Guide de l utilisateur du plug-in Connect Telephony pour Microsoft 04 août 2016

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1 du plug-in 04 août 2016 Ce document vous explique comment installer, gérer et utiliser le plug-in Connect Telephony pour Microsoft. Présentation... 2 Configuration système requise... 2 Installation du plug-in... 3 Connexion au plug-in... 3 Mise à jour du plug-in... 4 Utilisation du plug-in... 4 Passer un appel... 6 Appel de plusieurs contacts... 7 Réponse à un appel... 7 Mise en attente et reprise d un appel... 7 Utilisation du clavier DTMF... 7 Transfert d un appel... 8 Ajout d un contact à un appel actif... 8 Gestion de la messagerie vocale... 8 Modes téléphoniques... 9 Paramètres de configuration Page 1 sur 16

2 Présentation Le plug-in offre une interface unique pour gérer les communications professionnelles à l aide des clients de collaboration Microsoft Lync et Skype Entreprise. Ce plug-in intègre les fonctions de téléphonie ShoreTel aux clients Microsoft Lync et Skype Entreprise. Reportez-vous au Tableau 1 pour connaître les versions spécifiques. Le plug-in offre les fonctions suivantes : Disponibilité : vous pouvez afficher et définir votre état de disponibilité. Gestion des appels : vous pouvez appeler des contacts internes et externes. Transfert d appels : vous pouvez effectuer un transfert masqué ou un transfert avec consultation. DTMF (multifréquence à double tonalité) : vous pouvez parcourir des systèmes automatisés, tels que le menu du téléphone, et effectuer une numérotation secondaire. Conférence : vous pouvez ajouter des personnes de votre liste de contacts à une conférence. Journal des appels : vous pouvez consulter vos journaux d appels. Messagerie vocale : vous pouvez gérer les messages de votre messagerie vocale, à savoir lire, marquer, supprimer et télécharger les messages vocaux. Modes téléphoniques : vous pouvez gérer les appels et la messagerie vocale sur votre téléphone principal, votre SoftPhone ou un numéro externe. Renvoi des appels : vous pouvez affecter un numéro externe et renvoyer automatiquement les appels à ce numéro. Paramètres : vous pouvez configurer les fonctionnalités du plug-in Connect Telephony pour Microsoft. Configuration système requise Reportez-vous au Tableau 1 pour connaître la configuration système requise. Tableau 1 : Configuration système requise Systèmes d exploitation Clients pris en charge Serveurs pris en charge Versions prises en charge Microsoft Windows 7 Microsoft Lync 2013 Microsoft Lync 2013 ShoreTel Connect Microsoft Windows 8, 8.1 Skype Entreprise 2015 Microsoft Office 365 Microsoft Windows 10 Skype Entreprise 2016 Microsoft Lync Online Page 2 sur 16

3 Installation du plug-in Connect Telephony pour Microsoft Remarque Avant d installer le plug-in, vous devez désinstaller le client ShoreTel Connect sur votre système. Pour installer le plug-in : Cliquez deux fois sur le fichier exécutable. Le fichier exécutable détecte la version du système d exploitation et lance le programme d installation approprié. Suivez les instructions à l écran pour installer le plug-in. Connexion au plug-in Connect Telephony pour Microsoft Pour vous connecter au plug-in : 1. Connectez-vous au client Microsoft Lync ou Skype Entreprise. 2. Cliquez sur CONNEXION dans le volet du plug-in. 3. Saisissez vos informations d identification. 4. Cliquez sur +Afficher l option Avancé et sélectionnez les options suivantes : Utiliser les informations d identification de Windows Mémoriser ces informations et me connecter automatiquement la prochaine fois 5. Saisissez le nom de domaine valide dans le champ Domaine. 6. Saisissez le nom de domaine complet (FQDN) dans le champ Serveur. Remarque Contactez votre administrateur système pour connaître les détails concernant le Domaine et le Serveur. 7. Cliquez sur Connexion. Pour vous déconnecter, cliquez sur le logo ShoreTel dans le volet du plug-in Connect Telephony pour Microsoft, puis cliquez sur Déconnexion. Page 3 sur 16

