Manuel "edocs Online"

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1 CHAPITRE Démarrage rapide Connexion - - Manuel "edocs Online"

2 CHAPITRE Démarrage rapide Connexion - -. Démarrage rapide Le "Démarrage rapide" fournit l'ordre des opérations recommandé à utiliser pour définir "edocs Online". Pour tirer le plus possible d'"edocs Online", il est fortement recommandé que vous lisiez tout le manuel. Ce dernier contient de nombreuses astuces importantes qui rendront le site web de votre compagnie plus professionnel:. Entrez sur le site web de votre compagnie par le moyen de la page de connexion:. Entrez les détails du site de la compagnie, son logo et ses couleurs:. Ajoutez des rôles*: * Ajoutez autant de rôles que nécessaire. Si nécessaire, plusieurs rôles peuvent être assignés à un seul employé.

3 CHAPITRE Démarrage rapide Connexion Téléchargez le "Planificateur de page : Appuyez sur le bouton "Page Démo " et téléchargez le "Planificateur de page". Vous pouvez éditer ou effacer les "Pages démo" selon vos besoins. 5. Ajoutez des pages: Appuyez sur le bouton "Ajouter une page" Donnez à la page un nom et une description. Appuyez sur "Sauvegarder" et une nouvelle page apparaîtra sur la Barre. 6. Ajoutez des colonnes: Utilisez le Planificateur de page pour pré-planifier les titres des colonnes. Regardez la démo "Full Airline Use" sur pour avoir des idées pour commencer facilement. Appuyez sur le bouton "Ajouter des sujets" et commencez à ajouter des colonnes.

4 CHAPITRE Démarrage rapide Connexion Ajoutez des documents et des liens:!!!arretez!!! et lisez cela: Ajouter un document est très facile. Très peu de directives sont nécessaires pour uploader des documents. Toutefois, si vous voulez que vos pages soient plus sophistiquées (Titres, Sous-titres et sous-pages), vous devez vous entraîner. Au début, cela peut paraître confus, mais ça devient très simple avec de la pratique. Pour ajouter un document/ lien, cliquez sur le bouton "Ajouter une sous-page". La page "Créer un nouveau document" s'ouvrira. Donnez au document un nom et cochez la case pour charger un document ou un lien. Complétez le formulaire de document ou de lien. Donnez autant de détails que possible. Ne cochez pas la case si vous souhaitez créer un titre qui contient plusieurs sous-pages, (voir l'image ci-dessous): 8. Changez l'ordre des pages, des colonnes et des documents: Appuyez sur le bouton Editer lorsque vous souhaitez changer l'ordre. Faites glisser la page ou le document à l'endroit souhaité. Pour déplacer un document d'une colonne à l'autre, allez à la page Editer du document, sélectionnez le nom de la nouvelle colonne et sauvegardez. Pour en savoir plus, allez au chapitre détaillé.

5 CHAPITRE Démarrage rapide Connexion Ajouter des utilisateurs Appuyez sur le bouton "Ajouter des utilisateurs" sur le panneau d'administration. Compléter le formulaire et sauvegardez. Un courriel avec le "Nom d'utilisateur et le mot de passe" sera envoyé à l'adresse courriel personnelle de l'utilisateur. 0. Moteur de recherche & "Statut de révision maître" Le moteur de recherche est utilisé comme n'importe quel autre moteur de recherche. Appuyez sur le bouton "Statut de révision maître" pour obtenir une page de révision complète. Les données peuvent être ordonnées comme souhaité.. Messages Les messages sont partagés en messages "A lire et à signer" et "Notifications". Un message peut être envoyé soit à un seul employé soit à un groupe, en utilisant les "Rôles". Utilisez le bouton "Accueil" pour voir les messages. Utilisez le bouton "Composer un message" pour créer des messages. Cochez la case "Envoyer comme courriel" pour envoyer une copie au courriel personnel d'un employé. Toutes les pièces jointes seront incluses. Travailler avec "edocs Online" fournira à votre compagnie une variété d'avantages. Utilisez le "" pour de meilleurs résultats.

