Fiche conseil GUIDE SOCIAL DE L EMPLOYEUR. La gestion des Ressources Humaines

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1 GUIDE SOCIAL DE L EMPLOYEUR La gestion des Ressources Humaines Fiche conseil Nos fiches conseils ont pour objectif de vous aider à mieux appréhender les notions : Certifié ISO 9001 Comptables Fiscales Juridiques, Sociales, de Gestion Réf. : DEV/O/FC/035/05-10/OCA Nom du Document : Guide de l employeur relatif à la gestion des Ressources Humaines Chemin d accès : 2- DEVELOPPER\FICHES CONSEIL\SOCIAL RH\DIVERS Note d information non contractuelle. L attention du lecteur est attirée sur le fait que la législation est sujette à évolution et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note. Page : 1/50

2 Présentation du guide Vous êtes Chef d'entreprise ou vous allez le devenir Vous dirigez une association Vous êtes responsable du personnel ou des ressources humaines Vous êtes donc confrontés au quotidien à de multiples questions dans le domaine du social qui ne sont pas toujours simples à traiter Comme vous le savez (ou vous allez le découvrir), la législation sociale est complexe et difficile à manier, les réponses ne sont pas toujours évidentes; elles dépendent de nombreux paramètres: la loi, les accords de branche, les accords d'entreprise, les usages, le contrat de travail, la jurisprudence, etc Par ailleurs, la gestion du personnel nécessite l'accomplissement de nombreuses formalités: Dans ce contexte, nous vous proposons un GUIDE DE L'EMPLOYEUR RELATIF A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES. Ce guide n'a pas vocation à être exhaustif ; des milliers de pages n'y suffiraient pas. Il se veut concis sur des sujets essentiels (en tant que dirigeant, vous engagez votre responsabilité, il est donc de votre devoir de vous informer) Nous vous invitons à en prendre connaissance. Si vous souhaitez des informations, complémentaires n'hésitez pas à nous consulter. Nous vous proposons d'ailleurs de vous accompagner dans la gestion de vos ressources humaines dans le cadre des missions suivantes (cf page suivante). tant vis à vis de vos salariés, que vis à vis des administrations ou caisses sociales (Direction du travail et de l'emploi, URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraite et de prévoyance, etc). L'inobservation des règles, le nonaccomplissement des formalités vous expose à des sanctions civiles et pénales qui peuvent être lourdes de conséquences. 2

3 Présentation de nos missions R.H. Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur l un de nos services, n hésitez pas à nous demander une Fiche Mission vous présentant notre prestation ADMINISTRATION SOCIALE AUDIT SOCIAL Une mission de contrôle de la fiabilité de vos fiches de paie, contrats de travail, Une mission destinée à mettre en évidence les points faibles de votre organisation et à suggérer les solutions pour y remédier. Traitement de la paye : Etablissement des bulletins de paye conforme à la législation et aux spécificités de l entreprise. Déclarations sociales : Etablissement des déclarations mensuelles ou trimestrielles à l URSSAF, ASSEDIC, Caisse Retraite, Caisse de Prévoyance, Mutuelle, etc Etablissement des déclarations annuelles récapitulatives. SUIVI SOCIAL Connaissance et interprétation des textes. Un service d appel téléphonique dans le cadre d un abonnement qui vous permet d obtenir des réponses adaptées aux questions que vous vous posez en matière de législation et de jurisprudence sociale. MISSIONS COMPLEMENTAIRES SURVEILLANCE SOCIALE L embauche d un salarié : rédaction du contrat de travail (aidé ou non) Rupture du contrat de travail : démission et procédure de licenciement, Représentation du personnel : élection des délégués du personnel, Assistance au contrôle URSSAF GESTION SOCIALE CONSULTATION SOCIALE Des études spécifiques adaptées à votre entreprise : Aménagement et réduction du temps de travail Mise en place d un accord d intéressement, etc Vous établissez vous-même vos fiches de paye et vos déclarations sociales mais nous assurons une assistance technique auprès de vos services internes : Contrôle des traitements Réponses aux questions posées relatives à la législation, la réglementation et la jurisprudence 3

4 Présentation de nos missions R.H. Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur l un de nos services, n hésitez pas à nous demander une Fiche Mission vous présentant notre prestation SYSTEME DE REMUNERATION Savoir combiner les impératifs de rentabilité, de flexibilité, de qualité et de productivité avec les attentes des salariés par: L analyse de vos besoins, attentes et objectifs, La mise en place d un plan d action GERER LE DOSSIER DU SALARIE Savoir maitriser au mieux les règles encadrant la gestion des contrats de travail par: LA FORMATION PROFESSIONNELLE La mise en place d un dossier salarié L assistance d une juriste en droit social Savoir utiliser au mieux les dispositifs existants par : L analyse de vos besoins, attentes et objectifs La mise en place d un plan d action, DIALOGUE SOCIAL GESTION DES COMPETENCES Savoir optimiser la qualité des relations avec les Institutions Représentatives du Personnel par : GESTION RESSOURCES HUMAINES Savoir favoriser le développement des talents et des compétences en valorisant au mieux le potentiel de vos collaborateurs par : La préparation de vos rencontres L assistance à la rédaction des comptes rendus et procès verbaux L apport de conseils et de réponses aux questions que vous vous posez GERER LE TEMPS DE TRAVAIL La mise en place des dispositifs adaptés aux objectifs de l entreprise, La mise en place d un plan d action Savoir organiser la gestion du temps de travail, Savoir intégrer l évolution des réglementations : Par l analyse des pratiques au sein de l entreprise Par la mise en place d un plan d action, 4

5 Sommaire Pages FICHE N 1 LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE 6 FICHE N 2 L'EMBAUCHE D'UN SALARIE 7 FICHE N 3 LES COTISATIONS SOCIALES 11 FICHE N 4 REGIME DE PREVOYANCE ET DE RETRAITE (Conditions 12 à respecter pour bénéficier de l exonération des cotisations sociales) FICHE N 5 LA DUREE DU TRAVAIL 14 FICHE N 6 LES HEURES SUPPLEMENTAIRES 16 FICHE N 7 LES CONGES PAYES 21 FICHE N 8 L'ABSENCE DU SALARIE POUR MALADIE OU ACCIDENT DU TRAVAIL 31 FICHE N 9 LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL 34 FICHE N 10 LA FORMATION PROFESSIONNELLE 38 FICHE N 11 LE DOCUMENT UNIQUE D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS 50 5

6 Fiche conseil 1 LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE Les sources du droit sont nombreuses. Il existe une hiérarchie entre elles. On trouve en matière sociale en ordre décroissant : les traités internationaux (Les règlements de la Communauté Européenne) la constitution, la loi, le règlement, les conventions et accords collectifs étendus, les conventions de branches et les accords professionnels ou interprofessionnels non étendus, les conventions ou accords d entreprise ou d établissement, les usages, le règlement intérieur, les contrats de travail L intervention successive de ces normes et leur combinaison tendent à assurer un statut protecteur aux salariés : une règle inférieure peut déroger à une norme supérieure dans un sens favorable au salarié mais non dans un sens défavorable. Par contre les conventions, accords et usages ne peuvent déroger aux dispositions d'ordre public contenues dans les lois et règlements. La complexité des textes entraîne de nombreux contentieux. Les décisions des juridictions (Conseils des Prud'hommes, Cours d'appel, Cour de Cassation) qui appliquent et interprètent les textes légaux, réglementaires et conventionnels constituent ce qu'il est convenu d'appeler la jurisprudence. Pour qu'une convention collective soit applicable il faut en effet que: l'activité principale de l'entreprise soit comprise dans le champ d'application professionnel de la convention (la référence au Code NAF attribué par l'insee ne constitue qu'une simple présomption) que l'entreprise soit implantée géographiquement dans le champ d'application territorial de la convention, la convention collective ait fait l'objet d'un arrêté d'extension: dans ce cas toutes les dispositions de la convention doivent être appliquées et respectées par l'employeur. A défaut d'arrêté d'extension, la convention collective n'est applicable qu'aux employeurs adhérents à l'un des syndicats patronaux signataires de ladite convention (les autres employeurs peuvent néanmoins adhérer volontairement à la convention). Exemple : un salarié entré depuis 6 mois dans votre entreprise est en arrêt maladie. La loi prévoit une condition d ancienneté d un an pour pouvoir bénéficier d une indemnisation. Donc au regard de la loi votre salarié n a droit à aucune indemnité complémentaire aux IJSS (Indemnité Journalière de Sécurité Sociale). Toutefois une convention collective est applicable au sein de votre entreprise et prévoit une indemnisation des périodes de maladie sans condition d ancienneté. Dans ce cas, la disposition de la convention collective est plus favorable au salarié que la loi. Vous devez donc verser cette indemnité. Se pose la question de savoir si une convention collective est applicable ou pas au sein de votre entreprise. Dans l affirmative, il convient de vérifier si la convention collective applicable a fait l objet d un arrêté d extension ou pas. 6

7 Fiche conseil 2 L EMBAUCHE D UN SALARIE L embauche d un salarié nécessite le respect d un certain nombre de règles dont l inobservation expose l employeur à des sanctions tant civiles que pénales. 1 Les formalités liées à l embauche A. La déclaration préalable à l embauche (DUE): Vous avez décidé d embaucher un salarié, il convient de le déclarer au plus tôt 8 jours avant l embauche (au plus tard juste avant la date effective de l embauche) auprès de l URSSAF du lieu où se situe le siège social de votre entreprise (ou de la Mutualité Sociale Agricole, MSA si vous relevez de cet organisme). Exceptionnellement, un accord ou une information préalable de l administration est nécessaire : par exemple, en cas d embauche de jeunes de moins de 16 ans, embauche d un étranger etc... Buts de la DUE : immatriculer l employeur à l URSSAF dès lors qu il s agit d une première embauche immatriculer le salarié au régime général de la sécurité sociale lorsque cette immatriculation n a pas encore été faite demande d affiliation de l entreprise à l assurance chômage lors d une première embauche, Identification du service médical interentreprises qui procédera au suivi médical du salarié (uniquement pour les salariés non agricoles) demande de visite médicale d embauche pour les salariés agricoles, la DUE permet de bénéficier de taux réduits de cotisations de sécurité sociale lutter contre le travail dissimulé Par télécopie ou courrier à l aide du formulaire cerfa n 10563*03 (il convient dans ce cas de conserver l avis de réception) ou par courrier recommandé avec AR. Une fois que la DUE a été effectuée, une partie de l accusé de réception doit être remise au salarié Si vous souhaitez que nous établissions la DUE, une fiche «Entrée d un nouveau salarié» vous sera remise afin de compléter les informations nécessaires à l élaboration de cette déclaration. Attention de bien reproduire ce qui a été déclaré à l URSSAF sur le contrat de travail. D autre part, l omission d une telle déclaration peut entraîner pour l employeur les sanctions administratives, civiles et pénales. B. Inscription du salarié sur le Registre Unique du Personnel (article L du Code du Travail) : Ce registre doit être tenu au siège où se trouve l employeur. L absence d un tel document peut permettre de qualifier une activité de travail dissimulé. Il appartient à l employeur de le tenir à jour. Les sanctions pour travail dissimulé sont lourdes. Il ne faut pas oublier d inscrire tout salarié embauché sur le registre unique du personnel, en indiquant par ordre d embauche : noms, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d entrée, autorisation éventuelle d embauche de l intéressé lorsque celle-ci est requise. La transmission de cette déclaration peut se faire aujourd hui par Internet : 7

8 Fiche conseil 2 C. Dissimulation d emplois salariés : (Art L du Code du Travail) Constitue le délit de dissimulation d'emploi salarié le fait, pour tout employeur, de se soustraire intentionnellement : à la déclaration préalable à l'embauche ou à la remise du bulletin de salaire ou à l'obligation de conserver les doubles des bulletins de paie Le délit est aussi constitué en cas de mention volontaire sur le bulletin de paie d'un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement effectué, sauf si cette mention résulte de l'application d'une convention ou d'un accord d'annualisation du temps de travail. Les conséquences de la constatation du délit de travail dissimulé au sein d'une entreprise entraînent des sanctions civiles, pénales et administratives. Les sanctions susceptibles d être appliquées sont les suivantes : Pénales se traduisant par une amende et 3 ans d emprisonnement (article L du Code du Travail). L omission doit être volontaire pour qu il y ait travail dissimulé. Civiles : o o pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (Art L du Code du Travail). indemnisation forfaitaire de six mois de salaire due au salarié victime d une relation de travail dissimulé, en cas de rupture de cette relation (Art L du Code du Travail). Et des sanctions complémentaires comme par exemple l exclusion temporaire (5 ans) des marchés publics (Art L du Code du Travail). Tenue du registre Unique du personnel : Comment faire? Les mentions obligatoires : Ordre NOM Prénoms Nationalité Sexe Date de naissance Emploi Qualification professionnelle ENTREE SORTIE Mentions complémentaires Autorisation Autorisation Date Date N d ordre d entrée du salarié Colonne : Nationalité Les étrangers doivent figurer sur ce registre ; il convient également de reporter le titre et le numéro d ordre du titre valant autorisation de travail si ce titre est requis et d annexer une copie de ce titre au registre. Une copie du titre doit également être tenue à la disposition de l administration sur chaque chantier où le travailleur étranger est occupé. Colonne : Entrée Faire figurer ici la date effective du commencement du travail. Colonne : sortie Faire figurer ici la date effective du départ Colonne : Mentions complémentaires obligatoires Selon le cas : - «Apprenti» ; «Contrat de qualification» ; «Contrat d adaptation» ; - «Contrat à durée déterminée» ; - «Travailleur à domicile» ; - «Travailleur à temps partiel» ; - «Travailleur temporaire» avec nom et adresse de l entreprise de travail temporaire ; - «Mis à disposition par un groupement d employeurs» avec nom et adresse du groupement. Ces mentions, lorsqu elles sont relatives à des événements postérieurs à l embauchage, doivent être portées sur le registre au moment où ceux-ci surviennent. 8

9 Fiche conseil 2 D. Emploi de travailleurs étrangers : Lorsque vous souhaitez recruter un travailleur de nationalité étrangère (résidant en France), il convient de distinguer si celui-ci est ressortissant de l Union européenne ou non. En fonction de cette distinction, vous serez tenu à certaines formalités déclaratives auprès de la préfecture. Vous êtes en effet dans l obligation de vous assurer de l authenticité du titre de séjour délivré. Le non respect de cette formalité est passible de sanctions financières (amende prévue pour les contraventions de 5 ème classe). Les parties peuvent également y insérer toutes dispositions ou clauses particulières dont elles ont convenues et notamment : clause instituant une période d essai, clause de mise à disposition d une voiture ou d un logement de fonction, clause de mobilité géographique, clause de non-concurrence, avec contrepartie financière obligatoire, clause de dédit formation clause relative aux inventions des salariés, etc 2 Le contrat de travail A. Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) La loi n impose pas que le contrat à durée indéterminée soit écrit. Mais le contrat écrit est néanmoins vivement recommandé car il permet de fixer les droits et obligations de chacune des parties pendant l exécution du contrat et à la rupture de celui-ci. B. Les contrats de travail particuliers La loi impose néanmoins la rédaction d un contrat de travail écrit dans de nombreux cas et notamment lorsqu'il s'agit: d un contrat à durée déterminée (CDD) d un contrat de travail à temps partiel d un contrat d apprentissage d un contrat initiative emploi (CIE) d un contrat de formation en alternance Pour les contrats de travail à durée déterminée, à temps partiel, n hésitez pas à demander nos fiches conseils. C. Les clauses du contrat Le contrat de travail permet de définir la nature du contrat, la qualification, les fonctions, la rémunération, la durée du travail ainsi que la convention collective applicable. 3 La Rémunération : Si la fixation du salaire est libre, la rémunération du salarié est néanmoins encadrée et il est nécessaire de respecter les minima légaux (SMIC) et/ou conventionnels. A. Le SMIC Principe : aucun salarié ne doit percevoir une rémunération horaire inférieure au taux du salaire minimum interprofessionnel de croissance, appelé SMIC. Sur la base de la durée légale de 35 heures hebdomadaires, applicable maintenant à toutes les entreprises quel que soit leur effectif, le SMIC mensuel est égal à 151,67 fois le SMIC horaire; s y rajoute le cas échéant le paiement des heures supplémentaires effectuées par le salarié, A défaut de respecter ce minima, l employeur est passible d une amende de 1500 appliquée autant de fois qu il y aurait de salariés rémunérés dans des conditions illégales. Cette amende peut être portée à 3000 en cas de récidive. B. Les minima conventionnels Principe et articulation avec le SMIC : les employeurs soumis à une convention collective doivent respecter les barèmes des minima conventionnels, c'est-à-dire les taux minima de salaires fixés par la convention collective et correspondant à la classification du salarié concerné dans l échelle des rémunérations de la convention. 9

