EUROPEAID/ /C/SV/multi. LOT N 11 : Macro Economie, Finances publiques et aspects réglementaires Requête N 2008/148573/Version 1

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1 EUROPEAID/ /C/SV/multi LOT N 11 : Macro Economie, Finances publiques et aspects réglementaires Requête N 2008/148573/Version 1 TERMES DE REFERENCE Contrat cadre bénéficiaires Assistance technique court terme au dispositif transitoire d appui à l Ordonnateur National du FED en République Centrafricaine 1 CONTEXTE Inscrite sur la liste des Pays les Moins Avancés et enclavée, la République Centrafricaine a un PIB par habitant de 250 et un des dix indices de développement humain les plus bas au monde. La situation politique de la République Centrafricaine est instable depuis près de 30 années. Après les troubles de l année 2002 et le coup d état du 15 mars 2003, la tenue des élections dans un climat relativement serein, le retour à l ordre constitutionnel en juin 2005 et l'amorce du dialogue politique national inclusif en 2007 donnent l espoir que la situation va enfin se stabiliser. L économie du pays est exsangue, mais on note, néanmoins, une reprise de confiance timide de la part des agents économiques. Les efforts de réforme et de relance du gouvernement sont réels mais la tâche est toujours énorme. Le Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté (DSRP) a été validé en septembre 2007 et a permis la tenue d'une table ronde des bailleurs de fonds le 26 octobre 2007, dont le résultat a été assez favorable. Le pilotage du programme de coopération de la Commission Européenne et sa coordination avec les interventions des autres bailleurs de fonds, sont assurés par le Ministre de l Economie, du Plan et de la Coopération Internationale, Ordonnateur National du FED (ON). Ce dernier a été appuyé depuis plusieurs années par une cellule d appui (CAONF), dont le financement s est achevé le 30 juin Un nouveau projet d appui a été préparé pour appuyer l'on. L avis de marché a été diffusé le 19/10/2007. Le calendrier prévoit la contractualisation et la mobilisation des experts «long terme» pour le mois d'août En attendant le démarrage de ce projet, l ON a mis en place par un dispositif transitoire depuis le mois de juillet Celui-ci est composé de 3 cadres du Ministère de l Economie, du Plan et de la Coopération Internationale et du personnel d appui. Il a bénéficié de l appui d un assistant technique court terme entre février et octobre Vu l importance et la taille des interventions actuellement en cours, une deuxième assistance technique court terme au dispositif transitoire d'appui à l'on s avère indispensable. En effet, au titre du 9 ème FED, toute l enveloppe a été engagée. Le

2 Contrat cadre bénéficiaires Termes de référence Page 2/6 nombre d'engagements individuels croît régulièrement et le processus va en s'accélérant. Les contrats en cours nécessitent un suivi administratif, technique et financier efficace et des signes de dysfonctionnements à ce niveau commencent à faire sentir. Par ailleurs, un appui dans le cadre de la programmation du 10 ème FED est indispensable. 2 DESCRIPTION DE LA MISSION L objet de la mission est de fournir un expert au dispositif transitoire d appui à l ON 2.1 OBJECTIF SPECIFIQUE L objectif de la mission est de faciliter la mise en oeuvre des interventions du FED et d appuyer l Ordonnateur National du FED dans les tâches qui lui sont dévolues au titre de la Convention de Lomé IV révisée ou de l Accord de Cotonou, et plus particulièrement le contrôle financier. Cet objectif s applique : à la mise en oeuvre des conventions signées, à la surveillance des marchés en cours, à la régularité des opérations comptables et financières réalisées dans le cadre des projets du FED ; à la disponibilité de l information financière de synthèse sur l exécution des programmes. 2.2 PRESTATIONS DEMANDÉES, Y COMPRIS MÉTHODOLOGIE Activités En attente de la nouvelle équipe d'assistance technique en cours de recrutement, la présente intervention consiste en un accompagnement participatif au dispositif transitoire d appui à l ON dans les tâches qui lui incombent en vertu de l Accord de Cotonou. Dans le cadre de la mise en place d'un système comptable plus performant, les services demandés sont : Assister le dispositif transitoire d appui à l ON à l amélioration conséquente de l homogénéité du suivi comptable de l ensemble du portefeuille des projets du FED ; Concevoir un manuel comptable contenant les plans comptables général normalisé (OHADA), budgétaire et analytique ; Participer et orienter le paramétrage du logiciel comptable et budgétaire proposé ; Mettre en place un système permanent d alerte pour s assurer de la régularité de la soumission : o des mémoires de dépenses au regard du rythme prévu par le contrat dans le cadre des Devis Programme, o des demandes de paiement et/ou des factures concernant les contrats de subvention, les contrats de travaux, et les contrats de services; Assister le dispositif transitoire d appui à l ON à la mise en place d un logiciel de gestion comptable et budgétaire;

