Comptabilité d une RCO. Exemple: la méthode de travail de l ADL de Bernissart

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1 Comptabilité d une RCO Exemple: la méthode de travail de l ADL de Bernissart

2 Plan de la présentation Etablir le Budget Comment traiter une dépense (toutes les écritures de la commande au paiement de la facture) Gestion des salaires A titre informatif, les écritures de fin d année (amortissements, compte de résultat ) de la RCO de Bernissart Exercice pratique avec passage d écritures courantes

3 Le Budget de départd Déterminer les dépenses 1. Relevé des articles budgétaires de l ADL pour Adaptation en comptabilité commerciale sur base du Plan comptable minimum normalisé. Comptabilité communale Article 561/ Frais téléphone ADL Article 561/ Frais fonctionnement Article 561/ Frais chauffage ADL Comptabilité de la RCO Compte de charge n 614 Frais de téléphone Compte de charge n 601 Fournitures Compte de charge n 615 Frais chauffage 3. Total des articles pour estimer les dépenses 2008

4 Le Budget de départd Déterminer les Recettes L AC prend en charge tous les frais de fonctionnement de la RCO donc pour l ADL de Bernissart RECETTES = DEPENSES Les budgets suivants seront adaptés en fonction des besoins

5 Dépenses Budget 2009 N compte Affectation Montant ( PCMN) 601 Fournitures de bureau Fournitures informatiques Entretien photocopieur Electricité Frais liés aux réunions Frais de téléphone frais de chauffage Frais d'entretien extincteurs Frais entretien locaux Frais liés aux déplacements Frais SWDE 125 Total Recettes N compte Montant 740 Subside d'exploitation Les frais de personnel et les investissements en mobilier restent àcharge de l'administration communale Dans le budget 2010, une recette sera indiquée pour les subsides de la RW et une dépense pour le même montant (remboursement à l AC d une partie des salaires payés)

6 Comment traiter une dépensed Exemple: Achat de fournitures de bureau 1. Etablir un bon de commande Bon de commande N 2/09 27/01/2009 Commune de Bernissart Province de Hainaut Régie communale ordinaire / Agence de développement local Bon de commande n 2 /09 DESTINE AU FOURNISSEUR Fournisseur n 1 Nom Bruneau Adresse Kortrijksesteenweg Gent Date de livraison Adresse de livraison: Rue Lotard Bernissart Tél. 069/ Contact: ADL / 069/ Concerne : Fournitures de bureau Description n article Prix unitaire Quantité total tva tvac Fournitures de bureau 107,20 La secrétaire communale V.Bilouet

7 2. Inscrire la commande dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 27/01/ Fournitures 107,20 BC02/ b. dans le grand livre (comptes) Fact. recevoir 107, Fournitures 444 Factures à recevoir 107,2 (12) 107,2 (12) Rappel : vérifier que l équilibre Débit Crédit est bien respecté

8 3. Inscrire la facture dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 28/01/ Fact recevoir 107,20 F03/ Fournisseur 107,20 b. dans le grand livre (comptes) 444 Factures à recevoir 440 Fournisseurs 107,2 (13) 107,2 (12) 107,2 (13)

9 4. Payer le fournisseur Les Etapes : Rédiger le mandat de paiement le mettre à la signature Informer le service comptabilité pour verser l argent sur le compte de la RCO Présenter le mandat au Trésorier de la RCO pour virer l argent Valider le paiement dans la comptabilité

10 LE MANDAT DE PAIEMENT Commune de Bernissart Province de Hainaut Service régie communale ordinaire Agence de développement local Mandat 2009n 5 Date du Collège communal 9/02/2009 fournitures compte général de charge classe 6 fournitures MANDAT DE PAIEMENT CHARGE LA TRESORIERE DE PAYER LES DEPENSES CI-DESSOUS Payable à JM BRUNEAU Kortrijksesteenweg Gent sur le compte Montant de l'imputation 107,2 Bénéficiaire Journal de caisse n Extrait CC n Échéance Total de mandat 107,2 Charge la Trésorière de la Régie de payer les montants indiqués ci-dessus Soit la somme de : cent sept euro et vingt euro cent Ordonnance A Bernissart 9/02/2009 LA SECRETAIRE L'ECHEVIN LE BOURGMESTRE Véronique BILOUET Luc WATTIEZ Roger VANDERSTRAETEN

