STRATEGIE INFORMATIQUE

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1 MANUEL UTILISATEUR Application de suivi des commerciaux Immeuble La Coupole - Grand Camp LES ABYMES - Tél. : Fax : Immeuble Sera n 6 - Zone de Manhity LE LAMENTIN - Tél. : Fax :

2 Sommaire 1. PRESENTATION PRE REQUIS A L UTILISATION DU LOGICIEL OUVERTURE D UNE SESSION CREATION D UN FICHIER D OBJECTIFS SAISIE DES OBJECTIFS DANS EXCEL ENVOI DES OBJECTIFS A L AS/ CONSULTATION DES RESULTATS... 9 Immeuble La Coupole - Grand Camp LES ABYMES - Tél. : Fax : Immeuble Sera n 6 - Zone de Manhity LE LAMENTIN - Tél. : Fax :

3 1. Présentation L application de suivi des objectifs commerciaux permet à ses utilisateurs d élaborer annuellement un fichier d objectifs de chiffre d affaires et de marges selon des critères paramétrés, tels que des clients, des familles. La constitution de se fichier se fait sous Excel en prenant comme référence les résultats de l année précédente pour les mêmes critères, et en y appliquant lorsque c est nécessaire des corrections. Ce fichier est ensuite envoyé à l AS/400. Des options de consultation des résultats permettront alors de visualiser les écarts entre le réalisé et le prévisionnel, entre le réalisé et le réalisé de l année précédente, ceci à la fois en chiffre d affaires et en marge, pour l année ou pour un mois particulier. Page 2

4 2. Pré requis à l utilisation du logiciel Pour fonctionner, l application à besoin de l environnement suivant : - Un AS/400 sur lequel est installée l application IMAGE - Un PC sur lequel sont installés l application de suivi des commerciaux et Microsoft Excel version 2003 ou Un répertoire réseau pour le stockage des fichiers Excel - Une connectivité réseau entre le PC et l AS/400 Par ailleurs, afin de faciliter la saisie de données par l utilisateur, il doit être possible sous Excel d ouvrir un fichier contenant des macros, et d exécuter ces macros. Page 3

5 3. Ouverture d une session A l ouverture du programme l utilisateur est invité à s authentifier. Pour cela, il doit saisir son numéro de vendeur et son mot de passe dans la fenêtre suivante : Si l authentification réussi, l utilisateur est alors redirigé vers la fenêtre principale du logiciel : Dans cette fenêtre, sont rappelés le nom de l utilisateur ayant ouvert la session, son type : responsable ou utilisateur normal, ainsi que le mode de saisie du fichier d objectifs : annuel ou mensuel. Page 4

6 4. Création d un fichier d objectifs La création du fichier d objectifs se fait en cliquant sur le premier bouton de la fenêtre «Créer un fichier d objectifs». L utilisateur se retrouve alors sur une fenêtre lui permettant de choisir l exercice pour lequel il souhaite créer son fichier. Par ailleurs, si l utilisateur ayant ouvert la session est un responsable, il a également la possibilité de lancer la création du fichier pour un autre utilisateur que lui. A la validation de cette fenêtre, les données sont extraites de l AS/400 et enregistrées dans un fichier Excel dont l ouverture est proposée à l utilisateur. Page 5

7 6. Saisie des objectifs dans Excel La saisie des objectifs dans Excel peut se faire lors de la création du fichier d objectifs si l utilisateur a répondu oui à la demande d ouverture du fichier. Les fichiers d objectifs en cours de saisie peuvent également être ré ouverts en utilisant le bouton «Ouvrir un fichier avec Excel» Il existe deux modes de saisie des objectifs : un mode de saisie annuel et un mode de saisie mensuel. Le choix du mode de saisie est paramétré à l installation du logiciel, et n est pas laissé à la responsabilité de l utilisateur. Mode de saisie annuel Dans ce mode de saisie, l utilisateur à la possibilité pour chaque objectif d indiquer les valeurs annuelles de chiffre d affaires et de marges attendues. Pour cela, il lui est permis d indiquer directement les valeurs attendues, avec en réaction un calcul par le programme du pourcentage de variation équivalent, ou d indiquer un pourcentage de variation avec en réaction un calcul des valeurs équivalentes à ce pourcentage de variation. Page 6

