Guide pour la préparation d une demande de financement d un projet collectif de formation sur mesure pour les unités

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1 Guide pour la préparation d une demande de financement d un projet collectif de formation sur mesure pour les unités À L INTENTION DES GESTIONNAIRES ET AUTRES RESPONSABLES DE PROJETS DE FORMATION SUR MESURE POUR LE PERSONNEL D UNE OU DE QUELQUES UNITÉS Dernière mise à jour : Septembre 2010

2 TABLE DES MATIÈRES Page Préambule... 2 Processus d une demande de financement d un projet collectif de formation sur mesure pour les unités... 3 Étapes préalables à la demande de financement... 4 Identification du ou des besoins de formation... 4 Précision du projet de formation... 4 Vérification des règles de fonctionnement du ou des comités paritaires de formation... 4 Préparation de la demande de financement... 4 Énoncé de la problématique... 4 Description du projet... 5 Coûts du projet... 5 Présentation de la demande de financement... 5 Réponse à la demande de financement... 6 Support offert par le Service des ressources humaines... 6 Annexe 1 Formulaire de demande de financement

3 2 PRÉAMBULE Si vous projetez de réaliser au cours de l année un projet de formation à l intention d employés de votre unité ou de diverses unités, vous pouvez avoir accès à du financement pour le paiement des frais. En effet, l Université octroie chaque année des enveloppes budgétaires de formation pour les catégories de personnel suivantes : personnel de soutien, personnel de soutien non syndiqué, professionnels, professionnels de recherche, chargés de cours, cadres et directeurs de service. Ces enveloppes sont gérées, pour la plupart, par des comités paritaires de formation. Chaque responsable d un projet collectif de formation sur mesure est invité à soumettre, par courrier électronique, sa demande de financement à la conseillère en formation du Service des ressources humaines. Pour vous aider à obtenir le financement désiré pour un projet collectif de formation sur mesure, vous trouverez aux pages suivantes la marche à suivre.

4 3 PROCESSUS D UNE DEMANDE DE FINANCEMENT D UN PROJET COLLECTIF DE FORMATION SUR MESURE POUR LES UNITÉS Le demandeur* identifie le ou les besoins de formation Le demandeur* précise le projet de formation En utilisant le support de la conseillère** Le demandeur* prépare la demande de financement Le demandeur* envoie par courriel sa demande de financement à la conseillère** du SRH La conseillère** du SRH vérifie et soumet la demande de financement au(x) comité(s) paritaire(s) de formation ou autres instances concernés Les membres du ou des comité(s) paritaire(s) de formation ou autres instances concernés traitent la demande de financement Demande refusée Demande acceptée Le demandeur modifie sa demande de financement Le projet de formation est réalisé Les factures sont transmises à l agente de bureau de l équipe de formation du SRH * Demandeur : gestionnaire ou responsable du projet de formation sur mesure ** Conseillère : conseillère en formation de l équipe de formation du SRH Les frais de formation sont financés par le ou les comité(s) de formation ou autres instances concernés

5 4 ÉTAPES PRÉALABLES À LA DEMANDE DE FINANCEMENT Identification du ou des besoins de formation Avant de préparer la demande de financement, il est essentiel d avoir bien identifié le ou les besoins de formation. Cette étape vous assurera de répondre de façon adéquate à la situation problématique. Précision du projet de formation Il faut maintenant déterminer l activité de formation qui répondra le mieux aux besoins ainsi que les ressources requises pour réaliser l activité. Vérification des règles de fonctionnement du ou des comités paritaires de formation La lecture des règles de fonctionnement du ou des comités concernés vous permettra notamment d avoir un aperçu du financement possible et de confirmer certains choix concernant votre projet de formation (choix du formateur, sélection du personnel à former, etc.). Les règles sont disponibles sur le site Internet des Ressources humaines à l adresse suivante : dans la section Formation et perfectionnement sous la rubrique Guides, formulaires et autres documents. Pour ces trois étapes, nous vous invitons à faire appel aux services de la conseillère en formation du Service des ressources humaines. PRÉPARATION DE LA DEMANDE DE FINANCEMENT Votre demande doit se faire en complétant le formulaire de demande de financement dont vous trouverez un exemplaire à l annexe 1 du présent document. Les informations à inscrire dans le formulaire sont décrites ci-dessous. Énoncé de la problématique Il s agit, dans un premier temps, de démontrer la pertinence du projet pour lequel vous demandez du financement. Pour ce faire, il est primordial d indiquer les éléments qui ont donné naissance au projet. En fait, la description claire et succincte de l origine de votre projet facilitera la prise de décision des responsables du financement. Par exemple, si votre unité a subi récemment une évaluation, il est possible que le nouveau mandat qui découle des recommandations du rapport nécessite un ajustement des compétences des personnes concernées dans votre unité. Ou encore, il se peut, par exemple, que l atteinte d objectifs fixés dans le récent plan triennal de votre unité commande une plus grande mobilisation des employés, une meilleure compréhension de leurs rôles, etc., et que la formation vous apparaisse comme l un des moyens de relever les défis qui se posent à votre unité. Il est bon de décrire ces éléments de contexte dans la présentation de votre projet.

