, à quelle date et à quelle heure l événement consulté est survenu. Service La colonne Service indique le type de déclaration concernée. Colonnes supplémentaires Vous avez également la possibilité d afficher les colonnes suivantes en le spécifiant de manière ponctuelle par le Sélecteur de champs, ou permanente dans l onglet «Colonnes» de la fonction Préférences... Pour plus d informations sur ces options d affichage, consultez les chapitres Onglet «Colonnes» et Sélecteur de champs. Identifiant La colonne Identifiant affiche l identifiant unique de votre déclaration. Les 35 caractères alphanumériques le constituant sont utilisés par l ensemble des intervenants (portail EDI, organisme déclaratif, service d assistance au client...) pour identifier sans doute possible une déclaration transmise par Sage direct. Vous pouvez récupérer le contenu de la colonne Identifiant en mettant en surbrillance l identifiant, en ouvrant le menu contextuel (clic droit de la souris) puis en le copiant Sage 43

46 Télédéclarer Vous pourrez coller l identifiant dans un document externe (un mail envoyé à notre service d assistance par exemple) ou dans les critères de filtre du Journal des événements. Type La colonne Type affiche le type d événement consécutif à l envoi de vos déclarations : Information : cette mention signale qu une phase du processus de transmission s est déroulée correctement. Erreur : cette mention est très rare. Elle signale qu un incident bloquant est survenu lors d une phase du processus de transmission. Une nouvelle tentative de transmission est nécessaire après avoir éventuellement effectué une action réparatrice. A terminer Refusée : Pour plus d informations sur la manière de filtrer le Journal des événements, consultez le paragraphe Critères de tri. Déclarations multi-destinataires Dans le cas des déclarations envoyées simultanément à plusieurs destinataires, le Journal des événements affiche une ligne par destinataire pour chaque déclaration transmise ; le statut global de la déclaration étant indiqué en dernière ligne. Comment recevoir les s de notification des destinataires Un compte-rendu peut être envoyé par le destinataire final de votre télétransmission, pour attester de son acception ou de son refus. Le portail déclaratif informe l'émetteur par de l'avis d'acceptation (ou de refus motivé) de la déclaration. Le statut de la déclaration passe alors à Accepté (ou Refusé) par l'organisme destinataire. En cas de rejet, la déclaration pourra être envoyée après correction des anomalies révélées par le bilan de retour. Il est possible de recevoir des s de notification de chaque destinataire et à destination d'une ou plusieurs personnes Sage 44

47 Télédéclarer Les adresses et conditions des notifications sont paramétrées dans le menu Outils / Options. Interroger ses contrats d'assurances depuis Sage direct : Contrats Assurances Cette commande du menu Outils permet d'accéder directement à la gestion de vos fiches de paramétrage assureurs sur portail Declar'Assur. Puis, après avoir à nouveau validé votre Siren (ou renseigné un Siren enregistré, si vous êtes, par exemple, Expert comptable), vous accédez aux services de gestion des fiches de paramétrage assureurs de Déclar'Assur Sage 45

48 Télédéclarer 2012 Sage 46

49 Transférer des ordres bancaires Transférer des ordres bancaires Transferts bancaires - Introduction Services / Transferts bancaires Le sous-menu Transferts bancaires permet, si vous avez souscrit auprès de votre banque un contrat Ebics, de : transmettre aux banques des remises d ordre de type : remise de virements domestiques (160 caractères), remise de virements domestiques France (320 caractères), remise de virements internationaux, remise de virements de trésorerie France Intragroupe, remise de virements de trésorerie internationaux (320 caractères), bon à payer de LCR, remise de LCR, remise d'avis de prélèvements (prélèvements accélérés domestiques France), remise de télérèglements domestiques France, recevoir de la banque des : relevé de compte, relevé de compte intraday, relevé de LCR, relevé de LCR impayés, relevé de chèques impayés, relevé de virements reçus et rejetés, relevé de prélèvements reçus et rejetés, relevé de télérèglements reçus et rejetés, relevé de TIP reçus et rejetés, relevé de cartes affaires, Ces différents ordres peuvent être issus ou à destination de votre logiciel métier Sage. Pour en savoir plus sur le contrat Ebics, reportez-vous aux titres Contrat Ebics et Signature personnelle. Ces communications bancaires via Sage direct tiennent compte des spécificités du marché français ainsi que des préconisations du CFONB. Le sous-menu Transferts bancaires donne accès aux fonctions suivantes : Administration : permet le paramétrage des éléments nécessaires aux communications tels que : les Banques, les Services, les Sessions. Communication : affiche la liste des communications en cours aussi bien les réceptions que les envois de fichiers. Journal/Historique : permet de suivre les communications effectuées et leur statut. Sauvegarde : permet de visualiser les sauvegardes des communications effectuées. * Mode de commande : permet de lancer directement le transfert de tous les services existants et correspondant au type indiqué. * Le nombre de sauvegardes affiché dépend du paramétrage réalisé dans Outils / Options / onglet «Transferts bancaires». Voir Onglet «Transferts bancaires» Sage 47

50 Transférer des ordres bancaires A gauche de la fenêtre, la barre verticale propose également l accès aux différentes fonctions du service Transferts bancaires, de même qu elle offre la possibilité de revenir sur les services Déclarations et Archives. Interface de suivi - Administration Services / Transferts bancaires / Administration Administration permet de procéder aux paramétrages de base nécessaires à la réalisation des communications bancaires ultérieures. Par défaut, le sous-sous-menu Administration s ouvre sur la fenêtre «Liste des banques». Les paramètres de base à définir sont les suivants : 1. Banques : ce sont les organismes bancaires avec lesquels vous allez transmettre des fichiers. Voir «Banques». 2. Services : ce sont les types de communications que vous allez réaliser, tels que Virements, Relevés d impayés, Relevés de comptes bancaires, LCR etc. Voir «Services». 3. Session : ce sont des regroupements de services qu il est possible de réaliser, notamment pour des tâches planifiées (ex : récupération des extraits de compte). Voir «Sessions». La fenêtre «Liste des banques» se compose en deux parties : partie haute : la liste des banques apparaît sous forme de tableau. partie basse : la liste des services rattachés à la banque sélectionnée en partie haute apparaît sous forme de tableau. Les colonnes de la liste des banques sont les suivantes : Etat : icône vert, orange ou rouge indiquant si la banque créée est prête ou non pour réaliser des communications en se connectant au serveur bancaire. La banque est initialisée, elle peut réaliser des communications bancaires. La phase d initialisation n est pas aboutie. Une erreur s est produite dans la phase INI ou HIA, 2012 Sage 48

51 Transférer des ordres bancaires c est-à-dire que les certificats de la banque n ont pas encore été récupérés. La banque n est pas initialisée, elle ne peut pas réaliser de communication bancaire. Statut : le programme indique les différents états possibles de la banque : Non initialisé : la phase d'initialisation n'a pas débuté. Réponse INI : la requête INI a été exécutée et la réponse a été obtenue. Réponse HIA : la requête HIA a été exécutée et la réponse a été obtenue. Réponse HPB : la réponse HPB a été reçue du serveur bancaire, c'est-à-dire que les certificats de la banque ont été récupérés. Code abrégé de la banque. Nom de la banque. Contact agence : indique le nom de la personne en charge du contrat Ebics dans l organisme bancaire. URL du serveur bancaire : indique l'url ou l adresse IP du serveur bancaire permettant la communication avec la banque paramétrée dans Sage direct. Host ID du serveur : indique l identifiant de l organisme bancaire, en l occurrence son code BIC. Partner ID du contrat : indique le numéro de contrat Ebics. User ID du client : indique le numéro identifiant de l utilisateur ou du service attribué lors de la souscription du contrat Ebics. Il est possible d'afficher ou supprimer les colonnes désirées en faisant un clic droit sur chacune d entre-elles, puis en activant la fonction Sélecteur de champs. Voir Sélecteur de champs. Les colonnes de la liste des services rattachés à une banque sélectionnée, qui s affichent par défaut, sont les suivantes : Service : indique le nom du service rattaché à la banque sélectionnée. Banque : indique le nom de la banque associée au service. Fichier : indique le nom et le répertoire de stockage du fichier à envoyer ou recevoir. Mode : indique s il s agit d une communication en mode Test ou Réel. Type de fichier : reprend le type de fichier. Celui-ci est étroitement lié à la norme (nationale (CFONB), européenne (SEPA) ou internationale (SWIFT)). Il est possible d ajouter deux colonnes supplémentaires à partir du Sélecteur de champs : Sens : indique s il s agit d une émission ou d une réception. Type Ebics : indique le type Ebics récupéré de la banque en fonction du type de fichier sélectionné en création de service. Pour récupérer les types Ebics de votre banque, il convient d activer la fonction Lancement de l assistant de configuration des services après la récupération des clés du serveur à partir du menu Outils / Options / Onglet «Transferts bancaires». Voir Sélecteur de champs. Pré requis des Transferts bancaires Contrat Ebics La souscription d un contrat Ebics (Banking Internet Communication Standard), auprès de ses banques, est incontournable à l utilisation des Transferts bancaires dans Sage direct. La souscription s opère auprès de votre organisme bancaire. Pour en savoir plus sur les modalités 2012 Sage 49

52 Transférer des ordres bancaires du contrat Ebics, contactez votre banque. Contrat et Portail Pour pouvoir utiliser le service Bancaires de Sage direct, il est nécessaire de souscrire un contrat relatif aux droits de communications. Les contrats souscrits déterminent le nombre d'envois et le mode de transfert possibles. Pour souscrire un contrat, contactez votre Partenaire Sage. Vous déterminerez ensemble vos besoins en nombre de communications et ouvrirez vos droits. Signature personnelle Lorsque vous souscrivez un contrat Ebics, il est également possible de souscrire un contrat de signature personnelle avec une Autorité de Certification. Celui-ci permet d identifier personnellement et garantir la signature de la personne émettant des ordres bancaires. La signature personnelle supprime de cette manière, l étape d envoi par fax ou courrier des ordres de remise datés et signés à l organisme bancaire avec lequel vous avez souscrit le contrat Ebics. C est l Autorité de Certification qui garantit personnellement à l organisme bancaire la signature du donneur d ordre à chaque lancement de télétransmission. Pour ce faire, il est nécessaire lors de l initialisation de la banque dans Sage direct de fournir le certificat de signature au format X509V3 disponible sur la clé physique, de type Etoken par exemple, délivrée par l Autorité de Certification que vous avez choisie. Cette clé doit être conservée précieusement par le donneur d ordre à qui elle a été délivrée. L interface permettant le transfert du certificat de signature X509V3 vers Sage direct varie en fonction de l Autorité de Certification que vous avez sélectionnée. Reportez-vous à la documentation qu elle vous a fourni avec la clé pour savoir comment procéder. Pour en savoir plus sur la signature personnelle, reportez-vous à la partie Télé-transfert des fichiers bancaires. Configurer mes banques Configurer mes banques - Présentation Vous pouvez configurer les banques manuellement ou à l'aide d'assistants : Assistant de récupération des données de Telbac Créer une banque par assistant Paramétrer manuellement mes banques Après création, une banque doit être initialisée : Initialiser une banque Enfin, l'assistant de génération des certificats vous permet de générer depuis votre poste, des certificats auto-signés qui vont vous permettre de procéder à l initialisation de vos banques dans Sage direct et ensuite de pouvoir réaliser des communications bancaires. Assistant de génération de certificat 2012 Sage 50

53 Assistant de récupération des données de Telbac Outils / Options / onglet Transferts bancaires Transférer des ordres bancaires Cet assistant vous permet de récupérer, facilement et dans le détail, les banques, services et sessions paramétrés dans Telbac pour les utiliser dans Sage direct. Pour utiliser cet assistant : 1. sélectionnez le menu Outils 2. puis Options 3. cliquez sur l'onglet Transferts bancaires 4. cliquez sur le bouton Etape 1 Lorsque vous cliquez sur le bouton [Intégrer mes paramètres Telbac], la première fenêtre de l assistant apparaît. Il s agit d un écran de bienvenue dans l assistant de configuration. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape de paramétrage ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Etape 2 Cette étape permet de procéder à la sélection des banques, services et sessions que vous souhaitez récupérer de Telbac. Pour ce faire, il vous suffit de décocher ou laisser cochés les éléments qui vous intéressent. Par défaut, toutes les rubriques et leurs éléments sont cochés Sage 51

54 Transférer des ordres bancaires L action de décocher ou de cocher une rubrique a pour conséquence de décocher ou cocher tous les éléments qui en font partie. Pour visualiser les services rattachés à une banque, il vous suffit de développer l arborescence de celle-ci. Paramètre par défaut (pré-paramétrage bancaire, certificats X509...) Cette case est cochée par défaut. Laissez-la cochée si vous souhaiter également récupérer les paramètres des banques. Cliquez sur le bouton [Précédent] pour revenir à l écran de bienvenue, sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape de validation de la sélection ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Etape 3 Cette étape permet de visualiser pour contrôle la sélection des banques, services et sessions que vous souhaitez récupérer de Telbac Sage 52

55 Transférer des ordres bancaires Cliquez sur le bouton [Précédent] pour modifier la sélection si besoin, sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape de validation de la sélection ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Etape 4 Cette étape permet de valider la récupération des données sélectionnées. Cliquez sur le bouton [Précédent] pour visualiser la sélection, sur le bouton [Terminer] pour valider la récupération des données sélectionnées ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Créer une banque par assistant Outils / Assistant de création d une banque Cet Assistant vous aide à paramétrer vos banques, services et sessions bancaires en vue d'effectuer rapidement des transferts bancaires et de réceptionner des extraits de compte. Pour exploiter ces services bancaires vous devez préalablement avoir souscrit auprès d'une ou plusieurs banques un contrat EBICS adapté ainsi qu'un abonnement Sage pour télétransmettre des ordres bancaires. Un contrat bancaire EBICS s'accompagne d'un document précisant vos identifiants émetteur (UserID) et entreprise (PartnerID) ainsi que des informations sur votre banque : adresse Internet (URL) et code EBICS (HostID) de la banque. Si vous ne disposez pas de ces informations, contactez votre banque. Un abonnement Sage pour ce service ainsi qu'une acceptation des Conditions Générales d'utilisation du service peuvent aussi vous être demandé pour commencer à télétransmettre vos ordres bancaires. L'assistant est également accessible, en partie haute de la fenêtre «Liste des banques», par le menu contextuel, et la fonction Assistant de création d une banque. Après création, vous devez initialiser la banque pour pouvoir réaliser la communication bancaire désirée. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour avancer dans le paramétrage et sur le bouton [Précédent] pour revenir sur l écran précédent. Le bouton [Annuler] permet d'abandonner l assistant de configuration de banque. Etape 1 - Bienvenue La première étape de l assistant représente un écran de bienvenue Sage 53

56 Transférer des ordres bancaires Etape 2 - Identification de la banque et de son client Cette étape consiste à renseigner les paramètres généraux de la banque que vous souhaitez créer Sage 54

57 Transférer des ordres bancaires Identification de la banque Nom Indiquez le nom de la banque avec laquelle vous allez réaliser des communications bancaires (envois et réceptions de fichiers bancaires). Ce bouton donne accès à la liste les banques pré-paramétrées disponibles. Les informations sont issues du fichier Annuaire.xml présent dans le répertoire : C:\ProgramData\Sage\direct\Banques Ce fichier est copié dans ce répertoire lors de l'installation de Sage direct. Les informations sont issues d'un fichier Annuaire, mis à jour dès que vous cliquez sur le lien Récupération des préparamétrages d EBICS dans Outils / Options / Onglet «Transferts bancaires». Code Indiquez un code abrégé pour la banque créée. Contact Vous pouvez indiquer le nom de la personne qui s occupe de votre contrat Ebics dans l organisme bancaire. URL Saisissez l URL ou l IP du serveur bancaire. Cette information est indiquée dans le contrat Ebics souscrit avec votre banque. Host ID Indiquez le code BIC de l organisme bancaire tel qu il vous a été fourni lors de la souscription du contrat. Identification du client de la banque Partner ID Indiquez le numéro du contrat Ebics souscrit auprès de l organisme bancaire. User ID Indiquez le numéro identifiant client qui vous a été attribué lors de la souscription du contrat Ebics. Je souhaite utiliser les certificats définis par défaut dans le menu Options Pour sécuriser les connexions au serveur bancaire, vous devez posséder des certificats. Vous pouvez enregistrer vos certificats dans le menu Outils / Options / Onglet "Transferts bancaires" et demander ici leur utilisation. A défaut la création de ces certificats vous est demandée dans la suite de l'assistant. Etape 3 - Certificats bancaires et initialisation de la banque Cette étape permet de générer ou sélectionner les certificats client nécessaires, renseigner les paramètres avancés (en cas de révocation ou de changement des certificats) et visualiser l état d avancement de la phase d initialisation (ordres Ebics INI, HIA et HPB) Sage 55

58 Transférer des ordres bancaires Certificat du client Cette étape vous invite à donner un nom à chaque certificat créé automatiquement par le programme. Nous vous conseillons de saisir un nom explicite pour chaque certificat. Cela permet de les repérer facilement lorsque vous devez les sélectionner pour créer une banque. Il existe trois sortes de certificats pour préserver l intégrité des données : Certificat authentification (X002) Vous devrez envoyer le certificat authentification à votre organisme bancaire, par fax (ou courrier), daté et signé, afin de valider les phases INI et HIA et obtenir le statut Ready permettant de récupérer les certificats de la banque. Certificat chiffrement (E002) Vous devez envoyer le certificat de chiffrement à votre organisme bancaire, par fax (ou courrier), daté et signé, afin de valider les phases INI et HIA et obtenir le statut Ready permettant de récupérer les certificats de la banque. Certificat signature (A005) Vous devez envoyer le certificat de signature à votre organisme bancaire, par fax (ou courrier), daté et signé, afin de valider les phases INI et HIA et obtenir le statut Ready permettant de récupérer les certificats de la banque. Dans le cas d'un certificat de signature 3SKey, voir le Paramétrer une banque avec un certificat 3SKEY Si la création automatique des certificats a été demandée à l étape précédente, leur nom apparaît sans intervention de votre part. Vous pouvez alors demander l utilisation de ces certificats lors de la création d une nouvelle banque à partir de l assistant. Pour en savoir plus sur ces zones, reportez-vous aux titres Certificats du client, Certificats de l organisme bancaire, Etat et Paramètres avancés Sage 56

