guide Le Le guide Ligne PME

EBP Informatique RCS Versailles B 33083894700043 Rue de Cutesson ZA du Bel Air 78513 Rambouillet CEDEX Fax : 01 34 85 62 07 www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Document non contractuel. Images non contractuelles. Février 2012. Le Le guide guide Edition Février 2012

La saisie comptable Une bonne gestion d entreprise commence par une bonne saisie des écritures comptables. C est pourquoi, les logiciels de la réunissent tous les avantages d une saisie puissante et rapide, associée à une ergonomie intuitive. Une autre saisie comptable : la saisie guidée En fonction des habitudes de travail et de la manière dont fonctionne l entreprise, il est possible de choisir la saisie guidée. Pour les écritures récurrentes qui n ont pas ou peu de modification (exemple : le loyer...). Des guides peuvent être créés pour les achats, les ventes et la trésorerie. L écran de saisie Un écran de saisie ergonomique, agrémenté de toutes les fonctions utiles afin de gagner du temps dans le travail quotidien. Visualisez la facture à l origine de l écriture comptable. Choix du journal et de la période. Sélectionnez le guide. Le logiciel indique l état du document : en cours, comptabilisé. Renseignez la date du jour, le montant et tout se calcule automatiquement. Ajoutez, insérez ou supprimez une pièce ou une ligne dans une pièce. Et pour gagner en productivité : la saisie au kilomètre La saisie au kilomètre s adresse aux personnes maîtrisant la saisie comptable, habituées à la saisie par journal. Modifiez le classeur si l écriture est issue de la saisie classeur. Simulez une écriture. Validez une écriture. Il s agit d une saisie rapide des écritures, tous journaux et toutes périodes confondus (achats, ventes et règlements). Lorsque toutes les saisies sont enregistrées et à la fermeture de l écran, le logiciel répartit automatiquement les écritures dans les journaux et les périodes correspondants. Il est également possible de contrôler les cumuls des écritures saisies grâce à un récapitulatif. Lors du travail en réseau, il est possible de saisir des écritures à plusieurs en saisie au kilomètre. Cette nouvelle saisie offre davantage de souplesse et une meilleure productivité pour ses utilisateurs. Gérez plusieurs échéances par factures. Contrepassez ou transférez l écriture. Chaque pièce comptable saisie est identifiable par l encadré noir dans un journal. Saisie des écritures tous journaux confondus. La fonctionnalité «comptes associés» permet d associer des comptes pour les clients et pour les fournisseurs. Il suffit de sélectionner le client ou le fournisseur souhaité, de cliquer sur «Ajouter», de rentrer le numéro de compte désiré. Ainsi, à chaque fois que ce client ou ce fournisseur est sélectionné en saisie journal ou en saisie au kilomètre, les comptes qui lui sont associés apparaissent automatiquement. Cela équivaut à un pré-paramétrage des comptes et permet un gain de temps dans la saisie des journaux. Tous les comptes du plan comptable peuvent être utilisés comme comptes associés. Récapitulatif pour le contrôle des cumuls des écritures saisies. Astuce! Le travail de saisie est facilité lorsque vous gérez la facturation. Le fait d établir une facture de ventes, d achats ou un règlement en gestion va automatiquement générer une écriture comptable. Aucune ressaisie n est nécessaire. 54 55