6 Connexion Connexion La procédure d'inscription au service "GLOBALeDOCs" crée deux comptes:. Le compte administrateur il sert à gérer le compte de la compagnie sur le site web "GLOBALeDOCs", pour gérer les plans, les prix et les informations de facturation. Le nom d'utilisateur et le mot de passe de ce compte seront envoyés à votre courriel. Utilisez-les pour vous connecter en tant qu'administrateur de compte.. Le compte d'administrateur de compte "edocs Online": il sert à gérer le "Site web opérationnel de votre compagnie". Le nom d'utilisateur et le mot de passe seront envoyés à votre courriel. Le courriel contient un lien par lequel vous pouvez entrer dans le Site web de votre compagnie. Vous pouvez utiliser le bouton "Aller au site de votre compagnie" comme lien alternatif vers le site de votre compagnie (vous serez dirigés à la page de connexion "edocs Online").... Page de connexion "edocs Online La page de connexion "edocs online" sera modifiée selon le design de votre compagnie après la procédure initiale de paramétrage.

7 Détails, logo et couleurs du site de la compagnie Détails, logo et couleurs du site de la compagnie Le panneau d'administration noir n'est visible qu'à l'administrateur. Appuyez sur le bouton "Détails du site de la compagnie" Détails du site de la compagnie Détails du nom et du plan (modifiable sur "globaledocs.com"). Titre n'utilisez que le "nom de la société"!!. Uploadez le logo de votre société. 4. Insérez votre message de bienvenue sur la page de connexion. 5. Changez le schéma des couleurs du site web de votre compagnie.

8 Rôles Rôles "edocs online" vous permet de désigner plusieurs rôles pour un employé. C'est particulièrement pratique dans le module de Message. Exemple: Un employé peut être un pilote, un pilote d'airbus A0 et un instructeur. L'envoyeur peut envoyer des messages directement à cet employé ou à tous les employés partageant le même rôle. De plus, les documents peuvent être assignés aux employés selon leurs rôles. La planification préalable des rôles est très importante, bien que ceux-ci puissent être modifiés ou effacés à tout moment. Appuyez sur le bouton "Rôle" sur le Panneau de configuration. Les trois premiers rôles sont des rôles systèmes. Ils servent à assigner l'accès individuel aux employés tels que: "Admin", "Editeur de contenu" et "Créer des messages à lire & signer". Les rôles peuvent être ajoutés ou effacés sous les Rôles Système, à volonté. Exemples de rôles: Administration Engineering and System Support Management Administrative Services/Support Engineering Customer Support Marketing and Sales Aircraft Assembly Environment Health and Safety Mechanical and Structural Engineering Aircraft Engineers Equipment Technician Mechanical Engineering Aircraft Mechanic Facilities Maintenance Office & Administrative Aircraft Technicians Field Services Office Administrative Airline Operations Finance & Accounting Pilot Avionics Flight Attendant Pilot-A0 Business Analysis Flight Service Manager Pilot-Boeing 777 Business Development Flight Engineering Pilot ATR7 Business Management Flight Operations Project Management Business Operations Admin IT General Engineering Quality Assurance Call Center Product Support General Management Risk Management Cargo Ground Handling Scheduling Security Computer/Management Information Systems Human Resources Security and Fire Protection Services Customer Relations Industrial Engineering Technical Support Customer Service Instructor Line Services Technical Writer Dispatch Logistics Engineering Temporary or Seasonal Electrical Engineering Logistics Management Training Engineering Machinist Training & Development Transportation Maintenance

9 Créer et éditer LE site web de la société Créer et éditer LE site web de la société Le premier avantage à utiliser "edocs Online" est la capacité de garder et de partager les "Documents contrôlés". "edocs Online" est conçu pour être le lieu où les employés trouveront les versions les plus à jour des livres, des formulaires, des licences, etc. Pour cette raison, le chargement de la documentation de votre compagnie doit être réalisé méticuleusement. Chaque livre doit être listé avec l'information qui le rend "Contrôlé" Révision, date, Révision temporaire, propriétaire du document et toute autre donnée disponible. Regardez la démo "Full Airline Use" sur pour mieux comprendre comment faire cela..4.. Télécharger le "Planificateur de page " Appuyez sur le bouton "Page démo " pour télécharger le "Planificateur de page". Planificateur de page Imprimez le nombre de copies équivalent au nombre de pages web nécessaires.

