GUIDE DU TELETRAVAIL POUR LES SALARIES DU COMMERCIAL FRANCE

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1 Air France Direction Générale Commercial France JH.JW GUIDE DU TELETRAVAIL POUR LES SALARIES DU COMMERCIAL FRANCE JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 1

2 Mise en place du télétravail au Commercial France Le télétravail est ouvert aux collaborateurs sur la base du volontariat. La majorité des métiers peut être exercée en télétravail : - Pour les non cadres : à l exception des métiers de face-à-face et des personnels exerçant une activité d encadrement ; - Pour les cadres : à l exception de ceux exerçant une activité d encadrement opérationnel. (voir les spécificités propres aux cadres p.5)* Le processus de validation de départ en télétravail Quelles sont les conditions préalables? Quatre conditions préalables sont nécessaires : 1. L activité a été déclarée éligible au télétravail. 2. Le collaborateur a manifesté son souhait d exercer son activité en télétravail. Il motive sa demande par écrit auprès de sa hiérarchie et de son responsable ressources humaines. 3. La ligne téléphonique du demandeur doit avoir l accès ADSL et la distance maximale avec le relais central téléphonique ne doit pas dépasser 4000 mètres, avoir un débit minimum de 512kbps afin de garantir la fiabilité maximale de la ligne. La vérification est effectuée par l entreprise. Bon à savoir : le postulant au télétravail peut vérifier l'éligibilité de sa ligne sur le site à l'aide de son numéro de téléphone. Exemple de résultat : JHIA vérifie si les applications Métier utilisées sont validées pour le télétravail (c'est-à-dire en accès via Clip et ADSL) en collaboration avec les AMO. JHIA informe le manager et le RRH de la compatibilité et de l éligibilité de la ligne. 4. Le domicile du collaborateur permet l activité en télétravail : - justifier d un cadre de travail adapté (un espace dédié au minimum) ; - vérifier la conformité d une telle organisation aux dispositions de son bail et/ou assurance ; - vérifier les normes de sécurité nécessaires à son activité ; - Afin de maintenir un lien fort avec l entreprise et de préserver une certaine souplesse d organisation (notamment, pour les points ponctuels, en cas de nécessités de service ou de défaillances des systèmes d information), le lieu d exercice du télétravail doit respecter un éloignement raisonnable du lieu d implantation du service du salarié et rester compatible avec un retour à un travail quotidien sur site. JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 2

3 - Par ailleurs, le salarié devra déclarer à l'entreprise l'adresse du domicile où il exerce son télétravail ainsi que tout changement d'adresse, qui pourra entraîner éventuellement la révision de la situation de télétravail. Comment valide-t-on l éligibilité du salarié? Une fois la demande officiellement reçue (lettre de candidature au manager), la hiérarchie, en lien avec le RRH, valide ou non l éligibilité du salarié au télétravail. Les différentes étapes : 1. Le manager au cours d un entretien apprécie les qualités professionnelles du salarié en tenant compte des critères suivants : - connaissance de l environnement de travail et de l entreprise ; - connaissance expérimentée du poste occupé ; - connaissance de l environnement informatique indispensable à l exercice de son activité ainsi que des applications informatiques dédiée à son activité. Une première validation de l éligibilité du postulant au télétravail s effectue par la hiérarchie. La lettre de candidature au télétravail est alors transmise au RRH /JHJW, stipulant l accord de la hiérarchie. 2. Le RRH valide les aptitudes individuelles du candidat au télétravail au cours d un entretien et d un test (Limef) qui évalue les intérêts professionnels et la motivation du candidat. Les aptitudes individuelles requises sont : - l autonomie dans l organisation du travail et dans la gestion du temps de travail ; - la rigueur et la conscience professionnelle ; - la capacité à maintenir le lien avec son service et avec l entreprise. Par ailleurs il informe le salarié sur ses engagements : vérification de la conformité du bail et de l assurance, respect de la confidentialité des données, stricte utilisation professionnelle du matériel, nécessité de prendre rendez-vous avec le service médical, suivre une formation windows. 3. JH.IA (Support Exploitation - Ingénierie du Travail), lance l organisation technique et la commande du matériel (délai de 2 mois) au travers d un formulaire de commande préalablement rempli par le manager et renvoyé à JHIA. 4. Le salarié doit prendre rendez-vous avec la médecine du travail : visite médicale systématique pour obtenir le bon d aptitude de départ en télétravail et ce afin de s assurer que le salarié a bien bénéficié de sa visite médicale au cours de l année. A réception du matériel, prise de rendez-vous à la fois auprès de JHIA et du RRH pour remise du matériel et formation à sa prise en main (cf. procédure d installation à domicile et de prise en main) et signature de l avenant au contrat de travail stipulant les conditions d'exécution et d'organisation du travail. Cette remise de matériel et la signature du premier avenant se fait exclusivement à Montreuil. Equipements et prestations Sous réserve de la conformité des installations électriques, Air France met à la disposition du salarié les outils nécessaires à son activité : - Installation par un technicien prestataire de la société Orange Business Services (OBS) à domicile d une ligne téléphonique et d une ligne ADSL dédiée et remise d un boitier Live box qui reste la propriété d Orange ; - Remise d un certain nombre d'équipements aux normes de l'entreprise fournis et entretenus par Air France. Ces équipements (PC portable + station d accueil + écran plat + accessoires) restent la propriété de l'entreprise et le télétravailleur doit en assurer la bonne conservation. JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 3

4 Le salarié dispose de l'accès à distance à ses applications de travail et d'une solution de téléphonie décidée par l'entreprise. Applications informatiques installées : - Logiciels standard ; - Applications spécifiques aux métiers. Quels sont les autres frais pris en charge par Air France? Frais de déplacement Tous les remboursements des frais sont soumis à justificatifs. Le salarié est indemnisé, pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail, conformément aux dispositions relatives aux IKV (indemnités kilométriques véhicule) prévues par la Convention d entreprise PS en vigueur.( 90 km maxi aller/ retour) Voir FAQ en e service sous Intralignes. - Pour les salariés empruntant un transport collectif (train) en province, l indemnisation consiste en un forfait du double de la carte Navigo 5 zones au prorata du nombre de retour sur site (1/30eme de 2 fois le coût de la carte Navigo 5 zones) et ce quel que soit le lieu d habitation du salarié. - Pour les salariés utilisant les transports sur Paris, les remboursements de tickets de métro se font au prorata du coût du carnet de tickets. - Pour ceux qui utilisent la carte Navigo, fournir copie de la carte. Le remboursement s effectue au prorata, soit 1/30 du coût de la carte. N.B. - Ces dispositions s appliquent dans tous les cas de retour : retours prévus par l avenant, réunion, formation, DIF, etc. - Un formulaire «Trajet domicile - travail» spécifique au télétravailleur est à remplir et à adresser au CSP chaque mois pour le remboursement des frais de déplacements «Domicile - Travail». Ce formulaire est disponible auprès du CSP et des Ressources Humaines du Commercial France. Des procédures spécifiques sont mises en place pour les populations en situation de redéploiement (cf. le nouveau cadre conventionnel du personnel sol «Transform 2015 personnel Sol du 06 juillet 2012» avenant n 1, applicable a/c du 01 janvier l annexe 3 du titre 4 du chapitre 3- Gestion Prévisionnelle de l Emploi et des compétences et prévention des conséquences des mutations économiques (ATGPE 2012/2015) : évolution de la prime mensuelle forfaitaire qui s applique dorénavant à l ensemble de tous nouveaux télétravailleurs redéployés suite fermeture de site et aux salariés en redéploiement devenus télétravailleurs avant le 6 juillet 2012 et ce pendant la durée de l accord. Indemnité repas Aucune indemnité liée au repas ou à l absence de cantine ne sera versée au salarié pour les jours travaillés à domicile. La prime de repas ex-afe, quand elle est due, sera versée pour les jours travaillés. Indemnité forfaitaire de remboursement de frais de résidence Versement mensuel d une indemnité forfaitaire de 3.00 euros par jour de télétravail effectué à domicile tel que prévu dans son avenant. Cette indemnité forfaitaire correspond à la prise en charge d une quote-part des frais de consommation courante liés à la présence à domicile (énergie, eau, chauffage, consommables..). Elle est soumise à cotisations sociales et à impôt en totalité. JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 4

5 Elle sera versée à tous les salariés télétravailleurs à domicile à la date d entrée en vigueur du présent avenant sans effet rétroactif et à tous les futurs télétravailleurs et ce pendant la durée de l accord. Elle cessera d être versée à l échéance de l accord ATGPE soit le 5 juillet Indemnités d installation Conformément à l avenant au télétravail signé en juillet 2010 et repris dans le nouveau cadre conventionnel du personnel sol «Transform 2015 personnel Sol» ; les télétravailleurs bénéficient d une prime d installation d un montant de 150 euros sous réserve qu ils exercent leur activité un minimum de trois jours à domicile. Cette prime est versée au delà des 6 mois d expérimentation. Avenant au contrat de travail - Un premier avenant prévoit une période de 6 mois d expérimentation sauf particularités. - Après ces 6 mois, les avenants ont une durée d un an et sont renouvelables formellement par entretien avec le manager puis la DRH. Organisation du temps de travail Rythme du télétravail Les rythmes «retours sur site / travail à domicile» s effectuent en majorité selon les critères suivants : - Pour les salariés en horaires administratifs : une fois par semaine ou une fois tous les quinze jours selon les services - Pour les salariés avec des horaires organisés sur grille : une fois tous les quinze jours. A noter que tout changement est soumis à un délai de prévenance de 7 jours de la part soit du management soit du salarié. Il est en effet nécessaire de garder une traçabilité au travers une formalisation écrite (mail par exemple). * spécificités propres aux cadres : La mise en télétravail des cadres doit aussi répondre à certaines conditions matérielles (exemple : disposer déjà sur son poste d un micro portable). Par ailleurs, une fois réunies les conditions d éligibilité et de volontariat, l activité des cadres en télétravail se répartit entre 1 à 2 jours par semaine à domicile et le reste du temps sur site. ************* Voir aussi : accord ATGPE , prochainement accessible sous Intralignes - espace salariés - rubrique Emploi - Documentation Emploi - ATPGE ). JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 5

6 Mémento de départ en télétravail Eligibilité du métier / poste Entretien salarié volontaire et manager Envoi avis du manager au RRH Envoi lettre de candidature au télétravail Vérification Eligibilité de la ligne AMO aamoamo. Formation à Windows CP3eWodge RDV RH + test LIMEF Top RH auprès manager et AMO Réponse au candidat par le RH ou AMO selon le cas RDV Médecine du travail Envoi du formulaire de commande du matériel auprès du manager Lancement par AMO de la commande dés retour du formulaire Réception du matériel sous 2 mois, puis recette par AMO RDV en faveur du salarié pour remise du matériel et signature de l avenant en présence du manager Retour sur site durant 2 jours pour prise en main du matériel. Départ en télétravail JH.JW MAJ Janvier 2013-MA 6