Traitements de physio-ergo et comptes d établissements de santé. Table des matières. Introduction...2

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1 Table des matières Introduction...2 Modalités administratives...3 Envoi de fichiers...3 Règles de transmission...3 Particularités - Cliniques de physiothérapie et d ergothérapie...3 Particularités - Établissements de santé...3 Envoi de fichiers...4 Envoi des rapports et des relevés de physiothérapie et d ergothérapie...4 Envoi des comptes d établissements de santé...5 Retour d information...6 Obtention du rapport...6 Téléchargement du fichier...6 Codes de diagnostics Établissements de santé...7 Procédure de téléchargement...7 i

2 Introduction Ce service gratuit vous offre, à titre de fournisseur, la possibilité d échanger avec la CSST diverses informations administratives sous forme de fichiers électroniques, par l entremise du serveur du Guichet CSST : - rapports d évaluation et relevés de présence en physiothérapie ou en ergothérapie ; - comptes de l établissement de santé ; Ces fichiers électroniques constituent vos demandes de remboursement ou de paiement et facilitent le processus de facturation. Si vous utilisez le service «Envoi de vos rapports et de vos relevés» pour le compte d une clinique privée de physiothérapie et d ergothérapie, vous trouverez certainement avantageux d avoir accès en ligne à notre Guide administratif, que vous connaissez déjà dans sa version papier. Si vous utilisez le service «Envoi de vos comptes» pour un centre hospitalier, vous trouverez certainement utile d avoir accès en ligne à la table des codes de diagnostics et de pouvoir la copier dans vos propres systèmes informatiques. Page 2 de 7

3 Modalités administratives Envoi de fichiers Nous vous recommandons d effectuer un envoi quotidien des données enregistrées dans la journée, de préférence avant 16 h dans le cas des cliniques de physiothérapie et d ergothérapie et avant 17 h 30 dans le cas des établissements de santé. Les rapports reçus après ces heures sont en effet considérés comme ayant été reçus le lendemain. Vos fichiers sont traités dans les 24 heures suivant leur réception par la CSST, sauf s ils ont été transmis durant une fin de semaine, après 17 h 30 un vendredi ou un jour férié. La CSST vous envoie subséquemment un rapport intitulé Retour d information, qui vous apporte des précisions sur le traitement des rapports transmis. Vous recevez en outre, par l entremise de votre messagerie électronique CSST, la liste complète de vos demandes de paiement ou de remboursement déjà traitées et de celles qui sont en attente de traitement. Le rapport Retour d information précise la direction régionale responsable de chacun des fichiers transmis. Règles de transmission Assurez-vous qu aucun fichier du même nom n a été transmis au cours des deux dernières semaines. En effet, si vous transmettez deux fichiers du même nom durant cette période, le deuxième vous sera retourné sans avoir été traité. Particularités - Cliniques de physiothérapie et d ergothérapie Particularités - Établissements de santé Vous devez obtenir, par messagerie électronique ou par téléphone, l autorisation de la direction régionale pertinente avant d entreprendre un traitement au profit d un travailleur. Assurez-vous de signaler explicitement dans le rapport des présences toute occasion où un travailleur ne se présente pas à son traitement. Toute information concernant les services rendus aux catégories de personnes suivantes doit être envoyée à la CSST par la poste, sur le formulaire Compte d établissement de santé : - travailleuses enceintes ou qui allaitent ; - victimes d actes criminels ; - personnes indemnisées en vertu de la Loi visant à favoriser les actes de civisme. Page 3 de 7

4 Envoi de fichiers Envoi des rapports et des relevés de physiothérapie et d ergothérapie 1. Accédez au site web de la CSST via votre réseau Internet. 2. À la page d identification, saisissez votre code d utilisateur ainsi que votre mot de passe et appuyez sur le bouton Entrer. 3. Lorsque vos services en ligne apparaissent, cliquez sur Envoi de fichiers. 4. Cliquez sur: Envoi de vos rapports et de vos relevés (Physio) 5. Dans la fenêtre qui vient d apparaître, cliquez sur le bouton Parcourir. 6. Dans la nouvelle fenêtre qui s affiche, sélectionnez le répertoire contenant votre fichier à transférer à l aide de la flèche en vous assurant de choisir tous les fichiers dans la boîte déroulante au bas de la fenêtre. Votre fichier devrait se retrouver dans C:\DF\PRODF\COMMCSST\ENVOI. Sélectionnez le fichier à transférer et cliquez sur le bouton Ouvrir. 7. La page Transfert de fichier sera de nouveau affichée et le nom du fichier sélectionné sera inscrit par défaut. Cliquez sur le bouton Envoyer pour transmettre votre fichier. Une boîte de dialogue vous indiquera la progression de la transmission et confirmera si le transfert a été complété avec succès. Si l envoi n a pu être complété, un message d erreur indiquant les causes de l échec vous informera. Vous pourrez, par la suite, vérifier les retours d information via la messagerie CSST en cliquant sur Messagerie CSST de la page de vos services en ligne et en cliquant sur Votre courrier. Vous aurez à inscrire dans une nouvelle fenêtre vos nom et prénom ainsi que votre mot de passe en minuscule (Ce mot de passe ne change pas à moins d en faire la demande). Page 4 de 7

