SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS 14 RUE DE THIONVILLE PARIS

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1 SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS 14 RUE DE THIONVILLE PARIS 92PC4081 CONTROLE DES COMPTES DE L EXERCICE 2010 PAR LE CONSEIL SYNDICAL ASSISTE DE M PIERRE MARTIN AUDITEUR DE L ARC CABINET IMMOdeFRANCE 20 RUE TREILHARD PARIS 1. PRESENTATION 1.1. Statut de la copropriété et Conseil syndical

2 Statut et Conseil syndical Syndicat de copropriété : Oui Dénomination de la copropriété : RESIDENCE AQUARIUS Adresse de la salle du conseil syndical : 14 rue de Thionville Paris Nom du Président du Conseil Syndical (CS) : M FAVARETTO Adresse : 14 rue de Thionville Paris Téléphone : Portable : patrick.favaretto@free.fr 1.2. Syndic : Statut et Gestionnaire Nom de la société de syndic titulaire de la carte professionnelle : IMMOdeFRANCE Carte professionnelle : G5472 Gestionnaire : Mme VALLEE (depuis 2 exercices) nathalie.vallee@immodefrance.com Comptable : M BONNEAU Juriste : Mme REVILLAT Adresse du cabinet : 20 rue Treilhard Paris Téléphone : Télécopie : Immeuble : Caractéristiques de ou des immeubles Année de construction : 1970 Nombre de lots principaux : 495 Nombre d étages : R + 6 à R +11 Nombre de commerces : 2 superettes, crèches, commerces divers Nombre de cages d escalier : 9 Nombre de places de parking fermé : Oui Espaces verts : Oui Nombre de places de parking ouvert : environ Personnel et équipements : Personnel Nombre de gardiens : 2 Nombre d employés d immeuble : Non Eau : Contrat collectif répartition sur relevés de compteurs : eau froide : Oui - eau chaude : Oui Chauffage : Collectif avec production d énergie fournie par un réseau de chauffage : Oui Répartition en tantièmes : Oui Contrat de surveillance technique : Oui Ascenseurs : Nombres d appareils : 10 Mise en conformité réalisée : phase 1 : Non phase 2 : Non phase 3 : Non Contrat d assistance technique : Oui 1.5. Gestion et finances : Exercice comptable début : 1 janvier fin : 31 décembre Compte bancaire séparé : Oui Date des deux dernières AG : 30 juin juin 2009 Date prévue pour la prochaine AG : 15 avril 2010 RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 2

3 2. ANALYSE DU COMPTE DE GESTION POUR OPERATIONS COURANTES : ANNEXES 2 ET 3 : 2.1. Charges générales : Contrats de maintenance : Entretien des terrasses : Prestataire : SICANET EURL est remplacé par ABSO En 2010, ce poste enregistre une provision. Espaces verts : Prestataire : BRANCHES ET JARDINS PATRICK REICHER 128 rue de Crimée Paris. Contrat du 20 août 2004 N Date d effet : 1 janvier 2005 Coût mensuel de la prestation à la conclusion : Durée : 1 an renouvelable par tacite reconduction Résiliation par lettre recommandée A/R et préavis de 1 mois. Clause de révision de prix : non précisée ; le syndic doit s adresser au prestataire et demander une clause du type : P = Po x (15 % + 75 % S/So + 10 % FSD/FSDo) 15 % = part fixe du coût de la prestation couvrant les charges fixes de l entreprise S = indice des salaires indice des salaires dans les entreprises du bâtiment publié au Moniteur des Travaux Publics par exemple Entretien et petites réparations : Les auditeurs demandent que les factures visées par le Président du conseil syndical soient transmises à la comptabilité, attachées et classées avec chaque dossier (factures de plus de 300,00 ) Assurance : Compagnie : GENERALI Courtier : SGB CONSEILS ET COURTAGES D ASSURANCE Contrat du Date d effet : Date d échéance principale : Indice à la souscription : Surface développée : m² Prime à la souscription : TTC Les deux contrats bénéficient des conditions spécifiques définies par l intercalaire courtier qui améliorent les plafonds des indemnités et suppriment les franchises sur les risques les plus courants Variation 2008 Variation 2009 Variation 2010 % % % Indice FFB 731,80 5,36 771,00 5,11 810,40 0,17 811,80 Prime ,09 4, ,00 2, ,30-17, ,00 Prime/m² 1,02 1,07 1,10 0,90 La renégociation du contrat bénéficie au syndicat, la prime au m² de surface développée est pour 2010 inférieure à 1 par m², mais elle reste chère par rapport au coût constaté dans certaines copropriétés ; le syndicat paie sa sinistralité Rémunération du syndic : Les honoraires renégociés permettent de retrouver un niveau de rémunération performant ; le coût annuel par lot est de au lieu de 204,00 en Débours : Reproduction de la convocation AG : Prestataire SAGRI INFORMATIQUE 67 rue de Provence Paris Reproduction du PV AG : RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 3

