Food & Allied GROUP L éthique au sein du groupe Food & Allied
QUI SOMMES-NOUS? Porté par un élan d entrepreneur et une volonté réelle de contribuer au développement du pays à la hauteur de ses moyens, le Groupe Food & Allied s est construit sur des convictions fortes qui lui ont permis de devenir ce groupe diversifié et respecté du paysage mauricien d aujourd hui. D une petite entreprise en 1966, le groupe est aujourd hui présent dans des secteurs aussi variés que l industrie agro-alimentaire, l élevage, le commerce, les business services, l hôtellerie et la logistique. Promoteur de la filière avicole et pionnier dans la plupart des secteurs dans lesquels il est engagé, le groupe Food & Allied évolue de pair avec la croissance économique du pays et de la région. Le groupe entretient d étroites relations d affaires avec les pays de l océan Indien et du continent africain depuis ses tout débuts. C est néanmoins en 1993 que le Groupe investit pour la première fois hors de Maurice. Ses entreprises sont aujourd hui présentes à Madagascar, à l île de la Réunion et en Afrique du Sud alors que des partenariats commerciaux continuent de se développer avec des pays africains tels que le Mozambique, l Ouganda, la Tanzanie ou le Kenya. Cela fait désormais plus de 40 ans que le groupe Food & Allied exerce ses activités de manière responsable. Au cœur de ses activités et de sa gestion, des équipes compétentes et passionnées s attachent par un haut niveau de professionnalisme et d intégrité, à la qualité et à la fiabilité de ses produits et de ses services. NOUS SOMMES JUGÉS D APRÈS NOS ACTES Certains principes de conduite ont été les leitmotivs du Groupe depuis ses tout débuts. Honnêteté, équité, intégrité, dignité en sont les principaux. Ils sous-tendent depuis des années les activités que mènent nos entreprises dans divers domaines. Le maintien de ces principes fondamentaux est crucial pour un développement harmonieux du Groupe. Le succès de Food and Allied, la poursuite de sa croissance, son image reposent essentiellement sur la confiance de ses actionnaires, de son personnel, de ses clients, des collectivités avec lesquelles nous sommes en relations d affaires. Nous ferons grandir cette image et cette confiance mutuelle si nous agissons toujours avec intégrité et si nos actions sont dictées par un souci permanent d équité. Nous sommes de plus profondément convaincus que la transparence, le travail d équipe, le respect d autrui, l écoute, la communication, le professionnalisme et la bonne gouvernance sont des éléments essentiels à la recherche de la qualité totale. Ces principes de conduite, ancrés sur des valeurs fondamentales, trouvent leur application dans toutes nos actions, petites ou grandes, et doivent être le fondement du comportement de tout membre du personnel des entreprises du Groupe. Ce document a pour objectif de réaffirmer nos valeurs, transcrites dans notre credo, de même que les principes, sur lesquels repose la conduite des activités des entreprises qui constituent le Groupe Food & Allied.
I CRÉDO II NOS PRINCIPES FONDAMENTAUX Nous Croyons Que la culture du Groupe Food & Allied repose sur des valeurs fortes et fondamentales. Que l INTEGRITE est le fondement même de ces valeurs et représente une garantie solide aux actionnaires, au personnel, aux clients, aux fournisseurs et aux collectivités. Que la DIGNITE n a pas de hiérarchie et représente le trésor intime de chacun. Que le RESPECT DE L AUTRE et la RECONNAISSANCE MUTUELLE sont des éléments essentiels dans nos relations. Que L ECOUTE est une source d enrichissement en puisant chez l autre la force de la différence. Que le PROFESSIONNALISME, la CREATIVITE et l INNOVATION assurent notre croissance et la pérennité de nos actions. Que l EQUITE est garante de justice sociale et de liberté. Que la LOYAUTE assure, dans la sérénité, la continuité de nos relations. Que tout ceci mène à la QUALITE de nos services, de nos produits et de nos relations et nous conforte dans nos convictions et dans l accomplissement de nos tâches et responsabilités. A) Vis-à-vis de nos actionnaires Leur assurer une gestion saine empreinte de bonne gouvernance et de professionnalisme ; Leur fournir régulièrement des informations concernant l entreprise ; Protéger, conserver, faire fructifier leurs avoirs Les consulter pour tout projet matériel pouvant modifier la structure des opérations. B) Vis-à-vis de nos employés Leur assurer une rémunération équitable et des conditions de travail favorisant leur épanouissement ; Communiquer honnêtement et ouvertement avec eux ; Être accessible et à l écoute de leurs idées et de leurs requêtes ; Leur garantir un traitement digne, équitable et intègre en toute situation ; Les protéger de tout danger au travail ; Promouvoir le développement et le meilleur usage possible de leurs talents. C) Vis-à-vis de nos clients Leur offrir des produits et services de qualité ; Les traiter avec courtoisie et respect ; S assurer que les produits et les services offerts soient conformes aux normes. D) Vis-à-vis des fournisseurs et des tiers avec lesquels nous traitons Rechercher les meilleures conditions d achat ; Promouvoir une compétition saine ; Assurer, autant que possible, un partenariat à long terme, favorisant la régularité et un bon équilibre qualité/prix ; Rechercher des fournisseurs intègres avec lesquels peut se développer un climat de confiance mutuelle. E) Vis-à-vis des collectivités Respecter les lois et coutumes du pays et celles des pays étrangers dans lesquels nous opérons ; Porter l attention qu il se doit à l hygiène, à la sécurité et à l environnement ; Conduire nos activités en entreprises responsables à Maurice comme à l étranger et contribuer ainsi à un développement durable.