10 Fiche conseil 2 Si l application du barème aboutit pour les échelons les plus modestes, comme c est parfois le cas dans certaines conventions, à une rémunération inférieure au SMIC ou à la garantie de rémunération, un complément de salaire doit être versé pour porter le salaire au niveau du SMIC. Attention si vous êtes soumis à l'application d'une convention collective, vous devez respecter les minima fixés par la convention. B. Les primes, indemnités, autres gratifications 13 ème mois, prime de vacances, prime de bilan, etc peuvent être versées indépendamment des obligations conventionnelles ou contractuelles. Mais dès lors que ce versement a un caractère général, constant, fixe, il s agit d un droit acquis, au maintien duquel les salariés peuvent en principe prétendre (sauf dénonciation de l usage) et non plus d un avantage discrétionnaire. C. La mensualisation Les salariés dont les employeurs entrent dans le champ d application de la loi du 19 janvier 1978 relative à la mensualisation et dont la base de rémunération est horaire, doivent percevoir une rémunération mensuelle indépendante du nombre de jours travaillés. La presque totalité des salariés relève aujourd hui de la loi de mensualisation. En sont toujours exclus les travailleurs à domicile, les intermittents et travailleurs temporaires. D. Principe d égalité de rémunération Il est obligatoire d assurer l égalité de rémunération entre tous les salariés de l un ou l autre sexe, pour autant que les salariés en cause soient placés dans une situation identique. Principe : «travail égal, salaire égal». Toutefois, cela n empêche pas l employeur d individualiser les rémunérations en tenant compte de la situation personnelle de chaque salarié. La disparité de rémunération doit reposer sur des critères objectifs et matériellement vérifiables (responsabilités, expérience, parcours professionnel spécifique, compétences professionnelles etc ) 4 Primes accessoires au salaire et avantages en nature A. Les primes à caractère obligatoire Les primes prévues par une convention collective ; prise en charge des titres de transport (métro, bus) à hauteur de 50% et ceci sur tout le territoire. C. Les primes sous condition D assiduité par exemple, de présence dans l entreprise à la date de versement de la prime ou situation financière de l entreprise. D. Les avantages en nature C est toute prestation fournie par l employeur au salarié lui évitant ainsi une dépense. C est un élément de salaire qui s ajoute à sa rémunération et qui est soumis à cotisations sociales (avantages en nature repas, logement, voiture, etc ) 5 Aides financières à l emploi ou exonérations de charges sociales La politique de l emploi entraîne les gouvernements successifs à proposer des dispositifs de soutien à l emploi qui se traduisent : soit par des aides forfaitaires soit par des exonérations de charges sociales Ces dispositifs évoluant en permanence, il nous est difficile d en faire une analyse exhaustive et précise. Néanmoins, si vous embauchez : un jeune sans ou avec peu de qualification professionnelle, un demandeur d emploi, une personne présentant des difficultés d insertion professionnelle, Vous devez vous interroger préalablement à l embauche sur les aides à l emploi existantes. Vous pouvez peut être bénéficier de l un de ces dispositifs. N hésitez pas à nous consulter sur ce point. 10

11 Fiche conseil 3 LES COTISATIONS SOCIALES La rémunération du salarié est soumise à des cotisations : salariales patronales 1 Cotisations salariales Le bulletin de paye doit détailler le montant de la CSG et de la CRDS ainsi que la nature et le montant de toutes les cotisations salariales, quelle que soit leur origine. Pour des raisons pratiques, la CSG est ventilée en deux lignes (CSG déductible et CSG CRDS non déductible). 2 Cotisations patronales Sont concernées : A. Les cotisations patronales de sécurité sociale Maladie, maternité, vieillesse, allocations familiales et accidents du travail, contribution logement au FNAL, versement de transport éventuellement (si entreprise > 9 salariés et si entreprise implantée dans un secteur géographique soumis à ce versement). B. Les cotisations au régime chômage (Pôle Emploi) Ce sont les cotisations versées au régime finançant les prestations versées aux demandeurs d emploi. En ce qui concerne les mandataires sociaux (dirigeants), ils sont généralement exclus du bénéfice du régime d'assurance chômage dès lors qu'ils ne sont pas bénéficiaires d'un contrat de travail. C. Les cotisations ARRCO et AGIRC Tous les salariés relevant du régime général de sécurité sociale doivent être affiliés à un régime de retraite complémentaire. Les cotisations obligatoires à la retraite complémentaire sont gérées par de multiples caisses fédérées par un organisme national, l ARRCO. Aux cotisations pour la retraite complémentaire ARRCO s ajoutent obligatoirement pour les cadres des cotisations à la retraite complémentaire des cadres, gérée par des caisses de cadres sous le contrôle d un organisme paritaire, l AGIRC. Les caisses de retraite complémentaire pour les cadres prélèvent également une contribution exceptionnelle et temporaire (CET). Les caisses AGIRC perçoivent également une cotisation obligatoire de prévoyance et la cotisation à l APEC. D. Les cotisations à un régime de prévoyance Les conventions collectives peuvent prévoir l adhésion obligatoire à un régime de prévoyance destiné à couvrir des risques tels que le décès, l invalidité, l incapacité temporaire, la rente éducation mais également le remboursement complémentaire des frais de santé. La mise en place d un contrat de prévoyance peut se faire également par accord collectif, référendaire ou par simple décision unilatérale de l employeur. La mise en place d un tel contrat en dehors d une obligation conventionnelle doit respecter un certain formalisme au plan juridique. E. Autres points Peuvent y figurer également les cotisations patronales versées aux Assédic, taxe de prévoyance, participations formation et construction, taxe d apprentissage, Il existe certaines sommes non soumises à cotisations telles que les acomptes, remboursement de frais professionnels, indemnités de rupture exonérées,... Particularités : le personnel de certaines professions bénéficient d un abattement forfaitaire sur l assiette des cotisations sociales (exemple : ouvriers du bâtiment, artistes du spectacle, etc ). Le taux de cet abattement varie selon la profession concernée. L abattement ne s applique pas pour l assiette de la CSG et de la CRDS (application de l abattement général de 3%). L abattement n est possible que : Lorsqu une convention ou un accord collectif de travail l a expressément prévu Ou lorsque le comité d entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord Ou à défaut par acceptation individuelle de chaque salarié concerné soit dans son contrat de travail (ou dans un avenant au contrat) soit par un courrier recommandé avec accusé de réception adressé par l employeur à chaque salarié concerné. 11

12 Fiche conseil 4 REGIME DE PREVOYANCE ET DE RETRAITE 1 Pour bénéficier (ou continuer à bénéficier) des avantages sociaux et fiscaux vos contrats doivent respecter certaines conditions. A. Pour l ensemble des contrats : Condition nouvelle : Mise en place du régime par accord collectif, référendum, ou décision unilatérale de l employeur (avec dans ce cas une information individuelle de chaque salarié à prévoir). Garanties en complément de celles de la sécurité sociale Régime à caractère collectif et obligatoire pour l ensemble du personnel ou une catégorie objective. Taux de cotisation uniforme Participation de l employeur au financement Non substitution du régime à un élément de rémunération (sauf respect d un délai de 12 mois). B. En plus pour les contrats retraite : Sortie du contrat exclusivement en rente (le versement d un capital n est pas autorisé). Age de liquidation 60 ans ou à la liquidation de la retraite du régime obligatoire. Pas de rachat possible sauf 3 cas (Art L du Code des assurances). C. En plus pour les contrats santé : Respect du cahier des charges des contrats dits «Responsables». Non prise en charge de la participation forfaitaire de 1. Le non respect de ces conditions entraînera la perte de votre droit à exonération des cotisations de Sécurité Sociale et à déductibilité fiscale des cotisations. Vous vous exposerez donc à des redressements ayant des conséquences financières pour votre entreprise 2 Les nouvelles limites d exonération sociale et fiscale LIMITES SOCIALES LIMITES FISCALES RETRAITE SANTE PREVOYANCE Le montant le plus élevé entre : 5 % du Plafond Annuel de la Sécurité sociale PASS ( en 2007, pour 2008) 5 % de la rémunération soumise à cotisation de SS* limitée à 5 PASS, sous déduction de l abondement au Plan d Epargne Retraite Collectif (PERCO) s il existe dans l entreprise. 6 % du PASS + 1.5% rémunération soumise à cotisation de SS* avec un maximum de 12 % du PASS 8% de la rémunération brute limitée à 8 PASS, sous déduction de l abondement au Plan d Epargne Retraite Collectif (PERCO) s il existe dans l entreprise 7% du PASS + 3% de la rémunération brute avec un maximum de 3% de 8 PASS * Déduction faite de la part des contributions de l employeur au financement des prestations complémentaires de retraite et de prévoyance soumises à cotisation de Sécurité sociale. ATTENTION : Les nouvelles limites peuvent dans certains cas réduire vos droits à exonération de charges sociales et de déductibilité fiscale des cotisations. 12

13 Fiche conseil 4 3 A quelle date devez-vous appliquer ces nouvelles limites? Dates d institutions de vos régimes Santé Prévoyance Retraite à cotisations définies Dates d application des nouvelles règles sociales et fiscales Régimes institués Avant le 25 septembre 2003 Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles sociales. Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles fiscales. Régimes institués à compter du 25 septembre 2003 Jusqu au 31 décembre 2004 Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles sociales. Application immédiate des nouvelles règles fiscales. Régimes institués à compter Du 1 er Janvier 2005 Application des nouvelles règles sociales et fiscales au 1 er janvier

14 Fiche conseil 5 LA DUREE DU TRAVAIL 1 La durée légale du travail Depuis le 1 er janvier 2002, toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont soumises à une durée légale du travail hebdomadaire de 35 heures. (Art L du Code du Travail). Cela ne veut pas dire pour autant qu il n est pas possible de travailler plus. L employeur peut effectivement solliciter l accomplissement d heures supplémentaires. Toute heure accomplie au-delà de 35 heures est une heure supplémentaire qui s impute sur le contingent et qui ouvre droit à des majorations de salaire et/ou une contrepartie obligatoire en repos. L accomplissement d heures supplémentaires dans le contingent était jusqu à août 2008 soumis à une information préalable de l Inspection du travail. Cette information préalable est supprimée. L accomplissement d heures supplémentaires audelà du contingent était jusqu à août 2008 soumis à une autorisation préalable de l Inspection du travail. Cette autorisation est supprimée. L accomplissement d heures supplémentaires est soumis à consultation préalable des institutions représentatives du personnel (délégués du personnel ou comité d entreprise). Par ailleurs, il est possible d organiser le temps de travail sur une durée hebdomadaire, plurihebdomadaire ou annuelle (modulation du temps de travail, octroi de jours de repos dits RTT en contrepartie d une durée de travail hebdomadaire supérieure à 35 heures). Toutefois, ces modalités particulières d organisation du temps de travail ne peuvent être mises en œuvre qu en application d un accord de branche ou d entreprise. Dans tous les cas, le recours à de telles modalités nécessite une étude préalable de faisabilité. A. Temps de travail effectif La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l employeur et doit se conformer à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles (article L du Code du travail). Reste à déterminer ce qui peut être considéré comme du temps de travail effectif. B. Temps de pause, de restauration Si le salarié est pendant le temps de pause ou de restauration : A disposition de l employeur Sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles Le temps de pause et de restauration constitue du temps de travail effectif (Art L du Code du Travail). C. Temps d habillage au sein de l entreprise (Art L du Code du Travail) Lorsque le port d une tenue de travail est imposé par des dispositions législatives ou réglementaires, par des clauses conventionnelles, par le règlement intérieur ou par le contrat de travail et que l habillage et le déshabillage doivent être réalisés dans l entreprise ou sur le lieu de travail et ce temps consacré à l habillage et au déshabillage doit faire l objet de contreparties sous forme de repos ou financière, D. Temps de trajet (Art L du Code du Travail) Ce n est pas du travail effectif quand il s agit du trajet entre le domicile et le lieu de travail, E. Astreinte (Art L du Code du Travail) C est une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l employeur, a l obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d être en mesure d intervenir pour effectuer un travail au service de l entreprise. Ce n est pas du temps de travail effectif mais cela constitue néanmoins une sujétion pour le salarié qui doit faire l objet de contreparties sous forme de repos ou financière. 14

15 Fiche conseil 5 F. Heures d équivalence (Art L du Code du Travail) Existent dans les transports routiers notamment : il s agit d une durée de présence supérieure à la durée légale, rémunérées conformément aux dispositions conventionnelles et n entrent pas dans le décompte des heures supplémentaires. 2 Les durées maximales du travail A. Durée quotidienne (Art L du Code du Travail) 10 heures maximum. Des dérogations sont possibles après consultation des représentants du personnel s ils existent et de l administration et dispositions particulières des conventions collectives. B. Repos quotidien Durée minimale de 11 heures consécutives C. Durée maximale hebdomadaire (Art L du Code du Travail) 44 heures sur 12 semaines consécutives sauf dispositions conventionnelles pouvant aller jusqu à 46 heures. Des dérogations sont également possibles après décision de l inspection du travail. 3 Recours à des Conventions de Forfait A. Forfait d heures hebdomadaire ou mensuel Ce type de forfait est ouvert aux salariés, cadres ou non cadres, et l employeur peut l utiliser même en l absence d accord collectif. (Art L du Code du Travail). La mise en place d un forfait nécessite un accord individuel écrit de chaque salarié concerné. B. Forfait annuel en heures ou en jours Le recours à de tels forfaits nécessite un accord collectif (d entreprise ou à défaut de branche) fixant les modalités d organisation des forfaits (catégories de salariés concernées, durée annuelle de travail, volume maximal etc ) Une convention de forfait écrite doit être signée par chaque salarié concerné (accord individuel écrit exigé). En cas de forfait annuel en jours : entretien annuel obligatoire avec le salarié. D. Durée maximale absolue (Art L du Code du Travail) 48 heures. Des dérogations sont possibles pendant une période limitée, en cas de circonstance exceptionnelle et après autorisation de l'inspection du travail. Attention! Les apprentis mineurs ne peuvent être employés pour une durée hebdomadaire supérieure à 35 heures par semaine, ni plus de 8 heures par jour (sauf dérogation accordée à titre exceptionnel). L apprenti de moins de 18 ans ne peut donc pas effectuer d heures supplémentaires. Tout employeur qui contrevient à ces dispositions légales est passible d une amende de 750 pour chaque fraude constatée. 15