3 Contrat cadre bénéficiaires Termes de référence Page 3/6 Dans le cadre de la mission d administration, il s agira principalement d'assister le dispositif transitoire d appui à l ON dans : La préparation des marchés et avenants éventuels à signer avec les prestataires; L identification et la mise en oeuvre, tant sur un plan technique que légal, de toutes mesures d adaptation nécessaires pour assurer la bonne exécution des actions en cours, et de leurs conséquences éventuelles en terme d avenants sur les engagements et marchés en cours ; Le suivi contractuel de l exécution des contrats, notamment le contrôle du respect des obligations et procédures contractuelles, et la proposition d application des mesures adéquates (pénalités, résiliations) ; L acceptation des rapports des consultants ; Les contrôles juridiques, comptables et financiers requis préalablement au lancement des appels d offres et à la signature des contrats ; L identification, définition et suivi d une série d indicateurs de mise en oeuvre du programme en collaboration avec les autres membres de l équipe ; L identification et la mise en oeuvre, tant sur un plan financier que légal, de toutes mesures nécessaires pour la bonne exécution des actions en cours et le décaissement des fonds ; La Formation des comptables des projets et programmes FED à la maîtrise et à l utilisation du nouveau plan comptable et du nouveau logiciel ; En collaboration avec le Coordonnateur du dispositif transitoire de l appui à l ON, le contrôle du bon fonctionnement du système de circulation de l information financière et comptable afin de garantir la sécurité des documents originaux, la diffusion adéquate de l information, et le traitement rapide des dossiers en instance ; L approbation des DP des projets et programmes avant leur soumission pour approbation et endossement de paiement à la DCE/RCA. L analyse et l approbation des rapports d exécution technique et financière des DP avant soumission à la DCE/RCA ; La rédaction des rapports périodiques obligatoires de l ON (Rapport annuel conjoint, rapport stabex, ). Dans le cadre de la Mission de contrôle interne, Il s agira principalement de réaliser : le contrôle préalable à la liquidation des dépenses préparées par le comptable (tenue des fiches de contrôle budgétaire, visa des factures et autres pièces comptables acceptables) ; le contrôle contractuel, comptable et financier sur pièces (factures, cartes de contrôle, contrats) des paiements demandés au titre du FED ; le contrôle de la préparation des ordres de paiement dans le cadre des marchés signés en application des procédures FED ; le contrôle du suivi des comptes bancaires à double signature (fonds de contrepartie) ; le contrôle de la tenue au jour le jour d un fichier de synthèse exhaustif des engagements comptables et des décaissements du FED, détaillé par marché et faisant apparaître les sous-totaux par projet, par secteur et par instrument financier ; le contrôle du rapprochement de ce fichier avec les comptes OLAS qui sont fournis par la Délégation ;

4 Contrat cadre bénéficiaires Termes de référence Page 4/6 Le contrôle de l archivage de toutes les pièces comptables originales liées à l exécution des projets FED ; Utilisation et amélioration du système d archivage et de circulation de l information mis en place par le Dispositif d appui à l ON antérieur; Utilisation et amélioration des outils de gestion (modèles, formats, logiciels) mis en place par le Dispositif d appui à l ON antérieur Méthodologie Dans la mesure, où les activités qu'il faut mener consistent à assister les tâches habituelles du dispositif transitoire d appui à l ON, il n'est pas obligatoire de soumettre une méthodologie avec l offre RÉSULTATS ESCOMPTÉS Coopération efficace et souple entre les services de l ON et la Délégation de la Commission européenne dans toutes les activités décrites sous 2.2.1, dont les indicateurs sont : Un logiciel de gestion acquis et fonctionnel non seulement auprès des services de l ON, mais aussi dans les projets financés par le FED en RCA ; Un manuel comptable contenant les plans comptable général, budgétaire et analytique et utilisés pour la gestion. Les délais de traitements des dossiers sont respectés (lancement des appels d'offres, paiements, etc ). 3 PROFIL DE L EXPERT (H/F) La mission sera effectuée par 1 expert de catégorie II en accompagnement dudit dispositif transitoire pour 180 homme/jours (jours ouvrables). 3.1 PROFILS REQUIS Titulaire d un diplôme de niveau maîtrise en gestion, contrôle de gestion ou en finances comptabilité. Au moins 10 ans d expérience professionnelle pertinente, dont au moins 2 ans en Afrique francophone (conseil en management, audits comptables et organisationnels, assistance technique en gestion). Excellente connaissance et expérience des procédures du FED. Avoir occupé des responsabilités opérationnelles de gestionnaire, notamment de niveau directif, sera un atout. Maîtrise des logiciels courants sur micro-ordinateurs (traitement de texte, tableur, base de données), Maîtrise des parfaite d au moins deux logiciels de gestions comptables et budgétaires d utilisation courante dans les projets et programmes de développement. La maîtrise du TOMFED ou du TOMPRO sera considérée comme un avantage comparatif. Autonomie, dynamisme, capacité de planification et d organisation, sens des responsabilités, discrétion et pondération. 3.2 LANGUE DE TRAVAIL : FRANÇAIS

