Suivi Informatisé des Paiements En Ligne. Guide de démarrage rapide

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1 Suivi Informatisé des Paiements En Ligne Guide de démarrage rapide UDA DSI 06/06/2011

2 Historique des modifications Date Auteur Modifications Version 06/06/2011 D. CHABAUD Création du document V1.0 23/08/2011 D. CHABAUD Ajout de la gestion des abonnements V1.1

3 Objectif du document Ce document présente l application SIPEL et explique rapidement la prise en main du logiciel.

4 Présentation de l application Pour se connecter à l application, l utilisateur doit avoir un compte à l Université (qui lui permet d accéder à l ENT) et doit être autorisé (voir partie autorisations) pour accéder à SIPEL. Dans l ENT, aller dans la rubrique «Scolarité» puis choisir «SIPEL». Une fois authentifié, et en fonction des droits de l utilisateur, on a alors cet écran (cf page suivante). Les différents droits permettent d afficher (ou non) les différents onglets présents. Par défaut, tous les utilisateurs (personnels de l Université) accèdent au suivi des préinscriptions Admission Post-Bac (APB).

5 Inscrits APB : pour avoir une liste des étudiants en situation de pré-inscriptions Etat des paiements : liste des inscriptions en cours ayant données lieu à une quittance Apogée Suivi des incidents : liste des incidents en cours de traitement Abonnements : échéancier des paiements fractionnés Autorisations : Seuls les utilisateurs déclarés (avec leur profil) peuvent accéder à l application. Les profils disponibles sont : Agence comptable Scolarité Centrale Scolarité de Composante Chaque profil peut accéder à des menus ou des fonctionnalités spécifiques. Ce guide présente toutes les fonctionnalités et donc, pas forcément accessible en fonction du profil. Contactez la DSI pour ajouter ou modifier des autorisations.

6 Présentation des écrans Inscrits APB Le premier écran est un écran de consultation. Il permet de savoir les lycéens pré-inscrits (via la procédure APB) à l Université d Auvergne. On trouve donc : Nom / prénom qu il a saisi Date de naissance Numéro de dossier APB S il est inscrit (oui / non) Sa composante choisie (dans APB) Un champ de recherche permet de chercher sur n importe quel champ (nom, date de naissance, numéro APB, )

7 Etat des paiements Grâce à ce second écran, on aura donc les étudiants inscrits avec une quittance enregistrée (sous Apogée). Filtres La recherche par étudiant peut se faire sur son nom (entier ou en parti) ou son numéro de dossier étudiant (entier ou en parti). On peut également filtrer par composante (attention : nom + composante sont incompatibles). Et on peut choisir de n afficher que les paiements avec incidents. En fonction du nombre de réponse, on va avoir une pagination. Il suffit de cliquer sur les chiffres pour passer d une page à l autre. Sur chaque ligne, on a deux actions possibles :

8 : permet de voir toutes les quittances et les paiements de l étudiant : permet de saisir un nouvel incident, si c est possible. (N apparaît pas s il y a déjà des incidents sur tous les paiements) En cliquant sur le symbole Euro, on accède donc au détail des paiements d un étudiant : Cet écran récapitule le montant total des inscriptions, les numéros des quittances Apogée, le mode de paiement, et les code «Paybox» ainsi que les dates de transactions (dans le cas de paiement par CB). Si un paiement est en incident, la ligne apparaît en orange avec un rond rouge. On a également le dernier historique sur l incident en bas du tableau des paiements. A partir de cet écran, on peut saisir un nouvel incident en cliquant sur l épingle. On a alors la fenêtre suivante :

9 Dans le cas où on aurait plusieurs paiements, on aurait une liste déroulante des paiements concernés (donc à choisir). En cliquant sur date de l incident, un calendrier apparaît, il suffit de choisir le jour. Ne pas oublier de choisir un motif d incident.

10 Suivi des incidents Dans le suivi des incidents, on a donc uniquement tous les incidents en cours. Pour les tests fonctionnels, on ne décrira pas la partie d importation des transactions Paybox. Pour générer les courriers de relance (et de mise en demeure), il faut cocher les étudiants concernés et cliquer sur «générer lettres». La génération du courrier entraîne automatiquement le changement de statut (N C D) sans possibilité de revenir en arrière. L épingle (dans la colonne action) permet d accéder au détail d un incident et permet de rajoute ou mettre à jour l étudiant. La fenêtre suivante (format plus petit) s ouvre :

11 Un seul bouton «enregistrer» permet de valider toutes les modifications sur cet écran. IE : le numéro SIFAC, modifier l adresse (dans le cas d un paiement par chèque), mettre un commentaire et agir sur l incident. Pour les courriers dont le mode de paiement est le chèque, ne pas oublier de renseigner les informations sur le numéro du chèque ainsi que l adresse. (Un étudiant sans adresse de l émetteur du chèque ne pourra avoir de courrier imprimé). Grâce à cette fenêtre, on peut également ré-imprimer le dernier courrier généré. Ceci afin de s affranchir des problèmes d impression ou autre problème technique. Pour la modification de l adresse : il suffit de saisir le code postal, dès 3 chiffres, une liste déroulante apparaît et permet de sélectionner la ville.