16 Fiche conseil 6 1 Le décompte : LES HEURES SUPPLEMENTAIRES Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectif effectuées au-delà de la durée légale du travail de 35 heures par semaine ou de la durée considérée comme équivalente. Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile. Celle-ci débute le lundi à 00h00 et se termine le dimanche à 24h00. Mais il existe des dérogations à ce décompte notamment en cas de modulation du temps de travail, RTT sous forme de jours de repos, cadre ou itinérant non cadre soumis à un forfait annuel en heures ou forfait mensuel incluant la rémunération des heures supplémentaires. Le recours aux heures supplémentaires nécessite une consultation préalable des institutions représentatives du personnel (Comité d Entreprise ou à défaut délégué du personnel). 2 Le contingent annuel d heures supplémentaires : Le contingent d heures supplémentaires est fixé par accord collectif d entreprise ou à défaut de branche (Art L du Code du Travail). A défaut d accord collectif, c est le contingent réglementaire fixé par décret qui s applique (à ce jour 220 heures / an / salarié). Le contingent est réduit à 130 heures lorsque la durée du travail varie en application d un accord de modulation. Les seuls salariés échappant au contingent sont : Les salariés non soumis à la législation sur la durée du travail (VRP, Cadres dirigeants) Les salariés dont le contrat comporte une convention de forfait en heures ou en jours sur l année. Effectuer des heures supplémentaires au-delà du contingent et dans la limite des durées maximales de travail autorisées ouvre droit à une contrepartie obligatoire en repos (ex repos compensateur obligatoire) et nécessite une nouvelle consultation des institutions représentatives du personnel. 3 Majorations pour heures supplémentaires : Majoration pour heures supplémentaires (à défaut de dispositions conventionnelles) pour toute entreprise quel que soit son effectif : Heures concernées De 35 à 43 heures Plus de 43 heures Taux légal de majoration Taux fixé par convention ou accord collectif avec un plancher de 10% A défaut d accord collectif : 25% Taux fixé par convention ou accord collectif avec un plancher de 10% A défaut d accord collectif : 50% A noter! Le taux de majoration de 25% est applicable à défaut de fixation d un autre taux par la convention collective (avec toutefois dans ce cas un plancher de 10%). Seules peuvent donner lieu à rémunération les heures supplémentaires accomplies avec l accord au moins implicite de l employeur. 4 Régime fiscal et social des heures supplémentaires (loi TEPA): A COMPTER DU 1er octobre 2007 : La loi du 21 août 2007 sur le travail, l emploi et le pouvoir d achat a instauré, à compter du 1 er octobre 2007, un régime social et fiscal de faveur en cas d accomplissement des heures supplémentaires. A. Quelles sont les heures concernées par le régime de faveur prévu par la loi TEPA? Salariés à temps complet les heures effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 heures par semaine) ou d une durée équivalente dans certains secteurs d activités lorsque la durée du travail est organisée sous forme de cycle, les heures effectuées au-delà de la durée moyenne de 35 heures calculée sur la durée du cycle 16

17 Fiche conseil 6 etc en cas de modulation du temps de travail, les heures accomplies au-delà de la limite maximale hebdomadaire fixée par la convention ou l accord de modulation ainsi que, à l exclusion de ces dernières, les heures effectuées au-delà de heures / an. convention de forfait : pour les forfaits annuels en heures sont visés les heures effectuées audelà de 1607 heures par an ; pour les forfaits annuels en jours, cela s applique à la majoration de salaire versée en contrepartie de la renonciation à des jours de repos (au-delà du plafond de 218 jours) En avril 2008, un avenant au contrat de travail est signé, portant l horaire contractuel à 120 heures. o o Les conditions légales sont respectées, la réduction de cotisations salariales accordée à raison des heures complémentaires effectuées au cours des mois de janvier, février et mars 2008 n est pas remise en cause. A compter du 1er avril 2008, ces mêmes heures ayant été intégrées à l horaire contractuel de travail, elles ne sont plus des heures complémentaires, et n ouvrent dès lors plus droit à la réduction de cotisations salariales. Salariés à temps partiel Entrent dans le champ de cette réforme les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel. Ces heures ouvrent droit à l exonération et à la réduction de cotisations salariales mais non à la déduction forfaitaire des cotisations patronales. Accords de modulation et réduction du temps de travail : ces mesures sont subordonnées à ce que l entreprise ne révise pas à la baisse, postérieurement au 20 juin 2007, la limite haute de modulation etc C. Quel est le nouveau régime fiscal des heures supplémentaires? B. Quelles sont les conditions d application des exonérations? Respect de la réglementation de la durée du travail : information des représentants du personnel (CE, DP), information des salariés Non-substitution à des éléments de rémunération : respect du principe de nonsubstitution des heures supplémentaires, complémentaires et temps assimilés à un élément de rémunération (ex : prime) Exécution «régulière» d heures complémentaires par les salariés à temps partiel : l exonération d impôt sur le revenu et, par suite, la réduction de cotisations salariales, ne sont pas applicables aux heures complémentaires accomplies de manière régulière, sauf si elles ont été entièrement intégrées à l horaire contractuel de travail pendant une durée minimale de 6 mois. Exemple : l horaire contractuel d un salarié en CDI est de 25 heures par semaine. L horaire effectif de travail au cours des mois de janvier, février et mars 2008 est de 28 heures par semaine, soit un dépassement de plus de 2 heures hebdomadaires sur plus de 12 semaines consécutives. Les rémunérations versées aux salariés au titre des heures supplémentaires ou complémentaires de travail effectuées à compter du 1 er octobre seront exonérées d impôt sur le revenu. Montants limites de l exonération Cette exonération d impôt sur le revenu s applique tant à la rémunération horaire normale de l heure supplémentaires/complémentaire qu à son éventuelle majoration. Attention! La majoration salariale est retenue dans la limite des taux prévus par la convention collective, l accord professionnel. A défaut de convention collective, la prise en compte de la majoration salariale sera plafonnée : à 25% pour les 8 premières heures supplémentaires et à 50% pour les suivantes à 25% pour les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel audelà du dixième de la durée contractuelle à 25% de la rémunération horaire pour les heures effectuées au-delà de 1607 heures (convention de forfait annuel en heures). à 25% de la rémunération journalière due en contrepartie du renoncement à des jours de repos (convention de forfait annuel en jours). 17

18 Fiche conseil 6 Conséquences sur le revenu fiscal et la prime pour l emploi (PPE) Le montant des revenus exonérés au titre des heures supplémentaires/complémentaires : figurera sur la déclaration annuelle de revenus du contribuable sera intégré dans le revenu fiscal de référence pris en compte pour l établissement du montant des taxes foncières et de la taxe d habitation sera pris en compte dans l appréciation des limites de revenus conditionnant le bénéfice de la prime pour l emploi. D. Quel est le nouveau régime social des heures supplémentaires? Réduction de cotisations salariales Toute heure de travail supplémentaire ou complémentaire, lorsque sa rémunération entre dans le champ de la mesure fiscale, ouvre droit à une réduction proportionnelle de cotisations de sécurité sociale. Cotisations salariales concernées : cotisation salariale d assurance maladie, maternité, invalidité, décès (0,75%) cotisation salariale d assurance vieillesse (6,65% sous le Plafond de Sécurité Sociale et 0,10% sur totalité du salaire). 1 ère étape : Calcul du taux de réduction : Le taux de réduction applicable à la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires correspond au taux résultant du rapport entre la somme des cotisations et contributions rendues obligatoires par la loi et mises à la charge du salarié et la rémunération perçue le même mois. Le taux maximum de réduction est fixé par décret à 21,5%, équivalant à 2,27 au niveau du SMIC (8,71 depuis le 1 er juillet 2008) majoré de 25%. Ce taux maximal de 21,5% correspond en fait au total des taux de l ensemble des cotisations et contributions d origine légale ou conventionnelle rendues obligatoires par la loi, soit en plus des cotisations précitées : la cotisation salariale au régime de retraite complémentaire (3% pour les non-cadres, 3,13% pour les cadres) la cotisation salariale d assurance chômage (2,40%) la cotisation AGFF (0,80%) la CSG et CRDS (respectivement 7,50% et 0,50% de 97% de la rémunération, soit un taux effectif cumulé de 7,76%) Soit un total de 21,46% pour les non-cadres et de 21,59% pour les cadres. 2 ème étape : Calcul de la réduction Le montant de la réduction ne peut excéder le montant des cotisations salariales de Sécurité sociale (maladie-maternité, invalidité, décès, vieillesse) dues sur l ensemble de la rémunération du salarié. Cette réduction est appliquée au moment du règlement des heures supplémentaires ou complémentaires. Exemple : Un salarié non-cadre rémunéré sur la base de par mois pour 151,67 heures effectuant 8 heures supplémentaires majorées de 25% : Rémunération des heures supplémentaires : 14,51 x 125% x 8 heures = 145,10 Brut soumis à cotisations : ,10 = 2.345,10 Cotisations salariales dues sur le brut = 503,26 Rapport «cotisations/salaire brut» : 503,26 / 2.345,10 = 0,2146 Le taux applicable en l espèce est de 21,46 %. Ce taux est bien inférieur à 21,50%. Réduction de cotisations salariales : 145,10 x 21,46% = 31,14 Limite des cotisations salariales de sécurité sociale due sur l ensemble de la rémunération : 2.345,10 x 7,50% = 175,88 (les 31,14 de réduction peuvent donc être intégralement déduits). A noter! Pour bénéficier de la réduction proportionnelle de cotisations salariales, l employeur devra mettre à disposition du service des impôts compétent et des inspecteurs du recouvrement un document permettant le contrôle des heures supplémentaires et complémentaires effectuées. 18

19 Fiche conseil 6 Déduction forfaitaire de cotisations patronales Toute heure supplémentaires et exception faite des heures complémentaires, ouvre droit à une déduction forfaitaire de cotisations patronales. Le montant de la déduction forfaitaire patronale est fixé par décret : 1. 1,50 par heure dans les entreprises de 20 salariés au plus (jusqu au 31 décembre 2008) 2. 0,50 par heure pour les entreprises de plus de 20 salariés* Exemple : A la fin du mois, un salarié a effectué 2 heures 30 minutes supplémentaires dans une entreprise de moins de 20 salariés : son employeur bénéficie de 3,75 de déduction forfaitaire (2,50 x 1,50 ). Cette déduction forfaitaire s imputera sur les sommes dues par l employeur aux URSSAF ou aux caisses de MSA pour chaque salarié concerné au titre de l ensemble de sa rémunération. *Effectif apprécié au 31 Mars 2005 Principe de cumul de la déduction forfaitaire avec d autres «exonérations de cotisations patronales de sécurité sociale» : réduction Fillon exonérations en ZRU, ZRR et ZFU exonération dans les bassins d emploi à redynamiser et dans les jeunes entreprises innovantes réduction forfaitaire liée à l avantage en nature repas dans le secteur HCR exonération liée au contrat de professionnalisation Aménagement de la réduction Fillon : La loi modifie la formule de calcul de l allègement de cotisations sociales, dit réduction Fillon, afin que le recours aux heures supplémentaires n ait pas pour effet de réduire l allègement. Formule de calcul au 1 er octobre 2007 : Pour ce calcul, il n est plus fait référence au salaire horaire du salarié mais à sa rémunération mensuelle, hors heures supplémentaires ou complémentaires, et à la valeur du SMIC pour 151,67 heures mensuelles sur la base de la durée légale de travail de 35 heures par semaine. Disparaît ainsi la notion d heure rémunérée qui servait précédemment à la détermination du salaire horaire. Ce nouveau mode de calcul a pour conséquence de modifier le montant de la réduction lorsqu une heure ne correspondant pas à du travail effectif est rémunérée (temps de pause, d habillage ou d astreinte ) ou qu une compensation financière est accordée en contrepartie d un repos non pris (indemnité de repos compensateur ). En effet ; ces rémunérations conduisent à majorer la rémunération mensuelle du salarié et il est logique qu il en soit tenu compte dans le calcul de l allègement général sur les bas salaires. En revanche, contrairement à la situation antérieure, l accomplissement par un salarié d heures supplémentaires ou complémentaires n entraîne plus de diminution du montant de la réduction. Du fait de l exclusion du surcroît de rémunération afférent à ces heures de la rémunération mensuelle prise en compte pour le calcul du coefficient, le taux d exonération de la réduction générale est désormais identique que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel et qu il accomplisse ou non des heures supplémentaires ou complémentaires. Exemple : Un salarié est rémunéré 13 de l heure pour un horaire de 35 heures hebdomadaires (salaire brut mensuel : 1.971,67 ) dans une entreprise de plus de 19 salariés. Au cours du mois d octobre 2007, son employeur lui verse en plus de son salaire brut : 130 au titre de la rémunération se rapportant à 8 heures supplémentaires payées à 125% 78 au titre de 4 heures supplémentaires payées à 150% La rémunération totale brute est de 1.971, = 2.179,67 pour un nombre d heures total de 163,67. 19

20 Fiche conseil 6 AVANT LE 1 ER OCTOBRE 2007 APRES LE 1 ER OCTOBRE 2007 Coefficient : 0.26* / 0.6 x [(1.6 x 8.44 x / ) 1] = Réduction Fillon : x = Coefficient : 0.26 / 0.6 [(1.6 x / ) 1] = Réduction Fillon : x = * 0,281 pour les entreprises de 1 à 19 salariés / Effectif apprécié au 31 décembre 2006 pour l année 2007 (tous établissements confondus, en fonction de la moyenne, au cours de l année civile, des effectifs déterminés chaque mois). Nous restons bien évidemment à votre disposition pour toute étude quant à l application de ce dispositif au sein de votre entreprise et pour vérifier, si vous le souhaitez, la conformité de votre organisation du travail avec la réglementation en vigueur. 5 Contrepartie obligatoire en repos Le système de repos compensateur légal en vigueur a été abrogé par la loi démocratie sociale du 20/08/2008 (loi ). La loi prévoit désormais une contrepartie obligatoire en repos uniquement pour les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel d heures supplémentaires. 6 Repos compensateur de remplacement L employeur peut souhaiter substituer au paiement des heures supplémentaires l octroi d un repos compensateur de remplacement. Le recours à ce dispositif nécessite : Un accord d entreprise ou à défaut de branche Dans les entreprises sans délégué syndical et non assujetties à la négociation annuelle des salaires, l employeur peut mettre en place le repos compensateur sans accord collectif sous réserve de non opposition des institutions représentatives du personnel (Comité d Entreprise ou délégués du personnel). Si vous souhaitez des informations plus complètes ou si vous envisagez une nouvelle organisation du temps de travail au sein de votre entreprise, n hésitez pas à nous consulter. La contrepartie obligatoire en repos est de : 50% par heure supplémentaire accomplie audelà du contingent dans les entreprises à 20 salariés 100% par heure supplémentaire accomplie audelà du contingent dans les entreprises >à 20 salariés 20

