INTEGRATION DES ECARTS DE STOCK DANS UN MODELE DE COUTS INDUSTRIELS

Transcription

1 INTEGRATION DES ECARTS DE STOCK DANS UN MODELE DE COUTS INDUSTRIELS 1. EXPOSE DU CAS A TRAITER Une société industrielle utilise Expertizers pour calculer, sur un exercice, les coûts d approvisionnement, de production, de stockage et d administration de son site de production et les apprécier au niveau de ses produits finis en calculant au plus juste le prix de revient de chacun. Les coûts des diverses activités sont imputés directement ou indirectement sur des évènements métiers représentés par le total de chaque produit fabriqué entre le début et la fin de l exercice. Le modèle métier décrit les processus de fabrication recomposant ainsi les gammes de fabrication dont sont déduites des heures de MOD consommées. De même le modèle utilise une classe du fichier matières incluant les nomenclatures de chaque produit fini. Chaque produit est donc détaillé de ses composants le constituant, en quantités et au dernier PMP de fin d exercice. Après avoir traité les évènements métiers, incorporant aux diverses activités ouvertes, coûts directs et indirects, se pose la question de savoir si les consommations directes de matières via les nomenclatures sont en phase avec les sorties de stock matières effectuées vers la fabrication au cours de l exercice. Assurément, des écarts vont être mis en évidence et l objet de ce document est de vous montrer comment les écarts, en plus comme en moins, peuvent être intégrés dans le modèle et reportés au niveau de chaque ligne d évènement métier. 2 PRESENTATION DE LA RESOLUTION DU CAS Pour limiter la résolution au seul objectif fixé nous nous contenterons d un modèle faisant apparaître le strict minimum d information nécessaire à la démonstration. Pour ce faire, nous créons à partir du modèle vierge, un modèle appelé (par exemple) cas_ecarts.ex1 et après avoir ouvert le modèle à l utilisation du fichier matières (Menu / utilitaires / Activer l utilisation d un fichier matières), voici la suite de la procédure que vous pourrez dérouler par vous-même. 2.1 CREATION D UNE ENTITE Pour ouvrir l accès à la saisie d activités, nous créons une entité, appelée SITE (par exemple), dans l arborescence (niveau entity description / clique droit souris / insérer un sous-niveau). 1

2 2.2 CREATION DU FICHIER D EVENEMENT METIER Nous nous appuierons sur un fichier d évènements qui se limite au descriptif standard du modèle vierge. Voici sous Excel les données préparées. Elles sont consolidées au niveau de deux produits finis GROUP_1, GROUP_2 mais il n y a aucune restriction à présenter un fichier plus détaillé, par exemple par ordre de fabrication, 2.3 CHARGEMENT DES NOMENCLATURES DANS LE FICHIER MATIERES Nous nous appuierons sur le fichier matières qui se situe dans le répertoire expertizers/ import/ material_list.txt fournit en exemple dans la version d évaluation. Le voici en affichage partiel sur excel avec les données intéressantes NB: Pour simplifier les règles de calcul dans le modèle, le prix (mat_price) est donné pour la quantité consommée de composant (mat_qty) et la nomenclature est établie pour une unité de produit fini (bom_qty_ref = 1). Le fichier est chargé dans le modèle (Menu / Lot Batch / Charger un fichier des matières / Charger (administrateur) Les données sont répertoriées dans une classe quelconque, par exemple nous avons choisi le nom de classe NOMENCLATURES 2

3 2.4 CREATION D UNE ACTIVITE (par exemple COUT_MATIERES) Nous lions l activité COUT_MATIERES au fichier des matières par la variable product_code du descriptif du fichier d évènements métier (correspondant à la colonne C code produit fini du fichier d évènements métier). Les règles de calcul sont simples : La quantité produite de chaque ligne d évènement traitée est multipliée par la quantité du composant (mat_qty) pour calculer la quantité totale consommée de composant, et par le coût (mat_price) pour calculer le coût du composant pour la quantité produite. 2.5 CREATION D UNE ACTIVITE DE NOM ECART_MATIERES ou DE NOM MATERIAL_GAP Il suffit de donner l un de ces deux noms à l activité, en ne tapant rien de plus. Sur l option Validate, le système se charge de remplir les bonnes zones de l activité. Notamment pour forcer l activité à apparaître dans les résultats du traitement du fichier d évènements, le système incruste automatiquement une règle activity_value = 1. 3

