L intranet. s inscrire en formation

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1 Fiche Action L intranet s inscrire en formation Que ce soit pour des stages de formation ou pour des actions de formation organisées par votre territoire, plus besoin de chercher où est le carton d inscription, de courir après votre responsable de groupe ou votre délégué territorial pour le faire signer.tout se passe sur la base Intranet. On distingue deux types d actions de formation : Les actions de formation nationales : elles sont organisées par les centres de Ressources, les pôles Formation ou le centre national. Ce sont les stages, les week-ends de formation des responsables de groupe, les formations Départ à l étranger, Pour vous connecter à la base : vous devez avoir votre numéro d adhérent et un mot de passe. Si vous n avez ni l un ni l autre : c est votre responsable de groupe ou votre délégué territorial qui peut vous donner votre numéro d adhérent.vérifiez avec lui que votre est bien renseigné sur votre fiche. Sur la page d accueil de la base, cliquez sur «J ai oublié mon mot de passe», indiquez votre numéro d adhérent et validez. Le système vous renvoie immédiatement votre mot de passe. Les actions de formation territoriales : elles sont organisées par le territoire, ce sont les soirées de formation des chefs et cheftaines, les week-ends d aide à la prise de fonction Avant de commencer l inscription, assurez-vous que votre est correct en cliquant à gauche sur le lien «Voir ma fiche adhérent». Si les informations vous concernant sont erronées, vous pouvez les corriger en cliquant à gauche dans le menu «Modifier l adhérent». N oubliez-pas de valider. Pour vous inscrire en formation trois chemins sont possibles : par le menu «Animation» «Rechercher une action de formation» ; quand vous êtes sur votre fiche adhérent, en cliquant dans le menu «Action» à gauche sur le lien : «S inscrire en formation» ; dans le cadre en bas à gauche : «S inscrire en formation». 1 re étape : choix de l action de formation Plusieurs choix vous sont proposés : Le niveau : territorial ou national.toutes les actions de formations organisées par le pôle Formation sont de type «nationales». Le type d habilitation Jeunesse et Sport. Le type de stage recherché. La période et les dates. Le lieu. S inscrire en formation 1

2 Vous pouvez sélectionner tous les items ou un seul à votre convenance. En cliquant sur «Rechercher», on obtient l ensemble des actions de formation ouvertes à l inscription. Dans l écran de résultats, on peut voir l état des inscriptions : - une colonne donne la capacité du stage : SGDF et Jeunesse et Sports. - une colonne donne le nombre de places restantes. Le chiffre s affiche en vert quand il reste de la place, en rouge si le stage est plein. Les stages habilités Jeunesse et Sports sont ceux qui permettent de valider une formation BAFA ou BAFD. En général les week-ends de formation ne sont pas habilités Jeunesse et Sports. En cliquant sur le libellé de l action de formation, vous pouvez consulter les informations pratiques : Les informations de dates, de lieux, les tarifs, et les parcours pour les stages 2. La structure organisatrice et la structure gestionnaire. Dans l onglet «Informations complémentaires», vous pouvez télécharger le plan d accès au lieu du stage. Pour vous inscrire, il suffit de cliquer en haut à gauche dans le menu «Actions» sur le lien «Demander à s inscrire». On ne peut pas s inscrire à plusieurs actions de formation du même type (deux stages 1, ) S inscrire en formation 2

3 2 e étape : inscription en formation Le premier choix à faire est le tarif Par défaut le stagiaire est candidat à la validation Jeunesse et Sport (BAFA ou BAFD). Si vous ne l êtes pas, ou si l action à laquelle vous vous inscrivez n est pas habilitée Jeunesse et sport, il suffit de décocher la case. Si vous vous inscrivez en stage 2 ou en Staf, il vous est demandé d indiquer les dates de votre dernier stage pratique. Si vous venez seul au stage, vous cliquez ensuite directement sur «Valider». Dans le cas d une inscription de couple : si le conjoint est adhérent, il doit utiliser la procédure des adhérents. Si votre conjoint n est pas adhérent, ou si vous êtes accompagné d enfants, vous utilisez cet écran. Il faut préciser si votre conjoint non adhérent est stagiaire ou non. Vous cliquez ensuite sur «Valider». Le système indique ensuite à quel mail la confirmation d inscription sera envoyée. Si le mail est faux, il faut aller le corriger sur votre fiche adhérent et refaire l inscription. Les compagnons/jem n ayant pas accès pour le moment à la base, ce sont les animateurs de relais qui peuvent faire leur inscription via cette procédure. Astuce : Selon votre profil, vous pouvez inscrire un autre adhérent de votre groupe ou de votre territoire. Il suffit de cliquer sur «Modifier» à côté de votre nom et de changer le demandeur. 3 e étape : validation de la demande Certaines actions de formation (en particulier les stages) nécessitent une ou deux validations : Pour les stages 1 et les stages 2 (hors parcours de direction) : c est le responsable de groupe qui valide la demande d inscription. Pour les stages 2 avec parcours de direction : il faut la pré-validation du responsable de groupe, puis la validation du délégué territorial. S inscrire en formation 3