8 Mode de saisie mensuel Dans ce mode, l utilisateur peut détailler ses objectifs de chiffre d affaire et de marge mois par mois. Pour cela, il a à sa disposition trois possibilités : - Il peut saisir des valeurs individuellement pour chaque mois, avec automatiquement une actualisation du total annuel et de la variation équivalente. - Il peut modifier le total annuel avec automatiquement une répartition au prorata des mois (basé sur l année précédente) et une actualisation de la variation équivalente. - Il peut modifier le coefficient de variation, avec une actualisation du total annuel, et une répartition sur les mois de l année en respectant le prorata observé l année précédente. Page 7

9 6. Envoi des objectifs à l AS/400 Une fois son fichier d objectifs réalisé, l utilisateur peut l envoyer à l AS/400 en cliquant sur le bouton «Envoyer les objectifs à l AS/400». Une boite de dialogue apparait, lui demandant de sélectionner le fichier qu il souhaite envoyer. Une fois cette sélection effectuée, l envoi du fichier s effectue. Page 8

10 7. Consultation des résultats En cours d année, l utilisateur à la possibilité de demander différentes éditions lui permettant de visualiser ses écarts d objectifs. Pour cela, il doit cliquer sur le quatrième bouton de l application «Visualiser les résultats». Une fenêtre s ouvre alors, lui permettant de sélectionner le type d information qu il souhaite avoir. Il a à sa disposition trois possibilités : - La liste des résultats annuels - Un export Excel des résultats - Un graphique annuel Page 9

11 Description de ces possibilités Liste des résultats annuels Cette liste permet à l utilisateur d éditer ses résultats annuels. Les données sont bornées au dernier mois échu et une période équivalente est utilisée comme période de comparaison sur l année précédente. A l appel de la fonction, une boite de dialogue permet de sélectionner l exercice considéré. Les responsables ont également la possibilité de choisir le commercial dont ils souhaitent éditer les résultats. Page 10

12 Export Excel des résultats Cette option permet à l utilisateur de demander la création d un fichier de résultats arrêté à un mois qu il aura choisi. Ce fichier sera ensuite exporté sous Excel, ou l utilisateur pourra le consulter et le modifier à souhaits afin par exemple de masquer certaines colonnes, d effectuer des calculs etc. A l appel de la fonction, l utilisateur est invité à sélectionner les paramètres de son export. Il peut choisir l exercice, ainsi que le mois (parmi les mois échus) qui servira de référence pour la comparaison. Les responsables ont également la possibilité de sélectionner le commercial pour lequel ils souhaitent effectuer l exportation. Une fois les paramètres renseignés, il est demandé à l utilisateur de choisir le nom sous lequel le fichier résultat sera enregistré. Après validation, ce fichier sera présenté à l utilisateur. Page 11

13 Les données du fichier sont groupées en deux catégories. Une première catégorie dans la partie droite du tableau présente les CA et marges prévus, réalisés, de l année précédente, ainsi que les écarts en pourcentages de ces différentes valeurs pour le mois de référence. La deuxième catégorie, présentée dans la seconde moitié du document présente les mêmes valeurs en cumul entre le mois de janvier et le mois de référence. Page 12

14 Graphique annuel Cette option permet à l utilisateur de visualiser un graphique montrant l évolution annuelle de son chiffre d annuel et de sa marge, et de comparer ces valeurs avec les valeurs de l année précédente ainsi que celles prévues. A l appel de la fonction, il est demandé à l utilisateur de sélectionner la période pour laquelle il souhaite obtenir les données. Les responsables peuvent également sélectionner le commercial pour lequel les données sont extraites. Dans la fenêtre qui s ouvre l utilisateur peut en cochant les cases situées en haut à droite, afficher ou masquer certaines données. Un menu contextuel accessible par un clic droit sur le graphique permet à l utilisateur d imprimer, enregistrer, zoomer, modifier le graphique. Il peut également choisir de changer sa présentation, en optant par exemple pour un histogramme. Page 13

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