III NOTRE CODE DE CONDUITE A) Dans l entreprise 1. L accueil a) D une nouvelle recrue L employé qui se joint à une de nos entreprises est accueilli aimablement et présenté à ses futurs collègues et à ses supérieurs ainsi qu aux employés qui se trouvent dans son environnement immédiat. Il lui est remis un dossier contenant toutes les informations utiles à son intégration et à la performance de ses fonctions. Une personne de l entreprise est spécifiquement désignée pour assurer son accueil et son adaptation. b) A la réception et au standard téléphonique Les employés sont accueillants, agissent avec politesse et tact. Ils ont une bonne connaissance de l entreprise afin de pouvoir répondre promptement et guider correctement leurs interlocuteurs. Au standard ils s arrangent pour éviter qu il y ait plus de 3 sonneries. 2. L engagement de l employé L employé se familiarise, de prime abord, avec les instructions et procédures écrites qui lui sont remises à son entrée. Il doit à son entreprise loyauté, assiduité et un service aussi efficace que possible. Avant de prendre son emploi, il déclare ses intérêts qui pourraient être de nature conflictuelle à son emploi. 3. La ponctualité dans l entreprise L employé arrive ponctuellement au travail et s y applique aussi efficacement que possible jusqu à la fermeture. La ponctualité s impose également aux réunions de comités et, dans la mesure du possible, à la clôture des travaux quand celle-ci est fixée d avance. 4. L éthique à l occasion des réunions Le Président de séance accueille les autres membres avec courtoisie et s assure que la réunion se passe dans l ordre, le calme et le respect d autrui conformément à l agenda. 5. Le respect d autrui Le respect de l autre est un des principes fondamentaux du Groupe et chaque employé s engage au respect mutuel dans la dignité. 6. Le respect des procédures Tout employé a le devoir de suivre à la lettre les procédures établies. Il ne doit en aucun cas les court circuiter sans autorisation expresse de son supérieur hiérarchique. 7. La qualité à tout prix La qualité totale est essentielle au développement et à la pérennité. Nous devons donc répondre aux besoins précis du client en lui offrant un bon produit et un service de qualité dans le temps qui lui convient. Les employés doivent présenter une image de qualité à tous les niveaux par leur tenue, leur attitude et leur langage, non seulement sur leur lieu de travail mais aussi dans les lieux publics en dehors de l entreprise. 8. La communication La communication, dans son sens le plus large, est primordiale au bon fonctionnement de l entreprise. Elle stimule l écoute, évite les malentendus et assure la cohésion. 9. La discrétion, voire la confidentialité L éthique étant l expression même de moralité et de conscience, les employés observent la plus parfaite discrétion concernant les affaires. De plus, ils ne tiendront pas chez eux, au travail ou en public des propos susceptibles de nuire à leur entreprise. 10. Les abus dans l entreprise Les possibilités d abuser, consciemment ou inconsciemment, pouvant être nombreuses dans une entreprise, il est utile de rappeler qu il serait agir contre l éthique et les intérêts de l entreprise que : (i) de gaspiller ou, pire, de s approprier systématiquement, à l occasion, du papier, des crayons, des plumes, des enveloppes, etc. de l entreprise; d abuser d appels téléphoniques personnels ou même de ne pas éteindre la climatisation lorsque l employé quitte son bureau pour entrer chez lui ; (ii) d abuser de la voiture de fonction en conduisant dangereusement ou en négligeant son entretien ; (iii) de se servir de l équipement (machines, véhicules, etc.), des matériaux et des ouvriers de l entreprise pour effectuer des travaux à des fins personnelles, sauf accord préalable de la Direction ; (iv) d entreprendre dans les heures ouvrables tous travaux autres que ceux liés à son emploi, sauf accord par écrit de la Direction ; ou pire, de faire de la concurrence à l entreprise où il travaille ; (v) d entreprendre, même en dehors des heures de travail, tous travaux susceptibles de favoriser une entreprise concurrente.
