Certification du club. Protocole d accord

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1 Certification du club Protocole d accord Un protocole d accord (MOU) officiel sera fourni par leur district aux clubs participant aux subventions de la Fondation Rotary. Cette feuille de travail détaille et explique les directives du protocole d accord du club, et pose des questions sur la manière dont votre club les met en place. Utilisez-la pour développer un plan pour votre club. Vous disposez également de place pour prendre des notes durant le séminaire Gestion des subventions. Chapitres du MOU Modalités de la certification Afin de prétendre à des subventions mondiales ou des subventions clé en main, le club doit s engager à respecter les critères de gestion, notamment financière, décrits dans ce protocole d accord fourni par la Fondation Rotary (TRF). Le club s engage également à envoyer un de ses membres au séminaire annuel de gestion des subventions organisé par le district. Le district a toute latitude pour imposer des critères supplémentaires et exiger des clubs qu ils soient certifiés pour avoir accès au fonds des subventions de district. A. Une fois les critères de certification remplis, la certification du club sera valable pour une durée d un an. B. Pour rester certifié, le club doit respecter ce protocole d accord, les critères supplémentaires éventuellement imposés par le district et les lignes de conduite applicables de la Fondation Rotary. C. Le club s engage à être responsable des fonds des subventions qu il parraine, indépendamment des individus ou groupes qui les contrôlent. D. La certification peut être suspendue ou annulée en cas d utilisation frauduleuse des La procédure de certification permet de s assurer que les clubs respectent les directives de la Fondation Rotary, évitent les fraudes et la mauvaise gestion, et que leurs membres disposent de la formation et des ressources appropriées. Ces mesures permettent la mise en place des contrôles nécessaires à une bonne gestion des fonds de subventions et la conservation de la certification par les clubs. Les clubs qui manquent à ces obligations risquent de ne plus pouvoir participer au programme de subventions de la Fondation. Comment votre club va-t-il s assurer qu il respecte les exigences du MOU? Comment allez-vous informer les membres du club de leurs responsabilités en matière de subventions mondiales et clé en main?

2 fonds ou de faute grave telle que fraude, faux et usage de faux, fausse déclaration (appartenance au Rotary), négligence grave, compromission de la santé, du bienêtre ou de la sécurité des bénéficiaires, dons inéligibles, détournement de fonds à des fins personnelles, conflit d intérêt dissimulé, monopolisation des fonds, falsification de rapports, pots-de-vin reçus des bénéficiaires, activités illégales ou utilisation des fonds à des fins inéligibles. E. Le club doit coopérer avec toute mission d audit du district ou de la Fondation. Responsabilités des dirigeants de club Les dirigeants de club sont responsables de la certification du club et de l utilisation des fonds de subventions, notamment en : A. Désignant un membre du club chargé d administrer la procédure de certification du club et de garantir que le club reste certifié. B. S'assurant que des mesures de contrôle et qu une gestion appropriée des fonds de subvention sont mises en place pour les subventions de la Fondation. C. S assurant que les individus impliqués dans une action bénéficiant d une subvention mènent leurs activités de telle manière à ce qu il n y ait pas de conflit d intérêt réel ou perçu comme tel. Les dirigeants du club doivent veiller à l application des politiques et procédures de certification et de gestion des subventions. Ils ont aussi pour devoir de limiter et de signaler les conflits d intérêts éventuels. Dans ce domaine, toute dissimulation freine la transparence, exposant la Fondation et les Rotariens à des fraudes. Qui sera en charge de la certification du club? Quel est le plan de succession du club permettant de s assurer qu une personne est prévue à chaque poste pour pallier à tout départ?

3 Qui va s assurer de l absence de conflit d intérêt dans le cadre de la planification d une action? Plan de gestion financière Afin de garantir une gestion des subventions homogène, le club doit rédiger un plan de gestion financière comprenant des procédures pour : A. Tenir des comptes, y compris des dossiers présentant un état complet des dépenses avec justificatifs. B. Distribuer les fonds de subvention en fonction du dossier tel qu approuvé. C. Déterminer clairement les tâches associées à la gestion des fonds. D. Établir un système d inventaire pour les équipements et autres actifs achetés avec les fonds de subvention et enregistrer les biens achetés, produits ou distribués dans le cadre des activités d une subvention. E. S assurer que toutes les activités, y compris la conversion des fonds, sont effectuées dans le respect de la législation locale. Un plan de gestion financière est essentiel pour garantir une meilleure supervision, une bonne gestion des fonds et une gestion cohérente des subventions. Il doit comporter des mesures détaillées spécifiques au club, qui seront réexaminées régulièrement. Qui va préparer et superviser le plan de gestion financière? Comment sera-t-il régulièrement suivi?