5 Contrat cadre bénéficiaires Termes de référence Page 5/6 L expert doit posséder une excellente capacité de rédaction et de mise en page, ainsi qu une capacité à s exprimer avec aisance par écrit et oralement en langue française (tous les rapports seront rédigés en français). 4 LIEUX ET PERIODE Date de démarrage : Mars 2008 (prévisionnel) Date de fin de mission : Septembre 2008 (prévisionnel) Lieux de la Mission : Bangui, République centrafricaine Durée de la mission : 180 homme/jours (jours ouvrables) Durée optimale : 38 semaines Durée maximale : 42 semaines 5 RAPPORT L expert produira un rapport de démarrage deux mois après le début de la mission. Ce rapport fera le point sur le système comptable et le logiciel «Régie» actuellement utilisé. Ensuite, il fera ressortir clairement les propositions argumentées pour l acquisition d un nouveau logiciel soutenu par un nouveau manuel comptable. Ce rapport est dû deux semaines au plus tard à la fin de la période deux mois ; Un rapport sera dû quatre mois après le début de la mission. Ce rapport unique fera ressortir non seulement les informations consolidées actualisées sur tous les secteurs d activité de la coopération entre l UE et la RCA mais aussi le point sur la mise en place du système comptable. Il comportera des annexes comptables et financières. Ce rapport est dû au plus tard le dernier jour du mois qui suit les quatre mois d activités de l expert ; Un dernier rapport est dû trois semaines après la fin de la mission. Ce rapport sera complété par les problèmes rencontrés par l assistant technique au cours de sa mission et les mesures prises pour y faire face. Il fera des recommandations pertinentes et fortes sur les mesures à prendre concernant le nouveau système comptable et le logiciel de gestion mise en place. Les deux premiers rapports seront livré en 2 copies, une pour l ON et une pour le Chef de Délégation. Tandis que le rapport final est livré en 5 copies, deux pour l ON, deux pour le Chef de Délégation et un pour le chef de mission de la Nouvelle équipe d AT long terme. L ON et la Délégation se prononcent sur les deux premiers rapports présentés par le Titulaire dans un délai de 14 jours à compter de leur réception. Les réactions sur le rapport final sont attendues un mois après. Après ces délais les rapports ont considérés comme approuvés. Le titulaire dispose de dix jours pour produire la version reprise des rapports après réceptions des réactions. 6 INFORMATION ADMINISTRATIVE Les jours prestés sont des jours ouvrables. Les samedis, les dimanches et les jours fériés ne sont pas considérés comme des jours prestés. Si nécessaire, une approbation préalable sera demandée au gestionnaire opérationnel de la Délégation de la Commission Européenne pour prester des jours non ouvrés.

6 Contrat cadre bénéficiaires Termes de référence Page 6/6 Sans cette approbation préalable, des jours prestés pendant des jours nonouvrés seront considérés comme des coûts non éligibles. Pendant la mission, il est permis à l expert de prendre, à ses frais, un congé de maximum deux semaines. En dehors des frais forfaitaires (honoraires et per diem), les frais remboursables de deux (2) billets aller-retour (dont un (1) pour congé) en classe économique vers la Centrafrique sont à inclure dans l offre. Le matériel disponible (voitures, ordinateurs, bureautique, ) de l ancienne Cellule d Appui à l ON (CAONF) sera mis à la disposition de l expert et du dispositif transitoire pour la durée de la mission. Le contrat sera soumis au régime de taxe en vigueur dans le pays de prestation.