Les Registres Légaux et les reçus professionnels

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1 FICHE DE SYNTHÈSE Module 2 Les Registres Légaux et les reçus professionnels - MODULE SEMAINE 2 - SOMMAIRE : I) Les registres des mandats... 2 II) Le registre répertoire... 4 III) Le carnet de reçus... 5 NOTA : Les attestations nécessaires à l exercice de l activité ont été traitées dans le module semaine 1. En ce qui concerne les mandats, ils feront l objet des modules suivants : semaine 3 pour la vente, et semaine 4 pour la location. Outre leur caractère obligatoire, les registres et documents suivent le cours d une affaire et retracent l aspect financier des versements. IL FAUT OBLIGATOIREMENT LES CONSERVER 10 ANS. 1/6

2 I) LES REGISTRES DES MANDATS Il doit être tenu un registre par carte. Registre des mandats en «Transactions sur immeubles et fonds de commerce» ; Registre des mandats en «Gestion immobilière» qui concerne la gestion locative et le syndic de copropriété. Principes de fonctionnement : Tous les mandats (vente, recherche, location ) doivent être datés et numérotés par ordre chronologique de leur enregistrement. Numérotation simple et logique en partant du premier mandat rentré (0001, etc.) Par exemple, vous pouvez faire une «phrase mathématique» qui donnera à votre numéro des indications : 2012/06/001 et ensuite incrémentation de 1 en 1 pour les numéros de mandat, en changeant le numéro de mois et d année quand cela est nécessaire. Les dates doivent se suivre pour montrer que le registre est tenu très régulièrement Une seule opération par ligne Pas de blanc Si erreur : on raye (et on note «erreur» dans observations) Remplir toutes les colonnes ATTENTION! Si succursale ou agent commercial : 1 seul registre des mandats tenu au siège de la société : il ne peut pas y avoir de sous-registres - si distance : on téléphone au siège pour bloquer ou réserver un numéro et la ligne. Rubriques du mandat : Rubrique nom du ou des mandants : Plusieurs mandants possibles pour un même bien : Indivision Dupont représentée par X, Y Attention si tutelle : autorisation du juge ou jugement Rubrique adresse du ou des mandants : Si mandant à l étranger, penser à le domicilier en France : notaire, avocat Rappel : le mandat faxé et envoyé par mail n a pas de valeur légale (seulement début de preuve) 2/6

3 Rubrique objet du mandat : Si activité «Transaction» : Si activité «Gestion» : - Cession de fonds - Cession de bail - Vente - Recherche - Location - Rédaction - Échange - Gestion - Syndic (Dans le cadre d un mandat de gestion la location peutêtre prévue, il n y a donc pas lieu de conclure un mandat de location) Rubrique Nature et Situation : Appartement, maison, immeuble, fonds de commerce Situation = adresse Rubrique Observations : Mandat annulé Mandat perdu Mandat non retourné Erreur Quelques Conseils : Quand un mandat arrive à terme, on conclut un nouveau mandat (nouvelle date et nouvel enregistrement et donc nouveau numéro de mandat). Avenant : Dans le cadre d un mandat exclusif, si l exclusivité est annulée on fait : soit signer un nouveau mandat (qui sera enregistré), soit un avenant au mandat en cours (si avenant : ce n est pas la peine de l enregistrer, il est alors préconisé d indiquer «avenant» dans la case observation). Idem pour une modification sur le prix, pour la commission, et pour la charge de la commission. Si on touche à la durée : nouveau mandat (à enregistrer), ou avenant de prorogation au mandat en cours. NB : la délégation de mandat doit contenir les mêmes éléments que le mandat, dont un numéro, et doit donc s enregistrer sur le registre pour l agence qui reçoit la délégation. Dans le cadre d un divorce en cours ou d une succession, pour éviter les conflits, pensez à vous faire mandater aussi pour la vente de la part du bien dans l indivision. 3/6

