QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS

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1 QUALIFICATION QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d accueil 14 Qualification sur Score3 16 Qualification de fichiers sur Pages Jaunes 23 Maniulation des fichiers récuperés 33 Qualification d un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d origine 42 Interface CRM EBP 53 Configuration d internet Explorer À Présentation : La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels en les complétant automatiquement du capital social, du nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet score3.fr Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant automatiquement vos données. Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant besoin d'un fichier client constamment remis à jour (banques, administrations,...). Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.

2 PAGE 2 QUALIFICATION PRO Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n 1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n 2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n 3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le «dongle» fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l affichage de la fenêtre «Téléchargement de fichier», choisissez «Exécuter». En agissant ainsi, l installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l installation soit faite à partir d un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l option «Enregistrer» (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.

3 QUALIFICATION PRO PAGE 3 Le logiciel s enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier «Ditel_Qualif.MSI»

4 PAGE 4 QUALIFICATION PRO Puis sur «suivant»

5 QUALIFICATION PRO PAGE 5 Choisissez ensuite «Installation standard» Puis cliquez sur «installer»

6 PAGE 6 QUALIFICATION PRO

7 QUALIFICATION PRO PAGE 7 Lancez également le programme d installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l ordinateur). Prenez l installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez «Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk

8 PAGE 8 QUALIFICATION PRO ECRAN D ACCUEIL Lors du lancement de «Ditel Qualification de Fichiers Pro» plusieurs choix s offrent à vous : Les boutons «Gestion fichiers» et «Ouvrir fichier» vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton «Qualifier fichier» sert à effectuer la capture des adresses et «Fermer» quitte l application. Fichier en cours : il s agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l appui sur «Ouvrir fichier» et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l appui sur «Recherche».

9 QUALIFICATION PRO PAGE 9 Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner «DT_marketing téléphonique». Si le fichier n existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur «Nouveau» et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche «Entrée». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone «Fichier en cours».

10 PAGE 10 QUALIFICATION PRO Importation d un fichier d adresses à partir d Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants «nom prénom», «rue», «code postal» et «ville» : a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d Excel dans le fichier «DT_marketing téléphonique» créé précédemment. - Ouvrez le fichier en appuyant sur «Ouvrir fichier»

11 QUALIFICATION PRO PAGE 11 - Choisissez «Import XLS», le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls». - - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation.

12 PAGE 12 QUALIFICATION PRO

13 QUALIFICATION PRO PAGE 13 - Lancez l importation en cliquant sur le bouton «Importer»

14 PAGE 14 QUALIFICATION PRO Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez maintenant lancez le module «Qualifier Fichier» Cette qualification de fichier se fait en deux temps : - sur score3 - sur pages jaunes ensuite - vous pouvez bien sur qualifier soit sur l un soit sur l autre en fonction de votre fichier

15 QUALIFICATION PRO PAGE 15 Qualification sur score3.fr Vous récupérez les infos : Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif Le fichier résultat porte l extension.soc

16 PAGE 16 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée

17 QUALIFICATION PRO PAGE 17

18 PAGE 18 QUALIFICATION PRO Qualification de fichiers sur Pages Jaunes. En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d adresses qualifiées est d environ 150 à l heure Un «clic droit» prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet - d arrêter la capture quand les adresses défilent à l écran - de réactualiser l affichage en cas d arrêt de la capture. L icône «Afficher le bureau» à droite du menu «démarrer» (barre d outils «Lancement rapide») permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu il se bloque (à cause, par exemple, d une rupture du flux d informations des serveurs), c est-àdire que la barre de chargement n avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l option «Actualiser», ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre votre recherche.

19 QUALIFICATION PRO PAGE 19

20 PAGE 20 QUALIFICATION PRO Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification : - le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés - le fichier qualifié sur score3.fr - le fichier qualifié sur pages jaunes

21 QUALIFICATION PRO PAGE 21 Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de base.

22 PAGE 22 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée

23 QUALIFICATION PRO PAGE 23 Manipulation des fichiers Ouvrir fichier Cette option permet d ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc

24 PAGE 24 QUALIFICATION PRO Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois souhaitez voir apparaître à l écran.

25 QUALIFICATION PRO PAGE 25 L option «Normaliser» Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe.

26 PAGE 26 QUALIFICATION PRO Pensez à dédoublonner sur l index d origine avant d effectuer la fusion des fichiers

27 QUALIFICATION PRO PAGE 27 Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l annuaire ou de les exporter vers Excel. Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer Le bouton «Majuscule» vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés.

28 PAGE 28 QUALIFICATION PRO Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers.

29 QUALIFICATION PRO PAGE 29 Le bouton «Recopie» vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos manipulations Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous fichiers : - l un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l autre celle qui n ont pas d adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.

30 PAGE 30 QUALIFICATION PRO L export Excel vous permet d exploiter vos fichiers vers d autres logiciels standard. Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect

31 QUALIFICATION PRO PAGE 31 Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu «Utilitaires» ; les options de ce menu s adressent à des utilisateurs avertis. Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc. La ré indexation des fichiers sert en cas d erreurs sur les fichiers suite par exemple à une coupure de courant.

32 PAGE 32 QUALIFICATION PRO

33 QUALIFICATION PRO PAGE 33 Qualification d un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Après avoir importé votre fichier Excel d origine en positionnant votre identifiant unique dans le code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : «DT_test_qualif_pro» ).

34 PAGE 34 QUALIFICATION PRO - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple «test_qualif_excel.xlsx». - Cliquez sur "Ouvrir"

35 QUALIFICATION PRO PAGE 35 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine".

36 PAGE 36 QUALIFICATION PRO - Lancez l importation en cliquant sur le bouton «Importer»

37 QUALIFICATION PRO PAGE 37 Vous obtenez l écran suivant : Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf. page 13 de cette notice utilisateur)

38 PAGE 38 QUALIFICATION PRO

39 QUALIFICATION PRO PAGE 39 Mise à jour du fichier Excel d origine. Sélectionnez votre fichier à mettre à jour

40 PAGE 40 QUALIFICATION PRO Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine".

41 QUALIFICATION PRO PAGE 41 La mise à jour s effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base

42 PAGE 42 QUALIFICATION PRO Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant, effectif, capital à partir du site Score 3. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP

43 QUALIFICATION PRO PAGE 43 Ouvrir ce fichier

44 PAGE 44 QUALIFICATION PRO Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects -

45 QUALIFICATION PRO PAGE 45 - Puis cliquer sur la ligne du bas Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel Cliquer sur OK Cliquer sur OK

46 PAGE 46 QUALIFICATION PRO Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal

47 QUALIFICATION PRO PAGE 47 Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3

48 PAGE 48 QUALIFICATION PRO Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser

49 QUALIFICATION PRO PAGE 49 De doublonner sur l index d origine Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP Cliquer sur qualifier fichier

50 PAGE 50 QUALIFICATION PRO Faire la mise à jour du fichier résultat fusion Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel

51 QUALIFICATION PRO PAGE 51 Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP

52 PAGE 52 QUALIFICATION PRO La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs

53 QUALIFICATION PRO PAGE 53 Configuration d Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur «outils» en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous)

54 PAGE 54 QUALIFICATION PRO

55 QUALIFICATION PRO PAGE 55 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l onglet avancé Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées