TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UN AUDIT ORGANISATIONNEL ET DES RESSOURCES HUMAINES DE LA BANQUE DE LA REPUBLIQUE DU BURUNDI

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1 ~ BANQUE DE LA REPUBLIQUE DU BURUNDI LA DIRECTION TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UN AUDIT ORGANISATIONNEL ET DES RESSOURCES HUMAINES DE LA BANQUE DE LA REPUBLIQUE DU BURUNDI 1. CONTEXTE GENERAL L'environnement dans lequel vivent les institutions et entreprises évolue sans cesse suite à la mondialisation et aux progrès technologiques. Ce contexte pousse toute organisation à s'adapter en mobilisant ses capacités réflexives, ses ressources matérielles et immatérielles afin d'assurer un développement durable et soutenu. La Banque de la République du Burundi n'est pas en marge de ces mutations. Elle doit trouver des moyens permettant d'améliorer son fonctionnement en tenant compte de son environnement interne et externe. A cet effet, la Banque de la République du Burundi souhaite adopter des processus d'activités modernes répondant aux progrès technologiques et aux meilleures pratiques internationales, afin de mieux jouer son rôle de gardien de la stabilité monétaire et financière. II. PRESENTATION DE LA BANQUE La Banque de la République du Burundi a été créée par la Loi du 9 avril 1964 portant création de la Banque du Royaume du Burundi, en sigle BRB, au lendemain de la scission de la Banque d'emission du Rwanda et du Burundi (B.E.R.B.), Banque commune aux deux pays depuis le 4 août A la suite de la proclamation de la République du Burundi, le 28 novembre 1966, la dénomination officielle est devenue «Banque de la République du Burundi» gardant le même sigle BRB. Conformément à la loi n 1/34 du 02 décembre 2008 portant Statuts de la Banque, la BRB est une Institution publique nationale dotée de la personnalité juridique et de l'autonomie administrative et financière. Sa direction, son administration et son contrôle sont assurés par les organes suivants : Le Conseil Général, composé du Gouverneur, des deux Vice-Gouverneurs et de cinq Conseillers externes. C'est l'organe suprême de la Banque qui détermine l'orientation de ses politiques; Le Comité de Direction composé du Gouverneur et de deux Vice-Gouverneurs. C'est l' orgrne de gestion quotidienne de la Banque ; ~\, ~ Page 1 sur 8

2 " Les organes de contrôle composés d'un Comité d'audit, d'un Service d'audit interne et des Auditeurs externes. Au niveau de son organisation interne, la Banque comprend un Bureau des Conseillers de la Direction et quatorze (14) Services dont quatre (4) Services opérationnels, sept (7) Services spécialisés et trois (3) Services d'appui. Elle a son siège à Bujumbura et a déjà ouvert deux agences à l'intérieur du pays dans les provinces de Gitega et de Ngozi. La Banque a un effectif de 600 collaborateurs. En vue de réaliser ses objectifs principaux qui consistent à veiller à la stabilité des prix et au bon fonctionnement du système financier, la Banque Centrale exécute principalement les missions suivantes: définir et mettre en œuvre la politique monétaire; définir et mettre en œuvre le régime de change ; détenir et gérer les réserves officielles de change; réglementer et superviser les banques, les établissements financiers et les institutions de micro finance; émettre des billets de Banque et des pièces de monnaie; promouvoir un système financier stable et solide; promouvoir un système de paiement national fiable, efficient et solide; agir en qualité de Caissier de l'etat; promouvoir l'inclusion financière. Dans la poursuite de ces objectifs et missions, la BRB est indépendante. Le Gouverneur est responsable devant le Président de la République à qui il rend régulièrement compte de la réalisation des missions et des politiques de la Banque. III. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE L'AUDIT r-.. Depuis 2010, à la suite de l'obtention d'un don de la Banque Mondiale accordé au Gouvernement du Burundi pour soutenir le développement du secteur financier, la Banque a entrepris un grand projet de modernisation des systèmes de paiement national. Etant donné que ce projet ne peut réussir que s'il est soutenu par des outils et moyens de gestion modernes, la Banque de la République du Burundi vient d'opter pour un changement organisationnel qui touche la structure organisationnelle, la gestion financière, la technologie et infrastructures et les ressources humaines en vue d'une amélioration significative de son fonctionnement et de ses résultats. Pour la Banque, le changement de l'organisation est une stratégie de transformation de ses structures et d'optimisation de ses compétences organisationnelles lesquelles sont appelées, d'une part, à soutenir les projets de modernisation de la Banque en cours et, d'autre part, à faciliter l'atteinte de la vision stratégique et des objectifs fixés. Avec l'adhésion du Burundi aux différents ensembles sous régionaux notamment la Communauté Est Africaine, la Banque est appelée à renforcer ses opérations en adoptant des processus d'activités modernes compatibles aux meille~atiques internationales et A..1, TORs de l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB U ~ Page 2 surs