5 Envoi des comptes d établissements de santé 1. Accédez au site web de la CSST via votre réseau Internet. 2. À la page d identification, saisissez votre code d utilisateur ainsi que votre mot de passe et appuyez sur le bouton Entrer. 3. Lorsque vos services en ligne apparaissent, cliquez sur Envoi de fichiers. 4. Cliquez sur: Envoi de vos comptes (ETS) 5. Dans la fenêtre qui vient d apparaître, cliquez sur le bouton Parcourir. 6. Dans la nouvelle fenêtre qui s affiche, sélectionnez le répertoire contenant votre fichier à transférer à l aide de la flèche en vous assurant de choisir Tous les fichiers dans la boîte déroulante au bas de la fenêtre. Sélectionnez le fichier à transférer et cliquer sur le bouton Ouvrir. 7. La page Transfert de fichier sera de nouveau affichée et le nom du fichier sélectionné sera inscrit par défaut. Cliquez le bouton Envoyer pour transmettre votre fichier. Une boîte de dialogue vous indiquera la progression de la transmission et vous confirmera si le transfert a été complété avec succès. Si l envoi ne peut être complété, un message d erreur vous informera des causes de l échec. Vous pourrez, par la suite, vérifier les retours d information via la messagerie CSST en cliquant sur Messagerie de la page de vos services en ligne et en cliquant sur Votre courrier. Vous aurez à inscrire dans une nouvelle fenêtre vos nom et prénom ainsi que votre mot de passe en minuscule (Ce mot de passe ne change pas à moins d'en faire la demande). Page 5 de 7

6 Retour d information Au fur et à mesure qu elle traite chacun des fichiers que vous lui avez transmis, la CSST vous envoie par messagerie électronique tous les détails relatifs au traitement, dans un rapport intitulé Retour d information. Ce rapport est envoyé uniquement à l adresse électronique de la personne qui a procédé à l envoi du fichier en cause. Vous obtenez à l écran un message dans lequel figurent deux fichiers vous permettant d accéder respectivement au rapport Retour d information et au fichier Retour d information. Le fichier contient la même information que le rapport, mais en format codé, exploitable par vos systèmes informatiques dans lesquels il vous suffit de le télécharger comme nous l expliquons ci-après. Obtention du rapport Téléchargement du fichier Cliquez sur le premier fichier affiché au bas du message (suivi de l'extension.htm). Vous obtenez alors à l écran le rapport Retour d information, que vous pouvez imprimer. Cliquez sur le deuxième fichier affiché au bas du message. La fenêtre relative au transfert de fichier sera affichée à l écran. Le nom du fichier transmis initialement, suivi de l extension.ret, sera inscrit par défaut dans le champ Transfert. N.B. : Il peut arriver qu un fichier vous soit retourné sans avoir été traité, si c est le deuxième fichier du même nom à avoir été transmis au cours des deux dernières semaines. Un fichier ainsi rejeté vous revient sous son nom d origine. 1. Cliquez sur le bouton RECEVOIR pour sauvegarder le fichier ; la fenêtre Enregistrer sous... s affiche ; le nom du fichier y est déjà inscrit ; N.B. : Cliniques de physiothérapie et d ergothérapie : nous vous recommandons de modifier le nom du fichier si vous ne désirez pas écraser des fichiers antérieurs portant le même nom (p. ex. : tous les fichiers retournés relativement à des rapports mis en attente) ; 2. Cliquez sur la flèche dans le coin supérieur droit du champ Dans pour faire afficher la liste complète des unités et dossiers dans lesquels vous pouvez mettre le fichier en mémoire ; 3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer votre fichier ; N.B.: Établissements de santé : si le nom de votre fichier est Posteriori.Ret, donnez-lui un nouveau nom pour éviter d'écraser des fichiers antérieurs du même nom ; 4. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour télécharger le fichier que vous-même et vos fournisseurs pourriez dès lors exploiter dans vos propres systèmes de gestion. Page 6 de 7

7 Codes de diagnostics Établissements de santé Vous pouvez télécharger, depuis les systèmes de la CSST dans votre propre système, la table des codes de diagnostics et leur description. Il vous devient alors possible d intégrer cette table à vos documents sans devoir en faire de nouveau la saisie. Procédure de téléchargement 1. Cliquez sur Téléchargement des codes de diagnostic à la page de vos services en ligne : le nom du fichier y est déjà inscrit (CODEDIAG.TXT) ; 2. Cliquez sur le bouton RECEVOIR! : la fenêtre Enregistrer sous... s affiche ; 3. Cliquez sur la flèche à la droite du champ Dans pour faire afficher la liste complète des unités et dossiers dans lesquels vous pouvez mettre le fichier en mémoire ; 4. Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer votre fichier ; 5. Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour télécharger le fichier. Vous obtenez ensuite un message vous confirmant la transmission ou, le cas échéant, son échec (avec des précisions sur ce qui l a provoqué). Une fois le fichier téléchargé sur votre poste, vous-même et vos fournisseurs pouvez directement y accéder et l exploiter dans vos systèmes de gestion. Page 7 de 7