Siemens Industry Mall. Manuel d administration pour un Administrateur société (CM Company Manager)

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1 Siemens Industry Mall Manuel d administration pour un Administrateur société (CM Company Manager) Page: 1 of 18

2 Table des matières 1 AVANT-PROPOS GESTION DES UTILISATEURS Création d un nouvel utilisateur Adapter les données utilisateur Suppression d utilisateurs Contrôler et imprimer la liste des utilisateurs GESTION DES ADRESSES Gestion de l adresse principale de la société Gestion des adresses de livraison standard Supprimer une adresse de livraison GESTION DES REFERENCES PRODUITS CLIENT Saisie manuelle de numéros d articles client Chargement d un fichier contenant une liste d articles client Supprimer des numéros d articles client Page: 2 of 18

3 1 Avant-propos L Industry Mall de Siemens vous donne un aperçu complet de tous nos produits. Vous y trouverez le détail des données techniques et commerciales. Si vous ne disposez pas d un login, l accès aux données du Mall est limité. En effet, vous ne pourrez pas visualiser de prix, ni placer des demandes d offres/des commandes ou effectuer le suivi de vos ordres. Pour obtenir un login, vous devez introduire une demande d enregistrement. Sachez que seuls les clients Siemens (partenaires disposant d un numéro 1000xxxxxx ou 2020xxxxxx) peuvent obtenir un login sur l Industry Mall. Vous retrouvez votre numéro de client Siemens sur toutes nos factures de vente. Nous attribuons automatiquement le profil d administrateur société à la première personne qui introduit une demande d enregistrement au nom de sa société. Cela signifie que Siemens lui attribue les droits nécessaires pour exécuter les tâches administratives relatives à sa société dans le Mall. Un utilisateur ne disposant pas de ces droits ne peut exécuter les manipulations décrites dans ce document. Cette personne doit assurer la gestion de tous les autres utilisateurs de sa société dans le Mall. Les éventuelles demandes d enregistrement qui nous parviendront ultérieurement seront, en principe, refusées. Par gestion des utilisateurs, nous entendons : Création des utilisateurs Adaptation de leurs données (ex. adresse ) Attribution et adaptation de leurs droits A côté de la gestion des utilisateurs, l administrateur société devra également gérer les numéros d articles client (au cas où votre société utilise d autres numéros de produits que les numéros de produits officiels Siemens) ainsi que les différentes adresses de la société (adresse principale et adresses de livraison). Ce document a pour but de vous aider en tant qu administrateur dans l Industry Mall. Pour toute question ou en cas de problèmes, n hésitez pas à nous contacter. mailto:ebusiness.be@siemens.com Page: 3 of 18

4 2 Gestion des utilisateurs 2.1 Création d un nouvel utilisateur 1. Connectez vous à l Industry Mall ( ) en tant qu administrateur société via le menu Connexion 2. Vous êtes maintenant connecté sur le Mall. Votre numéro de client et votre profil utilisateur apparaissent lorsque vous positionnez le curseur sur le numéro de votre société. 3. Ouvrez le menu Administration Utilisateurs Page: 4 of 18

5 4. Vous recevez la liste des utilisateurs existants de votre société. 5. Cliquez sur le menu Ajouter un utilisateur. 6. La fenêtre ajouter un utilisateur est affichée. Cliquez sur le bouton suivant pour parcourir les 4 étapes de création 1ère étape Sélection société : votre numéro de client et le numéro de votre société sont complétés automatiquement. Cliquez directement sur suivant. 2ème étape Détails utilisateurs => complétez au minimum les zones présentant une * et cliquez sur suivant Page: 5 of 18

6 3ème étape Accès au Système : o Nom d utilisateur = le login que vous utilisez pour vous connecter au Mall o Mot de passe = minimum 8 caractères. Au minimum 3 types de caractères différents (majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux (ex. +=/:.). o Langue : langue par défaut que l utilisateur reçoit après connexion au Mall. Il a encore toujours la possibilité de modifier celle-ci via ses données utilisateurs (modification fixe) ou dans chaque page de l Industry Mall. Page: 6 of 18

7 4ème étape Rôles et droits : Cet écran vous permet d octroyer des droits à l utilisateur. Pour ce faire, vous devez sélectionner un rôle. Il est indiqué dans le haut de la fenêtre. Ex. Customer BE (utilisateur commun). Le rôle choisi contient au préalable toute une série de droits. Afin de parcourir et/ou adapter ceux-ci (ajouter : cocher/enlever : décocher), il vous faut cliquer sur chacun des blocs ci-dessous. Si vous ne souhaitez rien adapter, cliquez directement sur Fin. L utilisateur est sauvegardé dans le Mall. Ex. Détail bloc commande : Ex. Détail bloc Recherche commande : Page: 7 of 18