6 5 Par la suite, vous précisez les besoins de formation que vous avez identifiés ainsi que les groupes d employés visés par la formation. Description du projet Que votre projet de formation comporte une ou plusieurs activités, il est utile de présenter une description de chacune de ces activités. Les éléments suivants doivent être inclus dans cette description : les objectifs, la description succincte du contenu, l approche pédagogique souhaitée, le matériel pédagogique utilisé, le ou les moyens d évaluation et de suivi des apprentissages, la durée prévue, les dates précises ou approximatives de la formation, le nom de l organisme de formation ainsi que le nom du ou des formateurs (si connu), le nom et le groupe d appartenance (SEUL, APAPUL, etc.) des personnes visées par la formation. Coûts du projet Les éléments suivants doivent être détaillés dans la présentation des coûts prévus pour la réalisation du projet, et ce, pour chaque activité : les honoraires du ou des formateurs (préparation, prestation, suivi). Il est important d inclure les taxes dans le coût des honoraires; les frais de déplacement et de séjour du formateur; les coûts de location de salles et des pauses santé; les coûts de la documentation et du matériel pédagogique; autres coûts. Si des employés de diverses catégories (ex. soutien, professionnels et cadres) sont visés par l activité ou les activités de formation présentée(s) dans le projet, le montant demandé à un comité est calculé au prorata du nombre de personnes couvertes par l enveloppe gérée par ce comité. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE DE FINANCEMENT Les demandes de financement doivent être soumises par courrier électronique à la conseillère en formation du Service des ressources humaines. Elle vérifie le contenu de la demande pour s assurer que l information inscrite est complète et claire. Par la suite, la demande est acheminée au(x) comité(s) de formation ou autres instances

7 concernés. Pour connaître les délais de présentation de la demande aux comités de formation, vous référer aux règles de fonctionnement des comités concernés. Le ou les comités de formation prennent connaissance des demandes de financement lors de leurs rencontres normalement tenues une fois par mois. Il est par ailleurs souhaitable que, dès le début de l année universitaire, le ou la gestionnaire ou toute autre personne qui projette de réaliser de la formation pour le personnel de son unité ou de diverses unités, en fasse part à la conseillère en formation du Service des ressources humaines. Ces informations seront communiquées aux comités de formation concernés et permettront, entre autres, de faciliter leur planification budgétaire annuelle. 6 RÉPONSE À LA DEMANDE DE FINANCEMENT La réponse est transmise au gestionnaire ou au responsable du projet de formation, et ce, dès que l instance concernée a pris sa décision. SUPPORT OFFERT PAR LE SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Vous avez besoin d aide pour l analyse de vos besoins de formation, l identification de l activité de formation ainsi que les ressources requises ou tout simplement un support pour la rédaction de la demande de financement du projet que vous devez présenter à un comité? Il suffit de vous adresser à la conseillère en formation, Johanne Racine, au poste téléphonique 6463 ou par courrier électronique à l adresse suivante : Johanne.Racine@srh.ulaval.ca De plus, le Service des ressources humaines voit à tout l aspect gestion des activités de formation, à savoir la réservation des salles, la commande des pauses-café, le paiement des honoraires et autres frais (à partir des montants obtenus du ou des comités), l inscription des participants, la consignation des informations utiles au dossier de perfectionnement des employés concernés, la préparation des documents ainsi que la préparation et le traitement des fiches d évaluation. Pour toute question concernant l un ou l autre de ces aspects de la gestion de la formation, vous pouvez vous adresser à Danielle Lemay, agente de bureau, au poste 8216 ou par courrier électronique à l adresse suivante : Danielle.Lemay@srh.ulaval.ca

8 ANNEXE 1 FORMULAIRE DE DEMANDE DE FINANCEMENT D UN PROJET COLLECTIF DE FORMATION SUR MESURE POUR LES UNITÉS

9 DEMANDE DE FINANCEMENT D UN PROJET COLLECTIF DE FORMATION SUR MESURE POUR LES UNITÉS DATE DE LA DEMANDE IDENTIFICATION Unité : Nom du responsable du projet : Fonction : TITRE DE L ACTIVITÉ : NOUVELLE ACTIVITÉ DE FORMATION : oui non DATE DE LA DERNIÈRE DIFFUSION : ÉNONCÉ DE LA PROBLÉMATIQUE Origine du projet (éléments qui ont donné naissance au projet) : But de la formation (situation désirée) : Groupes d employés visés par la formation :

10 DESCRIPTION DU PROJET Objectifs (compétences à maîtriser à la fin de la formation) : Description des principaux éléments de contenu : Approche pédagogique (moyens pour présenter le contenu et favoriser l apprentissage) : Matériel pédagogique (documentation remise aux participants ou matériel) : Évaluation et suivi des apprentissages (mécanismes d évaluation et de suivi prévus) : Durée de l activité : Date(s) de la formation : Heures : de h à h Lieu de la formation : Nom de l organisme de formation et noms du ou des formateurs : 2

11 NOMS ET GROUPES D APPARTENANCE DES EMPLOYÉS VISÉS PAR LA FORMATION # Nom de l employé SEUL APAPUL ACSIUL SCCCUL SPPRUL AUTRE UNITÉ* * Veuillez indiquer le nom de l unité si l employé provient d une unité différente de celle du demandeur. COÛTS DU PROJET Montant demandé Honoraires du ou des formateurs préparation, diffusion et suivi (inclure les taxes) 0,00 $ Frais déplacement et séjour : Transport préciser la ville de départ : 0,00 $ Stationnement 0,00 $ Hébergement 0,00 $ Repas 0,00 $ Frais de location de salle 0,00 $ Frais de matériel pédagogique 0,00 $ Autres frais préciser : 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ TOTAL 0,00 $ RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES 3

12 Section réservée aux comités de perfectionnement COÛT PAR EMPLOYÉ : 0,00 $ COÛT PAR GROUPE D APPARTENANCE SEUL APAPUL ACSIUL SCCCUL SPPRUL AUTRE 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4