11 Virement de l argent par la commune sur le compte de l ADL Inscription dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 02/02/09 55 Banque 107,20 EC04/09 16 b. dans le grand livre (comptes) 740 Subsides 107,20 55 Banque 740 Subsides 107,2 (16) 107,2 (16)

12 Paiement du fournisseur Inscription dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 04/02/09 44 Fournisseur 107,20 EC04/ Banque 107,20 b. dans le grand livre (comptes) 440 Fournisseurs 107,2 (19) 107,2 (13) 55 Banque 107,2 (16) 107,2 (19)

13 La gestion des salaires 1. Inscription de la charge dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 29/04/ Rémunération 4771,8 Doc Rémun. 3047,2 453 Préc Prof Cot. Spec 32,3 454 ONSS 590,3 b. dans le grand livre (comptes) 455 Rémunération 6202 Rémunération 454 ONSS 3047,2 (42) 4771,8 (42) 590,3 (42) 453 Précompte prof 459 Cotisation Spéc (42) 32,3 (42)

14 2. Ecritures de contrebalancement de la charge a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/ Rémun. 3047,2 EC AC Préc Prof Cot. Spec 32,3 454 ONSS 590,3 740 subsides 4771,8 b. dans le grand livre (comptes) 455 Rémunération 740 Subsides 454 ONSS 3047,2(49) 3047,2 (42) 4771,8 (49) 590,3 (49) 590,3 (42) 453 Précompte prof 1102 (49) 1102 (42) 459 Cotisation Spéc. 32,3 (49) 32,3 (42) Les frais de personnel apparaissent dans la comptabilité mais il n y a pas de transfert d argent

15 Les écritures de fin d annd année 1. Les amortissements Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 31/12/ /12/ Dot. Amort Mobilier 2419 Amort Acté 250 Dot. Amort Matériel Le montant est celui repris dans le tableau d amortissement

16 Les écritures de fin d annd année Tableau d'amortissement Mobilier ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/ Matériel de bureau ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/ Matériel informatique ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/ /12/ /12/

17 2. Le compte de résultat Compte de résultat I Ventes et prestations 708 Remise 20,74 74 D autres produits d'exploitation 81341, Subsides ,96 II coût des ventes et prestation 601 Fournitures 201, Entretien photocopieur 447, Electricité Frais boissons 89,7 614 Frais téléphone 1297, Frais chauffage 2163, Frais entretien toilettes 41, Amortissement mobilier Amortissement matériel Amortissement mat informatique Autres charges d'exploitation Rémunération 57262, Onss patronale 18618, ,02 III Bénéfice d'exploitation (II I) 382,94 IV Produits financiers 0,12 VI Bénéfice avant impôts 383,06 XIII Bénéfice de l'exercice à affecter 383,06

18 3. La balance des comptes On reprend les comptes des classes 1 à 5 Balance des comptes au 31/12/2008 N Nom du compte Total Débit Total Crédit Solde D Solde C 100 Capital Res légale 19,15 19, Bénéf reporté 363,9 363, Mobilier Amort mobilier Matériel divers Amort matériel Matériel info Amort info creances Fournitures effets à recevoir créances 3186, , Fournisseurs 3222, , ,1 444 Factures à recev 1539, , Remunérations 36567, , Précompte 13224, , ONSS 25702, ,5 459 Cot spéciale 387,07 387, Banque 4900, , , , , , ,15

19 4. Le Bilan de fin d année Agence de Développement local Régie communale ordinaire rue lotard n Bernissart BILAN au 31/12/2008 Actifs immobilisés ACTIF Capitaux propres PASSIF III immobilisation corporelles I Capital 241 mobilier 1.000, capital 2.100, matériel divers 200, matériel informatique 300,00 VI Réserves 130 réserve légale 19,15 Actifs circulants V Bénéfice reporté VI stocks 140 bénéfice reporté 363,78 a.stocks 310 fournitures 150,00 VI subisdes en capital 150 subisdes en capital 750,00 VII créances à un an au plus 401 effets à recevoir ,00 IX Dettes à un au au plus 440 fournisseurs 1.423,10 XI Valeurs disponibles 444 facture à recevoir , Banque 3006, , ,03