21 Fiche conseil 7 LES CONGES PAYES 1 Le droit aux Congés Payés A. Quels sont les salariés bénéficiaires? Le droit aux congés payés annuels est ouvert à tout salarié lié par un contrat de travail, quelle que soit sa nationalité et la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, contrat d apprentissage etc ) Art L du Code du Travail. A noter! Pour certains salariés, le congé annuel payé est dû selon des modalités particulières (concierges d immeubles à usage d habitation, employés de maison, journalistes professionnels, VRP, travailleurs à domicile ). Attention! Dans certaines professions dites à «travail discontinu» (bâtiment et travaux publics, spectacles, dockers ), les employeurs sont tenus de s affilier à une caisse de congés payés. L année de référence est appréciée dans ce cas de manière différente : elle s entend du 1 er avril au 31 mars. D. Ancienneté exigée Le salarié bénéficie d un congé légal dès lors qu il a travaillé 10 jours de travail effectif chez le même employeur. Par ailleurs, seul le temps de travail effectif est pris en compte pour savoir si le salarié a droit à des congés. Ce temps de travail est défini légalement comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoirs vaquer librement à des occupations personnelles. B. Quelles sont les conditions pour ouvrir droit aux congés payés? Le droit au congé est acquis au travailleur qui justifie avoir travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum de 10 jours de travail effectif. Si l une des conditions requises n est pas remplie, le salarié n a pas droit au congé payé. Ce qui ne lui interdit pas de bénéficier, le cas échéant, d un congé non-payé (congé sans solde) avec l accord de l employeur. C. Année de référence : Le droit au congé s apprécie par rapport à une période, dite année de référence, pendant laquelle le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail. Le point de départ de l année de référence de droit commun est normalement fixé au 1 er juin de chaque année. L année de référence est donc la période comprise entre le 1 er juin de l année écoulée et le 31 mai de l année courante. Exemple : pour le congé de 2009, l année de référence est 1 er juin mai La durée du congé A. Le congé légal Quelles sont les modalités de calcul La durée des congés payés est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale du congé puisse excéder 30 jours ouvrables. Lorsque le nombre de jours ouvrables ainsi calculé n est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Ainsi, un salarié qui a travaillé pendant toute la période de référence (1 er juin N-1 au 31 mai de l année N), a droit à 30 jours ouvrables de congés et ce, quelque soit la répartition de son temps de travail au cours de la semaine (un salarié à temps partiel a un droit en jours équivalent à celui d un salarié à temps complet, seule l indemnisation du congé diffère). Ce n est qu en cas d absence au cours de l année de référence que la durée des congés peut être réduite. D une manière générale, sont réputés jours ouvrables les jours normalement consacrés au travail, par opposition d une part aux jours correspondant au repos hebdomadaire légal, d autre part, aux jours reconnus fériés par la loi et habituellement chômés dans l entreprise. 21

22 Fiche conseil 7 Transposition en jours ouvrés. De nombreuses entreprises transposent le nombre de jours ouvrables de congés payés en jours ouvrés. Par jour ouvré, il y a lieu d entendre, soit le nombre de jours d ouverture de l entreprise (le plus souvent 5 jours par semaine), soit le nombre de jours normalement travaillés par le salarié si ce nombre est différent du nombre de jours ouvrés dans l entreprise. Lorsque la durée des congés est décomptée en jours ouvrés de l entreprise, le nombre de jours ouvrés de congés auquel a droit le salarié est égal à : (nombre de jours payés en jours ouvrables x nombre de jours d ouverture hebdomadaires de l entreprise) / 6 jours ouvrables Lorsque les jours d ouverture de l entreprise sont répartis sur 5 jours par semaine, les 30 jours ouvrables de congés payés légaux correspondent à 25 jours ouvrés. Aucune disposition n interdit de calculer les congés payés en jours ouvrés mais ce mode de calcul ne doit pas désavantager les salariés. Ce calcul doit en effet garantir aux salariés des droits au moins égaux à ceux résultant de la loi. En effet, le calcul en jours ouvrés n est qu une tolérance. Quelles sont les périodes de travail prises en compte pour le calcul des congés payés? La durée du congé s apprécie en fonction du nombre de mois de travail effectif accomplis par le salarié. Comme évoqué précédemment, ce temps de travail effectif est défini légalement comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de son employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoirs vaquer librement à des occupations personnelles. La durée du congé peut également s apprécier en fonction du nombre de périodes de 4 semaines ou de 24 jours de travail effectués par le salarié. L article L du Code du travail assimile en effet à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 4 semaines ou 24 jours de travail. Ainsi, ouvre droit à 2,5 jours de congés, chaque période de : 24 jours pour une répartition du travail sur 6 jours par semaine, soit 288 jours de travail pour 30 jours de congés payés 22 jours pour une répartition sur 5,5 jours par semaine, soit 264 jours de travail pour 30 jours de congés payés 20 jours pour une répartition sur 5 jours par semaine, soit 240 jours de travail pour 30 jours de congés payés A noter! La Cour de cassation a estimé qu il convenait d appliquer, parmi ces différents modes de calcul possibles, la règle la plus favorable au salarié, c'est-à-dire soit : la règle normale de décompte du congé par mois de travail la règle d équivalence en semaine : 2,5 jours pour chaque période équivalente à 4 semaines la règle d équivalence en jours : 2,5 jours pour chaque période de 24 jours Quelles sont les périodes d absence prises en compte? Certaines périodes d absences sont assimilées à des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé en vertu du Code du travail ou selon les dispositions conventionnelles. Par ailleurs, le passage à temps partiel dans le cadre d un congé pour raison familiale (congé parental ) ou dans le cadre du chômage partiel n a pas de conséquence sur le calcul de la durée des congés. Exemples d absences assimilées à du travail effectif : repos compensateurs pour heures supplémentaires jours de réduction du temps de travail congé de maternité ou d adoption congés de formation professionnelle période de préavis accidents du travail (période limitée à un an) En dehors des périodes assimilées à du temps de travail effectif par la loi ou la convention collective, toute période de suspension du contrat de travail n est pas prise en compte dans le calcul de la durée du congé. 22

23 Fiche conseil 7 Exemples d absences non-assimilées à du travail effectif (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) : congé de paternité congé parental d éducation (à temps plein) maladie non professionnelle accident de trajet mise à pied congé sabbatique préavis non exécuté sur demande du salarié Beaucoup de conventions collectives assimilent l absence pour maladie à du temps de travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés. La période d assimilation diffère d une convention collective à l autre. B. Les congés supplémentaires Le Code du travail prévoit pour certaines catégories de salariés des congés payés supplémentaires, c est le cas notamment des jeunes mères de famille. Le bénéfice du congé des jeunes mères de famille est accordée aux femmes salariées et apprenties âgées de moins de 21 ans au 30 avril de l année précédente, et ayant un ou plusieurs enfants à charge. La durée de ce congé est limitée à 1 jour par enfant pour un congé principal de 6 jours au plus. A partir de 7 jours de congé principal, le congé des mères de famille est porté à 2 jours par enfant. Il existe également un supplément de congé en cas de fractionnement du congé principal. Il s agit en effet d un congé supplémentaire pouvant s ajouter aux congés payés pris en dehors de la période légale. Sauf dérogation exceptionnelle, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Il en résulte qu en principe la 5 ème semaine ne peut être accolée au congé principal. Par ailleurs, sauf accord individuel du salarié, convention ou accord collectif d entreprise, seul le congé principal supérieur à 12 jours et inférieur à 24 jours peut être fractionné. En effet, 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaires doivent être pris pendant la période du 1 er mai au 31 octobre. Sauf s il s accompagne de la fermeture de l établissement, le fractionnement du congé principal nécessite l agrément du salarié, même s il est prévu par la convention collective applicable. Ainsi, lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1 er mai au 31 octobre est au moins égal à 6, le salarié a droit à 2 jours ouvrables de congés supplémentaires. Il n a droit qu à un seul jour supplémentaire lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5. Exemple: Soit un salarié bénéficiant de 30 jours ouvrables de congés. il prend 4 semaines en août et une semaine en février : il n a droit à aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement. il prend 3 semaines en juillet et 2 semaines en décembre : il a droit à 2 jours. il prend 19 jours en août, 5 jours en décembre et 6 jours en avril : il a droit qu à un seul jour car, sur les 11 jours pris en-dehors de la période légale de congés, 6 représentent la 5ème semaine et n ouvre pas droit à congé supplémentaire. Si le fractionnement est sollicité par le salarié, il peut également y renoncer : vous devez dans ce cas obtenir une attestation écrite par laquelle il renonce à ces jours de fractionnement. 3 Organisation des départs en congés A. Comment fixer la période des congés payés? Période de congé fixée par accord collectif. La période de prise des congés est fixée par convention ou accord collectif, ou à défaut, par l employeur. Elle doit comprendre la période légale du 1 er mai au 31 octobre. Toutefois, il peut être dérogé à l attribution des congés payés pendant la période légale avec l accord écrit du salarié ou par convention ou accord collectif. Période de congé fixée par l employeur. A défaut de précisions conventionnelles, l employeur peut fixer unilatéralement la période des congés. Il doit alors se référer aux usages et consulter les délégués du personnel et le comité d entreprise. 23

24 Fiche conseil 7 B. Qu en est-il des congés par roulement? Dans un tel cas, l ordre des départs en congés est fixé, en principe, par l employeur pour chaque salarié concerné. La décision appartenant à l employeur, le salarié ne peut décider de lui-même de ses dates de congés. Il convient de se conformer aux dispositions conventionnelles ou, à défaut, aux usages. S il n en existe pas, l employeur doit se décider après avis des délégués du personnel et du comité d entreprise. Pour déterminer l ordre des départs en congés, l employeur doit tenir compte : de la situation de famille des bénéficiaires et notamment des possibilités de congés des conjoints, ainsi que l existence d enfants scolarisés à charges. Les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. de l ancienneté du salarié dans l entreprise Une fois la période des congés et l ordre des départs déterminés, l employeur doit les faire connaître aux intéressés. Il doit en effet porter à la connaissance de l ensemble du personnel les dates de la période ordinaire de congé, au moins 2 mois avant son ouverture et l ordre des départs en congé, un mois avant le départ. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l ordre et les dates de départ fixés par l employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d un mois avant la date prévue du départ. Par ailleurs, le salarié est tenu de respecter les dates des congés payés et notamment de reprendre son travail à la date prévue. consulter au préalable les délégués du personnel lorsque l entreprise ferme au moins 24 jours ouvrables demander l avis conforme des délégués du personnel lorsque l entreprise ferme moins de 24 jours ouvrables (fractionnement du congé principal) consulter le comité d entreprise Fermeture pendant la 5 ème semaine de congés. Trois situations doivent être ici distinguées : en l absence d usage et de dispositions conventionnelles, la fermeture de l entreprise pendant tout ou partie de la 5ème semaine de congés peut être décidée unilatéralement par l employeur, après consultation des représentants du personnel. lorsque l entreprise ferme pendant la 5ème semaine depuis plusieurs années, l employeur qui souhaite modifier les dates de prise de la 5ème semaine devra au préalable dénoncer cet usage. lorsque la convention collective précise que les congés payés peuvent être pris soit pendant la fermeture de l entreprise soit par roulement, l employeur peut décider d abandonner le système de congés par fermeture pour lui substituer celui des congés par roulement, sans avoir à consulter les représentants du personnel ou dénoncer un quelconque usage. A savoir! Lorsqu un établissement ferme pendant une durée supérieure à celle des congés légaux annuels, l employeur est tenu, pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, de verser à son personnel une indemnité qui ne peut être inférieure à l indemnité journalière de congés payés. Cette règle s applique à toute cessation d activité qui se prolonge au-delà de 5 semaines au total. C. Quelles sont les modalités en cas de fermeture de l entreprise? La fermeture d une entreprise pendant les congés payés est souvent décidée par l employeur, mais elle peut être également le résultat d une convention collective. Lorsque l employeur décide que les congés seront pris pendant la fermeture de l entreprise, il devra, en l absence de dispositions conventionnelles fixant les dates de congés : D. Quid des salariés n ayant pas acquis la totalité des congés? En cas de fermeture de l entreprise pendant la durée normale du congé principal, soit 4 semaines, les salariés qui ont moins de 24 jours ouvrables de congés se trouvent en repos forcé pendant une partie du temps de fermeture. Ces salariés n ont pas droit à une indemnité de congé correspondant à la durée de fermeture de l entreprise. 24

25 Fiche conseil 7 Ils peuvent néanmoins prétendre aux allocations publiques de chômage partiel sur demande présentée par l employeur avant la fermeture, à la DDTE du siège de l entreprise. A défaut et en accord avec l employeur, ces salariés peuvent bénéficier d un congé sans solde non rémunéré. E. Peut-on reporter des congés payés non pris? Selon les dispositions du Code du travail, tout salarié a le droit et l obligation de prendre chaque année tous les congés payés qu il a acquis, sous peine d être perdus. Toutefois, la loi prévoit la possibilité de déroger à ce principe permettant ainsi au salarié de capitaliser une partie de ses congés pour les prendre plus tard. Il s agit : du congé pour création d entreprise du congé sabbatique du compte épargne-temps du report prévu par un accord collectif en cas de décompte annuel de la durée du travail Dans la mesure où la loi prévoit expressément 4 exceptions au principe du cadre annuel de la prise des congés payés, un accord entre le salarié et l employeur sur le report d une partie des congés ne semble pas possible. En conséquence, chaque salarié doit être en mesure de prendre les congés auxquels il a droit avant le 31 mai de l année suivante. Période de calcul des droits : 01/06/N-1 au 31/05/N Période de prise des congés : 01/06/N au 31/05/N+1 au plus tard 4 PRISE DES CONGES PAYES A. Existe-t-il une obligation de prendre ses congés payés? Règle d'ordre public. Il découle de l'article L du code du travail qui est d'ordre public, que tout salarié a le droit et l'obligation de prendre chaque année tous les congés payés qu'il a acquis, sous peine d'être perdus. Droit pour le salarié de prendre ses congés. Le salarié qui n'a pas pris le nombre de jours de congés payés auquel il avait droit (reliquat non pris) peut obtenir des dommages-intérêts (si l'employeur a fait obstacle à la prise du congé). Le salarié qui n'a pas pris son congé ne peut prétendre à la réparation du préjudice qui en est résulté que si l'impossibilité d'exercer son droit a été le fait de l'employeur. Interdiction de travailler pendant les congés. Les congés payés sont destinés à permettre au salarié de se reposer de son travail. Cette obligation de repos entraîne notamment l'interdiction pour le salarié de travailler pendant ses congés. Lorsque le salarié travaille pour son employeur ou pour une autre entreprise pendant ses congés, le salarié et l'employeur concernés sont passibles de dommages-intérêts. En outre, l'employeur commet l'infraction de travail dissimulé. B. Quels sont les évènements pouvant altérer la prise des congés? La maladie : Maladie au moment du départ en congés Le salarié dont le contrat de travail est déjà suspendu par un arrêt de travail pour maladie à la date des départs en congé fixée par l'employeur conserve son droit à congé et peut demander à en bénéficier ultérieurement. Dans ce cas, l'employeur qui n'est pas libéré de son obligation, demeure tenu de lui permettre d'exercer ce droit pour la part de congé non prise du fait de l'arrêt de travail, lorsque celui-ci prend fin avant que ne soit close la période des congés payés. Reprise du travail avant la fin de la période des congés payés : Un salarié n'ayant pu prendre ses congés pendant la période de fermeture de l'entreprise du fait d'un arrêt maladie, peut se voir imposer par son employeur de les prendre à son retour d'arrêt de travail intervenu avant la fin de la période des congés (légale ou conventionnelle). 25