59 Transférer des ordres bancaires Certificat de la banque Ces zones ne sont pas renseignées tant que la phase de réception des certificats de l organisme bancaire n est pas réalisée. Après avoir envoyé vos certificats clients à l organisme bancaire, utilisez le bouton [Initialiser] dans la fenêtre «Liste des banques» pour réceptionner les siens et rendre la banque prête à réaliser des télétransmissions bancaires dans Sage direct. En effet, tant que la banque n est pas initialisée, elle ne peut ni récupérer, ni envoyer de fichiers aux banques. Authentification (X002) Une fois le certificat banque (X002) réceptionné, ses références s affichent dans cette zone. Cliquez sur le bouton ci-contre pour l imprimer. Chiffrement (E002) Une fois le certificat banque (E002) réceptionné, ses références s affichent dans cette zone. Cliquez sur le bouton ci-contre pour l imprimer. Certificat SSL Certains serveurs bancaires nécessitent parfois la récupération du certificat SSL. Si tel est le cas, cette zone est renseignée après récupération du certificat. Initialisation de la banque Un tableau récapitule les différentes phases d initialisation (ordres INI, HIA et HPB) : la banque n est pas encore initialisée le processus d initialisation est en cours. Les certificats de la banque n ont pas encore été récupérés, de ce fait, la phase d initialisation n est pas aboutie l initialisation de la banque est réalisée Il existe trois phases distinctes : INI : phase d envoi du certificat de signature du client. HIA : phase d envoi des certificats d authentification et d encryption (ou de chiffrement) du client. HPB : phase de récupération des certificats d authentification et de chiffrement de l organisme bancaire. Deux états sont possibles par phase : A faire, Fait. Le bouton [Avancé] permet : de renseigner les identifiants utilisés dans les différentes phases de l'initialisation et de saisir les paramètres des ordres utilisés notamment par la Banque Postale de changer les certificats, révoquer les certificats précédemment utilisés et récupérer le compte rendu des communications Voir pour toute information Paramètres avancés. Etape 4 - Gestion des services de la banque Cette étape permet de créer les services bancaires que vous voulez utiliser avec votre nouvelle banque (Virement, Relevé de compte, ) Les différents services créés sont listés Sage 57

60 Transférer des ordres bancaires Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer et associer à la banque un nouveau service. Pour en savoir plus sur ces zones, reportez-vous au titre Créer un service. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier les paramètres d un service déjà défini. La fenêtre «Modification d un service» est identique à la fenêtre «Définition d un service». Cliquez sur le bouton [Supprimer] pour supprimer le ou les services préalablement sélectionnés dans la liste. Pour en savoir plus sur la suppression, reportez-vous au titre Supprimer un service. Etape 5 - Félicitations Cette dernière étape permet de finaliser la création de la banque et des services rattachés Sage 58

61 Transférer des ordres bancaires Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création, sur le bouton [Précédent] pour revenir à l étape d association de service ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant de configuration de banque. Paramétrer manuellement mes banques Banques - Introduction Services / Transferts bancaires / Administration / Banques La fonction Banques donne accès à la fenêtre «Liste des banques» qui, comme son nom l indique, récapitule l ensemble des banques créées et paramétrées dans Sage direct Sage 59

62 Transférer des ordres bancaires La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Vous pouvez Créer une banque manuellement ou Créer une banque par assistant. Ensuite, il convient d'initialiser une banque afin d'établir des communications. Paramètres avancés Le bouton [Avancé] de la fenêtre "Création d'une banque" ouvre la fenêtre "Paramètres avancés" comprenant le volet "Paramètres de l ordre" et le volet "Autres paramétrages". Volet Paramètres de l ordre Ce volet permet de renseigner les identifiants utilisés dans les différentes phases de l'initialisation et de saisir les paramètres des ordres utilisés notamment par la Banque Postale Sage 60

63 Transférer des ordres bancaires Numéros d ordre (exploitation sur plusieurs postes) Ces identifiants représentent les identifiants des ordres exécutés. Ils sont renseignés automatiquement par Sage direct : N d ordre pour la phase INI (OrderId INI) N d ordre pour la phase HIA (OrderId HIA) N d ordre pour la phase HPB (OrderId HPB) N d ordre pour la phase Transfert (OrderId Transfert) Phases INI et HIA déjà validées sur un autre poste Par défaut, cette case n est pas cochée. La cocher vous permet d indiquer, dans le cadre d un transfert de données de poste à poste, que la phase HIA a déjà été réalisée et qu il ne reste donc plus que la phase HPB à lancer. Cette option est pertinente lors d'un transfert de poste à poste, une fois effectuée l'opération d'export / Import des certificats bancaires. Gestion des paramètres supplémentaires des ordres (si requis par la banque) Ce tableau vous permet de saisir les paramètres des ordres. A l aide des informations que vous détenez de la banque (Banque Postale notamment), renseignez les colonnes suivantes : Nom : saisissez le nom du paramètre de l ordre. Type : à l aide de la liste déroulante, sélectionnez l option relative au paramètre de l ordre saisi ; String : s il s agit d une chaîne de caractères. BinaryEncode64 : s il s agit d un code binaire. Valeur : saisissez la valeur correspondant au paramètre de l ordre saisi. Pour valider chaque ligne saisie, faites ENTREE. Pour supprimer un paramètre saisi, sélectionnez sa ligne puis cliquez sur le bouton [Supprimer] Sage 61

64 Volet «Autres paramétrages» Transférer des ordres bancaires Ce volet permet de changer les certificats, révoquer les certificats précédemment utilisés et récupérer le compte rendu des communications Résultat de la phase d'initialisation Cette zone affiche le résultat de la phase d'initialisation qu'il soit bon ou mauvais. Option de transfert Transfert Ebics vers une banque en Allemagne Cochez cette case pour effectuer des télétransmissions de fichiers bancaires avec des banques allemandes. Les ordres Ebics supportés en Allemagne peuvent alors être exécutés lors des communications entre banques françaises et banques allemandes. Code pays (FR) requis par la banque Le Code pays représente un paramètre que certains serveurs bancaires peuvent attendre dans les émissions et les réceptions de fichiers. Cochez cette case si vous avez souscrit un contrat Ebics. Protocole de sécurité SSL3 requis par la banque SSL est un système d échange client-serveur sur Internet qui assure confidentialité et intégrité des données. La version 3 de ce système est utilisée par les services bancaires de Sage directcar elle assure de plus l authentification de celui qui émet et dispose de plus nombreux algorithmes de chiffrement des données. SSL 3 est donc le système le plus sûr qui existe actuellement dans ce contexte. Cochez cette case si vous avez souscrit un contrat Ebics. Changement de certificat Si vous pensez que les certificats précédemment utilisés lors de l initialisation ne sont pas sûrs, vous pouvez envoyer un ordre à la banque afin de les modifier. Pour ce faire, sélectionnez de nouveaux certificats (authentification, signature ou chiffrement). Les ordres Ebics HCA, HCS et/ou PUB sont alors exécutés lorsque vous cliquez sur le bouton [Modifier]. Le remplacement des certificats pourra aussi être fait lorsque la banque n accepte pas les certificats reçus lors de la phase d initialisation (INI et HIA) Sage 62

65 Transférer des ordres bancaires Le bouton [Révoquer les certificats actuels] permet d'annuler les certificats associés à une banque (l ordre Ebics SPR est exécuté). Les certificats initialement utilisés ne sont alors plus utilisables. La phase d'initialisation doit être refaite. Réception d'un acquittement des transferts (PSR ou PTK) Cette partie permet de récupérer le compte-rendu de prise en compte du transfert. Cela peut être fait en utilisant deux types d ordre Ebics distincts. Par ordre Ebics PTK (Allemaqne) Pour récupérer un rapport sur le statut des transferts effectués, deux options sont possibles : Si vous cochez cette case, l ordre Ebics PTK est envoyé. Si vous ne cochez pas cette case, l ordre Ebics PSR est envoyé. Type Ebics de l ordre Cette zone indique l ordre exécuté pour récupérer l état des transferts réalisés, lorsque ce n est pas l ordre Ebics PTK qui est exécuté. Si vous avez coché la case Par ordre Ebics PTK, la récupération du compte-rendu se fait grâce à l exécution de l ordre Ebics PTK. La zone affiche alors PTK et se grise. Elle devient inaccessible. En revanche, si vous décochez la case Par ordre Ebics PTK, le programme renseigne automatiquement la zone par la valeur pain , qui représente l ordre Ebics exécuté pour récupérer le compte-rendu de transfert. Du... au Ces deux zones permettent d indiquer une fourchette de dates afin de récupérer l état des transferts sur une période précise. Le bouton [Editer] permet d afficher le rapport récupéré suite à l exécution de l ordre PTK ou pain correspondant à l ordre Ebics PSR (Payment Status Report). Vous noterez que ce dernier peut être différent d une banque à l autre. Initialiser une banque Liste des banques / Bouton [Initialiser] Aucune communication ne peut être faite si la banque n'est pas initialisée. Le bouton [Initialiser] de la fenêtre "Liste des banques" permet de lancer les requêtes d initialisation (ordres Ebics INI et HIA) ainsi que celle de réception des certificats de l organisme bancaire (ordre Ebics HPB). Cliquez dessus pour lancer le traitement. Dès lors, si tout s est bien passé, le voyant de la banque passe au vert, ce qui signifie que la banque est initialisée, c est-à-dire opérationnelle pour les communications bancaires. Si vous avez coché l option Lancement de l assistant de configuration des services après la récupération des clés du serveur, une fois l initialisation de la banque achevée, l assistant de paramétrage des services se lance. Modifier une banque Le bouton [Modifier] permet de modifier les informations saisies lors de la création de la banque préalablement sélectionnée dans la liste. La fenêtre «Modification de banque» qui s affiche est identique à la celle de création. Pour en savoir plus sur les zones, reportez-vous au titre Créer une banque manuellement Sage 63

66 Transférer des ordres bancaires Après modification, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les modifications ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner. Vous pouvez également modifier la fiche d une banque par le menu contextuel. Pour ce faire, sélectionnez la banque dans la liste, faites un clic-droit et sélectionnez la fonction Modifier une banque. La fenêtre «Modification de banque» apparaît. Supprimer une banque Le bouton [Supprimer] permet de supprimer une ou plusieurs banques dans la liste.. Un message de confirmation s affiche alors. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider la suppression ou sur le bouton [Non] pour abandonner. Vous pouvez également supprimer une banque par le menu contextuel. Pour ce faire, sélectionnez la ou les banques dans la liste, faites un clic-droit et sélectionnez la fonction Supprimer une banque. Le message de confirmation s affiche alors. Assistant de génération de certificats bancaires Outils / Options / Transferts bancaires / Bouton [Générer de nouveaux certificats] Cet assistant vous permet de générer depuis votre poste, des certificats auto-signés qui vous permettent de procéder à l initialisation des banques dans Sage direct et ensuite de pouvoir réaliser des communications bancaires. Les certificats permettent de sécuriser les transferts entre les banques et les clients. Ils contribuent à assurer l intégrité des données échangées. Pour en savoir plus sur l initialisation des banques, reportez-vous au titre Banques. Etape 1 Cliquez sur le bouton [Générer de nouveaux certificats] pour afficher la première fenêtre de l assistant : l'écran de bienvenue Sage 64

67 Transférer des ordres bancaires Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape de paramétrage ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Etape 2 Cette étape permet de procéder au paramétrage des certificats de signature, d authentification et de chiffrement Sage 65

68 Transférer des ordres bancaires Certificat Nom du certificat authentification (X002) Saisissez dans cette zone le nom que vous souhaitez attribuer au certificat d authentification à générer. Nom du certificat de signature (A005) Saisissez dans cette zone le nom que vous souhaitez attribuer au certificat de signature à générer. Nom du certificat de chiffrement (E002) Saisissez dans cette zone le nom que vous souhaitez attribuer au certificat de chiffrement à générer. Organisation Zone de saisie complémentaire permettant de saisir par exemple le nom de votre société. Il est préférable de saisir un nom explicite pour chaque certificat. Cela permet de les repérer facilement dans le magasin Windows lorsque vous devez les sélectionner pour créer une banque. Toutes les zones de cette fenêtre, à l'exception de la zone Organisation, doivent être obligatoirement saisies pour que vous puissiez passer à l'étape suivante de validation. Utiliser ces certificats par défaut lors de la création d une nouvelle banque à partir de l assistant Cette case est cochée par défaut lors de la création des premiers certificats d authentification, de signature et de chiffrement. Laissez-la cochée si vous souhaitez que les certificats que vous allez générer s appliquent par défaut à chaque nouvelle création de banque par l assistant. Cliquez sur le bouton [Précédent] pour revenir à l écran de bienvenue, sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape de validation des informations saisies ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant Sage 66

69 Etape 3 Transférer des ordres bancaires Cette étape permet de valider le paramétrage des certificats et de générer ces derniers sur votre poste de travail. Cliquez sur le bouton [Précédent] pour modifier les informations saisies, sur le bouton [Terminer] pour valider la génération des certificats ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner l assistant. Une fois générés, les certificats de signature, d authentification et de chiffrement sont directement stockés dans le magasin Windows. Ils peuvent alors être sélectionnés lors de la création d une banque. Pour en savoir plus sur l utilisation des certificats, reportez-vous à la partie Banques. Configurer mes services bancaires Services - Introduction Services / Transferts bancaires / Administration / Services Les services sont les types de communications que vous pouvez réaliser avec les banques. En fonction de vos besoins, souscrivez avec la banque un contrat permettant de réaliser les télétransmissions souhaitées. Exemple : Virements, LCR, Prélèvements, Relevés de comptes bancaires etc. Lors de la première utilisation du service Bancaires, la liste est vide. Elle s enrichie au fur et à mesure que vous créez des services dédiés à des opérations de récupération et d envoi de fichiers. Ainsi les différents services créés apparaissent dans le tableau de la fenêtre Sage 67

70 Transférer des ordres bancaires La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Les colonnes de la liste des services qui s affichent par défaut sont les suivantes : Statut banque : indique l état et le statut de la banque à laquelle le service est rattaché, c est-àdire : Etat : l icône vert, orange ou rouge indique si la banque est opérationnelle ou non dans Sage direct. La banque est initialisée, les services qui lui sont rattachés peuvent être exécutés (envois ou réceptions de fichiers). L initialisation est dans un état intermédiaire. Vous ne pouvez pas encore réaliser de communications bancaires. La banque n est pas initialisée, elle ne peut pas réaliser de communications bancaires. Pour en savoir plus sur l initialisation d une banque, reportez-vous au titre Récapitulatif de la procédure d initialisation. Statut : le programme indique les différents états possibles concernant la banque : Non initialisé : la phase d'initialisation n'a pas débuté. Réponse INI : la requête INI a été exécutée et la réponse a été obtenue. Réponse HIA : la requête HIA a été exécutée et la réponse a été obtenue. Réponse HPB : la réponse HPB a été reçue du serveur bancaire, c'est-à-dire que les certificats de la banque ont été récupérés. Service : indique le nom du service. Banque : indique le nom de la banque à laquelle le service est associé. Fichier : indique le chemin et le nom du fichier utilisés lors de la communication bancaire. Mode : indique s il s agit d une communication en mode Test ou Réel. Type de fichier : reprend le nom du service. Il est possible d ajouter deux colonnes supplémentaires à partir du Sélecteur de champs : Sens : indique s il s agit d une émission ou d une réception. Type Ebics : indique le type Ebics récupéré de la banque en fonction du type de fichier sélectionné en création de service. Pour plus d informations, voir... Créer un service Modifier un service Supprimer un service 2012 Sage 68

71 Transférer des ordres bancaires Lancer un service Récupérer le fichier selon la date Aperçu Créer un service Services / Transferts bancaires / Administration / Services / Bouton [Créer] Cliquez sur le bouton [Créer] de la fenêtre «Liste des services» afin de créer le service que vous souhaitez associer à une banque. La fenêtre «Définition d un service» apparaît. Banque Sélectionnez dans la liste déroulante la banque pour laquelle vous créez le service. Toutes les banques créées dans Sage direct apparaissent dans la liste. Nom du service Saisissez le nom du service que vous souhaitez créer. Exemple : Virement, Relevé de compte etc. Norme Sélectionnez dans la liste déroulante la norme qui convient au service créé : Norme EDIFACT (ex :Payord, Payext, Paymul...), Norme européenne SEPA (ex : SCT ou SDD), Norme française du CFONB (ex : virement, prélèvement, relevé de compte, LCR, virement international...), Norme SWIFT (ex : MT901, MT940...), Divers Sage 69

72 Transférer des ordres bancaires Type de fichier Sélectionnez dans la liste déroulante le type de fichier à attribuer au service créé. Le programme affiche les différents services existants rattachés à la norme choisie dans la zone précédente. Sens Sélectionnez dans la liste déroulante le sens de la communication pour le service créé : Emission, Réception. Type Ebics Le programme renseigne automatiquement cette zone en fonction du type Ebics récupéré de la banque et du type de fichier sélectionné plus haut. Fichier Par défaut, le programme renseigne automatiquement dans cette zone le nom et répertoire de stockage du fichier de la façon suivante : C:\ProgramData\Sage\Communication\[Emis ou Recu selon le sens]\[codetype de fichier]&[codebanque Abrégé]&[* si émission].[txt ou xml selon la norme]. Le programme indique les trois premières lettres du Codetype de fichier (ex : VIR, EXT...). Par exemple, le fichier de virement domestique pour la banque SNVB : C:\ProgramData\Sage\Communication\Emis\VIRSNVB*.TXT Vous pouvez toutefois, si besoin, sélectionner un autre fichier et répertoire de stockage, en cliquant sur le bouton ci-contre. Paramètres spécifiques de l ordre Cette zone apparaît si des paramètres de l ordre ont été saisis dans les options avancées de la banque. Le bouton [Modifier les paramètres de l ordre pour ce service] devient alors accessible. Il affiche la fenêtre «Paramètres de l ordre». Vous pouvez ajouter un ou plusieurs paramètres. Le mode de saisie des paramètres de l ordre est identique à celui de la fenêtre des options avancées de la banque. Pour en savoir plus, reportez-vous à la zone Gestion des paramètres supplémentaires des ordres de la partie Paramètres avancés. Transfert en mode test Cochez cette case pour tester le service créé avant de procéder aux communications réelles. Cette option est importante dans la phase de mise en place des paramètres de communication. Imprimer après transfert Cochez cette case si vous souhaitez imprimer après chaque communication le fichier envoyé ou reçu. Le nom du fichier correspond à celui renseigné dans la zone Fichier lors de la création du service Sage 70

73 Transférer des ordres bancaires Fichier sans saut de ligne ni retour chariot (CR/LF) Cochez cette case pour insérer un retour à la ligne après chaque enregistrement du fichier. Modifier un service Services / Transferts bancaires / Administration / Services / Bouton [Modifier] Le bouton [Modifier] permet de modifier les informations saisies lors de la création du service préalablement sélectionné dans la liste. La fenêtre «Modification du service» qui s affiche est identique à la celle de création. Pour en savoir plus sur les zones, reportez-vous au titre Créer un service. Après modification, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les modifications ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner. Vous pouvez également modifier un service par le menu contextuel. Pour ce faire, sélectionnez le service dans la liste, faites un clic-droit et sélectionnez la fonction Modifier un service. La fenêtre «Modification du service» apparaît. Supprimer un service Services / Transferts bancaires / Administration / Services / Bouton [Supprimer] Le bouton [Supprimer] permet de supprimer un ou plusieurs services dans la liste. Lancer un service Services / Transferts bancaires / Administration / Services / Bouton [Lancer] Le bouton [Lancer] ouvre la fenêtre «Communication» afin de lancer, si tous les paramètres sont corrects, le service sélectionné. Particularité en cas de signature personnelle Lorsque vous disposez de la signature personnelle garantie par une Autorité de Certification, le bouton [Lancer] reste grisé tant que les fichiers à transmettre ne sont pas signés via l utilisation du bouton [Signer]. Voir Signature personnelle et Signer un ordre de remise. Récupérer le fichier selon la date Cette fonction permet de récupérer des relevés de comptes sur une période Sage 71

