Atelier Gestion de projets européens Pour les ADL

Transcription

1 Atelier Gestion de projets européens Pour les ADL Comment élaborer une planification de mon projet européen? Valérie Henrotte pour Progress Consulting

2 Méthodologie et principes de formation Objectif : faire progresser, pas évaluer Lieu d échanges entre participants Basé sur votre expérience Travail sur les comportements, pas sur les personnalités

3 Détails pratiques Horaires et pauses GSM Syllabus

4 Présentations Mon nom, mon prénom Ma fonction Mes attentes

5 Objectif Partie: Comment élaborer une planification de mon projet européen? Trouver des clés, outils et techniques pour: fixer des objectifs clairs pour un projet prioriser les objectifs identifier et planifier les tâches qui sont en lien avec ces objectifs

6 Plan Introduction: définition, clés du succès Fixer des objectifs SMART Prioriser les objectifs Etablir un plan d actions Planifier un projet Différents ateliers Travail sur la base d un de vos projets

7 Définition d un projet Le projet est une entreprise ponctuelle et limitée dans le temps destinée à produire un résultat, un produit, un service qui répondra aux besoins d un client.

8 Projet & opérationnel Projet - Nouveau - Changement - Temporaire - Unique Opérationnel - Day to day - Planifié - Répétitif

9 Clés de succès d un projet Définition claire des objectifs (SMART) Définition claire des besoins Prioritisation des objectifs Identification claire des intervenants et de leurs rôles Susciter la participation des intervenants Bonne coordination et bonne communication au sein de l équipe Cohérence avec la stratégie globale de l entité Suivi et assistance si nécessaire après la livraison Enthousiasme et optimisme Forte motivation du PM Planification réaliste et suivie Qualité de l analyse, de la prévision et de la gestion des risques

10 Planifier un projet: difficultés et points positifs

11 Des objectifs identifiables. Analyser les besoins exprimés dans les documents à disposition => fixer un sujet (le thème du projet), puis des objectifs clairs 11

12 Objectifs SMART * Spécifique * Mesurable * Acceptable * Réaliste * Temps 12

13 Comment formuler un objectif «clair et utilisable»? Pour être «clair et utilisable», l objectif doit être SMART. Un objectif peut faire référence au qualitatif comme au quantitatif => doit être SMART dans les deux cas Remarque: Le qualitatif se mesure aussi, en tout cas s observe définition précise Exemple : Un objectif comme «mieux communiquer sur l actualité des activités des commerces dans la commune X» est un objectif mal défini et vague. Le préciser en décrivant plus précisément le qualitatif: EX: «diffuser à l ensemble de la population un toute boîte mensuel comprenant l actualité des commerces de la commune X» 13

14 Exemple «Favoriser la création d outils de formation» => «D ici un an, les partenaires ADL Z, Ecole d administration X, auront diffusé, un modèle de compétences à acquérir, au sein de la population des apprentis formés» 14

15 Exercice Ces objectifs ne sont pas SMART. Transformez-les! Mieux communiquer sur la gestion de l eau Améliorer les outils de gestion de l eau existants Finaliser le réaménagement d une zone portuaire Travail en duo 10 min de préparation 15

16 Indicateur de performance Va permettre de mesurer ou d observer que l objectif est atteint. Est intégré à l objectif. Ex : «D ici un an, les partenaires ADL Z, Ecole d administration X, auront diffusé un modèle de compétences à acquérir au sein de la population des apprentis formés.» => Diffusion effective 16

17 Atelier 1: Rendre les objectifs clairs et utilisables Objectif: Rendre les objectifs du projet clairs et utilisables Les rendre SMART. Après avoir déterminé le sujet (thème du projet), fixer un objectif SMART pour le projet (chaque participant part du dossier distribué) Travail en duo 15 min de préparation 17

18 Comment prioriser les objectifs? Tenir compte de l importance et de l urgence de chacun 18

19 Prioriser : comme Eisenhower URGENT PAS URGENT IMPORTANT PAS IMPORTANT 19

20 Important <> Urgent Importance Contribue à la réalisation de vos priorités capitales / valeurs / mission Parfois peu urgent Exige proactivité, initiative Urgence Parfois sans importance Nécessite une (ré)action immédiate Ex. téléphone qui sonne 20

21 Atelier 2: Etablir un plan d actions Objectif: Fixer un plan d actions pour chaque objectif Lister les actions ( tâches ) en lien avec l objectif établi Travail en duo (Une liste par projet => deux listes par duo) 15 min de préparation 21

22 Plan d actions Plan d actions = tâches à accomplir pour atteindre l objectif Exemple : 22

23 Comment définir l importance d une tâche? A. Avant de prioriser, analyser vos tâches 1. Quel est le destinataire de la tâche? 2. Que doit-il se passer exactement? 3. Qui est concerné? 4. Comment agir? 5. Quel résultat faut-il obtenir? 23

24 Comment définir l importance d une tâche? B. Une fois la tâche analysée, l importance de celle-ci sera déterminée : - En fonction de l'impact sur l autre - En fonction de l'impact sur moi-même - En fonction de l'impact sur les procédures 24

25 Planification du projet W.B.S DiAGRAMME PERT DIAGRAMME GANTT

26 Qu est-ce que le WBS? W.B.S. = Work (which work to achieve the delivrables) Breakdown (details ) Structure (organisation ) décomposition en activités à exécuter par l équipe projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les délivrables requis. Il organise et définit l entièreté du projet. Chaque niveau représente et détaille les activités du projet.

