RECOGNITION ProductInfo

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1 RECOGNITION Product Info Indexation automatique à l aide de la reconnaissance de texte et de codes barres RECOGNITION vous permet de classer les documents encore plus rapidement dans DocuWare en capturant des critères d index dans le contenu d un document. Les textes sont lus par RECOGNITION à l aide de la ROC (Reconnaissance Optique des Caractères) ou à partir de zones prédéfinies grâce à des codes barres. Applications Pour stocker de nouvelles factures, commencez par coller des étiquettes en code barres sur un lot de factures, puis scannez-les dans DocuWare. Ensuite, les documents Points forts scannés sont placés dans un bac DocuWare où les Reconnaissance de codes barres et de chiffres des codes barres sont automatiquement lus à texte l aide du module RECOGNITION. Ce module extrait les codes barres en tant que mots index afin de les utiliser Indexation automatique pour le processus de stockage. Vous pouvez maintenant Classement des documents (préclassement) enregistrer les factures dans votre logiciel comptable, en saisissant le nom de l entreprise, le numéro de facture, la somme, etc. Ces données peuvent également être Simplicité de configuration à l'aide d'un ajoutées automatiquement au numéro de facture pour éditeur pratique améliorer l indexation de celle-ci dans DocuWare. Grâce Gain de temps - rationalisation des au module supplémentaire DocuWare AUTOINDEX, tout méthodes de travail est automatique. Si vous avez une grande quantité de documents papier présentés de la même façon (des formulaires, par exemple), vous pouvez utiliser la ROC pour lire les parties de texte placées au même endroit et ensuite intégrer l information à indexer automatique-ment dans DocuWare. RECOGNITION peut vous aider à classer 1

2 des ordres d exécution et des rapports émis par les techniciens de service. Un formulaire est créé dans un logiciel de traitement de commandes par le service clients. Après réception de la requête, le formulaire est partiellement complété avec le nom du client, la date de la commande, etc. Le numéro de la commande est ajouté sous forme de code barres ou de chiffres. La zone destinée au rapport de service reste vierge. À l occasion de son impression, le rapport de service est automatiquement classé par TIFFMAKER, lequel utilise le nom du client, la date et le numéro de la commande comme mots index. Grâce à DocuWare, votre service clients peut stocker toutes les commandes dans une seule armoire électronique et avoir une vue d ensemble du statut de toutes les commandes. Lorsqu un technicien de service se déplace chez le client, il apporte un exemplaire imprimé du formulaire partiellement complété, renseigne les champs vides et fait signer le formulaire par le client. Par la suite, le document est scanné et le code barres lu par RECOGNITION. Puis, le document est indexé et stocké en lieu sûr à l aide des critères d index utilisés pour la version partiellement complétée du formulaire. Fonctionnement Les documents papier tels que les factures, les attestations de livraison ou les documents relatifs au transport sont numérisés et enregistrés dans DocuWare. Ils sont d abord placés dans un bac DocuWare, puis la lecture est effectuée selon l une des méthodes suivantes : Après avoir été ouvert à partir de la fenêtre DocuWare principale, RECOGNITION lit les documents d un bac. RECOGNITION est lancé. La lecture peut s exécuter sur plusieurs bacs. Avec DocuWare ACTIVE IMPORT: RECOGNITION extrait les mots index des fichiers au cours de leur importation. À l aide de la reconnaissance de texte et de codes barres, les informations telles que le numéro du code barres, l expéditeur et la date sont automatiquement extraites du document et utilisées en tant que mots index pour le stockage du document dans DocuWare. Les mots index apparaissent dans l en-tête du document. De cette façon, le document est pré-indexé. Il peut alors être déplacé du bac vers l armoire appropriée. Parallèlement, les mots index sont automatiquement copiés dans les champs de base de données appropriés de l armoire. Parallèlement à ACTIVE IMPORT, vous pouvez utiliser RECOGNITION pour préparer l importation des documents. En fonction de la qualité de la numérisation, les documents peuvent être placés dans différents bacs ou dans des armoires afin que le classement des documents (pré-classement) se fasse automatiquement. DocuWare RECOGNITION comprend l éditeur RECOGNITION et le programme RECOGNITION qui prend en charge la lecture et l extraction des informations. Avant d utiliser DocuWare RECOGNITION pour la première fois, vous devez le configurer dans l éditeur. 2

