Diffusion des produits Quadratus "Web Génération" Administrer les comptes utilisateurs

Transcription

1 Diffusion des produits Quadratus "Web Génération" Administrer les comptes utilisateurs Avant-propos Vous avez choisi de découvrir la nouvelle gamme des produits Quadratus, en utilisant le module Base de connaissances sous environnement "full Web" avec hébergement des données et accès sécurisé (https). Vous avez le statut d'administrateur et pour permettre aux collaborateurs de votre structure d'accéder au nouveau module Base connaissances, vous devez décrire et activer leur compte utilisateur avec le programme QParamétrage. Si vous avez effectué la migration de vos données, les comptes utilisateurs ont déjà été créés à partir des fiches collaborateurs. Il vous reste à les activer. Lancement de QParamétrage Connectez-vous au portail Quadratus ( Sur l'écran d'accueil, cliquez sur pour lancer QParamétrage. Le menu QParamétrage comporte 4 choix. Le choix "Utilisateurs" permet de décrire les comptes utilisateurs (identifiant, mot de passe, profil ), puis de les activer (ou de les désactiver). Les "Profils" déterminent les droits d'accès des utilisateurs aux applicatifs Quadratus disponibles sur le portail. Les "Groupes" et "Constantes" ne sont pas gérés actuellement. Gestion des profils Cliquer sur le choix "Profils". La liste des profils existants s'affiche et présente les 2 profils pré-paramétrés : le profil "Administrateur" qui donne accès à tous les applicatifs et le profil "Utilisateur" qui permet d'utiliser la Base de connaissances. Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau profil. Pointer un profil existant pour le modifier ou le supprimer. Administrer les comptes utilisateurs Quadratus "Web Génération" juillet 2014 Page 1 sur 5

2 LE PROFIL ADMINISTRATEUR PRE-PARAMETRE Remarque : Ce profil vous est affecté automatiquement si vous avez effectué la demande d'inscription au portail Quadratus "Web Génération". Sélectionner le profil "Administrateur" sur la liste puis cliquer sur <Modifier> pour contrôler les droits. Par défaut, tous les produits sont marqués d'un pavé vert, signifiant qu'ils sont accessibles. Les droits d'administration sur les produits Base de connaissances et QLocks sont également activés. LE PROFIL UTILISATEUR PRE-PARAMETRE Remarque : Ce profil est affecté automatiquement à tous les utilisateurs créés par la migration des données existantes dans le nouvel environnement (Cf. QReprise). Sélectionner le profil "Utilisateur" sur la liste puis cliquer sur <Modifier> pour le contrôler. Par défaut, seule la Base de connaissances est accessible sans le droit de l'administrer, c'est-à-dire de gérer sa structure et les droits des utilisateurs sur les différents chapitres. CREATION D'UN NOUVEAU PROFIL (EXEMPLE : ADMINISTRATEUR DE LA BASE DE CONNAISSANCES) Cliquez sur le bouton. A l'ouverture de la fenêtre, tous les applicatifs sont marqués d'un pavé rouge et ne sont donc pas accessibles. Nommez obligatoirement le nouveau profil et précisez éventuellement une description. Administrer les comptes utilisateurs Quadratus "Web Génération" juillet 2014 Page 2 sur 5

3 Pour rendre le module Base de connaissances accessible, cliquer sur le pavé rouge qui devient vert. Au pavé "Menu : Base de connaissances", activer la coche "Accès" de la ligne "Administration". Validez la création en cliquant sur <Enregistrer>. Remarque : Il n'est pas utile de créer ici le profil particulier d'un collaborateur puisqu'il est possible de paramétrer des profils spécifiques sur les comptes utilisateurs. Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs est obligatoire pour autoriser les connexions au Portail. LA LISTE DES UTILISATEURS Elle s'affiche par défaut à l'entrée dans QParamétrage. Le bouton permet de créer un nouvel utilisateur. Les autres fonctionnalités deviennent disponibles lorsqu'un utilisateur existant est sélectionné. Il est possible aussi d'effectuer une opération sur plusieurs collaborateurs, après les avoir cochés en colonne de gauche. Une liste importante peut être triée sur n'importe quelle colonne et limitée via la zone de recherche "full text" ou la ligne de sélection. Le sélecteur de pages est aussi disponible en bas de la fenêtre. / LA FICHE UTILISATEUR Elle comporte 2 onglets "Informations" et "Droits". Sur l'onglet "Informations", renseigner obligatoirement le nom de l'utilisateur, son adresse mail (qui correspondra à son identifiant de connexion) et son code. Administrer les comptes utilisateurs Quadratus "Web Génération" juillet 2014 Page 3 sur 5

4 Sur l'onglet "Droits", sélectionner le profil à attribuer à l'utilisateur. S'il s'agit d'un profil existant, l'accès aux applicatifs est conditionné par le profil et il n'est possible d'apporter des modifications. Il est possible aussi de créer un profil spécifique à l'utilisateur. Pour un profil spécifique à l'utilisateur, Attribuer obligatoirement un nom au profil, Paramétrer les applicatifs qui lui sont accessibles (Cf. Gestion des profils). Dans tous les cas, enregistrer la création du compte utilisateur. ACTIVATION / DESACTIVATION D'UN COMPTE UTILISATEUR Les fonctions "Activer" ou "Désactiver " sont proposées selon l'état actuel du compte. La désactivation est utile lorsqu'un collaborateur quitte le cabinet ou l'entreprise, par exemple. A l'activation de son compte, l'utilisateur va recevoir un mail avec ses codes (identifiant et mot de passe), qu'il devra obligatoirement saisir lors de sa 1ère connexion. Une fois connecté, il aura la possibilité de personnaliser son mot de passe. L'activation ou la désactivation d'un compte utilisateur est à confirmer sur <Oui>. REINITIALISER LE MOT DE PASSE D'UN UTILISATEUR L'opération est utile si l'utilisateur a oublié son mot de passe. Un nouveau de mot de passe lui est renvoyé par mail. Administrer les comptes utilisateurs Quadratus "Web Génération" juillet 2014 Page 4 sur 5

5 Présentation de l'application Qlocks (gestionnaire de blocages) Sur l'écran d'accueil, cliquez sur pour lancer QLocks. QLocks ouvre automatiquement la liste des blocages en cours. Un indicateur de couleur donne le statut de la connexion : Vert Orange Rouge en cours inactif depuis plus de 3 mn inactif depuis plus de 7 mn La colonne "Action" permet de supprimer le blocage QLocks permet aussi de visualiser l historique des blocages. Administrer les comptes utilisateurs Quadratus "Web Génération" juillet 2014 Page 5 sur 5