27 Les connexions : diagramme de PERT Program Evaluation Review Technical 27

28 Diagramme de PERT Conçu par la marine américaine afin de mettre en carte et de garantir la coordination des tâches. Dressez une liste des différentes étapes qui seront nécessaires pour mener à bien un projet (p. ex. : au moyen de post-it). Dessinez un réseau de relations entre les différentes étapes (cercles) Ecrivez la lettre correspondant à l étape au-dessus de la ligne. Le temps estimé entre les étapes se trouve sous la ligne, entre les cercles. (3) (5) (7) Les étapes prioritaires se trouvent en premier lieu et par ordre chronologique afin d'indiquer le déroulement correct. (A, B, C) Le diagramme montre non seulement la relation entre les différentes étapes d'un projet, il sert également d'outil à l indication de certains points critiques. 28

29 Diagramme de GANTT 29

30 Diagramme de GANTT Conçu en 1917 par Henry L. Gantt Outil pour le responsable du projet Excellent moyen de communication entre tous les «acteurs» concernés par un projet - Chaque tâche est indiquée au moyen d une ligne - L extrémité gauche de la ligne indique le début de la tâche - L extrémité droite de la ligne indique la fin de la tâche - Les colonnes représentent les jours, les semaines et les mois en fonction de la durée du projet - Les tâches peuvent se succéder ou être exécutées en parallèle 30

31 Qu est-ce qu un parcours critique? Dans la planification d'un projet apparaît un parcours critique quand certaines activités (ou «tâches») à faire sont tributaires d'autres activités. Exemple: Une activité ne peut démarrer qu'après la fin d'une autre activité. 31

32 Parcours critique 32

33 PERT & GANTT Etape 1 : déterminer les tâches à effectuer Attribuer une lettre code à chaque tâche à effectuer Indiquer leur durée Etape 2 : réaliser le tableau des antériorités Pour chaque tâche rechercher à quelle(s) autre(s) opération(s) elle succède Etape 3 : évaluer la durée totale du projet Etape 4 : repérer les tâches n admettant aucun retard Etape 5 : représenter le chemin critique Etape 6 : élaborer le diagramme de GANTT

34 Exemple: Achat nouvelle imprimante LA PLANIFICATION DU TRAVAIL : PERT -GANTT La décision vient d être prise d acquérir une imprimante thermique à codes à barres. Le choix de l imprimante déterminera le type d étiquette qui pourra être utilisé e chez vous. D autre part, la formation des opérateurs se fera dans votre organisation. Les tâches à réaliser, ainsi que leur durée, sont répertoriées ci-dessous :. Code Description Durée Antécédents A Collecte de la documentation sur les 2 semaines imprimantes : B Choix du matériel : 1 semaine C Etude de la documentation, 2 semaines démonstration par les fabricants : D Installation de l imprimante, tests de 1 semaine fonctionnement : E Passation du marché, commande : 1 semaine F Livraison du matériel : 4 semaines G Commande des étiquettes et livraison 3 semaines : H Etablissement d un projet d étiquette : 2 semaines I Test d impression sur étiquettes et 2 semaines mise au point : J Formation des opérateurs : 2 semaines

35 Exemple : Achat nouvelle imprimante - Solution Code Tâches à réaliser Durée (semaine) Antériorités A Collecte de la documentation sur les imprimantes Pas d antériorité, la tâche A sera réalisée en 1er B Choix du matériel 1 C C D Etude de la documentation, démonstration par les fabricants Installation de l imprimante, tests de fonctionnement 2 A 1 F E Passation du marché, commande 1 B F Délai de livraison du matériel 4 E G Commande des étiquettes et livraison 3 I H Etablissement d un projet d étiquette 2 B I Mise au point des étiquettes 2 H J Formation des opérateurs 2 D-G

36 Atelier 3: Planification des tâches Objectif: Dans le cadre du projet, planifier les tâches (actions) listées Planifier les tâches en utilisant le diagramme de Pert, puis le diagramme de Gantt Travail en duo Préparation 15 min

37 Acteurs et tâches Après la planification, attribuer des rôles à chaque acteur pour mener à bien chaque tâche Responsible Accountable Consulted Informed Exécute, «Doer» Agit, met en œuvre Garant de la qualité Toute l exécution responsable "civilement et pénalement" Unique Toute l exécution À consulter préalablement à l'exécution de la tâche Communication bidirectionnelle Avant À informer du résultat Après

38 Acteurs et tâches R A C I 1 Tâche ADL X X Administration communale

39 Les objectifs: et après? Pour avoir un suivi efficace Est un «contrôle» défini à l avance dans sa forme et dans ses normes S applique à un objectif défini à l avance Est assorti de moyens de mesure S intéresse aux actions en rapport avec l objectif Montre de l intérêt pour la mise en œuvre des actions correctives 39

40 Merci pour votre participation A bientôt fc@progressconsulting.be