74 Transférer des ordres bancaires Du... au Dans la fenêtre affichée, les zones Du... au vous permettent de sélectionner la fourchette de dates pour laquelle vous souhaitez récupérer les relevés de comptes. Aperçu Services / Transferts bancaires / Administration / Services / Bouton [Aperçu] L'aperçu permet l affichage à l écran du fichier envoyé ou reçu. Exemple : Un relevé de compte. Configurer mes sessions bancaires Sessions - Introduction Services / Transferts bancaires / Administration / Sessions Les sessions sont des regroupements de services à exécuter quotidiennement à la même heure. Les services regroupés peuvent être de différents types (virements, relevés de comptes etc.). Elles sont souvent exécutées en paramétrant les tâches planifiées Windows. Exemples de syntaxes Syntaxe à utiliser pour une session dans les tâches planifiées Windows : SageDirect.exe /S_«Nom de la session» 2012 Sage 72

75 Transférer des ordres bancaires Syntaxe à utiliser pour un type de fichier dans les tâches planifiées Windows : SageDirect.exe/A_«Code du type de fichier» ou SageDirect.exe/T_«Code du type de fichier» Syntaxe à utiliser pour un fichier dans les tâches planifiées Windows SageDirect.exe/F_«C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\Communication\Emis\VIRBEU.TXT» Lorsque vous utilisez le mode batch pour exécuter des sessions à partir du planificateur de tâches Windows, c est l heure paramétrée dans la session qui sera prise en compte, si l heure paramétrée dans le planificateur de tâches Windows est différente. Pour en savoir plus sur le mode batch, reportez-vous à la partie Mode de commande. Créer, modifier, supprimer ou lancer une session Pour créer, modifier, supprimer ou lancer une session, à partir de la barre verticale, cliquez sur la fonction Sessions. La fenêtre «Liste des sessions» apparaît. La partie supérieure affiche la liste des sessions créées, alors que la partie inférieure affiche les différents services rattachés à la session sélectionnée. Lors de la première utilisation du service Bancaires, la liste est vide. Par la suite, les différentes sessions créées apparaissent dans le tableau de la fenêtre. La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Les colonnes de la liste des sessions sont les suivantes : Nom de la session Nombre de tentatives : indique le nombre de tentatives de communication à réaliser pour la session. Heure début : indique l heure à laquelle les tentatives de communication doivent démarrer. Heure fin : indique l heure à laquelle les tentatives de communication doivent se terminer. Les colonnes de la liste des services associés à la session sélectionnée sont les suivantes : Nom du service : indique le nom du service associé à la session sélectionnée. Nom de la banque : indique le nom de la banque du service. Ordre d'envoi : indique la place du service dans la session. Exemple : 2012 Sage 73

76 Transférer des ordres bancaires L ordre 0 indique que le service arrive en première place dans la session et sera exécuté en premier. L ordre 1 indique que le service arrive en deuxième place dans la session etc. Pour plus d informations, voir... Créer une session Modifier une session Supprimer une session Lancer une session Ces fonctions sont également accessibles par le menu contextuel affiché par le bouton droit de la souris. Créer une session Services / Transferts bancaires / Administration / Sessions / Bouton [Créer] Cliquez sur le [Créer] de la fenêtre «Liste des sessions» afin de créer le regroupement de services que vous souhaitez réaliser. La fenêtre «Création de session» apparaît. Nom de la session Saisissez le nom du regroupement de services que vous souhaitez créer. Nombre de tentatives Saisissez ou sélectionnez à l aide des flèches ci-contre le nombre de tentatives de communications que vous souhaitez appliquer à la session. Vous pouvez sélectionnez jusqu à 100 tentatives. Heure début Saisissez au format HH:MM:SS l heure à laquelle la session s exécutera. Heure fin Saisissez au format HH:MM:SS l heure à laquelle la session se terminera. Pour réaliser le regroupement de services, procédez comme suit : 2012 Sage 74

77 Transférer des ordres bancaires 1. Dans le tableau de gauche qui liste l ensemble des services créés par banque, repérez ceux que vous souhaitez regrouper dans la session. 2. Sélectionnez un des services qui vous intéresse et cliquez sur le bouton ci-contre pour l associer à la session. Recommencez avec les autres services à regrouper dans la session. 3. Pour annuler une association, sélectionnez le service concerné dans le tableau de droite qui liste l ensemble des services regroupés et cliquez sur le bouton ci-contre. 4. Utilisez les boutons ci-contre pour ordonnancer le lancement des services dans la session. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner. Modifier une session Services / Transferts bancaires / Administration / Sessions / Bouton [Modifier] Le bouton [Modifier] permet de modifier les paramètres saisis lors de la création de la session préalablement sélectionnée dans la liste. La fenêtre «Modification de la session» qui s affiche est identique à la celle de création. Pour en savoir plus sur les zones, reportez-vous au titre Créer une session. Après modification, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les modifications ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner. Vous pouvez également modifier les paramètres d une session par le menu contextuel. Pour ce faire, sélectionnez la session dans la liste, faites un clic-droit et sélectionnez la fonction Modifier une session. La fenêtre «Modification de la session» apparaît. Supprimer une session Services / Transferts bancaires / Administration / Sessions / Bouton [Supprimer] Le bouton [Supprimer] permet de supprimer un ou plusieurs service dans la liste. Lancer une session Services / Transferts bancaires / Administration / Sessions / Bouton [Lancer] Le bouton [Lancer] ouvre la fenêtre «Communication» afin de lancer les différents services associés à la session sélectionnée. Reportez-vous à la partie Communication. Lancer un ordre bancaire : Communication Communication - Introduction Services / Transferts bancaires / Communication 2012 Sage 75

78 Transférer des ordres bancaires La fonction Communication liste tous les envois et réceptions en cours d'exécution. La barre verticale propose également l accès à la fonction Communication, de même qu elle offre la possibilité de revenir sur les services Déclarations et Archives. La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Les colonnes de la fenêtre «Communication» qui s affichent par défaut sont les suivantes : Service : nom du service en cours d exécution Banque : code abrégé de la banque pour laquelle la communication est en cours Connexion : association entre le service exécuté et la banque à laquelle le service est rattaché Statut du transfert : A faire ou Fait Créé le : date et heure de départ de la communication sélectionnée (au format HH:MM:SS et JJ/MM/AAAA) Actualisé le : heure de la nouvelle tentative de transmission de la communication sélectionnée (au format HH:MM:SS) Il est possible d ajouter quatre colonnes supplémentaires à partir du Sélecteur de champs : Identifiant : numéro unique permettant d identifier la communication en cours Fichier : chemin et nom du fichier en cours d envoi ou de réception Commentaire Résultat du transfert : indique si la communication a abouti ou non Mode : indique s il s agit d une communication en mode Test ou Réel. Ordre Id de transfert : identifiant unique de l ordre pour le transfert en cours. Cette référence est générée par Sage direct. Nombre de signataires : 1 ou 0 Voir Sélecteur de champs. Le bouton [Supprimer] permet de supprimer une ou plusieurs émissions ou réceptions en cours. Il faut qu'au moins une soit sélectionnée pour que ce bouton soit actif. Le bouton [Annuler] permet de stopper une communication en cours. Il faut qu'une ligne soit sélectionnée pour que ce bouton soit actif Les communications en échec sont aussitôt intégrées dans la liste de la fenêtre «Journal/Historique». C est à partir de cette fenêtre qu elles peuvent être relancées. Voir le titre Journal/Historique. En cas d échec d une communication, vous pouvez consulter les Codes erreur en phase de communication : Technical ReturnCodes et Business Related ReturnCodes. Tableau de bord Le bouton [Tableau de bord] permet d accéder à la fenêtre d accueil du Portail Sage Sage 76

79 Transférer des ordres bancaires Vous pouvez ainsi accéder à votre espace client et consulter le suivi statistique de vos communications abouties. Le nombre de communications restant est également indiqué, compte tenu du contrat que vous avez souscrit avec Sage. Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie Consultation de votre compteur de communications. Signer un ordre de remise Le bouton [Signer] n est accessible que lorsque vous disposez de la signature personnelle délivrée par une Autorité de Certification. Il est alors impératif de signer les ordres que vous souhaitez télétransmettre ensuite par le bouton [Signer et envoyer]. Voir le titre Signature personnelle. Dès que vous cliquez sur le bouton [Signer], l affichage de la synthèse de l ordre à signer s affiche. Le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre de synthèse de l ordre à signer et revenir à la liste des services. Le bouton [Imprimer] permet de demander l impression de la synthèse de l ordre à signer. Le bouton [Aperçu] permet l affichage détaillé de l ordre à signer Sage 77

80 Transférer des ordres bancaires Le bouton [Signer et envoyer] permet de signer et transmettre l ordre bancaire présenté. Une fois, l ordre bancaire transmis, la fenêtre de synthèse de l ordre se ferme et le programme vous renvoie à la liste des services. Voir les titres Transmettre un service et Sessions. Lancement en mode de commande Ce mode de commande permet de lancer directement le transfert de tous les services existants et correspondant au type indiqué. La syntaxe du mode commande par type est : /A_«type». Exemple : Direct/A_"VIR" 2012 Sage 78

81 Transférer des ordres bancaires Intitulé Avis de prélèvement Avis de virement Bons à payer Cartes affaires Chèques impayés CRA CRPC Impayés de LCR BOR MCF Prélèvement Prélèvement impayés Relevé de chèques impayés Relevé de compte Remise de LCR BOR Relevé de LCR BOR Virement Virements internationaux Virements de trésorerie Virements rejetés Virements SEPA Type APR AVI BAP CAF CIM ARA CRP LIM MCF PRE PIM CIM EXT LCR RLC VIR VIE VIT VRJ VIRSEPA Si aucun service n existe pour le type indiqué dans la commande Sage direct est lancé. Un message s affiche : «Aucune transmission ne correspond au critère défini». Sage direct se referme automatiquement. Si un seul service (service de test ou non) correspond à la commande La connexion de ce service est effectuée automatiquement. En émission, il faut que le fichier existe pour la connexion automatique. En émission, si aucun fichier n'existe pour le ou les services concernés, un message s affiche : 2012 Sage 79

82 Transférer des ordres bancaires «Aucune transmission ne correspond au critère défini». Suivre ses ordres bancaires Journal/Historique Services / Transferts bancaires / Journal/Historique La fonction Journal/Historique liste les envois et réceptions réalisés et éventuellement échoués. La barre verticale propose également l accès à la fonction Journal/Historique, de même qu elle offre la possibilité de revenir sur les services Déclarations et Archives. La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Les colonnes de la fenêtre «Journal/Historique» sont les mêmes que sur la fenêtre «Communication». Pour en savoir plus sur ces colonnes, reportez-vous au titre Communication. Le bouton [Supprimer] permet de supprimer de la liste une ou plusieurs émissions ou réceptions réalisées ou échouées. Il faut qu'au moins une soit sélectionnée pour que ce bouton soit actif. Le bouton [Lancer] permet de relancer la communication en échec sélectionnée. Dans ce cas, la fenêtre Communication s affiche et contient une ligne correspondant à la communication qui est à nouveau exécutée. Lorsque vous disposez de la signature personnelle, le bouton [Signature] permet d ouvrir la fenêtre «Récépissé de signature personnelle» témoignant de l acte de signature du fichier émis à la banque. Dans le cas contraire, ce bouton reste grisé Sage 80

83 Transférer des ordres bancaires Sauvegarde Services / Transferts bancaires / Sauvegarde La fonction Sauvegarde liste toutes les sauvegardes des envois et réceptions réalisés sans échec. La barre verticale propose également l accès à la fonction Sauvegarde, de même qu elle offre la possibilité de revenir sur les services Déclarations et Archives. La barre horizontale du bas de liste permet de faire défiler les enregistrements. Les colonnes de la fenêtre «Sauvegarde» sont les suivantes : Service : indique le nom du service sauvegardé Sage 81

84 Transférer des ordres bancaires Banque : indique le code abrégé de la banque pour la communication sauvegardée. Nom du fichier : indique le chemin de stockage et le nom du fichier sauvegardé. Transfert du : indique la date de sauvegarde au format JJ/MM/AA. Type de fichier : indique le type du fichier paramétré lors de la création du service. Voir la zone Type de fichier dans la partie Créer un service. Commentaire : affiche un éventuel commentaire renseigné depuis l application métier. Nombre de signataires : indique le nombre de signataire requis pour l ordre concerné : 0 : signifie que l ordre bancaire ne requiert aucune signature personnelle ; 1 : signifie que l ordre bancaire requiert une seule personne signataire. Il est possible d ajouter une colonne supplémentaire à partir du Sélecteur de champs : Identifiant : indique le numéro permettant d identifier la communication. Voir Sélecteur de champs. Le bouton [Supprimer] permet de supprimer de la liste une ou plusieurs sauvegardes sélectionnées. Le bouton [Aperçu] permet l affichage à l écran du fichier sauvegardé. Lorsque vous disposez de la signature personnelle, le bouton [Signature] permet d ouvrir la fenêtre «Récépissé de signature personnelle» témoignant de l acte de signature du fichier émis à la banque. Dans le cas contraire, ce bouton reste grisé. Consultation du compteur de communications et actualisation des droits Contrat et Portail Pour pouvoir utiliser le service Bancaires de Sage direct, il est nécessaire de souscrire un contrat relatif aux droits de communications. Les contrats souscrits déterminent le nombre d'envois de fichiers possibles. Pour souscrire un contrat, contactez votre Partenaire Sage. Vous déterminerez ensemble vos besoins en nombre de communications et ouvrirez vos droits. Accéder à votre compteur Vous pouvez consulter, sur le Portail d'authentification, votre compteur de communications, en fonction du forfait que vous aurez choisi. Les communications sont comptabilisées par le Portail d'authentification. Seuls les envois aboutis sont comptabilisés. Les réceptions peuvent être illimitées, c est-à-dire que vous pouvez recevoir autant de fichiers que nécessaire, ils ne sont pas comptabilisés (ex : récupérations d'extrait de compte). Les communications en mode test ainsi que les communications non abouties ne sont pas comptabilisées dans le forfait. Pour accéder à votre compteur, suivez la procédure suivante, cliquez sur le bouton [Tableau de bord] afin d accéder à la fenêtre d accueil du Portail d'authentification Sage 82

85 Transférer des ordres bancaires Dans la fenêtre, vous pouvez définir des critères de sélection permettant d affiner votre consultation : Identifiant : vous pouvez demander à consulter une communication particulière à partir de son identifiant. Posté entre le et le : vous pouvez consulter les communications sur une période précise. Pour ce faire, sélectionnez les dates à partir du calendrier en cliquant sur l icône ci-contre ou saisissez-les directement au format JJ/MM/AAAA. Flux de production : cochez cette case si vous souhaitez consulter uniquement les communications réelles. Flux de test : cochez cette case si vous souhaitez consulter uniquement les communications réalisées en test. Puis, cliquez sur le bouton [Afficher les transactions]. La fenêtre suivante liste les communications en fonction des critères paramétrés Sage 83

86 Transférer des ordres bancaires Lorsque vous cliquez sur l option Contrats de la fenêtre principale, un écran apparaît récapitulant le contrat que vous avez souscrit, le nombre de communications restant et le niveau de consommation des droits atteints en pourcentage. Cette procédure est également réalisable directement depuis Internet, en se connectant à : Dans ce cas, une fois sur la page d accueil Sage, procédez comme suit : Cliquez sur Espace clients afin de vous identifier. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez votre identifiant et votre mot de passe attribués lors de la souscription de vos droits auprès de Sage Sage 84

87 Transférer des ordres bancaires Messages d alerte Dès que vous avez atteint 80% de votre forfait de communications (envoyées et abouties), le Portail d'authentification vous envoie un message d avertissement dans Sage direct. Lorsque tous les droits sont consommés, le programme affiche un message vous invitant à souscrire une extension de contrat par le lien Actualisation des droits. Procédure d actualisation des droits Si vos besoins en communications requièrent une extension de contrat, cliquez sur le lien Actualisation des droits Sage 85

88 Transférer des ordres bancaires Choisissez alors la formule adaptée à vos besoins : Bancaire envois mensuels : cette formule vous permet de communiquer jusqu à 100 fichiers par mois. Bancaire - Envois mensuels illimités : cette formule vous permet de communiquer autant de fichiers que nécessaire par mois. Saisissez ensuite vos références ( , nom, fonction, prénom). Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer] pour valider ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner la souscription. Si vous enregistrez la saisie, le programme vous demande de valider la souscription. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], il affiche un message confirmant l enregistrement de vos nouveaux droits. Mise en place d'un dispositif de signature S3Key Installation du dispositif 3SKey La société SWIFT, en partenariat avec la communauté bancaire, a développé une solution d'identité numérique personnelle multi-banques et multi réseaux. Cette solution, qui peut être utilisée sur le réseau SWIFT mais également sur les réseaux propriétaires ou Internet, permet aux entreprises de signer les messages et les fichiers financiers envoyés à leurs banques, en utilisant un périphérique de signature unique. Elle permet également aux banques de mettre en oeuvre d'une manière économique une authentification sécurisée sur les services bancaires électroniques en utilisant une infrastructure à clé publique (ICP) partagée, fiable et de confiance Sage 86

89 Procédure d'installation Transférer des ordres bancaires La société Swift propose un accompagnement en ligne pour la mise en place d'un dispositif de signature 3Skey. Avant de démarrer l'exploitation de cette solution, il faut : Posséder une clé USB contenant la clé privée du dispositif 3SKEY à mettre en oeuvre le mot de passe qui permet d'exploiter la clé (souvent délivré par la banque qui vous a vendu le dispositif) avoir téléchargé puis installé le client e-token 3SKEY à l'adresse suivante : Méthodologie 1. Téléchargez le programme en double cliquant sur le lien correspondant à votre système dans la zone "Installez vos token 3SKey". 2. Enregistrez le fichier "SwiftTokenClient-2.0x64wrapper.zip" sur votre poste. 3. Dézippez le fichier puis installez-le sur le chemin proposé. Il est possible d'enregistrer vos certificats 3Skey sur le site Swift (Cf. documentation en ligne). A l'issue de cette installation, il est possible de paramétrer la banque qui utilisera ce certificat de signature. Il est alors nécessaire d'insérer sa clé 3SKey dans un des ports USB. Voir le Paramétrer une banque avec un certificat 3SKEY Configurer une banque avec un certificat 3SKey Dès lors que vous avez installé le dispositif de signature 3SKey (Cf. Installation Service 3Key) sur votre poste, vous devez paramétrer la (ou les) banque(s) qui utiliseront ce certificat de signature. A partir de l'assistant de création d'une banque (Outils / Assistant de création d'une banque), lorsque la fenêtre "Certificats bancaires et initialisation de la banque" s'affiche, renseignez le nom des certificats d'authentification et de chiffrement Sage 87

