Service de Messagerie Evoluée. Option Fax to Mail. Guide Administrateur

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1 Service de Messagerie Evoluée Option Fax to Mail Guide Administrateur Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 1

2 1. COMMENT ACCEDER AU BACK OFFICE LE SERVICE FAX TO MAIL AFFECTATION D UN NUMERO DE FAX TO MAIL A UN UTILISATEUR ATTRIBUTION D UN NUMERO DE FAX TO MAIL SUIVI D ATTRIBUTION DE VOS NUMEROS FAX TO MAIL SUPPRESSION DU SERVICE DE FAX TO MAIL POUR UN UTILISATEUR RECEPTION DES FAX DANS VOTRE BOITE AUX LETTRES... 6 Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 2

3 1. Pour administrer le service de Fax to Mail, vous devez vous connecter au Back Office de la Messagerie Evoluée. Pour rappel, le Back Office de la Messagerie Evoluée est accessible sur cette page Web: Un identifiant et un mot de passe administrateur vous seront nécessaires pour pouvoir vous connecter dans votre espace d'administration. Ces paramètres vous sont communiqués par le Service Clientèle de Completel au moment de l'ouverture du service. Veuillez vous retourner vers notre service clientèle en cas de perte votre password administrateur de messagerie ou bien en cas de problème de connexion au service Back Office / AdminMail. 2. Le service Fax to Mail permet de recevoir directement dans vos boites aux lettres évoluées des Fax émis par vos correspondants. Completel met à votre disposition des numéros de Fax direct : autant de numéros que d utilisateurs du service de Fax to Mail. Vous devez attribuer chacun de ces numéros à une de vos boites aux lettres évoluées. 3. Vous devez attribuer chaque numéro de Fax to Mail à un utilisateur, c est-à-dire à une de vos boites aux lettres évoluées : Connectez vous au Back Office Completel («adminmail») comme pour la gestion de la Messagerie Evoluée. Sélectionnez votre domaine de Messagerie, le menu de Gauche apparaîtra. Si vous avez bien souscrit au service Fax to Mail, de nouvelles entrées apparaîtront dans ce menu : Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 3

4 ! Sélectionnez dans le menu de gauche le formulaire suivant : Fax to Mail -> Création Vous arrivez sur la page ci-dessous : Dans ce formulaire, vous allez pouvoir affecter un numéro (parmi les numéros que Completel vous a attribué) à une boite aux lettres de votre compte de messagerie : Entrez le nom de la boite aux lettres désirée Sélectionnez votre lot de numéro (vous avez normalement un seul choix) Sélectionnez le numéro de Fax à attribuer Validez en appuyant sur le bouton «Créer le compte Fax to Mail» Votre numéro de Fax to Mail est activé sur la boite aux lettres sélectionnée. Répétez ensuite cette opération pour l ensemble de vos autres numéros de Fax to Mail. "!# Sélectionnez dans le menu de gauche le formulaire suivant : Fax to Mail -> Gestion Vous arrivez sur la page ci-dessous : Dans ce formulaire vous allez pouvoir effectuer des recherches pour savoir ce que vous avez configuré pour votre service de Fax to Mail : Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 4

5 Entrez un numéro de Fax et cliquez sur «Rechercher» pour afficher les informations sur ce numéro Ou bien Laisser le champs «numéro» vide et sélectionnez un «état» : Libre, Attribué ou Désactivé, cliquez alors sur «Rechercher» pour afficher la liste de vos numéros selon l état sélectionné : o Libre : Liste de vos numéros Fax to Mail non attribués o Attribué : Liste de vos numéros Fax to Mail déjà attribués, avec indication de la boite aux lettres correspondante o Désactivé : Liste de vos numéros Fax to Mail désactivés (c est à dire en suspens), avec indication de la boite aux lettres correspondante et la date de désactivation. $$ $ Pour supprimer le service de Fax to Mail à un utilisateur (c est-à-dire à une boite aux lettres) : Sélectionnez dans le menu de gauche le formulaire suivant : Fax to Mail -> Gestion. Affichez la liste des numéros Attribués (voir paragraphe 3.2). Sélectionnez le numéro Fax to Mail que vous souhaitez désactiver et cliquez sur «Désactiver». Confirmez la suppression en cliquant sur «OK». Le numéro va alors disparaître de la liste des numéros «Attribués» et passer en «Désactivé». Affichez la liste des numéros désactivés (voir paragraphe 3.2). Sélectionnez à nouveau le numéro Fax to Mail que vous souhaitez désactiver, et cliquez sur «Libérer». Confirmez la suppression en cliquant sur «OK». Le numéro est à nouveau disponible. Vous pouvez l attribuer à une autre boite aux lettres (voir 3.1). NOTA : Si vous désactivez par erreur un numéro, vous avez toujours la possibilité de réactiver la correspondance au niveau de la liste des Numéros Désactivés (bouton «Réactiver») Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 5

6 4. % $! Une fois votre configuration en place, si une personne vous envoie un fax sur l un de vos numéros Fax to Mail, la boite aux lettres correspondante recevra le Fax numérisé au format PDF sous forme de mail. Il vous suffit d ouvrir le fichier.pdf attaché pour visualisé le Fax : NOTA : En en-tête de chaque page du fax reçu sera précisé le numéro et l identifiant du Fax de l expéditeur. Attention, il s agit du numéro et de l identifiant que l expéditeur a configuré dans son Fax. Si ce champ est vide ou incomplet, c est que l expéditeur ne l a pas configuré dans son Fax Novembre 2006 Fax to Mail Guide Administrateur Client 6