INTERCONNEXION CARTABLE EN LIGNE / BCDI / E - SIDOC

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1 INTERCONNEXION CARTABLE EN LIGNE / BCDI / E - SIDOC 24/11/2014 Cartable en Ligne et e-sidoc Documentation sur les procédures à suivre pour mettre en place l authentification unique entre e-sidoc et l ENT «Cartable en Ligne» (EnvOLE/Posh) de l Académie de Créteil. PRELIMINAIRE... 1 PRESENTATION RAPIDE... 1 MISE A JOUR DE L ANNUAIRE DE L ENT POUR UNE UTILISATION AVEC E-SIDOC... 2 EXPORT DES UTILISATEURS DE L ENT AU FORMAT BCDI... 2 Générer le fichier XML des utilisateurs du Cartable en Ligne (élèves et enseignants) 2 INSERTION DES DONNEES EXTRAITES DE L ENT DANS BCDI... 4 Accéder à la fonction de mise à jour des emprunteurs 4 Avertissements préalables... 4 Mise à jour des emprunteurs 5 Sélectionner le fichier d importation... 5 Sélectionner le lot d emprunteurs à mettre à jour... 5 Contrôler les modifications... 6 A partir de BCDI 2.41 : Interface de résolution de doublons... 6 Emprunteurs à la fois «supprimés» (ou «mis à l écart») et «ajoutés»... 6 Emprunteurs «mis à l écart»... 7 Valider l importation... 7 Rapport de la mise à jour... 7 Aide contextuelle... 7 Régler le problème des emprunteurs mis à l ecart 7 Export vers e-sidoc 8 ACTIVATION DE L AUTHENTIFICATION UNIQUE E - SIDOC / ENT... 9 Accéder à la fonction d activation 9 Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc 9 Sélection de l ENT... 9 Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc... 9 Cas particulier de l accès «Administrateur» d e-sidoc 10 ACCES AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS L ENT Méthode 1 : créer un onglet dans la Cartable en Ligne 11 Méthode 2 : créer un widget dans le Cartable en Ligne 13 CONTACTS Contact pour toute question relative à l administration et la gestion de BCDI et d e-sidoc Contact pour toute question relative à l ENT... 15

2 PRÉLIMINAIRE Interconnexion Cartable en Ligne / BCDI / e - sidoc Toutes les manipulations décrites dans ce document nécessitent la mise à jour de BCDI abonnement dans sa version 2.30 minimum (BCDI Abonnement 2012). Il est recommandé d utiliser la dernière version disponible du serveur et du client BCDI. Assurezvous que la dernière mise à jour disponible de BCDI est bien installée dans votre établissement. Au démarrage de votre client BCDI, un message d avertissement peut apparaître, pour vous informer de la disponibilité d une nouvelle mise à jour du serveur ou du client. Suivez les instructions de mise à jour. PRESENTATION RAPIDE Pour qu une authentification unifiée (SSO) soit possible entre l ENT d un établissement scolaire et son portail e-sidoc, il faut avant tout qu un utilisateur soit présent dans les 2 systèmes. Les utilisateurs du portail e-sidoc sont les emprunteurs de la base BCDI de l établissement. Les utilisateurs de l ENT ne seront pas tous des emprunteurs BCDI comme les parents d élèves, par exemple. Lorsque l unification de l authentification sera en place, un utilisateur, connecté au Cartable en Ligne, sera automatiquement authentifié lorsqu il accédera à e-sidoc depuis le lien proposé par son ENT. Son accès au portail e-sidoc sera directement en mode authentifié, sans nécessiter une nouvelle saisie de mot de passe. La première étape de l authentification unifiée sera donc de constituer la liste des utilisateurs de l ENT que l on souhaite voir devenir des emprunteurs dans BCDI. Pour cela, la page d administration de l ENT de l établissement propose une fonctionnalité d export des utilisateurs au format XML de BCDI. Cet export va générer un fichier qui contiendra les éléments nécessaires à la mise en place de l authentification unique entre e-sidoc et l ENT. Il contiendra aussi les données personnelles des emprunteurs, notamment les informations relatives aux parents. Ces informations seront issues de l annuaire des utilisateurs de l ENT. Il est donc nécessaire que celui-ci soit à jour. A partir de la version 2.30 de BCDI Abonnement, le résultat de cet export de l ENT peut être utilisé pour mettre à jour la liste des emprunteurs. Ce passage par BCDI est indispensable. Pour que des données soient disponibles sur le portail e-sidoc, elles doivent obligatoirement être présentes dans BCDI. Lors de la synchronisation des données entre BCDI et e-sidoc, les informations, insérées grâce à l export de l ENT, seront envoyées vers e-sidoc. Une fois ces opérations accomplies, il faut ensuite signaler à votre portail e-sidoc qu il peut maintenant aiguiller sa page de connexion d utilisateur vers le serveur d authentification de l ENT. Seul l accès en tant qu administrateur du portail e-sidoc n est pas modifié. Page 1