La gestion des budgets La gestion des budgets est un aspect essentiel dans la gestion d une PME car elle permet d établir des prévisions financières sur des postes importants de l entreprise. Ainsi, l élaboration d un budget va permettre de comparer les dépenses estimées avec les dépenses réellement réalisées par l entreprise. Cet indicateur important est une aide précieuse à la décision pour le dirigeant qui peut ensuite ajuster ou modifier sa stratégie pour atteindre les objectifs fixés. Les logiciels de la offrent la possibilité de gérer deux types de budgets : les budgets de type «général» et les budgets de type «analytique». Les budgets analytiques Comme le nom l indique, ces budgets portent sur les postes analytiques qui entrent en ligne de compte dans la tenue de la comptabilité analytique. Il est possible de gérer des budgets analytiques sur n importe quel niveau analytique permettant ainsi des analyses fines et précises L onglet donation fonctionne de la même manière que les budgets généraux Choix du type de budget Les budgets généraux Les budgets généraux peuvent être réalisés sur tout type de compte (classe1, 2, 3...6,7...) et permettent de réaliser des prévisions précises sur des postes de charges et/ou de produits. Ils permettent aussi, par exemple, de contrôler simplement et précisément une subvention ou une allocation attribuée à l entreprise. Choix du type de budget Choix des postes analytiques Choix des comptes comptables pour lesquels la comptabilité analytique est gérée Choix du type d écriture prise en compte dans l analyse Choix du niveau analytique en fonction de la finesse de l analyse demandée Le report budgétaire Choix des intervalles de comptes Afin de gagner du temps dans l établissement des nouveaux budgets, les logiciels de la permettent de récupérer dans l exercice N+1 le budget estimé ou le réalisé de l année précédente. Lors du calcul du report, un assistant de reports budgétaires permet d ajuster automatiquement le résultat selon plusieurs critères de choix. L onglet dotation permet de d accéder à la fenêtre d estimation et de réalisation Saisie de l estimation annuelle Calcul du réalisé en fonction des saisies comptables via le bouton : «Actualiser le réalisé» Choix des exercices : n et n+1 Calculs automatiques de l écart et du pourcentage de réalisation Récupération du montant à reporter. Soit à partir de «l estimé» ou du «réalisé» Saisie du montant estimé mois par mois. L estimation annuelle se calcule alors automatiquement Modification du résultat final selon 4 critères 58 59

L analytique La comptabilité analytique est un complément indispensable à la comptabilité générale pour affiner la gestion de l entreprise. Le logiciel de Comptabilité et le PGI de la Ligne PME Open Line TM permettent de réaliser une comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) analytiques illimité et une gestion des postes multi-niveaux. La création du plan et des postes analytiques La consultation analytique L analyse verticale des ventilations devient possible grâce à la consultation analytique. De nombreux critères permettent de filtrer les résultats obtenus. Par exemple, il est possible d afficher les ventilations par niveau. Cela permet de visualiser les ventilations totales par poste (niveau 1) et les ventilations détaillées par sous-poste (niveau 2, niveau 3, ). Le logiciel permet également une analyse horizontale des postes analytiques grâce à la consultation simultanée de la rentabilité d un service pour tous les établissements par exemple. Le plan se présente sous forme d arborescence afin de mieux distinguer les différents niveaux d analyse. Un assistant de création de plan permet de créer en quelques clics un plan analytique. Sélectionnez les postes et les sous-postes analytiques pour un filtrage plus avancé et consultez les résultats dans la liste ci-dessous. Ici, on a choisi d analyser les Atelier 1 et 2 des établissements de Lyon, Paris et Nantes. Choisissez le plan analytique et le niveau d analyse. Ici, le niveau 3 est le niveau d analyse le plus détaillé. Liste des résultats de la recherche. A cette étape, l assistant vous demande de renseigner les codes et intitulés pour les postes analytiques de niveau 2. Cliquez sur «suivant» pour saisir les codes et postes analytiques du niveau 3 ou sur «précédent» pour modifier les informations du niveau 1. Il est possible de créer jusqu à 12 niveaux de postes. La saisie analytique d une écriture Les statistiques analytiques De nombreuses statistiques de données sont disponibles sur les ventilations analytiques : par poste, par période, par poste et par compte, sur deux ou trois plans Il est donc possible de réaliser des analyses verticales et horizontales pointues et de les visualiser sous forme graphique pour une exploitation approfondie des données. Le choix du poste analytique se fait directement depuis le journal au moment de la saisie des écritures. Sur les comptes gérant l analytique, il est possible d accéder à une fenêtre de ventilation détaillée. La ventilation analytique va s effectuer en complétant soit le pourcentage, soit le montant attribué à chaque poste analytique ou en appliquant une grille analytique créée au préalable. Ici, seuls les comptes 6 ont été paramétrés pour gérer l analytique Sélectionnez le type de statistiques. Les statistiques des ventilations analytiques sur 2 ou 3 plans permettent, par exemple, de consulter la rentabilité de différents services pour un ou plusieurs établissements. Affichez les données sous forme de tableau ou de graphique personnalisables. Cochez la case pour obtenir une vue simplifiée ou détaillée en fonction de vos habitudes de travail. Visualisez le solde à ventiler Ajoutez, insérez ou supprimez des ventilations. Les éditions analytiques Le logiciel propose plusieurs modèles d impression pré-paramétrés allant de la liste des plans analytiques au Compte de Résultat analytique en passant par la Balance analytique, le Grand-Livre analytique, Visualisez le pourcentage et le montant total ventilés. Astuce! Vérifiez qu aucune saisie n a été oubliée en imprimant via un état spécifique les lignes non ventilées. 56 57