3 les progrès technologiques afin de jouer son rôle de gardien de la stabilité monétaire et financière. Pour que la modernisation souhaitée aboutisse, une restructuration de l'organisation de la Banque s'impose. Or, pour être bien menée, celle-ci devra à son tour s'appuyer sur les résultats d'un audit organisationnel et des ressources humaines. Le présent document contient les Termes de Référence pour une étude sur la meilleure organisation de la Banque et les compétences requises de son personnel. IV. OBJECTIFS DE L'AUDIT 1. Exécuter un audit organisationnel et des ressources humaines de la BRB afin de disposer d'un outil d'appréciation sur la pertinence de sa gestion interne pour mener à bien les missions qui lui sont confiées. 2. Faire un diagnostic du fonctionnement de la BRB afin de formuler des recommandations visant à améliorer l'efficience de son action. 3. Identifier les domaines qui requièrent la mise en place de nouvelles politiques et procédures. V. MANDAT DE L'AUDITEUR La mission de l'auditeur est de réaliser les tâches suivantes: 1. Au niveau de l'organisation de la Banque a. Analyser la structure organisationnelle existante. b. Proposer une structure organisationnelle de la Banque répondant au double objectif ci-après: Refléter la vision et les objectifs clés tels que définis par les Statuts de la Banque et son Plan Stratégique; Harmoniser la structure organisationnelle de la BRB par rapport aux Banques Centrales modernes en général, et aux Banques Centrales de la Communauté Est Africaine en particulier. 2. Au niveau des Ressources humaines a. Identifier les forces et les faiblesses du système de gestion des ressources humaines de la Banque notamment en matière d'emploi et de compétences et évaluer son adaptation aux missions de la BRB ; b. Proposer à la Banque les politiques, les mesures et moyens appropriés concernant la gestion optimale des ressources humaines notamment en termes de recrutements, d'évaluations, de renforcement des capacités, d'avancement, d'affectation, de rémunération, etc. ; TORsde J'Audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 3 sur 8

4 c. Analyser l'alignement stratégique 1 de l'informatique (ressources humaines, matériels et logiciels) par rapport aux services métiers de la Banque. d. Proposer une stratégie appropriée de l'informatique à répondre aux besoins des services métiers. VI. RESULTATS ATTENDUS 1. Disposer d'un état des lieux de la Banque: Au niveau de la structure organisationnelle; Au niveau du fonctionnement; Au niveau des ressources humaines. 2. Disposer des recommandations qui permettent de renforcer les performances de la Banque: Disposer des voix de solutions pour avoir une organisation fluide qui repose sur une architecture claire, une répartition des activités et des procédures distinctes qui permettent un contrôle aisé de l'activité et une évaluation aisée des performances individuelles; Avoir un plan d'action pour les reformes sur les aspects juridiques, les ressources humaines et gestion du changement ; Disposer des principes et systèmes d'évaluation des performances. 3. Disposer d'un plan d'action tenant compte des recommandations formulées. 4. Disposer d'un plan de restructuration de la Banque ainsi qu'une estimation de son coût. VII. METHODOLOGIE L'Auditeur décrira sa propre méthodologie et fera éventuellement ses commentaires. Lors de la préparation de son programme de travail, l'auditeur devra tenir compte des travaux déjà réalisés lors du processus de planification stratégique de la Banque, notamment le diagnostic sur les ressources humaines. Pour l'aider à mener à bien l'audit qui lui est confié, la BRB assurera au cabinet d'audit l'accompagnement et la facilitation de la mission sous diverses formes : mise à disposition des documents, facilitation des contacts, appui technique, etc. La BRB mettra à disposition du cabinet d'audit un local à usage de bureau et l'accès aux informations nécessaires au bon déroulement de l'audit. La mission d'audit sera supervisée par un Comité de pilotage composé de : Un membre du Comité de Direction; L'Equipe de Gestion du Changement..A ~ 1 l'al ement informatique consiste à s'assurer que les plans informatiques restent alignés sur les plans des métiers, à définir, à tenir à jour et valider les propositions de valeur ajoutée de l'informatique, à aligner le fonctionnement de l'informatique sur le fonctionnement de l'entreprise. TORs de l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 4 sur 8