3 MISE A JOUR DE L ANNUAIRE DE L ENT POUR UNE UTILISATION AVEC E-SIDOC (Administrateur de l ENT) Pour pouvoir établir à la fois une bonne interconnexion entre l ENT et e-sidoc ainsi qu une alimentation correcte de BCDI (information concernant les parents pour les élèves), il est nécessaire d avoir un annuaire ENT à jour et d avoir généré au moment de la création des comptes les «comptes parents». Lors de l importation annuelle ou de la mise à jour des comptes sous SCRIBE, il faudra impérativement choisir «élèves et responsables». Remarque : il n est pas nécessaire que l établissement utilise les comptes parents, mais ceux-ci devront être générés pour pourvoir extraire les données nécessaires à l alimentation de BCDI. EXPORT DES UTILISATEURS DE L ENT AU FORMAT BCDI (Administrateur de l ENT) GENERER LE FICHIER XML DES UTILISATEURS DU CARTABLE EN LIGNE (ELEVES ET ENSEIGNANTS) Connectez-vous au Cartable en Ligne en tant qu administrateur. Dans l onglet «Mon bureau», cliquez sur «Configuration». Page 2

4 Dans la page qui s affiche, cliquez sur «outil pour générer le fichier XML à destination de BCDI». Dans la nouvelle page qui s affiche, cliquez si nécessaire sur «connexion» (la connexion est automatique). Renseignez le login que le professeur documentaliste de votre établissement utilise pour se connecter au Cartable en Ligne et au réseau de l établissement (souvent «prenom.nom» ou «p.nom»). Cliquez sur «Générer le fichier XML». Un fichier de la forme «esidoc-votrerne-jjmmaaaa.xml» est généré. Sauvegardez-le sur une clé USB par exemple. Page 3

5 INSERTION DES DONNÉES EXTRAITES DE L ENT DANS BCDI (Professeur documentaliste) La première mise à jour est la plus longue et la plus délicate. Il s'agit de faire correspondre des fiches émanant de deux systèmes de saisie différents, et de gérer d'éventuelles ambiguïtés. Lors des mises à jour ultérieures, seules les fiches modifiées, ajoutées ou supprimées à la source (au sein des annuaires partagés) seront modifiées, ajoutées ou supprimées dans BCDI, sans ambigüité, en conservant les prêts associés aux emprunteurs dans le cas d'une simple mise à jour. Le bon déroulement de cette opération est déterminé en partie par la cohérence des données saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs. Il est recommandé de vérifier la pertinence de ces données : Vérifiez l'homogénéité des valeurs saisies pour un Statut donné (toutes les fiches des enseignants devraient être saisies avec la même valeur "Enseignant" par exemple) ; Vérifiez et corriger les fiches dont le champ Statut est vide. ACCEDER A LA FONCTION DE MISE A JOUR DES EMPRUNTEURS Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion. Dans le menu, lancez la commande «Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour». Avertissements préalables La fonction de mise à jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI : celles des élèves ou des personnels ayant quitté l établissement. Ces opérations ne pourront pas être annulées. Une fenêtre apparaît pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI. Si vous laissez cette option cochée, une sauvegarde de la base de données aura lieu. Vous devrez indiquer où enregistrer cette sauvegarde. Vous pourrez aussi annuler cette opération de sauvegarde si vous décidez de ne pas l effectuer. Page 4

