Parlement européen EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 Clauses et Spécifications Techniques Particulières La présente fiche fixe les spécifications techniques particulières minimales concernant les documents dus au titre du présent marché. 6 Documents Documents 6.1 Documents permanents...2 6.1.1 Manuels (Pe)...2 6.1.2 Etat des lieux entrée...3 6.1.3 Contrats de sous-traitance...3 6.1.4 Autres documents permanents...4 6.2 Documents périodiques...5 6.2.1 Documents administratifs à fournir annuellement...5 6.2.2 Plan annuel de prévention (A)...5 6.2.3 Bilan annuel des installations (A)...5 6.2.4 Rapport annuel sur la gestion documentaire (A)...6 6.2.5 Rapport annuel d activité (A)...6 6.2.6 Rapport mensuel d activité (M)...6 6.2.7 Compte rendu d'activité hebdomadaire (H)...6 6.2.8 Prévision mensuelle d'activité et de présence (M)...7 6.2.9 Récapitulatif mensuel des présences (M)...7 6.2.10 Etat hebdomadaire des présences (H)...7 6.3 Documents ponctuels...8 6.3.1 Formulaire de consignation (Po)...8 6.3.2 Compte rendu d incident (Po)...8 6.3.3 Compte rendu d astreinte (Po)...8 6.4 Documents techniques...9 6.4.1 Dossiers d'ouvrage Exécutés (DOE),...9 6.4.2 Dossiers d'intervention Ultérieure sur Ouvrage (DIUO),...9 6.4.3 Dossiers de Maintenance Constructeur,...9 6.4.4 Plans et schémas des équipements,...9 6.4.5 Plans synoptiques des installations,...9 6.4.6 Plans d'implantation et d'action des équipements (sur base Xref), 9 6.4.7 Plans de cheminements des câbles et conduits,...10 Codification utilisée dans le sommaire Pe Document actualisé en PErmanence Po Document fourni de manière POnctuelle H Document produit suivant une périodicité Hebdomadaire M - Document produit suivant une périodicité Mensuelle A - Document produit suivant une périodicité Annuelle EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page1 sur 10
6.1 Documents permanents 6.1.1 Manuels (Pe) L ensemble des prestations objet du présent marché sont régies par des méthodes et procédures spécifiques regroupées en Manuels. 6.1.1.1 Manuel de Maintenance Ce manuel comprend : - La définition de la Stratégie de maintenance - La Méthodologie de maintenance - Le Plan de maintenance - L Echéancier de maintenance et les Gammes associées Ainsi que toute la documentation nécessaire à la bonne exécution des prestations de Maintenance qui comporte entre autres : - Fiches d'identification des biens - Analyses fonctionnelles des biens - Instructions de manœuvre des biens ou systèmes - Dossiers de Maintenance des biens - Les Procédures de maintenance - Les Instructions de maintenance - Plan de localisation des biens - Plans synoptiques des installations et systèmes -. Ce document devra être fourni par le CONTRACTANT à l'issue de la Période de démarrage de l'exploitation 6.1.1.2 Manuel Exploitation Ce manuel comprend : - La Méthodologie appliquée - Les Procédures et instructions d'exploitation - La Procédure d'astreinte - Les Consignes transmises par le représentant du Parlement Ainsi que toute la documentation nécessaire à la bonne exécution des prestations d'exploitation Ce document devra être fourni par le CONTRACTANT à l'issue de la Période de démarrage de l'exploitation 6.1.1.3 Manuel Planothèque Ce manuel regroupe : - La Méthodologie appliquée en matière de création et de gestion de documents - Les Procédures Planothèque, - La Charte graphique technique et ses bibliothèques Ainsi que : - les Prescriptions Planothèque, Ce sont les prescriptions édictées par le Parlement européen en matière de documentation technique. - Les Préconisations documentaires Ce sont les prescriptions imposées en matière documentaire concernant la création ou la mise à jour de documents et permettant d assurer la EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page2 sur 10
cohérence des documents fournis avec le fond documentaire existant. Elles comprennent la liste des éléments attendus, les prescriptions en matière documentaire, la charte graphique à appliquer, les bibliothèques d objets requises. - L Index de la documentation Qui liste l intégralité des documents existants. Il est sous forme informatique et permet la recherche multicritères d un document. Il est tenu à jour en temps réel et est accessible on line de manière permanente. - Le Registre de suivi des documents Sous forme informatique et tenu à jour en temps réel, il comprend les éléments nécessaires à assurer le suivi des entrées et sorties de documents et des modifications et révisions faites. Ce document devra être fourni par le CONTRACTANT à l'issue de la Période de démarrage de l'exploitation 6.1.1.4 Manuel veille réglementaire Ce manuel comprend : - La Méthodologie appliquée - Les Procédures en matière de Veille Réglementaire Ainsi que l ensemble des documents émis dans le cadre de la veille réglementaire où permettant le suivi des actions dans le domaine. Ce document devra être fourni par le CONTRACTANT à l'issue de la Période de démarrage de l'exploitation 6.1.1.5 Manuel veille technologique Ce manuel comprend : - La Méthodologie appliquée - Les Procédures en matière de Veille technologique Ainsi que l ensemble des documents émis dans le cadre de la veille technologique où permettant le suivi des actions dans le domaine Ce document devra être fourni par le CONTRACTANT à l'issue de la Période de démarrage de l'exploitation 6.1.2 Etat des lieux entrée L'état des lieux est le document de référence en ce qui concerne l'état des équipements et systèmes. Il est défini par les Clauses et Spécifications Administratives Particulières. Le contenu de ce document établi de manière contradictoire au démarrage du marché ne varie pas. 6.1.3 Contrats de sous-traitance Le CONTRACTANT communique une copie intégrale de tous les contrats de soustraitance qu il a conclu dans le cadre du marché. Ces contrats seront systématiquement transmis au représentant du Parlement en cas de reconduction ou de modification quelconque de leurs clauses. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page3 sur 10
6.1.4 Autres documents permanents 6.1.4.1 Liste des biens (Pe) Le CONTRACTANT tient à jour en permanence la liste des biens objets du présent marché. Cette liste comprend : - La définition du bien - Sa marque, ses types et modèles - Sa localisation géographique - Sa date de mise en service - La date de fin de garantie, le cas échéant - L installateur - Ses principales caractéristiques techniques - La liste des pièces constitutives -.. Elle comporte des liens vers les documents techniques et procédures ou instructions se rapportant au bien et, pour les biens remis au CONTRACTANT en cours de marché des liens vers les Procès verbaux de réception des équipements et les Procès verbaux de prise en charge des équipements Cette liste sera tenue sous forme informatique au travers de la GMAO. Les documents liés seront eux aussi incorporés sous forme informatique. 6.1.4.2 L état des biens confiés au CONTRACTANT (Pe) Le CONTRACTANT tient à jour en permanence l état des biens qui lui sont confiés par le Parlement. Cet état différencie les biens utilisés dans le cadre de l exploitation des outils spécifiques dédiés aux prestations et indique pour chacun d entre eux leurs position et localisation. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page4 sur 10
6.2 Documents périodiques 6.2.1 Documents administratifs à fournir annuellement Ces documents justificatifs doivent être fournis et/ou actualisés antérieurement à chaque renouvellement du marché. Leur production est due conformément aux termes des clauses du Contrat - Garanties bancaires - Police d'assurance 6.2.2 Plan annuel de prévention (A) Le CONTRACTANT établit le Plan annuel de prévention en collaboration avec le représentant du Parlement et le soumet à sa validation. Ce plan de prévention respecte les prescriptions réglementaires applicables en la matière, en particulier les prescriptions du Code du Travail Art R4512-6 à 12 et de l arrêté du 19 mars 1993. Il indique de façon précise et détaillée les mesures prévues pour intégrer la sécurité à l'égard des principaux risques courus par le personnel tant dans les modes opératoires lors de leur définition que dans les différentes phases d'exécution des travaux. Pendant toute la durée du marché, le CONTRACTANT s assure en coordination avec le représentant du Parlement de la parfaite adéquation du Plan annuel de Prévention avec les conditions d'exécution de la prestation. Le Plan annuel de prévention est remis à jour aussi souvent que nécessaire. Il est reformulé tous les ans et soumis au représentant du Parlement avant le premier jour de la période annuelle qui le concerne 6.2.3 Bilan annuel des installations (A) Le Bilan annuel des installations est fourni pour chacun des bâtiments et est structuré en trois volets. Le premier volet fournit pour chacun des lots techniques objets du présent marché les informations suivantes, détaillées par équipement lorsque cela est nécessaire : - Description et localisation - Etat technique effectif - Maintenabilité - Durée utile de vie - Récapitulatif statistique des défaillances - Modifications apportées - Modifications proposées o Préconisations spécifiques o Veille technologique o Veille réglementaire o... - Couts effectifs de maintenance Le second volet comporte les mesures que le CONTRACTANT préconise dans le but d améliorer les biens sur le plan fiabilité, de leur maintenabilité ou de l augmentation de leur durée de vie utile. Le troisième volet est constitué de l échéancier prévisionnel des opérations de maintenance de niveau 4 et 5 sur la durée utile de vie des biens et du planning prévisionnel de remplacement des biens arrivés en fin de vie. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page5 sur 10
Cet échéancier tient compte de toutes les opérations prévues au Plan de maintenance et de celles effectivement réalisées. Le Bilan annuel des installations est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant la période annuelle qu'il concerne. 6.2.4 Rapport annuel sur la gestion documentaire (A) Ce rapport comporte les éléments relatifs à : - L activité réalisée en matière documentaire sur l année écoulée - Les moyens mis en œuvre - L état du fond documentaire Ces éléments sont déclinés sur un plan quantitatif, qualitatif et statistique. Ce rapport est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant la période annuelle qu'il concerne. 6.2.5 Rapport annuel d activité (A) Ce rapport reprend de manière consolidée les informations issues des Rapports mensuel d activité et fournit les analyses statistiques et qualitatives des prestations et événements de l année écoulée ainsi que la valorisation quantitative annuelle des prestations. Ce rapport est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant la période annuelle qu'il concerne. 6.2.6 Rapport mensuel d activité (M) Le Rapport mensuel d activité est structuré en trois volets. Le premier volet comporte les indicateurs définis pour le suivi des prestations, Le second volet fournit les détails correspondants à ces indicateurs et les éléments nécessaires à leur appui. Le troisième volet regroupe quant à lui pour la période considérée : - L organigramme fonctionnel du CONTRACTANT - Le Récapitulatif mensuel des présences - Le bilan des opérations réalisées (tenant compte du Plan de Maintenance, de l'echéancier de maintenance et des opérations effectivement réalisées. - La liste des opérations de maintenance planifiée décalées, en avance ou en retard et les explications et justifications correspondantes - Les faits marquants - Le suivi des incidents, - L état des prestations hors marché et le planning associé - Les éléments issus de la veille réglementaire et technologique, si ils existent - La valorisation des moyens mis en œuvre et des pièces consommées Ce rapport mensuel est fourni mensuellement par le CONTRACTANT au cours de la première semaine du mois suivant le mois sur lequel il porte 6.2.7 Compte rendu d'activité hebdomadaire (H) Le Compte Rendu d'activité hebdomadaire fournit les informations correspondant à l'activité de la semaine écoulée et les éléments nécessaires à leur appui. - La liste des opérations réalisées - Le récapitulatif des interventions en astreinte EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page6 sur 10
- Le récapitulatif des incidents et faits marquants - L'Etat des présences pour la semaine écoulée -... Ce compte rendu est fourni hebdomadairement par le CONTRACTANT dans les deux jours ouvrés suivant la semaine sur lequel il porte. 6.2.8 Prévision mensuelle d'activité et de présence (M) La Prévision mensuelle d'activité fournit pour le mois à venir le programme d'activité en matière de maintenance et d'exploitation et les prévisions de présence des personnels sur site. Elle comporte pour le mois à venir : - Le Planning des équipes de maintenance - La liste détaillée des opérations de maintenance ayant des impacts sur le fonctionnement des systèmes - Les prévisions en matière de présence des personnels - La liste et le programme des formations prévues pour le personnel du CONTRACTANT Ainsi que tout événement de caractère exceptionnel prévu et, le cas échéant, la justification des absences des personnels. Cette prévision mensuelle est fournie par le CONTRACTANT le premier jour ouvré de la semaine précédent le mois sur laquelle elle porte. Elle est remise à jour et retransmise au cours de la période concernée en cas de modification notable des prévisions. 6.2.9 Récapitulatif mensuel des présences (M) Le Récapitulatif mensuel des présences reprend l'intégralité des informations issues des Etats hebdomadaires de présence pour le mois considéré Il établi une comparaison chiffrée entre les volumes horaires effectivement prestés et ceux correspondant à l'organigramme fonctionnel minimal pour la période concernée et inique pour chaque jour ouvré si les Moyens minimaux ont été respectés. Il comporte le cas échéant la justification des absences des personnels. Ce récapitulatif est fourni mensuellement par le CONTRACTANT au cours de la première semaine du mois suivant le mois sur lequel il porte. Il peut être intégré au Rapport mensuel d'activité 6.2.10 Etat hebdomadaire des présences (H) L'Etat Hebdomadaire des présences fournit pour la semaine écoulée le détail des présences du personnel du CONTRACTANT et les volumes horaires effectivement prestés. Il comporte le cas échéant la justification des absences des personnels. Cet état est fourni hebdomadairement par le CONTRACTANT au cours des deux premiers jours suivant la semaine sur laquelle il porte. Il peut être intégré au Compte rendu d'activité hebdomadaire EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page7 sur 10
6.3 Documents ponctuels 6.3.1 Formulaire de consignation (Po) Toute consignation: - Concernant un bien stratégique - Assujettie à des prescriptions réglementaires - Ayant une incidence sur la sécurité des biens et personnes - Ayant une incidence sur le fonctionnement des services du Parlement ou les conditions de travail des personnels Fait l objet d une demande de consignation au travers d un formulaire prédéfini. Cette demande est soumise à l aval du représentant du Parlement. Elle comporte la liste exhaustive des incidences en matière de sécurité ou sur les services du Parlement. Ces incidences sont précisées par le CONTRACTANT. 6.3.2 Compte rendu d incident (Po) Ce document est émis de manière systématique par le CONTRACTANT à la suite de tout incident affectant soit un bien stratégique, soit ayant une incidence effective sur la sécurité, les biens, les personnes ou le fonctionnement des services du Parlement. Il comporte toutes les informations portant sur : - Le bien concerné - L origine, les causes et circonstances de l incident - La responsabilité de cet incident - Les mesures conservatoires prises - Les impacts sur la sécurité, les biens et personnes - L indisponibilité du bien - Les opérations de remise en état réalisées ou à prévoir - La responsabilité de la remise en état - L existence d une déclaration auprès des assurances du CONTRACTANT - L indication des personnes informées de l incident Son contenu pourra être modifié en fonction du retour d expérience. 6.3.3 Compte rendu d astreinte (Po) Ce document est émis de manière systématique par le CONTRACTANT à la suite de toute intervention du personnel d astreinte. Il comporte toutes les informations portant sur : - Le bien concerné - L origine, les causes et circonstances de l incident - Les intervenants - Les modalités d intervention - Les mesures prises - La remise en service ou l indisponibilité du bien - L indication des personnes informées de l incident Il ne dispense pas le CONTRACTANT de l enregistrement sur l outil GMAO de l intervention concernée ni de la production le cas échéant d un Compte rendu d incident. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page8 sur 10
6.4 Documents techniques La Documentation technique dont le CONTRACTANT assure la gestion conformément aux termes de l'article 2.5 des CSAP est composée des documents qui sont énumérés ci après: La documentation technique est gérée et suivie suivant les modalités et prescriptions du Manuel Planothèque 6.4.1 Dossiers d'ouvrage Exécutés (DOE), Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des équipements concernés. Le CONTRACTANT assure le suivi et la gestion de ces documents. Il signale tout document manquant au représentant du PE. 6.4.2 Dossiers d'intervention Ultérieure sur Ouvrage (DIUO), Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des équipements concernés. Le CONTRACTANT assure le suivi et la gestion de ces documents. Il signale tout document manquant au représentant du PE. 6.4.3 Dossiers de Maintenance Constructeur, Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des équipements concernés. Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise à jour permanente de ces dossiers. Il est responsable de l'obtention des documents et informations nécessaires auprès des fabricants, revendeurs ou installateurs. 6.4.4 Plans et schémas des équipements, Ces plans ou schémas se rapportent directement aux équipements composant les systèmes en place. Ils sont initialement fournis pas les installateurs ou fabricants des matériels concernés. Le CONTRACTANT assure la gestion et le suivi de ces documents. Il signale tous documents manquants au représentant du PE et entamera les démarches nécessaires auprès des installateurs ou fabricants afin de se les procurer. 6.4.5 Plans synoptiques des installations, Un ou plusieurs plan(s) synoptique(s) des installations est (sont) à établir pour chaque lot technique. Ces documents sont établis au format Autocad en respectant la Charte graphique et les prescriptions du Manuel Planothèque Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise à jour permanente de ces plans sur base de ses constats ou des informations qui lui sont communiquées. Il est tenu de créer ces plans s'ils n'existent pas. 6.4.6 Plans d'implantation et d'action des équipements (sur base Xref), Des plans d'implantation des équipements les composant sont à établir par étage et par bâtiment pour chaque lot technique. Dans la mesure où ces équipements couvrent une zone déterminée, la zone correspondante est renseignée sur le plan. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page9 sur 10
Lorsque ces plans sont établis sur la base de plans architecturaux, ils utilisent des références architecturales externes (Xref Autocad) mises à disposition du CONTRACTANT par le Parlement européen. Ces documents sont établis au format Autocad en respectant la Charte graphique et les prescriptions du Manuel Planothèque Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise à jour permanente de ces plans sur base de ses constats ou des informations qui lui sont communiquées, il n'assure pas la mise à jour des références externes mises à disposition. Il est tenu de créer ces plans s'ils n'existent pas. 6.4.7 Plans de cheminements des câbles et conduits, Des plans de cheminement des câbles sont à établir par étage et par bâtiment pour chaque lot technique. Lorsque ces plans sont établis sur la base de plans architecturaux, ils utilisent des références architecturales externes (Xref Autocad) mises à disposition du CONTRACTANT par le Parlement européen. Ces documents sont établis au format Autocad en respectant la Charte graphique et les prescriptions du Manuel Planothèque Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise à jour permanente de ces plans sur base de ses constats ou des informations qui lui sont communiquées, il n'assure pas la mise à jour des références externes mises à disposition. Il est tenu de créer ces plans s'ils n'existent pas. EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019 - 2013_019_cstp_fiche_6_documents_vao Page10 sur 10