Comment s inscrire en 1 ère année au diplôme de doctorat?

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1 Année universitaire 2014/2015 Comment s inscrire en 1 ère année au diplôme de doctorat? Doctorant en 1 ère année L inscription en doctorat à l INSA de Lyon se déroule en 2 phases : A partir du 7 juillet ère phase : l inscription pédagogique auprès de l école doctorale via le logiciel «système d information et de gestion des Ecoles Doctorales» (SIGED) 2 ème phase : l inscription administrative auprès de l INSA via le logiciel SCOLARX. Votre inscription sera terminée et validée seulement à la fin les deux phases. 1 ère phase ( Etapes 1 à 4 ) : Inscription pédagogique auprès de votre école doctorale via l application SIGED - Après avoir obtenu l'ʹaccord de votre directeur de thèse, demandez à votre école doctorale un code d accès (identifiant/mot de passe Doctorants Université de Lyon) au SIGED en indiquant une adresse mail personnelle valide. C'ʹest à cette adresse que les informations nécessaires à votre connexion sur le SIGED vous seront envoyées. - Connectez- vous à l application SIGED en utilisant l url lyon.fr, en sélectionnant ensuite comme établissement l INSA de Lyon et utilisant le code d accès reçu par mail. - Créez votre dossier en ligne en remplissant les informations demandées pour procéder à votre inscription pédagogique en doctorat. Certains onglets contiennent des champs obligatoires (indiqués par un astérisque). Il s agit de : Informations personnelles / Cursus/ Thèse/ Financements. Ajouter dans votre dossier les documents complémentaires spécifiques demandés votre école doctorale (CV, Projet de thèse ) - Récupérer les modèles de documents disponibles en cliquant sur le fil d actualité D1 INSA Lyon depuis SIGED (cf liste des documents en fin de ce document) 1

2 - Compléter ces documents, les faire signer si nécessaire et les déposer dans l onglet Documents Complémentaires de votre dossier SIGED au format pdf - Lorsque toutes les données nécessaires à votre inscription pédagogique sont saisies, vous pouvez soumettre votre demande à l école doctorale (action Soumettre ma demande, affichée en caractères blancs, à droite de l écran). Notez que si vous laissez le curseur sur l'ʹaction Soumettre ma demande lorsqu'ʹelle est en noir, le système vous indique les onglets à compléter. - L application prévoit la validation électronique de votre dossier par votre directeur de thèse, votre directeur de laboratoire, puis votre directeur d école doctorale. Vous pouvez suivre l avancement de ces validations dans l application SIGED en consultant votre dossier régulièrement (onglet Suivi des inscriptions). 2

3 2 ème phase ( Etapes 5 et 6) : Autorisation d inscription et Inscription administrative auprès de l INSA de LYON Lorsque votre dossier pédagogique a été validé dans l application SIGED par vos directeurs de thèse, de laboratoire et d école doctorale (état Validation 5/6), vous devez vérifier que tous les documents nécessaires sont téléchargés dans votre dossier SIGED. Etape 5 : Autorisation de l inscription par l établissement : Si votre dossier est complet, la Directrice Adjointe de la Recherche aux Etudes Doctorales et Formation par la Recherche autorise l inscription en doctorat à l INSA de Lyon. Etape 6 : inscription administrative Lorsque votre dossier a été validé et se trouve à l état Validation 6/6, vous pouvez procéder à l inscription administrative auprès du service de scolarité de l INSA Lyon avec une copie papier des documents 1, 2, 3, 4, 6, 8,9 et 12 (cf liste des documents ci- dessous) Adresse : INSA de Lyon, Service Scolarité, Bât Camille Claudel, 8 Allée du Rhône, VILLEURBANNE Cedex Le service est ouvert au public du : Lundi au vendredi de 8h30 à 11h45 et de 13h45 à 16h45 (vendredi de 13h45 à 15h45) Contact inscription administrative INSA de Lyon : Mme Sandrine PUZIN doctorat@insa- lyon.fr tél : Paiement des frais d inscription : paiement à l agence comptable après vérification par le service scolarité Important : Dans le cas d une inscription par correspondance merci de fournir une photo d identité et une enveloppe avec votre adresse personnelle. Après vérification de l inscription administrative et paiement des frais d inscription, votre inscription sera validée dans SIGED. A l issue de cette autorisation et validation, votre certificat de scolarité, votre carte étudiante et votre compte informatique vous seront remis ou envoyés dans le cas d une inscription par correspondance. 3