8 2.2 Adapter les données utilisateur Lorsque le sauvetage est terminé, le nouvel utilisateur est ajouté à la liste des utilisateurs existants. S il n apparaît pas dans celle-ci, cliquez sur le bouton refresh ou sélectionnez Administration utilisateurs. Pour adapter les données de l écran, cliquez sur le nom de l utilisateur souhaité. Les informations détaillées de celui-ci sont affichées dans le bas de l écran. Cliquez sur les différents blocs pour atteindre la zone que vous souhaitez modifier. Ex. Cette zone indique si l utilisateur est actif ou non. Si le statut est inactif, la connexion au Mall n est pas possible! Le statut (actif ou inactif) peut uniquement être adapté à cet endroit. Cocher la zone dans l écran ci-dessus n est pas possible! Ex. Si la structure des adresses change au sein de votre société (ex..be devient..com), vous devez impérativement modifier cette information pour tous les utilisateurs de votre société. Page: 8 of 18

9 Ex. Si vous souhaitez recevoir des mails pour les confirmations de commandes, livraisons à partir du Mall, cochez les zones ci-dessous. Page: 9 of 18

10 Remarque : L utilisateur doit impérativement quitter le Mall et se reconnecter afin que les modifications apportées entrent en vigueur. 2.3 Suppression d utilisateurs Si un utilisateur quitte la société ou change de fonction, nous vous conseillons de supprimer son login du Mall. Pour ce faire, cochez la case devant l utilisateur en question et cliquez sur le menu Supprimer l utilisateur. Confirmez avec ok. 2.4 Contrôler et imprimer la liste des utilisateurs Sélectionner le menu Options Imprimer Page: 10 of 18

11 3 Gestion des adresses L administrateur peut gérer différents types d adresses dans le Mall. L adresse principale de la société Les adresses de livraison standard. On entend par là, les adresses de livraison qui sont utilisées de manière régulière. Si pour certaines commandes, vous devez utiliser une autre adresse de livraison, vous pouvez créer celle-ci à partir du panier et, si nécessaire, l ajouter dans la banque de données du Mall. 3.1 Gestion de l adresse principale de la société 1. Sélectionner Administration Sociétés 2. Dans l onglet Adresses vous trouverez une adresse avec un îcone d une usine. Il s agit de l adresse principale de votre société. Cliquez sur le nom société et choisissez «Afficher les détails». Vous pouvez maintenant modifier les zones nécessaires et confirmer avec le bouton Mémoriser. Page: 11 of 18

12 3.2 Gestion des adresses de livraison standard 1. Sélectionnez le menu Administration Sociétés 2. L onglet Adresses permet de consulter et/ou adapter les différentes adresses de livraison de votre société. 3. Cliquez sur le menu Ajouter une adresse pour créer une adresse de livraison complémentaire. 4. Complétez les zones de l écran et confirmez avec le bouton OK Supprimer une adresse de livraison Pour supprimer une adresse de livraison de la banque de données, cochez la case précédant celle-ci à gauche et cliquez sur le menu Supprimer l adresse. Page: 12 of 18

13 Confirmez avec ok. 4 Gestion des références produits client Si vous avez attribué des références de produits personnels à nos numéros de produits Siemens, vous pouvez les utiliser à différents endroits dans le Mall : Ex. Lors de la recherche de produits, lorsque vous introduisez des produits dans le panier,... Afin de profiter de ces possibilités, vous devez maintenir la liste des correspondances entre vos numéros d articles et les numéros d articles Siemens Vous pouvez saisir cette liste de 2 manières dans le Mall : Soit en introduisant les données manuellement Soit en faisant un import d un fichier Excel 4.1 Saisie manuelle de numéros d articles client 1. Sélectionnez le menu Administration Sociétés 2. Sélectionnez l onglet Références produits client 3. Vous recevez l écran suivant. Page: 13 of 18

14 Ex. Vous pouvez introduire la référence produit client dans votre panier. Le Mall effectuera automatiquement la traduction vers notre numéro de produit 6ES7671-0RC06-0YA0. 4. Pour introduire une nouvelle ligne, cliquez sur Ajouter Réf. 5. Complétez votre numéro d article personnel, le numéro de produit Siemens et votre description personnelle 6. Confirmez avec OK 4.2 Chargement d un fichier contenant une liste d articles client 1. 1ère étape : préparez le fichier à charger Sélectionnez le menu Options Exporter en Excel pour obtenir le format requis du fichier. Vous pouvez exécuter cette manipulation même s il n existe aucun article client pour l instant. Page: 14 of 18

15 Le fichier Excel suivant est créé (s il n y a pas de données, seuls les titres des colonnes sont affichés): Introduisez les nouvelles données dans le fichier Sauvegardez le fichier sur votre PC 2. 2ème étape : chargez le fichier dans l Industry Mall Cliquez sur Importer une liste Vous recevez la fenêtre suivante. Cliquez sur Parcourir pour atteindre votre fichier Page: 15 of 18

16 Confirmez le chargement avec le bouton Importation Page: 16 of 18

17 Résultat : 4.3 Supprimer des numéros d articles client Pour supprimer certains numéros de la liste, cochez la case précédant ceux-ci à gauche de l écran et sélectionnez Supprimer les réf. Confirmez avec OK. Page: 17 of 18

18 Pour supprimer toute la liste en une seule étape, sélectionnez directement le menu Supprimer toutes les Réf. Confirmez avec OK. Page: 18 of 18