4 Mise à jour du plug-in Lorsque de nouvelles mises à jour du plug-in sont disponibles, une notification s affiche lorsque vous vous connectez. Mise à jour recommandée : vous pouvez installer ou ignorer la mise à jour recommandée. Mise à jour critique : vous devez installer la mise à jour ou quitter l application. Utilisation du plug-in Connect Telephony pour Microsoft Le Tableau 2 décrit les icônes du plug-in. Tableau 2 : Interface du plug-in Nom de l icône Icônes Description Clavier Le clavier vous permet de passer des appels. Journal des appels Vous pouvez consulter vos journaux d appels. Les détails des appels reçus, numérotés et manqués s affichent. Messagerie vocale Vous pouvez gérer vos messages vocaux. Téléphone principal Pas de téléphone principal SoftPhone Si l on vous a affecté un téléphone principal, l icône Téléphone principal s affiche. Cliquez sur cette icône pour passer en mode SoftPhone ou numéro externe. Si l on ne vous a pas affecté de téléphone principal, de SoftPhone ou de numéro externe, l icône Pas de téléphone principal s affiche. Cliquez sur cette icône pour passer en mode téléphone principal, SoftPhone ou numéro externe. Si l on vous a affecté un SoftPhone, l icône SoftPhone s affiche. Cliquez sur cette icône pour passer en mode téléphone principal ou numéro externe. Page 4 sur 16

5 Numéro d affectation externe Paramètres Tableau 2 : Interface du plug-in Nom de l icône Icônes Description Vous pouvez affecter un numéro externe et acheminer les appels vers ce numéro. Cliquez sur cette icône pour passer en mode téléphone principal ou SoftPhone. Vous pouvez configurer les fonctions du plug-in. Appeler Vous pouvez répondre aux appels. Mettre en attente l appel Vous pouvez mettre un appel en attente. Désactiver le son Vous pouvez désactiver le son d un appel en cours. DTMF Vous pouvez parcourir un système téléphonique automatisé. Transférer l appel Vous pouvez effectuer un transfert masqué ou un transfert avec consultation. Ajouter à la conférence Vous pouvez ajouter des participants à un appel actif. Terminer l appel Vous pouvez déconnecter un appel actif. États de disponibilité Vous pouvez définir votre état de disponibilité. Le plug-in Connect Telephony pour Microsoft met à jour automatiquement l état de disponibilité sur Skype Entreprise ou Microsoft Lync et sur le téléphone principal. Page 5 sur 16

6 Passer un appel Vous pouvez passer un appel de différentes façons : À partir du clavier a. Cliquez sur l icône Clavier. b. Composez le poste ou le numéro de téléphone portable et appuyez sur Entrée. À partir de la barre de recherche de Quick Dialer Saisissez le prénom, le nom, le poste ou le numéro de téléphone dans la zone de recherche, puis cliquez sur l icône d appel verte. À partir de la fenêtre de conversation a. Cliquez deux fois sur le contact dans la liste des contacts de Microsoft Lync. b. Cliquez sur la flèche vers le haut en regard de l icône d appel verte. c. Cliquez sur le numéro pour passer l appel. À partir de la fiche de contact a. Cliquez deux fois sur le contact dans la fenêtre de Microsoft Lync. b. Cliquez sur Afficher la fiche de contact, puis épinglez la fiche de contact. c. Cliquez sur la flèche vers le haut en regard de l icône d appel verte. d. Cliquez sur le numéro pour passer l appel. À partir du menu Contacts a. Cliquez deux fois sur le contact dans la fenêtre de Microsoft Lync. b. Cliquez sur Appel ShoreTel. À partir du journal des appels a. Cliquez sur l icône Journal des appels. b. Sélectionnez un contact, puis cliquez sur l icône d appel verte. Page 6 sur 16