4 Prestataire SAGRI INFORMATIQUE L appel à la soustraitance permet de maîtriser les charges de reproduction. Location salle et sonorisation : Ce coût est dû à la location de la sonorisation facturée Cette prestation est beaucoup trop chère, le syndic doit pouvoir fournir cette prestation à meilleur coût soit en faisant une recherche d un prestataire par appel à la concurrence, soit en investissant lui-même dans un matériel Prestations particulières : Vacations conseils syndicaux : Bien qu en diminution de 25 %, ces prestations restent chères, le conseil syndical doit rechercher les moyens de réduire la charge : réduction du nombre de conseil tenu avec la présence du syndic, écourter les séances, multiplier les visites du syndic durant les heures de bureau, privilégier la communication téléphonique, internet, désigner des responsables de commissions qui assureront le suivi des dossiers en coordination avec le syndic et rendront compte au président. Vacations tenue assemblée générale : Ce poste diminue de 18,57 % par rapport à l année 2009 ; mais la prestation reste trop chère, pour assurer la maîtrise du coût, il faut : une réduction du nombre des représentants du syndic mettre en place un logiciel d assistance à la gestion des votes ; mais le syndicat ne doit pas accepter les conditions tarifaires proposées par le syndic : 6.34 TTC par lot, si la copropriété opte pour l utilisation du vote électronique, soit TTC pour votre syndicat plus le coût de la présence du ou des représentants du syndic ; le syndicat ne trouverai pas d intérêt à opter pour le vote électronique Autres honoraires : Honoraires de dossier sinistre : La gestion des sinistres dont la source est dans les parties communes est un acte décrit par l arrêté du 19 mars 2010 et l avis du Conseil National de la Concurrence du 29 septembre 2007 (voir les paragraphes III-3 et IV). La gestion des sinistres dont la source est dans les parties privatives est facturée au débit du compte du copropriétaire responsable Charges tous bâtiments : Electricité : Les tableaux préparatoires de la répartition des coûts de l électricité ont été présentés et sont validés par les auditeurs Contrat de maintenance : Mise à disposition de personnel : Prestataire : AMEN SERVICES 38 rue Victor Hugo Asnières sur Seine L augmentation 2010 de 1,20 % est inférieure à la moyenne constatée pour la prestation. Surveillance : Prestataire : GARD PRIVEE 17 avenue Gambetta Paris. Contrat du 18 février 2008 Date de prise d effet : 13 février Prestation : surveillance sous forme de rondes et de surveillances statiques par deux 2 maîtres-chiens de 19 h à 4 h 30 soit 19 h par jour. Coût de la prestation à la conclusion : TTC. Durée : 1 an renouvelable par tacite reconduction Résiliation par lettre recommandée A/R et préavis de 1 mois. Clause de révision de prix : non précisée. Après une augmentation de 0,81 % en 2009, ce contrat vous est facturé en 2010 au prix Le conseil syndical et le syndic doivent veiller à la variation du coût de cette prestation au cours des prochains exercices. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 4

5 Entretiens des extincteurs : Le contrat ISS a été résilié, le syndic doit vérifier la date et la qualité de la prestation ISS et si besoin recouvrer le tropperçu auprès du prestataire Salaires : Monsieur Didier ROUTIER est gardien d immeuble catégorie B coefficient 255 depuis le Nombre d UV = , soit un taux d emploi de 125 %. Avantages en nature : Logement 3,00 x 54 m² 162,00 Chauffage 0,1325 x 120 kwh 15,90 Madame Annick ROUTIER est gardienne d immeuble catégorie B coefficient 255 depuis le Nombre d UV = , soit un taux d emploi de 100 %. Les salaires calculés selon les textes respectent la législation du travail et la convention collective ; l augmentation salariale définie par l avenant 75 est appliqué en mai 2010 avec un mois de retard sans rappel ; les déclarations annuelles de salaires sont établies, le montant de cette augmentation ne justifie pas une correction Charges sociales : Les charges sociales et patronales calculées selon les textes respectent la législation du travail et la convention collective Taxes sur les salaires : La taxe sur les salaires calculée selon les textes respecte la législation du travail et la convention collective Autres (médecine du travail, mutuelles, etc.) : Evaluation des risques professionnels : Cette prestation n est pas obligatoire tout les ans, le syndic doit résilier le contrat et fera une mise à jour du Document Unique d Evaluation des Risques professionnels que lors des changements notoires des tâches ou des conditions de travail des employés du syndicat Charges de chauffage : Electricité : Les tableaux préparatoires de la répartition des coûts de l électricité ont été présentés et sont validés par les auditeurs Rémunération du bureau d étude : Prestataire : EUROTEC La prestation 2010 augmente de 2,58 %, ce taux est normal pour cette prestation ; toutefois ce contrat reste cher. Le conseil syndical peut s adresser aux spécialistes de COPROPRIETE SERVICES pour avoir des conseils afférents à la gestion du chauffage et l adresse de cabinets d étude. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 5