20 Exercice ACTIF BILAN DE DEPART III. Immobilisation Corp. 1. Capital PASSIF 241 Mobilier Capital 1000 Total actif 1000 Total passif 1000 Le 01/01/2008 l ADL reçoit 1000 de subsides de l AC Le 02/02/2008 l ADL reçoit une facture d électricité de 200. Le 04/02/2008 le trésorier retire 50 de la banque pour avoir du liquide Le 04/02/2008 l extrait de compte avec le retrait de 50 est reçu Le 20/03/2008 l ADL paie sa facture d électricité Le 02/04/2008 l ADL reçoit le subside de la RW de Le 30/04/2008 l ADL reçoit la facture de l AC pour avance sur salaires L ADL paie la facture à l AC Le 02/06/2008 un agent ADL doit payer des fournitures par caisse pour une montant de 25 Le 02/09/2008 un agent ADL rentre sa note de frais pour ses déplacement pour un montant de 30 Le 20/09/2008 les frais sont remboursés par banque à l Agent Le 01/10/2008 l ADL reçoit sur son compte des intérêts bancaires de 3 Le 10/11/2008 l ADL achète 600 de matériel informatique Le 20/11/2008 l ADL paie sa facture de matériel

21 1. Réception des 1000 de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n Subsides d exploit b. dans le grand livre (comptes) Classe n (1) 55 Banque Classe n subsides d exploitation 1000 (1)

22 2. Réception de la facture de 200 a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n Subsides d exploit /02/ Electricité 200 Fact Fournisseur 200 b. dans le grand livre (comptes) Classe n Fournisseurs Classe n Frais électricité 200 (2) 200 (2)

23 3. Retrait de 50 du compte en banque a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n Subsides d exploit /02/ Electricité 200 Fact Fournisseur /02/ Virements internes Banque 50 b. dans le grand livre (comptes) Classe n (1) 55 Banque 50 (3) 58 Virements internes 50 (3)

24 4. Entrée des 50 dans la caisse a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n Subsides d exploit /02/ Electricité 200 Fact Fournisseur /02/ Virements internes Banque 50 04/02/ Caisse 50 EC n Virements internes 50 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 55 Banque 58 Virements internes 1000 (1) 50 (3) 50 (3) 50 (4) 57 caisse 50 (4)

25 5. Paiement de la facture d électricité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n 1 1 Subsides d exploit. 02/02/ Electricité 200 Fact Fournisseur /02/ Virements 50 3 internes 55 Banque 50 04/02/ Caisse 50 EC n 2 4 Virements internes 20/03/ Fournisseur 200 EC n Banque 200 b. dans le grand livre (comptes) Classe n Fournisseurs 200 (5) 200 (2)

26 Classe n 5 55 Banque 58 Virements internes 1000 (1) 50 (3) 200 (5) 50 (3) 50 (4) 57 caisse 50 (4)

27 6. Réception du subside de la RW a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/ Banque 1000 EC n Subsides d exploit /02/ Electricité 200 Fact Fournisseur /02/ Virements internes Banque 50 04/02/ Caisse 50 EC n Virements internes 50 20/03/ Fournisseur 200 EC n Banque /04/ Banque EC n Subsides d exploit

28 6. Réception du subside de la RW b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 55 Banque Classe n subsides d exploitation 1000 (1) (6) 50 (3) 200 (5) 1000 (1) (6)

29 7. Réception de la facture de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 04/02/ Virements 50 3 internes 55 Banque 50 04/02/ Caisse 50 EC n 2 4 Virements internes 20/03/ Fournisseur 200 EC n Banque /04/ Banque EC n 4 6 Subsides d exploit. 30/04/ Remboursement avances salaires Fact.2 7 AC

30 7. Réception de la facture de l AC b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n Fournisseurs 612 Frais électricité 200 (5) 200 (2) (7) 200 (2) 643 Remboursement Avances salaires (7)

31 8. Paiement de la facture de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 04/02/ Caisse 50 EC n 2 4 Virements internes 20/03/ Fournisseur 200 EC n Banque /04/ Banque EC n 4 6 Subsides d exploit. 30/04/ Remboursement avances salaires Fact.2 7 AC /05/ Fournisseur EC n Banque b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n Fournisseurs 55 Banque 200 (5) 200 (2) (7) 14700(8) 1000 (1) (6) 50 (3) 200 (5) (8)

