Termes de référence. Assistance Technique et Opérationnelle pour la mise en œuvre des projets ruraux du Département du Nord Est

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1 Termes de référence Assistance Technique et Opérationnelle pour la mise en œuvre des projets ruraux du Département du Nord Est Programme : Programme de réforme et investissements dans le secteur de l eau potable et de l assainissement en Haïti Financement : Fonds de Coopération pour l Eau et l Assainissement (FCAS) de l Agence Espagnole de Coopération International pour le Développement (AECID). 1 Contexte Considérant le budget disponible 1 pour la mise en œuvre d un projet rural intégré au Programme Bilatéral soutenu par l AECID ; Considérant qu il revient au Département du Milieu Rural (DMR) de la DINEPA de mettre en œuvre un tel projet ; Considérant l' OREPA du Nord et son mandat ; Considérant l' URD Nord Est et son mandat ; Considérant la prestation de l entreprise Wasser à qui la DINEPA a confié l élaboration des schémas directeurs régionaux d alimentation eau potable et d assainissement dans l OREPA Nord et considérant tous les documents qu ils produisent (ont produits) même s il s agit de drafts ; Considérant tous les acteurs EPA intervenant dans le département du Nord Est et tous les documents 2 relatifs à leurs activités ; La DINEPA a défini les présents termes de référence. 2 Prestation Sous la supervision du Chef du DMR, le consultant aura à effectuer les tâches suivantes : Phase 1: Définition du Projet et Identification des Localités (6 mois) 1 Environ 8,500,000 $US P a g e 1

2 2.1 Définition du Projet et élaboration du Plan Opérationnel - Elaborer conjointement avec l l'urd et le DMR le document opérationnel de projet qui contiendra une partie narrative, la matrice des résultats révisés et un budget détaillé. Ces documents seront soumis à la validation de la DINEPA. Le Programme Annuel d'opération sera actualisé sur une base annuelle. Toute actualisation devra être validée par le Département du Milieu Rural et l Equipe de Gestion du Programme et obtenir la non-objection de l'aecid; - Suite à la validation obtenue, finaliser le document opérationnel du projet tenant compte des prestations définies en 2.2 et 2.3, puis le soumettre à la validation de la DINEPA; 2.2 Evaluation des capacités de l'urd Nord Est - Evaluer les capacités de l'urd Nord Est et faire des recommandations au DMR pour le renforcement éventuel de l'urd relativement à la gestion du projet rural du Programme bilatéral; - Participer à l'amendement des ordres de Mission de l'urd relativement au démarrage du projet rural du programme bilatéral; - Proposer les profils devant éventuellement renforcer l'urd dans le cadre de la mise en œuvre du projet rural du Programme bilatéral et élaborer les termes de référence. - Participer aux entrevues pour le recrutement des cadres additionnels devant renforcer l'urd du Centre. 2.3 Planification des investissements et relèvement des systèmes - Sur la base des localités rurales 3 ayant fait l objet des inventaires réalisés par Wasser 4, les TEPAC, des documents récoltés et des diagnostics effectués, établir conjointement avec les membres des URD des critères de sélection pour identifier environ localités du Département du Centre qui feront l objet des interventions en eau potable 5 (construction ou réhabilitation de SAEP, SPS, PMH, STE ou CSS). Le Consultant proposera la technologie la mieux appropriée pour ces localités; - Sur la base des localités rurales qui seront retenues pour des interventions en eau potable, assister les membres des URD à établir les critères de sélection en collaboration avec la Direction de l Assainissement, et à identifier 10 institutions 6 ou lieux publics 7 qui feront l objet de la construction d une toilette communautaire; - Faire une planification des investissements qui tient compte de l'enveloppe disponible - Finaliser le Plan Annuel d'opération avec les membres des URD, le soumettre pour validation au chef du Département du Milieu Rural,à l équipe de gestion du Programme et à l'aecid. 3 Localités de moins de 10,000 habitants 4 La liste sera fournie par la DINEPA 5 SAEP: Système d'approvisionnement en Eau Potable; SPS: Station de Pompage Solaire; STE: Station de Traitement d'eau; PMH: Pompes à Motricité Humaine et CSS: Captage de Source Simple. 6 Ecole ou centre de santé 7 Plage, station de bus, marché, etc. P a g e 2