90 Transférer des ordres bancaires Pour le certificat de signature, cliquez sur le bouton [Sommaire] qui affiche la liste des certificats personnels enregistrés. Sur cet écran, la clé Swift apparaît en haut de la liste. Lorsqu'elle est sélectionnée, un message proposant l'import du certificat s'affiche. Le certificat de signature Swift n'apparaît dans la liste que si la clé USB a été insérée dans un des ports USB de votre ordinateur. VOUS DEVEZ IMPERATIVEMENT REFUSER CETTE OPERATION D'IMPORT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON [CANCEL]!! Si vous ne le faites pas, la boîte de dialogue suivante s'affiche et vous demande de renseigner le mot de passe de signature. Dans notre contexte de paramétrage, cette fenêtre ne doit pas être renseignée Sage 88

91 Transférer des ordres bancaires Lorsque vous cliquez sur le bouton [Cancel] de cet écran, un message d'échec de l'import apparaît. C'est effectivement ce qu'il est souhaitable d'avoir. Cliquez sur le bouton [OK] pour refermer ce message. Une fois la banque créée et affichée dans la liste des banques, vous devez l'initialiser à l'aide du bouton du même nom afin d'obtenir la réponse HPB de la banque avec les certificats de celle-ci. Cf. Initialiser une banque Exploitation d'un service avec une clé de signature 3SKey Lorsque la banque est configurée (Cf. Paramétrer une banque avec un certificat 3SKEY), il est possible de créer un ou plusieurs services d'émission d'ordres bancaires qui utiliseront un certificat de signature personnelle 3SKey. Lorsque l'un de ces services est lancé par le bouton [Signer], une fenêtre s'ouvre affichant la synthèse de l'ordre bancaire à transférer Sage 89

92 Transférer des ordres bancaires le bouton [Signer et envoyer] lance successivement ces deux opérations : signer puis envoyer. Pour cette étape, il est nécessaire d'avoir introduit la clé 3SKey dans un port USB du PC. Dans le cas contraire, un message s'affiche et vous invite à le faire. Lorsque la clé est en place, e-token ouvre un écran dans lequel il vous est demandé de saisir le code ou mot de passe associé à cette clé. Il est important de renseigner sans erreur ce code car, pour des raisons de sécurité, 3 erreurs seraient fatales et rendraient cette clé définitivement inutilisable. Lorsque vous validez votre code PIN, un message vous invite à retirer la clé Sage 90

93 Transférer des ordres bancaires A cette étape, il faut absolument retirer cette clé de manière logicielle et non pas physiquement. Sur la barre des tâches de Windows, en bas et à droite, au niveau de la zone des notifications,cliquez sur l'icône suivante pour ouvrir l'écran de la barre de tâches et retirer cette clé de manière logicielle comme il est coutume de le faire pour une clé USB classique. En effet, le retrait physique de la clé du port USB pourrait, à cette phase, se traduire par un échec de la fin de l'opération de signature. Après cette opération, votre ordre bancaire est envoyé au serveur bancaire et le journal / Historique de Sage direct affiche le succès de l'opération Sage 91

94 Archiver des données légales Archiver des données légales Archives - Présentation Services / Archives Le sous-menu Archives affiche la liste des applications générant des archives légales et pour lesquelles Sage direct propose de réaliser la gravure. La fenêtre d archivage de Sage direct propose par défaut un ensemble de volets permettant de suivre et de gérer les archives à produire tout au long de l exercice. Générer une archive Consulter mes archives Stockage des archives Portail directarchivage Journal des événements des archives Options des archives Générer une archive Phase de génération de l'archive par l'application métier Sage Comptabilité, Sage Immobilisations, Sage Moyens de paiement, Sage Etats Comptables et Fiscaux et Sage Gestion Commerciale proposent un lien avec Sage direct permettant de procéder à la gravure d une archive dès sa génération. Pour avoir accès à la commande d archivage dans l application métier, il vous faut actualiser les droits au portail dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d accès au Portail... et renseigner le Code et le Mot de passe. Par exemple depuis Sage Comptabilité, 1. vous sélectionnez Traitements / Archivage fiscal des données... Des messages peuvent s afficher pour vous informer d éléments à prendre en compte. 2. Sur la fenêtre de consultation du traitement, sélectionnez l exercice à archiver. La case, lorsqu elle est cochée, permet d ouvrir le logiciel Sage direct à la fin de l archivage. 3. Cliquez sur [Suivant>]. 4. Sur la fenêtre «Clôture d exercice», sélectionnez les traitements que vous souhaitez réaliser. 5. Cliquez sur [Fin]. L impression PDF des documents d archives est lancée. Pendant le traitement de l archivage, des messages s affichent pour vous informer de l évolution de l archivage. Si la case Lancer Sage direct à la fin du traitement d archivage a été cochée, Sage direct s ouvre sur la fenêtre «Sage directarchivage» Sage 92

95 Archiver des données légales Quatre opérations vous sont alors proposées : Graver, pour enregistrer le fichier d archive sur CD-ROM ou DVD-ROM ; voir pour toute information Graver Enregistrer sur un média de stockage, si vous souhaitez utiliser un autre support de stockage ; voir pour toute information Enregistrer sur un media de stockage Différer l opération, c est-à-dire enregistrer les informations d envoi de l archive dans Sage direct sans procéder à sa gravure tout de suite ; dans ce cas, elle apparaît dans la Liste des archives associée au statut A envoyer ; voir pour toute information Liste des archives Transférer sur un autre poste, pour procéder à la gravure du fichier depuis un autre poste de travail. Transfert de poste à poste. Composition de la fenêtre «Archives» La fenêtre «Archives» vous permet de consulter le statut des archives effectuées depuis l application métier Sage Sage 93

96 Archiver des données légales La barre verticale La barre verticale à droite de l écran fonctionne comme pour les déclarations. Voir la description dans Barre de navigation verticale. Panneau supérieur Le panneau supérieur affiche la liste des documents et permet de suivre l évolution du statut des archives réalisées. Panneau inférieur Le panneau inférieur est composé de deux onglets : l onglet «Table des matières» détaille le contenu de l archive sélectionnée, l onglet «Identification» affiche un détail des informations sur le document à archiver sélectionné dans le panneau supérieur. Actions possibles Le bas de la fenêtre propose trois opérations possibles : Ce bouton permet de lancer l enregistrement du fichier d archive sur un support choisi ; il peut s agir d une gravure sur CD-ROM ou DVD-ROM ou encore d un enregistrement du fichier sur un média de stockage. Dans le cas d une gravure, l assistant vous permet par la suite de définir ses paramètres. Dans le cas d un média autre qu un graveur pour le stockage des archives, vous sélectionnez par la suite le support choisi (clé USB, autre disque dur, enregistreur sur bande, etc.). Il est actif uniquement pour les fichiers d archives A envoyer. Voir Graver/Enregistrer une archive pour plus de détails. Ce bouton permet d enregistrer simplement les informations transmises par l application métier pour réaliser l opération de gravure à un autre moment. Vous pouvez par ce biais référencer le fichier d archive de l application métier et différer la gravure de cette dernière. Une ligne supplémentaire apparaîtra dans la grille de suivi des gravures avec la mention A envoyer Sage 94

97 Archiver des données légales Voir Créer une archive pour plus de détails. Consulter mes archives Liste des archives La présentation des informations vous permet d avoir une vue d ensemble rapide de l état de vos archives. Deux menus contextuels (affichés par le clic-droit de la souris) sont disponibles sur cette fenêtre : l'un sur la ligne d'une archive, l'autre sur l'intitulé des colonnes. Statut / Etat Des icônes dans la première colonne différencie les trois états possibles d une archive, la description correspondante se trouve dans la colonne Etat : Icône Statut Etat correspondant Opération réussie Problème détecté sur l archive : - Fichier(s) en doublon - Echec au cours du traitement - Espace disque insuffisant A faire (Graver/Enregistrer) Société Nom du fichier de la société dans l application métier ayant généré l archive. Application Nom de l application métier ayant généré l archive. Source Dossier (répertoire) de stockage de départ du fichier d archive. Destination Dossier (répertoire) cible du fichier d archive Sage 95

98 Archiver des données légales Dates identifiant l archive Créée le : date et heure de génération de l archive par l application métier. Du / Au : dates d exercice du contenu de l archive. Commentaires Le cas échéant. Détail d une archive La liste des archives présente le dernier statut de l archive. Si vous souhaitez plus d informations sur une archive en particulier, cliquez sur le signe «+» en début de ligne afin de déployer son historique. Onglet «Table des matières» La Table des matières d une archive reprend le détail de son contenu. Elle est automatiquement générée par Sage direct. Lorsque vous cliquez sur l un des liens de la table des matières, le document archivé apparaît Sage 96

99 Archiver des données légales Onglet «Identification» L onglet «Identification» synthétise les informations présentées en colonne dans l espace de consultation Gestion des Archives, pour l archive sélectionnée. Stockage des archives Graver/Enregistrer une archive - Introduction Une archive peut être enregistrée : sur CD-ROM ou DVD-ROM, ou sur tout autre média de stockage. Ces deux possibilités vous sont proposées lorsque vous cliquez sur le bouton [Graver/Enregistrer] Sage 97

100 Archiver des données légales Voir pour toute information : Graver Enregistrer sur un media de stockage Créer une archive Graver une archive Graver une archive - Introduction Sage direct affiche dans un premier temps la fenêtre «Identification de l archive» qui précise son contenu Sage 98

101 Archiver des données légales Identification de l archive Dossier d archive à traiter Le dossier (répertoire) source de l archive est rappelé. Cette zone n est pas accessible. Liste des documents de l archive Les documents contenus dans le fichier d archive sont détaillés sous forme arborescente : Nom du dossier société Nom de l application métier à l origine de l archive Période couverte par l archive La liste des documents archivés par application est présentée sous le titre Annexe : Fichiers d archives générés. Taille Cette zone affiche une valeur approchée de la taille de l archive. Ceci permet à l utilisateur de prévoir le type de support à utiliser pour la gravure : CD-ROM, DVD-ROM, en un ou plusieurs exemplaires. Date de modification Cette zone reprend la date et l heure de création ou de dernière modification de l archive. Boutons disponibles Vous pouvez déployer ou refermer cette arborescence pour les boutons [Tout déplier] et [Tout replier]. Le bouton [Enlever] vous permet d extraire un document de l archive. Ce bouton vous permet de modifier le nom d un des documents de l archive Sage 99

102 Archiver des données légales Extraction d un document Le bouton [Enlever] permet de supprimer l élément sélectionné de la liste des documents à graver. Enregistrer la suppression dans le modèle de la table des matières Cette option, lorsqu elle est cochée, supprime à la fois l élément sélectionné dans la table des matières en cours et dans le modèle de table des matières. Cette suppression sera effective également pour les prochaines archives. Si vous souhaitez réintégrer un document supprimé à une prochaine archive à graver, vous devrez avoir recours à l option de remise à zéro des paramètres ou bien revenir au modèle standard par défaut. Ne plus me poser cette question Cette option vous permet de supprimer des fichiers de la liste sans avoir à le confirmer à chaque fois. Le cas échéant, chaque nouvelle suppression entraînera la suppression simultanée du fichier dans la liste en cours et dans le modèle de la table des matières. Pour vous permettre de réutiliser le modèle standard, le modèle modifié porte un nouveau nom et ne remplace pas le modèle standard. Modification du nom d un document Ce bouton vous permet de modifier le nom d un des documents de l archive. Nom du fichier d archive Cette zone reprend le nom du fichier préalablement sélectionné. Nom dans la table des matières Cette zone vous permet de saisir une nouvelle désignation pour le document Sage 100

103 Archiver des données légales Enregistrer dans la table des matières Cette option, lorsqu elle est cochée, enregistre la nouvelle dénomination non seulement dans la table des matières existante mais également dans le modèle de table des matières. Ainsi, cette nouvelle dénomination réapparaîtra chaque fois que Sage direct générera à l avenir une table des matières. Voir aussi Paramètres de la gravure Paramètres de gravure Cette fenêtre permet : Lorsque vous cliquez sur le bouton [OK], l assistant vous invite à définir les conditions de cette gravure. d identifier et localiser le graveur à utiliser pour procéder à l opération de gravure, de sélectionner les paramètres du graveur, de définir ce que doit faire le graveur pour mener à bien cette opération. Graveur Cette zone permet d identifier et/ou de localiser le graveur à utiliser pour cette opération. La liste déroulante de cette zone propose le ou les graveurs disponibles sur le poste. Vitesse Cette zone précise les vitesses de gravure disponibles en fonction du type de CD ou de DVD ainsi que du graveur utilisé. Ces informations correspondent aux données disponibles via les fonctions Windows. Les valeurs possibles pour la vitesse sont les suivantes : 12X : 2112 KB / sec, 16X : 2816 KB / sec, 24X : 4224 KB / sec, 32X : 5632 KB / sec, 2012 Sage 101

104 Archiver des données légales 44X : 7744 KB / sec, 48X : 8448 KB / sec. Espace nécessaire / Taille de l archive Cette zone affiche une valeur approchée de la taille de l archive. Elle permet à l utilisateur de prévoir le type de support à utiliser pour la gravure : CD-ROM, DVD-ROM, en un ou plusieurs exemplaires. Dans le cas où la taille de l archive dépasse la taille maximale permise par le disque, il vous sera demandé d insérer un nouveau disque vierge dans le graveur lorsque le premier aura atteint la limite permise. Disque Cette zone affiche le statut actuel du graveur : Vide : si aucun disque n a été inséré dans le graveur, Prêt : si un disque vierge est inséré dans le graveur, Non prêt : si le graveur est vide, Erreur : si un disque non vierge y est actuellement présent. Ce bouton permet de commander l ouverture et la fermeture du tiroir pour y insérer ou retirer un disque. Ce bouton permet de vérifier l existence d un disque dans le graveur et le fait que ce disque est valide et vierge. Simulation Cette option permet de simuler une gravure complète du disque avant de graver réellement les données. Techniquement, la seule différence entre la simulation et la gravure elle-même est que le laser du graveur est éteint pendant la simulation. Toutefois, si des erreurs surviennent pendant le procédé de simulation, elles surviendront aussi pendant la gravure. Cette simulation permet ainsi d'éviter certaines erreurs et surtout de ne pas gâcher des disques inutilement. Si un problème est révélé, un message vous indique le problème concerné et le processus doit être annulé. Si l option de notification a été retenue, un message est transmis par mail aux personnes concernées. Dans la grille de suivi des archives de Sage direct, le statut correspondant à cette archive passe à «Echec». Cette ligne n est plus accessible pour une gravure ou une copie manuelle. Gravure Cette option, lorsqu elle est cochée, déclenche l opération de gravure. Vous devez disposer des droits nécessaires à une gravure scellée sur disque. Vérification après gravure Cette option, cochée par défaut, permet de vérifier que les données gravées sont en tous points identiques à celles mises à disposition dans l archive d origine. Etant donné l importance de la procédure d archivage, nous vous conseillons de demander cette vérification. Vous éviterez ainsi les incidents suivants : Données du disque gravé illisibles Données d origine paraissant altérées ou modifiées depuis l opération de gravure Nombre de copies La zone Graver x copies définit le nombre de copies de l archive à graver. Le nombre de copies indiqué vous sera également proposé pour vos prochains archivages pour le même type d archive Sage 102

105 Lancement de la gravure Archiver des données légales Une fois le graveur sélectionné et les paramètres définis, cliquez sur le bouton [Démarrer] pour déclencher l opération de gravure. Une fenêtre s affiche alors vous permettant de suivre la progression de la gravure. Périphérique de gravure Cette zone rappelle le choix du graveur sélectionné dans la fenêtre précédente. Suivi de procédure Cet espace liste les différents Evènements survenant lors de l opération de gravure et l Heure à laquelle ils se produisent. Traitement en cours Une barre de progression vous présente la progression de la gravure. Tampon Cette zone indique le taux d occupation mémoire en zone tampon. Copie Cette zone rappelle le rang de la copie en cours par rapport au nombre total de copies demandé. Couche / Session / Piste Le CD-ROM ainsi que le DVD-Rom sont divisés en couches, sessions et pistes, ces zones vous précisent l avancement de la gravure. Ce bouton permet dans une certaine mesure d annuler l opération de gravure. Notez que si la gravure a déjà débuté, le CD-ROM deviendra alors inutilisable. A la fin du traitement, un message s affiche pour vous informer du bon déroulement de l opération Sage 103

106 Archiver des données légales Dans le cas contraire, un message vous informe que l opération de gravure a échoué et pourquoi. Enregistrer sur un media de stockage Enregistrer sur un media de stockage Depuis la fenêtre de lancement de la gravure, choisissez l option Enregistrer sur un média de stockage... pour afficher la fenêtre «Identification de l archive» apparaît vous présentant le détail de son contenu. Voir pour toute information Graver. Paramètres du média de stockage Après validation de la fenêtre «Identification de l archive» par le bouton [OK], vous sélectionnez le support choisi (clé USB, autre disque dur, enregistreur sur bande, etc.) Sage 104

107 Archiver des données légales Lecteur Cette zone permet de sélectionner un lecteur réseau, clé USB, etc., et le bouton ci-contre vous permet de préciser un dossier de stockage. Taille de l archive Il s agit de la taille en Kilo-octets de l ensemble des fichiers à archiver. Vérifier après enregistrement Si vous cochez cette option, l enregistrement, une fois réalisé, est vérifié. Un message informe de sa réussite ou non. Le bouton [Enregistrer] lance l opération de copie des fichiers d archive sur le média choisi. Si vous interrompez l enregistrement (par exemple vous cliquez sur Annuler lorsque le système vous invite à insérer un second support si le support de destination est plein), la Liste des archives précisera que l archive n a pas été effectuée. Créer une archive Vous pouvez rechercher «manuellement» une archive générée par une application métier dont la gravure a été différée. Ce bouton permet d enregistrer simplement les informations transmises par l application métier pour réaliser l opération de gravure à un autre moment. Une ligne supplémentaire apparaît alors dans la grille de suivi des gravures avec la mention A envoyer Sage 105

108 Archiver des données légales Société Indiquez le nom de la société qui va être archivée. Application source Sélectionnez dans la boîte à liste l application métier qui est à l origine de l archive. Période d exercice Sélectionnez la période et l année de l archive. Commentaire Si nécessaire, saisir un commentaire pour accompagner l archive. Dossier à archiver Le bouton zoom ouvre une fenêtre permettant de sélectionner le dossier d archive source à copier ou à graver. Les dossiers d archives sont organisés comme suit : Nom du dossier société Nom de l application Dossier précisant la période : année ou période sous forme de fourchette 2012 Sage 106