5 La mission d'audit sera découpée en deux phases successives: La première phase de la mission consistera à établir un état des lieux de la Banque au niveau organisationnel et des ressources humaines. Elle se terminera par la rédaction d'un rapport et l'organisation d'un atelier de restitution auprès du Comité de Pilotage. La seconde phase sera consacrée à la proposition de projet de restructuration et d'un calendrier de mise en œuvre. Elle se terminera par la remise d'un rapport provisoire et sa restitution devant le Comité de pilotage. Le rapport définitif intégrera les remarques du Comité de pilotage. VIII. PARTICIPATION La participation à la concurrence est ouverte, à égalité de conditions, à toute personne morale disposant d'une expérience approfondie dans la conduite des audits organisationnels, la gestion des ressources humaines et une expérience avérée dans le secteur bancaire. IX. PROFIL DES EXPERTS A ALIGNER Le cabinet d'audit devra aligner pour cet Audit une équipe d'experts ayant une formation universitaire en Droit, en Economie, en Informatique et en Management des Ressources Humaines, justifiant d'une expérience d'au moins cinq ans dans le domaine de la gestion des Ressources Humaines et des Audits des Banques Centrales ou audits similaires. Les experts alignés devront également avoir des connaissances approfondies au niveau des missions généralement confiées aux Banques Centrales et aux rôles joués par les Banques Centrales dans le développement économique et financier. Le soumissionnaire devra être suffisamment expérimenté dans l'élaboration des référentiels d'emplois, de compétences, de formation et des fiches de postes. Une bonne maîtrise du français est exigée. Le Cabinet d'audit appréciera le nombre d'experts à aligner en fonction du volume du travail. X. MODALITES DE SOUMISSION 1. OFFRE TECHNIQUE Le soumissionnaire intéressé devra décrire sa compréhension de la mission, sa méthodologie et son programme de travail dans une offre technique qui comprendra notamment: a. Une analyse de la compréhension des termes de référence de la mission; b. Une présentation détaillée de la méthodologie proposée; c. Une présentation détaillée du soumissionnaire, avec référence à la certification Jton standardsinternationaux)du cabinet; ~ {/ [\fil TORsde l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 5 sur 8

6 d. L'expérience du cabinet; toute expenence évoquée devra être validée par une attestation de bonne fin délivrée par l'institution bénéficiaire avec signatures et sceaux officiels; e. Une présentation succincte des experts proposés et leurs curricula vitae détaillés; f. La durée et le planning pour l'exécution de la mission; g. L'offre technique sera rédigée en langue française. Elle sera libellée en 5 exemplaires dont un original et 4 copies. 2. OFFRE FINANCIERE Le soumissionnaire devra produire, en 5 exemplaires également dont un original et 4 copies, une offre financière comportant les éléments suivants : a. Le coût global de la mission, toutes taxes comprises, libellé en BIF pour les personnes morales de nationalité burundaise, en euros ou en dollars américains pour les personnes morales de nationalité étrangère; b. Le coût détaillé de l'intervention notamment le coût unitaire des prestations, les frais de séjour, les frais de voyage ainsi que d'autres frais éventuels pour les personnes morales de nationalité étrangère. NB : Le soumissionnaire est également invité à transmettre une version électronique de son offre technique et financière. XI. MODALITES DE REGLEMENT Les paiements seront effectués sur présentation des factures relatives aux prestations réalisées conformément à l'offre financière et aux clauses financières du marché, objet du présent appel d'offres. Une avance de démarrage correspondant à 30 % du montant du marché, Taxe sur la Valeur Ajoutée comprise (TV AC), pourra être consentie à l'attributaire si celui-ci en exprime la demande et que le montant de l'avance de démarrage soit intégralement couvert par une»< garantie bancaire émanant d'une banque de premier ordre étrangère pour les soumissionnaires non-résidents et d'une banque agrée pour les soumissionnaires résidents. XII. PRESENTATION DES OFFRES Les offres techniques et financières seront d'abord placées dans deux enveloppes séparées et fermées, portant les mentions respectives «Offre Technique», «Offre Financière» ; puis les deux enveloppes fermées seront placées dans une grande enveloppe scellée portant la mention «Offres pour la réalisation d'un Audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la Banque de la République du Burundi» qui sera adressée au Gouverneur de la BRB. XIII. DEPOT DES OFFRES Sur base des présents Termes de Référence, la BRB invite les soumissionnaires intéressés à déposer leurs offres à l'adresse suivante: TORsde l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 6 sur 8