26 Fiche conseil 7 L'employeur ne peut pas refuser au salarié de prendre ses congés à l'issue de son arrêt de travail pour maladie au seul motif que la période des congés qu'il a fixée est expirée. Les congés peuvent être pris jusqu'à l'expiration de la période de congés prévue par la convention collective ou, en l'absence de disposition conventionnelle, à l'expiration de la période légale des congés. Reprise du travail après la fin de la période des congés payés : Jusqu à début 2009 si l'arrêt maladie du salarié se poursuivait après l'expiration de la période des congés, le salarié perdait son droit à congé, sauf si une disposition conventionnelle permettait expressément le report desdits congés d'une année sur l'autre. Attention : C était la position de la Cour de Cassation jusqu à ce que la Cour de Justice des Communautés Européennes, dans un arrêt du 20 Janvier 2009, consacre le principe du droit à report des congés payés acquis non pris du fait d un congé maladie, à l issue de l absence. Les congés payés acquis ne sont donc plus perdus mais reportés. La Cour de Cassation s est alignée sur la position de la CJCE dans un arrêt du 24 Février Désormais, les congés non pris ne sont plus perdus, ils sont reportés. Maladie pendant les congés Le salarié qui tombe malade au cours de ses congés payés ne peut exiger de prendre ultérieurement le congé dont il n'a pu bénéficier du fait de son arrêt de travail, l'employeur s'étant acquitté de son obligation à son égard. Au plan pécuniaire, le salarié cumulera l'indemnité de congés payés avec les indemnités journalières de la Sécurité sociale, mais l'employeur n'aura pas à lui verser les indemnités complémentaires de maladie éventuellement mises à sa charge par une convention collective et ce, même si la convention assimile la maladie à un temps de travail effectif. La maternité et autres évènements familiaux Selon une jurisprudence récente, la salariée doit pouvoir bénéficier de ses congés payés lors d'une période distincte de celle de son congé de maternité. Par ailleurs, les salariées de retour d'un congé de maternité ont droit à leur congé payé annuel, quelle que soit la période de congé payé retenue dans l'entreprise. Le préavis pendant les congés Le droit au préavis et le droit aux congés payés résultent de deux textes différents ayant des objets distincts. Par conséquent, et sauf accord des parties, lorsque le salarié est en congé pendant la période de préavis, le préavis est suspendu pendant la durée des congés pour reprendre à l'issue des congés payés. L'incidence du préavis sur la prise des congés payés dépend de la date de la notification de la rupture du contrat de travail. La notification de la rupture du contrat intervient avant la fixation de la date des congés payés : Si la date des congés n'a pas encore été fixée au moment de la notification du licenciement ou de la démission (ou si la date des congés est postérieure à la rupture du contrat), l'employeur ne peut pas imposer au salarié de prendre ses congés pendant le préavis. De la même façon, le salarié ne peut exiger de prendre ses congés pour faire reculer la date de son départ de l'entreprise. Toutefois, un accord entre le salarié et l'employeur permettant au salarié de prendre des congés pendant la période de préavis n'est pas contraire à l'ordre public. Lorsque, sur la demande du salarié, l'employeur permet au salarié de prendre des congés payés, la période de préavis est écourtée à hauteur de la durée des congés. L'employeur est redevable de l'indemnité de congé pendant la période des congés mais n'a pas à verser l'indemnité de préavis pour la période de préavis non exécutée. La notification de la rupture du contrat intervient peu avant le départ en congé : Lorsque la notification du licenciement ou de la démission se situe avant le congé alors qu'il est prévu que ce dernier commencera avant que ne soit achevé le préavis, il y a suspension du préavis. 26

27 Fiche conseil 7 Le préavis sera commencé avant les congés, puis suspendu pendant la période des congés pour reprendre à l'issue des congés. Il existe deux exceptions à ce principe : la dispense du préavis. L'employeur a la possibilité de dispenser le salarié d'effectuer le préavis restant à courir en versant une indemnité compensatrice de préavis. Si la dispense de préavis est à l'initiative du salarié, par exemple pour lui permettre d'occuper un nouvel emploi, l'employeur n'est pas redevable de l'indemnité correspondant au solde de préavis non exécuté. la fermeture de l'entreprise pour congés payés. En effet, la fermeture d'une entreprise pour congé annuel n'a pas pour effet de suspendre, pour la durée de cette fermeture, le préavis du salarié démissionnaire. L'impossibilité pour le salarié d'exécuter son préavis ne saurait le priver de la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait accompli son travail. La notification de la rupture du contrat intervient pendant les congés : Lorsque la notification de la rupture du contrat intervient pendant les congés payés du salarié, le préavis commencera à courir au retour du salarié, à moins que le salarié soit dispensé d'effectuer son préavis, auquel cas il aura droit à une indemnité compensatrice de préavis. 5 Indemnisation des Congés Payés A. Quels sont les règles de base pour calculer l indemnité de congés? L'indemnité de congés payés est égale au 1/10 de la rémunération perçue par le salarié au cours de la période de référence sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé par le salarié s'il avait continué à travailler. L'article L du Code du Travail prévoit donc deux modes de calcul pour l'indemnité de congés payés : application de la règle du 1/10ème ou maintien du salaire. Ces deux modes de calcul doivent être comparés, le plus favorable devant être retenu par l'employeur. Ces dispositions sont d'ordre public. Aucun accord d'entreprise ne peut en conséquence contenir des stipulations moins favorables au salarié. B. Quels sont les principes de la règle du 1/10ème? Le premier mode de calcul consiste à calculer l'indemnité de congés payés par référence au salaire moyen, déterminé en fonction de la rémunération totale perçue au cours de l'année de référence (1er juin-31 mai). Ainsi selon la règle du dixième, l'indemnité de congés payés est égale à 1/10 du salaire total perçu par le salarié au cours de la période de référence (en principe 1er juin-31 mai). Le montant ainsi obtenu correspond à la totalité des congés acquis par le salarié, soit 30 jours ouvrables de congés pour un salarié ayant travaillé la totalité de la période de référence. Lorsque la durée du congé est différente de la durée légale, l'indemnité est calculée proportionnellement à la durée du congé effectivement dû. Salaires à prendre en compte : L'indemnité de congés doit être calculée sur tous les éléments de rémunération acquis par le salarié au cours de l'année de référence. Les éléments de rémunération pris en compte doivent être des sommes : brutes (avant retenues pour cotisations), acquises entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année au cours de laquelle l'intéressé prend son congé présentant un caractère soit réel, soit fictif (sommes correspondant à des périodes d'inactivité). Doivent être prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés les majorations pour heures supplémentaires et les majorations pour le travail de nuit perçues pendant la période de référence. Les primes et commissions liées à l'activité de l'entreprise ou à la production du salarié doivent être incluses dans l'assiette de calcul de l'indemnité de congés payés, à condition toutefois que ces éléments de rémunération soient réellement liés à l'activité personnelle du salarié. 27

28 Fiche conseil 7 Ainsi doivent être prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés les commissions d'acquisition et d'encaissement, les indemnités d'accroissement de portefeuille rémunérant le travail du salarié pendant la période de référence ayant précédé son départ en congé, même si le règlement de ces commissions a eu lieu pendant la période de congé. Selon la jurisprudence, pour être prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés, les primes doivent répondre aux critères suivants : elles doivent être versées en contrepartie du travail, et revêtir un caractère de généralité et de constance qui les rend obligatoires pour l'employeur elles ne doivent pas présenter le caractère de remboursements de frais, ni rémunérer un risque exceptionnel elles ne doivent pas déjà indemniser la période de congé. C. Quels sont les principes de la règle du maintien? L'indemnité de congés payés ne peut être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler. D. Salaire à prendre en compte L'indemnité de congé est calculée à raison du salaire gagné pendant la période précédant le congé (pour un salarié mensualisé, il s'agit du salaire du mois précédant le départ en congé). Elle ne peut pas l'être sur une autre période. Ainsi, si la rémunération qui précède le congé a été réduite (réduction de primes de rendement du fait de grèves perlées), l'employeur est fondé à calculer l'indemnité de congés payés sur la rémunération réduite. Par conséquent, l'indemnité de congé versée pendant les congés du salarié doit inclure, le cas échéant : l'augmentation des salaires, individuelle ou collective, intervenue pendant la période de congé le paiement majoré des heures supplémentaires que le salarié aurait effectuées s'il avait travaillé la valeur des avantages en nature s'ils ne sont pas maintenus pendant les congés payés. Le salaire de référence permettant de calculer l'indemnité de congé est calculée selon la durée du travail applicable dans l'entreprise et l'horaire de travail qu'aurait effectué le salarié s'il avait travaillé. E. Calcul de l indemnité selon le nombre de congés pris. En principe, lorsque les congés payés sont rémunérés selon la méthode du maintien du salaire, le bulletin de salaire incluant une période de congés du salarié indique le salaire habituel. Il ne distingue pas entre ce qui correspond au salaire versé en contrepartie du travail effectif et ce qui correspond à l'indemnité de congés. Toutefois, l'employeur peut vouloir indiquer sur une ligne distincte du bulletin de paie ce qui correspond à l'indemnité de congés. Par ailleurs, pour pouvoir comparer l'indemnité de congés calculée selon la règle du maintien du salaire avec l'indemnité de congés calculée selon la règle du dixième, il est nécessaire de distinguer du salaire versé ce qui correspond à l'indemnité de congés. Dans cette hypothèse, l'indemnité de congés est calculée en fonction du nombre d'heures réelles de travail qu'aurait accomplies le salarié s'il avait travaillé. C'est la méthode de calcul préconisée par la jurisprudence. Exemple de calcul selon la règle du 1/10 ème Soit un salarié ayant perçu un salaire brut de par mois du 1 er juin de l année N-1 au 31 mai de l année N ainsi qu une prime exceptionnelle de (13 ème mois). Les congés payés sont gérés selon la méthode légale des jours ouvrables. 28

29 Fiche conseil 7 Il prend ses congés payés en raison de : Quatre semaines en juillet N 24 jours Une semaine en décembre N 6 jours Total semaines prises 30 jours Calcul de l indemnité Congés Payés Base CP = Brut du 1 er juin N-1 au 31 mai N Déduction prime 13 ème mois Total Droits acquis en jours ouvrables : 30 jours Indemnisation d une journée de CP : ( x 1/10) / 30 = 60 A chaque fois que le salarié prendra une journée de congés payés, il aura droit à une indemnisation de 60. Exemple de calcul selon la règle du maintien L horaire de ce salarié est de 35 heures sur 6 jours, soit 5,83 heures par jour (35h/6). Son salaire horaire est de : 1500 / 151,67 h = 9,89. Indemnisation d une journée de CP : 5,83h x 9,89 = 57,65 La règle du maintien est par conséquent moins favorable au salarié dans ce cas. Il conviendra d appliquer la règle du 1/10 ème pour l indemnisation des congés payés. A noter! L application de la règle du 1/10 ème peut, dans un certain nombre de cas, conduire un salarié à être davantage payé que s il travaillait. Si ce résultat étonne, il n en est pas moins une obligation légale incontournable. 6 LES CAISSES DE CONGES PAYES A. Quels sont les secteurs d activité concernés? Les personnes appartenant à l'une des professions dites «à travail discontinu» ont également droit aux congés payés, mais dans le cadre du régime des caisses de congés. Dans ces professions où le travail est saisonnier ou intermittent, les salariés sont soumis à des changements d'employeurs fréquents. Pour leur permettre de bénéficier d'un droit à congé, le législateur a considéré que la résiliation du contrat de travail n'entraînait pas la perte du droit à congé acquis. Le droit à congé acquis est maintenu et s'impose au nouvel employeur. La gestion et la prise en charge de l'indemnité de congé sont assurées par des organismes de compensation qui se substituent aux employeurs : les caisses de congés payés. Le régime particulier des caisses de congés s'applique dans les professions suivantes : Bâtiment et Travaux publics Dockers Manutention et transports Spectacles B. Quelles sont les modalités d affiliation à la caisse des congés payés? L'affiliation aux caisses de congés payés est obligatoire si l'employeur relève d'une activité où ont été instituées, par décret, de telles caisses. L'employeur qui ne s'est pas affilié à une caisse de congés payés est passible des sanctions prévues pour non-respect de la législation sur les congés payés. L'affiliation doit se faire à la caisse compétente en considération de la profession et du lieu de l'entreprise. L'affiliation entraîne le paiement de cotisations, fixées par chaque caisse, qui sont destinées à assurer le paiement d'indemnité de congés à la place de l'employeur. Les cotisations dues par les employeurs sont calculées en fonction d'un pourcentage de la masse salariale. Les dates et les modalités de versement sont déterminées par le règlement intérieur de la caisse. 29

30 Fiche conseil 7 L'employeur qui s'est affilié et qui est à jour de ses cotisations est déchargé du paiement de toute indemnité de congé (indemnité normale ou indemnité compensatrice). C. Quel est le régime des congés payés? Les salariés des entreprises affiliées à une caisse de congés payés bénéficient d'un droit à congés payés selon les règles de droit commun, sous réserve des règles spécifiques suivantes : le droit à congé est fonction de la durée du travail effectuée dans l'activité concernée, quel que soit le nombre d'employeurs les périodes de travail permettant de calculer la durée des congés prennent en compte non seulement le nombre de mois ou de jours de travail, mais également le nombre d'heures de travail (dans le BTP, 150 heures de travail sont assimilées à un mois de travail effectif) ou le nombre de cachets (dans le spectacle, 30 cachets sont assimilés à un mois de travail effectif) l'année de référence d'acquisition des congés court à compter du 1er avril le paiement de l'indemnité n'est pas effectué par l'employeur mais par la caisse de congés la rupture du contrat n'entraîne pas le versement d'une indemnité compensatrice des congés dans la mesure où le droit à congés est maintenu. Le cabinet reste à votre entière disposition pour vous accompagner dans la gestion des congés payés et vous apporter ainsi une sécurité juridique optimale. 30

31 Fiche conseil 8 L ABSENCE DU SALARIE POUR MALADIE OU ACCIDENT DU TRAVAIL 1 L arrêt maladie A. Obligations du salarié envers son employeur Il doit avertir son employeur dans un délai de 48 heures; à défaut, l absence sera considérée comme injustifiée. Toutefois, l employeur ne peut considérer le salarié comme démissionnaire. Il convient donc au salarié d envoyer un certificat médical ainsi que les prolongations éventuelles. L employeur est en droit de faire effectuer une contre-visite médicale, qui peut être sollicitée auprès des services de la CPAM ou de sociétés privées (telles que mediverif). Obligation de loyauté pour le salarié : interdiction d effectuer une activité concurrente pendant l arrêt ; obligation de remettre le matériel ou les informations nécessaires à la poursuite de l activité. A l issue de l arrêt, le salarié doit reprendre le travail ; à défaut, le licenciement pourra être prononcé pour absence injustifiée. Une visite médicale devra être prévue lors de la reprise du travail. B. Indemnisation du salarié malade par l employeur Indemnisation prévue par la loi Le salarié bénéficie des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) et d une indemnisation complémentaire à la charge de l employeur. Pour bénéficier de l indemnisation complémentaire, le salarié doit remplir plusieurs conditions : justifier de 1 an d ancienneté, avoir justifié son absence dans les 48 heures de son incapacité ; être pris en charge par la sécurité sociale et être soigné en France ; se soumettre, le cas échant, à une contrevisite médicale. Indemnisation prévue par la convention collective Les droits légaux minimaux sont souvent améliorés par les conventions collectives (notamment l ancienneté du salarié, le délai de carence, l importance de l indemnisation). Il convient donc d étudier la convention. Articulation entre la loi et la convention collective ll convient de retenir le régime le plus favorable pour le salarié. L indemnité légale (loi de mensualisation) : A compter du 8 ème jour (7 jours de carence), le salarié malade perçoit pendant 30 jours 90% de sa rémunération brute et pendant les 30 jours suivants, les 2/3 de cette même rémunération. Ces temps d indemnisation sont augmentés de 10 jours par période entière de 5 ans d ancienneté audelà des 3 premières années d ancienneté dans l entreprise sans que chacune des 2 périodes d indemnisation puisse excéder 90 jours. Pour calculer la durée d indemnisation, l employeur doit comptabiliser les périodes déjà indemnisées au cours des 12 mois civils précédents. Nous vous rappelons que les conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables. Tous les éléments de rémunération sont à prendre en compte : prime d ancienneté, heures complémentaires ou supplémentaires, compléments de salaires versés régulièrement ne constituant pas des remboursements de frais (pour un salaire variable : moyenne des 3 derniers mois). Le maintien de salaire s entend sous déduction des IJSS et des indemnités versées éventuellement par les régimes complémentaires de prévoyance. Le salaire maintenu sera soit le salaire brut ou le salaire net si la convention collective le prévoit. La Cour de Cassation considère que l employeur n est tenu qu au maintien du salaire net. En cas de maintien du salaire net, le calcul du complément de salaire net ne peut se faire qu à partir du montant des IJSS après précompte de la CSG et de la CRDS. 31