3 Le Consultant travaillera avec l Observatoire National et le personnel de la DINEPA sur le terrain pour le relèvement initial de l information de systèmes ruraux au niveau du département du Nord Est. Le Consultant proposera conjointement avec le DMR la modification au système d indicateurs se basant sur les résultats du relèvement initial. Phase 2: Coordination et mise en œuvre (1 an renouvelable) 2.4 Coordination du Projet - Coordonner les interventions EPA à lancer sur le projet rural du Fonds Bilatéral pour le Département du Nord Est; - Suivre le projet dès la conception jusqu'à la mise en œuvre et sa fermeture. Fournir une assistance technique à l URD et à l'orepa dans le cadre de l'implémentation du projet afin d'atteindre dans les délais les objectifs fixés dans le POA; - Encadrer les URD dans la gestion des contrats, assurer la gestion des ressources humaines et maintenir un bon environnement de travail; - Encadrer l URD dans la gestion systèmes gérés par les CAEPA (technique et administrative) ainsi que les CPE; - Veiller à ce que tous les équipements/biens achetés et utilisés dans le cadre du projet sont inventoriées correctement et prendre toutes les mesures pour remédier à toutes irrégularités; - Maintenir une étroite collaboration avec le DMR, l'équipe de gestion du Fonds Bilatéral et s'assurer de la cohérence des activités sur le projet avec les autres programme de la DINEPA; - Suivre régulièrement les activités et faire une révision du POA, de la matrice des indicateurs, faire des réajustements budgétaires qui devront faire l'objet d'une demande de validation par le DMR et l Equipe de Gestion du Programme. - Archiver correctement des documents du Projet qui seront transmis sur une base mensuelle sous format électronique et version papier à l'orepa, au DMR à l Equipe de Gestion du Programme et l'aecid; - Appuyer le DMR et travailler conjointement avec l'urd dans la mise en œuvre du programme, veiller au respect du planning, des délais, des activités dans le POA et des produits qui sont attendus. - Evaluer sur une base mensuelle durant la mise en œuvre du projet bilatéral, l évolution des performances des membres de l URD et proposer au besoin des solutions. 2.5 Etudes de faisabilité Réhabilitation/construction de SAEP - Une fois que le choix des localités a été validé par la DINEPA, établir avec les URD, les termes de référence pour la sélection d un ou plusieurs prestataires devant réaliser des Avant Projets détaillés bon pour exécution ( techniques, sociales et financières ) pour lancer les dossiers d appel d offre P a g e 3

4 2.5.2 Installation de Points d Eau (PE) «améliorés 8» - Une fois que les choix des 10 localités ou quartiers de localités ont été validés par la DINEPA, établir conjointement avec l URD les termes de référence pour la sélection d un ou de plusieurs prestataires devant réaliser d éventuelles études techniques complémentaires comme une étude géophysique ou des essais de pompages ; - Préparer conjointement avec l URD le cahier des charges pour la sélection d une entreprise de forages pour les PMH ; - Réaliser ou faire réaliser par les URD ou (un prestataire) des études de faisabilité détaillées relatives à l installation des SPS ou STE identifiés. Ces dernières devront comprendre : o Une étude technique détaillée devant permettre de dimensionner précisément les équipements de pompage, de traitement, de stockage et de distribution (incluant les kiosques). Elle inclura aussi les éléments de protection des équipements. o Une étude socio-économique relative notamment à la propension des populations ciblées à payer pour le service proposé 6. o Une étude tarifaire relative à la viabilité économique du système proposé 6. o Une étude sur la gestion du PE. - bon pour exécution ( techniques, sociales et financières ) pour lancer les dossiers d appel d offre 2.6 Validation des études de faisabilités - Présenter conjointement avec l URD pour validation les études de faisabilité proposées et s'assurer du suivi de la constitution des dossiers d appel d offre définis. Vraisemblablement, l un sera lié à la fourniture et l installation des équipements de pompage, traitement, stockage et l autre aux travaux hydrauliques et de génie civil. 2.7 Réalisation et supervision des travaux - Proposer à la DINEPA des stratégies de mise en œuvre des travaux (Entreprises de construction, artisans locaux ou ONG); Le Consultant devra également préparer des Termes de Reference pour l exécution des travaux dans le département du Nord Est avec différents partenaires: ONG, entreprises. Indépendamment du partenaire choisi les TDR fournis prendront en compte les points suivants : (1) Demande (2) Participation des usagers, (3) Technologie (4) Contribution Financière (5) Qualité de la mise en œuvre, - (6) Structure tarifaire - P a g e 4