4 La liste des documents nécessaires à une inscription en première année de doctorat à l INSA Lyon est la suivante. Ces documents doivent être téléchargés au format pdf dans votre dossier SIGED (onglet Documents complémentaires) avant de soumettre votre demande Pour chaque document, un type de document complémentaire particulier a été défini dans SIGED et est indiqué entre parenthèses dans la liste ci- dessous Documents spécifiques à l INSA de Lyon, modèles à charger depuis l application SIGED, à compléter, à faire signer et à télécharger au format pdf dans votre dossier SIGED (onglet Documents complémentaires) 1. Charte Informatique de l INSA de Lyon (type INSA Lyon - Charte informatique) 2. Charte de thèse de l Université de Lyon et dispositions particulières en vue d une inscription en doctorat à l INSA de Lyon (INSA Lyon - Charte de thèse) 3. Document SISE (type INSA Lyon - Document SISE) 4. Document CIL (type INSA Lyon - Document CIL) 5. Formation langue (type INSA Lyon Formation Langue) 6. Codes spécialités Ecole Doctorale (type INSA Lyon - Codes spécialités) 7. Convention Cotutelle Internationale (en cas de cotutelle) (type INSA Lyon Convention cotutelle) Justificatif de financement : à télécharger au format pdf dans votre dossier SIGED (onglet Financements) 8. Justificatif de financement en français ou en anglais (photocopie contrat de travail ou attestation de bourse) Il doit être précisé sur ce justificatif le montant et la durée de votre contrat. L inscription en doctorat à l INSA de Lyon est conditionnée par la justification de ressources financières, équivalentes au minimum au montant du SMIC net, durant au moins les 3 premières années d inscription en thèse (En référence à la Charte des thèses de l Université de Lyon et des dispositions particulières en vue de la préparation d un doctorat à l INSA de Lyon, paragraphe «Ressources minimum exigées pour l inscription en doctorat à l INSA de Lyon» Le ou les contrats doivent être signés par toutes les parties. Si au moment de l inscription vous n êtes pas en possession de votre contrat, vous devez fournir une attestation du directeur de laboratoire certifiant l obtention du contrat de travail avec date obligatoire. Vous fournirez une copie du contrat sur SIGED dès qu il sera en votre possession. Documents personnels : à télécharger au format pdf dans votre dossier SIGED (onglet Documents complémentaires) 9. Extrait d acte de naissance traduit en français, anglais ou espagnol, copie du passeport et du visa pour les personnes n ayant pas la nationalité française, ou photocopie de la carte d identité ou du passeport pour les personnes ayant la nationalité française (type Justificatif d'identité (CI, passeport) ) 10. Attestation de responsabilité civile (assurance qui couvre un dommage causé à une autre personne) - Elle peut être souscrite auprès d une assurance privée 11. Pour les doctorants en cotutelle : 4

5 a. paiement systématique des frais de scolarité à l INSA Lyon lors de la 1 ère inscription en doctorat, b. Pour l inscription en deuxième année, la convention de cotutelle signée par tous doit être chargée sur l application SIGED, avant de se présenter au service scolarité. Dans le cas où la convention n est pas fournie, les frais d inscription à l INSA de Lyon devront être acquittés et ne seront pas remboursés. c. Un certificat de scolarité en français ou en anglais de l université partenaire précisant l année d inscription (ex : 1 ère, 2 ème année.) sera également chargé. 12. Pour les doctorants de nationalité française, une copie d un des 3 documents listés ci- dessous (type INSA Lyon JAPD) a. certificat de participation à la journée d appel de préparation à la défense (JAPD), b. attestation provisoire en cours de validité, c. attestation d exemption. 5

6 MONTANT DES DROITS UNIVERSITAIRES Note MEN, Circulaire du 04 juillet 2014 déterminant les taux des droits de scolarité pour POUR INFORMATION : Le service scolarité vous donnera le document frais de scolarité. Le paiement se fera ensuite à l agence comptable, Bât Direction, 2 ème étage au fond du couloir, INSA. Si vous effectuez votre inscription par courrier merci de faire parvenir le chèque à cette adresse : Agence Comptable, INSA de Lyon, Bât Direction, VILLEURBANNE Cedex. Doctorat Ä Droits d inscription euros Ä Médecine préventive - obligatoire 5.10 euros Ä Cotisation Sécurité Sociale LMDE ou SMERRA Total à payer euros 213 euros 6

7 COMMENT CALCULER MES DROITS UNIVERSITAIRES? EXONERATION DES DROITS D'ʹINSCRIPTION Bourse CSC Programme UTT- INSA SITUATION Cotutelle internationale : dans les cas prévus par une convention cadre établissements concernés. spécifique entre Boursier du Gouvernement Français, sur présentation de l attestation précisant le statut du doctorant comme boursier et exonéré SECURITE SOCIALE SITUATION pas d affiliation si et seulement si le doctorant travaille du au plus de 120 heures par trimestre ou 60h par mois. Tout doctorant ne rentrant pas dans cette catégorie et ayant moins de 28 ans devra obligatoirement payer cette cotisation Marié, concubin, pacse : si le conjoint ou le partenaire d un pacs est étudiant, l affiliation au régime étudiant est obligatoire. Si le conjoint, ou partenaire d un pacs est salarié, il le couvre Ä joindre la photocopie de l attestation de sécurité sociale du conjoint. Vous êtes ressortissant d'ʹun pays membre de la Communauté Européenne Ä joindre la photocopie de la carte européenne de sécurité sociale. Etudiant étranger hors EEE et Suisse affiliation obligatoire et payante Parents agents de la SNCF : l étudiant reste couvert par la sécurité sociale de ses parents jusqu à 28 ans 7