32 Fiche conseil 8 C est donc ce montant qui sera majoré et transformé en équivalent salaire brut. Cette solution fait finalement supporter par l employeur le paiement de la CSG et de la CRDS sur les IJSS alors que ces contributions sont à l origine, à la charge du salarié. La subrogation peut être prévue : dans ce cas, l employeur est subrogé (partiellement ou totalement) dans les droits du salarié et perçoit directement les IJSS. La subrogation intervient de plein droit lorsque le salaire est maintenu en totalité. Au contraire, lorsque le maintien n est que partiel, l employeur doit obtenir l autorisation du salarié pour percevoir directement les IJSS. Les absences maladie figurent sur le bulletin de salaire. C. Contestation de la réalité de la maladie La contre-visite médicale patronale Si vous êtes soumis à une obligation de maintien de salaire, vous pouvez solliciter une contre-visite médicale destinée à attester que l état pathologique du salarié lui interdit effectivement de travailler. Cette contre-visite peut être réalisée par tout médecin désigné par l employeur et à tout moment dès lors que le congé maladie est en cours d exécution et que le salarié a commencé à percevoir le complément de rémunération. Ainsi, le médecin peut se présenter au domicile du salarié sans l en informer préalablement. Toutefois, la visite doit avoir lieu aux heures pendant lesquelles le salarié doit être présent à son domicile. La contre-visite patronale est la contrepartie de l obligation de verser le complément de salaire. En cas d infirmation des conclusions du médecin traitant, le salarié perd ses droits à l indemnisation complémentaire. De plus le médecin doit transmettre son rapport à la CPAM dans un délai maximal de 48 heures en précisant s il a ou non procédé à un examen médical de l assuré concerné : A défaut d examen médical par le médecin chargé de la contre visite, la caisse devra procéder à un examen médical. Sinon en cas d arrêt injustifié, la caisse devra suspendre le paiement des indemnités journalières. D. Exercice du pouvoir disciplinaire en cas d activité lucrative du salarié Durant le congé maladie, le salarié demeure soumis à une obligation de loyauté à l égard de l entreprise. Ce devoir recouvre une obligation de nonconcurrence, de fidélité, de discrétion, de réserve, ainsi qu une obligation de ne pas nuire à l image ou au fonctionnement de l entreprise. La Cour de cassation retient la faute dès lors que l activité est exercée pour le compte du salarié, c est à dire dans un but lucratif. Toutefois, la limite : protection de la vie personnelle du salarié. E. Lutte contre les arrêts de travail successifs non justifiés Une personne ayant fait l objet d une suspension d indemnités journalières (IJSS) se voyant prescrire un nouvel arrêt de travail n a pas automatiquement droit aux indemnités journalières. 2 Maladie professionnelle et accident de travail A. Définitions : Est un accident de travail un évènement ou une série d évènements survenus à des dates certaines par le fait ou à l occasion du travail, quelle qu en soit la cause, à toute personne salariée ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d entreprise, et dont il est résulté une lésion corporelle. L accident de trajet quant à lui est celui dont un salarié est victime au cours du trajet normal aller et retour entre son lieu de travail et sa résidence ou tout autre lieu où il se rend de façon habituelle pour des motifs d ordre familial et le lieu où il prend habituellement des repas. 32

33 Fiche conseil 8 Les maladies professionnelles sont celles énumérées dans des tableaux annexés au décret du 31/12/1946 régulièrement révisés et complétés. Elles sont d origine professionnelle lorsqu elles ont été contractées dans des conditions tenant au délai de prise en charge, à la durée d exposition ou à la liste limitative des travaux mentionnés dans ces tableaux. Peuvent être reconnues professionnelles, une maladie figurant dans un tableau mais qui ne remplit pas toutes les conditions ou une maladie non désignée dans un tableau lorsqu elle est essentiellement et directement causée par le travail habituel de la victime et qu elle entraîne le décès de celle-ci ou une incapacité permanente d un taux au moins égal à 25%. Il appartient à la CPAM de trancher. B. Déclaration de l AT ou de la MP Conséquences de la non-déclaration dans les délais : la CPAM peut demander le remboursement à l employeur de la totalité des dépenses occasionnées par l accident du travail. De même des peines d amende sont prévues en cas de déclaration tardive. C. Droits du salarié : Le salarié bénéficie d une garantie de ressources conventionnelle. Il n existe en revanche pas de délai de carence. Une visite médicale de reprise devra être prévue et le salarié doit être déclaré apte ; à défaut, il faudra le reclasser si c est possible ou le licencier (seulement à l issue de deux avis du médecin du travail attestant de son inaptitude définitive au poste occupé précédemment). Le salarié doit informer l employeur dans la journée où l accident s est produit puis l employeur doit informer la CPAM par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception dans les 48 heures. Une feuille d Accident du Travail doit être remise au salarié qu il remettra au médecin. En cas d arrêt suite à l accident, une attestation de salaire doit être adressée à la CPAM. 33

34 Fiche conseil 9 LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL Sur le plan humain comme sur le plan juridique, la rupture d un contrat de travail est toujours une affaire délicate. Pour que la notion de rupture du contrat de travail ne devienne pas synonyme de contentieux inévitable, il est nécessaire de comprendre la logique des mécanismes juridiques mis en place par le législateur. Il existe différents cas de rupture du contrat de travail. TYPE DE CONTRAT TYPES DE RUPTURE INITIATIVE DE LA RUPTURE FORMALITES COUT POUR L ENTREPRISE Démission Salarié Aucune formalité obligatoire mais écrit vivement conseillé (La démission ne doit pas être équivoque) ICCP Indemnité compensatrice de préavis sauf inexécution préavis sur demande salarié Rupture conventionnelle (loi du 25/06/08) Rupture d un commun accord Entretien Convention de rupture Délai de rétractation Homologation administrative Indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) Indemnité négociée égale au minimum à l indemnité de licenciement CDI Licenciement Motif personnel Motif économique Employeur Convocation entretien préalable Entretien préalable Notification du licenciement Procédure en fonction du nombre de licenciements envisagés et de l effectif de l entreprise ICCP (sauf faute lourde) Indemnité de préavis (sauf faute grave ou lourde ou inexécution du préavis sur demande du salarié) Eventuellement contribution Delalande (jusqu au 1 er janvier 2008) CDD Retraite Mise à la retraite Départ à la retraite 1. Accord amiable 2. Faute grave 3. Force majeure Employeur Salarié Employeur/salarié Employeur Employeur ou salarié Aucune formalité obligatoire, lettre de mise à la retraite fortement recommandé + vérification de l attribution d une pension à taux plein Aucune formalité obligatoire mais lettre de départ en retraite vivement recommandée Avenant au CDD pour y mettre fin avant son terme Procédure disciplinaire à respecter (entretien préalable) Ecrit exigé ICCP Indemnité de préavis (sauf inexécution du préavis sur demande salarié) Indemnité de mise à la retraite Contribution patronale 50% ICCP Indemnité de préavis (sauf inexécution du préavis sur demande salarié) Indemnité départ retraite Indemnité de précarité ICCP Pas d indemnité de précarité ICCP éventuellement Pas d indemnité de précarité ICCP éventuellement Pas d indemnité de précarité ICCP éventuellement 4. Embauche définitive du salarié Initiative salarié (démission) Ecrit exigé 34

35 Fiche conseil 9 Ces différents types de rupture du contrat entraînent des incidences sur l exécution éventuelle du préavis, le paiement d une indemnité, dont les particularités nécessitent au préalable une étude de votre dossier. Par conséquent, pour le traitement de la rupture du contrat de travail, nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Le contrat de travail peut cesser par la volonté d'une seule des parties. Toutefois, à la différence de la démission, le licenciement nécessite le respect d'obligations contraignantes. A défaut, celui-ci pourrait être jugé sans cause réelle et sérieuse, entraînant le paiement de lourdes indemnités. 1 La démission du salarié La volonté du salarié doit résulter d'un acte libre, clair et non équivoque. Aucune condition de forme n'est exigée, sauf en cas de démission à l'issue du congé maternité. Toutefois, il est fortement conseillé d obtenir du salarié une lettre de démission non équivoque. 2 La rupture conventionnelle Instituée par la loi de modernisation du marché du travail du 25/06/2008, la rupture conventionnelle du contrat de travail est un mode de rupture du contrat d un commun accord. Ce mode de rupture ouvre droit à l indemnisation au titre du chômage. La rupture conventionnelle est soumise au respect d une procédure à suivre : Nécessité d entretien(s) entre l employeur et le salarié (avec faculté d assistance) Convention de rupture Délai de rétractation Homologation administrative 3 Le licenciement Le licenciement prononcé par l'employeur doit être justifié par un motif à la fois réel et sérieux. Cette règle s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise, l'ancienneté du salarié et la nature du licenciement (motif personnel au salarié tiré de l'existence d'une faute ou non; motif économique). Le motif est réel s'il existe et s'il constitue le vrai motif du licenciement, et non un prétexte, par exemple: négligences répétées, difficultés économiques importantes Le motif est sérieux si les faits invoqués présentent un certain degré de gravité de nature à rendre impossible le maintien du contrat de travail. Il convient de différencier le licenciement pour motif économique du licenciement pour motif personnel (insuffisance professionnelle, inaptitude, faute.) 4 Vérifications du juge en cas de litige et sanctions Le juge apprécie le caractère réel et sérieux du motif et forme sa conviction d'après la lettre de licenciement, les éléments fournis par les parties, et au besoin après toutes mesures d'instruction qu'il estime utiles. La charge de la preuve incombe principalement à l'employeur. Si un doute subsiste, il profite au salarié. En cas de licenciement sans motif réel et sérieux, l'employeur sera condamné à verser des dommages et intérêts dont le montant varie en fonction de la taille de l'entreprise et de l'ancienneté du salarié : salariés des entreprises de moins de 11 salariés et salariés ayant moins de 2 ans d'ancienneté; le montant des indemnités est apprécié par le juge en fonction du préjudice subi. Le Tribunal peut également ordonner le remboursement par l'employeur fautif à Pôle Emploi de tout ou partie des indemnités de chômage payées au salarié licencié du jour de son licenciement au jour du jugement, dans la limite de 6 mois d'indemnités. salariés ayant au moins 2 ans d'ancienneté dans une entreprise de plus de 10 salariés; le juge peut proposer la réintégration du salarié dans l'entreprise. Sinon, le juge octroie une indemnité au salarié qui ne peut-être inférieure à 6 mois de salaire brut. 35

36 Fiche conseil 9 5 La prise d Acte : de quoi s agit-il? Lorsqu un salarié prend acte de la rupture de son contrat de travail en raison des faits qu il reproche à son employeur (non paiement des heures supplémentaires par exemple), cette rupture produit les effets : Soit d un licenciement sans cause réelle et sérieuse (avec toutes les conséquences) si les faits invoqués par le salarié se révèlent exacts Soit dans le cas contraire d une démission 6 Quels documents remettre au salarié lors de la rupture du contrat de travail? Au moment de la rupture du contrat de travail, quelle qu en soit la cause, l employeur doit délivrer au salarié un certificat de travail et une attestation d assurance chômage Il peut aussi lui remettre un reçu pour solde de tout compte (ce document est fortement recommandé). L OPCA compétent pour financer les actions de formation réalisées dans le cadre de la portabilité du DIF. Date de la remise. Le certificat doit être remis à l expiration du préavis, qu il soit exécuté ou non. Lorsque le salarié recherche un nouvel emploi, l administration recommande de lui remettre à sa demande une attestation précisant qu il sera libéré de ses liens contractuels à une date déterminée, mais que toute liberté lui est laissée pour occuper un nouvel emploi. L employeur n est pas tenu d envoyer le certificat de travail au domicile du salarié. Sa seule obligation est de tenir le certificat à sa disposition sur le lieu de travail. La non délivrance du certificat de travail est punie de l amende prévue pour les contraventions de 4 ème classe (750 à ce jour). A. Le certificat de travail : il y a obligation de délivrance du certificat de travail (Art L Code du Travail) Qu est-ce que le certificat de travail? Le certificat de travail va permettre au nouvel employeur de vérifier que le salarié est libéré de son dernier engagement. Contenu : Il doit mentionner les noms et prénoms du salarié, le nom de l employeur, la date d entrée et de sortie de l entreprise ; cette dernière correspond au terme du préavis, même si le salarié en est dispensé (Cass. Soc., 23 juin 1988, n ), la natur e de l emploi ou des emplois occupés, ainsi que les périodes pendant lesquelles ils ont été tenus, le droit à la formation non utilisé valorisé et le nom de l OPCA. B. L attestation Assurance chômage Qu est-ce que l attestation d Assurance Chômage? L employeur doit : (Code du Travail Art R ) Délivrer au salarié au moment de l expiration du contrat de travail une attestation (établie à partir d un modèle élaboré par l organisme gestionnaire) lui permettant de faire valoir ses droits à l allocation chômage. Transmettre cette même attestation à l organisme gestionnaire du régime d assurance chômage Quel est le contenu de l attestation? L attestation mentionne notamment : Il convient également d indiquer : Le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF (Droit Individuel à la Formation) et non utilisées et le montant valorisé des droits. Les salaires des 12 derniers mois L indemnité compensatrice des congés payés et le nombre de jours correspondant Les indemnités versées à l occasion de la rupture du contrat. 36

37 Fiche conseil 9 L attestation précise enfin la nature de la rupture (licenciement, démission, prise d acte, rupture conventionnelle etc...). Attention : les motifs d ordre personnel à l origine de la rupture n ont pas à être mentionnés (Cass. Soc 8 octobre 1992 n ) C. Quelles sont les sanctions en cas de non délivrance de l attestation ou d erreurs? L employeur qui ne remet pas au salarié et qui ne transmet pas à l organisme gestionnaire l attestation ou qui délivre une attestation non conforme s expose à une amende prévue pour les contraventions de 5 ème classe (1 500 à ce jour) (code du Travail Art R ). Par ailleurs, le salarié peut s adresser au conseil des prud hommes (référé ou procédure normale) pour demander : La délivrance des documents sous astreinte, c est à-dire avec condamnation au paiement d une somme par jour de retard. Des dommages et intérêts en raison du préjudice subi : difficulté pour retrouver un emploi, impossibilité de s inscrire au chômage. La non dénonciation par le salarié du reçu pour solde de tout compte dans les 6 mois suivant sa signature lui donne un effet libératoire pour les sommes qui y sont mentionnées (Code du Travail Art L ). L effet libératoire prive le salarié de toute action en contestation des sommes mentionnées sur le reçu. Attention, la mention d une somme globale sur le reçu pour solde de tout compte est insuffisante. Il convient de détailler les sommes. A défaut, le reçu pour solde de tout compte est considéré comme un simple reçu de versement qui n a aucun effet libératoire. E. Etat récapitulatif de l épargne salariale Tout salarié quittant l entreprise doit se voir remettre un état récapitulatif de l ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées au sein de l entreprise dans le cadre : De la participation De l intéressement Du ou des plans d épargne (PEE, PERCO, ) D. Le reçu pour solde de tout compte Quelle est la valeur d un reçu de solde de tout compte? Le reçu pour solde de tout compte récapitule les salaires et indemnités dues au moment de la rupture. 37