5 - - Proposer de concert avec les URD, une stratégie pour la supervision des travaux (superviseurs ou firme de supervision);le Consultant devra également préparer les Termes de Référence Ingénierie sociale, Gestion et exploitation des systèmes - S'assurer de la mise en place d'une structure pour la gestion et l'exploitation des systèmes en prônant des approches participatives et suivant les documents en vigueur à la DINEPA; - Faire le suivi conjointement avec l URD de la réalisation des activités d'ingénierie sociale dans les localités bénéficiaires du projet (URD, Firmes de consultation, ONG) 2.9 Etablissement des lignes de bases assainissement, Suivi des indicateurs de performance des SAEP ruraux - Coordonner les enquêtes pour la réalisation des lignes de base Eau Potable, Assainissement et Hygiène (si requis) en capitalisant sur les ressources locales et les Techniciens en Eau Potable et en Assainissement pour les Communes qui sont des cellules communales déconcentrées de la DINEPA qui travaillent sous la supervision des URD; - S'assurer que tous les SAEP construits ou réhabilités sont intégrés dans le plan de suivi des indicateurs de performance des SAEP ruraux; 2.10 Accompagnement/renforcement des URD Nord Est dans la gestion de projets - Lors de chaque visite sur le terrain se faire systématiquement accompagner par le ou les membres de l URD concerné ; - Travailler conjointement avec l URD lors de l élaboration des programmations et des rapports mensuels ; - Créer tous les outils pertinents qui permettront à l URD d être pleinement impliqués dans la mise en œuvre et/ou le suivi du projet rural du Programme Bilatéral ; - Former l'urd aux outils de gestion de projets utilisés - Renforcer les capacités des URD dans la réalisation des études d avant projet détaillés et le contrôle des travaux; - Déléguer les activités techniques et sociales aux URD concernés et encadrés les membres de l'équipe. P a g e 5

6 3 Produits Phase 1: Le consultant devra fournir en langue française les produits suivants qui devront être tous être validés par le superviseur et qui conditionneront les paiements (voir 6): 1. Rapport mensuel d activités du mois d Août Ce rapport inclura en outre le chronogramme complet et détaillé de la mission, le chronogramme doit prévoir la date de soumission des livrables tels que (les TDR, POG, POA, Identification des localités et Planification de l investissement) 2. Rapport mensuel d'activités du mois de Octobre 2013 (TDR s révisés pour renforcer les URD et le rapport préliminaire d'identification des localités) 3. Rapport mensuel d'activités du mois de Septembre 2013 dont le draft du document opérationnel du projet; 4. Rapport mensuel d activités du mois de Novembre Ce rapport fera aussi un bilan intermédiaire de la prestation et proposera, si nécessaire, des propositions d activités et un chronogramme révisés et inclura les termes de référence et cahiers de charges des études à lancer; 5. Rapport mensuel d activités du mois de Décembre 2013 et document opérationnel révisés suite à la validation du DMR, de l Equipe de Gestion du Programme et de l'aecid ; 6. Rapport final à soumettre à la fin de Janvier Ce rapport fera le bilan et l analyse complet de la phase 1 de la mission. En plus des rapports énumérés, le consultant devra au moins réaliser 2 présentations «power point», l une dans le cadre de la présentation du POG, POA pour le projet rural dans le Département du Nord Est, l autre lors de la présentation du rapport final. Tous les autres documents comme le document opérationnel du projet, les TdR, les cahiers des charges, mentionnés dans la description de la prestation (voir 2), font aussi partie des produits attendus. Ils devront systématiquement être validés par le chef du DMR et seront soit, adressés à la DINEPA de façon spécifique, soit annexés aux différents rapports mensuels. Ces rapports seront fournis sous format papier (1 original et 3 copies) et sous format électronique. Le consultant devra aussi faire des «débriefings» hebdomadaires auprès du DMR. Ces derniers seront organiser de façon à ne pas interrompre les activités du consultant et auront ainsi lieu, soit le lundi matin, soit le vendredi après-midi. Phase 2: Pour la phase 2, le consultant devra soumettre son rapport mensuel d'activités du projet et des résultats attendus dans le Plan annuel d'opérations. P a g e 6

