PROFIL DE L EMPLOI. Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien administratif 401-SECCL2004 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des affaires étudiantes Santé et psychologie Directeur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Étudiants Professionnels Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur au Service des affaires étudiantes, la personne occupant l emploi de secrétaire administrative, pour le poste en lien avec le service de la santé, accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes, dont le personnel du service, entre autres, psychologues, infirmière et médecin. Spécifique au poste: Notamment, elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux classements, aux communications téléphoniques tout en donnant des renseignements d ordre général. Elle tient à jour des dossiers, des listes et voit aux échéanciers. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes sténographiées, manuscrites, de brouillons ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux et les documents nécessaires de divers comités auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle s occupe de la logistique des réunions, des activités du service et prépare au besoin les dossiers nécessaires. Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle effectue diverses activités relatives à la paie (recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données, voir à la production du sommaire de rémunération, etc.). Elle traite des données financières (préparation des demandes d avances, de chèques, d engagement et de dépenses, etc.). Elle oriente, conseille sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d information, divers documents susceptibles d intérêt et en assume la diffusion. Elle participe à l'organisation et à la tenue des activités de sensibilisation dédiées aux étudiants. Elle assume, entre autres, les activités relatives aux collectes de sang et aux examens médicaux lors de l'adhésion des nouveaux admis en techniques policières. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assister et soutenir le personnel du service à l égard de l ensemble des activités de secrétariat et administratives. 1.1 Voir : aux appels téléphoniques (prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et/ou les messages); au courrier et répondre à certaines demandes (dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique)); à tenir l agenda et suivre les échéanciers du service. 1.2 Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d indications ou d idées maîtresse et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe)); 1.3 Voir à la logistique des réunions (réservation de salles, convocation, envoi de documents, etc.); 1.4 Assurer le suivi des réunions et faire parvenir aux personnes concernées le procèsverbal et les autres documents pertinents; 1.5 Conseiller le personnel sur le langage ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire; 1.6 Traiter toutes les données financières (préparation des demandes d avances, de chèques, d engagements de dépenses et autres). 2. Assister le personnel du service dans l'organisation et la tenue des activités de sensibilisation pour les étudiants. 2.1 Participer à l'organisation des activités de sensibilisation dédiée aux étudiants: Recommander des thématiques; Encadrer les activités (choisir les organismes, préparer les échéanciers, la promotion, etc.). 2.2 Assumer les activités relatives aux examens médicaux lors de l'adhésion des nouveaux admis en techniques policières: Établir des ententes avec les cliniques médicales; Prendre les rendez-vous. 2.3 Assumer les activités relatives aux collectes de sang: Planifier les périodes de collectes de sang avec le conseiller à l'organisation de Héma-Québec; Encadrer tout les opérations liées à la visite à l'intérieur du Collège de Héma-Québec. 2.4 Compiler des données variées, les valider, les mettre à jour et produire les rapports statistiques et autres, les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques. 3. Agir à titre de personne ressources. 3.1 Accueillir et orienter les personnes; 3.2 Fournir aux personnes des renseignements d'ordre général; 3.3 Remettre les formulaires usuels du Service; 3.4 Gérer la prise de rendez-vous avec les professionnels. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 4. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie. 4.1 Recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données et imprimer les rapports de transaction relatifs aux dossiers du personnel dans le système informatisé des finances; 4.2 Préparer les documents et saisir les données en lien avec les vacances, les congés et les absences tout en fournissant les renseignements requis; 4.3 Prendre les dispositions administratives requises lors de l'embauche ou d'une fin d'emploi. 5. Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et à son approvisionnement. 5.1 Maintenir un système d'inventaire de la papeterie; 5.2 Participer à la sélection des équipements, des accessoires et des produits, s'il y a lieu: Collaborer au processus d'approvisionnement pour certains achats; Rechercher et colliger l'information préalable et pertinente; Préparer et inscrire les réquisitions d'achats avec les spécifications requises; Accuser réception de la marchandise en s'assurant de la conformité. 6. Assurer une gestion documentaire efficace. 6.1 Procéder et maintenir à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique; 6.2 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail, etc.; 6.3 Identifier, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'intéresser le personnel du service et en assumer la diffusion; 6.4 Voir à l épuration et l archivage des dossiers. 7. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assister et soutenir le personnel du service à l égard 60% de l ensemble des activités de secrétariat et administratives. 2. Assister le personnel du service dans l'organisation 15% et la tenue des activités de sensibilisation pour les étudiants. 3. Agir à titre de personne ressources. 15% 4. Effectuer diverses activités relatives à la 2% préparation de la paie. 5. Veiller au maintien de l'inventaire de la papeterie et 3% à son approvisionnement. 6. Assurer une gestion documentaire efficace. 5% 7. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau base. Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d un secrétariat. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Power Point; Access; Outlook (agenda et courrier électronique). Orientation service à la clientèle; Discrétion et confidentialité de mise; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6