4 Pour les Cham et les Staf, l échelon de validation dépend de la structure d appartenance du stagiaire. Lorsque votre demande d inscription à une action de formation a été validée, l organisateur de l action de formation (territoire, centre de Ressources ou centre national) accepte votre inscription. Vous recevez un mail de confirmation qui indique que vous êtes bien inscrit. Astuces : Le nombre et l échelon de validation sont indiqués sur la fiche de l action de formation : l échelon local c est le groupe, territorial c est le territoire. Si vous ne recevez aucun mail (alors que votre adresse mail est bonne ) vérifiez auprès de votre responsable de groupe ou de votre territoire que votre demande a été validée Vous pouvez suivre l évolution de votre dossier sur votre fiche adhérent, dans l onglet formation. Vous pouvez aussi sur cet onglet annuler votre demande si vous ne souhaitez plus participer à cette action. À la fin de l action de formation, votre formation sera enregistrée automatiquement sur votre fiche. Pour les groupes et les territoires Pour valider les demandes d inscription allez dans le menu animation Formation Valider/suivre les inscriptions aux actions de formation. La liste des inscriptions à valider s affiche automatiquement. Pour valider une demande, il suffit de cliquer sur le pictogramme vert en bout de ligne Pour refuser l inscription en stage, il suffit de cliquer sur La loupe vous permet de voir la demande détaillée. Le module vous demande alors comment le stage est financé. Il s agit d une prévision, et c est seulement déclaratif, mais les champs sont obligatoires. Par tiers, il faut entendre Conseil général, CAF, comité d entreprise, diocèse, Les commentaires sont à destination des formateurs, ils seront visibles par le stagiaire. À chaque étape de validation (locale, et ou territoriale) il est possible de rajouter des commentaires. À chaque étape de pré-validation ou de validation, un mail est envoyé au stagiaire pour le tenir informé de l état de sa demande. S inscrire en formation 4

5 4 e étape : règlement des actions de formation Cette étape ne concerne que les actions de formation nationales. Afin de faciliter le suivi du paiement des actions de formation et de ne pas multiplier les échanges de chèques entre les échelons, le paiement passe désormais par la base comme les adhésions. Plus de chèque à faire au stagiaire avant son départ, tout se fait par prélèvement. Lorsque l inscription est acceptée par l organisateur national (centre de Ressources ou centre national), un acompte de 140 passe en prélèvement sur le compte bancaire de la structure du stagiaire. Dans le journal structure : Vous voyez apparaître l accompte dans la partie «Écritures». Le solde apparaît dans une nouvelle ligne : Le solde du stage ne sera prélevé qu après la fin du stage dans un délai de deux mois (ou avant la fin de l exercice pour les stages d été). Quelques réponses à des questions particulières : Les chefs paient une partie de leur stage : au lieu de donner le chèque au centre de Ressources, le stagiaire vous le donne, vous le déposez sur votre compte de groupe ou de territoire. Les chefs reçoivent une bourse pour leur formation de la part du Conseil général : lorsque le chef a reçu sa bourse, il vous fait un chèque du montant de cette bourse, chèque que vous encaissez sur votre compte de groupe ou de territoire. Si les bourses sont versées au centre de Ressources, celui-ci enregistrera le montant reçu sur votre structure afin que vous ne soyez prélevés que de la différence. Votre stagiaire annule sa participation au stage : le compte du groupe sera crédité du montant prélevé, moins les éventuelles pénalités selon la date d annulation du stage. Pour consulter le montant de la pénalité et les dates d annulation, reportez-vous à la description du stage. Votre stagiaire change de stage : pas de difficulté même si ce n est plus le même organisateur. Les écritures restent et suivent les changements. Vous pouvez suivre les règlements du stage de chaque stagiaire, en allant sur sa fiche et en consultant son journal stagiaire. Pour les actions de formation territoriale : Pour le moment aucun prélèvement n est possible pour une action de formation territoriale. Les règlements se font par chèque ou en espèces, auprès du territoire. S inscrire en formation 5