TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI127

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI127 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Subventions FM concernées NA (mission régionale) Appui à l élaboration d un modèle de calcul des coûts des prestations logistiques des Centrales Nationales d Achat, pour les intrants médico pharmaceutiques financés par des partenaires internationaux. Transverse/RSS Produits de santé / Gouvernance ACAME Montant de la subvention Période de la subvention Note de performance Date de la note de performance Durée totale des jours prévus 68 jours d expertise Contact FEI Personne référente Coordonnées Stéphanie TCHIOMBIANO stephanie.tchiombiano@diplomatie.gouv.fr +33 (0) II. Justification de la mission L Association Africaine d Achats de Médicaments Essentiels (ACAME) est une association de droit burkinabé dont les derniers statuts ont été déposés au Ministère de l Administration Territoriale et de la Décentralisation en Créée en 1996 à la suite de la dévaluation du franc CFA, elle regroupe aujourd hui 21 Centrales Nationales d Achat (CNA) d Afrique de l Ouest (zone UEMOA), d Afrique Centrales (zone CEMAC), des régions des Grands Lacs et de l Océan Indien et du Maghreb. Son objectif est de contribuer au renforcement de l accessibilité physique et financière des populations africaines aux médicaments essentiels. Pour atteindre cet objectif, l ACAME apporte des appuis à ses adhérents à travers des interventions ciblées autour de trois thèmes prioritaires : (i) amélioration de leurs performances logistiques (achat, approvisionnement, stockage et distribution) ; (ii) mise en place de systèmes d assurance qualité et ; (iii) renforcement de leurs capacités de gestion Termes de références 13INI127 1

2 comptable et financière. Ces interventions étant mises en œuvre principalement par l organisation de formations thématiques et d échanges d informations et d expériences. Les Centrales Nationales d Achat des pays d Afrique Sub-saharienne, qu elles soient publiques ou associatives, ont pour vocation première d assurer l approvisionnement en intrants médicopharmaceutiques des formations sanitaires du secteur public mais aussi, selon des conditions spécifiques, du secteur privé à but non lucratif (formations sanitaires confessionnelles ou associatives) et, plus rarement, du secteur privé à but lucratif. Leur activité, en croissance régulière depuis près de 20 ans pour la plupart d entre elles, représente aujourd hui, pour les Centrales des pays d Afrique Sub-saharienne, un chiffre d affaires annuel consolidé de plus de 100 milliards de Fcfa. Le chiffre d affaires des centrales est généralement obtenu par l application de marges ad valorem sur leurs prix d achat. Ce mécanisme simple leur permet de récupérer, dans leur prix de vente, leurs charges de fonctionnement : coûts de structure, coûts opérationnels directs et indirects (approvisionnement stockage distribution) ; charges financières et financement du besoin en fonds de roulement. Les taux de marge appliqués sont fonction des volumes d activités et des modes de gestion propres à chaque CNA et varient donc, dans des proportions appréciables, d une structure à l autre. Parallèlement à cette activité première, les CNA sont parfois sollicitées pour prendre en charge, de façon complète ou partielle, certaines activités logistiques pour la fourniture d intrants financés par les gouvernements et/ou les Partenaires Techniques et Financiers, ces prestations étant, exception faite de celles du Fonds mondial, très souvent assurées sans contreparties financières. Compte tenu des montants importants qu elles représentent 1, ces prestations de services non rémunérées fragilisent la situation financière des CNA concernées. Dans d autres cas, alors même qu ils affirment leur volonté politique et soulignent la nécessité d impliquer les CNA dans la mise en œuvre de leurs programmes, les Partenaires Techniques et Financiers ne mettent pas ces principes en œuvre et instaurent eux-mêmes des systèmes parallèles d approvisionnement, de stockage et de distribution 2 en justifiant cet état de fait par les performances logistiques insuffisantes des CNA et le manque de transparence de la formation de leurs coûts de prestation. Le Mécanisme Volontaire d Achats Groupés (VPP), instauré par le Fonds mondial en tant que réponse transitoire de court-terme pour pallier cette situation et permettre d impliquer d avantage des CNA dans la fonction achat-approvisionnement du processus de Gestion des Approvisionnements et des Stocks (GAS) de ses programmes, n a cependant pas donné de résultats probants. C est pourquoi, au cours de la dernière Assemblée Générale de l ACAME (Bujumbura, février 2013) le représentant du Procurement and Supply Management Hub du FM a souligné l intérêt, pour l ACAME, de conduire une étude sur l élaboration d un modèle de calcul des coûts logistiques des CNA. Cette étude devant constituer la première étape d une plus grande intégration des CNA dans le processus GAS, pour les intrants financés par le Fonds mondial, mais également par d autres Partenaires Techniques et Financiers. 1 Cas par exemple de la CNA de Madagascar (SALAMA) qui assurent le stockage et la distribution d intrants de Planification Familiale financés par le FNUAP pour une valeur annuelle de près de 4 millions d USD. 2 UNICEF (WCARO), WHO (EDM), ESTHER. Evaluation des systèmes d approvisionnements et de distribution des ARV dans la zone Afrique Centrale et de l Ouest de l UNICEF. Dakar Termes de références 13INI127 2

