Guide d utilisation d Instant Scheduler pour Microsoft Outlook

Transcription

1 USER GUIDE Conferencing Guide d utilisation d Instant Scheduler pour Microsoft Outlook Description du produit Instant Scheduler permet aux utilisateurs de démarrer et d organiser des audioconférences et/ou des conférences Web dans Outlook. Les organisateurs de conférences peuvent programmer des réunions et envoyer des invitations contenant un lien sur lequel organisateur et participants peuvent cliquer et permettre ainsi à la passerelle audio de rappeler ces derniers. Les principales fonctionnalités de ce module additionnel sont les suivantes : Importer des audioconférences et des conférences Web dans le module additionnel grâce aux informations de connexion «Gestion de mes réunions». Ajouter manuellement les détails concernant les réunions Instant Meeting, Instant Net ou les réunions Web avancées/personnalisées. Démarrer/rejoindre des audioconférences et/ou des conférences Web en cliquant sur le bouton «Verizon Conferencing» de la barre d outils. Programmer des rendez-vous Outlook à l aide d informations d'audioconférence et/ou de conférence Web affichées automatiquement dans le corps des rendez-vous. Des rappels personnalisés s affichent pour les rendez-vous, ce qui permet de démarrer ou de rejoindre des réunions directement depuis l écran de rappel. L outil Web Moderator peut être lancé automatiquement lorsqu un utilisateur démarre une audioconférence. Plateforme Microsoft Outlook 2003 ou Microsoft Outlook 2007 est pris en charge sur les plateformes suivantes : Microsoft Windows XP Windows Vista Langues prises en charge Les langues suivantes sont prises en charge. Si nécessaire, d autres langues peuvent être prises en charge. Anglais Allemand Français Japonais 1

2 Procédure d installation Le module additionnel et la procédure de téléchargement sont disponibles à l'adresse sous la barre de menus «Outils phares». Sélectionnez «Outlook Instant Scheduler» dans «Outils phares». Un fichier PDF contenant la procédure d installation est disponible sur la page de téléchargement du module additionnel. Les utilisateurs doivent suivre la procédure de téléchargement indiquée dans le Guide d installation. Barre d outils et menu Une fois le module additionnel installé, le bouton de la barre d outils «Verizon Conferencing» est disponible dans Outlook, comme indiqué ci-dessous : Le bouton de la barre d outils permet d afficher le menu suivant : Planifier une conférence Démarrer/rejoindre une conférence Gérer les réunions Préférences À propos de 2

3 Définition et modification des préférences Pour ajouter des détails sur les conférences Instant Meeting ou les conférences Web, sélectionnez «Préférences». Au démarrage, seules les options «Préférences» et «À propos de» sont activées. Une fois que l utilisateur a entré ses préférences, l option «Gérer les réunions» est activée. Dans l onglet «Préférences» illustré ci-dessous, l utilisateur doit renseigner les champs suivants : Prénom et nom Numéros Appelez-moi Paramètres de langue Importer les conférences Conférence Web (le cas échéant) Je déclare avoir lu et approuvé la Politique de confidentialité des conférences Lancer automatiquement Web Moderator au démarrage de l audioconférence Instant Meeting 3

4 Pour importer des conférences, vous devez disposer d une identité d utilisateur et d un mot de passe «Gestion de mes réunions», comme indiqué ci-dessous. Une fois que l utilisateur a importé des conférences depuis l écran «Préférences» ou en a ajouté depuis l écran «Gérer les réunions» et qu un utilisateur en ligne est sélectionné, le menu «Démarrer la conférence» est activé. Sous-menus de la section «Démarrer/rejoindre une conférence» Le menu «Démarrer/rejoindre une conférence» comporte les sous-menus suivants : Démarrer l'audioconférence Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez l audioconférence. Démarrer la conférence Web Cette option de menu est désactivée si aucune conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez la conférence Web. 4

5 Démarrer l'audioconférence et la conférence Web Cette option de menu est désactivée si aucune audioconférence ou conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Si la case relative à la politique de confidentialité n est pas cochée, un message d erreur s affiche et le processus s arrête. Démarrez les fonctions audio de la conférence comme indiqué ci-dessus. Démarrez la conférence Web. Sous-menus de la section «Planifier une conférence» Le menu «Planifier une conférence» comporte les sous-menus suivants : Planifier une audioconférence Ce menu est désactivé si aucune audioconférence ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda d Outlook et d insérer les détails de l audioconférence dans le corps du rendez-vous (l abonnement par défaut à l audioconférence est indiqué). Le corps de l invitation comprend les détails de l audioconférence indiqués ci-dessous : Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence : Informations sur Instant Meeting : Fonction : Global Audio Meeting Code secret des participants : Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez composer l'un des numéros d'appel ci-après : ARGENTINE : NUMÉRO GRATUIT : AUSTRALIE : ADÉLAÏDE, NUMÉRO PAYANT : BRISBANE, NUMÉRO PAYANT : CANBERRA, NUMÉRO PAYANT :