6 2.4. Charges de combustible : Chauffage, énergie et combustibles : Périodes Quantités Coûts PU kwh Prime fixe 31/12/2007 au 31/01/ ,92 39, ,70 31/01/2008 au 28/02/ ,44 39, ,70 28/02/2008 au 31/03/ ,30 39, ,70 31/03/2008 au 30/04/ ,89 39, ,70 30/04/2008 au 31/05/ ,41 28,58 31/05/2008 au 30/06/ ,01 28,58 30/06/2008 au 29/07/ ,43 28,58 29/07/2008 au 31/08/ ,07 28,58 31/08/2008 au 30/09/ ,05 30,86 30/09/2008 au 31/10/ ,31 42, ,38 30/10/2008 au 29/11/ ,44 44, ,72 29/11/2008 au 31/12/ ,97 44, ,72 Remise contrat grand compte ,37 Total ,87 38, ,62 31/12/2008 au 31/01/ ,27 44, ,72 31/01/2009 au 28/02/ ,38 44, ,72 28/02/2009 au 31/03/ ,33 44, ,72 31/03/2009 au 30/04/ ,99 44, ,72 30/04/2009 au 31/05/ ,42 30,86 31/05/2009 au 30/06/ ,49 30,86 30/06/2009 au 31/07/ ,93 30,86 29/07/2009 au 29/08/ ,52 30,86 29/08/2009 au 28/09/ ,06 30,86 28/09/2009 au 28/10/ ,90 43, ,72 28/10/2009 au 30/11/ ,80 44, ,72 29/11/2009 au 31/12/ ,88 44, ,72 Remise contrat grand compte ,70 Total ,27 41, ,04 31/12/2009 au 31/01/ ,40 44, ,72 31/01/2010 au 28/02/ ,76 44, ,72 28/02/2010 au 30/03/ ,53 44, ,72 30/03/2010 au 29/04/ ,66 44, ,72 29/04/2010 au 29/05/ ,45 31,30 39/05/2010 au 28/06/ ,07 30,86 28/06/2010 au 31/07/ ,65 30,83 31/07/2010 au 30/08/ ,08 30,86 30/08/2010 au 29/09/ ,50 30,86 29/09/2010 au 29/10/ ,50 43, ,72 29/10/2010 au 28/11/ ,86 44, ,40 28/11/2010 au 31/12/ ,29 44, ,40 Remise contrat grand compte ,27 Total ,48 41, ,40 Tableaux d analyse des consommations : 2008 Variation % 2009 Variation % 2010 Quantité totale de vapeur livrée , , Quantité de vapeur réchauffage ECS , , Quantité de vapeur chauffage , , DJU , , Quantité vapeur chauffage corrigée , , RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 6