Les états comptables Toute entreprise qui établit des factures d achats et de ventes doit déclarer sa TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) auprès de son centre des Impôts. Elle peut être effectuée mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Tout dépend du régime fiscal de l entreprise. La vérification des données Les montants indiqués dans la déclaration de TVA peuvent être contrôlés grâce à un justificatif, intégré dans le logiciel. Les sommes calculées sur les débits et sur les encaissements sont également vérifiables. Le paramétrage Après avoir paramétré le logiciel en fonction du mode de gestion de la TVA (sur les débits, sur les encaissements ou de manière mixte), il suffit de choisir le type de déclaration de TVA (CA 3 mensuelle ou trimestrielle ou CA 12 annuelle). Renseignez les informations sur la TVA. Contrôlez en un clic votre TVA. Indiquez votre régime. Grand Livre interactif et Balance interactive Un des nombreux atouts des logiciels de la est de permettre à l utilisateur de consulter sa Balance et son Grand Livre de manière dynamique, grâce à la Balance interactive et au Grand Livre interactif. Les données sont consultables, sans passer par un modèle d impression. L établissement de la déclaration de TVA Les montants sont automatiquement enregistrés dans votre déclaration de TVA, à partir de la saisie comptable. Il est possible d intégrer ou de modifier les montants directement dans la déclaration puisqu il s agit d un PDF modifiable. Sélectionnez vos critères d affichage. Effectuez des regroupements comme vous le souhaitez, en fonction de l information recherchée. Choix du modèle CERFA de TVA. Ici, le Grand Livre est trié par «code journal» et par «numéro de compte». Accédez aux zones de la déclaration pour saisir vous même vos informations. Eléments issus de la saisie comptable. A partir de votre Grand Livre ou de votre Balance, accédez directement à la facture qui a généré l écriture. 60 61

Les historiques Dans la gestion d une entreprise, il est important de garder les historiques, qui peuvent être consultés à tout moment. Grâce aux logiciels de la Lvvigne PME, de nombreux historiques sont disponibles sur les clients et les fournisseurs mais aussi sur les documents ou encore sur les lignes qui composent un document. Historique des documents La traçabilité au sein d une entreprise demeure essentielle, car elle permet de contrôler, de vérifier et de rechercher une information. Adoptez la technologie Open Line TM, et bénéficiez d un outil performant où l information recherchée est trouvée rapidement. Les logiciels de la ligne PME offrent une traçabilité puissante des documents de ventes, d achats et de stocks. Historiques clients et fournisseurs A tout moment, vous pouvez consulter l historique d un de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos articles. La puissance des logiciels de la ligne PME vous permet de consulter des statistiques pré-paramétrées, mais aussi de créer vos propres statistiques grâce à la notion de vues et de regroupement (voir chapitre 1 et 2). Pour chaque étape de cet historique, vous pouvez afficher le document. Ici, visualisez les documents qui précèdent la commande, à savoir le devis. Choix des critères de sélection. Regroupement par code article : pour avoir une statistique pour chaque article. Ici, visualisez les documents qui ont suivi la commande : à savoir deux bons de livraison, un bon de retour, un avoir puis une facture. Affichage de la liste. Grâce au déploiement de la liste, pour chaque document, obtenez la marge dégagée pour cet article. Vous pouvez donc connaître la marge dégagée pour chaque article. Vous pouvez ajouter la somme grâce à la notion de «vues». Historique de la ligne Le même niveau de détail expliqué ci-dessus existe également pour les lignes qui composent un document. Historique d un article dans une facture précise. Ici, les informations obtenues sont identiques à l étape 1, mais en plus, on obtient pour l article la quantité commandée, livrée et le reliquat de la commande. Vous pouvez exporter votre résultat dans Excel pour affiner vos statistiques. Les fonctions de traçabilité et d historique, souvent difficiles à trouver, sont facilement accessibles avec Open Line TM ce qui engendre des gains de productivité. 62 63