6 La suppression des fiches emprunteurs entraîne la perte de l historique des prêts de ces emprunteurs. Si vous souhaitez conserver ces historiques à des fins statistiques, BCDI vous propose de rendre les prêts anonymes avant de mettre à jour les emprunteurs. Si vous laissez cette option cochée, la fenêtre de configuration de cette fonctionnalité apparaîtra. Vous pourrez fermer cette fenêtre pour annuler cette opération. Valider vos choix en cliquant sur le bouton «Lancer la mise à jour». MISE A JOUR DES EMPRUNTEURS La fenêtre de mise à jour des emprunteurs apparaît : Sélectionner le fichier d importation Cliquez sur le bouton «Fichier d importation». Une fenêtre de choix de fichier apparait. Naviguez parmi les répertoires pour récupérer le fichier XML issue de l étape précédente : Export des utilisateurs de l ENT au format BCDI. Validez votre sélection. BCDI analyse le fichier et vous indique le résultat : Sélectionner le lot d emprunteurs à mettre à jour Cliquez sur le bouton «Emprunteurs à mettre à jour». Une fenêtre de recherche gestionnaire BCDI apparait. Saisissez une équation de recherche qui va déterminer un lot d emprunteurs à mettre à jour. Exemple : pour mettre à jour les élèves, saisissez l équation «Statut=Elève». Exemple : pour mettre à jour les professeurs, saisissez l équation «Statut=Enseignant ou Statut=Professeur». Validez votre équation avec le bouton. Vous obtenez le nombre d emprunteurs concernés. Validez le choix de cette équation avec le bouton. BCDI analyse votre équation et vous indique le résultat : Page 5

7 Contrôler les modifications Interconnexion Cartable en Ligne / BCDI / e - sidoc BCDI analyse immédiatement les informations que vous avez fournies. Il produit un tableau récapitulatif des opérations qu il fera si vous validez la mise à jour. Dans ce tableau, vous pouvez contrôler la liste des emprunteurs concernés par chaque type de modification (insertions, mises à jour, suppressions, mises à l écart), grâce au bouton «œil» de chaque catégorie. Lors de la première utilisation, Il est normal de voir un grand nombre, voire la totalité, de mises à jour ambigües. En effet, BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises à jour des emprunteurs. Il ne peut s appuyer que sur les nom et prénom des personnes. Le préfixe «?» ne sera pas ajouté au nom de l emprunteur. Il sert uniquement à différencier les cas ambigus. A partir de BCDI 2.41 : Interface de résolution de doublons L utilisation des noms et prénoms des personnes peut se heurter à des cas exceptionnels d homonymie. Lors de la phase d analyse, BCDI va détecter ces homonymes et vous en alerter. Ce sont des cas d ambiguïtés que BCDI ne peut pas résoudre seul. Une fenêtre apparaît alors pour permettre au gestionnaire BCDI de décider ce qu il convient de faire pour chacun de ces cas. Il est plus efficace d indiquer le traitement de ces homonymes immédiatement lors de l importation. Emprunteurs à la fois «supprimés» (ou «mis à l écart») et «ajoutés» On pourra voir apparaître un certain nombre d'emprunteurs à la fois supprimés et ajoutés, ou bien mis à l écart et ajoutés. Ils correspondent le plus souvent à des saisies différentes du nom et du prénom (orthographe, caractères accentués) entre l ENT et BCDI. La validation de la mise à jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de prêt associées (sauf les prêts en cours). Si ces fiches de prêt ont été rendues anonymes lors de l'étape précédente, aucune ne sera supprimée. On peut interrompre la procédure de mise à jour à ce niveau pour corriger l'orthographe de certaines anciennes fiches (liste «supprimés») de façon à ce qu'elle corresponde à celle des fiches à importer (liste Page 6