11. La corruption Corrompre c est pousser quelqu un par des dons, par des promesses, par la persuasion perfide ou par la menace à agir contre sa conscience ou son devoir. Un employé ne doit ni corrompre, ni se laisser corrompre. Il ne doit ni offrir de l argent ou des faveurs à des fins répréhensibles, ni accepter de l argent ou des faveurs de quelque nature que ce soit en échange de renseignements confidentiels ou d autres données susceptibles de faire du tort à son entreprise. 12. Conflits d intérêts Un employé ne doit, en aucun cas, opposer ses intérêts personnels à ceux de son entreprise. Dans le cas où l employé aurait chez un fournisseur, un client ou un concurrent des intérêts financiers ou autres d une telle ampleur qu ils seraient susceptibles de causer un conflit d intérêt, compromettant ainsi sa loyauté à son entreprise, il devrait en informer sa direction- Les germes de rapports conflictuels concernant directeurs, managers ou employés se trouvent principalement dans les situations suivantes ; avoir caché ses intérêts financiers, familiaux ou autres chez les fournisseurs, les contracteurs, les institutions ou toute autre partie traitant affaire avec l entreprise ; aider une entreprise concurrente par ses conseils, ses renseignements privilégiés etc. ; produire de façon déguisée les mêmes articles de consommation ou offrir les mêmes services ou les mêmes prestations que ceux offerts par son entreprise ; créer une entreprise personnelle ou familiale ou accomplir des tâches personnelles, sans autorisation écrite, dans les locaux de l entreprise en se servant de ses équipements, y compris, téléphone, fax, ordinateur ; accorder un traitement préférentiel à un fournisseur, contracteur, client ou à toute autre personne afin d obtenir des avantages personnels. B) Relations entre Entreprises Dans un groupe aussi diversifié que le nôtre, la cohésion et la bonne entente entre les entreprises sont essentielles à l harmonie à l intérieur du Groupe. Une communication saine entre entreprises est privilégiée. Même si l ouverture et la compétitivité sont des valeurs fortes, à égalité de mérite, il est entendu que les entreprises pensent à l intérêt général du Groupe. Un employé du Groupe qui désire confier des travaux personnels à un autre employé du Groupe (ex. travaux à domicile ou au siège d un club) doit en informer la Direction de l entreprise à laquelle appartient cet employé, et obtenir une autorisation écrite de la Direction à cet effet. Il est acceptable qu une entreprise emploie, contre paiement spécifique, quelque talent ou aptitude spéciale (musicien, photographe, peintre, etc.) d un de ses employés, ceci n ayant aucun rapport avec ses attributions normales. Arbitrage Tout conflit grave entre deux ou plusieurs entreprises du Groupe susceptible de porter préjudice à sa bonne réputation et à son image est référé à arbitrage. Le comité chargé de l arbitrage sera nommé par le PDG du Groupe. C) Engagement Politique et Social 1. Des entreprises Les entreprises du Groupe agissent de façon socialement responsable dans le cadre des législations des pays au sein desquels elles opèrent tout en poursuivant leurs objectifs commerciaux légitimes. C est en exerçant leurs métiers de base de la manière la plus professionnelle possible que les entreprises du Groupe contribueront le mieux au progrès social et matériel des citoyens dans les pays dans lesquels elles opèrent. Toutefois, dans le cadre de leurs relations avec les gouvernements, à Maurice comme ailleurs dans la région, les entreprises du Groupe ont le droit et la responsabilité de communiquer leur opinion sur toute question qui peut affecter leurs activités ou leur personnel, leurs clients ou leurs actionnaires. Elles se réservent le droit de faire connaître leur opinion sur des sujets d intérêt général lorsqu elles peuvent apporter une contribution sur la base de connaissances particulières. De plus, les entreprises du Groupe ont à cœur les questions d intérêt collectif qui peuvent ne pas être directement liées à leurs activités. En conséquence elles participeront, dans la mesure du possible, à des programmes sociaux, éducatifs, culturels ou caritatifs dans la tradition du Groupe qui a à cœur la progression sociale du plus grand nombre depuis ses débuts. Si une entreprise du Groupe recherche les services à titre individuel d un employé d une autre entreprise du Groupe, même hors des heures de travail normales de cet employé, il est indiqué que ces deux entreprises fassent un arrangement à cet effet, et ce, conformément aux dispositions de l article 10 ci-dessous. 2. Du personnel Si un employé souhaite s engager dans la politique active il devra en parler au préalable à la Direction de son entreprise qui à son tour en informera le bureau du PDG.
D) Notes 1. Application du code Il est évident que l élaboration d un code de conduite n aura de succès que dans la mesure où les managers auront adhéré aux principes énoncés et se seront investis pour l appliquer et que les autres membres du personnel l auront adopté. L adoption du code de conduite n est cependant pas facultatif et tout membre du personnel des entreprises du Groupe doit y adhérer. Quoique ce code ne vient qu expliciter ce que nous vivons au quotidien par tradition, le mécanisme conduisant à l application du code s articule autour de réunions au niveau du management pour l analyse du texte, l établissement de procédures pour transmettre le message à tous les niveaux, la formation de certains cadres pour le suivi, et un audit annuel. 2. Non-conformité Toute action considérée comme non-conforme à l éthique du Groupe et susceptible de porter préjudice sera référée à un comité disciplinaire qui décidera des mesures à prendre. 3. Litiges Tout employé s estimant lésé par une décision ou une action du management pourra en référer soit au responsable des Ressources Humaines du Groupe, ou, selon la gravité du cas, à une commission composée d au moins trois membres, dont un choisi par le Management, un par le plaignant, le troisième pouvant être nommé par le PDG du Groupe afin de faire la lumière sur le litige.