32 9. Achat de fournitures a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 20/03/ Fournisseur 200 EC n Banque /04/ Banque EC n 4 6 Subsides d exploit. 30/04/ Remboursement avances salaires Fact.2 7 AC /05/ Fournisseur EC n Banque /06/ Fournitures 25 Fact caisse 25 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 Classe n 6 57 caisse 601 Fournitures 50 (4) 25 (9) 25 (9)

33 10. Note de frais rentrée par l agent a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/ Remboursement avances salaires Fact.2 7 AC /05/ Fournisseur EC n Banque /06/ Fournitures 25 Fact caisse 25 02/09/ Frais 30 Note1 10 déplacement 440 Fournisseur 30 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n Fournisseurs 618 Frais de déplacement 200 (5) 200 (2) (7) 14700(8) 30 (10) 30 (10)

34 11. Remboursement des frais à l agent a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/ Remboursement avances salaires Fact.2 7 AC /05/ Fournisseur EC n Banque /06/ Fournitures 25 Fact caisse 25 02/09/ Frais déplacement 30 Note Fournisseur 30 20/09/ Fournisseur 30 EC Banque 30 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n Fournisseurs 200 (5) 200 (2) (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 55 Banque 1000 (1) (6) 50 (3) 200 (5) (8) 30 (11)

35 12. Intérêts financiers reçus a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 02/05/ Fournisseur EC n Banque /06/ Fournitures 25 Fact caisse 25 02/09/ Frais déplacement 30 Note Fournisseur 30 20/09/ Fournisseur 30 EC n Banque 30 01/10/ Banque 3 EC n 7 12 Produits Financiers b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 Classe n 7 55 Banque 750 Produits financiers 1000 (1) (6) 50 (3) 200 (5) (8) 30 (11) 3 (12) 3 (12)

36 13. Achat de matériel informatique a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 02/06/ Fournitures 25 Fact caisse 25 02/09/ Frais déplacement 30 Note Fournisseur 30 20/09/ Fournisseur 30 EC n Banque 30 01/10/ Banque 3 EC n 7 12 Produits Financiers 10/11/ b. dans le grand livre (comptes) Matériel 500 Fact.4 13 informatique 440 Fournisseur 500 Classe n Matériel informatique Classe n Fournisseurs 600 (13) 200 (5) 200 (2) (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 600 (13)

37 14. Paiement de la facture de matériel a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 02/09/ Frais déplacement 30 Note Fournisseur 30 20/09/ Fournisseur 30 EC n Banque 30 01/10/ Banque 3 EC n Produits Financiers 3 10/11/ /11/ Matériel informatique 600 Fact Fournisseur 600 Matériel informatique 600 EC n banque 600

38 14. Paiement de la facture de matériel b. dans le grand livre (comptes) Classe n Fournisseurs 200 (5) 200 (2) (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 600 (13) 600 (14) Classe n 5 55 Banque 1000 (1) (6) 50 (3) 200 (5) (8) 30 (11) 3 (12) 600 (14)

39 15. Ecritures de fin d année a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 31/12/ Dotation amortissement mobilier Amortissements Actés mobilier /12/ Dotation amortissements Matériel informatique Amortissements actés matériel informatique 200

40 15. Ecritures de fin d année b. dans le grand livre (comptes) Classe n Amortissements Mobilier Classe n Dotation Amortissements mobilier 200 (15) 200 (15) 2439 Amortissement Matériel informatique Dotation Amortissements informatique 200 (16) 200 (16)

41 Etablir le compte de résultat Compte de résultat I Ventes et prestations 740 Subsides II coût des ventes et prestation 601 Fournitures Frais électricité Frais de déplacement Remboursement avances Amortissement mobilier Amortissement mat informatique III Bénéfice d'exploitation (II I) 345 IV Produits financiers 3 VI Bénéfice avant impôts 348 XIII Bénéfice de l'exercice à affecter 348 Dotation à la réserve légale et report du bénéfice Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 31/12/ Dotation à la réserve légale 17, Réserve légale 17,40 31/12/ Bénéfice à reporter 330, Bénéfice reporté 330,6

42 Etablir la balance des comptes Balance des comptes au 31/12/2008 N Nom du compte Total Débit Total Crédit Solde D Solde C 100 Capital Res légale 17,40 17, Bénéf reporté 330,6 330,6 241 Mobilier Amort mobilier Matériel info Amort info Fournisseurs Banque Caisse Nous obtenons bien l équilibre entre solde débiteur et créditeur