7 Ce premier tableau compare les consommations de chaque exercice par rapport à celles de l exercice précédent. Les consommations de vapeur nécessaires au réchauffage de l eau chaude sanitaire sont calculées en multipliant les consommations des mois d été par Variation % 2009 Variation % 2010 Quantité totale de vapeur livrée , , Quantité de vapeur réchauffage ECS , , Quantité de vapeur chauffage , , DJU , , Quantité vapeur chauffage corrigée , , Ce second tableau compare les consommations de chaque exercice avec celles de l exercice Ce contrôle peut être affiné par les relevés mensuels de la quantité d eau chaude sanitaire réchauffée. Nous constatons que les consommations des exercices 2008 et 2010 à besoin constant sont voisines, et que celle de l exercice 2009 était en fort dépassement. La demande de baisser la température de référence de 1 ne semble pas avoir eu de résultat mesurable. L augmentation du poste fourniture de vapeur se justifie par les besoins de chauffage exprimés en DJU (Degrés Jour Unifié) calculé par METEO FRANCE station de Paris Montsouris : DJU en 2010 contre DJU en 2009 et DJU en Le syndic doit saisir la remise grand compte en déduction du comme en Le syndic doit saisir la prime fixe dans un compte 6140 contrat de maintenance, cette charge représente votre quote-part à l entretien du réseau CPCU. Le conseil syndical et le syndic doivent interpeler le prestataire en charge de l exploitation de la sousstation la continuité de l exploitation de la sous-station, la contreperformance 2009 doit être expliquée Charges d ascenseurs tous escaliers : Electricité : Les tableaux préparatoires de la répartition des coûts de l électricité ont été présentés et sont validés par les auditeurs Contrat de maintenance : Maintenance ascenseur : La charge diminue suite au changement de prestataire Rémunération du cabinet d expertise : Cette charge est comptabilisée en 2009 et Le syndic doit revoir cette imputation et régulariser si besoin Spécifiques pour certaines imputations afférentes aux charges d ascenseurs : Charges d ascenseur escalier : Le tableau préparatoire de la répartition des coûts a été présenté et a été validé par les auditeurs Charges bâtiment eau : Eau : La consommation d eau livrée en 2010 comptabilisée est de m3 à comparer avec les consommations 2008 : m3 et 2009 : m3 (la consommation de l exercice 2009 est un peu plus importante car elle représente 13 mois de facturation. Cette diminution de la consommation ne semblent pas confirmer, le syndic doit vérifier les consommations d eau du début 2011 pour valider le besoin de régulariser la charge 2010 en passant une provision. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 7

8 2.7. Conclusion sur l analyse du compte de gestion pour opérations courantes : Le relevé général des dépenses est classé selon des codes propres au programme informatique, le décret du 14 mars 2005 définit que les annexes comptables doivent classées selon l ordre séquentiel du plan comptable ; ces choix différents compliquent le rapprochement des divers documents. Le syndic doit revoir certains postes avant arrêté des comptes et plus particulièrement la consommation d eau. 3. ANALYSE DE L ETAT FINANCIER : 3.1. Comptes de tiers : Fournisseurs et Factures non parvenues : Comptes créditeurs dettes du syndicat auprès des fournisseurs : Totalisent la somme de ,37 en augmentation de 255 % par rapport à 2009, elle représente la dette résultant de la gestion des opérations courantes ; l assemblée à voter des travaux appelés à concurrence de ,00. Les engagements totaux du syndicat sont ,15, la trésorerie constatée est de ,48 ; elle ne couvre que 92 % des engagements. Comptes débiteurs : Un compte fournisseur reste en anomalie débit, ce solde est antérieur au 31/12/2009. ERENIS = Le syndic doit recouvrer rapidement cette créance URSSAF, GARP ET CRIP : La dette du syndicat est de , Copropriétaires et Copropriétaires partis : Copropriétaires débiteurs : Totalisent la somme de ,65 dont : 14 créances supérieures à 1 000,00 et inférieures à 2 500,00 14 créances supérieures à 2 500,00 Copropriétaires créditeurs : Totalisent la somme de ,67 dont : SIEMP : ,55, ce copropriétaire était un gros débiteur fin Les comptes de ESCOFFIER Jean méritent une attention particulière, le compte est débiteur de 1 342,00, le compte est créditeur de 1 712,06 Plusieurs sommes sont afférentes à des ventes comptabilisées dans les sous-comptes 4509,. Le syndic doit justifier la date de vente et le motif qui explique que ces comptes soient restés créditeurs après la vente? Ces informations sont nécessaires pour apurer ces comptes et savoir quelles sont les sommes acquises au syndicat? RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 8

9 Débiteurs divers : Deux comptes en suspens depuis 2009 sont à justifier : Avances : , le syndic doit justifier le nom du ou des tiers qui ont reçus cette avance, la ou les dates de recouvrement? Intérêts de retard : 42.43, ce solde est certainement en anomalie, le syndic doit rechercher la source de cette écriture et apurer le compte Charges payées d avance : Quote-part des factures payées au cours de l exercice 2009 qui seront comptabilisées en charges de l exercice Compte de trésorerie : Banque : Les engagements totaux du syndicat sont ,76, la trésorerie constatée est de ,48 ; elle ne couvre que 92 % des engagements. 4. CONCLUSION : Le conseil syndical et le syndic doivent impérativement analyser tous les comptes de copropriétaires, de débiteurs divers, de provisions sur travaux de l article 14-2 en suspens pour proposer à l assemblée un plan d apurement des comptes ; si besoin une part des fonds pourra être affectée en avance pour financer les créances dues par les copropriétaires en attendant leurs recouvrements. A Paris, le 11 mai 2011 Pierre MARTIN Auditeur de l ARC RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2010 Page 9