12 Clore l incident : l incident est réglé, le paiement est validé. Bloquer le processus : permet de «geler» toute action sur l étudiant en cas de situation particulière.

13 Abonnements Cet écran permet de connaître le nombre d étudiant ayant choisi le paiement fractionné ainsi que les dates d échéance et les montants attendus. Date initiale : date de la quittance et du 1 er paiement par CB. Nombre : nombre d étudiants ayant choisi le paiement en 3 fois Montant perçu : total des sommes perçus à la première échéance Echéance 2 / 3 : date des prélèvements par Paybox Montant attendu : montant attendu à chaque échéance Notes importantes : Si le montant perçu est à zéro (0.00 ), c est que l import des transactions Paybox n a pas été réalisé S il y a un voyant rouge sur une échéance, c est qu il manque des paiements (Paybox) par rapport au nombre initial. Attention : cela ne préjuge pas de la réussite de la transaction. Néanmoins, si sur 15 prélèvements attendus SIPEL trouve 15 transactions, il n y aura pas ce témoin (cf partie «import paybox»).

14 En cliquant sur le jour (colonne date initiale), on a la liste des étudiants qui ont choisi le paiement fractionné (et qui ont payé ce jour-là). Une alerte rouge à côté d un numéro de dossier étudiant indique qu il manque un (ou deux) paiement(s) sur l étudiant. A cela, plusieurs raisons possibles : L import PayBox n a pas été réalisé Un problème est survenu dans l abonnement / la transaction Paybox, et la transaction n a même pas été tentée. Dans le second cas, il faut vérifier dans SIPEL et dans l interface Paybox les causes possibles de cette erreur. Si la transaction n existe pas, il faut dès lors créer un paiement puis le mettre en incident. Pour ce faire, aller dans la partie «Etat des paiements» et cliquer sur l image pour avoir le détail. Le lien «ajouter un paiement» apparaît sous réserve que les conditions soient remplies (quittance avec paiement CB en 3 fois et dont la dernière échéance n existe pas).

15 L ajout d un paiement va automatiquement l associer à la quittance (paiement 3 fois / carte bancaire) et va aller récupérer le montant du. La fenêtre se recharge dès lors automatiquement et on peut ainsi saisir un incident de paiement.

16 Import Paybox SIPEL crée automatiquement des quittances & des paiements quand l étudiant paye en espèces ou par chèque. Ces informations sont récupérées une fois par jour (la nuit) depuis Apogée. Par contre, pour les paiements par CB, seules les quittances sont créées. Il faut procéder à l import des transactions Paybox. 1) Se connecter à l interface «back office commerçant» de Paybox Choisir «Journal» 2) Le menu d export suivant apparaît : Choisir la ou les dates des transactions. Dans le filtre, choisir «toutes les transactions». Les options d export par défaut sont les bonnes, c'est-à-dire : fichier de type CSV, séparateur «point-virgule». Attention : les exports sont envoyés à l adresse de messagerie par défaut, c-a-d «paiementcb1@u-clermont1.fr». On peut éventuellement choisir de «visualiser» avant de cliquer sur le bouton «Export ». 3) Récupérer le fichier (boîte de messagerie électronique ou via l ENT) et le stocker sur votre ordinateur (bureau, dossier dans «Mes Documents», ) 4) Aller dans SIPEL (onglet paiement) et cliquer sur «importer les transactions Paybox».

17 La fenêtre suivante s ouvre : Aller choisir le fichier reçu. Un message apparaît, soit pour indiquer «aucune erreur trouvée», soit pour indiquer les problèmes : Quand il est inscrit : «Etudiant non trouvé» : l étudiant ne se trouve pas dans Sipel. Les raisons peuvent être : problème technique (lors de la synchronisation nocturne), l étudiant n a pas de quittance dans Apogée. «Incident détecté» : sur un paiement pour un paiement fractionné (qu il s agisse de la 2 ème ou 3 ème échéance), il y a eu une erreur sur le prélèvement. Un incident est automatiquement créé sur les étudiants en question. NB : quand une transaction Paybox échoue pour la première échéance, il n y a pas d incident créé car l étudiant est alors en «attente de paiement» dans Apogée.

18 Fonctionnement des incidents A partir de la page des paiements, saisir un incident de paiement (date + type). Il apparaît alors dans la partie «suivi des incidents». Son état est «N» (nouveau) et son feu est rouge. Quand on génère une lettre (la première est donc une lettre de relance), son état passe à «C» et le feu passe au vert. Quand l état est «C» et que le feu est rouge, le délai de huit jours est passé, on peut à nouveau le sélectionner et générer cette fois le courrier de mise en demeure. Note importante : le courrier est automatique, en fonction du précédent état, c est soit une lettre de relance, soit une mise en demeure qui est générée. Le courrier se fait au format PDF et doit être téléchargée. L état passe alors en «D» et vert. Huit jours plus tard, l état D passe au rouge, cela signifie que la scolarité centrale doit commencer le processus de radiation. Aucune manipulation n est nécessaire dans l application (on peut néanmoins conseiller de rajouter un commentaire). A tout moment, il est possible de bloquer le processus afin de permettre d allonger les délais sur des dossiers à cas particuliers.