10 Créer et éditer LE site web de la société Pages démo C'est le premier écran qui apparaît après avoir cliqué sur le bouton "Page démo ". Cette page démo peut être éditée, effacée ou déplacée à la fin de la barre. Nous recommandons que ces pages ne soient pas effacées jusqu'à que vous puissiez créer des pages indépendamment en toute confiance. 4. Pages démo peuvent être modifiées ou effacées comme vous le souhaitez.. Colonnes démo peuvent être éditées ou effacées.. Documents et titres démo peuvent être édités ou effacés. 4. Premiers pas pratiques.

11 Créer et éditer LE site web de la société Menus et symboles.4... Bouton gris: Appuyez sur les boutons gris pour éditer les menus:.4... Symbols: Boutons de Page d'accueil et de Centre des messages. Composez le message. Statut de révision maître. Editeur de livre professionnel Titre de la colonne Elle ne peut contenir un document.. Document.. Titre ne peut contenir un document. Il sert à placer les documents sous le même titre. 4. Sous-titre ne peut contenir de document! 5. Sous-titre de livre 6. Appuyez sur le bouton pour ouvrir la liste des documents ci-dessous. Ces symboles représentent des titres (cliquer sur le bouton ouvrira le document ci-dessous).

12 Créer une nouvelle page: Créer une nouvelle page:.. Appuyez sur le bouton Gris sur le Panneau d'administration et sélectionnez "Ajouter une page".. Donnez à la page un titre et une description et sauvegardez. Conseil! Vous pouvez utiliser la zone de "Description" pour insérer des informations sur la page, et pour insérer des photos en utilisant Copier/ Coller. Insérer des photos peut être effectué uniquement avec le navigateur Firefox!!! Diminuez la résolution de la photo pour accélérer la navigation.. "Ordre" Cliquez sur le bouton "Ordre" pour faire glisser les pages dans leur nouvel ordre. Souvenez-vous lorsque vous effacez un page, tous les contenus de cette page seront perdus, y compris tous les documents!!!!

13 Ajouter des colonnes: Téléchargez et sauvegardez tous les documents sur votre ordinateur avant d'effacer toute la page!!!.6. Ajouter des colonnes: Chaque page peut contenir quatre colonnes. 4. Appuyez sur le bouton Gris.. Appuyez sur "Ajouter un sujet".. Fournissez le nom de la colonne (Manuels, pour l'instant). 4. "Ordre" organisez les colonnes dans l'ordre requis. Souvenez-vous lorsque vous effacez une colonne, tout le contenu de la colonne sera perdu, y compris tous les documents. Téléchargez et sauvegardez tous les documents dans votre ordinateur avant d'effacer une colonne. Il est possible de transférer les documents d'une colonne à l'autre. Voir paragraphe.8.

14 Ajouter un document et des liens Ajouter un document et des liens Appuyez sur le bouton Gris pour "Ajouter une page fille".. Donnez un nom ou des initiales au document.. Donnez un nom complet au document. 4. "Sauvegardez"* - faites-le à ce moment seulement si vous voulez Ajouter un titre sans contenu!!!!! 5. Cliquez sur la case pour ajouter un document ou un lien. 6. Choisissez d'ajouter un dossier ou un lien. *"Sauvegarder" créera un rectangle à utiliser comme titre qui ne peut contenir un dossier ou un lien il est très utile lorsque vous placez plus d'un dossier sous le même titre regardez la démo "Full Airline Use" sur le site web GLOBALeDOCs A suivre sur la page suivante

15 Ajouter un document et des liens - 0 -

16 Ajouter un document et des liens Choisissez un fichier à uploader.. Choisissez un fichier ZIP utilisez cette option uniquement après avoir lu le chapitre sur les Fichiers spéciaux.. Numéro de révision c'est une exigence légale pour les "Documents contrôlés". 4. Date de révision cliquez sur la fenêtre pour ouvrir la Liste des dates. 5. Propriétaire du livre qui est en charge du livre à l'intérieur de la compagnie Personne ou département. 6. Accorder l'accès Cliquez sur les cases pour allouer l'accès au document à des rôles sélectionnés. 7. Sauvegarder. 8. Afficher en mode hors-ligne - utilisez cette option uniquement pour les fichiers opérationnels qui nécessitent un usage hors-ligne!! Sélectionner cette option inutilement pour des fichiers prolongera le temps de synchronisation pour les ordinateurs "Hors-ligne".