109 Archiver des données légales Le bouton [Enregistrer] lance l opération de création du fichier d archive. Portail directdéclaration Portail directarchivage Activez le volet «Archives» puis cliquez sur le bouton [Tableau de bord]. Le fonctionnement du portail directarchivage est similaire au tableau de bord du portail directdéclaration. Voir décrit au paragraphe Portail directdéclaration. Journal des événements des archives Le Journal des événements vous apporte un suivi complet sur l ensemble des archives. Pour y accéder, deux chemins sont possibles : le bouton [Journal] de la barre d outils affiche l ensemble des événements de toutes les archives ; un double clic sur une déclaration dans la boîte d envoi affiche les événements relatifs à cette déclaration uniquement Sage 107

110 Archiver des données légales 2012 Sage 108

111 Options et paramètres avancés Options et paramètres avancés Options et paramètres avancés - Présentation Plusieurs options et paramètres avancées sont disponibles dans le logiciel : la fonction Options du menu Outils la Consultation de vos envois sur le Portail directdélaration le Transfert de poste à poste la Transmission indirecte Outils / Options Options - Introduction Outils / Options... Cette commande regroupe un ensemble d options allant du test de connexion au portail d authentification à l enregistrement automatique des préférences d affichage : Onglet «Connexion» Onglet «Préférences» Onglet «Déclarations» Onglet «Transferts bancaires» Onglet «Archives» Le bouton [Paramètres par défaut] permet de revenir au paramétrage initial des onglets. Onglet Connexion Outils / Options / Onglet Connexion L onglet «Connexion» de la commande Options regroupe les informations relatives à la connexion de Sage direct avec le portail d authentification et le portail déclaratif. Voir également : Onglet «Préférences» Onglet «Déclarations» Onglet «Transferts bancaire» Onglet «Archives 2012 Sage 109

112 Options et paramètres avancés Caractéristiques de la connexion Compte client Cette zone affiche votre code client chez Sage authentifiant votre connexion au Portail d authentification. Il reprend le paramétrage réalisé à l ouverture de Sage direct. Le bouton [Modifier] permet de renseigner ou de modifier ce code et/ou votre mot de passe. Vous saisissez tout d'abord l ancien mot de passe pour accéder à la fenêtre "Connexion". Code client / Mot de passe / Confirmation Veuillez saisir l identifiant (code client) et le mot de passe fournis par Sage, ces renseignements étant indispensables pour vous identifier auprès du portail d authentification. Il vous faut confirmer le mot de passe une deuxième fois par mesure de sécurité Sage 110

113 Options et paramètres avancés Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions Vous pouvez cocher la case Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions ; vous n aurez ainsi pas à le saisir à chaque utilisation du produit. Ce bouton permet de vous assurer que votre connexion Internet fonctionne correctement pour vous connecter : - au portail d authentification, pour la partie authentification des droits, - au portail déclaratif pour vos télé-déclarations. En cas d erreur lors de ces tests, un message s affiche, vous informant sur l origine du problème : absence de droits pour archiver, problème de connexion à l un des serveurs, etc... Nous vous conseillons de tester immédiatement la connexion internet, afin de vous assurer qu elle permet l accès aux portails d authentification et déclaratifs. Protéger le module bancaire par un mot de passe Par défaut, cette case n est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez protéger l accès au module. Dès lors, le bouton [Modifier] ci-contre devient accessible, permettant de saisir un mot de passe et sa confirmation. Une fois validé par le bouton [Ok], le mot de passe sera demandé systématiquement à chaque ouverture du module bancaire. Mode indirect de transfert de données (via un autre poste) Par défaut, le mode de transfert des déclarations est «direct», via Internet. Néanmoins, vous avez la possibilité de transmettre la déclaration sous forme de fichier, de manière à effectuer la télétransmission à partir d un autre poste. Sage direct va alors convertir la déclaration en un fichier au format XML. Pour plus d informations sur l intérêt de cette fonction, consultez le chapitre Transfert de poste à poste. 1. Cliquez sur le type de déclaration pour lequel le mode de transfert doit être paramétré. 2. Cliquez sur le bouton [Définir] pour accéder à la fenêtre de modification du dossier. 3. Cochez l option Par export de fichier (hors connexion Internet). 4. Indiquez le dossier de transfert où sera copié le fichier de la déclaration au format XML. 5. Lorsque vous validez cette fenêtre par le bouton [OK], le dossier de transfert désigné apparaît dans la grille. 6. Renouvelez éventuellement l opération pour les autres déclarations. Paramètres du proxy Un proxy peut être installé par l administrateur réseau de votre société vous autorisant ou non à vous connecter sur certains sites Internet. Par défaut, l option Utiliser une connexion sans proxy est sélectionnée. Si votre société utilise un Proxy pour se connecter à Internet, vous choisissez l une des options suivantes : Utiliser la configuration de proxy par défaut Utiliser la configuration de proxy suivante, et vous spécifiez l adresse et le port de ce dernier sur les zones devenues accessibles en saisie. Paramètres de la connexion internet Lors d'une connexion avec proxy, un Identifiant et un Mot de passe peuvent être demandés. Voir Identification pour plus d'informations sur le paramétrage du proxy Sage 111

114 Onglet Préférences Outils / Options / Onglet Préférences Options et paramètres avancés L onglet «Préférences» de la commande Options vous permet de paramétrer le suivi des déclarations ainsi que la réception de l adresse de vos collaborateurs qui suivent l envoi de l une, l autre ou de toutes vos déclarations au portail déclaratif. Voir également : Onglet «Connexion» Onglet «Déclarations» Onglet «Transferts bancaire» Onglet «Archives Suivi Ne plus afficher les vignettes de notification Avec Sage direct, vous pouvez travailler sur une autre application, et être informé de l avancée du processus de déclaration par de petites vignettes qui s affichent dans la partie basse de l écran. Cette option vous permet de ne pas les afficher. Vérifier régulièrement qu aucune erreur n a été détectée par le Portail avant l envoi au(x) destinataire(s) Cette option permet : d interroger automatiquement le statut des déclarations avant qu elles ne partent chez le destinataire final, de faire automatiquement une mise à jour des statuts jusqu à l obtention du statut Correctement traité au format attendu Sage 112

115 Options et paramètres avancés Actualiser les déclarations en cours au démarrage de l application Cette option lance un rafraîchissement automatique des statuts des déclarations dès le lancement de Sage direct. Adresse de notification Cette liste présente les adresses mail des personnes qui seront notifiées de la réponse des organismes destinataires des flux concernés. Ce bouton permet de retirer un collaborateur du circuit de suivi d une déclaration. Sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une confirmation de la suppression vous est demandée. Ce bouton permet de modifier par exemple une adresse incorrecte ou nouvelle. Il ouvre la boîte de dialogue Adresse de notification simplifiée dans laquelle la zone de saisie Adresse est accessible. Sélectionnez la ligne de l adresse à modifier avant de cliquer sur ce bouton. Ce bouton permet d ajouter un nouveau destinataire des accusés de réception des déclarations envoyées. Ce bouton ouvre la fenêtre «Adresse de notification». Lorsque vous souhaitez informer la même personne pour plusieurs de vos déclarations, vous devez utiliser le bouton [Ajouter] autant de fois que vous avez à notifier cette personne et renseigner son adresse dans la zone de saisie du même nom. Vous pouvez aussi choisir l option Toutes puis supprimer les adresses mail non souhaitées. Déclaration La zone Déclaration permet de choisir la déclaration pour laquelle vous souhaitez demander la notification : Toutes, TVA, TDFC, DUCS, DADS-U (TDS, IRC, IP, Assurances, BTP),, AED, IBAN, DUE et Edi-Paiement. Le choix Toutes permet de saisir une seule adresse pour tous les flux. Adresse Un sera envoyé à l adresse indiquée ici lors de l envoi de la déclaration au portail déclaratif. Conserver cette adresse pour les déclarations suivantes Lorsque vous renseignez une adresse , il est important de prendre ce paramètre en compte. Il permet en effet de définir si l adresse renseignée sera permanente ou volatile. Cochez cette case si vous voulez qu une adresse reçoive un de confirmation à chaque envoi de la déclaration pour laquelle elle est définie. Exemple : -n 1 Si vous voulez par contre que l accusé de réception ne soit envoyé qu une fois à une adresse en particulier, laissez cette case décochée. Exemple : -n 2 Vous pouvez ainsi garantir la confidentialité des informations envoyées, car les adresses volatiles sont supprimées dès envoi de la déclaration suivante. Si vous envoyez la déclaration à partir d un poste différent de celui qui l a générée (en utilisant la 2012 Sage 113

116 Options et paramètres avancés fonction Importer), cochez la case Conserver cette adresse pour les déclarations suivantes. A défaut, l adresse du poste de génération serait écrasée par celle du poste d envoi. Les notifications concernées par cette option sont signalées dans la colonne Permanent. Options de confirmation Cette rubrique regroupe les options d activation des messages informatifs. Me demander confirmation avant d effectuer une suppression Lors de la suppression manuelle de lignes de déclarations, d archives ou d événements, un message vous demande de confirmer votre action. Cette option est cochée par défaut. Vous pouvez ici désactiver ce message. Me rappeler d actualiser le statut des déclarations avant de quitter l application Lors de la fermeture de l application, un message vous rappelle qu il est nécessaire d actualiser régulièrement le statut des déclarations. Cette option est cochée par défaut. Vous pouvez ici désactiver ce message. Onglet Déclarations Outils / Options / Onglet Déclarations L onglet «Déclarations» de la commande Options regroupe les préférences de l utilisateur de Sage direct ainsi que les options de sauvegarde des fichiers relatifs aux télé-déclarations. Voir également : Onglet «Connexion» Onglet «Préférences» Onglet «Transferts bancaire» Onglet «Archives» 2012 Sage 114

117 Options et paramètres avancés Transmission automatique ou manuelle Précisez ici comment Sage direct doit gérer une déclaration de TVA envoyée par votre logiciel de Comptabilité. Trois options sont proposées. Télétransmettre directement les déclarations sans me demander confirmation Lorsque cette option est sélectionnée, la déclaration est télétransmise automatiquement par Sage direct sans intervention de votre part. Afficher les déclarations réceptionnées dans la boîte d envoi et me laisser les envoyer manuellement Lorsque cette option est sélectionnée, la déclaration apparaît dans la boîte d envoi de Sage direct et n est télétransmise qu à votre demande. Afficher les déclarations de TVA dans un formulaire PDF Cerfa modifiable pour validation avant envoi Cette option permet d afficher la déclaration transmise au format PDF dans une visionneuse Adobe Reader. Lorsque cette case est cochée, la zone suivante Formulaire PDF Cerfa de TVA est accessible. Lorsque cette case est décochée, la déclaration est directement transmise au portail déclaratif, sans prévisualisation en PDF. Dossiers de sauvegarde Quatre zones vous permettent de paramétrer les dossiers de sauvegarde des fichiers suivants : Formulaire PDF Cerfa de TVA Pour définir le chemin de sauvegarde des formulaires PDF Cerfa de TVA. Cette zone n est accessible que si l option précédente Afficher les déclarations de TVA dans un formulaire PDF Cerfa modifiable pour validation avant envoi est cochée. Déclarations émises Si vous souhaitez conserver une trace du contenu des déclarations émises, indiquez ici le dossier dans lequel le fichier sera enregistré Sage 115

118 Options et paramètres avancés Déclarations traduites en EDI Les fichiers EDI des déclarations TDFC générés par le Portail déclaratif seront sauvegardés dans le dossier indiqué ici. Onglet Transferts bancaires Outils / Options / Onglet Transferts bancaires L onglet «Transferts bancaires» permet de paramétrer les caractéristiques générales, la gestion des certificats et les caractéristiques de sauvegarde des connexions bancaires. Voir également : Onglet «Connexion» Onglet «Préférences» Onglet «Déclarations» Onglet «Archives» Certificat du client Pour sécuriser les connexions au serveur bancaire, vous devez posséder des certificats. Il en existe trois sortes pour préserver l intégrité des données : les certificats d authentification, les certificats de chiffrement, les certificats de signature Sage 116

119 Options et paramètres avancés Certificat authentification (X002) Cette zone affiche, le cas échéant, le nom du certificat d authentification, paramétré dans l assistant de génération des certificats, qui sera proposé par défaut à chaque création de banque. Cliquez sur le bouton ci-contre pour en sélectionner un autre disponible en magasin. Certificat chiffrement (E002) Cette zone affiche, le cas échéant, le nom du certificat de chiffrement, paramétré dans l assistant de génération des certificats, qui sera proposé par défaut à chaque création de banque. Cliquez sur le bouton ci-contre pour en sélectionner un autre disponible en magasin. Certificat signature (A005) Cette zone affiche, le cas échéant, le nom du certificat de signature, paramétré dans l assistant de génération des certificats, qui sera proposé par défaut à chaque création de banque. Cliquez sur le bouton ci-contre pour en sélectionner un autre disponible en magasin. Pour certaines banques, les certificats d authentification et de chiffrement peuvent être identiques. Dans le cas d'un dispositif de signature 3SKey, consulter le Exploitation d'un service avec une clé de signature 3 SKey Le bouton [Générer de nouveaux certificats] permet de lancer l assistant de génération des certificats X509 auto-signés que vous utiliserez par la suite pour initialiser les banques dans le menu Service / Transferts bancaires / Administration. L assistant de génération de certificats est présenté dans la partie Assistant de génération de certificats. Options d'exploitation Imprimer un compte-rendu récapitulatif après les transferts Cette option permet d obtenir automatiquement un compte-rendu récapitulatif des transferts à la fin de chaque session de télétransmission. Ce compte-rendu permet de savoir si les transferts se sont effectués correctement. Cette case est cochée par défaut. Lancer l assistant de création de services après intégration des certificats de la banque (réponse HPB) Cochez cette case pour activer automatiquement l assistant de création de services après initialisation de chaque banque paramétrée dans Sage direct. Cliquez sur ce bouton afin de récupérer depuis le Portail Sage les informations contenues dans l annuaire des principales banques françaises nécessaires à leur paramétrage dans Sage direct, ainsi que les différents services et types EBICS associés. Lors de l installation de Sage direct, le fichier Annuaire est copié sur le poste du client. Par la suite, il est nécessaire de cliquer régulièrement sur ce lien pour mettre à jour les données. Les informations récupérées sont automatiquement reportées dans l'assistant de création des Banques/Services à savoir : l Host ID c est-à-dire le code BIC de la banque, l URL du serveur bancaire, l URL de dépôt des lettres d'initialisation (si elle existe), 2012 Sage 117

120 Options et paramètres avancés le n de fax permettant d'envoyer les lettres d'initialisation. A l appel de cette commande, un web service permet de mettre à jour les informations contenues dans le fichier Annuaire.xml présent sur le poste du client. Si le programme Sage Telbac est installé sur votre poste, vous pouvez récupérer les données de ce dernier (banques, services, sessions) en lançant l assistant de récupération par le bouton [Intégrer mes paramètres Telbac]. Cet assistant est présenté dans la partie Assistant de récupération des données de Telbac. Enregistrements et sauvegardes Conserver sur n jours dans le dossier Journal/Historique Indiquez le nombre de jours d historique à conserver. Pour consulter le journal/historique, sélectionnez Services / Bancaires / Journal/Historique. Conserver n fichiers de transfert par service bancaire dans le dossier de Sauvegarde Saisissez le nombre de fichiers à sauvegarder par service existant. Pour consulter les sauvegardes, sélectionnez le menu Services / Bancaires / Sauvegarde. Exemple : Si le logiciel envoie plusieurs fichiers pour un service, le logiciel sauvegarde l ensemble dans un seul. Après l envoi d un service de type VIR*.txt, tous les fichiers VIR envoyés sont sauvegardés dans un même fichier. Sélectionnez à l aide du bouton ci-contre le répertoire de stockage des fichiers de sauvegarde. Fichier de traces Cochez cette case si vous souhaitez générer des fichiers de traces lors de chaque connexion effectuée. Par défaut, les traces (.TXT) sont générées dans le répertoire suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\direct\Traces. Le nom du fichier généré après la communication se compose de la façon suivante : TraceAAAAMMJJ nb.txt. Sélectionnez à l aide du bouton ci-contre le répertoire de stockage des fichiers de traces. Enregistrer un fichier témoin du transfert pour Sage Rapprochement bancaire Cochez cette case pour prendre en compte les fichiers à mettre à disposition pour l application Sage Rapprochement bancaire. Cliquez sur ce bouton pour appliquer tous les paramètres généraux et de sauvegarde initiaux. Onglet Archives L onglet «Archives» regroupe les paramètres de gestion de stockage des fichiers Sage 118

121 Options et paramètres avancés Voir également : Onglet «Déclarations» Onglet «Connexion» Onglet «Préférences» Onglet «Transferts bancaire» Génération des archives Générer par défaut [ X ] copies de l archive Cette zone permet de renseigner le nombre de copies à réaliser par archive. Par défaut Sage direct grave un exemplaire de l archive. Si vous avez déjà lancé une archive, cette zone affiche le nombre de copies demandé pour cette première archive. Vérifier le contenu de l archive avant de lancer l opération de stockage Cochez cette option pour être averti si des fichiers manquants ou supplémentaires sont décelés dans le répertoire d archivage à stocker. Le cas échéant, un message s affichera vous permettant de choisir l action à mener : Poursuivre malgré tout la procédure de stockage. Annuler la procédure. Enregistrer l opération à effectuer afin de la relancer plus tard Sage 119

122 Options et paramètres avancés Ignorer les documents qui n appartiennent pas au modèle de la table des matières La table des matières précise le contenu de chaque fichier d archive. Une table des matières est caractérisée par une périodicité et une version. Lorsque cette case est cochée, les fichiers non reconnus par le programme seront exclus de la table des matières. Mise à jour de la liste des applications et de leurs tables des matières L hyperlien Actualiser met à jour la liste des modèles de table des matières. Les modèles sont téléchargés depuis le portail d authentification. Adresses de notification lors du stockage d une archive L option concernant les adresses de notification vous permet de lister les adresses de vos collaborateurs qui suivent l archivage des documents. Ils peuvent être ainsi avertis de la bonne réussite d une gravure. Ce bouton permet de retirer un collaborateur du circuit de suivi de l archivage. Sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une confirmation de la suppression vous est demandée. Ce bouton permet de modifier par exemple une adresse incorrecte ou nouvelle. Sélectionnez la ligne à modifier avant de cliquer sur ce bouton. Ce bouton permet d ajouter un nouveau destinataire des notifications de gravure. Ce bouton ouvre la fenêtre «Notification par mail» dans laquelle vous devez sélectionner l application puis saisir l adresse du destinataire. Application Sélectionnez l application, pratiquant l archivage légal, pour laquelle vous souhaitez être informé de la réalisation des gravures. Adresse Indiquez ici l adresse de la personne qui suivra la procédure de gravure de l archivage. Transmettre un mail à l adresse ci-dessus Lorsque l archivage déclenché par l application sélectionnée est effectué, la personne identifiée par son adresse sera informée à l issue de la gravure. Vous pouvez choisir de l informer : Seulement si l opération réussi : un message est envoyé à l adresse lorsque la gravure ou l opération de stockage est terminée avec succès. Seulement si l opération échoue : un message est envoyé à l adresse lorsque la gravure ou l opération de stockage rencontre un problème et ne va pas jusqu au bout. Quel que soit le résultat de l opération : un mail est envoyé à cette adresse mail dans tous les cas Sage 120