3 III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission La mission vise à impliquer plus largement les Centrales Nationales d Achat adhérentes de l ACAME dans le processus de gestion des approvisionnements et des stocks des intrants pharmaceutiques en rémunérant, au juste coût et de façon transparente, les activités concernées (achatapprovisionnement-stockage-distribution). 2) Objectif spécifique L objectif spécifique de la mission est d élaborer un modèle de calcul des coûts logistiques des centrales d achats permettant de valoriser leurs prestations respectives lors de leur implication dans les programmes de Partenaires pour la fourniture d intrants pharmaceutiques. 3) Résultats à atteindre Les Centrales Nationales d Achat adhérentes de l ACAME ont à disposition un modèle de calcul des coûts de leurs prestations logistiques, pratique et adapté. Elles l utilisent dans le cadre de la négociation des contreparties financières liées à la gestion logistique des intrants médicopharmaceutiques avec le Fonds mondial et les autres Partenaires Techniques et Financiers. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : 1. Proposer une méthodologie de travail détaillée et la soumettre à l approbation de FEI et du Secrétariat Permanent de l ACAME. Cette méthodologie comprendra par exemple: - une typologie des Centrales Nationales d Achat, en différentes catégories (selon leur chiffre d affaires, la valeur ajoutée et les résultats d exploitation) et basée sur des références de coûts unitaires normalisés pour chaque domaine d activité. - la définition de coûts unitaires normalisés pour quatre domaines d activité ciblés (achat, approvisionnement, stockage et distribution). Ces coûts unitaires seront exprimés selon des unités logistiques standardisées : palette pour le stockage et la distribution, quantités et/ou valeur de la marchandise pour les achats et les approvisionnements. 2. Procéder à une revue documentaire portant sur un échantillon minimum de cinq Centrales Nationales d Achat adhérentes de l ACAME et collaborant de façon volontaire à l étude 3. Le corpus documentaire comprend notamment : les documents financiers (comptes d exploitation, 3 Le Secrétariat Permanent de l ACAME sélectionnera, sur la base du volontariat, les centrales nationales d achat constituant l échantillon de l étude et collectera l ensemble des documents nécessaires à la réalisation de l expertise. Les centrales nationales d achat seront choisies de façon à être représentatives de la diversité des structures membres de l ACAME en termes de volume d activité (chiffre d affaires) et d organisation (séparation analytique des fonctions logistiques). Termes de références 13INI127 3

4 bilan et éléments comptables analytiques), les rapports d activité et de gestion indiquant notamment les niveaux d effectifs par grandes fonctions (administration, magasins et distribution), les moyens de livraison (nombre et nature de véhicules régulièrement utilisés), la capacité des magasins exprimée en nombre de palettes, volume et surface de stockage, et toute autre information quantitative jugée pertinente. Cette revue devra également comprendre les rapports et documents existants sur cette thématique (notamment le rapport FEI de la mission de renforcement de la SALAMA à Madagascar). 3. Elaborer un modèle définissant l ensemble des variables et hypothèses à prendre en compte lors du calcul des coûts spécifiques à chaque centrale d achat. 4. Présenter le modèle de calcul élaboré à partir des résultats et conclusions des experts lors d un atelier de restitution organisé au siège du Secrétariat Permanent de l ACAME Rédiger le rapport final sur la base des commentaires et décisions validés au cours de l atelier de restitution. 2) Coordination Le suivi de la mission sera effectué par des conférences téléphoniques auxquelles participeront les deux experts, le Secrétariat Permanent de l ACAME et le chargé de projet de FEI. 3) Livrables attendus - Un rapport présentant les résultats et conclusions de l étude. - Un modèle de calcul pour la valorisation des coûts de prestations logistiques liés aux intrants du Fonds mondial et des autres Partenaires Techniques et Financiers. - Un compte rendu de l atelier de restitution. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période indicative de mise en œuvre : Décembre 2013 Mars ) Date indicative de démarrage : janvier ) Date de fin : fin avril 2014 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le Secrétariat Permanent de l ACAME. 4 L atelier de restitution réunira (i) le Bureau Exécutif de l ACAME (Présidence, Vice Présidence et Secrétaire Permanent de l ACAME), (ii) le Conseiller du Secrétaire Permanent de l ACAME, (iii) un représentant du Procurement and Supply Management Hub du Fonds mondial, (iv) le conseiller PSM du Bureau Régional de l UNICEF et, (v) un représentant des institutions suivantes présentes au Burkina Faso : OMS, UNICEF, ONUSIDA, PNUD. Il sera scindé en deux parties : (i) une première journée consacrée à la présentation des résultats préliminaires et des conclusions par les experts et, (ii) deux autres journées consacrées aux discussions et débats sur les propositions des experts qui seront éventuellement amendées puis validées. Termes de références 13INI127 4