4 II) LE REGISTRE RÉPERTOIRE C est le registre de la loi Hoguet du 02 janvier Il retrace tous les mouvements du compte séquestre si vous optez pour la détention de fonds (confère fiche 1) L historique d une seule opération se fait sur la double page. Il est tenu un registre répertoire central au siège de l entreprise qui reprend toutes les opérations et un registre répertoire propre à chaque succursale. Il concerne : les achats et les ventes : séquestre (si l agence est séquestre) et honoraires ; les locations : honoraires. Quelles sortes de mouvements financiers? virements chèques mandats carte bancaire espèces (possibilité uniquement réservée au paiement de la commission dans la limite légale) Les différents types d encaissement qui doivent y figurer : les 10 % (si l agence est séquestre) ; les honoraires. Dans le cadre d un inter-cabinet (faire 1 délégation de mandat) le faire apparaître sur le Registre-Répertoire. ATTENTION! Adhérent au SNPI, vous avez peut-être souscrit une garantie financière avec réception de fonds mais sans encaissement. Cette garantie vous autorise à prendre les chèques établis au nom du notaire lors d une opération de vente mais ne vous permet pas de les encaisser sur votre compte dit séquestre. Vous êtes alors tenu d inscrire sur votre registre répertoire les chèques détenus (avant leur transmission au notaire) et de remettre un reçu. Important : La loi ALUR du 24 mars 2014 a modifié l article 5 de la loi HOGUET afin d exclure les rémunérations et les honoraires des sommes à déclarer dans le registre répertoire par l agent immobilier. En conséquence, les agents immobiliers qui ne perçoivent pas d autres fonds que leurs honoraires n ont de facto, plus l obligation de tenir ce registre depuis le 1 er juillet Pour ceux qui ont la détention de fonds : La balance est à faire tous les mois pour vérifier les pointes maximum des sommes détenues par rapport à ses autorisations de montant en Garantie Financière. Au moment de la restitution des fonds chez le notaire, lors de la réitération de l acte authentique, l agence procèdera au virement. Les commissions d apporteurs d affaires versées par les banques et courtiers divers ne transitent pas par les Registres. Par contre, les commissions d apporteur d affaires versées par un agent immobilier à un autre agent immobilier doivent s enregistrer et figurer sur les Registres. 4/6

5 Cas particuliers : Si vous vendez votre société, le repreneur continuera sur les mêmes registres. Si changement de carte : nouveaux registres (nom propre qui passe en société par exemple). Si vente de mon fonds de commerce : je conserve mes registres. III) LE CARNET DE REÇUS Principe : Un reçu pour toute somme perçue lorsque vous êtes habilités à recevoir des fonds de tiers et une note d honoraires avec TVA pour les commissions et honoraires. Attention : au moment du paiement de la commission, le notaire émet un virement à votre ordre pour le compte soit du vendeur soit de l acquéreur, le reçu est donc à faire à l un des deux. Comment procéder? Note d honoraires avec TVA (obligation imposée à tout commerçant) Reçu (obligation imposée par la loi Hoguet) Rappel : si Offre d Achat : quelle que soit la nature du bien, pas de versement et donc pas de reçu. Dans le cas d un avant contrat avec versement d une indemnité d immobilisation : S il y a versement (chèque barré, mandat postal, carte bancaire) il y aura donc RECU sauf si vous n êtes pas habilités à recevoir de fonds (le notaire fera alors le reçu). L état spécial de mise en service des carnets de reçus : Il doit recenser tous les carnets de reçus que vous allez utiliser tout au long de la vie de votre société (n oubliez pas que vous devez conserver vos documents 10 ans). Ainsi, si l agence à des succursales, vous pouvez mettre en place plusieurs carnets de reçus en fonctionnement en même temps, mais ils devront tous être enregistrés sur l état spécial de mise en service des carnets de reçus. Dans la logique de suppression du registre répertoire, les carnets de reçu (et l état de mise en service du carnet de reçus) ont aussi été supprimés par la loi ALUR, à compter du 1 er juillet 2014, dans le cas où l agent immobilier ne perçoit pas d autres fonds que ses honoraires. 5/6

6 UN DOUTE, UNE QUESTION? N oubliez pas que le service juridique est à votre disposition au /6