123 Paramètres de votre serveur de courriers sortants Options et paramètres avancés Cette rubrique permet de configurer et de tester vos paramètres de messagerie afin d émettre des courriels à l issue des opérations d archivage. Adresse SMTP du serveur Indiquez une adresse de courrier sortant, par exemple «SMTP.Free.fr». Identifiant (facultatif) Renseignez cette zone si votre hébergeur le demande (zone de saisie facultative). Cet identifiant est celui vous permettant de vous connecter à votre compte de messagerie. Adresse mail de test de réception L adresse renseignée ici servira à tester le bon fonctionnement d envoi d à l issue d une opération d archivage. Saisissez, par exemple, votre propre adresse de messagerie. Mot de passe (facultatif) Indiquez le mot de passe vous permettant de vous connecter à votre compte de messagerie, si votre hébergeur le demande (zone de saisie facultative). Tester les paramètres Ce bouton vérifie les paramètres renseignés et émet un mail à destination de l adresse spécifiée plus haut. Consultation de vos envois sur le Portail directdéclaration Portail directdéclaration - Présentation Cliquez sur le bouton [Tableau de bord]. Sage direct vous offre un accès direct au portail directdéclaration de manière à ce que vous puissiez à la fois prendre connaissance de la procédure d ouverture de droits déclaratifs annuels et bénéficier d informations actualisées concernant vos déclarations : gestion de vos droits, nouvelles réglementations concernant telle ou telle déclaration sociale ou fiscale, etc. Cliquez sur l entrée Portail d authentification Sage afin d accéder directement à votre espace client sur lequel vous pouvez consulter : votre tableau de bord le statut et l historique de vos déclarations le positionnement actuel de vos contrats de télé-déclaration 2012 Sage 121

124 Options et paramètres avancés Les fonctions du portail sont accessibles par trois entrées de menu : Accueil, Tableau de bord, Contrats. Accueil Le menu Accueil vous permet dans un premier temps de disposer de divers formulaires d adhésion aux télédéclarations et de prendre connaissance des conditions à remplir pour télé-déclarer. Il vous permet également de souscrire à d autres services de télé-déclaration. L ensemble de la procédure à suivre vous est exposé, tant pour les déclarations fiscales (TVA et TDFC) que pour les déclarations sociales (DADS-U et DUCS) Sage 122

125 Tableau de bord Le tableau de bord est un instrument essentiel de la gestion de vos déclarations : il vous donne d une part des informations détaillées sur vos déclarations, Options et paramètres avancés et d autre part, il vous permet de procéder à certains ajustements dans le paramétrage de vos déclarations. Statuts détaillés Vous pouvez consulter ici le statut des déclarations en cours de transmission, de même que dans la boîte d envoi, ainsi qu une explication plus détaillée des causes d un échec ou du refus de la déclaration. Ainsi, en cliquant sur la déclaration en erreur, vous ouvrez une vue de détail de la déclaration, où vous sont exposées les causes de l échec de la transmission. Un double-clic sur cette ligne affiche un résumé de l erreur dans le Journal des événements. Le bouton [Bilan de retour] permet également de consulter la réponse de votre destinataire Cela vous permet ainsi de procéder aux ajustements nécessaires, et d envoyer à nouveau la déclaration. Les statuts des déclarations sont mis à jour à une fréquence moins élevée que ceux de la boîte d envoi. Télécharger la mise à jour de Sage direct / Télécharger la version complète de Sage direct La version complète, ou sa mise à jour, permet de télé-déclarer la TVA de l année. Télécharger l activex pour la Comptabilité Le téléchargement de cet activex met à jour votre applicatif de Comptabilité, lui permettant ainsi d émettre une déclaration de TVA en conformité avec la campagne fiscale de l année en cours. Afficher le tableau des statuts Ce tableau permet de comprendre les différents statuts et leur fonctionnement Sage 123

126 Contrats Le menu Contrats répertorie la liste des contrats que vous avez souscrits. Options et paramètres avancés Les informations présentées dans cette liste sont : la référence et le libellé du contrat souscrit, le numéro de série, le statut actif ou inactif du contrat, les dates de début et de fin, le numéro de SIRET ou SIREN associé, le nombre de certificats délivrés et décomptés. La liste peut être triée selon chacune de ces informations. Pour plus de détails sur les caractéristiques d un contrat, cliquez sur son libellé ; vous obtiendrez entre autres la liste des déclarations et des logiciels utilisés. Un contrat doit être associé à un numéro de SIRET. Vous pouvez effectuer cette opération depuis le lien Affectation des nouveaux contrats à un SIRET. Transfert de poste à poste Transfert de poste à poste - Introduction En se connectant automatiquement à Internet, Sage direct rend très aisé l envoi de déclarations aux organismes déclaratifs. Néanmoins, il peut arriver que la transmission directe ne puisse se faire, par exemple si l ordinateur sur lequel est installé Sage direct ne dispose pas d une connexion Internet. Exemple : Prenons le cas d un responsable de la Paye désirant effectuer la déclaration des cotisations sociales (DUCS). Son ordinateur contenant des données sensibles pour l entreprise, il n est pas raccordé au réseau. Il ne peut donc effectuer directement la télédéclaration. Sage direct prévoit ce cas de figure et y remédie en vous donnant la possibilité de générer la déclaration sous forme de fichier. Il ne vous reste plus ensuite qu à procéder à l envoi de ce fichier depuis un autre poste, par l intermédiaire d une importation dans Sage direct Sage 124

127 Options et paramètres avancés Exemple : Le responsable paramètre le mode de transmission indirecte, puis génère la déclaration sur son poste. Sage direct démarre immédiatement puis, au lieu de se connecter à Internet, copie la déclaration traitée dans un répertoire préalablement défini : directement sur le poste dédié aux envois s il y a accès via le réseau, sinon, sur le support de son choix (disquette, cédérom, clef USB). Il procède ensuite à l import du fichier, et peut effectuer l envoi de la déclaration. Prenons le cas d un responsable de la Paie désirant effectuer la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS). Son ordinateur contenant des données sensibles pour l entreprise, il n est pas raccordé à Internet. Il ne peut donc effectuer directement la télé-déclaration. Pour plus d informations... Génération de la déclaration Génération de la déclaration Les premières étapes se déroulent sur le poste sur lequel est installé l application métier. 1. Par défaut, Sage direct se connecte à Internet pour envoyer la déclaration. Pour effectuer un transfert de poste à poste, vous devez indiquer à Sage direct que la déclaration doit être générée sous forme de fichier, ainsi que le répertoire à utiliser. Ce paramétrage s effectue par la commande Outils / Options, Onglet «Connexion». 2. Pour recevoir un accusé de réception de la part de l organisme destinataire, vous devez le préciser également dans la commande Outils / Options, Onglet «Préférences». Cet accusé est la pièce qui valide votre envoi. 3. Vous pouvez à présent effectuer la déclaration depuis votre application métier, tel qu indiqué dans les chapitres précédents. 4. Sage direct démarre immédiatement le traitement de la déclaration, puis l enregistre au format XML dans le répertoire que vous avez défini à l étape La déclaration s affiche dans la boîte d envoi sous le statut Transfert indirect. 6. Vous pouvez à présent copier le fichier, puis le transférer sur le poste qui va effectuer l envoi de la déclaration. Transmission indirecte Pourquoi une transmission indirecte Un problème de connexion réseau ou des raisons de sécurité peuvent parfois entraver le processus télédéclaratif. Sage direct vous permet de contourner ces problèmes par un processus de transmission indirecte des déclarations. Vous avez en effet la possibilité d exporter une déclaration, ou même de la générer directement sous forme de fichier, 2. puis de l importer dans Sage direct, à partir d un autre poste. Les problèmes rencontrés peuvent être d une autre nature, aussi n hésitez pas à consulter le chapitre Erreurs de transmission. Voir aussi : Envoyer la déclaration Exporter une déclaration 2012 Sage 125

128 Options et paramètres avancés Transmission par transfert de fichier Importer une déclaration Envoyer la déclaration Dans un premier temps, il est impératif que vous tentiez de solutionner vos problèmes de connexion. Utilisez régulièrement la fonction de test de connexion de l onglet «Connexion» afin de vérifier si vos problèmes persistent. Lorsque ces problèmes sont résolus, relancez le processus de transmission grâce au bouton [Envoyer]. Exporter une déclaration L export de déclaration permet de contourner un problème de connexion persistant ou l isolement de votre poste pour des raisons de sécurité. Grâce au bouton [Exporter], vous allez pouvoir sauvegarder votre déclaration au format XML, dans le répertoire de votre choix. Dès l export, la déclaration acquiert le statut Exportée ; vous ne pouvez donc plus la renvoyer depuis cet ordinateur. Vous pouvez par contre : importer la déclaration depuis un autre ordinateur possédant Sage direct et ne rencontrant pas de problème de connexion : Importer une déclaration, ou si cela ne vous est pas possible, contacter le Support technique Sage qui vous communiquera la procédure à suivre pour leur faire parvenir votre déclaration (soit sous forme de disquette par courrier, soit par mail si cela vous est possible). Le Support technique se chargera ensuite de transmettre la déclaration à votre place. Transmission par transfert de fichier Il est également possible que pour des raisons de sécurité, vous ayez verrouillé l accès à Internet du poste de génération des déclarations. Dans ce cas, demandez à Sage direct de générer la déclaration sous forme de fichier, tel qu indiqué au chapitre Transfert de poste à poste, puis importez-la dans un poste ayant accès à Internet. Importer une déclaration Sage direct permet d importer une déclaration préalablement sauvegardée. Cela permet ainsi d effectuer la déclaration depuis un poste différent de l application métier qui télédéclare : vous pouvez ainsi dédier un poste à l envoi et au suivi des déclarations, ou contourner une difficulté d envoi liée à un poste en particulier. Seules les déclarations préalablement traitées par Sage direct, et traduites au format XML, peuvent être importées. Il n est donc pas possible d importer un fichier de déclaration directement issu des applications métier. Les seules déclarations pouvant ainsi être importées sont issues : d une exportation, ou d une transmission par transfert de fichier. Une déclaration exportée ou générée depuis un ordinateur ne peut être à nouveau importée dans ce même ordinateur, afin de ne pas provoquer de doublons dans la base Sage 126

129 Options et paramètres avancés Processus Cliquez sur le bouton [Importer] depuis l entrée Toutes du volet «Déclarations». La fenêtre qui s ouvre vous permet d indiquer le nom et la localisation du fichier à importer. Cliquez ensuite sur le bouton [Ouvrir], puis indiquez votre compte de télé-déclarant, ainsi que le mot de passe correspondant. Cette fenêtre reprend les informations saisies à l ouverture du logiciel. Voir également la Démarrage. Code client Cette zone n est pas modifiable. Mot de passe / Confirmation Pour modifier le Mot de passe il vous faut disposer de l ancien et cliquez sur le bouton zoom de la zone. Si vous le modifiez, vous devez confirmer le mot de passe une deuxième fois par mesure de sécurité Sage 127

130 Options et paramètres avancés Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions Vous pouvez cocher la case Se rappeler de mon mot de passe pour les prochaines sessions ; vous n aurez ainsi pas à le saisir à chaque utilisation du produit. Envoyer la déclaration plus tard Cochez cette case si vous ne voulez pas envoyer immédiatement la déclaration. Bouton [Tester la connexion] Ce bouton permet de lancer un test de connexion. A l issue du test, un message vous informe si la connexion est bonne ou non. Envoyer la déclaration A la fermeture de la boîte de dialogue, vous êtes ramené sur la boîte d envoi. Si vous n avez pas coché la case Envoyer la déclaration plus tard, l envoi démarre immédiatement, et vous pouvez suivre les différentes étapes de la transmission, matérialisées par l évolution du statut de la déclaration. La liste des statuts est exposée au paragraphe Statut. Si vous avez coché cette case, la déclaration reste disponible dans la boîte d envoi (avec le statut A envoyer) pour un envoi ultérieur (bouton [Envoyer la déclaration]) ou pour un export (bouton [Exporter]) Sage 128

131 Interface Interface Fenêtre de l'application Fenêtre de l'application - Présentation générale Sage direct dispose d une interface utilisateur évoluée. Outre ses fonctions de personnalisation avancées, cette interface comprend : une barre de navigation verticale constituée d un ensemble de dossiers. Chaque dossier contient plusieurs points d entrée correspondant au découpage des actions métier disponibles dans l application ; une fenêtre de consultation des données disposant de nombreuses options de personnalisation de manière à permettre à l utilisateur d accéder aisément et rapidement à l information dont il a besoin ; une barre de menus, affichant les menus et les commandes de l application ; une suite de barres d outils permettant d accéder rapidement aux commandes les plus fréquentes. Pour plus d informations, voir... Barre de navigation verticale Fenêtre de consultation Barre de menus Barre de navigation verticale Barre de navigation verticale - Présentation La barre de navigation verticale, située à gauche de la fenêtre de l'application, permet un accès rapide aux différentes actions métier présentes dans l application, ainsi qu aux fonctions d organisation des télétransmissions Sage 129

132 Interface La partie haute permet de sélectionner la déclaration à consulter. Dans le volet "Tous les dossiers", vous organisez les télétransmissions dans des dossiers d'archivage par simple glisser-déposer depuis la fenêtre de consultation. Vous pouvez masquer ou afficher les volets Déclaration, Transferts bancaires et Archives en cliquant sur leur intitulé. Actions métier Les actions métier sont regroupées par volet, accessibles par les boutons de la barre verticale : Déclarations Transferts bancaires Archives Le volet «Déclarations» ou boîte d envoi des déclarations permet d accéder à la liste des différentes télédéclarations effectuées ou à effectuer. Cliquez sur le type de déclaration qui vous intéresse et consultez vos informations dans la boîte d envoi, situé à droite. Le volet «Bancaires» permet, si vous avez souscrit un contrat Ebics avec votre banque, de transmettre et recevoir des fichiers bancaires (virements, relevés de comptes etc.). Le volet «Archives» vous permet d accéder aux fonctions d archivage électronique de vos documents. Un clic sur le bouton déploie le contenu de ses actions dans la partie supérieure de la barre verticale. Cliquez ensuite sur l action métier désirée afin de l afficher dans la partie droite de la fenêtre de l application. Organisation La barre de navigation affiche également un espace Tous les dossiers dans lequel vous pouvez ranger les déclarations. Le menu contextuel vous permet de créer autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire, puis, par un simple glisser-déposer depuis la liste des déclarations ou le journal des événement, vous pouvez organiser votre base, de manière à n afficher en permanence que les informations utiles. Les déclarations ne peuvent pas être déplacées vers la racine du dossier ; il est nécessaire d avoir préalablement créé un sous-dossier via la fonction Nouveau dossier du menu contextuel Sage 130

133 Interface Saisissez ensuite le nom du dossier dans la fenêtre «Créer un dossier». Le dossier est immédiatement créé dans la liste ; vous pouvez dès à présent y déplacer des déclarations. Il est également possible de supprimer les dossiers ainsi créés via la commande Supprimer ce dossier. Les commandes Développer / Replier concernent le dossier sélectionné. Un menu contextuel spécifique est disponible sur les dossiers de sauvegarde automatique. Sélectionnez la sauvegarde que vous souhaitez restaurer, puis actionnez la commande Restaurer du menu contextuel. Si vous n avez pas coché cette option lors de la sauvegarde, utilisez la commande Outils / Restaurer. Il est également possible de supprimer les dossiers ainsi créés via la commande Supprimer. Afficher le menu de personnalisation Ce menu vous donne accès à la fonction Réinitialiser la barre de navigation qui supprime l ensemble des groupes et éléments personnalisés que vous avez créés. Fenêtre de consultation La fenêtre de consultation vous permet de visualiser l ensemble des informations correspondant à la fonction utilisée. Affichage par liste L affichage des télé-déclarations et du Journal des événements se fait sous forme de listes, organisées en lignes et colonnes. L affichage par liste peut être adapté de manière très fine à votre usage : les éléments peuvent être triés, filtrés, vous pouvez changer l ordre des colonnes, en supprimer certaines si elles ne vous sont pas utiles, etc... Il est également possible de faire un affichage par Fiche unique ou Fiches multiples. Les fonctions de personnalisation de l affichage sont détaillées au chapitre Menu Affichage. Affichage Internet La fenêtre de consultation vous permet également d accéder sur Internet au portail d authentification. Dans cette utilisation, l affichage se comporte de la même façon que votre navigateur Internet habituel. Cliquez sur le bouton [Tableau de bord] de la barre d outils Sage 131

134 Interface Les possibilités du portail sont exposées au paragraphe Portail directdéclaration. Barre d'outils Sage direct dispose d une barre d outils regroupant les options d affichage et d impression des listes ainsi que quelques fonctions principales L équivalent de ces commandes peut être retrouvé dans chacun des menus de l application. Lance l impression des données actuellement affichées dans la fenêtre de consultation. Sélectionne l ensemble des lignes actuellement affichées dans la fenêtre de consultation. Supprime de la liste les flux sélectionnés ayant atteint un statut final. Selon le groupe ouvert, ouvre le tableau de bord directdéclaration de suivi sur Internet des déclarations, ou le tableau de bord directfinance des transferts bancaires, ou le tableau de bord directarchivage de suivi des archives légales générées. Affiche le journal des événements Sage 132

135 Interface Barre de menus Barre de menus - Introduction Sage direct dispose d une barre de menu, placée sous la barre de titre de la fenêtre de l application. Ainsi, les menus et commandes disponibles ne sont pas identiques lorsque l utilisateur consulte la boîte d envoi ou le Journal des événements. Les menus accessibles sont : Le Menu Fichier qui comporte les commandes classiques d impression ainsi que la commande Quitter pour sortir de l application, mais également des fonctions d'importation et exportation Le menu Edition qui permet de sélectionner toutes les lignes d information (commande Sélectionner tout) dans l espace de consultation ouvert. Menu Affichage Menu Services Menu Outils Menu Aide Menu Fichier Le menu Fichier comporte les commandes classiques d impression ainsi que la commande Quitter pour sortir de l application, mais également des fonctions : Importer une déclaration Exporter une déclaration Créer une demande de remboursement 3519 Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV Menu Affichage Choix des options d'affichage Le menu Affichage dispose de nombreuses options pour adapter l affichage des données à vos habitudes de travail et aux informations dont vous souhaitez disposer. Le menu Affichage regroupe des fonctions de personnalisation de votre espace de travail : Fiches multiples / Fiche unique / Liste, Les commandes Fiches multiples / Fiche unique / Liste modifient la présentation des informations dans la liste des déclarations et dans le Journal des événements. La présentation sous forme de liste est pratique à utiliser pour rechercher, filtrer ou trier les données tandis que la présentation en fiche est plus adaptée à la consultation des données. Tout développer / Tout réduire, Les commandes Tout développer / Tout réduire permettent d ouvrir ou fermer tous les groupes de déclarations ou d événements afin d optimiser l affichage de la liste dans l espace de consultation. Préférences, La commande Préférences sert à définir les paramètres généraux d affichage pour l application. En règle générale, ces préférences sont définies une fois pour toutes par l utilisateur lors de sa première 2012 Sage 133