7 Appel de plusieurs contacts 1. Composez le numéro d un contact. 2. Cliquez sur la zone de recherche et composez le numéro d un autre contact. L appel actif est automatiquement mis en attente. Remarque Vous pouvez appeler trois contacts maximum. Pour revenir à la fenêtre principale, cliquez en un point quelconque de la zone du plug-in et cliquez sur l appel actif pour reprendre l appel. Fusion d appels Pour fusionner deux appels et démarrer une conférence, faites glisser un appel et déposez-le sur l autre appel. Réponse à un appel Lorsque vous recevez un appel, procédez de l une des façons suivantes : Répondre à l appel : cliquez sur l icône d appel verte pour prendre l appel. Messagerie vocale : cliquez sur l icône de messagerie vocale rouge pour renvoyer l appel à votre boîte vocale. Transfert d appel : cliquez sur l icône d appel verte pour effectuer un transfert masqué. Pour désactiver ou réactiver le son, cliquez sur l icône Muet. Mise en attente et reprise d un appel Cliquez sur l icône En attente pour mettre l appel en attente, puis cliquez sur l icône d appel verte pour reprendre l appel. Remarque Lorsque vous recevez un autre appel, l appel actif est automatiquement mis en attente. Utilisation du clavier DTMF Le système de transmission de signaux d appel DTMF permet d envoyer des informations via des lignes téléphoniques. Caractéristiques du système DTMF : Vous pouvez participer à une conférence multipoints tierce et obtenir le code d accès à la conférence. Vous pouvez accéder aux options du service IVR (réponse vocale interactive) lors d un appel. Page 7 sur 16

8 Utilisation du système DTMF dans des appels vocaux interactifs 1. Connectez-vous à l appel vocal interactif. 2. Cliquez sur l icône DTMF. 3. Accédez aux options du service IVR. Transfert d un appel Vous pouvez effectuer un transfert masqué ou un transfert avec consultation. 1. Cliquez sur l icône de transfert d appel. 2. Saisissez le nom ou le numéro de téléphone du contact dans le champ Rechercher, puis sélectionnez le contact. 3. Cliquez sur Transfert masqué ou sur Transfert avec consultation. Au cours d un transfert avec consultation, vous pouvez consulter le contact qui reçoit le transfert, puis cliquer sur l icône d appel verte pour transférer l appel. Ajout d un contact à un appel actif 1. Cliquez sur l icône Ajouter à la conférence. 2. Saisissez le nom, le numéro de téléphone ou le poste du contact, puis appuyez sur Entrée. Vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour afficher la liste des participants. Gestion de la messagerie vocale Lorsque vous recevez un message vocal, l icône de messagerie vocale devient rouge et indique le nombre de messages reçus. Vous pouvez lire, marquer, supprimer et télécharger les messages vocaux. Écoute d un nouveau message vocal 1. Cliquez sur l icône Messagerie vocale. 2. Sélectionnez le message et cliquez sur l icône Lecture. En mode Téléphone principal, le message vocal est lu sur votre téléphone principal. En mode SoftPhone, le message vocal est lu sur votre système. Page 8 sur 16