17 Changer l'ordre des pages, des colonnes et des documents Changer l'ordre des pages, des colonnes et des documents 4 4. Ordre des pages Appuyez sur le bouton Gris, sélectionnez "Ordre" Faites glisser.. Ordre des colonnes Appuyez sur le bouton Gris, sélectionnez "Ordre" Faites glisser.. Ordre des documents dans la même colonne - Appuyez sur le bouton Gris dans le Titre de colonne Faites glisser. 4. Ordre de document, entre les colonnes - Appuyez sur le bouton Gris, sélectionnez "Editer". La "Page d'édition de document" s'ouvrira. Sélectionnez le nom de la nouvelle colonne de la liste déroulante (5). 5 Remarque les documents ne peuvent être transférés entre les pages.

18 Ajouter des utilisateurs Ajouter des utilisateurs Appuyez sur le bouton "Ajouter un utilisateur".. Sélectionnez le mot de passe (ou laissez le champ vide pour un mot de passe aléatoire).. Nom de l'employé. 4. Courriel Adresse valide pour chaque employé; c'est le seul nom d'utilisateur approuvé par le système. Les informations et messages seront envoyés à l'adresse courriel personnelle ou organisationnelle de l'employé. Vous n'avez pas besoin de contacter l'employé pour les informations d'enregistrement, car elles seront envoyées automatiquement à l'adresse courriel de l'employé. 5. Statut l'entrée de l'employé dans le système peut être bloquée sans avoir besoin d'effacer des données.. Rôles Assignez l'employé d'un ou de plusieurs rôles, selon les besoins.

19 Moteur de recherche & "Statut de révision maître " Moteur de recherche & "Statut de révision maître " Le moteur de recherche tentera d'anticiper le document que vous recherchez et fournira une liste des documents qui correspondent aux mots-clés. "Statut Révision Maître". Bouton "Statut de Révision Maître".. Liste de tous les documents appuyez sur n'importe quel document pour l'ouvrir.. Ordonner Chaque colonne peut être ordonnée en cliquant sur le nom de la colonne.

20 Messages Messages Les messages peuvent être exploités de la même façon qu'un courriel normal. Les messages sont partagés en messages "A lire & Signer" et de "Notification". Le module "A lire & Signer" fournit le principal avantage du centre des messages. Lorsque l'option est sélectionnée, une copie du message sera envoyée à l'adresse courriel personnelle de l'employé. Ce message inclura les fichiers joints. L'employé doit être connecté au système afin de signer ses messages. Chaque employé peut envoyer un Message de Notification à tout autre employé. Seuls les employés autorisés peuvent envoyer un message "A lire & signer". 4. Bouton "Accueil & Messages". Messages "A lire & signer". Messages de notification 4. Composer un message.

21 Messages Composer un Message: Composer un message. Sélectionnez le type de message (uniquement pour les employés autorisés).. Choisir de la liste et ajouter à la liste cible. Utilisez les boutons +/- pour voir toute la liste. Vous pouvez choisir n'importe quelle combinaison de rôles et de noms d'employés. 4. Sujet 5. Ajouter une pièce jointe. 6. Envoyer comme courriel une copie du message sera envoyée à l'adresse courriel personnelle de l'employé.

22 Messages Liste de courriels. Mes messages" Cliquez pour voir une liste de tous les messages reçus. Les messages peuvent être "lus et signés" directement de cette liste.. "Liste de statut" Cliquez pour voir tous les messages en cours. Cliquez sur un message pour voir une liste des statuts "Lire & Signer".