4 2.6 CREATION D UN FICHIER DES SORTIES DE STOCK Ce fichier, qui d ailleurs peut provenir directement du système d information, doit être formaté de la même manière que les données alimentant le fichier des matières. Il fournit par composant dans un groupe imposé, bien précis (OUTPUT_VALUES), la quantité totale sortie du stock vers la production (colonne mat_qty), ainsi que la valorisation en coût de cette quantité (colonne mat_price). Les quantités sorties peuvent provenir de la comptabilité ou du résultat d un inventaire physique valorisé selon les règles en vigueur dans l organisation (souvent au dernier PMP connu). Voici le fichier constitué pour traiter le cas. 2.7 CHARGEMENT DES SORTIES DE STOCK DANS LE FICHIER DES MATIERES Le fichier est chargé dans le modèle (Menu / Lot Batch / Charger un fichier des matières / Charger (administrateur) Charger les données dans une classe quelconque, par exemple OUTPUT_VALUES pour rester homogène avec le groupe imposé. Voici l affichage du contenu du fichier des matières à ce stade, c est-à-dire incluant de façon séparée les données des classes NOMENCLATURES et OUTPUT_VALUES. Chemin Menu / Lot Batch / Charger un fichier des matières / Lister les matières. 4

5 2.8 LANCEMENT DU CALCUL DES ECARTS DE STOCK Toutes les conditions de préparation des données sont maintenant réunies pour lancer le calcul des écarts. Toutefois, vous devez d abord charger et traiter le fichier d évènements métier (Lot Batch /Charger les évènements / Charger fichier simple), éventuellement réaliser aussi la récupération des coûts indirects extraits d un modèle comptable. Voici la matrice après traitement des évènements. Vous noterez que tous les évènements font ressortir une ligne d activité ECART_MATIERES, pour l instant avec activity_value = 1 et activity_cost = 0. Pour le calcul des écarts, voici les deux nouveaux choix inscrits au menu. La procédure de calcul des écarts contrôle la présence de toutes les données nécessaires. Si plusieurs activités pointent sur le fichier matières avec une règle de coût qui contient la variable mat_price, la procédure prévoit de vous en avertir et dans ce cas vous propose de mettre en place un filtre de sélection. En effet, comme le fichier des matières est utilisable de façon générique, il se peut que des activités, tout en utilisant la variable mat_price, doivent être écartées de la procédure. La procédure s achève par le message suivant : Il vous incite à vous reporter à la liste des écarts puis aux matrices de résultats du menu Résultats / Lot par activité ou Lot par activité + données évènements (BUSINESS EVENTS BY ACTIVITY). 5

6 2.9 ANALYSE DE LA LISTE DES ECARTS La liste se compose de trois natures MATCH : les lignes de matières qui ont trouvé leur correspondance dans les évènements et dans les sorties de stock OUTPUT : les sorties de stock de matières absentes des évènements EVENT : Les matières d évènements absentes des sorties de stock Vous pouvez les filtrer et les trier par code matière ou par pourcentage d écart (coût en décroissant et en valeur absolue). Les colonnes les plus intéressantes sont Gap pct en quantité et en coût. Les listes sont directement exportables au format excel. Quant aux matrices par évènement / activité, leur affichage montre que maintenant l activité ECART_MATIERES a été mise à jour, notamment au niveau de la colonne Activity_cost. Notre objectif final est de vous expliquer comment son contenu a été calculé. En fait c est très simple! Voici la matrice évènements / activités. Penchons nous sur les lignes ECART_MATIERES. 6

7 Pour obtenir ,322 d écart de coût matières sur le produit fini GROUP_1 il suffit de reprendre chacun de ses composants en multipliant leur coût par le % d écart de coût constaté dans la liste des écarts de la page précédente. Ainsi : ,322 = ( * 0,2778) / ( * -5,5556) / ( * 0,6286) / 100 De même pour le produit fini GROUP_ ,7735 = (2.750 * 0,6286) / ( * -3,6364) / 100 En conclusion, sans connaître les raisons profondes des écarts globaux constatés sur chaque matière, ceux-ci se retrouvent réaffectés sur chaque évènement au prorata de leur coût consommé respectif de chacun de leurs composants. Ce que nous avons pu faire au niveau des coûts n a pas de sens au niveau des quantités, car cela reviendrait à une addition de quantités de composants avec des unités de mesure hétérogènes. Par contre ce qui importe c est de se pencher au global sur les écarts de quantités dont les raisons sont diverses et variées : nomenclatures approximatives, absence de règles de pertes matières, mauvaises productions, coulage, En conclusion, Le modèle de coûts Expertizers devient encore plus précis dans la maîtrise des coûts, aidant le contrôleur de gestion à assurer un rapprochement indispensable dans ses fonctions de suivi industriel. FIN DU DOCUMENT 7