8 «nouveaux»). En relançant la procédure, ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis à jour. Emprunteurs «mis à l écart» Notez que l analyse peut indiquer un certain nombre d emprunteurs «mis à l écart». Il faudra traiter les cas de ces emprunteurs après l importation. Valider l importation Cliquez sur le bouton «Importation» pour valider la mise à jour. Rapport de la mise à jour BCDI vous propose d enregistrer un rapport des opérations faites durant la mise à jour. Il créera un fichier au format PDF. Indiquez l endroit où vous souhaitez l enregistrer. Aide contextuelle N hésitez pas à vous reporter à l aide BCDI. Vous y accéderez en cliquant sur le bouton de la fenêtre de mise à jour des emprunteurs. en bas à droite REGLER LE PROBLEME DES EMPRUNTEURS MIS A L ECART A partir d un constat fait dans le tableau d analyse dans la fenêtre de mise à jour, ou en consultant le rapport de mise à jour, vous devez régler le problème des emprunteurs mis à l écart. Il s agit d emprunteurs qui auraient du être supprimés mais qui ont au moins 1 prêt en cours. BCDI empêche la suppression d un emprunteur avec au moins 1 prêt en cours. Au lieu de les supprimer, BCDI a modifié leur fiche pour avoir «Type emprunteur=usager temporaire». Plusieurs cas de figure se présentent : L emprunteur n est plus dans l établissement : vous devez statuer sur ses prêts en cours. Si vous passez les exemplaires prêtés en «Statut=Perdu», BCDI vous proposera de clôturer les prêts associés. Supprimez ensuite la fiche «Usager temporaire» ; L emprunteur est toujours dans l établissement : vérifiez si la procédure précédente n a pas créé un deuxième compte pour cet emprunteur (généralement pour un écart typographique dans son nom ou son prénom). Si c est le cas, vous allez réaffectez les prêts en cours du compte de l emprunteur «mis à l écart». Affichez le masque de saisie Emprunteurs et sélectionnez la fiche de cet emprunteur. Page 7

9 Cliquez sur le bouton «Réattribuer les prêts». Un nouveau masque de saisie Emprunteurs apparaît. Utilisez-le pour sélectionner le nouveau compte de l emprunteur et validez avec le bouton. Supprimez ensuite la fiche «Usager temporaire». L emprunteur est dans l établissement mais ne dispose pas d un deuxième compte : vous devez créer un deuxième compte au nom de cet emprunteur et lui réattribuer les prêts (voir ci-dessus). Supprimez ensuite la fiche «Usager temporaire» EXPORT VERS E-SIDOC Ces modifications apportées à vos emprunteurs seront automatiquement transférées vers e-sidoc grâce au connecteur en charge de la synchronisation des données. Assurez-vous qu il est bien en place et opérationnel. L export de ces données devrait se produire au plus tard 20 min après avec effectué la mise à jour. Rendez-vous dans votre espace client BCDI, onglet «Mon accompagnement e-sidoc», rubrique «Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc)». Vous devez voir un export en date de quelques minutes. Page 8

10 ACTIVATION DE L AUTHENTIFICATION UNIQUE E - SIDOC / ENT (Professeur documentaliste) ACCEDER A LA FONCTION D ACTIVATION La fonction d activation est disponible dans votre espace client, dans l onglet «Mon accompagnement e- sidoc», rubrique «Interconnexion ENT / e-sidoc». L accès est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur?, puis mon espace client) ou à l adresse suivante : ACTIVATION DE L INTERCONNEXION ENTRE L ENT ET E-SIDOC L activation se fait en 2 étapes Sélection de l ENT Pour activer l interconnexion, il faut choisir l ENT que vous souhaitez interconnecter : le Cartable en Ligne de l Académie de Créteil. Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc Une fois le choix de l ENT effectué, vous pouvez procéder à l interconnexion entre les deux services. Désormais, dans e-sidoc, quand les utilisateurs cliqueront sur «S authentifier», ils seront redirigés vers le serveur d authentification de votre ENT. Page 9

11 CAS PARTICULIER DE L ACCES «ADMINISTRATEUR» D E-SIDOC Comme l authentification est désormais déléguée à l ENT, l accès à l administration d e-sidoc ne peut plus se faire par la même interface que précédemment. L administrateur d e-sidoc devra désormais accéder à l interface d administration d e-sidoc en cliquant sur le bouton «Authentification administrateur». Accès administrateur Page 10