38 Fiche conseil 10 LA FORMATION PROFESSIONNELLE La formation professionnelle continue a pour objet de : favoriser l insertion ou la réinsertion professionnelle des salariés ; de permettre leur maintien dans l emploi ; de favoriser le développement de leurs compétences et l accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle ; de contribuer au développement économique et culturel et à leur promotion sociale. L Etat, les régions et les partenaires sociaux concourent à l élaboration de la politique de formation professionnelle. Afin de favoriser la concertation entre ces différents acteurs, leurs représentants sont réunis au niveau national au sein du Conseil national de la formation professionnelle tout au long de la vie. Les régions et l Etat se partagent la responsabilité de la mise en œuvre de la formation professionnelle continue. Les régions ont une compétence générale en matière d apprentissage et de formation professionnelle. Elles élaborent leur propre politique de formation. L Etat exerce des compétences limitativement énumérées par la loi. Les organisations professionnelles et syndicales participent à l élaboration des dispositions relatives à la formation professionnelle continue, concourent à leurs mises en œuvre et à la gestion des contributions des entreprises, collectées par les organismes paritaires créés à leur initiative. Les entreprises sont à la fois les lieux privilégiés de mise en œuvre de la formation et, avec les régions et l Etat, les principaux financeurs de la formation professionnelle continue. Le départ en formation du salarié peut s effectuer : Dans le cadre du plan de formation de l entreprise, il regroupe l ensemble des actions de formation qui sont à l initiative de l employeur. Dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF), ce droit permet à chaque salarié de capitaliser 20 heures de formation, cumulables pendant 6 ans, dans la limite de 120 heures, sauf dispositions conventionnelles plus favorables. Le choix de la formation est arrêté avec l accord de l employeur. Le DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Il donne droit à une allocation de formation égale à 50 % du salaire net. Si le DIF est organisé sur le temps de travail, le salarié est rémunéré au taux normal. Dans le cadre de congés individuels reconnus à tous les salariés : le congé individuel de formation (CIF) permet aux salariés de suivre en tout ou partie pendant leur temps de travail une formation de leur choix. le congé de bilan de compétences (CBC) permet aux salariés d analyser leurs compétences personnelles et professionnelles afin de définir un projet professionnel ou de formation. le congé validation des acquis de l expérience (CVAE) en vue de l acquisition partielle ou totale d un diplôme, d un titre à finalité professionnelle ou d un certificat de qualification professionnelle. La responsabilité de l employeur est engagée en cas de manquement à son obligation de former ses salariés : «Le fait que des salariés n aient bénéficié d aucune formation professionnelle continue pendant toute la durée de leur emploi dans une entreprise, établit un manquement de l employeur à son obligation de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, entraînant pour les intéressés un préjudice qu il appartient au juge d évaluer. Cass.soc. 2 mars 2010, n F-D.)» 38

39 Fiche conseil 10 LES ACTIONS DE FORMATION A L INITIATIVE DE L EMPLOYEUR LE PLAN DE FORMATION DE L ENTREPRISE Actions de formation décidées par l employeur Actions nécessitant le consentement préalable du salarié Bilan de compétences VAE LES ACTIONS DE FORMATION A L INITIATIVE DU SALARIE Actions de formation nécessitant l accord de l employeur Mesures nécessitant l autorisation d absence de l employeur DIF CIF CBC CVAE CONGES PARTICULIERS POUR FORMATION Congé formation pour les jeunes travailleurs Congé examen Congé enseignement Autorisation d absence pour siéger dans les instances représentatives des salariés 39

40 Fiche conseil 10 LE PLAN DE FORMATION LES ACTIONS DE FORMATION 2 grandes catégories : 1 Actions d adaptation au poste de travail ou liées à l évolution des emplois et particulièrement au maintien de l'emploi. Il s agit d une obligation pour l employeur de faire en sorte que le salarié puisse accomplir sa prestation contractuelle, y compris en cas d évolution du poste auquel il est affecté. C est du temps de travail effectif donc maintien de la rémunération à l exclusion des primes exceptionnelles. Les actions sont organisées pendant le temps de travail. Elles entrent en ligne de compte pour le calcul de l ancienneté, des congés payés, acquisition des jours de RTT. En cas de dépassement des horaires, paiement au titre des majorations pour heures supplémentaires. Obligation pour le salarié de suivre la formation sous peine de sanctions. 2 Actions de développement des compétences Participation à l évolution de la qualification des salariés Reconnaissance par l entreprise Régime juridique : deux possibilités A. Suivi des actions pendant le temps de travail C est du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. B. Suivi des actions hors temps de travail Possibilité pour l employeur de le demander au salarié Accord nécessaire du salarié pouvant être dénoncé dans les 8 jours Engagements préalables de l entreprise (conditions d accession à de nouvelles fonctions, nouvelle classification, modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié Formation hors temps de travail limitée à 80 heures/an/salarié ou 5% du forfait Indemnisation du salarié : allocation égale à 50% d une rémunération nette de référence définie par voie réglementaire. LE DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION 1 De quoi s agit-il? Il s agit d une nouvelle modalité d accès à la formation instituée par la loi. Il permet au salarié de se constituer un contingent d heures de formation, à utiliser à son initiative après accord de l employeur sur le choix de l action. La négociation entre l employeur et le salarié est un moment clé de la mise en œuvre de ce nouveau dispositif : elle peut permettre la mise en adéquation du projet individuel du salarié avec le projet de développement de l entreprise. Le salarié devient acteur de son parcours professionnel. 2 Quel droit pour quel salarié? Tout salarié employé à temps plein en contrat à durée indéterminée et justifiant d au moins un an d ancienneté se voit désormais reconnaître un droit individuel à la formation (DIF) de 20H/an sauf disposition plus favorable prévue par les conventions collectives. Ce droit est cumulable sur 6 ans, soit un contingent maximal de 120H00. Pour les salariés à temps partiel, le droit annuel (20 heures) est calculé au prorata du temps de travail Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) bénéficient, quant à eux, d un dispositif adapté (DIF) calculé au prorata temporis dès lors qu ils justifient de 4 mois d ancienneté consécutifs ou non sur les 12 derniers mois et le financement est effectué par l OPACIF sur le 1% CIF-CDD Il n y a pas de date limite d utilisation du DIF 40

41 Fiche conseil 10 3 Utiliser le DIF pour quelles formations? Le salarié peut consommer son DIF pour suivre une formation définie comme prioritaires par accord de branche ou d entreprise. A défaut d un tel accord, le DIF permet de suivre des actions : de promotion, d acquisition, d entretien, de perfectionnement des connaissances diplômantes ou qualifiantes 4 L exercice du DIF pendant ou en dehors du temps de travail? Principe : le DIF s exerce en dehors du temps de travail Exception : un accord de branche ou d entreprise peut prévoir que le DIF se déroulera en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, la rémunération du salarié sera maintenue. Lorsque le DIF s exerce en dehors du temps de travail, l employeur doit indemniser le salarié au titre des heures de formation en lui versant une indemnité de formation. Elle est égale à 50% de la rémunération nette de référence du salarié. Elle est exonérée de cotisations sociales et de CSG et CRDS. Le salaire horaire de référence pour le calcul du montant de l allocation de formation est déterminé par le rapport constaté entre le total des rémunérations nettes versées au salarié par son entreprise au cours des douze derniers mois précédant le début de la formation et le nombre total d heures rémunérées au cours de ces mêmes douze derniers mois. Lorsque le salarié ne dispose pas de l ancienneté suffisante dans l entreprise pour ce calcul, sont pris en compte le total des rémunérations et le total des heures rémunérées depuis son arrivée dans l entreprise. En ce qui concerne les salariés intérimaires, sont prises en compte les heures rémunérées au titre de la mission en cours ou, à défaut, de la dernière mission. Pour les salariés dont la durée du travail est fixée par une convention de forfait en jours, le salaire horaire de référence est déterminé par le rapport entre la rémunération nette annuelle versée au salarié et la formule suivante : 151,67 x nombre de jours de la convention individuelle de forfait x 12 mois / 217 jours. A défaut d un accord collectif interprofessionnel, de branche ou d entreprise prévoyant des dispositions particulières en la matière, l allocation de formation est versée par l employeur au salarié concerné au plus tard à la date normale d échéance de la paie du mois suivant celui où les heures de formation ont été effectuées en dehors du temps de travail dans le cadre des dispositions du III de l article L ou de l article L Un document récapitulatif retraçant l ensemble des heures de formation effectuées et des versements de l allocation y afférents est remis au salarié chaque année. Ce document est annexé au bulletin de paie.» Ces frais sont à la charge de l employeur mais imputables sur sa participation au développement de la formation professionnelle continue. 5 Mise en œuvre du DIF? L employeur doit informer tous les ans par écrit les salariés des droits acquis au titre du DIF. C est le salarié qui prend l initiative de suivre une formation dans le cadre de son DIF. Une condition préalable : obtenir l accord de l employeur sur le choix de l action de formation L employeur a un délai d un mois pour répondre au salarié. Au delà la demande est considérée comme acceptée. En cas de désaccord entre l employeur et le salarié sur le choix de l action de formation durant 2 exercices civils consécutifs, le FONGECIF dont relève l entreprise assure par priorité la prise en charge financière de la formation dans le cadre du CIF (Congé individuel formation), sous réserve que l action de formation demandée entre dans le cadre de ses priorités. 41

42 Fiche conseil 10 Dans ce cas, l employeur est alors tenu de verser à l OPACIF :. le montant de l allocation de formation correspondant au DIF,. le coût de la formation calculé sur la base des forfaits applicables aux contrats de professionnalisation. Sous réserve d acceptation de formation de Pôle emploi, le financement des actions est assuré par l OPCA du précédent employeur. Cette somme est égale au nombre d heures acquises au titre du DIF, multiplié, au 1 er janvier 2010, par 9.15 (sauf dispositions spécifiques de branche ou interprofessionnelles) 6 Portabilité du DIF? Le DIF peut être utilisé pendant le préavis préalable à la rupture du contrat de travail. L employeur est tenu de verser une somme forfaitaire destinée à financer tout ou partie des actions demandées. Cette somme est égale au solde du nombre d heures acquises au titre du DIF, multiplié au 01/01/2010 par Lorsque la formation se déroule pendant le préavis, c est obligatoirement pendant le temps de travail. Les heures du DIF non utilisées chez un ancien employeur, peuvent être utilisées chez un nouvel employeur au cours des deux années suivant l embauche. Condition : il faut que la rupture du contrat de travail chez l ancien employeur ouvre droit à l indemnisation chômage. Le salarié peut utiliser son DIF chez le nouvel employeur dans les conditions suivantes : Après accord de l employeur : pour financer tout ou partie d une action de bilan de compétences, de VAE ou de formation Même sans accord de l employeur : pour les seules actions relevant des priorités de la branche. L OPCA compétent pour financer le DIF est celui du nouvel employeur. Lorsque salarié et employeur sont en désaccord, l action se déroule hors du temps de travail et dans ce cas précis, aucune allocation de formation n est due par le nouvel employeur. Par ailleurs, tout demandeur d emploi peut exercer son DIF pendant la période d indemnisation chômage. LE CONGE INDIVIDUEL DE FORMATION Objectif : permettre au salarié de suivre une formation de son choix, à son initiative et à titre individuel, dans son propre intérêt, indépendamment des actions de formation décidées par l entreprise. C est un droit pour le salarié. Le salarié peut suivre des actions de formation dans le but d accéder : à un niveau supérieur de qualification, de changer d activité ou de profession, de s ouvrir plus largement à la culture, à la vie sociale et à l exercice des responsabilités associatives et bénévoles, de préparer et de passer un examen en vue d obtenir un titre ou un diplôme de l enseignement technologique, et ce, sans rapport avec l activité de l entreprise. 1 Quel type d actions de formation peut choisir le salarié? Le salarié choisit librement une action de formation telle que : actions de développement des compétences, actions de promotion permettant à des salariés d acquérir une qualification plus élevée, les actions de prévention ayant pour objet de réduire les risques d inadaptation de qualification à l évolution des techniques et des structures des entreprises, en préparant les travailleurs dont emploi est menacé à une mutation d activité soit dans le cadre, soit en dehors de l entreprise, 42

43 Fiche conseil 10 les actions d acquisition, d entretien ou de perfectionnement des connaissances qui offrent aux salariés les moyens d accéder à la culture, de maintenir ou de parfaire leur qualification et leur niveau culturel ainsi que d assumer des responsabilités accrues dans la vie associative. 2 Quelle est la durée du congé? Il correspond à la durée de formation sans pouvoir dépasser un an pour un stage à temps plein et continu ou 1200 heures s il comporte des enseignements discontinus ou à temps partiel, sauf accord de branche ou d entreprise pouvant prévoir une durée plus longue. 3 Quels sont les bénéficiaires du CIF? Il s agit d un droit pour tous les salariés (CDI, contrats aidés, CDD, si les conditions sont remplies) des entreprises du secteur privé et quelque soit leur effectif. Il faut une ancienneté d au moins 24 mois consécutifs ou non, dont 12 mois dans l entreprise, quelle qu ait été la nature des contrats de travail, tous établissements confondus. Dans les entreprises artisanales de moins de 10 salariés : ancienneté en qualité de salarié d au moins 36 mois consécutifs ou non, dont 12 mois dans l entreprise. La condition d ancienneté ne s applique pas aux salariés qui ont changé d emploi à la suite d un licenciement pour motif économique et qui n ont pas suivi un stage de formation entre le moment de leur licenciement et celui de leur réemploi. 4 Quel est le délai de franchise entre deux CIF? Il est calculé en fonction de la durée du congé précédemment suivi. Il ne peut être inférieur à 6 mois, ni supérieur à 6 ans. Ce délai est égal au 1/12 ème de la durée, exprimée en heures, du CIF précédent. Elle se calcule à partir du dernier jour du CIF suivi, soit : (en heures) Comment se fait la demande du salarié et l employeur peut-il s opposer au CIF? A Si la formation est suivie pendant le temps de travail Le salarié qui souhaite bénéficier du CIF doit en faire la demande à l employeur par écrit : au plus tard 120 jours à l avance lorsqu elle comporte une interruption continue de travail d au moins 6 mois. ou, au plus tard, 60 jours avant le début du stage pour une absence inférieure à 6 mois, pour la participation à un stage, une activité d enseignement ou une activité de recherche et d innovation à temps partiel ou pour le passage ou la préparation d un examen. En pratique, les délais sont allongés de 2 mois compte tenu du temps nécessaire à l étude du dossier par les organismes paritaires agréés. L employeur dispose d un délai de 30 jours pour faire connaitre au salarié sa réponse : soit son accord, soit les raisons pour lesquelles il rejette ou diffère la demande, soit son désaccord lorsque le salarié ne remplit pas les conditions d accès requises ou lorsque le stage ne correspond pas aux critères exigés. En l absence de réponse dans ce délai, l autorisation d absence est acquise de plein droit. Report du départ en formation au cas où l absence du salarié aurait des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l entreprise, Ce report doit être motivé et notifié par l employeur et ne peut être reporté que pour une durée maximale de 9 mois. en cas d absences simultanées Délai de franchise (en mois) = Durée du précédent congé de formation 43