7 4 Durée La phase 1 de la prestation est d une durée de six (06) mois (1er Août 2013 au 31 Janvier 2014) La phase 2 de la prestation sera d'une durée d'un an (6 Février 2014 au 31 Janvier 2015) 5 Moyens à disposition Les déplacements professionnels du Consultant seront assurés par la DINEPA. Les frais de déplacements privés, notamment liés aux déplacements faits pendant le week-end, seront à la charge du consultant. Toutefois, le consultant aura droit à 1 semaine de vacances tous les deux mois. Le consultant sera basé dans le Nord Est à Fort Liberté et utilisera les bureaux de l URD. Le consultant pourra utiliser tous les équipements de mesures et d analyse disponibles au niveau de l URD et /ou de la DINEPA pour l accomplissement de ses taches Il pourra conjointement avec l URD soumettre des réquisitions pour tout matériel nécessaire au bon fonctionnement du projet rural. Le Consultant devra disposer de son propre ordinateur portable, téléphone cellulaire, appareil de photo numérique et accès internet (via pas exemple des «clés» fournies par les opérateurs de télécommunication) et en faire usage à ses propres frais. 6 Compétences requises Le Consultant devra avoir un diplôme universitaire d ingénieur avec une spécialisation en hydraulique, ou génie civil et démontrer par son expérience acquise qu il possède les compétences requises pour mener à bien la mission demandée ; Le Consultant devra avoir une expérience professionnelle d au moins 8 ans dans le domaine d hydraulique, la gestion des programmes EPA dont au moins 3 ans dans des pays en voie de développement. Le Consultant devra aussi avoir une expérience dans l élaboration et l exécution des projets ruraux. Des expériences en Haïti seraient un plus ; Le Consultant devra s exprimer parfaitement en français et pouvoir élaborer des rapports écrits en français. Une certaine connaissance et compréhension du créole haïtien serait un plus ; P a g e 7

8 7 Rémunération L Offre du Consultant comporte 2 parties.une première pour la phase 1 et l autre pour la phase 2. Conformément à la Convention de Financement, les ressources financières provenant du DFCAS ne pourront pas être utilisées pour le paiement d impôts, taxes de quelque nature ou applicable au pays récepteur, et en conséquence le prix de l offre n inclura pas des impôts, droits et taxes d aucune classe. Le paiement d impôts, taxes, amendes, sanctions, intérêts de retard et autres charges non éligibles par le FCAS, devra être couvert par l apport du Consultant. Pour percevoir ses rémunérations, le consultant devra adresser une facture signée à la DINEPA. Les paiements s effectueront de la façon suivante : Phase 1: - 20% du montant du contrat après signature comme avance de démarrage; - 20% du montant du contrat après la remise et l approbation par la DINEPA du plan de travail,du rapport préliminaire des localités et des termes de référence de l'équipe devant mettre en œuvre le projet dont les URD; - 20% du montant du contrat après la remise et l approbation par la DINEPA du rapport Opérationnel du projet y compris le POA et le PPM; 15 % du montant du contrat après remise et approbation par la DINEPA des Termes de Référence et Cahier de charges des études et travaux à lancer ; - 15 % du montant du contrat après approbation par la DINEPA du POG, POA, PPM révisés suivants les commentaires de la DINEPA et suite à l attribution des marchés relatifs au TDR et cahiers de charge préparés par le Consultant ; - 10 % du montant du contrat après la soumission et l acceptation du rapport final par la DINEPA; Phase 2: Le Consultant fera une offre forfaitaire mensuelle de ses prestations et sera payé à la présentation du rapport mensuel d'activités en lien avec les produits attendus dans le POA. Le Consultant devra inclure le per diem dans son offre. P a g e 8