5 4) Durée effective : 68 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de chacun des deux experts est 34 jours, dont 16 jours sur le terrain (15 jours au siège du Secrétariat Permanent de l ACAME et 1 jour au Secrétariat du Fonds mondial à Genève) et 18 jours à domicile pour la préparation de la mission et pour l'exploitation des données recueillies sur place et la rédaction des livrables / rapports. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 Durée (H/J) Expert 2 1- Mission de briefing au Fonds mondial 2- Proposition d une méthodologie de travail détaillée soumise à l approbation de FEI ainsi que du Secrétariat Permanent de l ACAME. 3-Réalisation d une revue de la documentation transmise par les CA collaborant à l étude (échantillon minimum de 5 CNA adhérentes de l ACAME) 4- Elaboration d un modèle de calcul des coûts des prestations logistiques 5- Présentation du modèle élaboré à partir des résultats et conclusions des experts lors d un atelier de restitution organisé au siège du Secrétariat Permanent de l ACAME 6- Elaboration des livrables et du rapport final sur la base des commentaires et décisions validés au cours de l atelier de restitution. Genève Décembre jour 1 jour A domicile Décembre jours 3 jours Ouagadougou Janvier jours 10 jours domicile Janvier Février 9 jours 9 jours 2014 Ouagadougou Mars jours 2 jours Ouagadougou Mars jours 3 jours Domicile Mars jours 6 jours Total 34 jours 34 jours Termes de références 13INI127 5

6 Les experts se rendront en début et en fin de mission au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France au Burkina Faso pour une réunion d'échanges sur leur mission. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profils des experts Poste 1 : Expert International Economiste de la santé Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en économie de la santé, santé publique ou pharmacie avec une spécialisation dans le secteur du renforcement des systèmes de santé (RSS) et plus précisément dans la gestion des achats et des stocks des produits de santé. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans le domaine de la santé dans les pays d Afrique Sub-saharienne. - Expérience d assistance technique (courte ou longue durée) auprès des centrales d achats d Afrique Sub-saharienne. - Connaissances des principaux enjeux actuels des systèmes de santé d Afrique subsaharienne en termes de financement et d accès aux médicaments. Expérience professionnelle spécifique - Excellente connaissance des aspects logistiques et financiers des centrales d achats publics et des systèmes nationaux d approvisionnements des pays d Afrique Sub-saharienne. - Une Expérience similaire de calcul des coûts afférents à la gestion, au stockage et à la distribution des produits de santé, pour une centrale d achat serait un atout. - Très bonnes connaissances des Partenaires Techniques et Financiers impliqués dans l achat des intrants médicaux, et plus particulièrement du Fonds mondial. Termes de références 13INI127 6

7 Poste 2 : Expert International en comptabilité Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en comptabilité (comptable ou expertcomptable) - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans les domaines suivants : expertise comptable, finances publiques, analyse financière, systèmes d information appliqués à la gestion des entreprises, gestion comptable des entreprises Expérience professionnelle spécifique - Parfaite maitrise de la comptabilité analytique et de l analyse des données. - Bonne connaissance des aspects logistiques et financiers des centrales d achats publics et des systèmes nationaux d approvisionnements des pays d Afrique Sub-saharienne. - Expérience d accompagnement (appui, évaluation, gestion) de centrales d achats publics - Bonne maitrise des systèmes de gestion des centrales d achats (outils, logiciels, etc.) - Une expérience d Audit de centrales nationales d achats dans les Pays en voie de développement. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chacune des deux missions sur le terrain dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Termes de références 13INI127 7

8 VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial Indicateurs de performance Critère Valeur initiale Valeur ciblée Sources de vérification Fréquence de vérification EFFETS IMMEDIATS validation par l ACAME du modèle de calcul des coûts des prestations logistiques Transmission au Fonds mondial et aux centrales d achats du modèle de calcul des coûts de prestations pour une application adaptée dans les subventions de chaque pays. NA NA NA NA Compte rendu de l atelier de restitution Contact téléphonique ou par mail avec les responsables du FM. Court terme après la fin de la mission Court terme après la fin de la mission EFFETS INTERMEDIAIRES Pourcentage d utilisation ou de référence au modèle de calcul des coûts, élaboré lors de la mission, dans le cadre de négociations entre les centrales d achats, les bénéficiaires principaux et les PTF au bout d une année 0% 70% Contact téléphonique ou par mail avec les Centrales d achats un an après la fin de la mission IX. Informations pratiques L ACAME met à disposition des experts les moyens suivants : - l ensemble des documents nécessaires à la réalisation de la mission - la liste et les coordonnées des personnes «référentes» auprès des Centrales Nationales d achat collaboratrices - un espace de travail avec accès internet La personne référente au sein de l ACAME pour la réalisation de la mission est le conseiller du Secrétaire Permanent de l ACAME, Dr Yves Barjaud. Termes de références 13INI127 8