44 Fiche conseil 10 La loi fixe des seuils au-delà desquels l employeur est en droit de refuser le départ immédiat en congé. Pour le calcul, seuls sont pris en compte les salariés partis en CIF et en congé examen. Dans les établissements de 200 salariés et plus : le pourcentage ne doit pas dépasser 2% du nombre total des travailleurs de l établissement Dans les établissements de moins de 200 salariés : si le nombre d heures de congé demandées dépasse de 2% du nombre total des heures de travail effectuées dans l année, l employeur peut reporter la demande. Dans les établissements de moins de 10 salariés : report possible de la demande lorsqu elle aboutit à l absence simultanée au titre du CIF d au moins deux salariés de l entreprise. Les demandes de CIF reportées en raison du dépassement du seuil doivent être satisfaites dans l ordre suivant : demandes de congé pour passer un examen, demandes déjà présentées et différées, demandes relatives à des stages qui ont été interrompus pour des raisons reconnues valables, après avis du comité d entreprise ou à défaut des délégués du personnel, demandes présentées par les salariés ayant le plus d ancienneté dans l entreprise, La loi du 24 Novembre 2009 accorde le droit au salarié d effectuer une formation hors temps de travail sans obtenir d autorisation d absence par son employeur, selon les dispositions suivantes : Doit justifier d un an d ancienneté dans l entreprise N est pas rémunéré pendant le temps de formation, mais conserve la couverture sociale relative aux accidents du travail et aux maladies professionnelles Peut se faire financer tout ou partie des frais de formation par l OPCA au titre du CIF. La durée minimum des formations ouvrant droit au CIF hors temps de travail sera fixée par décret. 6 Quels sont les recours dont dispose le salarié? Il peut : saisir les DP d une réclamation, demander l arbitrage à l inspecteur du travail qui n a cependant qu un rôle de conciliation, saisir le conseil des prud hommes si le désaccord persiste ; saisine en référé. LE CONTRIBUTION DE L EMPLOYEUR AU FINANCEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Toutefois, l ordre de priorité diffère lorsque l entreprise relève du champ d application d une convention de branche ou de l accord national interprofessionnel relatif à la formation professionnelle, à savoir : demandes ayant déjà fait l objet d un report, les formations interrompues pour des motifs reconnus valables, après avis du CE, ou à défaut des DP, s il en existe les demandes de salariés ayant le plus d ancienneté dans l entreprise, les demandes de salariés n ayant jamais bénéficié d un CIF B Si la formation est suivie en dehors du temps de travail Toute entreprise assujettie à l obligation de participer au financement de la formation professionnelle est tenue de verser tout ou partie de ses contributions à un ou plusieurs organismes créés par les partenaires sociaux, agréés par l Etat, au titre du plan de formation et de la professionnalisation ou du congé individuel de formation. En contrepartie, ces organismes développent des services de proximité au bénéfice des entreprises adhérentes ou des salariés : conseil, information, aide à l élaboration des projets de formation et prennent en charge le financement des actions de formation. Pour collecter et gérer les contributions des entreprises, les organismes collecteurs doivent impérativement obtenir un agrément de l Etat, délivré après vérification des capacités et du mode d organisation de l organisme demandeur : 44

45 Fiche conseil 10 pour la collecte des contributions "plan de formation" et "professionnalisation" (OPCA), pour la collecte des contributions "congé individuel de formation" (OPACIF de branche, FONGECIF ou AGECIF). Ces deux agréments ne peuvent, sauf dérogation, se cumuler. Dans certains secteurs (économie sociale, spectacle, agriculture, travail temporaire), l OPCA professionnel est compétent pour collecter les contributions CIF. 1 Le financement des actions de formation par l OPCA Dans les limites posées par le code du travail et le ou les accords collectifs qui le régissent, le conseil d administration paritaire de l OPCA détermine librement les règles de financement des formations : montant des prises en charge des coûts pédagogiques et/ou des frais annexes, type et durée des actions de formation jugées prioritaires, paiement direct à l organisme de formation ou remboursement à l entreprise. A défaut de dispositions conventionnelles, l OPCA prend en charge le coût des dépenses de formation des contrats et périodes de professionnalisation sur la base de 9,15 de l heure de formation. L OPCA peut en outre prendre en charge une partie de la formation des tuteurs, et accorder une aide financière à l exercice des fonctions tutorales avec un plafond de 230 Euros par mois pendant 6 mois. La Loi du 24 Novembre 2009 prévoit les dispositions suivantes : Tutorat interne Les dépenses de tutorat interne sont financées de manière spécifique (décret en cours) pour les publics suivants : Les jeunes de moins de 26 ans ayant un niveau inférieur au Bac professionnel / technologique Les personnes ayant bénéficié du contrat unique d insertion Tutorat externe Dans les mêmes conditions que le tutorat interne, l OPCA peut financer une partie des dépenses de la mission tutorale externe. Sont concernés également par cette mesure les personnes qui : ont été suivies par un référent avant la signature du contrat de professionnalisation N ont exercé aucune activité professionnelle à plein temps et en CDI au cours des 3 années qui ont précédé la signature du contrat. 2 Les aides publiques Toute entreprise engageant des dépenses de formation au profit de ses salariés peut bénéficier, sous certaines conditions, des aides publiques à la formation prévues notamment dans les cadres suivants : L Engagement de Développement De la Formation (EDDF) Le Fonds Social Européen (FSE) Les aides locales Les aides au conseil La convention de formation ou d adaptation du FNE Sous certaines conditions, les employeurs de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d une aide au remplacement d un salarié en formation. La Loi de Novembre 2009 prévoit également, le remplacement des salariés en formation pour les TPE de moins de 10 salariés : Les dépenses correspondant aux rémunérations d une personne recrutée pour remplacer un salarié en formation, peuvent être prises en charge par l OPCA au titre de la formation professionnelle continue. Les bénéficiaires de minima sociaux, 45

46 Fiche conseil 10 3 Les contributions des entreprises au financement de la formation Toute entreprise, quelle que soit sa taille, doit participer au financement de la formation professionnelle des salariés (dans le cadre de l alternance, du plan de formation, des contrats et périodes de professionnalisation, du droit individuel à la formation et du congé individuel de formation). Pour ce faire, elle doit verser une contribution, à l OPCA dont elle dépend, assise sur la masse salariale annuelle brute soumise à cotisations de sécurité sociale (montant indiqué sur la DADS), dont le taux varie selon l effectif de l entreprise : moins de 10 salariés, de 10 à moins de 20 salariés, ou 20 salariés et plus, un dispositif étant en outre prévu pour atténuer les effets de seuil. Les entreprises de 10 salariés et plus peuvent, dans certains cas, affecter directement cette contribution au financement des actions de formation qu elles réalisent. Une déclaration fiscale devra être établie. A défaut, des sanctions sont prévues. Tableau récapitulatif des nouvelles contributions pour une entreprise soumise au taux légal - de 10 salariés De 10 à moins de 20 salariés effet de lissage Années 1, Année 4 Année 5 2 et 3 20 salariés et plus Droit effet de lissage commun Année 1 Année 2 Droit commun CIF 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,10 % 0,15 % 0,20 % Mutualisé 0,15 % 0,15 % 0,15 % 0,15 % 0,15 % 0,20 % 0,35 % 0,50 % Plan 0,40 % 0,40 % 0,40 % 0,80 % 0,90 % 0,90 % 0,90 % 0,90 % TOTAL 0,55 % 0,55 % 0,75 % 0,95 % 1,05 % 1,20 % 1,40 % 1,60 % Attention Pour les employeurs franchissant pour la première fois le seuil de 10 à 20 salariés en 2008, 2009 ou 2010, le système transitoire suivant s appliquera : Années 1 à 3 Année 4 Année 5 Année 6 Droit commun Franchissement seuil 10 salariés 0.55 % 0.70 % 0.85 % 0.95 % 1.05 % Franchissement seuil 20 salariés 1.05 % 1.15 % 1.30 % 1.45 % 1.60 % NB : Année 1 = année de franchissement du seuil Particularité Des taux différents s appliquent aux entreprises de travail temporaires et employeurs d intermittents du spectacle. Une convention ou un accord collectif applicable à l entreprise peut par ailleurs imposer des taux supérieurs. Pour limiter les effets de seuil (franchissement des 10 salariés ou 20 salariés), la loi institue des mécanismes de lissage permettant de bénéficier soit des anciens taux pendant un certain temps soit d une application progressive des nouveaux taux. 46

47 Fiche conseil 10 LE SUIVI DES FORMATIONS Différents dispositifs ont été mis en place par la Loi du 24 Novembre Le passeport d orientation et formation : Le passeport d orientation et formation est un document unique et personnel du salarié. Il recense les informations suivantes : Les actions de formations mises en œuvre par l employeur ou initiative individuelle Les expériences professionnelles acquises lors de stage ou de formation en entreprise Les qualifications obtenues Les emplois et activités bénévoles Toutes les informations issues d entretiens professionnels, d un bilan de compétence ou professionnel Les habilitations de personnes Un décret déterminera les modalités de la mise en œuvre et de mise à disposition. 2 Le bilan d étape professionnel Le bilan d'étape professionnel a pour objet, à partir d'un diagnostic réalisé en commun par le salarié et son employeur, de permettre : au salarié de connaître et d'évaluer ses compétences professionnelles et à son employeur de déterminer les objectifs de formation du salarié. A l'occasion de son embauche, le salarié doit être informé que, dès lors qu'il dispose de deux ans d'ancienneté dans la même entreprise, il peut bénéficier à sa demande du bilan d'étape professionnel qui peut être renouvelé tous les cinq ans, à sa demande. Un accord national interprofessionnel étendu précise les conditions de mise en oeuvre de ce bilan. 3 L entretien professionnel L entretien professionnel permet à tout salarié d élaborer son projet professionnel à partir des ses compétences, de ses souhaits en fonction des besoins de l entreprise. Pour les entreprises employant au moins 50 salariés, un entretien professionnel est obligatoire dans l année qui suit le 45 ème anniversaire d un salarié afin de l informer de son droit d accès à un bilan d étape professionnel, à un bilan de compétence ou une action de professionnalisation. 47

48 Fiche conseil 10 MISE EN ŒUVRE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET STATUT DU SALARIE Validation des acquis de l expérience (V.A.E) Reconnaissance d une expérience professionnelle ou non afin d obtenir une certification. Contrat d apprentissage (jeunes de moins de 26 ans) Contrats de formation en alternance Contrat de professionnalisation qui concerne : Les jeunes de moins de 26 ans Les demandeurs de 26 ans et plus Depuis la Loi de Novembre 2009, les bénéficiaires de minima sociaux ou les personnes ayant bénéficié d un contrat unique d insertion selon disposition spécifique suivante :. Une durée maximale portée à 24 mois (sans obligation d accord de branche). La durée de la formation peut être supérieure à 25 % de la durée du contrat (selon accord de branche ou interprofessionnel). La prise en charge sur la base de forfaits horaires (prévus par accord de branche ou interprofessionnel). En cas de redressement ou liquidation judiciaire de l entreprise, de licenciement économique ou de rupture anticipée à l initiative de l employeur dans le cas d un CDD, l OPCA peut poursuivre la prise en charge des actions après la rupture du contrat de professionnalisation. Congé individuel de formation (C.I.F) Initiative du salarié condition et formalités qui différent selon le type de C.I.F concerné : CIF des salariés en CDI CIF des salariés en CDD Possibilité de prise en charge de la rémunération du salarié et des frais par l organisme. Périodes de professionnalisation Favoriser le maintien dans l emploi de salariés en CDI. Depuis le 1 er janvier 2010, les salariés titulaires d un contrat unique d insertion (CDD ou CDI) sont éligibles à la période de professionnalisation. 48

49 Fiche conseil 10 La préparation opérationnelle à l'emploi permet à un demandeur d'emploi de bénéficier d'une formation nécessaire à l'acquisition des compétences requises pour occuper un emploi correspondant à une offre déposée auprès de Pôle emploi. La Préparation Opérationnelle à l Emploi (POE) Le financement est pris en charge par Pôle emploi et de manière partielle par l OPCA. A l'issue de la formation, qui est dispensée préalablement à l'entrée dans l'entreprise, le contrat de travail qui peut être conclu par l'employeur et le demandeur d'emploi est un contrat : à durée indéterminée, à durée déterminée (minimum 12 mois) un contrat de professionnalisation à durée indéterminée Plan de formation Action de formation, Bilan de compétence, V.A.E : Initiative de l employeur dans le cadre de la politique de Gestion du personnel Consultation préalable des représentants du personnel Ventilation des actions dans 2 catégories distinctes. Droit Individuel de formation (D.I.F) 20 heures par an par salarié cumulable pendant 6 ans, mis en œuvre à l initiative du salarié avec accord de l employeur. 49

50 Fiche conseil 11 LE DOCUMENT UNIQUE D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS 1 De quoi s agit-il? Tout employeur, quels que soient son statut, son secteur d activité et le nombre de ses salariés est tenu de procéder à une évaluation des risques professionnels en vue de mettre en place les actions de prévention appropriées. En outre, le décret n du 5 novembre 2001 vous oblige à transcrire les résultats de cette évaluation dans un document unique, mis à jour annuellement. 2 Quelles sont vos obligations? En matière de prévention des risques professionnels sur la santé de vos salariés, vos obligations sont multiples : Vous devez prendre l initiative de l évaluation des risques professionnels au sein de votre entreprise. C est une obligation s inscrivant dans le cadre des principes généraux de prévention. Vous êtes tenu de conduire une action spécifique en matière d évaluation des risques professionnels. Elle constitue le préalable nécessaire à la mise en œuvre d un plan de prévention. Pour ce faire, vous devez réaliser un inventaire de l ensemble des risques professionnels liés aux activités de l entreprise exercées par les salariés ou toute personne relevant de votre autorité. De cette analyse, vous devez préparer les conditions de mise en place d actions de prévention visant à éviter ou tout au moins limiter la survenance de ces risques. Vous devez rédiger, de manière globale et exhaustive, un document unique d évaluation qui met en évidence les résultats de votre analyse des risques professionnels identifiés dans chaque unité de travail de l entreprise. Ce document doit être mis à jour annuellement. Attention! Vous êtes tenus de mettre à jour votre évaluation des risques professionnels dès lors que l un des deux facteurs suivants est modifié : l organisation de vos activités ou les salariés qui les exercent. Cette obligation dépasse donc parfois le cadre annuel. 3 Quelles sont les sanctions encourues? Les agents de l inspection du travail sont chargés du contrôle du document unique. Ils peuvent dresser des procès-verbaux et constater les infractions pénales suivantes : La non réalisation de la transcription obligatoire des résultats de l évaluation des risques professionnels dans le document unique, soit une peine d amende de 1500 (3000 en cas de récidive) Le délit d entrave à l exercice des fonctions de représentant du personnel qui n ont pas accès au document unique dans le cadre de l exercice de leur mission, ce délit est puni d un an d emprisonnement et/ou de 3750 d amende Nous vous conseillons de respecter cette obligation légale puisqu elle a un impact non négligeable sur les charges de votre entreprise. Une meilleure prévention des risques vous permettra de diminuer votre taux d accident du travail et de pallier aux absences pour cause d accident du travail de certains de vos salariés! A noter! Vos délégués du personnel, ou le Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), peuvent procéder à leur propre analyse des risques professionnels dans votre entreprise. Ils peuvent parfaitement agir indépendamment du respect ou non de vos obligations, tout en informant l inspection du travail de leur constat. 50