Les virements/prélèvements La dématérialisation des flux bancaires est un moyen rapide et simple pour une entreprise de percevoir ses règlements clients et de régler ses factures et ses impôts. Les logiciels de la permettent d enregistrer des prélèvements et d effectuer des virements nationaux/internationaux de façon simple et fiable. Dans le cas d un virement, la génération du fichier se fait directement à partir de la fenêtre de virement. Une fois le fichier généré, l entreprise devra le transmettre à sa banque afin que celle-ci puisse effectuer le virement bancaire. Cliquez ici pour générer le fichier de virement. La génération d un fichier en Gestion Commerciale Choisissez ici la banque émettrice. Aussi bien dans un format SEPA que ETEBAC, le logiciel permet de transférer des fonds en euro au niveau national et européen. Cela permet d effectuer des prélèvements et des virements nationaux/internationaux en toute sécurité. Saisissez l IBAN s il s agit d un virement international et SEPA.. Choisissez un motif économique. Par exemple, ici, le code 351 correspond à «abonnements, publicité». Lors d un prélèvement, indiquez les coordonnées bancaires du client pour générer automatiquement le fichier à la banque. Pour le RIB, les cases sont pré-formatées pour éviter les erreurs de saisies. Cochez cette case pour centraliser par compte les demandes de virements. Sélectionnez ici le destinataire du virement. Pour des raisons règlementaires, le champ «motif économique» est obligatoire, il permet de renseigner le motif du virement et servira pour l établissement de la balance des paiements. La liste règlementaire est intégrée dans le logiciel, mais il est également possible de la compléter. Pour générer un ficher SEPA et ETEBAC, il faut au préalable établir un décaissement (opérations de virement) ou une remise en banque (opérations de prélèvement, virement, virement international. Le paiement LCR permet de générer uniquement un fichier ETEBAC). La génération d un fichier en Comptabilité Le règlement de la TVA par virement bancaire Le logiciel Comptabilité Open Line permet également de régler le montant de la déclaration de TVA par virement bancaire. Cela s effectue directement à partir du formulaire de TVA où il suffit de sélectionner le mode de paiement par virement bancaire et de compléter les informations relatives au virement (IBAN, ) afin de générer le fichier de virement. Afin d effectuer un virement ou un prélèvement SEPA ou ETEBAC auprès d un fournisseur ou d un client, il est nécessaire au préalable de renseigner les coordonnées bancaires de celui-ci dans la fiche correspondante. Sélectionnez l onglet «Coordonnées bancaires». Saisissez les coordonnées de la banque. Cliquez ici pour générer le règlement par virement. S il s agit d un fournisseur situé en France complétez le champ RIB/ BBAN et IBAN. S il s agit d un fournisseur à l étranger complétez le champ IBAN. Cochez cette case pour pouvoir effectuer le règlement de la TVA par virement. 64 65

La prévision de trésorerie Pour améliorer la gestion financière de l entreprise, les logiciels de la ligne PME proposent un tableau de prévisions de trésorerie. Cet outil permet de visualiser de manière synthétique tous les mouvements effectués sur le compte bancaire et toutes les échéances dues. Il permet également d ajouter manuellement ses propres prévisions de trésorerie. Choix de la période. Nature et type du prévisionnel et libellé. Le tableau préparatoire Ce tableau regroupe les saisies en provenance de la comptabilité et les ajouts manuels. Plusieurs éléments sont pris en compte dans la constitution de ce tableau : les mouvements effectués sur le compte bancaire (encaissements et décaissements) les échéances dues les ajouts manuels : soit ligne par ligne soit par lot. Par exemple pour intégrer à la prévision les salaires, les paiements de TVA, etc. Choix de la fréquence. Générer le lot de ligne prévisionnel. Le tableau de prévisions de trésorerie Des filtres permettent d afficher des lignes dans le tableau préparatoire. Ce tableau de prévision offre une vision globale de l entreprise et de sa santé financière. Grâce au suivi précis et rigoureux de la trésorerie, il améliore l anticipation et la réactivité. La prévision peut être réalisée à partir de n importe quelle date de référence et la présentation peut être affichée par jour, semaine, décade, mois, trimestre. Choix de la date. Affichage du détail complet, par banque, par provenance, par moyen de paiement. Prise en compte des simulations. En double-cliquant sur une cellule, consultez le détail du montant dans le tableau préparatoire. Ajout manuel : d une ligne de prévision ou d un lot de prévisionnel. Consultation du tableau préparatoire. Accès à l échéancier de la facture et de la saisie par journal. Actualisation du tableau de prévisions. Le tableau de prévisions gère également les simulations de trésorerie. Ainsi il est possible d enregistrer des produits ou des charges non encore saisis en comptabilité pour en visualiser l impact sur le solde bancaire. Il est donc nécessaire d établir un inventaire de tous les événements à venir : loyer, impôts, salaire, investissements, recherche et développement Pour gagner du temps dans la saisie du prévisionnel, il est possible de générer un lot de prévisionnels en déterminant les critères s y rapportant. Solde bancaire en début de période, décaissements et encaissements prévus. Il est possible d ajouter les valeurs en attente. Export au format Excel, PDF et csv. 66 67