9 Marquage d un message vocal 1. Cliquez sur l icône Messagerie vocale et sélectionnez le message. 2. Cliquez sur Plus et sélectionnez Marquer le message vocal. Pour supprimer l indicateur, cliquez sur Plus > Supprimer l indicateur. Suppression d un message vocal 1. Cliquez sur l icône Messagerie vocale et sélectionnez le message. 2. Cliquez sur Supprimer. Pour restaurer le message, sélectionnez-le dans l onglet Supprimés et cliquez sur Restaurer. Téléchargement d un message vocal au format.wav 1. Sélectionnez le message vocal. 2. Cliquez sur Plus et sélectionnez Télécharger le message vocal au format.wav. 3. Sélectionnez l emplacement sur votre système pour enregistrer le message au format.wav. Copie de l ID d un message vocal dans le Presse-Papiers 1. Sélectionnez le message vocal. 2. Cliquez sur Plus, puis sélectionnez Copier l ID du message vocal dans le Presse-papiers. Modes téléphoniques Vous pouvez affecter votre poste au téléphone principal, au SoftPhone ou à un numéro externe. Téléphone principal Sélectionnez Téléphone principal de façon à gérer tous les appels et les messages vocaux sur le téléphone principal. SoftPhone Sélectionnez SoftPhone façon à gérer tous les appels et les messages vocaux sur votre système. Numéro d affectation externe Vous pouvez affecter un numéro externe et acheminer automatiquement les appels vers ce numéro. Pour ajouter un numéro externe : 1. Cliquez sur l icône Téléphone principal ou SoftPhone. Page 9 sur 16

10 2. Sélectionnez Numéro d affectation externe. 3. Saisissez un nom dans le champ Ajouter une étiquette. Par exemple, Domicile ou Portable. 4. Saisissez le numéro de téléphone dans le champ Ajouter un numéro. Vous ne pouvez pas saisir un poste enregistré dans le répertoire de l entreprise. 5. Cliquez sur les flèches de navigation et sélectionnez l une des options suivantes : Connexion automatique Appuyez sur 1 pour vous connecter. 6. Saisissez un numéro de 1 à 20 dans le champ Nombre de sonneries à essayer. 7. Cliquez sur Ajouter un nouveau numéro. S il existe plusieurs numéros externes, cliquez sur le bouton Configurer et sélectionnez l un des numéros dans la liste. Remarque Vous pouvez ajouter jusqu à sept numéros externes. Pour supprimer un numéro externe, cliquez sur l icône X rouge. Paramètres de configuration Vous pouvez cliquer sur l icône Paramètres pour configurer les fonctionnalités suivantes du plug-in. Compte : gérez votre compte utilisateur. Routage des appels : définissez les méthodes de routage des appels. Vous pouvez acheminer les appels vers des numéros spécifiques à l aide des méthodes Routage selon disponibilité et Routage avancé. Messagerie vocale : définissez le mot de passe de la messagerie vocale, enregistrez le message d accueil et synchronisez votre messagerie vocale avec Microsoft Outlook. Outlook : intégrez votre calendrier Microsoft Outlook au plug-in à l aide des options de conférence et de disponibilité. Notifications : gérez les notifications de la messagerie vocale et les notifications sonores. Téléphone principal : définissez le papier peint et la sonnerie de votre téléphone principal. SoftPhone : affectez votre poste à votre SoftPhone et personnalisez les paramètres du SoftPhone. Téléphonie : gérez vos options d appel. Page 10 sur 16

11 Compte Vous pouvez afficher le nom du serveur et le nom d utilisateur, et réinitialiser le mot de passe. Pour réinitialiser le mot de passe : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Compte. 2. Suivez les instructions et modifiez le mot de passe. 3. Cliquez sur Définir un nouveau mot de passe. Routage des appels Vous pouvez définir les règles de routage des appels et acheminer les appels entrants vers des numéros spécifiques. Pour cela, sélectionnez l une des options suivantes : Routage selon disponibilité : vous pouvez affecter des règles de routage des appels en fonction de l état de disponibilité. Routage avancé : vous pouvez créer et personnaliser les règles en fonction de vos besoins. Disponibilité Pour configurer le routage selon disponibilité : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Routage des appels > Routage selon disponibilité. 2. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Lorsque, puis sélectionnez l une des options suivantes : En réunion Absent(e) du bureau En vacances Personnalisé Ne pas déranger 3. Cliquez sur Démarrer l assistant pour configurer les options suivantes : Vous pouvez, si vous le souhaitez, personnaliser les options de routage de façon individuelle en cliquant sur le bouton Modifier. Sonnerie simultanée Remarque L option mon poste est sélectionnée par défaut. Page 11 sur 16