7 Banque de la République du Burundi Avenue du Gouvernement B.P.705 Bujumbura/Burundi Téléphone: (257) Les offres seront déposées sous plis fermés au Secrétariat de Direction de la Banque, au 5 ème étage du bâtiment central, bureau n" 5.07 le 25 avril 2014 à Il heures, heure de Bujumbura (GMT+2), au plus tard. L'ouverture des offres aura lieu le même jour à Il heures 15 minutes dans la salle des réunions du 4 ème étage du bâtiment central, bureau n XIV. DUREE DE VALIDITE DE L'OFFRE Les offres restent valides pendant 60 jours calendriers des offres. à compter de la date limite de dépôt XV. DOCUMENTATION DE L'AUDITEUR L'auditeur aura accès à tous les documents et informations nécessaires pour l'accomplissement de son travail. Certains lui seront transmis tandis que d'autres seront consultés sur place pour des raisons de confidentialité. Il pourra aussi consulter le site web de la Banque: Il sera entre autres porté à la connaissance de l'auditeur des informations et documents suivants: Les Statuts de la Banque; La Loi bancaire; Le Décret portant réglementation des activités de microfinance au Burundi; Les manuels de procédures; L'organigramme de la Banque; Le Règlement du Personnel; Le Plan Stratégique de la BRB ; La structure des rémunérations; La répartition du Personnel par Service et par niveau d'etudes; La structure d'âge du Personnel et les projections de départ en retraite; Tout autre document jugé pertinent par l'auditeur. XVI. DUREE DE LA MISSION Les soumissionnaires sont invités à proposer la durée de la mission, celle-ci ne pouvant toutefois pas dépasser 60 jours calendriers. XVII. CALENDRIER Le calendrier de travail sera établi par l'auditeur dans le respect des délais spécifiés par les présent Termes de Référence. TORsde l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 7 sur 8

8 XVIII. RAPPORTS Le soumissionnaire est invité à produire des rapports selon le séquencement suivant: Un rapport provisoire détaillé en deux exemplaires sera remis à la Banque deux semaines avant la fin de la mission. Ce rapport pourra amener des réactions et demandes d'informations complémentaires de la part de la Banque. Les observations et demandes d'informations complémentaires devront parvenir au Cabinet d'audit dans les quinze jours calendriers suivant la réception du rapport provisoire. Un rapport final en cinq exemplaires sera adressé au Comité de Direction de la Banque dans les quinze jours calendriers suivant la réception des éventuelles observations. Tous les rapports devront être rédigés en langue française et approuvés par le Comité de Direction de la Banque. XIX. MODE DE SÉLECTION Les consultants seront sélectionnés suivant la méthode fondée sur la qualification des consultants. Le soumissionnaire gagnant devra signer le contrat endéans 10 jours ouvrables à compter de la notification du marché. La proposition technique sera appréciée pour 70% du total et la proposition financière pour 30%. Fait à Bujumbura, le 24/03/2014 BANQUE DE LA REPUBLIQUE DU BURUNDI TORs de l'audit Organisationnel et des Ressources Humaines de la BRB Page 8 sur 8