Les Etats Financiers Toute entreprise soumise à l impôt doit établir ses liasses fiscales et déclarer simplement ses revenus auprès de la Direction Générale des Publiques. Ce logiciel permet de gérer de nombreuses liasses fiscales : BIC, BNC, SCI, BA, SCM, annexes fiscales et de présenter les comptes annuels sur des plaquettes. Les plaquettes personnalisables Les comptes annuels peuvent être présentés sur des plaquettes personnalisables en choisissant un thème d habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Import automatique EBP Etats Financiers propose un lien avec les dossiers de comptabilité et d immobilisations Open Line TM permettant d effectuer l import automatique de la balance et des immobilisations. Ces données seront ensuite intégrées directement dans les formulaires. Personnalisez jusqu à 3 modèles de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (client, OGA, banque...) Import paramétrable Il est également possible de récupérer les données provenant d un autre logiciel comptable (au format txt ou csv). Ajoutez ou supprimez très simplement des pages de vos plaquettes avec l assistant d ajout/ suppression Le calcul des liasses fiscales Après avoir indiqué le régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et le mode d imposition (par exemple : BIC ou BNC), le calcul des liasses se fait automatiquement. Il est ensuite possible d ajouter ses propres formules de calcul, de saisir des données, d ajouter des états de gestion Récupération de données issues des logiciels de comptabilité et d immobilisations Open Line TM. Plan de regroupement paramétrable. Des contrôles de cohérence sont réalisés entre les liasses. Transmission des liasses Les liasses fiscales peuvent être imprimées et envoyées par voie postale à la DGFiP ou télétransmise au format EDI à jedeclare.com*, portail déclaratif du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts-Comptables. Toutes les télédéclarations peuvent être suivies depuis le logiciel : déclaration, suivi, rectification. *Consultez EBP pour obtenir des informations sur l abonnement au portail jedeclare.com (Portail déclaratif du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts-Comptables) ou bien consultez le site de la DGFiP pour avoir la liste de tous les portails agréés. Indiquez les éléments transmis à la DGFIP ou à vos Organismes de Gestion Agréés. Regroupe toutes les informations concernant la télétransmission des liasses. Pour envoyer des informations à la Banque de France. Sélectionnez les destinataires. Informations sur les banques reprises du dossier. A cocher pour les télétransmissions envoyées à jedeclare.com. Les saisies enregistrées dans le dossier sont automatiquement intégrées avec possibilité d en ajouter manuellement. 68 Astuce! Le traitement par lot permet de lancer différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, générer et envoyer les télétransmissions, etc. 69

Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Recherche incrémentale en consultation de compte, en rapprochement bancaire et en saisie journal Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période Consultation des comptes Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Justificatif de TVA Modification des informations de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Déclaration 3519 Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie illimitées Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Purge des relevés bancaires Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST 77 Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Ligne PME *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter.

Les fonctions principales Etats Financiers Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC via un portail déclaratif agréé de votre choix (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (via jedeclare.com) (1) Consultez EBP pour obtenir des informations sur l abonnement au portail jedeclare.com (Portail déclaratif du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts- Comptables) ou bien consultez le site de la DGFiP pour avoir la liste de tous les portails agréés. Paye Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau* Synchronisation des donnés avec tous les logiciels de la Open Line TM Sauvegarde et restauration de données Tableau de bord Barre de tâche et de navigation Sauvegarde en ligne* Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CEFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Mise à jour du paramétrage système en automatique Gestion des salariés Assistant de création d un salarié Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Déclaration Unique d Embauche (DUE) Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Gestion des congés payés / absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye Historisation de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables Etat des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés / des allégements TEPA et Fillon Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Déclaration Unique d embauche (DUE) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. * En option **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. 78 79

Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d emails grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d emailing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Ligne PME Open Line TM Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80