12 Pour activer la sonnerie simultanée pour d autres périphériques : a. Activez l option Appelez simultanément ces numéros. b. Cliquez sur Sélectionner le numéro. Renseignez les champs Étiquette et Numéro. Choisissez l une des options suivantes : Connexion automatique Appuyez sur 1 pour vous connecter. Augmentez ou réduisez la valeur dans le champ sonneries à essayer. Cette valeur détermine le nombre de sonneries sur les périphériques avant le renvoi de l appel à votre messagerie vocale. Cliquez sur Utiliser le numéro sélectionné. c. Cliquez sur Suivant. Renvoi de l appel entrant Vous pouvez acheminer les appels entrants vers votre messagerie vocale si vous n êtes pas disponible pour prendre les appels sur les périphériques configurés. Pour configurer le renvoi des appels : a. Sélectionnez l option Continuer d appeler les numéros ci-dessus. Les appels entrants ne sont pas renvoyés et seuls les périphériques sélectionnés pour la sonnerie simultanée sonnent. b. Pour renvoyer les appels entrants : Sélectionnez l option Renvoyer l appel à. Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner ma messagerie vocale ou composez le numéro auquel renvoyer l appel. Sélectionnez le nombre de sonneries du téléphone avant le renvoi de l appel. Le nombre de sonneries est défini pour votre poste principal avant le renvoi de l appel. Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner ma messagerie vocale ou composez le numéro auquel renvoyer l appel dans le champ si j ai plus de 16 appels actifs, les renvoyer immédiatement à. c. Pour renvoyer directement tous vos appels entrants : Sélectionnez l option Toujours renvoyer mes appels à. Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner ma messagerie vocale ou composez le numéro auquel renvoyer l appel. Page 12 sur 16

13 d. Cliquez sur Suivant. Activation de Find Me Pour activer Find Me : a. Sélectionnez Activé : utiliser mes paramètres Find Me pour poursuivre le routage de l appel. b. Sélectionnez les options appropriées et cliquez sur Suivant. Vous pouvez soit configurer cette fonction de façon à faire sonner les numéros Find Me avant la lecture de la messagerie vocale soit lire directement la messagerie vocale. Vous pouvez par ailleurs demander à l appelant d enregistrer son nom avant de laisser le message. Message d accueil de la messagerie vocale : enregistrement et lecture Vous pouvez enregistrer un message d accueil personnel destiné aux appelants. a. Enregistrez votre message et sauvegardez l enregistrement. b. Cliquez sur Suivant. Interaction avec le message d accueil Vous pouvez autoriser les appelants à laisser un message vocal après avoir écouté le message d accueil ; les appelants doivent appuyer sur 0 pour acheminer l appel vers le numéro que vous avez spécifié. Sélectionnez les options appropriées et cliquez sur Enregistrer. Routage avancé Le routage avancé vous permet de créer et de personnaliser les règles de routage en fonction de votre état de disponibilité, des numéros spécifiques, des numéros composés et de vos heures de travail (jour/heure). Remarque Les règles de routage avancé remplacent les règles de routage selon disponibilité. Pour créer une règle de routage avancé : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Routage des appels > Routage avancé. 2. Cliquez sur Créer une règle avancée. 3. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle. 4. Sélectionnez l une des conditions suivantes dans le champ Lorsque : + correspondances de numéro + numéro composé Page 13 sur 16