136 Interface prise en main du produit. Il s agit des préférences que vous voulez appliquer dans l application à toutes les listes, modes de tri, etc. Présentation par défaut, La commande Présentation par défaut permet de revenir aux options d affichage initial, elle remet par défaut la taille des fenêtres, des colonnes... Sélecteur de champs. La commande Sélecteur de champs ouvre une boîte de sélection à partir de laquelle il est possible d ajouter ou d enlever des colonnes dans les listes, par simple glisser-déposer avec la souris. Cette action peut aussi s appliquer à la barre de regroupement de manière à trier les données de manière hiérarchisée. Certaines commandes de personnalisation de l affichage sont reprises dans la barre d outils Standard (Barres d outils). Fiches multiples / Fiche unique / Liste Affichage / Fiche multiples ou Fiche unique ou Liste L ensemble des déclarations ou comme, ci-après, l ensemble des événements présentés dans le Journal des événements peut être affiché sous forme d une liste ou bien de fiches. Le mode de présentation dépend naturellement du type de consultation que vous souhaitez obtenir. Présentation en liste Si vous souhaitez, par exemple, rechercher une ou plusieurs déclarations ou types d événements, le mode de présentation sous forme de liste convient mieux. L affichage par liste peut être adapté de manière très fine à votre usage : les éléments peuvent être triés, filtrés, vous pouvez changer l ordre des colonnes, en supprimer certaines si elles ne vous sont pas utiles, etc... Présentation en fiches Si vous souhaitez consulter une déclaration particulière ou vérifier un détail sur celle-ci, le mode de présentation sous forme de fiche paraît mieux adapté Sage 134

137 Interface Le mode d affichage en multi-fiches peut également être sollicité à partir de la barre d outils ou bien de la commande Affichage / Fiches multiples. Ce mode d affichage convient parfaitement lorsque vous avez préalablement filtré, dans le mode liste, les déclarations ou les événements que vous souhaitez consulter. Lorsque le nombre des éléments que vous souhaitez consulter en mode multi-fiches s avère important, il paraît utile de réduire la taille des fiches pour ne consulter que celles qui vous intéressent. Utilisez alors la commande Tout réduire du menu contextuel (clic droit dans la zone d affichage en mode multi-fiches) Sage 135

138 Interface Pour consulter une fiche, il suffit ensuite de cliquer sur sa ligne. Un nouveau clic réduit à nouveau la fiche. Tout développer / Tout réduire Affichage / Tout développer / Tout réduire En affichage Fiches multiples, les commandes Tout développer / Tout réduire permettent d ouvrir ou fermer tous les groupes de déclarations ou d événements afin d optimiser l affichage de la liste dans l espace de consultation. Ces commandes sont également accessibles via le menu contextuel. Préférences Préférences - Introduction Affichage / Préférences La commande Préférences permet de définir les préférences générales pour l application, elle ouvre la boîte de dialogue Personnalisation qui contient trois onglets : «Format général» : pour définir l ensemble des options à utiliser pour la police de caractères, les fonctions disponibles pour gérer l affichage des données dans les listes ainsi que le rendu de ces mêmes listes. «Colonnes» : pour définir le type d informations dont vous souhaitez disposer dans les listes. «Tris» : pour définir de quelle manière vous souhaitez voir s organiser la distribution de vos données dans les listes. Les options offertes dans l onglet «Colonnes» diffèrent quelque peu lorsque vous sollicitez la commande Préférences d affichage après avoir ouvert la liste des déclarations, des sauvegardes ou bien le Journal des événements. En raison de cette faible différence, seules les préférences générales pour les listes des déclarations seront documentées dans le présent manuel. Cependant, les options choisies pour l affichage de la liste des déclarations sont indépendantes de celles que vous voudriez adopter pour le Journal des événements ou pour la liste des sauvegardes. Vous devez donc définir séparément vos préférences pour chacune de ces listes. Ce bouton permet de revenir au paramétrage d affichage initial de la fenêtre, tous les paramétrages réalisés dans les Préférences sont supprimés. Voir pour toute information : Onglet «Format général» 2012 Sage 136

139 Interface Onglet «Colonnes» Onglet «Tris» Onglet Format général L onglet «Format général» regroupe l ensemble des options vous permettant de modifier l aspect graphique des listes. Vous pouvez constater votre personnalisation directement dans l espace de consultation, chaque paramétrage étant pris en compte immédiatement. Police Cette zone permet de définir les attributs de la police utilisée dans Sage direct. Le bouton graphique à droite de la zone ouvre la boîte de dialogue Police permettant de définir la police à utiliser Sage 137

140 Interface Options d affichage des listes Ces options permettent de définir comment vous souhaitez que les listes s affichent dans les Listes des déclarations, des sauvegardes et dans le Journal des événements. Regroupement Cette option, lorsqu elle est cochée, vous permet de disposer de la barre de regroupement afin de classer les éléments de la liste selon des critères de tri choisis. Glissez l'intitulé d'une colonne dans la barre de regroupement pour qu'il deviennent un critère de regroupement. Lignes alternées Cette option, lorsqu elle est cochée, affiche les lignes paires des listes des déclarations ou du Journal des événements avec un fond de couleur. En-tête de lignes Cette option permet d afficher une colonne supplémentaire à gauche dans les listes, de manière à identifier plus facilement la ligne que l on a sélectionnée dans la liste. Aide à la navigation Cette option ouvre une zone de saisie dans l ascenseur horizontal des listes de manière à permettre à l utilisateur d atteindre directement une ligne donnée de la liste par simple saisie de son numéro. Des boutons fléchés permettent également d accéder à la ligne suivante/précédente ou bien à la première/dernière ligne de la liste. Filtre Cette option insère une ligne supplémentaire dans les listes entre les intitulés des colonnes et la première ligne de la liste. Sur cette ligne, il est possible de sélectionner dans chaque colonne un argument de filtre de manière à réduire la liste aux lignes qui contiennent cet argument ; par exemple : toutes les lignes dont la date de création est le 11/09/ Sage 138

141 Interface Type de présentation La zone Type de présentation vous permet de définir le style de présentation à adopter pour afficher les listes. Cette liste déroulante permet de choisir entre trois types d affichage des données : Liste: les données s affichent sous la forme d un tableau avec un élément par ligne. Fiches multiples : les données s affichent sous forme de fiches ; chaque fiche étant l équivalent d une ligne de la liste. Fiche unique : les données s affichent sous la forme d un tableau par élément ; une aide à la navigation dans l ascenseur horizontal permet d accéder à chacun des éléments de la liste. Ces trois types de présentation sont détaillés au chapitre Fiches multiples / Fiche unique / Liste. Apparence Un ensemble de styles de présentation sont proposés afin de vous permettre d afficher et de manipuler vos données de la manière qui vous convient le mieux. Vous pouvez modifier : les Traits de séparation, l Apparence des bordures. Onglet Colonnes L onglet «Colonnes» permet de sélectionner les informations à afficher dans la liste Sage 139

142 Interface Décochez les intitulés qui ne vous sont pas utiles ; ils disparaîtront de la liste. Onglet Tris L onglet «Tris» permet de sélectionner les critères de tri des informations à afficher dans les déclarations Sage 140

143 Interface Critère de tri des éléments Cette zone de liste déroulante rassemble tous les types d information disponibles pour les déclarations. En sélectionnant par exemple l item Statut comme premier critère puis l item Créé comme second critère, vous obtiendrez, date après date, tous les éléments de la liste disposant du même statut puis tous ceux correspondant au statut suivant et ainsi de suite. Présentation par défaut Affichage / Présentation par défaut Cette commande permet de revenir au paramétrage d affichage initial de la fenêtre ouverte. Tous les paramétrages (ajout de champs, déplacement de colonnes...) sont supprimés. Sélecteur de champs Comment accéder au sélecteur de champs La commande Sélecteur de champs, accessible également par le menu contextuel obtenu par clic droit sur un intitulé de colonne vous permet de choisir les informations à afficher dans les listes Sage 141

144 Interface Par simple glisser-déposer de la souris depuis le sélecteur de champs vers les intitulés de colonnes, il est possible d ajouter des colonnes dans la liste. Inversement, un glisser-déposer de la souris depuis les intitulés de colonnes vers le sélecteur de champs permet de retirer une colonne d information inutile dans la liste des déclarations. Voir pour toute information : Ordre de présentation des données Critères de tri Options de tri Ordre de présentation des données Ordre de présentation des informations Dans Sage direct, toutes les listes peuvent être triées à partir des intitulés de colonnes selon l information que l on désire obtenir. Il est possible de déplacer vers la droite la colonne Déclaration de manière à inverser l ordre d affichage des informations avec la colonne Statut. Critères de tri Il est possible d insérer un ou plusieurs critères de tri, par glisser-déposer de la souris depuis le sélecteur de champs vers la barre de regroupement au-dessus des intitulés de colonnes. Une fois l intitulé de colonne déposé dans la barre de regroupement, la liste est réorganisée de manière à tenir compte des critères de tri que vous avez sélectionnés. Il est également possible de solliciter plusieurs critères de tri à la fois de manière à organiser hiérarchiquement la liste des déclarations. Déclarations multi-destinataires Les déclarations multi-destinataires bénéficient d un double niveau d organisation des données. Il est ainsi possible de classer les déclarations en fonction de leur statut, et pour chacune d entre elles de les organiser par destinataires Sage 142

145 Options de tri Interface Pour chaque type d information présenté dans une déclaration, il est possible de sélectionner un critère particulier de tri et de croiser ce critère, de manière hiérarchique afin d aboutir rapidement à une déclaration à l intérieur d une liste de grande taille. Ainsi, lorsque le statut Envoyée à l organisme destinataire est sélectionné dans le Filtre, seules les déclarations répondant à ce statut sont affichées dans la liste des déclarations. Par la suite, il est possible de cliquer sur le bouton [Supprimer] - attenant à la boîte à liste déroulante - pour retirer ce critère de tri et revenir à la sélection initiale. Ordre de présentation des données Une fois les critères de tri sélectionnés, il peut être intéressant de classer les déclarations ou les événements par ordre croissant plutôt que décroissant ou vice-versa. Pour se faire : Soit vous utilisez les commandes Tri croissant / Tri décroissant dans le menu contextuel accessible sur l intitulé des colonnes. Soit vous utilisez la barre de regroupement. Par défaut, la nouvelle organisation des données ainsi obtenue affiche les données du haut vers le bas et des plus récentes au plus anciennes. Il suffit de cliquer à nouveau sur l en-tête de colonne Créé placé sous la barre de regroupement pour inverser l ordre chronologique dans l affichage des données et obtenir ainsi une présentation de haut en bas et des plus anciennes aux plus récentes. Enfin, les boutons [ ] / [+] placés à gauche des lignes de regroupement permettent de fermer / ouvrir un groupe de déclarations ou d événements afin d optimiser l affichage de la liste dans l espace de consultation Sage 143

146 Interface Il est également possible de développer ou de fermer tous les groupes de déclarations ou d événements en même temps dans le dossier de consultation. Voir Tout développer / Tout réduire. Menu Services Le menu Services propose l accès aux sous-menus : Déclarations Il affiche l ensemble des déclarations que vous gérez dans Sage direct. Lorsque vous cliquez sur l une des commandes de ce sous-menu, la liste des déclarations concernées apparaît dans la boîte d envoi. La commande Toutes permet d afficher la liste de toutes vos déclarations Pour toute information, voir Télédéclarer - Introduction. Transferts Bancaires Il permet de gérer les banques, services et sessions utilisés pour les échanges de fichiers avec votre banque. Introduction aux Transferts bancaires pour toute information. Archives Il affiche la liste des applications générant des archives légales et pour lesquelles Sage direct propose de réaliser la gravure. Voir Archiver des données légales Menu Outils Ce menu vous donne accès : Aux assistants de création : Pour les Transferts bancaires : Créer une banque par assistant Pour les Déclarations : l'assistant de configuration vous permettant de renseigner les informations nécessaires pour utiliser les téléservices Au portail Déclar'Assur permettant de d'interroger vos contrats d'assurances A la fonction Supprimer Aux Options de paramétrage A propos de la fonction Supprimer Vous pouvez supprimer une déclaration ou une archive de la liste affichée. Veuillez vérifier préalablement qu elle a été sauvegardée. Un message dans ce sens vous rappelle 2012 Sage 144

147 Interface que seules les déclarations ou les archives sauvegardées pourront être restaurées. Ne plus poser cette question Si vous cochez cette case, ce message n apparaîtra plus lors des prochaines suppressions, elles seront réalisées immédiatement. Par la suite, vous pouvez retrouver cette fenêtre en cochant Me demander confirmation avant d effectuer une suppression de l onglet «Préférences» dans la commande Outils / Options. Une fois l opération réalisée, un message indiquant le nombre d éléments supprimés s affiche. Menu Aide Le menu Aide vous permet d accéder à la présente documentation sur le produit et vous informe notamment sur la version de votre produit à partir de la commande A propos de Sage direct. Aide en ligne Cette commande permet d ouvrir le fichier d aide disponible pour le produit. Manuel en ligne Cette commande permet d ouvrir la documentation du logiciel sous la forme d un fichier PDF. Il s agit de la documentation que vous consultez actuellement. A propos de Sage direct... Cette commande affiche les informations légales concernant le logiciel ainsi que son numéro de Version. Boutons de fonctions Boutons de fonctions des Déclarations Les boutons de fonctions décrits ci-dessous sont accessibles depuis la fenêtre principale de la partie Déclaration. Utilisez ce bouton pour valider l envoi de la déclaration. Une fois la déclaration envoyée, elle ne peut plus être modifiée Sage 145

148 Interface Importe une déclaration exportée depuis un autre poste. Affiche le compte-rendu final d une déclaration. Affiche le contenu de la déclaration. Affiche les statuts des déclarations en cours. Permet de prévisualiser l impression de vos données dans la mise en page finale pour l impression. Transfère les déclarations vers un autre poste ou vers le support technique. Permet de créer une demande de remboursement de crédit de TVA 3519 à partir d'une déclaration 3310CA3 existant dans Sage direct. Boutons de fonctions des Transferts bancaires Les boutons de fonctions décrits ci-dessous sont accessibles depuis les différents écrans de la partie Transferts bancaires. Permet de créer une banque, un service ou une session. Permet de changer les paramètres d une banque, un service ou une session. Permet de supprimer une banque, un service, une session, une communication, une ligne de suivi ou une sauvegarde. Lance les requêtes d initialisation (INI et HIA) et de réception des certificats de l organisme bancaire (HPB). Valide l envoi d un service ou d une session. Permet d afficher à l écran le fichier envoyé ou reçu. Lance la fonction Signature Personnelle permettant d éviter l envoi par fax à la banque des certificats datés et signés. Permet d accéder à l édition PDF du récépissé de signature personnelle qui précise les informations essentielles sur le mouvement signé. Permet de stopper une communication en cours Sage 146

149 Boutons de fonctions du Journal des événements Les boutons de fonctions décrits ci-dessous sont accessibles depuis le Journal des évènements des archives. Permet de revenir à la liste des déclarations ou des archives. Interface Boutons de fonctions des Archives Les boutons de fonctions décrits ci-dessous sont accessibles depuis la fenêtre principale de la partie Archives de Sage direct. Permet de graver sur un disque ou d enregistrer sur un média de stockage l archive générée. Importe une archive exportée ou bien générée en mode indirect depuis un autre poste. Permet de créer une archive Sage 147

150 Annexes Annexes Annexes - Introduction Cette partie vous présente : la structure d'un fichier.csv pour BIC et IBAN : Structure d un fichier.csv les différentes erreurs de transmissions qui peuvent se produire lors des traitements : Erreurs de transmission les fichiers d archives générés par chaque application métier : Fichiers d archives générés les codes erreur possibles en communication bancaire : Codes erreur en phase d initialisation Codes erreur en phase de communication : Technical ReturnCodes et Business Related ReturnCodes Structure d un fichier.csv d'enrichissement IBAN et BIC Chaque fichier comprend une ligne d en-tête et des lignes de RIB à enrichir. Ligne d en-tête La ligne d en-tête contient deux informations jointes sans séparateur «;» : l identifiant (SIRET) de la société émettrice autorisée pour ce service d enrichissement IBAN, la raison sociale de cette société. Cette ligne d en-tête se termine par un «;» qui sert de séparateur. Exemple : Bijou SA; Ligne de RIB à enrichir Chaque RIB à enrichir doit comporter, sur une ligne qui lui est propre, les informations suivantes : Table de base de données ou autre référence libre : exemple EDITIONS PARISIENNES. Identifiant du tiers pour la base de données : exemple 400EDITION. Référence interne : exemple 1 Code pays : exemple FR. RIB (banque sur 5 caractères, guichet sur 5 caractères, compte sur 11 caractères, clé sur 2 caractères accolés) : exemple Exemple : Ligne RIB à enrichir EDITIONS PARISIENNES;400EDITION;1;FR; ;;;; Fichier importé pour enrichissement de deux RIB Bijou SA; DEMAY LESIEUR;400DEMAY0;1;FR; ;;;; WEISHAUPT;400WEISH;1;FR; ;;;; Les «;» sans espace qui se situent à la fin de chaque ligne seront renseignés par les données enrichies après conversion des RIB en IBAN et BIC Sage 148

151 Ligne de données RIB enrichie Après enrichissement, chaque ligne RIB contient les informations supplémentaires suivantes : IBAN : donnée à enrichir. BIC : donnée à enrichir. Annexes Code traduction : 0 si l enrichissement s est déroulé correctement sinon une autre valeur numérique en cas d erreur. Libellé erreur : aucune information si l enrichissement s est déroulé correctement. Exemple : Fichier exporté après enrichissement Bijou SA;1 DEMAY LESIEUR;400DEMAY0;1;FR; ; FR ;NORDFRPPXXX;0; WEISHAUPT;400WEISH;1;FR; ; ;;1;IDS_CODE_BIC_NOTFOUND (code BIC non trouvé) La valeur inscrite à la fin de la ligne d en-tête indique le nombre de RIB n ayant pu être enrichi. Dans notre exemple, un RIB mal saisi n a pas été traduit, de ce fait, c est la valeur «1» qui est précisée. Le second RIB du fichier n ayant pu être traduit, il se trouve suivi d une succession de «;». Erreurs de transmission Erreurs de transmission - Introduction Les déclarations suivent un certain nombre d étapes, au cours de leur télé-transmission. La réalisation de ces étapes vous est indiquée dans la liste des déclarations. Il est néanmoins possible que certaines déclarations ne franchissent pas une étape, pour cause de paramétrage erroné, d erreur dans le format de la déclaration, de problème de connexion, etc. C est pour cette raison qu il est important de ne pas fermer l application tant que le statut Fichier correctement traduit au format attendu n a pas été atteint par votre déclaration. La plupart des erreurs surviennent en effet avant cette étape. Il est néanmoins indispensable par la suite d utiliser le bouton [Tout Actualiser] le statut jusqu à l obtention du statut final de la déclaration (acceptée ou rejetée). Dans un premier temps, si votre déclaration n aboutit pas, renvoyez-la grâce au bouton [Envoyer] la déclaration : Envoyer la déclaration. Si le problème persiste, tentez de déterminer sa cause ; les listes présentées ci-dessous vous indiquent les différents messages que vous pouvez recevoir à chaque étape de transmission et, le cas échéant, la solution à y apporter:. Transmission depuis l application métier, Transmission vers le Portail d authentification, Transmission vers le Portail déclaratif, Transformation du fichier par le portail déclaratif, Transmission du portail déclaratif vers l organisme destinataire. Le Tableau de bord du portail ainsi que le bilan de retour vous donneront également plus d informations sur le statut de vos déclarations. Pour plus d informations, consultez les paragraphes Tableau de bord et Liste des envois Sage 149