4 Quel système le club mettra-t-il en place pour séparer les processus d approbation et de paiement des dépenses? Comptes en banque Le club doit disposer d un compte en banque dont l usage doit être exclusivement réservé aux fonds reçus de la Fondation dans le respect de la législation locale. A. Le compte doit : 1. Avoir au moins deux membres du club comme signataires. 2. Ne pas être rémunéré. Il peut néanmoins l être dans le cas où le taux d intérêt est faible. B. Les intérêts éventuellement perçus doivent être comptabilisés et utilisés pour des Les clubs doivent avoir un compte bancaire non rémunéré qu ils contrôlent et dont l usage est exclusivement réservé à la réception et au versement des fonds de subvention. Chaque action parrainée par le club doit également disposer d un compte distinct pour recevoir et utiliser ces fonds. Cette procédure permet de mieux contrôler les fonds et leur comptabilité. Les clubs doivent aussi instaurer un plan de transfert des signatures pour faciliter la transition des informations et de la documentation.

5 activités éligibles dans le cadre d une subvention dûment autorisée ou versés à la Fondation. C. Un compte en banque devrait être ouvert pour chaque subvention et son intitulé devrait clairement indiquer ses fins. D. Les fonds de subvention ne peuvent être placés sur des comptes spéculatifs tels que des fonds communs de placement ou portefeuilles d obligations ou d actions. E. Des relevés bancaires doivent pouvoir être présentés pour justifier des entrées et des sorties de fonds. F. Définir par écrit une procédure de transition concernant les comptes en banque dans le cas où intervient un changement de dirigeants. Qui sera responsable des comptes bancaires du club réservés aux subventions? Votre district demande-t-il aux clubs de disposer de comptes bancaires distincts pour chaque action financée par une subvention de district? Comment la situation des comptes sera-t-elle communiquée au comité du club? À l ensemble des membres? Rapport sur l utilisation des subventions Le club doit rendre compte de l utilisation des subventions afin que la Fondation Rotary sache quels sont les progrès réalisés et comment les fonds sont utilisés. Les rapports intermédiaires sont à envoyer tous les douze mois (à partir de la date du versement initial) pendant toute la durée de l action, le rapport final devant être remis à la Fondation dans les deux mois suivant sa conclusion. Les clubs doivent également respecter les critères d envoi de rapports mis en place par leur district pour les fonds de subvention de district. Tout manquement peut se traduire par l impossibilité pour le club de participer au programme des subventions de la Fondation Rotary. Qui sera responsable des rapports sur l utilisation des subventions au club, au district et à la Fondation?

6 Comment ce rapport sera-t-il incorporé dans celui mensuel du trésorier au comité du club? Conservation des documents Le club doit concevoir un système de conservation ou d archivage des documents relatifs à la certification et aux subventions afin de faire preuve de transparence et de faciliter la remise de rapports ou les audits. A. Ces documents incluent (liste non exhaustive) : 1. Les informations bancaires, y compris les anciens relevés. 2. Les documents de certification du club, y compris une copie du protocole d accord dûment signé. 3. Les plans et procédures tels que : Les clubs doivent instaurer un système de conservation des documents liés à la certification et aux subventions de la Fondation Rotary. Celui-ci peut combiner fichiers électroniques et physiques, et sera adapté aux besoins du club. La conservation des documents permet au club de se conformer à la législation locale, de garantir la transparence et de faciliter la remise de rapports, les audits et les évaluations financières. Le club est alors plus à même de répondre rapidement aux demandes de la Fondation, du R.I. ou des Rotariens.

7 a. Plan de gestion financière b. Procédures de conservation et d archivage des documents c. Procédure de transition concernant les comptes en banque ainsi que le transfert des dossiers 4. Les documents concernant les subventions, y compris les reçus et factures pour tous les achats effectués. B. Les documents doivent être accessibles aux membres du club et fournis, sur demande au district. C. Les documents doivent être conservés au moins cinq ans, ou plus si la législation locale l exige. Où votre club va-t-il stocker les documents relatifs à la certification et aux activités financées? Allez-vous utiliser le système d archivage déjà en place ou en créer un nouveau? Qui va superviser ce processus? Comment allez-vous vous assurer que votre club répertorie tous les actifs financés par la subvention? Combien de temps la législation locale vous impose-t-elle de conserver les documents?

8 Procédure pour signaler une utilisation frauduleuse des subventions Le club doit signaler au district toute allégation de malversation ou détournement de fonds afin de créer un environnement propice à la bonne gestion des fonds. Les collectes de fonds et les contributions demandent beaucoup d efforts et d implication de la part de tous. C est pourquoi tous les Rotariens doivent s assurer que les fonds de la Fondation sont utilisés correctement. Il est donc important de signaler immédiatement tout problème ou irrégularité pour favoriser une résolution rapide (qui permet à la collectivité de continuer à bénéficier de l action) et diminuer le risque de devoir réclamer les fonds au club. Votre club doit donc signaler toute utilisation frauduleuse des fonds au district. Comment allez-vous vous assurer que tous les Rotariens comprennent leurs responsabilités en matière de signalisation de toute suspicion d utilisation frauduleuse des fonds? À qui communiquez-vous les allégations au niveau du district?

9 Autorisation et accord Le protocole d accord du club est un document légal entre le club et le district. En signant ce document, les présidents en exercice et élu engagent contractuellement le club à remplir les critères de la Fondation et du R.I. pour une année. Comment allez-vous vous assurer que tous les membres du club comprennent leurs responsabilités telles que précisées dans ce document?