14 + ma disponibilité + au téléphone + l heure est 5. Pour créer une règle destinée à un numéro spécifique : a. Cliquez sur + correspondances de numéro. b. Cliquez sur la flèche vers le bas Le numéro est, puis sélectionnez l option appropriée. Le système met en correspondance les numéros des appels entrants conformément à la règle de routage. 6. Pour créer une règle destinée à un numéro composé : a. Cliquez sur + numéro composé. b. Saisissez le numéro dans le champ Le numéro que l appelant a composé pour me joindre est. Le système met en correspondance le numéro composé et achemine l appel conformément à la règle de routage. 7. Pour créer une règle destinée à l état de disponibilité, cliquez sur + ma disponibilité et sélectionnez l état de disponibilité approprié. Le système vérifie votre état de disponibilité et achemine les appels conformément à la règle de routage. 8. Pour créer une règle destinée à renvoyer les appels pendant un appel actif, cliquez sur + au téléphone. Le système achemine le deuxième appel conformément à la règle de routage. 9. Pour créer une règle basée sur l heure ou le jour : a. Cliquez sur + l heure est. b. Choisissez l une des options suivantes : Si l option Heure est sélectionnée, saisissez l heure dans les champs de et à. Si l option Jour est sélectionnée, sélectionnez les jours. 10. Sous Alors, cliquez sur Renvoyer l appel à et sélectionnez l option appropriée. 11. Cliquez sur Créer une règle. Page 14 sur 16

15 Messagerie vocale Outlook Vous pouvez réinitialiser le mot de passe de la messagerie vocale, intégrer la messagerie vocale à Microsoft Outlook et gérer la fonction de lecture. Pour gérer les paramètres de lecture : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Messagerie vocale > Lecture. 2. Activez l option Lire les informations d enveloppe lors de l écoute de messages pour connaître la date et l heure de réception du message vocal. Le système annonce la date et l heure de réception du message vocal dans la boîte de réception de l utilisateur avant de lire le message. Pour configurer le mot de passe de la messagerie vocale : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Messagerie vocale > Configuration. 2. Modifiez le mot de passe, puis cliquez sur Définir un nouveau mot de passe. 3. Cliquez sur Enregistrer un nouveau nom et sauvegardez l enregistrement. Pour intégrer Outlook au plug-in : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Messagerie vocale > Outlook. 2. Sélectionnez l option Afficher mes messages vocaux dans ma boîte de réception Outlook. Vous pouvez intégrer votre calendrier Microsoft Outlook avec le plug-in Connect Telephony pour Microsoft en vue d intégrer les fonctions de conférence et de disponibilité. 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Outlook. 2. Sélectionnez l option appropriée. Notifications Vous pouvez envoyer des notifications électroniques et définir des alertes audio pour les appels et la messagerie vocale. Pour configurer des notifications électroniques : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Notifications > Messagerie vocale. 2. Sélectionnez l option Envoyer une notification électronique sur le message vocal entrant à et saisissez l adresse électronique. 3. Sélectionnez les options appropriées pour personnaliser la notification électronique. Page 15 sur 16

16 Pour définir des alertes audio : 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Notifications > Sons. 2. Sélectionnez OUI dans le champ Alertes audio. 3. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Pour l événement et sélectionnez l option appropriée. 4. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Lire l alerte et sélectionnez le son. Vous pouvez également ajouter ou supprimer un fichier.wav en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau son. Téléphone principal Vous pouvez ajouter un papier peint personnalisé et la sonnerie de votre choix. SoftPhone 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > Téléphone principal. 2. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Papier peint et sélectionnez le papier peint. 3. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Sonnerie et sélectionnez la sonnerie. Vous pouvez affecter votre extension poste au SoftPhone et renvoyer les appels entrants à votre système. Le téléphone principal est désactivé jusqu à ce que vous l affectiez de nouveau. 1. Cliquez sur l onglet Paramètres > SoftPhone. Si l onglet SoftPhone ne s affiche pas, contactez votre administrateur ShoreTel. 2. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ Capturer le son via et sélectionner le périphérique audio de votre choix. 3. Sélectionnez Au démarrage, m affecter à mon téléphone SoftPhone pour sélectionner SoftPhone comme option par défaut. Téléphonie Pour configurer les options de contrôle d appel : Cliquez sur l onglet Paramètres > Téléphonie et sélectionnez l option appropriée. Page 16 sur 16