152 Annexes Une fois le problème identifié et résolu, vous pouvez renvoyer la déclaration. Enfin, en cas d échec de connexion renouvelée vous empêchant d envoyer votre déclaration, le bouton [Exporter] vous permettra de nous transmettre le fichier XML correspondant à votre déclaration à nos services de support, qui le prendront en charge pour le télé-transmettre à votre place : Exporter une déclaration. Transmission depuis l application métier Lors de cette étape, la déclaration est transmise depuis l application métier vers Sage direct. Type d erreur / Message Problème d installation des outils EDI. Veuillez réinstaller votre application. Sage direct ne se lance pas. Traitement impossible. Des anomalies ont été détectées, numéro FRP incorrect, etc. Solution L enregistrement de la couche de communication entre l application métier et Sage direct ne s est pas déroulée normalement. Il est possible que son enregistrement ait été bloqué par votre Pare-feu ou par celui de Windows XP SP2. Désactivez le Pare-feu avant de recommencer. Vérifiez tout d abord qu il reste au moins 270 Mo d espace disque de libre sur votre disque Système (généralement C:\). Si ce n est pas le cas, libérez de l espace puis réinstallez Sage direct. Après installation, il est nécessaire de redémarrer l ordinateur. Les paramètres de la base de Comptabilité ne sont pas renseignés ou le sont de façon incorrecte. Transmission vers le Portail d authentification reçoit la déclaration de l application métier, et demande au portail de l authentifier. Ce dernier vérifie le contrat, effectue un décompte des droits à déclarer, puis envoie à Sage direct un certificat Sage 150

153 Annexes Type d erreur / Message Autorisée par le portail. Erreur de connexion au Portail. L envoi de la déclaration a échoué. The underlying connection was closed. The remote name could not be resolved. Le mot de passe est incorrect. Le code client [xx] est incorrect. Vous n êtes pas abonné à ce service Le SIRET [xx] n est pas autorisé pour ce compte. Le compte [xx] n est pas activé. Le compte [xx] est verrouillé. Le nombre de déclarations autorisées par votre contrat est dépassé. Solution Votre demande de déclaration est validée par le portail. Vérifiez que votre connexion Internet est active et stable. Vérifiez que les paramètres de sécurité de votre navigateur Internet n interdisent pas une connexion sécurisée (HTTPS). Testez la connexion au portail, tel qu indiqué au paragraphe Onglet «Connexion». Prenez connaissance du message obtenu dans le Journal des événements de Sage direct. Ce message est un message système de Microsoft Windows. Vérifiez que la connexion Internet est bonne et si les paramètres de sécurité n interdisent pas une connexion sécurisée HTTPS. Si elle est mauvaise sans raison particulière, réessayez plus tard et si le problème persiste, utilisez la procédure de secours, en contactant notre service d assistance : Exporter une déclaration. Vérifiez que vous avez bien souscrit un abonnement à Sage direct et que vous avez validé les Conditions Générales d Utilisation sur le Portail. Vérifiez dans Sage direct que l identifiant et le mot de passe pour l envoi des déclarations est correct (Outils / Options). Vérifiez que votre code client Sage a été saisi correctement. Le Portail ne dispose pas de contrat EDI pour cette déclaration ou les données du Portail ne sont pas encore à jour (nouveau contrat). Contactez votre service d assistance à ce sujet. Le nombre de SIRET autorisés par votre contrat a été dépassé. Vous devez souscrire à un nouveau contrat. Vos contrats EDI ne sont peut être pas activés. Vérifiez-le auprès de votre service d assistance. Vos contrats EDI sont peut être suspendus. Vérifiez-le auprès de votre service d assistance. Vérifiez votre abonnement puis contactez votre service d assistance. Connexion impossible au Portail d authentification ou au Portail déclaratif. Testez dans Sage direct l accès au Portail (Outils / Assistant de configuration) : la page d accueil de directdeclaration doit apparaître Sage 151 Testez la connexion au portail déclaratif à partir du bouton [Tester la connexion] dans Sage direct.

154 Transmission vers le Portail déclaratif Annexes A la réception du certificat, Sage direct envoie le fichier XML de la déclaration vers le portail déclaratif, ce dernier accusant réception par mail. Type d erreur / Message Solution Reçue par le portail déclaratif. La déclaration a bien été reçue par le portail déclaratif. Déclaration nonconforme. Version du document non-conforme. (Message : Format XML incorrect : La structure du fichier ne correspond pas à la version indiquée). Authentification impossible. Le numéro de déclaration a déjà été utilisé. Echec de connexion au Portail déclaratif. Il existe une anomalie dans le fichier de déclaration ou bien des informations essentielles sont manquantes. Votre service d assistance est susceptible de vous demander de lui transmettre un fichier XML qui est stocké par défaut dans C:\ProgramData\Sage\Direct\Declaration Documents\[année]-[mois] pour l analyser. Mettez à jour le progiciel concerné, vérifiez ses paramètres, et vérifiez sur l espace d accueil de directdeclaration qu il n existe pas un activex plus récent à télécharger. La connexion Internet a été interrompue alors que la phase de réception de la déclaration était entamée. Ciel directsage direct a fait une nouvelle tentative de connexion qui retourne cette erreur. Il faut envoyer une nouvelle déclaration à partir de l application métier. Vérifiez dans le Journal des événements si l un des 2 messages suivants existe : «The request failed with http status 503. Service unavailable.» ou bien «The underlying connexion was closed. An unexpected error occured on a receive». Testez la connexion au portail, tel qu indiqué au paragraphe Onglet «Connexion». En cas d échecs répétés, contactez votre service d assistance. Transformation du fichier par le portail déclaratif Le portail déclaratif convertit le fichier de déclaration au format EDI Sage 152

155 Annexes Type d erreur / Message Fichier correctement traduit au format attendu. Commentaire Fichier conditionné correctement pour l'envoi au destinataire final. Echec de la transformation. Non conforme au format EDI. Données au format incorrect. Le fichier de déclaration n a pu être transformé au format requis par l organisme déclaratif. Veuillez prendre contact avec le service d assistance technique. Veuillez prendre contact avec le service d assistance technique. Vérifiez les paramètres de l application concernée. Transmission du portail déclaratif vers l organisme destinataire Le portail déclaratif groupe plusieurs déclarations et par l intermédiaire d une connexion les transmet à l organisme déclaratif, qui envoie un accusé de réception de la déclaration. Type d erreur / Message Solution Envoyée à l organisme destinataire. La déclaration a été envoyée par le portail à l organisme destinataire. Acceptée par l organisme destinataire. Refusée par l organisme destinataire. La transmission de votre déclaration est terminée, vous recevez de la part de l organisme destinataire un accusé de réception en attestant.. Vous devez consulter votre messagerie électronique afin de connaître les détails des raisons pour lesquelles votre déclaration a été refusée. Fichiers d archives générés Le tableau suivant vous présente la liste des fichiers d archives générés par chaque application métier Sage. Description Structure du fichier Exemple Sage Comptabilité / Archivage périodique Journal xml Année.Compta.Archivage.Mois-Année 2008.Compta.Archivage.janv.-08.xml Journaux pdf Année.Compta.Jounraux.Mois-Année 2008.Compta.Journaux.janv.-08.pdf 2012 Sage 153

156 Annexes Balance générale sur un mois OU Balance générale sur une période (> 1 mois) Année.Compta.Balance_générale.Mois-Année Année.Compta.Balance_générale.Mois-Année début_mois-année Fin 2008.Compta.Balance_generale.janv.-08.pdf 2008.Compta.Balance_generale.janv.-08_aout-08. Balance des tiers sur un mois OU Balance des tiers sur une période (> 1 mois) Année.Compta. Balance_tiers.Mois-Année Année.Compta.Balance_tiers.Mois-Année début_mois-année Fin 2008.Compta.Balance_tiers.janv.-08.pdf 2008.Compta.Balance_tiers.janv.-08_aout-08.pdf Grand livre général sur un mois OU Grand livre général sur une période (> 1 mois) Année.Compta.Grand_livre_général.Mois-Année Année.Compta.Grand_livre_général.Mois-Année début_mois-année Fin 2008.Compta.Grand_livre_general.janv.-08.pdf 2008.Compta.Grand_livre_general.janv.-08_aout- 08.pdf Grand livre des tiers sur un mois OU Grand livre des tiers sur une période (> 1 mois) Année.Compta. Grand_livre_tiers.Mois-Année Année.Compta. Grand_livre_tiers.Mois-Année début_mois-année Fin 2008.Compta.Grand_livre_tiers.janv.-08.pdf 2008.Compta.Grand_livre_tiers.janv.-08_aout-08.p Sage Comptabilité / Archivage exercice Journal exercice xml Année.Compta.Archivage_exercice 2008.Compta.Archivage_exercice.xml Journal général annuel Année.Compta.Journal_général_annuel 2008.Compta.Journal_general_annuel.pdf Sage Immobilisations / Archivage périodique Journaux comptables Année.Immos.Journal_Dotations.Mois-Année Année.Immos.Journal.Virements.Mois-Année Année.Immos.Journal.Autres.Mois-Année 2009.Immos.Journal_dotations.janv.-09.pdf 2009.Immos.Journal_virements.janv.-09.pdf 2009.Immos.Journal_autres.janv.-09.pdf 2012 Sage 154

157 Annexes Année.Immos.Journal.Sorties.Mois-Année 2009.Immos.Journal_sorties.janv.-09.pdf Sage Immobilisations / Archivage exercice Etat des immobilisations Année.Immos.Immobilisations 2009.Immos.Immobilisations.pdf Etat des amortissements Année.Immos.Amortissements 2009.Immos.Amortissements.pdf Etat des sorties Année.Immos.Sorties 2009.Immos.Sorties.pdf Etats des créditsbails/locations (Crédit-bail, engagements) Année.Immos.Crédits_bails 2009.Immos.Credits_bails.pdf Etats des créditsbails/locations (Locations, engagements) Année.Immos.Locations 2009.Immos.Locations.pdf Journal comptable annuel des dotations Année.Immos.Journaux_annuels 2009.Immos.Journaux_annuels.pdf Etats préparatoires fiscaux Année.Immos.Liasse_fiscale Année.Immos.Réintégration_bien Année.Immos.Réintégration_Crédits_bails_Locations 2009.Immos.Liasse_fiscale.pdf 2009.Immos.Reintegration_biens.pdf 2009.Immos.Reintegration_Credits_bails_Locations Etat de rapprochement Année.Immos.Rapprochement 2009.Immos.Rapprochement.pdf Sage Moyens de paiement Journal Année.MDP.Journaux.Mois-Année 2009.MDP.Journal.Janv-09.pdf Sage Etats Comptables et Fiscaux Balance Année.ECF.Balance 2009.ECF.Balance.pdf Journal Année.ECF.Journal 2009.ECF.Journal.pdf Liasse Année.ECF.Liasse 2009.ECF.Liasse.pdf 2012 Sage 155

158 Annexes Sage Gestion Commerciale Facture d achat Année.Gescom.Facture_Achat.N pièce.période 2009.Gescom.Facture_Achat. FFA00004.aout-09.pdf Facture de vente Année.Gescom.Facture_Vente.N pièce.période 2009.Gescom.Facture_Vente. FA00007.aout-09.pdf Journaux des factures de vente Année.Gescom.Jounaux _Factures_ Achats.Période 2009.Gescom.Journaux_Factures_ Achats.aout-09.pdf Journaux des factures d achat Année.Gescom.Jounaux _Factures_ Ventes.Période 2009.Gescom.Journaux_Factures_ Ventes.aout-09.pdf Journaux des règlements d achat Année.Gescom.Jounaux _Reglements_ Achats.Période 2009.Gescom.Journaux_Reglements_ Achats.aout-09.pdf Journaux des règlements de vente Année.Gescom. Jounaux _Reglements _Ventes.Période 2009.Gescom.Journaux_Reglements _Ventes.aout-09.pdf Codes erreur liés à l utilisation du service Bancaires Codes erreur en phase d initialisation 2012 Sage 156

159 Annexes Codes erreur en phase de communication Technical ReturnCodes 2012 Sage 157

160 Annexes 2012 Sage 158

161 Annexes 2012 Sage 159

162 Annexes 2012 Sage 160

163 Annexes Business Related ReturnCodes 2012 Sage 161

164 Annexes 2012 Sage 162

165 Index Index A Accueil , 328 Actualisation des statuts... 40, 226 Affectation , 330 Aide , 354 Archivage , 294 Archivage fiscal des données... 11, 197 Archive , 115, 122, 138, 296, 301, 308, 324 Archives , 138, 294, 324 Assistant... 63, 66, 76, 249, 252, 262 Assistant de configuration... 17, 203 Assistant de génération de certificats bancaires 76, 262 Assistant de récupération des données de Telbac... 63, 249 Assurances... 19, 205 Authentification... 18, 204 B Bancaire , 321 Banque... 66, 75, 76, 252, 261, 262 BIC... 37, 223 Boutons , 356 C Certificats... 76, 262 CGU... 21, 207 Ciel direct , 338 Ciel directdéclaration... 46, 232 Colonnes , 348 Colonnes supplémentaires... 44, 51, 230, 237 Communication... 90, 276 Communications... 91, 97, 277, 283 Comptables... 27, 213 Configuration... 17, 203 Configurer les banques... 63, 249 Confirmation... 18, 204 Connexion... 19, 129, 205, 315 Consultation de vos communications... 62, 248 Consulter les aperçus des déclarations... 44, 230 Consulter les bilans de retour des déclarations.. 48, 234 Contrat... 62, 248 Contrat Ebics... 62, 248 Contrats , 330 Contrats Assurances... 53, 239 Courriel... 19, 205 Créer un service... 81, 267 Créer une banque... 66, 252 Créer une demande de remboursement de TVA , 220 CSV... 35, 37, 221, 223 CVAE... 27, 46, 213, 232 D DADS... 19, 205 DADS-U... 29, 46, 142, 215, 232, 328 Déclaratif... 19, 205 Déclaration... 34, 146, 147, 148, 220, 332, 333, 334 Déclaration Attestation Employeur Dématérialisée (AED)... 28, 214 Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée... 29, 215 Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U)... 29, 215 Déclaration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)... 27, 213 Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales 29, 215 Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales ( DUCS)... 29, 215 Déclaration Unique d Embauche (DUE)... 30, 216 Déclarations.. 46, 134, 155, 163, 232, 320, 341, 349 Demande d'enrichissement des coordonnées bancaires... 30, 216 Destinataires... 39, 52, 225, 238 DirectDéclaration , 341 DUCS... 19, 29, 46, 142, 205, 215, 232, 328 DUE... 19, 46, 205, 232 E EDI Paiement... 28, 214 Editer ou saisir dans le formulaire de TVA... 31, 217 Enrichissement des coordonnées bancaires. 30, 216 Enrichissement des coordonnées bancaires depuis un fichier au format CSV... 35, 221 Environnement logiciel... 16, 202 Envoyer une déclaration... 27, 213 Exporter... 37, 147, 223, 333 Exporter une liste IBAN + BIC au format CSV 37, 223 F Fiche unique , 343 Fiches multiples , Sage 163

166 Index Fonction , 356 Format CSV... 35, 37, 221, 223 Format général , 346 G Génération... 76, 146, 262, 332 Génération d'une archive , 295 Graver/Enregistrer , 301 Graver/Enregistrer une archive , 301 Gravure , 304 I IBAN... 19, 37, 46, 205, 223, 232 Identifiant... 18, 204 Identification... 18, 114, 204, 300 Importer... 35, 148, 221, 334 Initialiser... 75, 261 Initialiser une banque... 75, 261 Interface utilisateur , 338 Internet... 18, 147, 155, 204, 333, 341 Internet complémentaires... 18, 204 Interroger ses contrats d'assurances... 53, 239 J Journal des événements... 49, 235 Journal des évènements des archives , 311 Journal des événements des déclarations... 49, 235 Journal/Historique... 95, 281 L Lancement en mode de commande... 93, 279 Lancer un ordre bancaire... 90, 276 Lancer un service... 84, 270 Lancer une session... 89, 275 Liste des archives , 298 Liste des envois... 40, 226 N Navigation , 340 Navigation verticale , 338 Notification... 19, 41, 205, 227 O Obligations administratives... 21, 207 Onglet , 349 Onglet Déclarations , 320 Options... 19, 165, 205, 351 Options (menu Outils) , 315 Options avancées... 72, 258 Outils... 18, 19, 204, 205 P Personnalisation , 154, 338, 340 Portail... 62, 91, 248, 277 Portail déclaratif , 177, 362, 363 Portail directarchivage , 311 Portail directdéclaration... 46, 142, 232, 328 Préférences , 317 Présentation des données , 352 Présentation des informations , 351 Présentation du menu Affichage , 342 Présentation générale , 338 Proxy... 18, 204 R Recevoir les s de notification des destinataires... 52, 238 Récupération des données... 63, 249 Récupérer le fichier... 84, 270 Récupérer le fichier selon la date... 84, 270 Remise... 91, 277 RIB... 35, 221 S Sauvegarde... 96, 282 Service... 19, 81, 83, 84, 205, 267, 269, 270 Services... 80, 266 Session... 88, 89, 274, 275 Sessions... 86, 272 Signature Personnelle... 62, 248 Signer... 91, 277 Signer un ordre de remise... 91, 277 Siren , 330 Siret , 330 Statut , 349 Statut d'une déclaration... 41, 227 Stockage , 307 T Table des matières , 299 Tableau de bord... 91, 277 Taxe... 27, 34, 213, 220 TDFC... 19, 27, 46, 142, 205, 213, 232, 328 Telbac... 63, 249 Télédéclarer... 31, 217 Télétransmission... 19, 205 Tout développer , 345 Tout réduire , 345 Transfert de poste à poste , Sage 164

167 Index Transfert des Données Fiscales... 27, 213 Transfert des Données Fiscales et Comptables (TDFC) et CVAE... 27, 213 Transfert poste , 332 Transferts bancaires... 58, 135, 244, 321 Transmission , 176, 333, 362 Transmission indirecte , 333 Tri , 351 Tris , 349 TVA , 220 V Vignettes... 41, 227 Vignettes de notification... 41, 227 Votre compteur... 97, 283 X XML , Sage 165