12 ACCES AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS L ENT (Administrateur local de l ENT) Il existe deux options pour mettre en place la liaison entre l ENT et e-sidoc. METHODE 1 : CREER UN ONGLET DANS LA CARTABLE EN LIGNE Ce nouvel onglet ouvrira le portail e-sidoc pour tous les utilisateurs. Connectez-vous au Cartable en Ligne en tant qu administrateur. Cliquez sur «Interface d administration» en haut à droite de la page. Cliquez sur «Pages». Restez sur la page qui s affiche. Vérifiez bien que la page sera affectée à «Tous (par défaut)». Et cliquez sur «+ Ajouter une page». Dans «Nom», indiquez «Mon CDI» ou «Le CDI» ou «Portail du CDI» ou tout autre titre qui conviendra à votre professeur documentaliste. Mettez ce qui vous convient dans le champ description (ex. : «Accès au portail documentaire de l établissement»). Dans «Type», choisissez «Page HTML» puis renseignez l URL de la page du portail e-sidoc de votre établissement comme ci-dessous : (ex. : Décochez «Permettre à l'utilisateur de supprimer cette page». Cochez «Appliquer à tous les utilisateurs (un nouvel onglet sera créé pour les utilisateurs déjà existant)» et «Bloquer cette page». Enregistrez. Page 11

13 Remarque : si vous préférez que votre portail e-sidoc s ouvre dans un autre onglet du navigateur plutôt que dans votre ENT, il suffit de choisir comme Type «Redirection» au lieu de «Page HTML» (les autres informations seront identiques). Page 12

14 METHODE 2 : CREER UN WIDGET DANS LE CARTABLE EN LIGNE Ce Widget ouvrira le portail e-sidoc pour tous les utilisateurs. Téléchargez une des images suivantes : ou Demandez ensuite à votre administrateur de déposer cette image dans le dossier «ressources» se trouvant dans le dossier «perso» de l administrateur. Connectez-vous au Cartable en Ligne en tant qu administrateur. Cliquez sur «Interface d administration» en haut à droite de la page. Cliquez sur «Gestion des widgets» puis sur «Créer un widget» (sous Chrome, il faut accepter de «charger un script déconseillé» en cliquant sur le petit bouclier à droite dans la barre d URL. Attendez l actualisation de la page, puis retournez dans «Créer un widget»). Dans la nouvelle page actualisée, cliquez sur «Créer un widget ressource». Descendez jusqu à «Ajouter une ressource». Dans «Titre», indiquez «Mon CDI» ou «Le CDI» ou «Portail du CDI» ou tout autre titre qui conviendra à votre professeur documentaliste. Mettez ce qui vous convient dans le champ description (ex. : «Accès au portail documentaire de l établissement»). Renseignez l URL de la page du portail e-sidoc de votre établissement comme ci-dessous : od=details (ex. : thod=details). Cochez «Lien vers une page HTML ouverte dans un autre onglet du navigateur». Choisissez l image que vous avez déposée dans la liste des images disponibles. Cliquez sur «Ajouter», puis sur «Étape suivante». Placez le futur widget dans un emplacement dans l'annuaire de widgets, puis cliquez sur «Étape suivante» autant de fois que nécessaire (étapes pendant lesquelles vous pouvez attribuer une icône à votre widget : Page 13

15 Interconnexion Cartable en Ligne / BCDI / e - sidoc Validez le widget en cliquant sur «Votre widget est maintenant enregistré, il sera disponible après validation par un administrateur.» ou dans l onglet «Widgets à valider». Une fois l onglet validé, cliquez sur l onglet «Pages» et ajoutez le widget aux groupes d utilisateurs et aux pages adéquates. Pour chaque page modifiée, cochez «Remplacer la version précédente de cet onglet (appliqué aux portails déjà existant)» et enregistrez en cliquant sur «enregistre votre nouvelle page, y compris les widgets ajoutés ci-dessous». Outil : téléchargez les icônes d'e-sidoc pour les utiliser au sein de votre établissement (raccourcis sur le bureau, présentation dans vos plaquettes, dans vos documents pédagogiques...). Page 14

16 CONTACTS Interconnexion Cartable en Ligne / BCDI / e - sidoc Contact pour toute question relative à l administration et la gestion de BCDI et d e -sidoc Pour tout problème, contactez votre maintenance académique : bcdi@crdp-creteil.fr Contact pour toute question relative à l ENT Vous pouvez contacter le référent DANE de votre établissement : Les utilisateurs peuvent contacter l administrateur local de l ENT. Les administrateurs locaux de l ENT peuvent déposer un ticket CECOIA. ( Page 15