6 Planifier une conférence Web Ce menu est désactivé si aucune conférence Web ne figure dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda et d insérer les détails de la conférence Web dans le corps du rendez-vous (l abonnement par défaut à la conférence Web est indiqué). Le corps de l invitation comprend les détails de la conférence Web indiqués cidessous : Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre la conférence Web : Informations sur la conférence Web instantanée : Type de réunion Web : LIVE_MEETING Fonction : All Purpose Meeting - Live Meeting Code secret des participants : URL de la réunion : Planifier une audioconférence et une conférence Web Ce menu n est activé que si au moins une audioconférence et une conférence Web figurent dans l écran «Gérer les réunions». Il permet d ouvrir le nouvel écran de saisie de données dans l agenda et d insérer les détails de l audioconférence et de la conférence Web dans le corps du rendez-vous (les abonnements par défaut à l audioconférence et à la conférence Web sont indiqués). Le corps de l invitation comprend les détails de l audioconférence et de la conférence Web indiqués ci-dessous : 6

7 Cliquez sur le lien suivant pour rejoindre l'audioconférence et la conférence Web : Informations sur Instant Meeting : Fonction : US Audio Meeting Code secret des participants : Si vous ne parvenez pas à rejoindre la conférence en cliquant sur le lien ci-dessus, veuillez composer l'un des numéros d'appel ci-après : ÉTATS-UNIS : NUMÉRO PAYANT : NUMÉRO GRATUIT : Informations sur la conférence Web instantanée : Type de réunion Web : LIVE_MEETING Fonction : All Purpose Meeting - Live Meeting Code secret des participants : URL de la réunion : Écran «Gérer les réunions» L écran «Gérer les réunions» propose les fonctionnalités suivantes : Le prénom et le nom sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. Le champ est automatiquement renseigné avec tous les numéros provenant de l écran «Préférences», le numéro par défaut étant le numéro actuel. Les détails de l audioconférence Instant Meeting ou de la conférence Web sont automatiquement affichés une fois que la section «Préférences» a été renseignée. (Vous devez disposer d un compte d audioconférence ou de conférence Web actif. Sinon, aucune réunion ne s affiche.) Ajouter manuellement une audioconférence. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, le pays et le numéro d appel, à cocher la case «Organisateur» et à indiquer le code secret de l organisateur/du participant. Ajouter manuellement une conférence Web. Vous êtes alors invité à ajouter le titre de la réunion, à cocher la case «Présentateur» et à indiquer le numéro et le code secret de la réunion, le code secret du présentateur ainsi que l identité d utilisateur et le mot de passe «Gestion de mes réunions». Consulter et modifier les informations relatives à la réunion Démarrer/rejoindre une audioconférence et/ou une conférence Web 7

8 Voir et modifier Ajouter manuellement Démarrer / une réunion joindre Démarrer la conférence Ajout de conférences Web avancées/personnalisées Si la case «Avancé/personnalisé» de l écran «Préférences» est cochée, vous devez ajouter l URL de votre conférence Web avancée/personnalisée dans l écran «Gérer les réunions». Cliquez sur l onglet «Ajouter une réunion». La fenêtre ci-dessous s affiche alors. L utilisateur doit ajouter le titre de la réunion, l URL du participant et du présentateur, puis cliquer sur OK. (Cette fenêtre ne s affiche que lors de la configuration initiale.) Pour obtenir les URL, accédez au site Web «Gestion de mes réunions», à l adresse Après avoir entré l identité d utilisateur et le code secret, cliquez sur l onglet «Net Conferencing» et sélectionnez l abonnement à une conférence avancée ou personnalisée. Sélectionnez «Meeting Now Details» (Détails de la réunion actuelle) pour obtenir l URL du participant et du présentateur. 8

9 Écran de rappel des rendez-vous Un écran de rappel s affiche avant le début prévu de la conférence si le rendez-vous a été créé au moyen du module additionnel Verizon Conferencing. Démarrage du Web Moderator Si le Web Moderator est configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», la boîte de dialogue suivante s affiche une fois qu une audioconférence Instant Meeting a été lancée. Si le Web Moderator n est pas configuré pour démarrer automatiquement dans l écran «Préférences», cette boîte de dialogue ne s affiche pas. L utilisateur doit démarrer l outil Web Moderator d une autre façon. 9

10 Recherche des mises à jour Pour rechercher les mises à jour, cochez la case «Vérifier les mises à jour» dans le menu «À propos de». Le bouton «Télécharger la dernière version» permet d accéder aux instructions de mise à jour du module additionnel Verizon. Tous droits réservés. Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les services et produits de Verizon sont des marques commerciales et des marques de service ou des marques déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Microsoft, Outlook, Windows et Windows Vista sont soit des marques commerciales soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 10