3 Configuration de RECOGNITION La première étape de la configuration consiste à sélectionner l armoire où les documents seront stockés après l extraction des mots index. Vous devez attribuer un nom à la configuration et sélectionner un document d exemple. L affichage s effectue dans la fenêtre principale de l éditeur RECOGNITION. Pour la configuration, précisez si les documents doivent être séparés et de quelle manière, à plus forte raison si vous devez numériser des piles de documents. Vous pouvez également décider si l intégralité du texte d un document doit être lue et indexée. Si la qualité des documents scannés n est pas satisfaisante, plusieurs options vous permettent de l améliorer. Dans certains cas, il est possible d éliminer les zones grises ou les lignes parasites. Il est également possible de stocker la version améliorée d un document tout en remplaçant le Document d exemple pour la configuration de RECOGNITION document d origine. Dans le cas d une indexation plein texte, entrez un paramètre ROC approprié à vos documents afin que la lecture soit la plus précise possible. Vous pouvez également créer un fichier journal pour enregistrer la lecture. Vous pouvez choisir des entrées d index fixes pour cinq champs de base de données. Elles peuvent être sélectionnées qu elles soient ou non présentes dans le document. 3

4 Définitions des zones de lecture Pour déterminer les zones qui seront lues, placez un rectangle sur une partie du document d exemple. Déterminez si ces zones contiennent du texte (y compris des chiffres) ou un code barres. Choisissez le champ de base de données où stocker la chaîne de texte lue dans le document. Pour optimiser la lecture, la qualité de chaque zone peut être perfectionnée en améliorant la qualité de l image. Vous pouvez définir des paramètres de ROC et de code barres spécifiques pour chaque zone. Le processus de RECOGNITION peut donc s adapter selon vos besoins. La configuration de RECOGNITION est dès lors disponible pour tous les utilisateurs de DocuWare sur votre réseau. Définition des zones de lecture Assignation des champs d index 4

5 Fonctions Fonctions principales Reconnaissance automatique de texte et de code barres pour l'extraction de mots index Le document à indexer est lu sous forme de zones prédéfinies et transféré dans des champs de base de données assignés Paramètres de ROC Paramètres généraux: Utilisation de paramètres de ROC standard permettant une bonne qualité de numérisation Définition de paramètres de ROC spécifiques Plusieurs paramètres de ROC peuvent être définis pour une configuration ou individuellement pour chaque champ Éditeur RECOGNITION Définition d'un maximum de 50 codes barres ou d'entrées de champs de texte par armoire Saisie dans un champ mémo de 64 Ko maximum Positions alternatives définissables pour chaque champ (rectangles de remplacement) Jusqu'à 5 entrées de champs fixes ou constants Séparation des documents scannés à partir d'une pile grâce à la reconnaissance automatique de la première ou de la dernière page d'un document ou en plaçant des pages de séparation dans la pile Les paramètres de ROC peuvent être stockés dans plusieurs configurations Langues: ROC adaptée aux caractères spéciaux (jeux de caractères européens, baltes, cyrilliques, turques, grecs et maltais) Sélectionnez la langue à utiliser dans les documents afin de limiter le jeu de caractères (34 langues disponibles) Sélectionnez le niveau de précision de la reconnaissance afin d'augmenter la rapidité de la lecture Filtres de caractères: Réduction du nombre de caractères pour accélérer la lecture Une reconnaissance à 100 % des codes barres de qualité suffisante 5

6 Types de codes barres La largeur minimale de la ligne la plus fine doit être de 0,25 mm Code 39: alphanumérique ; relativement large ; longueur variable Code CODABAR: numérique ; autocontrôle de la validité de chaque caractère; longueur variable UPC/EAN: utilisé dans le monde entier pour les marchandises; numérique; longueur fixe; autocontrôle de la validité de chaque caractère; sommes de contrôle ; relativement réduit Amélioration de l image Amélioration automatique de l'image: les documents de mauvaise qualité peuvent être améliorés afin d'obtenir une meilleure numérisation. Grâce à l'amélioration de la qualité d'un document, le nouveau document peut être stocké à la place du document d'origine Ajustement ou rotation des images UPC 6: utilisé aux États-Unis; composé de 6 caractères UPC 12: utilisé aux États-Unis ; composé de 12 caractères EAN 8: utilisé au niveau international ; composé de 8 caractères EAN 13: utilisé au niveau international; composé de 13 caractères. 2 sur 5: longueur numérique variable; généralement compact; reconnaissance aisée (Datalogic, Interleaved, 5 Line et Matrix) Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse 6